ADMINISTRACIN DEL TALENTO HUMANO

Plan de talento humano

Los planes de talento humano se sustentarn en el anlisis de la capacidad
operativa de las diferentes unidades administrativas, en el diagnstico del personal
existente y en las necesidades de operacin institucionales.

La planificacin se elaborar sobre la base de un diagnstico del personal, efectuado
con la informacin estadstica que mantendr la unidad responsable de la
administracin del talento humano; considerando adems, la normativa vigente
relacionada con esta rea, el plan estratgico institucional, los planes operativos
anuales, programas y proyectos.

El plan de talento humano formar parte de la documentacin del sistema de
planificacin anual.

Manual de clasificacin de puestos

Las unidades de administracin de talento humano, de acuerdo con el ordenamiento
jurdico vigente y las necesidades de la institucin, formularn y revisarn
peridicamente la clasificacin de puestos, definiendo los requisitos para su
desempeo y los niveles de remuneracin.

La entidad contar con un manual que contenga la descripcin de las tareas,
responsabilidades, el anlisis de las competencias y requisitos de todos los
puestos de su estructura organizativa. El documento ser revisado y actualizado
peridicamente y servir de base para la aplicacin de los procesos de
reclutamiento, seleccin y evaluacin del personal.

Incorporacin de personal

Las unidades de administracin de talento humano seleccionarn al personal, tomando
en cuenta los requisitos exigidos en el manual de clasificacin de puestos y
considerando los impedimentos legales y ticos para su desempeo.

El ingreso de personal a la entidad se efectuar previa la convocatoria,
evaluacin y seleccin que permitan identificar a quienes por su conocimiento y
experiencia garantizan su idoneidad y competencia y ofrecen mayores
posibilidades para la gestin institucional.


Evaluacin del desempeo

La mxima autoridad de la entidad en coordinacin con la unidad de administracin
de talento humano, emitirn y difundirn las polticas y procedimientos para la
evaluacin del desempeo, en funcin de los cuales se evaluar peridicamente al
personal de la Institucin.

Las polticas, procedimientos, as como la periodicidad del proceso de evaluacin de
desempeo, se formularn tomando en consideracin la normativa emitida por el
rgano rector del sistema.


El trabajo de las servidoras y servidores ser evaluado permanentemente, su
rendimiento y productividad sern iguales o mayores a los niveles de eficiencia
previamente establecidos para cada funcin, actividad o tarea.

La evaluacin de desempeo se efectuar bajo criterios tcnicos (cantidad,
calidad, complejidad y herramientas de trabajo) en funcin de las actividades
establecidas para cada puesto de trabajo y de las asignadas en los planes operativos
de la entidad.

Capacitacin y entrenamiento continuo

Los directivos de la entidad promovern en forma constante y progresiva la
capacitacin, entrenamiento y desarrollo profesional de las servidoras y
servidores en todos los niveles de la entidad, a fin de actualizar sus conocimientos,
obtener un mayor rendimiento y elevar la calidad de su trabajo.


Los directivos de la entidad en coordinacin con la unidad de administracin de talento

Rotacin de personal

Las unidades de administracin de talento humano y los directivos de la entidad,
establecern acciones orientadas a la rotacin de las servidoras y servidores,
para ampliar sus conocimientos y experiencias, fortalecer la gestin
institucional, disminuir errores y evitar la existencia de personal indispensable.

La rotacin de personal debe ser racionalizada dentro de perodos preestablecidos,
en base a criterios tcnicos y en reas similares para no afectar la operatividad interna
de la entidad.

Los cambios peridicos de tareas a las servidoras y servidores con funciones
similares de administracin, custodia y registro de recursos materiales o financieros,
les permite estar capacitados para cumplir diferentes funciones en forma
eficiente y elimina personal indispensable.

Asistencia y permanencia del personal

La administracin de personal de la entidad establecer procedimientos y
mecanismos apropiados que permitan controlar la asistencia y permanencia de
sus servidoras y servidores en el lugar de trabajo.

El establecimiento de mecanismos de control de asistencia estar en funcin de las
necesidades y naturaleza de la entidad, teniendo presente que el costo de la
implementacin de los mismos, no debe exceder los beneficios que se obtengan.

El control de permanencia en sus puestos de trabajo estar a cargo de los jefes
inmediatos, quienes deben cautelar la presencia fsica del personal de su unidad,
durante la jornada laboral y el cumplimiento de las funciones del puesto asignado.


4. INFORMACIN Y COMUNICACIN

La mxima autoridad y los directivos de la entidad, deben identificar, capturar y
comunicar informacin pertinente y con la oportunidad que facilite a las
servidoras y servidores cumplir sus responsabilidades.

El sistema de informacin y comunicacin, est constituido por los mtodos
establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las
operaciones tcnicas, administrativas y financieras de una entidad. La calidad de
la informacin que brinda el sistema facilita a la mxima autoridad adoptar decisiones
adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar informacin
confiable.


El sistema de informacin permite a la mxima autoridad evaluar los resultados de
su gestin en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener
informacin sobre su nivel de desempeo.

La comunicacin es la transmisin de informacin facilitando que las servidoras y
servidores puedan cumplir sus responsabilidades de operacin, informacin financiera
y de cumplimiento.

Los sistemas de informacin y comunicacin que se diseen e implanten
debern concordar con los planes estratgicos y operativos, debiendo ajustarse
a sus caractersticas y necesidades y al ordenamiento jurdico vigente.


La obtencin de informacin interna y externa, facilita a la alta direccin preparar
los informes necesarios en relacin con los objetivos establecidos.

El suministro de informacin a los usuarios, con detalle suficiente y en el momento
preciso, permitir cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y eficaz.

Controles sobre sistemas de informacin

Los sistemas de informacin contarn con controles adecuados para garantizar
confiabilidad, seguridad y una clara administracin de los niveles de acceso a la
informacin y datos sensibles.

En funcin de la naturaleza y tamao de la entidad, los sistemas de informacin
sern manuales o automatizados, estarn constituidos por los mtodos
establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones
administrativas y financieras de una entidad y mantendrn controles apropiados
que garanticen la integridad y confiabilidad de la informacin.

La utilizacin de sistemas automatizados para procesar la informacin implica varios
riesgos que necesitan ser considerados por la administracin de la entidad. Estos
riesgos estn asociados especialmente con los cambios tecnolgicos por lo que se
deben establecer controles generales, de aplicacin y de operacin que garanticen la
proteccin de la informacin segn su grado de sensibilidad y confidencialidad, as
como su disponibilidad, accesibilidad y oportunidad.

Las servidoras y servidores a cuyo cargo se encuentre la administracin
de los sistemas de informacin, establecern los controles pertinentes para que
garanticen razonablemente la calidad de la informacin y de la comunicacin,


Canales de comunicacin abiertos

Se establecern canales de comunicacin abiertos, que permitan trasladar la
informacin de manera segura, correcta y oportuna a los destinatarios dentro y fuera de
la institucin.

Una poltica de comunicacin interna debe permitir las diferentes interacciones
entre las servidoras y servidores, cualquiera sea el rol que desempeen, as como entre
las distintas unidades administrativas de la institucin.

La entidad dispondr de canales abiertos de comunicacin que permita a los
usuarios aportar informacin de gran valor sobre el diseo y la calidad de los
productos y servicios brindados, para que responda a los cambios en las exigencias
y preferencias de los usuarios, proyectando una imagen positiva.


5. SEGUIMIENTO

La mxima autoridad y los directivos de la entidad, establecern procedimientos
de seguimiento continuo, evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas
para asegurar la eficacia del sistema de control interno.

Seguimiento es el proceso que evala la calidad del funcionamiento del control
interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica,
cambiando cuando las circunstancias as lo requieran. Se
Orientar a la identificacin de controles dbiles o insuficientes para promover su
reforzamiento, as como
Asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditora y los resultados de
otras revisiones, se atiendan de manera efectiva y con prontitud.

El seguimiento se efecta en forma continua durante la realizacin de las actividades
diarias en los distintos niveles de la entidad y a travs de evaluaciones peridicas para
enfocar directamente la efectividad de los controles en un tiempo determinado,
tambin puede efectuarse mediante la combinacin de las dos modalidades.

Seguimiento continuo o en operacin

La mxima autoridad, los niveles directivos y de jefatura de la entidad,
efectuarn un seguimiento constante del ambiente interno y externo que les permita
conocer y aplicar medidas oportunas sobre condiciones reales o potenciales que
afecten el desarrollo de las actividades institucionales, la ejecucin de los planes y el
cumplimiento de los objetivos previstos.

El seguimiento continuo se aplicar en el transcurso normal de las operaciones, en
las actividades habituales de gestin y supervisin, as como en otras
acciones que efecta el personal al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los
resultados del sistema de control interno.

Se analizar hasta qu punto el personal, en el desarrollo de sus
actividades normales, obtiene evidencia de que el control interno sigue
funcionando adecuadamente.

Se observar y evaluar el funcionamiento de los diversos controles, con el fin de
determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones
que sean pertinentes para mantener su efectividad.

El resultado del seguimiento brindar las bases necesarias para el manejo de
riesgos, actualizar las existentes, asegurar y facilitar el cumplimiento de la
normativa aplicable a las operaciones propias de la entidad.
Evaluaciones peridicas

La mxima autoridad y las servidoras y servidores que participan en la conduccin de
las labores de la institucin, promovern y establecern una autoevaluacin
peridica de la gestin y el control interno de la entidad, sobre la base de los
planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y
corregir cualquier eventual desviacin que ponga en riesgo el cumplimiento de los
objetivos institucionales.

Las evaluaciones peridicas, responden a la necesidad de identificar las fortalezas y
debilidades de la entidad respecto al sistema de control interno, propiciar una
mayor eficacia de sus componentes,

Asignar la responsabilidad sobre el mismo a todas las dependencias de la
organizacin,

Establecer el grado de cumplimiento de los objetivos institucionales y evala la
manera de administrar los recursos necesarios para alcanzarlos.

Las evaluaciones peridicas o puntuales tambin pueden ser ejecutadas por la
unidad de auditora interna de la entidad, la Contralora General del Estado y las
firmas privadas de auditora.

En el caso de las disposiciones, recomendaciones y observaciones emitidas por los
rganos de control, la unidad a la cual stas son dirigidas emprender de manera
efectiva las acciones pertinentes dentro de los plazos establecidos, considerando que
stas son de cumplimiento obligatorio.

La mxima autoridad y los directivos de la entidad, determinarn las acciones
preventivas o correctivas que conduzcan a solucionar los problemas detectados e
implantarn las recomendaciones de las revisiones y acciones de control realizadas
para fortalecer el sistema de control interno, de conformidad con los objetivos y recursos
institucionales.