ANLISIS DE PROCESO

Sirve para los siguientes propsitos:

Identificar las tareas requeridas de cada individuo en la realizacin de su
trabajo
Mostrar donde se definen las responsabilidades y dentro de que lmites
Definir quin es el propietario de cada proceso (los responsables de su
ejecucin diaria)
Proveer un marco para desarrollar sus documentos
Facilitar la relacin entre los documentos requeridos y las funciones de la
empresa
DIAGRAMA DE FLUJO
Permite:
Ver un proceso o parte de l
Detectar cuellos de botella
Detectar ausencia o duplicacin de controles
Racionalizar la documentacin
Simplificar actividades
Ordenar el flujo de materiales, de productos y de informacin
Determinar la secuencia de los procesos de realizacin
Facilitar la elaboracin de la documentacin
Identificar los lugares en los cuales es necesario generar informacin
Facilitar la auditora de procesos y de productos
PROPSITO Y BENEFICIOS DE LA DOCUMENTACIN
Describir el SG de la organizacin
Suministrar informacin para grupos con funciones relacionadas, de manera
que puedan entender mejor las interrelaciones
Comunicar a los empleados del compromiso de la direccin con la calidad
Ayudar a los empleados a comprender su funcin dentro de la organizacin,
dndoles as un mayor sentido del propsito e importancia de su trabajo
Facilitar el entendimiento mutuo entre los empleados y la direccin
Brindar una base para las expectativas de desempeo laboral
Establecer cmo se van a realizar las actividades para lograr los requisitos
especificados
Suministrar evidencia objetiva de que los requisitos especificados se han
cumplido
Brindar una estructura de operacin clara y eficiente
Brindar una base para la formacin de nuevos empleados y la formacin
peridica de los empleados actuales
Brindar una base para el orden y equilibrio dentro de la organizacin
Brindar consistencia en operaciones basadas en procesos documentados
Brindar una base para la mejora continua
Brindar confianza en el cliente, basada en los sistemas documentados
Demostrar a las partes interesadas la capacidad dentro de la organizacin
Brindar una estructura de requisitos clara para los proveedores
Brindar una base para auditar el SG
Brindar una base para evaluar la eficacia y conveniencia continua del
sistema de gestin de la calidad
METODOLOGA PARA LA ELABORACIN Secuencia de pasos:
Poner la idea por escrito
Designar quienes prepararn los documentos
Documento consensuado por todos los actores (aprobacin)
Mecanismo para la revisin de la documentacin
Mecanismo para mantener y actualizar los documentos en los lugares de uso
MTODOS DE PREPARACIN DE LA DOCUMENTACIN DEL SG
Identificar los procesos necesarios para implementar eficazmente el SG
Entender interacciones entre los procesos
Documentar los procesos en la extensin necesaria
Acciones que pueden seguirse:
Dar formacin al personal involucrado
Determinar estructura y formato para los documentos propuestos
Elaborar diagramas de flujo de los procesos
Revisar y aprobar la documentacin antes de su liberacin
Validar la documentacin a travs de la implementacin
ACCIONES A SEGUIR, CUANDO SEA APLICABLE:
Decidir que requisitos de la documentacin del sistema de gestin se
aplican de acuerdo con la norma de referencia
Obtener datos acerca del sistema de gestin y de los procesos existentes,
por varios medios como cuestionarios, entrevistas
Establecer y enumerar los documentos del sistema de gestin existentes y
analizarlos para determinar su utilidad
Solicitar y obtener documentacin de fuentes adicionales o referencias de
unidades operacionales
Revisar y aprobar la documentacin antes de su liberacin.













MANUAL DE CALIDAD
La organizacin debe establecer y mantener un Manual de la calidad que incluya
como mnimo:
Alcance del SGC, incluyendo los detalles y la justificacin de cualquier exclusin
Procedimientos documentados establecidos para el SGC o referencia a los mismos
Descripcin de los procesos del SGC y sus interacciones
Estructura del Manual
La estructura del Manual es decisin de cada organizacin. Una estructura
convencional podra ser:
Seccin introductiva
ndice
Alcance
Exclusiones
Presentacin de la organizacin
Estructura organizativa
Gestin del manual
Seccin administrativo-tecnolgica
Estructura del Sistema de la calidad de la organizacin con la identificacin de los
requisitos de la NB-ISO 9001:2008 y la estructura de la documentacin de la
organizacin. Se deben establecer las referencias a los procedimientos, planes, etc.
POLTICA Y OBJETIVOS DE LA CALIDAD
El Manual de la calidad puede incluir una declaracin de la poltica y los objetivos de
la calidad.
La poltica de la calidad debera incluir el compromiso de cumplimiento con los
requisitos y de mejora continua de la eficacia del SGC. Los objetivos se derivan de la
poltica de la calidad y deben ser alcanzados. Cuando los objetivos se cuantifican se
convierten en metas y son medibles.
Poltica de la Calidad:
La alta direccin debe asegurarse de que la poltica de la calidad
Es adecuada al propsito de la organizacin,
Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la
eficacia del sistema de gestin de la calidad,
Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la
calidad,
Es comunicada y entendida dentro de la organizacin, y
Es revisada para su continua adecuacin.
Objetivos de la Calidad:
La organizacin debe asegurarse de que los objetivos de la Calidad, incluyendo
aquellos necesarios para cumplir los requisitos del producto
- Se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organizacin
- Los objetivos de la calidad deben ser medibles
- Los objetivos deben ser coherentes con la poltica de la calidad
PROCEDIMIENTOS
La norma NB-ISO 9001:2008 requiere especficamente que la organizacin tenga
procedimientos documentados para los seis requisitos siguientes:
4.2.3 Control de los documentos
4.2.4 Control de los registros
8.2.2 Auditoria interna
8.3 Control del producto no conforme
8.5.2 Accin correctiva
8.5.3 Accin preventiva
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos deben establecer la manera de proceder.
Estos contribuyen a que el SGC se mantenga por cuanto:
hacen que la gente trabaje de manera uniforme
permiten que el comportamiento de los procesos sea predecible
reducen la dependencia con respecto a determinadas personas para realizar
operaciones importantes
clarifican las responsabilidades
crean condiciones de autocontrol
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES DE LOS PROCEDIMIENTOS
Considerar los siguientes aspectos:
Definicin de las actividades de la organizacin, sus clientes y proveedores
Descripcin de los procesos en cuanto al texto y/o diagramas de flujo relacionados
con las actividades requeridas
Determinacin de las actividades que se deben realizar, quin o qu funcin
organizacional debe realizar, por qu, cundo, cmo y dnde
Descripcin de los controles de proceso y de los controles de las actividades
identificadas
Definicin de los recursos necesarios para el cumplimiento de las actividades (en
trminos de personal, formacin, equipos y materiales).
Definicin de la documentacin apropiada relacionada con las actividades
requeridas.
Definicin de los elementos de entrada (entradas) y resultados (salidas) del
proceso.
Definicin de las medidas por tomar
PRESENTACIN E IDENTIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DE LOS
PROCEDIMIENTOS
Los documentos del SG, cuentan con dos caractersticas importantes:
1 FORMATO - (forma) Presentacin uniforme para cada tipo de documento
El tipo de documento
El ttulo
La codificacin
El paginado (ej. x de y)
El nmero de revisin o edicin
La persona o sector que emite (opcional)
La persona o sector que revisa
La persona o sector que aprueba y libera para su distribucin
2 CONTENIDO - (fondo) Contenido uniforme en para cada tipo de documento
Ttulo
Objeto
Alcance
Documentos de referencia
Definiciones, smbolos y abreviaturas (opcional)
Responsabilidad y autoridad
Descripcin de actividades
Registros que se derivan de la ejecucin de las actividades del procedimiento
Referencias a planes o instrucciones aplicables
Revisin, aprobacin y actualizacin
Identificacin de los cambios






INSTRUCTIVOS DE TRABAJO
Tambin denominadas instructivos, son documentos que indican la forma
especfica en que se ejecuta una tarea y que se podra afectar por la falta de
estas instrucciones. Las instrucciones deben:
describir la forma en la cual se debe ejecutar una tarea particular
ser completas
estar suficientemente detalladas
ser claras
ser comprensibles para quienes la utilizan
estar redactadas en el lenguaje ms apropiado para el nivel educativo de los
usuarios
CONTENIDO DE LOS INSTRUCTIVOS
Deberan describir las actividades crticas y el grado de detalle podra
reducirse por la formacin del personal y cuando se cuente con la informacin
necesaria para hacer el trabajo correctamente.
TIPOS DE INSTRUCTIVOS
Para ejecucin de tareas de carcter operativo
Para ejecucin de tareas de inspeccin
Para ejecucin de tareas posventa, en especial cuando son realizadas por
subcontratistas
PLANES Y PROGRAMAS DE CALIDAD
La planificacin de la calidad puede abarcar:
La planificacin de los procesos
La planificacin de los productos
La planificacin estratgica
La planificacin de los ensayos/prueba y la inspeccin
OBJETIVO Contribuir a una mejor gestin de la calidad de la organizacin
TIPOS de planes y programas de calidad
Plan de gestin de la calidad
Plan de ensayo/prueba e inspeccin
Plan para las auditoras internas.
Plan para un proceso, producto, proyecto o contrato
ESPECIFICACIONES
CONCEPTO
Las especificaciones establecen, en forma escrita, los requisitos que deben
reunir los productos o procesos. Son nicas al producto y a la organizacin.
OBJETIVO
Son establecidas para dejar constancia de acuerdos con respecto a ciertos
requisitos que deben satisfacer los productos o procesos.
TIPOS de especificaciones
de productos
de procesos
de ensayos
de lmites permisibles
LISTADOS
Listado de proveedores aprobados:
Listados de clientes (Estado, sociedad)
Listados de las existencias (stocks)
Listados de procedimientos e instrucciones de trabajo
Listado de equipamiento
DOCUMENTOS EXTERNOS
Se debe tener en cuenta los documentos externos y su control. Los
documentos externos pueden incluir:
Dibujos del cliente
Especificaciones
Requisitos estatutarios y reglamentarios
Normas internacionales, nacionales, sectoriales, etc
Cdigos
Manuales de equipamiento, de mantenimiento
Legislacin vigente
REGISTROS DE CALIDAD
Los registros del SGC muestran los resultados logrados o brindan evidencia
que las actividades descritas en procedimientos e instrucciones se
desarrollaron. Los registros de la calidad constituyen la principal fuente de
informacin para demostrar la conformidad de los procesos, productos y del
SGC.
21 registros requeridos por la norma NB ISO 9001:2008
REQUISITOS Las organizaciones son libres de desarrollar otros registros que
puedan necesitarse para demostrar la conformidad de sus procesos,
productos y del SG.
CARACTERSTICAS Los registros deben:
Ser legibles
Identificables
Fcilmente recuperables
Estar disponibles
CONTROL DE LA DOCUMENTACION
Procedimiento documentado (4.2.3 NB ISO 9001:2008) que defina, entre
otros, los controles para:
Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin
Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente
Asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de
los documentos
Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables
se encuentran disponibles en los puntos de uso
Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente
identificables
Asegurarse que se identifican los documentos de origen externo y se
controla su distribucin
Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos e identificarlos
adecuadamente en el caso de que se mantengan por cualquier razn
CONTROL DE LOS REGISTROS
Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia
de la conformidad con los requisitos.
Establecer un procedimiento documentado para definir los controles
necesarios para: la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la
recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros
Se aplica de la misma forma al requisito 4.2.4 de la NB-ISO 9001