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Manual de Puestos/ Nombre de Dependencia / Ministerio de Gobernacin 1

MANUAL DE PUESTOS
Nombre de la unidad donde pertenece su
unidad o Seccin ejemplo: Departamento de
personal.
Ministerio de Gobernacin




Nombre de la unidad o seccin donde pertenece
ejemplo: Seccin de Recepcin
Descripcin de Puesto
Puesto Funcional: Nombre del puesto asignado de acuerdo a las
funciones que desempea, centrado, no colocar genero ejemplo: Coordinador no
Coordinadora, este mismo nombre se debe anotar en el organigrama. Ejemplo:
Recepcionista de Documentos.
Autoridad Nominadora:
Ministerio de Gobernacin
Jefe Superior:
Nombre del puesto
asignado
Jefe Inmediato:
Nombre de puesto del jefe
inmediato
Subalternos:
Nombre de puesto, (en singular) de subalternos (colocarlos separados por diagonal /)
debe coincidir con el organigrama
Sede:
Direccin de la sede
Ejemplo 10 calle 13-92
zona 1, Ciudad Guatemala.
Horario de Trabajo:
09 dias de trabajo por 5 dias de
descanso.


Fecha:
Julio 2014
Ubicacin Administrativa:
Linea jerrquica para ubicacin del puesto, debe ir, de lo especfico a
lo general, separado por diagonal /Ejemplo: Nombre de la unidad a la
cual su puesto pertenece/a quien depende esa unidad/ hasta llegar a
la Direccin General de la Polica Nacional Civil, anota nombre de la
unidad organizativa.
Pginas:
Colocar solo
el nmero de
pginas.

Descripcin del Puesto:
Consiste en comentar brevemente la razn de ser del puesto.
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MANUAL DE PUESTOS
Nombre de la unidad donde pertenece su
unidad o Seccin ejemplo: Departamento de
personal.
Ministerio de Gobernacin




Nombre de la unidad o seccin donde pertenece
ejemplo: Seccin de Recepcin
Descripcin de Puesto
Puesto Funcional: Nombre del puesto asignado de acuerdo a las
funciones que desempea, centrado, no colocar genero ejemplo: Coordinador no
Coordinadora, este mismo nombre se debe anotar en el organigrama. Ejemplo:
Recepcionista de Documentos.
Jefe inmediato

Nombre
Puesto
Subalterno

Subalterno







Funciones
*1
(Ver nota explicativa al finalizar el cuadro de funciones, antes de llenar las
casillas),

El total se obtiene de la multiplicacin de CM por IE ms F. por lo tanto: 3 * 2 = 6 + 5 = 11. Aplicar a todo el documento.
Ordinarias: F IE
C
M
T
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Nombre de la unidad donde pertenece su
unidad o Seccin ejemplo: Departamento de
personal.
Ministerio de Gobernacin




Nombre de la unidad o seccin donde pertenece
ejemplo: Seccin de Recepcin
Descripcin de Puesto
Puesto Funcional: Nombre del puesto asignado de acuerdo a las
funciones que desempea, centrado, no colocar genero ejemplo: Coordinador no
Coordinadora, este mismo nombre se debe anotar en el organigrama. Ejemplo:
Recepcionista de Documentos.
Las que realizan todos los das. Estas se califican con 5 puntos en la
frecuencia.
5 2 3
1
1
Deben iniciar con verbo en infinitivo, ejemplo: elaborar, controlar,
recibir.

Peridicas:
Las que realizan en un periodo determinado. Estas se califican con 2,3
4 puntos en la frecuencia.

Deben iniciar con verbo en infinitivo, ejemplo: elaborar, controlar,
recibir.

Eventuales:
Las que realizan hoy pero no sabe cundo va a tener que realizarlas
nuevamente. Estas se califican con 1 punto en la frecuencia.

Deben iniciar con verbo en infinitivo, ejemplo: elaborar, controlar,
recibir.

Despus de calificar todas las funciones se deben resaltar las cuatro
con mayor puntuacin.

Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior. - - - -

Nota explicativa
*1

Escalas para la calificacin de funciones esenciales del puesto: T=F + (IE x CM)
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MANUAL DE PUESTOS
Nombre de la unidad donde pertenece su
unidad o Seccin ejemplo: Departamento de
personal.
Ministerio de Gobernacin




Nombre de la unidad o seccin donde pertenece
ejemplo: Seccin de Recepcin
Descripcin de Puesto
Puesto Funcional: Nombre del puesto asignado de acuerdo a las
funciones que desempea, centrado, no colocar genero ejemplo: Coordinador no
Coordinadora, este mismo nombre se debe anotar en el organigrama. Ejemplo:
Recepcionista de Documentos.
Grado
F=Frecuencia
Frecuencia
esperada de la
funcin.
IE=Impacto de los errores
Consecuencias por un incorrecto
desempeo de la funcin.
CM=Complejidad
Grado de esfuerzo y nivel de
conocimientos y destrezas
requeridas para desempear la
funcin.
5 Todos los das
Consecuencias muy graves. Puede
afectar a toda la organizacin en
mltiples aspectos.
Mxima complejidad.
Demanda el mayor grado de
esfuerzo, conocimientos y/o
habilidades.
4
Al menos una
vez por semana
Consecuencias graves.
Pueden afectar resultados,
procesos o reas de la
organizacin.
Alta complejidad.
Demanda un considerable nivel de
esfuerzo, conocimientos y/o
habilidades.
3
Al menos una
vez cada quince
das
Consecuencias considerables.
Repercuten negativamente en los
resultados o trabajos de otros.
Complejidad moderada.
Requiere un grado medio de
esfuerzo, conocimientos y/o
habilidades.
2 Una vez al mes
Consecuencias menores.
Cierta incidencia en resultados o
actividades que pertenecen al
mismo puesto.
Baja complejidad.
Requiere un bajo nivel de esfuerzo
conocimientos y/o habilidades.
1
Otro
(Bimensual,
trimestral,
semestral, entre
Consecuencias mnimas.
Poca o ninguna incidencia en
funciones o resultados.
Mnima complejidad.
Requiere un mnimo nivel de
esfuerzo, conocimientos y/o
habilidades.
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Nombre de la unidad donde pertenece su
unidad o Seccin ejemplo: Departamento de
personal.
Ministerio de Gobernacin




Nombre de la unidad o seccin donde pertenece
ejemplo: Seccin de Recepcin
Descripcin de Puesto
Puesto Funcional: Nombre del puesto asignado de acuerdo a las
funciones que desempea, centrado, no colocar genero ejemplo: Coordinador no
Coordinadora, este mismo nombre se debe anotar en el organigrama. Ejemplo:
Recepcionista de Documentos.
otros.)



RELACIONES DEL PUESTO
*2
(ver nota explicativa al finalizar el cuadro de relaciones del
puesto)

D: Diarias S: Semanal M: Mensual T: Trimestral SE: Semestral A: Anual E:
Eventual N: No tiene este tipo de relacin
Tipo de relaciones
*2
D S M T SE A E N
Internas:
Empleados de otras oficinas de su institucin. X
Empleados de otras dependencias de su
institucin.
X
Directores o jefes de su institucin. X
Directores o jefes de otras dependencias de
su institucin.
X
Funcionarios de alto nivel de su institucin. X
Funcionarios de alto nivel de otras
dependencias de su institucin.
X
Externas:
Relacin directa con el pblico. X
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Nombre de la unidad donde pertenece su
unidad o Seccin ejemplo: Departamento de
personal.
Ministerio de Gobernacin




Nombre de la unidad o seccin donde pertenece
ejemplo: Seccin de Recepcin
Descripcin de Puesto
Puesto Funcional: Nombre del puesto asignado de acuerdo a las
funciones que desempea, centrado, no colocar genero ejemplo: Coordinador no
Coordinadora, este mismo nombre se debe anotar en el organigrama. Ejemplo:
Recepcionista de Documentos.
Empleados de otras instituciones. X
Directores o jefes de otras instituciones. X
Funcionarios de alto nivel de otras
instituciones.
X
Representantes de organismos
internacionales.
X
Ministros de Estado, Vicepresidente de la
Repblica, Presidente de la Repblica.
X
Otras: indicar cul o cules

Nota explicativa
*2

Otras oficinas de su institucin: Son las dems unidades organizacionales que pertenecen a la
institucin.
Otras dependencias de su institucin: Son las dems Direcciones Generales, Direccin Superior y
Unidades Especiales de Ejecucin del Ministerio de Gobernacin.
Otras instituciones: Son las instituciones pblicas o privadas con las que se tiene relacin.

RESPONSABILIDADES (Aqu no agrega nada solo borra este texto por
encontrarse en azul)
Equipo y tiles de oficina:
Es responsable por el mobiliario y equipo bajo su responsabilidad, ya sea por su
prdida o deterioro (no se incluye el desgaste normal por tiempo y uso). En cuanto a
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Nombre de la unidad donde pertenece su
unidad o Seccin ejemplo: Departamento de
personal.
Ministerio de Gobernacin




Nombre de la unidad o seccin donde pertenece
ejemplo: Seccin de Recepcin
Descripcin de Puesto
Puesto Funcional: Nombre del puesto asignado de acuerdo a las
funciones que desempea, centrado, no colocar genero ejemplo: Coordinador no
Coordinadora, este mismo nombre se debe anotar en el organigrama. Ejemplo:
Recepcionista de Documentos.
los insumos y materiales diversos provedos, debe velar porque los mismos se utilicen
adecuadamente.






CONDICIONES DE TRABAJO
Variables:
Tipo de Variable SI NO
Manejo de informacin confidencial X
Manejo de valores econmicos X
Otros: indicar cul o cules X

Ambiente Laboral:
Ubicacin fsica Iluminacin Viajes
Interior
de
oficina
Interior de
instalacion
es
(Si trabaja
dentro de
Exterior
instalaciones
Natural
Artificia
l
Interior
del pas
Exterior
del pas
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unidad o Seccin ejemplo: Departamento de
personal.
Ministerio de Gobernacin




Nombre de la unidad o seccin donde pertenece
ejemplo: Seccin de Recepcin
Descripcin de Puesto
Puesto Funcional: Nombre del puesto asignado de acuerdo a las
funciones que desempea, centrado, no colocar genero ejemplo: Coordinador no
Coordinadora, este mismo nombre se debe anotar en el organigrama. Ejemplo:
Recepcionista de Documentos.
la
institucin
pero no en
una
oficina)
SI NO NO SI SI SI NO
Equipo de trabajo:
Equipo a utilizar
Fijo (a) (que no
la puede mover
de su lugar
asignado)
Porttil/Mvil (que
lo puede mover
haca donde usted
necesite o desee)
No utiliza
Computadora X X
Impresora X
Telfono X X
Vehculo X
Otros: indicar cul o
cules (ejemplo:
arma de fuego,
cmara fotogrfica,
entre otros)
X
REQUISITOS DEL PUESTO
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unidad o Seccin ejemplo: Departamento de
personal.
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Nombre de la unidad o seccin donde pertenece
ejemplo: Seccin de Recepcin
Descripcin de Puesto
Puesto Funcional: Nombre del puesto asignado de acuerdo a las
funciones que desempea, centrado, no colocar genero ejemplo: Coordinador no
Coordinadora, este mismo nombre se debe anotar en el organigrama. Ejemplo:
Recepcionista de Documentos.
Nivel de
educacin:
Primaria
Secundaria
o
Diversificad
o
Universita
rio
Grado o ao
aprobado

X
(Seleccion
ar
nicament
e el ltimo
nivel
requerido)
Indicar grado, semestre
o ao, ejemplos: Sexto
Grado; Tercero Bsico;
Sexto Diversificado;
Sexto Semestre;
Licenciatura; Maestra;
Doctorado,
Estudios
requeridos:
Indicar rea de estudios, ejemplos: Administracin de
Empresas; Ciencias Jurdicas, Abogado y Notario; Secretaria
Comercial; Perito Contador, Bachiller en Ciencias y Letras.
Conocimientos
especiales:
Estudios adicionales requeridos para el desempeo eficiente
del puesto, ejemplos:
Taquigrafa, redaccin, ortografa, manejo de documentacin,
elaboracin de informes, conocimientos contables y en
Administracin Financiera, leyes fiscales, Administracin
Pblica, manejo de SIAF-SAG, SICOIN y SIGES, manejo de
Windows y paquetes de Microsoft Office (Word, Excel, Power

Nombre del ttulo o
diploma.
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personal.
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Nombre de la unidad o seccin donde pertenece
ejemplo: Seccin de Recepcin
Descripcin de Puesto
Puesto Funcional: Nombre del puesto asignado de acuerdo a las
funciones que desempea, centrado, no colocar genero ejemplo: Coordinador no
Coordinadora, este mismo nombre se debe anotar en el organigrama. Ejemplo:
Recepcionista de Documentos.
Point), Internet y correo electrnico. Otros ejemplos en Archivo
3
Experiencia
laboral:
Tiempo de experiencia Clase de experiencia laboral
Nmero de meses o
aos de experiencia que
necesita el puesto .Ej.: 2
aos
Los puestos que debe haber
desempeado, Tipo de experiencia
necesaria para el puesto. Ejemplo:
haber sido jefe de personal en una
comisara.

Requisitos
solicitud de
admisin:

Ejemplo:
De acuerdo a criterios y disposiciones del Presidente de la
Repblica establecidas en el artculo 19 del Acuerdo
Gubernativo No. 18-98 Reglamento de la Ley de Servicio
Civil, reformado por el artculo 5 del Acuerdo Gubernativo No.
564-98, segn corresponda deben presentar la siguiente
documentacin:

Oferta de Servicios con fotografa tamao cdula reciente,
fotocopia completa de DPI, ttulo profesional registrado en la
Contralora General de Cuentas y en la Superintendencia de
Administracin Tributaria SAT-, dos certificaciones de
experiencia laboral o constancias laborales, tres cartas de
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Nombre de la unidad o seccin donde pertenece
ejemplo: Seccin de Recepcin
Descripcin de Puesto
Puesto Funcional: Nombre del puesto asignado de acuerdo a las
funciones que desempea, centrado, no colocar genero ejemplo: Coordinador no
Coordinadora, este mismo nombre se debe anotar en el organigrama. Ejemplo:
Recepcionista de Documentos.
recomendacin personales, constancia original de colegiado
activo y boleta original de carencia de antecedentes penales y
policiales recientes.

Adicionalmente podr presentarse certificacin o constancia de
eventos educativos no formales y libros, artculos, monografas,
ensayos, trabajos de investigacin o cualquier publicacin
realizada por el oferente en materias relativas a los deberes del
puesto a desempear.

Asimismo se podr tomar en cuenta cualquier otro elemento,
que a juicio de la Direccin de Recursos Humanos sirva para
valorar la idoneidad del candidato; por lo que solicita
currculum vitae actualizado, fotocopia de la inscripcin ante el
Registro Tributario Unificado (RTU), boleta original de
antecedentes policiales reciente.

La documentacin de preparacin acadmica y experiencia
laboral se deber presentar en original y fotocopia para su
respectiva confrontacin y cotejo.

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unidad o Seccin ejemplo: Departamento de
personal.
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Nombre de la unidad o seccin donde pertenece
ejemplo: Seccin de Recepcin
Descripcin de Puesto
Puesto Funcional: Nombre del puesto asignado de acuerdo a las
funciones que desempea, centrado, no colocar genero ejemplo: Coordinador no
Coordinadora, este mismo nombre se debe anotar en el organigrama. Ejemplo:
Recepcionista de Documentos.
OTROS

Habilidades y Destrezas

Caractersticas Personales
Son las adquiridas con estudios,
experiencia, prctica, entre otros.
Anlisis.
Numrica.
Otros ejemplos en archivo 4


Son las caractersticas de la
personalidad o innatas de una
persona.
Liderazgo.
Organizado.
Otros ejemplo en archivo 5



Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre unidad organizativa
que dirige y coordina la
elaboracin. (No puesto)
Nombre de unidad
organizativa que revis,
ajusto y valid el
contenido. (No puesto)
Nombre de unidad
organizativa que aprob el
contenido. No puesto





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Glosario de Trminos y Siglas
A
Actividades: Una o ms acciones afines o sucesivas...



C
Capacitacin: Accin destinada a desarrollar las aptitudes del trabajo, con el
propsito de prepararlo para desempear adecuadamente una ocupacin o
nuestro trabajo.



D




F


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Anexos

Anexo 1: Reglamento interno que desarrolla la estructura organizacional de la
institucin. Se deben adjuntar las copias de los mismos, indicando el
nmero de anexo

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Anexo 2: Reglamento interno que desarrolla la estructura organizacional de la
institucin. Se deben adjuntar las copias de los mismos, indicando el
nmero de anexo.

Anexo 3: Reglamento interno que desarrolla la estructura organizacional de la
institucin. Se deben adjuntar las copias de los mismos, indicando el
nmero de anexo.

Anexo 4: Reglamento interno que desarrolla la estructura organizacional de la
institucin. Se deben adjuntar las copias de los mismos, indicando el
nmero de anexo.

Anexo 5: Reglamento interno que desarrolla la estructura organizacional de la
institucin. Se deben adjuntar las copias de los mismos, indicando el
nmero de anexo.

Anexo 6: Reglamento interno que desarrolla la estructura organizacional de la
institucin. Se deben adjuntar las copias de los mismos, indicando el
nmero de anexo.

Anexo 7: Reglamento interno que desarrolla la estructura organizacional de la
institucin. Se deben adjuntar las copias de los mismos, indicando el
nmero de anexo.

Anexo 8: Reglamento interno que desarrolla la estructura organizacional de la
institucin. Se deben adjuntar las copias de los mismos, indicando el
nmero de anexo.

Anexo 9: Reglamento interno que desarrolla la estructura organizacional de la
institucin. Se deben adjuntar las copias de los mismos, indicando el
nmero de anexo.

Anexo 10: Reglamento interno que desarrolla la estructura organizacional de la
institucin. Se deben adjuntar las copias de los mismos, indicando el
nmero de anexo.

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Anexo 11: Reglamento interno que desarrolla la estructura organizacional de la
institucin. Se deben adjuntar las copias de los mismos, indicando el
nmero de anexo.

Anexo 12: Reglamento interno que desarrolla la estructura organizacional de la
institucin. Se deben adjuntar las copias de los mismos, indicando el
nmero de anexo.

Anexo 13: Reglamento interno que desarrolla la estructura organizacional de la
institucin. Se deben adjuntar las copias de los mismos, indicando el
nmero de anexo.

Anexo 14: Reglamento interno que desarrolla la estructura organizacional de la
institucin. Se deben adjuntar las copias de los mismos, indicando el
nmero de anexo.

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