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CONCILIACIÓN BANCARIA

La conciliación bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el Estado de Cuenta Bancario con el Libro Banco de nuestra empresa, a efecto de determinar el origen de las diferencias.

El proceso de conciliación, consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre nuestra empresa y la institución Bancaria. La conciliación bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de control.

De donde surgen las Diferencias:

Por falta de Información: Cheques pendientes, Depósitos en tránsito, Débitos o créditos no contabilizados.

Por errores u Omisiones:

De la empresa: Registrar una planilla de depósito, cheque, nota de débito o crédito por un importe distinto al correcto, omitir el registro de algunos de los comprobantes detallados en el punto anterior, errores al calcular los saldos del libro banco o cuando la empresa posee varias cuentas corrientes, equivocarse y contabilizar un movimiento en una cuenta corriente que no corresponde.

Del Banco: Puede cometer igualmente los errores anteriores

Resumen de las Causas por Conciliar

PARTIDA O CAUSA

Empresa

Banco

PARTIDAS NO REGISTRADAS EN EL BANCO

Verificar que los cheques en Tránsito (del mes pasado) aparezcan en el Estado de cuenta enviado por el banco.

Verificar que los Depósitos en Tránsito (del mes pasado) aparezcan en el estado de cuenta enviado por el banco.

PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LA EMPRESA

Revisar que las Notas de Débito o Cheques omitidos (del mes pasado) estén reflejadas en el libro Diario mayor de Banco.

Revisar que las Notas de Crédito o Depósitos omitidos (del mes pasado) estén reflejadas en el libro Diario mayor de Banco.

ERRORES

Comprobar que se hayan asentado todos los errores (del mes pasado) en los libros de la empresa (libro Diario mayor de Banco) ya sean por diferencias, mal ubicación, omisión o prescripción de cheques.

Comprobar que se hayan asentado todos los errores (del mes pasado) en el estado de cuenta bancario, ya sean por diferencias, mal ubicación, omisión o partidas que no corresponden a la empresa.

Elementos que integran la Conciliación Bancaria:

Saldo en el Banco: Cantidad que el banco reporta al depositante como disponibilidad al último día de cada mes.

Depósitos en Transito o Depósitos no operados por el banco: normalmente son depósitos efectuados por la empresa (el depositante) el ultimo día del mes en horas de la tarde y que el banco no los registro sino hasta el siguiente día.

Cheques en Circulación: representan los cheques pendientes de cobro, estos cheque son girados por el depositante (la empresa), y que al ultimo día de determinado mes aún no han sido presentados al banco por los beneficiarios o tenedores para su pago, pero en el libro de banco de la empresa ya aparecen restados del saldo.

Cheques Prescritos: Son los cheques emitidos por la empresa pero que no fueron cobrados por el beneficiario dentro del periodo que establece el Código de comercio (6 meses), y que por esta condición el banco no los hizo efectivos. En otras palabras son cheque que han estado en circulación durante 6 meses, y por ende ya están prescritos.

Cheques ajenos: Son cheque que pertenecen a otro depositante (empresa) y que fueron restados de nuestro saldo, es un caso poco probable pero posible tomando en consideración que a pesar del estricto control de los bancos quienes tabulan la información al igual que nosotros son humanos y pueden cometer errores.

Notas de Debito o Notas de Cargo: son cantidades que el banco a restado de la cuenta del depositante, mismas que pueden corresponder a intereses que el banco cargue a la empresa por algún préstamo concedido, o bien por comisiones por servicios del banco, gastos administrativos por cheques rechazados, retenciones de impuesto sobre productos financieros, etc.

Notas de Crédito o Notas de Abono: son cantidades adicionadas a la disponibilidad en la cuenta bancaria del depositante (empresa), mismas que pueden surgir por un préstamo que el banco le concedió al depositante, por intereses generados por los depósitos, abono que el banco hizo al depositante por cobros en nombre de este sobre documentos que se le encomendó, etc.

Error en Cheques y/o en depósitos: Por cualquier diferencia de más o de menos registrada en los libros de la empresa.

Al concluir la conciliación se debe colocar la fecha en que se realizo la conciliación, firma nombre y cargo de quien la elabora y de quien la revisó. Se debe tomar en cuenta que cuando se realiza una conciliación bancaria y surjan diferencias se pueden originar de esta algunas partidas de ajuste por las notas de debito o crédito o por errores en los cheques y depósitos, si esto influye en el libro diario habrá que hacer los ajustes necesarios pero si el error fue cometido únicamente en el libro de bancos no será necesario correr dichos ajustes y será suficiente con hacer las correcciones en este.

Existe mas de una manera de conciliar los saldos del libro de bancos con los saldos de Banco, en esta oportunidad desarrollaremos los siguientes métodos por su fácil comprensión:

1. Conciliación Simple (saldos encontrados)

2. Conciliación Cuadrática.

1. Método de Conciliación Simple:

Consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales.

Generalmente se parte del saldo del Banco, para llegar al saldo del depositante, considerando que el primero normalmente es el correcto, sin embargo puede partirse del saldo del depositante (la empresa), para llegar al saldo del Banco, aunque esta forma no es muy utilizada, la diferencia entre estas dos maneras de conciliar los saldos (Banco y Libro del depositante) es que lo que se suma al saldo del Banco, se resta al saldo del depositante; y lo que se resta del saldo del Banco, se suma al saldo del depositante.

Ejemplo:

MÉTODO CONCILIACIÓN SIMPLE CONCILIACIÓN BANCARIA Nombre de la Empresa Fecha: XX/XX/XXXX

A partir del Saldo del Estado de Cuentas del Banco:

Saldo según Estado de Cuenta del Banco

xxx.xx

Más: Depósitos pendientes o en tránsito

xxx.xx

Subtotal

xxx.xx

Menos: Cheques pendientes (en circulación o en tránsito) Cheque zzz

xxx.xx

Cheque yyy

xxx.xx

xxx.xx

Subtotal

xxx.xx

Mas: nota de debito

xxx.xx

Subtotal

xxx.xx

Menos notas de Crédito

xxx.xx

Subtotal

xxx.xx

+/- Corrección de errores

xxx.xx

xxx.xx

Saldo Conciliado el día-mes-año

xxx.xx

MÉTODO CONCILIACIÓN SIMPLE CONCILIACIÓN BANCARIA Nombre de la Empresa Fecha: XX/XX/XXXX A partir del Saldo del Depositante:

Saldo según el Depositante al 31 de agosto de 20xx

xxx.xx

Menos: Depósitos pendientes o en tránsito

xxx.xx

Subtotal

xxx.xx

Mas: Cheques pendientes (en circulación o en tránsito) Cheque zzz

xxx.xx

Cheque yyy

xxx.xx

xxx.xx

Subtotal

xxx.xx

Menos: nota de debito

xxx.xx

Subtotal

xxx.xx

Mas notas de Crédito

xxx.xx

Subtotal

xxx.xx

+/- Corrección de errores

xxx.xx

xxx.xx

Saldo Conciliado el día-mes-año

xxx.xx

2. Método de Conciliación Cuadrática:

Consiste en la elaboración de una hoja de cuatro columnas. Dos para la cuenta en los libros de la Empresa y dos para la misma cuenta en los libros del Banco (con Debe y Haber). Este procedimiento permite ver claramente los Ajustes que hay que hacer en el Libro de la Empresa. Para este tipo de conciliación se parte de los dos saldos, se van cargando o abonando, las cantidades que no han sido operadas según sea el caso, por ejemplo los depósitos en transito ya habían sido operados en el libro de bancos de la empresa pero no por en banco, entonces los sumamos al saldo del banco (haber de bancos), los cheque en circulación ya habían sido operados por el depositante (la empresa), pero no por el banco entonces los restamos al saldo del banco (debe). Las notas de bebito ya habían sido operadas por el banco pero no por el depositante, entonces la restamos al saldo del depositante (haber), las notas de crédito ya habían sido operadas por el banco pero no por el depositante, entonces se las sumamos al saldo del depositante (debe), así sucesivamente, con esto ambas columnas tienen que ser iguales (sumatoria), si no cuadra entonces habrá errores u omisiones.

MÉTODO CONCILIACIÓN CUADRÁTICA CONCILIACIÓN BANCARIA Nombre de la Empresa Fecha: XX/XX/XXXX

No.

Descripción

Libros de la Empresa

Libro del Banco

DEBE

HABER

DEBE

HABER

1.

Saldos al 31-08-20xx

xxx.xx

   

xxx.xx

2.

Depósitos en transito

     

xxx.xx

3

Cheques en Circulación

   

xxx.xx

 

4.

Notas de debito

 

xxx.xx

   

5.

Notas de Crédito

xxx.xx

     

6.

Errores u omisiones

x

x

x

x

7.

Saldos Correctos

 

xxx.xx

xxx.xx

 

8.

Sumas Iguales

xxx.xx

xxx.xx

xxx.xx

xxx.xx

En Conclusión:

Nuestra empresa para el banco es un Pasivo, porque el banco nos debe el dinero que nos guarda en nuestra cuenta corriente y si somos para el banco un pasivo, nuestra cuenta corriente en los libros del banco aumenta en el haber.

En nuestros libros, la cuenta banco es un Activo Corriente por lo tanto aumenta en el debe.

Si en los libros del banco la cuenta de la empresa aumenta en el haber, toda Nota de Crédito (NC) aumenta el saldo de esa cuenta, y toda Nota de Débito (ND) la disminuiría.

Si el SUBTOTAL coincide con el saldo del estado de cuenta bancario, la conciliación ha terminado.

Si el SUBTOTAL no coincide aún existen diferencias, y corresponde revisar todo el procedimiento.

Si se realiza la conciliación bancaria partiendo del saldo en el estado de cuenta bancario, los conceptos que anteriormente se sumaron se restan, y los conceptos restados se suman.

Registro de las diferencias. Si se trata de diferencias que con el transcurso del tiempo se compensan (diferencias temporales), NO es necesario realizar ningún registro.

Si, en cambio, nos encontramos con diferencias que son permanentes, se debe realizar el asiento que corresponda.

Pasos:

1. Se confronta el Estado de Cuenta Bancario, con el libro de bancos de nuestra empresa, teniendo presente que los débitos del estado de cuenta bancario serán los créditos en el libro banco de nuestra empresa y viceversa. Esta tarea se hace partida por partida; es decir, monto y detalle, colocando un Check en ambos registros cuando coinciden.

2. Identificar las partidas sin Check (aparecen en un libro pero en el otro no), puesto que ellas son el origen de las diferencias, estas serian las partidas de conciliación. Luego se determina qué clase de diferencias son (cheques pendientes, depósitos no acreditados, notas de débito o crédito no contabilizados, errores u omisiones).

3. Posteriormente se realiza la conciliación propiamente dicha a los efectos de dejar constancia del trabajo realizado. Se debe tener presente que el objetivo es compensar las diferencias para llegar a saldos iguales. Para realizar esta conciliación es indistinto el método que se utilice. Por lo que podrá partir del saldo del estado de cuenta bancario para llegar al saldo del libro banco de la empresa, o partir del saldo en el libro banco de la empresa para llegar al saldo del estado de cuenta bancario.

LABORATORIO EJEMPLO:

, Cuenta No.0020-45678-0 correspondientes al mes de agosto de 2014, utilizando ambos métodos (a. Conciliación simple: partiendo de saldo de bancos y partiendo del saldo de libro de bancos de la empresa, y b) Conciliación Cuadrática). Realice los Ajustes que considere necesarios.

Con la siguiente información elabore las conciliaciones bancarias de la empresa Salón

1. Saldo según depositante al 31 de agosto de 2014 Q. 39,343.00; y según el Banco Q. 35,

867.00.

2. Nota de debito por comisión que el banco cargo a la empresa por cobro de factura a nombre de esta por Q. 34.00.

3. Deposito efectuado el día 31 de agosto, y no operado por el banco. Q. 4,700.00

4. Cheques en circulación: No. 55, No. 71, y No. 78. Por valor de Q. 328.00, Q. 176.00 y Q. 247.00 respectivamente. (Cheques emitidos por la empresa a favor de varios proveedores.)

5. Cheques Prescritos: Cheque No. 26 por valor de Q. 75.00 (emitido por reparación de vehículos)

6. Nota de Crédito por cobro que hizo el banco de una factura a nuestro ex - cliente XX, la cual ya se había contabilizado como incobrable. Q. 540.00.

7. El cheque No. 65 el banco lo pago por Q. 300.00 cantidad correcta, y en los libros de la empresa se registro Q. 30.00. (gastos correspondientes a publicidad)

8. El cheque No. 69 el banco lo pago por Q. 18.00 cantidad correcta, pero en los libros de la empresa se opero por Q. 180.00 (cheque emitido por gastos diversos).

Respuestas: 39,343.00.Q.conciliadosaldo:BancodelSaldodelPartiendo
Respuestas:
39,343.00.Q.conciliadosaldo:BancodelSaldodelPartiendo
35,867.00Q.ConciliadoSaldo:EmpresaladeLibrosdeSaldodelPartiendo
16.005039,8Q.Banco39,850.00Q.EmpresacorrectosSaldos:Cuadrática
40,567.00Q.HaberyDebeBanco40,120.00,Q.HaberyDebeEmpresa