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4.2 Acta de constitucin del proyecto (Charter).










ACTA DEL PROYECTO (Versin 3)
Fecha Nombre de Proyecto
15 de febrero de 2010.

Construccin del sistema contra incendios para el plantel central del
Proyecto Hidroelctrico Reventazn.
Areas de conocimiento / procesos: Area de aplicacin (Sector / Actividad):
Gestin del alcance, tiempo, costo,
adquisiciones, calidad, riesgos e
integracin.
Construccin de Proyectos de Generacin Elctrica UEN PySA
Instituto Costarricense de Electricidad.
Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalizacin del proyecto
06 de abril de 2010 23 de noviembre de 2011
Objetivos del proyecto (general y especficos)
General:
- Construir un sistema contra incendios con base en la normativa de la National Fire Protection Asocciation que
permita salvaguardar las vidas humanas, la proteccin de los bienes y la continuidad de las operaciones.
Especficos:
- Analizar los riesgos presentes en el plantel central donde se construir el sistema.
- Efectuar revisin de la normativa de la National Fire Protection Association aplicable.
- Elaborar el diseo del sistema tomando como base la normas NFPA aplicables.
- Presentar ante la autoridad competente los planos para su aprobacin.
- Efectuar las adquisiciones necesarias de los materiales para el sistema.
- Elaborar los protocolos de inspeccin, mantenimiento y pruebas para el sistema contra incendios que garantice
el adecuado funcionamiento.
- Brindar capacitacin al personal responsable de la inspeccin, mantenimiento y prueba del sistema.
Justificacin o propsito del proyecto (Aporte y resultados esperados)
El Proyecto Hidroelctrico Reventazn es el segundo en importancia de generacin elctrica para el pas (305 MW),
con lo cual se espera contribuir a contrarestar la demanda energtica que se vislumbra a futuro en Costa Rica.

Para su ejecucin se requiere contratar aproximadamente 2500 personas durante el periodo 2010-2012, de las
cuales 1000 personas se hospedarn en el plantel central.

Por otra parte, la NFPA (National Fire Protection Association) en su estndar 101 !Cdigo de Seguridad Humana"
tipifica para reas superiores a los 10,000 m
2
un sistema contra incendios, el cual garantice la proteccin de la vida
humana, los bienes y la continuidad de las operaciones.
Descripcin del producto o servicio que generar el proyecto # Entregables finales del proyecto
Con este proyecto se construir un sistema contra incendios de carcter provisional, cumpliendo con los estndares
de la NFPA (National Fire Protection Association), el cual cubrir un rea efectiva de 25,000 m
2
.
Contar con dos tanques elevados para el abastecimiento del agua que alimentar la red del sistema.
Adems de hidrantes para la conexin de las unidades extintoras y gabinetes en las reas de riesgo, previamente
identificadas.
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4.3 Interesados del proyecto.

Los Stakeholders es decir aquellos actores que se veran beneficiados o afectados
por el proyecto se identificaron y sus necesidades y expectativas se sintetizaron
en el cuadro III, la informacin presentada se obtuvo a travs de una
comunicacin formal aplicando una entrevista anexo 6 (entrevista aplicada a los
Stakeholders)




Supuestos
- El proyecto ser visado y aprobado por Ingeniera de Bomberos del INS.
- Se contar con los materiales constructivos necesarios para la ejecucin del proyecto.
- El recurso humano asignado a las diferentes actividades cuenta con las habilidades necesarias y con la
capacitacin necesaria para la ejecucin del proyecto.
- El sistema contra incendios una vez concluido superar las pruebas para comprobar su funcionabilidad.
Restricciones
El sistema contra incendios a construir no ser certificado, se procurar que cumpla con los estndares definidos
por la NFPA (National Fire Protection Association), esto debido al costo que representa, el cual no se justifica por la
duracin del Proyecto Reventazn.

El sistema contra incendios no permanecer fijo en las diferentes edificaciones del plantel, ser estructuras
temporales (de fcil desmantelamiento) mientras se construye el Proyecto Reventazn (aproximadamente 5 aos).
Informacin histrica relevante
En los planteles centrales construidos durante la ejecucin de proyectos hidroelctricos solo se utilizan medios de
proteccin pasiva por medio de extintores porttiles.

La regulacin actual sobre Proteccin y Seguridad Humana solicita elementos de proteccin activa contra incendios
para reas de construccin de 10,000 m
2
.

Anteriormente los sistemas contra incendios eran planteados y diseados por el rea constructiva sin tomar la
participacin de las reas de prevencin para efectuar la asesora correspondiente en el tema.
Identificacin de grupos de inters (Stakeholders)
Cliente(s) directo(s): Director del Proyecto Hidroelctrico Reventazn, Ingeniera de Bomberos del INS,
Coordinador General de Proyectos, Coordinacin de Salud Ocupacional, UEN Proyectos y Servicios Asociados
Cliente(s) indirecto(s): Jefatura Administrativa, Jefatura de Construccin, Ministerio de Salud de Siquirres,
Proveedores.
Aprobado por:
Ing. Luis Roberto Rodrguez Arroyo
Firma:

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Cuadro III. Resumen de las necesidades y expectativas de los Stakeholders.

Stakeholders Necesidad Expectativa
Director del Proyecto
Hidroelctrico
Reventazn.
Cumplir con requisitos
legales establecidos.
Proteccin del personal
Finalizar con el alcance
requerido, a tiempo y dentro
del costo.
Aprobar las pruebas de
funcionabilidad
Ingeniera de Bomberos.
Proteccin de vidas
humanas y bienes dentro
del plantel central y control
del fuego mientras
bomberos se presentan al
lugar
El sistema debe cumplir con
los requisitos estipulados en
el Reglamento de
Bomberos y las normas
NFPA.
Aprobar las pruebas de
funcionabilidad
Coordinador General de
Proyectos.
Proporcionar la proteccin
necesaria del personal del
proyecto y los bienes
materiales para evitar que
la continuidad se vea
afectada
Finalizacin dentro del
plazo, con el alcance y
dentro del costo.
Aprobar las pruebas de
funcionabilidad
Coordinacin de Salud
Ocupacional.
Proteccin del personal y
bienes
Que cumpla con la
legislacin competente en la
materia
Jefatura Administrativa.
Proteccin del personal y
bienes
Que sea funcional
Jefatura de Construccin.
Proteccin del personal y
bienes
Finalizacin dentro del
plazo, con el alcance y
dentro del costo
Ministerio de Salud de
Siquirres.
Proteccin del personal y
bienes, cumplimiento de los
requisitos legales
Que sea funcional

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4.4 Plan de gestin del alcance del proyecto

Para definir el enunciado del alcance del proyecto se efectu una consulta directa
a especialistas en el tema contra incendios, quienes cuentan con amplia
experiencia en el campo con el fin de identificar los entregables que constituiran
un sistema como el que se plantea para el Plantel Central del Proyecto
Reventazn.

Lo que se pretende con la definicin del plan de gestin del alcance es contar con
una lnea base sobre la cual se pueda verificar el producto final, esto para lograr
su aceptacin o rechazo por parte del cliente final.

Figura 3. Diagrama de lluvia de ideas sobre requisitos del sistema contra
incendios para el Plantel Central del Proyecto Reventazn.

42


4.4.1 Definicin del problema y justificacin.

Los sistemas contra incendios juegan un papel crucial para el cumplimiento de tres
objetivos: la seguridad humana, proteccin de los bienes y continuidad de las
operaciones.

Estos sistemas no deben construirse bajo criterios comunes, sino ms bien con
requisitos tcnicos ms rigurosos, para lograr una adecuada extincin y evitar la
propagacin del fuego hacia otros sectores, adicionalmente debe permitir la rpida
y eficiente evacuacin del personal a travs de los medios de egreso establecidos.
La NFPA contempla normas especficas (Estndar 13, 14,15 24 y 25), las cuales
sern empleadas en el diseo del sistema y su mantenimiento.

Se estima que en el plantel central del Proyecto Hidroelctrico Reventazn se
hospedarn aproximadamente 1000 personas a lo largo de veintisis bisemanas
durante toda la jornada laboral. Esto contribuye a reforzar la necesidad de
construir un sistema contra incendios muy diferente, a lo anteriormente realizado
en otros proyectos.

Finalmente, se debe sumar que a lo interno del plantel existir una estacin de
servicio (con almacenamiento de diesel y gasolina) y almacenes cuya carga de
fuego es alta.

4.4.2 Descripcin del alcance del producto.

El sistema contra incendios para el Plantel Central del Proyecto Hidroelctrico
Reventazn, cubrir un rea de construccin de 25,000 m
2
, ser de tipo
provisional, constar de un sistema por gravedad cuyo abastecimiento de agua es
de 60,000 L (Dos tanques de 30 m
3
cada uno), tendr dos hidrantes de tipo B,
veintin hidrantes tipo A y cinco gabinetes con equipo de combate de incendios.

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4.4.3 Criterios de Aceptacin.

1. Codos, tuberas y tes deben cumplir con las normas ASME y ser listados para
incendios (UL, FM).
2. Las tuberas expuestas en general deben cumplir con el estndar NFPA 13
(rociadores).
3. Las conexiones del sistema con las mangueras deben cumplir con el estndar
NFPA 14 (conexiones de mangueras).
4. La red de hidrantes a instalar como parte del Fire Water Loop debe cumplir con
la NFPA 24 (norma de hidrantes).
5. El almacenamiento de agua para el sistema debe cumplir con lo estipulado en
la NFPA 22, de forma tal que sea confiable.
6. Una vez construido el sistema contra incendios se debe efectuar, los siguientes
aspectos para
- Pruebas hidrostticas.
- Prueba con limpieza de agua.
- Apertura y cierre de vlvulas para determinar que no estn trabadas u
obstruidas.
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4.4.4 Entregables del proyecto.

El sistema contra incendios segn entrevista aplicada a expertos en el diseo y
ejecucin deber tener los sub-entregables que aparecen en el apartado 4.4.8
Estructura de Desglose de Trabajo (EDT).

4.4.5 Exclusiones.

- No se considera bomba contra incendios, pues el diseo corresponde a un
sistema por gravedad.
- El sistema contra incendios no es permanente debido a la temporalidad de las
instalaciones del plantel central, las cuales permanecern por un periodo
aproximado de 5 a 6 aos.

4.4.6 Restricciones.

- El sistema contra incendios debe terminarse con un tiempo mximo de un ao.
- El xito del proyecto depende de la aprobacin de las pruebas de
funcionabilidad del sistema para su puesta en marcha.
- Los esquemas de compra utilizados a lo interno del Proyecto Hidroelctrico
Reventazn, se basan en la Ley de Contratacin Administrativa, lo anterior
supone perodos de ingreso para los materiales necesarios entre tres a seis
meses, esto depende del monto de la compra, pues en funcin de este aspecto
se puede utilizar Contratacin Directa o Licitacin.

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4.4.7 Supuestos.

- El diseo del sistema contra incendios ser aprobado por Ingeniera de
Bomberos del INS.
- Se dispondr del recurso humano con experiencia, para la ejecucin de las
actividades definidas.
- Los materiales necesarios para la construccin del sistema contra incendios,
estarn disponibles a tiempo.
- El sistema contra incendios una vez construido aprobar las pruebas de
funcionabilidad.
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4.4.8 Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)
A continuacin se presenta la EDT establecida para el proyecto, a partir del
criterio de expertos en el diseo y ejecucin.


























Figura 4. Estructura de Desglose de Trabajo para el sistema contra incendios
del Plantel Central del Proyecto Hidroelctrico Reventazn.
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4.4.9 Matriz de Asignacin de Responsabilidades.

La estructura de desglose de trabajo debe complementarse con la matriz de
asignacin de responsabilidades, con el fin de tener definido la participacin y
funcin de los actores que trabajarn en el sistema contra incendios. En el cuadro
IV evidencia la matriz.
Cuadro IV. Matriz de Asignacin de responsabilidades para el sistema contra
incendios.
Producto Entregable
A= Aprueba R= Revisa E=Ejecuta
A
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m
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n
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P
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B
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m
b
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r
o
s

I
N
S
Anlisis previo del sistema
Analizar los riesgos R E E
Analizar los requisitos prescriptivos E E
Diseo
Elaborar planos A E
Realizar memoria de clculos hidrulicos E
Aprobacin
Presentar planos a Bomberos A E
Visar los planos E
Respuesta Final del visado A R E
Adquisiciones
Definir materiales para el sistema A,R E E
Estructurar cartel con especificaciones A,R E E
Definir criterios de seleccin de proveedores A,R E E
Procedimientos para el sistema
Definir pruebas para el sistema A E R
Elaborar protocolos de prueba A E R
Documentar planos y hojas
Definir centro de acopio A E E
Archivar planos As Built A E E
Archivar hojas tcnicas de equipos A E E
Establecer servicios de vigilancia o mantenimiento
Estructurar roles y responsabilidades E
Elaborar protocolos de revisin del sistema E
Respaldo de la NFPA 25
Definir grupo meta para capacitacin A E
Realizar entrenamiento sobre la norma A E
Ejecucin
Obra Civil A R R E
Obra Metalmecnica A R R E
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4.4.10 Diccionario de la estructura de desglose de trabajo.

El diccionario de la EDT permite caracterizar cada uno de los productos
entregables asociados al proyecto del sistema contra incendios, con esto se
pretende que los diferentes actores que intervengan en la ejecucin del plan de
gestin del proyecto, puedan tener claridad sobre el contenido de cada entregable
y verificar su cumplimiento durante el desarrollo del mismo.

Cuadro V. Diccionario de la EDT para los productos entregables del sistema
contra incendios
Generalidades de
la actividad:
ID: 6 EDT: 1.2.1
Nombre de la
actividad:
Analizar los riesgos.
Descripcin:
Consiste en la evaluacin del entorno donde se construir el
sistema contra incendios, para identificar las zonas vulnerables a
prdidas en caso de darse un incendio, adems de definir los
requisitos de proteccin de acuerdo a la normativa NFPA.
Subtareas:
1. Reuniones con la direccin del Proyecto Reventazn para definir
alcances de la proteccin contra incendios.
2. Establecer el nivel de proteccin para cada zona de riesgo
identificada.
3. Efectuar mapa de riesgos para el plantel central del Proyecto
Hidroelctrico Reventazn.
Entradas: Acta de constitucin del proyecto.
Salidas: Mapeo de riesgos para todo el Plantel Central del PH- Reventazn.
Hito:
Revisin del mapeo de riesgos identificados en el Plantel Central del
Proyecto Hidroelctrico Reventazn.
Persona (as)
Responsable (s):
Ing. En Seguridad Laboral e Higiene Ambiental, Especialista en
Proteccin contra Incendios certificado (CEPI).
Fecha de Inicio:
Fecha de
Finalizacin:

Duracin: Costo aproximado:
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El Cuadro V se emplear por cada uno de los productos entregables a desarrollar
en el proyecto, estos se presentan en el anexo 3 (estructura del cartel de licitacin)

Todo alcance puede sufrir cambios los cuales deben gestionarse adecuadamente,
de tal forma que en caso de alterar el trabajo por realizar este se haga de acuerdo
a un documento de control, que valide todo cambio solicitado por los Stakeholders.

En el apartado 4.7.1.1 Control Integrado de Cambios el cual se encuentra dentro
del plan de gestin de la integracin se propone el proceso para efectuar y
aprobar las solicitudes de cambio que surjan durante la ejecucin del proyecto.

4.3.11 Verificacin del Alcance.

Cualquier proyecto requiere de seguimiento y control para garantizar el adecuado
logro de los objetivos.

Los sistemas contra incendios no escapan a estos procesos, pues se debe tener
la certeza que funcionar adecuadamente al momento de presentarse un siniestro
en las instalaciones a proteger.

A travs de la Cuadro VI se gestionar la verificacin del alcance y es por medio
de ella que se documentar la aceptacin o rechazo del cliente.

50


Cuadro VI. Verificacin y aprobacin del alcance para el proyecto del sistema
contra incendios.
Generalidades de la
actividad.
ID: EDT:
N de reunin: Lugar:
Nombre de la actividad:
Fecha de
revisin:

Actividades revisadas:
_
_
_
Actividades que deben
modificarse:
_ Responsable:
_ Responsable:
_ Responsable:
Persona (as) responsable (s)
de efectuar la revisin:

Firma de la persona que
aprueba:


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4.2 Plan de gestin del tiempo.

Para el sistema contra incendios del Plantel Central del Proyecto Reventazn se
determinaron los siguientes tipos de recursos agrupados en dos categoras (de
trabajo y materiales), los cuales son necesarios para llevar a cabo las actividades
planeadas.

4.2.1 Recursos de trabajo:

Para la ejecucin del proyecto con base en el criterio del Tcnico Especialista e
Ing. Mecnico, se determin el siguiente recurso humano:

- Administrador de Proyectos. (1)
- Ingeniero en Seguridad Laboral e Higiene Ambiental. (2)
- Ingeniero Mecnico. (3)
- Tcnico Especialista. (4)
- Soldador Calificado. (5)
- Inspectores de Control de Calidad. (6)
- Artesano (Albail). (7)
- Peones. (8)
- Auxiliar de soldador. (9)
- Auxiliar de artesano. (10)
- Pintor. (11)
- Administrativo D1. (12)
- Inspector de Costos 3. (13)
- Ingeniera de Bomberos. (14)
- Armador de tubos. (15)

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La numeracin que aparece a un lado es un arreglo para lograr identificar el
recurso durante la nivelacin (Cuadro VII), con el fin de determinar que no estn
sobre-asignados a las distintas actividades.

Tres de los recursos anteriormente indicados deben compartir funciones con otros
proyectos, relacionados al tema de incendios los cuales se ubican en otros sitios
del pas, se debe aclarar que quienes estarn bajo esta condicin sern
nicamente los ingenieros y el administrador del proyecto, el resto del personal
ser aportado por el Proyecto Hidroelctrico Reventazn exclusivamente para la
construccin del sistema contra incendios.
El criterio para asignar los recursos humanos a las actividades se efectu con la
ayuda del Ing. Mecnico y el Tcnico especialista.

No se registraron sobreasignaciones esto evidencia el cuidado y conocimiento de
las actividades para lograr una asignacin propicia.

La relacin de precedencia entre las actividades es del tipo fin-comienzo, esto
contribuye a que en caso de registrarse un mismo recurso en un mes en particular,
no se encuentre sobre asignado pues segn el juicio de experto al iniciar una
actividad nueva ya finaliz su predecesora.


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Cuadro VII. Nivelacin de los recursos de trabajo para las actividades del
proyecto.
Actividad en rojo = ruta crtica
Mes Jul Ago Set Oct Nov Dic Ene Feb Marzo Abril Mayo Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic
Anlisis previo del sistema
Analizar los riesgos 2
Analizar los requisitos prescriptivos 2
Diseo
Elaborar planos 3
Realizar memoria de clculos hidrulicos 3
Aprobacin
Presentar planos a Bomberos 2
Visar los planos 14
Respuesta Final del visado 14
Adquisiciones
Definir materiales para el sistema 3
Estructurar cartel con especificaciones 2
Definir criterios de seleccin de proveedores 2
Procedimientos para el sistema
Definir pruebas para el sistema 3
Elaborar protocolos de prueba 3
Documentar planos y hojas
Definir centro de acopio 2
Archivar planos As Built 2
Archivar hojas tcnicas de equipos 2
Establecer servicios de vigilancia o mantenimiento
Estructurar roles y responsabilidades 2
Elaborar protocolos de revisin del sistema 2
Respaldo de la NFPA 25 (Inspecciones del Sistema)
Definir grupo meta para capacitacin 2
Realizar entrenamiento sobre la norma NFPA 25 2
Ejecucin
Obra Civil
Trazar lineas de pedestales 9, 10
Excavar de pedestales 8
Doblar de acero 9
Colocar acero 15, 9
Encofrar 10, 8
Colar concreto 10, 8
Desencofrar 10, 8
Colocar tanques PVC 10, 8
Colocar tuberias de trasiego PVC 8
Construir ductos 10, 8
Obra Metalmecnica
Trazar placas 9
Colocar placas en pedestales 9, 5
Trazar alturas y soportes 9
Colocar tuberias 9, 15
Armar tuberias 9, 15
Soldar tuberias 5, 9
Colocar accesorios 5, 9
Fabricar gabinetes 5, 9
Colocar gabinetes 9
Conectar gabinetes 7, 10
Pintar tuberias y accesorios 11 14
Efectuar prueba hidro esttica 14
Detallar el sistema 11
Entregar el proyecto 1
Total 1 3 1 5 2 4 2 2 3 3 2 2 0 2 2 3 1 3
54


4.2.2 Recursos materiales:

- 1 Computadora HP con procesador Quad Core 2 Duo, 4 GB de RAM, monitor
LCD de 15, teclado, mouse.
- 1 UPS.
- 1 Plotter marca HP.
- 1 Impresora HP alto rendimiento.
- 25 Cartuchos de tinta a color.
- Transporte.
- 1 Video Beam Sonny.
- 1 Pantalla de Proyeccin.
- 1 Tee 3 HN
- 17 Tee 6 HN
- 10 Codo 90 HN 6
- 2 Yee HN 4
- 3 Reductor 6-4 HN
- 11 Tee 4 HN
- 26 Codo 90 HN 4
- Compuerta 3 1 unidad.
- Compuerta 6 4 unidades.
- Compuerta 4 2 unidades.
- Venteo y alivio 3 1 unidad. (1/2)
- Venteo y alivio 6 1 unidad. (1/2)
- Hidrante Tipo B (toma para manguera de 2 con reductor a 1 HN y con
toma de succin para carro de bomberos de 4 HN) 2 unidades.
- Hidrante Tipo A (toma para manguera de 2 con reductor a 1 HN) 21
unidades.
- Gabinetes 5 unidades.
- 50 galones Pintura roja RAL 3001
- 2 Manguera 2 HN tipo industrial de doble forro.
- 2 Manguera 1 HN tipo industrial de doble forro.
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- 2 Boquilla ajustable de 1 HN tipo industrial de bronce o plstico.
- 1 Boquilla !elctrica de 1 HN de bronce.
- 4 Llave para manguera (spanner) tipo universal.
- 1 Llave para hidrante ajustable.
- 1 Ye o bifurcacin con vlvulas de bola.
- 1 Reduccin de 2 x 1 HN.
- 2 empaques para manguera de cada tamao.
- Tubera 3 40 unidades.
- Tubera 4 160 unidades.
- Tubera 6 150 unidades.
- Cemento
- Tanques de almacenamiento de agua (30 m
3
)
- Varillas

4.2.3 Duracin de las Actividades.

Basado en el juicio de experto se consult directamente al Ingeniero Mecnico y al
Tcnico Especialista quienes cuentan con gran experiencia en el diseo y
ejecucin de sistemas contra incendios sobre la duracin estimada de las
actividades.

Los productos entregables descritos en la Estructura de Desglose de Trabajo son
tpicos en los sistemas contra incendios, de ah que se pretende documentar por
medio del cuadro VIII las duraciones estimadas por cada actividad para proyectos
futuros, de tal forma que exista una base documental de apoyo para mejorar en
las estimaciones.

56


Cuadro VIII. Registro para la duracin de las actividades del proyecto.


El anlisis de los riesgos implica la movilizacin al lugar donde se construir el
Plantel Central del Proyecto Hidroelctrico Reventazn para identificar las
caractersticas del sitio como: topografa, colindancias, toma de agua,
accesibilidad de los cuerpos de bomberos y la ubicacin de las estaciones ms
cercanas, materiales constructivos de las edificaciones, distancias entre ellas,
cargas de fuego. De ah que debe invertirse una duracin considerable para
abarcar todos los escenarios posibles a fin de determinar el nivel de proteccin
requerido.

Nombre del proyecto:
Fecha de inicio: Plantilla N
Fecha de finalizacin:
Elabor:
EDT Actividades Duracin (das) Responsable de ejecucin
1.2.1 Analizar los riesgos 15 Ing. en Seguridad Laboral e Ing. Mecnico
1.2.2 Analizar los requisitos prescriptivos (normas) 5 Ing. en Seguridad Laboral e Ing. Mecnico
1.3.1 Elaborar los planos 10 Ing. Mecnico
1.3.2 Realizar memoria de clculos 2 Ing. Mecnico
1.4.1 Presentar planos a bomberos 1 Ing. Mecnico
1.4.2 Visar los planos 10 Ingeniera de Bomberos del INS
1.4.3 Respuesta final del visado 1 Ingeniera de Bomberos del INS
1.5.1 Definir materiales para el sistema 15 Ing. en Seguridad Laboral e Ing. Mecnico
1.5.2 Estructurar cartel con especificaciones 10 Ing. en Seguridad Laboral e Ing. Mecnico
1.5.3 Definir criterios de seleccin de proveedores 2 Ing. en Seguridad Laboral e Ing. Mecnico
1.6.1 Definir pruebas para el sistema 5 Ing. Mecnico
1.6.2 Elaborar protocolos de pruebas 5 Ing. Mecnico
1.7.1 Definir centro de acopio documental 5 Ing. en Seguridad Laboral e Ing. Mecnico
1.7.2 Archivar planos As Built 1 Ing. en Seguridad Laboral e Ing. Mecnico
1.7.3 Archivar hojas tcnicas de los equipos 1 Ing. en Seguridad Laboral e Ing. Mecnico
1.8.1 Estructurar roles y responsabilidades 3 Administrador de Proyectos
1.8.2 Elaborar protocolos de revisin del sistema 5 Ing. Mecnico
1.9.1 Definir grupo meta para capacitacin 1 Ing. en Seguridad Laboral
1.9.2 Realizar entrenamiento sobre la norma NFPA 5 Ing. en Seguridad Laboral
1.10.1 Obra Civil Tcnico Especialista, Inspector de Control de Calidad e Ing. Mecnico
1.10.2 Obra Metalmecnica Tcnico Especialista, Inspector de Control de Calidad e Ing. Mecnico
Aprobado por: Firma:
Fecha:
Registro para la duracin de las actividades del proyecto
57


Esta etapa es crucial porque a partir de ella se procede a evaluar contra los
estndares de la National Fire Protection Association (NFPA) los requisitos
necesarios para el diseo del sistema contra incendios.

La elaboracin de planos presenta en segundo orden una duracin importante,
debido a que incorporan los aspectos vistos en campo durante el anlisis de los
riesgos y se disea el sistema de tal forma que cumpla con los tres principios de la
proteccin contra incendios: seguridad humana, proteccin de bienes y
continuidad de las operaciones.

Las adquisiciones de los materiales necesarios para construir el sistema presentan
al igual que el anlisis de los riesgos una inversin de tiempo alta, este proceso es
crtico debido a que de existir atrasos producto de malas definiciones tanto de los
requisitos tcnicos como en la seleccin del proveedor, se generara un atraso en
la ejecucin de los trabajos necesarios para construir el sistema y esto se
relaciona estrechamente con la duracin del proyecto.

A continuacin se presenta el cronograma de actividades (figura 5), para el
sistema contra incendios del Plantel Central, mostrando la ruta crtica del proyecto.

















58











































Figura 5. Cronograma de actividades crticas para el sistema contra incendios del
Proyecto Hidroelctrico Reventazn.

59



De la figura 5 se puede inferir la necesidad inevitable de ejercer un seguimiento y
control rotundo en cada una de estas actividades pues no existe holgura, es decir
de superarse los tiempos de duracin estimados para cada una de ellas habr un
atraso en el tiempo de entrega, consecuentemente esto provocar incremento en
los costos.

Las etapas iniciales del proyecto antes de su ejecucin son importantes y de
especial atencin, porque cualquier desviacin provoca efectos negativos en el
proyecto, cabe mencionar que el desarrollo de las actividades debe efectuarse de
manera profesional es decir no de forma apresurada, pues hay que evitar los
reprocesos o peor an fallos en la informacin base para el alcance del proyecto.

Si esto se llegara a presentar prcticamente se traducira en una mala definicin
del alcance, generando demoras producto de las indefiniciones o malos
planteamientos tcnicos.

Las adquisiciones de los materiales para el proyecto, requiere de un tratamiento
serio y responsable, pues el proceso de compra demanda de un tiempo de 5
meses, el trabajo conjunto con la Unidad de Suministros y Administracin de
Materiales (USAM) es estratgico, esta rea maneja con mayor detalle los
aspectos contemplados en la Ley de Contratacin Administrativa, para evitar
errores en la compra y con esto prevenir atrasos con el proyecto.

La ruta crtica mostrada por medio de la figuras 5 y 6 se emplear en conjunto con
la tcnica del Valor Ganado con el fin de lograr una comparacin al efectuar las
proyecciones y reflejar el estado actual del proyecto al momento de la fecha de
corte.

60


4.2.4 Anlisis PERT

La definicin de cada uno de los estimados surgi de una reunin formal con el
Ing. Mecnico y Tcnico Especialista, quienes valoraron basados en la experiencia
de proyectos anteriores (pero de mayor magnitud) cul podra ser la duracin
esperada por cada uno de los estimados.

El anlisis dio como resultado que el tiempo optimista para el proyecto del sistema
contra incendios es de 291 das, el esperado de 352 das y el pesimista de 416
das (figuras 6 y 7).



















Figura 6. Cronograma de actividades con los tres estimados del anlisis PERT
para el sistema contra incendios del Proyecto Hidroelctrico Reventazn.





61



















Figura 7. Cronograma de actividades con los tres estimados del anlisis PERT
para el sistema contra incendios del Proyecto Hidroelctrico Reventazn.

Sin embargo; al revisar y valorar las actividades que conforman la ruta crtica en
cada escenario, el tiempo total del proyecto cambia dando como resultado 354
das en el escenario esperado, 299 das en el optimista y 418 das en el pesimista.

A partir de esto es evidente la variacin en los datos la cual sugiere un manejo
cuidadoso y constante, as como una adecuada asignacin de recursos para
lograr su completamiento en tiempo y forma, esto porque existe la posibilidad de
incremento en la duracin final del proyecto con consecuencias negativas. Estos
resultados deben ligarse con el valor esperado para los riesgos identificados de
alta criticidad, pues se podra esperar un aumento en la reserva para
contingencias, lo cual constituye un tema delicado de negociar por su impacto en
el presupuesto completo del proyecto.

Est clara la necesidad de efectuar una adecuada planificacin de las actividades
con una buena estimacin de las duraciones, involucrando a cada responsable en
62


la ejecucin con el fin de lograr su identificacin y compromiso para lograr que se
finalicen a tiempo, esto porque no es conveniente administrar un proyecto que
supere los tiempos estimados por actividad, especialmente si corresponden a la
ruta crtica, ya que es obvio que stas carecen de holguras lo que significa poner
en riesgo el superar la triple restriccin alcance, tiempo y costo.

Una vez efectuado el anlisis PERT, se procedi a estimar la varianza para cada
una de las actividades que conforman el cronograma, este se muestra a travs del
cuadro IX.
63


Cuadro IX. Estimacin de varianzas para cada una de las actividades del sistema
contra incendios.
Actividad Optimista (das) Esperado (das) Pesimista (das) Varianza
5 13 15 17 0.4444
6 3 5 7 0.4444
9 8 10 12 0.2500
10 1 2 4 0.2500
13 0 1 3 0.4444
14 8 10 12 0.2500
15 0 1 3 0.4444
18 13 15 17 0.4444
19 8 10 12 0.2500
20 1 2 4 0.4444
23 3 5 7 0.4444
24 3 5 7 0.4444
27 3 5 7 0.2500
28 0 1 3 0.2500
29 0 1 3 0.4444
32 1 3 5 0.4444
33 3 5 7 0.2500
36 0 1 3 0.4444
37 3 5 7 0.4444
41 9 11 13 0.1111
42 8 10 10 0.4444
43 13 15 17 0.4444
44 6 8 10 0.4444
45 9 11 13 0.4444
46 14 16 18 0.4444
47 9 11 13 0.4444
48 6 8 10 0.4444
49 4 6 8 0.4444
50 7 9 11 0.4444
53 2 4 6 0.4444
54 9 11 13 0.4444
55 6 8 10 0.4444
56 15 17 19 0.4444
57 23 25 27 0.4444
58 35 37 39 0.4444
59 12 14 16 0.4444
60 14 16 18 0.4444
61 9 11 13 0.4444
64


Actividad Optimista (das) Esperado (das) Pesimista (das) Varianza
62 9 11 13 0.4444
63 20 22 24 0.4444
64 1 3 5 0.4444
65 3 5 7 0.2500
66 1 2 4 0.2500

Varianza:
2
2
6
|
|

\
|
=
o p
t t
o

Sumatoria de las varianzas: 17.0278

Desviacin Estndar: 4,13 (1 sigma, es decir 68%)
8.26 (2 sigma, es decir 95%)
12.39 (3 sigma, es decir 99%)

Media: 352.5 das

A partir de los clculos desarrollados con el anlisis PERT se puede concluir que
existe un 99% de posibilidad de que el proyecto termine entre 340.11 das y
364.89 das.

El anlisis PERT como herramienta es considerada estocstica o probabilstica
pues la duracin de cada actividad se basa en el uso de tres estimados, esto
evidencia para el proyecto que a pesar de contar con una duracin estimada por
cada actividad, es mejor utilizar un rango de fechas asociada a una probabilidad
de ocurrencia. Lo anterior proporciona por decirlo de alguna forma un margen de
seguridad ante cualquier imprevisto que surja durante la ejecucin, con esto se
puede indicar que no es apropiado hablar en trminos de fechas exactas.

Este porcentaje de confianza (99%) fue aceptado por el Ingeniero Mecnico y el
Tcnico Especialista.

65


Lo que podra esperarse es que en el mejor escenario, todo el trabajo pueda
concluir doce das antes o bien doce das despus de lo estimado, lo cual
corresponde a la tolerancia de este proyecto.

Si se valora estos resultados contra la ruta crtica es importante que estas
actividades no sufran demora, porque segn el cronograma de trabajo solo once
actividades pueden retrasarse sin problemas. El resto de actividades demandan
una asignacin de recursos la cual permita cumplir con la duracin estimada, de
presentarse retrasos simplemente el proyecto incurrira en un mayor costo de lo
planeado originalmente, adicionalmente no se completara en el tiempo.

Al asociar el anlisis PERT con la gestin de riesgos especialmente en la reserva
para contingencias, es imperante negociar como parte del presupuesto una suma
de dinero adicional para cubrir cualquier atraso con respecto al cronograma, esto
permitir tener un respaldo en caso de contratiempos.

4.2.5 Control del Tiempo.

El control del tiempo se llevar empleando los clculos numricos establecidos
dentro de la Tcnica del Valor Ganado (apartado 4.7.2.2), a travs de las
variables: ndice de desempeo del cronograma (SPI), varianza del cronograma
(SV) y tiempo estimado al completamiento (TEC).

A partir de los datos obtenidos el Administrador de Proyectos debe tomar en
conjunto con el equipo de trabajo las medidas correctivas necesarias para prevenir
que el proyecto no concluya dentro de la fecha establecida.

Las acciones correctivas aplicadas deben documentarse de tal forma que exista
un registro dentro de las lecciones aprendidas del proyecto, dicho registro
corresponde al mostrado en el cuadro XXX.

66



4.3 Plan de gestin de costos.

4.3.1 Costos Estimados.

La estimacin de costos utiliza la tcnica de determinacin tarifaria, por medio de
la cual se consult directamente los precios por cada uno de los materiales
constructivos necesarios para el sistema contra incendios.

Para la estimacin de los costos es necesario distinguir entre dos tipos de
recursos: Materiales y de Trabajo, en los cuadros X y XI se presenta el detalle
para cada uno de ellos.
67


Cuadro X. Cantidad de personal a contratar para el sistema contra incendios del
Plantel Central Proyecto Hidroelctrico Reventazn.
Cantidad Recurso Tarifa de uso
(hora)
1 Administrador de Proyectos 11.278,00
1 Ingeniero Mecnico 3.511,00
1 Ingeniero en Seguridad Laboral 3.511,00
3 Soldador Calificado 2.053,00
1 Tcnico Especialista 3.789,00
1 Inspector Obra Civil (Control de Calidad) 1.506,00
1 Inspector Obra Metalmecnica (Control de Calidad) 1.506,00
5 Artesano 1.341,00
5 Auxiliar de Artesano 1.071,00
1 Administrativo D1 1.777,26
5 Auxiliar de Soldador 1.071,00
2 Armador de Tubera 1.848,00
1 Pintor 1.341,00
1 Electricista 1.506,00
1 Inspector de Costos 3 1.280,00
3 Pen 1 1.037,00
33 Total















Figura 8. Distribucin del personal requerido para el sistema contra incendios.

68


La figura 8 esquematiza la distribucin del personal de acuerdo al nombramiento
bajo el cual trabajaran durante la construccin del sistema contra incendios, a
partir de este se puede observar que el 85% del personal estar bajo la modalidad
por hora y el 15% en la modalidad mensual.

El costo total por concepto de mano de obra a partir del cuadro X es de 117,
044,392.08 para la duracin del proyecto (aproximadamente 12 meses).

Est claro que mensualmente no estarn las 33 personas trabajando al mismo
tiempo en el proyecto, el cuadro XI muestra la distribucin mensual del personal.
Cuadro XI. Distribucin mensual del personal y el costo asociado, que trabajar
en el sistema contra incendios.
Mes Costo Personal
Julio 6.190.320,84 15
Agosto 7.539.063,84 19
Septiembre 12.367.062,84 33
Octubre 12.367.062,84 33
Noviembre 12.367.062,84 33
Diciembre 11.198.961,84 29
Enero 11.198.961,84 29
Febrero 11.198.961,84 29
Marzo 11.198.961,84 29
Abril 8.969.019,84 22
Mayo 6.529.593,84 16
Junio 5.919.357,84 14
69


Figura 9. Grfica de la distribucin del personal requerido para el sistema contra
incendios.
Figura 10. Grfica de la distribucin del costo por concepto del personal.

Las figuras 9 y 10 evidencian el ciclo de contratacin de personal para el proyecto,
se observa que en los meses de setiembre a noviembre se contar con mayor
mano de obra, lo cual implica un mayor costo por concepto de salarios. Por otra
70


parte, se muestra la disminucin del personal de forma escalonada a partir del
mes de diciembre hasta junio.

Al observar los grficos se nota que presentan la misma forma, se podra esperar
que todos los recursos tienen un costo distinto entre ellos, lo cual evidentemente
se traducira en datos muy diferentes, sin embargo; de acuerdo a la escala salarial
manejada tomando como base el estatuto de personal, varios de los puestos
considerados para el proyecto manejan un costo por hora igual (tal es el caso de
los inspectores de costos en obra civil-metalmecnica y electricista, auxiliar de
artesano y auxiliar de soldador por mencionar algunos ejemplos), sumado a esto
durante la ejecucin se presenta segn el criterio de experto una distribucin
constante del personal durante algunos meses, lo cual genera que tambin los
costos sean los mismos.

En cuanto a los materiales necesarios para la construccin del sistema contra
incendios, se consult a proveedores sobre los costos unitarios por cada uno de
ellos, esto se presenta en el cuadro XII.

Cuadro XII. Costos de los materiales para el sistema contra incendios del PH-
Reventazn
Cantidad Material Costo
1 Impresora HP 50,000.00
1 Plotter HP 5,000,000.00
5 Transporte (97,7 km) (195,4 Km ida y regreso) 464.801,25
1 Computadora HP 800,000.00
1 Video Beam 1,000,000.00
1 Pantalla de Proyeccin 350,000.00
1 Tee 3 HN 6.285,00
17 Tee 6 HN 320.535,00
10 Codo 90 HN 6 144.555,00
2 Yee HN 4 81.705,00
3 Reductor 6-4 HN 28.282,50
11 Tee 4 HN 103.702,50
26 Codo 90 HN 4 179.751,00
71



Cantidad Material Costo
1 Compuerta 3 157.125,00
4 Compuerta 6 1.357.560,00
2 Compuerta 4 402.240,00
1 Venteo y alivio 3 785.625,00
1 Venteo y alivio 6 2.199.750,00
2 Hidrante tipo B 439.950,00
21 Hidrante tipo A 4.619.475,00
20 Pintura RAL 3001 200.000,00
5 Gabinetes 1.257.000,00
2 Manguera 2 HN tipo industrial de doble forro (30 m). 641.070,00
2 Manguera 1 HN tipo industrial de doble forro (30 m). 389.670,00
2 Boquilla ajustable de 1 HN tipo industrial de bronce o
plstico.
100.560,00
1 Boquilla !elctrica de 1 HN de bronce. 91.132,50
4 Llave para manguera (spanner) tipo universal. 75.420,00
1 Llave para hidrante ajustable. 28.282,50
1 Ye o bifurcacin con vlvulas de bola. 163.410,00
1 Reduccin de 2 x 1 HN. 3.142,50
34 Tubera 3 unidad 2.350.590,00
154 Tubera 4 unidad 14.034.405,00
142 Tubera 6 unidad 23.204.220,00
100 Varilla (n3) 175.015,00
60 Arena m3 879.630,00
60 Piedra m3 884.847,00
60 Cemento saco 335.427,00
2 Tanque de Agua PVC 30.000 L 500.000,00
Total I.V.I 63.963.835,04









72











Figura 11. Distribucin de los costos por mano de obra y materiales para el
sistema contra incendios.

A pesar de ser un sistema por gravedad, el costo total del proyecto ronda los
181.008.227,12 una cifra significativa, sin embargo; se puede indicar que es un
costo bajo en comparacin a un sistema el cual requiera de una bomba contra
incendios cuyo costo ronda los $75.000 ms una bomba Jockey ($25.000) la cual
es un complemento, para mantener la presin en el sistema constante.

Los materiales son listados por Under Writers Laboratories y Factory Mutual, los
cuales son avalados por la National Fire Protection Association (NFPA), este factor
es una causa del costo elevado en los materiales a utilizar para el sistema.

La adquisicin de los materiales ser a travs de una Licitacin Pblica,
empleando lo estipulado en el plan de gestin de adquisiciones a fin de obtener
los mejores resultados.

Se estima que la duracin del proceso abarque los seis meses aproximadamente,
y se tiene claro que es un proceso crtico porque de ello depende la construccin
del sistema y el cumplimiento de lo establecido en el plan de gestin del proyecto.
73


4.4 Plan de gestin de las adquisiciones.

4.4.1 Adquisiciones Requeridas.

Los materiales necesarios para la construccin del sistema contra incendios, son
especiales debido a las certificaciones de autoridades competentes en el tema de
incendios como lo son: Under Writer!s Labs, Factory Mutual, Canadian Standar,
los cuales garantizan que estos funcionarn adecuadamente.

Es debido a esta particularidad que el Proyecto Reventazn debe optar por su
adquisicin a travs de la Ley de Contratacin Administrativa.

Las especificaciones tcnicas de cada uno de los materiales son proporcionadas
por un experto en la materia, quien conoce las certificaciones que deben cumplir.

Los proveedores identificados segn el juicio de experto son los siguientes:
- Tecnoval S.A.
- Tubo Cobre S.A.
- ALSARA Technologies S.A.
- ASAHI
- PREVEN.
- IFR.

Todos ellos se ubican en Costa Rica y cuentan con una amplia trayectoria en la
distribucin de materiales para sistemas contra incendios.
Para el proceso de compra se emplear lo estipulado en la Ley 8660 de
Contratacin Administrativa utilizando la modalidad de Licitacin Pblica.

El proceso a seguir se detalla a continuacin en la figura 12:





74


Figura 12. Diagrama de flujo del proceso de Licitacin Pblica para la adquisicin
de los materiales para el sistema contra incendios.

La estructura del cartel a utilizar deber contener los siguientes elementos:

1. Nmero de consecutivo de la Licitacin Pblica.
2. Fecha de recepcin de ofertas.
3. Presupuesto estimado.
4. Fecha de publicacin.
5. Lugar de entrega de la oferta.
Definicin de especificaciones
tcnicas y cantidad de
materiales
FIN
Recepcin de Ofertas
Se
acepta?
NO
Diagrama de flujo de la gestin
de adquisiciones
Envo del cartel a la
proveedura del ICE
Elaboracin de cartel de
compra
Presentacin de
especificaciones tcnicas,
cantidad y monto
estimado a la USAM
Seleccin de oferente segn
cumplimiento de
especificaciones tcnicas y
precio
SI Se adjudica
Generacin de
rdenes de
compra
Recepcin de
materiales
Se rechaza
Se selecciona otro
oferente que cumpla
con las
especificaciones
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6. Condiciones Particulares.
7. Requisitos Obligatorios.
8. Mtodo de evaluacin.
9. Consultas y Aclaraciones.
10. Datos del Oferente.
11. Otras Condiciones.
- Pago de impuestos directos o indirectos.
- Atrasos.
12. Resultados de la adjudicacin.
13. Aclaracin sobre el recurso de revocatoria.
14. Declaracin jurada.
15. Firma del oferente.
16. Fecha.

En el anexo 3 (estructura del cartel de licitacin) se muestra un ejemplo del cartel
con los componentes antes mencionados.

Complementariamente a este pliego de condiciones, se adjuntar las
especificaciones y cantidades de los materiales a comprar para el sistema contra
incendios.

Tambin, a cada uno de los oferentes se le solicitar las fichas tcnicas de los
materiales ofertados para corroborar su cumplimiento.

Cabe mencionar que el plazo para efectuar el anlisis tcnico de las ofertas
presentadas ser de 5 das hbiles, una vez recibidas en el Proyecto Reventazn.
Los responsables de efectuar el anlisis tcnico sern el Ingeniero Mecnico e
Ingeniero en Seguridad Laboral e Higiene Ambiental.

76


Posteriormente, el cuadro de estudio tcnico se enviar a la USAM (Unidad de
Suministros y Administracin de Materiales) y ellos a su vez lo remitirn a
Proveedura, para la generacin de las rdenes de pago.

4.4.2 Seleccin de los proveedores.

Para determinar el proveedor que cumple con las especificaciones tcnicas
solicitadas, se utilizar la siguiente matriz de seleccin (cuadro XIII), la cual
contiene criterios definidos que permitan la discriminacin adecuada entre los
diferentes oferentes.

Cuadro XIII. Matriz de seleccin de proveedores a utilizar en Licitaciones Pblicas
Proyecto:
Contratacin directa n
Licitacin abreviada n
Fecha:
Responsable del anlisis tcnico:
Nombre del proveedor:
Peso Variable
Precio
La oferta que presente un menor precio obtendr el 40% y el
40% resto de las ofertas, se valorarn a travs de la siguiente frmula:
% a otorgar = X 40%
Cumplimiento de
especificaciones
tcnicas
El mtodo para determinar el cumplimiento de las especificaciones
se har mediante la revisin de las fichas tcnicas contra los requisitos
50% solicitados. Se usar la siguiente frmula:
% cumplimiento = X 50 %
Condiciones
Particulares
Dentro del pliego de condiciones se valorarn los 5 criterios escritos
10% % cumplimiento = X 10%
100% Total
Matriz de seleccin de proveedores
Oferta a valorar
Requisitos cumplidos
Requisitos solicitados
Metodologa
Oferta menor precio
Requisitos aceptables
Requisitos solicitados
77


Es a travs de esta matriz que se seleccionar al oferente, quien tenga mayor
puntaje resultar adjudicado.

En caso de encontrarse datos falsos en la informacin brindada por el oferente,
este ser automticamente descalificado, procediendo a seleccionar aquel cuya
puntuacin sea alta.

A lo interno del Proyecto Reventazn a travs de la USAM se llevar un registro
de los proveedores que participaron en esta Licitacin Pblica, para futuros
procesos de adjudicaciones.

4.5 Plan de gestin de riesgos.

Para el proyecto del sistema contra incendios se conformar un equipo
multidisciplinario, el cual valore todas las situaciones de riesgo que atenten contra
el alcance, tiempo, costo y calidad.

Dicha estructura se presenta por medio del siguiente organigrama.

Figura 13. Equipo planificador de riesgos para el proyecto del sistema contra
incendios.

78


Este equipo multidisciplinario tendr la responsabilidad de identificar los riesgos
asociados a la construccin del sistema contra incendios y tendr la potestad de
tomar decisiones en cuanto a evitar, mitigar o transferir cada uno de los riesgos.
La frecuencia de las reuniones ser definida por el Administrador de Proyectos,
quien en funcin del desarrollo de las sesiones anteriores determinar si es
necesario o no reuniones adicionales.

Por cada sesin asociada con el anlisis de riesgos se llevar registro de
asistencia, temas tratados y acuerdos propuestos, este registro se documentar
dentro del plan de gestin del proyecto.

En caso de existir durante la ejecucin del proyecto situaciones con potencial de
ocasionar atrasos o efectos negativos, se convocar a una reunin extraordinaria
con el Administrador de Proyectos informndole sobre los eventos identificados.

Al igual que las sesiones ordinarias, toda reunin extraordinaria se debe
documentar, junto con las acciones definidas.

79


4.5.1 Riesgos identificados.

Siguiendo el juicio de experto para identificar los riesgos asociados al sistema
contra incendios, por medio del diagrama causa-efecto se procedi a listarlos con
el fin de establecer las medidas necesarias para controlarlos.

Figura 14. Diagrama causa-efecto de los riesgos identificados para el sistema
contra incendios.

4.5.2 Anlisis cualitativo.

En el anexo n4 (matriz de los riesgos y sus ponderaciones) se muestra la
valoracin en cuanto a probabilidad, impacto y clasificacin (Alto, medio o bajo).

A partir de la ponderacin se determin que de los doce riesgos ocho son altos, lo
cual sugiera aplicar las medidas propuestas para lograr su control, de lo contrario
su materializacin afectara notoriamente en el alcance, tiempo, costo y calidad del
proyecto.

Por otra parte, se identificaron cuatro riesgos de categora medio, lo cual indica
que si bien es cierto presentan un potencial importante de afectar el proyecto, de
mantenerse buenos controles pueden superarse.
80


4.5.3 Anlisis Cuantitativo

Para los riesgos identificados como altos la tcnica a emplear ser la del valor
esperado (Cuadro XIV), la cual implica tomar la probabilidad de ocurrencia por el
costo del impacto en das para cada riesgo.

El impacto en das reflejan los atrasos que podran esperarse en caso de
materializarse el riesgo, adicionalmente con esta tcnica se pretende definir la
reserva para contingencias.

El tiempo estimado para la conclusin del proyecto es de 352 das, sin embargo;
con la aplicacin del valor esperado en caso de presentarse los riesgos altos
existira un atraso en el cronograma de 170 das.

Es decir el proyecto estara terminndose en 522 das, esto en el escenario
pesimista.

El valor esperado del costo total del proyecto es de 436 das (352 das + 84 das)

Lo anterior sugiere solicitar una reserva presupuestaria de aproximadamente 49,
000,000.00 (cifra que considera mano de obra, materiales, alimentacin y
hospedaje) para cubrir los costos de 170 das adicionales a lo que se haba
estimado, o bien para 84 das que es en promedio lo que se esperara gastar en
contingencias. Esta reserva le corresponder a la jefatura de Planeamiento y
Control negociar con los patrocinadores para que a travs del financiamiento 30
Bonos Nacionales o el que se considere ms adecuado se aparte el dinero
correspondiente a los riesgos.

81


Cuadro XIV. Tcnica del valor esperado para los riesgos altos identificados en el
proyecto del sistema contra incendios.

N Riesgo Priorizacin Probabilidad
Costo del
impacto (das)
Valor
esperado
riesgos altos
1
Mal diseo del sistema, el
cual no cumple con
requisitos de la NFPA
Alto 0.6 30 18
2
No aprobacin del INS de
los planos durante el visado
Medio 0.3

3 Personal no calificado Medio 0.6

4
No aprobacin de las
pruebas de funcionabilidad
Alto 0.15 20 3
5
Correcciones no previstas
durante la ejecucin
Medio 0.6

6
Atraso en la disponibilidad
de agua
Alto 0.3 15 4.5
7
Anlisis de riesgos
deficiente
Alto 0.3 15 4.5
8
Problemas de programacin
de pruebas
Alto 0.6 10 4,5
9 Mala definicin del alcance Alto 0.6 30 18
10
Condiciones climticas
(descargas atmosfricas,
lluvias)
Medio 0.9

11
No aprobar inspecciones de
Control de Calidad (Obra
Civil-Obra Metalmecnica)
Alto 0.6 20 12
12 Atraso en las adquisiciones Alto 0.6 30 18
Total 170 84

82


4.5.4 Registro de los riesgos

El cuadro XV permitir llevar un registro de los riesgos, para futuros proyectos
relacionados a sistemas contra incendios.

El objetivo con el registro es contar con informacin de primera mano, acerca de
los riesgos y caractersticas principales de los mismos que permitan determinar las
causas que los generan, medidas establecidas para su contingencia, si fueron
estimados o no.

Cuadro XV. Registro de los riesgos identificados para el sistema contra incendios.
Registro de Riesgos
Proyecto Sistema contra Incendios para el Plantel Central del PH-Reventazn
N de riesgo 12 Estado del riesgo Activo X
Fecha 06/05/2010 Pasivo
Desestimado
Probabilidad Alto Responsable Adm. de Proyectos
Impacto Crtico X
Medio
Alto
Clasificacin Alto
Nombre de la
actividad
Atraso en las Adquisiciones
Nmero de la EDT
1.5
Descripcin del
riesgo
Atraso en las Adquisiciones por errores en el cartel de compra
Interno
X
Externo

Disparador
Los materiales para el sistema se atrasan por problemas en el cartel para
el proceso de Licitacin Pblica

Causa
Mala definicin de las clusulas dentro del cartel y errores en las especifica-
ciones tcnicas solicitadas
Descripcin del
impacto
Las adquisiciones para el sistema contra incendios son importantes pues
se requieren para iniciar los trabajos, si se atrasa el proceso de forma directa
se atrasa el proyecto.

83


4.5.5 Respuesta a los riesgos.

El cuadro XVI constituye el medio por el cual se documentar el anlisis para cada
riesgo y cules son las acciones definidas.

Cuadro XVI. Plan de respuesta para los riesgos identificados para el sistema
contra incendios.
Riesgo: Mal diseo del sistema, el cual no cumple con los requisitos de la NFPA Interno ( X )
Disparador: No contemplar los requisitos normativos de la NFPA Externo ( )
Alternativa Mitigar ( ) Evitar ( X ) Aceptar ( ) Transferir ( )
Consecuencia: Se traduce en un sistema el cual no se tiene certeza de que funcione al efectuar las pbas de funcionabilidad
Causa: Desconocimiento de las normas NFPA aplicables
Probabilidad Alto Impacto Alto Categora Alto
Accin
correctiva:
Revisin y anlisis de las normas NFPA aplicables al sistema contra incendios
Rango de
fechas
Duracin
Aproximada
1
Analizar los requisitos
estipulados en las normas
NFPA, para sistemas contra
incendios
Ing. Mecnico
e Ing. en
Seguridad
1 semana 193.105
2
Efectuar una reunin con el
personal involucrado en la
ejecucin del sistema para
que conozcan los aspectos
tcnicos aplicables al
proyecto
Adm de
proyectos
1 da 62.029
3
Consultar juicio de experto
para tener seguridad que la
construccin del sistema
ser lo ms adecuado.
Ing. Mecnico
e Ing. en
Seguridad
1 semana 193.105
Sala de reuniones y
equipo para
videoconferencia
Plan de respuesta para cada riesgo identificado
Normas NFPA y
computadora
Sala de reuniones y
proyector
Tiempo
Costo Nmero Acciones preventivas Responsable Recursos Especiales
84


4.6 Plan de gestin de la calidad.

El proyecto del sistema contra incendios del Plantel Central del Proyecto
Hidroelctrico Reventazn, debe no solo cumplir con la triple restriccin de
alcance, tiempo y costo, sino que adems se debe agregar una variable la calidad,
es decir este proyecto debe satisfacer los objetivos por los cuales se emprendi.

Este aspecto es fundamental pues, el sistema debe cumplir con requisitos
mnimos de construccin los cuales garanticen el adecuado funcionamiento en
caso de materializarse un siniestro.

Los estndares de la NFPA proporcionan la gua necesaria para el diseo y
mantenimiento de los sistemas contra incendios, de ah que estos son la base
para definir la gestin de la calidad durante la fase constructiva as como de
mantenimiento y revisin.

El sistema debe cumplir con los requerimientos definidos en las normas NFPA 13,
14, 15, 24 y 25.

4.6.1 Poltica de Calidad.

El proyecto Reventazn cuenta con una poltica de calidad la cual indica:

!Lograr que la Calidad sea vista como parte integral en la ejecucin del Proyecto
Hidroelctrico Reventazn, garantizando que las obras se construyan de acuerdo
con las normas y especificaciones vigentes".

El cuadro XVII propone la planificacin de la calidad para el sistema contra
incendios, tomando como base los entregables establecidos en la Estructura de
Desglose de Trabajo (EDT), adicionalmente se sugiere las actividades para el
aseguramiento y control de la calidad.
85


Cuadro XVII. Planificacin de la calidad para el sistema contra incendios del
Plantel Central del PH-Reventazn.
EDT Entregable/Actividad Categora
Criterio de
Aceptacin
Aseguramiento de la
calidad
Frecuencia de
Revisin
Control
1.1
Anlisis previo del
sistema
Crtico
Riesgos
identificados y
normas aplicables
Revisin y actualizacin
de riesgos
Mensual
Modificacin de la
matriz de riesgos,
mediante las
versiones
actualizadas
1.2 Diseo Crtico Diseo aprobado
Planos acorde al alcance
definido
Una vez en
todo el
proceso
Revisin del plano
contra los requisitos
1.3 Aprobacin Crtico
Planos visados y
sellados
Planos fsicos
debidamente sellados
Una vez en
todo el
proceso
Corroboracin del
visado en planos
1.4 Adquisiciones Crtico
Materiales
adquiridos y listos
para usarse
Revisin del cartel con
las especificaciones
Una vez en
todo el
proceso
Seleccin de
proveedores, los
cuales cumplen con
las especificaciones
1.5
Procedimientos del
sistema
Necesario
Procedimientos
definidos y
documentados
Documentos con los
procedimientos
claramente definidos
Mensual
Procedimientos con
aspectos necesarios
para el sistema contra
incendios
1.6
Documentar planos y
hojas
Necesario
Base de datos
donde se guarde
los planos y hojas
del sistema
Sistema con planos y
hojas ordenadas y
ubicables
Semanal
Bitcora de
seguimiento
1.7
Establecer Servicios
de Vigilancia o
Mantenimiento
Necesario
Protocolos de
vigilancia y
mantenimiento
Revisin de los
documentos con los
protocolos para la
vigilancia y
mantenimiento del
sistema contra incendios
Mensual
Asistencia a
capacitaciones sobre
protocolos
1.8
Respaldar la NFPA
25 (inspecciones del
sistema)
Necesario
Base de datos
donde se guarde
las listas de
verificacin del
sistema
Sistema con listas de
verificacin ordenadas
Mensual
Bitcora de
seguimiento
1.9 Ejecucin Crtico
Cumplir lo
establecido en los
cuadros XX, XXI y
XXII
Aplicacin de listas de
verificacin para
corroborar el
cumplimiento de los
estipulado por la NFPA
Semanal
Informes de
seguimiento donde
indique cumplimiento

Amparados en esto y aunado a lo solicitado por la NFPA en los diferentes
estndares aplicables al sistema contra incendios, se procede a definir los criterios
de aceptacin para la etapa de ejecucin de lo definido en los planos.
86


Cuadro XVIII. Criterios de aceptacin para la construccin del sistema contra
incendios.
Aspecto Requisito
Generalidades
Todos los materiales y dispositivos que resulten esenciales para que el
sistema opere con xito deben ser listados
Los componentes de los sistemas deben estar clasificados para la mxima
presin de trabajo a la cual estarn expuestos (no menor a 175 psi)
Tuberas
En funcin del tipo de material (Cobre o Ferrosas) y su forma de unirse (con
costuras, sin costuras y estirado) deben cumplir como mnimo o exceder lo
estipulado en las normas ASTM que se indican en la Tabla 2-3.1 de la
NFPA 13.
Tubera de acero unida por soldadura o bien por tubera y accesorios
ranurados, el espesor de pared nominal mnimo debe ser cdula 10, para
dimetros de 5!, 6!, 8! y 10! para presiones de 300 psi.
Tubera de acero se une con accesorios roscados o con tuberas
ranuradas, el espesor de pared nominal mnimo debe ser cdula 30 para
dimetros de > = 8!; o cdula 40 para dimetros <=8! para presiones de
300 psi.
Tuberas de cobre deben tener un espesor de pared nominal del tipo K,L o
M.
Identificacin de las
tuberas
Toda tubera listada debe estar marcada en toda su longitud de forma
continua por el fabricante, la informacin a incluir debe ser: Nombre del
fabricante, denominacin del modelo o cdula.
Accesorios
Deben cumplir o exceder lo estipulado en las normas ANSI que se indican
en la Tabla 2-4.1 de la NFPA 13.
Si son accesorios CPVC deben cumplir con los requisitos estipulados en la
Tabla 2-4.2
Si la presin del sistema supera los 175 psi, estos debern ser extra-
pesados.
Acoples y Uniones
No debe emplearse uniones atornilladas en tuberas mayores a 2!. Acoples
y uniones diferentes a las roscadas deben ser listadas.
Reducciones Deben ser en una sola pieza
Soportes
Los soportes y sus componentes deben ser de material ferroso.
Los componentes de los soportes que se sujeten directamente al tubo o a
la estructura de un edificio deben ser listados
Soportes tipo trapecio el tamao mnimo del ngulo de acero o el tramo de
tuberas entre largueros debe ser tal que el mdulo de seccin disponible
del miembro del trapecio de la tabla 2-6.1.5 (b) sea >= al de la tabla 2-6.1.5
(a)
Soportes en concreto
Permitido uso de accesorios de insercin en concreto que sean listados.
Permitido el uso de escudos de expansin o tornillos de expansin listados
en posicin horizontal en los laterales de vigas
Varillas El dimetro a utilizar ser el que se indique en la tabla 2-6.4.1
Ganchos en U El dimetro de la varilla no debe ser menor al indicado en la tabla 2-6.4.2
Tornillos
Las dimensiones no deben ser menores a las indicadas en la tabla 2-6.4.5
Los tornillos para madera deben fijarse a la pared por medio de
destornillador
87


Cuadro XIX. Criterios de aceptacin para la construccin del sistema contra
incendios
Aspecto Requisito
Vlvulas
Todas las vlvulas usadas deben ser listadas,
No deben cerrar en menos de 5 seg. Al ser operadas a la velocidad
mxima posible desde la posicin totalmente abierta.
Cuando la presin de agua exceda los 175 psi, las vlvulas deben
usarse de acuerdo a su clasificacin de presin nominal
Las vlvulas de discos (water-type) con componentes que se extiendan
ms all del cuerpo de la vlvula, deben instalarse en forma que no
interfieran con la operacin de ningn otro componente del sistema.
Vlvulas de drenaje y de
ensayo
Deben ser aprobadas
Identificacin de las
vlvulas
Toda vlvula de control, drenaje y de conexiones de ensayo deben estar
provistas de seales de identificacin marcadas de modo permanente,
resistente a la intemperie, de metal o plstico rgido.
La seal debe estar asegurada con alambre o cadena, resistente a la
corrosin, u otro medio aprobado.
Conexiones para
Bomberos
Deben ser accesorios giratorios roscados internos rosca hembra, con
rosca compatibles con el departamento de bomberos de la localidad
Cuadro XX. Criterios de aceptacin para la construccin del sistema contra
incendios


La gestin de la calidad debe de forma concreta definir los roles y
responsabilidades de cada uno de los actores que participarn en la construccin
del sistema contra incendios.

La organizacin para atender la gestin de calidad es la misma presentada en la
figura 13.
Unin de tuberas y accesorios
Tuberas y accesorios
roscados
Deben tener roscas cortadas de acuerdo a la norma ANSI/ASME
B1.20.1
Tuberas cdula 30 o cdula 40 NO deben unirse con accesorios
roscados.
Tuberas y accesorios
soldados
Deben realizarse utilizando la norma AWS D10.9 Nivel AR-3, el cual
se considera aceptable para unir tuberas de proteccin contra
incendios.
Tuberas unidas con
accesorios ranurados
Deben unirse con una combinacin listada de accesorios, juntas y
ranuras.
88


A continuacin se presenta los roles y responsabilidades para cada uno de los
involucrados en el proyecto.
Cuadro XXI. Roles y Responsabilidades del personal involucrado en el sistema
contra incendios.
Administrador de
Proyectos
Dar seguimiento al cumplimiento de las normas y criterios definidos
para el sistema contra incendios
Proveer los recursos necesarios para lograr que el sistema contra
incendios cumpla con la normativa vigente.
Efectuar reuniones peridicas con el personal involucrado a fin de
garantizar que se estn logrando los objetivos
Aprobar la documentacin que se genera para el aseguramiento y
control de calidad del sistema contra incendios
Inspectores de
Control de
Calidad
Revisar la normativa vigente aplicable al sistema contra incendios
para determinar los requisitos por cumplir
Formular las listas de verificacin para las inspecciones peridicas
del sistema contra incendios
Informar al Administrador del Proyecto sobre cualquier desviacin
encontrada que ponga en riesgo la calidad del sistema
Aplicar las medidas correctivas y preventivas necesarias para lograr
que el sistema contra incendios cumpla con lo establecido
Ingeniero
Mecnico
Disear el sistema contra incendios tomando como base los
requisitos establecidos por la National Fire Protection Association
(NFPA)
Participar activamente en la gestin de la calidad con el fin de lograr
que el sistema contra incendios satisfaga los requisitos por los
cuales se emprendi
Implementar en el diseo de ser necesario las medidas correctivas o
preventivas dadas por el personal de Control de Calidad
Ingeniero en
Seguridad Laboral
Dar seguimiento junto con los inspectores de control de calidad a
la construccin del sistema contra incendios
Participar activamente en la gestin de la calidad con el fin de
lograr que el sistema contra incendios satisfaga los requisitos por
89


los cuales se emprendi
Tcnico Especialista Implementar todos los requisitos tcnicos solicitados a nivel de
diseo
Notificar oportunamente sobre cualquier desviacin identificada al
Inspector de Control de Calidad
Participar activamente en la gestin de la calidad con el fin de
lograr que el sistema contra incendios satisfaga los requisitos por
los cuales se emprendi
Acatar las disposiciones dictadas por los inspectores de control
de calidad

4.6.2 Control de Calidad.

La norma NFPA 25 !Inspeccin, prueba y mantenimiento de sistemas contra
incendios a base de agua", establece los requisitos que deben inspeccionarse
para los diferentes componentes del sistema.
A travs de los cuadros XXII y XXIII se resume los principales aspectos que
solicita la norma.
Cuadro XXII. Detalles de inspeccin para diferentes componentes del sistema
contra incendios solicitados por la NFPA 25.
Aspecto Detalle de Inspeccin
Vlvulas y
conexiones
Deben inspeccionarse, probar y mantener siguiendo lo establecido en el
captulo 12 de la NFPA 25.
Mangueras
Deben mantenerse de acuerdo a la norma NFPA 1962 !Norma para el
cuidado, uso y servicio de las mangueras de incendios incluyendo acoples y
boquillas
Desactivaciones Debe seguirse lo estipulado en el captulo 14 de la NFPA 25
Notificacin al
servicio de
supervisin
Para evitar falsas alarmas durante la inspeccin, debe realizar lo siguiente:
Notificar a las instalaciones de recepcin de alarma antes de iniciar cualquier
prueba o mantenimiento que pueda activar la alarma.
Despus de que las pruebas o mantenimientos hayan concluido
Tuberas
Deben inspeccionarse anualmente
Debe tomarse la accin correctiva segn corresponda filtraciones (reparar)
dao fsico (reparar o reemplazar) corrosin (limpiar o reemplazar y aplicar
anticorrosivo) y mtodos de sujecin (reparar o reemplazar)
Las tuberas inaccesibles se deben inspeccionar durante cada cierre
programado
Si son tuberas subterrneas, debe aplicarse las pruebas de flujo, para ello se
90


seguir lo establecido en el apartado 7.3.1 de la NFPA 25
Los filtros de las tuberas principales deben inspeccionarse y limpiarse,
despus de cada flujo del sistema mayor a la de un orificio nominal de 50 mm
(2!) y deben retirarse o inspeccionarse anualmente para detectar fallas, partes
daadas o corrodas
Hidrantes
Los de cilindro secos o de pared deben inspeccionarse anualmente y despus
de cada operacin tomando la accin correctiva de la tabla 7.2.2.4 de la NFPA
25
Los de cilindro hmedo deben inspeccionarse anualmente y despus de cada
operacin tomando la accin correctiva de la tabla 7.2.2.4 de la NFPA 25
Deben probarse anualmente para garantizar funcionamiento adecuado
Debe abrirse completamente y dejar fluir el agua completamente para que el
sistema se libere de partculas extraas.
El flujo debe mantenerse no menos de 1 minuto
Los hidrantes de cilindro hmedo y seco despus de la operacin deben
observarse para verificar el desage adecuado del cilindro
El desage completo no debe tardar ms de 60 minutos
Cuando el hidrante hmedo no descarga en 60 minutos o bien el nivel fretico
est por encima del desage del hidrante, debe taponearse y extraer el agua
del cilindro por medio de bomba
Boquillas
monitoras
Deben inspeccionarse semi-anualmente tomado la accin correctiva de la
tabla 7.2.2.6 de la NFPA 25
Casetas de
mangueras
Deben inspeccionarse trimestralmente y tomar la accin correctiva de la tabla
7.2.2.7 de la NFPA 25
Cuadro XXIII. Detalles de inspeccin para diferentes componentes del sistema
contra incendios solicitados por la NFPA 25.
Aspecto Detalle de la Inspeccin
Registros
Se deben llevar registros
Deben estar a disposicin de la autoridad competente cuando lo
requieran
Deben indicar el procedimiento realizado (inspeccin, prueba o
mantenimiento) la organizacin que realiz el trabajo, los resultados y la
fecha.
Deben guardarse los registros
Los registros del sistema deben guardarse durante la vida del sistema
Los registros subsiguientes deben guardarse por 1 ao, despus de la
siguiente inspeccin, prueba o mantenimiento requerido por la norma.
Tanques de almacenamiento de agua
Generalidades
Los que no estn equipados con alarmas supervisadas de nivel de agua
conectados a un sitio con supervisin constante deben inspeccionarse
trimestralmente
La presin de aire en tanques con suministro de presin no supervisado
debe inspeccionarse mensualmente.
Los sistemas de calefaccin de tanques sin alarma supervisada de
temperatura baja conectada a un sitio con supervisin constante deben
ser supervisados diariamente durante la temporada de calefaccin
La temperatura de los tanques de agua no debe ser menor de 4C
91


La temperatura del agua en tanques sin alarmas de baja temperatura
conectados a un sitio con supervisin constante se debe inspeccionar y
registrar diariamente durante la temporada de calefaccin
Exterior del tanque Deben inspeccionarse trimestralmente
Estructura de soporte Deben inspeccionarse trimestralmente
rea circundante Deben inspeccionarse trimestralmente
Interior del tanque Deben inspeccionarse cada 5 aos
Superficies pintadas o
revestidas
Deben inspeccionarse anualmente
Estado del agua en el
tanque
Deben inspeccionarse mensualmente
Nivel del agua Deben inspeccionarse mensualmente
Vlvulas de control Deben inspeccionarse semanalmente
Vlvulas de retencin Deben inspeccionarse cada 5 aos

Lo tipificado por la NFPA 25, debe acatarse tal y como en ella se establece, pues
este estndar responde al anlisis y experiencia aplicada sobre el tema de
expertos, quienes a travs de comits tcnicos cada tres aos revisan la norma.

Con esto el responsable debe inspeccionar todos los requisitos que sean
aplicables en funcin del sistema contra incendios construido.
Se propone una lista de verificacin (Cuadro XXIV) bsica, la cual sugiere que
quien la aplique conozca la norma y sus requisitos.

Adicionalmente, las observaciones sobre inconsistencias halladas durante la
inspeccin deben documentarse, indicando plazos de correccin, un responsable
y dar seguimiento para corroborar su cumplimiento.

El seguimiento tambin debe documentarse para dejar evidencia que las acciones
correctivas se implementaron.
92


Cuadro XXIV. Lista de verificacin a aplicar durante las inspecciones del sistema
contra incendios.
Lista de verificacin de cumplimiento de requisitos para el Sistema contra
Incendios segn la NFPA 25
Proyecto Hidroelctrico Reventazn
Realizado por:
Fecha:
Componente del sistema segn la NFPA
25
Cumple con
la norma
No cumple
con la norma
N/A
1. Presin del sistema
2. Tuberas
3. Identificacin de Tuberas
4. Accesorios
5. Acoples y Uniones
6. Reducciones
7. Soportes
8. Soportes en concreto
9. Varillas
10. Ganchos en U
11. Tornillos
12. Vlvulas
13. Vlvulas de drenaje y de ensayo
14. Identificacin de Vlvulas
15. Conexiones de bomberos
16. Mangueras
17. Hidrantes
18. Boquillas monitoras
Tanque de almacenamiento de agua
19. Exterior del tanque
20. Estructura de Soporte
21. rea Circundante
22. Interior del Tanque
23.Superficies pintadas o revestidas
24. Estado del agua en el tanque
25. Nivel del agua en el tanque
26. Vlvulas de control
27. Vlvulas de retencin

En cada inspeccin realizada las observaciones se anotarn seguidamente a la
lista de verificacin, con el fin de documentar aquellos hallazgos que surjan y los
cuales son importantes de prestar atencin.
93


4.7 Plan de gestin de la Integracin.

4.7.1 Control Integrado de Cambios.

El alcance para el proyecto del sistema contra incendios obedece a las
expectativas solicitadas por los Stakeholders en la etapa de recopilacin de
requisitos. Sobre esto se defini el enunciado del alcance y el monitoreo verificar
cualquier desviacin la cual pueda modificar el resultado final esperado.

Solo mediante el control integrado de cambios se aplicar cualquier solicitud
presentada para variar el alcance del proyecto. Las solicitudes verbales no se
procesarn.

4.7.1.1 Proceso para el Control de Cambios.

El objetivo es administrar y controlar las solicitudes de cambio presentadas como
parte de la ejecucin del proyecto del Sistema contra Incendios.

Para efectuar el control de cambios existir una comisin encargada (conformada
por la misma organizacin que se encargar de la calidad) de analizar y procesar
las solicitudes de cambio, que se hayan presentado.

Esta comisin mediante una sesin especial se reunir para revisar las solicitudes
de cambio existentes.

En primera instancia se valorar la Estructura de Desglose de Trabajo en todo su
conjunto para observar en detalle los productos entregables que se esperan
obtener.

Por otra parte, se revisar las expectativas iniciales de los Stakeholders al
momento de iniciar el proyecto.

94


A travs del uso del cuadro XXV se tramitar toda solicitud de cambio presentada
ante la comisin.

Cuadro XXV. Hoja de solicitud de cambio para los productos entregables del
proyecto del sistema contra incendios.

Nombre del Proyecto: F-SC-nmero-ao
Actividad: ID: EDT:
N de solicitud de cambio: Fecha:
Modificaciones por realizar:
Justificacin del cambio:
Solicitado por: Firma:
Responsable de ejecutar el
cambio:

Aprobado por: Firma:
Fecha de Inicio: Fecha de finalizacin:


El siguiente diagrama de flujo (figura 15) muestra la secuencia de pasos que se
seguirn para el control de cambios.












95


Comisin de control
de cambios
Recibe las
solicitudes y
las analiza
Se revisa la
EDT en todo
su conjunto
Proceso del control integrado de cambios
FIN
SI
No
Se
acepta?
Se procesa la
solicitud
Se incorporan
los cambios en
la EDT
Se informa a los
responsables de
ejecutar las acciones
sobre los cambios
Se efecta monitoreo
para corroborar
cumplimiento
Se rechaza la
solicitud
FIN

Figura 15. Diagrama de flujo para el proceso de control integrado de cambios.

4.7.1.2 Descripcin

4.7.1.2.1 Recibe las solicitudes y las analiza: la Comisin tomar la hoja de
solicitud y analizar el cambio propuesto contra lo estipulado en la EDT y los
requisitos iniciales dados por el cliente.
4.7.1.2.2 Revisa la EDT en su conjunto: se identificarn los requisitos iniciales y
el grado de cambio solicitado, para determinar la nueva duracin que implicar y el
recurso humano necesario para lograr completarlo.

4.7.1.2.3 Procesamiento de la solicitud: en caso de considerarse favorable la
implementacin del cambio, este se aprobar por medio de la firma del
Administrador del Proyecto.

96


4.7.1.2.4 Incorporacin de los cambios en la EDT: los cambios aprobados se
reflejarn mediante la modificacin directa de la Estructura de Desglose de
Trabajo.

4.7.1.2.5 Se informar a los responsables de ejecutar las acciones sobre los
cambios: mediante comunicacin escrita se informar a los responsables de
ejecutar las actividades la magnitud de los cambios aplicados.

4.7.1.2.6 Se efecta el monitoreo para corroborar el cumplimiento: los
cambios aprobados y en proceso de ejecucin sern monitoreados para garantizar
su cumplimiento.

4.7.1.2.7 Se rechaza la solicitud: en caso de no determinarse favorable la
implementacin del cambio solicitado, debido a una repercusin negativa en el
proyecto, el cambio no se procesar y se le notificar a los Stakeholders las
razones del porqu.

La celebracin de la reunin se documentar por medio de una minuta donde se
indiquen los temas tratados y acuerdos tomados.

Estas minutas sern archivadas a travs de un registro fsico como evidencia de
que la sesin se efectu.

El proceso de control integrado de cambios se puede ejecutar tantas veces como
sea necesario durante el ciclo de vida del proyecto, siempre y cuando se siga el
procedimiento aqu establecido.

97


4.7.2 Tcnica del Valor Ganado. (Earned Value)

El trmino de EARNED VALUE o valor ganado se refiere a una metodologa para
medir el rendimiento del proyecto contra la lnea base del mismo, indicando
posibles desviaciones de costo y tiempo del proyecto. (Ibez Joaqun, 2005)

Esto sugiere la existencia una lnea base para el control del presupuesto, el
alcance y tiempo.

El sistema contra incendios ser monitoreado por medio del Earned Value
bimensualmente, para ello el Administrador de Proyectos establecer las fechas
de corte y se medir el rendimiento, as mismo se definirn las acciones
correctivas en caso de encontrar desviaciones.

4.7.2.1 Medicin del Avance.

La Estructura de Desglose de Trabajo permitir medir al proyecto en cuanto al
logro de las actividades planteadas, es fundamental establecer el mtodo para
medir el avance. Para el caso del sistema contra incendios es ms factible el hito
prorrateado, es decir cada tarea por ejecutar se dividir en hitos observables a los
cuales se les asignar un porcentaje.

Adicionalmente se emplearn una serie de mtodos numricos los cuales
permitirn evidenciar el estado del proyecto a la fecha de corte, y poder efectuar
proyecciones sobre el futuro de mantenerse las condiciones actuales.

El cuadro XXVI presenta los hitos del programa de trabajo, a partir de los cuales
se medir el avance del proyecto.

98


Cuadro XXVI Resumen de hitos para el proyecto del sistema contra incendios.
Hito Fecha Avance %
Inicio 12/07/2010 0
Anlisis previo del sistema (actividad)
Fin anlisis previo del sistema 10/08/2010 8
Diseo (actividad)
Fin de diseo 12/08/2010 16
Aprobacin (actividad)
Fin aprobacin 31/08/2010 24
Adquisiciones (actividad)
Fin adquisiciones 11/10/2010 32
Procedimientos para el sistema (actividad)
Fin procedimientos para el sistema 26/10/2010 40
Documentar planos y hojas tcnicas (actividad)
Fin documentar planos y hojas tcnicas 04/11/2010 48
Establecer servicios de vigilancia o mantenimiento
(actividad)
Fin establecer servicios de vigilancia o mantenimiento 16/11/2010 50
Respaldo de la NFPA 25 (Inspecciones del sistema)
(actividad)
Fin Respaldo NFPA 25 25/11/2010 58
Ejecucin (actividad)
Obras civiles (actividad)
Control 13/01/2011 66
Fin obra civil 28/03/2011 74
Obras metalmecnicas (actividad)
Control 24/08/2011 82
Fin del proyecto 23/12/2011 100

Por medio del Project Manager 2007, a travs de la opcin tracking se efectuar el
seguimiento del proyecto.
Para ello se aplicar los siguientes pasos:

1. Herramientas-Seguimiento. (figura 16)
2. Actualizar el proyecto. (figura 16)
3. Se selecciona la opcin de actualizar tareas de 0-100% (figura 17)
99


4. Se define la fecha de corte. (figura 17)
Figura 16. Secuencia de pasos para el seguimiento del proyecto por medio de
Microsoft Project 2007.

Figura 17. Secuencia de pasos para el seguimiento del proyecto por medio de
Microsoft Project 2007.

Con la aplicacin de esta funcin se puede determinar cul debera ser el avance
del proyecto a la fecha de corte que se ingrese al programa.

100


A partir de esto se cuenta con un punto de partida con el fin de efectuar una
comparacin, para tomar las medidas correspondientes.

4.7.2.2 Mtodo numrico para evaluar el proyecto a la fecha de corte.

El valor ganado cuenta con frmulas las cuales ayudan a determinar el estado del
proyecto a la fecha de corte donde se efecta el anlisis, asimismo permite
realizar proyecciones.

A continuacin se muestran en detalle.

Estamos adelantados o atrasados?
VP VG VS =
VP VS VS / % =

Qu tan eficientemente estamos utilizando el tiempo?
VP VG IDS / =

Cundo es probable que se termine el trabajo?
IDS Plazo TEC / =

Estamos por encima o por debajo del presupuesto?
CR VG VC =
VG VC VC / % =

Qu tan eficientemente estamos utilizando los recursos?
CR VG IDC / =

Qu tan eficientemente tendramos que utilizar los recursos que nos quedan?
) /( ) ( CR CPAC VG CPAC IDPC =

101


Cunto es probable que cueste el proyecto completo?
) ( 2 VG CPAC CR EAC + =


Terminaremos bajo o sobre presupuesto?
2 EAC CPAC VAC =

CPAC VAC /

4.7.2.3 Variables:

Es fundamental conocer los acrnimos tpicos asociados al Valor Ganado para
lograr un adecuado manejo de conceptos y lo ms importante no es solo la
aplicacin de las frmulas sino la interpretacin de los datos obtenidos.

Los cuadros XXVII y XXVIII presentan los acrnimos utilizados y su interpretacin.
Cuadro XXVII. Variables bsicas del Valor Ganado.





Fuente: Brenes Carlos
Cuadro XXVIII Frmulas del valor ganado y su interpretacin.
Fuente: Brenes Carlos
102


4.7.2.4 Mtodo Grfico.

Constituye un complemento al mtodo numrico porque brinda una fcil inferencia
sobre el proyecto en un momento determinado, es apropiado emplearlo para
mostrar de forma rpida cmo va el sistema contra incendios.

A travs del Excel, se genera el grfico correspondiente el cual estar conformado
por tres variables: el valor ganado (VG), el valor planeado (VP) y el costo real (CR)

La lnea base de medicin del desempeo corresponde al valor planeado el cual
es el costo acumulado en el tiempo, grficamente se representa como costo en
colones versus tiempo.

El valor ganado se obtiene del producto entre el % de avance por el VP, de igual
forma se generar una curva que se graficar junto con la del VP.

Finalmente, el costo real, es decir lo que se ha gastado hasta la fecha de corte en
la ejecucin de las actividades, se graficar junto a las dos curvas anteriormente
descritas.

Las variables descritas con anterioridad, pueden visualizarse mejor en el cuadro
XXX, se aclara que corresponde solo un ejemplo, el cual sirva como una
ilustracin para comprender la mecnica asociada a la tcnica del valor ganado.

Ntese que se evidencia el clculo del valor ganado, valor planeado y costo real a
la fecha de corte que para este ejemplo corresponde al mes de abril.

103


Cuadro XXIX. Ejemplo de clculo de las variables estipuladas en la tcnica del
valor ganado.
Fuente: Brenes Carlos
A manera ilustrativa la figura 19 ejemplifica la grfica para la tcnica del valor
ganado tomando como insumo los datos del cuadro XXIX.
Figura 18. Secuencia de pasos para el seguimiento del proyecto por medio de
Project Manager 2007.
Fuente: Brenes Carlos

0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
C
o
s
t
o

(
$
)
Tiempo (meses)
VALOR PLANEADO, VALOR GANADO Y
COSTO REAL VRS TIEMPO
VP
VG
CR
Actividad Total ($) Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Setiembre Octubre Noviembre Diciembre
1 8 4 4
2 32 8 8 8 8
3 14 0 14
4 12 6 6
5 18 9 0 9
6 16 8 0 8
Total ($) 100 4 12 8 8 8 14 6 15 0 17 0 8
Acumulado ($) 4 16 24 32 40 54 60 75 75 92 92 100
VP ($) 32 4 12 8 8 8 14 6 15 0 17 0 8
VP ACUM ($) 4 16 24 32 40 54 60 75 75 92 92 100
%AVANCE 100% 100% 100% 100%
VG ($) 32 4 12 8 8
VG ACUM ($) 4 16 24 32
CR ($) 32 4 12 8 8
CR ACUM ($) 4 16 24 32
104


El equipo de trabajo a travs de resmenes ejecutivos dar a conocer al
Administrador del Proyecto el estado del sistema contra incendios.

Como insumo empelar las frmulas anteriormente descritas, las cuales
proporcionarn la informacin necesaria sobre el estado del proyecto, la
interpretacin adecuada de los resultados obtenidos se basa en los cuadros XXVII
y XXVIII.

El cuadro XXX ejemplifica la hoja de resumen del anlisis efectuado al proyecto a
la fecha de corte.
105


Cuadro XXX. Resumen ejecutivo sobre el estado del proyecto a la fecha de corte.
Nombre del Proyecto
Fecha de corte
Realizado por
Avance del proyecto
Total de actividades
Actividades completas
Actividades por completar
% de avance
Costo real
Mtodo grfico
Interpretacin
Conclusiones
Acciones Correctivas
Proyecto Hidroelctrico Reventazn
Grfico: Valor ganado, valor planeado y costo real

106


Si como resultado del anlisis efectuado a la fecha de corte, existen desviaciones
con respecto a lo planeado se tomarn las medidas correctivas necesarias para
subsanar las deficiencias encontradas, estas se documentarn mediante la
plantilla anterior y controlarn para determinar si han surtido efecto.

4.7.3 Control de costos.

Los costos sern registrados mediante el inspector de campo asignado, quien
llevar el detalle de los diferentes materiales que se van a ir consumiendo como
parte de la ejecucin del proyecto, as como el tema de la planilla.

Con dicha informacin se construir la curva del costo real, para obtener el tercer
parmetro necesario en el earned value.

Toda la informacin de los costos ser distribuida contablemente a las cuentas
correspondientes con las cuales se compr los materiales, esto porque los
materiales pueden adquirirse con financiamiento distinto y debe existir un orden en
las erogaciones que se presenten, lo mismo es aplicable al caso de mano de obra.

Los proyectos de generacin elctrica utilizan formularios establecidos (figuras 19,
20 y 21) para controlar el consumo de materiales as como la planilla, el objetivo
es emplear estos registros en el control de costos para el sistema contra
incendios, es importante mencionar que se respetar el formato de los
documentos.



107


FECHA
VEHICULO N (P lacas )
ADJ UDICATARIO
P ROYECTO:
SALIDA
F-54-0038
CLASE MATERIAL
TOTAL KMS.
P ROYECTOS
LUGAR
M

DE MATERIALES
000000
CAP ACIDAD M

:
HORA HORA
CONDUCTOR VEHICULO RECIBE
CONTROL ACARREO
ENTRADA
INS TITUTO COS TARRICENS E DE ELECTRICIDAD
OBSERVACIONES:
NOMBRE NOMBRE
LUGAR
M

OBRA CUENTA
CLASE MATERIAL
FIRMA FIRMA FIRMA
NMOMBRE
ENTREGA
Figura 19. Formulario de control para el consumo de materiales en el proyecto del
sistema contra incendios.
Figura 20. Formulario de control para el acarreo de materiales en el proyecto del
sistema contra incendios.
COSTO TOT.
NOMBRE: NOMBRE:
CONFECCIONO
FIRMA:
REVISO
FIRMA:
ERVACIONES: __________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
COSTO UNIT.
CODIGO
I.C.E.
PGE - 14 - 02
CONTROL YCOSTOS
PROYECTO:
CTA. EXIXTENCIAS
CUENTACONTABLE / MATERIAL DIARIO CONSUMIDO
MATERIAL ** UNID.
FECHA:
PROYECTOS DE GENARACION ELECTRICA
CONSUMO DIARIO DE MATERIALES
F-54-0127
OBRA:
CUENTA:
108


NUMERO INICIAL
B C B C B C B C B C B C
PROYECTO: OBRA: CLIENTE: C.F.
INSTITUTO COSTARRICENSEDEELECTRICIDAD
PROYECTOS
F-54-0009 CONTROL DE TIEMPO DIARIO LABORADO POR ACTIVIDAD
FECHA:
EMPLEADO
TURNO JOR
CUENTAS CONTABLES POR SUBACTIVIDAD TIEMPO LABORADO POR EMPLEADO
CUENTA CUENTA CUENTA CUENTA CUENTA
CONFECCIONO: APROBO:
CUENTA
OBSERVACIONES: TOTALES: DIURNAS: MIXTAS: NOCTURNAS:
TOTAL
HORAS
Figura 21. Formulario de control para el acarreo de materiales en el proyecto del
sistema contra incendios.

Los costos asignados en funcin de las cuentas presupuestarias disponibles para
el proyecto, sern cargados de forma ordenada y sern remitidos al rea Contable
para que efecten los ajustes necesarios, estos a su vez remitirn los datos a
Planeamiento y Control quienes se encargarn de estimar los costos reales de la
ejecucin del sistema contra incendios.
109


4.7.4 Sistema de Informacin para el Sistema contra Incendios (SISCI).

Se propone una aplicacin computacional, a travs de la cual se registre el
alcance, tiempo, costo, cambios, cierre as como el seguimiento por medio del
Valor Ganado.

Si bien existe en el mercado programas computacionales para la gestin de
proyectos, para el sistema contra incendios se prefiere generar una herramienta
nueva simple amoldada a las necesidades del mismo.

La aplicacin pretende por medio de un archivo autorun que la informacin se
despliegue en cualquier computador al cargarlo.


Figura 22. Interfaz grfica del SISCI.
110


La figura 22 corresponde a la pantalla de men, donde el usuario simplemente
presiona el rea de conocimiento que desea visualizar e introducir los datos.
Asimismo puede revisar una pequea introduccin al programa.

Por cada rea de conocimiento abordaba por el programa se desplegar una
ventana como la mostrada en la figura 23.

Figura 23. Pgina de acceso a la gestin del tiempo.

El usuario puede avanzar entre las ventanas a travs del botn adelante o bien
retroceder con el botn atrs, para acceder a la informacin debe presionar la
tecla ir.

Con este procedimiento se dar la apertura de pginas de Excel donde
simplemente se aade la informacin correspondiente, guardar y cerrar, con esto
el archivo del programa se actualiza y listo.

111


4.7.5 Cierre del Proyecto.

Se efectuar una reunin por parte de la comisin conformada por el
Administrador de Proyectos, Ingeniero Mecnico, Ingeniero en Seguridad Laboral,
Tcnico Especialista e Inspector de Control de Calidad, para analizar los
productos entregables asociados al sistema contra incendios.

Para poder cerrar el proyecto se debe revisar completamente los diferentes
productos entregables, para tener la certeza del cumplimiento de todos los
aspectos definidos para cada uno de ellos.

Se tomarn la EDT y de forma dicotmica (es decir cumpli o no cumpli), se
analizar cada entregable, en funcin de lo que deba lograrse.

El criterio que hace referencia al cumplimiento se le asignar un valor de uno (1) y
al de no cumplimiento un valor de cero (0), lo que se espera de este anlisis es
obtener una calificacin perfecta, es decir 17 puntos (esto porque son 17 criterios
a evaluar); en caso contrario es importante revisar los factores por los cuales no
se logr obtener la puntuacin completa.

El cuadro XXXI muestra la tabla de evaluacin a aplicar con los productos
entregables contemplados en la EDT.














112



Cuadro XXXI. Evaluacin de los productos entregables para el proceso de cierre
del proyecto.
Entregable Cumpli No cumpli
Anlisis previo del sistema
- Anlisis de riesgos
- Anlisis de normas

Adquisiciones
- Definir materiales para el sistema
- Estructurar cartel con especificaciones

Procedimientos para el sistema
- Definir pruebas.
- Elaborar protocolos

Diseo
- Elaborar planos
- Realizar memoria de clculo

Aprobacin
- Presentar planos a bomberos
- Visado de planos

Documentar planos y hojas tcnicas
- Definir centro de acopio documental
- Archivar planos !As Built"
- Archivar hojas tcnicas de equipos

Establecer Servicios de Vigilancia o Mantenimiento
- Estructurar roles y responsabilidades
- Elaborar protocolo de revisin del sistema

Respaldo de la NFPA
- Definir grupo meta de capacitacin
- Realizar entrenamiento sobre la norma NFPA 25


La sesin efectuada por la comisin debe documentarse por medio de una minuta,
para dejar constancia de los hallazgos encontrados durante la evaluacin.

113


4.7.5.1 Evaluacin final del Proyecto.

La comisin definir categoras de evaluacin para calificar el cumplimiento de los
requisitos estipulados para el proyecto, utilizarn una grfica radar la cual es muy
til para analizar las diferencias entre el estado actual y el ideal, se espera que el
resultado del anlisis muestre muy poca diferencia por cada categora analizada.
Las categoras son las siguientes:

1. Alcance. (Se realiz el proyecto, dentro del trabajo requerido, con las
expectativas del cliente y la normativa aplicable)
2. Tiempo. (El proyecto se concluy, dentro del plazo definido)
3. Costo. (El proyecto finaliz, dentro del presupuesto establecido)
4. Calidad. (Las inspecciones efectuadas en las diferentes etapas del proyecto
cumplieron con los estndares de calidad aplicables)
5. Pruebas de Funcionabilidad. (Durante la prueba final del sistema contra
incendios, este cumpli con los parmetros definidos por la NFPA)
6. Cumplimiento de las normas NFPA. (El diseo incorpor los requisitos
aplicables de la NFPA, para garantizar un adecuado funcionamiento del
sistema cuando se requiera)

Los criterios y el valor asignado por cada uno de ellos se muestran en el cuadro
XXXII.

Cuadro XXXII. Criterios de evaluacin a utilizar en la valoracin final para el
proyecto.
Valor Criterio
0 No cumpli
1 Cumpli en un 20%
2 Cumpli en un 40%
3 Cumpli en un 60%
4 Cumpli en un 80%
5 Cumpli

114


Con la aplicacin de los criterios mencionados en el cuadro XXXIII, se obtendr
una grfica radar como se muestra en la figura 18 (es ilustrativa), cabe mencionar
que la calificacin perfecta debe rondar los cinco puntos, en caso de existir valor
inferiores estos se mostrarn en la grfica y a partir de esto quedar un registro
para futuros proyectos como parte de la informacin histrica.













Figura 24. Grfica Radar del anlisis global del proyecto

La comisin debe anotar las razones por la cuales en las categoras (si se
presentara el caso) no se obtuvo la puntuacin completa, esto se incluir dentro
de la minuta y se guardar el registro en electrnico, de tal manera que pueda
consultarse para proyectos futuros.