INTRODUCCIN ............................................................................................................................. 2 1. OBJETIVOS ............................................................................................................................. 3 1.1. OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................... 3 1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS.................................................................................................... 3 2. DESARROLLO TALLER ............................................................................................................ 4 2.1. En qu consiste cada uno de los 6 tipos de planes comunes encontrados y utilizados por los gerentes? .......................................................................................................................... 4 2.1.1. Poltica ........................................................................................................................... 5 2.1.2. Procedimientos ............................................................................................................. 5 2.1.3. Mtodo ......................................................................................................................... 6 2.1.4. Estndar ........................................................................................................................ 6 2.1.5. Presupuesto .................................................................................................................. 6 2.1.6. Programa ....................................................................................................................... 7 2.2. En qu consiste la Matriz DOFA y sus ESTRATEGIAS? ..................................................... 8 2.3. Hacer un ejemplo de cualquier proyecto que deseen desarrollar, utilizando la Matriz DOFA 10 CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 12 BIBLIOGRAFA .............................................................................................................................. 13 PGINAS DE INTERNET: .............................................................................................................. 13 DOCUMENTOS: ........................................................................................................................... 13
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INTRODUCCIN
Para gerenciar o administrar una empresa constructora, nosotros como ingenieros civiles debemos identificar los procesos para los cuales la empresa fue creada y establecer diferentes estrategias para planear, desarrollar, controlar y mantener las diferentes obras para las cuales la empresa es contratada.
Con este trabajo podremos entender las teoras de la administracin de empresas que nos indican el camino a seguir para que un gerente pueda ser organizado en los procesos administrativos de una empresa y su importancia para los ingenieros civiles que se dedican a dirigir las obras.
Por medio de la investigacin y apreciacin personal buscamos explicar cmo se debe planear para gerenciar dela mejor manera cualquier empresa constructora y las diferentes estrategias para organizar y tomar decisiones empresariales.
La matriz DOFA es una herramienta que debemos conocer saber utilizar y con este trabajo se lograr explicar y aplicar con un ejemplo real de qu se trata esta herramienta empresarial.
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1. OBJETIVOS
1.1. OBJETIVO GENERAL
Ampliar los conceptos relacionados con las actividades del proceso administrativo aplicado en las Empresas, y completar el estudio de una de las herramientas ms utilizadas por los Gerentes en el desarrollo de la Planeacin de los proyectos, trabajados a travs de la investigacin y conceptualizacin.
1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS
Explicar en qu consiste cada uno de los 6 tipos de planes comunes encontrados y utilizados por los gerentes.
Explicare en qu consiste la Matriz DOFA y sus ESTRATEGIAS.
Aplicar la matriz DOFA en un ejemplo de un proyecto a desarrollar.
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2. DESARROLLO TALLER
2.1. En qu consiste cada uno de los 6 tipos de planes comunes encontrados y utilizados por los gerentes?
Los gerentes para garantizar su buen desempeo dentro de una empresa requieren de tener definido diferentes tipos de planes para las actividades diarias de la compaa.
En la teora de la administracin de empresas existen varios tipos de planes dentro de los cuales se encuentran los ms importantes:
Fuente: Libro. Administracin de empresas: teora y prctica Primera Parte
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2.1.1. Poltica
La poltica dentro de los planes es el lineamiento que orienta a toda la organizacin hacia la toma de cualquier decisin gerencial.
Una poltica es un lineamiento general para tomar decisiones. Establece los lmites de las decisiones, indicando a los gerentes qu decisiones se pueden tomar y cules no. De tal manera, canaliza las ideas de los miembros de la organizacin, de modo que stas sean congruentes con los objetivos de la organizacin. La universidad donde usted estudia cuenta con una serie de polticas como las que dictan la importancia relativa de los deportes y las actividades no acadmicas en comparacin con el aprendizaje y los resultados acadmicos. Al igual que hay diversos tipos de objetivos, tambin los hay de polticas, entre ellas tenemos: polticas de promocin interna, de competir con base en los precios, polticas en publicidad o polticas departamentales, como el contratar los ingenieros egresados de las universidades o impulsar la participacin de los empleados para contribuir con la cooperacin. 1
Las polticas pueden definirse como los criterios generales que tienen por objeto orientar la accin, dejando a los jefes campo para las decisiones que les corresponde tomar; sirven, por ello para formular, interpretar o suplir las normas concretas. La importancia de las polticas en administracin es decisiva poruqe son indispensables para la adecuada delegacin, la cual a su vez, es esencial en la administracin, ya que sta consiste, en hacer a travs de otros. 2
2.1.2. Procedimientos
Los procedimientos se establecen para garantizar una secuencia normal de determinada actividad rutinaria o especfica. Para crear un procedimiento se debe tener en cuenta la ubicacin dentro del proceso de la empresa, el paso a paso que se define en el mtodo, el recurso fsico y humano necesario, duracin, horario, etc.
Los procedimientos son aquellos planes que sealan la secuencia cronolgica ms eficiente para obtener los mejores resultados en cada funcin concreta de una empresa. Los procedimientos son como el seccionamiento funcional de cada acto administrativo. 2
Se refiere a escoger, poner en prctica un curso especfico de accin y detallar la forma exacta en que una actividad debe cumplirse. Su caracterstica esencial es la secuencia cronolgica de las acciones requeridas. Establecen una forma habitual de manejar actividades futuras. Intenta uniformar la conducta de los subordinados a fin de poder predecirla con mayor precisin. 3
1 TIPOS DE PLANES E IMPLANTACION DE ESTRATEGIAS, http://es.scribd.com 2 REGLAS SOBRE POLTICAS, Administracin de empresas: teora y prctica Primera Parte, Reyes Ponce Agustn, Ed. Limusa, Mexico 2004 3 TRABAJO DE ADMINISTRACIN LA PLANIFICACIN, http://html.rincondelvago.com 6
2.1.3. Mtodo
Para establecer el mtodo se establece el paso a paso de cada actividad y se indica quin lo realiza y con qu recursos o herramienta y con esto se genera una gua para el trabajador
Es la manera aprobada o normalizada de realizar una operacin especfica que puede ser cumplida totalmente en el mbito de un solo puesto de trabajo. Determina la forma cmo debe realizarse una tarea, establece los pasos a seguir indicando los objetivos que persigue cada secuencia. 4
2.1.4. Estndar
Es un documento normalizado nacional o internacionalmente que sirve como referencia para la realizacin los procedimientos de determinada actividad despus de der evaluado y aprobado por la organizacin, los estndares de calidad se busca tener un mismo idioma en cada especialidad de las empresas.
Un estndar es el requisito mnimo que debe cumplir un procedimiento, de acuerdo a la definicin y objetivo que haya propuesto en su empresa. Lo cual significa en forma prctica lograr que todo el personal realice el mismo procedimiento en la misma forma para lograr el mismo resultado. 5
Para que un estndar pueda ser aplicado debe llevar una serie de pasos muy especficos y claros, cuyo conjunto denominamos procedimiento. El procedimiento est definido por tareas especficas que buscan cumplir un cierto objetivo y que seguido paso a paso repercutir en el resultado deseado independientemente de quin lo realice. 5
2.1.5. Presupuesto
El presupuesto es el clculo de los costos directos e indirectos que genera determinada actividad segn el alcance inicialmente establecido de un proyecto. Se realiza tomando en cuenta el procedimiento debido a que en l se establecen los recurso necesarios y poderles asignar un costo. Con el presupuesto definido se puede hacer un control a travs del desarrollo de las actividades y tomar cualquier decisin de tipo financiero.
Los presupuestos son la definicin de los recursos financieros que se separan para actividades especficas, dentro de un plazo dado; son, primordialmente, instrumentos para controlar las actividades de la organizacin y, por tanto, son un componente importante de los programas y proyectos.
4 TRABAJO DE ADMINISTRACIN LA PLANIFICACIN, http://html.rincondelvago.com 5 Aplique estndares en su empresa, http://www.degerencia.com 7
Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en trminos numricos, estn relacionados con dinero, ya sea a travs de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en trminos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversin, de operaciones o de caja. 6
Los presupuestos pueden ser planes estratgicos si cubren la totalidad de la empresa y un largo periodo de tiempo; pueden ser planes tcticos cuando cobijan una unidad o departamento a mediano plazo y pueden ser planes operacionales. Si su dimensin es local y de corto plazo. 6
2.1.6. Programa
En l se establece el orden de las actividades especficas de cada actividad para finalmente alcanzar los objetivos, y se tiene en cuenta el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin.
Un programa es un plan que se usa una vez y cubre una serie relativamente amplia de actividades. Describe (1) los pasos principales que se requieren para alcanzar un objetivo, (2) la unidad o el miembro de la organizacin responsable de cada paso y 3) el orden y los tiempos de cada paso. Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlacin que se da entre este ltimo con las actividades que deban llevarse a cabo. Tambin pueden definirse como un conjunto de metas, polticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc. 6
6 TIPOS DE PLANES E IMPLANTACION DE ESTRATEGIAS, http://es.scribd.com 8
2.2. En qu consiste la Matriz DOFA y sus ESTRATEGIAS?
Es una herramienta orientada a formular y/o definir las siguientes cuatro tipos de estrategias:
FO: fortaleza-oportunidad. Significa usar fortalezas internas para aprovechar oportunidades externas. DO: debilidad-oportunidad. Significa aprovechar una oportunidad externa para atenuar una debilidad interna. FA: fortaleza-amenaza. Significa aprovechar la fortaleza interna para disminuir o eliminar la amenaza externa. DA: debilidad-amenaza. Significa que debe actuarse para contrarrestar la debilidad interna y la amenaza externa.
Figura 2. MATRIZ DOFA - Una herramienta de gestin empresarial de la empresa solidaria
La importancia de la matriz DOFA radica en que nos hace un diagnstico real de nuestra empresa o negocio, nos dice cmo estamos, cmo vamos, lo que nos brinda el principal elemento requerido para tomar decisiones, que no es otro que la conciencia de la realidad, pues cuando conocemos nuestra realidad, casi siempre sabemos qu hacer. 7
7 Para qu sirve la matriz DOFA?, http://www.gerencie.com 9
La matriz DOFA nos muestra con claridad cules son nuestras debilidades, nuestras oportunidades, nuestras fortalezas y nuestras amenazas, elementos que al tenerlos claros, nos da una visin global e integral de nuestra verdadera situacin.
Si conocemos nuestras debilidades, sabemos de qu somos capaces y de qu no. Nos permite ser objetivos lo que nos evita asumir riesgos que luego no podemos cubrir. Conocer nuestras debilidades nos evita meternos en camisa de 11 varas. Adicionalmente, s conocemos cuales son nuestros puntos dbiles, sabremos qu es lo que necesitamos mejorar. Las soluciones a los problemas slo son posibles cuando hemos identificado los problemas, y eso no los da la matriz DOFA.
Cuando conocemos nuestras oportunidades, tenemos claro hacia dnde encaminar nuestros recursos y esfuerzos, de tal manera que podamos aprovechar esas oportunidades antes de que desaparezcan o antes de que alguien ms las aproveche. Generalmente un negocio fracasa cuando no es capaz de identificar ninguna oportunidad, y en eso hay empresas y personas expertas, que ven oportunidades donde los dems ven dificultades, problemas, de modo que si somos capaces de identificar nuestras oportunidades y plasmarlas en la matriz DOFA hemos hecho buena parte del trabajo.
Al conocer nuestras fortalezas, al saber qu es lo que mejor hacemos, podemos disear objetivos y metas claras y precisas, que bien pueden estar encaminadas para mejorar nuestras debilidades y/o para aprovechar nuestras oportunidades. Cuando tenemos claro qu es lo que sabemos hacer, cuando sabemos en qu nos desempeamos mejor, estamos en condiciones de ver con mayor facilidad las oportunidades, o podemos sortear con mayor facilidad nuestras debilidades. Se supone que lo primero que una empresa o persona se debe preguntar, es cules son sus fortalezas, una vez identificadas, slo resta explotarlas.
Por ltimo tenemos las amenazas. Si se quiere sobrevivir, debemos ser capaces de identificar, de anticipar las amenazas, lo que nos permitir definir las medidas para enfrentarlas, o para minimizar sus efectos. Si una empresa no anticipa que le llegar una fuerte competencia, cuando esta llegue no habr forma de reaccionar oportunamente, y sobre todo, no se podr actuar con efectividad puesto que nunca estuvimos preparados para ello. Si no se conoce una amenaza, mucho menos se sabe cmo reaccionar frente a ella, de all la importancia de conocer el medio, el camino a que tenemos que enfrentar.
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2.3. Hacer un ejemplo de cualquier proyecto que deseen desarrollar, utilizando la Matriz DOFA
MATRIZ DOFA
Estrategia Comercial INTERNAS DEBILIDADES (D): - Se disponen de pocas herramientas de montaje para los casos en que hat varias obras. - No se tiene dispnible de gra para obra. - El taller slo cuenta con una nave de produccin con puente gra. - An no se tienen las certificaciones de calidad, seguridad, medio ambiente y RUC. FORTALEZAS (F): - La planta de fabricaciones es propiedad de los socios. - Se tiene una flota para transporte de materia prima, consumibles, producto y herramienta. - Se tiene implementado un Plan de Gestin Integral E X T E R N A S
OPORTUNIDADES (O): - Contamos con varios clientes cercanos a las instalaciones de la compaa. - Se tiene la capacidad de desarrollar proyectos fuera de la regin. - Tenemos alto reconocimiento en la regin. - La mayora de las empresas de la regin nos tienen en cuenta en los procesos licitatorios de la especialidad de la compaa. - La empresa tiene crditos para compra de materia prima a ms de 30 das y con varios proveedores. - Realizar la compra de suficiente herramienta para poder tener la suficiente capacidad de respuesta a los proyectos potenciales que se requieran ejecutar la mismo tiempo. - Ubicar posibles proveedores de gras cercanos en cada zona de posibles proyectos para poder realizar proceso de cotizaciones y poder encontrar precios econmicos. - Realizar una metodologa de procesos de fabricacin que busque la mejor forma de optimizar el espacio disponible de la planta de fabricaciones. - Mantener el plan de Gestin Integral que se tiene implementado actualmente para que cuando haya la oportunidad de certificar la compaa sea un proceso satisfactorio. - Mantener un buen proceso de evaluacin de proveedores de materia prima y servicios. - Tener establecido un plan de inversiones para aumento de capacidad, mantenimiento y compra de maquinaria nueva en la planta de fabricaciones. 11
AMENAZAS (A): - Alta competencia en la especialidad de la compaa. - El sector minero, que es el de mayor desarrollo de la regin, se encuentra en graves problemas econmicos por precios internacionales. - Generalmente el primer semestre del ao los clientes no ejecutan proyectos de inversin. - Los clientes cada vez son ms exigentes en calidad, seguridad y medio ambiente. - Los clientes se inclinan por empresas que estn certificadas. - Identificar las herramientas especiales que la competencia no tiene disponible y realizar la respectiva inversin para compra. - Incursionar en sectores de la regin distintos al minero. - Identificar qu compaias competencia estn certificadas y en qu clientes pueden estar desplazando a ICM SAS. - Definir y programar la certificacin de la compaia. - Invitar a los cliente para visiten y conozcan las instalaciones propias de la compaa. - Mantener el plan de Gestin Integral que se tiene implementado actualmente para que cuando haya la oportunidad de certificar la compaa sea un proceso satisfactorio. - Dar a conocer a los clientes el sistema de Gestin Integral que se tiene implementado actualmente. - Exponer a los clientes los proyectos actuales que compaa est ejecutando.
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CONCLUSIONES
Se ampliaron satisfactoriamente los conocimientos sobre estrategias y herramientas de planeacin que utilizan los gerentes en los proyectos.
Se logr explicar en qu consiste y cules son las partes de la matriz DOFA.
Se aplic a un caso real la matriz DOFA lo cual sirve para aportar a la compaa en la cual laboro actualmente.
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BIBLIOGRAFA
PGINAS DE INTERNET:
http://es.scribd.com
http://html.rincondelvago.com
http://www.degerencia.com
http://soda.ustadistancia.edu.co
http://www.gerencie.com
http://www.enciclopediafinanciera.com
http://www.gestiopolis.com
DOCUMENTOS:
RIVERA, Nicomedes. PINO, Ernesto. Fundamentos de Administracin y Planeacin Estratgica. 1ra Ed. Bogot D.C. Editorial Trillas de Colombia Ltda, 2006.
REYES, Agustn. Administracin de empresas: teora y prctica Primera Parte. 1ra Ed. Mxico D.F. Editorial Limusa, 2005.