SISTEMA DE GESTION DE CONTROL DE

DESEMPEO E INFORMACION
(EMPRESA PROMOLINKS S.A)






INTEGRANTES:
VANESSA CABELLO PARADA

CARRERA:
TRABAJO SOCIAL

SEDE:
SAN FERNANDO

DOCENTE:
CLAUDIA VALLAROEL YON

Introduccin

En muchas ocasiones, en la vida diaria, nos encontramos con diversas dificultades
que imposibilitan el desarrollar nuestro trabajo, ya sea por situaciones externas o
internas. En las internas encontramos dificultades como son la falta de
comunicacin, el no realizar procesos de acuerdo a normas establecidas, falta o
mala informacin, escases de recursos, administracin de los recursos humanos,
estos ltimos son generalmente la valla ms difcil de salvar. Lo que lo hace a la
vez ms interesante.

Las empresas de ayer no son las mismas de hoy. Actualmente el mundo se
encuentra compuesto de sociedades o de organizaciones, donde todas ellas
requieren ser administradas para poder sobrevivir. Y no simplemente ni solamente
administradas, sino administradas de forma eficiente y rentable, siguiendo una
visin y una misin bien definidas y trazadas de acuerdo con un plan estratgico.

Es por esto que es indispensable, que los administradores tengan una visin ms
amplia de los negocios y la claridad que muchas veces otros no ven respecto a
situaciones cotidianas, sin duda este es un problema mayor de gestionar y
controlar el recurso humano, este se ha convertido en el ltimo tiempo en la pieza
clave para que las organizaciones sean exitosas, no se obtiene nada con contar
con toda la infraestructura, o los recursos monetarios, si no se cuenta con
personal calificado para que maneje las maquinarias o utilice de mejor manera los
recursos monetarios o de lo que dispone la empresa, es el recurso humano el que
da el valor agregado a los negocios.

Esto es porque el mundo evoluciona constantemente y se debe estar preparado
para enfrentar los desafo y cambios, el que no es capaz de cambiar va quedando
en el camino. Es por lo mismo que se debe ir capacitando y gestionando de mejor
manera al personal de las empresas.
Ya que muchas empresas han ido expandindose territorialmente, lo que se ha
traducido en que la supervisin se vuelva ms complicada, por otra parte la
informacin que se maneja tambin aumenta, y se hace prioritaria la
retroalimentacin de la misma, pues la informacin es la clave para la toma de
decisiones.

Es por esto que se espera es que quien lea este proyecto encuentre en este una
gua de utilidad para poder resolver su problemtica de control de gestin y la
recopilacin de informacin para poder as disminuir sus costos y maximizar los
resultados de su compaa






















Metodologa

Previo al desarrollo de un proyecto de esta ndoles, se deben realizar acciones
primarias, una es obtener informacin de parte los directivos o gerencia de la
empresa para determinar cules son las deficiencias que ellos estiman tiene la
empresa, realizar un anlisis de esta y obtener una base terica de diferentes
autores (marco terico), de donde poder sustentar las acciones necesarias para
poder desarrollar el proyecto.

Entrevista con Gerente Comercial:

Se solito a este la entrega de una breve resea histrica de la empresa, como
naci, cul es su giro, y como est conformada estructuralmente, adems, como
se menciona anteriormente, las debilidades y carencias.

El dialogo con el gerente se basa principalmente en una serie de preguntas con el
fin de conocer mejor sus ideas, y su forma de actuar para as saber cmo ahondar
en la empresa y no caer y fallar en las estrategias que se puedan presentar con el
fin de encarecer cada da mas la gestin que en ella podamos proceder.











Antecedentes de la Empresa

Promolinks, es una empresa dedicada a trabajar con un equipo de personas
orientada a servicios, la empresa es un Outsourcing que apoya la gestin de la
empresa que la ha contratado. Promolinks provee de recurso humano a la
empresa que requiera de sus servicios especficamente se basa en la entrega de
personal para promover y vender productos de la empresa, su giro principal es de
servicios promocionales y consultora empresarial.






Su casa matriz se encuentra ubicada en cardenal caro 490 san Fernando
perteneciente a la sexta regin del libertador Bernardo OHiggins.

La empresa cuenta con clientes internos y externos, el cliente directo de la
empresa es Movistar, empresa a la cual le presta el servicio, los clientes finales
son los clientes de las grandes tiendas, lugar en donde se realiza su labor el
personal de la empresa y en donde se comercializan los productos y servicios de
la compaa.

Resea Histrica:

Promolinks fue creada en marzo de 2003, sus socios son profesionales vasta
experiencia en el rea de RRHH y de las telecomunicaciones, los cuales participan
activamente en la gestin del negocio.

En sus inicios la empresa comenz con 187 personas entre supervisores y
vendedores, ms 3 administradores y dos gerentes, adems contaba con una
plataforma de soporte en donde trabajaba un operador y un jefe de plataforma, a
pesar del poco personal, la compaa ya contaba con cobertura a el nacional.
Producto de la evaluacin del mercado, el incremento en la tecnologa, la mayor
demanda de parte de los clientes y la expansin de muchas empresas del retail,
fue necesario ir creciendo llegando a contar en la actualidad con 3 gerentes, 3
jefes de ventas, 34 supervisores, 15 administrativos, 665 vendedores, 4
supervisores de plataforma y 45 operadores.

reas o unidad que conforman la empresa:

La empresa cuenta con diferentes unidades o departamentos para su
funcionamiento, est dividida en tres reas: comercial, operativa o de soporte y
administrativa.

Unidad o rea Comercial:

Esta es el rea en donde se generan las estrategias comerciales para poder
responder en forma eficiente a los requerimientos del cliente, adoptando
estrategias comerciales para llevar a cabo y lograr cumplir con los objetivos que
son requeridos mes a mes , es aqu en donde se encuentra el recurso humano
que compone la fuerza de venta, principal herramienta para la consecucin de los
objetivos, esta ltima es la que se encuentra distribuida en los diferentes puntos
de ventas o tiendas a lo largo del pas, la cual es la encargada de comercializar
los productos que pone Movistar en las diferentes tiendas.

Unidad o rea Operativa o de Soporte:

Esta rea es la encargada de dar soporte al rea comercial y los diferentes
departamentos de la empresa, es la que entrega soporte tecnolgico y logstico
esta est dirigida por la sub gerente de operaciones, para ello cuenta con cuatro
departamentos: plataforma, back office, logstica y riesgo.

La plataforma es en donde se reciben las llamadas que realizan los vendedores
desde los diferentes puntos del pas, aqu es donde se evalan las posibles
ventas. Back office es en donde se reciben los comprobantes de ventas realizadas
y e reciben los contratos que se concretaron en los diferentes puntos de venta,
aqu se valida la informacin recibida

Logstica es la encargada de la mantencin de los stocks, este departamento es el
que preocupa del envo y recepcin de equipos, es la encargada de suministrar
equipos a los diferentes puntos de venta. Y por ltimo riesgo, que es quien se
preocupa de mantener y velar por la seguridad de los diferentes departamentos,
esto a travs de los comunicados y revisin constante a los procedimientos que
realizan a diario.

Unidad o rea Administrativa:

En esta rea se contienen los departamentos de recursos humanos, contabilidad y
finanzas, los que tambin realizan un apoyo a las otras reas, pero de forma ms
discreta pues no inciden directamente sobre el desarrollo propio de la
comercializacin de los productos.

Recursos humanos es el departamento encargado de generar la liquidacin de
las remuneraciones de los empleados con todo lo que ello implica, cumplimiento
de disposiciones legales, beneficios, licencias mdicas, etc.

Contabilidad y finanzas son los encargadas de llevar los movimientos contables y
financieros de la empresa para cumplir as tambin con lo que estipula la
normativa vigente.




Anlisis de la situacin actual de la Organizacin

Previamente antes de implementar este sistema de gestin de control, desempeo
e informacin se debe realizar el anlisis de la situacin actual en la que se
encuentra la organizacin, este permitir determinar cules son las falencias y los
puntos crticos y de esta manera abordar de mejor forma el problema. Una vez
que este determinada de manera general o especifica las deficiencias de la
compaa se podr introducir otros mtodos de medicin para obtener de manera
ms fina y exacta los resultados.

Para ello se realiz el anlisis a tres puntos fundamentales, como lo son:

- Informacin
- Control
- Gestin

Informacin

Actualmente el flujo de informacin dentro de la empresa se realiza bsicamente a
travs de seis maneras:

- Correo electrnico
- Telfono
- SMS (Mensaje de texto)
- Internet
- Persona a Persona

Estos medios son los utilizados para enviar informacin desde y hacia los
diferentes puntos de ventas o a los supervisores en regiones, a los jefes de ventas
o al gerente comercial , esta transferencia cuenta con cierta fluidez, lo que
depende bsicamente si la informacin requerida est disponible, por otra parte, la
forma en que se enva la informacin tiene siempre un formato estndar para lo
solicitado, cada ente la enva, como en el caso de las planillas, en un formato
creado por cada uno y en forma diferente, en ocasiones se enva una planilla tipo
que debe ser llenada.

La informacin enviada, en algunos casos, es solo datos, pues las personas que la
reciben no la comprenden, no saben interpretarla, es por ello que es necesario
explicar correctamente a que se est haciendo referencia con esta informacin, y
en algunos casos para que es enviada y como debe ser utilizada.
En el caso de envi de informacin de ventas y stock se trabaja un formato
predefinido, incluso cuando se trata de enviar informacin que contiene datos e
informacin numrica se realiza a travs de un archivo Word.

Otro medio de consolidacin de informacin e a travs de telfonos celulares,
estos son previstos por la empresa y cuentan con una cantidad determinada en
minutos para hablar dentro de la misma compaa, y minutos extras a otras
compaas. Esta herramienta funciona de muy buena forma y contribuye de
manera importante al desempeo de los diferentes componentes de la
organizacin. Con los mismos equipos viene disponible un servicio de mensajera
o SMS.

Otro medio utilizado por la compaa para la entrega de informacin es la pgina
web: www.promolinks.cl, la que entrega informacin referida a temas como:
estadsticas de ventas, informacin del departamento de Recursos Humanos,
stocks, procedimientos, capacitaciones entre otros temas. Este repositorio de
informacin es bastante til, sin embargo vuelve a ser puto crtico en esta rea l
no capacitar al personal respecto a uso ms provechoso.

Cuando se dispone de una herramienta como esta sucede lo que pasa en muchos
casos, se dispone de informacin de sobra, la que pasa a convertirse en
informacin que no es utilizada por los usuarios.

Es importante que la informacin contenida en internet sea revisada y actualizada
constantemente, para ello debe haber una persona encargada de actualizar la
pgina web, ya que en la pgina se encuentra informacin obsoleta que solo
induce a error. Es importante sealar en este aspecto que debe existir feedback
para poder mejorar los errores que pueda existir.

Por ultimo una de las formas ms antigua y efectiva que utiliza para empresa para
transmitir informacin es de persona a persona, lo cual se realiza frecuentemente
en las visitas a los distintos puntos de ventas.

Control:
La empresa cuenta con estepas de control mnimas, estas se encuentran basadas
en la informacin que recibe la jefatura, el control pasa por los resultados que
obtiene la compaa, en estos se fundan para decir si los diferentes componentes
de la estructura estn cumpliendo sus funciones a cabalidad, lo que claramente no
refleja la realidad, puesto que el buen o mal resultado de los ejercicios no significa
que la situacin este controlada, o sea no podemos determinar con si cada
proceso, cada etapa, cada funcin est desarrollada de acuerdo a los
planteamientos y normativa de la empresa.

El poder controlar adecuadamente permite que el supervisor o jefe de ventas
pueda realizar los movimientos estratgicos para corregir o mejorar los resultados,
aqu vemos que esto no se realiza adecuadamente, la informacin pasa y no se
utiliza como debiera ser.

Gestin:
En cuanto a la gestin bsicamente lo que se observ dentro de la empresa es
entrega y traspaso de informacin, y dentro de la misma muchos datos, el
problema est en que la informacin es muy diversa, sin embargo no se ha
entrenado al personal en el sentido de que pueden utilizar esta para realizar
gestin, siendo ms claro, la informacin llega diariamente, estadsticas de ventas,
stocks disponibles, variaciones de precios y promociones, etc.; pero no es utilizada
como herramienta de gestin, esto lo tiene claro la jefatura de la organizacin pero
sin embargo no han creado sistemas de gestin correspondientes.

La estructura que hoy tiene la empresa dificulta la gestin por parte de la jefatura
de la compaa, ya que el jefe de ventas, como los supervisores tiene una zona
geogrfica demasiada extensa, esto mejorara considerablemente si se realizara
un restructuracin de la misma, lo que se explica ms en detalle dentro de la
implementacin del proyecto.

Es por esto que en esta empresa se quiere implementar un sistema de control de
gestin, promolinks es una empresa que tiene distribuida su fuerza en sus ventas
de telefona en puntos de venta a lo largo del pas, en las diferentes cadenas
nacionales y en las empresas del rubro retail.

La idea central de este proyecto es controlar y gestionar el equipo de trabajo con
el que cuenta Promolinks ya que hoy en da se hace imperante la necesidad de
poder gestionar tanto el trabajo, como el desempeo de cada uno de los
trabajadores, para as poder reducir gastos monetarios, esfuerzos fsicos y todo,
con el fin de llevar una organizacin mucho ms ordenada de lo que es en el
presente, cabe destacar que este sistema de gestin implementado ser de total
ayuda para la cadena jerrquica con la que cuenta esta empresa, la que est
estructurada de la siguiente forma:





El objetivo es formar una estructura ms til para organizar la informacin, para
que de esta forma se alcance como resultado una buena gestin comercial,
acompaada de una buena planificacin, organizacin, integracin de personal
direccin, y principalmente control.

Para seleccionar la misio y objetivos, as como las acciones necesarias para
cumplirlos, se requiere de la toma de daciones basadas estas en la informacin
para as logras las acciones futuras, partiendo de una alternativa, la cual va desde
los propsitos y objetivos generales, hasta la accin por emprender.

Las personas que trabajan en este proyecto, tanto como los trabajadores que lo
colocaran en marcha, sern los principales actores, ya que son pieza fundamental
por prestar sus conocimientos y objetivos propios, logrando as una ayuda para
cumplir las metas o logros para la empresa a la cual prestan servicios.



Jefe de Ventas
Vendedor 3
Supervisor Zonal
Vendedor 1
Vendedor 2

Objetivos del Sistema de Gestin de Control de Desempeo e Informacin

Objetivos generales

Complementar el trabajo en equipo y potenciar las iniciativas apoyada en el
trabajo de los vendedores.

Tomar ventaja sobre las dems empresas y en la competencia con el
sistema de control sobre vendedores.

Conseguir que la empresa siga siendo lder en el mbito de
telecomunicaciones

Concluir el sistema de gestin de informacin y control de manera que sea
participativo para la empresa

Objetivos especficos

Proporcionar al personal oportunidades para que desarrolle sus potencias
dentro de la empresa

Gestionar un equipo de trabajo implementando principalmente un sistema
de informacin

Satisfacer el desarrollo de la empresa y la eficacia de la informacin hacia
los altos mandos

Optimizar el trabajo y conseguir una retroalimentacin dentro de las
actividades de la empresa y con quienes son sus involucrados.

Conseguir la motivacin del beneficio a travs del sistema a implementar.
Ahondar con el sistema de gestin de control para as mantenerse en el
tiempo y a un mediano plazo, generar utilidades bajo un sello personal.

Motivar al personal (vendedor) generando en ellos un sentido de atencin
integral de calidad y logrando as la satisfaccin a los clientes