GESTO DE PROCESSOS DE TRABALHO

01 Incio

Gesto de Processos

O Tribunal de Contas da Unio, pela natureza de sua atividade, tem o dever de ser exemplo na
administrao pblica brasileira. Deve buscar aperfeioar-se constantemente, de forma a alcanar
patamares cada vez mais altos de excelncia em gesto. Para isso, uma das ferramentas adotadas pelo
Tribunal a gesto de processos de trabalho.
Processo um conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas e interativas que transformam
insumos (entradas) em produtos (sadas) para um cliente. Em uma organizao de ponta, os processos
devem ser mapeados e constantemente melhorados, conforme metodologia estabelecida, o que traz
inmeros benefcios, entre os quais podemos citar:

- identificao e eliminao do retrabalho;
- eliminao de etapas desnecessrias;
- padronizao dos produtos;
- reduo de custos e tempo empregado em determinadas tarefas;
- aumento do valor agregado dos produtos;
- reduo do tempo dos processos;
- reduo do tempo de treinamento de novos servidores para executar as tarefas;
- melhoria dos indicadores de desempenho;
- aumento da satisfao do cliente.

02 Melhoria de processos de trabalho

Melhoria de processos de trabalho

A presso das organizaes por resultados leva os gestores a se questionarem se a estratgia em
curso est correta, se o esforo despendido suficiente (parece que nunca ) ou se a equipe est
realmente engajada.
Esses questionamentos aumentam a ansiedade e podem levar concluso que trabalhar mais
resolve. Ser que isso mesmo? Se os esforos forem direcionados a atividades com pouco impacto nos
resultados, tais como inmeras verificaes do que foi feito, retrabalho ou busca de documentos em meio
a pilhas de papel, provavelmente no! Neste caso mais no significar melhor...
Existem ferramentas de excelncia operacional que no afastam o trabalho rduo e o esforo de
pensar, mas podem aumentar consideravelmente a produtividade, melhorar os resultados e ao mesmo
tempo a satisfao da equipe por estar dedicando sua energia em atividades realmente significativas.
Esse o caso da melhoria de processos de trabalho orientada pela metodologia Lean-Six Sigma
(LSS), adotada pela Seplan, que consiste em um direcionamento gerencial disciplinado de melhoria
contnua que foca a eliminao de defeitos e desperdcios, aliado ao aumento da velocidade das entregas
dos participantes.
No fundo, trata-se de envolver a equipe na avaliao do trabalho do dia-a-dia em busca de
eliminar:
- atividades sem valor agregado;
- tempo de espera;
- transporte ou movimentao fsica desnecessria;
- execuo incorreta;
- excesso de estoques;
- erros;
- desperdcio da criatividade dos funcionrios.
A reviso dos processos de trabalho e eliminao das questes acima pela prpria equipe
responsvel pode alavancar resultados e ao mesmo tempo aumentar a satisfao das pessoas. Atingir e
superar as metas passar a ser sistemtico e sustentvel e, por que no, envolvente e divertido!
Converse com a Seplan e descubra como aplicar o mtodo em sua unidade!
Os projetos de melhoria LSS visam primeiro a limpar a casa, simplificando o processo e
eliminando atividades que no agregam valor, para em seguida melhorar o processo reduzindo sua
variao.
Para simplificar o processo, o mtodo ataca questes abrangentes com ferramentas Lean:

- processos chaves muito lentos;
- tempo, esforo e materiais esto sendo perdidos;
- os recursos so limitados e trabalhados em excesso;
- os processos apresentam gargalos que reduzem a produtividade.

Para melhorar o processo, o mtodo abrange questes em profundidade com ferramentas Six
Sigma:

- servios defeituosos que atingem continuamente o cliente do processo;
- melhorias que no so mantidas;
- causas razes dos problemas que permanecem desconhecidas;
- inspeo e retrabalho consumindo recursos;
- necessidade de aumentar a produtividade e qualidade do produto ou servio com investimento mnimo.

A estrutura do mtodo baseia-se no ciclo DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Implantar e Controlar) e
est ilustrada a seguir:


O arquivo a seguir contm um guia de referncia para a melhoria dos processos de trabalho realizados no TCU.
Guia de referncia de Melhoria de Desempenho
A planilha a seguir contm todos os passos e modelos de formulrios para guiar a aplicao da metodologia:
Gesto projeto melhoria de processos



03 Curso de mapeamento de processos de trabalho

Este tutorial tem como objetivo o esclarecimento de como realizado o mapeamento de processos
de trabalho do TCU, assim como os conceitos bsicos relacionados a processos e gesto de processos.
Utilize os links abaixo para acessar as aulas do curso:

Aula 01: Metodologia
Aula 02: Notao BPMN
Aula 03: Software Bizagi
Aula 04: Exemplificao de um mapeamento
Textos Extras
Exerccios

04 Como usar Bizagi e Aris

Tutorial BizAgi

Este tutorial tem como objetivo o esclarecimento de como utilizada a ferramenta BizAgi.

- O BizAgi um software interessante por ser simples, leve e amigvel, focado 100% no BPMN.
- funciona off-line, o que o torna til para trabalhos fora do TCU, tais como auditorias.
- Para o usurio, especialmente interessante o recurso Smart Align, que ajuda a posicionar
corretamente os elementos e deixar o fluxo perfeitamente alinhado.

Para instalar, abra um chamado via 0800 ou helpdesk.

Utilize os links abaixo para acessar os vdeos que orientam a utilizao do Bizagi:

Iniciar um Mapeamento (01. Utilizao do BIZAGI).
Desenhar Atividades do Processo (02. Criao modelo BPMN no BizAgi).
Detalhar Subprocessos e Atividades (03. Detalhamento de BPMN no BizAgi).
Desenhar Subprocesso Reutilizvel (04. Subprocesso Reutilizvel).
Expandindo Conhecimentos (05. Expandindo Conhecimentos).