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Soluciones documentales

La solucin que su empresa necesita



Conoce los riesgos a los que se exponen
usted y sus empleados al mantener el
archivo en sus instalaciones sin ningn tipo
de consideracin especial o tratamiento?
Sabe usted durante cunto tiempo hay que
conservar los documentos contables por
disposicin legal?
Saba usted que las Historias Laborales deben
conservarse mnimo por 80 aos?
Saba usted que desde 1996 los archivos
digitalizados tienen Valor Probatorio?






Soluciones Documentales es una microempresa que presta sus
servicios de gestin, organizacin, custodia y digitalizacin de
archivos y documentos a empresas.

Nuestra misin es dar soluciones flexibles y personalizadas en la
gestin integral de la documentacin y del archivo a nuestros
clientes, para conseguir un uso eficaz de la informacin.

Nuestros servicios permiten a nuestros clientes accesibilidad
inmediata a la informacin, disminucin de costos, reduccin de
riesgos, agilidad en la toma de decisiones y proteccin de la
informacin.


Acerca de nosotros
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Nuestra empresa le ofrece soluciones personalizadas que garantizan una
gestin profesional y eficiente de su documentacin. Por tal razn su
empresa consigue:

Mayor control de la informacin.


Ahorro de costos mediante un almacenamiento ms eficiente.


Aumento del espacio til destinable a otros usos ms productivos o comerciales.

Disponibilidad inmediata desde cualquier lugar mediante el almacenamiento
centralizado de la informacin.

Mayor productividad y mejor servicio al cliente.


Qu ofrecemos

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Permita que su empresa pase de:

Esto A esto
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1. CONSULTORIA, ORGANIZACIN E INFORMATIZACION DE
ARCHIVOS (Gestin Documental GD)







La GD es la organizacin Tcnica de archivos acumulados (fondos) y archivos de oficina (de
gestin) en cumplimiento a las normas legales, especialmente para entidades pblicas o
privadas con funciones pblicas.

Que ofrecemos:

Diagnostico General realizado por un profesional en Archivstica
o Diagnostico institucional,
o Diagnostico Archivstico.
o Diagnstico de la edificacin y Diagnostico de seguridad integral.

Elaboracin de Instructivos para el manejo de archivo.
Eliminacin de elementos metlicos, copias y depuracin de documentos sin valor.
Clasificacin por categora, foliacin y depuracin.
Re almacenamiento tcnico en unidades de conservacin. ( Carpetas y Cajas X 100-200-
300) Segn Norma Tcnica Colombiana.
Inventario Documental



Para entidades que disponen de espacio suficiente y necesitan asesoramiento y personal
de apoyo para la organizacin y gestin de su documentacin y archivo.

Servicios

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2. GESTIN Y CUSTODIA EXTERNA DE ARCHIVOS

a) Servicio de Recogida de la documentacin
Soluciones Documentales se hace cargo de la retirada de la documentacin de las instalaciones del cliente y su
traslado al Centro de Custodia.
Se comprueban los fondos documentales (Archivos) que se van a trasladar.
El traslado se lleva a cabo en condiciones ptimas.
Se ubica en nuestro centro de custodia.
b) Organizacin del archivo retirado:

Eliminacin de elementos metlicos, copias y depuracin de documentos sin valor.
Clasificacin por categora, foliacin y depuracin.
Re almacenamiento tcnico en unidades de conservacin. ( Carpetas y Cajas X 100-200-300) Segn
Norma Tcnica Colombiana.
Se transfieren los datos a una aplicacin informtica
Finalmente, se proporciona al cliente una base de datos con el inventario de los fondos documentales
custodiados.
b) Servicio de Custodia
Consiste en el depsito y custodia de los archivos del cliente en nuestros Centros de Custodia,
proporcionando ptimas condiciones de conservacin, seguridad y confidencialidad.
Nuestro Centro de Custodia, se dedica en exclusiva a la custodia de documentacin, no existiendo otro tipo de
mercancas almacenadas. El acceso a los mismos se encuentra limitado al personal autorizado.
3. Servicio de Consultas
El cliente puede solicitar en cualquier momento consultas de la documentacin que se ha depositado en nuestro
Centro de Custodia:
Consulta fsica de carcter normal (a la maana siguiente) y urgente (en 3 horas).
Consulta telemtica, por fax o correo electrnico, escaneando dichos documentos.
Consultas presenciales en el Centro de Custodia, poniendo a disposicin del cliente un documentalista.

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Peridicamente se proporciona al cliente un informe detallado de las consultas realizadas y la documentacin
pendiente de devolver.
Solo el personal autorizado por el cliente puede efectuar peticiones de consulta.
4. Servicio de Expurgo y Destruccin confidencial
Consiste en seleccionar y retirar los fondos documentales que han perdido su vigencia segn los criterios fijados
por el cliente, para proceder a su destruccin confidencial con mquinas destructoras.
Una vez destruida la documentacin se enva el correspondiente Certificado de Destruccin.




Que gana su empresa con la custodia?

Volver a contar en sus oficinas con el espacio fsico que durante
aos han destinado a guardar cajas de documentos, planos y
material audiovisual que generalmente no consultan.
Eliminar focos de posibles incendios, enfermedades y de plagas
destructoras que generalmente atrae cualquier archivo sin atencin.
Evitar el saboteo ocasionado por la falsificacin, saboteo o fraude a
sus archivos fsicos.
Asegurar informacin VITAL como contratos laborales y contratos
ejecutados con terceros, certificaciones, actas, historias laborales,
entre otros de ley que eventualmente pueden salvarle de una
accin judicial.
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3. DESTRUCCIN DE ARCHIVOS









Cuando es necesario eliminar documentacin, sta debe realizarse segn lo fijado por el Archivo General de la
Nacin y con garantas de seguridad y confidencialidad. En Soluciones Documentales ofrecemos este servicio
mediante mquinas trituradoras, incluyendo el traslado de la documentacin desde sus instalaciones al Centro
de Destruccin, con recogidas ocasionales o peridicas.
Una vez destruida la documentacin se enva el correspondiente Certificado de Destruccin.

4. DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS



















La visualizacin de sus documentos de una forma cmoda, sencilla, rpida y segura, y la eliminacin del papel y
los grandes archivos que ocupan un gran espacio, se ha convertido en una necesidad en la gestin diaria de la
empresa. Nuestro servicio consiste en el escaneado de los documentos originales, la indexacin y la grabacin en
el soporte elegido.

Esto permite disponer de la informacin de inmediato ahorrando espacio, tiempo y facilitando su consulta a
distancia, su conservacin y su confidencialidad.

Los documentos pueden ser reconstruidos si no los elimina
correctamente, para su legalidad y tranquilidad se crearon
normas.

Cree que pueden manipular los documentos firmados?
Sospecha de algun complot administrativo en su contra?
Es factible que alguien desaparezca algunos documentos?
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Cr 21 n 2624
Palmira Valle del Cauca
Colombia
3163055546
soludocumentales@gmail.com