PROCESO ADMINISTRATIVO

La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades

de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos
organizacionales, con el propsito de alcanzar las metas establecidas para la organizacin.

Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. Se habla de la administracin
como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus
aptitudes o habilidades personales, desempean ciertas actividades interrelacionadas con
el propsito de alcanzar las metas que desean.












LA PLANEACIN, SUS ELEMENTOS Y SUS PRINCIPIOS.

Antes de iniciar cualquier accin administrativa, es imprescindible determinar los
resultados que pretende alcanzar el grupo social, as como las condiciones futuras y los
elementos necesarios para que ste funcione eficazmente. Esto slo se puede lograr a
travs de la planeacin.

Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de
recursos, y de una administracin por dems fortuita e improvisada. La planeacin
establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la
ejecucin depende en gran parte de una adecuada planeacin y los buenos resultados no
se logran por si mismos: es necesario planearlos con anterioridad.

Planificar implica que los administradores piensen con antelacin en sus metas y
acciones, y que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en corazonadas. La
planificacin requiere definir los objetivos o metas de la organizacin, estableciendo una
estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarqua completa de Planes
para coordinar las actividades.

Se ocupa tanto de los fines (qu hay que hacer?) como de los medios (cmo debe
hacerse?). Sin la planificacin, los departamentos podran estar trabajando con propsitos
encontrados e impedir que la organizacin se mueva haca sus objetivos de manera
eficiente.

Concepto.
La determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlos,
con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de
realizarse en un futuro.

Control
- Normas
- Medidas
-
Comparaciones
- Accin


Organizacin
- Estructura
-
Administracin
de recursos
humanos

Direccin
- Motivacin
- Liderazgo
- Comunicacin
- Comportamiento
- Individual y de
grupo


Planificacin
- Metas
- Objetivos
- Estrategias
- Planes







I mportancia.
La planeacin es esencia para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya
que a travs de ella se prevn de ella las contingencias y cambios que puede deparar el
futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte, el reconocer
hacia a donde se dirige la accin, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.
Los fundamentos bsicos que muestran la importancia de la planeacin son:
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional
de los recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre que se puede presentar en el futuro, mas no
los elimina.
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con
las mayores garantas de xito.
Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir, y un afn de
lograr y mejorar las cosas.
Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.
Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las
corazonadas o empirismos.
Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin.
Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
Disminuye al mnimo los problemas potenciales de su tiempo, y proporciona al
administrador magnficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de
la empresa.











Principios de la planeacin:
Los principios de la administracin son verdaderas fundamentales de aplicacin
general que sirven como guas de conducta a observarse en la accin administrativa.

Por tanto, para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los siguientes
principios:

1. FACTIBILIDAD. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperable elaborar
planes ambiciosos y optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeacin
debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actan en el medio.

2. OBJETIVIDAD Y CUANTIFICACIN (Precisin). Cuando se planea es
necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en
opiniones subjetivas, especulaciones, o clculos arbitrarios. Este principio
establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadsticos, estudios
de mercado, estudios de factibilidad, clculos probabilsticos, modelos
matemticos y datos numricos, al elaborar planes para reducir al mnimo los
riesgos. La planeacin ser ms confiable en tanto que pueda ser cuantificada, o
sea, expresada en tiempo, dinero, cantidades y especificaciones (porcentaje,
unidades, volumen, etc.) La cuantificacin facilita la ejecucin y la evaluacin
del progreso de los planes.

3. FLEXIBILIDAD. Es conveniente establecer mrgenes de holgura que permitan
afrontar situaciones imprevistas.

4. UNIDAD. Todos los planes especficos de la empresa deben integrarse a un plan
general, y dirigirse al logro de los propsitos y objetivos generales, de tal manera
que sean consistentes en cuanto a su enfoque, armnicos en cuanto al equilibrio e
interrelacin que debe existir entre estos.

5. DEL CAMBIO DE ESTRATEGIAS. Cuando un plan se extienda en relacin al
tiempo (largo plazo), ser necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere
decir que se abandone los propsitos sino que la empresa tendr que modificar los
cursos de accin (estrategias), y consecuentemente las polticas, programas,
procedimientos y presupuestos, para lograrlos.

6. RENTABILIDAD. Todo plan deber lograr una relacin favorable de los
beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente
estos ltimos y el valor de los resultados que se obtendrn en la forma ms
cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser superiores
a los insumos o gastos.





Los Planes.
Los planes son el resultado del proceso de la planeacin y pueden definirse como
diseos o esquemas detallados de lo que habr de hacerse en el futuro, y las
especificaciones necesarias para realizarlos.

Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realizacin, se pueden clasificar en:

a) Corto Plazo: Cuando se determina para realizarse en un termino menor o igual a
un ao. Estos a su vez, pueden ser:

Inmediatos. Son aquellos que se establecen hasta 6 meses.
Mediatos. Se fijan para realizarse en un periodo mayor de 6, o menor a 12
meses.

b) Mediano Plazo: Su delimitacin es por un periodo de uno a tres aos.

c) Largo Plazo: Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres aos.



Elementos de Planeacin.
1. MISI N Y VISIN.
Cuando se habla de planeacin, el empresario debe dirigirse a futuro y desde luego
comenzar con la declaracin de la misin y visin.

La misin contesta a la pregunta Cul es el tipo de produccin, ocupacin lucrativa o
prestacin de servicio de la empresa?, sea pblica o privada. La misin esta ligada al
presente y a los directivos les permite definir la finalidad que tiene sus productos o
servicios.
Una misin debe contener al menos los siguientes puntos:
Producto(s) y/o servicio(s). Es la definicin de la lnea de producto(s) y/o
servicio(s) que ofrece.
Mercado. Lugar o concentracin donde ofrece su(s) producto(s) y/o servicio(s)
por tipo de clientes, ventas por zona geogrfica o ventas por canales de
distribucin.
Valores. Expresa los valores fundamentales bajo las cuales debe operar la
empresa.

La visin contesta a la pregunta Qu se desea que sea la empresa en un futuro? Esta
relacionada a un estado futuro, posible y deseable de la empresa que sirve para que se
determinen aspiraciones cualitativas (propsitos) y cuantitativas (objetivos).




2. PROPOSITOS.
Los propsitos son un complemento de la misin. En este ltimo se determinan los valores
generales de la empresa y en aquel se especifican actitudes morales de actuacin que
guan el comportamiento tico de los integrantes con un sentido pragmtico, tanto en lo
econmico como en lo social.

Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma
permanente o semipermanente a un grupo social.

Las siguientes cuatro caractersticas los diferencian de los objetivos.
a. Son bsicos o trascendentales porque constituyen el fundamento delos dems
elementos.
b. Genricos o cualitativos, porque no se expresan en trminos numricos.
c. Permanentes, porque permanecen vigentes durante el periodo de vida de la
organizacin.
d. Semipermanentes, porque pueden abarcar un periodo determinado.

3. INVESTIGACIN.

La investigacin es un proceso que, mediante la aplicacin del mtodo cientfico, procura obtener
informacin relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los
fenmenos.

La investigacin es trascendental en la planeacin, ya que proporciona informacin a las etapas
de la misma para que se lleve a cabo racionalmente.

El proceso de la investigacin administrativa est constituido por las siguientes etapas:

Reconocimiento de los problemas y autorizacin para realizar el estudio.
Ubicacin del problema del rea en el que s representa el problema.
Tipificacin de los problemas.
Recopilacin de informacin. (los principales medios de recabacin de
informacin de que se puede valer son:)
Observacin e inspeccin.
Documentos y archivos.
Cuestionario.
Entrevistas.
Interpretacin de los datos recabados.
Formulacin del informe.
Diseo del nuevo sistema administrativo.
Programa de implantacin.
Ejecucin del programa de implantacin.
Evaluacin del nuevo sistema administrativo.


4. PREMISAS.
Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o
condiciones futuras que afectaran al curso en que va a desarrollarse el plan.
Las premisas de acuerdo a su naturaleza pueden ser:
1.- Internas: cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los
propsitos.

2.- Externas: son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero pueden
tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades. Estn premisas externas pueden
ser:
a. De carcter poltico.
b. De carcter legal.
c. Econmicas.
d. Sociales.
e. Tcnicas.
f. Otros factores.

5. OBJ ETIVOS.
Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines para alcanzar,
establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo
especifico.
De las caractersticas primordiales poseen los objetivos, que permiten diferenciarlos de
cualquier otra etapa de la planeacin.
a) Se establece a un tiempo especfico.
b) Se determina cuantitativamente.
Clasificacin de los objetivos:
1. Estratgicos o generales: Comprenden toda la empresa y se establecen a largo
plazo. Ejemplo: Obtener una utilidad neta de 100 millones de pesos en los
prximos cinco aos.
2. Tcticos o departamentales: Se refieren a un rea o departamento de la empresa,
se establecen a corto o mediano plazo. Ejemplo: Incrementar las ventas totales
a 3 millones de pesos mensuales, en el primer ao.
3. Operacionales o especficos: Se establecen en niveles o secciones ms especficas
de la empresa e invariablemente son a corto plazo. Los objetivos operacionales
pueden ser:
Seccionales: Cuando se refiere a una seccin o grupo. Ejemplo: vender
medio milln de pesos semanales, del producto x, por medio del grupo de
ventas de la zona centro.
Individuales: Como su nombre lo indica son metas personales. Ejemplo:
Cada vendedor adscrito a la seccin y, vender diariamente 100 cajas de
las vlvulas JGM.

Estableciendo OBJ ETIVOS

Convertir la visin en especficos blancos de accin.
Crear normas para rastrear el desempeo.
Presiona a ser innovadores y enfocados.
Ayuda a prevenir costos y complacencias si los blancos necesitan alargarse.

Lineamientos para establecer objetivos:

Asentarlos por escritos.
No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos.
Al determinarlos, recordar las seis preguntas clave de la administracin: Qu,
como, donde, quien, cuando y por que?
Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los
miembros de la organizacin.
Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y
confusiones.


6. ESTRATEGIAS.

Las estrategias son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin
y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las
condiciones ms ventajosas.
Las estrategias en la empresa nacen como unas respuestas para afrontar los retos que
implican la competencia, y la vida de la empresa en s.
Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:
1. Determinacin de los cursos o alternativas: consiste en buscar el mayor nmero
de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.
2. Evaluacin: analizar y evaluar cada una de las alternativas tomando en
consideracin las ventajas y desventajas de cada una de ellas.
3. Seleccin de alternativas: considerar las alternativas ms idneas en cuanto a
factibilidad y ventajas.
Para que las estrategias sean operables y cumplan con su funcin, es necesario:
Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro del objetivo.
Determinarlas con claridad.
No confundir las estrategias con las tcticas, ya que estas ltimas combinan la
accin con los medios para alcanzar el objetivo.
Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitir
sugerir un mayor nmero de cursos de accin.
Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas.
Al establecerlas, auxiliarse de tcnicas de investigacin y de planeacin.

7. POLITICAS.
Las polticas son guas para orientar la accin, son criterios, lineamientos generales a
observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro
de una organizacin.

Las polticas, de acuerdo con el nivel jerrquico en que se formulen y con las tareas que
abarquen, pueden ser:
Estratgico o generales: Se formulan a nivel de alta gerencia y su funcin es
establecer y emitir lineamientos que guen a la empresa como una unidad
integrada.
Tcticas o departamentales: Son lineamientos especficos que se refieren a cada
departamento.
Operativas o especficas: Se aplican principalmente en las decisiones que tiene
que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta el departamento.


8. PROGRAMAS.
Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades especificadas que
habrn de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar
cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin.

La elaboracin tcnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:
Identificar y determinar las actividades comprendidas.
Ordenar cronolgicamente la realizacin de las actividades.
Interrelacionar las actividades. Es decir, determinar que actividad debe realizarse
antes de otra, que actividades se dan simultneamente y, por ltimo, que
actividades deben efectuarse posteriormente.
Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duracin, as como los recursos
necesarios.


9. PRESUPUESTOS.

Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a travs de ellos se
proyectan, en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir
con sus objetivos; sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de
utilizacin y asignacin de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la
organizacin en trminos financieros.


Diferentes tipos de presupuestos:
Especficos: Comnmente se usa en el gobierno, consiste esencialmente
en que establece una suma de dinero como lmite a gastar o a invertir en
una determinada actividad o programa.
Fijos: Implican un plan que no cambia, aunque cambien sus ventas o la
produccin; el estndar o unidad de medida no cambia.
Flexibles o variables: Permite revisar los gastos y los costos de
produccin; es ms fcil de utilizar en el control de operaciones que el
presupuesto especfico.

10. PROCEDIMIENTOS.
Detallan la forma exacta en que debe desarrollarse una actividad; y son guas de accin
ms que de pensamiento. Los procedimientos son aquellos planes formulados dentro de
las polticas establecidas, cuya finalidad es la de sealar la secuencia cronolgica ms
eficiente, destinada a obtener los mejores resultados en cada funcin concreta realizada
dentro de una empresa o grupo social.

Los procedimientos son ms definidos que las polticas y se aplican a actividades
especficas para la realizacin de ciertas metas bien definidas. Los procedimientos se dan
en todos los niveles de una empresa, pero son ms frecuentes en los niveles de operacin,
a diferencia de las polticas que se dan en los niveles ms altos. Un procedimiento es: la
descripcin de cmo cada una de las serie de tareas se van a llevar a cabo, cuando va a
realizarse y por quin, como por ejemplo: Un conjunto de instrucciones especficas
para procesar rdenes.