Formatos de comunicación de la Cancillería Mexicana

Formatos y Redaccin de la Comunicacin Escrita
de la Cancillera y del Servicio Exterior Mexicano

En este documento se identifican los formatos ms usuales para la redaccin de la
comunicacin escrita en la Secretara de Relaciones Exteriores (SRE) y sus dependencias, y
se describen sus aspectos ms relevantes.

Como se ver a continuacin, en el caso de las administraciones pblicas la comunicacin
escrita desempea un rol documental que asegura una eventual constatacin de datos
futura, pero sobre todo, cumple tambin una funcin ejecutiva y comunicativa.

La informacin corresponde a la tercera unidad del curso en lnea sobre la Normatividad de
la comunicacin escrita en la SRE. El contenido de este programa fue desarrollado por el
Embajador Edgardo Flores Rivas y su modalidad a distancia por la Subdireccin de
Educacin a Distancia del Instituto Matas Romero.

Formatos y Redaccin de la Comunicacin Escrita de la Cancillera y del Servicio Exterior Mexicano
Instituto Matas Romero Subdireccin de Educacin a Distancia
Septiembre de 2007

1

Correspondencia interna de la SRE

pgina
1
Memorndum o memorando interno 2
2
Fax electrnico y telefnico 4
3
Oficio 6
4
Papeleta de Acuerdo Administrativo 8
5
Tarjeta Informativa de Aviso y Puntos de Conversacin 9
6
Comunicado y Boletn de Prensa 10
7
Circular y Manual Administrativo 12
8
Correo electrnico 13
9
Documento escaneado 14
10
Actas y Actos de Fe Pblica 15
11
Informe 16
12
Turno o Volante de Correspondencia 17
13
Correograma 19
14
Acta de Entrega-Recepcin 21
15
Declaracin Patrimonial 22

Correspondencia diplomtica y consular

pgina
16
Mensaje cifrado 23
17
Ayuda Memoria, ProMemoria o Aide-Memoire 24
18
Nota diplomtica verbal 25
19
Nota diplomtica formal o escrita 27
20
Nota consular verbal y formal 30
21
Lista Diplomtica 31
22
Canje o Intercambio de Notas 32
23
Memorndum o Memorando de Entendimiento 37
24
Proyecto de Resolucin 42
25
Tratado y Convenio 45
26
Cartas Credenciales 46
27
Cartas de Gabinete 48
28
Exequtur 53
29
Cartas Autgrafas 56
30
Carnet 59

Septiembre de 2007

2

Correspondencia interna de la SRE

1 Memorndum o Memorando interno

El Memorndum de Conversacin o el de Informacin para el Expediente, se escribe en una hoja blanca sin
sello, no lleva destinatario, y al centro superior de la hoja se rotula con la mencin al tipo de memorando de que
se trata.

En el ngulo superior derecho, debe aparecer la clasificacin del expediente donde consta el caso; y el lugar y
fecha de emisin se ponen al trmino del texto.

No lleva destinatario y al inicio del texto, que es propiamente la relacin de lo actuado, se
pone la referencia que facilite la ubicacin temtica del asunto.

Al calce de la hoja van las iniciales de la persona que lo elabor, y lo rubrica el
responsable del tema tratado para enviarlo al expediente respectivo como constancia de
lo actuado.

Los Memorndum o Memorando para Informacin Superior o para Acuerdo Superior se
elaboran en papel simple sin sello alguno y sustituyen al formato de memorndum
interno cuando se trata de elevar a la consideracin de las autoridades superiores de la
SRE algn asunto de especial trascendencia, sea para informacin del alto funcionario, o
para su acuerdo respecto del curso a seguir.

Tanto el Memorndum para Informacin Superior como el que se elabora como Memorando para Acuerdo
Superior, llevan al centro el ttulo respectivo como encabezado. Arriba de ese encabezado y en el ngulo
superior derecho, se escribe el nombre de la unidad emisora y la clasificacin de archivo. Al inicio del menaje
propiamente dicho, conviene mencionar en una o dos lneas subrayadas, un extracto muy breve del asunto, o
mencionar los antecedentes tomados en cuenta. Por ejemplo, de cul oficina del Servicio Exterior Mexicano
(SEM) proviene la informacin o la ndole del caso.

En el cuerpo del mensaje, se explica en trminos muy claros la situacin motivo del documento, y se procura
que el texto sea lo ms conciso posible sin ocupar ms de una o dos cuartillas segn la amplitud o complejidad
del asunto.

En el Memorando para Acuerdo Superior, se explican los antecedentes y la informacin disponible, y se
concluye con las propuestas sustentadas sobre posibles cursos de accin. Estas opciones facilitan al alto
funcionario una toma de decisin de fondo expedita que podr ser alimentada en ese momento tambin por el
criterio y nivel de mayor informacin que posea su destinatario, ya que el alto
funcionario a quien va dirigido tiene a varias oficinas bajo su responsabilidad y
coordinacin.

Al final y en lnea por separado, se escribe el lugar y fecha de elaboracin; y abajo
rubrica el funcionario que est elevando la informacin al conocimiento o al acuerdo
superior. Si en la redaccin y anlisis participaron otros funcionarios, ellos tambin
rubrican, pero al calce en el ngulo inferior izquierdo.

Es deseable que su destinatario, es decir, el alto funcionario a quien se elev el
asunto, anote en el documento de su puo y letra, sus observaciones o instrucciones,
para que quede claro que se agotaron los recursos de la lnea de mando, y que hay
una responsabilidad compartida respecto de la decisin tomada.

Septiembre de 2007

3

Lugar y fecha en las que se emite el memorndum

M E M O R A N D U M

Nombre del destinatario
Cargo del destinatario
P r e s e n t e

Texto del mensaje

Frmula de cortesa

Firma del emisor

Antefirma del emisor
Cargo del emisor

Anexo
c.c.p.-

Iniciales de quienes se responsabilizan
del dictado o la elaboracin del mensaje

Direccin fsica de la dependencia
Datos de contacto (telfonos, fax y/o correo
electrnico)

DEPENDENCIA QUE EMITE EL MEMORNDUM

Nmero:
Referencia:
SICAR:
Asunto:
Septiembre de 2007

4

2 Fax electrnico y telefnico

En el marco de la Imagen Institucional actualmente existe un formato de cartula de facsmil de observancia
obligatoria tanto en la SRE como en el SEM. El formato respectivo, adems de contemplar un espacio para el
mensaje respectivo, debe contener como mnimo cul es la oficina que enva el fax, su ubicacin, el telfono al
que se puede reportar si el documento fue transmitido incorrectamente, el nmero telefnico del fax desde el
cual se ha transmitido, de no ser electrnico, y el nmero de pginas transmitidas. Tambin se espera que el
nombre del destinatario, su cargo, la dependencia, aparezcan con claridad a efectos de su turno en el lugar de
destino.

En algunos casos se acostumbra marcar si la comunicacin requiere de comentarios o de respuesta urgente.
Normalmente los faxes no se firman, sino solamente se rubrican ya que el documento importante no es la
cartula sino los anexos. Obviamente, el espacio mayor del formato est dedicado al texto del mensaje que
debe ser breve e ilustrativo del tema.

El envo o la recepcin de facsmiles se pueden realizar desde un aparato telefnico de fax o, para mayor
ahorro presupuestario, transmitirse de computadora a computadora, si se cuenta adems con escner.

Septiembre de 2007

5

Subsecretara de Relaciones Exteriores

Para (To): [Escriba el nombre del destinatario]
[Escriba el cargo]
[Escriba la Institucin]

Telfono:
Fax:

[Escriba el nmero de telfono]
[Escriba el nmero de fax]
De (From):

[Escriba el nombre del Remitente]
[Escriba el nombre del cargo]
Asunto (Subject): [Escriba el asunto]

Fecha de envo (Sending Date):

Nmero de pginas incluyendo sta
(Pages including this cover sheet):

[Indique el nmero de pginas]

Comentarios
(comments):

Urgente Para su
revisin
Responder
urgente
Favor de
comentar

Septiembre de 2007

6

3 Oficio

El oficio o carta oficial es el instrumento dictado por autoridad competente dirigido a destinatarios determinados
para regular o dar instrucciones sobre temas especficos. ste es el modelo ms socorrido para la
comunicacin escrita en el sector pblico, e incluso en algunas reas de la propia SRE se utiliza para la
comunicacin interna, modalidad que no es deseable. Tal prctica hace que se confundan oficios externos con
memoranda interna, dificultando su localizacin, mezclando formatos y logos indebidamente, y corriendo el
riesgo de hacer pblica informacin que solamente debi manejarse al interior de la SRE.

Respecto del formato del oficio, ste lleva el sello oficial en el ngulo superior derecho y en el izquierdo, debe
aparecer el nombre de la dependencia de la SRE que emita el documento. Debajo de ese dato, el nmero
econmico del oficio, con la determinante de oficina que enva la comunicacin, ms el nmero de expediente.
Despus, de izquierda a derecha, el lugar y la fecha de emisin y, debajo de ellos s as ha sido decretado
oficialmente, alguna leyenda conmemorativa.

Casi a la mitad del pliego, de arriba para abajo, y junto al margen izquierdo, se escribe los datos del
destinatario, con expresin de nombre, cargo y dependencia.

La idea del oficio es dirigirse a personas fsicas y morales, instituciones oficiales, u organizaciones ajenas a las
dependencias de la SRE. Por ello, el texto del mensaje debe asumir cierta formalidad puesto que se presume
que el que suscribe el documento est hablando por delegacin y en nombre del secretario de Relaciones
Exteriores. A causa de esto, en la parte correspondiente a la firma del emisor, es decir despus de la salutacin
final, debe aparecer la leyenda P.O. [por orden]) del Secretario, o del Subsecretario Encargado del Despacho;
dejando un espacio para la firma autgrafa (estampar facsmiles de firma en oficios provoca en el receptor la
sensacin de cierto desdn del funcionario que le ha dirigido la comunicacin); y a continuacin se anota el
rango del emisor cualquiera que sea que tenga autorizacin superior para firmar correspondencia.

Es usual que la SRE se dirija tambin por oficio (con logo de Imagen Institucional) a las oficinas del SEM, sobre
todo cuando les enva documentos por valija ya que, por ejemplo, unos libros o materiales no pueden mandarse
como documentos escaneados anexos a un correo electrnico o a un fax.

Como dato adicional, en lenguaje internacional se denomina despacho diplomtico, a toda comunicacin
dirigida por nuestras oficinas en el extranjero a la SRE (o Ministerio de Relaciones Exteriores en otros pases),
sea sta en forma de oficio, de correo electrnico oficial, o por conducto de un fax.

No procede dirigirse en formato de oficio a un representante de gobierno extranjero o de un organismo
internacional, en sustitucin de una nota diplomtica, por rutinario que pueda parecer el asunto.

Como en toda comunicacin escrita, el texto debe hacer mencin al inicio del primer prrafo de los
antecedentes del caso, y a continuacin tratar el asunto motivo del oficio. El ltimo prrafo contiene las
salutaciones oficiales que suelen ser:

Atentamente para oficinas consideradas de menor jerarqua

Muy atentamente para aquellas de la misma categora; o bien en forma ms formal Aprovecho la
ocasin para reiterar a usted las seguridades de mi atenta, o de mi atenta y distinguida consideracin

Reitero a usted las consideraciones de mi ms atenta y distinguida consideracin si se trata de una
oficina jerrquicamente superior; o de mi alta consideracin al dirigirse a un secretario de Estado y
para el jefe de Estado, la frmula de cortesa debe ser de mi ms alta consideracin.

Al calce se marca si el escrito lleva anexos, despus se anota a lo ancho del calce de la pgina a quin va
dirigida alguna copia del escrito y, hasta el final de la hoja sobre el margen izquierdo, se incluyen las iniciales de
la persona que dict y/o elabor el escrito si es distinta del que firma el documento.

Septiembre de 2007

7

Lugar y fecha en las que se emite el oficio

P r e s e n t e

Texto del Mensaje

Frmula de cortesa

Firma del emisor

Antefirma del emisor
Cargo del emisor

Anexo
c.c.p.-


Datos de contacto (telfonos, fax y/o correo
electrnico)

DEPENDENCIA QUE EMITE EL OFICIO

Nmero:
Referencia:
SICAR:
Asunto:
Septiembre de 2007

8

4 Papeleta de Acuerdo Administrativo

Este documento es utilizado estrictamente para instruir a las oficinas del rea administrativa de la SRE,
respecto de asuntos que inciden sobre el manejo del personal del SEM o la afectacin de partidas
presupuestarias. Por ejemplo, las actas sobre los asuntos resueltos por la Comisin de Personal acerca de
nombramientos, ascensos, traslados, jubilaciones y otros, pasan a la Direccin General del Servicio Exterior y
de Personal. Ah se elabora en forma individual el llamado Acuerdo, el cual una vez firmado por el secretario de
Relaciones Exteriores o el encargado del Despacho, surtir en el rea presupuestal y en el escalafn los
efectos ordenados.

La papeleta es de un tamao equivalente a la mitad del papel tamao carta, muestra ya impresos en el margen
superior izquierdo la leyenda Secretara de Relaciones Exteriores, y un encabezado al centro de la papeleta
que reza Acuerdo No. , e inmediatamente abajo aparece el lugar y la fecha de expedicin.

A la mitad de la papeleta se inscribe el texto, la sustentacin legal de la situacin que debe surtir efecto, y la
leyenda de Notifquese y Cmplase, as como la antefirma y firma autgrafa del titular del Ramo o el
encargado del Despacho cuando el contenido est relacionado con asuntos de personal. Si se trata de una
adjudicacin o asignacin presupuestaria, entonces es el oficial mayor quien instruye y firma. El funcionario que
haya elaborado el Acuerdo para la firma superior, debe rubricar el Acuerdo al calce.

Septiembre de 2007

9

5 Tarjeta Informativa de Aviso y Puntos de Conversacin

Usualmente en la SRE se entiende el llamado tarjeteo como una forma muy sinttica de plantear en el acuerdo
de los funcionarios con el secretario de Relaciones Exteriores, temas sustantivos sin quitar mucho tiempo al
titular del Ramo. Esto mismo se aplica a las tarjetas que el secretario entrega al presidente de la Repblica en
sus acuerdos regulares y se procura que la redaccin de las tarjetas, sea sobria, concreta y con criterios
sustentables. Para mayor formalidad se estila que las tarjetas tengan impresa la leyenda Subsecretario de;
o el Secretario de Relaciones Exteriores, segn su procedencia pero sin el escudo nacional.

Estas tarjetas tambin se estilan en el extranjero con un formato similar, de carcter informal, sin smbolos ni
emblemas, para apuntar los argumentos o la informacin a tratar en una reunin con algn particular o alguna
organizacin civil.

Por su parte, los Puntos de Conversacin no se redactan en tarjeta sino en papel tamao carta, y se pueden
utilizar en el extranjero, sea que hayan estado elaborados en la propia oficina del SEM o que la SRE se los
haya enviado. En todo caso pretenden dar insumo al funcionario mexicano para desarrollar puntualmente una
posicin sobre un tema especfico, y convencer informalmente a las otras partes de la bondad de los
argumentos mexicanos.

Los puntos anotados deben ser slidos y con amplia informacin pero deben ser suficientemente concisos para
poder manejarlos en una conversacin formal en la que trataremos de reforzar ciertas posturas o elementos.
Por ejemplo, los utilizamos cuando tratamos de convencer a organizaciones o individuos sobre la conveniencia
o inconveniencia de que se adopten ciertas medidas que afectarn intereses de Mxico en ese pas, o en esa
circunscripcin consular, o sobre un tema multilateral de especial importancia para Mxico.

El documento Puntos de Conversacin normalmente se puede entregar a particulares u organizaciones civiles
cuya posicin sobre ciertos temas nos interesa influir. Su formato es similar al de un Aide Memoire que se
entrega a una autoridad extranjera. Ambos documentos se elaboran sin las formalidades oficiales, en papel
simple, sin autora, sin emblemas, y sin firma, solamente con lugar y fecha de emisin.

En territorio nacional, los Puntos de Conversacin son una forma tambin de difundir la informacin sustantiva
que muchos no conocen sobre un tema dado, y alertar sobre modalidades que en la opinin pblica estn
distorsionando el verdadero sentido de la accin en comento, por ejemplo, de un acto de gobierno.

Este documento simple no tiene la formalidad e inflexibilidad de un boletn de prensa ni de un oficio que fije
posiciones de principio, sino solamente pretende aportar un punto de vista discreto, sin crear controversia, que
de luz a ciertos aspectos que se estn ignorando en el debate pblico.

Septiembre de 2007

10

6 Comunicado y Boletn de Prensa

Ambos documentos caen en la esfera de las llamadas relaciones pblicas ya que no estn dirigidos a alguna
persona o institucin en lo particular, sino que son por esencia una declaratoria informativa de carcter general.

El Comunicado puede ser un boletn de prensa pero tambin algo ms formal como un Comunicado Conjunto
entre jefes de Estado o ministros del gabinete en visita oficial. Se entiende que refleja la conjuncin de
voluntades y aunque no es vinculante jurdicamente, expone una situacin de inters pblico, o refleja por
escrito los acuerdos a los que se llega. En algunas ocasiones puede expresar ciertos propsitos para encarar
conjuntamente, entre dos o ms Estados, situaciones internacionales de cierta preocupacin o complejidad, o el
deseo o acuerdo en colaborar en proyectos especficos de inters o beneficio para las partes.

Tambin se utiliza el formato de Comunicado cuando se establecen o reanudan relaciones diplomticas, en
cuyo caso se acostumbra que la entrega a los medios de comunicacin del documento se haga
simultneamente en las dos capitales o, de as preferirlo ambas partes, se haga pblico en el seno de la
Organizacin de las Naciones Unidas o del Organismo Regional. En estos casos, el propsito es notificar a la
comunidad internacional del acuerdo alcanzado sobre el inicio o la reanudacin de relaciones, en su caso del
ejercicio del derecho de legacin, sobre todo cuando el tema de las fricciones o el enfriamiento ha sido de
inters de la sociedad internacional.

El Boletn de Prensa por su parte utiliza un lenguaje parecido al del Comunicado pero en singular, ya que
atiende situaciones sobre las que Mxico desea manifestarse, hacer una propuesta, fijar una posicin poltico-
jurdica, o sencillamente informar de un asunto de cierta trascendencia que puede ser de inters para la
comunidad.

Conforme los medios de comunicacin reclaman ms y mejor informacin sobre el quehacer pblico, en la
Cancillera el boletn de prensa se ha hecho ms frecuente y ha dejado de ser un instrumento muy formal que
fija posiciones de fondo muy sopesadas como se haca en el pasado, para tratar ahora ms bien eventos
diplomticos o consulares ordinarios sobre los cuales los medios se interesan.

El comunicado o boletn de prensa se elabora en papel con el logo de la imagen institucional, se numera en el
ngulo superior derecho con la leyenda Boletn [o Comunicado] de Prensa No. A continuacin se menciona
lugar y fecha, se rotula con una leyenda alusiva a lo que tratar el texto, y no se firma.

Cualquier rea de la SRE puede determinar la necesidad de hacer pblica alguna situacin pero solamente la
autoridad superior puede autorizar el texto que se entregar al conducto obligatorio de difusin que es la
Direccin General de Comunicacin Social de la SRE.

En las misiones y representaciones consulares, solamente el titular puede autorizar la emisin de boletines y,
cuando se trata de expresar una posicin poltica respecto de ese Estado extranjero o cualquier otro, solamente
nuestra Embajada en ese pas tiene la atribucin de autorizarlo e incluso publicarlo.

Septiembre de 2007

11

Comunicado de prensa No.
Lugar y fecha en las que se emite el comunicado

LEYENDA ALUSIVA A LO QUE TRATAR EL TEXTO

Texto

--ooo0O0ooo---

Datos de contacto (telfonos, fax y/o correo electrnico)

Septiembre de 2007

12

7 Circular y Manual Administrativo

La circular es una comunicacin interna de la administracin pblica, expedida por autoridades superiores para
dar a conocer a sus inferiores, instrucciones, rdenes, avisos o la interpretacin de disposiciones legales. sta
tiene carcter legal en derecho administrativo y es el ltimo rango en la jerarqua jurdica de las normas, por lo
que sus instrucciones para el funcionario de la SRE o del miembro del SEM son vinculantes. En su redaccin
debe cuidarse que no contradiga ni el espritu ni la letra de la ley o en el reglamento en que se sustenta.

La circular prev e instruye sobre situaciones prcticas imprevistas o insuficientemente tratadas en los
ordenamientos, con miras a cumplir en forma satisfactoria el encargo que la ley atribuye a un rea determinada
de la SRE, como unidad rectora superior.

Normalmente cada divisin de la Cancillera emite sus propias circulares que van conformando un corpus de
observancia obligatoria y, cuando la coleccin de ellas es amplia, conviene proceder a la elaboracin de un
Manual Administrativo en toda forma sobre esa materia en especial.

El Manual es el documento que contiene instrucciones detalladas y precisas para realizar de forma ordenada y
sistemtica, los objetivos, las polticas, las atribuciones, las funciones y los procedimientos determinados por
objetivos institucionales.

Una vez integrado un Manual, es preferible suspender el envo de circulares y prever que toda modificacin a
esa prctica o texto, se haga por sustitucin de las hojas respectivas. De lo contrario, las colecciones paralelas
de circulares debilitan al manual o instructivo, y terminan por confundir a los que deben aplicar esa normativa
administrativa.

La circular lleva el formato de un oficio pero la distingue su propia numeracin. A efectos de dar validez y
transparencia a la circular o al manual, la Ley Federal de Procedimiento Administrativo exige su publicacin en
el Diario Oficial de la Federacin. Esto es especialmente importante porque de inobservarse, no se puede
argir que no se conoca la existencia de tal instruccin, o cuando se fijan criterios y requisitos a cumplir por los
particulares que buscarn ese servicio documental; as el usuario queda alertado de antemano sobre los
cambios en el procedimiento.

La publicacin de los instructivos data de la dcada de los noventas en que se aprob la ley mencionada y nos
obliga a ser ms cuidadosos en la sustentacin y en la redaccin. Adems evita la produccin innecesaria de
circulares o instructivos y nos obliga a la congruencia entre un rea y otra, para evitar contradicciones o
descuidos que permitan impugnaciones y amparos.

Septiembre de 2007

13

8 Correo electrnico institucional

El nico Correo Electrnico autorizado para la generacin, transmisin y recepcin de informacin de la SRE es
el Correo Electrnico Institucional. ste debe ser utilizado nicamente con propsito oficial, como apoyo al
desempeo de las funciones de los funcionarios de la SRE y miembros del SEM.

El envo de una comunicacin por el correo electrnico personal es aplicable exclusivamente a documentos
informales o aquellos que ya hayan pasado por los filtros y resguardos respectivos de las oficinas que utilizan
los servidores pblicos.

Toda la informacin generada y transmitida por el Correo Electrnico Institucional debe
procurar las mejores prcticas de la SRE, ser profesional, corts y en cumplimiento de
las polticas y leyes aplicables.

El marco normativo tcnico a observar se encuentra en el Tesauro y en los
Lineamientos en materia de Correo electrnico de la SRE que invariablemente deben
consultarse para el uso oficial del correo institucional oficial y para su adecuada
clasificacin y guarda cientfica en formato electrnico.

Conforme al Tesauro, los textos del correo electrnico deben observar el llenado de
nueve campos en el Asunto del mensaje:

1 destinatario Determinante geogrfica o de oficina de destino. Integrada por un descriptor
de tres letras que identifican al destinatario.
2 remitente El nmero de referencia (consecutivo o de orden econmico) del mensaje,
antecedido por las tres letras que identifican al remitente.
3 tema o descriptor principal Grupo temtico que identifica genricamente el asunto del comunicado
dentro de los grandes rubros de los asuntos de la SRE.
4 primer descriptor
complementario
5 segundo descriptor
complementario
6 tercer descriptor
complementario

Sirven para identificar, ms particularmente, el asunto que trata el mensaje.
Pueden consistir en ms de una palabra pero no ms de tres.
7 referencia Nmero de referencia de la comunicacin que origin el asunto que se est
contestando. Es antecedido de las tres letras que identifican al remitente.
8 carcter del mensaje La prioridad del mensaje, n si es normal o u si es urgente.
9 tipo de mensaje Seala si se le est dando seguimiento al asunto o si se le finiquita, s si es
seguimiento y f si se asume que ser el ltimo comunicado relacionado.

Ej. /cir/imr01773/acad/convocatoria/curso en lnea/comunicacin escrita/*/u/s/

Septiembre de 2007

14

9 Documento escaneado

Esta modalidad es muy til ya que ahorra a las representaciones en ciertos pases los altos costos por
transmisin telefnica de facsmiles y da celeridad al envo de documentos a travs del correo electrnico.

Para el envo de documentos oficiales o personales anexos a un oficio haba
que utilizar mensajera o valija; en el primer caso, era tan caro usar ese medio
como transmitirlos por facsmil. Usar el segundo conducto, es decir, el de la
valija diplomtica, tiene la ventaja de la seguridad y el fcil rastreo del
documento, pero topa con calendarios de envo con mnimos de espera de una
semana entre valija y valija, conforme al Calendario de Valijas autorizado por la
SRE a cada Oficina.

Con los documentos escaneados, una dependencia en Mxico o cualquier otro
destinatario, puede de inmediato iniciar el anlisis del asunto y, cuando los
originales lleguen por la valija o la mensajera, proceder a la adecuada integracin del expediente. Hay que
recordar que para ciertos efectos, las fotostticas o reproducciones de escner no surten efectos legales a
menos que sean debidamente certificadas por autoridad competente.

Septiembre de 2007

15

10 Actas y Actos de Fe Pblica

La fe pblica es una funcin propia del Estado y debe entenderse como la presuncin de veracidad de que
gozan ciertas declaraciones hechas por personas a quienes se atribuye esta facultad.

En las representaciones consulares, el funcionario consular o agente diplomtico es el que da fe pblica y
ejerce la funcin notarial. La primera facultad se sustenta en su calidad de funcionario pblico (siempre y
cuando se sujete a las facultades de su investidura); la segunda resulta del mandato de la Ley del Servicio
Exterior Mexicano, su Reglamento y el Cdigo Civil Federal, que establecen los casos en que este funcionario
puede actuar como notario pblico.

El ejercicio de la funcin notarial compete exclusivamente al titular de la oficina consular (ya sea consulado
general o de carrera). En su ausencia, esta funcin corresponder a la persona que lo sustituya legalmente. En
las misiones diplomticas podr actuar como notario pblico el titular o quien est a cargo de la seccin
consular. Dicha facultad se otorga mediante un acuerdo del jefe de la misin y una autorizacin escrita de la
Direccin General de Proteccin y Asuntos Consulares (DGPAC).

Las Actas que se elaboran en las oficinas consulares responden a legislacin especial, como en el caso de lo
notarial o el Registro Civil, o a disposiciones especficas contenidas en diversos instrumentos legislativos que
atribuyen al cnsul una funcin certificadora y de ejercicio de fe pblica de la cual est investido.

En estas Actas elaboradas en el extranjero se certifican ciertos hechos o actos
jurdicos para que surtan efectos en territorio mexicano, como si hubieran sido
expedidas o autorizadas en territorio mexicano por autoridad competente

En estricto sentido, las Actas consulares ms conocidas son las contenidas en
la escritura notarial y en el consecuente testimonio que posteriormente se
expide; o las del Registro Civil, sean stas de nacimiento, matrimonio o
defuncin. Para todas ellas existen formatos especiales predeterminados, sea
por la ley respectiva o el Manual de Documentacin Consular. Por lo que
ajustarse a estos modelos evita a comparecientes y beneficiarios, costosos
errores legales o pecuniarios y, al propio cnsul, sanciones por responsabilidad.

Las primeras, es decir las notariales, se hacen constar en los llamados Libros
de Protocolo y, las segundas, es decir, las actas de nacimiento, matrimonio y
defuncin, se asientan en los Cuadernillos del Registro Civil. Unos y otros se
concentran en su momento a Mxico para consulta futura por los interesados.

Especialmente delicadas en su redaccin y en sus efectos, son tambin las Actas Testimoniales, o aquellas
otras que se levantan en coadyuvancia con el Poder J udicial, o las procuraduras de J usticia, en asuntos de
orden penal o civil. Los propios representantes de la Procuradura General de la Repblica, asimilados a las
embajadas o consulados de Mxico, aunque a veces realizan junto al cnsul estas diligencias, una vez
concluidas estn impedidos de certificarlas por carecer de la fe pblica consular a travs de la cual se les da
validez en territorio mexicano.

En el rubro del ejercicio de la fe pblica consular entran tambin, de alguna manera ciertos actos consulares
llamados certificados aunque no se les considere que sean Actas, como el de Peticin de Parte, los sanitarios,
los de anlisis, los de menaje de casa, las legalizaciones de firma, el de importacin de explosivos, los
despachos de buques mercantes, y otros.

De hecho, el concepto engloba incluso a los actos consulares que la Convencin de Viena sobre Relaciones
Consulares seala como Registro de Nacionales, y que Mxico lo instrumenta a travs del certificado de
matrcula consular, la cartilla del Servicio Militar, y el propio pasaporte que certifica que su portador ostenta la
nacionalidad mexicana. En estos documentos hay un ejercicio de la fe pblica para que puedan surtir efectos en
Mxico y en el extranjero, conforme a las facultades del cnsul reconocidas en el derecho interno mexicano y
en el derecho internacional pblico.

Septiembre de 2007

16

11 Informes

En el SEM existe una gran diversidad de informes y cada uno de ellos responde a un formato especfico,
determinado por el rea de la SRE que lo solicita.

Por ejemplo, para las Direcciones Generales regionales el Informe Poltico debe contener los apartados
relacionados con Poltica Interna, Poltica Externa, Asuntos Econmicos y Sociales, y Relacin Bilateral; la
Direccin General de Asuntos Culturales (DGAC) exigir ms bien datos sobre la actividad cultural de la misin
y del agregado cultural durante el mes que se informe.

La Direccin General de Proteccin y Asuntos Consulares (DGPAC) espera un
detallado informe caso por caso, a travs del sistema computarizado, respecto del
avance de los casos de Proteccin y las gestiones hechas por el departamento
respectivo del consulado. Las oficinas consulares son las ms prolfico en informes,
ya que cada rea de un Consulado (Administrativa y Contable, Proteccin,
Documentacin a mexicanos, Documentacin a extranjeros, Fe pblica y Registro
Civil, Archivo y Correspondencia, as como Comunidades Mexicanas en el
Exterior), tienen la obligacin de enviar mensual, trimestral, semestral o
anualmente informes sobre sus actividades.

De especial trascendencia son los informes contables ya que el procedimiento para
hacerlos transparentes requiere de conocimientos y capacitacin tcnica
especfica, ya que la mayora de los miembros del SEM no son contadores. Afortunadamente ste es uno de los
informes ms tecnificados, hasta fecha reciente a travs del sistema de contabilidad electrnico, CONTAB, y
ahora con el Sistema para la Gestin Programtico-Presupuestaria (SIGEPP).

Es conveniente que la oficina cuente con un cuadro de seguimiento de informes, donde queden especificados
todos los informes para que mes a mes el titular o su jefe de Cancillera se asegure del puntual cumplimiento de
esta obligacin sustantiva de informar a Mxico sobre el quehacer de la dependencia en el exterior. Esto es de
especial trascendencia ya que un mal manejo contable de una oficina consular o diplomtica puede implicar
responsabilidad penal.

Septiembre de 2007

17

12 Turno o Volante de Correspondencia

Los Turnos de Correspondencia se utilizan con el fin de asegurar que la autoridad cumple eficazmente y brinda
seguimiento puntual del derecho de peticin del ciudadano y en aras de la eficiencia de la oficina pblica. La
correspondencia que llega a una oficina pasa por el Control de Gestin, antes llamado Registro de
Correspondencia.

La SRE ahora tiene un formato nico de Control de Gestin como parte del esquema de Imagen Institucional y
ste formato queda instalado en la computadora del departamento de Archivo en Mxico o en el extranjero.

En el formato se asigna a la pieza de correspondencia la fecha de recepcin, la procedencia y el tema que trata
la pieza documental, as como un nmero de registro. El que se hace cargo de ella firma de Recibido,
asumiendo responsabilidad sobre el adecuado manejo y conclusin del asunto.

En el pasado exista la llamada Oficiala de Partes que era la nica responsable de la recepcin de toda la
correspondencia de la SRE. Ahora, corresponde al departamento de Archivo de cada unidad administrativa
recibir y turnar las piezas de correspondencia a sus respectivos funcionarios y empleados.

Por su parte, la Direccin de Telecomunicaciones, dependiente de la Direccin General de Comunicaciones e
Informtica (DGCI), hace el turno para su atencin a las diversas unidades de la SRE de los correos
electrnicos recibidos diariamente.

Septiembre de 2007

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SECRETARA DE RELACIONES EXTERIORES DEPENDENCIA QUE RECIBE

DEPENDENCIA QUE
RECIBE
Turnos de documentos
Fecha: XX-XX-XXX 00:00
a.m. / p.m.
Presente.

Turno: Requiere respuesta Fecha de turno: XX-XX-XXXX
Conteste antes del: XX-XX-XXXX
Promotor: Expediente:
Firmante: Documento:

Tema

Dirigido a:

Septiembre de 2007

19

13 Correograma

Este formato, usualmente de tamao media carta ya impreso, es un documento que nos evita dictar o elaborar
un oficio estrictamente para turnar un escrito a otra rea de la SRE. De hecho este documento ha quedado
superado por la transmisin informal que algunos hacen por los correos personales de servidor oficial para
ganar tiempo. Sin embargo, cuando se desea que quede una constancia muy formal del envo, el texto de
correograma se hace en el propio papel de oficio con imagen institucional.

En el extranjero tambin se utiliza para el envo de ciertas piezas de correspondencia a la SRE o para que sta
las haga llegar a otra dependencia o institucin. El correograma es aplicable cuando lo enviado no requiere de
mayor comentario sobre el contenido o asunto, o si se trata de una pieza confidencial o personal en sobre
cerrado o lacrado.

Es un formato que no requiere de formulismos en la redaccin, por lo que solamente se le anota el destinatario,
y se anuncia con redaccin tipo telegrama, para ahorro de tiempo, lo que se est adjuntando. Se rubrica -no se
firma- pero s se ponen las iniciales de quien lo elabor para referencia.

Septiembre de 2007

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LUGAR Y FECHA EN LAS QUE SE EMITE EL
CORREOGRAMA

NOMBRE DEL DESTINATARIO
DEPENDENCIA DEL DESTINATARIO
PRESENTE

TEXTO DEL MENSAJ E

D E S P C H E S E:

Rbrica del emisor

ANTEFIRMA DEL EMISOR
CARGO DEL EMISOR

Anexo
c.c.p.-


Datos de contacto (telfonos, fax y/o correo electrnico)

DEPENDENCIA QUE EMITE EL CORREOGRAMA

CORREOGRAMA

Nmero:
Referencia:
SICAR:

Asunto:
Septiembre de 2007

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14 Actas de Entrega-Recepcin

Por la trascendencia que tienen estas actas, y aunque no son formatos de la SRE, sino de la Secretara de la
Funcin Pblica (SFP), conviene hacer mencin a ellas.

Los titulares de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal y los servidores pblicos
hasta el nivel de director general en el sector centralizado, gerente o sus equivalentes en el sector paraestatal,
deben rendir al separarse de su empleo, cargo o comisin, un informe de los asuntos a su cargo y del estado
que guardan, as como realizar la entrega-recepcin de los recursos financieros, humanos y materiales que
tengan asignados para el ejercicio de sus atribuciones legales, y de la documentacin y archivos ordenados y
clasificados, a quienes los sustituyan en sus funciones.

Corresponde a los titulares de las dependencias y entidades de la Administracin
Pblica Federal, determinar en sus respectivas reas de competencia, los servidores
pblicos de nivel inferior a los sealados anteriormente, que por la naturaleza e
importancia de las funciones pblicas que realizan o por administrar o manejar fondos,
bienes y valores pblicos, quedan sujetos a estas disposiciones.

Las Actas de Entrega-Recepcin son comunes a toda la Administracin Pblica Federal
y al requisitarlas hay que tomar en cuenta que ciertos rubros de ellas no son aplicables a
las funciones y actividades del SEM.

La entrega-recepcin de los recursos se efecta mediante acta administrativa que contiene, entre otros
elementos, lo siguiente: el marco jurdico de actuacin; situacin programtica, presupuestaria y financiera;
situacin de los recursos materiales, estudios y/o proyectos, obra pblica en proceso; situacin de los recursos
humanos, precisando, en su caso, la de los servidores pblicos sujetos a la Ley del Servicio Profesional de
Carrera en la Administracin Pblica Federal o a otros Servicios de Carrera establecidos legalmente; el informe
de los asuntos a su cargo y del estado que guardan; la situacin de las observaciones de auditora en proceso
de atencin; y un informe sobre el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental. Las actas pueden ser modificadas por la
autoridad que ejerce la contralora sin previo aviso, por lo que conviene asegurarse en su momento de los
formatos vigentes.

Septiembre de 2007

22

15 Declaracin Patrimonial

La Declaracin Patrimonial es la informacin que estn obligados a presentar los servidores pblicos respecto
de la situacin de su patrimonio, a travs del sistema declaraNET Plus que tiene en operacin la SFP, para dar
cumplimiento a lo establecido en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores
Pblicos.

Al igual que las Actas de Entrega-Recepcin, se trata de formatos comunes
a toda la Administracin Pblica Federal que se llenan y presentan a la
SFP. Existen tres tipos de declaracin de situacin patrimonial:

Declaracin inicial: Cuando se ingresa al servicio pblico por
primera vez, se reingresa como servidor pblico despus de 60
das naturales de la conclusin del ltimo encargo, cuando se
cambia de dependencia o entidad.

Declaracin de conclusin: Cuando se concluye un encargo pblico.

Declaracin de Modificacin Patrimonial: Cuando se informa sobre la modificacin patrimonial durante
el mes de mayo de cada ao, an habiendo presentado declaracin inicial entre enero y abril.

El cumplimiento cuidadoso de esta obligacin es de gran trascendencia para el servidor pblico a fin de evitarse
responsabilidades e incluso la suspensin. Esta obligacin legal es independiente de que invariablemente en el
mes de mayo de cada ao, deba notificarse, bajo pena de sancin de no hacerlo, respecto a si hubo, o no
hubo, alguna modificacin al acervo patrimonial del funcionario o empleado durante el ao transcurrido.

Septiembre de 2007

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Correspondencia diplomtica y consular

La correspondencia diplomtica y consular es la comunicacin oficial enviada o recibida por las misiones y
oficinas consulares y es relativa a sus funciones.

16 Mensaje cifrado

La clave o sistema de cifrado de la correspondencia diplomtica y consular es caracterstico de los servicios
exteriores y su uso est consignado y protegido por el artculo 27 de la Convencin de Viena sobre Relaciones
Diplomticas y el artculo 35 de la Convencin de Viena sobre Relaciones Consulares. Estos artculos obligan al
Estado receptor a permitir y proteger la libre comunicacin de la misin y la oficina consular para todos los fines
oficiales, haciendo mencin de los mensajes en clave o en cifra como parte de las comunicaciones normales de
la representacin con el gobierno, con las misiones diplomticas y con los dems consulados del Estado que
enva, dondequiera que se encuentren.

Es competencia exclusiva del titular de la misin u oficina consular, o
del encargado ad interim, determinar si un asunto por su complejidad
poltica, o su confidencialidad, deba transmitirse a Mxico por el
sistema de clave. Solamente los miembros del SEM deben tener
acceso a las claves y a las actividades de cifrado y descifrado de un
mensaje de entrada o de salida.

La guarda de los instrumentos de cifra, diccionarios o discos
electrnicos, debe ser de especial preocupacin para el titular de la
Misin y su jefe de Cancillera. Para no incurrir en responsabilidad, tambin debe tenerse cuidado con la guarda
de aquellos expedientes confidenciales o reservados que traten asuntos diplomticos muy delicados o
sensibles, o los consulares que contengan datos personales de los usuarios de los servicios.

Septiembre de 2007

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17 Ayuda Memoria, Pro-Memoria o Aide-Memoire

La Ayuda Memoria, Pro-Memoria o Aide-Memoire es un escrito informal muy sinttico, sin signos externos de
autoridad, que hace un extracto del asunto a plantear, por ejemplo por el embajador, a una Cancillera
extranjera, o por un enviado no mexicano a la SRE. El documento se entrega al final de la conversacin para
recordar al interlocutor lo tratado con amplitud en la conversacin.

Se utiliza igualmente para reflejar argumentos provisionales sin comprometernos y sin prejuiciar futuros efectos
de una negociacin, reflejando un punto de vista de partida y no definitivo en el proceso. Si el Estado al que se
le est planteando una posicin no est de acuerdo con ella, no se hace necesario que explique el desacuerdo
como lo hara si el tema se hubiera planteado por un medio ms formal como son las notas diplomticas. Ms
adelante revisaremos las particularidades de estas ltimas.

Tambin es usual que algunas cancilleras pidan que el currculum vitae de un embajador propuesto se
entregue a travs de un Aide-Memoire. De esta manera, si el gobierno al que se le solicita el beneplcito no
considera al candidato como el idneo, no queda rastro de la negativa. De otra forma habra que contestar una
nota verbal o formal y, conforme al Derecho Internacional, el Estado receptor no tiene por qu dar explicaciones
en caso de negativa.

Septiembre de 2007

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18 Nota diplomtica verbal

Las notas diplomticas son comunicaciones escritas que intercambian las embajadas con la Secretara o
Ministerio de Relaciones Exteriores del Estado receptor. En estos escritos se tratan todas las cuestiones
relacionadas con la gestin oficial de la misin diplomtica. Una nota diplomtica puede formularse de dos
maneras: como nota verbal o como nota formal.

La nota diplomtica verbal es el tipo de nota que se usa con mayor frecuencia; en ella se abordan cuestiones
de trmite comn y de menor importancia y se redacta en tercera persona, siendo dirigida por la misin a la
Cancillera, o viceversa.

La nota verbal trata asuntos de cierta rutina diplomtica entre la Embajada y la Cancillera extranjera, que no
entraan para ese Ministerio una situacin poltica de envergadura, una atencin prioritaria, o la toma de
decisin al ms alto nivel. Sin embargo, no hay que descartar que en algunas ocasiones, por estrategia
diplomtica, se opte inicialmente por este conducto aunque el asunto sea de trascendencia para nuestro pas.

Obviamente puede suceder que para nosotros sea una cuestin muy sustantiva aunque no lo sea para el otro
gobierno, entonces nos corresponde decidir si el asunto se tratar por nota verbal, por nota formal o se preferir
pedir una audiencia para tratar personalmente el asunto y posteriormente dejar asentado ya por nota el acuerdo
al que haya llegado. Hay que recordar que en diplomacia es tradicional NO poner por escrito desacuerdos, sino
esperar a llegar a conclusiones debidamente acordadas entre as partes, para proceder a redactar una nota.

Toda nota diplomtica se elabora en papel tamao oficio, que lleve el escudo nacional resaltado, tambin
llamado de sello de agua, sea al centro superior o en el ngulo superior izquierdo.

La nota verbal lleva un formato de redaccin diferenciado del de la nota escrita o formal, y lleva el nmero
econmico o de orden en cualquiera de los dos mrgenes. Despus inicia a la mitad de la pgina, el texto en
tercera persona con la introduccin tradicional de cortesa: La Embajada de Mxico [o la Secretara de
Relaciones Exteriores, Direccin General de] saluda muy atentamente a la Embajada dey tiene la honra de
referirse a; es decir ubicando el tema, por ejemplo haciendo mencin a otra nota de referencia, a una
conversacin, o a un suceso.

A continuacin, en un segundo prrafo, se explica la posicin o el mensaje que desea la Cancillera o la
Embajada transmitir sobre el tema sustantivo de la comunicacin,

En un tercer prrafo se concluye con la despedida: La Secretara de Relaciones Exteriores [o La Embajada de
Mxico] se vale de la ocasin para reiterar al Honorable Ministerio de Relaciones Exteriores de la Repblica
delas seguridades de su alta y distinguida consideracin.

Al calce, en el ngulo inferior izquierdo, se rotula con el nombre de la institucin destinataria, especificando
debajo de Al Honorable Ministerio de Relaciones Exteriores, la oficina subalterna que conocer y responder a
la comunicacin, y en una tercera lnea la ciudad de emisin.

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No. 000000
Exp.:

La Embajada de Mxico saluda muy atentamente al Ministerio de Asuntos Exteriores del
Reino de Arabia Saudita, y tiene el honor de referirse a los esfuerzos que estn hacindose para
revitalizar la relacin bilateral, dada la ausencia de acuerdos y convenios entre los dos pases. Por
tanto, se propone incrementar los contactos entre estudiantes e instituciones acadmicas de ambos
pases.

En ese espritu, la Secretara de Relaciones Exteriores de Mxico, a travs de esta Embajada,
desea ofrecer a las instituciones gubernamentales, las universidades y a los investigadores y posibles
estudiantes sauditas de postgrado, la posibilidad de cursar estos estudios o investigaciones
acadmicas (maestras, doctorados y especializaciones); intercambiar profesores visitantes, expertos;
realizar estancias post-doctorales o estancias profesionales; y/o estudiar el idioma espaol y la
cultura mexicana en instituciones pblicas mexicanas, e incluso en algunas de las universidades
privadas de mayor prestigio en Mxico.

Las becas que est ofreciendo el Gobierno de Mxico solamente excluyen estudios de
odontologa, ciruga plstica, mercadotecnia, contadura, publicidad y administracin de empresas. En
el rea de la medicina existen algunas restricciones que tendran que ser consultadas con la
Embajada por la institucin o los estudiantes sauditas interesados.

Al Hon. Ministerio de Asuntos Exteriores
Direccin General de Asuntos Culturales y Consulares
Riad, Arabia Saudita

Septiembre de 2007

27

19 Nota diplomtica formal o escrita

La nota diplomtica formal o escrita es la menos frecuente. En ella se tratan cuestiones de mayor importancia o
seriedad, est escrita en primera persona y la dirige el jefe de misin al Secretario de Relaciones Exteriores o
viceversa.

El formato y propsitos de una nota formal difieren en la forma y, a veces, en el fondo de la nota verbal. En la
formal estamos dando una importancia poltica ms marcada al asunto tratado y, por lo tanto, su formato es
ms personalizado.

La nota escrita se asemeja ms a una carta personal pero con un texto muy estudiado y elaborado por las
consecuencias polticas que nuestro planteamiento puede llegar a tener. Naturalmente el papel lleva el sello de
la Nacin, o ste en las modalidades de la Imagen Institucional, y, al inicio del documento en su ngulo superior
derecho, se numera. Se anota a la mitad de la hoja de izquierda a derecha, y antes del mensaje, el lugar y la
fecha de emisin, a diferencia de la nota verbal en la que estos datos de ciudad y fecha van al final del
mensaje.

La comunicacin se dirige a un alto funcionario de Cancillera a efectos de resaltar la prioridad que el gobierno
de Mxico asigna al asunto tratado en el escrito. El mensaje se introduce con la frmula Seor Ministro (o
Seor Embajador, Seor Secretario, Seor Subsecretario o Seor Secretario General). En la siguiente lnea
el mensaje alude a la referencia documental o conversacin y procede a dar los pormenores del asunto a tratar
de la forma ms convincente y respetuosa. Es usual en el texto repetir la frmula, por ejemplo, como Vuestra
Excelencia conoce o como Vuestra Excelencia estar de acuerdo, etc.

Al calce, de izquierda a derecha, se menciona el destinatario, utilizando su titulo o rango. Por ejemplo, Al
Excelentsimo Seor, luego en la siguiente lnea Presidente de la Repblica de (Ministro de Asuntos
Exteriores o Embajador del Reino de, y en la tercera lnea la ciudad donde se emite.

El adecuado tratamiento a la personalidad a quien se dirige adquiere especial importancia en la
correspondencia diplomtica; as puede ser que el destinatario sea tambin un encargado de Negocios de una
embajada (A Su Seora), un nuncio apostlico (A su Excelencia Reverendsima) o un cardenal (A su
Eminencia Reverendsima) o un dignatario nacional local (Al Honorable seor Alcalde).

Tambin es muy importante que no haya errores en el nombre del pas, por lo que se aconseja consultar este
dato invariablemente en la Lista Diplomtica que imprime regularmente el Estado territorial, para que el nombre
oficial del pas vaya completo e incluso, cuando as lo exijan las autoridades diplomticas de ese pas, en el
idioma de ellos (Excmo. Seor don.., Embajador de la Cte dIvoire). Ms adelante revisaremos las
particularidades de la Lista Diplomtica que se elabora en Mxico.

A veces un asunto diplomtico se inicia con una conversacin a cuyo trmino se deja una Ayuda Memoria.
Conforme el asunto gana complejidad o asume mayor importancia poltica, puede ser que su totalidad, o
algunos de sus elementos, deban constar o tratarse por nota verbal. Sin embargo, cuando el matiz o el fondo
muestran ya una importancia especial para el embajador o su gobierno, entonces se opta por la formalidad de
una nota firmada dirigida a la autoridad competente, normalmente de alto nivel en la Cancillera con la que
estemos tratando.

Septiembre de 2007

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DIRECCION GENERAL DE
ORGANISMOS INTERNACIONALES

VIII/410:340/106

Tlatelolco D.F., a 22 de agosto de 1977.

47/77

Seor Secretario General:

Me complazco en comunicar a Vuestra Excelencia que la Delegacin del

Gobierno de Mxico a la Conferencia de las Naciones Unidas sobre la Desertificacin,
que se celebrar en Nairobi, Kenia, del 29 de agosto al 9 de septiembre de 1977,
estar
integrada en la forma siguiente:

Jefe de la Delegacin: Ing. Cuauhtmoc Crdenas Solrzano,
Subsecretario Forestal y de la Fauna de la Secretara de
Agricultura y Recursos Hidrulicos.

Representantes: Lic. Enrique Galvn,
Director de Desarrollo Socioeconmico de la Comisin
Nacional de Zonas Aridas.

Ing. Marco Buenrostro,
Director General de Proteccin y Repoblacin Forestal
de la Secretara de Agricultura y Recursos Hidrulicos.

Ing. Silvino Aguilar Anguiano,
Director General de Geografa de Meteorologa, Secre
tara de Agricultura y Recursos Hidrulicos.

Dra. Consuelo Senz de Miera,
Subdirector General Adjunto de Organismos
Internacionales de la Secretara de Relaciones Exteriores.

Al Secretario General de la Conferencia
de las Naciones Unidas sobre Desertificin.

Septiembre de 2007

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DIRECCION GENERAL DE
ORGANISMOS INTERNACIONALES

VIII/410:340/106

-3-

Asesores: Arq. Elas Gmez Arcarate,
Jefe del Departamento de Planeacin del Territorio
Nacional,
Direccin General de Planeacin,
Secretara de Asentamientos Humanos y Obras
Pblicas.

Ing. Vctor Blanco Icazbalceta,
Universidad Agraria Antonio Enrro del Estado de
Coahuila.

Dr. Manuel Valdez Castillo,
Oficial del Subsecretario de Organizacin y
Desarrollo Agrario,
Secretara de la Reforma Agraria.

Dr. Ramn Clavern Alonso,
Jefe del Departamento de Forrajes,
Secretara de Agricultura y Recursos Hidrulicos.

Aprovecho la oportunidad para reiterar las seguridades de mi
muy alta y distinguida consideracin.

EL SECRETARIO DE RELACIONES EXTERIORES,

Lic. Santiago Noel.

RCF: CSDM:mpv/mo.

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20 Notas consulares verbales y formales

Las notas verbales o las formales procedentes de una oficina consular no son esencialmente diferentes en su
redaccin de las diplomticas, salvo que se cambia La Embajada de Mxico por El Consulado [General si
acaso lo es] de Mxico saluda muy atentamente al Cuerpo Consular acreditado en el Estado de o saluda
muy atentamente a la Oficina del Gobernador del Estado dey tiene la honra de. Igualmente se hacen las
respectivas sustituciones en el resto del texto de la nota verbal.

En la nota formal se procede a cambios tales como los del rango del funcionario a quien se dirige la nota:
Seor Gobernador, y al rotular al calce Al Honorable seor, Gobernador Constitucional del Estado de;
Al Honorable Cuerpo Consular en el Estado de.

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21 Lista Diplomtica

La impresin y actualizacin permanente de la Lista Diplomtica es
responsabilidad, en nuestro caso, de la Direccin General de Protocolo,
y es de hecho el directorio de representaciones extranjeras acreditadas
en Mxico.

En este documento aparecen el nombre del embajador o del encargado
de Negocios, el nombre oficial del Estado que representa, la fecha de su
fiesta nacional, la fecha de llegada del emisario, la fecha de
presentacin de sus credenciales al jefe del Estado, y el orden de
precedencia que guarda el enviado extranjero, o representante de
organismo internacional, en el Cuerpo Diplomtico acreditado ante el
gobierno de Mxico.

La precedencia es la preferencia que se da a los agentes diplomticos
para efectos de protocolo, segn su rango y antigedad en el cargo. El orden de precedencia es el
ordenamiento protocolar que establece la preeminencia o primaca de los jefes de las distintas misiones
diplomticas dentro de sus respectivas categoras, de acuerdo a la fecha y hora de su acreditacin. El orden de
precedencia en Mxico se toma en cuenta a partir de la fecha y hora de llegada de cada nuevo Embajador al
Distrito Federal. En el caso de que varios embajadores viajen en el mismo avin, se tomar en cuenta la fecha
del otorgamiento del beneplcito correspondiente.

Septiembre de 2007

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22 Canje o Intercambio de Notas

El Canje de notas es una forma de concluir un tratado que consiste en intercambiarse entre dos Estados dos
notas cuyo contenido se declara por ambos que se quiere constituya un acuerdo internacional.

En algunos temas bilaterales de carcter administrativo se ha visto la flexibilidad de un intercambio de notas
como una forma de Acuerdo simplificado para regular una cierta materia que beneficie el intercambio entre dos
Estados nacionales. A veces tambin el Canje expande algn tema sustantivo de una relacin bilateral, y lo
plasma en ese acuerdo informal, sea con carcter permanente o de corta duracin mientras se negocia un
acuerdo ms formal y amplio.

El Canje tiene la ventaja de un acuerdo administrativo ms amplio pero es
menos formal en su posterior denuncia, no entra necesariamente en la
terminologa ms elaborada de un tratado, y por comprometer solamente
a un rea del gobierno, hace innecesario seguir el procedimiento
constitucional de la ratificacin por el Senado de la Repblica.

El intercambio de notas es normalmente una mecnica de acuerdo que
practican las cancilleras, por ejemplo para exentar de visa oficial o
diplomtica a funcionarios de uno y otro pas. Para los acuerdos
sectoriales a los que llegue el resto del gobierno con sus homlogos
extranjeros, ms bien procede que se plasmen en un formato de
Memorndum de Entendimiento. Ms adelante revisaremos las particularidades de este ltimo.

En el marco de complejas negociaciones multilaterales, por ejemplo, se ha visto conveniente apresurar ciertos
efectos benficos para que estos surtan efectos a nivel bilateral, por medio de un Canje. Esa convergencia de
posiciones resuelve ciertos aspectos bilaterales y se aclara que tal acuerdo no prejuicia el resultado de la
negociacin multilateral. De esa manera Mxico ha visto la conveniencia de que los efectos benficos empiecen
a surtir efectos limitados mucho antes de que ciertas negociaciones multilaterales normalmente muy dilatadas
lleguen a feliz trmino.

Normalmente en el canje se utiliza el formato de la nota formal proponiendo en forma detallada los puntos de
acuerdo y el otro gobierno contesta expresando su acuerdo y reproduciendo en detalle los trminos propuestos
en la nota inicial, y se concluye haciendo la declaracin de que ese intercambio o canje constituye un acuerdo
entre las partes.

Es importante recordar que todo compromiso formal o informal con gobiernos o instituciones extranjeras, en
nuestro caso, compete negociarlo o autorizarlo exclusivamente a la SRE, por lo que no corresponde iniciarlo
motu proprio a nuestros representantes en el extranjero.

Cualquier negociacin de instrumentos bilaterales o multilaterales que comprometan a la Nacin, o al gobierno
de Mxico, independientemente de la dependencia que los negocie, invariablemente se debe contar con la
anuencia de la y revisin del instrumento por parte de la SRE, y su negociacin debe apegarse a los trminos
de la Ley sobre la Celebracin de Tratados.

Septiembre de 2007

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Mxico, D.F., a 7 de abril de 2006.

Seor Mnistro:

Hago referencia al Acuerdo entre el Gobierno de los Estados

Unidos Mexicanos y el Gobierno de la Repblica de El Salvador para la Supresin

de Visas en Pasaportes Diplmaticos, formalizado a travs de intercambio de

Notas, fechadas en la Ciudad de Mxico el 21 de mayo de 1997.

En este sentido y con el nimo de fortalecer las relaciones de

amistad existentes entre las Estados Unidos Mexicanos y la Repblica de El Salvador, tengo el
agrado de proponer a Vuestra Excelencia, en nombre de mi Gobierno, que el Acuerdo de 1997
tambin se aplique a los pasaportes oficiales de los nacionales mexicanos y salvadoreos, en los
trminos siguientes:

1. Los titulares de pasaportes oficiales, expedidos por el Gobierno de los Estados
Unidos Mexicanos, podrn ingresar y permanecer en territorio de la Repblica de El
Salvador, hasta por un periodo de noventa (90) das, contados a partir de la fecha
de internacin, sin requerir en forma previa de una visa.

Excelentisimo seor.
Francisco E. Lainez Rivas,
Ministro de Relaciones Exteriores
de la Repblica de El Salvador.

2.

Septiembre de 2007

34

2. Igualmente, los titulares de pasaportes oficiales expedidos por el
Gobierno de la Repblica de El Salvador, a que se refieren los Artculos 9 y 9-B de la Ley de
Expedicin y Revalidacin de Pasaportes y Autorizaciones de Entrada a la Repblica de El
Salvador, podrn ingresar y permanecer en territorio de los Estados Unidos Mexicanos, hasta
por un periodo de noventa (90) das, contados a partir de la fecha de internacin, sin requerir
en forma previa de una visa.

Si la anterior propuesta es aceptable para el Gobierno de la Repblica de El Salvador,
esta Nota y la de respuesta manifestando su conformidad, constituiran un Acuerdo entre los
dos Gobiernos que entrar en vigor treinta (30) das despus de la fecha de la Nota de
respuesta de Vuestra Excelencia.

Aprovecho la oportunidad para reiterar a Vuestra Excelencia el testimonio de mi ms
alta y distinguida consideracin.

Luis Ernesto Derbez Bautista
Secretario de Relaciones Exteriores
de los Estados Unidos Mexicanos.

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Ministerio de Relaciones Exteriores
Repblica de El Salvador C.A.

Mxico, D.F., 7 de abril de 2006.
Seor Secretario:

Tengo el agrado de dirigirme a Vuestra Excelencia en relacin con su atenta Nota fechada el
da de hoy, cuyo texto es el siguiente:

Seor Mnistro:Hago referencia al Acuerdo entre el Gobierno de los Estados
Unidos Mexicanos y el Gobierno de la Repblica de El Salvador para la
Supresin de Visas en Pasaportes Diplmaticos, formalizado a travs de
intercambio de Notas, fechadas en la Ciudad de Mxico el 21 de mayo de 1997.

En este sentido y con el nimo de fortalecer las relaciones de amistad existentes entre las Estados
Unidos Mexicanos y la Repblica de El Salvador, tengo el agrado de proponer a Vuestra Excelencia,
en nombre de mi Gobierno, que el Acuerdo de 1997 tambin se aplique a los pasaportes oficiales de
los nacionales mexicanos y salvadoreos, en los trminos siguientes:

1. Los titulares de pasaportes oficiales, expedidos por el Gobierno de los Estados Unidos
Mexicanos, podrn ingresar y permanecer en territorio de la Repblica de El Salvador, hasta
por un periodo de noventa (90) das, contados a partir de la fecha de internacin, sin requerir
en forma previa de una visa.
2. Igualmente, los titulares de pasaportes oficiales expedidos por el Gobierno de la Repblica de
El Salvador, a que se refieren los Artculos 9 y 9-B de la Ley de Expedicin y Revalidacin de
Pasaportes y Autorizaciones de Entrada a la Repblica de El Salvador, podrn ingresar y
permanecer en territorio de los Estados Unidos Mexicanos, hasta por un periodo de noventa
(90) das, contados a partir de la fecha de internacin, sin requerir en forma previa de una
visa.

Luis Ernesto Derbez Bautista
Secretario de Relaciones Exteriores
de los Estados Unidos Mexicanos

Septiembre de 2007

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Ministerio de Relaciones Exteriores
Repblica de El Salvador C.A.

Si la anterior propuesta es aceptable para el Gobierno de la Repblica de El Salvador, esta Nota y
la de respuesta manifestando su conformidad, constituirn un Acuerdo entre los dos Gobiernos
que entrar en vigor treinta (30) das despus de la fecha de la Nota de respuesta de Vuestra
Excelencia.

Al respecto, tengo a bien confirmar, en nombre del Gobierno de la Repblica de El
Salvador, el contenido de la Nota antes indicada, y acordar que la Nota de Vuestra Excelencia
y la presente constituyen un Acuerdo entre ambos Gobiernos que entrar en vigor treinta (30)
das despus de la fecha de la presente comunicacin.

Aprovecho la oportunidad para renovar a Vuestra Excelencia las seguridades mi ms
alta y distinguida consideracin.

Francisco Estebn Lainez Rivas
Ministro de Relaciones Exteriores.

Septiembre de 2007

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23 Memorndum o Memorando de Entendimiento

Estos memorandos tambin llamados Acuerdo Ejecutivo, Acuerdo Administrativo o Institucional, son ms
formales que un Canje de Notas y constan solamente de un instrumento a diferencia del canje que consta de
dos documentos confirmando un mismo texto.

Su negociacin y suscripcin se circunscribe a un orden temtico y son de inters solamente para un rea o
sector de gobierno, sin comprometer, como un tratado o convenio, a la Nacin en su conjunto.

En su redaccin se sigue el formato de un tratado sencillo, tienen un proemio y una parte resolutiva con
artculos numerados y requieren solamente de la firma de las partes responsables de esos sectores
gubernamentales para su entrada en vigor entre las partes. En esa parte resolutiva se fijan los acuerdos sobre
el tema especfico, listan actividades en las que se comprometen a actuar en conjunto; fijan igualmente la
vigencia del instrumento, y ciertas reglas para proceder a su denuncia o anulacin.

Estos memorandos o acuerdos no necesitan seguir el procedimiento constitucional de ratificacin por el
Senado de la Repblica y, de hacerse necesario ampliar sus trminos o hacer ms compleja su cobertura, es
usual entonces que las partes procedan a la negociacin y suscripcin de un tratado en toda forma.

Septiembre de 2007

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MEMORANDUM DE ENTENDIMIENTO
SOBRE COOPERACION ENTRE LA SECRETARIA DE RELACIONES
EXTERIORES DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS Y EL
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES DE LA REPUBLICA DE
EL SALVADOR

En ocasin de la Primera Reunin Binacional Mxico- El Salvador, la Secretara de
Relaciones Exteriores de los Estados Unidos Mexicanos (la Secretara) y el Ministerio de
Relaciones Exteriores de la Repblica de El Salvador (el Ministerio), en adelante
denominados las Partes,

DESEANDO fortalecer los tradicionales vnculos de amistad que unen a los pueblos
mexicano y salvadoreo;

CONSIDERANDO que la cambiante situacin internacional impone retos cada vez ms
difciles a las cancilleras latinoamericanas y demanda de ellas una constante
actuallizacin;

ESTIMANDO la importancia de compartir experiencias y apoyarse mutuamente en
aquellos aspectos que sean de su inters;

PARTIENDO de la conviccin de la prioridad que debe otorgarse a los programas de
profesionalizacin de los funcionarios del Servicio Exterior;

DESTACANDO el papel que puede desempear la cooperacin entre pases de desarrollo
similar en la realizacin de ese tipo de programas;

HAN ACORDADO LO SIGUIENTE:

ARTICULO I

El objetivo del presente Memorandum de Entendimiento es el establecimiento de un
macanismo de cooperacin entre las Partes en reas de carcter tcnico.

ARTICULO II

Para la construccin del objetivo al que se refiere el Artculo I, las Partes mantendrn un
activo intercambio de informacin en las reas identificadas de inters comn.

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ARTICULO II
DESARROLLO DE LA INDUSTRIA TURISTICA E INFRAESTRUCTURA

1. Las Partes cooperarn en el campo del turismo para alentar y desarrollar las relaciones
tursticas entre ambos pases, para lo cual llevarn a cabo las acciones de cooperacin que estimen
necesarias.

2. En el mbito de su respectiva legislacin, las Partes facilitarn y alentarn las actividades
de presentadores de servicios tursticos como son: agencias de viajes, comercializadoras y
operadores tursticos, hotelera, aerolneas, ferrocarriles, operadores de autobuses y compaas
navieras generando turismo entre ambos pases.

A tal efecto, cada una de las Partes:

a) considerar la contribucin que el transporte areo puede proporcionar al
desarrollo de los flujos tursticos y promover ante las autoridades competentes
que los transportistas de la otra Parte, ya sean pblicos o privados, puedan
abrir agencias de ventas y designar representantes en su territorio para
comercializar sus servicios, de conformidad con la legislacin nacional
aplicable, y

b) promover, igualmente ante las autoridades competentes, que los transportistas
mritimos y terrestres de la otra Parte, ya sean pblicos o privados, puedan
abrir agencias de ventas en las condiciones mencionadas en el inciso anterior.

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ARTICULO III

La cooperacin entre las Partes podr revestir las siguientes modalidades:

* Asesorias
* Pasantas
* Intercambio de misiones
* Capacitacin
* Intercambio de informacin y documentacin, y
*Cualquier otra acordada por las partes.

ARTICULO IV

Para la adecuada instrumentacin del presente Memorandum de Entendimiento cada una de
las Partes designar a un coordinador, quien tendr a su cargo la formulacin del Programa
de Actividades, cuya ejecucin estar sujeta a la evaluacin de las Cancilleras.

ARTICULO V

El programa de Actividades deber incluir:

* Modalidad de cooperacin
* Area responsable de su ejecucin
* Duracin
* Fase de ejecucin de la actividad de cooperacin.

ARTICULO IV

El presente Memorandum de Entendimiento entrar en vigor a partir de la fecha de su firma y
continuar vigente, a menos que cualquiera de las Partes decida darlo por terminado,
mediante notificacin escrita dirigida a la Otra, a travs de la va diplomtica, con seis meses
de antelacin.

El presente Memorandum de Entendimiento podr ser modificado por mutuo consentimiento
de las Partes, formalizado a travs de comunicaciones escritas, en las que se especifique la
fecha de entrada en vigor de dichas modificaciones.

La terminacin anticipada del presente Memorandum de Entendimiento, no afectar la
conclusin de las acciones de cooperacin que hubieran sido formalizadas durante su
vigencia.

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ARTICULO VII

La Secretara brindar al Ministerio asesorias y capacitacin a los funcionarios del Servicio
Exterior salvadoreo de conformidad con el Programa de Cooperacin que se anexa a este
Memorandum de Entendimiento y de acuerdo al calendario que las Partes convendrn por
escrito para cada actividad.

Firmado en la Ciudad de Mxico, a los diecinueve das del mes de septiembre del ao de mil
novecientos noventa y cinco, en dos ejemplares originales en idioma espaol, siendo ambos
textos igualmente autnticos.

POR LA SECRETARIA DE POR EL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES RELACIONES EXTERIORES

JOSE ANGEL GURRIA TREVIO RAMON GONZALEZ GINER

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24 Proyecto de Resolucin

Las resoluciones en el sistema parlamentario diplomtico son una forma documental de expresar los
consensos, los extraamientos, o las voluntades polticas de los miembros de un organismo internacional sobre
un tema de inters para esos pases u organizaciones cuando se trata de las no gubernamentales.

Una resolucin adoptada en el seno de un organismo internacional normalmente se inicia con el proyecto que
presenta un pas o un grupo de pases interesados. El texto de ese proyecto se negocia primeramente entre los
afines a lo ah expresado a efecto de buscar copatrocinadores antes de presentarlo en comisiones, o al pleno
de ese organismo para su adopcin, sea sta por consenso, por votacin, o por aclamacin.

La resolucin expresa, entre otros, un propsito, una condena, una prohibicin, una interpretacin de un hecho
o un acto internacional, o la aprobacin de un documento o informe. Naturalmente ese texto primigenio alguien
tiene que redactarlo y esto se hace usualmente por los miembros de una delegacin nacional acreditada ante el
organismo, o los participantes en una comisin del organismo, o en un comit formado ad hoc para el anlisis
de un tema especfico. Mxico tiene una larga tradicin en negociaciones multilaterales y basta experiencia en
la elaboracin de tales documentos.

La redaccin de una resolucin generalmente se inicia con el ttulo de la resolucin, es decir con el nombre del
tema que trata, luego se procede a la redaccin de lo que se llama el proemio que toma en cuenta toda la
produccin resolutiva o de planes y declaraciones sobresalientes que se hayan adoptado multilateralmente
sobre el tema. Las clusulas del proemio son del tenor de: Tomando en cuenta que, Conscientes de,
etc., luego se redacta la segunda parte del documento que son las clusulas o prrafos resolutivos, tales como
Insta a; Solicita al secretario general que; Expresa su, o se menciona a las partes en un conflicto, por
ejemplo Adopta el Informe presentado por, etc.

Para que una Delegacin de Mxico a un organismo internacional pueda presentar, elaborar, o votar un
proyecto de texto de resolucin, requiere previamente de la autorizacin expresa de la Secretara de Relaciones
Exteriores.

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NACIONES
UNIDAS A

Alto Comisionado para la promocin y la proteccin de todos
los derechos humanos

Resolucin de la Asamblea General 48/141 del 20 de diciembre de 1993

La Asamblea General,

Reafirmando su compromiso con los propsitos y principios de la Carta de las Naciones Unidas,

Subrayando las obligaciones de todos los Estados, de conformidad con la Carta, de promover y
alentar el respeto de todos los derechos humanos y las libertades fundamentales de todos, sin hacer
distincin por motivos de raza, sexo, idioma o religin.

Poniendo de relieve la necesidad de la observancia de la Declaracin Universal de Derechos
Humanos 1/ y de la plena aplicacin de derechos humanos, incluidos el Pacto Internacional de
Derechos Civiles y Polticos 2/, el Pacto Internacional de Derechos Econmicos, Sociales y Culturales
2/, as como la Declaracin sobre el derecho al desarrollo 3/,

Reafirmando que el derecho al desarrollo es un derecho universal e inalienable que forma parte
fundamental de los derechos de la persona humana,

Considerando que la promocin y la proteccin de todos los derechos humanos es una de las
prioridades de la comunidad internacional,

1/Resolucin 217 A (III).

Asamblea
General
Distr.
GENERAL
A/RES/48/141
7 de enero de 1994.
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5. Pide al Alto Comisionado para los Derechos Humanos que informe anualmente sobre sus
actividades, de conformidad con su mandato, a la Comisin de Derechos Humanos y, por conducto
del Consejo Econmico y Social, a la Asamblea General;

6. Decide que la Oficina del Alto Comisionado para los Derechos Humanos tenga su sede en Ginebra
y una oficina de enlace en Nueva York;

7. Pide al Secretario General que facilite el personal y los recursos necesarios con cargo al
presupuesto actual y a los futuros presupuestos ordinarios de las Naciones Unidas para que el Alto
Comisionado pueda desempear su mandato, sin distraer recursos de los programas y actividades de
desarrollo de las Naciones Unidas;

8. Pide tambin al Secretario General que informe a la Asamblea General, en su cuadragsimo
noveno perodo de sesiones, sobre la aplicacin de la presente resolucin.

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25 Tratados y Convenios

La Ley sobre la Celebracin de Tratados establece que un tratado es el convenio regido por el derecho
internacional pblico, celebrado por escrito entre el Gobierno de los Estados Unidos Mexicanos y uno o varios
sujetos de Derecho Internacional Pblico, ya sea que para su aplicacin requiera o no la celebracin de
acuerdos en materias especficas, cualquiera que sea su denominacin, mediante el cual los Estados Unidos
Mexicanos asumen compromisos.

Al igual que en el caso de un Canje de Notas, Memorndum de Entendimiento o Resolucin, el SEM no puede
iniciar negociaciones ni proponerlos, si no es por instrucciones expresas de la Cancillera.

Puesto que el tratado, acuerdo, convenio, convencin, protocolo de un tratado, o concordato (tratados suscritos
con el Estado Vaticano) son vinculantes, la redaccin de sus clusulas requiere de tcnica legislativa y
profundos conocimientos del derecho internacional. Por ello, nuestros representantes se limitan a proponer a la
SRE lo conducente, enviar a Mxico las observaciones o el proyecto de texto enviado por al gobierno
extranjero, y a negociar lo que la SRE les instruya llevar a la mesa de negociacin.

Estas observaciones, clusulas o proyecto de documento extranjero se transmiten al rea competente de la
SRE la cual establecer su procedencia, e iniciar con otros sectores del gobierno las consultas respectivas
para valorar al respecto nuestro inters nacional y la posicin poltica a asumir sobre el tema.

Una vez establecidos esos parmetros polticos temticos, corresponde a la Consultora J urdica del titular del
Ramo, adecuar conforme a derecho las propuestas recibidas, e integrarlas a nuestro proyecto de convenio,
utilizando el lenguaje usual de los tratados.

Las fases posteriores a la suscripcin son tambin competencia de la Consultora J urdica, la cual se encarga
de la redaccin y tramitacin de los instrumentos relacionados con la celebracin de tratados, tales como la
ratificacin, la aprobacin, la adhesin, la aceptacin y la declaracin de la nulidad de un tratado.

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26 Cartas Credenciales

A travs de este documento, que sigue un formato y una terminologa especial, el jefe de Estado designa a un
embajador ante un gobierno. Su suscripcin entraa que el Estado que enva desea llevar la relacin bilateral al
nivel diplomtico ms alto, con mencin de que el designado como embajador cumple personales y
profesionales para un buen desempeo.

En las Cartas Credenciales del embajador extraordinario y plenipotenciario se expresa que se le debe dar
entera fe y crdito a sus actos que realizar en nombre del presidente de la Repblica, es decir, del jefe del
Estado mexicano. En ello consiste su capacidad de enviado extraordinario y plenipotenciario que lo distingue
del resto de los funcionarios que, permanente o circunstancialmente, representan a diversas dependencias
mexicanas en el extranjero, pero que en tal capacidad no pueden comprometer jurdicamente al Estado
mexicano como en el caso del embajador.

Para resaltar la formalidad del nombramiento, las Cartas Credenciales se entregan en mano al propio
presidente de la Repblica extranjera, o del soberano cuando se trata de una monarqua, en una ceremonia
especial que puede ser individual o colectiva, segn lo acostumbre el protocolo del pas que recibe al
embajador.

Hasta que esta presentacin se realice el embajador no est oficialmente reconocido por el pas anfitrin y por
lo tanto no puede actuar en calidad de tal. Se las denomina "cartas credenciales" debido a que en ellas se
requiere al jefe de estado destinatario que conceda "pleno crdito" a todo lo que el embajador manifieste en
representacin de su gobierno.

La redaccin de las Cartas Credenciales puede ser muy elaborada y la introduccin puede seguir frmulas de
cortesa no usuales en las notas diplomticas. El documento va rotulado al centro superior con el nombre del
presidente de la Repblica y ah con mencin tambin del hombre completo del jefe del Estado destinatario del
documento. A continuacin, en lnea por separado de izquierda a derecha, se usa la frmula de cortesa de
Grande y Buen Amigo para introducir ya en el texto del mensaje al embajador que se nombra.

Al final del texto sobre la derecha firma el jefe del Estado, y el secretario de Relaciones Exteriores las suscribe
al calce sobre la izquierda. Al pi de la pgina en el centro, se anota la leyenda de Dada en el Palacio
Nacional y la fecha en letras.

Este documento se elabora con una copia adicional que no se firma, llamada Copia de Estilo que se entrega al
ministro de Relaciones Exteriores del pas territorial, en fecha previa a la de la ceremonia de Presentacin de
Credenciales en la sede de la residencia oficial o Palacio del monarca o el presidente extranjeros.

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Carlos Salinas de Gortari,
Presidente de los Estados Unidos Mexicanos,
al Excelintsimo seor
Dr. Alan Garca Prez,
Presidente de la Repblica del Per.

Grande y Buen Amigo:

Con el nimo de continuar estrechando las cordiales relaciones de amistad que
felizmente existen entre los Estados Unidos Mexicanos y la Repblica del Per, he
decidido acreditar ante el Gobierno de Vuestra Excelencia al seor Edgardo Flores Rivas,
con el carcter de Embajador Extraordinario y Plenipotenciario.

Las cualidades del seor Flores Rivas me hacen abrigar la confianza de que sabr
llenar cumplidamente las altas funciones que le he encomendado. Convencido de ello,
ruego a Vuestra Excelencia, de quien soy.

Leal y Buen Amigo,

El Secretario de Relaciones
Exteriores,

Dada en el Palacio Nacional de Mxico a los dieciocho das del mes de
septiembre del ao de mil novecientos ochenta y nueve.

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27 Cartas de Gabinete y Letras Patentes

A un encargado de Negocios ad interim usualmente lo acredita el embajador para que quede al frente de la
Embajada en su ausencia temporal. Para ello se utiliza una nota formal dirigida al ministro de Relaciones
Exteriores del Estado receptor.

Sin embargo, cuando se pretende acreditar a un encargado de negocios ad hoc, es decir, cuando la ausencia
del embajador es permanente dada una situacin de desencuentro, entonces procede la Carta de Gabinete,
que es suscrita por el secretario de Relaciones Exteriores y dirigida al ministro homlogo del pas donde
operar nuestro encargado de negocios ad hoc.

Esta categora puede responder a un enfriamiento de la relacin, a problemas presupuestarios del pas que
enva, o a que el naciente Estado todava est en ciernes y que algunos gobiernos ven la conveniencia poltica
de tener un representante que observe el desarrollo de los acontecimientos en esa nacin.

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Carta de Gabinete

No. 000000

Mxico, D.F., a .de.., de 2005

Seor Ministro:

Tengo la honra de poner en conocimiento de Vuestra Excelencia que el seor Presidente de los
Estados Unidos Mexicanos, Lic.----------------------------------, ha nombrado al Ministro--------------------,
con el carcter de encargado de Negocios de Mxico, ad hoc.

Los mritos personales que distinguen al seor----------------------------------------,
me hacen esperar que Vuestra Excelencia lo acoger con su habitual benevolencia y dar entera fe y
crdito a cuanto le comunique en nombre del Gobierno de Mxico.

Aprovecho la oportunidad para reiterar a Vuestra Excelencia las seguridades de mi ms alta y
distinguida consideracin.

El Secretario de Relaciones Exteriores

Sello Oficial Firma

Excelentsimo seor,
Ministro de Relaciones Exteriores
De la Repblica de.

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Las Letras Patentes, tambin denominadas simplemente como Patente, es igualmente un documento de
acreditacin. Lo suscribe el jefe del Estado del pas que enva y debe adems ser refrendado al calce por su
secretario o ministro de Relaciones Exteriores.

En el documento, que se inicia con El Presidente de los Estados Unidos Mexicanos, se hace saber a la
autoridad central extranjera, es decir al Ministerio de Relaciones Exteriores del Estado territorial que, para cubrir
cierta parte o la totalidad de ese pas, el Estado acreditante designa a un cnsul, funcionario que puede
ostentar el rango de cnsul general o cnsul de carrera.

En el texto se ruega a las autoridades de la sede, o de la circunscripcin que cubrir el funcionario, que le
reconozcan las inmunidades, las prerrogativas y privilegios inherentes a su cargo, y que le den las facilidades y
proteccin necesarias para el xito de su comisin.

Es importante aclarar que otro tipo de Patente tambin es usual los militares que sern acreditados como
agregados a nuestras embajadas. Esta Patente la expide la Secretara de la Defensa Nacional, pero la anota y
registra la SRE a efecto de buscar la acreditacin correspondiente ante el gobierno amigo.

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El Presidente de los Estados Unidos Mexicanos

Por la presente hago saber que he tenido a bien designar al seor Benito Andion
Sancho, Cnsul General de Mxico en Miln, Italia, con circunscripcin en la totalidad del
territorio italiano (excepto la regin de Lazzlo) y la Repblica de San Marino.

Por tanto, ruego a todas las autoridades, particularmente a las de Miln, Italia, que
le reconozcan tal carcter y le impartan el auxilio y proteccin que pudiera requerir para el
ejercicio de las funciones inherentes a su cargo, reconocindole asimismo las
prerrogativas, inmunidades y privilegios que por el mismo, le corresponden.

En fe de lo cual, referendada por el Secretario de Relaciones
Exteriores y, contando con el Gran Sello de la Nacin, expido la presente Patente en la
residencia del Poder Ejecutivo Federal, en la Ciudad de Mxico, Distrito Federal, a los
nn das del mes de agosto del ao dos mil cinco.

Refrendada:

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28 Exequatur

El Exequatur es un documento que expide el gobierno de un pas a un cnsul, en el que se lo
autoriza a desempear sus tareas consulares en representacin de su pas.

En nuestro pas, y en otros ms, poco a poco ha ido cayendo en desuso otorgar al cnsul extranjero
un Exequtur o autorizacin definitiva del Estado territorial para que este funcionario opere en una
circunscripcin especfica.

Varios gobiernos al recibir las Letras Patentes del Cnsul emiten la autorizacin para ejercer las
funciones consulares en el formato de una nota verbal. En nuestro pas, la Direccin General de
Protocolo otorga la llamada Autorizacin Provisional Nmero, seguida del texto en que se concede
autorizacin provisional a favor depara que pueda desempear las funciones de cnsul honorario
de la Repblica deen la ciudad de con circunscripcin consular en los Estados de.o en toda la
Repblica.

Sin embargo, si el Estado extranjero expresamente solicita el otorgamiento del Exequatur, ste
asume dos modalidades. En la primera, el que se extiende a los cnsules generales extranjeros de
nacionalidad del pas que enva, se suscribe por el propio presidente de la Repblica. En la segunda,
cuando el acreditado es un cnsul honorario que no ostenta la nacionalidad del pas que
representar, entonces el Exequtur va firmado por el Secretario de Relaciones Exteriores.

El documento se encabeza con una leyenda al centro de la hoja que dice El Presidente de los
Estados Unidos Mexicanos, en el primer caso; y, en el segundo, El Secretario de Relaciones
Exteriores de los Estados Unidos Mexicanos. A continuacin se expresa la autorizacin al cnsul
para ejercer sus funciones en la circunscripcin que ah se mencione y, ms abajo con un texto
cargado hacia la derecha, se anota en forma ceremonial el lugar y fecha de otorgamiento, con la
siguiente leyenda:

Dado en la Ciudad de Mxico, autenticado con el Gran Sello de la Nacin, refrendado por el
Secretario de Relaciones Exteriores, y registrado bajo el nmero a fojasdel libro
correspondiente, el da de.de ao.

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29 Cartas Autgrafas

Cartas Autgrafas es el nombre genrico que se utiliza para la correspondencia entre jefes de Estado con
motivo de eventos especiales; entre otros, para felicitar a un presidente o a un monarca cuando asumen el
poder; para presentar condolencias cuando sucede algn siniestro de gravedad nacional o el fallecimiento de
una alta autoridad de ese Estado; o para desear un pronto restablecimiento de la salud de un jefe de Estado o
de gobierno.

El texto del mensaje y el formato dependen del grado de amistad entre los jefes de Estado, o la estrecha
pertenencia de ambos a un grupo especfico de naciones con caractersticas culturales comunes.

En Mxico el formato que se sigue es el de una carta personal, con un encabezado que lleva el nombre del jefe
del Estado y su ttulo oficial Presidente de los Estados Unidos Mexicanos. Ms abajo, como en cualquier carta,
se anota el lugar y fecha de emisin, luego el nombre del destinatario con su introduccin de cortesa
Excelentsmo SeorPresidente de la Repblica o del Gobierno de. Se inicia el mensaje con Seor
Presidente y abajo se inscribe el texto con la felicitacin, o el psame, segn corresponda.

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30 Carnet

Este documento sirve al funcionario diplomtico, consular, o de representacin de organismo internacional, y a
sus cnyuges, como documento de identidad y constancia de su rgimen diplomtico ante las autoridades
mexicanas. Los formatos de estos carnets difieren entre s, porque responden al rgimen de inmunidades y
privilegios segn la categora y rango de su titular.

Tales documentos los expide la Direccin General de Protocolo y son de tres colores diferentes, segn la
funcin que desarrolle el titular. Llevan una peticin de la SRE a las autoridades civiles y militares, para que
otorguen a su portador facilidades para el buen xito de sus funciones.

Adems de los carnets, la Direccin General de Protocolo expide otro documento, tipo credencial sencilla, para
los miembros del personal administrativo de las representaciones extranjeras acreditadas en Mxico.

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