1

BASE DE DATOS EN EXCEL

Por Mabel Cortes C.


BASE DE DATOS

Una base de datos es cualquier conjunto de informacin organizada de tal forma que pueda ser utilizada
eficientemente. Una agenda telefnica es un buen ejemplo de una base de datos.
La informacin en una base de datos est organizada por medio de registros. En una base de datos,
cada registro contiene toda la informacin sobre una persona o cosa. Por ejemplo, cada registro de una
agenda telefnica contiene el nombre de una persona, direccin y nmero de telfono.
Cada registro contiene campos. Un campo se utiliza para almacenar una parte concreta de la
informacin. Por ejemplo, en la base de datos de la agenda telefnica, un campo almacena el nombre de
la persona; un segundo campo almacena la direccin, y un tercer campo almacena el nmero de
telfono.








BASE DE DATOS EN EXCEL

Microsoft Excel aporta al usuario la posibilidad de trabajar con tablas de informacin: nombres,
direcciones, telfonos, etc. En una base de datos se puede incluir y escribir datos, consultarla y
modificarla siempre que se quiera.
En Excel los campos son las columnas y los registros las filas, por lo tanto toda base de datos se crea
como una lista, en ella debe haber una fila situada en la parte superior que contenga el nombre de los
campos que forman el registro (fila de encabezados). Siguiendo el ejemplo anterior una lista de agenda
telefnica sera:



Nombre: _____________

Direccin: ____________

Telfono: _____________
Nombre: _____________

Direccin: ____________

Telfono: _____________
C
A
M
P
O
S
REGISTRO
CAMPOS
2




Microsoft Excel ofrece dos formas de trabajar con los registros:

A. Como si se tratara de un fichero real utilizando la ficha de datos.
Para trabajar con la ficha de datos una vez creados los nombres de los campos se seleccionan y se elige
la opcin Ficha del men Datos. Despus de utilizar este comando Excel ya ha establecido la base de
datos y a partir de este momento se podr utilizar cualquier comando para bases de datos que se
encuentra en el men Datos. Si se utilizan sin haber establecido la base de datos, Excel indicara con un
mensaje de error que no existe rango seleccionado.



Aparece la primera ficha de nuestra base de datos. Para pasar de un campo a otro se utiliza la tecla
Tabulador. Para modificar el valor de alguno de los campos bastar con poner el cursor en el campo
correspondiente y modificar el dato. Al pasar a otro campo la modificacin quedar grabada.
Para pasar de una ficha a otra se hace clic en los botones Buscar Anterior y Buscar Siguiente.
Para crear una nueva ficha hacer clic en el botn Nuevo. De la misma forma si se coloca en un registro
que se quiere eliminar al pulsar en el botn Eliminar el registro desaparecer de forma automtica.
B. Directamente sobre la hoja de clculo:
Nombres de campos
REGISTROS
3

En este caso deber ir editando las celdas y escribiendo en ellas la informacin correspondiente.
Al poner el nombre de los campos y empezar a introducir datos se debe dar a cada campo un nombre
distinto de los dems. No se deben dejar celdas en blanco intercaladas.

ORDENAR LA BASE DE DATOS

Excel puede ordenar segn distintos criterios, por orden alfabtico o numrico. As podemos encontrar
informacin de forma sencilla.
Seleccione el rango de celdas que quiera ordenar. Es importante recordar si se ha seleccionado o no los
ttulos de los campos. Se elige el comando Ordenar del men Datos. Aparece el cuadro de dilogo
ordenar donde permite elegir la columna a partir de la cual se desear hacer la ordenacin.




Hay 3 criterios:
Criterio 1: Seleccione el campo principal por el que quiere ordenar. Marcar Ascendente o Descendente
. Microsof Excel usa el siguiente orden ascendente: nmeros, texto, valores lgicos, valores
de error, espacios en blanco.
Criterio 2: Para elegir un nuevo criterio de orden en caso de que coincidan datos del primer criterio.
Criterio 3: En caso de que los anteriores coincidan.

Si en el rango que se seleccion inicialmente contiene los nombres de los campos incluidos marcar "Si"
en Existe fila de ttulos, as la primera fila quedar excluida de la ordenacin aunque est seleccionada.
Se hace clic en el botn Aceptar para ordenar los datos.
4

BUSCAR REGISTROS QUE CUMPLAN UN CRITERIO

Buscar en Fichas:
Se selecciona el comando Formulario del men Datos para consultar las fichas de la base de datos. Si
se hace clic en el botn Criterios se podrn indicar las condiciones que deben cumplir los registros que
se buscan. aparecer una ficha en blanco donde deben escribirse en los campos correspondientes los
criterios de bsqueda. Hacer clic en Buscar Siguiente para encontrar el primer registro coincidente.
cuando llega al final de las fichas para volver har clic en Buscar Anterior. Para volver a todas las fichas
bastar con hacer clic en el botn Fichas.
Para indicar criterios tipo numrico o fecha en la base de datos se pueden utilizar los operadores mayor
que, menor que, mayor o igual que, menor o igual que...

Buscar Registros en una lista
El filtrado de datos de una lista permite encontrar subconjuntos de los datos y trabajar con ellos. Al
aplicar Filtros se muestran slo las filas que contienen cierto valor mientras que ocultan las otras filas.
Seleccione alguna celda dentro de la lista y escoja del men Datos la opcin Filtro y luego Autofriltro.
Aparece una flecha (men desplegable a la derecha del encabezado de cada campo para elegir en uno
o varios campos la condicin que se desee.



Cada nueva bsqueda o filtro se hace sobre el subconjunto de registros activos, por lo tanto si quiere
volver a buscar sobre la lista completa debe asegurarse de que no hay otro activado ya, esto se puede
comprobar porque el botn de lista cambia de color al tener algn criterio seleccionado.


Eliminar un filtro de una lista
Para eliminar un filtro de una columna se hace clic en la flecha ubicada junto a la columna, y se elige
"Todas" en la lista desplegable.
5



Para volver a mostrar todas las filas de una lista filtrada hay que ir al men Datos Filtro y elegir Mostrar
todo.




Personalizar Filtro
La opcin personalizar de los botones de Filtro permiten establecer criterios ms complejos de bsqueda
para cada campo. Permite utilizar los operadores mayor que, menor que, mayor o igual que, menor o
igual que...
Tambin permite indicar ms de un criterio para cada campo a travs de las opciones Y, O. Use el Y
cuando el dato deba cumplir ambas condiciones indicadas por ejemplo, si queremos seleccionar de una
lista las personas cuya edad est entre los 25 y 30 deberamos indicar:
6



En otro caso podramos necesitar filtras de una lista direcciones de 2 comunas, en ese caso se usa O,
porque ambas opciones pueden ser:



Filtro Avanzado
Para poder realizar bsquedas con la opcin de Filtro avanzado se necesita copiar los encabezados de
la lista en otro lugar de la hoja para poder ingresar directamente en las celdas los criterios de bsqueda,
por ejemplo:
7



Para usar Filtros avanzados se selecciona esta opcin desde el men Datos, opcin Filtros y luego
Filtros avanzados. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo.



Los siguientes caracteres comodn pueden usarse como criterios de comparacin para filtros, as como
para buscar y reemplazar contenido.

Utilice Para buscar
? (signo de interrogacin) Un nico carcter
Por ejemplo, Gr?cia buscar "Gracia" y "Grecia"
* (asterisco) Un nmero de caracteres
Por ejemplo, *este buscar "Nordeste" y "Sudeste"
=''=texto'' Si pongo como criterio Mauri, buscar tambin Mauricio a menos
que indique ==Mauri
Se debe indicar en que parte de la hoja se
escribi el criterio de bsqueda.
Permite extraer datos en otra parte de la planilla,
al seleccionar esta opcin se activa Copiar a:
para indicar el lugar a dnde se irn los datos.
8

Desactivar la opcin de Filtros
Para eliminar las flechas del Filtro automtico de una lista se elige el men Datos Filtros y Mostrar Todo.
Vuelva a pulsar Datos/Filtros, pero ahora sitese en Autofiltro para desactivarlo.