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[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]

Herramientas para la productividad
EXCEL 2007
SEMANA 7

[ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

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Funciones Lgicas
Las funciones lgicas permiten obtener resultados de forma segura, estas
funciones son ideales para crear tablas con datos seguros.

Funcin s

La funcin si evala una condicin y devuelve un valor verdadero si la
condicin se cumple o un valor falso si no se cumple.

Ejemplo: Generar un bono de 50.000 para todas las cantidades mayores a
300, para el resto de valores 0.



En este ejemplo la condicin es que la cantidad sea mayor a 300, el valor
verdadero es 50000 que corresponde al valor que se utiliza para las
cantidades mayores a 300, el valor falso es 0 que ser el valor utilizado
cuando no se cumple la condicin.

Estructura de la funcin si.





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Prueba lgica : Es la condicin que debe cumplir el dato evaluado para
asignar el valor verdadero, ejemplo: las cantidades mayores a 300.

La prueba lgica determina el valor que se le asigna a la celda de
respuesta dependiendo si la condicin se cumple o no.

La prueba lgica tiene tres componentes:



Dato (d3): Es el dato que se desea evaluar
Operador de relacin (>): Es el operador que permite
condicionar el dato ( > mayor que; < menor que; <> diferente
de; = Igual a; >= mayor o igual que; <= menor o igual que.
Comparacin (300): el valor contra el cual se compara el
dato.

Valor SI Verdadero: Es el valor asignado por Excel para los casos en que
se cumpla la condicin de la prueba lgica. El valor puede ser el resultado
de una frmula un valor digitado por usuario (si el valor verdadero es
texto, se debe utilizar comillas)




Valor SI Falso: Es el valor asignado por Excel para cuando no se cumpla
la condicin de la prueba lgica. El valor puede ser el resultado de una
frmula un valor digitado por usuario. (si el valor falso es texto, se debe
utilizar comillas)

Asistente de Funciones

Para utilizar la funcin SI desde el asistente de funciones se debe realizar:

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1. Hacer clic en la ficha formulas, a continuacin grupo Biblioteca de
funciones, elegir la librera Lgicas y pulsar en SI




2. Completar la prueba lgica, valor verdadero y valor falso segn
corresponda. El asistente no requiere que el usuario ponga
parntesis, comillas o separador de lista.




Ejemplos:

1. Si la cantidad es mayor a 50 entonces, al subtotal aplicar el
porcentaje de descuento sino, cero



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2. Si la fecha de pago es mayor al 10 de junio de 2010 entonces el
1,5% del valor sino cero. (cuando la fecha se debe poner en la
funcin debe introducirse con la funcin fecha)



3. La categora para los tipos A, es Principal, para el resto es General



Funcin SI anidado

Si anidado permite evaluar ms de una condicin dentro de la misma
funcin, se usa para casos en los que el resultado final dependa de varias
condiciones.


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Ejemplo: Se define el rea responsable de acuerdo a la Identificacin de
inventario de la siguiente forma:

Si es R-2, entonces Seguridad si es R-3, entonces Sistemas, si es R-4
entonces Logstica, si es R-5 entonces Administrativo, si no Error.




Estructura Si anidado
=si(prueba lgica1;verdadero1;si(prueba lgica2;verdadeo2;falso))

1. Se inicia con un Si normal en el que se genera la primera condicin
prueba lgica,
2. Poner el separador de lista (;)
3. Crear el valor que le corresponde si se cumple la primera condicin.
4. Poner el separador de lista (;)
5. Se inicia otro SI sin cerrar el parntesis del anterior.
6. Indicar la condicin dos prueba lgica.
7. Poner el separador de lista (;)
8. Crear el valor que le corresponde si se cumple la segunda condicin.
9. Repetir el ciclo hasta mximo 8 condiciones.
10. Al final de la ltima condicin se pone el valor falso que Excel
usar cuando no se cumpla ninguna de las condiciones.


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11. Cerrar un parntesis por cada SI que se utiliz.




Si anidado desde el asistente de funciones

1. Hacer clic en la ficha formulas, a continuacin grupo Biblioteca de
funciones, elegir la librera Lgicas y pulsar en SI




2. Crear la condicin uno prueba lgica
3. Crear el valor que le corresponde si se cumple la primera condicin
4. Hacer clic en la opcin Valor si Falso del asistente.
5. Seleccionar del cuadro de nombres (barra de formulas) la funcin SI
para indicar al asistente que se realizar un nuevo SI dentro del
actual.
6. El asistente queda vacio pero en la barra de formulas se construye el
SI anidado.



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7. Repetir el ciclo hasta mximo 8 condiciones.
8. Al final de la ltima condicin se pone el valor falso que Excel usar
cuando no se cumpla ninguna de las condiciones.

Funcin SI con Y - O

La funcin SI con Y-O permite evaluar dos o ms condiciones al mismo
tiempo. Se usa para casos en los que el resultado final depende de 2 o
ms criterios.

Ejemplo:

Crear un descuento del 3% del Valor, si la sucursal es Norte y la
Cantidad es mayor a 10, para el resto cero.


Para este caso es necesario cumplir 2 condiciones, que la sucursal sea
Norte y que la cantidad sea mayor a 10, si una de estas condiciones se
deja de cumplir toda la respuesta es falsa.


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Estructura Si con Y O

=si(Y(Valor lgico1; Valor lgico2);Verdadero;Falso)


La funcin SI con Y puede evaluar ms de dos condiciones al mismo
tiempo y se deben cumplir todas para que la respuesta sea verdadera, si
no se cumple ninguna condicin o se deja de cumplir alguna la respuesta
es falsa.

=si(O(Valor lgico1; Valor lgico2);Verdadero;Falso)


La funcin SI con O puede evaluar ms de dos condiciones al mismo
tiempo y se puede cumplir cualquiera para que la respuesta sea
verdadera.

Ejemplos:

Funcin si para calcular el tipo de peso segn la masa corporal.




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Funcin Consultar
La funcin de consultar permite buscar un dato en comn dentro de un
rango de datos para devuelve una informacin especfica



La funcin consultar es efectiva a la hora de comparar rangos de datos o
ubicacin de valores dentro de grandes matrices.

Existen dos opciones para consultar segn la ubicacin de los datos en el
rango de bsqueda

La consulta puede ser V (vertical) o puede ser H (Horizontal) dependiendo
del rango de datos en el que Excel busca la informacin


CONSULTAV: Para rangos en los que los datos estn en columna



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CONSULTAH: Para rangos en los que los datos estn en fila



Estructura de la funcin consultar




1 - Valor Buscado: Corresponde al dato en comn, un dato para que
Excel lo pueda ubicar dentro de un rango.

2 - Matriz buscar en: Es el rango nombre del rango en el cual Excel
buscar el dato en comn valor buscado, es importante saber que el
valor buscado siempre se realiza por la primera columna del rango
seleccionado.


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3 - Indicador: Permite ubicar dentro del rango seleccionado la
informacin que devuelve la funcin, el indicador debe ser un nmero de
fila o columna de la siguiente forma:

Si la funcin es ConsultarV: Indicador_Columna, es porque los datos
estn en columna dentro del rango seleccionado, se debe contar el nmero
de columnas seleccionadas y digitar el nmero de la columna de la cual se
necesita obtener la informacin.



En ejemplo se pretende buscar el saldo del proveedor de acuerdo al
cdigo, el rango de datos en el que se est buscando tiene tres columnas,


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como es el saldo lo que se busca se digitara en la funcin el nmero 3 que
corresponde al nmero de columna con la informacin que se necesita.

Si la funcin es ConsultarH: Indicador_Fila, es porque los datos estn en
fila dentro del rango seleccionado, se debe contar el nmero de filas
seleccionadas y digitar el nmero de la columna de la cual se necesita
obtener la informacin.



En ejemplo se pretende buscar el Valor del gasto de acuerdo al mes, el
rango de datos en el que se est buscando tiene siete filas, como es
educacin lo que se busca se digitara en la funcin el nmero 4 que
corresponde al nmero de fila con la informacin que se necesita.

4 - Ordenado: Esta opcin permite obtener informacin exacta o
aproxima dependiendo la informacin de la columna 1.

En el siguiente ejemplo se muestra una consulta de sucursal por Id
Oficina, esta consulta debe tener un grado de coincidencia exacta puesto
que cada sucursal depende de un Id exacto como 10, 20 etc, por otro lado
cada cliente se le asigna una categora de acuerdo al saldo, en la tabla de
categoras existen valores que van desde 0 a 2000000 de 2000000 hasta
5000000 de 5000000 hasta 10000000 y mayores de 10000000, esta
consulta debe tener un grado de coincidencia aproximada para que segn
el valor del saldo le asigne la categora correspondiente.


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Cuando en la columna de Id Oficina existe un valor inexacto la funcin
marca #N/A por que debe ser exacto.
Cuando en la columna saldo existe un valor que est entre 0 y 2000000 le
asigna Bsico que es el ms prximo, si el valor est entre 2000000 y
5000000 le asigna Junior y as sucesivamente segn se ajuste el valor.


Proteger Informacin
Proteger la informacin puede resultar til para mantener la integridad de
los datos o restringir el acceso a datos archivos importantes.

Es posible proteger el archivo, la estructura del libro, hojas o celdas.

Proteger Archivo

Si se restringe mediante contrasea, se dar entrada al archivo slo si
tiene una clave de acceso, as slo el usuario con la contrasea podr ver
o modificar el libro protegindolo de accesos no autorizados.


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La proteccin de un archivo tiene 2 contraseas como opcin, una de
apertura en la que se accede al archivo solo con esa clave, y otra de
escritura que permite que el usuario ingrese al archivo pero no pueda
guardar los cambios.

Asignar una contrasea al archivo:

1. Clic en la ficha inicio y seleccionar la opcin guardar como

2. Clic la opcin Herramientas que se encuentra en el extremo inferior
de la ventana Guardar como
3. Seleccionar la opcin Opciones generales



4. Definir la contrasea de apertura para proteger el archivo de accesos
no autorizados.
5. Definir contrasea de escritura si se desea que los usuarios abran el
archivo como slo lectura, tendr acceso a modificaciones si conoce la
contrasea
6. Activar la casilla de verificacin Recomendado de slo lectura si se
desea mostrar al usuario que puede abrir el archivo como, slo lectura,
cuando abra el libro
7. Dar clic en el botn Aceptar. Es posible que Excel pida reemplazar el
archivo.

Al momento de volver a abrir el archivo Excel pedir la contrasea.
Para quitar la contrasea a un libro se deben realizar los pasos anteriores
y eliminar la contrasea actual.


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Proteger Libro

Proteger el libro significa que el usuario no puede realizar ninguna
operacin con hijas como insertar, Mover, ocultar, mostrar etc, es ideal
para mantener una estructura del archivo y evitar perdida de datos.

Tambin es posible proteger la opcin de manejo de ventanas como
organizar, minimizar, etc.

Asignar una contrasea al libro:

1. Hacer clic en la ficha Revisar, grupo cambios y a continuacin en
proteger libro.




2. Activar la opcin Proteger estructura y ventanas
3. Escribir la contrasea si se desea que esta proteccin, no la quite
cualquier usuario.
4. Dar clic en el botn Aceptar

Proteger Libros compartidos

Antes de protegerlo se debe cancelar el uso de libro compartido (desactive
la casilla de verificacin Permitir modificacin por varios usuarios a la vez
desde el la opcin Compartir libro que se encuentra en la ficha del grupo
Cambios).



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1. Hacer clic en la ficha Revisar, grupo cambios y a continuacin en
Proteger y compartir libro.



2. Activar la casilla de verificacin Compartir con control de cambios.
3. Digitar la contrasea si se desea que otros usuarios no desactiven el
uso de libro compartido, dar clic en el botn Aceptar.
4. Volver a escribir la contrasea y dar clic en Aceptar.


Proteger Hoja

Una hoja de Excel se protege para que el usuario no ingrese o modifique
informacin en las celdas, no obstante es posible asignar permisos al
usuario as como permitir que ingrese o modifique datos en algunas
celdas.

1. Hacer clic en la ficha Revisar, grupo cambios y a continuacin en
Proteger hoja.




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2. Digitar la contrasea para desproteger la hoja
Activar desactivar las casillas de verificacin de acuerdo a lo que se
quiera permitir al usuario.


Proteger celdas especficas en la hoja de clculo

Al proteger la hoja Excel mantiene por defecto todas las celdas
bloqueadas, para los casos en que el usuario deba modificar unas celdas y
otras no, se debe realizar lo siguiente:

1. Seleccionar las celdas que se pueden editar una vez protegida la hoja.
2. Seleccionar la ficha Inicio, grupo celdas y la opcin Formato de celda
clic derecho en un de las celdas seleccionadas y elegir la opcin formato de
celdas.
3. En la ficha proteger, desactivar la casilla de verificacin Bloqueada
4. Activar la casilla de verificacin Oculta si no se desea mostrar la frmula
en esas celdas y dar clic en Aceptar.
5. Proteger la hoja