Manual de procedimentos administrativos da Secretaria da Administração

Secretaria do Planejamento e da Modernizao da Gesto Pblica
Praa dos Girassis - Plano Diretor Norte - s/n

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Praa dos Girassis, s/n, Esplanadadas Secretarias
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Gesto Pblica

MANUAL DOS
PROCEDIMENTOS
ADMINISTRATIVOS

Agosto de 2014

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APRESENTAO
O MANUAL DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS contempla os fluxos
operacionais dos atos das atividades meio e fim da Secretaria da Administrao e foi
institudo pela Instruo Normativa Conjunta SEPLAN/SECAD n 001, de 29 de julho de
2014, prevendo o apoio e superviso da Secretaria do Planejamento e Modernizao da
Gesto Pblica.

Dentre os objetivos est a proposta de melhorias visando reduzir o tempo de
ciclo, minimizar erros, e consequentemente aumentar a eficincia operacional.

A principal mudana observada est na descentralizao da gesto de pessoal
e execuo de folha de pagamento, integrando os setoriais de gesto profissional aos fluxos
operacionais e rotinas de trabalho.

Outras transferncias de competncia devem ser efetivadas em breve e esto
em fase de concluso dos mdulos para disponibilizao.

As alteraes de procedimentos sero analisadas pelo setor envolvido,
juntamente com a Diretoria de Modernizao da SEPLAN e aps aprovada pelo Secretrio
da Administrao, disponibilizadas no stio oficial.

As reas de gesto profissional, normatizao e folha de pagamento
asseguraro, em conjunto com a Escola de Governo, os meios de treinamento, orientao e
assistncia permanente aos setoriais descentralizados.

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SUMRIO
Mapeamento e Fluxos de Processos de Admisso de Pessoal

SECAD Fluxo de Posse para Cargo de provimento Efetivo e cargo de provimento em
Comisso 1 Parte .............................................................................................................................. 4
SECAD Posse em Cargo Efetivo e Comissionado 2 Parte .................................................. 5
SECAD Validao de prazos legais .............................................................................................. 10
SECAD Acumulao de Cargos Pblicos .................................................................................... 12
SECAD Contratao Temporria ................................................................................................. 14
SECAD Aditivo de Contratos Temporrios .............................................................................. 17
SECAD Extino de Contratos Temporrios ............................................................................ 19
SECAD Exonerao de Cargo Comissionado ............................................................................ 21
SECAD Impedimento de Posse ..................................................................................................... 23

Mapeamento e Fluxos dos Processos da Folha de Pagamento

SECAD Rotina de Composio da Folha de Pagamento ....................................................... 26
SECAD Rotina de Execuo da Folha de Pagamento Mensal ............................................. 28
SECAD Rotina de Controle e Auditoria da Folha de Pagamento Mensal ....................... 32

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SECAD Fluxo de Posse para Cargo de provimento Efetivo e
cargo de provimento em Comisso 1 Parte

PROCEDIMENTO DE
MANUALIZAO OPERACIONAL
PADRO - PMOP
PROCEDIMENTO:
Admisso de Pessoal
em Cargo Efetivo e
Comissionado
DATA DE
ATUALIZAO:
MARO/2014
PROCESSO: RESPONSVEL:
Posse Diretoria de Planejamento e de
Gesto Profissional do Poder
Executivo
OBJETIVO
Sistematizao da rotina de posse.
FLUXO BASICO DO PROCESSO
FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE
SECAD Matrcula
do
Servidor
Gerada ou
atualizada
Insero do
Servidor na
Folha
Vnculo do
Servidor
Servidores
Concursados e
Comissionados

DOCUMENTOS NECESSRIOS
Para proviso de cargo em comisso: Cpia do Ato de Nomeao, Comprovante de
titularidade individual de conta corrente, do Banco do Brasil, em Agncia situada
preferencialmente dentro do Estado do Tocantins.
Comprovante de Endereo, Carteira de Identidade RG, Cadastro de Pessoa Fsica
CPF, Certido de Nascimento ou Casamento. Se vivo (a), acompanhar Certido de
bito do (a) Cnjuge, se Separado ou Divorciado, trazer Certido com Averbao, Uma
foto 3X4 recente, Ttulo Eleitoral, Certido de Quitao Eleitoral emitida pela Justia
Eleitoral ou comprovante da ltima votao (1 e 2 turnos, se for o caso), Documento
com o nmero de inscrio do PIS/PASEP, Declarao de bens, Declarao de
Acumulao ou no de Cargos Pblicos
Para provimento em cargo efetivo, alm dos documentos acima relacionados,
apresentar Comprovante de escolaridade, Certificado de Reservista ou Certificado de
dispensa da Incorporao, se do sexo masculino (isento para o candidato que tenha 45
anos ou mais de idade), Comprovante de Coleta de Informaes Previdencirias,
emitida pelo Instituto de Gesto Previdenciria IGEPREV, Laudo de Aptido Fsica e
Mental e demais documentos exigidos no respectivo Edital para o provimento do
cargo.
Caso seja ocupante de outro cargo, emprego ou funo Pblica, apresentar
DECLARAO, constando o nome do cargo, carga horria e horrio de trabalho,
emitida pelo chefe do setorial de RH do rgo.
Identificada a impossibilidade de acumulao legal de cargos pblicos, o candidato
deve apresentar PORTARIA DE EXONERAO ou DECLARAO DE VACNCIA.
Em caso de servidor requisitado, apresentar, no Ato de Posse: a) Cpia do Ato de
Disposio; b) Original dos Encargos Financeiros; c) Cpia do ltimo contra-cheque.

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BASE LEGAL
Constituio da Repblica Federativa do Brasil, de 05 de outubro de 1988, art. 37,
inciso XVI;
Lei 1818/2007, art. 9 a 15;
Edital do respectivo concurso.
TAREFA RESPONSVEL
Fluxo de Posse para Cargo de provimento Efetivo e cargo de provimento em
Comisso - 1 etapa
1. Nomeia servidores concursados em cargo efetivo, por ordem de
classificao e lotao ou comissionados para cargos da Estrutura
ou de Assessoramento previstos em Lei.
Gabinete Do
Governador
2. Publica os atos de nomeao no Dirio Oficial do Estado. Casa Civil
3. Servidor concursado ou comissionado?
3.1 Concursado
3.1.1 Acessa Site da SECAD e pega lista dos documentos
necessrios para a Posse no link
http://www.SECAD.to.gov.br/gcs/export/sites/default/po
rtal_SECAD /downloads/Posse).
3.1.2 Estando com os laudos de exames e todos os demais
documentos providenciados, acessa o Portal do Servidor no
link http://webdoc.secad.to.gov.br/agendamento.xhtml
para agendar sua apresentao Junta Mdica.
3.1.3 De posse dos documentos originais pessoais e de seus
dependentes, acompanhadas de cpias, comparece ao
IGEPREV, para a emisso do Comprovante de Coleta de
Informaes Previdencirias.
Concursado
3.1. Comissionado
3.2.1 Nomeado foi empossado pelo Governador?
3.2.1.1 Sim
3.2.1.2 Elabora Termo de Posse, colhe assinatura e encaminha
para o Setor de Posse.
3.2.1.3 Vai para o item 4

Casa Civil
3.2.2 No
3.2.2.1 Vai para o item 4
4. Se apresenta com documentao no setor de posse da SECAD

Servidor
5. Esta dentro do prazo legal para tomar posse?
5.1. Sim
5.1.1. Vai para o item 6.
5.2. No.
5.2.1. Vai para o processo de Impedimento de Posse
SECAD Posse

6. Servidor deseja prorrogar ou ampliar prazo para posse?
6.1 Sim
6.1.1 Segue para o processo de Validao de Prazos
6.1.2 Aps validao dos prazos segue para a segunda etapa
6.2 No
6.2.2 Segue para a segunda etapa
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SECAD Posse em Cargo Efetivo e Comissionado 2 Parte

Fluxo de Posse para Cargo de provimento Efetivo e cargo de provimento em
Comisso - 2 etapa
7. Confere e digitaliza toda a documentao do servidor, criando o
dossi eletrnico do mesmo no Webdoc
8. Documentao est correta?
8.1 Sim
8.1.1 Vai para o item 9
8.2 No
SECAD
Posse

8.2.1 Complementa a documentao e retorna ao item 5 Servidor
9. Servidor j tem cadastro no ERGON?
9.1 Sim
9.1.1 Atualiza Cadastro
9.2 No
9.2.1 Efetua o cadastro do novo servidor no sistema
SECAD -Posse
10. Servidor declarou acumulao de Cargos Pblicos?
10.1 Sim
10.1.1 Vai para o processo de acumulao de cargos
10.1.2 Concludo o processo segue o item 10.2.1
10.2 No
10.2.1 Gera o Termo de Posse e Comprovante de Posse
SECAD -Posse
11. Assina o termo de posse Servidor
12. Entrega Comprovante da posse ao servidor
12.1 Encaminha termo de posse digitalizado para assinatura do
Secretrio
12.2 Disponibiliza pr-cadastro dos empossados para os rgos
SECAD -Posse
13 Assina digitalmente o termo de posse
13.1 Retorna termo assinado ao Setor de Posse
Secretrio/SE
CAD
13. Apresenta-se no prazo de 15 dias a contar da posse no rgo para
entrar em exerccio
Servidor
14. Servidor est dentro do prazo de 15 dias rgo de
Origem
14.1 No
14.1.1 Emite Declarao de No Exerccio
14.1.2 Envia Declarao digitalizada para SECAD/Posse
14.1.3 Arquiva Declarao original
14.2 Sim
14.2.1 Recebe o servidor e confirma data de exerccio e lotao
setorial no ERGON
14.2.2 Emite Declarao de exerccio e envia digitalmente para a
SECAD/Posse
14.2.3 Arquiva Declarao original no dossi local do servidor
15. Verifica no ERGON cadastro de servidores que, empossados no
se apresentaram para exerccio.
15.1 Segue para o passo 14.1.1
rgo de
Origem

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16. Recebe Declarao de Exerccio e de No- Exerccio dos rgos de
origem
16.1 Encaminha declarao de no exerccio para o Gabinete
juntamente com a minuta do ato que torna sem efeito a posse
SECAD -Posse
16.1.2 Assina Ato tornando sem efeito as posses no efetivadas
16.1.3 Envia os atos para a Casa Civil
Secretrio/SE
CAD
16.1.4 Publica os Atos que tornam sem efeito as posses no
efetivadas no D.O.E.
Casa Civil
16.2 Insere Declarao de Exerccio e Termo de Posse no Webdoc
16.2.1 Envia arquivos do webdoc para o TCE
SECAD -Posse
17. Encaminha Termo de Posse e Declarao de bens fsicos para
arquivamento
SECAD -Posse
18. Arquiva Termo de Posse e Declarao de Bens fsicos SECAD -Coged

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SECAD Validao de prazos legais

Fluxo de Validao dos Prazos Legais
1. Protocola Requerimento de Ampliao ou Prorrogao de posse; Servidor
2. Digitaliza requerimento e documentos comprobatrios e
encaminha o arquivo digital para o setor de posse
Protocolo
3. Analisa requerimento de ampliao de prazo de posse;
3.1 Emite parecer e encaminha para o Gabinete com a minuta do ato,
em caso positivo.
SECAD-Posse
4. Secretrio defere o pedido?
4.1 Sim.
4.1.1 Assina deferindo o requerimento e encaminha ato de
prorrogao/ampliao para Casa Civil;
Secretario
SECAD
4.1.1.2 Publica no D.O.E.; Casa Civil
4.1.1.3 Arquiva Publicao no Dossi do Servidor; SECAD-Coged
4.1.1.4 Segue para o passo 5.1; SECAD-Posse
4.2 No Secretario
SECAD 4.2.1 Despacha indeferimento do pedido e encaminha de volta Posse
5. Prorrogao/ Ampliao foi deferida? SECAD-Posse
5.1 Sim
5.1.1 Acompanha o trmino do prazo de ampliao ou prorrogao
5.1.2 Segue para o passo 6;
5.2 No
6. Concludo o prazo
6.1. Tratando-se de Prorrogao, caso o servidor no possua vnculo
anterior com o Estado, segue para o passo 7;
6.2 Tratando-se de Ampliao, que situao especfica para quem j
possua vnculo com o Estado, o servidor pode requerer ainda a
Prorrogao;
6.2.1 Deseja prorrogar por mais 30 dias a posse?
6.2.1.1 Sim
6.2.1.1.2 Retorna para o passo 1;
6.2.1.2 No
6.2.1.2.1 Segue para o passo 7;
SECAD-Posse
7. Comunica o servidor para posse imediata SECAD-Posse

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SECAD Acumulao de Cargos Pblicos

Fluxo de Acumulao de Cargos Pblicos
1. Assina Declarao de Acumulao ou no de Cargos Pblicos; Servidor
2. Recebe e Analisa a compatibilidade de Acumulao de Cargos Pblicos;
3. Acumulao Compatvel nos termos da Constituio Federal e da Lei
1.818/2007?
3.1. Sim.
3.1.1. Autoriza a posse;
3.1.2. SAIDA.
3.2. No.
3.2.1. Comunica ao Servidor a irregularidade da acumulao;
SECAD -
Posse
1. Deseja recorrer da deciso?
4.1 No
4.2 Sim
4.2.1 Encaminha solicitao de reviso de anlise para o Secretrio
Servidor
4.2.2 Emite o parecer de reviso de anlise e encaminha para a posse Secretario
SECAD
4.2.3 Cumpre a deciso
4.2.4 Parecer favorvel?
4.2.4.1 Sim
4.2.4.1.1 Sada (Encerra o processo)
4.2.4.2 No
4.2.4.2.1 Comunica ao servidor sobre a Negativa do Parecer
SECAD -
Posse

4.2.4.2.2 Aceita a deciso?
4.2.4.2.2.1 Sim
4.2.4.2.2.1.1 Segue para o passo 5;
4.2.4.2.2.2 No
4.2.4.2.2.2.1 Entra com processo judicial;
Servidor
2. Servidor opta por um dos cargos
5.1 Se a opo pela manuteno do cargo anterior
5.1.1 Segue o fluxo de impedimento de posse
5.2 Se a opo pela posse no novo cargo
5.2.1 Recebe do servidor requerimento de exonerao do cargo anterior
5.2.2 Encaminha ato de exonerao para a Casa Civil
SECAD -
Posse

5.2.3 Publica atos no D.O.E Casa Civil
5.2.4 Arquiva publicao no dossi do servidor SECAD -
Coged
5.2.5 Segue para a sada SECAD -
Posse

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SECAD Contratao Temporria

PROCEDIMENTO DE MANUALIZAO
OPERACIONAL PADRO - PMOP
PROCEDIMENTO: Admisso
de Pessoal em Contratos
Temporrios
DATA DE ATUALIZAO:
MARO/2014
Posse de Contratos Temporrios Diretoria de Planejamento e de Gesto
Profissional do Poder Executivo
OBJETIVO
Admisso de Pessoal em Contratos Temporrios
SECAD Matrcula do
Servidor Gerada
ou atualizada
Insero do
Servidor na
Folha
Vnculo do
Servidor
Servidores
Contratados
temporariamente

- 1 FOTO ,
- Certido de Casamento ou Nascimento; Carteira de Identidade; CPF; Ttulo de Eleitor; Certido de
Quitao Eleitoral; Certificado de Reservista ou Certificado de Dispensa da Incorporao (Sexo
Masculino)
- PIS/PASEP ou extrato de inexistncia de registro (Obtido junto ao Banco do Brasil-PASEP e Caixa
Econmica Federal-PIS); Comprovante de Endereo; Comprovante de Escolaridade; Carteira
Nacional de Habilitao CNH, no mnimo categoria B, (se contratado para funo de motorista);
- Comprovante de Escolaridade exigido para o cargo em questo (Diploma ou Certificado com
Histrico); Carteira do Conselho Profissional (Sempre que exigido para o exerccio); Comprovante
recente de titularidade de conta corrente em Agncia Bancria do Estado do Tocantins (Banco
Conveniado: Banco do Brasil); Declarao de Bens e Valores (Modelo da Secad); Caso seja ocupante
de cargo, emprego ou funo pblica, sendo o mesmo acumulvel nos do Art. 37, inciso XVI, da
Constituio Federal/88, anexar DECLARAO, constando nomenclatura do cargo, carga horria e
horrio de trabalho em que desenvolve suas atividades, emitida pelo titular do rgo de lotao.
Identificada a impossibilidade de acumulao legal de cargos pblicos, dever ser exigida cpia da
Portaria de Exonerao ou Requerimento de Exonerao protocolizado perante o rgo onde
detm o cargo, emprego ou funo pblica; ou ainda, Declarao de Vacncia emitida pelo Titular
do correspondente rgo;

BASE LEGAL
Constituio da Repblica Federativa do Brasil, de 05 de outubro de 1988, art. 37, inciso XVI;
Lei 1818/2007, art. 9 a 15; CLT
TAREFA RESPONSVEL
Contratao Temporria
4. Solicita autorizao para contratao temporria, fundamentando a
necessidade;
rgo de
Origem
5. Autoriza contratao; Gabinete Do
Governador
6. Digitaliza documentao exigida para o contrato, bem como o despacho do
Sr. Governador;
rgo de
Origem
7. Prepara minuta do contrato e envia junto com a documentao, via SGD para
o setor de posse;

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8. Confere as minutas de contrato e documentao entregue;
9. Contrato est correto?
9.1. Sim;
9.1.1. Faz pr-cadastro do servidor no Ergon;
9.1.2. Valida e encaminha contratos para assinatura do contratado;
9.2. No;
9.2.1. Retorna ao rgo de origem para correes necessrias

SECAD - Posse

9.2.2. Efetua as correes e volta ao passo 5; rgo de
Origem
10. Colhe assinatura do servidor no Contrato;
11. Lana data de exerccio no Ergon;
12. Digitaliza Contrato assinado e envia para a Posse;
13. Arquiva contrato fsico no dossi do servidor;

rgo de
Origem
14. Autua processos eletrnicos individuais para cada contrato;
15. Encaminha processos para assinatura do Secretrio
SECAD Posse

16. Assina digitalmente os contratos e devolve a posse Secretrio-
SECAD
17. Gera extrato do contrato e envia para a Casa Civil SECAD Posse
18. Publica os extratos de contrato no D.O.E Casa Civil
19. Arquiva publicao no Dossi Eletrnico do servidor SECAD - Coged

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SECAD Aditivo de Contratos Temporrios

Aditivo de Contrato Temporrio
1. Solicita aditivo do contrato ao Senhor Governador (Os aditivos podem ser
de vigncia, carga horria, lotao ou novo cargo);
rgo de
Origem
2. Decide sobre o pedido de Aditivo
3. Autorizado o aditivo?
3.1. No;
3.1.1. Devolve despacho para o rgo de origem que encerra o fluxo;
3.2. Sim;
3.2.1. Envia despacho autorizando para o setor de posse;
Gabinete do
Governador
3.2.2. Elabora aditivo do contrato nos termos autorizados;
3.2.3. Convoca servidor para assinatura do aditivo
Setor de Posse
4. Vai SECAD e assina Aditivo Servidor
5. Digitaliza Termo Aditivo assinado e envia para o Gabinete do Secretrio via
SGD
SECAD -Posse
6. Assina digitalmente o termo e retorna para a posse Secretrio
SECAD
7. Insere as novas informaes aditivadas no ERGON
8. Gera extrato do Aditivo e encaminha para Publicao
SECAD -Posse
9. Publica extrato no D.O.E. Casa Civil
10. Arquiva Publicao e Termo Aditivo no Dossi do servidor SECAD -Coged

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SECAD Extino de Contratos Temporrios

Fluxo de Extino de Contrato
1. A Entrada pode se dar por 3 formas distintas
1.1 SECAD-Posse
1.1.1 Acompanha trmino dos contratos
1.1.2 Existe autorizao de aditivo?
1.1.2.1 Sim
1.1.2.1.1 Segue para o fluxo de Aditivo de Contrato
1.1.2.2 No
1.1.2.2.1 Comunica rgo de Origem para a
dispensa do servidor
1.1.2.2.2 Segue para o passo 2

SECAD - Posse
1.2 Servidor
1.2.1 Protocola Requerimento no rgo de origem
Servidor
1.2.2 Segue para o passo 1.3
1.3 rgo de Origem
1.3.1 Solicita a Extino do Contrato em ofcio, via SGD
rgo de Origem
1.3.2 Encaminha solicitao do rgo para a Posse Secretrio SECAD
2. Extingue o Contrato
2.1 Procede s anotaes no cadastro do ERGON
2.2 Envia Ato para Publicao
SECAD - Posse
3. Publica ato de Extino do Contrato Casa Civil
4. Arquiva o ato de extino no dossi do servidor SECAD Coged

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SECAD Exonerao de Cargo Comissionado

PROCEDIMENTO DE
PADRO - PMOP
PROCEDIMENTO:
Exonerao de Cargo
Comissionado
DATA DE
ATUALIZAO:
MARO/2014
Exonerao de Cargo Comissionado Diretoria de Planejamento e de
Executivo
OBJETIVO
Exonerao de Cargo Comissionado
SECAD Pedido de
Exonerao
Desativao
do servidor
Exonerao Servidores
comissionados

1 Encaminha o pedido para o rgo de Origem Servidor
2 Encaminha o pedido de Exonerao rgo de
Origem
3 Exonerao foi a pedido do servidor? rgo de
Origem
3.1 No Despacha o pedido de exonerao Casa Civil e
segue para o passo 4
Gabinete do
Governador
3.2 Sim Encaminha a pedido para ASTEC e segue para o
passo 6.
SECAD/
Gabinete
4 Prepara os atos Casa Civil
5 Publica a Exonerao no DOE e segue para o passo 10 Casa Civil
6 Faz a minuta e encaminha para o secretrio ASTEC
7 Secretrio assina a minuta de exonerao SECAD/
Gabinete
8 Encaminha para Publicao ASTEC
9 Publica a exonerao no DOE Casa Civil
10 Arquiva a publicao no Dossi do Servidor SECAD/
COGED
11 Encerra o processo.

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SECAD Impedimento de Posse

PROCEDIMENTO DE
PADRO - PMOP
PROCEDIMENTO:
Impedimento de Posse
DATA DE
ATUALIZAO:
MARO/2014
Impedimento de Posse Diretoria de Planejamento e de
Executivo
OBJETIVO
Definir quanto ao impedimento de posse
SECAD Posse Cancelamento Cancelamento Servidores
comissionados
Comunicao da irregularidade
BASE LEGAL
Constituio Federal, Estatuto do servidor Pblico 1818/2007 e Editais dos concursos
1 Impede a posse e encaminha a minuta via SGD SECAD/Posse
2 Torna o ato sem efeito e assina digitalmente SECAD/
Secretrio
3 Publica no DOE Casa Civil
4 Arquiva a publicao no Dossi do servidor no WebDoc SECAD/
COGED
5 Encerra o processo

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Secretaria do Planejamento e da Modernizao da
Gesto Pblica

Mapeamento e Fluxos dos
Processos da Folha de
Pagamento

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SECAD Rotina de Composio da Folha de Pagamento

MANUALIZAO E
PADRONIZAO DE
PROCEDIMENTOS - MPP
PROCEDIMENTO: Rotina de
Composio Folha de
Pagamento
DATA DE
ATUALIZAO:
Maro/2014
Composio da Folha de Pagamento Diretoria de Gesto da Folha de
Pagamento
OBJETIVO
Sistematizar a composio da Folha de Pagamento mensal dos servidores pblicos do
Estado do Tocantins
SECAD Dados
financeiros,
D.O.E.,
informaes
dos RHs dos
rgos.
Rotinas de
Composio da
Folha
Folha de
Pagamento
Mensal
rgos da
Administrao
Pblica - Direta
e Indireta
Dirio Oficial do Estado do Tocantins dados tais como: Exonerao, Vacncia,
Remoo/cesso, Ingresso de Comissionados, Progresso Horizontal e Vertical de Cargos
efetivos, Funes de Comisso e Funo de Confiana.
Tabelas vigentes: INSS, IRRF, Salrio Famlia e demais encargos previsto na legislao.
Informaes dos rgos tais como: frequncias, vales transporte, frias, remoes
internas, efetivao de cargos, lanamentos de produtividade da SEFAZ, lanamento de
Carga Horria da SEDUC, lanamento e promoes e funes dos PMs e Bombeiros,
lanamentos de insalubridade e adicional noturno da SESAU.
Importao de outros rgos: PLANSADE, consignaes e IGPREV.
BASE LEGAL
Constituio Federal, Estatuto do Servidor 1818/2007 e Diversos PCCS
TAREFA RESPONSVEL
Rotina de Composio da Folha de Pagamento
1. Monitora continuamente as publicaes no Dirio Oficial do
Estado e os lanamentos efetuados pelos rgos de origem e/ou
departamentos afins no Ergon;
1.1. Existem divergncias de lanamentos?
1.1.1. No;
1.1.2. Retorna ao passo 1;
1.2. Sim;
1.2.1. Contata rgo de origem e orienta as aes adequadas
para correo e ajuste;
1.2.2. Retorna ao passo 1;
SECAD/COCAP
2. Cadastra o servidor de forma integrada no WEBDOC e ERGON
SECAD/POSSE
3. Lana no ERGON os eventos do perodo de cada servidor,
conforme descritos na Instruo Normativa n xxxx:
Produtividade, Carga Horria, Promoo e Funo, Insalubridade,
RGO/RHs

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adicional noturno, Frequncias, Vale Transporte, Frias, remoo
interna, entre outros;
4. Atualiza coeficientes das tabelas de IRRF, INSS, Salrio Famlia e
IGPREV sempre que houver mudanas;
4.1. Realiza a carga de dados em lote oriundos de outros sistemas
(GIRAS/SICONSIG/PLANSAUDE) e gera as parcelas do ms;
SECAD/CODEP
5. Lanam dados de suas respectivas competncias no ERGON, nos
termos da Instruo Normativa n xxxx
SECAD/DGP/
Junta
Mdica/CORAD

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SECAD Rotina de Execuo da Folha de Pagamento Mensal

MANUALIZAO E PADRONIZAO
DE PROCEDIMENTOS - MPP
PROCEDIMENTO: Rotina
de execuo da Folha de
Pagamento Mensal
DATA DE
ATUALIZAO:
Maro/2014
Execuo da Folha de Pagamento Mensal Diretoria de Gesto de Folha de
Pagamento
OBJETIVO
Sistematizar a execuo da Folha de Pagamento mensal dos servidores pblicos do
Estado do Tocantins
SECAD Dados
financeiros,
D.O.E.,
informaes dos
RHs dos rgos
Execuo da
Folha
Crdito do
salrio dos
servidores
Servidores da
Administrao
Pblica - Direta
e Indireta
Dados registrados no Ergon ou importados de outros sistemas de acordo com as 150
rubricas que compem a Folha de Pagamento do Estado.

BASE LEGAL
Constituio Federal e Estatuto do Servidor 1818/2007
TAREFA RESPONSVEL

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1. Em data previamente informada aos RHs, encerra a incluso
dos dados e gera os produtos da Folha de Pagamento;
1.1. Disponibiliza em porta arquivos os relatrios
individualizados de Folha para os RHs locais at 4 (quatro)
dias teis antes do pagamento;
SECAD/CODEP
1.1.1. Realiza a conferncia da Folha de Pagamento
1.1.2. Existem inconsistncias na Folha?
1.1.2.1. Sim
1.1.2.1.1. Emite relatrio das inconsistncias, e,
simultaneamente d prosseguimento ao passo
1.1.3 ;
1.1.2.1.2. Envia relatrio via SGD para conhecimento do
Gestor da Pasta
rgo/RH
1.1.2.1.3. Envia relatrio das inconsistncias para o
Secretrio da SECAD
rgo/ Gabinete
1.1.2.1.4. Analisa e despacha encaminhamentos de
ajuste;
SECAD/Gabinete
1.1.2.1.5. Processa ajustes para incluso na prxima
folha;
1.1.2.1.6. Segue para a sada.
SECAD/COCAP
1.1.2.2. No
1.1.2.2.1. Segue para o passo 1.1.3
1.1.3. Envia relatrios de folha para o Financeiro
rgos/RHs
1.1.4. Executa as rotinas oramentrias e financeiras;
1.1.4.1. Emite as PDs lana as despesas no SIAFEM;
rgos/Financeiro
1.1.5. Encaminha o pagamento junto aos Bancos (exceto
Vale Transporte)
1.1.6. Segue para sada
SEFAZ
1.2. Transmite a Fita Banco ao Banco do Brasil para
preparao do crdito individualizado;
1.2.1. Houve recusa bancria de servidores?
1.2.1.1. No
1.2.1.1.1. Segue para a sada
1.2.1.2. Sim
SECAD/CODEP
1.2.1.2.1. Levanta dados da recusa e encaminha
ao rgo para as providncias cabveis;
SECAD/COAUD
1.2.1.2.2. Corrigem no Ergon e no Webdoc os
lanamentos que deram margem recusa;
1.2.1.2.3. Solicita, por e-mail, a liberao do
crdito SECAD;
rgos/RHs

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1.2.1.2.4. Retransmite o crdito individualmente
para o Banco;
1.2.1.2.5. Segue para a sada.
1.3. Encaminha relatrio de Folha de todos os rgos para a
SEFAZ;
SECAD/DGF
1.3.1. Faz a proviso dos recursos financeiros e aguarda
emisso das PDs pelos rgos de origem
1.3.2. Segue para a sada.
SEFAZ
1.4. Emite Guias de FGTS e Informaes Previdencirias GFIP
1.4.1. Transmite arquivos para a CEF;
1.5. Disponibiliza Contracheque dos servidores no Portal do
Servidor;

SECAD/DGF

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SECAD Rotina de Controle e Auditoria da Folha de Pagamento
Mensal

MANUALIZAO E PADRONIZAO
DE PROCEDIMENTOS - MPP
PROCEDIMENTO: Rotinas
de Consolidao da Folha
de Pagamento
DATA DE
ATUALIZAO:
Maro/2014
Controle e Monitoria da Folha de Pagamento Superintendncia de Controle da
Evoluo da Folha de Pagamento
OBJETIVO
Controlar a evoluo da Folha de Pagamento mensal dos servidores pblicos do Estado
do Tocantins, monitorar sua composio e execuo, propondo solues de melhoria
administrativa e gerencial da mesma.
SECAD Lanamentos
dirios dos
eventos de
folha
Controle e
monitoramento
da evoluo da
Folha de
pagamento
Folha de
Pagamento
Mensal mais
enxuta e
confivel
rgos da
Administra
o Pblica -
Direta e
Indireta
Lanamentos dirios efetuados no Ergon, Relatrios mensais, globais e
individualizados por rgo e Rubrica da Folha de Pagamento.

BASE LEGAL

TAREFA RESPONSVEL
Rotina de Controle e Auditoria da Folha de Pagamento
1. Analisa e acompanha a evoluo diria da Folha, com base nos
lanamentos efetuados no Ergon;
1.1. Extrai relatrios dirios dos lanamentos e alimenta sistema
(tabela) comparativa com o dia anterior e meta financeira;
1.2. Acompanha toda a evoluo da das rotinas de composio e
execuo da folha por meio dos lanamentos inseridos no
Ergon;
1.3. Monitora erros de lanamento;
1.3.1. Cobra providncias quanto s correes a DGF;
1.3.2. Segue para a sada
1.4. Elabora relatrios de ocorrncias e evoluo;
1.4.1. Prope solues e/ou adequaes;
1.4.2. Encaminha relatrios e propostas ao Gabinete;
SECAD/Controle
1.5. Despacha encaminhamentos de ajustes e/ou melhorias.
1.5.1. Segue para a sada
SECAD/Gabinete

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