Manual 1

MANUAL DE IMPLEMENTACION DEL
SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE

MICRO XYSTEM
P R L O G O
Esta compilacin pretende, por intermedio de la combinacin de
conceptos bsicos de Contabilidad General y Sistemas de
Informacin Gerencial, explicar el procesamiento de las
transacciones internas de una empresa por un software cien por
ciento ecuatoriano.
Obviamente al ser un documento para uso de Contadores y
dministradores se !an obviado ciertas formalidades "ue implica
cual"uier traba#o de investi$acin% no obstante, al tener como &nico
ob#etivo ampliar la visin de mane#o y aplicacin del sistema, esta
falencia creo "ueda superada.
'ebo recalcar adicionalmente "ue este (anual presenta la versin
actuali)ada al *++,, y de acuerdo a cada cultura or$ani)acional,
puede diferir en al$unos conceptos, ms no en las aplicaciones del
sistema debido a su versatilidad.
-or &ltimo, espero contribuir en forma positiva al entendimiento y
aprovec!amiento del me#or sistema administrativo contable. el
(icro /ystem.
El Autor
mm$uaman0econofinance.com
I
CONTENIDO DEL MANUAL
-rlo$o I
1ndice II2I/
CAPITULO I: ASPECTOS TEORICOS GENERALES
3.34a Contabilidad 3
3.3.3El Ciclo Contable 3
3.3.*4a Cuenta Contable*
3.3.*.3'efinicin *
3.3.*.*Clasificacin *
Cuentas 5eales
Cuentas 6ominales
Cuentas 'e Orden
Cuentas 'e cumulacin
Cuentas 'e (ovimiento
3.3.,-lan 'e Cuentas 7
3.3.,.3'efinicin 7
3.3.,.*'ise8o 7
3.3.9Caracter:sticas 'e 4a Informacin Contable ;
3.3.74a Contabilidad -or 5esponsabilidades ;
3.3.7.3Introduccin < 'efinicin ;
3.3.7.*Centro 'e Costos 3+
3.3.7.,Centro 'e =tilidad 3+
3.3.7.9Centro 'e Inversin 3+
3.3.7.75esponsabilidad < (otivacin 3+
3.3.7.>si$nacin 'e Costos33
CAPITULO II: LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS CONTABLES
*.3 4os sistemas de informacin y su administracin 3*
*.3.3 4os sistemas de una empresa 3*
*.3.3.3 Sistemas de -roduccin 3,
-lanificacin de la -roduccin
-lanificacin de la materia prima y otros costos
Control de -roduccin
*.3.3.* Sistemas de ?entas 37
@acturacin y cobran)as
*.3.3., Sistemas de dministracin y @inan)as 3>
(ane#o de inversiones
Cuentas por pa$ar
Compras
ctivos @i#os
Inventarios
Aancos
5ecursos Bumanos
Contabilidad
II
*.3.* 4as tecnolo$:as "ue debe conocer un contable *+
*.* 4os Sistemas dministrativos Contables **
*.*.3 Introduccin **
*.*.* 'efinicin *,
*.*., Cipos *9
*.*.,.3 Sistemas Inte$rados *7
'efinicin de -armetros
Captura de Informacin
Cransferencia de la informacin
Controles sobre la transferencia
*.*.,.* Sistemas no Inte$rados *;
6iveles de Inte$racin
Grados de Inte$racin
*.*.,., Sistemas uxiliares ,+
*.*.9 nlisis de los sistemas Contables ,*
*.*.9.3 Ob#etivo del anlisis ,,
se$urar inte$ridad de datos
decuado re$istro y procesamiento de operaciones
-resentar la informacin financiera en forma confiable
Garanti)ar la oportunidad en la presentacin de la
informacin
*.*.9.* nlisis de los sistemas contables ,9
Drea Cecnol$ica
lmacenamiento de la informacin
-ro$ramas y software relacionados
-ol:ticas contables
Estructura or$ani)acional
*.*.9., spectos "ue influyen en los sistemas y la contabilidad ,E
Servicios externos de contabilidad
-roblemas con el software contable
-ersonal no capacitado
usencia de normas y procedimientos establecidos
*.*.7 Caracter:sticas de los SC 93
*.*.> Efecto de los SC en las empresas 9*
*., -rocedimientos Contables y (anuales 9,
*.,.3 Importancia de la documentacin 9,
*.,.* Cipos de (anuales 9,
*.,.*.3 'e sistemas, mFtodos y procedimientos manuales 9,
Espec:ficos
GenFricos
*.,.*.* 'e sistemas computari)ados 99
(anual de usuario
(anuales de operacin
(anuales de documentacin de sistemas
*.,.*., 'e Contabilidad 97
III
(anuales de pol:ticas contables
(anual de Cdi$o contable
(anual de normas y procedimientos contables
*.9 El SC (icro /ystem
*.9.3 -resentacin 9G
*.9.* Caracter:sticas Operativas 9G
*.9., Caracter:sticas @uncionales 9E
*.9.9 5e"uerimientos CFcnicos 9E
*.9.9.3 Bardware 9E
*.9.9.* Software 9E
*.9.7 =tilitarios 9;
*.9.7.3 Ceclas de @uncin 9;
*.9.7.* Impresor de 5eportes 73
*.9.7., Generador de 5eportes 7,
*.9.7.9 Gestor de Aases 7,
*.9.> Instalacin del Sistema 7,
*.9.>.3 ?erificar el arc!ivo confi$.sys 7,
*.9.>.* ?erificar la memoria convencional 79
*.9.>., Creacin de la Carpeta (icro 77
*.9.>.9 Copiar arc!ivos en la carpeta (icro 77
*.9.>.7 ctivacin del sistema 77
*.9.>.> Creacin de accesos directos 7>
cceso directo para el Servidor
cceso directo para la Estacin
*.9.>.G Creacin de pro$ramas 'esblocH y 5espaldos 7G
*.9.G Entrada al sistema 7G
*.9.G.3 In$reso de Clave 7G
*.9.G.* -antalla de Edicin 7E
*.9.E In$reso de datos 7;
*.9.E.3 Cablas 7;
'e cumulacin
'e Eleccin
*.9.E.* @ic!as o CFdulas 7;
*.9.E., @ormularios Electrnicos 7;
*.9.E.9 @unciones de Craba#o >+
*.9.; Es"uema de funcionamiento >3
*.9.;.3 Cascada de Cransacciones >3
*.9.;.* -rocesamiento de Cransacciones >*
CAPITULO III: DESARROLLO DEL MDULO DE CONTABILIDAD
,.3 Or$ani)acin de las Gestiones >,
,.3.3-lan de Cuentas >,
Caracter:sticas
-lan de Cuentas -ropuesto
,.3.*-resupuesto G+
,.3.,Estados @inancieros G3
,.3.9'e sientos -endientes G7
siento Circular
I?
siento (ixto
siento Orbital
,.3.7Centros de Costos GE
,.3.>@uncionarios G;
,.* E#ecucin de las Gestiones G;
,.*.3Operacin de sientos -endientes G;
siento Circular
siento (ixto
siento Orbital
,.*.*Operacin de sientos (ayori)ados E3
,., @uncionalidad de los 5eportes E*
,.,.3sientos mayori)ados E*
,.,.*sientos -endientes E*
,.,.,Aalan)a de Comprobacin E*
,.,.9Aalance General E,
,.,.7Estado de 5esultados E9
,.,.>(ayor General E9
,.,.G(ovimientos E7
,.,.Enlisis de Saldos E7
,.,.;(s Informes E7
,.9 -rocesos principales E7
,.9.3rc!ivar -endientes E>
,.9.*Copiar sientos E>
,.9.,Contabili)ar Gestin EG
,.9.9Cierre de 8o EE
Generar asiento de cierre
Crear arc!ivos para el nuevo a8o
,.9.7Cransferencia saldos ;3
,.9.>'efinicin de Aalance ;3
,.9.G-rocesar -resupuesto y Contabilidad Costos ;*
,.9.E5enumeracin sientos ;*
,.9.;Aorrar sientos ;,
,.7 -rocesos (iscelneos ;9
,.7.3Esco$er empresa ;9
,.7.*Creacin de Empresas ;9
,.7.,(odelos Contables ;7
,.7.9Claves 3++
,.7.7@ec!a del sistema 3+3
,.7.>Esco$er e#ercicio 3+*
,.7.GCierre de mes 3+*
,.7.E-armetros Contabilidad 3+,
,.7.;'uplicar Empresa 3+,
,.7.3+Secuencias 3+9
CAPITULO IV: DESARROLLO DE INDICES FINANCIEROS
9.3 spectos Generales 3+>
9.3.3 Introduccin Cerica al nlisis @inanciero 3+>
9.3.* (etodolo$:a del nlisis @inanciero 3+>
?
nlisis vertical
nlisis comparativo !ori)ontal
nlisis de tendencias
nlisis de fluctuaciones
'ia$nstico @inanciero
9.* Or$ani)acin de las Gestiones 3+G
9.*.3 'efinicin de 1ndices @inancieros 3+G
9.*.* 1ndices @inancieros a corto pla)o
1ndice de solvencia o ra)n corriente
1ndice de li"uide)
1ndice de li"uide) inmediata o prueba cida
Capital de traba#o
Inventario a capital de traba#o
Inventarios a ctivo Corriente
9.*., 1ndices @inancieros a 4ar$o -la)o 3+E
1ndice de solide)
1ndice de solvencia
1ndice de patrimonio a activo total
1ndice de capital neto a pasivo total
1ndice de endeudamiento
1ndice de capitali)acin
9.*.9 1ndice de rentabilidad 3+;
5entabilidad sobre ventas
5entabilidad sobre el patrimonio
5entabilidad sobre el capital pa$ado
Capacidad de pa$o o 1ndice de cobertura de deuda
9., E#ecucin de las Gestiones 333
9.,.3 Operacin de los 1ndices @inancieros 333
@rmula Simple y @rmula Compuesta
CAPITULO V: DESARROLLO DEL MDULO DE CAJA BANCOS
7.3 Or$ani)acin de las Gestiones 33,
7.3.3 Ca#a Central 33,
7.3.* Cuentas Aancarias 337
7.* E#ecucin de las Gestiones 337
7.*.3 (ovimientos de Ca#a desde ?entas I Cuentas por Cobrar 33>
7.*.* (ovimientos de Ca#a desde Compras I Cuentas por -a$ar 33>
7.*., (ovimientos Aancarios 33G
7., @uncionalidad de los 5eportes 3*+
7.,.3 Estado de cuenta 3*+
7.,.* 'isponibilidad 3*+
7.,., (ovimientos Aancarios 3*+
7.,.9 Conciliacin 3 < * 3*+
7.,.7 (ovimientos de ca#a 3*+
7.,.> 'epsitos de ca#a 3*3
7.,.G Otros 5eportes 3*3
?I
7.9 -rocesos -rincipales 3*3
7.9.3 Conciliacin Aancaria 3*3
7.9.* @actura 5pida a Ca#a 3**
7.7 -rocesos (iscelneos 3*,
7.7.3 Esco$er Empresa 3*,
7.7.* Cambio de fec!a 3*,
7.7., Esco$er E#ercicio 3*,
CAPITULO VI: DESARROLLO DEL MDULO DE VENTAS Y CUENTAS POR
COBRAR
>.3 Or$ani)acin de las Gestiones 3*9
>.3.3 Cdi$os ?arios 3*9
?endedores
Cipo de CrFdito
Servicios
Jonas
Car#etas de CrFdito
Cransportistas
>.3.* Grupos de Clientes 3*E
>.3., Clientes 3*;
>.* E#ecucin de las Gestiones 3,3
>.*.3 @actura 6ormal 3,*
>.*.* @actura 5pida 3,;
>.*., E$reso de Aode$a 3,;
>.*.9 -edidos 39+
>.*.7 -roformas 393
>.*.> Cobros a Clientes 39*
>., @uncionalidad de los 5eportes 39>
>.,.3 Cdi$os del sistema 39>
>.,.* @acturas 39>
>.,., E$resos de bode$a 39>
>.,.9 -edidos 39G
>.,.7 Ganancias Arutas 39G
>.,.> Informe del Iva 39G
>.,.G Saldos por fec!a 39G
>.,.E Estado de cuenta 39G
>.,.; (ovimientos 39G
>.,.3+ nlisis de vencimientos 39G
>.,.33 @acturas canceladas 39E
>.,.3* (s Informes 39E
>.9 -rocesos -rincipales 39E
>.9.3 @acturas Canceladas 39E
>.9.* (antenimiento 39;
>.7 -rocesos (iscelneos 39;
>.7.3 Esco$er empresa 37+
>.7.* Cambio de fec!a 37+
>.7., Secuencias 37+
>.7.9 -armetros @actura 37+
?II
5pida
6ormal
6ormal *
>.7.7 Secuencias * 373
>.7.> @ormatos 37*
>.7.G -armetros cuentas por cobrar 37*
CAPITULO VII: DESARROLLO DEL MDULO DE COMPRAS Y CUENTAS POR
PAGAR
G.3 Or$ani)acin de Gestiones 37,
G.3.3 Grupos de -roveedores 37,
G.3.* -roveedores 379
G.* Operacin de las Gestiones 37G
G.*.3 Compras 37E
G.*.* In$resos de Aode$a 3>9
G.*., Orden de Compra 3>7
G.*.9 -a$os a -roveedores 3>>
G.*.7 Cransferencias 3G+
G., @uncionalidad de los 5eportes 3G*
G.,.3 -roveedor 3G*
G.,.* Compras 3G*
G.,., Informe del Iva 3G*
G.,.9 Saldos por fec!a 3G*
G.,.7 Estado de cuenta 3G,
G.,.> (ovimientos 3G,
G.,.G nlisis de ?encimientos 3G,
G.,.E @acturas Canceladas 3G,
G.,.; (s Informes 3G,
G.9 -rocesos principales 3G9
G.9.3 @acturas canceladas 3G9
G.9.* (antenimiento 3G9
G.9., Genera 5etenciones 3G7
G.7 -rocesos (iscelneos 3G7
G.7.3 Esco$er empresa 3G7
G.7.* Cambio de fec!a 3G7
G.7., Secuencias 3G>
G.7.9 -armetros de compra 3G>
G.7.7 @ormatos 3G>
G.7.> -armetros cuentas por pa$ar 3GG
CAPITULO VIII: DESARROLLO DEL MDULO DE BODEGA
E.3 Or$ani)acin de las Gestiones 3GE
E.3.3 Grupos de rt:culos 3GE
E.3.* rt:culos 3G;
E.3., Costos dicionales 3E9
E.3.9 Entradas y Salidas de Aode$a 3E7
E.3.7 -roduccin 3EG
E.3.> Aode$as 3E;
?III
E.3.G I? 3;+
E.3.E Coti)acin del dlar 3;+
E.* @uncionalidad de los 5eportes 3;+
E.*.3 Grupos de rt:culos 3;3
E.*.* rt:culos 3;3
E.*., -recios 3;3
E.*.9 5esumen de Existencias 3;3
E.*.7 Krdex 3;3
E.*.> Costos 3;*
E.*.G (ovimientos 3;*
E.*.E Ganancias Arutas 3;*
E.*.; ?entas por mes 3;*
E.*.3+ (s Informes 3;*
E., -rocesos -rincipales 3;,
E.,.3 5eclculo de costos 3;,
E.,.* ctuali)ar listas 3;,
E.,., 5ecosteo 3;9
E.,.9 (antenimiento 3;9
E.9 -rocesos (iscelneos 3;7
E.9.3 Esco$er Empresa 3;7
E.9.* Cambio fec!a 3;7
E.9., Cambio E#ercicio 3;>
E.9.9 Secuencias 3;>
E.9.7 -armetros inventario 3;>
I/
MANUAL DEL MICRO XYSTEM Pg
C!"#tulo $: A%"&'to% T&(r)'o% Co*t!+l&%

CAPITULO $: ASPECTOS TEORICOS CONTABLES
$$ LA CONTABILIDAD
$$$ EL CICLO CONTABLE
El proceso contable se resume de la si$uiente manera.
3. Emisin de un documento fuente,
*. Codificacin del documento fuente en el 4ibro 'iario conforme al criterio del
Contador enmarcado dentro del -lan de Cuentas,
,. (ayori)acin o clasificacin de los re$istros de acuerdo a su tipo de Cuenta,
9. 5evisin y #ustes de Saldos en la Aalan)a de Comprobacin, y,
7. Generacin de los Estados @inancieros
'ic!a informacin cumple el proceso contable bsico "ue lo podemos $raficar as:
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$
C I C L O C O N T A B L E C L A S I C O
L I B R O S
A U X I L I A R E S
H O J A D E
T R A B A J O
D E S I T U A C I O N F I N A N C I E R A
D E S I T U A C I O N E C O N O M I C A
D E G A N A N C I A S R E T E N I D A S
D E F L U J O D E E F E C T I V O
D E C A M B I O S E N E L P A T R I M O N I O
E S T A D O S
F I N A N C I E R O S
C I E R R E D E L I B R O S
A J U S T E S
B A L A N Z A D E
C O M P R O B A C I O N
L I B R O M A Y O R
L I B R O D I A R I O
E S T A D O D E
S I T U A C I O N I N I C I A L
D O C U M E N T O
F U E N T E

$$3 L! 'u&*t! 'o*t!+l&
$$3$ D&4)*)')(*:
Se$&n el 'r. -edro Japata se refiere al Lnombre com&n "ue se da al $rupo
de bienes, derec!os y obli$aciones de la misma especieM Se$&n la 'ra.
(ercedes Aravo es L el nombre $enFrico "ue a$rupa valores de la misma
naturale)aM. En resumen, consiste en la denominacin &nica "ue se da
transacciones materiales de i$ual o muy similar naturale)a.
$$33 Cl!%)4)'!')(* ,& l!% 'u&*t!% 'o*t!+l&%
'entro de un sistema contable, las cuentas de acuerdo al estado financiero
al "ue corresponden las podemos clasificarlas en.
$ Cu&*t!% R&!l&%: Son a"uellas "ue se utili)an para el re$istro de todas
las transacciones "ue afectan directamente a un balance $eneral. E#emplo
de estas cuenta son el efectivo, las cuenta por cobrar, los activos fi#os, las
cuentas por pa$ar, el capital social y los rubros de supervit.
4as cuentas reales por ser utili)adas para elaborar el balance $eneral,
refle#an la posicin financiera de una or$ani)acin en forma detallada. 4as
cuentas reales de una empresa tienen el carcter de permanentes ya "ue no
sufren el proceso de cierre peridico "ue tienen las cuentas nominales, ya
"ue las cuentas reales representan los bienes o derec!os y obli$aciones
contractuales de la or$ani)acin. -or pertenecer al balance $eneral, las
cuentas reales pueden ser.
Cu&*t!% ,& A't)5o. 5epresentan todos los bienes y derec!os "ue la
empresa posee, entendiFndose por bienes a"uellos elementos "ue son
factibles de medicin como por e#emplo. efectivo en ca#a, efectivo en
bancos, mobiliario, y por derec!os, a"uellos elementos "ue pertenecen
a la empresa y sobre los cuales se puede e#ercer accin le$al o no, para
obtener la contraprestacin convenida tales como cuentas por cobrar,
documentos por cobrar o derec!os de autor.
Cu&*t!% ,& 5!lu!')(* ,& !'t)5o%. 5epresentan una disminucin del
saldo de las cuentas de activo a las cuales val&an. Estas cuentas se
utili)an para refle#ar el valor de reali)acin de al$&n activo, o para
re$istrar la aplicacin de los principios de contabilidad $eneralmente
aceptados y aplicables a diferentes partidas de activo. Entre estas
cuentas podemos citar a la depreciacin acumulada, amorti)acin
acumulada y provisin para cuentas incobrables u obsolescencia de
inventarios.
Cu&*t!% ,& "!%)5o. 5epresentan todas las obli$aciones reales o
contin$entes, las cuales exi$en "ue en una fec!a futura se pa$ue una
suma de dinero, se preste un servicio o se entre$ue un bien.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
3

Cu&*t!% ,& P!tr)-o*)o. (uestran las cantidades aportadas por los
accionistas y las $anancias o pFrdidas ocurridas por operaciones con
los accionistas, con terceros o causadas por las actividades normales
del ne$ocio. El patrimonio, tambiFn conocido como capital contable,
incluye las cuentas de Capital Social, 5eservas 4e$al y Estatutaria,
5eserva para futura Capitali)acin, Otras 5eservas y 5esultados
cumulados de los e#ercicios anteriores y actual.
3 Cu&*t!% *o-)*!l&%. Son a"uellas cuentas "ue se cierran en cada
e#ercicio contable. 5e$istran las modificaciones al patrimonio de la
empresa por concepto de aumentos o disminuciones a Fste y durante un
e#ercicio econmico. 4as cuentas nominales pueden ser clasificadas de la
si$uiente forma.
Cu&*t!% ,& I*gr&%o%. Son a"uellas cuentas "ue se utili)an para el
re$istro de los aumentos "ue se $eneran al patrimonio o capital
contable. =n aumento en el patrimonio, est asociado a un incremento
de la ri"ue)a o participacin de los accionistas.
4os in$resos por otra parte, pueden ser clasificados en in$resos
operacionales, los cuales estn representados por todos a"uellos
incrementos en el patrimonio "ue se ori$inan como consecuencia de
operaciones y I o transacciones relacionadas con el $iro normal del
ne$ocio.
En contraposicin% los in$resos no operacionales estn representados
por todos los in$resos "ue se reciben por actividades distintas al $iro
principal del ne$ocio. =n e#emplo ser:a los intereses por al$una
inversin, efectuada por una empresa comercial.
Cu&*t!% ,& Co%to%. 5epresentan los activos aplicados para la
$eneracin de los in$resos "ue constituyen el $iro principal de los
ne$ocios de la empresa. En el caso de una entidad comercial, las
cuentas de costos estarn representadas por los inventarios comprados
y vendidos en el e#ercicio econmico.
Cu&*t!% ,& Egr&%o%. Se usan para el re$istro de las disminuciones al
patrimonio contable. =na de las diferencias entre costos y $astos es
"ue los costos son directamente identificables con los in$resos "ue
Fstos $eneran, mientras "ue los $astos, si bien son necesarios para
$enerar los in$resos, no son directamente identificables o relacionados
con ellos.
4os e$resos, al i$ual "ue los in$resos, pueden ser divididos en e$resos
operacionales o $astos de operacin "ue estn constituidos por los
$astos de administracin y los $astos de ventas, y los otros e$resos
"ue estn constituidos por cual"uier $asto "ue no se encuentre
relacionado con las operaciones del ne$ocio.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
1

4a re$la ms prctica para identificar si un concepto debe clasificarse en el
rubro de otros e$resos, es el anali)ar si Fste se relaciona o no con el $iro
principal del ne$ocio. -or citar un e#emplo, los intereses "ue un banco
cobra por los prFstamos "ue le reali)an sus depositantes, constituyen un
in$reso operacional para Fl, debido a "ue Fsta es su actividad principal. ser
intermediario financiero. -or otra parte, ese mismo interFs "ue pa$an los
clientes, representa un e$reso financiero para Fstos debido a "ue no se
ori$ina como actividad normal del ne$ocio, por lo "ue deber ser
clasificado en el rubro de otros e$resos.
1 Cu&*t!% ,& Or,&*. 4lamadas tambiFn cuentas memorndums o de
movimientos compensado, son a"uellas cuentas "ue se abren de a dos, con
nombres i$uales y controlan ciertas operaciones o transacciones "ue no
afectan el activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo,
pero "ue de una y otra forma, las operaciones "ue las $eneran si$nifican
al$una responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario
establecer cierto tipo de control sobre ellas. 4as cuentas de orden son
presentadas al pie del balance $eneral, las deudoras deba#o del total del
activo y las acreedoras deba#o del pasivo y patrimonio.
6ormalmente, es prctica en al$unos casos no detallar los saldos de las
cuentas de orden, y slo se presenta un total $eneral. =na de las
caracter:sticas de las cuentas de orden es "ue los dFbitos son i$uales a los
crFditos en las cuentas per N contra. l$unas cuentas de orden de uso
com&n son las si$uientes. vales y fian)as entre$ados y recibidos,
mercanc:as recibidas en consi$nacin, Giros enviados al cobro, valores
recibidos y entre$ados en $arant:a.
-or otra parte, las cuentas de acuerdo a su #erar"u:a dentro de los Estados
financieros, principalmente en un sistema computari)ado, las clasificamos
en.
$6 Cu&*t! ,& A'u-ul!')(*. CambiFn conocida como cuenta padre, son
a"uellas "ue aceptan un separador y terminador l$ico como el punto, esta
cuenta a$rupa y totali)a a las cuentas de movimiento.
36 Cu&*t! ,& Mo5)-)&*to: CambiFn conocida como cuenta !i#a,
terminal, auxiliar, detalle o de mayor. Son a"uellas cuentas donde se
pueden re$istrar los valores de las transacciones y "ue se caracteri)an por
tener puntos slo como separadores de niveles.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
7

$$1 Pl!* ,& 'u&*t!%
$$1$ D&4)*)')(*
Consiste en la a$rupacin de cuentas en un orden l$ico. Constituye
adems el Les"ueletoM de los Estados @inancieros.
Contiene dos partes.
3. Generalmente numFrica, "ue comprende el cdi$o y "ue sirve para
ordenarlo en orden ascendente. En su forma ms bsica, dependiendo del
tipo de or$ani)acin, presenta o reconoce los > $randes $rupos de cuentas
de los Estados @inancieros "ue son. ctivos, -asivos, -atrimonio,
In$resos, Costos y Gastos.
*. 6ominal, "ue especifica el nombre o denominacin de la cuenta.
$$13 D)%&8o ,& u* "l!* ,& Cu&*t!%
Codo -lan Contable debe ser dise8ado ba#o ciertos parmetros "ue le
permitan cumplir con los re"uerimientos de informacin de los distintos
usuarios de los Estados @inancieros. simismo, debe estar dise8ado de tal
forma "ue cumpla con los distintos ob#etivos de la contabilidad, se a#uste
siempre a las necesidades espec:ficas de la empresa, y, adems, cubra las
circunstancias especiales y los casos individuales "ue puedan presentarse.
-or esta ra)n, el cdi$o contable es la estructura principal de un sistema
contable "ue permitir $enerar informacin ptima y relevante.
=n principio "ue debe tenerse en cuenta para dise8ar un -lan de cuentas,
es la sencille) del mismo, sin perder de vista el sentido com&n. (uc!as
veces, los errores se $eneran por la innecesaria complicacin "ue se le
asi$na al sistema contable.
-ara dise8ar el -lan de Cuentas, el contador debe se$uir una serie de pasos
con el ob#eto de confeccionar adecuadamente su estructura. ?eamos cuales
son estos pasos.
3. 5econocer los principales con#untos de cuentas del Aalance General y
del Estado de 5esultados y asi$narles un n&mero. ?eamos al$unos
e#emplos vlidos para el sistema "ue estamos mane#ando.
E#emplo 3. El ms com&n de los utili)ados
BALANCE GENERAL ESTADO DE RESULTADOS
CODIGO GRUPO CODIGO GRUPO
3 CCI?OS 9 I6G5ESOS
* -SI?OS 7 COSCOS < GSCOS
, -C5I(O6IO
; 'E O5'E6
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
2

E#emplo *. -ara una empresa con dos l:neas de productos y "ue manten$a
separados los 5esultados por cada una de ellas.
3 CCI?OS 9 5ES=4C'OS 4I6E
3 * -SI?OS
, -C5I(O6IO 7 5ES=4C'OS
4I6E* ; C=E6CS 'E O5'E6
E#emplo ,. Es el aplicado al -lan de cuentas propuesto ms adelante.
3 CCI?OS 9 I6G5ESOS, COSCOS
< GSCOS * -SI?OS
, -C5I(O6IO
; C=E6CS 'E O5'E6
6o obstante, de lo anotado, el Contador "ueda en plena libertad de
establecer la distribucin sobre la base de su criterio.
*. 'efinir la lon$itud del cdi$o contable NtambiFn llamado mscara de
entrada2 en caracteres
3
y niveles. Esta definicin tendr impacto en la
calidad y detalle de la informacin "ue $enere. =n e#emplo ser:a.
FORMATO CONFIGURACIN
;.;.;; CI6CO C5CCE5ES, C5ES 6I?E4ES
;.;;.;; CI6CO C5CCE5ES, C5ES 6I?E4ES
;..;;.;; SEIS C5CCE5ES, C=C5O 6I?E4ES
;.;;;.;;; SIECE C5CCE5ES, C5ES 6I?E4ES
;.;;.;;.;; SIECE C5CCE5ES, C=C5O 6I?E4ES
;.;.;.A.;;;.;; 6=E?E C5CCE5ES, SEIS 6I?E4ES
4os caracteres indican el n&mero mximo de cuentas o subcuentas "ue se
pueden incluir dentro de un nivel. -or e#emplo. una mscara de entrada ;
indica "ue se pueden mantener !asta 3+ cuentas, ya "ue se incluye tambiFn
el +, el n&mero de cuentas en un formato alfabFtico o al alfanumFrico
depender del n&mero de caracteres y la combinacin "ue puede ser por
e#emplo. 3, *, etc., , A, etc., 3, *, etc.
4os niveles indican el $rado de totali)acin de la cuenta, a un n&mero menor
en el nivel corresponde un mayor $rado de totali)acin, ya "ue los niveles se
or$ani)an de menor a mayor, por lo tanto el mximo nivel de totali)acin es
el n&mero 3. 4os niveles indican tambiFn la san$r:a "ue tendr el nombre
de una cuenta con respecto a su nivel inferior en el momento de imprimir
el informe.
3
=tili)amos el tFrmino caracteres, por cuanto el sistema admite cdi$os numFricos, alfabFticos o
alfanumFricos.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
9

-or otro lado, se debe recalcar "ue deben mantenerse uniformes las
mscaras de entrada de los niveles, es decir, si por e#emplo se dispone "ue
el 6ivel , tiene dos caracteres, todos los cdi$os correspondientes a ese
nivel debern tener dic!o n&mero de caracteres.
El n&mero ptimo de niveles en el -lan de Cuentas es cuatro, a saber.
Grupo Asico Onivel 3P, Sub$rupo Onivel *P, 'etalle Onivel ,P y uxiliar
Onivel 9P, esto en orden descendente. Optativamente se puede incluir un
subauxiliar Onivel 7P, pero en casos considerados indispensables. Es de
explicar "ue a mayor nivel mayor detalle en las cuentas.
,. -osteriormente procedemos a ordenar y clasificar las cuentas de
acuerdo a la re$lamentacin existente en el pa:s, Fsta se refiere
principalmente a la 6orma Ecuatoriana de Contabilidad 6EC 6Q 3, cuyo
ob#etivo es prescribir las bases de presentacin de los Estados @inancieros
y ase$urar su comparabilidad con los de a8os anteriores y con los de otras
empresas. ?eamos los principales lineamientos de esta norma.
En su prrafo 6o *E establece por e#emplo, la presentacin de una partida
por separado cuando Fsta represente un valor material. Si un valor es
considerado inmaterial, deber a$ruparse en montos de una naturale)a o
funcin similar. 4a (aterialidad depende del tama8o y naturale)a de la
partida #u)$ada en las circunstancias particulares de su omisin.
En su prrafo 6o 97 determina "ue los Estados @inancieros deben ser
claramente identificados con.
aP El nombre de la empresa "ue reporta
bP Si los estados financieros cubren la empresa individual o un $rupo de
empresas,
cP 4a fec!a del Aalance General o el periodo cubierto por los estados
financieros, cual"uiera "ue sea apropiado para el componente
relacionado de los estados financieros,
dP 4a moneda de reporte,
eP El nivel de precisin utili)ado en la presentacin de cifras en los
estados financieros.
En su prrafo 7* determina la potestad de las empresas, de acuerdo a la
naturale)a de sus operaciones, de presentar sus cuentas !aciendo una
distincin entre lo Corriente y 6o Corriente en los ctivos y -asivos.
'e acuerdo a la norma 6o 7> un activo debe ser clasificado como un
activo corriente cuando Fste.
aP Se espere "ue sea reali)ado en, o es mantenido para la venta o
consumo, en el curso normal del ciclo operativo de la empresa% o,
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
0

bP Es mantenido principalmente para propsitos de comerciali)acin o
por un corto pla)o y se espera sea reali)ado dentro de doce meses de la
fec!a del balance $eneral% o
cP Es efectivo o e"uivalente de efectivo y no est restrin$ido en su uso%
Codos los otros activos deben ser clasificados como activos no corrientes.
En cambio, el prrafo 6o >+, determina "ue un pasivo debe ser clasificado
como un pasivo corriente cuando.
aP Se espera "ue sea cancelado en el curso normal del ciclo de
operaciones de la empresa% o,
bP 'ebe ser cancelado dentro de doce meses de la fec!a del balance
$eneral.
Codos los otros pasivos deben ser clasificados como pasivos no Corrientes.
4a 6orma 6o >> establece "ue el Aalance General como m:nimo, debe
incluir los si$uientes montos.
aP Efectivo y e"uivalentes de Efectivo,
bP Inversiones Cemporales
cP Cuentas por Cobrar Comerciales y otras cuentas por cobrar
identificadas debidamente,
dP Inventarios
eP Gastos pa$ados por anticipado,
fP Inversiones contabili)adas utili)ando el mFtodo patrimonial
$P ctivos financieros
!P -ropiedad -lanta y E"uipo,
iP ctivos intan$ibles,
#P -restamos a Corto -la)o,
HP Cuentas por -a$ar y otras cuentas por -a$ar,
lP -asivos y ctivos de Impuestos,
mP -rovisiones,
nP -asivos no corrientes "ue deven$uen interFs
oP InterFs minoritario% y,
pP Capital emitido y reservas
El prrafo 6o G7, determina "ue el Estado de 5esultados debe contener.
aP In$resos%
bP 4os resultados de las actividades operativas%
cP Costos financieros
dP -articipacin en las utilidades y pFrdidas de las asociadas y ne$ocios
con#untos contabili)ados utili)ando el mFtodo patrimonial%
eP Gasto de Impuesto%
fP =tilidad o pFrdida de actividades ordinarias%
$P -artidas extraordinarias%
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
:

!P InterFs minoritario% y
iP =tilidad o pFrdida neta del periodo.
4os $astos deben subclasificarse sobre la base de su naturale)a o en
funcin dentro de la empresa.
9. -or &ltimo combinamos armoniosamente las disposiciones le$ales y
re$lamentarias con las necesidades de informacin de los usuarios de los
Estados @inancieros. 'entro de los re"uerimientos podemos mencionar,
por e#emplo, conocer las Cuentas por Cobrar por Jonas, por -rovincias,
por Grupos, etc., o, conocer las ?entas Gravadas y las ?entas Exentas, o,
visuali)ar las ?entas de Aienes de las ?entas de Servicios
$$7 C!r!'t&r#%t)'!% ,& l! )*4or-!')(* 'o*t!+l&
4a informacin contable se compone, como !emos visto, principalmente de datos
financieros sobre transacciones comerciales, expresados en tFrminos monetarios. 4a
anotacin !istrica de las transacciones puede tomar varias formas, tales como
marcas a pluma o lpi) escritas a mano o impresiones producidas por varios tipos
de artefactos mecnicos o electrnicos.
4a Lmateria prima bsicaM de la Contabilidad proviene mayormente de los datos de
las transacciones comerciales% "ue no es sino la ocurrencia de un evento o de una
condicin "ue debe inscribirse en los re$istros contables. CambiFn refle#a de
manera $eneral un intercambio de bienes yIo servicios expresados en tFrminos de
dinero.
Empero por si solo, el re$istro de las transacciones es de poca utilidad en la toma de
decisiones bien fundamentadas. s: pues, tenemos "ue los datos anotados tienen
"ue clasificarse y resumirse para preparar informes y anlisis &tiles. 4os informes
para $erentes de empresa y para otros "ue necesitan informacin de tipo econmico
pueden prepararse con bastante frecuencia% otros se emiten solo a intervalos
mayores. El provec!o de los informes com&nmente se me#ora con varios tipos de
anlisis de relaciones y tendencias.
$$2 L! Co*t!+)l),!, "or R&%"o*%!+)l),!,&% ; Mot)5!')(*
$$2$ I*tro,u'')(* ; ,&4)*)')(*:
Idealmente, las or$ani)aciones estn estructuradas por los altos $erentes
"uienes subdividen las actividades y estipulan una #erar"u:a de $erentes
"uienes supervisan al$una esfera determinada de actividades y "uienes
tienen al$una latitud para tomar decisiones en esa esfera. l$&n tipo de
contabilidad por 5esponsabilidad usualmente acompa8a a esta
dele$acin de toma de decisiones. Contabilidad por 5esponsabilidad es
un sistema de contabilidad "ue reconoce varios centros de
responsabilidad a travFs de la or$ani)acin y refle#a los planes y acciones
de cada uno de estos centros asi$nando in$resos particulares y costos a
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
/

los "ue tiene la responsabilidad pertinente. Esto tambiFn es llamado
contabilidad de la productividad y actividad contable.
$$23 C&*tro ,& 'o%to%
Es el se$mento ms pe"ue8o de actividad o de rea de responsabilidad
para las cuales los costos son acumulados. C:picamente los centros de
costos son departamentos, pero en al$unos casos un departamento puede
tener varios centros de costos. -or e#emplo. aun"ue un departamento de
ensambla#e puede tener un Supervisor de -roduccin, Fl puede contener
al$unas l:neas de ensamble. l$unas veces cada l:nea de ensamble es
considerada como un centro de costos separado, con su propio sistente
de -roduccin.
$$21 C&*tro ,& ut)l),!,
Es un se$mento de ne$ocio a menudo llamado una divisin, "ue es
responsable por in$resos y $astos.
En al$unas or$ani)aciones% particularmente las sin fines de lucro% el
tFrmino centro de in$resos es empleado en lu$ar de centro de utilidad,
por"ue utilidad Ocomo usualmente est concebidaP no es la misin
fundamental de la subunidad.
$$27 C&*tro ,& )*5&r%)(*
Se mide no solamente por su in$reso sino tambiFn por la relacin de ese
in$reso a su capital invertido. En la prctica el tFrmino centro de
inversin, no es ampliamente usado. En lu$ar, centro de utilidad es
empleado indiscriminadamente para describir se$mentos "ue son siempre
responsabilidad asi$nada para la inversin de capital relacionada.
$$22 R&%"o*%!+)l),!, ; Mot)5!')(*
4a contabilidad por responsabilidad tiene una atraccin innata para la
mayor:a de los altos $erentes por"ue facilita la dele$acin de tomar
decisiones. Eso es, "ue a cada sub$erente le es dado el mando de una
subunidad #unto con al$una autoridad. su ve), la contabilidad por
responsabilidades suministra los medios bsicos para evaluar cada
actividad del $erente. Consecuentemente, adems de mantener a la alta
$erencia informada, un sistema de contabilidad por responsabilidades
ayuda a dar a cada $erente una v:a de incentivos para los informes de
actividad.
=n costo controlable !a sido definido como cual"uier costo "ue est
su#eto a la influencia de un $erente dado en un centro de responsabilidad
dado para un tiempo dado. El $rado de controlabilidad es a menudo
dif:cil de establecer. l tratar de enfocar sobre la actividad a menudo
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$.

excluye o se$re$a :tems "ue son #u)$ados como no su#etos al control del
$erente.
$$29 A%)g*!')(* ,& 'o%to%
-ara !acer vera) la contabilidad por responsabilidad depende una
apropiada asi$nacin de costos. Este tFrmino ser usado como un rtulo
$eneral para todos los indicios de costos varios a ob#etivos de costos tales
como departamentos o productos.
4a asi$nacin de costos es fundamentalmente un problema de unin de.
aP l$&n costo o $rupos de costos, con
bP =no o ms ob#etivos de costos Ocomo productos, departamentos o
divisionesP
Esta unin se lo efect&a mediante al$una funcin de costo. 4as bases de
asi$nacin de costo son el medio de establecer funciones de costos,
preferiblemente usando al$una causa y efecto l$ico.
!ora Rcual ser:a el criterio ms adecuado para asi$nar costosS. 4a
respuesta empie)a con una determinacin de los propsitos de la
asi$nacin de costos. Tstos pueden resumirse en cuatro, a saber.
3. -ronosticar los efectos econmicos de la planeacin y las decisiones
de control. l$unos costos son obviamente asociados con decisiones
particulares. Otros costos son admisiblemente asociados, pero la
naturale)a de la asociacin es dif:cil de establecer de una manera
convincente.
*. Obtener motivacin deseada. 4as asi$naciones de costos son al$unas
veces !ec!as para promover la coordinacin de metas e incentivos.
,. Calcular las utilidades y las valuaciones de activos: 4os costos son
asi$nados a los productos y a los proyectos para medir sus costos de
fabricacin y sus contribuciones a la utilidad.
9. -ara obtener un precio mutuamente a$radable
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$$
C!"#tulo 3: Lo% S)%t&-!% A,-)*)%tr!t)5o% Co*t!+l&%

CAPITULO 3: LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS CONTABLES
3$ LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Y SU ADMINISTRACION
=n sistema de informacin es un con#unto de elementos interrelacionados "ue reco$e
datos, los procesa y convierte en informacin, "ue almacena y posteriormente distribuye a
sus usuarios. Como todo sistema, incluye tambiFn un ciclo de retroalimentacin "ue es un
mecanismo de control. En toda empresa conviven varios sistemas 2 o me#or dic!o,
subsistemas2 de informacin, como el de marHetin$ o produccin.
@i$ura. 4a empresa como sistema de informacin
3$$ Lo% %)%t&-!% ,& u*! &-"r&%!
El ob#etivo de esta investi$acin es el estudio de los sistemas desde el punto de
vista de los ne$ocios y su relacin con la teor:a contable. =n estudio formal de la
clasificacin de los sistemas necesariamente nos llevar:a a plantear al menos, un
es"uema de tres o cuatro clasificaciones ba#o distintos puntos de vista. -ara efectos
de centrar nuestra atencin en los sistemas operativos "ue mane#an los ne$ocios en
las empresas, clasificaremos los sistemas de la si$uiente forma.
Sistemas de -roduccin.
Sistemas de ?entas
Sistema de dministracin y @inan)as.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$3

En cada uno de los sistemas nombrados, podremos identificar los conceptos
anali)ados en la definicin dada para un sistema. con#unto de elementos, atributos
identificables, relaciones entre los elementos y ob#etivo com&n. =na de las bases en
las "ue se sustenta el proceso para $uiar las actividades de un ne$ocio, es el soporte
"ue dan los sistemas de informacin aplicados a los ne$ocios.
El conocimiento del ambiente del sistema de informacin de una empresa, re"uiere
conocer !asta "ue punto se !a mecani)ado los procesos y transacciones
relacionados con las principales actividades y reas operativas. =no de los puntos
de referencia para la clasificacin de un sistema, lo representa el $rado de
comple#idad alcan)ado para el proceso de las operaciones.
4as empresas "ue poseen sistemas de $randes proporciones o comple#os, por lo
$eneral tienen estructuras "ue cuentan con mayores niveles y existencia de una
mayor divisin de traba#o. Generalmente, una empresa empie)a su experiencia con
los sistemas de informacin, a travFs de la implantacin de pro$ramas para procesar
la informacin contable y financiera% por esta ra)n, la responsabilidad en el
mane#o de tales sistemas recae en un funcionario contable administrativo, sin
embar$o, el $rado de desarrollo tecnol$ico aunado a la necesaria divisin del
traba#o !a !ec!o "ue se pueda identificar sistemas basndonos en las principales
actividades yIo funciones del ne$ocio.
3$$$ S)%t&-!% ,& Pro,u'')(*
=n sistema de produccin tiene como fin, mane#ar y controlar todas las
operaciones "ue se $eneran dentro del proceso productivo de una empresa
manufacturera, o el proceso de prestacin de servicios en una empresa de
servicios. El sistema de produccin debe tener las si$uientes funciones
principales.
Pl!*)4)'!')(* ,& l! "ro,u'')(*. El ob#etivo principal del subsistema de
planificacin de la produccin, ser el poder determinar lo "ue se va a
producir en funcin de un presupuesto estimado de ventas, en tFrminos de
cantidades, costos y recursos a utili)ar, sean Fstos materiales o de recursos
!umanos. En la tabla inferior, se muestra un e#emplo de presupuesto
mensual de produccin de !elados para la @brica Aienfr:o, el cual
especifica las cantidades proyectadas de ventas parciales por tipo de
producto. Es com&n encontrar en las empresas "ue un determinado tipo de
presupuesto de ventas se encuentre incluido dentro del plan de mercadeo
de la or$ani)acin.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$1

@brica Aienfr:o
-resupuesto de ?entas de Belados
Enero N @ebrero del *+//
ENERO FEBRERO TOTAL
Cantidad =S' Cantidad =S' Cantidad =S'
Belado 3++ 9.7++ 3*7 7.G7+ **7 3+.*7+
Belado A 7+ *.+++ 73 *.+;3 3+3 9.+;3
Belado C *++ >.+++ *7+ E.+++ 97+ 39.+++
COC4 ,7+ 3*.7++ 9*> 37.E93 GG> *E.,93
'entro del proceso de planificacin de la produccin, la confeccin del
presupuesto de ventas constituye el primer paso para determinar la
produccin y los elementos necesarios para poder instrumentar el plan.
Comemos como e#emplo el Belado , a producir. El sistema de produccin
de @brica Aienfr:o, con base en las frmulas almacenadas para cada uno
de los productos, reali) los si$uientes clculos.
@brica Aienfr:o
Cabla de 5e"uerimientos y Costos Estndares
OBelados P
Enero N @ebrero del *+//
MATERIA
PRIMA
MANO DE OBRA
DIRECTA
CIF TOTAL
Kilos =S' Boras =S' =S' =S'
MP B3.3 9.+++ 3*.7++
MP C327 *.+++ ,7.+++
MP X/:. 7++ 7.+++ 3+.+++ *3.7++ *+.7++ 9G.+++
TOTAL 7*.7++ 3+.+++ *3.7++ *+.7++ 9G.+++
Internamente un sistema de produccin tendr almacenado las frmulas
"ue determinen los re"uerimientos de produccin, lo cual representa el
si$uiente paso a cumplir por un sistema de produccin.
Pl!*)4)'!')(* ,& l! -!t&r)! "r)-! ; otro% 'o%to%: El primer elemento
"ue debe mane#ar la planificacin de un sistema de produccin, est
representado por el clculo de la materia prima necesaria para fabricar los
productos. En la tabla superior, se muestra parcialmente un es"uema de los
re"uerimientos de materia prima para la fabricacin del Belado tipo .,
tales cifras son obtenidas a partir de la composicin de frmulas
almacenadas internamente. =n listado de determinacin de materias
primas, mano de obra directa y costos indirectos de fabricacin es la base
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$7

"ue servir para el si$uiente subsistema de produccin, "ue es el referente
a control de produccin. =no de los problemas ms comple#os en el rea
de produccin es el poder determinar el e"uilibrio entre las tres variables
"ue influyen sobre el proceso de produccin, como son los niveles de.
?entas
Inventarios
-roduccin
'e las tres variables "ue se !an citado, solamente es conocido el nivel
presupuestado o proyectado de ventas, las otras dos son a#ustadas con base
en el comportamiento de los cumplimientos reales del presupuesto de
ventas. 4a planificacin de la produccin da una visin $eneral de lo "ue
sern los re"uerimientos de insumos de todo tipo% lue$o, se !ace necesario
controlar todo el proceso, para lo cual introduciremos el tercer elemento.
Co*trol ,& l! "ro,u'')(*: =na ve) determinadas las necesidades de
insumos y planificada la produccin, se !ace necesaria la implantacin de
medidas de control para todos los recursos a mane#ar. =no de los diversos
controles "ue se pueden implantar para el mane#o de la produccin, es el
referente a la fi#acin de estndares de produccin para cada uno de los
elementos del costo de un producto. =n sistema de costos estndar permite
el control y comparacin entre lo "ue se espera sea la produccin y lo "ue
realmente !a incurrido o consumido.
3$$3 S)%t&-!% ,& V&*t!%
El se$undo sistema en el cual se basa la actividad de un ne$ocio, lo
constituye el sistema de ventas. =n sistema de ventas cubre las si$uientes
funciones o subsistemas.
@acturacin y Cobran)as
Control de los canales de distribucin
(ercadeo
continuacin &nicamente se explicar el primer subsistema, debido a "ue
tiene relacin directa con el principal ob#etivo de estudio de esta
investi$acin. 4os sistemas contables.
F!'tur!')(* Y Co+r!*<!%: Este subsistema debe mantener separadas las
principales funciones, es decir, la facturacin se$re$ada de los cobros. =n
sistema de facturacin se dise8a con el ob#etivo de re$istrar y controlar las
operaciones de las ventas de la or$ani)acin. =n sistema de cobran)as
permite controlar el proceso de cobran)as a travFs del re$istro y
mantenimiento de las cuentas por cobrar.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$2

En el si$uiente cuadro se muestra en forma comparativa las principales
funciones de un sistema de facturacin y cobran)as
FACTURACION COBRAN=AS
Control 'e -recios
Clasificacin de productos
en $rupos y sub$rupos
Emisin de presupuestos
'efinicin de condiciones
de pa$o
Control de pedidos de
clientes
Emisin de facturas, $iros y
recibos
Emisin de Urdenes de
entre$a
nlisis de $estin de
ventas o facturaciones
Consulta de inventarios
ctuali)acin de inventarios
ctuali)acin de saldos de
clientes
5e$istrar las cuentas por
cobrar ba#o diferentes
condiciones
5e$istro de cancelaciones
parciales, totales yIo
m&ltiples
Se$uimiento a los procesos
de cobran)as
Clculo de comisiones de
vendedores
nlisis de cobran)a
Emisin de notas de dFbito y
crFdito
Emisin de estados de cuenta
ctuali)acin de datos
Control de $astos de
cobran)as
3$$1 S)%t&-!% ,& A,-)*)%tr!')(* ; F)*!*<!%
El tercer $rupo de sistemas "ue se puede encontrar en una or$ani)acin,
est representado por todos a"uellos "ue se derivan de las dos funciones
anteriormente explicadas. l$unos de los sistemas de una empresa, "ue
podemos identificar como de esta rea son.
M!*&>o ,& I*5&r%)o*&%. =na entidad puede $enerar una serie de
inversiones ba#o distintas modalidades y monedas. =na empresa
transnacional, por lo $eneral, posee inversiones en monedas de distintas
denominaciones, por lo "ue, el departamento de tesorer:a se ver
necesitado de disponer de una !erramienta "ue le permita controlar
administrativamente todas las operaciones referentes a las inversiones
reali)adas. =n sistema de inversiones puede mane#ar las si$uientes
funciones de control.
Inversiones a la vista
Colocaciones a pla)os
Inversiones en fondos
Inversiones en papeles comerciales
Inversiones en la Aolsa de ?alores
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$9

Cu&*t!% "or P!g!r. 4as cuentas por pa$ar se ori$inan por la necesidad de
financiamiento "ue tiene una empresa para la ad"uisicin de bienes yIo
servicios necesarios, "ue le permitan llevar a cabo el proceso de
produccin, o mantener operativamente las funciones de apoyo a los
servicios a las distintas unidades de ne$ocio. Se clasifica un sistema de
cuentas por pa$ar como de administracin y finan)as, debido a "ue el
ob#etivo principal del sistema es el controlar todos los desembolsos
reali)ados por la empresa. 'entro de un sistema de cuentas por pa$ar, se
pueden identificar las si$uientes funciones.
5e$istro de los pasivos, comerciales y no comerciales, de la empresa.
'efinicin de condiciones de pa$o
Clculo de intereses en caso de aplicarlos
(ane#o de cancelaciones parciales, totales yIo m&ltiples
-royecciones de tipo financiero
nlisis de los pa$os a reali)ar
Env:o de estados de cuenta
Control de retenciones de impuestos
Emisin de rdenes de pa$o
Generacin de notas de dFbito y crFdito.
Co-"r!%. =n sistema de compras sur$e como necesidad para controlar
todas las ad"uisiciones "ue se realicen, ya sea para el proceso de
produccin o para el funcionamiento de las operaciones de tipo
administrativo. Entre las principales funciones de un sistema de compras
podemos enumerar.
Emisin de rdenes de compra
Control de mercanc:a recibida
5e$istro de proveedores y control de los mismos
nlisis de compras reali)adas
(ane#o de anticipos a proveedores.
A't)5o% F)>o%. "uellas empresas "ue re"uieren el uso intensivo de bienes
de capital, necesitan llevar un estricto control sobre los activos fi#os
ad"uiridos. 4as cifras del rubro de activos fi#os para una empresa
manufacturera "ue posee varias plantas de produccin, #unto a los
inventarios para la venta por lo $eneral, representan un monto importante
con respecto al total de activos, por lo "ue sur$ir la necesidad de llevar un
re$istro detallado de todos los activos fi#os y los inventarios "ue se posean.
dicionalmente, ciertos re"uisitos de tipo le$al impositivo, en al$unos
pa:ses, exi$en "ue se lleve un detalle completo de todas las propiedades
clasificadas como activo fi#o. 'esde el punto de vista de control interno,
los activos fi#os re"uieren de custodia y salva$uarda, por lo "ue al$unas de
las principales funciones "ue podemos identificar dentro de un sistema de
activos fi#os son los si$uientes.
Clasificacin y re$istro de los activos fi#os
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$0

Clculo de la depreciacin correspondiente
Clculo de a#ustes por inflacin
Control de activos en proceso de construccin
(ane#o de transferencias de activos
Control de activos desincorporados
nlisis de activos por distintos criterios
I*5&*t!r)o%. El sistema de inventarios debe permitir controlar todos los
materiales, productos, repuestos y suministros "ue mantiene y mane#a una
empresa. =n sistema de inventarios conceptualmente mane#a dos tipos de
movimientos. entradas y salidas. -ara cada movimiento podemos
identificar las si$uientes operaciones.
Entradas
Compras de materia prima, materiales y suministros
Cransferencia de productos entre almacenes
Cerminacin de fabricacin de productos
'evoluciones de productos.
Salidas
@acturacin o venta de productos
Cransferencia de productos entre almacenes
'estruccin de productos o incineracin
Consumos internos para la empresa.
'entro del dise8o conceptual o es"uema de funcionamiento, cada una de
las operaciones antes enumeradas, son llevadas a cabo mediante la
implantacin de las si$uientes funciones previamente definidas.
5e$istro de art:culos y definicin de $rupos de art:culos
'efinicin de almacenes y localidades
In$resos de costos de factura y otros costos asociados al inventario
Controles sobre el movimiento de mercanc:as entre distintos
almacenes
Controles sobre devoluciones
B!*'o%. =no de los rubros de los estados financieros sobre los cuales una
compa8:a debe mantener un estricto control desde el punto de vista
operativo y administrativo, lo constituye el efectivo y sus e"uivalentes.
'esde la sencilla prctica de efectuar reconteos o ar"ueos peridicos, !asta
el !ec!o de sistemati)ar todas las operaciones, se re"uiere "ue existan
al$unas normas, procedimientos y controles aplicables al efectivo. 4as
principales funciones "ue debe llevar a cabo un sistema para el mane#o y
control del mismo son las si$uientes.
Creacin de bancos en el sistema contable
Control sobre las operaciones de c!e"ues manuales
5e$istro de retiros y depsitos
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$:

Efectuar clculos de la disponibilidad bancaria
Control sobre las conciliaciones bancarias
5e$istro y control de notas de dFbito y de crFdito
Generacin automtica de comprobantes contables.
R&'ur%o% ?u-!*o%. (uc!as veces limitado &nicamente a un sistema "ue
ten$a la funcin de procesar una nmina, realmente un sistema de recursos
!umanos abarca al$o ms "ue una sola funcin. Generalmente, los
sistemas administrativos de recursos !umanos son los "ue mayores
problemas $eneran desde el punto de vista de re$istro contable, debido a
errores en la transferencia de informacin y por"ue, en muc!os casos, las
re$ulaciones de tipo le$al $eneran cambios frecuentes en los pro$ramas
"ue son usados para el procesamiento de la nmina. El cuidado "ue debe
existir en este sentido, es el de ase$urar la inte$ridad de los datos cuando
son transferidos a los re$istros financieros. l$unas de las funciones "ue
debe desarrollar un sistema de $estin de la nmina son las si$uientes.
5e$istro de empleados
'efinicin de la estructura or$ani)ativa y sus car$os
Creacin de tablas de sueldos
Confi$uracin de in$resos y deducciones
Clculo de prestaciones sociales y utilidades
Clculo de retenciones en la fuente
Clculo y emisin de li"uidaciones
(ane#o y control de prFstamos
Control de comisiones a vendedores
Control de vacaciones por empleado
Emisin de reportes necesarios para entidades $ubernamentales.
Co*t!+)l),!,. -or excelencia, el sistema de contabilidad es el "ue
centrali)a y a$rupa todos los movimientos $enerados por los subsistemas
antes descritos. 4a importancia e un sistema contable radica en "ue es la
columna vertebral alrededor del cual se mueven todos los dems sistemas.
Si el sistema de cuenta por pa$ar $enera informacin errnea y Fsta es
transferida al sistema contable, las cifras de los estados financieros "ue
!ayan sido afectados, tendrn "ue ser anali)adas y corre$idas
manualmente con el consi$uiente traba#o y pFrdida de tiempo "ue ello
ocasiona.
CambiFn la Contabilidad es un sistema de informacin, ya "ue captura,
procesa, almacena y distribuye un tipo particular de dato, la informacin
financiera, vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. un"ue
en las empresas !ay sistemas de informacin "ue son informales y no estn
informati)ados 2como las redes de circulacin de rumores en una oficina2,
el sistema informativo contable actual se basa en los ordenadores como
pie)a clave del mismo.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$/

3$3 P&r4)l "ro4&%)o*!l ,&l Nu&5o Co*t!,or
'e acuerdo con la Gu:a Internacional de Educacin 6V ;, WEducacin de
-recalificacin, ?aloracin de la Competencia -rofesional y 5e"uerimientos de
Experiencia de Contables -rofesionalesW, de I@C, 2la @ederacin Internacional de
Contables2 el conocimiento "ue los aspirantes a traba#ar como contables deben
ad"uirir se asienta en cuatro componentes.
aP Conocimiento en Contabilidad 2"ue proporciona el trasfondo tFcnico esencial2
bP Conocimiento $eneral 2"ue cubre un amplio ran$o de temas en las artes, ciencias
y las !umanidades2
cP Conocimiento or$ani)acional y de ne$ocios 2"ue es el contexto en el "ue
traba#an los contables
dP Conocimiento en tecnolo$:a de la informacin
En cuanto al conocimiento en tecnolo$:a de la informacin, es desarrollado en la
Gu:a Internacional de Educacin 6V 33, WCecnolo$:a de la Informacin en el
curr:culum de ContabilidadW revisada en #unio de 3;;E. -ara I@C, el profesional
de la Contabilidad no slo tiene "ue usar los sistemas de informacin, sino "ue
tambiFn desempe8a un papel importante en el dise8o, administracin y evaluacin
de tales sistemas.
4os contables, tanto los "ue traba#an en la industria o comercio, prctica profesional
o el sector p&blico adoptan diferentes papeles frente a las tecnolo$:as de la
informacin, "ue para I@C son cuatro.
3P =suario de tecnolo$:as de la informacin
*P dministrador de sistemas de informacin
,P 'ise8ador de sistemas de ne$ocio
9P Evaluador de sistemas de informacin
Cada unos de estos roles precisa unas exi$encias de conocimientos tericos y unas
!abilidades prcticas.
-ara I@C, durante la etapa de aprendi)a#e previa al mundo laboral todos los
futuros profesionales de la contabilidad deben obtener un conocimiento $eneral de
tecnolo$:as de la informacin y !abilidades prcticas y el conocimiento
correspondiente al nivel de usuario.
En cuanto a los conocimientos tericos se refiere, el contable necesita unos
re"uisitos de educacin $eneral 2conceptos de tecnolo$:as de la informacin,
e"uipamiento informtico, pro$ramas de sistema y aplicacin, or$ani)acin de
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
3.

datos, redes y aplicaciones de contabilidad, control interno, se$uridad, el papel de la
informacin en las or$ani)aciones y aspectos Fticos y le$ales2 y el suficiente
conocimiento y familiaridad con conceptos de sistemas de informacin "ue le
permitan tomar decisiones ra)onables sobre identificacin de necesidades de un
sistema de informacin sencillo, identificar alternativas, decidir si ad"uirir un
pa"uete Wllave en manoW, desarrollarlo utili)ando !o#as de clculo o bases de datos,
o encar$arlo a un consultor externo, seleccionar los e"uipos y pro$ramas
apropiados.
'esde un punto de vista prctico, lo m:nimo "ue un profesional de la contabilidad
al nivel de usuario debe mane#ar es un pro$rama procesador de textos, una !o#a de
clculo, un pro$rama de correo electrnico y nave$ador de Internet, una base de
datos y, al menos, un pa"uete de contabilidad bsico.
dems, para I@C como parte de su educacin de precalificacin, todos los
profesionales de la contabilidad deben concentrarse en, al menos, uno de los otros
tres roles. administrador de sistemas de informacin, dise8ador de sistemas de
ne$ocio y evaluador de sistemas de informacin.
A,-)*)%tr!,or ,& %)%t&-!%. El profesional de la contabilidad puede tener
responsabilidades compartidas sobre la administracin de sistemas de informacin
de una pe"ue8a y mediana empresa. 4os contenidos tericos "ue debe conocer el
contable "ue se identifi"ue con este papel son relativos a las consideraciones
estratF$icas del desarrollo de tecnolo$:as de informacin, aspectos administrativos,
control financiero de las tecnolo$:as, aspectos operativos, de se$uridad, bacHup y
recuperacin, $estin de ad"uisicin, desarrollo e implementacin de sistemas,
$estin de cambio y mantenimiento de sistemas y $estin de computacin de
usuario final.
D)%&8!,or ,& %)%t&-!%. En el caso del dise8ador de sistemas, los profesionales de
la contabilidad desde siempre !an estado involucrados en el dise8o de sistemas de
informacin contables, antes cuando eran manuales, pero !oy tambiFn se espera
"ue contin&en proporcionado dic!os servicios, como parte de un e"uipo
multidisciplinario. 4os conocimientos "ue se espera "ue ten$a estn relacionados
con el papel de la informacin en el comportamiento y dise8o de la or$ani)acin,
anlisis de sistemas, las fases, tareas y prcticas de desarrollo del ciclo de vida de
los sistemas de informacin, en particular sobre los controles necesarios.
E5!lu!,or. El papel del contable como evaluador de sistemas est relacionado con
la auditor:a tanto interna como externa. 4os conocimientos "ue debe poseer se
relacionan con los aspectos normativos referidos a le$alidad, Ftica, auditor:a y
control relativos a las tecnolo$:as de la informacin.
En concreto se refieren a la evaluacin de la eficacia, eficiencia y economicidad del
uso de las tecnolo$:as de la informacin, evaluacin de su conformidad con pol:tica
de $estin, evaluacin de los controles internos en sistemas informati)ados y
evaluacin de la imparcialidad de la ima$en financiera, la veracidad e inte$ridad de
los re$istros contables.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
3$

33 LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS CONTABLES
33$ I*tro,u'')(*
En el &ltimo "uin"uenio del si$lo // y actualmente a inicios del Si$lo //I
estamos viviendo un ritmo acelerado de cambio en todas las reas del conocimiento
!umano OCecnolo$:a, (edicina, Econom:a, etc.P, esto !a obli$ado a muc!as
empresas a asumir un proceso de me#oramiento continuo, en b&s"ueda de me#orar
la calidad de sus productos, de reducir costos, de perfeccionar su Capital Bumano,
etc., todo esto con el ob#eto de aumentar su productividad y por tanto su
competitividad.
Con#untamente con este pro$reso !a venido asociado cada ve) con una mayor
internacionali)acin de las or$ani)aciones, consecuencia de una cada ve) ms
a$resiva $lobali)acin de los mercados y una ampliacin y recrudecimiento de la
competencia, los mr$enes se reducen, los niveles de servicios se incrementan,
existe una apuesta $lobal por la Calidad.
Si las empresas de !oy no asumen un planteamiento de sus sistemas informticos
como Sistemas de informacin, es decir, ms all de un mero software de soporte
de funciones administrativas y no aprovec!an todo su potencial como $eneradores
de venta#as competitivas desde una perspectiva de apoyo a la estrate$ia de la
or$ani)acin, sin duda, su posicionamiento en el sector se ver per#udicado con el
tiempo.
En la actualidad% todo proceso contable re"uiere de los sistemas. En una empresa, el
funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas. 'e esto se deduce la
importancia "ue tienen los sistemas, y cmo su uso redunda en beneficios para toda
empresa. Es imposible llevar un control adecuado sobres las transacciones
financieras y no financieras, sin contar con el auxilio de los sistemas
administrativos contables NtambiFn llamados mecani)ados2 dise8ados para
computadores.
El rpido incremento y los continuos cambios en el procesamiento de informacin
computari)ada de los ne$ocios si$ue teniendo un efecto considerable en la
contadur:a p&blica. Con la lle$ada de los sistemas de microcomputador de ba#o
costo, es probable "ue aun los clientes ms pe"ue8os utilicen el computador para la
mayor:a de las funciones de contabilidad.
En un entorno de computadores tradicional, la informacin es procesada en un
computador de servidor central OmainframeP $rande por un departamento separado
de sistemas de informacin. 4os dems departamentos de la or$ani)acin, a los
cuales se !ace referencia como departamentos de usuarios, env:an su informacin al
departamento de sistemas de informacin.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
33

333 D&4)*)')(*
doptaremos una definicin lo suficientemente amplia "ue nos sirva como punto
de partida para su posterior anlisis.
=n Sistema dministrativo Contable es Lun con#unto inte$rado de procesos
principalmente formales, desarrollados en un entorno usuario N ordenador, "ue
operando sobre un con#unto de datos estructurados OAase de datos N A'P de una
or$ani)acin, recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la informacin de
los ciclos operativos de la or$ani)acin y las actividades propias de la direccin de
la mismaM
*
.
3. Conjunto integrado de procesos, principalmente formales. ya "ue son a"uellos
"ue la or$ani)acin conoce y sabe como utili)ar. 6o obstante, los Informales,
aun"ue menos aplicables, no de#an por ello de ser importantes y por tanto, en la
medida de lo posible, de formar parte del mismo.
Integrados, dado "ue normalmente existen aplicaciones aisladas desarrolladas
por diferentes $rupos de usuarios Ocubriendo de manera rpida y flexible sus
propias necesidades de desarrolloP, pero si no existe inte$racin de datos y
procesos, las aplicaciones individuales pueden a lle$ar a ser incompatibles con
el $lobal.
*. Desarrollados en un entorno usuario - ordenador. Estos son los elementos "ue
posibilitarn una mayor productividad, aprovec!amiento y alcance de la
informacin procesada.
Esta parte de la definicin presupone el !ec!o de "ue existen tareas me#or
reali)adas por el !ombre O"uien puede aportar intuicin, valoraciones
informales, criterio, etc.P, mientras "ue otras lo son por el ordenador Orapide)
de clculo y procesoP, por lo "ue la coordinacin de ambas !abilidades ser un
elemento importante para el Fxito de la implantacin de un Sistema
dministrativo Contable.
,. Operando sobre una con#unto de datos estructurados OAase de 'atosP. !ay una
$ran diferencia entre las bases de datos "ue estn dise8adas espec:ficamente
para ser estables y los fic!eros "ue se !an usado tradicionalmente en proceso
de datos.
'ebemos recordar "ue no !ay empresas estticas, y por tanto las percepciones
por parte de direccin de necesidades de informacin cambian, esto conlleva la
necesidad de aislar los pro$ramas de los cambios de las estructuras de los
datos. LIndependencia de datosM, lo "ue si$nifica "ue cuando se realicen
cambios en las estructuras de datos, los pro$ramas deben continuar
funcionando al estar aislados de estos cambios. 4os pro$ramas tienen una
visin de datos "ue puede y debe ser preservada de los cambios f:sicos de la
*
ndreu, 5icart y ?alor 3;;3
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
31

estructura de los mismos. Esta Lindependencia de datosM se obtiene por medio
de los sistemas de $estin de Aases de 'atos. 4o "ue supone la existencia de.
aP =na autori)acin central. y por tanto de una determinada disciplina com&n,
por lo "ue a su ve) deber existir una funcin en la or$ani)acin "ue e#er)a
el control de la misma.
bP certado dise8o de la Aase de 'atos. con un software apropiado de base de
datos se pueden a8adir atributos y entidades nuevas sin causar problemas.
-ero !ay "ue tener en cuenta "ue unos softwares son ms flexibles "ue
otros, por lo "ue es importante !acer una adecuada eleccin. Sin embar$o
el uso de un buen software por si mismo no nos da la proteccin "ue
necesitamos, es necesario "ue exista un buen dise8o l$ico de las
estructuras de datos utili)ados, por lo "ue la participacin de direccin en
su dise8o ser capital para su buen funcionamiento.
cP un"ue cierta centrali)acin es inne$able y puede parecer ne$ativa,
tambiFn es cierto "ue contribuye a entender el con#unto de datos en la
or$ani)acin como un Ltodo $lobalM.
dP 'istincin entre plicaciones y 'atos. 4os datos no son propiedad de las
aplicaciones, sino "ue estos deben poder ser explotados por a"uellos
medios "ue los usuarios consideren oportunos.
9. 5ecopilan, procesan y distribuyen selectivamente la informacin necesaria
Oevitando sobrecar$asP para la operatividad !abitual de la or$ani)acin y las
actividades propias de la direccin de la misma. 6o es lo mismo Cantidad de
Informacin "ue Calidad de Informacin O lo "ue conlleva ya criterios de
seleccin, ordenamiento, etc.P.
7. El SC permitir la operatividad !abitual de la or$ani)acin, apoyando el
anlisis, la planificacin, el proceso de toma de decisiones, facilitando un
adecuado sistema de interro$acin a la base de datos con procedimientos Lad
!ocM Oes decir permitiendo la explotacin de datos eli$iendo el criterio y
relaciones entre estos se$&n las circunstancias espec:ficas del momento y
usuarioP, para me#orar las tareas propias de $estin de la or$ani)acin.
331 T)"o% ,& SAC@S
4as empresas utili)an sistemas para el procesamiento de la informacin $enerada
por todas sus operaciones. Estos sistemas podemos denominarlos, sistemas
administrativos. Su principal funcin es soportar las decisiones $erenciales de la
empresa para $uiar las operaciones y cumplir los ob#etivos de la misma. Existen
sistemas para mane#ar la facturacin, las compras, los inventarios y muc!as otras
funciones "ue existen en una empresa. Tstos pueden ser caracteri)ados como
sistemas administrativos para el mane#o de las funciones anteriormente nombradas.
=na caracter:stica com&n a todos ellos es la de no mane#ar directamente la
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
37

informacin "ue se re$istra en la contabilidad, o "ue es procesada por un sistema de
contabilidad. -odr:amos afirmar "ue son sistemas administrativos orientados al
mane#o operativo de las transacciones y no a los aspectos financieros.
El sistema contable es el sistema alrededor del cual $iran todos los dems. Es
necesario identificar las relaciones entre los sistemas administrativos "ue operan en
la empresa y el sistema contable propiamente dic!o. l final de todos os procesos,
el sistema contable recibir en forma resumida los movimientos "ue ten$an los
dems. "u: podemos encontrar la primera forma de comunicacin entre sistemas.
'esde el punto de vista conceptual, existe un solo sistema contable para la
or$ani)acin, es decir, a"uel en el cual se re$istran todas las transacciones "ue de
al$una manera tienen impacto en los estados financieros, o dic!o de otra forma,
a"uellas operaciones "ue sean medibles de al$una manera en tFrminos monetarios.
=na diferencia entre un sistema contable y no contable, es el re$istro de las
operaciones y su centrali)acin en una sola base de datos.
Si una empresa desea saber cul es el monto total de las ventas en un periodo, Fsta
debe consultar el saldo correspondiente a la cuenta de in$resos por ventas para el
periodo re"uerido% en caso de "uerer el detalle de las ventas y a "uienes fueron
reali)adas, se debe acceder al subsistema de facturacin y no al sistema de
inventario, de tal forma "ue la informacin referente a distintos tipos de
operaciones, se va parcelando.
331$ S)%t&-!% I*t&gr!,o%
Este concepto implica el compartir directamente informacin entre dos o
ms subsistemas de un sistema mayor. Esa relacin se puede establecer por
varios motivos, tales como.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
32

Se$uidamente se muestran los re$istros "ue un sistema de contabilidad,
por las transacciones de un periodo recibir en forma resumida.
Si un sistema de facturacin va a resumir todas las ventas de un mes, el
re$istro ser:a.
//2//2/3 22222222222222222/2222222222222222222 'TAICO C5E'ICO
Cuentas por cobrar xxx.xxx,xx
Efectivo xxx.xxx,xx
?entas xxx.xxx,xx
-ara contabili)ar el total de
ventas al contado y crFdito del
mes de // del a8o /3
Si la transaccin a contabili)ar son las cobran)as, el re$istro ser:a.
//2//2/3 22222222222222222/2222222222222222222 'TAICO C5E'ICO
Ca#a xxx.xxx,xx
Aancos xxx.xxx,xx
Cuentas por Cobrar xxx.xxx,xx
-ara contabili)ar el cobro de
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
39
SISCE(S 'E
CO6CAI4I''
A6COS -5O'=CCIO6
C=E6CS
-O5 -G5
I6?E6C5IO
C=E6CS
-O5 COA55
A S E S ' E ' C O S
E(-5ES (O?I(IE6COS C=E6CS 5EGISC5OS
R&"ort&% B%)'o%
XAalance General
XEstado de 5esultados
X4ibro (ayor
R&"ort&% B%)'o%
Xnlisis de vencimiento
XOrdenes de -roduccin
X-a$o de nmina
XEstado de cuenta de
bancos, clientes y
proveedores

las ventas a crFdito y los
depsito de clientes del mes de
// del a8o /3
=n sistema inte$rado de facturacin, eliminar todos a"uellos re$istros
manuales por operaciones "ue resultan rutinarias y "ue de otra forma
deber:as ser elaboradas mediante asientos manuales. 'entro del concepto
de funcionamiento de un sistema inte$rado, debe distin$uirse las si$uientes
etapas.
D&4)*)')(* ,& P!r-&tro%. Consiste en una definicin inicial "ue se le da
a un sistema para "ue sea tomada en cuenta para su funcionamiento. Esta
definicin determinar diferentes aspectos tales como. $rado de
inte$racin entre mdulos, niveles de se$uridad, tipos de operaciones a
reali)ar, cdi$os de cuentas y otras ms.
-ara establecer el $rado de inte$racin de un sistema a otro, se debe
establecer cules operaciones pueden ser predefinidas y transferidas
automticamente al sistema contable.
En este aspecto se definen los parmetros de integracin los cuales
establecen la forma como sern pasados los re$istros al sistema contable.
4a definicin de parmetros debe especificar claramente todas las
operaciones "ue sern tratadas en forma inte$ral y los cdi$os contables en
los cuales se deber re$istrar las operaciones. -or lo $eneral, la
informacin a transferir deber ser traspasada al sistema contable en forma
resumida, debido a "ue de otra forma, el sistema contable se convertir:a en
otro sistema auxiliar, pero con la variante de mane#ar la informacin ba#o
cdi$os contables.
En s:ntesis, el proceso de parametri)ar se refiere a la asi$nacin de
relaciones entre dos tipos de elementos como, por e#emplo, la operacin de
facturacin y su correspondiente cdi$o contable.
C!"tur! ,& )*4or-!')(*. 4a etapa de captura de la informacin en un
sistema inte$rado se refiere al momento en el cual se transfieren las
operaciones de un sistema a otro. -ara "ue exista la captura de
informacin, los movimientos deben estar parametri)ados totalmente. En
la fi$ura inferior , tomando en cuenta un e#emplo de un proceso productivo
de una empresa fabril, se muestran los re$istros "ue se $eneran
automticamente al momento de efectuarse una operacin.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
30

Es probable "ue la fase de captura de la informacin y la transferencia de
Fsta, "ue es el si$uiente paso a explicar, se vean un tanto solapadas en
ra)n de "ue pueden ocurrir casi inmediatamente % sin embar$o, es bueno
aclarar "ue la fase de captura de informacin se refiere &nicamente !asta el
punto en "ue una operacin fuente es re$istrada y aceptada por un sistema
auxiliar.
Tr!*%4&r&*')! ,& l! )*4or-!')(*. -ara "ue un sistema pueda llamarse
inte$rado, debe existir al$una transferencia de informacin desde el lu$ar
donde se ori$inan los datos , !asta el sitio en el cual sern centrali)ados
con#untamente con otra informacin yIo movimientos.
4a transferencia de informacin puede ser en forma automtica o iniciada
por al$&n usuario autori)ado. En el primer caso, es decir, cuando la
transferencia de informacin es reali)ada en forma automtica,
previamente deben !aberse definido los parmetros correspondientes en la
primera etapa% en este caso, el proceso es transparente para el usuario. 4a
se$unda forma en la cual se puede transferir la informacin es a travFs de
un proceso iniciado por un usuario% esto ocurre al final del d:a, semana o
mes, cuando los movimientos de cual"uier sistema son acumulados y
actuali)ados en los arc!ivos maestros de datos. -revia a la transferencia de
informacin, debe !acerse una relacin de los datos "ue sern actuali)ados
a fin de ase$urar "ue se transfieran &nicamente movimientos vlidos.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
3:
O"&r!')(*
Compra de
(ateria -rima
O"&r!')(*
Cransf. de (.-.
a -roduccin
O"&r!')(*
Se termina un
lote de productos
O"&r!')(*
Se vende un
-roducto Cerminado
Inventario
(ateria
-rima
'A
Cuentas
-or -a$ar
C5
Inventario
(ateria
-rima
C5
Inventario
-roductos
en -roceso
'A C5 'A C5
Costo de
?entas
'A
Inventario
-roductos
-roceso
Inventario
-roductos
Cerminados
Inventario
-roductos
Cerminados
SISTEMA EN PLANTA
SISTEMA CONTABLE
EN
OFICINA CENTRAL

Co*trol&% %o+r& l! tr!*%4&r&*')!. 4os controles sobre la transferencia de
la informacin en un sistema inte$rado, se pueden clasificar dependiendo
de si la transferencia es inmediata, o al final de un periodo. En el primer
caso, es decir, si la informacin es transferida y actuali)ada en el momento
en "ue ocurren las operaciones, los controles sobre el in$reso de datos
deben ser lo suficientemente fuertes, de tal forma "ue no permitan el
in$reso de datos inconsistentes, incompletos o no validados. En el se$undo
caso, es decir, cuando la informacin es transferida a posteriori, los datos
son validados o controlados $eneralmente en el momento en "ue se corre
el proceso de transferencia correspondiente.
3313 S)%t&-!% *o I*t&gr!,o%:
Conociendo la filosof:a de funcionamiento de un sistema inte$rado,
debemos decir "ue en el funcionamiento de un sistema no inte$rado, la
transferencia de informacin se la reali)a por lo $eneral a travFs de
re$istros por cada transaccin o evento en el mismo momento en "ue estos
son procesados. Como se explico anteriormente, la inte$racin es vista
$eneralmente con referencia al sistema contable, sin embar$o, puede
existir un se$undo enfo"ue de inte$racin entre sistema auxiliares o
distintos al sistema contable propiamente dic!o.
En la fi$ura inferior, se muestran los posibles $rados de inte$racin para
un sistema "ue mane#e el ciclo de compras I produccin de una empresa
fabril. -ara un sistema administrativo no inte$rado, el concepto de
informacin compartida no existe, es decir, el $rfico mostrado se
presentar:a como mdulos aislados en los cuales cada uno de los recuadros
funcionar:a en forma independiente, y si al$&n usuario desea, por e#emplo,
contestar las pre$untas de Rcuntas rdenes de compra corresponden a
produccinS o Rcules rdenes de compra de materia prima estn
pendientesS, no se podrn responder sino !asta "ue al$&n usuario traspase
la informacin pertinente entre un mdulo y otro.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
3/

!ora bien, otro concepto "ue debemos aclarar es el Grado de Inte$racin, el cual,
independientemente de su nivel, tiene &nicamente dos opciones, a saber.
Cerrado o Encadenado. Es a"uella inte$racin "ue no permite efectuar
modificaciones ni el sistema ori$en ni el sistema destino, sino es a travFs de la
supresin total de la transaccin.
Abierto o ibre: Se da esta opcin de inte$racin, cuando se pueden reali)ar
reformas, ba#o las si$uientes modalidades.
5eforma en el sistema ori$en lo cual ori$ina un cambio automtico en el
sistema destino,
5eforma en el sistema ori$en sin "ue se produ)ca un cambio real en el sistema
destino,
5eforma en el sistema destino sin "ue se efect&e una variacin en el sistema
ori$en
3311 S)%t&-!% AuA)l)!r&%:
Se pueden considerar sistemas auxiliares, todos a"uellos subsistemas "ue
sean distintos al sistema contable. =n sistema auxiliar se puede definir
como a"uel sistema "ue mane#a en forma operativa y detallada todas las
transacciones comunes a una actividad t:pica del ne$ocio v.$., produccin,
ventas, facturacin, inventarios, cuentas por pa$ar, etc.. =na caracter:stica
bsica de un sistema auxiliar es la de mane#ar informacin en forma
detallada.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
1.
SISTEMA DE CONTABILIDAD
S)%t&-! ,&
Co-"r!%
S)%t&-! ,&
Pro,u'')(*
S)%t&-! ,&
I*5&*t!r)o%
Pr)-&r *)5&l
,& I*t&gr!')(*
Con respecto al
sistema contable
S&gu*,o *)5&l
,& I*t&gr!')(*
Entre sistemas
Gr!,o% ,& I*t&gr!')(*
bierto Cerrado

-or e#emplo, un sistema de cuentas por cobrar mane#a en forma detallada
varios tipos de operaciones.
El re$istro de los derec!os "ue se tienen por cobrar de las ventas "ue se
!acen Ofuncin de facturacinP.
El re$istro de los cobros por los bienes o servicios vendidos o
prestados Ofuncin de cobran)asP.
Estas operaciones son mane#adas por el sistema "ue procesa las
operaciones de facturacin y cobro a travFs de opciones para el operador.
En la fi$ura si$uiente se muestra un detalle de opciones "ue puede tener un
sistema de este tipo.
6tese "ue en el mbito de los sistemas considerados como auxiliares, el
detalle debe ser mayor "ue a nivel del almacenamiento de la informacin
financiera. En lo "ue se refiere al sistema contable, los datos, como se !a
dic!o en varias oportunidades, deben ser transferidos en forma resumida,
de tal forma "ue si un usuario desea consultar el movimiento de al$&n
cliente en particular, deber recurrir al sistema auxiliar.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
1$
I N F O R M A C I O N
R E S U M I D A
S I S T E M A S
A U X I L I A R E S
I N F O R M A C I O N
D E T A L L A D A
I N C L U I R
M O D I F I C A R
E L I M I N A R
C O N S U L T A R
B A N C O S
M A N T E N I M I E N T O
R E P O R T E S
C O B R O S
D O C U M E N T O S
C L I E N T E S
E M P R E S A
C U E N T A S
P O R C O B R A R
I N V E N T A R I O S P R O D U C C I O N C U E N T A S
P O R P A G A R
S I S T E M A
C O N T A B L E

337 A*l)%)% ,& lo% %)%t&-!% 'o*t!+l&%
=no de los ob#etivos principales del anlisis de un sistema contable, es el verificar
"ue la informacin procesada por el sistema se est efectuando de acuerdo con los
estndares establecidos por la empresa. Cuando se nombra los estndares
establecidos, nos referimos a toda una filosof:a "ue la empresa refle#a en manuales,
instructivos, comunicaciones, $rficos y en cual"uier v:a de informacin en donde
se plasmen principalmente las pol:ticas "ue, de al$una forma, pudieran afectar el
desempe8o de los empleados en relacin con el procesamiento de la informacin
contable.
En la fi$ura anterior se muestra un es"uema $eneral del funcionamiento de un
sistema contable en una empresa modelo. Se puede observar "ue el ob#etivo final
del sistema, es la emisin de los estados financieros . =n creciente interFs en el
anlisis de los sistemas contables se ori$ina debido a un factor "ue es una constante
en el actual mundo de los ne$ocios. el cambio constante. =n ambiente cambiante
obli$a a "ue se deba estar anali)ando constantemente las nuevas situaciones, y
adoptar el es"uema de funcionamiento "ue se adapte a las nuevas condiciones
reinantes.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
13
s l d k f j l s d k f l s k d f j l k s d f j l k s l d f j l k s d f j
s d f s k d j f l k s
ESC'OS
@I66CIE5OS
ELEMENTOS
TECNOLOGICOS
SISTEMA DE
INFORMACIN
SISTEMA
ORGANI=ACIONAL
USUARIOS
ESC'OS
@I66CIE5OS
ESC'OS
@I66CIE5OS
Su#eto a.
X-ol:ticas
X6ormas
X-rocedimientos
c
o
n
t
a
b
l
e
s
El sistema
or$ani)acional influye
en forma directa en la
informacin $enerada
4os estados financieros
estn su#etos a una serie
de procesos antes de ser
mostrados a usuarios
internos o externos
'eben cumplir con las
cuatro caracter:sticas de
la informacin.
XCalidad
XOportunidad
XCantidad
X5elevancia
Software
Contable

337$ O+>&t)5o% ,&l !*l)%)%
El anlisis de un sistema contable debe estar enfocado !acia el lo$ro de los
si$uientes ob#etivos principales.
A%&gur!r l! )*t&gr),!, ,& ,!to%: El primer ob#etivo del anlisis est
relacionado con el ase$uramiento de la inte$ridad de datos, el cual
establece "ue todas las transacciones "ue deben ser re$istradas, lo estFn.
=na de las causas frecuentes de errores de inconsistencia en la informacin
financiera es la falta de inte$ridad de los datos contables. =na empresa
debe tener establecidos controles "ue ase$uren "ue todas las transacciones
se estn re$istrando e incluyendo en los re$istros financieros.
A,&'u!,o r&g)%tro ; "ro'&%!-)&*to ,& l!% o"&r!')o*&%: El se$undo
ob#etivo "ue debe cumplir el anlisis de un sistema contable se refiere al
adecuado re$istro y procesamiento de las operaciones, esto si$nifica "ue se
efect&en de acuerdo con normas y procedimientos aprobados por la
$erencia. =na empresa "ue tiene compras o ad"uisiciones frecuentes de
activos fi#os, debe fi#ar pol:ticas o parmetros para el re$istro de los
desembolsos por este concepto, es decir, a partir de "uF monto y ba#o "uF
condiciones puede considerarse un pa$o como capitali)able en el rubro de
los activos fi#os. Con frecuencia las empresas no poseen $u:as o pautas
para este tipo de decisiones "ue son relativamente sencillas, y esto ori$ina
errores de inconsistencia en la informacin financiera por el ries$o "ue se
corre si operaciones similares son tratadas en forma diferente.
Pr&%&*t!r l! )*4or-!')(* 4)*!*')&r! &* 4or-! 'o*4)!+l&: El tercer
ob#etivo de anlisis de sistemas se refiere a la confiabilidad de la
informacin financiera, y establece "ue los estados financieros deben tener
un m:nimo $rado de confian)a acerca de las cifras, y "ue Fstas se
encuentren ra)onablemente presentadas de acuerdo con principios de
contabilidad. -or e#emplo, un inversionista "ue desea comprar acciones de
una determinada empresa parte de su decisin, en la confian)a asi$nada a
los estados financieros de las empresas. (uc!as de las $randes "uiebras y
descalabros financieros de las empresas !an sucedido debido a una
asi$nacin de confian)a a estados financieros "ue no refle#aban las cifras
ra)onablemente correctas de una empresa.
G!r!*t)<!r l! o"ortu*),!, &* l! "r&%&*t!')(* ,& l! )*4or-!')(*: El
cuarto ob#etivo referente a la oportunidad en la presentacin de la
informacin, no menos importante "ue los anteriores, establece "ue la
informacin debe ser $enerada y presentada oportunamente y ello por una
sencilla ra)n. la informacin es una !erramienta para tomar decisiones.
-ara "ue una decisin sea efectiva y efica), Fsta tiene "ue ser soportada
necesariamente por informacin "ue lle$ue en forma oportuna. Es obvio
pensar entonces "ue la informacin debe ser recibida en el momento "ue
se necesita para tomar una decisin. Este punto es muc!as veces poco
entendido tanto por personal $erencial como por personal "ue supervisa.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
11

3373 A*l)%)% ,& lo% %)%t&-!% 'o*t!+l&%
'entro del funcionamiento de un sistema contable, debemos definir las
si$uientes reas de anlisis.
Br&! T&'*ol(g)'!: 'entro de la profesin contable% existe una
especiali)acin denominada auditor:a de sistemas, la cual tiene como
ob#etivo principal, la evaluacin de los controles internos en el rea de
-rocesamiento Electrnico de 'atos O-E'P. El anlisis de la tecnolo$:a
debe estar enfocado a evaluar y determinar si la plataforma computacional
est soportando satisfactoriamente los ob#etivos de procesamiento de la
informacin financiera. 4os adelantos tecnol$icos del !ardware tienen
impacto considerable sobre el procesamiento de las transacciones.
6ormalmente el anlisis tecnol$ico re"uiere de cierta experiencia en el
rea. El anlisis de la tecnolo$:a puede estar enfocado !acia distintas
plataformas computacionales. microcomputadoras, mini computadoras,
ambientes de redes, ambientes mainframe.
Cual"uier tipo de anlisis "ue se vaya a reali)ar en los distintos ambientes
de !ardware, debe cumplir con ciertos ob#etivos de se$uridad desde el
punto de vista contable.
Acceso a la informacin: Existen en muc!os casos diferencias de criterios
sobre "uF funcionario debe mane#ar la se$uridad para el acceso a la
informacin contable. (uc!as or$ani)aciones ven influidas su conducta en
este sentido, por lo "ue piensa la alta $erencia respecto a "uiFnes deben
tener acceso y !asta "uF nivel dentro de la estructura or$ani)ativa. El
anlisis del sistema contable debe establecer cules sern los oficiales de
se$uridad para la definicin de los perfiles de usuarios
,
.
En ambiente de microcomputadoras, el acceso a los datos en principio no
est restrin$ido. 4as computadoras personales por lo $eneral no traen
consi$o un software "ue permita mane#ar y controlar la se$uridad del
acceso a la informacin por cada usuario. El mane#o de un computador
personal est en la mayor:a de los casos asi$nado a una sola persona, por
lo "ue la se$uridad estar mane#ada por el funcionario al cual se le asi$n
el computador. En un ambiente de microcomputadoras, ba#o el es"uema de
funcionamiento monousuario, se puede establecer un ambiente de
se$uridad mediante la instalacin de pro$ramas de se$uridad.
,
=n perfil de usuario es la definicin de los niveles de acceso a los datos y se$uridad "ue pueden
tener los empleados dentro de la or$ani)acin, desde el punto de vista de acceso a la
informacin almacenada en el computador.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
17

En ambiente de microcomputadores confi$uradas en redes, la se$uridad es
absolutamente necesaria para preservar la inte$ridad de los datos
contables, por lo "ue la implantacin de un software de se$uridad ser un
re"uisito imprescindible. En ambientes de mini computadoras y
mainframe, la se$uridad de la informacin se encuentra normalmente
incorporada al e"uipo desde un principio.
!rocesamiento de los datos. El procesamiento de los datos en un ambiente
est mane#ado y controlado por el usuario directo de la m"uina. -ara un
anlisis del procesamiento de la informacin, se deber establecer si el
ob#etivo del procesamiento es llevado a cabo por el usuario principal, o
Fste es compartido entre varios empleados con acceso a la informacin
contenida en el computador.
El procesamiento de los datos ba#o un ambiente de redes est centrali)ado
en el servidor de la red de micros o en computadores individuales y
compartidos, en este caso el anlisis de la se$uridad de los re$istros
financieros debe estar enfocado a verificar "uF nivel de se$uridad posee el
servidor de la red, tanto desde el punto de vista f:sico como l$ico
9
. En
ambientes de mini computadoras y mainframes, el anlisis es bastante
similar al reali)ado en una red, lo "ue puede variar en todo caso es el $rado
de comple#idad "ue es mane#ado en los dos &ltimos ambientes.
medida "ue crece una or$ani)acin, se !ace necesario la divisin de
traba#o entre los empleados o lo "ue se conoce tambiFn como
parcelamiento de la informacin. En el rea contable, los estados
financieros deben tener un m:nimo nivel de se$uridad para el
procesamiento de la informacin. -or e#emplo, no es adecuado "ue la
misma persona "ue cobre realice los re$istros contables de dic!os cobros,
en vista de "ue existe la posibilidad de un fraude o desv:o de los fondos.
En el si$uiente cuadro, se se8alan al$unos e#emplos, sobre al$unos ries$os
"ue pueden presentarse en el procesamiento de la informacin contable
relacionada para un sistema de compras.
TRANSACCION RIESGOS
El acceso a los In$resos a
Aode$a se restrin$e a un
solo usuario
Se pueden reali)ar dos o
ms de estos documentos
por una misma compra.
In$reso de compras, $astos
yIo costos as: como su
retencin en la fuente
Bay la posibilidad de un
criterio contable de
re$istro inadecuado
9
=n control de acceso f:sico se entiende por todos a"uellos controles establecidos "ue tienen
como ob#etivo restrin$ir el in$reso de usuarios no autori)ados a un centro de cmputo, puertas
con clave para el acceso mane#adas por tar#etas de se$uridad y otros. =n control de acceso l$ico
es mane#ado por un software instalado en el computador, por e#emplo, a travFs de perfiles de
usuario.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
12

Emisin de Ordenes de
Compra
5ecibir mercader:a sin este
re"uisito
Cransferencia automtica
de las compras al mayor
$eneral
Error en la transferencia
por omisin en los cdi$os
de proveedores
Emisin de informes. En $eneral todo sistema contable captura datos, los
procesa y lue$o los emite. 4os sistemas de informacin $erencial son
sistemas "ue tienen como ob#etivo el suministrar informacin a todos los
usuarios para la toma de decisiones. Cuando se est anali)ando un
ambiente tecnol$ico de microcomputadores, debe tenerse cuidado en
evaluar la frecuencia con la cual son emitidos los listados, y "uF personas
tienen acceso a Fsta.
=n ambiente de redes puede prestarse a "ue al$unos usuarios ten$an
acceso a la informacin no autori)ada, debido a una definicin errada en la
autori)acin l$ica para la emisin de informes. l$o tan sencillo como la
impresin de informes puede prestarse a ries$os en la se$uridad de los
datos. 'e esta forma, por e#emplo, un reporte de costos olvidado en la
impresora puede lle$ar a manos de personal no autori)ado e incluso la
competencia.
=n ambiente de mini computadoras y mainframe presenta un mayor
control en el acceso a la informacin contable, por lo "ue el Fnfasis de
anlisis deber estar enfocado a evaluar el cumplimiento de los mismos.
Al-!'&*!-)&*to ,& )*4or-!')(*. Este aspecto es de vital importancia
para las empresas debido a "ue contienen prcticamente toda la
informacin de la misma. -or lo tanto, no se deben escatimar esfuer)os
para "ue se dF un adecuado y permanente respaldo de la informacin, de
modo "ue Fsta puede recuperarse de manera fcil en casos fortuitos como.
cortes o variaciones de electricidad, da8os en el servidor, robo de e"uipos,
etc.. simismo, se deben ir estableciendo pol:ticas para "ue dic!os
respaldos, al i$ual "ue los informes, no cai$an en manos inadecuadas.
Progr!-!% ; %o4tC!r& r&l!')o*!,o%: El anlisis de los pro$ramas
software relacionados, var:a si Fstos fueron ad"uiridos o desarrollados
internamente por la empresa. 'ebe tomarse en cuenta "ue todo pro$rama
de aplicacin en computadora tiene "ue estar dise8ado y desarrollado no
solamente para estar elaborado con las &ltimas tecnolo$:as en
pro$ramacin, sino para "ue sirva efectivamente al usuario final en el
desarrollo de su traba#o.
El anlisis de los pro$ramas y software relacionados debe abarcar los
si$uientes ob#etivos.
'ocumentar los pro$ramas "ue procesan la informacin contable.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
19

se$urar "ue el anlisis y desarrollo de los pro$ramas se reali)a ba#o
al$una metodolo$:a formalmente establecida.
?erificar la existencia de pistas de auditor:a "ue ayuden a detectar
problemas en los pro$ramas y el procesamiento de la informacin.
Comprobar la existencia de al$una metodolo$:a para la evaluacin y
seleccin de software administrativo.
Comprobar la existencia de controles en los pro$ramas "ue permitan
ase$urar la inte$ridad de la informacin.
?erificar la existencia de pol:ticas establecidas para el procesamiento
de datos "ue sirvan para el entrenamiento de nuevos usuarios.
Pol#t)'!% 'o*t!+l&%. desde el punto de vista $erencial, una pol:tica se
refiere a todas las acciones tomadas para el desarrollo, planificacin,
formulacin y evaluacin de las decisiones. 4as pol:ticas se establecen con
la finalidad de fi#ar los ob#etivos y mFtodos $enerales de administracin de
acuerdo con los cuales se deben mane#ar las operaciones de cual"uier
or$ani)acin.
=na pol:tica contable se establece con la finalidad de re$ular toda la
actividad contable referente a los re$istros, tratamiento y presentacin
resumida de las transacciones financieras. 4as pol:ticas contables se
encuentran establecidas en manuales declarativos "ue por lo $eneral son
mane#ados por la alta $erencia.
Coda la actividad comercial de una empresa re"uiere "ue el nivel directivo
fi#e y dicte pautas para el procesamiento de la informacin financiera. 'e
esta forma, una $ran corporacin re"uiere "ue sean establecidas pol:ticas
para el tratamiento y re$istro de las transacciones financieras. El anlisis
de este aspecto de un sistema contable, deber esta enfocado a la
verificacin de la existencia formal o informal de pol:ticas como por
e#emplo.
5e$istro de $astos y amorti)aciones de los $astos prepa$ados
Capitali)acin de activos fi#os
'epreciacin y amorti)acin de activos fi#os tan$ibles e intan$ibles
(Ftodos para valorar las inversiones
-ol:ticas de re$istro de provisiones para incobrables y de inventarios.
-ol:ticas contables para la consolidacin de estados financieros
-ol:ticas para el clculo y re$istro de las acumulaciones y reservas.
E%tru'tur! Org!*)<!')o*!l. 'esde el punto de vista or$ani)ativo y
apartndose un poco del aspecto tecnol$ico y de los pro$ramas, la forma
de or$ani)acin de un departamento contable tambiFn tiene impacto en el
funcionamiento del sistema contable.
L4a estructura de la or$ani)acin es la forma "ue adopta una empresa para
poder llevar a cabo todas sus funciones. medida "ue la or$ani)acin
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
10

crece, se !ace necesaria la existencia de una diferenciacin en el traba#o,
como consecuencia de la especiali)acin de las actividadesM
4a especiali)acin de las operaciones re"uiere "ue la contabilidad $eneral
sea separada, por e#emplo, de la actividad de costos y estas dos a su ve),
del rea "ue debe mane#ar y emitir los reportes financieros. 4os problemas
derivados de una falta de definicin en el rea contable, pueden ocasionar
"ue las responsabilidades se solapen y no estFn claramente definidas. SE
debe recordar "ue todos los sistemas son creados y mane#ados por
empleados y "ue siempre estar impl:cita la intervencin !umana.
l anali)ar la estructura or$ani)ativa del rea contable, la cual tiene
impacto sobre la $eneracin de informacin financiera, se deben tomar en
cuenta los si$uientes aspectos.
Existencia de un m:nimo $rado de especiali)acin
'elimitacin de la estructura or$ani)ativa
'efinicin de funciones para cada una de las reas
Cumplimiento de los niveles #err"uicos establecidos
Grado de conocimiento de la estructura y su si$nificado por parte de
los niveles operativos.
3371 A%"&'to% Du& )*4lu;&* &* lo% %)%t&-!% ; l! 'o*t!+)l),!,
4a profesin contable es una de las ramas del comportamiento !umano, en
la cual descansa el control de $ran parte de las actividades del !ombre.
la contabilidad se le !a llamado el len$ua#e de los ne$ocios. Efectivamente
es la forma como se traduce en tFrminos monetarios, toda la actividad de
los ne$ocios.
=n sistema, como lo definimos en el primer cap:tulo, es una serie de
elementos relacionados entre s: y con ciertos atributos. 4os sistemas de
contabilidad son sistemas "ue ayudan en el procesamiento de todas las
operaciones comerciales y en ausencia de ellos, los estados financieros,
#ams estar:an al d:a o ra)onablemente al d:a. l$unas empresas "ue estn
su#etas a re$ulaciones de tipo le$al, por lo $eneral cumplen con la
presentacin de los estados financieros en forma oportuna a las
correspondientes autoridades re$uladoras.
6ormalmente la mayor:a de las empresas "ue estn su#etas a re$ulaciones
de tipo le$al, tratan de establecer sistemas tanto manuales como
mecani)ados "ue permiten cumplir con las obli$aciones a las cuales estn
su#etas. El mundo actual de los ne$ocios, re"uiere "ue los $erentes
estable)can sistemas enfocados a la $eneracin de informacin financiera
oportuna. Es com&n encontrar empresas con atrasos en la informacin
contable de cuatro o ms meses, lo cual se podr:a subsanar mediante el
desarrollo de sistemas de informacin contables eficientes.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
1:

4a contabilidad financiera re$istra operaciones "ue !an sucedido, pero es
importante conocerlas para planear sobre el futuro, como por e#emplo. la
planificacin de utilidades. 4as proyecciones de una entidad deben estar
basadas en parte, en las cifras arro#adas por transacciones !istricas. 4a
oportunidad de la informacin, es una caracter:stica li$ada directamente a
su utilidad% una cifra inoportuna en el tiempo, carecer de utilidad prctica
para ser tomada como parmetro de una decisin. En este sentido, los
sistemas "ue implanta una empresa deben estar enfocados a suministrar
informacin oportuna.
-or diversas ra)ones, la informacin financiera de las empresas presenta
retrasos en su actuali)acin y oportunidad. ?eamos cules son al$unas de
las ms importantes.
S&r5)')o% &At&r*o% ,& 'o*t!+)l),!,. Estas son empresas "ue se dedican al
procesamiento de la informacin contable de terceras empresas, por las
cuales son contratadas. Con frecuencia, al$unas empresas recurren a este
tipo de servicios externos de procesamiento de la informacin contable. En
estos casos, el mayor cuidado "ue se debe poner en la contratacin del
servicio externo, est en la calidad el mismo, como por e#emplo, los
tiempos de respuesta para la entre$a de la informacin.
Es com&n encontrarse con oferentes de servicios profesionales "ue no
resultan realmente lo "ue en principio se esperaba. =na re$la "ue debe
tenerse en cuenta siempre es "ue lo barato normalmente resulta caro. Esta
recomendacin no implica "ue debe buscarse necesariamente a a"uellos
profesionales "ue cobren mayores !onorarios, a fin de ase$urar "ue la
calidad del servicio sea mayor, sin embar$o, un factor "ue va en
detrimento del servicio "ue se pueda recibir, es lo econmico de Fste.
'ebemos tener en cuenta "ue a una empresa le interesa bsicamente el
recibir un buen servicio. Es com&n encontrar "ue las mayores
observaciones de empresas "ue contratan servicios externos de
contabilidad se centran en la calidad de los servicios "ue reciben.
Obli$aciones de tipo le$al "ue son incumplidas o tard:amente atendidas,
necesidades de informacin detallada "ue no son suministradas a tiempo
son al$unas de las ms comunes observaciones . =na empresa debe tener
en cuenta si es de mayo costo I beneficio el contratar un servicio externo
de contabilidad o llevar internamente el procesamiento de la informacin
contable.
Pro+l&-!% 'o* &l %o4tC!r& 'o*t!+l&: Se deben a una inadecuada
evaluacin inicial "ue se efect&a sobre los pro$ramas de computacin "ue
se desarrollan o compran para la empresa. (uc!os problemas son
consecuencia directa de la falta de visin contable y de sistemas, "ue en
al$unos casos, tiene el personal encar$ado de dise8ar los pro$ramas
contables. 4as fallas "ue se presentan, con frecuencia !acen "ue el traba#o
de los empleados de contabilidad se dupli"ue en muc!os casos. 4os
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
1/

contadores p&blicos, "ue en este sentido e#ercen la profesin en el rea de
sistemas, con frecuencia encuentran observaciones, las cuales, al$unas de
ellas, son mostradas en el si$uiente cuadro.
OBSERVACION CONSECUENCIA
4os usuarios de los sistemas
no tienen la documentacin
"ue explica el mane#o de la
operacin del sistema
contable, la cual es una
ayuda bsica para mane#ar el
sistema administrativo
4os usuarios desconocen
cmo funcionan los sistemas
y ello aumenta el ries$o de
cometer y pasar por alto
errores
6o se reali)a un
entrenamiento formal para la
operacin del sistema
contable
Bay dependencia de las
personas con mayor
experiencia en el uso de los
sistemas administrativos
4os totales de dFbitos y
crFditos no son mostrados al
momento de capturar los
movimientos
'emoras en la transcripcin
de los comprobantes por
error en diferencias.
P&r%o*!l *o '!"!')t!,o. 4a causa de personal no capacitado puede
presentare por dos ra)ones.
Evaluacin inadecuada al momento del in$reso
'eficiente capacitacin del personal activo.
4a evaluacin inadecuada al momento del in$reso de un personal puede
$enerar problemas posteriores "ue pueden pasar inadvertidos en el
momento de su contratacin, por lo "ue un reclutamiento ri$uroso y el
dise8o de planes de carrera para el personal contable !arn "ue estos
ries$os se minimicen.
Au%&*')! ,& *or-!% ; "ro'&,)-)&*to% &%t!+l&'),o%. 4as normas y
procedimiento son las pautas espec:ficas "ue emite la $erencia para el
buen funcionamiento de todas las operaciones reali)adas. 'e esta forma,
por e#emplo, un sistema para el control de pa$os puede ser llevado a cabo
en forma mecani)ada o manual si existen ciertas pautas para su control.
En cual"uier caso, el futuro de la contabilidad est totalmente atado a lo
"ue ser el desarrollo de sistemas y su impacto en las formas como
actualmente son procesadas las transacciones u operaciones financieras.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
7.

332 C!r!'t&r#%t)'!% ,& lo% SAC@S
=n Sistema dministrativo Contable debe reunir las si$uientes caracter:sticas.
$E 'isponibilidad de la informacin cuando es necesaria y por medios adecuados,
por e#emplo, en determinados formatos, impresos en papel, pantallas interactivas,
acceso remoto v:a mdem.
3E Suministro de la informacin de manera Selectiva, evitando sobrecar$as e
informacin irrelevante. Supone la sustitucin de cantidad por calidad de
informacin.
1E ?ariedad en la forma de presentacin de la informacin. El anlisis de la
informacin puede variar incluso simplificarse variando la forma de su
presentacin, por e#emplo. el anlisis de una tendencia mostrada &nicamente de
manera numFrica o incorporndoles un sencillo $rfico de barras.
7E El $rado de Inteli$encia incorporado en el sistema Orelaciones preestablecidas
entre las informaciones contempladas en el sistemaP.
2E El tiempo de respuesta del sistema. diferencia entre una peticin de servicio y su
reali)acin,
9E Exactitud. conformidad entre los datos suministrados por el sistema y los reales.
0E Generalidad. Con#unto de funciones disponibles para atender diferentes
necesidades.
:E @lexibilidad. Capacidad de adaptacin yIo ampliacin del sistema a nuevas
necesidades. =n SC no debe ser esttico puesto "ue las necesidades de la
informacin var:an con el tiempo.
/E @iabilidad. probabilidad de "ue el sistema opere correctamente durante un
periodo de disponibilidad de uso.
$.E Se$uridad. proteccin contra pFrdida yIo uso no autori)ado de los recursos del
sistema.
$$E 5eserva. nivel de repeticin de la informacin para prote$er de pFrdidas
catastrficas de al$una parte del sistema.
$3E mi$abilidad para con el usuario, $rado con "ue el sistema reduce las
necesidades de aprendi)a#e para su mane#o.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
7$

339 E4&'to ,& lo% SAC &* l!% &-"r&%!%
=n Sistema dministrativo Contable, en su mayor:a, tiene un efecto positivo en la
cultura or$ani)acional de las empresas, lo cual lo podemos anali)ar desde al$unas
perspectivas.
I*%t!l!')o*&%. El primer $ran cambio se da por"ue los sistemas van a re"uerir del
monta#e de 5edes para mantener a todas las estaciones de traba#o interconectadas,
Fstas en la actualidad son casi imperceptibles en un ambiente normal de oficina.
P&r%o*!l. 4os SCYS, cual"uiera "ue sea su :ndole, vienen acompa8ados
necesariamente de Capacitacin, Fsta en el fondo permitir un cambio de
mentalidad en los empleados, "uienes para mane#arlo no necesitan ser especialistas.
C&*tr!l)<!')(* ,& ,!to%. El uso de un SC !ace "ue se inte$ren las actividades de
recopilacin y acumulacin de datos de diferentes partes de la or$ani)acin. Este
cambio tiene como la venta#a de centrali)ar los datos y de permitir controles de
mayor calidad sobre las operaciones. =na desventa#a es la eliminacin potencial del
control proporcionado por la divisin de responsabilidades de personas
independientes "ue reali)an funciones relacionadas y comparan sus resultados.
S&"!r!')(* ,& r&%"o*%!+)l),!,&%: Cada persona se deber !acer responsable por
la informacin "ue mane#a yIo in$resa en el sistema, ms a&n si en los sistemas se
limitan los accesos y se especifican funciones.
R&,u'')(* ,& l! P!rt)')"!')(* ?u-!*!: El extenso mane#o y procesamiento de
datos de numerosas transacciones se simplifica en $ran medida en base al in$reso
de los datos en los sistemas automati)ados% Fstos fluyen a travFs de los canales
respectivos de manera "ue la informacin "ue resulte va a se$uir un &nico proceso.
=n fenmeno en los sistemas administrativos contables es la tendencia a "ue los
usuarios consideren la informacin salida del computador como LcorrectaM. El
control efectivo re"uiere "ue los empleados sean por lo menos tan escFpticos en un
ambiente de computadora como en un ambiente manual.
U*)4or-),!, ,& "ro'&%!-)&*to. En vista "ue los procesos internos son
automticos estos tienen uniformidad en su procesamiento.
MFto,o% ,& Autor)<!')(*: Es ordinario "ue los SC permitan delimitar los niveles
de acceso "ue tiene cada usuario dependiendo del $rado de autoridad "ue ten$a en
la Empresa. Sin embar$o, esto no es sinnimo "ue la informacin "ue se in$rese o
V)%)+)l),!, ,& )*4or-!')(*: 4a informacin siempre estar visible para el usuario
cuando lo necesite.
330 Pro'&,)-)&*to% Co*t!+l&% ; M!*u!l&%
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
73

Coda empresa necesita en al$&n momento documentar el traba#o "ue reali)an los
empleados para poder responder entre otras a las si$uientes interro$antes. R"uiFnS,
RcmoS, RcundoS. Rcon "uF frecuenciaS Se llevan a cabo los procesos. 4a necesidad de
establecer manuales administrativos sur$e por varias ra)ones y llevan a las or$ani)aciones
a plasmar en blanco y ne$ro todos los procedimientos "ue se si$uen en el desarrollo del
traba#o diario.
33: I-"ort!*')! ,& l! ,o'u-&*t!')(*
4a necesidad de documentacin sur$e como una respuesta para refle#ar el traba#o
reali)ado por los empleados en al$&n tipo de instrumento or$ani)acional. (ediante
el proceso de documentacin, todas las actividades son plasmadas de tal forma "ue
cual"uier empleado debidamente autori)ado puede tener acceso y conocer dic!a
informacin. 4a documentacin de los sistemas se reali)a por las si$uientes
ra)ones.
Sistemati)ar las relaciones entre los inte$rantes de una or$ani)acin.
Instruir a los empleados acerca de aspectos tales como. ob#etivos, pol:ticas,
normas, procedimientos, funciones y autoridad.
Servir de $u:a para la e#ecucin de las tareas de los empleados
Servir de $u:a para la evaluacin de la eficiencia operacional.
Sistemati)ar los procedimientos "ue se emplean en la empresa.
6ormali)ar el desarrollo de las tareas
Servir de $u:a para el entrenamiento de reciente in$reso.
4a decisin de documentar los procedimientos de una or$ani)acin, implica a estar
conscientes acerca del costo I beneficio de la decisin y de los resultados y
obstculos "ue se pueden presentar a lo lar$o del proceso
33/ T)"o% ,& M!*u!l&%
'entro de las tFcnicas para documentar una empresa se pueden encontrar distintos
tipos de manuales, cada uno para determinado fin. =na clasificacin de los
manuales en el contexto de la or$ani)acin es la si$uiente.
33/$ M!*u!l&% ,& %)%t&-!%G -Fto,o% ; "ro'&,)-)&*to% -!*u!l&%
Aa#o este es"uema, podemos subdividir los manuales en.
E%"&'#4)'o%:
"anuales de #$cnicas: Son a"uellos en los cuales se explican las pautas,
pasos o procedimientos "ue deben se$uirse para aplicar al$una tFcnica
espec:fica. -or e#emplo. el manual de operacin de un e"uipo o
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
71

ma"uinaria. El uso y ob#etivo de este tipo de manuales es por lo $eneral
limitado.
"anual de Actividades. (uestra, en forma $rfica yIo escrita, todos los
pasos a se$uir en diferentes situaciones de traba#o. =n e#emplo de este
tipo de manual es el de induccin al personal
G&*Fr)'o%:
"anual de %rgani&acin: Incluye todos a"uellos aspectos "ue detallan la
estructura, sus relaciones, las responsabilidades de cada empleado y
cual"uier otra informacin "ue muestre la or$ani)acin desde un punto
de vista formal.
"anual de !ol'ticas: 'ocumenta todas las $u:as de accin $enerales "ue
tiene una empresa en distintas reas tales como. recursos !umanos,
mercadeo, finan)as, produccin y otras. 4as pol:ticas se enuncian en
forma declarativa y deben $uiar la pauta de accin de los empleados para
cada una de las reas "ue se deseen documentar.
"anuales de normas y procedimientos: 'etalla todos los procedimientos,
relacionados o no con la contabilidad, "ue se vienen reali)ando en la
empresa. -or otra parte, este tipo de manuales establece las pautas
espec:ficas acerca de las normas aplicables en forma $eneral o espec:fica
para los procedimientos identificados en la or$ani)acin.
=na norma detalla la forma como debe llevarse a cabo un procedimiento.
diferencia de una pol:tica, las normas tienen un carcter espec:fico y no
$eneral.
33/3 M!*u!l&% ,& S)%t&-!% Co-"ut!r)<!,o%
Este tipo de manual documenta los sistemas "ue contemplan el uso
si$nificativo de un computador en un alto n&mero de operaciones o
procedimientos. 'entro de esta clasificacin podemos encontrar los
si$uientes manuales.
M!*u!l ,& U%u!r)o. Explican en forma $eneral cmo funciona un
sistema mecani)ado e instruyen al usuario sobre la forma de interactuar
con el sistema, es decir, le informan como puede utili)ar y obtener del
sistema la informacin "ue re"uiere. -or lo $eneral, debe incluir
documentacin tal como.
Instalacin del sistema
-rocedimientos para capturar y procesar la informacin
-rincipales reportes
Gu:a de errores o mensa#es del sistema
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
77

M!*u!l&% ,& O"&r!')(*. Son similares a los manuales de usuario, la
diferencia radica en el mayor nivel de detalle "ue muestran los manuales
de operacin de sistemas. =n manual de operacin es por lo $eneral
utili)ado por usuarios expertos en el mane#o de un sistema.
M!*u!l&% ,& ,o'u-&*t!')(* ,& %)%t&-!%. Estos plasman todo el
proceso de anlisis y desarrollo de un sistema "ue forman parte del ciclo
de vida y desarrollo de los sistemas. 4os manuales de documentacin
sirven para efectuar modificaciones y me#oras en los sistemas y
representan una de las !erramientas cr:ticas a ser usadas por los analistas
y pro$ramadores.
'entro de los manuales de documentacin de sistemas podemos
encontrar.
"anuales de dise(o f'sico. Especifican la forma en la cual estn
or$ani)ados los datos en el computador. Estos manuales deben incluir
aspectos tales como.
Cipo de lmacenamiento Odisco duro, dis"uete, unidad de cintaP
6ombre del arc!ivo
'ise8o del re$istro
7
-eriodicidad de actuali)acin
Eti"ueta "ue lo identifica en el medio de almacenamiento
@orma de or$ani)acin
"anuales de !rocesos. (uestran todos los aspectos referentes al
procesamiento "ue le dan a los datos de un sistema. 4as !erramientas "ue
se pueden utili)ar para elaborar este tipo de manuales son. cartas
estructuradas, dia$ramas BI-O, tablas de decisin, dia$ramas de flu#os
de datos y dia$ramas de ZarnierrIOrr
"anuales de Salidas. (uestran los reportes y cmo fueron dise8ados,
sean Fstos consultas por pantalla o sean reportes impresos. 4as salidas de
sistemas son frecuentemente documentadas en forma manual, a travFs de
formularios denominados Spacin$ C!arts, los cuales muestran un dise8o
f:sico para cada una de las salidas del sistema.
33/1 M!*u!l&% ,& Co*t!+)l),!,
'entro del rea contable, los manuales tienen una aplicacin sumamente
amplia ya "ue permiten $uiar el traba#o "ue se debe llevar a cabo el
personal del departamento de contabilidad. Espec:ficamente los manuales
aplicables en el rea contable son.
7
Es una explicacin detallada del contenido "ue tiene un arc!ivo en la computadora% de tal forma
"ue se pueda conocer la or$ani)acin l$ica de la informacin.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
72

M!*u!l&% ,& Pol#t)'!% Co*t!+l&%. 'etalla todas y cada una de las
pol:ticas "ue se si$uen en la entidad respecto a los re$istros contables.
4as pol:ticas deben estar siempre de acuerdo con principios de
contabilidad de aceptacin $eneral y ello debe ser declarado en los
manuales.
4as pol:ticas de contabilidad preferiblemente deben ser or$ani)adas,
enunciadas y detalladas en el orden "ue son presentadas las partidas en
los estados financieros y a las "ue son asociadas. En los manuales de
pol:ticas de contabilidad, se establecen dos subdivisiones.
!ol'ticas )enerales de Contabilidad. Son declaraciones "ue enuncian la
aceptacin de los principios de contabilidad $eneralmente aceptados,
tales como. Entidad, 5eali)acin, 6e$ocio en (arc!a, 5evelacin
suficiente, etc..
!ol'ticas Espec'ficas de Contabilidad. Se refieren a los tratamientos
contables especiales y aplicables a ciertas operaciones o transacciones de
partidas espec:ficas de los estados financieros. 4as pol:ticas espec:ficas
pueden ser enunciadas con base en el orden de presentacin de las
partidas en los estados financieros.
M!*u!l ,&l C(,)go Co*t!+l&. CambiFn llamado manual de codificacin
de cuentas, clasificador de cuentas o sencillamente manual de cuentas.
'etalla todas y cada una de las cuentas, su naturale)a y los conceptos por
los cuales se debitan o acreditan. Este tipo de manual es el de mayor uso
en el rea contable y "ue ayudan a explicar los movimientos "ue se
mane#an por cada una de las cuentas. 4os movimientos dFbitos y crFditos
establecen la naturale)a final del saldo de cada cuenta.
M!*u!l ,& *or-!% ; "ro'&,)-)&*to% 'o*t!+l&%. Aa#o un es"uema de
responsable I accin, detalla todos y cada uno de los procedimientos
contables. =n manual de normas y procedimientos contables, tambiFn
puede especificar los asientos de tipo contable "ue se reali)an para un
determinado procedimiento. I$ualmente este tipo de manuales debe
establecer las normas "ue sean aplicables a cada uno de los
procedimientos previamente definidos.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
79

31 EL SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE MICRO XYSTEM
31$ PRESENTACIN
=n sistema informtico, se crea con la idea de obtener se$uridad y certe)a de la
informacin "ue se procesa, enmarcados en este contexto, se !a estructurado un
sistema dministrativo Contable "ue permite obtener niveles superiores de
se$uridad tanto en los procesos como en la informacin, avali)ando resultados
ptimos "ue $aranticen y respalden la toma de decisiones en los niveles
$erenciales.
Aa#o un es"uema de SEGURIDAD Y CONFIABILIDAD, presentamos el (icro
/ystem un sistema desarrollado completamente en Ecuador, diri$ido a las
or$ani)aciones "ue cuentan con servidores -C[s, este sistema est desarrollado ba#o
un moderno concepto de dise8o, "ue le permite tener estaciones con WINDOWS
95 / 98 / 2000 / MILENIUM, WINDOWS NT, LINUS, y entornos con redes
NETWARE.
313 CARACTERISTICAS OPERATIVAS
Progr!-! Mo,ul!r & I*t&gr!,o: "uellas transacciones "ue son repetitivas y
rutinarias en las empresas, ba#o las cuales se sustenta el $iro del ne$ocio, tales
como. compras y ventas, se mantienen por (dulos o Gestiones, "ue no son sino
subsistemas "ue permiten llevar un control por separado de sus saldos. 6o obstante,
de estar clasificadas dic!as transacciones, al operar al$&n mdulo, al$unas
transacciones tienen directa incidencia con los mdulos relacionados
correspondientes, a esto denominamos Inte$rados. -or e#emplo. utili)amos el
(dulo de Compras cuando reali)amos un pa$o a un proveedor, pero al emitir el
c!e"ue afectamos directamente el (dulo de Ca#a Aancos.
Mult)u%u!r)o: El sistema permite traba#ar en red !asta con *7 usuarios. -ara esto
basta &nicamente tener instalado el software en un solo servidor "ue ten$a la
capacidad suficiente para soportar dic!o traba#o. s: mismo, el sistema permite
delimitar los accesos y opciones de traba#o de cada usuario. Cabe indicar "ue
determinadas bases de datos, pueden ser utili)adas por un solo usuario a la ve).
B)-o*&,!: El sistema puede traba#ar simultneamente en dos monedas, el dlar y
el sucre. -ara tal efecto, en cada aplicacin solicita la coti)acin de la una moneda
en referencia de la otra.
Mult)+o,&g!: El sistema permite crear n cantidad de bode$as, las mismas "ue
sirven para llevar un control individuali)ado de los lu$ares donde se $uardan o
custodian los inventarios.
Mult)&-"r&%!: Se puede crear n cantidad de empresas, las mismas "ue a su ve)
pueden mantener informacin en l:nea de !asta cinco periodos contables
consecutivos.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
70

311 CARACTERISTICAS FUNCIONALES
L)5)!*o: l ser un pro$rama "ue se e#ecuta en ambiente '.O.S., sus bases de datos
son pe"ue8as en comparacin con las de ambiente Zindows. 'e !ec!o el pro$rama
en si pesa &nicamente G (A. Esto permite mediante procesos rpidos obtener,
dependiendo del volumen de informacin, respaldos LJipeadosM en dis"uetes yIo en
el disco duro sin "ue Fstos ocupen mayor espacio. dicionalmente la velocidad de
impresin es superior por cuanto los p:xeles por pul$ada estn parametri)ados al
m:nimo.
Fl&A)+l&. El sistema puede adaptarse a cual"uier cultura or$ani)acional, o tipo de
empresa sea esta importadora, comerciali)adora, industrial, de servicios, O6GYs,
etc. simismo, sus informes pueden acoplarse a cada situacin funcional "ue las
or$ani)aciones presenten.
V&r%t)l: El sistema permite crear cual"uier tipo de reporte "ue se necesite, de
!ec!o, en todos los mdulos existe la opcin (s Informes donde se recopilan los
reportes "ue la dministracin de la Empresa re"uiera.
I*t&r,&"&*,&*')!. l mantenerse por separado las transacciones principales por
mdulos se puede traba#ar en cada uno de ellos con total independencia. Sin
embar$o, existen determinados procesos vinculados directamente desde los
mdulos con Contabilidad, "ue por la naturale)a del proceso contable, no pueden
separarse.
317 REHUERIMIENTOS TECNICOS
El sistema para "ue pueda funcionar normalmente re"uiere el si$uiente !ardware y
software m:nimos.
?ARDIARE
S&r5),or:
Computador con procesador -entium o Superior.
E (A de (emoria 5(.
(onitor ?G.
'isco duro con al menos 7+ (A.
E%t!')o*&% ,& Tr!+!>o:
Computador con procesador 9E> o Superior
9 (A de memoria 5(
(onitor ?G
'isco duro con al menos *+ (A
Impresora lser, Inyeccin o (atricial.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
7:

SOFTIARE
ZI6'OZS ,.3I;7I;EI*+++ (I4E6I=(, /-, ZI6'OZS 6C
6ECZ5E ,.33I,.3*I9.3
Siendo estos los re"uerimientos m:nimos, por lo "ue se puede intuir "ue es un
sistema muy verstil, velo) y de crecimiento ilimitado en funcin de la
infraestructura tecnol$ica de la empresa.
312 UTILITARIOS
Se entiende como utilitarios a"uellas !erramientas del sistema "ue ayudan, soportan
o facilitan el desarrollo de las transacciones, sin "ue a su ve) incidan dentro del
proceso contable. Entre estos tenemos.
312$ T&'l!% ,& Fu*')(*. Son a"uellas teclas cuyos ob#etivos son prestar ayuda
adicional en el sistema yIo convertir bases de datos provisionales en
informacin real. 4as principales son.
F$ M!*u!l ,& A;u,!. parece una ventana con la descripcin de los
campos y la funciones presentes en el punto desde donde fue invocado.
-roporciona informacin bsica y de consulta rpida.
F3 A;u,! %o+r& t&'l!% ,& o"&r!')(* ; ,& 4u*')(*. 'escribe en pantalla
el uso mas com&n de las diferentes teclas de operacin y de funcin. El
uso de las teclas de funcin \@E] al \@3+] es muy variable y no se
describe sino en la &ltima l:nea de la pantalla donde estn disponibles.
F1 C!l'ul!,or!. Invoca la calculadora, para reali)ar operaciones
aritmFticas en el momento en "ue el usuario lo re"uiera, aparece esta
calculadora del lado i)"uierdo de la pantalla. El recuadro superior de la
calculadora mostrar las operaciones "ue se realicen. El recuadro
inferior muestra la distribucin del teclado numFrico y de las teclas de
operacin. En el recuadro superior, se pueden visuali)ar las &ltimas *+
operaciones reali)adas. 4as teclas de flec!as verticales permiten subir o
ba#ar el cursor sobre las l:neas impresas en este recuadro. Coda entrada
reali)ada al operar la calculadora es mostrada en la &ltima l:nea.
Con la calculadora se pueden reali)ar las si$uientes operaciones.
\^] .suma
\2] .resta
\_] .multiplicacin
\I] .divisin
\`] .potenciacin
\5] .radicacin
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
7/

\a] .porcenta#e
-ara reali)ar cual"uiera de estas operaciones aritmFticas, introdu)ca un
operando, el operador y lue$o el otro operando. -ara obtener el resultado
presione la tecla del si$no i$ual ObP.
\C] . cancelacin de la operacin y reinicio del resultado en cero.
\'] . definicin del n&mero de decimales.
-ara reali)ar esta &ltima operacin, presione \'] y lue$o introdu)ca la
cantidad de decimales deseados Olo "ue no se visuali)arP. Observar "ue
la cifra actual cambiar al n&mero de decimales indicados.
\Esc] . salir de la calculadora.
F7 A+r&5)!tur!%.. l escribir una abreviatura dentro de un campo y
presionar \@9], la abreviatura es sustituida por el correspondiente texto. Si
la abreviatura no es encontrada, aparece la ventana de edicin de
breviaturas.
F2 Co")!r. O?er explicacin de @>P
F9 P&g!r65estaurar. l presionarse \@7] el contenido de cual"uier
campo del pro$rama en el "ue se encuentre el cursor, incluyendo el
&ltimo resultado de la calculadora, es $uardado en memoria y puede ser
restaurado posteriormente, sobre otro campo, mediante la tecla \@>]. Se
puede por e#emplo reali)ar una operacin con la calculadora, copiar el
resultado con \@7] y lue$o restaurarlo sobre el campo donde se encuentre
el cursor con \@>]. =n contenido copiado permanece en memoria !asta
"ue se copia una nuevo contenido o se termina la sesin de uso del
pro$rama.
F0 A>u%t& ,& V&*t!*!: l tener una ?entana de Edicin presente en
pantalla, presione \@G] para a#ustar su tama8o. -resione las teclas de
flec!as verticales y !ori)ontales para mover la ventana !asta conse$uir el
tama8o deseado. -ara ampliar o alar$ar la ventana presione
simultneamente las teclas \Ctrl] \22c]. -ara acotar o reducir la ventana
presione simultneamente las teclas \Ctrl] \d22] . -ara salir y de#ar $rabada
la posicin y tama8o de la ventana presione nuevamente \@G] .
Alt J I Or,&* ,& I-"r&%)(*. (ediante esta combinacin se ordena al
sistema volver a imprimir determinados formularios.
Ctrl J T Borr! u*! "!l!+r!. Este comando borra la palabra "ue se
encuentre a la derec!a del cursor cuando se emita la orden.
CTRL J Y Borr! to,! l! l#*&!. Este comando borra los caracteres "ue
se encuentren a la derec!a del cursor .
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
2.

. 4os cursores "ue presentarn la informacin en la direccin
en "ue estos se diri#an.
T&'l! E*t&r: Es la tecla con la cual se esco$en yIo aceptan como
conformes los procesos.
3123 I-"r&%or ,& R&"ort&%: -ermite visuali)ar los reportes en los diferentes
dispositivos con "ue cuenta el pro$rama, su formato es el si$uiente.
+---- PARAMETROS DEL REPORTE -----+
EJECUTAR REPORTE
+---------------------------------+
+-------------- ORDEN -----------+ +---- PARAMETROS IMPRESORA ----+
Ordenado por: NUMFAC Impresor: EPSON
+--------------------------------+ Letra: Pequea
Margen: 5
Prtico : LPT1
+------------------------------+
+-------------- RANGO -----------+ +------------- FILTRO ---------+
Desde: 00001547
Hasta: 00001547
+--------------------------------+

+------------ SELECCION ---------+

+--------------------------------+

+----------- DISPOSITIVO --------+
Impresora
+--------------------------------+ +------------------------------+
FACTURA
Cada se$mento representa un proceso determinado al cual se puede acceder
oprimiendo la primera letra del encabe)ado del mismo o tecleando el cursor
!acia aba#o !asta la funcin re"uerida.
P!r-&tro% ,&l R&"ort&. 5esalta la funcin "ue fuese ele$ida por el
Operador del sistema. Contiene las si$uientes subfunciones.
E *Ejecutar reporte+: Implica la orden de "ue se proceda a presentar el
reporte, lue$o de !aber seleccionado todos los parmetros !biles.
G O)rabar configuracinP. 'e#a predeterminando el reporte en la forma
ms com&n en "ue este va a ser solicitado.
5 O,estaurar Configuracin !redeterminadaP. 'e#a los parmetros de
presentacin en la confi$uracin normal del sistema.
Or,&*. -ermite establecer ba#o "ue tipo de orden se va a presentar la
informacin. -or e#emplo. En el caso de las facturas se puede esco$er los
si$uientes rdenes. -or el n&mero de factura, por la fec!a de emisin, por el
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
2$

cdi$o de los clientes, por el nombre de los clientes. etc.. Estos rdenes, en
caso de re"uerirlos, deben solicitarse al proveedor del sistema.
R!*go. 'ependiendo del orden esco$ido, establece desde y !asta donde
desea "ue se esco#a la informacin. -or e#emplo. En el e#emplo de las
facturas anteriores se puede esco$er los si$uientes ran$os. 'esde la factura
+++37+3 !asta la ++++3>+3, desde el +3I+3I+* !asta el 37I+*I+*, desde el
cliente cdi$o 393*9;G, !asta el cdi$o 37397>+;, desde el cliente
(G=e f=4IO CES5 !asta AE64CJ5 E4IS (6=E4,
etc..
S&l&'')(*: -ermite esco$er en determinados reportes, las opciones de
presentacin yIo seleccionar de entre un universo una muestra de la
informacin re"uerida.
D)%"o%)t)5o: 'irecciona ba#o "ue formato desea "ue se presente o
transforme el reporte solicitado. Contiene 9 dispositivos.
!antalla normal Ovisuali)a la informacin en la pantalla sin "ue se pueda
mover dentro de ellaP,
!antalla E-tendida Opresenta el reporte en pantalla y a travFs de los
cursores se puede mover en cual"uier direccin una fran#a !ori)ontal "ue
resalta la informacinP,
Arc.ivo. -ermite transformar el reporte solicitado, dentro de la carpeta
del (icro o en dis"uete, en un arc!ivo de texto, Fste a su ve) puede
transformarse en una !o#a de Excel, e,
Impresora. Env:a el reporte solicitado a la impresora ele$ida en la
Opcin -armetros de la Impresora
P!r-&tro% ,& l! I-"r&%or!: -ermite confi$urar.
Impresoras Ose esco$e de una listaP,
#ipo de letra de la impresin O6ormal o -e"ue8a NComprimida2P,
"rgenes Opara correr a la derec!a los reportesP, y,
!uerto de impresin OSelecciona la impresora local o de la red para
direccionar la impresinP
F)ltro: -ermite se$re$ar la informacin del reporte solicitado. En el caso
de las facturas, por e#emplo, podemos filtrar la informacin de acuerdo a.
$rupo de clientes, vendedor, )ona, transportista, venta al contado o
crFdito, etc. 4os parmetros de filtracin de los informes adicionales
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
23

pueden ser aumentados o disminuidos a travFs del pro$rama $enerador
de reportes.
3121 G&*&r!,or ,& R&"ort&%: El sistema es pro$ramado en Clipper, una
versin simplificada de este software es instalado en con#unto con el
(icro /ystem, su funcin consiste en el mane#o de las bases de datos
para crear o modificar cual"uier reporte "ue necesite la dministracin
de la Empresa.
3127 G&%tor ,& B!%&%: CambiFn llamado 'A= permite al proveedor del
sistema revisar, ordenar y corre$ir las bases de datos del (icro /ystem
cuando Fstas sufrieran al$&n desperfecto, especialmente por variacin
brusca en el fluido elFctrico en el servidor como en las estaciones de
traba#o. Este Gestor puede ser considerado tambiFn como -ro$rama
uditor ya "ue permite revisar la !ora e iniciales asi$nadas de "uien
reali) y modific determinada transaccin,
319 I*%t!l!')(* ,&l %)%t&-!
4a instalacin del sistema comprende no solo su incorporacin en el 'isco 'uro, lo
cual se lo$ra mediante un pro$rama automtico de instalacin "ue viene incluido en
el sistema, sino adems una serie de pasos "ue deben ser e#ecutados con
posterioridad por el personal capacitado de la empresa distribuidora del producto.
?eamos cuales son esos pasos.
319$ V&r)4)'!r &l !r'K)5o 'o*4)g%;%
>

Este proceso es sumamente sencillo y se lo puede !acer desde el '.O.S.,
el cual en la actualidad viene como pro$rama accesorio en cual"uier
versin de Zindows. Se debe se$uir los si$uientes pasos.
C.\ ZI6'OZS\C' CO((6'
C.\ ZI6'OZS\CO((6'\ C' EA'
C.\ ZI6'OZS\CO((6'\EA'\E'IC CO6@IG.S<S
parecer entonces una pantalla similar a la si$uiente.
Arc!"o E#!c!$% &uscar 'er Opc!o%es A(u#a
)************* C+,-!%#o-s,comma%#,co%.!/0s(s ***************)
1#e"!ce2C+,3IN4O3S,COMMAN4,#!sp5a(0s(s co%26e/a7718 1
1Cou%9r(25:;7<507C+,3IN4O3S,COMMAN4,cou%9r(0s(s 1
1.!5es277 1
1 1
>
El confi$.sys es un arc!ivo del sistema, donde se $uardan las instrucciones primarias "ue el
computador leer al encenderlo e iniciar la sesin de traba#o.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
21

1 F12A(u#a 1 L=%ea+; Co5+:>1
)***********************************************************)
CambiFn se lo puede tambiFn !acer con el Explorador de Zindows
si$uiendo los si$uientes pasos
/0 Si$a la misma ruta y al !allar el arc!ivo confi$.sys seleccinelo con el
clicH derec!o
10 =bi"ue el comando A+r)r 'o* y seleccione el pro$rama 6ote -ad o
AlocH de 6otas
20 4e saldr la misma informacin del cuadro emitido en 'OS, por lo
"ue se procede a ubicar la seccin files0
En la seccin de files
G
ubicar la cantidad GG, esto debe reali)arse cuando
se instala el sistema en el servidor y en cada estacin de traba#o. 'ebe
considerarse "ue ciertos virus modifican este n&mero, por lo cual, deber
revisarse cuando el sistema estF lento.
3193 V&r)4)'!r l! -&-or)! 'o*5&*')o*!l
4a memoria convencional, tambiFn llamada 5O( O5ead Only (emoryP
(emoria solo de lectura, es a"uella donde se $uardan momentneamente
los pro$ramas "ue van a ser e#ecutados.
Se revisa la memoria convencional ubicndonos en el '.O.S. y con el
comando mem se podr apreciar la si$uiente pantalla.
C+,?mem
T!po #e memor!a To9a5 Usa#a L!@re
**************** ******** ******** ********
Co%"e%c!o%a5 A40B 75B 5A5B
Super!or 0B 0B 0B
Reser"a#a ;<4B ;<4B 0B
EC9e%#!#a 6DMS8 701A<B 1:EB A0:7AB
**************** ******** ******** ********
Memor!a 9o9a5 <01:EB A51B 70541B
To9a5 por #e@aFo A40B 75B 5A5B
ECpa%#!#a 9o9a5 6EMS8 70A<0B 670<A40;E0 @(9es8
ECpa%#!#a 5!@re 6EMS8 70A<0B 670<A40;E0 @(9es8
Ma(or 9amao #e pro/rama eFecu9a@5e+ 5A5B 657<00:A @(9es8
Ma(or @5oque #e memor!a super!or 5!@re+ 0B 60 @(9es8
MS*4OS es u% pro/rama res!#e%9e e% e5 Grea #e memor!a a59a0
C+,?
Se debe verificar "ue "uede libre 77+ Kb libres de memoria convencional,
ya "ue esa es la cantidad de memoria "ue necesita el (icro /ystem para
operar en condiciones normales.
G
4os files especifican el n&mero de arc!ivos al "ue (S2'OS puede acceder al mismo tiempo.
-odr utili)ar estos comandos slo en el arc!ivo Confi$.sys.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
27

En caso "ue no estF libre la cantidad de Kb re"ueridos, su proveedor de
software, obli$atoriamente deber borrar comandos en el confi$.sys !asta
"ue la memoria convencional "uede al nivel ptimo re"uerido de uso.
3191 Cr&!r u*! '!r"&t! 'o* *o-+r& MICRO
Con el Explorador de Zindows ubicamos en (i -C, el drive C, tambiFn
llamado 'isco 'uro, lue$o se$uimos el orden establecido en el si$uiente
$rfico.
Creada la nueva carpeta, a travFs de las rdenes respectivas, le
cambiamos el nombre por el de (IC5O.
3197 Co")!r !r'K)5o% &* l! '!r"&t! M)'ro
4os arc!ivos empa"uetados del software se copiarn de los dis"uetes o
C.'. "ue posee el proveedor del sistema y lue$o se los descomprimir a
travFs del ZinJip
E
, o tambiFn el comando pHun)ip de 'OS, en la carpeta
recientemente creada llamada (IC5O.
3192 A't)5!')(* ,&l %)%t&-!
4a activacin del sistema, comprende el in$reso de un valor numFrico,
denominado al$oritmo, el cual es producto de un proceso confidencial
E
E4 Zin)ip es un pro$rama utilitario "ue, mediante comple#as ecuaciones, comprime los
arc!ivos !aciendo "ue Fstos ocupen menor espacio en los dispositivos de almacenamiento.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
22

basado en una frmula matemtica, la cual es mane#ada &nicamente por
los creadores del sistema.
4a incorporacin de este al$oritmo tiene como propsito fundamental el
evitar la copia y pirater:a del sistema por usuarios no autori)ados.
Este al$oritmo deber ser in$resado adicionalmente cada ve) "ue !a$an
cambios en la confi$uracin del servidor.
3199 Cr&!r lo% !''&%o% ,)r&'to% !l M)'ro X;%t&-
Se deben crear accesos directos del software, para el servidor como para
los usuarios. 'etallemos cada uno de estos pasos.
A''&%o ,)r&'to "!r! &l S&r5),or. Se deben se$uir los si$uientes pasos.
3. 6os ubicamos en la carpeta (icro con el Explorador de Zindows, y
ordenamos los arc!ivos basndose en su nombre.
*. Auscamos el arc!ivo (icro.bat y lo seleccionamos con el botn
i)"uierdo del mouse.
,. Solicitamos las opciones del arc!ivo, para esto oprimimos el botn
derec!o del mouse.
9. Esco$emos la opcin Crear acceso directo.
7. 4ue$o el sistema crear un arc!ivo con el lo$otipo del 'OS con el
nombre Lcceso directo a (icroM, este arc!ivo por lo $eneral se ubica
al &ltimo.
>. Corte o copie este arc!ivo y pF$uelo en el Escritorio del Zindows.
G. Cambie el nombre tan slo a (icro, y tambiFn puede esco$er otro
:cono.
E. @inalmente esco#a las propiedades del acceso directo, al costado del
nombre en la 5uta de cceso o 4:nea de Comando ubi"ue cuatro
n&meros distintos para cada usuario. Tstos indicarn al sistema "ue se
va a traba#ar en modo multiusuario.
;. El resultado ser el si$uiente.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
29

A''&%o ,)r&'to "!r! &l U%u!r)o.
3. Con el Explorador de Zindows nos ubicamos en Entorno de 5ed y
ubicamos al Servidor y la Carpeta (icro, la cual deber !aber sido
puesto en modo Compartir.
*. En las vi8etas existe la opcin de !erramientas, esco$er de entre ellas
la tarea Conectar a unidad de 5ed, entonces el Explorador se solicitar
la unidad, ubi"ue ( y la ruta IISE5?I'O5I(IC5O, lue$o contin&e
en la misma forma explicada para el servidor.
3190 Cr&!')(* ,& "rogr!-!% ,& D&%+lo'L ; R&%"!l,o%
El 'esblocH es un pro$rama "ue borra un arc!ivo temporal "ue se $enera
cuando el usuario desea in$resar al sistema y di$ita su clave en forma
e"uivocada por tres ocasiones.

4os 5espaldos, en el 'isco 'uro yIo dis"uete, son pro$ramas "ue
comprimen las bases de datos de las empresas activas para su
almacenamiento interno y externo. -or otra parte, $aranti)an "ue en caso
de desperfectos o robo de e"uipos, la informacin pueda ser
descomprimida en otro computador y recuperarse sin mayor problema,
con el consi$uiente a!orro de tiempo y traba#o.
310 E*tr!,! !l %)%t&-!
Instalado el sistema y creados los accesos directos de cada usuario, el si$uiente
paso es in$resar al mismo.
310$ I*gr&%o ,& Cl!5&
-ara in$resar al (icro /ystem Fste le va a solicitar una clave personal,
conformada por cinco d:$itos, "ue previamente debi !aber sido
confi$urada por el administrador del sistema, en la si$uiente pantalla de
fondo verde.
+-----------------------------------------------------------------+
+--------------+
MICRO XYSTEM Clave:HHHHH
+--------------+

Copyright Quito-Ecuador
ASESORIA INFORMATICA
Todos los derechos reservados 2.000

Telf. 09-474284
257-400 Rec. 1324

El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
20

+-----------------------------------------------------------------+
El software le permitir di$itar una clave errnea !asta por tres
ocasiones, si a la tercera ve) existi e"uivocacin el sistema saldr de
este formulario y se blo"uear !asta "ue se !aya corrido el pro$rama
'esblocH "ue permite volver a in$resar la clave.
?alidada la clave asi$nada al usuario, entonces nos encontramos con la
pantalla principal del sistema, o tambiFn llamada de Edicin.
3103 P!*t!ll! ,& E,)')(*
Esta tiene la si$uiente presentacin
+-------------------- MICRO XYSTEM------------------------------+
EMPRESA: 4EMO FECHA : E4I10IE00E
MODULO : CONTA&ILI4A4 JENERAL USUARIO: OP
+---------------------------------------------------------------+
+----------------------------------------------------------------+
Terminar Mdulos Edicin Reportes Procesos Miscelneos
+--------------------------+
Contabilidad General
Frmulas Financieras
Caja y Bancos
--------------------------
Ventas/Cuentas por Cobrar
Compras/Cuentas por Pagar
Bodega
+--------------------------+

+--------F1=AYUDA F2=TECLAS DE FUNCION Esc=SALIR----------------+
En la parte superior encontramos. la empresa en la cual se traba#a, el
mdulo "ue se est procesando, la fec!a de procesamiento y la
identificacin del usuario "ue opera el sistema Ocaracteri)ado por sus
inicialesP.
En la parte inferior encontramos los (en&s en presentacin de -ersiana,
esto facilita del paso de una opcin a otra, pues no implica avances o
retrocesos dentro de la lar$a cadena del men&% asimismo, podemos
pasarnos del primer elemento del men& en forma vertical, con la ayuda
del cursor para arriba, al &ltimo elemento con el consi$uiente a!orro de
tiempo. 4as opciones se ofrecen simultneamente, en forma de persianas,
en todas las pantallas del sistema.
4a pantalla de edicin contiene al$unos componentes "ue debemos
explicarlos en forma breve.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
2:

M(,ulo%. =n mdulo corresponde a un sistema. El sistema principal ser
el de Contabilidad, y, los sistemas auxiliares o subsistemas sern los
dems "ue constan en dic!a persiana.
E,)')(*. En esta opcin se ubican las tablas, fic!as y formularios por
donde se in$resan los datos "ue se procesan.
R&"ort&%. (ediante esta opcin se esco$ern los informes, tanto
estndares como adicionales a cada empresa, los cuales son el producto
del procesamiento de los datos in$resados por la opcin de edicin.
Pro'&%o%. El sistema re"uiere en todos los casos de ciertos procesos
principales para ordenar, calcular, clasificar e inte$rar la informacin
antes de "ue se presente en los diversos reportes.
M)%'&l*&o%. En i$ual forma, dependiendo en el mdulo "ue se traba#e,
se deben efectuar procesos secundarios con el ob#eto de "ue los datos se
in$resen yIo presenten de forma ordenada y correcta.
31: I*gr&%o ,& lo% ,!to%
-ara in$resar la informacin el sistema contiene tres tipos de tFcnicas.
31:$ T!+l!%
Se refiere bsicamente a listados ordenados de datos. Tstas pueden ser de
dos tipos.
D& A'u-ul!')(*. Son a"uellas donde se van depositando los
movimientos relacionados de un solo tipo. E#.. (ovimientos Aancarios.
D& El&'')(*. Son un inventario de elementos de una misma naturale)a.
E#.. la lista de vendedores.
31:3 F)'K!% o CF,ul!%
Corresponden a datos sumamente detallados de la identificacin de un
elemento. Entre los e#emplos tenemos. la fic!a de art:culos donde se
detalla. el cdi$o, nombre, $rupo, precios, entre otros datos. 4as fic!as,
al i$ual "ue las tablas, no tienen mayor incidencia en el procesamiento,
sino &nicamente en la presentacin de alternativas cuando existen varias.
31:1 For-ul!r)o% &l&'tr(*)'o%
Es una tFcnica de documentacin de datos para su in$reso en el sistema,
contiene tres partes.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
2/

E*'!+&<!,o. Se encuentra en la parte superior y debe contener por lo
menos. el t:tulo del formulario, n&mero y fec!a de elaboracin del
documento. En al$unos casos otra informacin adicional puede ser
anexada en esta rea, tales como referencias o comentarios. Esto lo
podemos apreciar, por e#emplo, en una factura.
Cu&r"o "r)*')"!l. Est conformado por ren$lones "ue contienen la
informacin relevante para procesar el formulario. En el caso de una
factura, por e#emplo, vienen los campos de. cdi$o de producto,
unidades, cantidad, precio, total parcial y $eneral "ue son indispensables.
Estos ren$lones, por lo $eneral, desembocan en las tablas de
cumulacin.
O+%&r5!')o*&%. Esta rea debe contener cual"uier informacin "ue se
considere necesaria para la elaboracin y aclaracin de cual"uier duda
referente a la informacin contenida en el formulario. En el mismo caso
de la factura, va el total y los descuentos efectuados.
4os formularios pueden presentar varias opciones de formatos de
impresin.
31:7 Fu*')o*&% ,& tr!+!>o
4as tres tFcnicas de in$reso de datos operan ba#o las si$uientes funciones.
)********************************************************************)
1 I%ser9ar Corre/!r Supr!m!r Re"!sar &uscar E5e/!r 1
)********************************************************************)
I*%&rt!r. -ermite in$resar nuevos elementos de informacin en las tablas,
fic!as yIo formularios.
Corr&g)r. -ermite modificar los re$istros existentes.
Su"r)-)r. Concede la potestad de eliminar re$istros.
R&5)%!r. @acilita la visuali)acin de la estructura de datos a la "ue !a$a
referencia. En esta funcin oprimiendo la letra C se pueden corre$ir los
re$istros.
Bu%'!r. Esta funcin permite el escudri8amiento de las bases de datos para
recuperar informacin en forma ms rpida y precisa.
El&g)r. l emitirse una tabla, mediante esta funcin, se selecciona la
alternativa vlida para el re$istro en proceso.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
9.

4as tres primeras opciones, llamados tambiFn Editores del sistema, se
limitan a cada usuario de acuerdo a su clave de acceso.
31/ E%Du&-! ,& 4u*')o*!-)&*to ,&l M)'ro X;%t&-
El proceso contable "ue se sustenta en el (icro /ystem se lo puede representar de
la si$uiente manera.
nali)ando dic!o es"uema podemos ar$umentar "ue los !ec!os econmicos
Oventas, compras, c!e"ues, etc.P "ue sustentan el proceso contable se $eneran y
procesan en cada mdulo de acuerdo a su naturale)a.
4a informacin "ue $enera cada subsistema se inte$ra a la Contabilidad de acuerdo
a la definicin de modelos contables, los cuales vinculan los movimientos en los
subsistemas con una cuenta contable, $enerando as: un siento de 'iario, con el
cual se inicia el proceso contable "ue terminar con la emisin de los Estados
@inancieros en sus diversas presentaciones.
31/$ C!%'!,! ,& Tr!*%!'')o*&%
En primer lu$ar, efectuaremos al$unas definiciones bsicas con el
propsito de mane#ar i$uales conceptos en esta investi$acin.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
9$
M O D E L O
C O N T A B L E
I N T E G R A C I O N
S E G U N
B A L A N C E G E N E R A L
E S T A D O D E R E S U L T A D O S
S I N M O D E L O
C O N T A B L E
A S I E N T O S
M O D U L A R E S
A S I E N T O S
C I R C U L A R E S
A S I E N T O S
M I X T O S
A R C H I V A R
A S I E N T O S
P L A N D E
C U E N T A S
D E F I N I C I O N
D E L U S U A R I O
E S T A D O S
B A L A N Z A D E
C O M P R O B A C I O N
L I B R O
M A Y O R
L I B R O
D I A R I O
D O C U M E N T O
F U E N T E
C O N T A B I L I D A D
I ! f " # $ % & ' !
C " ! d ( ! s d
I N D I C E S
F ' # $ ) l s * A ! + l & s & s
F & ! ! % & ( # " s
C H E , U E S
D E P O S I T O S
C A J A Y
B A N C O S
I ! f " # $ % & ' ! * C " ! - # " l
D ( - l l d " s
F A C T U R A S
N C . N D
V E N T A S Y
C L I E N T E S
I ! f " # $ % & ' ! * C " ! - # " l
D ( - l l d " s
F A C T U R A S
N C . N D . R T
C O M P R A S Y
P R O V E E D O R E S
I ! f " # $ % & ' ! * C " ! - # " l
D ( - l l d " s
C O S T O S
I N G . E G R
I N V E N T A R I O S
Y B O D E G A S
I ! f " # $ % & ' ! * C " ! - # " l
D ( - l l d " s
M I C R O X Y S T E M

M(,ulo. Sistema -rincipal donde se concentra la informacin por clase
yIo cate$or:a,
A"l)'!')(*. Subpro$rama "ue permite el in$reso de determinadas
transacciones a travFs de las actividades,
A't)5),!,. 4abor espec:fica dentro de una aplicacin
T!r&!. Cipos de (ovimientos dentro de una actividad.
Estos conceptos se fusionan en uno mayor "ue lo denomino Cascada de
Cransacciones. Tsta detalla en forma descendente y pormenori)ada el
funcionamiento de un (dulo !asta su funcin ms elemental y bsica N
denominada tarea2.
31/3 Pro'&%!-)&*to ,& Tr!*%!'')o*&%
Cabe indicar "ue el (icro /ystem, como software modular, tiene la
venta#a de "ue sus sistemas auxiliares se procesan en l:nea, es decir, "ue
la informacin "ue mane#an, sea directa como relacionada, se actuali)a
automticamente al momento de in$resar los datos a travFs de cual"uiera
de sus formularios.
4o contrario sucede con el mdulo principal de Contabilidad, cuyos
saldos se actuali)an por lotes cuando, por el proceso de Arc.ivar
!endientes, se mayori)an los asientos de diarios.
Con esta explicacin procedemos a anali)ar cada uno de los mdulos "ue
componen el Sistema dministrativo Contable (icro /ystem.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
93
T A R E A / T A R E A 0
A C T I V I D A D
A P L I C A C I O N
M O D U L O
C A N C E L A C I O N R E T E N C I O N
D I S M I N U C I O N
C O B R O S
V E N T A S
T
R
A
N
S
A
C
C
I
O
N
CASCADA DE TRANSACCIONES
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

CAPITULO 1 DESARROLLO DEL MDULO DE CONTABILIDAD
1$ ORGANI=ACIN DE LAS GESTIONES
El sistema presenta las si$uientes $estiones.
+------------------------------- MICRO XYSTEM --------------------------------+
EMPRESA: 4EMO FECHA : 10I0<IE00E
MODULO : CONTA&ILI4A4 JENERAL USUARIO: MJ
+----------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------------------------------------------------------+
+------------------------+
Plan de Cuentas
Definicin Presupuesto
Estados Financieros
------------------------
Asientos Pendientes
Asientos Mayorizados
------------------------
Centro de Costos
Funcionario
+------------------------+

+-------------------F1=AYUDA F2=TECLAS DE FUNCION Esc=SALIR-------------------+
1$$ ORGANI=ACION DEL PLAN DE CUENTAS
El -lan de Cuentas, opera con las si$uientes caracter:sticas.
En la primera ve) "ue se in$resa al sistema, Fste $enera automticamente un
plan de cuentas,
El software acepta cdi$os alfanumFricos, y los ordenar de acuerdo a su
n&mero de caracteres y composicin por nivel, primero los numFricos, se$undo
los alfanumFricos y por &ltimo los alfabFticos.
I6G5ESO
I6CO55ECCO CO55ECCO
3.3.,.+3.3 3.3.,.+3.++3
3.3.,.+3.7 3.3.,.+3.++7
3.3.,.+3.3* 3.3.,.+3.+3*
3.3.,.+3.(3 3.3.,.+3.(3
3.3.,.3.(> 3.3.,.+3.(>
3.3.,.+3.(C 3.3.,.+3.(C
3.3.,.3.(A 3.3.,.+3.(A
El -lan de Cuentas no tiene predeterminado el n&mero de caracteres por nivel,
por lo "ue est totalmente abierto a la clasificacin "ue se le impon$a.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
91
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

6o acepta dos cdi$os contables i$uales,
6o crea o elimina una cuenta de acumulacin, sin antes !aber sido creado o
eliminado su cuenta de movimiento,
6o aprueba borrar cuentas "ue ten$an movimientos en el e#ercicio actual,
-ermite insertar nuevas cuentas desde cual"uier posicin en el -lan, el cual se
ordena automticamente lue$o de cual"uier modificacin,
l -lan de cuentas es fcil invocarlo desde cual"uier punto del sistema con la
tecla de funcin @E o en combinacin con la tecla 4C.
Consideradas todas esas in"uietudes procedemos a ir creando las cuentas, de
acumulacin y movimiento en su orden, y, dependiendo si se !a considerado
utili)ar la Opcin de traba#ar con Centros de Costos y @uncionarios, "ue se
detallarn ms adelante, el sistema pre$untar si desea !abilitar con S OS:P o 6 O6oP
las funciones se8aladas.
continuacin, para facilitar el estudio del (icro /ystem, procedemos a detallar
un -lan de Cuentas propuesto para una empresa de tipo comercial.
!lan De Cuentas !ropuesto
CODIGO NOMBRES
SECCIO6
4@6=(E5IC
SECCIO6
6O(I64
6
I
?
E
4

3
6
I
?
E
4

*
6
I
?
E
4

,
6
?
E
4

9
6
I
?
E
4

7
6O(A5ES O C=E6CS
(
;
(
_
3. CCI?OS
3. 3. CCI?OS CO55IE6CES
3. 3. 3. Cf 2 A6COS
3. 3. 3. +3 Cf GE6E54
3. 3. 3. +* Cf 4(CE6 3
3. 3. 3. +7 Cf CBIC
3. 3. 3. 3+ A6COS 4OC4ES
3. 3. 3. 33 A6COS 'E4 E/CE5IO5
3. 3. *. I6?E5SIO6ES CE(-O54ES
3. 3. *. +3 CO(-e1 3
;
Estas cuentas son de movimientos a excepcin de Inventarios y ctivos @i#os donde se re"uiere
un mayor nivel de detalle.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
97
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

3. 3. ,. C=E6CS -O5 COA55 6eto.
3. 3. ,. +3 C4IE6CES 4I6E 3
3. 3. ,. +* C4IE6CES 4I6E *
3. 3. ,. ;; (enos. -rovisin Cuentas Incobrables
3. 3. 9. OC5S C=E6CS -O5 COA55
3. 3. 9. +3 -5O?EE'O5ES 'E4 E/CE5IO5
3. 3. 9. +* -5O?EE'O5ES 4OC4ES E/CE56OS
3. 3. 9. +, -5O?EE'O5ES 4OC4ES I6CE56OS
3. 3. 9. +9 E(-4E'OS
3. 3. 9. +7 EfEC=CI?OS
3. 3. 9. +7 SOCIOS
3. 3. 7. I6?E6C5IOS
3. 3. 7. +3. _ I6?E6C5IOS (E5C'E5I
3. 3. 7. +3. +3 I6?E6C5IOS (C'I G5=-O 3
3. 3. 7. +3. +* I6?E6C5IOS (C'I G5=-O *
3. 3. 7. +3. +, I6?E6C5IOS (C'I G5=-O ,
3. 3. 7. +*. I6?E6C5IOS E6 C56SICO
3. 3. 7. +*. +3 -E'I'O **2++3
3. 3. 7. +*. +* -E'I'O **2++*
3. 3. >. I(-=ESCOS 6CICI-'OS
3. 3. >. +3 6CICI-O I(-CO. 5E6C
3. 3. >. +* 5EC. @CE. 5E6C Ef. 6CE5IO5ES
3. 3. >. +, 5ECE6CIO6 5E6C 'E , 5OS
3. 3. >. +9 I? CO(-5S 4OC4ES
3. 3. >. +7 I? I(-O5CCIO6ES
3. 3. >. +> I? CCI?OS @IfOS
3. 3. >. +G 5ECE6CIO6 I? 'E , 5OS
3. 3. >. +E C5E'ICO C5IA=C5IO I?
3. 3. >. +; 6OC C5E'ICO S5I O'E?O4=CIO6 I?P
3. 3. G. GSCOS 6CICI-'OS
3. 3. G. +3 S=E4'OS 6CICI-'OS
3. 3. G. +* SEG=5OS 6CICI-'OS
3. 3. G. +, I6CE5ES 6CICI-'OS
3. 3. E. OC5OS CCI?OS CO55IE6CES
3. 3. E. +3
3. *. CCI?OS 6O CO55IE6CES
3. *. 3. I6?E5SIU6 E6 SOCI'S
3. *. 3. +3 CO(-e1 3
3. *. *. -5O-IE'', -46C < Eg=I-O, 6eto
3. *. *. +3. E'I@ICIOS O6etoP
3. *. *. +3. +3 ?4O5 BISCO5ICO E'I@ICIOS
3. *. *. +3. +* O'E-. C=(. E'I@ICIOSP
3. *. *. +*. ?EBIC=4OS O6etoP
3. *. *. +*. +3 ?4O5 BISCO5ICO ?EBIC=4OS
3. *. *. +*. +* O'E-. C=(. ?EBIC=4OSP
3. *. *. +,. Eg=I-OS CO(-=CCIO6 O6etoP
3. *. *. +,. +3 ?4O5 BISCO5ICO Eg. CO(-=CCIO6
3. *. *. +,. +* O'E-. C=(. Eg. CO(-=CCIO6P
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
92
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

*. -SI?OS
*. 3. -SI?OS CO55IE6CES
*. 3. 3. -5O?EE'O5ES
*. 3. 3. +3 -5O?EE'O5ES E/CE5IO5
*. 3. 3. +* -5O?EE'O5ES 4OC4ES E/CE56OS
*. 3. 3. +, -5O?EE'O5ES 4OC4ES I6CE56OS
*. 3. *. -O5CIO6 CO55IE6CE 'E=' 4I-4JO
*. 3. *. +3 A6COS 4OC4ES
*. 3. *. +* A6COS E/CE5IO5
*. 3. ,. -5O?ISIO6ES SOCI4ES
*. 3. ,. +3 ?CCIO6ES
*. 3. ,. +* 37 a -5CICI-CIO6 C5Af'O5ES
*. 3. ,. +, AO6O ESCO45 O3, E5 S=E4'OP
*. 3. ,. +9 AO6O 6?I'EeO O39 CO S=E4'OP
*. 3. 9. OA4IGCIO6ES CO6 IESS
*. 3. 9. +3 -O5CES
*. 3. 9. +* @O6'O 'E 5ESE5?
*. 3. 9. +3 -5ESC(OS g=I5OG5@5IOS
*. 3. 7. OA4IGCIO6ES @ISC4ES
*. 3. 7. +3 I(-=ESCO 4 5E6C
*. 3. 7. +* 6CICI-O I(-=ESCO 4 5E6C
*. 3. 7. +, 5ECE6CIO6ES E6 4 @=E6CE 5E6C
*. 3. 7. +9 5ECE6CIO6ES E6 4 @=E6CE I?
*. 3. 7. +7 I? E6 ?E6CS
*. 3. 7. +> I? -O5 -G5
*. 3. >. -5ESC(OS CO5CO -4JO
*. 3. >. +3 -E5SO6 /////
*. 3. >. +* CO(-eI /////
*. 3. G. GSCOS -O5 -G5
*. 3. G. +3 S=E4'OS -O5 -G5
*. 3. G. +* I6CE5ESES A6C5IOS -O5 -G5
*. 3. G. +, I6CE5ESES -O5 -G5 CE5CE5OS
*. 3. G. ;; C=E6C -=E6CE
*. 3. ;. OC5OS -SI?OS CO55IE6CES
*. 3. ;. +3
*. *. -SI?OS 6O CO55IE6CES
*. *. 3. 'E=' 45GO -4JO
*. *. 3. +3 A6CO 4OC4
*. *. 3. +* A6CO E/CE5IO5
*. *. *. I(-=ESCO 'I@E5I'O
*. *. *. +3 I(-=ESCO 4 5E6C
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
99
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

*. *. ,. -5O?ISIO6 f=AI4CIO6 -C5O64
*. *. ,. +3 -.f.-.
,. -C5I(O6IO
,. 3. C-IC4 SOCI4
,. 3. 3. C-IC4 -G'O
,. 3. 3. +3 CCIO6ISC 3
,. 3. 3. +* CCIO6ISC *
,. 3. *. C-IC4 S=SC5ICO
,. 3. *. +3 CCIO6ISC 3
,. 3. *. +* CCIO6ISC *
,. *. 5ESE5?S SOCIEC5IS
,. *. 3 5ESE5? 4EG4
,. *. * 5ESE5? @C=4CCI?
,. ,. OC5S 5ESE5?S
,. ,. 3. 5ESE5? 'E C-IC4
,. 7. 5ES=4C'OS C=(=4'OS
,. 7. 3 -E5'I' eO 3;;;
,. 7. * =CI4I'' eO *+++
,. 7. , =CI4I'' eO *++3
,. 7. 9 =CI4I'' eO *++*
,. >. 5ES=4C'OS EfE5CICIO CC=4
9. ESC'O 'E 5ES=4C'OS
9. 3. I6G5ESOS O-E5CI?OS
9. 3. 3. ?E6C (E5C'E5I G5?'
9. 3. 3. +3 ?E6C G5=-O 3
9. 3. 3. +* ?E6C G5=-O *
9. 3. *. ?E6C (E5C'E5I E/E6C
9. 3. *. +3 ?E6CS G5=-O ,
9. 3. *. +* ?E6CS G5=-O 9
9. 3. ,. ?E6C SE5?ICIOS
9. 3. ,. +3 ?E6CS SE5?ICIOS 3
9. 3. ,. +* ?E6CS SE5?ICIOS *
9. 3. 9. 'ESC=E6COS < 'E?O4=CIO6ES
9. 3. 9. +3 'ESC=E6COS C4IE6CES
9. 3. 9. +* 'E?O4=CIO6ES 'EC4IE6CES
9. *. COSCO 'E ?E6CS
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
90
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

9. *. 3. COSCO (E5C'E5I G5?'
9. *. 3. +3 COSCO (E5C'E5I G5=-O 3
9. *. 3. +* COSCO (E5C'E5I G5=-O *
9. *. *. COSCO (E5C'E5I E/E6C
9. *. *. +3 COSCO (E5C'E5I G5=-O ,
9. *. *. +* COSCO (E5C'E5I G5=-O 9
9. ,. I6G5ESOS 6O O-E5CI?OS
9. ,. 3. I6G5ESOS @I66CIE5OS
9. ,. 3. +3 I6CE5ES C=E6CS A6C5IS
9. ,. 3. +* I6CE5ES I6?E5SIO6ES CE(-O54ES
9. ,. *. 'I@E5E6CI4 C(AI5IO
9. ,. *. +3 =CI4I'' E6 C(AIO
9. 9. GSCOS 'E O-E5CIO6
9. 9. 3. GSCOS 'E ?E6CS
9. 9. 3. +3 S=E4'O =6I@IC'O
9. 9. 3. +* S=E4'O BO5S E/C5S
9. 9. 3. +, CO(-O6E6CES S45I4ES
9. 9. 3. +9 AE6E@ICIOS SOCI4ES
9. 9. 3. +7 I6CE6CI?OS -O5 E@ICIE6CI
9. 9. 3. +> CO(ISIO6ES C5fEC 'E C5E'ICO
9. 9. 3. +G CO(ISIO6ES ?E6'E'O5ES
9. 9. 3. +E 55IE6'O AO'EG
9. 9. 3. +; C=OC CO(=64
9. 9. 3. 3+ SEG=5OS
9. 9. 3. 33 4=6CB -E5SO64
9. 9. 3. 3* (CE5I4 4I(-IEJ
9. 9. 3. 3* -SfES2C/IS
9. 9. 3. 39 (6CE6I(IE6CO ?EBIC=4O
9. 9. 3. 37 (CE5I4 'E 'ES-CBO
9. 9. 3. 3> @4ECE < E(A4fE
9. 9. 3. 3G ?IGI46CI
9. 9. 3. 3E SE5?ICIOS -=A4ICOS. 4=J
9. 9. 3. 3; SE5?ICIOS -=A4ICOS. G=
9. 9. 3. *+ SE5?ICIOS -=A4ICOS. CE4E@O6OS
9. 9. 3. *3 SE5?ICIOS -=A4ICOS. CE4=45ES
9. 9. 3. ** @OCOCO-IS
9. 9. 3. *, (6CE6I(IE6CO ?EBIC=4OS
9. 9. 3. *9 'E5ECBOS 'E I6SC5I-CIO6
9. 9. 3. *7 AIE6ES (E6O5ES
9. 9. *. GSCOS 'E '(I6ISC5CIO6
9. 9. *. +3 S=E4'O =6I@IC'O
9. 9. *. +* S=E4'O BO5S E/C5S
9. 9. *. +, CO(-O6E6CES S45I4ES
9. 9. *. +9 AE6E@ICIOS SOCI4ES
9. 9. *. +7 I6CE6CI?OS -O5 E@ICIE6CI
9. 9. *. +> C-CICCIO6
9. 9. *. +G SE5?ICIOS OCSIO64ES
9. 9. *. +E 'EC=CIO6ES
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
9:
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

9. 9. *. +; 55IE6'O O@ICI6
9. 9. *. 3+ 4IC=OC E'I@ICIOS
9. 9. *. 33 @I4ICIO6ES
9. 9. *. 3* CO55EO N CO=5IE5
9. 9. *. 3* GSCOS 'E --E4E5IS
9. 9. *. 39 GSCOS 'E C@ECE5I
9. 9. *. 37 SE5?ICIOS CO6CA4ES
9. 9. *. 3> GSCOS 4EG4ES
9. 9. *. 3G GSCOS A6C5IOS
9. 9. *. 3E SE5?ICIOS -=A4ICOS. 4=J
9. 9. *. 3; SE5?ICIOS -=A4ICOS. G=
9. 9. *. *+ SE5?ICIOS -=A4ICOS. CE4E@O6OS
9. 9. *. *3 SE5?ICIOS -=A4ICOS. CE4=45ES
9. 9. *. ** SE5?ICIOS -=A4ICOS. I6CE56EC
9. 9. *. *, GSCOS 'E ?IfE
9. 9. *. *9 CO(A=SCIA4E
9. 9. 7. GSCOS -O5 'E-5ECICIO6ES
9. 9. 7. +3 E'I@ICIOS
9. 9. 7. +* ?EBIC=4OS
9. 9. 7. +, Eg=I-OS 'E CO(-=CCIO6
9. 9. >. GSCOS -O5 (O5CIJCIO6ES
9. 9. >. +3 GSCOS 'E CO6SCIC=CIO6
9. 9. >. +* 'EC=CIO6ES
9. 9. G. GSCOS @I66CIE5OS
9. 9. G. +3 I6CE5ES A6C5IO -5ESC(OS CI-
9. 9. G. +* I6CE5ES -5ESC(OS 'E CE5CE5OS CI-
9. 9. E. GSCOS -O5 I(-=ESCOS
9. 9. E. +3 I(-=ESCO -5E'I4
9. 9. E. +* -CE6CE CO(E5CI4
9. 9. E. +, 3/ 3+++ SOA5E CCI?OS
9. 9. E. +9 CO6C5IA=CIO6 S=-. CIS
9. 7. OI6G5ESOSP GSCOS 6O O-E5CI?OS
9. 7. 3. 'E CCI?OS @IfOS
9. 7. 3. +3 =CI4I'' E6 ?E6C
9. 7. 3. +* -E5'I' E6 ?E6C
9. 7. *. 'I@E5E6CI4 C(AI5IO
9. 7. *. +3 -E5'I' E6 C(AIO OE=5OSP
9. E. GSCOS 6O 'E'=CIA4ES
9. E. 3. 'E4 EfE5CICIO CC=4
9. E. 3. +3 (=4CS E I6CE5ESES
9. E. 3. +* GSCOS 6O 'E'=CIA4ES
9. E. *. 'E4 EfE5CICIOS 6CE5IO5ES
9. E. *. +3 (=4CS E I6CE5ESES
9. E. *. +* GSCOS 6O 'E'=CIA4ES
9. ;. -5O?ISIO6ES -O5 5ES=4C'OS
9. ;. 3. 'E4 EfE5CICIO CC=4
9. ;. 3. +3 37a -5CICI-CIO6 =CI4I''ES
9. ;. 3. +* *7a I(-=ESCO 4 5E6C
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
9/
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

1$3 ORGANI=ACION DEL PRESUPUESTO
=n presupuesto Les una expresin cuantitativa formal de los planes $erenciales e
incluye las metas de todas las fases de una or$ani)acin.M
-or otra parte, se lo considera una descripcin minuciosa, en valores y cantidades,
de los In$resos, Costos y Gastos "ue se pretende alcan)ar dentro de un periodo
determinado.
Aa#o esta definicin, debemos explicar "ue el sistema acepta in$resar !resupuestos
exclusivamente por mes y en las cuentas de movimiento, sean de Aalance General o
del Estado de -Frdidas y Ganancias. El valor in$resado podr ser comparado, lue$o
de correr el proceso respectivo, con la ?ariacin (ensual 6eta 5eal de la cuenta de
movimiento yIo acumulacin a la "ue !a$an referencia, en vista de "ue Fsta ultima
sumari)a los valores de la primera.
-ara anali)ar la variacin neta debemos tomar en cuenta la naturale)a de la cuenta,
en el caso de Aancos "ue es una cuenta de ctivo y tiene carcter 'eudora, una
variacin neta ne$ativa implica una disminucin real de su saldo entre un periodo y
otro. En el caso de la cuenta de ?entas o In$resos del Estado de 5esultados, su
naturale)a es creedora, por tanto, una variacin neta ne$ativa implica un aumento
real de su saldo. ?eamos un e#emplo de anlisis de variaciones netas.
CUENTAS Y SU
NATURALE=A
BANCOS VENTAS
'eudora creedora
Saldo Inicial 3+.+++ O*7.+++P
'Fbitos E.+++ 9.+++
CrFditos O3*.+++P O3,.+++P
Cotal >.+++ O,9.+++P
?ariacin 6eta. O9.+++P O;.+++P
Su formulario en el sistema se conforma de.
+------------------------ DEFINICION DE PRESUPUESTOS ------------------------+

Cdigo: 40101001
Nombre: 'ENTA MATERIALES
----------------------------------------------------------------------------
Mes Valor Mes Valor
Enero E500000 Julio A500000
Febrero ;000000 Agosto 57<0000
Marzo E<00000 Septiembre A50000
Abril E000000 Octubre ;500000
Mayo 1000000 Noviembre 4<00000
Junio ;000000 Diciembre 7500000

----------------------------------------------------------------------------
TOTAL ----> 43030.00
----------------------------------------------------------------------------
El in$reso de los datos se lo reali)a buscando la cuenta contable de movimiento y
ubicando en los meses el -resupuesto respectivo.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
0.
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

1$1 ORGANI=ACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
4a opcin Estados @inancieros permite la creacin de formatos para la inclusin,
ordenamiento y totali)acin de las cuentas contables con una distribucin diferente a
la del -lan de cuentas o con un mayor nivel de detalle o acumulacin "ue a"uellos
ofrecidos por el pro$rama en forma automtica. dems, de re"uerirlo, permite
elaborar un informe consolidado de varias empresas sin importar "ue ten$an
diferentes planes de cuenta.
=na de las aplicaciones de esta opcin es la definicin del Aalance General, por
e#emplo, a nivel de ctivo Circulante, Exi$ible, 5eali)able, y, de los -asivos
Circulantes o a 4ar$o -la)o, esta clasificacin no se la !i)o en el !lan de Cuentas
!ropuesto con fines didcticos para este cap:tulo. En el Estado de -Frdidas y
Ganancias podemos, por e#emplo, presentar un total de costos laborales 2 corresponde
a la sumatoria de todos los sueldos y beneficios sociales2 sin considerar su
departamento o centros de costos.
)********************* 4EFINICION 4E ESTA4OS FINANCIEROS **********************)
1 C$#!/o+ 001 1
1 T=9u5o+ &ALANCE JENERAL 1
K******************************************************************************L
1 N!" Emp C$#!/o Nom@re Imp 1
K******************************************************************************L
1 1 01 10 10 ACTI'OS+ 1
1 E 01 1010 1010 ACTI'OS CORR 1
1 ; 01 101010 101010 CAMA * &ANCO 1
1 4 01 10101001 10101001 CAMA JENERAL 1
1 4 01 10101005 10101005 CAMA CNICA 1

1 4 01 10101011 10101011 PRO4U&ANCO 1
1 ; 01 1010E0 1010E0 IN'ERSIONES 1
1 4 01 1010E001 1010E001 FON4O 4E IN' 1
1 ; 01 1010;0 1010;0 CUENTAS POR 1
1 4 01 1010;001 1010;001 CLIENTES BO& 1
K******************************************************************************L
1 1
)******************************************************************************)
l seleccionar esta $estin aparece la ventana de edicin titulada 'efinicin de
Estados @inancieros. 4a ventana es de tipo combinado. El recuadro superior de la
ventana muestra los campos "ue identifican el Estado @inanciero y el recuadro
inferior los re$istros "ue se asocian a la cuenta. -ara avan)ar o retroceder a otra cuenta
utilice las teclas de flec!as verticales.
El recuadro superior de la ventana muestra los si$uientes campos.
C(,)go . campo alfanumFrico de , caracteres para identificar el formato "ue se va a
crear. Este cdi$o debe ser &nico y es ordenado de menor a mayor por el sistema.
T#tulo. Campo para describir el formato a ser creado, e#e. Aalance General.
=na ve) introducidos correctamente el cdi$o y t:tulo de una cuenta balance, se entra
a la edicin de los re$istros "ue !abrn de constituir el formato.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
0$
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

El recuadro inferior contiene los si$uientes campos.
N)5&l. campo de un O3P d:$ito para introducir el nivel de totali)acin del t:tulo o
cuenta contable a introducir. El nivel indica el $rado de totali)acin de la cuenta, a un
n&mero menor en el nivel corresponde un mayor $rado de totali)acin, ya "ue los
niveles se or$ani)an de menor a mayor, por lo tanto el mximo nivel de totali)acin es
el n&mero 3. El nivel indica tambiFn la san$r:a "ue tendr el t:tulo o nombre de la
cuenta, a la !ora de emitir el informe.
Esta san$r:a aparece refle#ada en el campo 6ombre, durante la definicin del formato,
para "ue el usuario pueda visuali)ar los $rupos de cuentas contables "ue !abrn de
sumarse para inte$rar un total.
-or e#emplo, si se desea dise8ar un informe Oo parte de FlP "ue totalice a los activos, la
$ran cuenta CCI?O debe ir de primera con el nivel 3, la cuenta CCI?O
CI5C=46CE debe llevar el nivel *, la cuenta de Cf < A6CO por ser una
subdivisin del CI5C=46CE, debe llevar un nivel , y as: sucesivamente, sin
embar$o, dos cuentas de i$ual importancia deben llevar el mismo nivel e#e. 4a cuenta
CCI?O @IfO, debe totali)arse en la $ran cuenta CCI?O, pero no debe totali)arse
en la cuenta CCI?O CI5C=46CE, en consecuencia, deber llevar el mismo nivel
del CI5C=46CE, es decir nivel *.
E-".. Campo de dos O*P caracteres para introducir la identificacin de la empresa a la
cual corresponde la cuenta contable. Este campo se de#ar vac:o, en caso de introducir
un texto "ue describa la totali)acin de subcuentas.
l introducir una identificacin incorrecta, el sistema mostrar el recuadro para
seleccionar la "ue desee. Si se est incluyendo el re$istro y la empresa es encontrada,
el cursor avan)ar al si$uiente campo y aparecer el catlo$o de C=E6CS 'E
CO6CAI4I'' de la empresa indicada. Solo tendr las funciones Sel y AusOcarP
activadas para permitir la b&s"ueda yIo seleccin de una cuenta.
Si no recuerda la identificacin de la empresa introdu)ca cual"uier letra y presione
\Enter]. El pro$rama al no encontrar la empresa permitir seleccionarla del recuadro
SE4ECCIO65 E(-5ES. l incluir re$istros, los campos 6ivel y Cia siempre
repiten la entrada reali)ada en el re$istro anterior.
C(,)go. campo de *+ caracteres para introducir el cdi$o de una cuenta contable o de
otra cuenta balance previamente definida.
l incluir cual"uier re$istro, la ventana de C=E6CS 'E CO6CAI4I'' de la
empresa aparecer automticamente para !acer la seleccin de la cuenta. Si est
modificando el re$istro introdu)ca manualmente el cdi$o de la cuenta o presione
\@E] para invocar el catlo$o.
l introducir correctamente el cdi$o de una cuenta contable, aparecer su nombre en
el si$uiente campo.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
03
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

-ara introducir el cdi$o de otra cuenta balance, escr:balo precedido por WIW o WhW. OE#..
I++3P. Este campo se de#ar vac:o, en caso de introducir un texto "ue describa la
totali)acin de subcuentas.
No-+r&. campo de *7 caracteres para introducir el texto "ue describe la totali)acin
de los subsi$uientes niveles. Si se !a introducido una cuenta contable en cdi$o, este
campo muestra el nombre de la cuenta contable incluida, sin embar$o, si usted lo
desea puede modificar ese nombre para crear un t:tulo de totali)acin.
S$n. campo "ue solo acepta el si$no 2 o ^ para asi$nar el valor ne$ativo o positivo
al importe de la cuenta de 'EC44E introducida.
I-". campo de 3 carcter para indicar titulacin y ramificacin de acuerdo a la
informacin contenida en el re$istro. Este campo puede estar vac:o o aceptar las letras
WCW o W6W.
Si de#a el campo vac:o, indica "ue al emitir el informe se imprima el contenido del
campo 6ombre como t:tulo y "ue dic!o t:tulo se repita precedido de la palabra
COC4 en la l:nea donde se totali)an los importes "ue le corresponden. dems
indica ramificar la cuenta, es decir, todos las cuentas de menor nivel con sus
respectivos totales sean mostradas.
WCW en el campo Imp indica W6O CIC=45W. Esto si$nifica "ue al emitir el informe
se imprima el contenido del campo 6ombre solo en la l:nea donde se totali)a. Este
t:tulo se imprimir sin la palabra COC4, a menos "ue sea a$re$ado en el campo
6ombre.

W6W en el campo Imp indica W6O 5(I@IC5W. Si esta introduciendo en el re$istro
una cuenta "ue posee por deba#o de ella otras cuentas de menor nivel, introdu)ca W6W
en Imp si desea "ue el informe a emitir no muestre el importe de dic!as cuentas, sino
el total $eneral.

l terminar de introducir la informacin de los campos del re$istro, el sistema pedir
confirmar su entrada.
Si el fic!ero de cuentas balances esta vac:o, la funcin IncOluirP estar
automticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusin de re$istros.
4a me#or forma de entender lo arriba explicado es a travFs de un e#emplo. -ara ello
!emos seleccionado un caso t:pico, definir la totali)acin del -SI?O < C-IC4 en
un formato de
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
01
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

BALANCE GENERAL
CODIGO+100
TITULO+PASI'O O CAPITAL
N!"0 Emp C$#!/o Nom@re Imp
1 To9a5 Pas!"o ( Cap!9a5 T
E 01 E0 Pas!"o
; 01 E010 Pas!"o Corr!e%9e
4 01 E0101 Pro"ee#ores
4 01 E010E Porc!$% Corr!e%9e 4eu#a CIP
; 01 E0E0 Pas!"o No Corr!e%9e
4 01 E0E01 4eu#a a Lar/o P5aPo
4 01 E0E0E Impues9o 4!.er!#o
E 01 ;0 Cap!9a5
; 01 ;010 Cap!9a5 Soc!a5
4 01 ;0101 Cap!9a5 Pa/a#o
4 01 ;010E Cap!9a5 Suscr!9o
; 01 ;0E0 Reser"as Soc!e9ar!as
4 01 ;0E01 Reser"a Le/a5
4 01 ;0E0E Reser"a FAcu59a9!"a
; 01 U9!5!#a# o PQr#!#a #e5 Per=o#o N
Observamos "ue los niveles se asi$nan en orden ascendente y "ue a las cuentas de
i$ual peso se les asi$na el mismo nivel% la cuenta -asivo y la cuenta Capital deben
totali)arse en la cuenta Cotal -asivo y Capital, por lo cual tienen un nivel menos "ue
esa cuenta t:tulo. -ero la cuenta Capital no es una subcuenta de la cuenta -asivo,
ambas tienen i$ual peso, por ello a&n cuando la cuenta Capital debido al orden de
sucesin de la cuentas aparece por deba#o de la cuenta -asivo, ambas llevan el mismo
nivel, i$ual sucede con las cuenta -asivo Circulante y -asivo a 4ar$o -la)o, por ser
subdivisiones de la cuenta -asivo tienen un $rado inmediato inferior a dic!a cuenta,
pero por ser de i$ual peso entre s:, tienen el mismo nivel y as: sucesivamente.
-or &ltimo "ueda colocar la pFrdida o $anancia del per:odo. Sabemos "ue este
resultado se obtiene restando in$resos menos e$resos, por lo "ue !emos creado
nuevamente un t:tulo W=tilidad o -erdida del -er:odoW de#ando vac:o los campos
Coma y cdi$o, y !emos colocado en el nivel inmediato inferior a dic!o t:tulo las
cuentas In$resos y Costos y Gastos. -ero tambiFn sabemos "ue estas dos cuentas no
deben aparecer en el Aalance, por lo tanto !emos colocado en el campo Imp del t:tulo
W=tilidad o -erdida del -er:odoW la letra 6 Ono ramificarP, de manera "ue al emitir el
informe aparecer el resultado en este t:tulo y no sern mostradas las de in$resos y
e$resos.
Si desea duplicar una cuenta balance presente en pantalla, presione la tecla de funcin
\@;] . El sistema pre$untar si desea duplicar el re$istro. l responder WSiW pedir el
nuevo cdi$o y t:tulo de la cuenta a crear. 'espuFs de duplicada la cuenta, los
re$istros "ue contiene podrn ser editados posteriormente.
Si desea utili)ar una cuenta balance para la definicin del siento 'E CIE55E del
e#ercicio contable, debe cumplir el si$uiente re"uisito. Solo las cuentas de &ltimo nivel
deben tener cdi$o contable. 4as cuentas de niveles superiores se deben definir como
t:tulos.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
07
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

1$7 ORGANI=ACIN DE ASIENTOS PENDIENTES
4os asientos pendientes son el resultado de la contabili)acin eIo inte$racin de la
datos, y, dependiendo de su ori$en, pueden ser de varios tipos.
A%)&*to Co*t!+l& C)r'ul!r. En este tipo de asiento se re$istran exclusivamente
cuentas y valores de Contabilidad, por lo cual no tienen vinculacin al$una con la
informacin "ue se mane#an a nivel de cual"uiera de los dems mdulos.
ASIENTO CIRCULAR
A%)&*to Co*t!+l& M)Ato. travFs de este tipo de asiento se re$istran, por una
parte, cuentas de Contabilidad, y, por otra, cuentas contables vinculadas con la
informacin "ue se mane#an en cual"uiera de los mdulos. su ve), Fstos tipos de
asientos pueden ser.
Succionados. Este asiento se da cuando desde la Contabilidad se puede invocar
un mdulo cuya informacin se desea afectar como contrapartida del re$istro.
ASIENTO SUCCIONADO
Direccionados: Se da cuando en ciertos formularios de los mdulos existe un
casillero "ue indica la cuenta contable de contrapartida del re$istro "ue se est
reali)ando.
ASIENTO DIRECCIONADO
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
02
CONTABILIDAD CONTABILIDAD
CONTABILIDAD
(O'=4O 3 Succionado
CONTABILIDAD
(O'=4O 3
'ireccionado
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

A%)&*to Co*t!+l& Or+)t!l. Se lo denomina as: por"ue su informacin proviene
totalmente de los mdulos o sistemas auxiliares. Este puede ser tambiFn de dos
clases.
,elacionado. Cuando en la transaccin desde un mdulo se afecta directamente
a informacin de otro mdulo.
ASIENTO RELACIONADO
Orbital. Son a"uellos asientos "ue, para contabili)ar una transaccin espec:fica
y rutinaria, &nicamente se toma la informacin desde el mdulo donde ocurre.
Estos son los asientos "ue se establecen en los "odelos Contables.
ASIENTO ORBITAL
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
09
CONTABILIDAD
(O'=4O 3
(O'=4O *
5elacionado
CONTABILIDAD
(O'=4O 3
Orbital
Orbital
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

Su formulario y contenido es como si$ue.
)**************************** ASIENTOS PEN4IENTES *****************************)
1 NRmero 1 Feca 1 4escr!pc!$% /e%era5 1
1 A A000000: 1 1:I10I0E 1 1
1 M+ 4 C+ 1000 1 1
K******************************************************************************L
1 C$#!/o Re.ere%c!a Co%cep9o 'a5or 1
K******************************************************************************L
1 1
1 1
1 1
K******************************************************************************L
1 C9a+ 1 4Q@!9os + 0000 1
1 CC + 1 CrQ#!9os + 0000 1
1 FUN+ 1 4escua#re+ 0000 1
)******************************************************************************)
Su encabe)ado se conforma de.
NM-&ro. Existe la posibilidad de asi$nar 3+ secuencias de diarios, los cuales van
precedidos de una serie alfabFtica.
F&'K!. Corresponde a la fec!a de in$reso del 'iario.
Mo*&,!. Se debe ubicar si es dlares O'P o sucres OSP,
C!-+)o. 'enota el tipo de cambio al cual se aplica la moneda en mencin,
D&%'r)"')(* G&*&r!l. Existen dos l:neas para efectuar anotaciones "ue sirven para
reconocer la transaccin re$istrada, es aconse#able "ue en su primera l:nea se anote
el n&mero de c!e"ue o depsito yIo una breve explicacin de la emisin del asiento.
Estos datos facilitarn de manera sencilla, mediante la Opcin 5evisar, ubicar o
conocer el motivo del asiento, asimismo, permite conocer el motivo del asiento en
la opcin rc!ivar -endientes.
El cuerpo se compone de.
C(,)go. Se refiere a la cuenta contable utili)ada para re$istrar la transaccin,
R&4&r&*')!. Generalmente !ace alusin del n&mero de un documento,
Co*'&"to. Se anota un resumen de cmo la transaccin afecta a la cuenta contable
en re$istro. Es aconse#able no redundar con el nombre de la cuenta.
V!lor. Corresponde al monto por el cual se !ace el re$istro, si este es de carcter
acreedor se antepondr el si$no ne$ativo O2P.
El pie del formulario se compone de.
Ct!. Es el nombre de la Cuenta Contable. Esta opcin se activa cuando resaltamos
el cdi$o en el cuerpo del formulario.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
00
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

CC. En esta casilla se ubica automticamente el centro de Costos facultado para la
cuenta re$istrada.
Fu*. Se ubica al @uncionario !abilitado para la cuenta re$istrada. En caso "ue la
cuenta no dispon$a de Centro de Costos o @uncionario, esta casilla permanece
vac:a,
DF+)to%. Corresponde a la sumatoria de todos los valores positivos in$resados en la
casilla de ?alor,
CrF,)to%. Es la sumatoria de todos los valores ne$ativos in$resados en la casilla de
?alor,
D&%'u!,r&. E"uivale a la diferencia producto de la resta automtica de los 'Fbitos
y CrFditos re$istrados en el asiento contable.
In$resados todos los datos, el sistema puede imprimir dic!os formularios en varios
formatos, en este caso, se pueden imprimir comprobantes de. In$reso, de E$reso,
Comprobantes de -a$o, 'iarios, etc.
1$2 ORGANI=ACIN DE CENTROS DE COSTOS
=n centro de costos tericamente es el se$mento ms pe"ue8o de actividad o de
rea de responsabilidad para las cuales los costos son acumulados. C:picamente los
centros de costos son departamentos, pero en al$unos casos un departamento puede
contener varios centros de costosM.
=n centro de costos, para efectos de este software, es una se$mentacin de una
cuenta de movimiento, donde la dministracin !a decidido efectuar un minucioso
proceso de acumulacin de costos para su control u optimi)acin.
4os centros de costos se pueden or$ani)ar por. Jonas $eo$rficas, por
'epartamentos, por Subdepartamentos, por Cipo de Gasto, etc. -or e#emplo. En una
empresa "ue tiene oficinas en tres ciudades del pa:s, la Gerencia General, despuFs
de un acucioso anlisis costo N beneficio, desea llevar un control de la cuenta
contable Gastos -apeler:a por por ciudad, siendo Fstas. guito, Guaya"uil y Cuenca.
CUENTA
CONTABLE
CENTRO DE COSTOS
CODIGO =ONA
GEOGRAFICA
GASTO POR
CENTRO
9.9.*.3*
--E4E5I
CC3 g=ICO *7.+++
CC* G=<g=I4 *+.+++
CC, C=E6C 37.+++
GSCO COC4 -O5 C=E6C CO6CA4E >+.+++
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
0:
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

1$9 ORGANI=ACIN DE FUNCIONARIOS
4os @uncionarios se define como una subdivisin de los centros de costos, y, no
corresponden necesariamente a personas o car$os.
En el e#emplo anterior, donde el centro de costos era una )ona $eo$rfica,
anexamos los funcionarios, "ue, para este caso son los departamentos.
CUENTA CONTABLE CENTRO DE COSTOS FUNCIONARIOS
=ONA GEOGRAFICA DEPARTAMENTO
--E4E5I
g=ICO CO6CAI4I''
G=<g=I4 (5KECI6G
C=E6C ?E6CS
13 EJECUCION DE LAS GESTIONES
El usuario del sistema debe operar las si$uientes $estiones.
+------------------------------- MICRO XYSTEM --------------------------------+
EMPRESA: 4EMO FECHA : 10I0<IE00E
MODULO : CONTA&ILI4A4 JENERAL USUARIO: MJ
+----------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------------------------------------------------------+
+------------------------+

------------------------
Asientos Pendientes
Asientos Mayorizados
------------------------

13$ E>&'u')(* ,& A%)&*to% P&*,)&*t&%
'e acuerdo a la clasificacin efectuada en su or$ani)acin tenemos.
A%)&*to C)r'ul!r. En este caso, en el encabe)ado se ubican los datos de acuerdo a
los re"uerimientos de cada elemento "ue conste en el formulario. En el cuerpo,
di$itamos el cdi$o, si no lo conocemos, la tecla de funcin @E !ar aparecer, en
una tabla temporal, el -lan de Cuentas del cual se esco$er el cdi$o contable de
re$istro, lue$o ubicar la ,eferencia, el Concepto del asiento, y, el valor "ue en
caso de ser acreedor se antepondr un si$no menos. E#emplo. 5e$istro de
amorti)aciones.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
0/
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

A%)&*to M)Ato Su'')o*!,o. Este caso se da &nicamente cuando se emite desde
Contabilidad un movimiento de Aancos, por tanto, en el encabe)ado se ubican los
datos de acuerdo a cada elemento "ue conforme un Comprobante de E$reso o
In$reso, "ue son los documentos "ue $eneralmente respaldan la emisin de c!e"ues
o depsitos, respectivamente. En el cuerpo, di$itamos la tecla de funcin @; "ue
!ar aparecer la tabla de los movimientos bancarios los cuales contarn con un
color blan"uecino
3+
, se insertan el o los movimientos respectivos, los cuales tendrn
un color amarillo
33
, con la opcin de traba#o de Elegir se esco$ern los
movimientos "ue se desee inte$rar. =na ve) seleccionados los movimientos, con la
tecla ESC salimos de la tabla de movimientos bancarios y continuamos en la
contabilidad. En la si$uiente l:nea del cuerpo, se esco$er el cdi$o contable de
contrapartida del re$istro de bancos, as: como sus datos referenciales, en la forma
como se explic anteriormente.
A%)&*to M)Ato D)r&'')o*!,o. Es factible, principalmente en las actividades
Cobros a Clientes en el (dulo de ?entas, o, !agos a !roveedores en el (dulo de
Compras, a travFs de las opciones de retenciones, notas de crFdito, facturas, $iros y
notas de dFbito, el re$istro contable de disminuciones o aumentos de saldos de
clientes y proveedores, respectivamente, los cuales tienen directa incidencia en
informacin de Contabilidad pero no en otros mdulos. El encabe)ado y el cuerpo
de los sientos -endientes son llenados en forma automtica con la informacin
proveniente del mdulo. -ara esto, en los formularios de las actividades se8aladas
existen casillas para establecer. el cdi$o contable de contrapartida del re$istro "ue
se efect&a, la referencia y el concepto de la transaccin.
Este asiento por ser de tipo automtico, se lo podr:a definir como un siento
Orbital, la condicin ser "ue la contrapartida de cual"uiera de las opciones sea una
cuenta &nica, por lo "ue depender del criterio de or$ani)acin del Contador.
A%)&*to Mo,ul!r R&l!')o*!,o. En esencia es el mismo caso anterior, la diferencia
radica &nicamente con las opciones de disminucin referentes a Abono o
Cancelacin de documentos, con lo cual se afecta informacin de otros mdulos.
continuacin tenemos el re$istro contable del pa$o con c!e"ue a un proveedor.
Este se ori$inar desde la actividad -a$os a -roveedores del mdulo de Compras
donde se afecta directamente al mdulo de Aancos, tal como lo vemos en el
si$uiente e#emplo.
3+
Esto implica "ue estos movimientos bancarios ya se !an inte$rado desde el mdulo a
Contabilidad
33
Este color denota "ue los movimientos bancarios estn pendientes de inte$rar a Contabilidad
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
:.
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

+--------------------------- ASIENTOS PENDIENTES ----------------------------+
Nmero Fecha Descripcin general Ejercicio 2002
C CE*004E5 E5I0EI0E CN 7;0 PAJO COMPRA No 00040:;A
M: 4 C: 1000
----------------------------------------------------------------------------
Cdigo Referencia Concepto Valor
----------------------------------------------------------------------------
E010100E A01 CN 7;0 COMPRA No0 00040:;A E<:0<E
10101010 A01 CN 7;0 COMPRA No0 00040:;A *E<:0<E

----------------------------------------------------------------------------
Cta: Dbitos : 289.82
CC : Crditos : -289.82
FUN: Descuadre: 0.00
+----------------------------------------------------------------------------+
A%)&*to Mo,ul!r Or+)t!l. 4os datos "ue conten$an este tipo de sientos
-endientes son $enerados en forma automtica en toda su estructura a travFs de la
opcin Contabili)ar Gestin. -or e#emplo. 5e$istro de ?entas, Compras,
5etenciones de Clientes, In$resos a bode$as, Cransferencias, etc.
=n e#emplo de este &ltimo tipo de asiento "ueda as:.
+---------------------------- ASIENTOS PENDIENTES -----------------------------+
Nmero Fecha Descripcin general
A 1'ENTAS 1:I10I0E INTEJRACION 'ENTAS 1:I10
M: 4 C: 1000
------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------
1010;00E CLIENTES INTEJRACION 'ENTAS 450000
10101001 CAMA INTEJRACION 'ENTAS 110000
E0105005 I'A INTEJRACION 'ENTAS * A0000
40101001 'ENTAS INTEJRACION 'ENTAS *E00000
4010100E SER'ICIOS INTEJRACION 'ENTAS *;00000

------------------------------------------------------------------------------
Cta: Dbitos : 56.000
CC : Crditos : 56.000
+------------------------------------------------------------------------------+
133 E>&'u')(* ,& A%)&*to% M!;or)<!,o%
4os asientos mayori)ados se or$ani)an exactamente i$ual a los asientos pendientes.
En cuanto a su funcionamiento, la diferencia radica en "ue afectan directamente a
los saldos contables, por lo "ue, no pasan por el proceso de rc!ivar -endientes o
(ayori)acin. Implican por tanto, una entrada directa a las bases de datos, lo "ue
no est dentro de los parmetros normales de operacin% ya "ue, una falla elFctrica,
o de :ndole similar, en el momento de procesar los datos conllevar:a un da8o
considerable en la misma.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
:$
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

11 FUNCIONALIDAD DE LOS REPORTES
El (icro /ystem posee los si$uientes reportes predeterminados para la Gestin en la
Contabilidad.
+------------------------------- MICRO XYSTEM--------------------------------+
1EMPRESA+ 4EMO FECHA + E4I10IE00E 1
1MODULO + CONTA&ILI4A4 JENERAL USUARIO+ OP 1
+----------------------------------------------------------------------------+
)******************************************************************************)
+---------------------------+
Asientos mayorizados
Asientos pendientes
Balance de comprobacin
Balance general
Mayor general
Edo. prdidas y ganancias
Movimientos
Anlisis de Saldos
---------------------------
Presupuesto
Cdigo de cuentas
Cdigos Estados Financieros
Ms informes
+---------------------------+

11$ A%)&*to% -!;or)<!,o%
Consta de un listado, principalmente cronol$ico, con los datos de a"uellos
Asientos !endientes "ue se $eneraron y aprobaron, los cuales !an sido ya
arc!ivados mediante el proceso correspondiente.
-or lo tanto, son parte activa de la informacin contable, ya "ue, afectan
directamente a los saldos de las cuentas a las "ue pertenecen.
113 A%)&*to% "&*,)&*t&%
Es un reporte de los asientos $enerados en Contabilidad, pero "ue a&n no !an sido
arc!ivados o mayori)ados. -or lo tanto, no afectan en nin$una forma los saldos
contables.
111 B!l!*<! ,& Co-"ro+!')(*
Se refiere al informe contable "ue demuestra los saldos iniciales, el total de dFbitos,
el total de crFditos y el saldo final de un $rupo de cuentas dentro de un periodo
determinado, $eneralmente un mes.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
:3
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

117 B!l!*'& G&*&r!l
El Aalance General tiene dos presentaciones, a saber.
+------ BALANCE GENERAL ------+
Segn definicin de balance

+-----------------------------+
En la primera presentacin en la seccin del filtro deber in$resarse, en primer
lu$ar, el cdi$o del Estado @inanciero, de acuerdo a la relacin "ue se !aya
efectuado en el proceso 'efinir Estados financieros y a la edicin de la
presentacin del mismo en el proceso de i$ual nombre. -osteriormente se in$resar
la fec!a de corte, el nivel al cual desea visuali)arse el Aalance y la moneda de
presentacin, tal como lo apreciamos en el cuadro si$uiente.
+------------- FILTRO -------------+
Cdigo: 001
Fecha: ;1I01I0;
Niveles: 5
S/D : S

+----------------------------------+
+------ BALANCE GENERAL ------+

Segn plan de cuentas
+-----------------------------+
En la se$unda presentacin en la seccin del filtro se in$resa la fec!a de corte, y se
le indica al sistema ba#o "uF numeracin est definido el Aalance General y el
Estado de 5esultados, en este aspecto, el n&mero estar acompa8ado
necesariamente de un punto para "ue el sistema recono)ca las cuentas, por &ltimo
se8alamos los cdi$os de las cuentas de orden y la moneda de presentacin, tal
como lo vemos en el si$uiente cuadro.
+------------- FILTRO -------------+
Fecha: ;1I01I0;
Activo: 10
Pasivo: E0
Patrimonio: ;0
Ingreso: 4.
Gasto: 5.
Ord.Activo:
Ord.Pasivo:
S/D : S

+----------------------------------+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
:1
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

El nivel ba#o el "ue se presentar el Aalance General ser el ,, el cual viene predefinido en
el sistema.
112 E%t!,o ,& R&%ult!,o%
El estado de 5esultados o Estado de -Frdidas y Ganancias tiene tambiFn dos
presentaciones
+----EDO. DE PER. Y GAN. -----+
Segn definicin de balance

+-----------------------------+
En la primera presentacin se define el cdi$o del Estado financiero de acuerdo a la
relacin "ue se !aya efectuado en el proceso 'efinir Estados financieros y a la
edicin de la presentacin del mismo en el proceso de i$ual nombre. ren$ln
se$uido se inscribe la fec!a de inicio y tFrmino de la acumulacin de in$resos y
$astos, el nivel al cual desea revisarse y la moneda de presentacin.
+------------- FILTRO -------------+
Cdigo: 002
Desde: 01/01/03
Hasta: 31/12/03
Niveles: 6
S/D : S

+----------------------------------+
+----EDO. DE PER. Y GAN. -----+

Segn plan de cuentas
+-----------------------------+
En la se$unda presentacin en la seccin del filtro se in$resa las fec!as de inicio y
tFrmino del periodo solicitado, se le indica adems al sistema ba#o "uF numeracin
estn definidos los In$resos y Gastos del Estado de 5esultados, en este aspecto, el
n&mero estar acompa8ado necesariamente de un punto para "ue el sistema
recono)ca las cuentas, por &ltimo se8alamos la moneda de presentacin, tal como lo
vemos en el si$uiente cuadro.
+------------- FILTRO -------------+
Desde: 01/01/03
Hasta: 31/12/03
Ingreso: 4.
Gasto: 5.
S/D : S

+----------------------------------+
119 M!;or G&*&r!l
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
:7
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

Constituye el 4ibro Contable donde se clasifican y acumulan los movimientos de
cada cuenta principal o de primer $rado.
110 Mo5)-)&*to%
Este es un reporte "ue permite filtrar la informacin desde el Impresor de 5eportes
en un ran$o de fec!as dado. Esta filtracin se la puede reali)ar por el siento, la
referencia o concepto del asiento, ran$o de valores y la moneda.
)************** RANJO ***************) )************* FILTRO *************)
1 4es#e+ 01I10I0E 1 1 As!e%9o+ 1
1 Nas9a+ ;1I10I0E 1 1 Re.ere%c!a+ 1
)************************************) 1 Co%cep9o+ 1
1 Impor9e ?2 1
)************ SELECCION *************) 1 Impor9e S2 1
1 1 1 SI4 + S 1
)************************************) 1 1
1 1
)*********** 4ISPOSITI'O ************) 1 1
1 Pa%9a55a Norma5 1 1 1
)************************************) )**********************************)
MO'IMIENTOS
11: A*l)%)% ,& S!l,o%
Como vimos el anlisis de saldos implica la revisin de las variaciones netas por
cuenta, la cual puede ser de movimiento o de acumulacin.
11/ M% I*4or-&%
'entro de ms informes tendr:amos los si$uientes.
'etalle de Centros de Costos y @uncionarios
Aalance de Comprobacin por Centro de Costos
(ayor por Centros de Costos
17 OPERACION DE PROCESOS PRINCIPALES
4os procesos "ue transforman los datos en informacin contable son%
+------------------------------------------------------------------------------+
+---------------------+
Archivar Pendientes
Copiar asiento
Contabilizar Gestin
---------------------
Mantenimiento
---------------------
Cierre de Ao
Transferir Saldos
Definir Balance
Procesar Presupuesto
Renumerar Asientos
Borrar Asientos
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
:2
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

Procesa C. de Costos
+---------------------+

17$ Ar'K)5!r A%)&*to% P&*,)&*t&% NM!;or)<!')(*E
Como vimos en la Or$ani)acin de sientos -endientes, Fstos son a$rupados en
una base temporal para su revisin, correccin y validacin por el Operador del
sistema. !ora bien, para "ue estos asientos con sus cuentas y valores afecten a
Contabilidad estos deben ser rc!ivados o (ayori)ados. Este proceso se llevar a
cabo, dentro de esta opcin, siempre y cuando se cumplan todos los re"uerimientos
y condiciones necesarios para tal proceso, de lo contrario se emitir un aviso
3*
de
"ue a&n existen sientos sin rc!ivar. toda esta serie de pasos se lo conoce,
dentro del vocabulario informtico, como -rocesamiento en 4ote o en Aatc!.
+------------------------- ASIENTOS PENDIENTES ------------------------+
Ins Cor Sup Rev Bus Eleg
----------------------------------------------------------------------
25/02/02 CE-00425 CH 601 PAGO COMPRA No 00040936 25/02/02 CE-00425 CH 601 PAGO COMPRA No 00040936
E0I0;I0E CI*00E5: ANTICIPO REJLAS CLIENTE D
;0I0;I0E E'ENTAS 'ENTAS ;0I0;
;0I0;I0E 1COMPRAS COMPRAS ;0I0;
----------------------------------------------------------------------
-or otra parte, la rc!ivacin consiste en seleccionar de una tabla los Asientos
!endientes3 "ue estFn aprobados y deseen (ayori)ar, y, cuya fec!a, n&mero y
detalle aparecen en el interior de la misma. "u:, como se puede apreciar en el
e#emplo, radica la importancia de elaborar una adecuada Descripcin del Asiento en
la l:nea 6o 3, "ue es la "ue aparece en esta tabla, cuando se e#ecuta un Asiento
!endiente0
Entre los causales para "ue no se arc!ive un siento -endiente, constan.
3. Inexistencia, de la cuenta contable asi$nada al elemento del mdulo .
*. Carencia de cuenta contable por parte de la informacin del mdulo O-or lo
menos todo banco, cliente, proveedor y art:culo debe tener cuenta contableP.
,. siento contable descuadrado, es decir, "ue la sumatoria de sus dFbitos y
crFditos no es i$ual. En este caso, el mismo sistema le informa esta situacin
cuando intenta seleccionarlo.
173 Co")!r A%)&*to%
En ocasiones existen asientos de contabilidad, especialmente a"uellos denominados
de a#ustes, cuyas cuentas contables, valores y conceptos pueden ser los mismos de
mes a mes, como por e#emplo las depreciaciones y roles de pa$o. por esta ra)n en
el pro$rama se dise8 esta opcin "ue copia los ren$lones "ue conforman un
3*
CambiFn conocido como L4ista de ExcepcionesM
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
:9
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

asiento mayori)ado, llamado para este caso asiento fuente, en un asiento pendiente,
denominado asiento destino, cuya numeracin y fec!a es solicitado por el sistema.
-ara el efecto, en primer lu$ar, el sistema emitir un listado de los asientos
mayori)ados ordenados por fec!a, con su n&mero y descripcin. 'e esta lista se
ele$ir, con la tecla Enter, el asiento "ue va a ser copiado emitiendo el si$uiente
recuadro.
+---------- COPIAR ASIENTO ----------+
Asiento fuente: 31/10/02 CE-00722
Asiento destino+ 1:I10I0E CE*00750
+------------------------------------+
"u: el operador del sistema &nicamente colocar la fec!a y secuencia para el
nuevo asiento, tal como lo vemos en el recuadro superior. Cerminado esta fase
automticamente se crear en los sientos -endientes de contabilidad un asiento de
diario exactamente i$ual al solicitado, a excepcin de la secuencia alfabFtica, la
moneda, el tipo de cambio y la descripcin $eneral, datos "ue debern ser llenados
en el momento en "ue sea revisado y aprobado el re$istro.
171 Co*t!+)l)<!r G&%t)(*
(ediante este proceso se elaboran automticamente los Asientos !endientes, de
tipo Orbital.
+----------- ASIENTOS DEFINIDOS ----------+
-----------------------------------------
1COMPRAS COMPRAS
ENCOMPRA NOTAS 4E CRE4ITO COMPRAS
;'ENTAS 'ENTAS
4NC'ENTA NOTAS 4E CRE4ITO 'ENTAS
5RETE RETENCIONES RECI&I4AS
A4OCDCO& 4OCUMENTOS POR CO&RAR
7COSTONC COSTOS EN NC
7COSTOS COSTOS
<INJRESO INJRESO A &O4EJA
<TRANSFE TRANSFERENCIA ENTRE &O4EJAS
:EJRESOS EJRESOS 4E &O4EJA D 'ENTAS

-----------------------------------------
Asiento Descripcin asiento
+-----------------------------------------+
-ara el efecto el sistema emite una tabla, como la anterior, con los asientos de diario
"ue se definieron y parametri)aron en los (odelos Contables.
+----------- FECHAS -----------+
Desde: 01I10I0E
Hasta: ;0I10I0E
+------------------------------+
Esco$idos el o los asientos, el software puede procesarlos ya sea un d:a como
meses enteros, para lo cual solicitar el 5an$o de @ec!as "ue se "uiere Contabili)ar.
El sistema por definicin le ubica el inicio y fin del mes "ue consta la 4ec.a del
Sistema. =bicada la fec!a el sistema pre$untar.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
:0
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

+-----------------------------------------------+
Desea generar asientos pendientes ? Si No
+-----------------------------------------------+
l contestar "ue 6o% el sistema saldr de este proceso. l contestar SI, le volver a
pre$untar.
+------------------------------------+
Contabilizacin diaria ? Si No
+------------------------------------+
l ele$ir "ue S:, el sistema emitir automticamente Asientos !endientes por cada
d:a en donde existan transacciones vinculadas al (odelo Contable. l ele$ir 6o, se
emitir en la fec!a actual "ue conste en el sistema un solo Asiento !endiente "ue
contiene todas las transacciones del 5an$o de @ec!as establecido. En ambos casos,
sin en los parmetros del mdulo correspondiente se lo dispone as:, el (icro
/ystem aplica una tFcnica definida como Concatenacin. Esta considera el re$istro,
en un solo ren$ln del asiento de diario, de todas las transacciones "ue ten$an como
referencia una misma cuenta contable.
177 C)&rr& D& A8o
Cuando estamos por concluir un e#ercicio fiscal, "ue en el Ecuador por 4ey est
comprendido entre el +3 de enero y el ,3 de diciembre de cada a8o, es !abitual "ue
los Contadores ten$amos la in"uietud de cmo cerrar libros en el periodo actual y
cmo traba#ar, !asta efectuar el cierre definitivo, en el prximo periodo.
Com&nmente lo "ue se !ac:a era crear otra empresa a cuyo nombre se ad#untaba el
a8o a procesar. 4ue$o, se cerraba el e#ercicio anterior y sus saldos eran transferidos
en forma manual al e#ercicio actual. Esto implicaba demasiado tiempo en la
transcripcin de saldos contables !asta cuando se realice el cierre definitivo.
Con estos antecedentes, el (icro /ystem cuenta con un proceso de cierre de libros
muy verstil, ya "ue, no borra o elimina la informacin del e#ercicio cerrado y le
permite traba#ar en l:nea !asta en cinco periodos contables de una misma empresa.
-or otra parte, los saldos de Contabilidad "ue se actualicen, con las modificaciones
"ue sean del caso, en el e#ercicio anterior se pueden transferir al e#ercicio actual las
veces "ue sean necesarias. El asiento de cierre puede ser $enerado, de i$ual forma,
las veces "ue se estimen convenientes !asta "ue "uede el definitivo.
3. l esco$er la Opcin Cierre de 8o aparece el si$uiente anuncio
+-------------------------------------------------+
Ya hizo el respaldo de sta empresa ? Si No
+-------------------------------------------------+
El sistema de esta forma se ase$ura "ue, en caso de al$una falla elFctrica o !umana
se puede recuperar la informacin para reprocesarla. Si contesta afirmativamente
pasaremos al si$uiente paso.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
::
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

+---------- CIERRE DE AO ----------+
Generar asiento de cierre

+-----------------------------------+
4a primera alternativa se refiere a la creacin del siento con el cual las cuentas de
In$resos y Gastos del e#ercicio "ue se est cerrando se "uedan en cero y su saldo,
"ue puede ser =tilidad o -Frdida Contable, se transfiere al -atrimonio de la
empresa en el nuevo e#ercicio.
+--------- FECHA DE CIERRE ---------+
Fecha : 31/12/02
+-----------------------------------+
l esco$er esta alternativa nos pedir la fec!a de cierre. !ora bien el proceso
correr siempre "ue nos encontremos en la fec!a de cierre del e#ercicio determinado
en la Opcin de Crear Empresa, si se cumple esta condicin prose$uir de la
si$uiente forma.
+---------------- ASIENTO DE CIERRE AUTOMATICO -------------------+
Ingresos : 4.
Gastos : 5.
Cuenta de resultado : ;01001
Asiento de cierre : C0000001
Descripcin asiento de cierre : ASIENTO 4E CIERRE AL ;1I1EI0E
Concepto movimiento de cierre : CIERRE AL ;1I1EI0E
+-----------------------------------------------------------------+
En caso de poner en la Cuenta de 5esultado un cdi$o no existente aparecer la
si$uiente anuncio.
+-----------------------------------+
Cuenta de resultado no encontrada
Presione cualquier tecla
+-----------------------------------+
Inmediatamente aparecer el plan de cuentas de donde se esco$er la cuenta
patrimonial de movimiento "ue se refiera al resultado del e#ercicio "ue se est
cerrando.
+---------------------- ASIENTO DE CIERRE AUTOMATICO -----------------------+
Ingresos : 4.
Gastos : 5.
Cuenta de resultado : ;0401
Asiento de cierre : CIERRE01
Descripcin asiento de cierre : ASIENTO 4E CIERRE AL ;1I1EI0E
Concepto movimiento de cierre : CIERRE AL ;1I1EI0E
+---------------------------------------------------------------------------+
=bicada la informacin correcta, el sistema pre$untar.
+---------------------------------+
Conforme ? Si No Cancelar
+---------------------------------+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
:/
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

l contestar "ue 6O se saldr a la pantalla de edicin. l contestar SI en los
sientos -endientes se crear el 'iario de Cierre en esta forma.
Nmero Fecha Descripcin general
A CIERRE01 ;1I1EI0E ASIENTO 4E CIERRE AL ;1I1EI0E
M: C: 1000
----------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------
40101001 CR00000001 CIERRE AL ;1I1EI0E ;5E7A040
4010100E CR0000000E CIERRE AL ;1I1EI0E ;1;EE0A5
4010100; CR0000000; CIERRE AL ;1I1EI0E 7E;1040
40101004 CR00000004 CIERRE AL ;1I1EI0E 475050
4010E001 CR00000005 CIERRE AL ;1I1EI0E E70A;0E4
4010;001 CR0000000A CIERRE AL ;1I1EI0E 51:A014
4010;00E CR00000007 CIERRE AL ;1I1EI0E 447011
40104001 CR0000000< CIERRE AL ;1I1EI0E *;00000

----------------------------------------------------------------------------
Cta: Dbitos : 196,835.53
CC : Crditos : -196,835.53
+----------------------------------------------------------------------------+
(ayori)ado este diario los saldos de las cuentas del Estado de -Frdidas y
Ganancias "uedarn en Cero y la cuenta correspondiente a los 5esultados del
e#ercicio anterior pasarn al -atrimonio. Si es la se$unda ve) "ue reali)a el asiento
de cierre, debe e#ecutar el proceso de Craspaso de Saldos, para "ue estos se
actualicen en el e#ercicio actual
+---------- CIERRE DE AO ----------+

Crear Archivos para el Nuevo Ao
+-----------------------------------+
4a se$unda alternativa se refiere a la creacin de los Saldos Iniciales o de pertura
de los (dulos de Contabilidad, Ca#aIAancos e Inventarios en el nuevo e#ercicio.
4os mdulos de ?entasICuentas por Cobrar y ComprasICuentas por -a$ar son de
informacin continua y por tanto no estn su#etos a la transferencia a los
subdirectorios de cierre de periodo.
Este proceso debe corrFrselo una sola ocasin, ya "ue de lo contrario borrar la
informacin in$resada en el e#ercicio actual al refrescarse las bases de datos.
simismo, debemos indicar "ue se puede e#ecutar este alternativa sin !aber
reali)ado con anterioridad la $eneracin del asiento de cierre.
Es as: como el sistema le pre$unta.
+----------------------------------------------------+
Desea crear archivos para el nuevo ao ? Si No
+----------------------------------------------------+
l contestar "ue SI, el sistema le pre$untar la fec!a de inicio y terminacin del
nuevo periodo contable, en la si$uiente forma
+----- FECHA DEL NUEVO PERIODO -----+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
/.
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

Inicio Perodo : 01I01I0;
Fin Perodo : ;1I1EI0;
+-----------------------------------+
Entonces se crea dentro de la carpeta de la misma empresa, un subdirectorio
llamado Ef++3, "ue es donde "uedarn los arc!ivos del e#ercicio a cerrar.
4a creacin de dic!a carpeta lo podemos verificar de al$unas formas.
3. (ediante el Explorador de Zindows revisamos la carpeta denominada (IC5O,
"ue es donde $eneralmente se instala el pro$rama, verificamos la carpeta donde
se arc!ivan las bases de datos de la empresa llamada en este caso CO(-+3, y,
por &ltimo comprobamos la existencia de la carpeta Ef++3.
*. (ediante el proceso (iscelneo denominado Esco$er E#ercicio, ubicado en los
(dulos de Contabilidad y Aode$a, le permitirn acceder a los e#ercicios
anteriores. l in$resar a traba#ar en Fstos en la es"uina superior derec!a del
formulario se se8alar el a8o en el cual se est traba#ando
Como consecuencia de la creacin de los arc!ivos del nuevo a8o, en los mdulos
de Ca#aIAancos se situarn los saldos finales del e#ercicio anterior como saldos
iniciales, pero a nivel de un solo monto, por lo "ue ser necesario des$losarlo en las
tablas de acumulacin, de acuerdo a los Cierres de Ca#a y a las Conciliaciones
Aancarias, respectivamente.
En el caso de Aode$a, se crear en la Gestin Entradas y Salidas los movimientos
de apertura por cada art:culo considerando la bode$a y el costo a la fec!a del cierre.
172 Tr!*%4&r)r S!l,o%
Esta aplicacin permite, "ue una ve) creados los arc!ivos para traba#ar en el nuevo
e#ercicio, y, !aber reali)ado cambios en la informacin del e#ercicio anterior,
efectuar internamente una actuali)acin de los saldos iniciales de Contabilidad,
Ca#a 2 Aancos y Aode$a en el periodo actual.
179 D&4)*)r B!l!*'&
Cada Contador, de acuerdo a su formacin, puede tener un nombre espec:fico para
cada Estado @inanciero bsico, tal como.
B!l!*'& G&*&r!l E%t!,o D& R&%ult!,o%
Estado de Situacin @inanciera Estado de Situacin Econmica
Aalance de Situacin @inanciera Estado de Operaciones
Estado de ctivos, -asivos y
-atrimonio
Estado de -Frdidas y Ganancias
Estado de Gastos y 5entas
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
/$
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

-or tanto, al dise8ar este software se vio la necesidad de "ue se puedan crear y
denominar Estados @inancieros, o un parte de Fstos, de acuerdo a los
re"uerimientos de la dministracin de la Or$ani)acin, para esto se presentar el
si$uiente formulario.
+-----------DEFINICION DE BALANCE------------+
Cdigo Balance: &J1
Cdigo Edo/Per: ER1
Nombre Balance: &ALANCE JENERAL
Nombre Edo/per: ESTA4O 4E RESULTA4OS
+--------------------------------------------+
En la primera parte se puede asi$nar un cdi$o de !asta , caracteres al Estado
@inanciero , o una parte de Fl, "ue se desee crear.
En la se$unda parte se ubica el nombre del Estado @inanciero al "ue !ace referencia
el cdi$o asi$nado.
Como indicaciones adicionales debemos mencionar.
Cada ve) "ue se incrementen las cuentas contables se debe correr este proceso
para actuali)ar los formatos de los estados financieros. 'e lo contrario, se
emitirn, tanto el Aalance General como el Estado de 5esultados, en forma
descuadrada, ya "ue los mismos se presentar:an con un plan de cuentas
incompleto.
Se pueden confi$urar n cantidad de estados financieros, los cuales pueden ser
editados en la actividad del mismo nombre.
170 Pro'&%!r Pr&%u"u&%to Y Co*t!+)l),!, D& Co%to%
Estos son procedimiento internos del sistema y "ue no pueden ser $raficados. 6o
obstante, debemos mencionar "ue Fstos permiten se$mentar y calcular la
informacin a la "ue !acen referencia.
En el caso de presupuesto, lo &nico "ue se solicitar es si el valor in$resado como
presupuesto se divide o multiplica por un valor determinado. Se recomienda
dividirlo para 3.
+-------- PRESUPUESTO --------+
*,/ : *
Valor: 1
+-----------------------------+
17: R&*u-&r!r A%)&*to%
Este proceso permite volver a numerar los asientos contables mayori)ados
asi$nndoles una secuencia, esto debe !acFrselo con al$una tFcnica "ue diferencie a
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
/3
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

simple vista el mes yIo el tipo de transaccin a la "ue se refiere. Se puede volver a
enumerar por mes o todo el a8o.
+- NUMERAR ASIENTOS -----+
Numerar por mes
Numerar todo el ao
+------------------------+
l esco$er la primera opcin el sistema le solicitar el mes "ue desea procesar y
lue$o el n&mero inicial de la si$uiente forma.
+-------------------------+
Mes: 10I0E
Nmero inicial:C4*00001
+-------------------------+
Si esco$i numerar todo el a8o el sistema solicitar el n&mero inicial
+-------------------------+
Nmero inicial: C4*00001
+-------------------------+
El n&mero de asiento puede incluir cdi$os alfanumFricos, por lo "ue el sistema
tomar el orden alfabFtico correspondiente. E#emplo. Supon$amos "ue la secuencia
asi$nada para los asientos del mes de septiembre es. S-2++3 y existen ms de mil
asientos, al renumerar despuFs del 'iario S-2;;; el sistema prose$uir con la
secuencia Sg2+++ y Sg2++3.
17/ Borr!r A%)&*to%
Esta es una opcin "ue permite al usuario del sistema borrar una secuencia de
diarios mayori)ados dentro de un ran$o de fec!as.
l esco$er dic!o proceso aparece el si$uiente recuadro.
+--------- BORRAR ASIENTOS ---------+
Desde : 01I10I0E
Hasta : ;0I10I0E
Desde Asiento : E'ENTAS
Hasta Asiento : E'ENTAS
+-----------------------------------+
-or definicin el sistema le presentar en la fec!a el mes con la "ue estF traba#ando
la empresa, si desea cambiar este ran$o lo puede reali)ar de acuerdo a sus
necesidades. 4ue$o, el sistema le solicita la secuencia de 'iarios (ayori)ados "ue
desea borrar, en este paso !ay "ue tener muc!o cuidado, de preferencia no se debe
borrar ran$os de asientos, como por e#emplo desde CE2++3 !asta CE23++, sino
&nicamente asientos con la misma denominacin, tal como lo vemos en la pantalla
"ue precede a este prrafo.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
/1
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

un"ue el sistema no lo solicita, como medida preventiva, antes de efectuar este
proceso se debe sacar un respaldo de los datos, ya "ue puede existir al$&n error por
parte del operador del sistema y dic!a informacin no podr ser recuperada.
12 OPERACIN DE PROCESOS MISCELBNEOS
+------------------------------- MICRO XYSTEM--------------------------------+
EMPRESA: 4EMO FECHA + E4I10IE00E
MODULO + CONTA&ILI4A4 JENERAL USUARIO: OP
+----------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------------------------------------------------------+
+-----------------+
Escoger Empresa
Crear Empresa
Modelos contables
Claves
Fecha del Sistema
Escoger Ejercicio
Secuencia
Cierre de Mes
Par.Contabilidad
Duplicar Empresa
+-----------------+

12$ E%'og&r E-"r&%!
Como se explic en el primer cap:tulo el sistema es (ultiempresa, por tanto, esta
opcin permite seleccionar cual"uiera de las empresas "ue se !aya creado y "ue se
le !aya permitido accesar a travFs de la opcin de claves.
+-------- ESCOGER EMPRESA --------+
01 EMPRESA PRUEBA
02 DEMO
+---------------------------------+
123 Cr&!r E-"r&%!
(ediante esta opcin se permite ir creando las empresas "ue se lleven ba#o el (icro
/ystem sin limitacin al$una. Entre los datos "ue debe contener estn.
+------------------------ CREAR EMPRESAS -------------------------+
Cdigo......:0E
Nombre......:4EMO
Directorio..:COMP01
R.U.C.......:1E457<<:5A001
Direccin...:A' 1E 4E OCTU&RE O PATRIA

Telfonos...:E::::::

Inicio......:01I01I0;
Fin.........:;1I1EI0;
Multibodega.:S
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
/7
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

+-----------------------------------------------------------------+
C(,)go. lfanumFrico con dos caracteres, sirve para numerar las empresas.
No-+r&. Corresponde a la 5a)n Social, 6ombre Comercial o el apelativo de la
persona ba#o el cual se "uiere nombrar a la empresa.
D)r&'tor)o. Corresponde a la carpeta donde se van a $uardar las bases de datos de
la empresa "ue se est creando. Siempre deber estar incluida dentro de la carpeta
de instalacin del (icro /ystem.
RUC. Corresponde al 5e$istro inico de Contribuyentes asi$nado por el Servicio
de 5entas Internas, consta de 3, caracteres.
D)r&'')(*. Corresponde a las calles de domicilio de la empresa.
T&lF4o*o%. Se pueden ubicar el telFfono y fax de las empresas, incluso se puede
colocar el e2mail.
I*)')o ; F)* ,& P&r)o,o. 'etermina el lapso en el cual estar comprendido el
e#ercicio contable, $eneralmente va desde el +3 de enero y el ,3 de 'iciembre de
cada a8o. Sin embar$o, dependiendo de la or$ani)acin, se pueden establecer otros
tipos de e#ercicios, siempre y cuando no conten$an ms de doce meses o periodos
de traba#o.
Mult)+o,&g!. En esta opcin se responde si desea llevar el control de inventarios
en varias bode$as o no. 'e esco$er SI, en la tabla de Entradas y Salidas del
"dulo de 5odega, aparecer la informacin "ue !ace referencia a la bode$a donde
se produ#o el movimiento. Esta opcin deber activarse necesariamente al momento
de crear la empresa.
121 Mo,&lo% Co*t!+l&%
'esde mi punto de vista, es la !erramienta ms potente y &til "ue contiene el (icro
/ystem y "ue le permite adecuarse a cual"uier cultura or$ani)acional.
Consiste en la definicin y parametri)acin del asiento de diario "ue ser producto
de la contabili)acin de las distintas transacciones efectuadas en los mdulos y las
cuales contienen una caracter:stica en particular. En su forma ms simple consiste
en la respuesta a la pre$unta RCmo contabili)o tal transaccinS.
-ara esto es necesario.
si$nar a los diferentes campos del movimiento contable el contenido ori$inal de
los campos de los movimientos auxiliares Opor e#emplo, el costo del art:culo al
dFbito de la cuenta de inventarioP.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
/2
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

si$nar a los diferentes campos del movimiento contable un contenido fi#ado en
la propia re$la o bien el contenido modificado de los campos de los movimientos
auxiliares Opor e#emplo, el costo del art:culo multiplicado por un factor, al dFbito
de la cuenta de inventarioP.
Introducir o modificar expresiones "ue relacionan l$icamente determinada
cuenta de contabilidad con determinado movimiento auxiliar Opor e#emplo, la
cuenta de Inventario con el movimiento de salida de un art:culo de la Aode$aP, tal
como vemos en el cuadro de la pa$ina si$uiente.
'esde este enfo"ue, y por ser un tema eminentemente tFcnico, &nicamente
detallaremos los principales modelos contables "ue debe contener el pro$rama, as:
como sus consideraciones bsicas.
C!>! 6 Cl)&*t&%. 'efine el Cobro a Clientes "ue pasa a la Ca#a General
CUENTA CONTABLE PARCIAL DEBE ?ABER
Ca#a xxxx
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
/9
V&*t!% Brut!%
?entas al
Contado
?entas a
CrFdito
C!>!
Efectivo
C!e"ues
Cu&*t!% "or Co+r!r
Cobros a
Clientes
5etenciones
?entas a
CrFdito
B!*'o%
'epsitos
'escuentos
I*5&*t!r)o%
Salida Entrada
'evoluciones
Co*t!+)l),!,
In$reso Gasto
'escuento
en ?entas
IVA
?entas
?entas
Cobros
'epsitos
R&l!')o*&%
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

Efectivo
C!e"ue
Car#eta
Clientes xxxx
Grupo 3
Grupo *
V&*t!%. 'efine las ventas, sus medios de pa$o, el iva, los descuentos a clientes y el
tipo de cliente por los saldos pendientes de cobro.
Ca#a xxxx
Efectivo
C!e"ue
Car#eta
bono xxxx
Efectivo
C!e"ue
Car#eta
C/C Clientes xxxx
Grupo 3
Grupo *
Iva en ?entas Iva xxxx
'escuento a clientes
En l:nea xxxx
Global xxxx
In$reso por ?entas xxxx
rt:culo
Servicios
D&5olu')o*&% ; ,&%'u&*to% &* 5&*t!%: 'efine el tipo de $asto, sus medios de pa$o,
el Iva y el tipo de cliente por los saldos pendientes de cobro.
'evoluciones xxxx
Aienes
'escuentos xxxx
Servicios
'escuento en ventas 'escuento /xxx
I? en ?entas Iva xxxx
Clientes xxxx
Grupo 3
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
/0
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

Grupo *
Ca#a xxxx
Co-"r!%. 'efine el tipo de cuenta contable de re$istro de inventarios% costos o
$astos, el Iva, descuento y retenciones en la fuente por compras, as: como las
cuentas por pa$ar por tipo de proveedor.
Inventarios /xxx
rt:culos
Costos 2 Gastos /xxx
Aienes
Servicios
I? Compras 4ocales /xxx
'escuento en compras_ xxxx
5etencin @uente 5enta xxxx
5etencin @uente I? xxxx
-roveedor xxxx
Exterior
4ocal
_ plica cuando no es redistribuido a los costos re$istrndose como Otros
in$resos.
D&5olu')(* o Not! ,& CrF,)to &* 'o-"r!%: Considera el re$istro de la salida de
inventarios por devolucin, as: como la nota de crFdito del proveedor o la anulacin
por parte de la empresa de una compra de periodos anteriores, el I?, el descuento
en compras, as: como la disminucin en las cuentas por pa$ar de acuerdo al tipo de
proveedor.
Inventarios xxxx
rt:culos
Costos 2 Gastos xxxx
Aienes
Servicios
I? ?entas xxxx
-roveedor xxxx
Exterior
4ocal
I*gr&%o ! Bo,&g!. Considera la entrada de inventarios de acuerdo a su tipo de
art:culo y la cuenta de contrapartida depender de la naturale)a de la transaccin
"ue ori$in el In$reso a Aode$a. Generalmente se parametri)a contra un pasivo
provisional yIo una cuenta puente.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
/:
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

Inventarios xxxx
rt:culos
-asivo -rovisional xxxx
Egr&%o ,& Bo,&g!. En caso de transformacin o entre$a parcial, su re$istro debe
estar conformado por la salida de inventarios y un activo provisional o cuenta
puente "ue denote una obli$acin de la empresa a la "ue se entre$a los art:culos.
Inventarios xxxx
rt:culos
ctivo -rovisional xxxx
Pro,u'')(*. 'ebe considerar el tipo de art:culo final as: como sus componentes y
los costos adicionales en "ue se incurra.
Inventarios xxx
rt:culos 3
Inventarios xxx
rt:culos *
Costos
dicionales
Tr!*%4&r&*')!%. si se !a optado por mantener el control de Inventarios a nivel
contable a travFs de Aode$as, al efectuar una transferencia deber !acerse el
respectivo re$istro considerando la cuenta contable de cada una de ellas.
Aode$a 3 xxxx
Salida
Aode$a * xxxx
Entrada
Co%to% V&*t!%. 5epresenta las salidas de art:culos desde el mdulo de ?entas y
Cuentas por cobrar, ori$inado por un E$reso de Aode$a yIo una @actura. O tambiFn
por una conversin de la primera en la se$unda.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
//
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

Inventarios xxxx
rt:culos
Costo de ?entas xxxx
rt:culos
Co%to% Not!% ,& CrF,)to. Est dado por las entradas de art:culos por devoluciones
y "ue se in$resan desde el mdulo de ?entas y Cuentas por cobrar.
Inventarios xxxx
rt:culos
Costo de ?entas xxxx
rt:culos
R&t&*')o*&% ,& Cl)&*t&%. 'ebe re$istrar por separado las retenciones en la @uente
por 5enta y por Iva, y, el tipo de cliente. Este re$istro, como referencia, se basar
en los datos in$resados en Cobros a Clientes.
5etenciones xxxx
@uente
Iva
Clientes xxxx
Grupo 3
Grupo *
"u: se !an enumerado al$unos de los modelos contables ms frecuentes y
comunes en las or$ani)aciones, empero, cada Contador puede determinar un
modelo contable por transaccin espec:fica conforme lo considere necesario.
127 Cl!5&%
Como medida de se$uridad interna, el sistema permite asi$nar a cada usuario una
contrase8a de acceso al sistema, Fsta incluye adems una definicin de los (dulos
yIo plicaciones a las cuales tiene acceso en tres funciones.
)********* ACCESO A LOS E4ITORES 4EL SISTEMA **********)
1I%ser9ar T S Corre/!r T S &orrar T S 1
)******************************************************)
Insertar. -ermite crear nuevos cdi$os o ren$lones, yIo,
Corregir. -ermite modificar los re$istros, yIo,
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$..
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

Suprimir. -ermite borrar los re$istros.
Esta clave, como pol:tica de control, deber ser.
Conocida solamente por el =suario y el dministrador del sistema,
inica para cada usuario,
Cambiada cada dos o tres meses.
-ara in$resar una clave aparecer una tabla.
+------------------- CLAVES -------------------+
----------------------------------------------
CTBCP CONTA4OR JENERAL OP
UL?NP ASISTENTE A4MINISTRACION AJ CON
VCBTM JERENTE JENERAL RC JER

----------------------------------------------
Clave Usuario ID Grupo
+----------------------------------------------+
Cl!5&. Ciene la posibilidad de in$resar cinco caracteres alfanumFricos los cuales
solo podrn ser le:dos en el momento de la confi$uracin.
U%u!r)o. 'etermina el nombre o car$o de la persona a la cual se asi$na la clave.
I,. Se refiere a la Identificacin del =suario a "uien se asi$n la clave.
Generalmente se utili)an las iniciales del usuario. Esta referencia "ueda $rabada en
las bases de datos cuando se in$resa o modifica la informacin del sistema.
Gru"o. Corresponde a un con#unto de usuarios con las misma ruta o mapa de
acceso . Esto elimina la necesidad de confi$urar uno a uno los usuarios.
'espuFs de confi$urar al =suario el sistema sobrepone en los caracteres de la clave,
si$nos "ue no tienen relacin al$una con los datos in$resados, a esta tFcnica se le
denomina LencriptacinM.
Como medida de control interno, se pueden limitar el acceso a los diferentes
mdulos y sus aplicaciones. Esto se lo reali)a, lue$o de asi$nar la clave, se8alando
con la tecla S=-5 las aplicaciones o mdulos "ue se desea "ue sean restrin$idos al
=suario, las cuales tomarn un color blan"uecino.
4os dos conceptos, el de funciones y acceso de usuario, se combinan en uno solo
conocido como -erfil de =suario.
122 F&'K! ,&l %)%t&-!
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$.$
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

4a mayor:a de reportes vienen predeterminados con el ran$o de fec!as del mes en
proceso, por lo "ue esta opcin facilita visuali)ar yI o cambiar la fec!a en "ue el
usuario est in$resando la informacin.
+-----------------------------+
Fecha del sistema: E4I10I0E
+-----------------------------+
129 E%'og&r &>&r')')o
En primer lu$ar, recordemos "ue el sistema traba#a !asta en cinco e#ercicios en
l:nea. En se$undo lu$ar% recordemos "ue el sistema posee la opcin de reali)ar
Cierres de a(o. -ues bien, este proceso consiste en poder trasladarse a cual"uiera
de los e#ercicios "ue se !ayan previamente cerrado para efectuar modificaciones o
&nicamente ver la informacin.
Es as: como en el sistema aparece.
+-------- CAMBIO DE EJERCICIO ---------+
001 Inicio: 01I01I0E Cierre: ;1I1EI0E
+--------------------------------------+
Se puede apreciar en esta tabla el ++3 "ue indica el n&mero de e#ercicio cerrado y a
continuacin la fec!a en "ue est comprendido dic!o e#ercicio.
En el caso de "ue no !ubiesen periodos cerrados anteriores el sistema le informar.
+--------------------------------+
No hay otro ejercicio en lnea
+--------------------------------+
Cuando se superen los cinco e#ercicios necesariamente deber borrarse los "ue
excedan el limite indicado.
120 C)&rr& NBloDu&oE ,& -&%
El sistema no re"uiere de en$orrosos procesos de cierre mensual ya "ue el dinmico
mane#o de los saldos y la indexacin de los reportes por fec!a !acen innecesarios
tales procesos, dando una mayor a$ilidad a la obtencin de los reportes y evitando
los inconvenientes de tener "ue reversar meses completos para corre$ir al$&n error.
-or todo lo antes expuesto resulta muy importante ser sumamente cuidadosos al
colocar la fec!a en los sientos para evitar "ue la informacin correspondiente al
mes de (ar)o, por e#emplo, "uede almacenada en abril con la consi$uiente
alteracin de los saldos, si esto lle$ara a suceder, es muy fcil a travFs del mayor
General el asiento desubicado, y corre$ir la fec!a del mismo en los sientos
(ayori)ados sin necesidad de reali)ar los procesos de reverso.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$.3
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

Sin embar$o, el sistema como mecanismo de control interno permite al =suario
utori)ado para el efecto, reali)ar blo"ueos de mes. Estos consisten &nicamente en
una obstruccin de las opciones de traba#o OInsertar, Corre$ir y SuprimirP en el mes
"ue se considera cerrado, esto se !ace ubicando indistintamente el n&mero de mes
en la tabla correspondiente
+----------------------Meses Cerrados ----------------------+
01 0E 0; 05 0< 0A 04
+-----------------------------------------------------------+
12: P!r-&tro% ,& Co*t!+)l),!,
=n parmetro corresponde a una opcin de orden dentro del sistema.
continuacin, tenemos los si$uientes parmetros de Contabilidad para ser aplicados
desde el cuerpo de los asientos pendientes o mayori)ados.
+----------------- Parmetros Contabilidad -----------------+
Escoge movimientos de bancos contabilizados ?(S/N): N
Solicita valor en Dlares por cada rengln ?(S/N): N
Solicita centro de costos ?(S/N): N
+-----------------------------------------------------------+
4a primera opcin, se refiere a la posibilidad de inte$rar dos o ms veces el
mismo movimiento bancario a Contabilidad.
4a se$unda opcin, dispone "ue el sistema considere el tipo de cambio del d:a y
arro#e el valor de dlares , y,
4a tercera opcin, el sistema le solicitar Centros de Costos, en el caso de !aber
determinado su existencia en al$una cuenta contable.
12/ Du"l)'!r &-"r&%!
(ediante esta opcin se puede crear dos empresas i$uales en su estructura de plan
de cuentas, bancos, clientes, proveedores, art:culos o en todo.
Su utilidad radica en "ue a!orra bastante tiempo cuando se llevan dos o ms
empresas "ue mantienen una misma, o por lo menos similar, estructura contable u
operativa.
Es recomendable sacar un respaldo de la empresa ori$en antes de efectuar este
proceso, debido a "ue en ciertas ocasiones los usuarios se confunden y ubican en
orden inverso la empresa ori$en y destino, borrando de este modo toda la
informacin en la empresa actual.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$.1
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

Su proceso es bastante sencillo, y empie)a se8alando el directorio
3,
ori$en O"ue es
la empresa "ue "ueremos duplicarP y el directorio destino O"ue es la empresa donde
vamos a duplicar las bases de datosP. Este &ltimo directorio o carpeta debi !aber
si$o creado con anterioridad, mediante la opcin crear empresas del (icro /ystem
o a travFs de la opcin Crear Carpeta del Explorador de Zindows.
+--------- UBICACION DATOS ---------+
Origen : COMP01
Destino: PRUE&A
+-----------------------------------+
4ue$o el sistema pre$unta cules bases de datos desea duplicar, las "ue son.
+---------- COPIA CODIGOS ----------+
PLAN DE CUENTAS
BANCOS
CLIENTES
PROVEEDORES
ARTICULOS
TODOS
+-----------------------------------+
6o se pueden esco$er dos mas bases de datos al mismo tiempo para
reproducirlas, por lo "ue se debe ele$ir una a una o todas mediante la alternativa
correspondiente.
El sistema copiar internamente las bases de datos ele$idas y en varios se$undos
estaremos listos para ocupar la nueva empresa, en la cual debemos dar un
"antenimiento en todos los mdulos para depurar cual"uier informacin de la
empresa ori$en.
12$. SECUENCIAS
(ediante esta opcin es factible asi$nar series y secuencias consecutivas a los
sientos de 'iarios "ue se $eneren en el sistema. 4a serie, una ve) predefinida,
sirve para reconocer "ue usuario reali) la transaccin. 4a secuencia, de i$ual
forma, servir:a para distin$uir a simple vista "ue tipo de transaccin es la "ue se
procesa y su modelo de re$istro. -or e#emplo.
Nmero Fecha Descripcin general Ejercicio 2002
E CE*004E5 E5I0EI0E CN A01 PAJO COMPRA No 00040:;A
M: 4 C: 1000
----------------------------------------------------------------------------
continuacin vemos "ue el 6&mero de 'iario tiene la serie E la cual !a sido
asi$nada al Cesorero "ue es "uien emite el c!e"ue por el pa$o de una compra,
se$&n la descripcin del asiento. continuacin tenemos la secuencia con dos
componentes, la primera alfabFtica, el CE "ue corresponde a la si$la de
Comprobante de E$reso, y, la se$unda numFrica, correspondiente a la secuencia
propiamente dic!a establecida para el tipo de documento emitido. El formato de
asiento de un Comprobante de E$reso, necesariamente va a involucrar a las Cuentas
3,
El nombre del directorio lo podemos conocer en el -roceso (iscelneo Crear Empresas
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$.7
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

y (dulos de Ca#a Aancos, y en este caso espec:fico, al (dulo de Compras y
Cuentas por -a$ar.
En base a este criterio tambiFn se pueden secuenciar los comprobantes de In$reso.
-or otro lado, cabe indicar "ue los diarios parametri)ados en los (odelos Contables
ocuparn una sola serie, $eneralmente la '.
!ora, dependiendo de la metodolo$:a de cada contador, podemos anotar "ue la
secuencia puede contener varios matices, uno de estos, el ms com&n, es iniciar la
secuencia 'C2++++3 e intentar se$uirla, y di$o intentar, por"ue, como sus re$istros
no son peridicos sino espordicos, estos pueden estar -endientes o ya
(ayori)ados lo "ue dificulta el control de su numeracin. En el mismo sentido, es
dif:cil, por no decir imposible, desde mi punto de vista, reconocer a "ue tipo de
transaccin se refiere el asiento "ue se re$istrar:a ba#o este formato, y menos a&n
cuando su descripcin sea muy pobre.
Intentando corre$ir esta falencia y considerando "ue todas las transacciones de una
empresa pueden encasillarse en al$una cate$or:a, me permito su$erir la si$uiente
secuencia de diarios. 4a primera parte, alfabFtica corresponde a las iniciales de los
meses "ue se estn procesando, as: tenemos.
EN FB M= AB MY JN JL AG SP OC NV DC
4ue$o precedida de un $uin ubicamos la secuencia "ue determina el tipo de
transaccin con las si$uientes caracter:sticas.
+3 S4'OS I6ICI4ES
+* A6COS
+, CO(-5S
+9 ?E6CS
+7 COSCOS
+> -5O?ISIO6ES -O5 -G5
+G 5O4ES 'E -GO
+E 'E-5ECICIO6ES
+; f=SCES < 5EC4SI@ICCIO6ES
3+ 'EC45CIO6 'E I?
3; 37a -5CICI-CIO6 C5Af'O5ES E I(-CO 4 5E6C
-or &ltimo, a continuacin de la secuencia de transaccin, colocamos el n&mero de
d:a "ue se re$istra el asiento, "uedando as:.
ASIENTO INTERPRETACION
E62+*+* 6C O 6' 'E A6COS E4 +* 'E E6E5O
(J2+G,3 5O4 'E -GOS 'E4 (ES 'E (5JO
f423+,3 'EC45CIO6 I? 'E f=4IO
'C23;,3 C4C=4O I(-=ESCO 4 5E6C
<a en el sistema, esta tabla est compuesta por die) series de diarios ordenados
alfabFticamente desde la !asta la f, acompa8ados de una numeracin, "ue puede
ser alfanumFrica, de E caracteres.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$.2
C!"#tulo 1: M(,ulo ,& Co*t!+)l),!,

Su formato en el sistema es como si$ue.
+-------- SECUENCIAS ---------+
Secuencia A: A0000010
Secuencia B: &0000001
Secuencia C: JE*00001
Secuencia D: 0000000A
Secuencia E: CE*004:A
Secuencia F: F0000001
Secuencia G: CP*00011
Secuencia H: N0000001
Secuencia I: CI*00E5<
Secuencia J: M0000001
+-----------------------------+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$.9
MANUAL DEL MICRO XYSTEM
C!")tulo 7 M(,ulo ,& O*,)'&% F)*!*')&ro%

CAPITULO IV DESARROLLO DE FORMULAS FINANCIERAS
7$ ASPECTOS GENERALES
7$$ I*tro,u'')(* T&(r)'! !l A*l)%)% F)*!*')&ro
=n mFdico para dia$nosticar la salud de una persona re"uiere de varios anlisis
corporales y muestras de "ue son enviadas al laboratorio, ba#o ciertas condiciones de
la persona% como. no in$erir antibiticos, ir en ayunas, etc., el traba#o del laboratorista
consiste en contar los $lbulos ro#os y los blancos, medir el colesterol, etc., es decir el
laboratorio da a conocer lo "ue encontr en el anlisis de la muestra presentada. El
mFdico con estos resultados tiene la plena se$uridad de dar su dia$nstico y proceder a
curar en caso necesario o darle a conocer al paciente de su excelente estado de salud.
En una empresa sucede al$o similar con las muestras de los estados financieros, el
analista, !ace las relaciones pertinentes y da a conocer la situacin financiera de la
empresa a una fec!a determinada. El administrador por su parte, en base a los
resultados obtenidos del anlisis tomar las decisiones pertinentes para ase$urar un
adecuado rumbo de la empresa.
7$3 M&to,olog#! ,& A*l)%)% F)*!*')&ro
6o existe una metodolo$:a &nica para el anlisis financiero, Fsta var:a de acuerdo al
criterio de los diferentes autores, sin embar$o, los mFtodos ms conocidos son.
A*l)%)% V&rt)'!l: Ciene la caracter:stica de ser &%tt)'o y &nicamente permite la
obtencin de :ndices financieros por la comparacin porcentual de las cuentas respecto
de sub$rupos, $rupos y sectores financieros. 6o toma en cuenta los cambios ocurridos
en el tiempo ni las proyecciones a futuro.
A*l)%)% Co-"!r!t)5o ?or)<o*t!l. Se basa en la comparacin entre los Estados
@inancieros de dos o ms periodos. Se caracteri)a por ser dinmico y permite la
obtencin de porcenta#es ms confiables y ob#etivos.
A*l)%)% ,& T&*,&*')!%. Consiste en anali)ar los Estados @inancieros en base a
estados comparativos con el propsito de identificar comportamientos espec:ficos "ue
ten$an la tendencia o proyeccin definida se$&n la naturale)a de la cuenta o variable
de estudio.
A*l)%)% ,& Flu'tu!')o*&%. Este mFtodo tiene como propsito el identificar y
comentar sobre situaciones de comportamientos especiales eventuales. Estas
fluctuaciones son de dos clases. C:clicas o Estacionales y las Irre$ulares.
D)!g*(%t)'o F)*!*')&ro. Correlaciona varios mFtodos con aspectos y variables de
$estin, es decir, observa e investi$a la causa N efecto de las decisiones $erenciales de
todos los estamentos de las empresas.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$.0
C!")tulo 7 M(,ulo ,& O*,)'&% F)*!*')&ro%

73 ORGANI=ACIN DE LAS FRMULAS FINANCIERAS
73$ D&4)*)')(* ,& O*,)'&% F)*!*')&ro%
Son el resultado de establecer una relacin numFrica entre dos o ms variables
relacionadas con las operaciones de la empresa.
4os :ndices financieros por basarse &nicamente en la informacin contable a una fec!a
determinada, tienen la desventa#a de "ue los Estados @inancieros conten$an errores o
irre$ularidades "ue distorsionen el resultado de su anlisis, por tanto, es
imprescindible reali)ar otro tipo de exmenes financieros complementarios, para tener
una visin $lobal de lo "ue est sucediendo en la empresa.
733 O*,)'&% F)*!*')&ro% ! Corto Pl!<o:
Establecen la capacidad de una empresa para responder sus obli$aciones OdeudasP de
corto pla)o Omenor a un a8oP y para atender sus necesidades de efectivo para el resto
de sus operaciones. 4os ms utili)ados son.
O*,)'& ,& Sol5&*')! o r!<(* Corr)&*t&: (ide las disponibilidades de la empresa, a
corto pla)o, para pa$ar sus compromisos en el mismo tiempo.
ctivo Corriente
1ndice de Solvencia P 66666666666666666666
-asivo Corriente
Estndar entre 3.7 y *.7
O*,)'& ,& L)Du),&<. (ide la disponibilidad de la empresa, a corto pla)o Omenos los
inventariosP para cubrir sus deudas a corto pla)o.
ctivo Corriente 2 Inventarios
1ndice de 4i"uide) P 666666666666666666666666666666666666
-asivo Corriente
Estndar entre +.7 y 3.+
O*,)'& ,& L)Du),&< I*-&,)!t! o Pru&+! B'),!. (ide la capacidad de pa$o
inmediato "ue tiene la empresa frente a sus obli$aciones corrientes.
ctivo Corriente N Inventarios N Gastos -repa$ados
-rueba Dcida P 66666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666
-asivo Corriente
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$.:
C!")tulo 7 M(,ulo ,& O*,)'&% F)*!*')&ro%

Ca#a Aancos ^ Inversiones Cemporales ^ C / C
-rueba Dcida P 66666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666
-asivo Corriente
Estndar entre +.7 y 3.+
C!")t!l ,& Tr!+!>o. Indica la cantidad de recursos "ue dispone la empresa para
reali)ar sus operaciones, despuFs de satisfacer sus obli$aciones o deudas de corto
pla)o
Capital de Craba#o. ctivo Corriente N -asivo Corriente
I*5&*t!r)o% ! C!")t!l ,& Tr!+!>o. Indica el porcenta#e de los inventarios,
indistintamente de su clase, sobre el Capital de traba#o% si es demasiado alto demuestra
una excesiva inversin en la ad"uisicin o produccin de los inventarios de la
empresa.
Inventarios Inventarios
Capital P 666666666666666666666
'e traba#o Capital de Craba#o
I*5&*t!r)o% ! A't)5o Corr)&*t&. Indica la proporcin "ue existe entre los rubros
menos l:"uidos del activo corriente. (ide la li"uide) del $rupo.
Inventarios Inventarios
ctivo P 666666666666666666666
Corriente ctivo Corriente
731 O*,)'&% F)*!*')&ro% ! L!rgo Pl!<o
(iden la capacidad de una empresa para responder sus obli$aciones con los
proveedores acreedores en el lar$o pla)o, es decir, $eneralmente despuFs de ms de un
a8o.
O*,)'& ,& Sol),&<. Eval&a la estructura de financiamiento del ctivo Cotal. (ientras
menor sea la participacin del -asivo Cotal en el financiamiento del ctivo Cotal,
menor es el ries$o financiero, mayor es el mar$en de $arant:a y se$uridad para los
acreedores y potenciales y mayor es la capacidad de endeudamiento adicional para
atender expansiones.
-asivo Cotal
O*,)'& ,& Sol5&*')! P 666666666666666
ctivo Cotal
Estndar +.7+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$./
C!")tulo 7 M(,ulo ,& O*,)'&% F)*!*')&ro%

O*,)'& ,& P!tr)-o*)o ! A't)5o Tot!l. Indica el $rado de financiamiento del ctivo
Cotal con recursos propios de la empresa mientras ms alto sea este :ndice, me#or ser
la situacin financiera de la empresa, en consecuencia las principales fuentes de
financiamiento !an sido las contribuciones de Capital y de las utilidades obtenidas por
la empresa% aspecto de $ran interFs para los posibles prestamistas a lar$o pla)o.
-atrimonio
1ndice de -atrimonio a ctivo Cotal b 666666666666666
ctivo Cotal
O*,)'& ,& C!")t!l N&to ! P!%)5o Tot!l o A"!l!*'!-)&*to F)*!*')&ro. -ermite
conocer la proporcin entre el -atrimonio y el -asivo Cotal. (ientras mayor sea esta
proporcin, ms se$ura ser la posicin de la empresa, si la proporcin es menor la
posicin de la empresa ser comprometida y los acreedores tendrn mayor ries$o y
menor $arant:a.
-atrimonio
palancamiento @inanciero P 666666666666666
-asivo Cotal
O*,)'& ,& E*,&u,!-)&*to. Se8ala cuantas veces el -atrimonio est comprometido en
el -asivo Cotal, un :ndice alto compromete la situacin financiera, la "ue podr:a
me#orar con incrementos de Capital o con la Capitali)acin de las =tilidades yIo
5eservas
-asivo Cotal
1ndice de Endeudamiento P 666666666666666
-atrimonio
O*,)'& ,& C!")t!l)<!')(*. (ide la pol:tica de la empresa sobre las decisiones de
reinversin en la empresa, de una parte o de la totalidad de las =tilidades
Capital 6eto al @inal del periodo
1ndice de Capitali)acin P 666666666666666666666666666666666666666
Capital 6eto al Inicio del periodo
737 O*,)'&% ,& R&*t!+)l),!,
Se denomina 5entabilidad a la relacin entre la =tilidad y al$una variable del Estado
de 5esultados o Aalance General. -ermite conocer y medir en forma apropiada si la
Gestin reali)ada es aceptable en tFrminos de rendimiento financiero.
En condiciones consideradas normales el porcenta#e de rendimiento de la inversin de
los accionistas debe ser mayor al de cual"uier otra inversin en el mercado financiero.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$$.
C!")tulo 7 M(,ulo ,& O*,)'&% F)*!*')&ro%

4a =tilidad a la "ue !acemos referencia es a"uella "ue se la denomina Contable y es la
diferencia entre los In$resos menos los Costos y Gastos, por tanto, no incluye el
impuesto a la 5enta y 37a -articipacin Craba#adores.
R&*t!+)l),!, %o+r& V&*t!%. Expresa la utilidad por cada dlar vendido. Este :ndice
mientras ms alto sea representa una mayor utilidad. 4a informacin para efectuar este
:ndice se puede co$er del Estado de 5esultados cuando clasificamos las ventas por
producto o $rupo de producto o del reporte conocido como Ganancias Arutas, siempre
y cuando estFn conciliadas.
=tilidad del -eriodo
5entabilidad sobre ?entas P 666666666666666666666666
?entas
R&*t!+)l),!, %o+r& &l P!tr)-o*)o. Indica el beneficio lo$rado en funcin de la
propiedad total de los accionistas, socios o propietarios. Si el porcenta#e es mayor el
rendimiento promedio del mercado financiero y de la tasa de inflacin del e#ercicio, la
rentabilidad sobre el patrimonio obtenida se considera buena.
5entabilidad sobre patrimonio b 666666666666666666666666
-atrimonio
R&*t!+)l),!, %o+r& &l C!")t!l P!g!,o. -ermite conocer el rendimiento sobre el
capital efectivamente pa$ado. Si el capital !a sufrido variaciones durante el periodo se
debe calcular el Capital -romedio -a$ado.
5entabilidad sobre Capital -a$ado b 22222222222222222222222
Capital pa$ado
C!"!'),!, ,& P!go o O*,)'& ,& Co+&rtur! ,& l! D&u,!. 4a capacidad de la empresa
para satisfacer el pa$o de capital e intereses por prFstamos contra:dos, se mide a travFs
de la obtencin de utilidades. Este :ndice es utili)ado en la evaluacin de proyectos y
en las solicitudes de crFdito de bancos o financieras. Cuando el :ndice es alto presenta
me#ores condiciones de cobertura de la deuda
39
=tilidad 4:"uida
Capacidad de -a$o P 666666666666666666666666
Capital e intereses a cubrirse
=tilidad 4:"uida b =tilidad 6eta N 'istribuciones e Impuestos
39
656fO, (ario. nlisis e Interpretacin de Estados @inancieros. -$. 9329E
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$$$
C!")tulo 7 M(,ulo ,& O*,)'&% F)*!*')&ro%

71$ O"&r!')(* ,& lo% O*,)'&% F)*!*')&ro%:
4a definicin "ue dimos de un 1ndice @inanciero es "ue responde a una relacin entre
dos o ms variables "ue constan en el -lan de cuentas.
'ic!as variables pueden ser cuentas de acumulacin o cuentas de movimiento.
'e acuerdo a esto el proceso para definirlos es el si$uiente.
+---------------------------------- FORMULAS -----------------------------+

Cdigo Descripcin de la frmula financiera
001 PRUE&A ACI4A
-------------------------------------------------------------------------
Variable Cdigo contable Nombre de la cuenta contable
-------------------------------------------------------------------------
A = 1010 ACTI'O CORRIENTE
B = E010 PASI'O CORRIENTE
C =
D =
E =
F =
G =

-------------------------------------------------------------------------
Frmula+ *AI&
+-------------------------------------------------------------------------+
El encabe)ado contiene.
C(,)go. Cada uno de los 1ndices @inancieros contar con un cdi$o "ue permita
identificarlo y diferenciarlo de otros.
D&%'r)"')(* ,& l! F(r-ul! F)*!*')&r!. Estipula el nombre o denominacin del
1ndice a describirse.
El cuerpo del formulario consta de.
V!r)!+l&%. Se admite incluir mximo G variables para definir un 1ndice @inanciero,
Fstas van ordenadas en una serie alfabFtica desde la !asta la G.
C(,)go ; No-+r& ,& l! Cu&*t! Co*t!+l&. =bicndonos en este casillero podemos
in$resar una cuenta contable, de no existir Fsta, aparece automticamente el -lan de
donde se esco$ern las cuentas "ue conforman el 1ndice. En el lado derec!o aparecer
el nombre de la cuenta esco$ida. l terminar, presione Enter !asta lle$ar a la casilla de
@rmula.
F(r-ul!. =n 1ndice @inanciero por ser el resultado de una relacin se los define con
las operaciones matemtica, en este caso bsicas, para lo cual utili)aremos los
si$uientes si$nos. ^ para sumar, 2 para restar, _ para multiplicar, I para dividir, y ` para
exponenciar. dems para a$rupar las variables utili)aremos el -arFntesis O P, sin "ue
existan espacios entre cada una de ellas.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$$3
C!")tulo 7 M(,ulo ,& O*,)'&% F)*!*')&ro%

4a frmula de un 1ndice @inanciero puede ser simple o compuesta, veamos cada una
de ellas.
4rmula Simple. En este caso, fi#amos la relacin &nicamente con cada una de las
variables definidas y "ue consten en el -lan de cuentas. -or e#emplo. IA, ,
O_OA`,PP
4rmula Compuesta. -ara esto establecemos la relacin entre una 4rmula Simple y
una variable del -lan de cuentas, o, tambiFn entre dos @rmulas Simples. -ara esto
utili)amos la letra L@M se$uida del cdi$o de la frmula. -or e#emplo. @++*^3.3, ,
@++3^@++*
En ambos casos, se pueden definir funciones del Clipper. -or e#emplo. 'ivisin Entera
'I?OCI'P. Esto "uiere decir "ue si dividimos la ?ariable C sobre la ?ariable ', el
resultado ser un valor entero. I$ualmente al in$resar la formula deber tenerse en
cuenta el si$no de cada una de ellas.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$$1
C!"#tulo 2: M(,ulo ,& C!>!6B!*'o%

CAPITULO V: DESARROLLO DEL MDULO DE CAJA Y BANCOS
+------------------------------- MICRO XYSTEM--------------------------------+
EMPRESA: 4EMO FECHA : 1:I0:IE00E
MODULO : CAMA O &ANCOS USUARIO: OP
+----------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------------------------------------------------------+
+-----------------------+
Cuentas Bancarias
-----------------------
Movimientos de Caja
Movimientos Bancarios
+-----------------------+

2$$ Org!*)<!')(* ,& l! C!>! C&*tr!l
4a Ca#a Central, en el (icro /ystem, consta de una sola base de datos donde se
almacenan todos los movimientos de efectivo OE@P, c!e"ues OCBP y tar#etas de
crFdito OCP como producto de su actividad operativa.
Estos valores, me#or conocidos como medios de pa$o, debern ser necesariamente
depositados en el Aanco con la mayor brevedad posible para disminuir la
posibilidad de un fraude por parte del personal encar$ado de su custodia.
-ara optimi)ar su control es indispensable se$uir estas recomendaciones.
3. si$nar a una sola persona su mane#o y res$uardo durante el tiempo "ue
perdure su #ornada de traba#o.
*. Efectuar Cierres de Ca#a 'iarios y revisar "ue todos los valores recibidos, sean
estos efectivo o c!e"ue, por concepto de ?entas al Contado, Abonos o
Cancelaciones de facturas de Clientes sean #*t&gr!-&*t& depositados en la
fec!a ms cercana.
,. 6e$ar rotundamente utili)ar los fondos en efectivo de la Ca#a en pa$os a
proveedores o para uso de la Ca#a C!ica o @ondo 5otativo.
9. 6o disponer libremente del Efectivo para $astos o circunstancias personales N
esto se da con cierto exceso en Empresas Individuales 2.
'e se$uirse las recomendaciones se8aladas, en la Ca#a Central del sistema
aparecern &nicamente los movimientos relacionados con transacciones de otros
mdulos, Fstos como medida de control n !"#$#n %#& '$()(*+$% por el =suario,
sino desde su funcin ori$en. Su formulario consta de.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$$7
C!"#tulo 2: M(,ulo ,& C!>!6B!*'o%

+----------------------------- MOVIMIENTOS DE CAJA --------------------------+
----------------------------------------------------------------------------
11/02/03 CXC AB F000592 EF CI-00302 F000592 250.00
25/02/03 CXC CA F000775 EF CI-00048 F000775 55.00
02/04/03 CPA CP L0000125 EF -50.00
03/04/03 FAC FC F000796 EF 980.00
20/04/03 CAJ SI 58964 EF -50.00
22/04/03 CAJ SI 68214 EF 500.00
22/04/03 CPA CP 608 EF -112.00
22/04/03 CXP CA 607 EF -500.00

----------------------------------------------------------------------------
Fecha Org Tp Nmero Fp Nmero Referencia Valor Cotizaci
+----------------------------------------------------------------------------+
F&'K!. Corresponde al d:a, mes y a8o en "ue se reali) la transaccin en la Ca#a. El
sistema ordena los movimientos por fec!a en orden ascendente.
Org. Corresponde al %rigen donde se dio la transaccin, Fste puede ser C- si fue
por una compra al Contado o C/- si es desde !ago a !roveedores del (dulo de
Compras, @C si fue por una 4actura en Efectivo o C/C si fue desde Cobros a
Clientes en el (dulo de ?entas, o, Cf si se reali) desde la misma Ca#a. Este
campo no puede ser modificado, en vista "ue el sistema, lo inscribe en forma
automtica.
T". Se refiere al Cipo de movimiento $enerado por la transaccin, puede ser
@actura O@CP, Cancelacin OCP, bono OAP, o, Compra OC-P.
NM-&ro. -roviene de la secuencia del documento ori$en "ue respalda la
transaccin, $eneralmente es el n&mero de factura de compra o venta pa$ada en
efectivo, o, sus abonos o cancelaciones en el caso de facturas a crFdito.
F". Explica la @orma de pa$o de la transaccin los cuales pueden ser efectivo OE@P,
c!e"ues OCBP yIo tar#etas de crFdito OCP
NM-&ro. Se refiere al documento con el cual se inte$r el movimiento de pa$o o
cobro a la Ca#a .
R&4&r&*')!. Sirve para anotar cual"uier indicio de la transaccin.
V!lor. (uestra el monto por el cual se efectu la transaccin. En el caso de ser un
pa$o o abono de compras tendr si$no ne$ativo.
Cot)<!')(*. Se8ala el tipo de cambio con el cual se re$istrarn los movimientos
relacionados desde los mdulos en la Ca#a. -ara el efecto aparecer un formulario
como el si$uiente.
)*************************************)
1Co9!Pac!$%+ 1000 1
)*************************************)
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$$2
C!"#tulo 2: M(,ulo ,& C!>!6B!*'o%

2$3 Org!*)<!')(* ,& Cu&*t!% B!*'!r)!%
En vista "ue en la actualidad las empresas operan con un n&mero m:nimo de
cuentas corrientes o de a!orros, no es dif:cil or$ani)arlas. 4o "ue !ay "ue
considerar es "ue, si !ay cuentas en Aancos Extran#eros o 4ocales, Fstos ten$an su
cdi$o contable como lo vemos en el -lan de Cuentas -ropuesto.
Su tabla se conforma de.
+---------------------------------- BANCOS --------------------------------+
--------------------------------------------------------------------------
01 &CO INTERNACIONAL CTA CTE 0700A0;:7*A 10101010
0E PRO4U&ANB 1E0051<1:1E 10101011
0; PRO4U&ANCO CTA ANORROS 1<7:A4E:<7E 1010101E

--------------------------------------------------------------------------
Cdigo Nombre del Banco N de Cuenta Cdigo Contable
+--------------------------------------------------------------------------+
C(,)go. Se recomienda codificarlos con dos d:$itos en orden secuencial, ubicando
en primer lu$ar en orden ascendente la institucin financiera ms movimientos
conten$a.
No-+r& ,&l B!*'o. Se8ala la denominacin de la Institucin @inanciera encar$ada
de la custodia de fondos, Fste podr asomar en la emisin de c!e"ues o depsitos.

No ,& 'u&*t!. 'etermina el n&mero de la cuenta, corriente o de a!orros asi$nada
por la institucin financiera.
C(,)go Co*t!+l&. Se refiere a la cuenta contable con la "ue se vincula las
transacciones en las "ue interviene el (dulo de Aancos con la Contabilidad.
-uede darse el caso "ue una o varias instituciones financieras pueden conten$an el
mismo cdi$o contable, siempre y cuando posean una caracter:stica en com&n, por
e#emplo. los bancos locales. El mismo principio se da, si se re"uiere presentar en
Contabilidad de acuerdo al tipo de cuenta "ue se manten$a, por e#emplo. por
cuentas corrientes, de a!orros, etc.
23 EJECUCIN DE LAS GESTIONES
El (icro /ystem al ser un sistema totalmente inte$rado, centrali)a en la Ca#a
determinados movimientos provenientes de los (dulos de Cuentas por Cobrar y de
Cuentas por -a$ar, tal como lo veremos en el si$uiente cap:tulo.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$$9
C!"#tulo 2: M(,ulo ,& C!>!6B!*'o%

23$ Mo5)-)&*to% ,& C!>! ,&%,& V&*t!% Q Cu&*t!% "or Co+r!r :
V&*t!%: Estos pueden ser por @acturas de ?enta al Contado O@CP cobradas mediante
c!e"ues OCBP Oa la vistaP, efectivo OE@P, depsitos O'-P o vouc!ers de tar#etas de
crFdito OCP% o, por ?entas a CrFdito con bono OAP. En este caso, los
movimientos "ue se refle#en en la Caja se caracteri)arn por detentar ori$en @C.
Co+ro% ! Cl)&*t&%: 'esde esta opcin se dan por Abono OAP o Cancelacin OCP
de facturas de venta a crFdito, donde se pueden receptar. c!e"ues OCBP Oa la vista o
postfec!ados
$2
P, efectivo OE@P, depsitos O'-P. Estos movimientos, en cambio, en la
Caja ostentarn un ori$en C/C.
Esto lo apreciamos me#or en el si$uiente es"uema
233 Mo5)-)&*to% ,& C!>! ,&%,& Co-"r!% Q Cu&*t!% "or P!g!r
Co-"r!%: Estos pueden ser &nicamente por @acturas O@CP al Contado. En este
caso, los movimientos "ue se refle#en en la Caja se caracteri)arn por detentar
Ori$en C-.
37
El c!e"ue por definicin es una orden incondicional de pa$o, desde este punto de vista le$al no
existe el c!e"ue posfec!ado, sin embar$o, en la prctica comercial y basados en una relacin de
confian)a mutua es com&n aceptarlo.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$$0
V E N T A
P R O D U C T O S
V E N T A
S E R V I C I O S
C O N T A D O
U N A
C U O T A
V A R I A S
C U O T A S
S I N
A B O N O
E F E C T I V O C H E , U E T A R J E T A
C X C
D E P O S I T O
B A N C O S
C A J A
C O N
A B O N O
C R E D I T O
F A C T U R A
N O R M A L
A B O N O
N O R . M U L
C A N C E L A C I O N
N O R . M U L
E F E C T I V O C H E , U E D E P O S I T O
C O N M O D E L O
C O N T A B L E
S I N M O D E L O
C O N T A B L E
N O T A D E
C R E D I T O
C O B R O S
A C L I E N T E S
V E N T A S Y
C L I E N T E S
C A J A
B A N C O S
C!"#tulo 2: M(,ulo ,& C!>!6B!*'o%

P!go% ! Pro5&&,or&%: -or Abono o Cancelacin en efectivo OE@P de facturas de
compra a crFdito. Estos movimientos se refle#arn en la Caja con un ori$en C/-.
6o est por dems indicar "ue los pa$os en c!e"ues o transferencias se refle#arn
&nicamente en el (dulo de Aancos.
En es"uema "ue simplifica estos movimientos se ve as:.
231 Mo5)-)&*to% B!*'!r)o%
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$$:
C A J A
C E N T R A L
A S I E N T O S
P E N D I E N T E S
A S I E N T O S
M A Y O R I Z A D O S
C O B R O S
C R E D I T O
C O N T A D O
C L I E N T E S
I N G R E S O S
D P . N C
E G R E S O S
C H . N D . T R
B A N C O S
P A G O S
C R E D I T O
B A N C O S
C U E N T A S P O R
P A G A R
C O M P R A
P R O D U C T O S
C O M P R A
S E R V I C I O S
R E T E N C I O N
U N A
C U O T A
C O N A B O N O
S I N A B O N O
V A R I A S
C U O T A S
C R E D I T O
C A J A
E F E C T I V O
B A N C O S
C H . T R
R E T E N C I O N
C O N T A D O
C O M P R A S
A B O N O
N O R . M U L
C A N C E L A C I O N
N O R . M U L
E F E C T I V O C H E , U E T R A N S F E R E N C I A
N O T A D E
C R E D I T O
P A G O S A
C O M P R A S Y
C A J A
B A N C O S
C!"#tulo 2: M(,ulo ,& C!>!6B!*'o%

En esta base de datos se van acumulando y ordenando los movimientos de las
distintas cuentas bancarias "ue se !ayan creado.
'ic!os movimientos pueden provenir de cuatro fuentes fundamentales.
3. El (dulo de Contabilidad por movimientos de Aancos "ue no tienen relacin
directa con la informacin de otros subsistemas, estos re$istros pueden ser
modificados desde su tabla respectiva.
Su procesamiento se lo reali)a ubicndose en el cuerpo del Asiento !endiente o
"ayori&ado, con la tecla @; invocamos a la tabla de "ovimientos 5ancarios y se
in$resa la transaccin pendiente, la cual tendr un color amarillo, esto indica "ue
no est inte$rado a Contabilidad, se selecciona con la tecla Enter el o los
movimientos a inte$rar, Fstos cambian a un color $ris, se presiona la tecla ESC e
inmediatamente volvemos a Contabilidad con los movimientos de Aancos
inte$rados. -or &ltimo, re$istramos la cuenta contable de contrapartida.
*. El (dulo de Cuentas por Cobrar por depsitos de clientes O'-P .de ventas al
contado o depsitos O'-P de ventas a crFdito.
,. El (dulo de Ca#a por c!e"ues o efectivo provenientes de abonos OAP o
cancelaciones OCP de clientes "ue, lue$o de transfer:rselas a este mdulo, son
depositados en una institucin financiera.
El re$istro del depsito de los movimientos desembocados en Ca#a se lo !ace
trasladndonos a la tabla de "ovimientos 5ancarios, en el (dulo de Aancos,
entonces, con la tecla @; aparecer la tabla de "ovimientos de Caja
/6
, de Fsta
se esco$ern los valores "ue fueron o van a ser depositados. El sistema sumar
dic!os valores y solicitar el cdi$o de la institucin financiera, informando el
n&mero de documentos "ue fueron depositados. Creado el (ovimiento
Aancario Fste se inte$rar a Contabilidad tal como lo vemos en el se$undo
prrafo del punto 6o 3 de este cap:tulo.
9. El (dulo de Cuentas por -a$ar por abonos o cancelacin de facturas de
compras, al contado o crFdito, en c!e"ue o transferencia. En este caso, al i$ual
"ue el anterior, los movimientos entre mdulos son inte$rados
automticamente, por lo "ue *o "o,r* %&r -o,)4)'!,o% en esta tabla, sino
&nicamente desde su fuente ori$inal.
Como opcin de traba#o, se pueden re$istrar primeramente los movimientos
bancarios mediante la alternativa Insertar desde su tabla respectiva en el mdulo de
Aancos. 4a inte$racin con la Contabilidad se la reali)ar posteriormente, incluso
en un solo asiento de diario en la fec!a de cierre del periodo.
3>
'e se$uirse las recomendaciones para la Ca#a Central, en esta base de datos reposarn
&nicamente los bonos y Cancelaciones de facturas de venta, sean a crFdito o contado.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$$/
C!"#tulo 2: M(,ulo ,& C!>!6B!*'o%

El propsito de este mFtodo es conservar permanentemente actuali)ados los bancos
en el mdulo, y, evitar "ue exista redundacin de la informacin en la Contabilidad.
Su tabla es como si$ue
+---------------------------- MOVIMIENTO BANCARIO --------------------------+
Cdigo Fecha Tp Nmero Concepto Valor
---------------------------------------------------------------------------
01 E5I01I0E CN A:7 CANCELACION CDP No0 00000E1A ;5015
01 E5I01I0E CN AA4 ANTICIPO ARRIEN4O 1;0000
01 E<I01I0E 4P A574:5; CANCELACION CDC No0 CM000001 14:0E:
01 E<I01I0E CN A:< PAJO IMPUESTOS 4;:0AE
01 E<I01I0E NC E<01 INTERES 4EL MES 1A000
0E 01I0EI0E TR 700 CANCELACION CDP No0 00000::4 <470E1
0E E0I0EI0E 4P 5574:47 CANCELACION CDC No0 F000050 E<00000
0E E<I0EI0E 4P AE<A:47 REPOSICION ABROS 10000
0E 01I0;I0E CN 700 CANCELACION CDP No0 00000570 E550;0
---------------------------------------------------------------------------
Cuenta: &CO INTERNACIONAL CTA CTE 07007<51 Saldo: 57A040:;
---------------------------------------------------------------------------
Saldo USD: 4071AE0A5
+---------------------------------------------------------------------------+
C(,)go. Se8ala el cdi$o de la institucin financiera donde se produ#o el
movimiento.
F&'K!. Se8ala el d:a, mes y a8o de re$istro del movimiento.
T". Indica el Cipo y Si$no con el cual afectar al saldo bancario el documento
ori$en de la transaccin. El sistema acepta &nicamente "ue puedan ser. 'epsito
O'-P, 6ota de CrFdito O6CP o nulacin O6P para aumentos O'FbitosP, y, C!e"ue
OCBP, 6ota de 'Fbito O6'P o Cransferencia OC5P para disminuciones OCrFditosP. Si
se introduce un tipo incorrecto, el recuadro de interaccin le indicar los tipos vlidos
NM-&ro. El sistema no acepta dos n&meros i$uales, a no ser "ue se refieran a dos
tipos de documentos diferentes.
Co*'&"to. En el caso de re$istro de los datos de mdulos de Compras o ?entas se
referir automticamente, con la leyenda Cancelacin Cx- o CxC, a su n&mero de
factura o de cancelacin m&ltiple. En el re$istro de depsitos de Ca#a, se referir al
n&mero de documentos depositados. -or &ltimo, al re$istrarse al$&n movimiento
bancario desde Contabilidad, el concepto "ueda su#eto a los datos "ue el usuario del
sistema re"uiera.
V!lor. Corresponde al rubro por el cual se ori$in la transaccin, en la moneda
principal
B&*&4)')!r)o ; Cot)<!')(*. pesar "ue estos datos no se visuali)an en la tabla,
Fstos son re"ueridos por el sistema al re$istrar cual"uier tipo de movimiento
bancario.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$3.
C!"#tulo 2: M(,ulo ,& C!>!6B!*'o%

El (icro /ystem posee los si$uientes reportes de Ca#a y Aancos
+------------------------------- MICRO XYSTEM--------------------------------+
EMPRESA: 4EMO FECHA : 1:I0:IE00E
MODULO : CAMA O &ANCOS USUARIO: MJ
+----------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------------------------------------------------------+
+----------------------+
Estado de cuenta
Disponibilidad
Movimientos Bancarios
Conciliacin 1
Conciliacin 2
Movimientos de Caja
Depsitos de caja
----------------------
Cdigos de Bancos
Edo. Cta. Otra Moneda
Ms informes
+----------------------+

21$ E%t!,o ,& 'u&*t!
El estado de cuenta bancario es un listado, $eneralmente cronol$ico, de los
movimientos contables reali)ados en una institucin financiera.
213 D)%"o*)+)l),!,
4a disponibilidad es un reporte "ue se8ala el saldo bancario, se$&n los re$istros
auxiliares, a una fec!a determinada.
211 Mo5)-)&*to% B!*'!r)o%
(uestra las diferentes transacciones bancarias, las cuales estn ordenadas en base al
cdi$o de la institucin financiera y a la fec!a de su reali)acin.
217 Co*')l)!')(* $ ; 3
Compara los saldos de bancos se$&n el estado de cuenta bancario versus el saldo
contable, a una misma fec!a de cierre. Como paso previo a su presentacin, se
debi efectuar el -roceso de Conciliacin como tal.
212 Mo5)-)&*to% ,& C!>!
(uestra todos los movimientos desembocados o $enerados en la Ca#a Central.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$3$
C!"#tulo 2: M(,ulo ,& C!>!6B!*'o%

219 D&"(%)to% ,& C!>!
'emuestra la naturale)a de los valores depositados en las instituciones financieras,
los cuales provienen &nicamente del (dulo de Ca#a.
210 Otro% R&"ort&%
Entre los reportes adicionales podemos mencionar.
C!e"ues no depositados
'epsito de c!e"ues
(ovimientos de Ca#a 2 Aancos
27 OPERACIN DE PROCESOS PRINCIPALES
+------------------------------------------------------------------------------+
+-----------------------+
Conciliacin
Mantenimiento
F.Rpida a Caja
+-----------------------+

+----------------Consultas: (09)9371149 2461-100 Quito-Ecuador----------------+
27$ Co*')l)!')(* B!*'!r)!
Este es un proceso "ue compara los 5e$istros Contables de movimientos de Aancos
con el Estado de Cuenta Aancario "ue peridicamente se nos entre$a. Se
recomienda como paso previo, re$istrar las notas de dFbito y crFdito bancarios en la
Contabilidad, para tener un saldo ms actuali)ado y real. El proceso de conciliacin
crea un fic!ero adicional donde se irn actuali)ando los movimientos no conciliados
o en trnsito de meses anteriores.
Este proceso se inicia con la peticin del sistema del cdi$o del Aanco y el mes "ue
se desea conciliar.
+------- CONCILIACION --------+
Cdigo del Banco: 01
Mes: 10I0E
+-----------------------------+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$33
C!"#tulo 2: M(,ulo ,& C!>!6B!*'o%

4ue$o el sistema, si es la se$unda o posterior ve) "ue corre el proceso, le !ar la
si$uiente pre$unta.
+------------------------------------------------------------------+
Desea ejecutar nuevamente el proceso de conciliacin ? Si No
+------------------------------------------------------------------+
=bicados esos datos indispensables, asoma una pantalla dos tipos de movimientos.
los "ue "uedaron en Crnsito el periodo anterior, es decir, a"uellos "ue se
re$istraron en la Contabilidad pero no se refle#aron en el Aanco, y, los re$istrados
en la Contabilidad en el periodo solicitado.
+-------------------- Pichincha CONCILIACION MES 06/02 -------------------+
-------------------------------------------------------------------------
;0I01I0E CN A5; *E:000 CE00A:7: *E:000
15I04I0E 4P ;41A<< 7E000 CI00704; 7E000
;0I05I0E CN 70E *E7:5010 CE007;;; *E7:5010S!
0;I0AI0E CN 70; *500000 CE007;41 *500000S!
0AI0AI0E CN 70< *5:0:0 CE007;5< *5:0:0S!
-------------------------------------------------------------------------
Fecha Tp Nmero Valor Concilia Asiento Imported
+-------------------------------------------------------------------------+
-osteriormente, se va se8alando con la tecla Enter, a"uellos movimientos "ue estFn
inscritos tanto en el (dulo de Aancos como en el estado de cuenta bancario. -ara
reconocerlos, el sistema ubica un SI al costado i)"uierdo. Cerminado este paso, se
re$istran los a#ustes, se repite el proceso de tal manera "ue el saldo del estado de
cuenta bancario a la fec!a de cierre, "ue consta en la parte inferior del reporte de la
Conciliacin, sea el mismo "ue se8ala el estado de cuenta bancario. Su resultado se
presenta en los Informes como Conciliacin / 10
-or &ltimo el sistema le !ace la si$uiente pre$unta
+-----------------------------------------+
Desea actualizar el ARCHIVO ? Si No
+-----------------------------------------+
Si esco$e SI el arc!ivo se actuali)ar con los cambios efectuados en este proceso y se
podr emitir el reporte de Conciliacin Aancaria.
273 F!'tur! R"),! ! C!>!
Esta opcin, en la actualidad prcticamente en desuso, permite transferir en una
sola l:nea y en un solo valor el producto de las ventas efectuadas a travFs de la
@actura 5pida, independientemente de su forma de cobro.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$31
C!"#tulo 2: M(,ulo ,& C!>!6B!*'o%

22 OPERACIN DE PROCESOS MISCELANEOS
+------------------------------- MICRO XYSTEM--------------------------------+
EMPRESA: EMPRESA 4E PRUE&A FECHA : ;1I1EIE00E
MODULO : CAMA O &ANCOS USUARIO: OP
+----------------------------------------------------------------------------+
Ejercicio 2002
+------------------------------------------------------------------------------+
+-----------------+
Escoger Empresa
Cambio fecha
Escoger Ejercicio
+-----------------+

22$ E%'og&r E-"r&%!
Como se explic en el primer cap:tulo el sistema es (ultiempresa, por tanto, esta
opcin permite seleccionar cual"uiera de las empresas "ue se !aya creado y "ue se
le !aya permitido accesar a travFs de la opcin de claves.
01 EMPRESA PRUEBA
02 DEMO
+---------------------------------+
223 C!-+)o ,& 4&'K!
+-----------------------------+
+-----------------------------+
221 E%'og&r E>&r')')o
En el sistema aparece.
001 Inicio: 01/01/02 Cierre: 31/12/02
+--------------------------------------+
Se puede apreciar en esta tabla el ++3 "ue indica el n&mero de e#ercicio cerrado y a
continuacin la fec!a en "ue est comprendido dic!o e#ercicio.
En el caso de "ue no !ubiesen periodos cerrados anteriores el sistema le informar.
+--------------------------------+
No hay otro ejercicio en lnea
+--------------------------------+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$37
C!"#tulo 9: M(,ulo ,& V&*t!% ; Cu&*t!% "or Co+r!r

CAPITULO 9 DESARROLLO DEL MDULO DE VENTAS Y CUENTAS POR
COBRAR
Este mdulo presenta las si$uientes $estiones.
+------------------------------- MICRO XYSTEM--------------------------------+
EMPRESA: EMPRESA 4EMO FECHA : E5I10IE00E
MODULO : 'ENTAS O CUENTAS POR CO&RAR USUARIO: OP
+----------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------------------------------------------------------+
+-----------------------+
Cdigos Varios
Grupos de Clientes
Clientes
-----------------------

9$$ C(,)go% V!r)o%
En esta seccin se establece la informacin "ue tiene relacin directa con el proceso
de ventas . Esta conformado por.
+- CODIGOS VARIOS --+
Vendedores
Tipos de crdito
Servicios
Zonas
Tarjetas de crdito
Transporte
+-------------------+
V&*,&,or&% . En todas las empresas comerciales es imprescindible mantener
re$istradas las ventas por ?endedor, esto tiene como propsito principal medir su
$estin as: como para. clculo de comisiones, apreciar la cartera total o vencida,
examinar el cumplimiento de presupuestos, anali)ar las ventas en unidades, etc..,
por lo "ue es de $ran importancia el dise8o de su cdi$o en funcin de las
operaciones del ne$ocio.
-or tanto, en la primera parte, se puede codificar en base a la ciudad, )ona, l:nea de
productos, o cual"uier otro parmetro ba#o el cual constantemente se re"uerir la
informacin.
En la se$unda parte del cdi$o, se pueden utili)ar n&meros o las iniciales de los
vendedores.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$32

l$unos e#emplos de codificacin los vemos a"u:.
CIUDAD CODIGO =ONA CODIGO
g=ICO gC2+3 CE6C5O CE2'5
G=<g=I4 G<2+3 S=5 S=2GC
LINEA CODIGO SEGMENTO CODIGO
J-COS J2+3 4CO 42'5
AOCS AO2+* (E'IO (E2GC
dicionalmente vemos "ue para cada ?endedor se pueden establecer diferentes
porcenta#es, Fstos sirven para clculo de comisiones, cobran)as, etc.
En el sistema el formato es el si$uiente.
+----------------------- VENDEDORES/COBRADORES -----------------------+
---------------------------------------------------------------------
JP*M& MI& *JPD* 0000 0000 0000 0000 W
JP*RC RCO *JPD* 0000 0000 0000 0000
BO*M& MI& *BO&AC* 0000 0000 0000 0000
BO*RC RCO *BO&AC* 0000 0000 0000 0000

---------------------------------------------------------------------
Cdigo Nombre % % % %
+---------------------------------------------------------------------+
T)"o ,& CrF,)to: 'efine la forma de pa$o "ue efectuar cada cliente, considerando
el tipo de documento y sus condiciones de ne$ociacin, tales como cuant:a, n&mero
y periodicidad de los pa$os. Esta misma tabla sirve para establecer las @ormas de
-a$o tanto en el mdulo de ?entas y Cuentas por Cobrar como en el de Compras y
Cuentas por -a$ar.
Su formato en el sistema es el si$uiente.
+------------- TIPOS DE CREDITO -------------+
INSERTANDO DATOS
--------------------------------------------
01 FACTURA A 1 4IAS
1X0E ; JIROS A 15 4IAS 5000Y 4E INTERES W
0; +--------FORMA DE PAGO--------+
04 Cdigo.........: 05
Documento......: FC
Perodo (das).: ;0
Nmero de giros: 1
Inters (%)....: 0000
Lmite.........: 0
+-----------------------------+
--------------------------------------------
Cdigo Nombre
+--------------------------------------------+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$39

Esta tabla en el sistema est compuesto de.
C(,)go. Se establece un cdi$o de dos d:$itos as: como un nombre para la
forma y pla)o de pa$o convenido.
Do'u-&*to. El sistema acepta &nicamente @acturas O@CP cuando es a una
?enta a una sola cuota, y, Giros OG5P cuando el pa$o se lo !ace en varias
cuotas por periodos no necesariamente i$uales. En &ltimo este caso, en el
!istorial del cliente se efectuar una Cancelacin automtica de la factura
ubicando en la referencia una serie alfabFtica de tres letras, posteriormente
se emiten los $iros, a!: constar el n&mero de la factura acompa8ado del
si$no I e indicando el n&mero de $iros esco$idos. -or e#emplo. la factura
++++3*,> se cancela en * cuotas, el sistema cancela la factura mencionada y
la presenta como $iros as:. +3*,>I+3 y +3*,>I+*. El sistema al ordenar
secuencialmente las facturas, en la opcin 5evisar en Cobros a Clientes,
ubicar a los $iros la final del estado de cuenta.
P&r)o,o. Se refiere al pla)o "ue media entre la fec!a de compra y su
vencimiento. Se in$resa en d:as calendarios.
NM-&ro ,& g)ro%. Se refiere a la cantidad de cuotas en las cuales se ne$oci
el pa$o de la factura.
I*t&rF%. Se puede estipular, mediante un subpro$rama, el clculo de interFs
de mora por la no cancelacin de documento de venta en los pla)os
acordados.
L#-)t&. Se refiere al monto mximo de aceptacin de la compra por un
determinado documento.
S&r5)')o%. 'ado "ue los servicios no afectan a los Inventarios, era indispensable
poder definirlos en una base de datos diferente para "ue puedan ser incluidos en las
facturas de venta como In$resos, o, en el caso de emisin de una nota de crFdito por
descuentos, para "ue sean re$istrados como Gasto del periodo. En ambos casos, se
debe indicar si son servicios $ravados o exentos mediante la letra o A
respectivamente. Codo esto, se lo debe definir obli$atoriamente en el modelo
contable respectivo.
Su tabla en el sistema es el si$uiente.
+--------------------------------- SERVICIOS --------------------------------+
----------------------------------------------------------------------------
4J 4ISEZO JRAFICO* SER'ICIO* A 100000 4010;001
OS OTROS SER'ICIOS A 100000 4010;00E

----------------------------------------------------------------------------
Cdi. Nombre I.V.A. Precio Cdigo Contable
----------------------------------------------------------------------------
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$30

=o*!%. En las empresas comerciales con frecuencia se conoce como Jona a una
estratificacin del territorio de ccin del 'epartamento de ?entas. -or tanto, su
codificacin podr:a !acerse en base a la Geo$raf:a, Se$mentos de (ercado,
Sectores de Clientes, etc.
"u: vemos al$unos e#emplos.
PROVINCIA -ICBI6CB SEGMENTO I6'=SC5I4
=ONA CODIGO =ONA CODIGO
g=ICO -I2gC -4SCICOS I62-4
C<(AE -I2C CE/CI4 I62CE
Su tabla en el sistema consta de.
+-------------------- ZONAS -------------------+
----------------------------------------------
VT*CE VUITO CENTRO
XVT*NO VUITO NORTE
VT*SU VUITO SUR

----------------------------------------------
Zona Nombre
+----------------------------------------------+
T!r>&t!% ,& CrF,)to: CambiFn conocido como el L'inero -lsticoM es un medio de
pa$o aceptado comercialmente en ventas al detal y por el sistema dentro de las
?entas al Contado, sin embar$o, se su$iere "ue el monto "ue se cancele mediante
este mFtodo se lo de#e como Cuenta por Cobrar para darlo de ba#a mediante Cobros
a Clientes considerando el des$lose de. valor pa$ado, retenciones y comisiones a la
tar#eta.
Su tabla consta de.
+------------------ TARJETAS DE CREDITO -----------------+
INSERTANDO DATOS
--------------------------------------------------------
001 4INERS <000 4000
00E 'ISA ;000 0000

--------------------------------------------------------
Cdigo Descripcin % %
+--------------------------------------------------------+
Tr!*%"ort)%t!%. 4o constituyen las personas, naturales o #ur:dicas, "ue se contratan
con el ob#eto de trasladar determinada mercader:a desde el puesto de acopio !asta
los centros de distribucin yIo de consumo, por intermedio de un (edio de
Cransporte, tales como camiones, camionetas, plataformas, vol"uetas, etc..
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$3:

Sus datos son indispensables en la emisin de la Gu:a de 5emisin
3G
as: como
a"uellos correspondientes a la empresa, al motivo del traslado, y, a la propia
mercader:a.
Su tabla en el sistema se compone de.
+----------------------- TRANSPORTISTAS ----------------------+
-------------------------------------------------------------
J& JRUPO &ASTILLAS 1E457<:<;E001
SE SER'IENTREJA 1E45A7<:E1001

-------------------------------------------------------------
Cdigo Nombre
+-------------------------------------------------------------+
9$3 Gru"o% ,& Cl)&*t&%
Corresponden a cate$or:as de Clientes dentro de un se$mento de ventas, productos,
o, )ona $eo$rfica, etc. Su importancia radica, en "ue de !acerlo con tFcnica
permite filtrar y sacar reportes en forma totalmente automtica y con $ran a!orro de
tiempo.
dicionalmente debemos indicar "ue los $rupos, o ran$os de $rupos, debern ser
los mismos "ue constan en el -lan de Cuentas, dentro de la seccin de Cuentas por
Cobrar Comerciales. ?eamos al$unos e#emplos de codificacin.
En el primer e#emplo vemos "ue se pueden asi$nar $rupos y sub$rupos, en este
caso lo !acemos por provincia y l:nea de producto.
GRUPO SUBGRUPO CODIGO
-ICBI6CB -4SCICOS -I2-4
-ICBI6CB CE/CI4 -I2CE
En el se$undo e#emplo, utili)amos &nicamente el cdi$o de la provincia para
asi$nar un $rupo al cliente.
GRUPO CODIGO
-ICBI6CB 3G
J=< +3
mbas formas son vlidas, y, su aplicacin depender de la estructura $lobal de la
informacin deseada en la empresa.
Su tabla en el sistema consta de
3G
Se$&n el 5e$istro Oficial 6o >G; del +E de octubre del *++*, la Gu:a de 5emisin constituye
un comprobante de ?enta "ue respalda la le$alidad del traslado de una mercader:a.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$3/

+---------------------- GRUPOS DE CLIENTES ----------------------+
----------------------------------------------------------------
X01 CLIENTES A[UAO
17 CLIENTES PICNINCNA

----------------------------------------------------------------
Grupo Nombre del Grupo Cdigo Contable
+----------------------------------------------------------------+
9$1 Cl)&*t&%
En esta fic!a se detallan los datos $enerales del cliente% siendo estos.
+---------------------------- CODIGO DE CLIENTES ----------------------------+
Cdigo.: 170:5;5: Nombre.: ACE SEJUROS
Grupo..: BO& CLIENTES BO&AC R.U.C..: 170:5;5:A5001
----------------------------------------------------------------------------
Direcciones.: LOS CAPULIES 17E O CONJON AS SECTOR LOS LAURELES
VUITO
Telf/Fax....: 0:< 1;4 0;5 0EE 7A7 <:E
----------------------------------------------------------------------------
I.V.A.: 1 Lista.: A Tipo/Crd.: 01 Cupo0+ 7000 Desc.: ;000
Vendedor.: JP*RC Zona.: VT*CN Contacto.: MIRIAM 'AL4E[
C.Contable.: 1010;001
Comentario.: TRA&AMAN CON OR4ENES 4E COMPRA

----------------------------------------------------------------------------
Saldo Usd: 0.00 Saldo actual: 0.00
+----------------------------------------------------------------------------+
El encabe)ado consta de.
C(,)go. Se puede codificar en base a la )ona de ventas, l:nea de productos, ciudad,
provincia, etc. Sin embar$o, se su$iere ubicar los primeros oc!o d:$itos del 5=C.
dicionalmente se recomienda crear un cdi$o slo cuando se trate de un cliente
frecuente.
No-+r&. 4a denominacin del Cliente es de suma importancia, por"ue el sistema
emite las facturas a su nombre, por tanto, para "ue no exista inconvenientes en el
momento de efectuar su cobro se debe establecer una pol:tica clara al respecto. Tsta
deber basarse en el 5e$istro inico de Contribuyentes O5=CP, el cual respalda a las
empresas como entes econmicamente activos, pudiendo ser.
3. -ara el caso de Empresas, independientemente de su tipo, se inscribir la ra)n
social tal como conste en el 5e$istro inico de Contribuyentes. 6o se admite
ubicar el nombre comercial como ra)n social.
*. las personas naturales "ue posean nombre comercial, a solicitud de ellas, se
inscribir tambiFn como conste en el 5e$istro inico de Contribuyentes O5=CP.
,. En el caso de personas naturales, "ue a peticin desean "ue conste su apelativo,
Fste considerar los apellidos, nombres e incluso t:tulos en su orden.
Gru"o. El "ue se !aya definido al cliente en mencin,
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$1.

de 5entas Internas al cliente y "ue debe contener 3, d:$itos. Esta casilla no
contiene nin$&n validador del n&mero de 5=C. Can slo en el caso de un cliente
"ue no e#er)a actividad econmica al$una, se podr aceptar la cFdula de identidad
con 3+ d:$itos.
El cuerpo consta de.
D)r&'')(*. Si se fi#a existen cuatro ren$lones. Se su$iere ocupar las dos superiores
con las calles y n&meros de locali)acin, la tercera de#arla vac:a, y, la cuarta con la
ciudad yIo pa:s donde est ubicado el cliente.
T&lF4o*o%. Se su$iere ubicar en los dos primeros los telFfonos, y, en el tercero el
telefax.
IVA: Si el casillero est + o vac:o, el sistema no $ravar I? a la venta del cliente
en mencin, y, si est con 3 ocurrir lo contrario.
L)%t!. Se refiere al tipo de -recio asi$nado al cliente, pudiendo ser , A, C, o '.
Estas listas de precios se pueden visuali)ar en la fic!a de Art'culos en el "dulo de
5odega.
T)"o ,& CrF,)to. El sistema permite predeterminar, de acuerdo al Cliente, una
forma estandari)ada y codificada del cobro de la venta. 4as condiciones de crFdito
se fi#an en la tabla respectiva, en la seccin Or$ani)acin de Gestiones.
Cu"o: Se puede re$lar el monto de crFdito a cada cliente asi$nndole un monto
mximo de crFdito. Este cupo no podr ser superado, si en los parmetros de las
facturas se lo determina as:.
D&%'u&*to F)>o. Si la pol:tica de la empresa lo admite, el sistema puede asi$nar de
manera permanente un descuento al cliente. Tste aparecer en la !antalla de
Impuestos como Descuento )lobal en porcenta#e el momento de cerrar la factura de
venta.
V&*,&,or. Se puede asi$nar a cada cliente un vendedor fi#o, el cual aparecer en
las facturas de venta dependiendo de su parametri)acin.
=o*!. Se especifica a "ue estratificacin de territorio pertenece cada cliente.
Co*t!'to. Se refiere al nombre de al$una persona "ue sirva de referente para
efectuar ne$ociaciones sobre ventas.
Cu&*t! Co*t!+l&. Cada cliente debe tener asi$nado una cuenta contable de activo.
Esta servir como puente para el re$istro contable de las ventas y cobros "ue
efectuemos.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$1$

Co-&*t!r)o. En este espacio se pueden !acer anotaciones sobre el cliente.
El pie del formulario consta de.
S!l,o. 5esalta el valor adeudado por el cliente en sucres, o en la moneda principal.
S!l,o USD. Se8ala el valor adeudado por el cliente, pero en dlares o la moneda
secundaria de re$istro de las transacciones.
El sistema contiene las si$uientes $estiones.
+------------------------------- MICRO XYSTEM--------------------------------+
MODULO : 'ENTAS O CUENTAS POR CO&RAR USUARIO: OP
+----------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------------------------------------------------------+
+-----------------------+

-----------------------
Factura Normal
Factura Rpida
Egresos de Bodega
Pedidos
Proformas
-----------------------
Cobros a clientes
+-----------------------+

Su es"uema de operacin e interrelacin se muestra en el si$uiente es"uema.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$13
S E R V I C I O S P R O D U C T O S
C A J A C U E N T A P O R
C O B R A R
F A C T U R A S
E N T R E G A
D E F I N I T I V A
E N T R E G A
P A R C I A L
E G R E S O S D E
B O D E G A
P E D I D O P R O F O R M A S
A U M E N T O S D I S M I N U C I O N E S
C O B R O S
C L I E N T E S
V E N T A S Y
C L I E N T E S

93$ F!'tur! Nor-!l
Este formulario, tal como lo resumimos en el cuadro inferior, facilita.
3. 4a emisin de facturas por ventas de productos yIo servicios,
*. El re$istro de notas de crFdito por anulacin de facturas, descuentos yIo
devoluciones,
,. dicionalmente, ocupando todos los parmetros "ue contiene el sistema,
optativamente puede imprimir la Gu:a de 5emisin.
En los dos primeros casos se afectarn directamente los mdulos relacionados
como Ca#a y Aode$a.
Su formulario consta de.
+------------------------------- FACTURA NORMAL -----------------------------+
Nmero: F000AA; Fecha: EEI10I0E Bodega: 01 Trp: 01 Lista: A Suc/Dol: 4
FACTURA A CREDITO
Cliente....: 1E457<:A 100 A 4ISEZO O COMUNICACION
Vendedor...: JP*RC RCO *JPD-
Comentarios: Referencia:
Cotizacin: 1000
----------------------------------------------------------------------------
Cdigo Und Caj Cantidad Precio % Dcto Tot
----------------------------------------------------------------------------
4'1010 UNI 1 10000 A 14400700 0000 14400700

----------------------------------------------------------------------------
N: C: 1.00 L: 0 Ex: ;00000
----------------------------------------------------------------------------
Nto: 144007 Subtotal+ 144007 ------T O T A L------
Dto+ 0000 IVA+ 170E<<4 161.36
+---------------------------------------------------------------------------+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$11
V E N T A
P R O D U C T O S
V E N T A
S E R V I C I O S
U N A
C U O T A
V A R I A S
C U O T A S
S I N
A B O N O
E F E C T I V O C H E , U E T A R J E T A
C U E N T A
P O R C O B R A R
V E N C E
C O N
A B O N O
C R E D I T O
D E P O S I T O
C O N T A D O
D E S C U E N T O S
B O N I F I C A C I O N E S
A N U L A C I O N
O P E R A C I O N E S
A C E P T A R
D E V O L U C I O N E S
N O T A S D E
C R E D I T O
G U I A D E
R E M I S I O N
F A C T U R A
N O R M A L
V E N T A S Y
C A R T E R A

El encabe)ado consta de.
NM-&ro. Se refiere al n&mero de factura o nota de crFdito. Se su$iere
diferenciarlos con una @ o 6C, se$&n el caso.
F&'K!. Indica el d:a, mes y a8o de emisin de la factura o nota de crFdito.
Bo,&g!. Este parmetro se8alar de donde se facturarn y sern deducidos los
productos, siempre y cuando se mane#en m&ltiples bode$as. dems le indicar al
sistema de "ue bode$a se mostrarn las tablas de existencias de los art:culos para su
venta.
Tr". (uestra el cdi$o del Cransportista.
L)%t!. (enciona la lista de precios de los art:culos a la "ue aplica el cliente.
Su'QDol: lude la moneda de re$istro de la factura, S si es sucres o ' si es dlares.
T#tulo: Este es un dato de tipo automtico "ue consta entre la moneda de re$istro y
el cdi$o del cliente. Su importancia radica en "ue resalta el tipo de documento
emitido y su condicin de pa$o. -uede ser L@actura a CrFditoM o L@actura de
ContadoM o L6ota de CrFdito a la factura. xxxxxxxM
Cl)&*t&. Se in$resa el cdi$o del cliente, en caso de no conocerlo, se di$ita
cual"uier carcter o la tecla Enter, entonces aparecer el listado completo de
clientes con sus cdi$os y el saldo total adeudado. En el campo de la derec!a
aparece su nombre el cual puede ser editado.
)**************************** CLIENTES ****************************)
1 I%s Cor Sup Re" &us E5e/ 1
K******************************************************************L
1X045<:4E; FLORICOLA RETORNO FARM S0A <4E0<0W1
1 0:::5404 E[EVUIEL MERINO 0000 1
1 171E<75A 4\ALSTROS S0A 5;7404; 1
1 0<40A1E5 AJROTECNICA M0I0 0000 1
1 01405<:A CORRALCNICO 0000 1
1 0E54:<A; FLORES ALCO&EN4AS :0E7 1
1 0:50<;:1 FLORMUN4O CIA LT4A E0::0<A 1
1 050015:A FLOCONED 7<4000 1
1 170A:5E1 F04EL 'ALLE FLO4EL'A CIA LI4A ;7007 1
1 0:0E574A FLORES EVUINOCCIALES SA 444000 1
K******************************************************************L
1 C5!e%9e Nom@re Sa5#o 1
)******************************************************************)
V&*,&,or. Ser a"uel asi$nado al cliente en proceso. Optativamente, mediante los
-armetros de @actura 6ormal, se blo"uea esta opcin !aciendo "ue apare)ca en
este campo la identificacin de "uien emite la factura.
Co-&*t!r)o%. Estas dos l:neas sirven para efectuar cual"uier anotacin referente a
la factura.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$17

R&4&r&*')!. Orienta en cuanto al uso de secuencias internas de documentos tales
como rdenes de traba#o o e$resos de bode$a.
Cot)<!')(*. Se8ala la coti)acin de la moneda secundaria del sistema.
El cuerpo, "ue a su ve) se compone de ren$lones, estn conformado de.
C(,)go. Estipula el cdi$o del art:culo a facturarse, sino lo conoce teclee cual"uier
caracter y lue$o la tecla Enter, aparecer entonces una tabla con los art:culos y sus
existencias, de acuerdo a la bode$a "ue se fi# en el encabe)ado de la factura. Estos
podrn ser buscados de acuerdo a su cdi$o principal, nombre o cdi$o secundario.
+-------------------------------- ARTICULOS ---------------------------------+
----------------------------------------------------------------------------
BANDEJAS HPD 104/5R BAN001B 458268 1.000
BANDEJAS TIPO QPD60T / 17 BAN001C 869452 0.000
BANDEJAS TIPO QP 35T BAN001D 709873 990.000
BANDEJAS TIPO QP 96T BAN001F 234976 1835.000
QUICKPOT QPQ 256/6 BAN001G 012389 31.000
QUICKPOT QPQ 240/6 BAN001G2 127864 1000.000
BANDEJA QP 104 BAN001H 027913 29.000
QUICKPOT HPD-L 286 (13X22 CUPS) BAN001I 359124 0.000
----------------------------------------------------------------------------
Nombre del Artculo Cdigo Alterno Exist.
+----------------------------------------------------------------------------+
En el caso de servicios, con la tecla @E aparecer el listado de los mismos. Estos,
una ve) ele$idos, se re$istrarn en el ren$ln con el cdi$o del servicio precedido
del si$no LIM. En ambos tablas, se podrn crear los productos yIo servicios "ue se
re"uiere facturar, sin necesidad de recurrir a la Or$ani)acin de Gestiones.
+--------------------------------- SERVICIOS --------------------------------+
----------------------------------------------------------------------------
AACR ANALISIS DE AGUA CON RECOMENDACION A 45.0000 4.1.3.05
ASCL ANALISIS FOLIARES A 0.0000 4.1.3.03
ASCR ANALISIS DE SUELO CON RECOMENDACION A 45.0000 4.1.3.01
DESC DESCUENTO EN PRECIO DE VENTA A 1.0000 4.2.1.04

----------------------------------------------------------------------------
Cdi. Nombre I.V.A. Precio Cdigo Contable
+----------------------------------------------------------------------------+
Si re"uiere escribir al$&n comentario en esta casilla oprima la tecla E6CE5, al
aparecer la tabla de art:culos presione la tecla ESC, el cursor ir entonces al campo
6ombre donde se podr efectuar cual"uier comentario dentro de un espacio
limitado.
dicionalmente, ubicndonos en este campo, los E$resos de Aode$a entre$ados y
los -edidos no satisfec!os se convierten en facturas oprimiendo las teclas @; yIo
@3+ respectivamente. En ambas situaciones, no es factible modificar los ren$lones
de la factura ni sus documentos ori$en, ya "ue es una inte$racin encadenada.
U*,. Especifica la unidad de venta del producto, puede ser Hilos, libras, metros,
cartones, etc.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$12

C!>. clara el con#unto de art:culos por unidad de venta . -or e#emplo. un producto
puede tener como unidad de venta el cartn y cada uno de ellos contiene *9 3*
unidades.
C!*t),!,. En el caso de facturas denota el n&mero de art:culos o servicios "ue se
venden, para lo cual dic!o valor debe tener si$no positivo. En el caso de nota de
crFdito, la cantidad deber tener si$no ne$ativo para "ue el sistema la recono)ca
como tal, y le informe.
+--------------------------+
** DEVOLUCION **
+--------------------------+
El sistema le informar cuando la cantidad in$resada supere las existencias en el
inventario de la bode$a se8alada para facturacin, y, le pre$untar si continua o no
OSPO6P. -ara esto, en los parmetros de la factura, se debe o no facultar al sistema a
facturar en ne$ativo.
IVA. 4a letra se8ala "ue el producto o servicio es $ravado con el Impuesto al
?alor $re$ado, la letra A o vac:o indica "ue es un art:culo exento de dic!o
impuesto.
Pr&')o. dvierte el precio unitario de cada producto o servicio. Este valor puede ser
di$itado por el usuario, o en su defecto, el sistema lo deduce automticamente
cuando se altera el valor total del ren$ln.
En el caso de "ue el precio en el ren$ln estF cero se emite la lista de precios, la
cual incluir las listas adicionales se8aladas en la fic!a del art:culo.
+-------------- PRECIOS ---------------+
Lista Cantidad Precio
A 1 5.0000
B 1 6.0000
C 1 8.0000
D 1 9.0000
2 12 80.0000
+--------------------------------------+
=na ve) ele$ido el precio, el sistema le informar cuando el precio de venta es
inferior al costo promedio actual.
R D'to. este tipo de descuento en porcenta#e se lo conoce como L'escuento en
4:neaM y puede ser aplicado a uno o varios art:culos dentro de la misma factura, en
diversas cuant:as.
Tot. Corresponde al total por art:culo, y es producto de la multiplicacin de la
cantidad de art:culos por su precio menos el descuento en l:nea. I$ualmente, se
puede di$itar este Cotal, y, el sistema calcular el costo =nitario en base a las
cantidad de unidades de venta.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$19

N. Se8ala el nombre del art:culo o servicio facturado.
C. Sumari)a la cantidad de art:culos facturados independientemente de su
naturale)a.
L: Expresa el n&mero de la l:nea o ren$ln sobre el cual se est traba#ando.
EA. Se8ala la existencia del art:culo a la fec!a de facturacin.
4ue$o de insertar todos los art:culos yIo servicios, aparecer la !antalla de
Impuestos, la cual posee la si$uiente presentacin.
+------------------ IMPUESTO ------------------+
Sub-total [ 144007]
Desc : 0000 0000
IVA (0=NO,1=SI): 1
Otros cargos : 0000
Total FINAL [ 1A10;A]
+----------------------------------------------+
Su+tot!l. Es el resultado de sumar todos los ren$lones Cot de la factura.
D&%': Se refiere al descuento $lobal. Este puede !acFrselo en porcenta#e in$resando
en el primer casillero un valor inferior a 3++, o tambiFn puede drselo en monto,
siempre y cuando sea inferior al valor de la factura, in$resando el dato en el
se$undo casillero. En la se$unda opcin el sistema calcular "ue porcenta#e de
descuento corresponde al monto in$resado.
5estado el descuento del Subtotal se advierte lo "ue se conoce como Aase
Imponible o ?alor 6eto y "ue aparecer en el pie del formulario de la factura.
IVA N.PNOG$PSIE: Este opcin indica si la venta, por el tipo de cliente, es o no
$ravada con I?, en la actualidad este parmetro debe tener el 3 siempre, lo cual se
lo puede normar en los -armetros de la factura.
Otro% '!rgo%. 5esalta valores adicionales, principalmente por reposicin de $astos,
"ue se facturan pero "ue no forman parte directa de la venta.
Tot!l FINAL. Se calcula internamente, por lo "ue no es modificable, y
corresponde a la suma del Subtotal N 'escuentos ^ Iva ^ Otros Car$os. Siendo
como tal el valor a cobrar al cliente, o en el caso de nota de crFdito, el monto a
descontar de su estado de cuenta.
Estos datos tambiFn aparecern posteriormente en el pie de la factura.
Culminado el proceso de in$reso de datos en el cuerpo de la factura, sern
invocadas las opciones de @orma y (edios de pa$o.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$10

Existen dos formas bsicas de pa$o de factura.
3. Al Co*t!,o. Sea en c!e"ue, efectivo, tar#etas, depsitos, o, una combinacin
entre uno o ms de ellos. Cal como vemos a continuacin.
FORMA DE PAGO MEDIO DE PAGO DETALLE DEL MEDIO DE PAGO
)* FORMA 4E PAJO *)
1 CONTA4O 1
1 1
)*****************)
)***** CONTA4O *****)
1 E.ec9!"o 1
1 Ceque 1
1 TarFe9a 1
1 4ep$s!9o 1
1 'ar!os 1
)*******************)
+-------- EFECTIVO ---------+
TOTAL FACTURA : 1A10;A
VALOR RECIBIDO: 1A1.;A
CAMBIO........: 0.00
+---------------------------+
+-------- CHEQUE ---------+
Nmero: 1E;
Banco: &CO PICNINCNA
+-------------------------+
+-------- TARJETA --------+
Nmero: 1E;<:7<5A4A0
Cdigo: 001
+-------------------------+
+------- DEPOSITO --------+
Cdigo Banco: 01
Nmero: E4:7;5<E
+-------------------------+
+-------------------------- FORMA DE PAGO ---------------------------
Valor

Efectivo ..........................................: 50000
Cheque Nmero: <54E: Banco: PICNINCNA 70000
Tarjeta Nmero: 54E400:<7;A5 Cdigo: 001 E0000
Tarjeta Nmero: 0E:17;<E Cdigo: 00E E10;A

+--------------------------------------------------------------------
*. A CrF,)to. su ve), desde el punto de vista de pla)os, puede ser .
A u*! 'uot!: Cuando se !aya ne$ociado la factura en un solo pa$o, y por
tanto, a una sola fec!a.
A 5!r)!% 'uot!%: Cuando la factura se vaya a cancelar en varios periodos y
montos, los cuales no necesariamente deben ser i$uales y exactos.
'esde el punto de vista de proporcin del crFdito puede ser.
Tot!l: parece cuando el monto de la factura se pacta cancelar en su
totalidad a su vencimiento.
P!r')!l Es parcial cuando !a existido en el momento de la emisin de la
factura un abono, en cual"uiera de los medios de pa$o se8alados.
+- FORMA DE PAGO -+

CREDITO
+-----------------+
+----- CREDITO ------+
A UNA CUOTA
VARIAS CUOTAS
+--------------------+
+---- ABONO -----+
0.00
+----------------+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$1:

+------ ABONO ------+
Efectivo
Cheque
Tarjeta
Depsito
+-------------------+
En este caso presentamos varias cuotas a periodos y montos i$uales
+----- VARIAS CUOTAS -----+
Valor: 161.36
Das : 15
# Cuotas: 4
+-------------------------+
+------------------------------- GIROS ------------------------------+
--------------------------------------------------------------------
0663 /01 07/11/02 40.34 F/ F000663
0663 /02 22/11/02 40.34 F/ F000663
0663 /03 07/12/02 40.34 F/ F000663
0663 /04 22/12/02 40.34 F/ F000663

--------------------------------------------------------------------
Nmero Vence Importe CONCEPTO
+--------------------------------------------------------------------+
Se pueden modificar las fec!as y los montos de los $iros, pero si Fstos no suman el
valor "ue corresponde a la factura, el sistema le informar la cantidad por la cual
est descuadrada la conversin, as:.
+-------------------------------------------------------------------+
Suma de giros es diferente al total a convertir. Diferencia xx.xx
+-------------------------------------------------------------------+
'espuFs le re"uerir.
+---------------------------------+
Desea revisar giros ? Si No
+---------------------------------+
'espuFs de efectuar las modificaciones y la suma de los $iros corresponda al monto
de la factura, el cuadro puede "uedar de la si$uiente forma.
+------------------------------- GIROS ------------------------------+
--------------------------------------------------------------------+
0663 /01 07/11/02 50.00 F/ F000663
0663 /02 10/11/02 20.00 F/ F000663
0663 /03 20/12/02 40.34 F/ F000663
0663 /04 22/12/02 51.02 F/ F000663

--------------------------------------------------------------------+
+--------------------------------------------------------------------+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$1/

+----------- DEVOLUCION -----------+
Nota de crdito: NC000050
Factura........: 000045E0
+----------------------------------+
Si lo "ue estaba re$istrndose era una nota de crFdito el sistema le solicitar el
n&mero de dic!o documento y la factura a cuyo saldo se afectar .
Culminada esta fase se cierra el proceso de facturacin, procediFndose a imprimir
los formatos afines al proceso. 4os ms comunes son. facturas, notas de crFdito,
orden de pa$o, retenciones, $u:as de remisin, etc.
933 F!'tur! R"),!
Este formulario cumple la misma funcin "ue la @actura 6ormal, por lo "ue no ser
tratado en este manual.
931 Egr&%o% ,& Bo,&g!
Este formulario tiene como &nico ob#eto respaldar la Salida de Inventarios del
sistema, tanto en unidades como en costo, con tres propsitos fundamentales.
3. En produccin, cuando no sea utili)ado la funcin de Urdenes de Craba#o en el
(dulo de Aode$a para el costeo de la transformacin de la materia prima o
cuando Fsta se la !a$a en forma externa,
*. -ara respaldar el autoconsumo de art:culos.
,. Como constancia de una entre$a parcial o total de mercader:a "ue
posteriormente podr ser facturada de manera inte$rada.
Su formato es como si$ue.
+------------------------------ EGRESO DE BODEGA ------------------------------+
Nmero: E&*EE001 Fecha: 1<I0EI0; Bodega: 01 Trp: Lista: A Costo: Est:PE
C.C. : 4040E0;A
Cliente....: CM*000 CLIENTES FRECUENTES
Vendedor...:
Comentarios: REJALOS 4E NA'I4A4 A EMPLEA4OS Referencia:
Cotizacin+ 1000
------------------------------------------------------------------------------
Cdigo Und Cantidad Precio % Dcto Total
------------------------------------------------------------------------------
C;:<0RS UNI 10000 E000000 0000 E000000

------------------------------------------------------------------------------
Descripcin: RS PORTABLE CD 45 SEC AROS C: 1.00To 20.00
+------------------------------------------------------------------------------+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$7.

NM-&ro. Se refiere a la secuencia de los E$resos de Aode$a, se debe diferenciar
dependiendo de cual es su propsito.
F&'K!. Se8ala el d:a, mes y a8o de emisin del E$reso de Aode$a.
Bo,&g!. 5esalta la bode$a de donde se deducirn los art:culos e$resados.
L)%t!. Indica la lista de precios "ue aplica el cliente, cuando el E$reso de Aode$a
corresponde a una entre$a parcial, y, se !aya esco$ido 6 en el Costo.
Co%to. 4a alternativa 6 le aclarar al sistema "ue los art:culos se descar$arn al
precio de venta% en cambio, la alternativa S a su costo promedio actual.
E%t. (uestra si el E$reso de Aode$a, una ve) procesado, est -endiente de inte$rar
a @acturacin. En caso de no estarlo aparecer OK.
CC.. Se8ala la Cuenta Contable de contrapartida de la salida de inventarios. Se
dispensa su re$istro cuando en el modelo contable se la predetermina.
Cl)&*t&. 5esalta el cdi$o del cliente a cuyo nombre e$res la mercader:a.
V&*,&,or dvierte el vendedor a cuyo car$o sale la mercader:a.
Co-&*t!r)o%. Sirve para emitir cual"uier nota sobre el E$reso de Aode$a.
El cuerpo y pie del formulario funcionan exactamente i$ual "ue la factura normal, a
excepcin del no clculo de I?, descuento $lobal y la no $eneracin de una
Cuenta por Cobrar.
937 P&,),o%
El propsito de este formulario es mantener las solicitudes de mercader:a de
clientes en una base temporal, sin "ue esto impli"ue una salida real de Inventarios,
para su posterior despac!o% o, para acumularlos, y, mediante una Orden de
-roduccin o una ad"uisicin externa, satisfacer dic!a demanda.
4a cantidad de art:culos pedidos se puede observar en el pie de la fic!a del art:culo
en el (dulo de Aode$a.
El -edido se puede transformar en una @actura 6ormal, cuando estando en el
casillero del cdi$o, en el cuerpo de esta &ltima, se pulsa la tecla @E.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$7$

+---------------------------------- PEDIDOS -----------------------------------+
Nmero: PE-00002 Fecha: 03/04/03 Entrega: 05/04/03 Lista: A
Pendiente..: SI
Cliente....: CL-006 AUXILIOS EMPRESARIALES
Vendedor...: GP-RC RCO -GPX-
Comentarios:

------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------
C1380CITPURP 3.00 80.0000 0.00 240.0000
C971 5.00 140.0000 0.00 700.0000

------------------------------------------------------------------------------
Nombre: Total 940.00
+------------------------------------------------------------------------------+
NM-&ro. Indica el n&mero asi$nado al pedido del cliente.
F&'K!. Orienta el d:a, mes y a8o en "ue se recepta el pedido.
E*tr&g!. 'etermina el d:a, mes y a8o acordado para la entre$a del producto.
L)%t!. Explica la lista de precios de los art:culos "ue se aplica al cliente por los
productos solicitados.
P&*,)&*t&. 'escribe si el pedido !a sido satisfec!o o no.
El resto de este formulario funciona de i$ual forma "ue el se8alado para los E$resos
de Aode$a.
dicionalmente una proforma se puede transformar en -edido cuando en el cuerpo
de este &ltimo se pulsa la tecla @; con lo cual aparecer la si$uiente tabla.
+---------- PROFORMAS ---------+
------------------------------
PR-22003 03/04/03

------------------------------
Nmero Fecha
+------------------------------+
En este caso, aparecern &nicamente las proformas del cliente activo y del cual se
pueden esco$er una o ms de estos documentos.
932 Pro4or-!%
Este formulario, solicitado por los clientes, facilita la emisin un documento
provisional con unidades y precios de los art:culos, con la si$uiente finalidad.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$73

3. Comparar las caracter:sticas de los :tems con otros i$uales o similares,
inclusive de otras empresas.
*. Conocer la disponibilidad y fec!a de entre$a de art:culos y su costo total, para
formali)ar el -edido u Orden de Compra en firme.
4a composicin de su formulario, es como si$ue.
+--------------------------------- PROFORMAS ----------------------------------+
Nmero: PR-22003 Fecha: 03/04/03 Entrega: 10/05/03 Lista: A
Pendiente..: SI
Cliente....: CL-006 AUXILIOS EMPRESARIALES
Vendedor...: GP-RC RCO -GPX-
Comentarios:

------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------
C1380CITPURP 3.00 80.0000 0.00 240.0000
C971 5.00 140.0000 0.00 700.0000

------------------------------------------------------------------------------
Nombre: Total 940.00
+------------------------------------------------------------------------------+
Como vemos de !ec!o es el mismo formato del pedido, por lo tanto, no
describiremos como in$resar la informacin a cada casilla, y, solicitamos se remita
al formato de -edido para comprender su funcionamiento.
Solo debemos informar "ue la proforma se dise8 con el ob#eto de "ue sus art:culos
no consten como una solicitud en firme de art:culos por parte del cliente.
939 Co+ro% ! Cl)&*t&%
Este subsistema se8ala a#ustes a las cuentas de clientes provenientes de facturas,
ba#o el es"uema de aumentos o disminuciones de los saldos de documentos.
continuacin vemos el formulario de Cobros a Clientes.
)*********************** COBROS/ABONOS/CANCELACIONES ************************)
1 1
1 Cdigo+ 0:<070E5 ESVUETINI AN4RE 1
1 Saldo+ *E0<0 US4 + *E0<0 Origen+ CXC 1
K****************************************************************************L
1 Tipo+ CANCELACION 1
K****************************************************************************L
1 Nmero0000+ F000004 Fecha+ 0EI05I0E Comprobante+ CI*00E<A 1
1 Referencia+ F000004 Base+ 0000 %+ 0000 1
1 C.Contable+10101010 1
1 Concepto00+ SAL4O INICIAL 1
1 Cotizacin+ 1000 1
1 Valor000+ 1<0000 Valor USD+ 1<0000 1
1 Cod.Vend00+ 1
1 Asiento000+ CI*00E<A 1
1 1
K****************************************************************************L
1 Forma de pago 000000+ 4EPOSITO ;A77;< &ANCO+01 1
)****************************************************************************)
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$71

El encabe)ado est compuesto de.
C(,)go. Se8ala el cdi$o del cliente al cual se va a efectuar al$una modificacin en
su saldo. Si no lo recuerda di$ite cual"uier carcter y oprima la tecla Enter,
aparecer entonces la tabla de Clientes donde lo podr buscar y esco$er. 4ue$o de
in$resado, a su derec!a aparecer el nombre del mismo.
S!l,o. 5esalta el saldo neto de los documentos por cobrar en la moneda principal
"ue mantiene el cliente en mencin. En el caso de "ue un Cliente no manten$a
cuentas pendientes de cobro, el sistema le advertir sobre este !ec!o.
USD. 'estaca el saldo neto de los documentos por cobrar en la moneda secundaria
"ue sostiene el cliente.
Or)g&*. Este dato se imprime automticamente e indica al sistema "ue el ori$en de
los movimientos es Cobros a Clientes.
T)"o. Este dato, tambiFn automtico, muestra un men& dividido en dos tipos de
movimiento "ue se intenta reali)ar. disminucin o aumento de saldos.
En lo "ue se refiere a disminuciones, tal como vemos en el es"uema de la parte
inferior, tenemos las si$uientes opciones.
C!*'&l!')(*. 5epresenta, por parte del cliente, un pa$o total de uno o
varios documentos de venta
A+o*o. Constituye un cobro parcial de un documento de venta. El bono
o Cancelacin se inte$rarn directamente, en caso de ser efectivo o
c!e"ue, al (dulo de Ca#a, y, en el caso de depsitos al (dulo de
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$77
C A N C E L A C I O N A B O N O
D E P O S I T O
C O M P 1 D E
I N G R E S O
B A N C O S
C A J A
C O N M O D E L O
C O N T A B L E
S I N M O D E L O
C O N T A B L E
E F E C T I V O
C H E , U E
D E P O S I T O
R E N T A
/ 2
3 2
I V A
4 5 2
6 5 2 . / 5 5 2
A R C H I V O
C O N M O D E L O
C O N T A B L E
S I N M O D E L O
C O N T A B L E
R E T E N C I O N
D E T E R C E R O S
R E C L A S I F I C A C I O N E S
C R U C E S D E C T A S
A J U S T E S
A S I E N T O
D E D I A R I O
C O N M O D E L O
C O N T A B L E
S I N M O D E L O
C O N T A B L E
N O T A S D E
C R E D I T O
C O B R O S A
C L I E N T E S
V E N T A S Y
C A R T E R A

Aancos. Sus caracter:sticas, tales como n&mero y banco, sern solicitados
lue$o de in$resar el n&mero de asiento.
Not! ,& CrF,)to. Indica una disminucin parcial o total del saldo de uno
o varios documentos de venta, como producto de un a#uste o
reclasificacin. Solo tiene repercusiones contables.
R&t&*')(*. clara "ue el cliente !a reali)ado un pa$o parcial de un
documento de venta a travFs del mecanismo de 5etencin en la @uente,
sea por 5enta o Iva, y, cuyo comprobante nos !a sido entre$ado.
En cuanto a umentos concierne tenemos el si$uiente es"uema.
F!'tur!. Se8ala un documento por cobrar "ue se cancelar en una sola
cuota.
G)ro. (uestra un documento por cobrar en varias cuotas a distintas fec!as e
incluso de valores parciales no necesariamente i$uales. Su n&mero
aparecer, por e#emplo. la factura ++++*7G9 se cancelar en , cuotas,
entonces los $iros se mostrarn. *7G9I+3, *7G9I+*, *7G7I+,.
Not! D& DF+)to. Indica un aumento del saldo por cobrar de un documento
de venta, y por tanto, de la deuda del cliente en aplicacin, como producto
de un a#uste o reclasificacin. Concomitantemente sirve
3E
para el re$istro de
cobros de interFs por el cual no se emite un documento de venta sino
&nicamente un asiento contable "ue se $enerar desde esta opcin.
Seleccionado el tipo de movimiento aparecer un listado detallado de los
documentos pendientes de cobro con sus respectivos saldos de donde se podr
esco$er, con la tecla Enter, uno o varios documentos.
En el caso de "ue el cliente en mencin no tuviese documentos por cobrar, el
sistema le informar tal situacin.
El cuerpo se divide en.
3E
-ara estar acorde a lo "ue estipula el 5e$lamento de la 4ey de 5F$imen Cributario.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$72
F A C T U R A G I R O
S A L D O S
I N I C I A L E S
C O N V E R S I O N
D O C U M E N T O S
N O T A D E
D E B I T O
A J U S T E S
C O B R O
I N T E R E S
R E C U P E R A C I O N
G A S T O S
C O B R O S A
C L I E N T E S
V E N T A S Y
C A R T E R A

NM-&ro. @i#a el n&mero del documento "ue se va a modificar o in$resar. En caso
de una Cancelacin (&ltiple esta casilla "uedar con la leyenda ?arios.
F&'K!. (uestra el d:a, mes y a8o en "ue se re$istrar el movimiento en el mdulo y
el asiento en Contabilidad.
Co-"ro+!*t&. 'estaca el n&mero de documento fuente de la transaccin en el
mdulo. Tste variar se$&n el tipo de movimiento "ue se estF re$istrando.
R&4&r&*')!. ludir a al$&n indicio sobre el cual se $ener el movimiento. Esta
referencia aparecer en el casillero del mismo nombre en el siento -endiente "ue
se producir el momento de re$istrar la transaccin.
B!%&. Su$iere el in$reso de la base imponible de la factura o del I?, dependiendo
del tipo de retencin "ue !a$a el cliente.
R: Indica el porcenta#e de retencin "ue se va a aplicar sobre la base imponible
in$resada en la opcin anterior. Estas dos ultimas casillas se activarn
exclusivamente cuando se esco#a la opcin ,etencin.
CCo*t!+l&: Indica la cuenta contable de contrapartida de re$istro del movimiento
en Cobros a Clientes. Optativamente con la teclas 4C ^ @E aparecer el -lan
General de Cuentas para su esco$itamiento o revisin. 6o es necesario inscribirla
cuando se traba#a con (odelo Contable por transaccin previamente definida.
Co*'&"to. Sirve para cual"uier anotacin sobre el movimiento efectuado. En el
caso de una Cancelacin (&ltiple indicar su n&mero, el cual es asi$nado en forma
secuencial. Este dato aparecer directamente en la Descripcin )eneral del Asiento
!endiente "ue se $enere por la transaccin, a excepcin de "ue se !aya
predeterminado un (odelo Contable para la transaccin, en cuyo caso el concepto
se lo determina en el mismo.
Cot)<!')(*. Indica el tipo de cambio de la moneda secundaria en ra)n de la
moneda principal.
V!lor. Indica el monto en la moneda principal, "ue se est cancelando yIo
abonando sobre uno o varios documentos.
V!lor USD. dvierte el monto adeudado por el cliente en torno a la moneda
secundaria. Este valor e"uivale a la divisin del ?alor para la coti)acin.
Co, V&*,.. (uestra el Cdi$o del ?endedor o Cobrador, a cuyo car$o se re$istra
el movimiento.
A%)&*to. Coda la informacin del movimiento, se direccionar para $enerar un
siento -endiente en Contabilidad ba#o este n&mero. Se dispensa su re$istro
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$79

cuando se estableci un (odelo Contable por la transaccin reali)ada, ya "ue, al
correr el proceso de Contabili)ar Gestin, este dato es inscrito en forma automtica.
El pie se conforma de.
For-! ,& "!go. En esta seccin se anotar un resumen sucinto de cmo se cancel
o abon el documento de venta en mencin.
+------------------------------- MICRO XYSTEM--------------------------------+
EMPRESA: PRUE&A FECHA : 0EI10IE00E
MODULO : 'ENTAS O CUENTAS POR CO&RAR USUARIO+ MD
+----------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------------------------------------------------------+
+---------------------------+
Cdigos del Sistema
Facturas
Egresos de bodega
Pedidos
Ganancias brutas
Informe IVA
--------------------------
Saldos por fecha
Estado de cuenta
Movimientos
Anlisis de vencimiento
Facturas Canceladas
--------------------------
Ms informes
+---------------------------+

91$ C(,)go% ,&l S)%t&-!
Imprime las tablas or$ani)adas en Cdi$os ?arios y "ue son. Servicios,
Cransportistas, ?endedores, Cipos de CrFdito.
913 F!'tur!%
-resenta los documentos de venta emitidos desde @actura 6ormal. (antiene en
forma activa los filtros de ?endedor, Cdi$o de Cliente y @ec!a. Optativamente se
puede Ordenar en base al 6&mero o la @ec!a.
911 Egr&%o% ,& Bo,&g!
4ista los E$resos de Aode$a en base a la fec!a y se8alan el n&mero de factura con
el "ue fueron inte$rados.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$70

917 P&,),o%
Enumera los -edidos en base a la fec!a e indican el n&mero de factura con el "ue
fueron satisfec!os.
912 G!*!*')!% Brut!%
Es el mismo reporte "ue se presenta en los -rocesos -rincipales del (dulo de
Aode$a, por lo "ue solicitamos su revisin en dic!o cap:tulo.
919 I*4or-& ,& I5!
'escribe las ventas de acuerdo a si son $ravadas o exentas en su totalidad, es decir,
"ue si en una misma factura se vende productos con y sin I?, el reporte pierde
cual"uier trascendencia.
910 S!l,o% "or 4&'K!
Consiste en una listado de los clientes con sus respectivos saldos totales a una
fec!a determinada. 'ic!o reporte tiene dos opciones de presentacin. en base al
cdi$o del cliente o al $rupo de cliente.
91: E%t!,o ,& 'u&*t!
El estado de cuenta es un listado, $eneralmente cronol$ico
3;
, de los movimientos
en los sistemas auxiliares reali)ados como producto de una venta o cobro a clientes.
91/ Mo5)-)&*to%
(ediante este reporte se puede filtrar todos los datos operados en el (dulo con el
fin de orientar al usuario en la extraccin de la informacin referente a distintos
tipos.
91$. A*l)%)% ,& V&*')-)&*to%
(ediante este reporte, se anali)a la anti$jedad y proyeccin de cobro de la cartera
dentro de periodos establecidos y "ue se pueden modificar. CambiFn detalla la
cartera de clientes vencida y por vencer dentro de lapsos "ue se establecen con
anterioridad.
-osee tres presentaciones. 5esumen, 'etallado y Sumario. dicionalmente se
puede filtrar la informacin por )onas de clientes.
3;
El mismo reporte tambiFn puede presentrselo en base a los documentos
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$7:

91$$ F!'tur!% C!*'&l!,!%
-ara visuali)ar este reporte, con anterioridad se debe e#ecutar el proceso de Separar
la cartera pendiente de cancelada. =na ve) reali)ado esto se expone en una base
de datos independiente todas a"uellas facturas "ue se !an cancelado dentro de un
periodo espec:fico.
91$3 M% I*4or-&%
El sistema, dependiendo de las necesidades de informacin de cada empresa , puede
direccionar la informacin para crear diversos informes tales como.
Cierre de ca#a diario
Cierre de ca#a detallado
@acturacin por vendedor
@acturacin por mes
Estad:stica por cliente
Saldos por documento
97 OPERACION DE PROCESOS PRINCIPALES
+------------------------------------------------------------------------------+
+---------------------+
Fac. Canceladas
Mantenimiento
+---------------------+

97$ F!'tur!% C!*'&l!,!%
(ediante este proceso se transfieren a diferentes bases de datos los documentos de
venta "ue !an sido cancelados en su totalidad, de a"uellos "ue a&n permanecen con
saldo por cobrar.
Esta transferencia se la reali)ar con dos propsitos.
3. !orrar espacio en los reportes de cartera por cobrar, por cuanto no aparecern
los documentos cancelados en su totalidad, y,
*. 'epositar la base de cartera cobrada para "ue Fsta pueda ser consultada desde el
reporte de @acturas Canceladas.
Su formato en el sistema es.
+---- SEPARAR FACTURAS PEND. DE CANCELADAS -----+
Separar movimientos pendientes de cancelados
Unificar pendientes y cancelados
+-----------------------------------------------+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$7/

973 M!*t&*)-)&*to
Esta opcin permite reali)ar operaciones orientadas a recuperar la consistencia de los
datos de ?entas y Cuentas por Cobrar por mane#o de $ran cantidad de transacciones o
el en caso de ocurrir al$una anomal:a por motivos tales como una ca:da de tensin
elFctrica.
l seleccionar esta opcin, se presenta un recuadro con las opciones.
+------- MANTENIMIENTO --------+
Reordenar Informacin
Recalcular Informacin
+------------------------------+
5eordenar si$nifica eliminar definitivamente de las bases de datos todos a"uellos
re$istros "ue !ayan sido marcados como eliminados mediante la funcin EliOminarP.
Esto permite recuperar espacio en el disco y reor$ani)ar los re$istros.
4a opcin R&'!l'ul!r Informacin debe utili)arse cuando se observe "ue los saldos
de las cuentas !an variado o no corresponden a la realidad, lo cual puede deberse a
cual"uier factor de anomal:a en la base de datos.
El proceso de reclculo se aplica sobre todos los movimientos vi$entes. -uede tomar
considerable tiempo se$&n el volumen de informacin almacenada yIo capacidad del
servidor.
+------------------------------- MICRO XYSTEM--------------------------------+
MODULO : 'ENTAS O CUENTAS POR CO&RAR USUARIO+ OP
+----------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------------------------------------------------------+
+-----------------+
Escoger Empresa
Cambio fecha
Secuencias
Parmetros F/R
Parmetros F/N
Parmetros F/N2
Secuencias 2
Formatos
Parmetros CXC
+-----------------+

El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$2.

92$ E%'og&r &-"r&%!
l seleccionar esta opcin se emitir una tabla con el cdi$o y nombre de las
empresas activas en el sistema. 'e entre Fstas se esco$er a"uella en "ue se
traba#ar en el periodo actual o &ltimo.
923 C!-+)o ,& 4&'K!
+-----------------------------+
+-----------------------------+
921 S&'u&*')!%
(ediante esta opcin es factible asi$nar secuencias consecutivas a los @ormularios
"ue se $eneren en el sistema. 4a secuencia, de i$ual forma, servir:a para distin$uir
"ue tipo de transaccin es la "ue se procesa y su modelo de re$istro. -or e#emplo.
+-------- SECUENCIAS --------+
Cotizaciones.....: PR*EE005
Pedidos..........: PE*00004
Egresos de Bodega: E&*EE007
Factura Normal...: F0007:<
Factura Rpida...: 00000004
Notas de Crdito.: NC000050
Comprob. Ingreso.: CI*00;4:
+----------------------------+
927 P!r-&tro% F!'tur!%
4os parmetros son opciones cerradas de traba#o para determinadas funciones en el
momento de procesar una factura, sea normal o rpida.
continuacin tenemos un detalle de cada una de ellas.
+---------------- Parmetros Factura Rpida ----------------+
Permite recibir total del renglon......(S/N): S
Permite recibir RUC ?..................(S/N): S
Permite hacer descuentos ?.............(S/N): S
Solo opera en modo de inclusin ? .....(S/N): S
Permite editar el nmero de factura ? .(S/N): S
Permite editar el precio ? ............(S/N): S
% de descuento en la factura ? .............: 0.00
Redondear decimales ? .................(S/N): N
Imprimir factura ? ....................(S/N): S
Pausa de impresin ? ..................(S/N): N
Formato de impresin .........................:
Aplicar IVA (0,1,2,3).........................: 1
Facturar en negativo.....................(S/N): S
Lista de precios.........................(S/N): A
Puerto Display(1/2)......................(S/N):
Digitar Cantidad.........................(S/N): S
Solicitar Secuencia......................(S/N): N
+-----------------------------------------------------------+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$2$

+---------------- Parmetros Factura Normal ----------------+
Solicitar clave para DESCUENTO................:
Cdigos de Cajeros............................:
Imprimir Factura........................?(S/N): S
Solicitar forma de pago.................?(S/N): S
Solicitar tipo de IVA por rengln.......?(S/N): N
Permite solicitar cantidad..............?(S/N): S
Permite solicitar cotizacin............?(S/N): N
Bodega de Facturacin...................?(S/N):
Permite recibir Moneda..................?(S/N): N
Permite desplegar direcciones...........?(S/N): S
Permite recibir Comentarios.............?(S/N): S
Permite editar el nmero y fecha........?(S/N): S
Permite editar el precio ...............?(S/N): S
Permite descuento Global................?(S/N): S
Permite descuento en lnea..............?(S/N): S
Facturar en negativo....................?(S/N): S
Lista de precios........................?(S/N): A
Permite recibir Vendedor................?(S/N): S
Solicitar clave para modificar................:
Solicitar clave para eliminar.................:
Solicitar tipo de IVA...................?(S/N): S
Redondear por rengln de factura........?(S/N): N
+-----------------------------------------------------------+
+-------------------- Parmetros Factura ---------------------+
Asignar cotizacin del da ? (s/n)...........?(S/N): N
Redondear el total de la factura.............?(S/N): N
Solicitar # caja por rengln.................?(S/N): N
Bloquear si el cupo del cliente.supera.saldo.?(S/N): N
Clave para sobrepasar cupo.........................:
Permite solicitar Referencia.................?(S/N): N
Una sola secuencia de factura................?(S/N): S
Lneas por factura.................................: 20
Solicitar Transportista......................?(S/N): N
Solicitar Secuencia..........................?(S/N): S
Solicitar Descripcion del item...............?(S/N): N
Vendedor por Cliente ........................?(S/N): N
Cdigo de Cliente Sugerido...................? :
Solicita Descarga de Inventario al Facturar..?(S/N): S
Crear Items desde facturas...................?(S/N): S
Tipo de Iva para facturacin.........(1,2,3).......:
Digitar Concepto CXC.........................?(S/N): S
+-------------------------------------------------------------+
922 S&'u&*')!% 3
Si en los parmetros se determin varias secuencias de facturas, mediante esta
opcin se asi$nan, a series desde la 3 !asta la G, las numeraciones correspondientes
a cada una de ellas.
4as secuencias en el sistema se muestran.
+-------- SECUENCIAS --------+
Secuencia 1......: 00016473
Secuencia 2......: 00004367
Secuencia 3......: 00000001
Secuencia 4......: 00000005
Secuencia 5......: 00000001
Secuencia 6......: 00000002
Secuencia 7......: 00000001
Secuencia 8......: 00000001
Secuencia 9......: 00000002

+----------------------------+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$23

Estas Secuencias son de $ran utilidad cuando la empresa mantiene varios puntos de
venta.
929 For-!to%
Indican al Operador del sistema los nombres de los formatos de los reportes yIo
formularios $u:as del mdulo. Esto sirve para ubicarlos dentro de las bases de datos
y modificarlos en caso de ser necesario.
+-------------------- Formatos ---------------------+
Formatos de Factura..........: FAC
Formatos de Punto de Venta...: RAP
Formatos de Egresos de Bodega: EJR
Formatos de Pedido...........: PE4
Formatos de Proforma.........: COT
Formatos de Cobros...........: CO&
+---------------------------------------------------+
920 P!r-&tro% 'u&*t!% "or 'o+r!r
4os parmetros son ordenes cerradas de traba#o, estas son.
+----------------- Parmetros CXC ------------------+
Digitar importe al cancelar ?(s/n): S
Sumarizar por cdigo contab.?(s/n): S
Inicializar variables en CXC?(s/n): N
+---------------------------------------------------+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$21
C!")tulo 0: M(,ulo ,& Co-"r!% ; Cu&*t!% "or P!g!r

CAPITULO 0 DESARROLLO DEL MDULO DE COMPRAS Y CUENTAS POR
PAGAR
0$ ORGANI=ACIN DE GESTIONES
El (icro /ystem posee las si$uientes $estiones
+------------------------------- MICRO XYSTEM--------------------------------+
EMPRESA: DEMO FECHA + 0EI10IE00E
MODULO + COMPRAS O CUENTAS POR PAJAR USUARIO: MD
+----------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------------------------------------------------------+
+-----------------------+
Grupo de Proveedores
Proveedor
-----------------------

0$$ Gru"o% ,& Pro5&&,or&%
Son cate$or:as "ue sirven para controlar los distintos tipo de proveedores "ue
pueden existir en una empresa. En lo posible los $rupos "ue se creen deben ser los
mismos "ue estFn presentes en el pasivo correspondiente en el -lan de cuentas.
En primer lu$ar, para su codificacin se debe considerar un Cdi$o alfabFtico,
numFrico o alfanumFrico por cada Grupo -rincipal, por e#emplo.
CODIGO GRUPO PRINCIPAL
+3 -roveedor del Exterior
+* -roveedor 4ocal
4ue$o se asi$nar un secuencia para cada SubGrupo "ue se desee controlar.
CODIGO SECUENCIA SUBGRUPO
+3 +3 -roveedor Aienes
+* +3 -roveedor Aienes
+* +* -roveedor Servicios
+* +, -roveedor (ercader:as
En el e#emplo anterior utili)amos cdi$os y secuencias numFricas, veamos como
"ueda en la tabla de Grupos de -roveedores esta informacin pero con cdi$os
alfabFticos.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$27

+--------------------- GRUPOS DE PROVEEDORES --------------------+
----------------------------------------------------------------
PE-BI PROVEEDOR DEL EXTERIOR -BIENES- 2.1.1.01
PL-BI PROVEEDOR LOCAL -BIENES- 2.1.1.02
PL-SE PROVEEDOR LOCAL -SERVICIOS- 2.1.1.02
PL-ME PROVEEDOR LOCAL -MERCADERIAS- 2.1.1.02

----------------------------------------------------------------
Grupo Nombre del Grupo Cdigo Contable
+----------------------------------------------------------------+
0$3 F)'K! ,&l Pro5&&,or
4a codificacin individual del proveedor debe permitir se$re$arlo y reconocerlo a
simple vista, sin embar$o, tambiFn es importante aprovec!ar la informacin "ue se
ten$a a mano. -or estos motivos es recomendable codificar de las si$uientes
formas.
+------------------------------- PROVEEDORES --------------------------------+
Cdigo.: 17033453 Nombre.: CADENA GUERRA SUSANA MANUELA
Grupo..: PL-SE PROVEEDOR LOCAL -SERVICIOS- R.U.C..: 170;;45;0001
----------------------------------------------------------------------------
Direcciones.: 1E 4E OCTU&RE O FOCN
VUITO
Telf/Fax....: E5544AE
----------------------------------------------------------------------------
I.V.A.: 1 Lista: A Tipo/Crd.: 01 Cupo.: Desc.: 0000
Zona.: PI*VT Contacto.: SUSANA RNON
C.Contable.: E010100E
Comentario.: INJENIERA COMERCIAL
% RET. IVA.: 100000 % RET. RTA.: 1000

----------------------------------------------------------------------------
Saldo Usd: *171A1010 Saldo actual: 0.00
+----------------------------------------------------------------------------+
C(,)go. Se puede asi$nar un cdi$o dependiendo de las necesidades de
informacin de la dministracin, este debe en todo caso mantener una secuencia
consecutiva. Se puede or$ani)ar, por e#emplo, de acuerdo al Grupo de -roveedor
O-42++3, -42++*, etc.,P Ciudad OgC2++3, gC2++*, etc.P, Jona , ?endedor o
cual"uier otro parmetro "ue se lo considere como vlido para se$re$ar la
informacin. Sin embar$o, es usual en las empresas utili)ar los E primeros d:$itos
del 5=C para establecer su cdi$o, Fste tiene la venta#a de "ue el -roveedor puede
conocerlo, la desventa#a, es "ue no permite se$re$ar la informacin en base al
cdi$o.
No-+r&. 4a denominacin del -roveedor es de $ran importancia, por"ue el sistema
emite los c!e"ues y las retenciones a su nombre, por tanto, se debe establecer una
pol:tica clara al respecto, para "ue no exista inconvenientes en el momento de !acer
efectivo el pa$o. Esta pol:tica deber basarse en el 5e$istro =nico de
Contribuyentes O5=CP, el cual respalda a las empresas como entes econmicamente
activos, pudiendo ser.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$22

3. -ara el caso de Empresas, independientemente de su tipo, se inscribir la ra)n
social tal como conste en el 5e$istro inico de Contribuyentes,
*. las personas naturales "ue posean nombre comercial, se inscribir tambiFn
como conste en el 5e$istro =nico de Contribuyentes O5=CP.
,. En el caso de personas naturales, "ue a peticin desean "ue conste su apelativo,
Fste considerar los apellidos. nombres e incluso t:tulos en su orden .
Gru"o. El "ue se !aya predeterminado para el tipo de cliente espec:fico.
de 5entas Internas al proveedor y "ue debe contener 3, d:$itos. Esta casilla no
contiene nin$&n validador del n&mero de 5=C. Can slo en el caso de un proveedor
a "uien la 4ey faculte, v:a 4i"uidacin de Compras, se podr aceptar la cFdula de
identidad con 3+ d:$itos.
D)r&'')(*. Existen cuatro ren$lones para esta informacin. Se su$iere ocupar las
dos superiores con las calles y n&meros de locali)acin, la tercera de#arla vac:a, y,
la cuarta con la ciudad yIo pa:s donde est ubicado el proveedor.
T&lF4o*o%. Se ubica en los dos primeros los telFfonos, y, en el tercero el telefax.
IVA: Si el casillero est +, el sistema no $ravar I? en los productos "ue nos
expenda el proveedor en mencin, y, si est con 3 ocurrir lo contrario. Esta casilla
radica en "ue !ace alrededor de 7 a8os exist:an determinados proveedores, en
especial empresas p&blicas, "ue !a pesar "ue la 4ey estipulaba "ue los productos
eran $ravados con tarifa I?, el tipo de empresa "ue representaban les exoneraba
de pa$ar dic!o impuesto.
L)%t!. Se refiere al tipo de -recio al cual se nos vende el producto.
T)"o ,& CrF,)to. El sistema permite predeterminar, de acuerdo al -roveedor, una
forma estandari)ada de pa$o de la compra. -or e#emplo. el Cipo de CrFdito 6 +7,
"ue se est creando en la tabla inferior, implicar "ue se referir a una factura a
crFdito con un solo vencimiento a ,+ d:as.
+------------- TIPOS DE CREDITO -------------+
INSERTANDO DATOS
--------------------------------------------
01 FACTURA A 1 4IAS
0E FACTURA A < 4IAS
0; +--------FORMA DE PAGO--------+
04 Cdigo.........: 05
Documento......: FC
Perodo (dias).: ;0
Nmero de giros: 1
Interes (%)....: 0000
Lmite.........: 0
+-----------------------------+
--------------------------------------------
Cdigo Nombre
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$29

+--------------------------------------------+
Esta tabla en el sistema est compuesto de.
C(,)go. Se establece un cdi$o y un nombre para la forma y pla)o de
pa$o convenido.
Do'u-&*to. El sistema acepta &nicamente @acturas O@CP cuando es a
una sola cuota, y, Giros OG5P cuando el pa$o se lo !ace en varias cuotas
por periodos i$uales.
P&r)o,o. Se refiere al pla)o "ue media entre la fec!a de compra y su
vencimiento. Se in$resa en d:as calendarios.
NM-&ro ,& g)ro%. Se refiere a la cantidad de cuotas en las cuales se
ne$oci el pa$o de la factura.
I*t&rF%. Se puede estipular, mediante un subpro$rama, el clculo de
interFs de mora por la no cancelacin de al$&n documento de compra.
L#-)t&. Se refiere al monto mximo de aceptacin de la compra por un
determinado documento.
Cu"o. Se puede fi#ar un mximo de montos de valores adeudados con respecto de
un proveedor.
D&%'u&*to. Se puede establecer un descuento fi#o permanente, en porcenta#e, "ue
aparecer en la -antalla de Impuestos cuando se empiece el proceso de cierre de
documento de compra. Este porcenta#e puede ser alterado en esta misma pantalla si
el usuario as: lo re"uiere.
=o*!. cada proveedor se le asi$nar una )ona .
Co*t!'to. Se refiere al nombre de al$una persona "ue sirva de referente para
efectuar ne$ociaciones sobre compras.
Cu&*t! Co*t!+l&. Cada proveedor debe tener asi$nado una cuenta contable de
pasivo. Esta servir como puente para el re$istro contable de las compras y pa$os
"ue se le efect&en.
Co-&*t!r)o. En este espacio se pueden !acer anotaciones adicionales sobre el
proveedor.
Por'&*t!>& ,& R&t&*')(* I5! ; R&*t!. l cerrar el documento de compra el
sistema calcula automticamente la retencin de I? y @uente, en base al
porcenta#e "ue en estas casillas se especifi"uen. Sin embar$o, debemos mencionar
"ue en esta misma pantalla se puede cambiar los porcenta#es yIo valores,
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$20

considerando los -orcenta#es de 5etencin establecidos por el Servicio de 5entas
Internas conforme a la naturale)a de la compra y al tipo de -roveedor.
S!l,o USD. 5epresenta el valor actual en dlares por pa$ar al -roveedor.
S!l,o A'tu!l. 5epresenta el valor actual en sucres por pa$ar al -roveedor
+------------------------------- MICRO XYSTEM--------------------------------+
EMPRESA: 4EMO FECHA : 0EI10IE00E
MODULO : COMPRAS O CUENTAS POR PAJAR USUARIO: MD
+----------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------------------------------------------------------+
+-----------------------+

-----------------------
Compra
Ingreso a Bodega
Orden de Compra
-----------------------
Pagos a Proveedores
Transferencias
+-----------------------+

4as $estiones podemos visuali)arlas en el si$uientes es"uema de funcionamiento e
interrelacin.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$2:
S E R V I C I O S P R O D U C T O S
C A J A
B A N C O S
R E T E N C I O N
E F E C T I V O
C H E , U E
C O N T A D O
C O N
A B O N O
S I N
A B O N O
V A R I A S
C U O T A S
C U E N T A P O R
P A G A R
R E T E N C I O N
U N A
C U O T A
C R E D I T O
C O M P R A S O R D E N D E
C O M P R A
R E C E P C I O N
D E F I N I T I V A
R E C E P C I O N
T E M P O R A L
I N G R E S O S A
B O D E G A
P A G O S A
P R O V E D O R E S
P R O D U C C I O N
A L M A C E N E S
D I S T R I B U C I O N
B O D E G A
I N T E R N A
C O N S I G N A C I O N
B O D E G A
E X T E R N A
T R A N S F E R E N C I A S
C O M P R A S Y

03$ Co-"r!%
'esde esta aplicacin se deben in$resar todo tipo de compras y devoluciones, sean
de bienes yIo servicios, $ravados o exentos de I?, con sus condiciones de
ne$ociacin y pa$o.
El sistema es capa) de establecer uno o varios formatos de compra, notas de crFdito
o dFbito, retenciones en la @uente yIo $u:as de remisin. 4os dos &ltimos formatos
deben ser preimpresos y con autori)acin del S5I% el sistema en este caso, se
encar$a &nicamente de enca#ar e imprimir a"uella informacin "ue sea necesaria,
lue$o de a$re$ar determinados parmetros.
Su formato es el si$uiente.
+-------------------------------- COMPRAS -----------------------------------+
Nmero: 000007A5 Fecha: E7I0;I0; Bodega :01 Suc/Dol: 4
COMPRA A CREDITO
Proveedor..: 1745<:E0 JRAFICAS MO4ERNAS
Referencia.: A01
Comentarios: ;E5
<01 Cotizacin+ 100000
----------------------------------------------------------------------------
Cdigo Und Cantidad Costo % Dcto Total
----------------------------------------------------------------------------
I40E01001 1<00000 A 10055A 0000 1:000000

----------------------------------------------------------------------------
Descripcin-> C.: 1<0.00 Ex:
----------------------------------------------------------------------------
Nto: 1:0000 Subtotal: 1:0000 ------T O T A L------
Dto: 0000 IVA: EE0<0 E1E0<0
+---------------------------------------------------------------------------+
El Encabe)ado del formulario de compras, est compuesto por.
NM-&ro. debern in$resarse con el n&mero de factura correspondiente a fin de "ue,
en primer lu$ar, poder reconocer la cuenta por pa$ar correspondiente, y
adicionalmente, este n&mero conste en la 5etencin de la @uente e Iva "ue el
sistema $enera automticamente despuFs de determinar el tipo, medio y la forma de
pa$o.
F&'K!: Se anotar la fec!a de in$reso de la compra, y con la cual, se re$istrar en la
contabilidad, cuando se esco#a la $eneracin de Asientos !endientes por d:a.
Bo,&g!. En una empresa "ue sea multibode$a, se podr ele$ir la bode$a a la "ue
in$resan los art:culos. En el caso de "ue exista una compra considerable en cuanto a
su volumen y Fsta se distribuye en varias bode$as se debe efectuar el in$reso a una
sola y lue$o efectuar una transferencia.
Mo*&,!. Se refiere a la moneda de re$istro de la transaccin.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$2/

For-! ,& P!go. Esta descripcin aparecer lue$o del cierre del formulario, y
estipula, en el caso de una compra, la forma en "ue se cancel Oen el caso de ser al
ContadoP o va a cancelar Oen caso de ser a CrFditoP. En el suceso de notas de crFdito
resalta el t:tulo del documento y la factura contra la cual se cancela.
Pro5&&,or. l anotar el cdi$o a "uien !acemos la compra automticamente se
emite el nombre, el cual puede ser editado. Si no conoce el cdi$o inserte cual"uier
si$no y el sistema emitir la tabla donde constan todos los proveedores con sus
saldos pendientes de pa$o.
R&4&r&*')!. Sirve para efectuar al$una anotacin relacionada con la compra, como
por e#emplo. In$reso a Aode$a, 6o de entre$a parcial, etc. En el caso de crFdito a
varias cuotas esta casilla se llena en forma automtica con el n&mero de factura, el
cual no podr ser modificado.
Co-&*t!r)o. Existen dos l:neas OComentario 3 y Comentario *P para a$re$ar
cual"uier tipo de informacin "ue sea &til para la dministracin.
Cot)<!')(*: Se refiere al tipo de cambio con el cual se re$istra el documento.
El cuerpo de la compra, tambiFn llamado ren$ln, se conforma de.
C(,)go: Se puede introducir o crear un cdi$o de art:culo para una ad"uisicin "ue
ten$a relacin con los inventarios, o, una cuenta contable mediante la combinacin
4C @E para una compra de bienes yIo servicios "ue ten$an &nicamente incidencia
contable.
Si re"uiere escribir al$&n comentario en esta casilla oprima la tecla E6CE5, al
aparecer la tabla de art:culos presione la tecla ESC, el cursor ir entonces al campo
6ombre donde se podr efectuar cual"uier comentario dentro de un espacio
limitado.
U*),!,. Se refiere a la =nidad de medida establecida en el (dulo de Aode$a para
el art:culo "ue se compra. En caso de compras con re$istro de cuentas contables,
esta casilla "uedar vac:a.
C!*t),!,. En sentido positivo si$nifica una compra, en sentido ne$ativo con
art:culo una devolucin, y, en sentido ne$ativo con cuenta contable un descuento en
compras.
T)"o ,& I5! ,&l #t&-: Se esco$e la opcin cuando la compra es $ravada y A o
?ac:o cuando es exenta. En este &ltimo caso, la base imponible en la pantalla de
,etenciones aparecer con ceros.
Co%to U*)t!r)o: Se refiere al valor por unidad comprada. Este costo puede ser
in$resado por el operador para el clculo del costo total, o, puede de#arlo vac:o y
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$9.

ubicar el monto del costo total, entonces el sistema le calcular automticamente el
costo unitario.
D&%'u&*to &* l#*&!. Se refiere al descuento "ue el proveedor ofrece por cada
art:culo, este puede variar de uno a otro dependiendo de descuentos por volumen,
promociones, por pa$o de contado, etc..
Co%to Tot!l: Esta casilla tiene dos opciones. Es el resultado de multiplicar el
n&mero de unidades por el costo unitario, o, re$istrando el n&mero de unidades y el
costo total el sistema calcula automticamente el costo unitario.
El pie del formulario, est compuesto de.
D&%'r)"')(*. -uede ser el nombre de la cuenta contable o el nombre del art:culo
in$resado en el ren$ln de la compra.
C. Se refiere al n&mero total de unidades ad"uiridas en la Compra
independientemente de su naturale)a.
EX. Se refiere a las Existencias actuales en el Inventario del art:culo "ue se
ad"uiere.
=na ve) terminada de in$resar los datos de la compra y revisar el subtotal, al
oprimir la tecla ESC, aparecer la si$uiente pantalla de Impuestos.

+------------------ IMPUESTO ------------------+
Sub-total [ 190.00]
Desc : 5000 *:050
IVA (0=NO,1=SI) : 1
Otros cargos : 0.00
Valor IVA [ 21.66 ]
Total FINAL [ 202.16 ]
+----------------------------------------------+
Su+tot!l: Est compuesto de la sumatoria automtica de los costos totales de los
bienes o servicios ad"uiridos. 4ue$o de deducidos los descuentos $lobales se
convierte en la Aase Imponible para el clculo del Iva y las 5etenciones.
D&%'u&*to glo+!l. Se da sobre el total o base imponible de la factura, y puede ser
en porcenta#e o por un valor determinado. En el primer caso, se ubica el porcenta#e
y el sistema le calcula el valor en forma automtica, o, ubicamos el valor del
descuento en la se$unda casilla y el sistema calcula el porcenta#e "ue corresponde.
T)"o ,& I5!. Siempre debe estar con el n&mero 3 "ue indica "ue el sistema
calcular el I? de la compra.
Otro% C!rgo%. Se puede adicionar mediante esta opcin intereses, reposicin de
fletes, etc. El sistema no calcular I? sobre este valor.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$9$

V!lor ,&l IVA. El sistema, en base al subtotal y los descuentos efectuados calcular
el I? &nicamente en la compra de a"uellos productos $ravados y "ue consten
como tales en el ren$ln de compra.
Tot!l F)*!l. Este valor "uedar en la base de datos de -roveedores, y como vemos,
corresponder a. Aase Imponible N 5etenciones N 'escuentos ^ I? ^ Otros
Car$os.
Culminada esta etapa, y en el caso de existir descuentos $lobales, el sistema le
consultar.
+---------------------------------------------------------------+
Desea distribuir cargos y descuentos sobre costos ? S! No
+---------------------------------------------------------------+
l contestar SI, el descuento se prorratear por cada :tem ba#ando el costo unitario,
o, al contestar "ue 6O, este descuento se deber re$istrar por su monto total, a
travFs del modelo contable respectivo, como otros in$resos en el Estado de
5esultados. 4a respuesta, depender de la pol:tica "ue !aya establecido la
dministracin para el re$istro de descuentos.
For-! ,& P!go. Estipula en "ue modo se va a cancelar la factura. -uede ser al
contado o a crFdito. ?eamos un detalle de los mismos.
Contado. travFs de c!e"ue, efectivo o transferencia.
+- FORMA DE PAGO -+ +----- CONTADO -----+.+-------- CHEQUE --------+
CONTADO ---- Cheque - Cdigo Banco: 01
Nmero......: 543
+-----------------+ Beneficia...: GRAFICAS M
+-------------------+ +------------------------+
+- FORMA DE PAGO -+ +----- CONTADO -----+.+---- TRANSFERENCIA -----+
CONTADO ---- - Cdigo Banco: 01
Nmero......: 649
+-----------------+ Transferencia Beneficia...: GRAFICAS M
+-------------------+ +------------------------+
En el caso de c!e"ue o transferencia le solicita el cdi$o del banco y el n&mero de
transaccin. En caso de efectivo no solicita nin$&n des$lose.
Cr$dito. Este puede ser con abono y sin abono. En una o varias cuotas, periodicidad
y valor de las cuotas.
una cuota y sin bono
*+
+- FORMA DE PAGO -+ +-------- CREDITO ---------+ +---- VENCE -----+
---- A UNA CUOTA -- 27/03/03
CREDITO +----------------+
+-----------------+ +--------------------------+
*+
-ara el sistema no existe la fi$ura de compra a una sola cuota con abono.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$93

In$resado el vencimiento se solicita el concepto de la cuenta por pa$ar, dic!o
concepto aparecer en el estado de cuenta del proveedor en mencin.
+---------- CONCEPTO CTA. POR PAGAR -----------+
Concepto: COMPRA No. 00000765
+----------------------------------------------+
varias cuotas con o sin bono.
.+- FORMA DE PAGO -+ +-------- CREDITO ---------+ +---- ABONO -----+
---- -- 50.00
CREDITO A VARIAS CUOTAS +----------------+
+-----------------+ +--------------------------+
+----- CONTADO -----+
Cheque
Efectivo
Transferencia
+-------------------+
El abono en mencin puede ser entre$ado en cual"uiera de los medios de pa$o
detallados en el pa$o de contado. Este abono, de existir, ser descontado para el
clculo del pa$o en varias cuotas "ue se presenta en el si$uiente recuadro.
+----- VARIAS CUOTAS -----+
Valor: -142.05
Das : 30
# Cuotas: 3
+-------------------------+
Esco$idas el n&mero de cuotas y el intervalo de d:as aparecer.
+------------------------------- GIROS ------------------------------+
--------------------------------------------------------------------
007A5I01 1EI04I0; *470;5 COMPRA No0 000007A5
007A5I0E E7I04I0; *470;5 COMPRA No0 000007A5
007A5I0; 1EI05I0; *470;5 COMPRA No0 000007A5

--------------------------------------------------------------------
+--------------------------------------------------------------------+
En el paso final, despuFs de esco$idas las cuotas aparecer un recuadro con el
numero de compra con la referencia de los $iros Ola compra ++++7+3 en dos $iros
se convierte en ++7+3I+3 y ++7+3I+*P, las fec!as de vencimiento y el valor de las
cuotas.
R&t&*')o*&%. En compras al contado o a crFdito a una sola cuota, el sistema,
tomando los parmetros in$resados en la @ic!a de -roveedor, determina los
porcenta#es de retencin Nsea I? o 5enta2 y el monto a retener en forma
automtica. Sin embar$o, tanto estos porcenta#es como los valores retenidos pueden
ser modificados por el operador para "ue pueda adecuarse a la naturale)a de la
compra o el tipo de contribuyente "ue sea el -roveedor.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$91

El formulario "ue aparece en el sistema es.
+------------------------------- RETENCIONES --------------------------------+
Nmero Com: RT*00071
Base RTA.1: 1<0050 Tipo 1: ;E5 %RET RTA.1: 1000 VAL.1: 10:0
Nmero Com:
Base RTA.2: 0000 Tipo 2: %RET RTA.2: 0000 VAL.2: 0000
Nmero Com:
Base IVA.1: E10AA Tipo 1: %RET IVA.1: ;0000 VAL.1: A0<4
Nmero Com:
Base IVA.2: 0000 Tipo 2: %RET IVA.2: 0000 VAL.2: 0000
+-------------- ------------------------------------------------------------+
Como se puede apreciar en el &ltimo formulario de retenciones este se compone de.
NM-&ro Co-". Se refiere al 6umero de Comprobante de 5etencin.
B!%& RTA $ ; 3. 5epresenta la Aase Imponible de la factura de compra, para
efectos de reali)ar sobre ellas la 5etencin en la @uente por concepto de 5enta.
Existen dos variables, en vista "ue, en una misma factura pueden venir dos
conceptos diferentes sobre los cuales caben dos distintos porcenta#es de retencin..
T)"o $ ; 3: Se refieren al cdi$o de la transaccin, de acuerdo a la Cabla "ue
consta en la @ic!a CFcnica, "ue se debe asi$nar para efectos de presentar la
declaracin anual de retenciones en la fuente. Orc!ivos redepxxx.ane <
reocxxxx.aneP
R R&t Rt! $ ; 3. Indica el porcenta#e por concepto de retencin de impuesto a la
renta "ue se aplicar a la base imponible se8alada en el mismo ren$ln.
R R&t I5! $ ; 3. 5esalta el porcenta#e por concepto de retencin de I? "ue se
aplicar a la base imponible se8alada en el mismo ren$ln.
V!lor $ ; 3: Corresponde a la multiplicacin de las bases imponibles por el
porcenta#e de retencin.
4os valores de 5etencin de Iva y de 5enta se calcularn directamente
multiplicando la base imponible por el porcenta#e de retencin. En el caso de
compras exentas, el sistema no coloca nin$&n valor en la base imponible, por lo "ue
el usuario deber ubicar el monto exacto sobre el cual se va a retener.
pesar de "ue el 5e$lamento de comprobantes de ?enta y retencin faculta al
Contribuyente, previa autori)acin, a emitir totalmente las 5etenciones en medios
computari)ados, es recomendable "ue estos formatos sean preimpresos y el sistema
llene &nicamente los casilleros correspondientes.
Concluido el proceso de retencin el sistema le solicitar imprimir dic!o formato o
cual"uier otro "ue corresponda al proceso de compra en si, tal como el de compra
propiamente dic!o o de la $u:a de remisin.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$97

033 I*gr&%o% ,& Bo,&g!
4os In$resos a Aode$a son documentos contables internos "ue respaldan el in$reso
de art:culos al inventario, el cual puede darse por diferentes motivos, entre los "ue
tenemos.
R&'&"')(* P!r')!l ,& M&r'!,&r#!. Cuando un proveedor, dependiendo de sus
existencias, nos entre$ue un pedido en fracciones, "ue posteriormente se respaldar
e inte$rar en una factura de compra.
R&'&"')(* Tot!l ,& M&r'!,&r#!. Cuando "uien reciba la mercader:a sea el
Aode$uero, y, Fste sea la persona autori)ada para or$ani)ar e in$resar los
inventarios tanto en el sistema como en forma f:sica.
I*gr&%o ,& I-"ort!')o*&%. Idem al prrafo anterior. Se diferencia en "ue en el
inventario se podr diferenciar los in$resos a bode$a de compras y los de
importaciones.
I*gr&%o ,& I*5&*t!r)o Tr!*%4or-!,o. Cuando con anterioridad se reali) una
salida de art:culos, y estos sufrieron en el exterior una modificacin en su forma,
envoltura o contenido, y, por tanto, en sus costos.
En cuales"uiera de los casos, el In$reso a Aode$a puede convertirse en una
Compra, ubicndonos en los 5en$lones de Fsta &ltima y con la tecla @ 3+ se emitir
una tabla &nicamente con las In$resos a Aode$as "ue estFn -endientes de inte$rar
con dic!o -roveedor, se esco$e y el sistema lo in$resa en la Compra, pero, solo
para efectos de $enerar la Cuenta por -a$ar. En este caso particular la entrada del
inventario se lo re$istra una sola ve) en el In$reso a Aode$a, por lo "ue deber
dise8ar el modelo contable respectivo a esta transaccin.
El formato del formulario es el si$uiente.
+----------------------------- INGRESO A BODEGA -----------------------------+
Nmero: IM*AEE04 Fecha: 1;I0AI0E Bodega: 01 Suc/Dol: 4
Pendiente..: SI
Proveedor.: PE*001 JPD
Referencia.:
Comentarios:
Cotizacin+ 100000
----------------------------------------------------------------------------
Cdigo Und Cantidad Costo % Dcto Total
----------------------------------------------------------------------------
1 S70E0 UNI E0000 7501450 0000 1500E:00 1
1 S70;0CNM UNI ;0000 7<054;; 0000 E;50AE:: 1
1 S70;0EM UNI 10000 7<05400 0000 7<05400 1
1 AE0:<RS UNI 10000 A0A700 0000 A0A700 1
1 S77:< UNI E0000 11;0:750 0000 EE70:500 1

----------------------------------------------------------------------------
Descripcin: Total: 699.08
+----------------------------------------------------------------------------+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$92

Su encabe)ado se conforma de.
NM-&ro. Se refiere a la secuencia del formulario. Tsta debe tener relacin directa
con el tipo de In$reso a Aode$a, y, se lo puede numerar, por e#emplo. por env:os
parciales IA2++++3, las recepciones con el mismo n&mero de la factura de compra,
las importaciones con su n&mero de pedido, y, la entrada de producto transformado
con la orden de produccin.
F&'K!. Se refiere al d:a, mes y a8o, en "ue se recibi en bode$a los art:culos.
Bo,&g!. dvierte la bode$a donde se inscribir la entrada de art:culos.
Su'QDol. Estipula la moneda principal de re$istro del formulario.
P&*,)&*t&. Establece si el In$reso a Aode$a fue convertido o no en una compra.
El resto del cuerpo del formulario funciona exactamente i$ual "ue en la compra, a
excepcin del no clculo de I? y 5etenciones, ra)n por la cual no las
detallaremos.
031 Or,&* ,& Co-"r!
Es un documento no contable "ue permite, lue$o del proceso y autori)aciones
pertinentes, poner en conocimiento de los proveedores nuestra predisposicin de
ad"uirir bienes o productos previamente coti)ados.
4as rdenes de compra se acumulan internamente y son presentadas en la seccin
-edido -roveedores de la fic!a de art:culos en el (dulo de Aode$a.
Esta orden de compra tiene la caracter:stica de no afectar a los inventarios, sino una
ve) "ue se !an convertido en un Ingreso a 5odega, o, directamente en Compra.
Esto se lo reali)a ubicndose en el cdi$o del ren$ln de los formularios
mencionados con las teclas de funcin @; < @3+ respectivamente.
)***************************** OR4EN 4E COMPRA *****************************)
1 NRmero+ OC*EE001 Feca+ 10I10I0E E%9re/a+ 15I10I0E 1
1 Pe%#!e%9e+ SI 1
1 Pro"ee#or00+ 1
1 1
1 Come%9ar!os+ 1
1 Co9!Pac!$%+ 1000 1
K***************************************************************************L
1 C$#!/o U%# Ca%9!#a# Cos9o Y 4c9o To9a5 1
K***************************************************************************L
1 1
1 1
1 1
K***************************************************************************L
1Nom@re+ To9a5+ 0000 1
)***************************************************************************)
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$99

Como se puede apreciar el formato es prcticamente el mismo del In$reso a Aode$a,
se diferencian &nicamente en.
F&'K! ,& &*tr&g!. Se establece una fec!a l:mite de entre$a.
P&*,)&*t&. 'etermina si la Orden de Compra ya se !a convertido en Ingreso a
5odega o en Compra.
En la Orden de Compra, como en el In$reso a Aode$a, no se calcula el Iva sobre el
total de la ad"uisicin, sino &nicamente cuando se convierten o inte$ran en una
Compra.
037 P!go% ! Pro5&&,or&%
Este subsistema facilita a#ustes a las cuentas de proveedores ba#o el es"uema de
aumentos o disminuciones de sus saldos de documentos.
)*********************** PAJOSIA&ONOSICANCELACIONES ************************)
1 1
1 Cdigo+ 171E45A0 4A'ILA ROSA4O CIA LT4A 1
1 Saldo+ *AA01; USD + *AA01; Origen+ CDP 1
K***************************************************************************L
1 Tipo+ A&ONO 1
K***************************************************************************L
1 Nmero0000+ 00001AA0 Fecha+ 15I05I0E Comprobante+ CE*005A; 1
1 Referencia+ 'ARIOS Base+ 0000 %+ 0000 1
1 C.Contable+10101010 1
1 Concepto00+ CN <AA CM000017 1
1 Cotizacin+ 1000 1
1 Valor000+ 1710<7 Valor USD+ 1710<7 1
1 1
1 Asiento000+ CE*005A; 1
1 1
1 1
K***************************************************************************L
1 Forma de pago 000000+ CNEVUE <AA &ANCO+01 CM000017 1
)***************************************************************************)
El encabe)ado lo conforman.
C(,)go. Se8ala el cdi$o del proveedor al cual se va a efectuar al$una
modificacin en su saldo. Si no lo recuerda di$ite cual"uier carcter y oprima la
tecla Enter, aparecer la tabla de -roveedores con los saldos adeudados. =na ve)
esco$ido, a la derec!a aparecer su nombre. "u: con la tecla @; aparecern un
detalle de las facturas pendientes de pa$o con sus saldo.
S!l,o. 5esaltar el saldo neto de los documentos por pa$ar en la moneda principal
"ue se mantiene con el proveedor en mencin. En el caso de "ue un -roveedor no
manten$a cuentas pendientes de pa$o, el sistema le advertir sobre este !ec!o.
USD. 'estaca el saldo neto de los documentos por pa$ar en la moneda secundaria
"ue sostiene el cliente.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$90

Or)g&*. Este dato se imprime automticamente e indica al sistema "ue el ori$en de
los movimientos es Cuentas por -a$ar.
T)"o. Este dato, tambiFn automtico, muestra un men& dividido en dos tipos de
movimiento "ue se intenta reali)ar. disminucin o aumento de saldos.
+- TIPO DE DOCUMENTO -+
CANCELACION
ABONO
NOTA DE CREDITO
RETENCION
---------------------
FACTURA
GIRO
NOTA DE DEBITO
+---------------------+
En lo "ue se refiere a disminuciones, tal como vemos en el es"uema de la parte
inferior, tenemos las si$uientes opciones.
C!*'&l!')(*. 5epresenta un pa$o total de uno o varios documentos de
compra. En este &ltimo caso se $enerar lo "ue se conoce como
Cancelacin (&ltiple.
A+o*o. Constituye un pa$o parcial a un documento de compra. El bono
o Cancelacin se inte$rarn directamente, en caso de ser efectivo, al
(dulo de Ca#a, y, en el caso de c!e"ues o transferencias al (dulo de
Aancos.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$9:
C O M P R O B A N T E
D E E G R E S O
C A N C E L A C I O N A B O N O
C A J A
E F E C T I V O
B A N C O S
C H E , U E
T R A N S F E R E N C I A
R E N T A
5 1 / 2 . / 2 . 3 2 . 7 2
I V A
4 5 2 . 6 5 2 . / 5 5 2
A R C H I V O
C O N M O D E L O
C O N T A B L E
S I N M O D E L O
C O N T A B L E
R E T E N C I O N
A T E R C E R O S
C R U C E S D E C T A S
A J U S T E S
A S I E N T O
D E D I A R I O
C O N M O D E L O
C O N T A B L E
S I N M O D E L O
C O N T A B L E
N O T A S D E
C R E D I T O
P A G O S A
C O M P R A S Y
C T A S P O R P A G A R

l ele$ir las opciones de bono o Cancelacin, independientemente de la
cuenta contable, el sistema emite un des$lose del pa$o similar al
solicitado al cerrar una Compra. Es decir, detalla si se entre$ c!e"ue,
efectivo o transferencia, con sus caracter:sticas propias tales como
n&mero o banco afectados.
Not! ,& CrF,)to. Indica la disminucin del saldo de uno o varios
documentos de compra, como producto de un a#uste o reclasificacin. 6o
afecta en nin$una forma a otros mdulos.
R&t&*')(*. clara "ue !emos reali)ado un pa$o parcial de un documento
de compra a travFs del mecanismo de 5etencin en la @uente, sea por
5enta o Iva, y, cuyo comprobante lo emitimos por intermedio de esta
opcin, siempre y cuando no lo !ayamos !ec!o en el momento de la
compra.
Seleccionado el tipo de movimiento, en el caso espec:fico de disminuciones,
aparecer un listado detallado de los facturas o $iros pendientes de pa$o
exclusivamente del proveedor en mencin, con sus respectivos saldos. 'e esta
tabla, se podr esco$er uno o varios documentos a la ve) mediante la tecla Enter,
mismos "ue no necesariamente sern en orden cronol$ico y tomarn una
coloracin distinta de a"uellos "ue no fueran esco$idos.
En caso de una cancelacin m&ltiple, el sistema sumar dic!os documentos
informndole su monto y si desea continuar. Sin embar$o, ms adelante este valor
puede ser modificado por el usuario, lo "ue !ar "ue el sistema &nicamente cancele
yIo abone las facturas !asta el monto in$resado.
En cuanto a umentos concierne tenemos, como lo muestra el si$uiente es"uema,
estas opciones de traba#o .
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$9/
F A C T U R A G I R O
S A L D O S
I N I C I A L E S
C O N V E R S I O N
D O C U M E N T O S
N O T A D E
D E B I T O
A J U S T E S
P A G O D E
I N T E R E S
A U M E N T O S
P A G O S A

F!'tur!. Se8ala la incorporacin de un documento de compra "ue se
cancelar en una sola cuota. En este caso y los "ue se refieren a aumentos
no se puede e#ecutar un proceso de cancelacin m&ltiple.
G)ro. (uestra un documento de compra "ue se abonar en varias cuotas
a distintas fec!as e incluso de valores parciales no necesariamente
i$uales. Su n&mero aparecer, por e#emplo. la factura ++++;7EG se
cancelar en , cuotas, entonces los $iros se mostrarn. ;7EGI+3, ;7EGI+*,
;7EGI+,.
Not! D& DF+)to. Indica un aumento del saldo por pa$ar de un
documento de compra, y por tanto, de la deuda con el proveedor en
aplicacin, como producto de un a#uste o reclasificacin.
Concomitantemente sirve
*3
para el re$istro de cobros de interFs por el
cual no se emite un documento de compra sino &nicamente un asiento
contable "ue se $enerar desde esta opcin.
Seleccionado el tipo de movimiento de aumento, el usuario deber in$resar todos
los datos referentes al documento "ue est $enerando.
El cuerpo se divide en.
NM-&ro. @i#a el n&mero del documento "ue se va a modificar o in$resar. En el caso
de una Cancelacin (&ltiple esta casilla "uedar con la leyenda varios.
F&'K!. (uestra el d:a, mes y a8o en "ue se re$istrar el movimiento en el mdulo y
el asiento en Contabilidad.
Co-"ro+!*t&. 'estaca el n&mero de documento fuente de inscripcin en el
mdulo. Tste variar se$&n el tipo de movimiento "ue se estF re$istrando.
R&4&r&*')!. ludir a al$&n documento sobre el cual se $ener el movimiento. Esta
referencia aparecer en el casillero del mismo nombre en el siento -endiente "ue
se producir el momento de re$istrar la transaccin.
B!%&. Su$iere el in$reso de la base imponible de la factura, tanto de 5enta como
para el I?.
R: Indica el porcenta#e de retencin "ue se va a aplicar sobre la base imponible
in$resada en la opcin anterior. Estas dos ultimas casillas se activarn
exclusivamente cuando se esco#a la opcin ,etencin.
CCo*t!+l&: Indica la cuenta contable de contrapartida de re$istro del movimiento
en -a$os a -roveedores. Optativamente con la teclas 4C ^ @E aparecer el -lan
General de Cuentas para su esco$itamiento o revisin. 6o es necesario inscribirla
cuando se traba#a con (odelo Contable por transaccin previamente definida.
*3
-ara estar acorde a lo "ue estipula el 5e$lamento de la 4ey de 5F$imen Cributario.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$0.

Co*'&"to. Sirve para cual"uier anotacin sobre el movimiento efectuado.
parecer directamente en la Descripcin )eneral del Asiento !endiente "ue se
$enere por la transaccin.
Cot)<!')(*. Indica el tipo de cambio de la moneda secundaria en ra)n de la
moneda principal.
V!lor. Indica el monto en la moneda principal, "ue se est cancelando yIo
abonando sobre uno o varios documentos.
V!lor USD. dvierte el monto adeudado al proveedor en torno a la moneda
secundaria.
A%)&*to. 4a informacin del movimiento, se direccionar para $enerar un siento
-endiente en Contabilidad ba#o este n&mero. Se dispensa su re$istro cuando se
estableci un (odelo Contable por la transaccin reali)ada.
El pie se conforma de.
For-! ,& "!go. Emite un resumen breve de las caracter:sticas de la cancelacin o
abono.
032 Tr!*%4&r&*')!%:
Se refiere a movimientos de los art:culos entre las diversas bode$as, internas o
externas, "ue manten$a la empresa.
Sus venta#as son.
-ermiten me#orar individuali)adamente el control f:sico de la mercader:a por
bode$as,
Optimi)an el control de produccin o ensambla#e cuando cada Aode$a
representa un $rupo de art:culo.
-ueden darse por los si$uientes motivos.
Env:o desde la Aode$a -rincipal, "ue $eneralmente es la de facturacin, !acia
centros de expendio consideradas Aode$as Secundarias Internas , como por
e#emplo. lmacenes.
Control de la salida temporal de mercader:a para "ue sean apreciadas por
clientes. En este caso, cuando nos devuelvan los art:culos se !ace una
reversin de la transferencia de env:o, con otro n&mero y documento.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$0$

+------------------------------ TRANSFERENCIA -------------------------------+
Nmero.....: TR*E;00; Fecha: 0EI04I0;
Proveedor..: PE*001 JPD
Comentarios: LLE'A4O 4E &O4EJA PRINCIPAL Org: 01
Des: 5E
----------------------------------------------------------------------------
Cdigo Und Cantidad Costo/Und % Dcto Total
----------------------------------------------------------------------------
1 4'7000 UNI 1000 E400<<<< 0000 E400<<<< 1

----------------------------------------------------------------------------
Nombre: Total: 240.89
+----------------------------------------------------------------------------+
NM-&ro. Se refiere al n&mero de transferencia, se su$iere "ue los dos primeros
caracteres ten$an el prefi#o C52
F&'K!. Corresponde al d:a, mes y a8o "ue se reali)a la transferencia.
Pro5&&,or. Se refiere al -roveedor donde se reali)ar la transferencia.
Co-&*t!r)o%. Espacio para resaltar cual"uier informacin referente a la
Cransferencia.
Or)g&* NORG,: Se refiere a la Aode$a Ori$en desde donde salen los art:culos.
D&%t)*o ODES,: Bace mencin de la Aode$a 'estino de los art:culos.
C(,)go. -untuali)a el cdi$o del art:culo "ue se estF transfiriendo.
U*),!,. 5ese8a la unidad de medida del art:culo transferido.
C!*t),!,. Especifica el monto en unidades de medida de los art:culos
Co%to U*)t!r)o. Este costo en el formato de presentacin puede ser cambiado, sin
embar$o, para efectos de contabili)acin, el sistema calcula y re$istra el costo
promedio a la fec!a de la transferencia.
R D&%'u&*to. 5epresenta el porcenta#e "ue se puede dar como bonificacin.
Co%to Tot!l: E"uivale al costo unitario por el total de las unidades menos el
descuento en l:nea.
No-+r&. l esco$er el cdi$o de un art:culo, su denominacin aparece en este
casillero.
Tot!l. 'etermina el monto $lobal de los art:culos por los cuales se reali) la
transferencia.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$03

+------------------------------- MICRO XYSTEM--------------------------------+
EMPRESA: EMPRESA DEMO FECHA : 31/12/2002
MODULO : COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR USUARIO: OP
+----------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------------------------------------------------------+
+---------------------------+
Grupos de Proveedores
Proveedores
Compras
Informe de IVA
--------------------------
Saldos por fecha
Estado de cuenta
Movimientos
Anlisis de vencimiento
Facturas Canceladas
--------------------------
Ms informes
+---------------------------+

01$ Pro5&&,or
Ex!ibe un listado de los proveedores con los datos "ue se estimen necesarios tales
como Cdi$o, 6ombre, 5=C, etc..
013 Co-"r!%
-resenta los documentos de compra in$resados en el mes actual. (antiene en forma
activa los filtros de -roveedor, Cdi$o de -roveedor y @ec!a. Optativamente se
puede Ordenar en base al 6&mero del documento o la @ec!a de emisin.
011 I*4or-& ,&l I5!
'escribe las compras de acuerdo a si son $ravadas o exentas en su totalidad, es
decir, "ue si en una misma factura se compra productos con y sin I?, el reporte
pierde cual"uier trascendencia.
017 S!l,o% "or 4&'K!
Consiste en una listado vertical de los proveedores con sus respectivos saldos
totales a una fec!a determinada a travFs del filtro o la seleccin. 'ic!o reporte
contiene dos opciones principales de presentacin. una en base al cdi$o o nombre
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$01

del proveedor y otra basada en el $rupo de proveedor. 'entro de cada presentacin
se pueden esco$er diversas opciones de ordenamiento.
012 E%t!,o ,& 'u&*t!
El estado de cuenta es un listado detallado, $eneralmente cronol$ico
**
, de los
movimientos en los sistemas auxiliares, reali)ados como producto de una compra o
pa$o a proveedores.
019 Mo5)-)&*to%
(ediante este reporte se puede filtrar todos los datos operados en el (dulo de
Compras I Cuentas por -a$ar con el fin de orientar al usuario en la extraccin de
Informacin re"uerida por la dministracin.
010 A*l)%)% ,& V&*')-)&*to%
(ediante este reporte, se anali)a la anti$jedad y proyeccin de cobro de la cartera
dentro de periodos establecidos y "ue se pueden modificar. CambiFn detalla la
cartera de clientes vencida y por vencer dentro de lapsos "ue se establecen con
anterioridad.
-osee tres presentaciones. 5esumen, 'etallado y Sumario. dicionalmente se
puede filtrar la informacin por )onas de clientes.
01: F!'tur!% C!*'&l!,!%
-ara visuali)ar este reporte, con anterioridad se debe e#ecutar el proceso de Separar
la cartera pendiente de cancelada. =na ve) reali)ado esto se expone en una base
de datos independiente todas a"uellas facturas "ue se !an cancelado dentro de un
periodo espec:fico.
01/ M% I*4or-&%
El sistema, dependiendo de las necesidades de informacin de cada empresa , puede
direccionar la informacin para crear diversos informes tales como.
In$resos de bode$a
Saldos por documento
Saldos por documento solo vencidos
@acturas pendientes
**
El mismo reporte tambiFn puede presentrselo en base a los documentos
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$07

07 OPERACIN DE PROCESOS PRINCIPALES
+------------------------------- MICRO XYSTEM--------------------------------+
EMPRESA: EMPRESA DE PRUEBA FECHA : 31/12/2002
+----------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------------------------------------------------------+
+---------------------+
Fac. Canceladas
Mantenimiento
Genera Retenciones
+---------------------+

07$ F!'tur!% C!*'&l!,!%
(ediante este proceso se separan en bases de datos diferentes las facturas cuyo
saldo sea i$ual a cero de a"uellas "ue mantienen todav:a un saldo por pa$ar.
Esta transferencia se la reali)ar con dos propsitos.
3. !orrar espacio en los reportes de cartera de proveedores, por cuanto no
aparecern los documentos cancelados en su totalidad, y,
*. 'epositar la cartera pa$ada en otra base de datos para "ue Fsta pueda ser
consultada desde el reporte de @acturas Canceladas.
Cumplido el propsito de la separacin de las bases de datos Fstas debern ser
reunificadas, ba#o la se$unda opcin de este proceso, y lue$o deber e#ercerse un
(antenimiento $eneral al mdulo.
073 M!*t&*)-)&*to
Esta opcin permite reali)ar operaciones orientadas a recuperar la consistencia de los
datos de Compras y Cuentas por -a$ar por mane#o de $ran cantidad de transacciones
o el en caso de ocurrir al$una anomal:a por motivos tales como una ca:da de tensin
elFctrica.
l seleccionar esta opcin, se presenta un recuadro con las opciones.
)******* MANTENIMIENTO ********)
1 Reor#e%ar I%.ormac!$% 1
1 Reca5cu5ar I%.ormac!$% 1
)******************************)
5eordenar si$nifica eliminar definitivamente de las bases de datos todos a"uellos
re$istros "ue !ayan sido marcados como eliminados mediante la funcin EliOminarP.
Esto permite recuperar espacio en el disco y reor$ani)ar los re$istros.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$02

4a opcin R&'!l'ul!r Informacin debe utili)arse cuando se observe "ue los saldos
de las cuentas !an variado o no corresponden a la realidad, lo cual puede deberse a
cual"uier factor de anomal:a en la base de datos.
El proceso de reclculo se aplica sobre todos los movimientos vi$entes. -uede tomar
considerable tiempo se$&n el volumen de informacin almacenada yIo capacidad del
servidor.
071 G&*&r! R&t&*')o*&%
partir del a8o *++*, el Servicio de 5entas Internas en base a los atributos "ue le
permite la 4ey, exi$i a los contribuyentes considerados $entes de 5etencin
presenten, en formatos informticos predeterminados, un reporte pormenori)ado de
las 5etenciones en la @uente por 5enta "ue !ayan reali)ado.
En base a esta exi$encia, en el sistema se incorpor la posibilidad de $enerar
directamente dic!os reportes en los formatos re"ueridos, a travFs de este proceso
"ue toma internamente los datos de las compras y sus retenciones.
+------------------------------- MICRO XYSTEM--------------------------------+
EMPRESA: EMPRESA DE PRUEBA FECHA : 31/12/2002
+----------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------------------------------------------------------+
+-----------------+
Escoger Empresa
Cambio fecha
Secuencias
Parmetros Compra
Formatos
Parmetros CXP
+-----------------+

02$ E%'og&r &-"r&%!
Esta opcin permite trasladarse sin problema al$uno al mismo mdulo de otra
empresa "ue conste en el (icro /ystem, siempre y cuando a travFs de las claves se
le !aya facultado.
023 C!-+)o ,& 4&'K!
4a fec!a del sistema puede ser cambiado sin nin$&n problema. Esto es de $ran
utilidad cuando se procesan meses anteriores, ya "ue, en determinados reportes
tiene predeterminado el ran$o de fec!as, especialmente meses.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$09

021 S&'u&*')!%
(ediante esta opcin es factible asi$nar secuencias consecutivas de oc!o caracteres
a los @ormularios "ue se $eneren en el sistema. 4a secuencia, a ms de
individuali)ar cada in$reso de datos, servir para distin$uir "ue tipo de transaccin
es la "ue se procesa y su modelo de re$istro. El sistema no acepta dos documentos,
de i$ual naturale)a, con el mismo n&mero.
4as secuencias en este mdulo son.
+-------- SECUENCIAS --------+
Ordenes de Compra: OC*EE004
Recepciones......: I&*EE0E0
Compras..........: A0<
Notas de Crdito.: NC00011;
Comprob. Egreso..: CE*00:47
Transferencias...: TR*EE044
Retenciones......: RT*007:1
+----------------------------+
027 P!r-&tro% ,& Co-"r!
4os parmetros son opciones cerradas de traba#o para determinadas funciones en el
momento de procesar una compra. En la versin *++, del (icro /ystem tenemos
los si$uientes.
+------------------ Parmetros de Compra -------------------+
Redondear decimales al Total de Factura..(S/N): N
Solicitar precio de Venta al comprar.....(S/N): N
Asignar cotizacin del da ? (s/n)......?(S/N): N
Solicitar retenciones al comprar........?(S/N): S
Calcular precio con Iva incluido........?(S/N): N
Digitar Concepto CXP....................?(S/N): S
+-----------------------------------------------------------+
022 For-!to%
Indican al Operador del sistema los nombres de los formatos de los reportes yIo
formularios $u:as del mdulo. Esto sirve para ubicarlos dentro de las bases de datos
y modificarlos en caso de ser necesario.
+-------------------- Formatos ---------------------+
Formatos de Compras..........: CPA
Formatos de Ingresos a Bodega: ING
Formatos de Ordenes de Compra: ORD
Formatos de Transferencias...: TRN
Formatos de Pagos............: DPA
+---------------------------------------------------+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$00

029 P!r-&tro% 'u&*t!% "or "!g!r
El &nico parmetro de cuentas por pa$ar es el "ue se solicita autori)acin para
concatenar la informacin en el momento de la inte$racin de los datos de este
mdulo !acia la Contabilidad
+----------------- Parmetros CXP ------------------+
Sumarizar por cdigo contab.?(s/n): S
+---------------------------------------------------+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$0:
C!"#tulo :: M(,ulo ,& Bo,&g! & I*5&*t!r)o%

CAPITULO VIII: DESARROLLO DEL MDULO DE BODEGA
:$ ORGANI=ACIN DE LAS GESTIONES
+------------------------------- MICRO XYSTEM--------------------------------+
MODULO : &O4EJA USUARIO: OP
+----------------------------------------------------------------------------+
+------------------------------------------------------------------------------+
+----------------------------+
Grupos de Artculos
Artculos
Costos Adicionales
Entradas y Salidas de Bodega
Produccin
Bodegas
I.V.A.
Cotizacin del Dlar
+----------------------------+

:$$ Gru"o% ,& Art#'ulo%
Es conveniente reunir a los art:culos en con#untos o familias de similares
caracter:sticas, con el ob#eto de me#orar su control e ir estableciendo lu$ares
espec:ficos para cada uno de ellos.
l codificar estos $rupos, se deben tener en cuenta las si$uientes consideraciones.
3. 4os $rupos, en la medida de lo posible, deben ser exactamente los mismos "ue
constan en el plan de cuentas, o,
*. Se pueden ir estableciendo ran$os consecutivos de $rupos de art:culos "ue se
encasillen, de la misma forma, en las cuentas de inventarios del plan
respectivo.
E#emplo. En este caso $raficamos el ordenamiento de los Grupos de rt:culos de
una empresa comerciali)adora de 4lantas, aros y accesorios. En el primer caso
establecimos el $rupo con los dos &ltimos d:$itos de su respectiva cuenta de
movimiento del -lan General. En el se$undo caso, como alternativa tomamos, para
el establecimiento del cdi$o del $rupo, las iniciales del tipo y la marca de
producto. -or &ltimo, en el caso de accesorios efectuamos una combinacin de las
dos anteriores y adems asi$namos un ran$o de $rupos para una cuenta contable de
inventarios Odesde +, !asta +7P.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$0/

4as opciones de codificacin "uedaron as:.
CUENTA CONTABLE GRUPOS DE ARTICULOS
CODIGO NOMBRE CODIGO NOMBRE
10105001001 LLANTAS 01*01 LLANTAS FIRESTONE
01*0E LLANTAS JENERAL
01*0; LLANTAS ROA4STONE
1010500100E AROS AR*LJ AROS LJ
AR*&E AROS &ENETON
1010500100; ACCESORIOS 0;*EC &ATERIAS ECUA4OR
0;*OO &ATERIAS OO4O
04*PI 'AL'ULAS PINTO
04*ME 'AL'ULAS METRUM
05*PL PESAS PLATINUM
05*BP PESAS BP5
!ora bien, los si$uientes reportes pueden ser utili)ados tomando como parmetro
los $rupos de art:culos.
4os res&menes de existencias en Aode$a
4as actuali)aciones de costos y precios en Aode$a
Se puede inte$rar las compras, ventas y costos de art:culos en base al $rupo.
El formato de la tabla de edicin de Grupos de rt:culos ser la si$uiente.
+----------- GRUPOS DE ARTICULOS -----------+
-------------------------------------------
01*01 LLANTAS FIRESTONE
01*0E LLANTAS JENERAL
01*0; LLANTAS ROA4STONE
0E*01 AROS LJ
0E*0E AROS &ENETON
0;*01 &ATERIAS ECUA4OR
0;*0E &ATERIAS OO4O
04*01 'AL'ULAS PINTO
04*0E 'AL'ULAS METRUM
05*01 PESAS PLATINUM
05*0E PESAS BP5

-------------------------------------------
Grupo Nombre
+-------------------------------------------+
:$3 Art#'ulo%
Se ubicarn en esta fic!a, para su control y costeo, todos a"uellos productos "ue
sern, en primer lu$ar producidos o ad"uiridos, para lue$o comerciali)arlos o
consumirlos en el e#ercicio y operacin normal de una empresa.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$:.

Su codificacin va a depender de al$unos factores, entre los "ue constan.
T)"o ,& *&go')o. En un supermercado o un almacFn de ventas al detal con
$ran movimiento, y lue$o de un anlisis costo N beneficio, nos veremos obli$ados a
utili)ar un cdi$o de barras, tipo E6 39, para "ue el sistema lo lea a travFs del
escner y lo presente en cual"uiera de los dispositivos con "ue cuenta. Esto
a!orrar:a una cantidad inmensa de tiempo y evitar:a colas por parte de los clientes
del ne$ocio. En el caso de otro tipo de ne$ocio ser:a necesario efectuar una anlisis
del impacto del cdi$o en relacin con el tiempo de facturacin.
T)"o ,& !rt#'ulo. En el caso de productos de ori$en artesanal, por e#emplo, sus
fabricantes no tienen la capacidad de establecer cdi$os de barra, entonces, el
intermediario ubica los cdi$os en base a su propia clasificacin de art:culos.
D&%t)*o ,&l !rt#'ulo. 'ependiendo si es una materia prima, un producto en
proceso, o un producto terminado, debe diferenciarse el cdi$o del art:culo.
En cual"uiera de los casos, es recomendable utili)ar un solo nombre y cdi$o por
art:culo, incluso cuando existan promociones temporales "ue modifi"uen su
presentacin. Esto ayudar muc!o en su manipulacin y control, y no !ar
necesario mantener en el arc!ivo varios cdi$os cuyos movimientos sean escasos.
4a fic!a de art:culos aparece as:.
+---------------------------- ARTICULOS ---------------------------+
Cdigo............:AE0:<RS
Nombre............:RUJJE4 SPORTS AMIFM ARM&AN4 RA4IO 3
Grupo.............:JP*0E RA4IOS
Unidad de medida..:UNI C.Caj:1 Peso00000000000000+ 00000
Cdigo alterno....: Ubicacin fsica..: 01*0E*10
Tipo I.V.A........:A %Ut C.C.Inventarios...:101050010001
Precio A....: 000000 0000 C.C.Ing.Ventas....:4010E001
Precio B....: 000000 0000 C.C.Costo Ventas .:40E0E001
Precio C....: 000000 0000 Produccin........:N
Precio D....: 000000 0000 Cant. a Producir..: 00000
Existencia mnima.: 500
Existencia mxima.: 1E50
------------------------------------------------------------------
Ultimo proveedor..:PE*001 Costo promedio....: 000000
Ultimo costo......: A0A4A7 Existencia actual.: ;000
Pedido proveedores: 0000 Pedido clientes...: 0000
------------------------------------------------------------------
El cuerpo del formulario se compone de.
C(,)go. El sistema admite un solo cdi$o por producto, Fste puede ser alfabFtico,
numFrico o una me)cla de ambos.
No-+r&. Este debe ser &nico y debe conocerlo el personal inmiscuido en su venta,
manipulacin y control.
Gru"o. 'epender de los $rupos "ue se !ayan creado se$&n lo explicado en el
acpite anterior.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$:$

U*),!, ,& -&,),!. Esta puede ser unidades, docenas, ca#as, Hits, pa"uetes, #ue$os,
Hilos, libras, $ramos, etc., sin embar$o, cual"uiera "ue sea su presentacin debe
resumirse en si$las de , caracteres.
C C!>!: En el caso de !aber determinado "ue la unidad de medida es la Ca#a N
tambiFn llamado cartn2, en este espacio se ubicar el n&mero de unidades "ue
conten$a la unidad de medida en mencin.
C(,)go !lt&r*o: Optativamente puede ser el cdi$o asi$nado al art:culo por el
proveedor, cdi$o de barras si no se lo ubic como principal, o cual"uier otro "ue
permita su fcil ubicacin.
T)"o I5!: Con la opcin A la venta del art:culo no se $ravar con I?, con la
opcin la venta ser $ravada con I?, con la opcin C la venta ser $ravada en
cada ren$ln y su total puede ser des$losado en la base imponible y el I?.
Pr&')o%. Existe, por lo menos en esta seccin, cuatro listas formales de precios, los
cuales por e#emplo se pueden asi$nar as:.
-recio . 'istribuidores guito
-recio A. 'istribuidores -rovincia
-recio C. Consumidor guito
-recio '. @OA EE==
dicionalmente el sistema con la tecla de funcin @;, acepta n cantidad de opciones
de listas de precios.
Esta tabla se compone de.
+-------- PRECIOS ARTICULO A2098RSYEL--------+
--------------------------------------------
E 100000 5000000 E 4
X4 1E0000 4400000 7 4 W

--------------------------------------------
Tarifa Cantidad Precio Dcto Moneda
+--------------------------------------------+
T!r)4!: Se refiere a un cdi$o para la lista de precios adicional "ue se
est in$resando.
C!*t),!,. Indica el n&mero o ran$o de unidades "ue compondrn el
precio de los art:culos.
Pr&')o. Se introducir el precio correspondiente a la cantidad, descuento
y moneda especificadas en la misma l:nea de la 4ista.
D&%'u&*to. Incluye el descuento correspondiente a la cantidad, precio y
moneda especificados para la cantidad en mencin.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$:3

Mo*&,!. 'etermina el tipo de moneda aplicable en la 4ista. Si se de#a en
blanco, el pro$rama asume la moneda local. Si se escribe un tipo no
previamente re$istrado en la Cabla de (onedas, el pro$rama abrir la
-antalla Extendida de (onedas y permitir seleccionar o introducir una
nueva.
R Ut)l),!,. Establece el mar$en de utilidad sobre el costo "ue debe o puede tener
determinado producto. Este porcenta#e implica una propuesta automtica del precio
de venta en el momento de la compra, cuando en los parmetros de la compra se lo
!aya dispuesto as:.
EA)%t&*')! -#*)-!. Se refiere al nivel m:nimo de existencias "ue debe mantener
en bode$a con el fin de satisfacer los pedidos de los clientes o los planes de
produccin, en el caso de empresas comerciales o industriales respectivamente.
Esta se determina en base a una anlisis de la demanda y el tiempo m:nimo de
reposicin o reempla)o. En caso de no reponerse los inventarios a tiempo no se
podr satisfacer plenamente la demanda de los clientes, los cuales obviamente
buscarn otros proveedores, esto a ms de dar una mala ima$en de la empresa,
traer como consecuencia una reduccin de ventas y utilidades.
EA)%t&*')! -A)-!. Se refiere al nivel mximo ptimo de existencias "ue debe
mantener en bode$a y "ue cubrir un periodo de ventas en circunstancias normales.
=n exceso en el nivel mximo de inventarios, sin fundamentos vlidos, tiene
al$unas repercusiones entre las "ue constan. Capital de Craba#o ocioso, $astos
adicionales en control, almacenamiento, se$uros, vi$ilancia, la mercader:a puede
vencerse, da8arse o volverse obsoleta.
P&%o. 'etermina el peso por unidad de medida establecido. -or lo $eneral puede ser
en libras o Hilos.
U+)'!')(* F#%)'!. Esta opcin cuenta con tres casilleros de dos caracteres cada
uno, los cuales optativamente pueden ser utili)ados de la si$uiente forma.
=bicacin @:sica. +323+2+,
3 * ,
3. Indica f:sicamente la bode$a donde se ubican los productos,
*. Indica a nivel !ori)ontal el sitio donde se encuentra el producto. Este a su
ve) puede tener divisiones "ue indican con mayor exactitud la posicin del
producto.
,. Indica a nivel vertical la altura donde se !allan los productos. Este a su ve)
puede tener se$mentaciones "ue se8alan con mayor exactitud la posicin
del producto.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$:1

C C I*5&*t!r)o%: -ermite anotar la cuenta contable del Inventario para cuando se
re$istren los In$resos a Aode$a, E$resos de Aode$a, Compras y Costos as: como
sus respectivas devoluciones. Esta opcin ser &til cuando contablemente en
Inventarios se manten$a una separacin por tipo o $rupo de producto. 6o tendr
valide) cuando en contabilidad se controle con otra metodolo$:a, por e#emplo, por
bode$as. En este caso el modelo contable de re$istro de Inventarios se lo !ar
tomando el parmetro antes mencionado.
CC I*g V&*t!%. -ermite anotar la cuenta contable del In$reso para cuando se
re$istren contablemente las ventas as: como sus devoluciones. Esta opcin ser
vlida cuando en el Estado de 5esultados se re$istren las ventas por tipo de
producto. 6o ser vlida, por e#emplo, cuando las ventas los efect&an por centros de
=tilidad tales como. Ciudad o 'epartamento.
CC Co%to V&*t!%. -ermite anotar la cuenta contable de re$istro del Costo de las
?entas y sus devoluciones. El costo, al mantener una relacin directa con los
In$resos, debe conservar la misma condicin de control y presentacin establecida
en el acpite anterior para las ventas.
Pro,u'')(*. Esta funcin establece "ue un producto puede componerse o
ensamblarse a su ve) con dos o ms subproductos a los cuales pueden a$re$rseles
Costos dicionales. l contestar S, aparecer una tabla cuyo contenido es.
+------------------COMPONENTES ARTICULO CEN001Q2-------------------+
------------------------------------------------------------------
SCEN001V5 CENTIMO &UR4EOS CLARO ERIBA 5 BILOS UNI 00E00k

------------------------------------------------------------------
Cdigo Descripcin Und Cantidad
+------------------------------------------------------------------+
C(,)go. Establece los cdi$os de los art:culos "ue van a componer el
producto en mencin. 4a descripcin y la unidad van de acuerdo al
cdi$o del art:culo.
C!*t),!,. 'etermina el n&mero de componentes por producto yIo la
proporcin del producto accesorio en virtud del principal. Opor e#m. =n
combo navide8o Nproducto a producirse2 se compone de 3 cocina y
3#ue$o de ollas. O en el caso del e#emplo de la tabla 3 CFntimo de un Hilo
tiene una proporcin de +.*+ con respecto al de 7 Hilos.P El costo se
inte$rar directamente al determinar las existencias durante el proceso de
produccin.
C!*t),!, ! Pro,u')r. Especifica el n&mero de unidades "ue se van a producir con
la proporcin o n&mero de los subproductos ele$idos.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$:7

El pie del formulario se compondr de
Ult)-o "ro5&&,or. Cita el cdi$o del &ltimo proveedor al cual se le ad"uiri el
producto.
Ult)-o 'o%to. Se8ala el &ltimo costo con el cual se ad"uiri determinado art:culo.
P&,),o Pro5&&,or&%. Esta informacin proviene de las Ordenes de Compras y
determina la cantidad de unidades pendientes de recepcin.
Co%to Pro-&,)o. E"uivale al valor proveniente de la divisin del costo total 2 en
tFrminos monetarios2 para la cantidad total de unidades existente en inventario a
una fec!a determinada.
EA)%t&*')! !'tu!l. Se refiere a la cantidad en unidades "ue se dispone en inventario
para la venta. E"uivale a la sumatoria de las existencias en todas las bode$as, en
caso de existir varias.
P&,),o 'l)&*t&%. Esta informacin proviene de los !edidos de Clientes, del "dulo
de 7entas, y, constituye la cantidad de unidades pendientes de entre$a.
:$1 Co%to% A,)')o*!l&%
Esta funcin nos permite a$re$ar en la Gestin de -roduccin costos "ue no
correspondan a movimientos de inventarios Ocual"uiera "ue sea su naturale)aP y
"ue provienen, por e#emplo, de una distribucin de mano de obra directa o
indirecta, o, costos indirectos de fabricacin.
Su tabla consta de.
+------------------ COSTOS ADICIONALES ------------------+
--------------------------------------------------------
01 MANO 4E O&RA <E450E0

--------------------------------------------------------
Cdigo Nombre Costo
+--------------------------------------------------------+
C(,)go. Se refiere al cdi$o del costo adicional,
No-+r&. Consiste en la denominacin del costo adicional, y,
Co%to. Especifica el monto del costototal "ue va a distribuirse.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$:2

:$7 E*tr!,!% ; S!l),!% ,& Bo,&g!
Esta tabla contiene una base de datos de todos y cada uno de los tipos de
movimientos de inventarios reali)ados en el e#ercicio actual.
El es"uema de operacin lo podemos apreciar en el si$uiente cuadro.
Su formato implica.
+---------------------------------- BODEGA ----------------------------------+
Artculo Bo Fecha Tp Nmero Und Cantidad Costo Org Cot
----------------------------------------------------------------------------
C;:4;CTRE4 01 0:I04I0E EN IM*EE001 UNI 10000 ;;0;<00 INJ
C;:4;CTRE4 01 ;0I07I0E SA F000A07 UNI E00000 A:<0:E40 FAC
C;:4:&1E 01 0:I04I0E EN IM*EE001 UNI 10000 ;<07000 INJ
C;:4:&1E 01 0EI10I0E SA F000A51 UNI 10000 ;<07000 FAC
C;:4:EM 01 0:I04I0E EN IM*EE001 UNI 10000 ;40<A00 INJ
C;:A0 01 0:I04I0E EN IM*EE001 UNI E0000 1140;100 INJ
C;:<0RS 01 0:I04I0E EN IM*EE001 UNI 10000 ;40;;00 INJ
C4050&1ED 01 0:I04I0E EN IM*EE001 UNI 10000 ;<0E700 INJ
C4051 01 0:I04I0E EN IM*EE001 UNI 10000 ;70E000 INJ
C40<0RS 01 0:I04I0E EN IM*EE001 UNI 10000 ;<0AE00 INJ
C47ASM&LU 01 0:I04I0E EN IM*EE001 UNI 10000 1;01400 INJ
C4<0&1E 01 0:I04I0E EN IM*EE001 UNI 10000 140;000 INJ
----------------------------------------------------------------------------
Nombre: PERSONAL CD PLAYER ROJO
----------------------------------------------------------------------------
Costo promedio: 34.9460 Existencia: 1.00 ORDENADO POR: ARTICULO
----------------------------------------------------------------------------
Art#'ulo. Se refiere al cdi$o del art:culo "ue se est considerando. El nombre de
Fste aparecer en la parte inferior i)"uierda de la tabla cuando se lo resalte con los
cursores.
Bo,&g!. Explica la bode$a donde se ori$in el movimiento de inventario.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$:9
E S T A D O D E R E S U L T A D O S
E G R E S O S
D E B O D E G A
F A C T U R A S
N . R
S A L I D A S
D E V O L U C I O N
V E N T A S
E N T R A D A S
V E N T A S
E N T R A D A S S A L I D A S
C O S T O S
P R O D U C C I O N
B O D E G A
I N G R E S O
A B O D E G A
C O M P R A S
I T E M S
E N T R A D A S
D E V O L U C I O N
C O M P R A S
S A L I D A S
C O M P R A S
I N V E N T A R I O S

F&'K!. 'etermina el d:a, mes y a8o cuando se ori$in el movimiento de inventario.
T)"o. Este es "ui)s el parmetro ms importante de esta tabla, pues se8ala "ue
movimiento se reali) en el inventario. Este, dependiendo del mdulo en el "ue se
produ#o puede ser.
NM-&ro. Indica el n&mero del documento ori$en de la transaccin referida en el
ren$ln de entradas y salidas, puede ser. @actura, E$reso de Aode$a, Compra,
In$reso a bode$a, Cransferencias, etc.
U*),!,. Corresponde a la unidad de medida establecida para el :tem seleccionado.
C!*t),!,. Se refiere al n&mero de unidades seleccionadas para la transaccin.
Co%to. 5esalta el Costo Cotal con el cual se calcul la transaccin. Estos provienen
de los documentos fuente de Compra y ?enta y no pueden ser alterados.
inicamente la opciones E6 < C permiten in$resar yIo editar el costo de los
productos.
Como opcin, cuando se in$resa ms de unidad, se puede poner el si$no T y a
continuacin el costo unitario, el sistema entonces calcular automticamente el
costo total.
Or)g&*. 'etermina desde "ue ctividad se $estion la transaccin,
Cot)<!')(*. Implica el tipo de cambio al "ue se val&a el inventario.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
MODULO ACTIVIDAD TIPO ORIGEN
?E6CS EG5ESO 'E AO'EG S EG5
@CC=5 6O5(4 S @C
'E?O4=CIO6 @CC=5
6O5(4
'? @C
CO(-5S I6G5ESO AO'EG E6 I6G
CO(-5 E6 C-
'E?O4=CIO6 CO(-5 'C C-
S4I' C56S@E5E6CI SC C56
E6C5' C56S@E5E6CI EC C56
AO'EG E6C5' -5O'=CCIO6 E6 -5O
S4I' -5O'=CCIU6 S -5O
I6G5ESO 'E C6CI'' <
COSCO
E6 AO'
I6G5ESO 'E C6CI'' E AO'
S4I' =6I''ES < COSCO S AO'
f=SCE S4I' S AO'
f=SCE COSCO C AO'
$:0

El pie de la tabla se inte$ra de.
No-+r&: Especifica la denominacin del art:culo cuando es resaltado a travFs de su
cdi$o en el ren$ln.
Co%to Pro-&,)o. 5epresenta la divisin matemtica entre el costo total y las
existencias a la fec!a de revisin.
EA)%t&*')!. Expresa la cantidad total de unidades existentes en las bode$as. En
caso de estar en ne$ativo si$nifica "ue se vendieron ms de las unidades "ue se
ad"uirieron, por lo "ue existe sobrante de productos.
Or,&*!,o "or. Especifica ba#o "ue modalidad estn presentados las entradas y
salidas. Con la tecla de funcin @ 3+ se puede ordenar por rt:culo, 'ocumento o
@ec!a.
dicionalmente con la tecla @; se pueden efectuar transferencias ba#o el si$uiente
es"uema.
+----------------------- TRANSFERENCIAS ----------------------+
-------------------------------------------------------------
4'7000 01I01I0; TR000001 0E 01 ;0000W1
4'7000 01I01I0; TR00000A 0E 5; 10000

-------------------------------------------------------------
Cdigo Fecha Nmero Origen Destino Cantidad
+-------------------------------------------------------------+
Esta transferencia tiene el mismo efecto, "ue a"uella "ue mostramos en las
Gestiones del (dulo de Compras.
:$2 Pro,u'')(*
(ediante esta funcin se pueden ensamblar unidades de art:culos y adicionalmente
les puede a$re$ar Costos dicionales en "ue incurre la empresa como consecuencia
natural de un proceso de -roduccin.
-ara esto, previamente se deben llevar a cabo dos pasos.
3. Establecer en la 4ic.a de art'culos, los componentes del -roducto @inal, es
decir, las partes o pie)as "ue conforman el nuevo rt:culo.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$::

*. Establecer en la funcin Costos Adicionales los valores "ue deban car$arse o
distribuirse sobre los nuevos productos.
Su formulario en el sistema consta de.
+------------------------------- PRODUCCION ---------------------------------+
Nmero..: OP*E;051 Emisin....: 01I0;I0; Fecha de trmino: 01I0;I0;
Artculo: CEN001VE Descripcin: CENTIMO ERIBA 1 BILO
Cantidad: 10000
Comentarios: Almacn (S): 01
Almacn (E): 01
----------------------------------------------------------------------------
Item Descripcin Cantidad Costo Total
----------------------------------------------------------------------------
00001 COMPONENTES 10000 550E0;4 550E0;4

----------------------------------------------------------------------------
Costo unita 55.2034 Tota 55.2034
+----------------------------------------------------------------------------+
El encabe)ado contiene.
NM-&ro. Corresponde a la Secuencia asi$nada a las Urdenes de -roduccin.
E-)%)(*. Se8ala la fec!a de inicio de la Orden de -roduccin.
F&'K! ,& tFr-)*o. Especifica la fec!a de terminacin y re$istro, tanto contable
como de inventarios, de la Orden de -roduccin. Su importancia radica en la
distribucin de mano de obra, directa o indirecta, en el tiempo "ue dure la
produccin, as: como servir de referente para descar$ar del inventarios los
art:culos "ue sean componentes de -roductos.
Art#'ulo. Establece el cdi$o del art:culo "ue se va a producir, como vimos
anteriormente Fste deber tener en su @ic!a la capacidad de ser producido.
D&%'r)"')(*. Se refiere al nombre del art:culo "ue se va a producir, Fste se emite
automticamente despuFs de ele$ir el cdi$o.
C!*t),!,. Se refiere al n&mero de unidades "ue se van a producir,
Co-&*t!r)o%. Sirve para reali)ar cual"uier anotacin por parte de "uien procesa la
Orden.
Al-!'F* NSE: Se refiere a la Aode$a de Salida, es decir, donde se encuentran los
componentes del nuevo art:culo.
Al-!'F* NEE: 'etermina la Aode$a de Entrada, es decir, donde ubican los
productos terminados, o, en proceso, si el nuevo art:culo no completa todav:a su
fase de produccin.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$:/

El cuerpo del formulario
R&*gl(*. Se conforma de 1tem, 'escripcin, Cantidad, y Costo. 'espuFs de ele$ir
la bode$a de salida, el sistema en base a los pasos ya se8alados reali)a
automticamente una salida de los componentes y una entrada del nuevo art:culo en
los Hrdex de cada art:culo. Su costo no puede ser editado o modificado por cuanto
el sistema lo vincula directamente con el de sus componentes.
En caso de no existir las existencias suficientes para procesar la %rden de
!roduccin, o no !aber predeterminado con anterioridad los componentes, el
sistema no permite "ue Fsta prosi$a. ren$ln se$uido, "ue debe estar vac:o, con la
tecla Enter, invocamos a los costos adicionales.
El pie del formulario.
Co%to U*)t!r)o. (uestra el costo unitario de los productos ensamblados.
Co%to Tot!l. 5esalta el Costo total de los productos ensamblados
:$9 Org!*)<!')(* ,& l!% Bo,&g!%
El sistema puede mantener el control individuali)ado de tantas bode$as, internas o
externas, como posea la empresa. Su utilidad se puede detallar de la si$uiente
forma.
Control de Inventarios. de acuerdo a su tipo o procedencia
Cransferencia entre Aode$as, especialmente cuando estn ubicadas a distancias
considerables
(ercader:a en Consi$nacin, para control minucioso de sus movimientos.
Su tabla se visuali)a de la si$uiente manera.
+----------------- BODEGAS ----------------+
--------------------------------------------
01 &O4EJA PRINCIPAL
0E &O4EJA CENTRO
0; ALMACEN SUR
04 CLIENTE MMJC

--------------------------------------------
Cdigo Nombre
+--------------------------------------------+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$/.

Ser importante codificar ran$os de bode$a de acuerdo a los ob#etivos de cada una
de ellas.
:$0 IVA
4os pro$ramadores del sistema, conocedores de las constantes fluctuaciones en el
Impuesto al ?alor $re$ado, !an de#ado abierta la posibilidad de ir cambiando este
porcenta#e conforme lo dictaminen los cambios en la 4ey de 5F$imen Cributario
del Ecuador.
-ara esto, &nicamente se cambia el porcenta#e de dic!o impuesto en la si$uiente
tabla.
+------- TABLA IVA --------+
Porcentaje
Tipo A: 1E000
+--------------------------+
:$: Org!*)<!')(* ,& l! Cot)<!')(* ,&l D(l!r
-or ser un sistema bimoneda, sucre2dlar, re"uiere la coti)acin de la se$unda
moneda para efectuar los clculos en las cuentas correspondientes.
+---- TABLA DE COTIZACIONES ---+
------------------------------
01I01I0E 101E
0EI01I0E 101E
0;I01I0E 1010
04I01I0E 1011
05I01I0E 101E
11I01I0E 101E
1EI01I0E 101E
------------------------------
Fecha Cotizacin
+------------------------------+
:3 FUNCIONALIDAD DE LOS REPORTES
+------------------------------- MICRO XYSTEM--------------------------------+
EMPRESA: 4EMO FECHA : ;1I1EIE00E
+----------------------------------------------------------------------------+
Ejercicio 2002
+------------------------------------------------------------------------------+
+--------------------------+
Grupos de Artculos
Artculos
Precios
Resumen de existencias
Kardex
Costos
Movimientos
Ganancias brutas
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$/$

Ventas por Mes
Ms Informes
+--------------------------+

:3$ Gru"o% ,& Art#'ulo%
Este reporte rese8a los $rupos de art:culos creados en el sistema.
'ebo recordarles, "ue el sistema en el Impresor de 5eportes
*,
, dentro de los $rupos
de art:culos, en lo concerniente al Orden, tiene las si$uientes opciones.
+----------- ORDEN ------------+
CODIGO
NOMBRE
GRUPO+NOMBRE
+------------------------------+
Esto implica "ue este reporte, o cual"uiera de los reportes, puede ser presentado
tomando como referente un campo espec:fico.
:33 Art#'ulo%
Este reporte informa los art:culos creados en inventarios, as: como el $rupo, cdi$o
y la unidad de presentacin.
:31 Pr&')o%
Consta un listado de los productos con los precios principales , A, C y '.
:37 R&%u-&* ,& EA)%t&*')!%
=n resumen de Existencias informa la cantidad y costo total de los art:culos "ue
existen en el sistema, lo "ue no necesariamente implica "ue existan f:sicamente, a
una fec!a determinada.
?iene en dos presentaciones. en base al art:culo y en base al $rupo de art:culo.
:32 Ur,&A
*,
vFase =tilitarios en el capitulo *
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$/3

El Hrdex es un informe !istrico "ue resume las entradas y salidas de unidades y
costos de art:culos de inventarios, en un periodo determinado. En el sistema,
mediante el dispositivo de pantalla normal aparecer as:.
:39 Co%to%
Est conformado por la lista de los productos con su costo promedio a la fec!a de
presentacin.
:30 Mo5)-)&*to%
travFs del filtro se extrae a"uella informacin referente a los distintos
movimientos sucedidos dentro de un ran$o de fec!as en el (dulo.
:3: G!*!*')!% Brut!%
4as Ganancias Arutas se los define como el 5eporte "ue determina el total de las
unidades de art:culos vendidos con su costo y precio de venta respectivo, dentro de
un periodo determinado. Este reporte considera los descuentos por l:nea "ue se
pueden efectuar al emitir una factura y adicionalmente los descuentos $lobales al
recibir una compra cuando se esco$e la redistribucin de los costos. 6o sucede lo
mismo con los descuentos $lobales en facturacin.
Sin embar$o, es necesario recalcar "ue es indispensable efectuar una conciliacin a
este informe, especialmente cuando existen devoluciones de inventarios. Esta
conciliacin radica en "ue toda entrada o salida de producto tiene su costo, y este
es de naturale)a positiva Ono existen costos en ne$ativoP.
:3/ V&*t!% "or -&%
Consta de un informe en sentido vertical donde se muestran mensualmente la
cantidad de unidades vendidas y su monto en unidades monetarias.
:3$. M% I*4or-&%
El sistema ofrece adicionalmente otros reportes "ue no son incluidos en la versin
estndar del pa"uete y "ue responden a una necesidad espec:fica de cada empresa.
Entre estos tenemos
Krdex por bode$a
5esumen de Existencias por Aode$a
Componentes por art:culo
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$/1

=nidades vendidas por mes
5es&menes de Ordenes de -roduccin
:1 OPERACIN DE PROCESOS PRINCIPALES
+------------------------------- MICRO XYSTEM--------------------------------+
EMPRESA: EMPRESA 4EMO FECHA + ;1I1EIE00E
+----------------------------------------------------------------------------+
Ejercicio 2002
+------------------------------------------------------------------------------+
+-----------------------+
Reclculo de Costos
Actualizar Listas
Recosteo
Mantenimiento
+-----------------------+

:1$ R&'l'ulo ,& 'o%to%
Este es un proceso de carcter interno "ue divide el costo total para el n&mero de
unidades presentes en inventario. Se lo debe reali)ar cuando !a existido
modificaciones si$nificativas de unidades o costos en las existencias.
:13 A'tu!l)<!r l)%t!%
(ediante la aplicacin de frmulas y en base a diversos parmetros se puede
cambiar las listas de precios formales, es decir, la , A, C y ', las cuales constan en
la fic!a de rt:culos.
4a explicacin de cda parmetro de actuali)acin de precios viene a continuacin.
) ACTUALI[AR LISTAS *)
Segn precio
+--------------------+
)** ACTUALI[AR LISTA **)
Precio (A,B,C,D): A
Factor: 10E0
+----------------------+
)****** JRUPOS ******)
Inicial :
Final:
+--------------------+
4a primera opcin es actuali)ar, en base al precio actual, una de cual"uiera de las
listas de precios formales, a la cual se le multiplica por un factor, lue$o el sistema le
solicitar los $rupos cuyas listas de precios se desea modificar.
Segn costo
+--------------------+
)****** JRUPOS ******)
Inicial :
Final:
+--------------------+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$/7

4a se$unda opcin es actuali)ar, en base al costo promedio actual, cual"uiera de las
listas de precios de los $rupos de art:culos esco$idos.
Segn ltimo costo
+--------------------+
)****** JRUPOS ******)
Inicial :
Final:
+--------------------+
4a tercera opcin es actuali)ar, en base al &ltimo costo, una de cual"uiera de las
listas de precios formales, a la cual se le multiplica por un factor, lue$o el sistema le
solicitar los $rupos "ue se desea modificar.
Segn frmula
+--------------------+
)** ACTUALI[AR LISTA **)
Precio (A,B,C,D): &
Frmula: A H10E0
+----------------------+
)****** JRUPOS ******)
Inicial :
Final:
+--------------------+
4a cuarta y &ltima opcin es actuali)ar, cual"uiera de las listas de precios formales,
mediante la aplicacin de una frmula, $eneralmente la multiplicacin de una lista
de precios por un factor, lue$o el sistema le solicitar los $rupos "ue se desea
modificar.
:11 R&'o%t&o
(ediante esta opcin se puede modificar el costo promedio actual de uno o ms
$rupos de art:culos, en base a un factor o en base al &ltimo costo.
+----- RECOSTEO -----+
Segn factor

+--------------------+
+----- FACTOR -----+
Factor: 10E0
+--------------------+
+------ GRUPOS ------+
Inicial :
Final:
+--------------------+
En el caso de esco$er la opcin Seg8n factor, el costo promedio actual es
multiplicado por un valor "ue el sistema solicita en con#unto con los Grupos de
rt:culos "ue se desea recostear.
+----- RECOSTEO -----+

Segn ltimo costo
+--------------------+
+------ GRUPOS ------+
Inicial :
Final:
+--------------------+
En el caso de esco$er la opcin Seg8n 8ltimo costo, el sistema recurre a la Cabla de
Entradas y Salidas, a#ustando el costo al valor mencionado de acuerdo a los Grupos
de rt:culos "ue se !ayan esco$ido.
En ambos casos, en la misma tabla de Entradas y Salidas se $eneran por cada
art:culo movimientos tipo C, tanto en positivos como en ne$ativos% por lo "ue,
necesariamente deber efectuarse el asiento de a#uste de inventarios respectivo.
El proceso de recosteo serv:a bsicamente para efectuar la correccin monetaria,
por lo "ue actualmente !an ca:do en desuso.
:17 M!*t&*)-)&*to
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$/2

Este proceso debe reali)arse siempre "ue por al$una circunstancia, el usuario no
!aya podido salirse normalmente del sistema.
+----- MANTENIMIENTO ------+
Reordenar Informacin
Recalcular Informacin
Regenerar Ventas/Compras
+--------------------------+
R&or,&*!r I*4or-!')(*. -ermite solucionar problemas con los arc!ivos de
:ndices del sistema, es obli$ado "ue el usuario por su se$uridad e#ecute este proceso
siempre "ue !aya una interrupcin en el correcto funcionamiento del pro$rama.
R&'!l'ul!r I*4or-!')(*. -ermite reali)ar nuevamente los clculos "ue afectan al
inventario, este proceso demorar de acuerdo a la cantidad de transacciones de "ue
se dispon$a.
R&g&*&r!r V&*t!%QCo-"r!%. -ermite traer nuevamente las transacciones de los
mdulos ?entas y Compras, en caso de "ue por cual"uier ra)n, estas transacciones
ten$an al$&n problema en el mdulo Aode$a.
6in$uno de los tres procesos da8an la informacin, en un ;;a de ocasiones
solucionan problemas ocurridos por fallos elFctricos de la red.
:7 OPERACIN DE PROCESOS MISCELANEOS
+------------------------------- MICRO XYSTEM--------------------------------+
MODULO : &O4EJA USUARIO+ OP
+----------------------------------------------------------------------------+
| |
+------------------------------------------------------------------------------+
+-----------------+
Escoger Empresa
Cambio fecha
Cambio Ejercicio
Secuencias
Parmetros Inv.
+-----------------+

:7$ E%'og&r E-"r&%!
Si en el (icro /ystem existen varias empresas, y est autori)ado para !acerlo, se
puede cambiar de una a otra, pero en el mismo mdulo.
0E EMPRESA 4EMO
01 EMPRESA INICIAL
0; EMPRESA 4E PRUE&A
+---------------------------------+
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$/9

:73 C!-+)o 4&'K!
Esto facilita el procesamiento de meses anteriores al actual, en vista "ue el sistema
predetermina ciertos ran$os de fec!as en base a la fec!a.
+-----------------------------+
+-----------------------------+
:71 C!-+)o E>&r')')o
Si en la empresa actual existen cerrados e#ercicios anteriores, es factible re$resar a
Fstos para efectuar cambios o visuali)ar la informacin, especialmente en los
mdulos de Ca#a N Aancos y Aode$a.
001 Inicio: 01I01I01 Cierre: ;1I1EI01
+--------------------------------------+
:77 S&'u&*')!%
En cada formulario debe implementarse una numeracin alfanumFrica "ue permita
diferenciar sus movimientos en el Hrdex de los art:culos. =na ve) inscrita la
secuencia el sistema avan)ar la numeracin en orden consecutivo cada ve) "ue se
in$rese en el formulario.
4as secuencias "ue contiene el sistema son.
+-------- SECUENCIAS ---------+
Transferencias..: TR000001
Orden de Produc.+ OT00000E
+-----------------------------+
:72 P!r-&tro% )*5&*t!r)o%
El &nico parmetro de inventario es el si$uiente.
+-------------- Parmetros Inventario --------------+
Detalle de Artculos (s/n)?..: N
+---------------------------------------------------+
Este implica la aparicin, en el momento de crear el art:culo en su fic!a, de la
si$uiente tabla.
+---------------------------------------------------+
Detalle...:
Detalle...:
Detalle...:
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$/0

Detalle...:
Detalle...:
+---------------------------------------------------+
Esta permite efectuar pormenori)ados detalles de los art:culos cuando la naturale)a
de Fstos lo exi#a. El caso ms patFtico es, por e#emplo, el del cal)ado, donde existe
color, modelo, tonalidad, tama8o, talla, etc.
El!+or!,o "or M!r'&lo Gu!-* ./011230.
$/:

Manual 1

Загружено:

Сведения о документе

Оригинальное название

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

Manual 1

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

MANUAL DE IMPLEMENTACION DEL

SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE

Вам также может понравиться