MANUAL DE USUARIO - ORGANIZACION Y SISTEMA - Day

Nociones bsicas para diagramas de flujo Manual de Usuario
Microsoft Visio 2010 Pgina 1 de 23

Microsoft Visio Diagramas de Flujos

MANUAL DE USUARIO
VERSION 2010

Lpez, Maylen
Mendoza, Dayana
Meyer, Dayana
Pacheco, Kenny
Ramrez, Yajaira
Zabala, Yorjairis
04/2013

CONTENIDO

1. Introduccin.
2. Requerimientos del sistema.
2.1. Requerimientos recomendados.
3. Barra de Men.
3.1. Archivo - Editar.
3.2. Ver -Tema - Herramientas.
3.3. Datos - Formas.
4. Formas Bsicas.
5. Construccin del Diagrama.
5.1. Fondos Bordes Sombreado.
5.2. Insertar los conectores.
6. Insertar el Diagrama en el procedimiento.


NDICE

Pgina

1. Introduccin.........................................................................4

2. Requerimientos del sistema................................................6

3. Barra de Men.....................................................................7

4. Formas Bsicas...................................................................10

5. Construccin del Diagrama...........................................12

6. Insertar el Diagrama en el procedimiento.......22


1. INTRODUCCION
___________________

Microsoft Visio es un conjunto de software de dibujo vectorial para
Microsoft Windows.

Las herramientas que lo componen permiten realizar diagramas de oficinas,
diagramas de bases de datos, diagramas de flujo... Originalmente apuntaba
a ser una aplicacin para dibujo tcnico para el campo de Ingeniera y
Arquitectura, con aditamentos para desarrollar diagramas de negocio.

Microsoft incorpora una serie de plantillas con las formas necesarias para
construir diagramas de todo tipo.

Para abrir una plantilla de diagrama de flujo en el men Archivo, se
selecciona Nuevo |Diagrama de flujo |Diagrama de flujo bsico.
Tambin se puede acceder a travs de Archivo |Formas |Diagrama de
flujo.


INTERFAZ DE VISIO

Microsoft Visio es una solucin avanzada de diagramacin que le ayuda a
simplificar, conectar y compartir informacin. Es ideal para los
profesionales de TI, los desarrolladores y las personas a cargo de otras
funciones (como funciones de procesos de negocio, recursos humanos y
administracin) que necesitan interpretar, actualizar y compartir
informacin compleja sobre los procesos, la infraestructura y las
aplicaciones.

Visio 2010 proporciona herramientas eficaces para crear diagramas
grficos y trabajar con datos sin necesidad de conocimientos tcnicos o
artsticos avanzados. Tanto si va a crear un organigrama, un diagrama de
red o un diagrama de procesos, puede reunir los grficos que necesita a
partir de formas predibujadas. Visio 2010 contiene tambin decenas de
galeras de smbolos y plantillas tiles para el diseo de centros de datos,
ingeniera, administracin de operaciones, diseo de sistemas, planeacin
de la seguridad, diseo de aplicaciones, diseo de sitios web, etc.


2. REQUERIMIENTOS
DEL SISTEMA
___________________

La aplicacin funciona en una gama muy alta de ordenadores,
prcticamente con cualquier sistema operativo. Aun as dispone de ciertos
requerimientos. Sin embargo dependiendo de la velocidad de su
procesador, dicha ejecucin resultara fluida o no.

En definitiva los requerimientos de la aplicacin son los siguientes:

Equipo y procesador:
Procesador a 500 megahercios (MHz) o ms
Memoria:
256 megabytes (MB) de RAM (se recomiendan 512 MB de RAM para
algunas funciones avanzadas)
Disco duro:
2 gigabytes (GB) de espacio disponible en disco
Pantalla:
Monitor con una resolucin de 1024 768 o mayor
Sistema operativo:
Windows XP con Service Pack (SP) 3 (32 bits), Windows Vista con SP1,
Windows Server 2003 SP2 y MSXML 6.0 (solo Office de 32 bits),
Windows Server 2008 o posterior (32 o 64 bits), Windows 7 (32 y 64 bits)


3. BARRA DE MEN
___________________

Como puede apreciarse es prcticamente igual que cualquiera de las que
conocemos a travs de otros programas. Veremos por tanto aquellas que
presentan diferencias, y que sern ms usuales en nuestro caso.

Archivo. Similar a otros mens conocidos, la principal diferencia es la
posibilidad de escoger las formas, como se ha visto en la introduccin.

Editar. Prcticamente igual a cualquier otro men de office.

Ver. Permite:
Abrir ventanas relativas al dibujo, como las siguientes
Formas. Como se ha visto arriba, recoge las diferentes plantillas de
formas que vayamos seleccionando ya sea desde el men archivo o
desde el icono de la barra de herramientas estndar . Con el botn
izquierdo se despliega aquella que se est pulsando. El derecho, entre
otras cosas, sirve para acoplar o desacoplar las diferentes ventanas
complementarias (esto es, integrarlas o separarlas de la ventana de
dilogo), y escoger el modo de representacin de las formas.


Panormica y zoom. Permite ampliar la parte del diagrama donde se
est trabajando, para poder actuar con mayor precisin. Esta accin
tambin puede realizarse con el puntero mientras se presionan las
teclas CTRL+MAYS; el puntero toma forma de herramienta de
aumento. Para aumentar se presiona el botn izquierdo, y para
reducir, el derecho.

Otra posibilidad para aumentar y reducir consiste en modificar los
porcentajes de la herramienta Zoom. Este puede actuar sobre una parte
en cuestin o sobre la pgina completa.

Datos de forma. Permite ver los datos agregados a una forma a
travs de la opcin Datos del men principal.

Tamao y posicin.

RECORDAR: conviene en este men tener activadas las opciones
Regla, Cuadrcula, Guas y Puntos de Conexin.

Barras de herramientas. Se recomienda tener activadas las
siguientes:

Estndar. Igual que cualquier otra de office, con herramientas
propias:

Formato. Es la herramienta propia de esta barra. Permite
seleccionar combinaciones de colores prediseadas.
Herramientas. Funcionalidades para configurar el espacio de trabajo
(forma de la cuadrcula y las guas) complementos de Visio...
Datos. Permite agregar datos de inters a las formas. Por defecto,
los campos son Coste, Duracin y Recursos (nmero de personas).
Pueden ser tiles para una toma de decisiones, aunque nicamente
pueden verse en el documento a travs del software, nunca en
versin impresa, por lo que su aplicacin no parece pertinente en
nuestro caso.

Forma. Entre otras funcionalidades, permite agrupar todas las formas del
diagrama, de manera que tenemos un todo compacto. Esto puede ayudar,
por ejemplo, para copiar el diagrama completo en otro documento.


4. FORMAS BSICAS
___________________

Las relaciones entre las formas se establecen utilizando los conectores.

Indican cada fase o tem del proceso. Estas son las formas ms frecuentes
en los diagramas de flujo, por ser las que ms fcilmente pueden adaptarse
a los procesos y procedimientos propios de un entorno administrativo.
Adems de estas formas precisas, pueden utilizarse las anotaciones, para
aquellos elementos del proceso que no puedan expresarse con las
anteriores. Por ejemplo, persona encargada, software utilizado, etc.


Las relaciones entre las formas se establecen utilizando los conectores.


5. CONSTRUCCIN DEL
DIAGRAMA
___________________

Fondos, bordes, sombreados...

Se incorporan arrastrndolos desde las distintas galeras. Son
complementos que contribuyen a la esttica del diagrama, aunque en
nuestro caso tericamente no son aplicables, ya que el diagrama ir
integrado en el proceso o procedimiento en cuestin siguiendo el formato
normalizado que le corresponda.

RECOMENDABLE: utilizar como fondo la cuadrcula ya que es muy til
a la hora de alinear las diferentes formas.

Incorporacin de formas
Son varias las formas posibles de dibujar las formas del diagrama:

1. En la galera de smbolos de la izquierda, seleccionarlas con el botn
derecho, opcin copiar, y soltar en la pgina de dibujo, opcin pegar.


2. Desde la galera, arrastrar la forma hasta la pgina de dibujo. Es
cmoda y recomendable. Se pincha la forma con el botn izquierdo y
se desplaza.

3. Dibujar una forma con las herramientas de dibujo, como Rectngulo
o Elipse. Es la que ofrece menos posibilidades

4. Con los conectores automticos.

Numerar formas

Desde el men Herramientas|Complementos|Extras de Visio|Numerar
formas, que permite hacerlo de varias maneras:

Para numerar nuevas formas para diagrama de flujo al mismo tiempo que
se arrastran a la pgina de dibujo, en el cuadro de dilogo Numerar formas,

se selecciona la casilla Continuar numerando formas al colocarlas en la
pgina.
Mover una forma

a) Con la herramienta Puntero. Se selecciona la forma a mover, situndolo
en el centro para evitar interferir con los controladores de forma, que
pueden cambiar el tamao de la misma. Se sabe que la forma est lista para
desplazarse cuando el puntero se transforma en una flecha de cuatro puntas

b) Con las teclas de direccin.

Mover ms de una forma al mismo tiempo

Para seleccionar varias formas simultneamente se hace clic sobre cada una
de ellas mientras se mantiene presionada la tecla MAYS. Si las formas
estn muy cerca unas de otras, tambin se pueden seleccionar rodendolas
con el puntero; alrededor se dibuja una forma que las abarca. De este
modo, la seleccin se desplaza, con el propio puntero o con las teclas de
direccin.

Este mtodo de seleccin sirve tambin para efectuar simultneamente
sobre todas las formas aquellos cambios que se desee, como tamao de
texto, color, forma...


Cambiar el tamao de la forma

Se selecciona la forma que se quiere cambiar con el puntero, y se sita
sobre uno de los controladores, segn lo que se quiera obtener. Los
controladores son los pequeos cuadrados verdes que aparecen en
determinados puntos de las formas.


Cuando el puntero se sita sobre uno de ellos, cambia a una flecha de dos
puntas, lo que indica que la forma est lista para cambiar de tamao. La
modificacin se realiza arrastrando el puntero.

Si se quiere especificar un tamao concreto en una forma, se selecciona y
escoge Ver ventana de tamao y posicin en la Opcin Ver de la barra de
men.

Cuando el puntero se sita sobre uno de ellos, cambia a una flecha de dos
puntas, lo que indica que la forma est lista para cambiar de tamao. La
modificacin se realiza arrastrando el puntero.

Girar una forma

Para girar una forma sobre s misma, se selecciona haciendo que aparezcan
los controladores, como se acaba de explicar, slo que se actuar sobre el
crculo, alrededor del cual aparece una flecha.

Sin dejar de marcar, se mover el ratn hacia derecha o izquierda segn el
sentido al que se quiera dirigir la forma. Si contiene texto, ste girar con
ella. Los conectores asociados a la forma cambiarn su aspecto, pero sin
perder el enrutamiento

Cambiar formato (relleno, lneas)

Hay varios modos de modificar el formato:

a) Desde la opcin formato

Tanto aqu como en los otros mtodos, aparece Tema, que no es sino una
serie de diseos predeterminados (combinacin de colores) que pueden
aplicarse tanto a priori como a posteriori. Se despliega la propiedad que se
quiere modificar (texto, lnea, sombreado) y dentro de la venta que se
genera, se escoge el aspecto a cambiar.


b) Desde las barras de herramientas Formato y Formato de Forma
c) Desde el botn derecho del ratn


Para modificar el aspecto de varias formas simultneamente, seleccionar
como se explico en el apartado Mover formas y proceder igual que
arriba.
Agregar texto. Para agregar texto a una forma basta con
seleccionarla y hacer doble clic sobre ella. El formato se puede
aplicar antes o despus de escribirlo, con las herramientas que se
han visto en el apartado anterior. A medida que se escribe o se le da
formato, Visio amplia automticamente la forma de modo que se
puede ver el texto ms fcilmente.
RECORDAR: Cuando se dejen de utilizar las herramientas texto,
conector, etc., debe volver a hacerse clic sobre el puntero.
Tambin puede necesitarse escribir un texto sobre algn punto del
diagrama que no sea una forma. En este caso, se selecciona la herramienta
texto, y sobre el lugar que se desee se hace doble clic. Este texto puede
desplazarse con el puntero donde se quiera. El formato se modifica
siguiendo los mismos mtodos que para los textos insertos en formas, al
igual que ocurre con el tamao del bloque, giros, etc.
Insertar los Conectores
Como se ha dicho ya, las formas se relacionan entre s a travs de los
conectores, formas unidimensionales que en el caso de los diagramas de
flujo van indicando la secuencia que siguen en su desarrollo las distintas
fases del proceso. Actan de modo que cuando se mueve una de las formas
conectadas, sigue estando conectada.
Hay varios modos de crear una conexin:

a) Pulsando la herramienta conector de la barra estndar.

b) Arrastrndola desde la galera de smbolos hasta la pgina de dibujo.
En los dos casos, tanto el principio como el fin del conector tendrn
que situarse entre los puntos de conexin de las formas a unir,
representados por una x azul si se mantiene activada la opcin Ver
puntos de conexin del Men Ver, y que se resaltan mediante un
cuadrado rojo al pasar la herramienta conector sobre ellos:

c) Mediante la auto conexin. Es una funcionalidad nueva respecto de
anteriores versiones de Visio, ms rpida que las dos anteriores. Se utiliza
desde la barra de men estndar, donde se activa ya sea antes o despus de
dibujar la forma de conectar.
Activada la funcin, al desplazar el puntero sobre la forma, se mostrarn
los puntos de conexin libres mediante unos tringulos color azul claro:

Lo fundamental de esta opcin es que no solo crea el conector sino tambin
la siguiente forma a conectar, en el lugar donde queremos situarlas. El
procedimiento es el siguiente:
1. Activar el botn de auto conexin.
2. Arrastramos o creamos una primera formar a conectar.
3. Situamos el cursor sobre el punto de conexin (triangulo azul)
desde que debe partir el conector.
4. Picamos sobre el una sola vez, apareciendo el conector y una
forma igual a la anterior.
5. Si queremos que la forma sea diferente, picar sobre la que
deseamos en la galera y seguir los pasos 3 y 4.
Tambin es posible crear todas las formas y, una vez ubicadas, insertar los
conectores, ya sea manual o automticamente.
IMPORTANTE: No utilizar la herramienta lnea a modo de conector, ya
que carece de las propiedades automticas de este, como es el enrutado
automtico.

Los extremos del conector se vuelven de color rojo cuando las formas estn
conectadas. Si uno de los extremos del conector contina de color verde,
intente conectar de nuevo el extremo a la forma. Ambos extremos deben
aparecer en color rojo si desea que ambas formas permanezcan conectadas.
Cambiar formatos de los conectores

Lnea y colores se pueden modificar con los mismos comandos que
hemos visto para las formas bsicas.

Respecto de la forma de los conectores, pueden convertirse de rectas a
curvas, o con inclusin de ngulo recto, bien desde el botn derecho del
ratn, bien desde la barra de herramientas de diseo y enrutamiento.
Tras escoger la forma deseada, est cambiar al actuar sobre los
controladores propio de los conectores

Con la opcin Restablecer Conector se vuelve a la forma anterior.

6. INSERTAR EL DIAGRAMA
EN EL PROCEDIMIENTO
___________________

Una vez que tenemos el diagrama completo, se seleccionar el conjunto de
formas como se explic antes, cuidando que no se escape ninguna de la
seleccin. Despus de esto, con la opcin agrupar, activada desde el Men
Formato o con el botn derecho del ratn (Forma|Agrupar), todos los
componentes del diagrama quedan unificados, constituyendo una sola
imagen.


Despus de esto, para insertar el diagrama en el proceso o procedimiento,
puede optarse por:
a) Copiar y pegar, simplemente, teniendo en cuenta que el fondo del
diagrama aparece gris y hay que ponerlo en blanco.

b) Guardar el archivo en Visio como imagen *.jpeg, e insertarlo en el
documento de texto.

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