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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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APROB: Gerente General
1. OBJETO
Provee oportunamente de materiales, herramientas, equipos y servicios de
maquinaria las obras en ejecucin, con la mxima claridad en su requisicin.
Analiza, coordina y ejecuta todas las actividades relacionadas con la orden de
compra, cumple con las normas establecidas por la empresa COMTECOL
LTDA., con las caractersticas mnimas necesarias requeridas por una
empresa, es decir: precio, calidad, condiciones de entrega y condiciones de
pago; que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administracin ha
definido.
2. ALCANCE
Se dirige para el personal del rea de compras o personas que desarrollan o
ejecutan actividades propias de esta. Aplica a todas las compras, este
procedimiento inicia con la solicitud de requisicin y termina con su entrega.
3. DEFINICIONES:
- Normas: Regla que debe ser respetada y que permita ajustar ciertas
conductas o actividades.
- Materiales: Son todos aquellos elementos e insumos que se utilizan
para la elaboracin de un determinado producto.
- Compras: Es adquirir por dinero la propiedad de una cosa. Dentro de
una Organizacin las compras pueden ser definidas como las
operaciones que se proponen suministrar, en las mejores condiciones
posibles a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materia
prima y productos semiacabados, accesorios, mquinas, servicios, etc.
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- Administracin de compras: Es el proceso a travs del cual se
controla de manera especfica todas las operaciones de compra dentro
de una empresa, de tal manera que no se incurra en gastos
innecesarios.
- Administracin de materiales: Es el proceso que permite un adecuado
manejo, distribucin y aprovechamiento de los materiales con que
cuenta una empresa. La misma comprende la adquisicin, traslado,
almacenamiento, y control de materiales desde la negociacin con el
proveedor hasta que termina en la lnea de produccin. Su objetivo
consiste en lograr el costo global ms bajo de los materiales para la
firma compradora.
- Sistemas de compras: Son procedimientos que se llevan a cabo para
establecer un control de las compras en la empresa o dentro de un rea
determinada de la misma.
- Equipos: Cualquier mquina, aparato, instrumento o instalacin utilizada
en el trabajo.
- Proveedor: Persona natural o jurdica que suministra bienes y servicios.
4. POLITICAS LINEAMIENTOS
No se puede proceder a compra alguna si los datos para realizar la misma no
vienen completos, los datos requeridos son: persona solicitante, razn de
compra (JOB), nombre o modelo (s aplica), marca, especificaciones tcnicas,
entre otras.
La compra se lleva a cabo si solo si est autorizada.
Es responsabilidad del jefe de compras el de solicitar 3
cotizaciones para seleccionar al proveedor.
Se realiza una evaluacin del proveedor que afecte la calidad del
producto o servicio, esta evaluacin se hace en un lapso de 6
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meses tomando como base la que se hayan cumplido los
requisitos al 100% y se haya cumplido el tiempo de entrega. Este
lapso de tiempo se realiza para proyectos mayores a 1 ao, si se
tienen proyectos menores a 6 meses esta evaluacin se realiza al
final del mismo.
Para el caso de compra de servicios continuos, esta evaluacin se
realiza cada 2 meses.
Se emite una calificacin de proveedor cada 6 meses
considerando un promedio de los eventos realizados en dicho
periodo. Emitiendo la lista de proveedores autorizados y en
desarrollo.
Para la evaluacin de proveedores se utiliza el Formato FPR-CL-01 Evaluacin
de Proveedores.
5. CONTROL DE CAMBIOS
La solicitud, preparacin y revisin de los cambios del Procedimiento de
Compras, se desarrolla de acuerdo con las disposiciones adoptadas para el
control de los documentos.
6. FUNCIONES, RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y
COMUNICACION
6.1. FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
La alta Direccin se asegura de que las altas responsabilidades y autoridades
son comunicadas y conocidas dentro de la empresa, para lo cual la estructura
organizacional de COMTECOL LTDA
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COMTECOL LTDA establece mediante el Manual MFC-CL-01 de Funciones y
Competencias Laborales, el Perfil del Cargo al igual que sus Funciones
Laborales y Funciones Ambientales.
6.2. COMUNICACIN
COMTECOL LTDA establece mediante el Procedimiento PCO-CL-01 de
Comunicacin, los procedimientos y responsabilidades de la comunicacin
interna y externa.
7. REALIZACION
7.1. Flujo De Requisiciones:
Ingenieros encargados o jefe de bodega
Se hacen (2) dos copias de la Requisicin de Producto Formato FRE-CL-01 el
original ser conservado por el rea de compra y el duplicado ser entregado al
almacenista o encargado de recibir los materiales.
Es importante para el rea de Compras: que el personal autorizado ingenieros,
jefe de obra o encargado de la bodega, en el formato autorizado con datos
completos, realicen las requisiciones por correo electrnico
cirse.rey@comtecol.com o envi del original del formato al rea de compras
COMTECOL LTDA.
Las Requisiciones son comprobadas antes de tomar cualquier accin y
autorizadas por la Gerencia de Proyectos o Administrativa y luego por el rea
de compras.
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7.2. Solicitud De Servicios Profesionales o Contratistas.
Para la solicitud de un Servicio Profesional o Contratista se diligencia el
Formato FRE-CL-01 Requisicin de Producto.
7.3. Al Recibir las Requisiciones en la Oficina de Compras
COMTECOL LTDA
En las formas de requisicin aparece informacin respecto a cual y cuantos
artculos se desean, cuando estn disponibles y quien hace el pedido.
No se puede proceder a compra alguna si los datos para realizar la misma no
vienen completos, los datos requeridos son: persona solicitante, razn de
compra, nombre o modelo, marca (si aplica), especificaciones tcnicas, entre
otras.
Se realiza una evaluacin del proveedor que afecte la calidad del producto o
servicio, esta evaluacin se hace por cada evento de compra tomando como
base la que se hayan cumplido los requisitos al 100% y se haya cumplido el
tiempo de entrega.
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8. COMIT DE COMPRA
8.1. La compra se lleva a cabo
- Con el anlisis y la autorizacin de la Gerencia de la empresa.
- Es responsabilidad del jefe de compras el de solicitar Tres (3)
cotizaciones por escrito de diferentes proveedores.
- Por medio de las cotizaciones, el comprador recopila la informacin que
a su criterio considere necesaria para la definicin del proveedor
teniendo en cuenta las condiciones econmicas de la compra, tales
como precio de mercado, oferta, garantas, fechas de entregas,
legalidades, entre otras.
- El tiempo estimado por el rea de compras para el proceso de la compra
URGENTE es en un trmino de dos (2) das despus de recibir la
Requisicin aprobada por el Gerente. Los tiempos de urgencia se
cumplen nicamente si vienen aprobados por el Gerente de Proyectos o
Gerente General de la empresa COMTECOL LTDA. y ser autorizado
una requisicin semanal urgente.
- El tiempo estimado por el rea de compras para el proceso de las
compras programadas es en un trmino de cuatro (4) das despus de
recibir la Requisicin aprobada por el Gerente. Excepto materiales
especiales donde el proveedor da el tiempo de fabricacin. Dicha
requisicin se recibir los das Lunes de cada semana.
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9. ANALIZAR LA ETAPA DE SEGUIMIENTO A LA ORDEN DE
COMPRA.
9.1. Requisito de Autorizados y Visto Bueno
- Se realiza la Orden de Compra segn modelo en el sistema al elaborar
la orden de compra, adicionalmente, queda registrada para que al
momento de recibir la factura se pueda hacer la conciliacin y generar
una cuenta por pagar al proveedor.
- Cuando se trata de proveedores nuevos se solicita el RUT y documentar
para enviarlo a contabilidad quien realiza su registro en el sistema.
- Enviar la orden de compra va fax o e-mail al proveedor elegido teniendo
en cuanta el consecutivo del formato y una copia para el JOB segn
obra.
- Se archiva la original de la Orden de Compra en la carpeta ORDENES
DE COMPRA y la copia de las rdenes de compra en el JOB segn la
obra y la Requisicin en la carpeta de REQUISICION DE
MATERIALES especificando en cada una de ellas el proveedor al cual
se le compro los materiales.
9.2. Seguimiento
El rea de compras se asegura de recibir el pedido a tiempo y a su vez verifica
que el pedido cumple con todas las condiciones a cabalidad.
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9.2.1. Actividades de Seguimiento:
Las actividades de seguimiento se hacen de manera eficaz, y comprende los
siguientes pasos
9.2.1.1. El Control de los Plazos de entrega: Para este control se
usan los cuadros de control de vencimiento o los cuales
permiten reclamar el pedido. El rea de Compras acuerda con
el proveedor el lugar de entrega del material bien sea
directamente en las obras o la bodega. La persona encarga de
registrar y recibir los materiales en las obras o en la bodega
verifica e informa al rea de compras el mismo da de su
llegada.
9.2.1.2. El Control de Calidad y Cantidad de la Mercanca recibida:
Este control generalmente lo hace un tcnico (en caso de
maquinarias) o el que haya hecho la solicitud (ingeniero
encargado o supervisor de bodega) y en otros casos viene
sujeto a pruebas, una copia va al rea de Compras para que
se realice el cierre de
9.2.1.3. Si el producto no llega o no cumple con las especificaciones
de la orden de compra tiene un (1) da de recibido el material
el encargado de obra o el supervisor de bodega realiza la
devolucin correspondiente elabora un formato de devolucin
e informa de la situacin al jefe de compras para que
establezca el tiempo para una nueva entrega
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10. REVISION DE LA FACTURA DE COMPRAS
La factura es una declaracin detallada del valor en trminos monetarios que la
empresa COMTECOL LTDA., recibe por comprar materiales en respuesta a
una orden de compra del cliente.
En este caso, el rea de compras como parte iniciadora de las adquisiciones,
participa del cierre y vigilancias de las compras.
El rea de compras recibe las facturas para su revisin, las compara con el
pedido u orden de compra, para as ver si concuerdan.
11. PAGO DE FACTURAS
El rea de compras al comparar las facturas con las orden de compra y que
concuerdan todos los datos entre s, se pasar al rea de contabilidad con su
respectiva autorizacin de pago, indicando la fecha en que este se factura,
segn las condiciones de pago en que se haya pactados las operaciones.
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12. DIAGRAMA DE FLUJO
GERENTE DE
PROYECTOS O
ADMINISTRATIVO
JEFE DE COMPRAS INGENIERO
ENCARGADO
SUPERVISOR
BODEGA
Recepta y evala
orden de
requisicin
De 3 proveedores
se escoge la mejor
COTIZACION
Elabora orden
de compra
Revisa que la orden
recibida cumpla con
los requerimientos
SI
FIN
Emitir orden de
requisicin de
compra
En Formato
Autorizado
Aprobacin por
la Gerencia
1
3
2
4
5
6
7
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13. ANEXOS
- FRE-CL-01 Formato Requisicin de Producto
- FDP-CL-01 Formato Devolucin de Producto
- FPR-CL-01 Formato Evaluacin de Proveedores