PLANIFICACION

Es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organizacin
y busca adaptarse a ellos. La planificacin cumple dos propsitos principales en las
organizaciones: el protector y el afirmativo. El propsito protector consiste en minimizar el
riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las
consecuencias de una accin administrativa determinada.
El propsito afirmativo de la planificacin consiste en elevar el nivel de xito
organizacional. Un propsito adicional de la planificacin consiste en coordinar los
esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones.
Se ha dicho que la planificacin es como una locomotora que arrastra el tren de las
actividades de la organizacin, la direccin y el control. Por otro lado, se puede considerar
a la planificacin como el tronco fundamental de un rbol imponente, del que crecen las
ramas de la organizacin, la direccin y el control. Sin embargo, el propsito fundamental
es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza
del mbito futuro en el cual debern ejecutarse las acciones planificadas.
Uno de los resultados ms significativos del proceso de planificacin es una estrategia
para la organizacin.

La planificacin desde el punto de vista de diferentes pioneros de la
administracin:

"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner,
1996).

"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organizacin har
para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f).

"Es el proceso de evaluar toda la informacin relevante y los desarrollos futuros
probables, da como resultado un curso de accin recomendado: un plan", (Sisk, s/f).

"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio ms apropiado para el logro de
los mismos antes de emprender la accin", (Goodstein, 1998).

"La planificacin... se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir... antes
de que se requiera la accin" (Ackoff, 1981).

"Consiste en decidir con anticipacin lo que hay que hacer, quin tiene que hacerlo, y
cmo deber hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente entre el punto en que nos
encontramos y aquel donde queremos ir.

Es el proceso de definir el curso de accin y los procedimientos requeridos para alcanzar
los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final
deseado" (Corts, 1998).

"La planificacin es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado,
teniendo en cuenta la situacin actual y los factores internos y externos que pueden influir
en el logro de los objetivos" (Jimnez, 1982).

"Es el proceso de seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al futuro para
formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales"
(Terry,1987).

"La planificacin es una tcnica para minimizar la incertidumbre y dar ms consistencia al
desempeo de la empresa." (David, Ewing) "La planificacin es en gran medida la tarea
de hacer que sucedan cosas que de otro modo no sucederan"

"La planificacin es en gran medida la tarea de hacer que sucedan cosas que de otro
modo no sucederan"

La planificacin es la primera funcin administrativa porque sirve de base para las dems
funciones. Esta funcin determina por anticipado cules son los objetivos que deben
cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo terico para
actuar en el futuro. La planificacin comienza por establecer los objetivos y detallar los
planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificacin
determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en qu orden
debe hacerse.

TIPOS DE PLANES

Corto Plazo

Tambin llamada planificacin operativa; se lleva a efecto en cada planta y almacn. Es
una extensin de la planificacin a mediano plazo, con gran nfasis en los presupuestos
flexibles, los relacionados con los niveles de produccin especficos durante el perodo no
mayor a un ao.
Incluye el uso de pronsticos trimestrales de ventas suministrados por mercadotecnia.

Mediano Plazo

Es un subconjunto de la planificacin a largo plazo. Se centra en las mismas reas que la
planificacin a largo plazo, pero dentro de un marco de tiempo menor (de dos a cinco
aos). Los estados financieros pro forma en este perodo son ms detallados que
aquellos para la planificacin a largo plazo. En definitiva se refinan los planeas
estratgicos a largo plazo de la organizacin al desarrollar planes financieros ms
especficos. El resultado de este nivel de planeacin sirve como entrada para la
planeacin a corto plazo.
Se relaciona primordialmente con la planificacin financiera, de manera que pueda
colocar a la organizacin en la mejor postura financiera para materializar las
oportunidades descubiertas por la planificacin a largo plazo.

Largo Plazo

Su parte central est formada por las consideraciones estratgicas en cuanto a
oportunidades futuras de mercado y a productos nuevos para satisfacerlas. Una
caracterstica distintiva de este tipo de planificacin es el descubrir oportunidades, y
despus desarrollar estrategias y programas efectivos para capitalizar dichas
oportunidades.
Se concentra en la extrapolacin de datos recopilados de fuentes externas e internas para
proyectar la informacin relacionada con la comercializacin y distribucin, tcnica y de
instalaciones, financiera, de recursos humanos y otros aspectos. Comienza con un
entendimiento realista de los mercados, productos, plantas, almacenes, mrgenes,
utilidades, retorno sobre la inversin, flujo de efectivo, disponibilidad de capital,
capacidades de ingeniera y habilidades y capacidades del personal

Proceso de planificacin

Propsitos o Misiones - La misin o el propsito identifica la funcin o tarea bsica de
una empresa o de cualquier parte de ella. Cualquier clase de operacin organizada tiene
propsitos o misiones. En cada sistema social las empresas tienen una funcin o tarea
bsica que les asigna la sociedad.

Objetivos - Los objetivos o metas son los fines a los que se dirige la actividad: son los
resultados a lograr. Representan el fin hacia el que se encamina la organizacin, la
integracin de personal, la direccin y el control. Los objetivos de la empresa son el plan
bsico de la misma, un departamento puede tener tambin sus propios objetivos.
Naturalmente, sus metas contribuyen al logro de los objetivos de la empresa, pero los dos
grupos de metas pueden ser diferentes por completo.

Estrategias - Denotan casi siempre un programa general de accin y un despliegue de
esfuerzos y recursos para alcanzar objetivos amplios. Se definen como el resultado del
proceso a decidir sobre los objetivos de la organizacin, sobre los cambios en stos,
sobre los recursos usados para alcanzarlos y sobre las polticas que han de regular la
adquisicin, el uso y la disposicin de estos recursos.

Polticas - Son tambin planes en el sentido de que son enunciados generales o maneras
de entender que guan o canalizan el pensamiento o la accin en la toma de decisiones,
stas delimitan el rea dentro de la cual una decisin ha de ser tomada y aseguran que
est de acuerdo y contribuya a los objetivos. Son declaraciones o interpretaciones
generales que guan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones.

Procedimientos - Son planes que establecen un mtodo requerido de manejar las
actividades futuras. Son guas para la accin ms que para el pensamiento, detallan la
forma exacta en que deben llevar a cabo ciertas actividades. Son sucesiones cronolgicas
de acciones requeridas. Los procedimientos cruzan las lneas de los departamentos. Por
ejemplo, en una compaa industrial el procedimiento para manejar los pedidos con
seguridad incluir al departamento de ventas, el de finanzas, al departamento de
contabilidad, al departamento de produccin y el departamento de transportacin.

Reglas - Explican con claridad las acciones requeridas o las acciones que no se deben
llevar a cabo, sin permitir la discrecin en esto. Son el tipo de plan ms sencillo. Las
reglas se diferencian de los procedimientos en que guan la accin sin especificar un
orden de tiempo. El procedimiento se podra considerar como una serie de reglas. La
regla puede o no formar parte de un procedimiento. La esencia de una regla es que refleja
una decisin administrativa de que se tiene que llevar a cabo o que no se tiene que llevar
a cabo una cierta accin.
Es necesario asegurarse de distinguir entre reglas y polticas. El propsito de las polticas
es guiar la toma decisiones al sealar reas en las que los gerentes pueden usar su
discrecin. Las reglas, aunque tambin son guas, no permiten flexibilidad en su
aplicacin.

Programas - Son un conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones
de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a
cabo un determinado curso de accin; por lo general estn respaldados por presupuestos.

Presupuestos - Es una declaracin de los resultados esperados, expresados en trminos
numricos. Se puede considerar como un programa llevado a nmeros. El presupuesto se
puede expresar en trminos financieros o en trminos de horas de trabajo, unidades de
producto, horas- mquina, o cualquier otro trmino medible numricamente. El
presupuesto es necesario para el control pero no puede servir como estndar de control
sensible a menos que refleje los planes. Por lo general un presupuesto pone en prctica
un programa pero puede ser en s mismo un programa.

CARACTERISTICAS DE LA PLANIFICACION

Las caractersticas ms importantes de la planificacin son las siguientes:
1. La planificacin es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningn plan
de accin, sino que se realiza continuamente en la empresa.
2. La planificacin est siempre orientada hacia el futuro: la planificacin se halla
ligada a la previsin.
3. La planificacin busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer
esquemas para el futuro, la planificacin funciona como un medio orientador del proceso
decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en
cualquier toma de decisin.
4. La planificacin es sistemtica: la planificacin debe tener en cuenta el sistema y
subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organizacin como totalidad.
5. La planificacin es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso
que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.
6. La planificacin es una tcnica de asignacin de recursos: tiene por fin la
definicin, el dimensionamiento y la asignacin de los recursos humanos y no humanos
de la empresa, segn se haya estudiado y decidido con anterioridad.
7. La planificacin es una tcnica cclica: la planificacin se convierte en realidad a
medida que se ejecuta. A medida que va ejecutndose, la planificacin permite
condiciones de evaluacin y medicin para establecer una nueva planificacin con
informacin y perspectivas ms seguras y correctas.
8. La planificacin es una funcin administrativa que interacta con las dems; est
estrechamente ligada a las dems funciones organizacin, direccin y control sobre
las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la
organizacin.
9. La planificacin es una tcnica de coordinacin e integracin: permite la
coordinacin e integracin de varias actividades para conseguir los objetivos previstos.
10. La planificacin es una tcnica de cambio e innovacin: constituye una de las
mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa,
definidos y seleccionados con anticipacin y debidamente programados para el futuro.

http://es.scribd.com/doc/11679862/Planificacion-Administrativa


ORGANIZACIN

Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los
objetivos de la organizacin. Luego se debe de disear la forma de combinarla en grupo
operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. De la estructura
establecida necesaria la asignacin de responsabilidades y la autoridad formal asignada a
cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta funcin es el
establecimiento de una estructura organizativa.

La organizacin es el acto de dirigir, organizar, sistematizar el proceso productivo que
llevan a cabo los administradores, gerentes economistas, contadores que se encuentran
en puestos directivos de la unidad productora. La remuneracin del capital y la
organizacin es la ganancia.
El diccionario de la Real Academia de la Lengua espaola dice: Organizar es establecer
o reformar una cosa sujetando a las reglas el nmero, orden, armona y dependencia de
las partes que la componen o han de componerla.

La organizacin es la funcin de correlacin entre los componentes bsicos de la
empresa -la gente, las tareas y los materiales- para que puedan llevar a cabo el plan de
accin sealado de antemano y lograr los objetivos de la empresa.

Principios de organizacin:

Unidad de mando

Un subordinado slo deber recibir rdenes de un solo jefe, cuando no se respeta este
principio se generan fugas de responsabilidad, se da la confusin y se produce una serie
de conflictos entre las personas.

Especializacin

Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se
pueda crear la especializacin en la ejecucin de las mismas.

Paridad de autoridad y responsabilidad

La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un
equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad.


Equilibrio de DireccinControl

Consiste en disear una estructura de tal forma que nos permita coordinar las acciones y
al mismo tiempo evaluar los resultados de la misma. 0

Definicin de puestos

Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relacin a los objetivos de los
mismos.

Pasos bsicos para organizar

Divisin del trabajo: Se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes,
de tal manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades,
en lugar de tareas en general.
Todas las tareas de la organizacin desde la produccin hasta la administracin se
pueden subdividir. La divisin del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden
aprender a realizar con relativa velocidad por consiguiente comenta la especializacin,
pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo. adems como crea una serie
de trabajo, las personas pueden elegir puestos, o puedan ser asignadas a aquellas, que
se cian a sus talentos e intereses.

Departamentalizacin: Se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de
trabajo que son similares o tiene una relacin lgica, para ello se labora un organigrama
donde mediante cuadros se representan los diferentes departamentos que integran la
organizacin. Por ejemplo los profesores se pueden agrupar en departamentos de
qumica, departamento de ingls, etc.

Jerarqua: Desde los primeros das de la industrializacin los gerentes se preocupan por
la cantidad de personas y departamentos que podran manejar con eficacia, este
interrogante pertenece al tramo de control administrativo (con frecuencia llamado tramo
de control o tramo administrativo) cuando se ha dividido el trabajo, creados
departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden seleccionar una cadena
de mando; es decir, un plan que especifique quien depende de quin.

Coordinacin: Consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes
a efecto de perseguir las metas de organizacin con eficiencia, sin coordinacin los
miembros de la organizacin perderan de vista sus papeles dentro de la misma y
enfrentaran la tentacin de perseguir los intereses de los departamentos, a espesa de las
metas de la organizacin.

DIRECCIN

Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la
organizacin y del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que
realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de
direccin, de hecho la direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada
una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a
los dems de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la
planificacin y la organizacin, los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a
sus empleados a hacer su mejor esfuerzo. La direccin incluye motivacin, enfoque de
liderazgo, equipos y trabajo en equipo y comunicacin.

Principios de la Direccin

Motivacin:
Es una caracterstica de la Psicologa humana que contribuye al grado de compromiso de
la persona. Incluye factores que ocasionan canalizan y sustentan la conducta humana de
un sentido particular o comprometido. Las metas de la organizacin son inalcanzables a
menos que exista el compromiso permanente de los miembros de la organizacin.

Liderazgo:
En forma gerencial es el proceso de dirigir las actividades laborales de los miembro de un
grupo y de influir en ellas, el liderazgo involucra a otras personas, empleados o
seguidores, si no hubiera a quien mandar las cualidades del liderazgo del gerente serian
irrelevantes; tambin involucra una desigualdad de poder entre los lideres y los miembros
del grupo la cual se usa de diferentes forma para influir en la conducta de los seguidores
de diferentes manera.

Comunicacin:
La comunicacin es el fluido vital de una organizacin, los errores de comunicacin en
ms de una organizacin han ocasionado daos muy severos, por tanto la comunicacin
efectiva es muy importante para los gerentes ya que ella representa la hebra comn para
las funciones administrativas. Los gerentes preparan planes hablando con otras personas,
para encontrar la mejor manera de distribuir la autoridad y distribuir los trabajos.

Equipos y Trabajo en equipo:
Un equipo se define como dos o ms personas que interactan y se influyen entre si, con
el propsito de alcanzar un objetivo comn. En las organizaciones, desde siempre, han
existido dos tipos de equipos los formales e informales. Los equipos formales son creados
por los gerentes con el propsito de encargarles tareas especificas, el tipo de grupo
formal que prevalece es el equipo de mando, otro tipo de equipo formal es el comit el
cual por regla formal dura mucho tiempo y se encarga de problemas y decisiones que se
repiten.
Los equipos informales son de naturaleza social estos grupos son formaciones naturales
que aparecen en el ambiente de trabajo en respuesta a la necesidad de un contacto
social. Estos equipos tienden a formarse alrededor de amistades e intereses comunes.

Principios de direccin

Coordinacin de intereses: El logro del fin comn se har ms fcil cuanto mejor se
logre coordinar los intereses del grupo y an los individuales de quienes participan en la
bsqueda de aquel.
Impersonalidad del mando: La autoridad en una empresa debe ejercerse ms como
producto de una necesidad de todo el organismo social que como resultado exclusivo de
la voluntad del que manda.
Resolucin de conflictos: Debe procurarse que los conflictos que aparezcan se
resuelvan lo ms pronto que sea posible y de modo que, sin lesionar la disciplina
produzcan el menor disgusto a las partes.
Aprovechamiento de conflictos: Debe procurarse an aprovechar el conflicto para
forzar el encuentro de soluciones. Mary Parker Follet afirma que todo conflicto, como todo
razonamiento en el mundo fsico, es de suyo un obstculo a la coordinacin, paro que as
como la friccin puede ser aprovechada.
Va jerrquica: Al transmitirse una orden deben seguirse los conductos previamente
establecidos, y jams omitirlos sin razn ni en forma constante.

7.3.3 Elementos de la Organizacin:
La direccin como parte del proceso administrativo se compone de varios elementos:

Toma de decisiones: Significa la eleccin de un curso de accin o alternativa. Al tomar
decisiones es necesario antes de evaluar las alternativas, definir y analizar el problema,
para posteriormente aplicar la decisin o alternativa que mejor se sugiera.
Integracin: Al igual que en la toma de decisiones, tambin existe un proceso para la
adecuada integracin en cuanto al personal se refiere, este proceso inicia con el
reclutamiento u obtencin de los candidatos que aspiran a un puesto determinado, en
seguida se introducirn, o dicho en otras palabras, se les ambientar; para finalmente
capacitarlos en el desarrollo de las funciones que habrn de realizar.
Motivacin: La motivacin es la labor ms importante de la direccin, a la vez que la ms
compleja, pues a travs de ella se logra la ejecucin del trabajo, de acuerdo a normas o
patrones de conducta esperados.
Comunicacin: La comunicacin en cualquier grupo que se trate, es de vital importancia
ya que involucra a los individuos no solo en su papel de comunicadores, sino en el buen
uso que a la informacin se le da.
Supervisin: Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las
actividades se realicen adecuadamente.

CONTROL

Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo individual y
organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las
empresas. Implica medir el desempeo contra las metas y los planes, muestra donde
existen desviaciones con los estndares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro
de los planes, aunque la planeacin debe preceder del control. Los planes no se logran
por si solos, stos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con
metas especificas, despus se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los
planes.

El propsito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes
tengan xito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar
acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales.
La funcin de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los
planes trazados se implanten en forma correcta.


La esencia del control administrativo:
El control es la cuarta, y ltima funcin en el proceso administrativo. Al igual que la
planificacin, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que
deben siempre estar funcionando en una empresa.
El control se ejerce a travs de la evaluacin personal, los informes peridicos de
desempeo (o de resultados reales, como tambin se les denomina) e informes
especiales.

7.4.5 Fases del Control:
Un proceso de control corriente, cuyo propsito sea ayudar a vigilar las actividades
peridicas de un negocio y de cada centro de responsabilidad, consta de las siguientes
fases:
1. Comparar el desempeo (resultados reales) con las metas y normas planificadas.
2. Preparar un informe de desempeo que muestre los resultados reales, los resultados
planificados y cualquier diferencia entre ambos.
3. Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas
subyacentes de las variaciones.
4. Desarrollar cursos de accin opcionales para corregir cualesquier deficiencia y
aprender de los xitos.
5. Hacer una seleccin (accin correctiva) del men de alternativas y ponerla en prctica.

El control eficaz exige la alimentacin adelantada. En otras palabras, se supone que los
objetivos, los planes, las polticas y las normas se han desarrollado y comunicado a
aquellos gerentes que tienen las correspondientes responsabilidades de desempeo. Por
lo tanto, el control debe necesariamente apoyarse en el concepto de la retroalimentacin,
el cual exige mediciones del desempeo y dispara la accin correctiva prevista para
asegurar el logro de los objetivos. Cuando los planes se hacen operacionales, debe
ejercerse el control para medir el avance.

Control como un sistema de retroalimentacin: El control administrativo es
esencialmente el mismo proceso bsico que se encuentra en los sistemas fsicos,
biolgicos y sociales. Muchos sistemas se controlan a s mismos mediante la
retroalimentacin de informacin, que muestra las desviaciones con respecto a los
estndares y da origen a los cambios, en otras palabras, los sistemas utilizan parte de su
energiza para retroalimentar informacin se compara el desempeo con un estndar e
inicia la accin correctiva.

Por lo general el control administrativo se considera como un sistema de retroalimentacin
similar al que opera en el termostato comn en un hogar. Este aspecto se puede ver con
claridad al observar el proceso de retroalimentacin en el control administrativo en la
figura.












Elementos del control:

Establecimiento de estndares: Es la aplicacin de una unidad de medida, que servir
como modelo, gua o patrn en base en lo cual se efectuar el control.

Medicin de resultados: La accin de medir la ejecucin y los resultados, puede de
algn modo modificar la misma unidad de medida.

Correccin: La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva para
integrar las desviaciones en relacin con los estndares.

Retroalimentacin: El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la
retroalimentacin; es aqu en donde se encuentra la relacin ms estrecha entre la
planeacin y el control.


http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/procesoadministrativo/def
ault4.asp



Desempeo
deseado
Programa de
accin
correctiva
Aplicacin de
correcciones
Comparacin del
desempeo real
contra los estndares
Medicin del
desempeo real
Desempeo
real
Identificacin de
las desviaciones
Anlisis de las
causas de las
desviaciones