Se ha definido un sistema como una agrupacin compleja de hombres y mquinas con un objetivo definido. Con base en esta definicin se puede concebir a la Ingeniera de Sistemas como sigue: Ingeniera de Sistemas es la ciencia de disear sistemas complejos en su totalidad, para asegurar que sus subsistemas componentes puedan disearse, ensamblarse y operarse de tal forma que logren los objetivos globales del sistema de la manera ms eficiente. La palabra Ingeniera en Ingeniera de Sistemas se usa en el sentido de disear, construir y operar sistemas, esto es, ingeniar sistemas. Otra de las caractersticas de la Ingeniera de Sistemas es la posibilidad de poder contemplar a travs de su metodologa, la solucin de problemas completamente diferentes que provienen de reas muy diferentes como la tecnologa y la administracin, enfatizando sus caractersticas comunes a travs de isomorfismos que puedan relacionarlos. El grupo de sistemas encargado de solucionar el problema contar con la participacin de especialistas en diferentes disciplinas y de ingenieros de sistemas. La misin principal del ingeniero de sistemas como parte integral del grupo de sistemas ser la de identificar qu est sucediendo durante la solucin del problema, por qu est sucediendo y cmo puede mejorarse la accin. B. UNA METODOLOGA DE INGENIERA DE SISTEMAS B.1 Un enfoque de sistemas a la solucin de problemas En esta seccin se proporcionan las lneas de gua generales que usara un Ingeniero de Sistemas para confrontar y solucionar problemas. Las diferentes etapas que se describen posteriormente, representan un desglose de la cuatro fases siguientes: A continuacin se describen las diferentes etapas involucradas en cada fase de la metodologa. 1. ANLISIS DE SISTEMAS Identificacin y formulacin del problema Organizacin del proyecto Definicin del sistema Definicin del suprasistema Definicin de los objetivos del suprasistema Definicin de los objetivos del sistema Definicin de las medidas de desempeo del sistema 1.8 Recopilacin de datos e informacin 2. DISEO DE SISTEMA Pronsticos Modelacin y simulacin del sistema Optimizacin de la operacin del sistema Control de la operacin del sistema. 2.5 Confiabilidad del sistema 3. IMPLANTACIN DE SISTEMAS Documentacin y autorizacin del sistema Construccin e instalacin del sistema 4. OPERACIN Y APRECIACIN RETROSPECTIVA DE SISTEMAS Operacin inicial del sistema Apreciacin retrospectiva de la operacin del sistema Mejoramiento de la operacin del sistema diseado B.2 Fase 1. Anlisis de Sistemas FASE 1: Anlisis de Sistemas El Ingeniero de Sistemas inicia su actividad con un anlisis de lo que est sucediendo y por qu est sucediendo, as como tambin de cmo puede hacerse mejor. 1.1 Identificacin y Formulacin del Problema Las organizaciones e instituciones tienen problemas que se generan de sus operaciones y actividades diarias. La labor del ingeniero de sistemas es la de proporcionar soluciones efectivas a estos problemas. Un problema se genera cuando un administrador necesita ayuda, ya que ha notado que las operaciones y/o actividades de la organizacin no se estn desarrollando como se tenan planeadas, o bien porque tiene que planear una decisin o implantar una decisin planeada a niveles jerrquicos superiores. En particular deber preguntar y contestar a satisfaccin las siguientes interrogativas: A. Cmo se origin el problema? B. Cul es su naturaleza? Como resultado de este dilogo, empezar a generarse una panormica ms clara del problema que se desea solucionar y de los beneficios que se obtendran con la solucin. 1.2 Organizacin del Proyecto Una vez que se ha definido el alcance del problema, debe identificarse la forma en que se va a confrontar. Ingeniera de Sistemas es una actividad de grupo, y no la actividad de un solo individuo. Este equipo estar formado por especialistas en diferentes disciplinas, de acuerdo a las diferentes facetas que tenga el problema confrontado, y por ingenieros de sistemas, que contribuiran en el desarrollo del proyecto desarrollando funciones de coordinacin, estructuracin del problema, construccin de modelos, anlisis de sistemas, seguimiento y control de actividades, etc. 1.3 Definicin del Sistema Es en esta etapa donde la construccin de mapas sistmicos y/o diagramas de bloques es de mucha utilidad para poder obtener una representacin diagramtica de cmo est compuesto el sistema y cmo opera a travs de las interacciones entre sus subsistemas. Los siguientes cuestionamientos son de utilidad para asegurarse de que esta ha sido terminada adecuadamente: A. cul es el sistema que se est estudiando? B. Cules son los subsistemas? 1.4 Definicin del Supra sistema Para poder definir apropiadamente los objetivos del sistema es necesario entender con claridad el papel que el sistema tiene en el suprasistema del cual es parte. A. En qu ambiente est operando el sistema? 1.5 Definicin de los Objetivos del Supra sistema En efecto, son los objetivos del suprasistema los que son cruciales puesto que determinan las caractersticas del ambiente dentro del cual tiene que operar el sistema. Si por alguna razn los objetivos del suprasistema cambian, lo ms seguro es que tambin los del sistema. As, el objetivo relevante de cualquier sistema en un momento dado est determinado por las necesidades del suprasistema. La definicin de los objetivos del supra sistema trae varias ventajas. Entre ellas: 1. Enfoca la atencin al hecho de que los sistemas deben de disearse de manera tal, que los sistemas en niveles inferiores de la jerarqua de sistemas encaminen su operacin al logro de los objetivos de los sistemas que estn en niveles superiores de la jerarqua. 2. Anteriormente se mencion que generalmente los objetivos de sistemas que estn al mismo nivel jerrquico son conflictivos; a tales sistemas se les llama competitivos.
1.6 Definicin de los Objetivos del Sistema Generalmente los objetivos del sistema se encuentran en conflicto por lo que al inicio de un estudio es esencialmente importante preparar una lista de todos los posibles objetivos con un orden de importancia anticipado. Posteriormente, uno o muy pocos de los objetivos planteados resultarn lo ms importante. Es importante resaltar algunos aspectos que generalmente surgen en la definicin de los objetivos de un sistema. A. Pueden identificarse claramente los objetivos del sistema? B. Pueden ponerse en orden de importancia? 1.7 Definicin de la Medidas de Desempeo del Sistema Una vez que los objetivos del sistema han sido acordados, el siguiente paso es definir en los trminos ms precisos posibles, un criterio que mida la eficiencia con la que el sistema est logrando sus objetivos. Entre ms precisos sean los objetivos ms fcil ser definir una medida o indicador cuantitativo de desempeo del sistema. Una medida de desempeo del sistema debe tener como mnimo las siguientes caractersticas: Debe estar relacionada con los objetivos del sistema Debe ser simple y directa Debe poder medirse Debe haber sido acordada y aceptada por las personas directamente involucradas en la operacin del sistema Cuando se formula un criterio econmico para medir el desempeo de un sistema es necesario decidir un compromiso entre los objetivos en conflicto. Existen dos formas prcticas para conciliar objetivos conflictivos. A. Ponderando la importancia de objetivos conflictivos con base en un criterio global. Los factores de ponderacin estn relacionados con: El desempeo del sistema - Costo de diseo - Costos de operacin y produccin - Confiabilidad - Costos de capital - Etc.
B. Imponiendo limitaciones (algunas veces objetivas, otras veces subjetivas) sobre ciertas variables que intervienen en el criterio econmico. 1.8 Recopilacin de Datos e Informacin La etapa final y probablemente la ms extensa en la fase de Anlisis de Sistemas corresponde a la recopilacin de los datos e informacin que formarn la base para la modelacin del sistema. Los datos no solamente se requieren para proporcionar informacin acerca de la operacin del sistema sino tambin para pronosticar el ambiente en el que el sistema operar en el futuro. A. Qu datos se requieren para la modelacin del sistema? B. Estn disponibles? Quin los tiene? C. Es confiable la informacin?
B.3 Fase 2. Diseo de Sistemas FASE 2: Diseo de Sistemas Primeramente se pronostica el ambiente futuro del sistema. Luego se desarrolla un modelo cuantitativo del sistema y se usa para simular o explorar formas diferentes de operarlo, creando de esta manera alternativas de solucin. Por ltimo, en base a una evaluacin de las alternativas generadas, se selecciona la que optimice la operacin del sistema. La fase de anlisis de sistemas debe terminar con identificacin y formulacin del problema que se desea solucionar, con la definicin de objetivos y recopilacin de informacin. 2.1 Pronsticos Los pronsticos representan un aspecto muy importante en el diseo de cualquier sistema. Pronsticos exactos son esenciales para el diseo apropiado de cualquier sistema. Si no son acertados, no podrn compensarse ni con una modelacin y simulacin de la operacin del sistema en etapas posteriores, por muy sofisticada que sea. A. Cul es el futuro esperado del sistema y su ambiente? B. Est garantizada la existencia del sistema? 2.2 Modelacin y Simulacin del Sistema Para poder calcular los costos asociados a diferentes maneras de operar un sistema, para esto se requiere de un modelo del sistema, a travs del cual se puede describir cuantitativamente su comportamiento. En su forma ms rudimentaria, un modelo puede consistir de un conjunto de tablas y/o grficas; en su nivel ms sofisticado puede plantearse en trminos matemticos como un conjunto de ecuaciones diferenciales o algebraicas. Los modelos cuantitativos de mayor utilidad para proyectos de sistemas pueden clasificarse en cuatro tipos: 1. Modelos descriptivos, que proporcionan una descripcin cualitativa de la operacin del sistema y modelo predictivos, que pueden predecir cuantitativamente el desempeo del sistema. 2. Modelos mecanicistas que se basan en los mecanismos o procesos que rigen el comportamiento del sistema, y modelo empricos o estadsticos que se obtienen ajustando datos obtenidos del comportamiento del sistema. 3. Modelos en estado estable que se basan en el comportamiento del sistema independiente del tiempo, y modelos dinmicos que describen el comportamiento del sistema en funcin del tiempo. 4. Modelos individuales que describen el comportamiento de subsistemas, y modelos globales, que describen el comportamiento del sistema como un todo. El objetivo del proyecto es optimizar la operacin del sistema, y por lo tanto la modelacin del sistema debe corresponder a este objetivo. Una vez que el modelo del sistema ha sido desarrollado, puede usarse para simular su comportamiento cuando se sujeta a valores diferentes de las variables que describen su comportamiento, y a disturbios reales que se esperan durante su operacin, y que causaran fluctuaciones de su operacin normal. 2.3 Optimizacin de la Operacin del Sistema El paso siguiente a la simulacin del sistema es optimizar su operacin. Teniendo a la disposicin un modelo que pueda predecir el desempeo del sistema es posible calcular el valor de la medida o indicador de desempeo que corresponda a una cierta manera de operarlo. Optimizacin significa seleccionar el modo de operacin del sistema que corresponde al valor ms favorable de la medida de desempeo. A. Qu tcnica de optimizacin debe usarse? B. Si la optimizacin no es formada, cmo pueden generarse las alternativas? 2.4 Control de la Operacin del Sistema Cuando la operacin de un sistema ha sido optimizada, se requerir de un sistema de control que asegure que el sistema estar operando bajo las condiciones para las cuales se optimiz la operacin. El control de un sistema es necesario debido a la incidencia de disturbios impredecibles en la operacin del sistema, los cuales causan que su desempeo real se desve de su desempeo predicho. Independientemente del tipo de sistema de control, su funcin principal es la de tomar accin correctiva a desviaciones que se obtienen debido a que lo sucedido no coincide con lo planeado. En general, cuando se piensa en trminos de control de sistemas, las siguientes ideas deben tenerse en mente: 1. El control debe de conceptual izarse como una parte integral de diseo del sistema, y no como algo que se puede dejar para despus. A. Qu sistema de control se necesita para lograr y mantener las condiciones de operacin ptimas? 2.5 Confiabilidad del Sistema La importancia de la confiabilidad de un sistema ya se ha mencionado en etapas anteriores. Un buen sistema de control ayudar a asegurar la confiabilidad de un sistema La incertidumbre en los pronsticos de las condiciones ambientales bajo las cuales operar el sistema es un ejemplo. El papel que esta etapa tiene en la metodologa es ms que nada el de propiciar un cuestionamiento de todos los factores que generalmente quedan ignorados en la etapa de diseo y que sin embargo se presentan en el momento menos esperado, causando un efecto desastroso e irreparable en la operacin y rentabilidad del sistema. B.4 Fase3. Implantacin de Sistemas FASE 3: Implantacin de Sistemas Los resultados del estudio deben presentarse a los tomadores de decisiones y buscar aprobacin para la implantacin del diseo propuesto. En esta etapa del proyecto se requerir de una planeacin cuidadosa que asegure resultados exitosos. Despus de que el sistema se haya diseado en detalle, tendr que probarse para comprobar el buen desempeo de su operacin, confiabilidad, etc. 3.1 Documentacin y Autorizacin del Sistema El producto final de un proyecto es un reporte en el que se deben enfatizar propuestas concretas para tomar acciones. Si la comunicacin llegara a fallar en esta etapa se podra arruinar todos los esfuerzos y resultados de las etapas anteriores. Para evitar esto se recomienda: 1. Que la forma y contenido de los reportes finales del proyecto se acuerden y discutan antes de entregarse, con las personas que estarn involucradas en la implantacin del sistema diseado. 2. Que los reportes sean simples, directos y lgicos. 3. Que se elabore un documento por separado para resumir y enfatizar las recomendaciones, mostrando un plan concreto para la implantacin del sistema. Esta representa la etapa ms crucial en cualquier estudio de sistemas, puesto en base a la documentacin del sistema y al reporte del proyecto se tendr que llegar a decisiones sobre la implantacin del sistema. A. Est de acuerdo el grupo acerca de las conclusiones y recomendaciones? 3.2 Construccin e Instalacin del Sistema. Algunos proyectos de sistemas pueden requerir la construccin de equipo especial antes de que el sistema diseado pueda implantarse. Por ejemplo, en un proyecto de sistemas para el diseo de una planta qumica se necesitar construir equipo de proceso, edificios, ordenar e instalar equipo y unidades, etc. Por lo general, cuando se llega a esta etapa del proyecto, la mayor parte de los integrantes del grupo de trabajo habrn terminado su participacin en el proyecto. Un enfoque de sistemas en esta etapa debe asegurar: 1. Que el grupo de trabajo haya especificado en forma clara y no ambigua todos los detalles del sistema. 2. Que los constructores del sistema hayan comprendido todos los aspectos del diseo y la forma en que operar una vez que se implante. 3. Que la construccin, instalacin e implantacin del sistema hayan sido planeadas adecuadamente. B.5 Fase 4. Operacin y Apreciacin Retrospectiva de Sistemas FASE 4: Operacin y Apreciacin Retrospectiva de Sistemas Despus de la fase de implantacin se llegar al momento de liberar el sistema diseado y entregarlo a los que lo van a operar. Es en esta fase donde se requiere mucho cuidado para no dejar lugar a malos entendimientos en las personas que van a operar el sistema, y generalmente representa el rea ms descuidada en el proyecto de diseo. En caso de que la operacin del sistema no sea satisfactoria en cualquier momento posterior a su liberacin, tendr que iniciarse la fase 1 de la metodologa, identificando los problemas que obsoletizaron el sistema diseado. Despus de que el sistema ha sido diseado, construido e instalado, las siguientes etapas se podrn desarrollar. 4.1 Operacin Inicial del Sistema Una colaboracin efectiva entre el grupo de sistemas y los usuarios del sistema diseado es esencial para lograr los mayores beneficios de un estudio de sistemas. Esta etapa es la que ms se descuida por parte del grupo de trabajo. La puesta en marcha de un sistema es ms exitosa si: 1. Se proporciona anticipadamente una documentacin adecuada del sistema y un entrenamiento a los usuarios sobre la operacin del sistema. 2. Cuando menos uno de los usuarios del sistema estuvo involucrado en la realizacin del proyecto como miembro del grupo de trabajo, de forma tal que haya vivido el desarrollo de todas las etapas. 3. Cualquier duda o mal entendimiento acerca del diseo del sistema haya sido aclarado oportunamente, a travs de una comunicacin adecuada entre el grupo de trabajo y los usuarios. A. Existen un plan para la operacin inicial? B. Estn todas las responsabilidades de los usuarios del sistema diseado bien claras y establecidas? C. Estn convencidos los usuarios de que es posible operar el sistema diseado? D. Existe algn acuerdo en cmo documentar la operacin inicial? 4.2 Apreciacin Retrospectiva de la Operacin del Sistema Despus de que el sistema ha estado operando durante un perodo de tiempo, el grupo de trabajo que lo dise debe colaborar con los usuarios del sistema para realizar un anlisis retrospectivo de su desempeo. Si el sistema est operando de acuerdo al plan de diseo y est logrando sus objetivos, se podr afirmar que el diseo estuvo correcto. Por el contrario, si el desempeo del sistema no es el esperado, se necesitar investigar las causas de su mal funcionamiento y mejorarlo o redisearlo por completo. El equipo de trabajo debe estar dispuesto a aceptar la responsabilidad de la operacin del sistema que dise e identificarse a s mismo con su xito o fracaso. El anlisis retrospectivo de la operacin del sistema puede mostrar: 1. Que el estudio original de sistema ignor ciertos aspectos relevantes al diseo del sistema. 2. Que el sistema ha estado operando en un ambiente que muestra caractersticas diferentes de las del ambiente para el cual fue diseado. En cualquier de estas situaciones, la re-optimizacin y re-diseo del sistema ser inevitable. A. Est operando el sistema en la forma predicha en la fase de diseo? B. Si no, por qu no? Exactamente, qu fue lo que fall? 4.3 Mejoramiento de la Operacin del Sistema Diseado Se necesita mejorar la operacin del sistema: 1. Si la apreciacin retrospectiva del sistema muestra que el desempeo del sistema no es el esperado. 2. Cuando ciertos parmetros involucrados en el diseo y optimizacin del sistema podran conocerse con exactitud una vez que el sistema estuviera operando. A. Necesita el sistema re-disearse o re-optimizarse? B. Si es as, cmo debe hacerse? C. Finalmente, es la operacin mejorada resultante adecuada?