Anlisis de la Gestin Administrativa

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Unidad VI: Examen Preliminar
De
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Mejor es callar y que sospechen de tu poca sabidura que
hablar y eliminar cualquier duda sobre ello.

Abraham Lincoln (1809-1865)
Poltico estadounidense, decimosexto presidente de los Estados Unidos
Un Proceso Sistemtico
pues desarrolla su trabajo siguiendo
una metodologa
Un Proceso Integral
pues su trabajo anlisis abarca todas
las fases del proceso administrativo
Por consiguiente es un proceso que va
de lo General a lo Especfico
Que por su complejidad requiere ser ejecutado
Por Etapas
Fase de
Preparacin
Examen
Preliminar
Examen de
Controles
Internos
Examen
Profundo
Informe
Final
Fase
Posterior
Examen
Preliminar
Examen Preliminar
Esta es la etapa inicial del proceso de AGA, en
donde se entra en contacto directo con la
realidad objeto de estudio. Es un proceso de
observacin y anlisis previo, de tipo superficial
que se ejecuta para poder definir cuales sern
las reas especificas que estarn siendo objeto
de un anlisis ms profundo.
Objetivos:
1) Visualizar la realidad objeto de
anlisis.
2) Determinar las reas criticas y
prioritarias que sern objeto del
anlisis profundo.
3) Determinar el Alcance, Extensin y
las limitaciones del AGA.
4) Establecer la Direccin del proceso.
5) Fijar los lineamientos
6) Establecer el Programa y la
Metodologa a ser aplicada en las
siguientes etapas as como seleccionar
los mecanismos de prueba a ser
empleados.
Propsito General de esta Etapa


El propsito del anlisis de gestin administrativa es conocer con amplitud a la
empresa objeto de anlisis, a cuyos efectos es vlido preguntarse:
Qu se hace?
Determinar las funciones y tareas que se
ejecutan en cada rea.
Para qu se hace?
Determinar los objetivos que se persiguen
con cada una de estas tareas y funciones.
Quin lo hace?
Determinar las unidades y cargos
responsables de cada tarea y funcin.
Cmo lo hace?
Determinar los procedimientos
establecidos para cada tarea o funcin.
Lo hace bien?
Evaluar lasefectividad y la eficiencia en la
ejecucin del procedimiento.
Se podra hacer
mejor?
Determinar las posibilidad de mejorar los
procedimientos existentes.
Al final del Examen Preliminar


El analista debe tener:
1) Una visin detallada de toda la estructura organizativa de la empresa
y sus relaciones funcionales (Organigrama Analtico).
2) Una relacin detallada de las Funciones y Tareas asignadas a cada
Unidad y Cargo (Cuadro de Funciones).
3) Una relacin detallada de los Procedimientos correspondientes a
cada funcin y Tarea (Cuadro de Procedimientos).
4) Una relacin de reas y procedimientos que deben ser revisados en
la siguiente etapa, ya sea porque hay reas o procedimientos crticos
para la organizacin (de gran importancia) o porque son reas o
procedimientos que presentan fallas.
5) Un programa y una metodologa para abordar estas reas y
procedimientos etapas de anlisis, estableciendo el Alcance y
Limitaciones de dicha investigacin.
6) Una seleccin de pruebas que van a servir para efectuar el anlisis en
las siguientes etapas.

Fuentes de Informacin del Examen Preliminar






Estructura
Organizativa




Normativas





Realidad
Actual

Organigramas
Cuadros de
Funciones
Planificacin
Manuales de
Normas y
Procedimientos
Situaciones
Observadas
Opiniones del
Personal
Polticas

Metodologa de Recoleccin de Datos en el
Examen Preliminar





Investigacin
es la obtencin de
informacin y datos
directamente de los
empleados mediante
indagaciones
sistemticas sobre un
hecho, mediante
Entrevistas y
Cuestionarios.






Observacin
hacindole seguimiento
visual a un proceso o
procedimiento; el
analista se cerciora de
cmo se realizan ciertas
operaciones,
cerciorndose de como
son ejecutadas.

Metodologa de Recoleccin de Datos en el
Examen Preliminar






Estudio General
es una apreciacin de la
situacin general a
partir del contacto de
realizado con el
Personal (Entrevistas y
Cuestionarios) y la
Observacin Directa.








Anlisis
consiste en clasificar y
agrupar diferentes
elementos individuales
de un proceso de
manera que los grupos
constituyan unidades
significativas y
homogneas.



Metodologa de Recoleccin de Datos en el
Examen Preliminar


Aspectos que pueden ser Evaluados:
Caractersticas Generales de la Empresa
Cultura Organizacional
Identidad Organizacional
Comunicacin Interna
Clima Organizacional




Investigacin
es la obtencin de
informacin y datos que
se consigue
directamente de los
empleados mediante
indagaciones
sistemticas sobre un
hecho, mediante
Entrevistas y
Cuestionarios
Motivacin
Nivel y Necesidades de Capacitacin

Metodologa de Recoleccin de Datos en el
Examen Preliminar





Investigacin
es la obtencin de
informacin y datos que
se consigue
directamente de los
empleados mediante
indagaciones
sistemticas sobre un
hecho, mediante
Entrevistas y
Cuestionarios
Se basa en la
COMUNICACIN
ENTREVISTA
CUESTIONARIO

Metodologa de Recoleccin de Datos en el
Examen Preliminar






Entrevista
es una tcnica mediante
la cual una persona
obtiene informacin de
otra generalmente de
manera verbal, directa y
presencial.



Entrevista Estructurada:
En la cual existe una serie de preguntas
elaboradas previamente sobre un
determinado tema las cuales podrn ser
respondidas de manera abierta. En este
caso funcionan como un Interrogatorio.
Entrevista No Estructurada:
En la cual no existen preguntas
elaboradas previamente por lo que las
mismas las va formulando el Entrevistador
en la medida que se va desarrollando la
conversacin entre las partes.
En este caso pueden ser: Focalizadas,
Clnicas o Libres

Metodologa de Recoleccin de Datos en el
Examen Preliminar








Cuestionario
es una tcnica mediante
la cual se la formulan
una serie de preguntas
tipo interrogatorio, a un
grupo de personas con
la finalidad de indagar
sobre una variable
objeto de estudio. Se
aplican mediante un
formato de forma oral,
escrita o va correo
electrnico.


Cuestionario de Respuestas Abiertas:
En el cual existen una serie de preguntas
elaboradas previamente sobre un
determinado tema las cuales podrn ser
respondidas de manera abierta. En este
caso las respuestas no se pueden tabular.
Cuestionario de Respuestas
Cerradas:
En la cual existen preguntas elaboradas
previamente as como opciones cerradas
de respuestas, entre las que el
entrevistado deber elegir. Pueden ser
Dicotmicos (Si o No), de Escala (Ejemplo:
Nunca, A veces, Siempre) o de Opciones
Mltiples.

Metodologa de Recoleccin de Datos en el
Examen Preliminar


Aspectos que pueden ser Evaluados:
Caractersticas Generales de la Empresa
Cultura Organizacional
Identidad Organizacional
Comunicacin Interna
Clima Organizacional
Motivacin
Nivel y Necesidades de Capacitacin






Observacin
hacindole seguimiento
visual a un proceso o
procedimiento; el
analista se cerciora de
cmo se realizan ciertas
operaciones,
verificando como son
ejecutadas
Funcionamiento y Ejecucin de
Procedimientos

Metodologa de Recoleccin de Datos en el
Examen Preliminar







Observacin
hacindole seguimiento
visual a un proceso o
procedimiento; el
analista se cerciora de
cmo se realizan ciertas
operaciones,
verificando como son
ejecutadas.
Se pueden utilizar diferentes tcnicas y
recursos como:
Listas de Chequeo o de Cotejo
Registros Anecdticos
Fichas
Instrumentos de Escala
Revisin de Documentos
Registros Fotogrficos
Grabaciones de Audio y Video
Mediciones de Tiempo

Metodologa de Recoleccin de Datos en el
Examen Preliminar





Estudio General
Consiste en una
apreciacin u
Observacin Directa de
las caractersticas
generales de la
empresa.
Aspectos que pueden ser Evaluados:
Caractersticas Generales de la Empresa
Cultura Organizacional
Identidad Organizacional
Comunicacin Interna
Clima Organizacional
Anlisis de la Gestin Administrativa
Examen Preliminar - Estudio General
1 Analista:
2 Nombre o Razn Social de la Empresa:
3 Actividad Principal de la Empresa:
4 Tipo de Organizacin: Organismo Pblico
Empresa Pblica
Empresa Privada
ONG- Fundacin
Otros
5 Sector al que pertenece la Organizacin: Primario
Secundario
Terciario
6 Ubicacin de la Organizacin:
7 mbito de Operacin de la Organizacin: Local
Regional
Nacional
Internacional
8 Unidad o Unidades donde se realizara el AGA:
Aspectos Generales Observados:
Sobre la Planificacin:
1 Esta claramente definida la Misin de la Organizacin? SI NO
2 Esta claramente definida la Visin de la Organizacin? SI NO
3 Estn claramente definidos los objetivos de la Organizacin? SI NO
4 Existe un Plan de Gestin? SI NO
5 Existe un Presupuesto? SI NO
6 Existe un rgano de Planificacin y Presupuesto? SI NO
7 Se establecen Metas de Trabajo? SI NO
Sobre la Organizacin:
8 Existe una Estructura Organizativa? (Organigrama) SI NO
9 Existe Divisin del Trabajo? SI NO
10 Existe Departamentalizacin? SI NO
Fecha de Realizacin:
Papeles de Trabajo:
Examen Preliminar
Instrumento para realizar el
Estudio General
Papeles de Trabajo:
Examen Preliminar
Instrumento para realizar el
Estudio General
Anlisis de la Gestin Administrativa
Examen Preliminar - Estudio General
11 Estn claramente identificada las lneas de Autoridad? SI NO
12 Existen Manuales de Normas y Procedimientos? SI NO
13 La mayor parte de los Procedimientos estan automatizados? SI NO
Sobre la Direccin:
14 El personal Directivo esta claramente identificado? SI NO
15 El personal Directivo se encuentra en las instalaciones? SI NO
16 El personal Directivo es de facl acceso? SI NO
17 Se observa cierta participacin e integracin del personal SI NO
Directivo en las actividades diarias?
Sobre el Control:
18 Existen Controles de Acceso a las instalaciones? SI NO
19 Existen Controles de Entrada y Salida de Personal? SI NO
20 Existe Personal de Supervisin? SI NO
21 Existen mecanismos de control automatizado? SI NO
22 Se efectuan Evaluaciones de Desempeo? SI NO
Sobre la Cultura Organizacional:
23 Antigedad de la Organizacin: De 1 a 5 aos
De 5 a 10 aos
De 10 a 20 aos
Ms de 20 aos
24 Cmo es la imagn proyectada por la Organizacin?
Es una Organizacin Tradicional algo rezagada en relacin a su entorno
Es una Organizacin Tradicional pero a la Vanguardia
Es una Organizacin nueva pero en proceso de crecimiento y de Vanguardia
Es una Organizacin con dificultades de crecimiento
25 La mayor parte del personal maneja un mismo lenguaje? SI NO
26 La mayor parte del personal maneja un nivel similar de SI NO
Conocimientos ?
Sobre la Identidad Organizacional:
27 Existe una Imagen de Marca Definida? SI NO
(Logotipo, Colores Corporativos etc.)
28 La Imagen de Marca esta presente en los espacios de trabajo? SI NO
(Mobiliario, Decoracin de Espacios etc.)
29 La Imagen de Marca esta presente en el Equipo de Trabajo? SI NO
(Personal Identificado, Uniformes etc.)
30 La Imagen de Marca en los Mecanismos de Comunicacin? SI NO
(Papelera, Pagina Web etc.)
Papeles de Trabajo:
Examen Preliminar
Instrumento para realizar el
Estudio General
Anlisis de la Gestin Administrativa
Examen Preliminar - Estudio General
Sobre el Clima Organizacional:
31 El Ambiente fisico de las intalaciones es adecuado? SI NO
(Espacio Disponible, Iluminacin, Ventilacin, etc.)
32 El equipamiento fisico de las instalaciones es el adecuado? SI NO
(Mobiliario, Equipos, Maquinarias etc.)
33 El equipamiento del personal es el adecuado? SI NO
(Uniformes, Equipos de Seguridad etc.)
34 Existe un facl acceso a las instalaciones? SI NO
35 Las condiciones de trabajo son las adecuadas? SI NO
(Horario de Trabajo, Jornada Laboral, Seguridad, Higiene etc.)
36 Existe un clima cordial de trabajo? SI NO
(Buena Comunicacin y Trato agradable del personal etc.)
37 Se trabaja bajo presin? SI NO
38 Se observa exceso de controles y supervisin? SI NO
39 Se trabaja bajo condiciones de riesgo? SI NO
40 Se observa integracin entre el personal? SI NO
41 Se observa mucha rotacin de personal? SI NO
42 Se observa la presencia de personal experimentado en su cargo? SI NO
Sobre el proceso de comunicacin:
43 Existen mecanismos de comunicacin formal a nivel interno? SI NO
(Oficio, Carta, Memorndum etc.)
44 Qu asuntos se tratan por medio de esta Comunicacin Formal?
45 Cmo se transmite esta comunicacin formal? En Fisico
Por E-mail
46 Se siguen los canales regulares de comunicacin? SI NO
47 Existe una Intranet? SI NO
48 La comunicacin interna informal es fluida y constante? SI NO
49 Existen mecanismos de comunicacin formal a nivel externo con SI NO
clientes y proveedores ? (Oficio, Carta, Memorndum etc.)
50 Qu asuntos se tratan por medio de esta Comunicacin Formal?
51 Cmo se transmite esta comunicacin formal? En Fisico
Por E-mail
52 Se siguen los canales regulares de comunicacin externa? SI NO
53 Existe un Sitio Web? SI NO
54 La comunicacin informal externa es fluida y constante? SI NO

Metodologa de Recoleccin de Datos en el
Examen Preliminar


Aspectos que pueden ser Evaluados:
Estructura Organizativa (Organigramas)
Cuadros de Funciones
Manuales de Normas y Procedimientos








Anlisis
Consiste en clasificar y
agrupar diferentes
elementos individuales
de un proceso de
manera que los grupos
constituyan unidades
significativas y
homogneas.


Planificacin
Papeles de Trabajo:
Examen Preliminar
Matriz de Anlisis de
Estructura y Procedimientos
REA DE ANLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOS
En esta parte se debe analizar toda la
planificacin de la organizacin, abarcando
aspectos como:
1) Misin y Visin
(Si estan ajustadas a la realidad de la
Organizacin)
2) Objetivos
(Si estan ajustados a la realidad de la
organizacin, a la Misin y Visin, y sin
son objetivos realizables)
3) Valores y Polticas
(Si estan ajustados a la realidad de la
y se relacionan entre si)
4) Planes y Programas
(Si se ajustan a los objetivos de la
organizacin y son realizables). Dentro
de los Planes se incluyen los Presupuestos
Planificacin Planificacin
Papeles de Trabajo:
Examen Preliminar
Matriz de Anlisis de
Estructura y Procedimientos
REA DE ANLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOS
En esta parte se debe analizar la Estructura
Organizativa de la Organizacin a partir de
su representacin Grafica (Organigrama) y
de la observacin directa de la misma.
Se debe abarcar aspectos como:
1) Jerarquizacin
(Cantidad de niveles jerarquicos, y si existe
una tendencia hacia lo Vertical u Horizontal)
2) Distribucin de la Autoridad
(En que niveles y reas se concentra la
mayor carga de autoridad)
3) Nivel de Delegacin
(Organigrama) (Que tan concentradas estan las funciones y
responsabilidades en ciertas unidades o
cargos)
4) Tramos de Control
(Que tantas unidades y cargos estan sujetos
a la supervisin de quienes ejercen la Direccin)
5) Especializacin y Departamentalizacin
(Que tan especializadas son las funciones
ejecutadas por cada unidad)
Organizacin
Estructura
Organizativa
Papeles de Trabajo:
Examen Preliminar
Matriz de Anlisis de
Estructura y Procedimientos
REA DE ANLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOS
En esta parte se debe analizar la forma en que
son asignadas las distintas funciones y tareas
entre las diferentes unidades y cargos de la
Organizacin, valorando que tan bien
distribuidas se encuentran las mismas.
Cuadro de
Funciones
Organizacin
Papeles de Trabajo:
Examen Preliminar
Matriz de Anlisis de
Estructura y Procedimientos
REA DE ANLISIS FUENTE ASPECTOS A SER ANALIZADOS
En esta parte se deben analizar los Manuales
de Normas y Procedimientos de forma
general, abarcando aspectos como:
1) Si los Manuales cubren o regulan todos los
Procedimientos de la Organizacin.
2) Si los Manuales cuentan con una estructura
formal ajustada a los estandares en esta
materia.
3) Que tan detallados se encuentran descritos
los procedimientos en los Manuales.
4) Si los Manuales cuentan con la debida
Representacin Grafica del Procedmiento
descrito (Flujograma).
5) Si los Manuales cuentan con todos los
anexos necesarios (Documentos).
6) Si los Manueles establecen claramente las
unidades involucradas en el procedmiento.
7) Si los Manuales establecen claramente las
normas de actuacin en cada procedimiento.
Organizacin
Manuales de
Normas y
Procedimientos
Anlisis de la Gestin Administrativa

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