Planificacin y

Gestin de Proyectos
Universidad de Buenos Aires
Facultad de Ciencias Sociales
Carrera Relaciones del Trabajo
Administracin de Empresas
Ctedra Assenza Parisi
2
Objetivos de la reunin
Que al finalizar la reunin,
los asistentes sean capaces
de definir qu se entiende
por Administracin y Gestin
de Proyectos desde el punto
de vista especfico
de la Gestin de Personas.
3
Proyecto
Es esencialmente un conjunto
de actividades interrelacionadas,
con un inicio y una finalizacin definida,
que utiliza recursoslimitados para lograr
uno o ms objetivosdeseados.
ACTIVIDADES RECURSOS
OBJETIVOS
4
Proyecto
Es un esfuerzo temporario
llevado a cabo para lograr un
producto o servicio objetivo
5
Objetivos de un Proyecto
Deben ser factiblesde lograrse.
Requieren unesfuerzopara conseguirlos.
Se fija un tiempopara alcanzarlos.
Se definen en trminos que seaposible medirlos
y comunicarlos.
Cuentan con parmetros decomparacin para
controlar su avance
6
Serie de actividades y tareas con:
Objetivos especficos
Exigencia cumplimiento de especificaciones
Inicio y final claramente
definidos
Fondos limitados
Uso de recursos
Caractersticas de un Proyecto
7
Personas
Informacin y
Tecnologa
Recursos del Proyecto
8
Indicadores de xito del proyecto
Indicador: Magnitud utilizada para medir o comparar
los resultadosefectivamente obtenidos, en la
ejecucin de un proyecto, programa o actividad
Tiempo acordado
Cumplimiento del presupuesto
Resultados
Especificaciones tcnicas
Satisfaccin del cliente
Adems, el proyecto, idealmente, no debe perturbar
significativamente el flujo de trabajo habitual y no debe
generar conflictos con la cultura de la organizacin
9
Project Management
Es el conjunto de Es el conjunto de
conocimientos, conocimientos,
habilidades, habilidades,
herramientas herramientas
y tcnicas y tcnicas
aplicadas a las actividades a realizar, aplicadas a las actividades a realizar,
para satisfacer los requerimientos del para satisfacer los requerimientos del
Proyecto Proyecto
10
La necesidad de un Modelo de
Gestin de Proyectos
Nos brinda una perspectiva global
Nos permite generar un lenguaje comn
Provee un marco de referencia
Explica funcionamientos reglas
y mecanismos
Ayuda a evitar riesgos y costos
11
Procesos en la Gestin de Proyectos
Iniciacin
Planeamiento
Control
Ejecucin
Cierre
12
PROPSITO
Asegurar la coordinacin entre todos los elementos del Proyecto
Que todos los procesos sern incluidos
ETAPAS
1.1-Desarrollo: generacin del Plan de ejecucin y
control del Proyecto
1.2.-Ejecucin: llevar a cabo el Plan cumpliendo
los resultados y etapas
1.3.-Control: coordinar los cambios que surjan
1.1. Desarrollo
1.2. Ejecucin
1.3. Control
1.-Gerenciamiento
Integral del
Proyecto
Gestin Integral del Proyecto
13
Ciclo de vida de Proyectos
Tiempo
Concepcin
Desarrollo
Implementacin
Cierre
Uso de Recursos / Costos
14
1.-Concepcin
Generacin
2.-Desarrollo
Preliminar
3.-Planeamiento
4.-Programacin
5
.
-
E
j
e
c
u
c
i

n


M
o
n
i
t
o
r
e
o
6.-Cambios
7.-Cierre del
Proyecto
Generado internamente como iniciativa de la organizacin
Iniciado por un cliente a travs de un requerimiento
La organizacin formaliza su intencin
Se relevan los requerimientos
Project Charter / Blueprint
Se construye la Estructura del Proyecto
WBS (Work Breakdown Structure)
Se desarrolla el Cronograma del Proyecto
Se definen los recursos y su organizacin
Se especifican materiales, equipos e instalaciones
Se establece el Presupuesto
Se calculan los riesgos
Se contratan los recursos
Se ejecuta el Plan
Se monitorean los resultados
Se introducen los cambios , modificaciones
y mejoras necesarias
Se cierran formalmente todos los documentos
Se registran las lecciones aprendidas
H
O
J
A

D
E

R
U
T
A
15
Uso de Recursos / Costos
Tiempo
Concepcin
Desarrollo
Implementacin
Cierre
1.-Concepcin
Generacin
2.-Desarrollo
3.-Planeamiento
4.-Programacin
Riesgos
5
.
-
E
j
e
c
u
c
i

n


M
o
n
i
t
o
r
e
o
6.-Cambios
7.-Cierre del
Proyecto
16
Categoras de Proyecto
Individuales:de corta duracin y asignados normalmente a
un individuo que tiene que actuar como gerenciador de
proyecto y operativo.
Colectivos:llevado a cabo por un departamento con sus
recursos personales propios.
Especiales:requieren que ciertas funciones primarias o
autoridad sea asignada temporariamente a otras personas o
unidades. Funcionan mejor en perodos limitados, a mediano
plazo pueden generar conflictos severos.
Matriz o Agregados: requiere actuacin de un nmero
significativo de unidades funcionales y el control de distintos
e importantes recursos.
17
Desafos para la Organizacin
Naturaleza dinmica
Capaz de cambiar rpidamente segn
lo requiera el mercado
Apta para enfrentar
alta competencia
cambios en la tecnologa
control de los recursos y la complejidad
18
Diseo de la estructura organizacional
del Proyecto
No hay estructuras No hay estructuras
organizacionales organizacionales
buenas o malas; buenas o malas;
sino sino organizaciones organizaciones
apropiadas o apropiadas o
inapropiadas inapropiadas
19
Organizacin Tradicional
Director
Ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Coordinacin
deProyectos
Personalafectado a Proyectos
20
Ninguna persona es responsable por el Proyecto
Total.
Compleja Coordinacin.
Las decisiones se inclinan hacia los grupos
funcionales ms fuertes.
Las iniciativas estn orientadas ms hacia lo
funcional que a los proyectos en curso.
Desventajas Organizacin Tradicional
21
Organizacin orientada a Proyectos
Director
Ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente de
Proyectos
Project Manager
Project Manager
Project Manager
Coordinacin
de Proyectos
Personal afectado a Proyectos
22
Organizacin por Proyectos
Director
Ejecutivo
Project
Manager
Project
Manager
Project
Manager
Coordinacin
de Proyectos
Personal afectado a Proyectos
24
PRESUPUESTO
DEFINICION
Es un plan integrador y coordinado, expresado en trminos financieros,
de las operaciones, capital humano y recursos de una entidad, con
objetivos comunes a todas las reas de la organizacin para un periodo
futuro determinado
OBJETIVOS
De Previsin comprender lo necesario
De Planeacin qu y cmo se va a hacer
De Organizacin quien lo har y con qu recursos se har
De Coordinacin que se haga ordenadamente
De Control ver que se realice segn lo planeado
25
PRESUPUESTO
FINALIDAD
- Planear integral y sistemticamente todas las
actividadesquelaorganizacindebedesarrollar enun
periododeterminado.
- Controlar y medir los resultados cuantitativos,
cualitativosy, fijar responsabilidades enlas diferentes
dependencias de la organizacin para logar el
cumplimientodelasmetasprevistas
26
PRESUPUESTO
Segn la flexibilidad:
* Rgidos o estticos,
* Flexibles o variables
Segn el periodo de tiempo: A corto plazo/ largo plazo
Segn el campo de aplicacin
* Organizacional
* De operacin o econmicos
* Financieros
* Por proyecto
* Personal
Segn el sector de la economa en el cual se utilizan
* Presupuestos del Sector Pblico
* Presupuestos del Sector Privado
Segn su tcnica de valuacin
* Estimados
* Estndar
T
I
P
O
S
27
PRESUPUESTO
ORGANIZACIN PERSONAL
Conocimiento de la Organizacin Conocimiento del Mercado
Apoyo de la Direccin
Conocimiento de la
necesidad del cliente
Alineacin con la Estrategia y
Poltica
Conocimiento de la actividad
Asociacin a la Estructura
Sistema adecuado de
ingresos y egresos
Fijacin periodo presupuestal Control y seguimiento
Sistema adecuado de
contabilidad y costos
Direccin y seguimiento
REQUISITOS PARA UN BUEN PRESUPUESTO
28
PRESUPUESTO
ETAPAS DEL PRESUPUESTO
- Primera Fase: Fijacin de Objetivos
- Segunda fase: Elaboracin de Presupuestos Parciales o por reas
- Tercera fase: Elaboracin del Presupuesto Global
- Cuarta fase: Aprobacin del Presupuesto
- Ejecucin y Control
- Evaluacin
29
PRESUPUESTO
ELABORACION DE PRESUPUESTOS
Marco General (Planificacin Estratgica)
Presupuestos Parciales
Ventas e Ingresos
Inventarios
Operaciones (Produccin / Servicios)
Compra de materiales / servicios
Personal
Costo de Venta y Distribucin
Gastos de Administracin
Impuestos
Inversiones
Presupuesto Global
Utilidades generadas
Flujo de Caja
Estados Financieros
30
PRESUPUESTO
CONTROL PRESUPUESTAL
* Comparar los resultados reales contra los presupuestados
* Anlisis de desviaciones: Causas y responsabilidades
- Por rea
- De volumen o cantidad
- De precio
* Medidas correctivas
31
PRESUPUESTO
ORGANIZACIN PERSONAL
Desconocimiento de la organizacin Desconocimiento del mercado
Desconocimiento de los planes y de las
polticas de la organizacin
Desconocimiento de las
necesidades del cliente
Inadecuada administracin y direccin Mala eleccin de proveedores
Poca flexibilidad en los criterios de los
dirigentes
Desconocimiento de la actividad
Inadecuado sistema de costos Inadecuado sistema de control
Falta de anlisis de los resultados y de
las causas de variaciones, as como su
correccin
Falta de anlisis de las
desviaciones
Mala organizacin y coordinacin
general
Insuficientes anlisis y estudio de
mercado
Falta de apoyo directivo
Falta de cooperacin
CAUSAS DE FRACASO DEL CONTROL DEL PRESUPUESTO
32
PRESUPUESTO
VENTAJAS Y LIMITACIONES DEL PRESUPUESTO
Ventajas
De previsin
De organizacin
De control
Limitaciones
Basado en estimaciones
Costo
Repeticin
33
PRESUPUESTO
Ej.: Curso de capacitacin
Conocer las necesidades del cliente (externo o interno)
1)Contenidos especficos y habilidades a transmitir
2)A quien va dirigido
3)Horas disponibles
4)Recursos didcticos con que cuenta
Elaboracin del Plan
1)Periodo del curso
2)Lugar fsico
3)Horarios
4)Docentes
5)Contenidos por clase
Calculo de costos
1)Horas de capacitacin
2)Almuerzos / refrigerios
3)Recursos necesarios ( proyectores, videos, etc)
4)Alquiler de salones
5)Horas cadas
Control de costos
1)Registro de todas las erogaciones
2)Control contra presupuesto
3)Acciones correctivas
34
PRESUPUESTO
PRESUPUESTO BASE CERO
Se evala cada ao los programas y gastos que llevar a
cabo la entidad, sin tomar en consideracin las experiencias
pasadas
35
Recursos Humanos
en los Proyectos
36
Aprovechar el liderazgo tanto formal como
informal de los Lderes de la organizacin en
beneficio del desarrollo del proyecto.
Aprovechar el liderazgo tanto formal como
informal de los Lderes de la organizacin en
beneficio del desarrollo del proyecto.
Liderazgo
37
Formacin y Comunicacin
Brindar a las personas las herramientas
necesarias para poder adaptarse al cambio con
rapidez
Implantar los cambios introducidos por el proyecto y poner en marcha
las nuevas formas de trabajo.
Conocer el impacto real de proyecto y alcanzar en el menor tiempo
posible los niveles de desempeo establecidos como objetivo del
proyecto.
Realizar la transferencia de conocimiento, tanto a los usuarios clave,
como a los usuarios finales.
Brindar a las personas las herramientas
necesarias para poder adaptarse al cambio con
rapidez
Implantar los cambios introducidos por el proyecto y poner en marcha
las nuevas formas de trabajo.
Conocer el impacto real de proyecto y alcanzar en el menor tiempo
posible los niveles de desempeo establecidos como objetivo del
proyecto.
Realizar la transferencia de conocimiento, tanto a los usuarios clave,
como a los usuarios finales.
38
Plan de Capacitacin
La Estrategia de la Capacitacin del proyecto permitir:
Minimizar A: Perodo de tiempo en que el desempeo es bajo debido a la implementacin
del cambio.
Minimizar B: Grado en que el desempeo se ve afectado por la implementacin del cambio.
Maximizar C: Nivel de desempeo despus de la implementacin del cambio
Maximizar D: Mejoramiento continuo.
Tiempo
D
e
s
e
m
p
e

o
Equilibrio antes del
Cambio
Implementacin del Cambio
A
B
C
D
39
Describe cundo y cmo las personas se incorporan
y se desvinculan del Grupo de Proyecto
Los procedimientos de reasignacin de Personal
deben tener en cuenta:
La reduccin de incertidumbres que daen la moral
de los integrantes del equipo.
Eliminar la tendencia a estirar las actividades ya
que incrementa los costos del proyecto.
Plan de Gestin de Personal del
proyecto
40
Experiencia previa
Intereses
personales
Caractersticas
Personales
Grado de
disponibilidad
Competencias
Personal Disponible
41
Modelo de Competencias
Generales Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Tcnicas
Gerenciales
42
Oficina de Proyectos -PMO
Cmo implementarproyectos en mi
organizacin del modo msefectivo?
Necesidad de un mtodo sistemtico
de implementacin
43
1. UsuariosInvolucrados15.9%
2.SoporteGerencial 13.9%
3.RequerimientosClaros13%
4.PlaneamientoApropiado9.6%
5.ExpectativasRealistas8.2%
6.MilestonesPequeos7.7%
7.RecursosCompetenes7.2%
8.VisinyObjetivosClaros5.3%
1. UsuariosInvolucrados15.9%
2.SoporteGerencial 13.9%
3.RequerimientosClaros13%
4.PlaneamientoApropiado9.6%
5.ExpectativasRealistas8.2%
6.MilestonesPequeos7.7%
7.RecursosCompetenes7.2%
8.VisinyObjetivosClaros5.3%
Por qu los Proyectos son Exitosos?
44
1.Requerimientos Incompletos 13.1%
2.Pobre Inclusin de los Usuarios 12.4%
3.Expectativas No Realistas 9.9%
4.Falta de Soporte Gerencial 9.3%
5.Requerimientos Cambiantes 8.7%
1.Requerimientos Incompletos 13.1%
2.Pobre Inclusin de los Usuarios 12.4%
3.Expectativas No Realistas 9.9%
4.Falta de Soporte Gerencial 9.3%
5.Requerimientos Cambiantes 8.7%
Por qu fallan los Proyectos?
45
Qu es un proceso?
.
Un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas que transforman un
conjunto de inputs en uno o ms outputs
46
Lo que penssque es... Lo que realmentees... Lo que podraser...
Se tratade sabercmoesrealmenteel
proceso, y transformarloen cmopodraser.
Un proceso
47
Ejemplo
Proyecto: Plan de Formacin Anual
48
Fases -Plan de Formacin Anual
DETECCIN DE DETECCIN DE
NECESIDADES NECESIDADES
DE FORMACIN DE FORMACIN
DESARROLLO DE
MATERIAL DE
FORMACIN
TRATAMIENTO
DE
ASISTENTES
TRATAMIENTO TRATAMIENTO
DE
INSTRUCTORES
LOGSTICA
EJECUCIN
PREPARACIN
EVALUACIN EVALUACIN
DE DELA LA
FORMACIN FORMACIN
49
Deteccin de las
necesidades de
Formacin
1
Definicin de niveles de asistentes a la
Formacin
2
Definicin de tipo de Formacin para
cada curso
3
Definicin del mtodo de evaluacin
de lo aprendido
4
A
C
T
I
V
I
D
A
D
E
S
Fase 1: Deteccin de Necesidades
50
Definicin de las plantillas de
documentacin
3
Definicin de estndares de redaccin
2
Definicin de Temticas
1
Revisin y soporte
4
A
C
T
I
V
I
D
A
D
E
S
Fase 2: Desarrollo material de formacin
51
1 Asignacin de cursos
4 Confirmacin de asistencia
3 Convocatoria
Elaboracin de mensajes relativos a la
Formacin
2
A
C
T
I
V
I
D
A
D
E
S
Fase 3: Tratamiento de asistentes
52
Fase 4: Tratamiento de Instructores
Eleccin de instructores
Internos
1
Eleccin de Instructores Externos
2
A
C
T
I
V
I
D
A
D
E
S
53
Relacin de espacios y material
disponible para impartir la Formacin
1
Planificacin de las sesiones de
Formacin
2
Reserva de salas y material
3
Preparacin y validacin de equipos en
salas
4
Reproduccin de material
5
A
C
T
I
V
I
D
A
D
E
S
Disposicin de refrigerios
6
Lista de telfonos
en cada sala en caso de necesitar apoyo
7
Fase 5: Preparacin
54
Recepcin y lista de asistentes
1
Entrega de material
2
Ejecucin de la Formacin
3
Evaluacin de la sesin
4
Entrega de resultados
de la sesin
5
A
C
T
I
V
I
D
A
D
E
S
Entrega de diplomas y reconocimiento
6
Fase 6: Ejecucin
55
Fase 7: Evaluacin de la formacin
Nivel de conocimiento sobre la materia.
Capacidad docente.
Desarrollo de las sesiones.
Fomento de la participacin de los alumnos
Instructores
Grado en que se cumplen las expectativas del alumno.
Claridad de los contenidos.
Adecuacin a las necesidades del alumno.
Aplicabilidad en el puesto de trabajo
Contenido del
Curso y
Aplicabilidad
Desarrollo del curso: tiempos, homogeneidad de
conocimientos entre los asistentes,...
Instalaciones y equipamiento: aulas, puestos de
formacin, medios didcticos.
Organizacin y
desarrollo del
Curso
56
Preguntas?
57
Administracin de Empresas
Ctedra Assenza Parisi