Ventajas

permite en los diferentes niveles y reas administrativas de la empresa, evaluar a las

ejecuciones, tanto a nivel genrico como especfico, a fin de determinar la accin
correctiva necesaria.
Regula en forma ptima las existencias en los almacenes, tanto
refacciones, herramientas y materias primas, como productos terminados.
Ilustra la forma como las empresas controlan la accin empresarial en el nivel
Institucional.
El control sirve para detectar fallas o errores, ya sea en la planeacin o en la
ejecucin, para aplicar las medidas correctivas adecuadas, con el fin de remediarlo.
Intenta corregir las fallas o los errores existentes, el control aplica los medios
necesarios para evitarlos en el futuro.
Como sistemas abiertos, las empresas procuran igualmente controlar sus actividades
mantenindolas siempre dentro de los parmetros o disposiciones adecuados

Desventajas
La escasez o retraso de un producto por falta de material, puede ser causa de la
prdida de un cliente, lo que se traduce en prdidas financieras.
El sistema pierde eficiencia cuando sus insumos o entradas tardan en llegar, por
cualquier motivo, ocasionando suspensiones o esperas en los subsistemas.
El sistema que tiene ms entradas que salidas, es decir, el sistema que acumula
insumos por temor de retardar sus operaciones por falta de los mismos, tambin
pierde eficiencia, ya que tiene exceso de recursos no utilizados.
El sistema cuyas salidas no atienden las necesidades del medio ambiente, pierde
eficacia.

Importancia
Es la fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin
correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente
regulador. El control estratgico, tambin llamado control organizacional, es tratado en el
nivel institucional de la empresa y se refiere a los aspectos globales que cobijan a la
empresa como un todo. Su dimensin temporal es a largo plazo. Su contenido es genrico y
sinttico.
Se hace difcil abordar el control en su totalidad, ya que existen muchos tipos de control:
financiero, contable, de produccin, de calidad, de inventarios, de ventas, de personal, etc.
Esto significa que dentro de las empresas muchas personas se encargan de tareas
relacionadas con el seguimiento y evaluacin de las actividades actuales y pasadas,
comparndolas con las normas y patrones deseados por la empresa. Si los resultados son
insuficientes o si se desvan de las normas prescritas, debe tomarse una accin correctiva.
Todo sistema depende de insumos o entradas que proceden de su medio ambiente para
poder funcionar. Los insumos o entradas son procesados por los diversos subsistemas y
transformados en salidas o resultados (productos o servicios) que regresan al medio
ambiente. La eficiencia del sistema consiste en mantener una relacin viable de
entradas/salidas.
Caractersticas
Control por reas funcionales
Control de produccin
La funcin del control de produccin en esta rea busca el incremento de la
eficiencia, la reduccin de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del
producto. Para lograr esto, se aplican tcnicas tales como estudios de tiempos y
movimientos, inspecciones, programacin lineal y dinmica, anlisis estadsticos
y grficas. El control en esta rea comprende de cuatro funciones:
o Control de calidad
El Control de la Calidad se posesiona como una estrategia para asegurar el
mejoramiento continuo de la calidad. Programa para asegurar la continua
satisfaccin de los clientes externos e internos mediante el desarrollo
permanente de la calidad del producto y sus servicios.
Concepto que involucra la orientacin de la organizacin a la calidad
manifestada en la calidad de sus productos, servicios, desarrollo de su
personal y contribucin al bienestar general. La definicin de una estrategia
asegura que la organizacin est haciendo las cosas que debe hacer para
lograr sus objetivos. La definicin de su sistema determinar si
est haciendo estas cosas correctamente.
La calidad de los procesos se mide por el grado de adecuacin de estos a
lograr la satisfaccin de sus clientes (internos o externos). Esto implica la
definicin de requerimientos del cliente o consumidor, los mtodos
de medicin y estndares contra que comparar la calidad.
o Control de inventarios.
Su objetivo primordial es determinar el nivel ms econmico de inventarios
en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados.
Un buen control de inventarios permite:
A. Calidad
A. Disponer de cantidades adecuadas de materiales y/o productos para hacer
frente a las necesidades de la empresa.
B. Evitar prdidas considerables en las ventas.
C. Evitar prdidas innecesarias por deterioro, o por exceso de material
almacenado.
D. Reducir al mnimo las interrupciones de la produccin.
E. Reducir los costos en: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios,
retrasos en la produccin, derechos de almacenaje, depreciacin.
1. Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningn cambio previo
al proceso de produccin y son utilizadas directamente en el mismo.
2. Materiales de proceso. Se utilizan en la elaboracin del producto y su
aspecto ha cambiado por resultado del proceso.
3. Productos terminados. Son los productos terminados que estn listos para
su almacenamiento.
4. Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte del producto,
pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las
maquinas.
Control de la produccin
El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e
implementar todas las medidas tendientes a lograr un ptimo rendimiento en
las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar ms idneos para
lograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las necesidades del
departamento de ventas.
Disminucin de tiempos ociosos
Reduccin de costos.
Evita demoras en la produccin.
Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con los
clientes.
Incrementa la productividad.
Control de compras
Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta funcin verifica el
cumplimiento de actividades tales como:
a. Seleccin adecuada de los proveedores.
b. Evaluacin de la cantidad y la calidad especificada por el departamento
solicitante.
c. Control de pedidos desde el momento de su requisicin hasta la llegada
del material.
d. Determinacin del punto de pedido y de orden
e. Comprobacin de precios
Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar:
a. Compras innecesarias, excesivas y caras.
b. Adquirir materiales de baja calidad.
Control de mercadotecnia
Se refiere a la evaluacin de la eficacia de las funciones a travs de las cuales se
hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la
empresa en general, y para la elaboracin de estrategias y planes de mercadotecnia.
La evaluacin en toda esta rea proporciona fundamentos para:
c. Retrasos en los programas de produccin y otras reas.
a. Toma de decisiones de la organizacin en general, al ofrecer informacin
acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado.
b. Desarrollo de planes a corto y mediano plazo.
c. Evaluacin de la efectividad de los vendedores.
d. Sirve tambin para controlar otras funciones que estn relacionadas con el
rea de mercadotecnia tales como:
Planes de produccin.
Inventarios.
Compras.
Investigacin y desarrollo.
Trafico.
Innovaciones en planta y equipo.
Finanzas: expansiones, funciones, etc.
Determinacin de las necesidades de efectivo.
Necesidades de planta y de recursos humanos.

Control de ventas
Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de
este control, ya que permiten fijar normas de realizacin sin las cuales sera
imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. La funcin de
este sistema sirve para medir la actuacin de la fuerza de ventas en relacin con las
ventas pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar las variaciones
significativas, y adoptar las medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar
el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto, mejorar las
facilidades de crdito, aumentar el nmero de visitas, reforzar al vendedor a travs
de campaas publicitarias, revisar peridicamente las visitas de los vendedores,
revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus reas de accin y ampliar su
perspectiva.
Control de finanzas
Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y del
rendimiento en trminos monetarios de los recursos, departamentos y actividades
que la integran.
Establece lineamientos para evitar prdidas y costos innecesarios, y para canalizar
adecuadamente los fondos monetarios de la organizacin, auxiliando de esta manera
a la gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y
optimizar el manejo de sus recursos financieros.
Control presupuestal
Un sistema de control presupuestal debe:
Incluir las principales reas de la empresa: ventas, produccin,
inventarios, compras, etc.
Coordinar las partes como un todo y armonizar entre si los distintos
presupuestos.
Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas
necesarias para evitar que se repitan.
Servir de gua en la planeacin de las operaciones financieras futuras.
Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las reas de dificultad.
Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones
correspondientes.
Estar acorde al tiempo establecido en el plan, as como adaptarse al mismo.
Contribuir a lograr las metas de la organizacin.
Control contable
Ninguna empresa, por pequea que sea, puede operar con xito si no cuenta con
informacin verdica, oportuna y fidedigna acerca de la situacin del negocio y de los
resultados obtenidos en un determinado periodo. Los informes contables se basan en
la recopilacin eficiente de los datos financieros provenientes de la operacin de una
empresa.
El control contable debe:
Proporcionar informacin veraz y oportuna.
Ser un instrumento que ayude a detectar las reas de dificultad.
Orientar a la gerencia para determinar guas de accin, tomar decisiones y
controlar las operaciones.
Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las operaciones.
Detectar causas y orgenes, y no limitarse al registro de operaciones.
Control de recursos humanos.
Su funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de
todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos
de este departamento; se lleva a cabo bsicamente a travs de la auditoria
de recursos humanos.
Auditoria de recursos humanos.
Es la evaluacin sistemtica y analtica de todas las funciones operativas del
personal, con el fin de corregir deficiencias. La recoleccin de estos datos se efecta
con base en el anlisis y la interpretacin de la informacin estadstica de cada una,
todas o algunas de las reas que se mencionan en los siguientes incisos; mediante la
utilizacin de cuestionarios, entrevistas y grficas.
Evaluacin de la actuacin.
Como su nombre lo indica, mide la efectividad de los miembros de la organizacin,
con base en estndares de actuacin que evalen resultados teniendo en cuenta
factores tales como: rotacin, ausentismo, perdidas por desperdicio, quejas de
consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas de
los subordinados, compaeros y supervisores, informes de cumplimiento de
objetivos y otras ms.
Evaluacin de reclutamiento y de seleccin.
Evala la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta rea
mediante el anlisis a los objetivos de aspectos como:
Efectividad en el procedimiento de seleccin, eficiencia del personal y
su integracin a los objetivos de la empresa.
Retiros y despidos) las causas que los provocan).
Evaluacin de capacitacin y desarrollo.
Es una de las reas cuya evaluacin es ms difcil, pero, tambin, ms necesaria.
Dicha evaluacin puede efectuarse mediante el estudio de ciertos ndices:
Productividad. Estudios de productividad antes y despus del entrenamiento.
Desarrollo de personal. Carrera de ascensos y contribucin del elemento
humano en aspectos de creatividad y productividad, en relacin con los recursos
de capacitacin.
Evaluacin de la motivacin.
Es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad, ya que su objetivo es
medir la moral del personal; se realiza a travs:
Encuestas de actitud.
Estudios de ausentismo, retardos y rotacin.
Frecuencia de conflictos.
Buzn de quejas y sugerencias.
Productividad.