Manual Del Alumno Sap - Unidad de Aprendizaje II

MANUAL DEL ALUMNO SOFTWARE SAP ERP
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MANUAL DEL ALUMNO
SOFTWARE SAP ERP
UNIDAD DE APRENDIZAJE II
Mdulo financiero

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Material elaborado en el rea Administracin y Negocios de la Vicerrectora
Acadmica de pregrado INACAP, T&V Consultores Ltda. y la docente de
INACAP sede Santiago Centro Yasna Montenegro Fernndez.

Esta publicacin fue elaborada por Universidad Tecnolgica de Chile INACAP en el ao 2014.
Prohibida su reproduccin total o parcial sin la autorizacin del autor.
Esta obra es de uso exclusivo de alumnos y docentes del Sistema Integrado de Educacin Superior de INACAP, con fines estrictamente
acadmicos y no comerciales.

MANUAL DEL DOCENTE SOFTWARE SAP ERP por Universidad Tecnolgica de Chile INACAP se distribuye bajo una Licencia Creative
Commons Atribucin-NoComercial-SinDerivar 4.0 Internacional.

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Contenido
UNIDAD DE APRENDIZAJE II .................................................................................................................. 7
I. SOCIEDAD FI ................................................................................................................................. 8
Caractersticas ............................................................................................................................. 8
Mandante .................................................................................................................................... 9
Definicin de una sociedad ....................................................................................................... 10
Parmetros globales .................................................................................................................. 10
Segmento .................................................................................................................................. 10
II. SOCIEDAD CO ............................................................................................................................ 12
Caractersticas ........................................................................................................................... 12
Tareas de la Gestin Financiera ................................................................................................ 13
Tareas de Controlling ................................................................................................................ 16
Contabilidad de clase de costo .................................................................................................. 16
Integracin ................................................................................................................................ 19
III. GBI: Estructura para la contabilidad financiera ....................................................................... 23
Datos maestros ......................................................................................................................... 23
Plan de Cuentas ......................................................................................................................... 24
Integracin en CO ...................................................................................................................... 25
Cuentas de mayor ..................................................................................................................... 25
Cuentas Asociadas ..................................................................................................................... 27
Cuentas de acreedores .............................................................................................................. 28
Cuentas de deudores ................................................................................................................ 28
Cuentas de clientes ................................................................................................................... 29
Cuentas de proveedores ........................................................................................................... 29
IV. ACTIVOS FIJOS .......................................................................................................................... 30
Cuentas de Activos Fijos ............................................................................................................ 31
Clase de activos fijos ................................................................................................................. 31
Crear registro maestro de activos fijos ..................................................................................... 34
Crear varios registros de activos fijos similares ........................................................................ 34

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Subnmero de activo fijo .......................................................................................................... 35
Centros de Costos ..................................................................................................................... 36
Centros de costos y jerarqua estndar..................................................................................... 36
EJERCICIOS PRACTICOS N1 SEGUNDA UNIDAD ................................................................................. 37
Mdulo Financiero .............................................................................................................................. 37
EJERCICIO 1: Crear cuenta de mayor central ................................................................................ 38
EJERCICIO 2: Crear cuenta de mayor en el plan de cuentas ............................................................... 44
EJERCICIO 3: Crear cuenta de mayor en el segmento de sociedad .................................................... 47
EJERCICIO 4: Crear cuenta de mayor en base a datos ya existentes .................................................. 51
EJERCICIOS PRACTICOS N2 SEGUNDA UNIDAD ................................................................................. 55
Mdulo Financiero .............................................................................................................................. 55
EJERCICIO 1: Visualizar plan de cuentas .............................................................................................. 56
EJERCICIO 2: Mostrar plan de cuentas como ndice de cuentas ......................................................... 60
EJERCICIO 3: Visualizar cuentas de mayor ........................................................................................ 62
EJERCICIO 4: Visualizar cuentas de acreedor en la Sociedad ........................................................... 65
EJERCICIO 5: Copiar con modelo un acreedor que existe en una Sociedad (Dallas Bike) ................... 69
EJERCICIO 6: Modificar cuentas de acreedor y visualizar las modificaciones ................................... 75
EJERCICIO 7: Crear un dato maestro de deudor ................................................................................ 80
EJERCICIO 8: Creacin de centro de costo para activo fijo................................................................ 85
EJERCICIO 9: Crear dato maestro para activo fijo ............................................................................ 89
EJERCICIO 10: Crear muchos datos maestros de activos fijos simultneamente ............................ 95
EJERCICIO 11: Modificar datos maestros de activos fijos y visualizar modificaciones ................... 101
EJERCICIO 12: Crear sub-nmeros de activos fijos ........................................................................... 106
EJERCICIOS PRACTICOS N3 SEGUNDA UNIDAD ............................................................................... 111
Mdulo Financiero ............................................................................................................................ 111
EJERCICIO 1: Crear una clase de costo .............................................................................................. 112
EJERCICIO 2: Crear un centro de costo ............................................................................................ 115
EJERCICIO 3: rea de Jerarqua para centro de costo. .................................................................... 118
UNIDAD DE APRENDIZAJE II .............................................................................................................. 120

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I. DOCUMENTOS CONTABLES ............................................................................................................ 121
Clase de documentos ........................................................................................................................ 122
Clases de documentos estndar importantes................................................................................... 124
II. ALTA DE ACTIVO FIJO .................................................................................................................... 125
ALTA DE ACTIVO FIJO : Cambios en los registros maestros .............................................................. 126
Visualizar documentos ...................................................................................................................... 127
Anular documentos ........................................................................................................................... 128
Contabilizacin de anulacin normal, contabilizacin negativa ....................................................... 130
Cuentas de mayor especial ............................................................................................................... 131
EJERCICIO 1: Transferir fondos a una cuenta de banco .................................................................... 134
EJERCICIO 2: Visualizar documento en cuenta de mayor ................................................................. 137
EJERCICIO 3: Contabilizar compra de suministros de oficina. ........................................................... 141
EJERCICIO 4: Visualizar los saldos de una cuenta de mayor ............................................................. 144
EJERCICIO 5: Modificar un documento en la Gestin Financiera...................................................... 147
EJERCICIO 6: Visualizar modificaciones a un documento de Gestin Financiera ............................. 151
EJERCICIO 1: Contabilizar una factura de acreedor .......................................................................... 155
EJERCICIO 2: Contabilizar una factura de deudor ............................................................................. 159
EJERCICIO 3: Contabilizar un pago a acreedores............................................................................... 163
EJERCICIO 4: Anular un documento en la Gestin Financiera .......................................................... 171
EJERCICIO 5: Contabilizar un alta de activos fijos y visualizar Asset Explorer en el dato maestro ... 175
EJERCICIO 1: Ejecutar un reporte de finanzas ................................................................................... 185
EJERCICIO 2: Crear una variante para el balance .............................................................................. 187
EJERCICIO 3: Ejecutar un reporte de centros de costo ..................................................................... 192

6

EJERCICIO 4: Ejercitando SAP LIST VIEWER ....................................................................................... 196
EJERCICIO 5: Ejecutar un reporte de patrimonio de activos fijos ..................................................... 200
EJERCICIO 6: Ejecutar un cuadro de activos fijos .............................................................................. 202

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Mdulo financiero
Software SAP ERP

Aprendizajes esperados: Interpreta las transacciones financieras de la empresa para
generar informes contables a travs del uso de software ERP, analizando en equipo el
resultado obtenido, para dar soporte a la toma de decisiones.

2.1.1. Relaciona la operatoria lgica del mdulo financiero, considerando la estructura del software ERP

CRITERIOS DE EVALUACION

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I. SOCIEDAD FI

Caractersticas

La Sociedad FI Representa la mirada legal y/o organizacional de una empresa.

Conforma un marco que soporta las actividades del negocio en la manera deseada
por la administracin.

Permite la coleccin precisa y organizada de la informacin del negocio.

Soporta el desarrollo y presentacin de informacin relevante que permita y apoye
las decisiones del negocio.

FI es sin duda uno de los mdulos ms importantes de SAP ERP. El diseo del sistema est
basado en la perspectiva contable, donde la sociedad FI es el centro o columna vertebral
del sistema. Est diseado para atender todos los procesos financieros y contables de una

9

organizacin. Dentro de este mdulo, la informacin financiera est disponible para
cualquier revisin en tiempo real.

La funcionalidad de tiempo real de los mdulos de SAP permite que la toma decisiones y
la planificacin sean ms acertadas. El mdulo FI se integra con otros mdulos de SAP
como MM (Gestin de Materiales), PP (Planificacin de la Produccin), SD (Ventas y
Distribucin), PM (Mantenimiento de Planta) y PS (Gestin de Proyectos).

El mdulo FI tambin se integra con HCM (Gestin de Recursos Humanos) que incluye PA
(Administracin de Personal), PT (Gestin de Tiempos), PY (Nmina), Gestin de Gastos de
Viajes.

Cuando una transaccin en el sistema genera un documento y este tiene un impacto
contable, el documento contable es generado automticamente, como as mismo cuando
corresponde los documentos de gestin. Esto se lleva a cabo principalmente a travs de la
parametrizacin de las tablas de determinacin de cuentas.

En el contexto de la estructura organizativa de SAP, LA Sociedad FI depende de una
entidad previa denominada mandante.

Mandante

El mandante es el nivel ms alto en la jerarqua del sistema SAP ERP. En trminos
empresariales, el mandante es el equivalente a un grupo corporativo o holding y la
Sociedad FI es la estructura bsica que representa una unidad jurdicamente
independiente que debe presentar Balances y Estados de Resultados. Habr tantas
sociedades FI en el sistema como empresas independientes tenga el Holding.

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Definicin de una sociedad

- Clave de la sociedad de 4 caracteres
- Sociedad
- Ciudad
- Pas
- Moneda
- Idioma
- Direccin

Parmetros globales

- Plan de Cuentas
- Ejercicio
- Valores propuestos de la sociedad

Segmento

La empresa podra eventualmente requerir balances y estados de resultados por unidades
diferentes a la sociedad financiera. Para esto SAP provee, entre otros, los conceptos de:

11

Divisin
Centro de beneficio
Segmento

Divisin: Son reas de operacin independientes dentro de una organizacin que se
pueden utilizar para todas las sociedades.

Centro de Beneficio: Permite tener un balance y un estado de resultados por unidades de
negocios.

Segmento: Conforme a los principios contables internacionales (IFRS 8 y SFAS 131), las
empresas deben proporcionar informacin en sus informes sobre los resultados
financieros de los segmentos operativos.

Los segmentos constituyen campos o reas de negocio principales como por ejemplo:
Para el caso de GBI: Bicicletas y accesorios

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II. SOCIEDAD CO

Caractersticas

Es la estructura ms alta para la contabilidad de gestin, la cual puede tener
asignadas tantas sociedades financieras como el modelo empresa lo requiera.

La nica condicin exigida por el sistema es que estas sociedades financieras
compartan el mismo plan de cuentas.

Representa la vista legal y/u organizacional de una empresa.

Da el marco que soporta las actividades del negocio de la manera deseada por los
gerentes.
Permite la recoleccin acuciosa y organizada de la informacin de la empresa.

Da soporte al desarrollo y presentacin de informacin relevante en orden a
respaldar la toma de decisiones.

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Tareas de la Gestin Financiera

El control de toda empresa y la integracin de la informacin financiera son bsicos para
tomar decisiones estratgicas. SAP ERP permite realizar un seguimiento centralizado de
los datos de gestin financiera dentro de un marco internacional integrado por varias
empresas, idiomas, monedas y planes de cuentas.

La funcin de la gestin financiera cumple los estndares de contabilidad internacional,
como GAAP e IAS. Adems cumple los requisitos legales locales de muchos pases y refleja
totalmente los cambios contables y legales derivados del nuevo mercado comn europeo
y la unificacin de monedas.

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Gestin Financiera gira en torno al Libro Mayor, al tratamiento de deudores y acreedores
y a la contabilidad de activos fijos.

Libro Mayor: Contiene un registro de todas las operaciones comerciales relevantes para la
contabilidad que afectan las cuentas de mayor desde una perspectiva empresarial. Todos
los libros mayores se estructuran en funcin de un plan de cuentas.

El plan de cuentas contiene definiciones estructuradas de todas las cuentas de mayor en
el libro mayor. Estas definiciones incluyen bsicamente el nmero de la cuenta, el nombre
de la cuenta y la clasificacin de la cuenta de mayor como cuenta de Balance o cuenta de
Prdidas o Ganancias. Para una mayor claridad, el libro mayor contiene a menudo slo
contabilizaciones colectivas. En estos casos, los datos de contabilizacin se representan de

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distinto modo en los llamados libros auxiliares, que transfieren sus datos comprimidos al
libro mayor. Las cuentas asociadas enlazan los libros auxiliares con el libro mayor en
tiempo real.

La contabilidad de acreedores registra las operaciones comerciales relativas a las
relaciones con los proveedores. Muchos de sus datos provienen de la gestin de
aprovisionamiento.

La contabilidad de deudores registra las operaciones comerciales relativas a las relaciones
con los clientes. Muchos de sus datos provienen de la gestin de pedidos.

La contabilidad bancaria da soporte a la contabilidad de flujos de caja y se lleva a nivel de
cuentas de mayor.

La contabilidad de Activos Fijos registra todas las operaciones comerciales relativas a la
gestin de activos fijos. Todas las contabilizaciones que se ejecutan para el activo fijo
(adquisiciones, bajas, amortizaciones, etc.) se registran dentro de la sociedad asignada.

SAP da soporte para la valoracin con distintos enfoques de los activos. Por ejemplo:
Balance contable, fiscal, normas paralelas, etc.

El libro Mayor se gestiona a nivel sociedad, en el que la ley solicita los balances y los
Estados de Resultado.

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Tareas de Controlling

Controlling tiene asignada la tarea de registrar en detalle todos los gastos e ingresos
relacionados con la empresa para proporcionar informacin ms exacta acerca de la
utilizacin de los costos y los activos fijos en la empresa.

Contabilidad de clase de costo

Proporciona toda la informacin relacionada con costos y beneficios de la organizacin.

Este mdulo est plenamente integrado con FI, por lo que todos los asientos contables se
actualizan automticamente desde FI (Contabilidad Financiera) a CO. Los elementos de
costos son la base para la contabilidad de costos, ya que la Contabilidad de Centros de

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Costo proporciona informacin relacionada con los costos del negocio. Los Centros de
Costo dentro de SAP son normalmente asignados a departamentos concretos o a
managers responsables de ciertas reas de la empresa. Marketing, Compras, Recursos,
Finanzas, Facilities, IT, Administracin, Legal, Pedidos e incluso Calidad son normalmente
gestionados con Centros de Costos. Adems, los Centros de Costo especficos son
usualmente creados para cada rea funcional, permiten al usuario ver los costos de cada
cuenta asignada a un elemento de costo.

El Controlling de gastos generales se centra en asumir los costos que no se pueden asignar
directamente a los bienes y servicios de una empresa y cuando sea posible, imputarlos
basndose en la relacin causa-efecto. Estos costos se asignan, por ejemplo, a centros de
costos u rdenes CO. Por lo tanto, los centros de costo proporcionan informacin acerca
del punto de la empresa en la que se produjeron los costos. Esto significa que dentro del
marco del proceso de planificacin no slo se pueden planificar costos, sino tambin
servicios internos. Adems, se pueden utilizar tambin para calcular precios de clase de
actividad. Si a lo largo de los aos los centros de costos prestan servicios a otros centros
de costos o al rea de valor aadido de la empresa, los servicios, evaluados con precios, se
asignarn a los receptores correspondientes (consumidores).

Al final del perodo, los saldos de los objetos de gastos generales se determinan e imputan
al Controlling de costos del producto o al Controlling de ventas y resultados. As pues, el
Controlling de gastos generales estudia la causa de los costos en las reas funcionales de
la empresa. La parte correspondiente a los gastos generales ha aumentado rpidamente
en muchas empresas. Mientras que se ha logrado un gran avance en el Controlling de
costos y la optimizacin de procesos en las reas de produccin, los gastos generales
siguen sin ser demasiado transparentes, lo cual quiere decir que sigue siendo difcil
evaluar a qu se deben dichos costos.

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La contabilidad de costos por procesos dentro del Controlling de gastos generales
proporciona un acceso fcil a otros mtodos para costes de imputacin multifuncionales
orientados a los procesos.

El Controlling de costos del producto asimila los costos de creacin de bienes y servicios
(y, en algunos casos, los ingresos derivados de ellos), y los liquida en Gestin financiera o
en el Controlling de ventas y resultados. De este modo, registra el motivo por el que se
producen los costos antes de liquidarlos en los resultados. Se utiliza para calcular y evaluar
los costos de produccin de un producto y de los costos o ingresos derivados de la
prestacin de un servicio o la ejecucin de un proyecto (tanto planificado como real).

Esto significa que proporciona las herramientas para realizar un amplio anlisis de los
procesos de valor aadido en una empresa.

La cuenta de resultados se utiliza para la planificacin de la empresa y para visualizar el
grado de xito de la empresa. Aqu se observan dos vistas principales: Por un lado, lavista
externa del mercado para analizar segmentos de mercado (cuenta de resultados); por el
otro lado, la vista interna de partes individuales de la empresa responsable del beneficio
(contabilidad de centros de beneficio). La cuenta de resultados se centra en el anlisis de
los beneficios a partir de las actividades de la empresa en el mercado externo.

Ofrece la posibilidad de confirmar el grado de rentabilidad de la empresa en distintos
segmentos del mercado (modalidad de inversin, cliente, etc.) y cmo evoluciona este
dato a lo largo del tiempo. Cuando se instala la contabilidad de centros de beneficio, se
asigna un centro de costo concreto a cada objeto por el que se producen gastos e ingresos
en el sistema.

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La contabilidad de centros de beneficio analiza el xito de las subdivisiones de la empresa
que son responsables del beneficio. Puede visualizar el mercado interno de la propia
empresa, sobre todo gracias a la funcin "enfoques de valoracin paralela y precios de
transferencia Cuando se contabilizan datos en un objeto al que se ha asignado un centro
de beneficio, los datos se transfieren automticamente a la contabilidad de centros de
costo como datos estadsticos. De este modo, los datos reales de los objetos asignados se
actualizan en la contabilidad de centros de beneficio.

Integracin

En los distintos procesos de tipo empresarial, como de compra a pago (compras), de plan
a producto (produccin) y de pedido a caja (ventas), es necesario visualizar los flujos de
valor y cantidad internos y externos de forma claramente diferenciada. De entre los
distintos componentes financieros, se visualizan los flujos de cantidad de servicios y costos

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que se necesitan para una gestin financiera eficaz. El componente de aplicacin Gestin
financiera de SAP ERP Financials es una fuente primaria de datos para Controlling. La
mayora de contabilizaciones de gastos relacionadas con el libro mayor dan lugar a una
contabilizacin de costos en Controlling. Estas contabilizaciones en las cuentas de gastos
del libro mayor pueden ser partidas individuales, o bien pueden ser creadas por
contabilizaciones de acreedores o contabilizaciones de amortizaciones a partir de la
contabilidad de activos fijos o de otras aplicaciones de SAP ERP. De este modo, las
contabilizaciones de gastos e ingresos en Gestin financiera, por ejemplo, dan lugar a
costos e ingresos en Controlling, con lo que se facilita el objeto de imputacin
correspondiente. Los costos individuales atribuibles directamente se contabilizan en el
objeto de costo en el Controlling de costos del producto por el que se han producido los
costos (costos individuales de rdenes de produccin, pedidos de cliente, etc.)

La orden CO es una herramienta financiera muy flexible que se puede utilizar de muchas
formas distintas para documentar los costos y, a veces, tambin los ingresos. Las rdenes
CO se utilizan para planificar, supervisar e imputar costos por tareas internas.

Los gastos generales que no se pueden atribuir directamente se contabilizan primero en el
rea de responsabilidad correspondiente, el centro de costo, a partir de donde se
contabilizan en objetos de costo mediante distintos procedimientos siguiendo una
relacin causa-efecto. Tradicionalmente, los gastos generales se imputan de los centros de
costo a los objetos de costo mediante distintos mtodos, como los recargos de gastos
generales y las facturaciones de actividad. Por contra, la contabilidad de costos por
procesos asigna los costos a procesos empresariales y no es importante qu unidad
organizativa ha generado los costos.

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Un proceso es un objeto multifuncional que puede obtener recursos de todos los centros
de costo de una sociedad CO. Del mismo modo, se puede realizar una contabilizacin
directa de ingresos desde Gestin financiera en la cuenta de resultados o, por ejemplo, en
un objeto de costo susceptible de generar ingresos (por ejemplo, un proyecto o un pedido
de cliente). Adems, se puede producir un flujo de retroceso desde Controlling a Gestin
financiera si los costos de fabricacin se activan como productos elaborados o trabajo en
curso.

Con la cuenta de resultados se puede analizar la rentabilidad de segmentos del mercado
externo. Estos segmentos se pueden definir por productos, clientes, reas geogrficas y
otras caractersticas, en funcin de las unidades organizativas internas, como sociedades o
divisiones. La finalidad de la cuenta de resultados es dar soporte a direccin, ventas,
marketing, planificacin y otros grupos dentro de la organizacin proporcionando
herramientas orientadas al mercado para la toma de decisiones.

Con el anlisis de centro de beneficio se pueden analizar las prdidas y ganancias internas
de los centros de beneficio. Esto permite evaluar distintas reas o unidades de la empresa
con balances y cuentas P y G independientes. Los centros de beneficio se pueden
estructurar por regiones (subsidiarias, centros), funciones (fabricacin, ventas) o
productos (grupos de productos, modalidades de inversin).

Con la contabilidad de centros de beneficio se puede acceder a aspectos internos de la
rentabilidad. Esta vista interna de la rentabilidad permite medir el xito de un centro de
beneficio concreto a partir de los objetivos de rentabilidad de cada rea de
responsabilidad. La contabilidad de centros de beneficio puede presentar informes acerca
de determinadas posiciones de balance, como activos fijos, crditos/obligaciones,

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inventarios de materiales y trabajo en curso. Esto permite determinar ciertos ratios
financieros como ROI (rendimiento de la inversin).

Tambin se integran en Controlling otras soluciones SAP, como SAP ERP Human Capital
Management y los procesos logsticos (aprovisionamiento, gestin de pedido de cliente,
produccin o sistema de proyectos). La asignacin de empleados en SAP ERP HCM a
determinados centros de costo permite imputar directamente a los centros de costo los
costos asociados a la nmina de personal y a la planificacin de costos de personal. Del
mismo modo, los gastos en tiempo real o las contabilizaciones de costos en Gestin
financiera y Controlling se crean a raz de determinados movimientos de mercancas en los
procesos logsticos. Por ejemplo, una salida de mercancas para una orden de fabricacin
genera costos directos para la orden, mientras que al mismo tiempo se contabiliza
automticamente un consumo de mercancas (prdidas y ganancias) respecto al stock
(balance) en Gestin financiera.

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III. GBI: Estructura para la contabilidad financiera

Datos maestros

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Plan de Cuentas

Es una variante que contiene la estructura y la informacin bsica sobre las cuentas de
mayor se requieren tres pasos para crear y utilizar un plan de cuentas:

1. Definir el plan de cuentas.

El plan de Cuentas se define con un ID de 4 caracteres.

2. Definir las propiedades del plan de cuentas.

El plan de Cuentas se define con un ID de 4 caracteres.

El usuario define los componentes del plan de cuentas. (Idioma, longitud
del Nro. de cuenta de mayor, etc)

3. Asignar el plan de cuentas a sociedades.

El plan de cuentas se debe asignar a cada sociedad para que sta pueda
comenzar a crear las cuentas de mayor en l.

Informacin General

Idioma de actualizacin.
Longitud del nmero de cuenta mayor (puede ser de entre 1 y 10 dgitos).

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Integracin en CO

Creacin automtica o manual de elementos

Consolidacin

Plan de cuenta de grupo

Cada sociedad debe tener asignado un plan de cuentas para poder operar contablemente.

Un mismo plan de cuentas puede ser asignado a varias sociedades (Principio de Variante).

Cuentas de mayor

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Todas las sociedades que quieren utilizar una cuenta del plan de cuentas asignado deben
crear un segmento de sociedad propio.

Como el nmero y el nombre de la cuenta, se actualizan en el segmento plan de cuentas,
la cuenta tiene el mismo nmero y nombre en todas las sociedades asignadas.

La Gestin financiera gira en torno al libro mayor (LM), al tratamiento de deudores y
acreedores, y a la contabilidad de activos fijos.

El libro mayor contiene un registro de todas las operaciones comerciales relevantes para
la contabilidad que afectan a cuentas de mayor desde una perspectiva empresarial. Todos
los libros mayores se estructuran en funcin de un plan de cuentas.

27

El plan de cuentas contiene definiciones estructuradas de todas las cuentas de mayor en
el libro mayor. Estas definiciones incluyen bsicamente el nmero de cuenta, el nombre
de la cuenta de mayor y la clasificacin de la cuenta de mayor como cuenta de prdidas y
ganancias o cuenta de balance.

Cuentas Asociadas

Para una mayor claridad, el libro mayor contiene a menudo slo contabilizaciones
colectivas. En estos casos, los datos de contabilizacin se representan de distinto modo en
los llamados libros auxiliares, que transfieren sus datos comprimidos al libro mayor. Las
cuentas asociadas enlazan los libros auxiliares con el libro mayor en tiempo real. En
cuanto se realiza una contabilizacin en una cuenta de contabilidad auxiliar, la misma
contabilizacin se realiza en la cuenta asociada correspondiente en el libro mayor.

Las Cuentas asociadas son cuentas de mayor asignadas a registros maestros de
interlocutor comercial para registrar todas las operaciones en el libro auxiliar.

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Todas las contabilizaciones en las cuentas de contabilidad auxiliar se contabilizan
automticamente en las cuentas asociadas asignadas.

Puede definir una cuenta de mayor como una cuenta asociada registrando una de las
siguientes clases de cuenta en el campo Cuenta asociada para clase de cuenta:

D para deudores
K para acreedores

La cuenta asociada solo ser vlida entonces para la clase de cuenta especificada.

Las cuentas asociadas tpicas son las cuentas DEUDORES y ACREEDORES.

Cuentas de acreedores

Registra los asientos contables generados como resultado de la actividad de compras a
proveedores. Se generan, adems, asientos automticos en el Libro Mayor. La
funcionalidad de este mdulo tambin permite la automatizacin de pagos a travs de
diferentes hitos predefinidos.

Cuentas de deudores

Responsable de gestionar la contabilizacin generada como resultado de las ventas a
clientes. Los asientos contables se actualizan automticamente en el Libro Mayor. Dentro
de este sub-mdulo se pueden sacar histricos de deudas y anlisis de clientes especficos.

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Est integrado con el Libro Mayor (FI-GL), Ventas y Distribucin (SD) y Libro de Caja.

Cuentas de clientes

Cuentas por cobrar (FI-AR)

Informacin con respecto a los clientes (ventas y pagos realizados).
Integracin sustantiva e importante entre Ventas y Distribucin (SD) y
Contabilidad Financiera (FI).

Cuentas de proveedores

Cuentas por Pagar (FI-AP)

Informacin con respecto a los proveedores (compras y pagos realizados).
Integracin sustantiva e importante entre Administracin de Materiales
(MM) y Contabilidad Financiera (FI).

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IV. ACTIVOS FIJOS

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Cuentas de Activos Fijos

La Contabilidad de activos fijos (AA) registra todas las operaciones comerciales relativas a
la gestin de activos fijos. Todas las contabilizaciones que se ejecutan para el activo fijo
(adquisiciones, bajas, amortizaciones, etc.) se registran dentro de la sociedad asignada. A
menudo, las listas de activos fijos y los movimientos deben evaluarse de distinta forma
para fines diferentes, por ejemplo, deberan utilizarse enfoques de valoracin distintos
para:

Balance comercial de una cuenta segn las necesidades regionales.
Balances contables para fines fiscales (siempre que se permita otra valoracin).
Contabilidad interna (clculo del coste).
Normas de contabilidad paralela para el saldo de cuentas en grupo.

Clase de activos fijos

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Los activos se asignan a clases de activos fijos.

Las clases de activos fijos constan de una seccin de datos maestros y una seccin de
datos de valoracin.

Las clases de activo fijo se crean a nivel mandante. Tambin se asignan al menos a un plan
de valoracin, para permitirle completar la clase de activos fijos con valores propuestos
para las condiciones de amortizacin para cada rea de valoracin.

Para cada rea de valoracin puede proponer los atributos de amortizacin para los AF y
puede elegir que el sistema los especifique. Si los propone, stos pueden sobrescribirse si
es necesario.

Tambin se puede vincular una clase de activos fijos a diversos planes de valoracin. Esto
permite contar con un catlogo de clases globalmente uniforme a pesar de las diferentes
reas de valoracin.

33

La clase de AF es el principal criterio para clasificar los activos. En otras palabras cada
activo se asigna slo a una Clase de Activos. Se pueden especificar ciertos parmetros de
control y valores propuestos para el clculo de la amortizacin y otros datos maestros en
cada clase de activos fijos.

34

Crear registro maestro de activos fijos

Crear varios registros de activos fijos similares

35

Subnmero de activo fijo

36

Centros de Costos
Estructura organizativa como jerarqua estndar

Centros de costos y jerarqua estndar

37

EJERCICIOS PRACTICOS N1
SEGUNDA UNIDAD
Mdulo Financiero

Criterios de evaluacin
2.1.1. Relaciona la operatoria lgica del mdulo financiero, considerando la estructura del software
ERP

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EJERCICIO 1: Crear cuenta de mayor central

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Datos Maestros Cuentas de Mayor
Tratamiento Individual FS00 - Central

Hacer doble click en opcin FS00-Central

El sistema mostrar la siguiente pantalla:

39

En el campo Cta. Mayor ingresar la cuenta a crear segn el siguiente formato:
100###. Donde ### = nmero de grupo.
En el campo Sociedad ingresar la sociedad que le corresponda segn curso y sede.
Hacer click en el botn (crear)

40

A continuacin se habilitarn los siguientes campos de la pantalla:

En el campo Grupo de cuentas, elegir grupo LA (Activos lquidos)
Marcar campo Cuenta de Balance
En Texto Breve ingresar Banco
En Texto explicativo ingresar Banco Inacap ### (segn el nro. De grupo)

El resultado ser el siguiente:

41

A continuacin hacer click en la pestaa , y aparecer la siguiente
pantalla:

Moneda de la cuenta : USD
Marcar flag Saldos solo en moneda local

42

Marcar flag Visualizacin partidas individuales
Clave de clasificacin : 001

43

A continuacin click en pestaa , y aparecer la siguiente pantalla:

En campo Grupo status campo ingresar : ZGBS
Marcar flag : Relevante para movimiento caja
Una vez rellenados los campos indicados, hacer click en botn (grabar)
El sistema responder:

Despus click en para volver al men de entrada SAP Easy

44

EJERCICIO 2: Crear cuenta de mayor en el plan de cuentas

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Datos Maestros Cuentas de
Mayor Tratamiento Individual FSP0 En el plan de cuentas

Hacer doble click en opcin FSP0-En el plan de cuentas.
El sistema mostrar la siguiente pantalla, donde debern ser llenados los campos
indicados:

45

101###. Donde ### = nmero de grupo
En el campo Plan de Cuentas ingresar GL00

A continuacin se habilitarn los siguientes campos de la pantalla:

En el campo Grupo de cuentas, elegir grupo LA (Activos Lquidos)
Marcar campo Cuenta de Balance
En Texto Breve ingresar Banco
En Texto explicativo ingresar Banco Inacap-2 ### (segn el nro. De grupo)

46

El resultado ser el siguiente:


47

EJERCICIO 3: Crear cuenta de mayor en el segmento de sociedad

Tratamiento Individual FSS0 En la sociedad

Hacer doble click en opcin FSS0 En la sociedad

48

El sistema mostrar la siguiente pantalla, donde debern ser llenados los campos
indicados:

Moneda de la cuenta : USD
Marcar flag Saldos solo en moneda local
Marcar flag Visualizacin partidas individuales
Clave de clasificacin : 001

49

A continuacin hacer click en la pestaa, y aparecer la siguiente
pantalla, en la que se debern llenar los siguientes datos:

En campo Grupo status campo ingresar : ZGBS
Marcar flag : Relevante para movimiento caja

50



51

EJERCICIO 4: Crear cuenta de mayor en base a datos ya existentes

Tratamiento Individual FS00 - Central

Hacer doble click en opcin FS00-Central

El sistema mostrar la siguiente pantalla:

52

102###. Donde ### = nmero de grupo
En el campo Sociedad ingresar la que corresponda.

Hacer click en el botn (crear con modelo)

El sistema presentar la siguiente pantalla, en la que se debe ingresar el nmero de la
cuenta con cuyos datos se crear la nueva cuenta, y la sociedad donde est creada la
cuenta que servir de modelo:

53

Hacer click en el botn

A continuacin el sistema mostrar la cuenta recien creada, pero con los datos de la
cuenta utilizada como modelo. Por lo tanto habr que modificar los datos
correspondientes a la cuenta nueva.

54

En este caso solo modificaremos los datos correspondientes a la descripcin de la cuenta.

Los dems datos no sern modificados ya que se trata del mismo tipo de cuenta.


55

SEGUNDA UNIDAD
Mdulo Financiero

ERP

56

EJERCICIO 1: Visualizar plan de cuentas

Use el men de acceso SAP Easy para revisar en un listado del libro mayor, las cuentas de
mayor que son parte de su plan de cuentas. Para cada cuenta, el plan de cuentas contiene
el nmero de la cuenta, el nombre de la cuenta e informacin tcnica adicional.

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Sistema de Informacin Informes de
Libro Mayor (Nuevo) Datos Maestros Plan de Cuentas

En el campo Plan de cuentas, use F4 para encontrar y seleccionar el plan de cuentas
global de GBI (GL00), ingrese 1 en el campo Planes de Cuentas Sin asignar

57

Una vez rellenados los campos indicados, hacer click en botn ejecutar

58

Con los resultados obtenidos, en la siguiente tabla registre los nombres de las cuentas
contables:

59

Una vez realizado esto haga click en este botn para volver al men principal SAP Easy

Nmero de Cuenta Nombre de la Cuenta
100000
200100
300000
310000
600000
700000
720300
740300
741500
770000

60

EJERCICIO 2: Mostrar plan de cuentas como ndice de cuentas

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Sistema de Informacin
Informe de Libro Mayor (Nuevo) Datos Maestros ndice de Cuentas

Ingrese GL00 en el campo Plan de cuentas.

61

Una vez rellenados los campos indicados, hacer click en botn ejecutar

Click en botn Para retornar al men principal de SAP Easy.

62

EJERCICIO 3: Visualizar cuentas de mayor

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Datos Maestros Cuenta de Mayor
Tratamiento Individual Central

63

En el campo Cta. Mayor use F4 para abrir la ventana de bsqueda
En la venta siguiente:
o Ingrese Alternate* en el campo Texto explicativo
o Ingrese EN en Clave de idioma
o Ingrese GL00 en Plan de cuentas

Click en

64

65

EJERCICIO 4: Visualizar cuentas de acreedor en la Sociedad

Al visualizar una cuenta de acreedor se puede comprender sus partes y/o segmentos
generales y de Sociedad.

Finanzas Gestin Financiera Acreedores Datos Maestros Visualizar

En el campo Acreedores use F4 para abrir la ventana de bsqueda

Vaya a la ventana Acreedores por pas /Sociedad:
Ingrese DALLAS* en el campo Nombre
Ingrese US00 en el campo Sociedad

66

Click en

67

Selecciones el Acreedor 103###

Click en

Marque la casilla Marcar Todo en la barra de herramientas de la transaccin

68

Click en aparecer un mensaje sobre
no haga caso y vuelva a dar Click en

Ahora puede visualizar las carpetas del acreedor y contestar las siguientes
preguntas:

69

Cul es el concepto de bsqueda de su Acreedor?

_________________________________________________________________

Cul es la Cuenta Asociada de su Acreedor?

_________________________________________________________________

Cul es la Condicin de Pago de su Acreedor?

_________________________________________________________________

EJERCICIO 5: Copiar con modelo un acreedor que existe en una Sociedad
(Dallas Bike)

Como sabemos hemos creado tantas Sociedad Financieras como sedes y cursos existen a
lo largo del pas, esto quiere decir que nuestras Sociedades no tienen todos los datos
maestros que tiene la Sociedad US00, por lo tanto lo ideal es copiar algunos datos
necesarios para el buen desarrollo de las actividades.

En el caso de un acreedor.

Vamos a visualizar.

70

Iniciamos la bsqueda.

71

Como dato de bsqueda utilizamos el nombre DALLAS*, esto quiere decir que el
sistema buscara todas las coincidencias de acreedores con nombre DALLAS, el
asterisco significa que despus de l puede haber cualquier otra cosa.

Presionamos ENTER

72

Como vemos en la imagen aparecen muchos acreedores en la Sociedad US00 y que estn
numerados de la siguiente manera: 103000, 103001, 103002.103999

Esto quiere decir que SAP en la Sociedad US00 entrega para efectos de la asignatura un
acreedor para cada usuario, entonces podramos crear con modelo un acreedor para
nuestra Sociedad segn corresponda, hay que mencionar que hacer esto tiene mucha
importancia ya que este acreedor es utilizado en actividades que usted ver ms adelante.

73

Vamos a crear con modelo.

Como aparece en la imagen, va a colocar el acreedor segn el usuario que
corresponda y la sociedad que tiene asignada, la copia con modelo la obtiene de la
sociedad US00, presione ENTER Y LUEGO GRABAR

74

Al visualizar los acreedores de un determinado curso ver que la Sociedad tiene los
datos necesarios para seguir trabajando.

75

EJERCICIO 6: Modificar cuentas de acreedor y visualizar las modificaciones

Finanzas Gestin Financiera Acreedores Datos Maestros Modificar

Ingrese el Acreedor 103### en el campo Acreedor

76

Ingrese Sociedad #### en el campo Sociedad
Marque slo la casilla Gestin de cuenta

Click en

En el campo Clave de clasificacin indique 002

77

Presione y la modificacin quedar grabada.

Para visualizar las modificaciones vuelva a ingresar a la transaccin visualizar y siga el
siguiente camino.

78

Entorno Modificaciones cta. Campos (todos) y podr visualizar las modificaciones hechas
al dato maestro.

Modifique tambin el concepto de bsqueda para facilitar el trabajo de ejercicios
posteriores por GBI-###, donde ### es su nmero de usuario asignado para esta
asignatura.

79

Ejemplo:

80

EJERCICIO 7: Crear un dato maestro de deudor

Finanzas Gestin Financiera Deudores Datos Maestros Crear

Ingrese el Grupo de cuentas DEBI
Ingrese la Sociedad ####

Click en

81

Ingrese los siguientes datos:

o Tratamiento = Empresa
o Nombre = Sea creativo y agregue su nmero de grupo ###
o Poblacin = Los ngeles
o Pas = US

82

o Pase al segmento Sociedad con el botn
o Ingrese la cuenta asociada = 110000
o Ingrese la clave de clasificacin = 001

83

Pase a la pestaa

o Ingrese la condicin de Pago = 0002

84

Presione el botn grabar y el sistema le entregar un mensaje de que el
Deudor fue creado y le dar el nmero ya que la asignacin era interna.

85

EJERCICIO 8: Creacin de centro de costo para activo fijo

Para crear un dato maestro de activo fijo debemos crear antes un centro de costo para
posteriormente asignarlo a los activos fijos que necesitemos.
Vamos a la siguiente ruta:

86

Figamos la Sociedad CO NA00 si es que anteriormente no la hemos fijado LUEGO
ENTER

Utilizaremos del cdigo de centro de CCAF###, recuerde la validez del dato
maestro que est creando, ya que la fecha indicada representa la continuidad en el
tiempo del dato...Presione ahora DATOS MAESTROS

87

Ahora complete los campos como aparece en la imagen, no olvide que el rea de
jerarqua corresponde a su curso, igualmente para la sociedad.

88

POR ULTIMO GRABAR

89

EJERCICIO 9: Crear dato maestro para activo fijo

Finanzas Gestin Financiera Activos Fijos Activo Fijo Crear Activo Fijo

Seleccionamos la clase de activo fijo y asignamos la sociedad donde queremos
crearlo... PARA EL EJEMPLO VAMOS A CREAR UN MUEBLE

90

PRESIONAMOS ENTER

91

Seleccione datos maestros.

Ingresamos la denominacin como aparece en el ejemplo.

92

Vamos a la pantalla dependiente de tiempo
Agregue el centro de costo.

93

Por ltimo agregue la valoracin o vida til del bien.

94

Luego grabe y el sistema le entregar el nmero del AF.

95

EJERCICIO 10: Crear muchos datos maestros de activos fijos
simultneamente

Finanzas Gestin Financiera Activos Fijos Activo Fijo Crear Activo Fijo

96

El procedimiento para crear Activos Fijos en cantidades es igual al anterior, slo
debe indicar la cantidad de Activos en el campo Ctd. Activos Fijos iguales . En este
caso crearemos 10.

Luego al llegar la final de la creacin el sistema automticamente le preguntar si
usted desea actualizar algunos campos de manera individual. Y finalmente vuelve a
grabar y los activos se crearn en forma masiva.

97

Ingrese los mismos datos del ejercicio anterior y al finalizar le aparecer la
siguiente pantalla.

Luego presione el botn Actualizar y el sistema le presentar la siguiente pantalla
donde usted puede modificar las descripciones, centros de costo, etc.

98

Haga click en el botn Enter y le volver a aparecer la pantalla :

99

Para finalizar presione el botn Crear y el sistema le entregar los cdigos de los
AF.

100

101

EJERCICIO 11: Modificar datos maestros de activos fijos y visualizar
modificaciones

Finanzas Gestin Financiera Activos Fijos Activo Fijo Modificar Activo
Fijo

Ingrese a la transaccin y busque en el campo Activo Fijo alguno de sus muebles
para modificar.

102

Presiones Enter

En la carpeta de Datos Generales modifique la denominacin del Activo.

103

Luego vaya a la carpeta de Valoracin y modifique la vida til a 6 aos en ambas
reas de valoracin.

104

Ahora presione el botn Grabar.
Para visualizar las modificaciones vuelva a ingresar al dato maestro por la
transaccin visualizar. Y vaya a:

Entorno Documentos de modificacin Activo Fijo

105

Tendr una pantalla de visualizacin de todas las modificaciones realizadas al AF en todos
los campos.

106

EJERCICIO 12: Crear sub-nmeros de activos fijos

Finanzas Gestin Financiera Activos Fijos Activo Fijo Crear
Subnmero Activo Fijo

Al ingresar a la pantalla, podr verificar que el sistema no pide una clase de activo,
sino el nmero de Activo Fijo que actuar como madre. Ingrese el mismo nmero
de Activo utilizado en el ejercicio anterior.

107

Luego todo el procedimiento es exactamente igual que crear un Activo Fijo. Elija de
acuerdo a lo que ya conoce una denominacin (por ejemplo una Silla).

108

Luego verifique en los Datos Dependientes del tiempo que el sub-nmero ha
heredado los datos de su madre, pero son modificables. Y luego en la carpeta de
Valoracin verifique que el sub-nmero ha heredado los datos de su madre, pero
no son modificables.

109

110

Grabe el sub-nmero y el sistema le entregar un cdigo donde la Base es igual al
Activo Fijo + un 1

111

SEGUNDA UNIDAD
Mdulo Financiero

ERP

112

EJERCICIO 1: Crear una clase de costo

Est actividad permite crear una clase de costo primaria en el mdulo de CO y entender la
relacin con la Cuenta de Mayor Financiera.

Vamos a crear una clase de costo en CO

Finanzas Controlling Contabilidad de Clases de Costo Datos Maestros Clase de
Costo Tratamiento Individual Crear Primario

El sistema solicitar la Sociedad CO, ingresar
Sociedad CO = NA00 y presionar

113

Luego ingresar
o Clase de Costo = 700###
o Vlido desde 01.01.1900 a 31.12.9999
o Usted observar que el sistema inmediatamente nos da un error ya que la
Cuenta de Mayor en FI no est creada. Con sus conocimientos de creacin
de cuentas de Mayor, cree primero la Cuenta de Mayor en FI con el cdigo
700### en la Sociedad US00, use la cuenta 700000 de la sociedad ####
como modelo.
o Cambie la denominacin de la cuenta a Gastos de Oficina ###
o Luego vuelva a la creacin de la clase de costo tal como se indica al
principio del ejercicio.
o Cuando al crear la clase de costo el sistema le solicite el tipo de clase de
costo, debe poner 1 y grabe.
o Con esto habr creado la clase de costo en CO.

114

NOTA: normalmente esta creacin se hace de manera automtica por el sistema.
En GBI no est parametrizado as.

115

EJERCICIO 2: Crear un centro de costo

Finanzas Controlling Contabilidad de Centros de Costo Datos Maestros Centros de
Costo Tratamiento Individual Crear

Ingresar:
o Centro de Costo = C.C.###
o Vlido desde 01.01.1900 a 31.12.9999
o

116

Ingresar los siguientes datos:
o Denominacin = ADMINISTRACION
o Descripcin = ADMINISTRACION
o Responsable = Su nombre
o Clase de Centro de Costo = W
o rea de Jerarqua = #### (Correspondiente a su ubicacin)
o Moneda = USD

117

Una vez completados todos los campos grabar, si se fija el rea de jerarqua
corresponde a un nodo asignado para su curso, lo mismo para la sociedad.

118

EJERCICIO 3: rea de Jerarqua para centro de costo

Ahora vamos a observar donde queda ubicado nuestro de costo.

119

Como se aprecia en la imagen nuestro centro de costo debe quedar ubicado en la
Sociedad que corresponde.

120

Mdulo financiero
Software SAP ERP

Aprendizajes esperados: Interpreta las transacciones financieras de la empresa para
generar informes contables a travs del uso de software ERP, analizando en equipo el
resultado obtenido, para dar soporte a la toma de decisiones.

2.1.2. Registra la informacin contable y financiera de acuerdo a los criterios de la empresa.
2.1.3. Interpreta los reportes financieros y de gestin, considerando los criterios de la empresa.
2.1.4. Utiliza el correo electrnico y otras herramientas de comunicacin en la red, para interactuar en
contextos profesionales, respetando normas de etiqueta de la Red y velando por aspectos bsicos de
seguridad.

CRITERIOS DE EVALUACION

121

I. DOCUMENTOS CONTABLES

El sistema SAP funciona sobre la base del principio de documentos: Para cada
contabilizacin se graba un documento. El documento permanece como unidad completa
en el sistema hasta que es almacenado.

Cada documento se identifica de forma nica a travs de los siguientes campos:

Nmero de documento
Sociedad
Ejercicio

Los documentos FI contienen lo siguiente:

Una cabecera de documento (Informacin relativa a todo el documento).
Entre 2 y 999 partidas individuales (Informacin especfica de partida individual).

Puede visualizar los datos detallados para la cabecera del documento y las partidas
individuales.

Dos claves de control importantes:

Clase de documento para la cabecera de documento.
Clave de contabilizacin para las partidas individuales.

El sistema SAP genera como mnimo un documento por cada operacin comercial.

Cada documento recibe un nmero de documento unvoco.

122

El nmero de documento lo puede asignar :

El sistema (asignacin interna)
El usuario (asignacin externa)

Una operacin contable puede crear uno o ms documentos. Por ejemplo, cuando la
mercanca llega de un acreedor, se crea un documento de material para registrar los
datos importantes para la gestin de stocks. Un documento contable se crea para
registrar la informacin financiera, como cuentas de mayor e importes.

Los documento relacionados estan enlazados en el sistema para que el usuario tenga un
resumen de todas las operaciones contables del sistema.

Clase de documentos

123

La clase de documento controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las
operaciones contables que se contabilizarn, por ejemplo, las facturas de acreedores, los
pagos de deudores, etc. Las clases de documento se definen a nivel del mandante y, por
lo tanto, son vlidas para todas las sociedades.

Las clases de documentos suministrados mediante el sistema estndar se pueden
modificar o copiar.

124

Clases de documentos estndar importantes

La clase de documento AB permite las contabilizaciones en todas las clases de cuenta.

En todas las dems clases de documento solo se pueden realizar contabilizaciones en
determinadas clases de cuenta. Por ejemplo, la clase de documento DG, solo permite
contabilizaciones en cuentas de deudor (D) y de mayor (S).

Para transferir documentos de liquidacin desde el sistema de liquidacin SAP ERP, se
necesita una de las siguientes clases de documento:

RV, la clase de documento por defecto para documentos de facturacin de
gestin de pedidos de cliente (facturas de deudor).

RE, la clase de documento por defecto para documentos de facturacin de la
gestin de materiales (facturas de acreedor).

125

En la asignacin de nmeros interna, el sistema asigna a cada documento del mdulo de
gestin financiera un nuevo nmero. En la asignacin de nmeros externa, el sistema
transfiere el nmero del documento de facturacin al documento contable siempre y
cuando este nmero todava no se haya utilizado.

La mayora de las veces, el programa de pagos utiliza la clase de documento ZP para las
contabilizaciones automticas.

II. ALTA DE ACTIVO FIJO

La integracin de libros auxiliares con el libro mayor es tan importante como la
integracin de las funciones de contabilidad con las de logstica.

126

Cada movimiento registrado en las cuentas de activos fijos tiene un efecto directo sobre
las cuentas correspondientes de los libros mayores. Se relaciona igual que deudores y
proveedores mediante cuentas asociadas.

Las cuentas asociadas deben crearse con anterioridad a la creacin de los activos y son
asignadas a estos mediante la clase de activos.

ALTA DE ACTIVO FIJO: Cambios en los registros maestros

127

Visualizar documentos

La clave de acceso a los documentos SAP es siempre Nmero de Documento, Sociedad y
ao.

Los usuarios pueden modificar documentos que ya se hayan contabilizado. Sin embargo,
segn distintas reglas, solo se pueden modificar campos determinados. Estas reglas
pueden estar predefinidas por el sistema o ser especficas de usuario.

Es posible modificar determinados campos en la cabecera del documento y en las partidas
individuales.

En la cabecera del documento: Solo se pueden modificar el nmero de referencia
y el texto de cabecera del documento.

128

Partidas individuales: El sistema no permite ninguna modificacin del importe, la
clave de contabilizacin, la cuenta o de cualquier otro campo que afecte a la
reconciliacin de una contabilizacin.

Cuando se realiza una modificacin a un documento, se graba en el log la siguiente
informacin:

El campo que se ha modificado
Los valores nuevos y antiguos
El usuario que ha realizado la modificacin
El momento y la fecha de la modificacin

Anular documentos

129

Los usuarios pueden cometer errores cuando registran documentos. Por consiguiente, el
documento creado incluir informacin incorrecta. Para grabar en log los ajustes, primero
de debe anular el documento. Despus se puede volver a registrar correctamente el
documento.

El sistema tiene una funcin con la que se pueden anular documentos de cuenta de
mayor, de acreedores y de deudores de manera individual o conjunta.

Un documento se puede anular mediante:

Contabilizacin de anulacin normal
Contabilizacin negativa

Al anular un documento, debe introducir un motivo de anulacin que explique la
anulacin. El motivo de anulacin tambin controla si la fecha de anulacin puede diferir
de la fecha de contabilizacin original.

Los documentos con partidas compensadas no pueden anularse. Primero debe reiniciarse
el documento.

130

Contabilizacin de anulacin normal, contabilizacin negativa

La contabilizacin de anulacin normal hace que el sistema contabilice el cargo incorrecto
como un abono y el abono incorrecto como un cargo. De este modo la contabilizacin de
anulaciones normal provoca de este modo un aumento adicional de las cifras de
movimientos.

La contabilizacin negativa tambin contabiliza el cargo incorrecto como un abono y el
abono incorrecto como un cargo. Sin embargo, los importes contabilizados no se aaden
a las cifras de movimientos sino que se deducen de las cifras de movimientos de la otra
columna de la cuenta. De esta forma, se recuperan las cifras de movimientos anteriores a
la contabilizacin incorrecta.

La sociedad debe permitir contabilizaciones negativas.

131

El motivo de la anulacin debe estar definido para la anulacin negativa.

Las contabilizaciones negativas tambin pueden utilizarse para realizar traslados
de contabilizacin de partidas individuales incorrectas. La partida se elimina de la
cuenta incorrecta a travs de una contabilizacin negativa (las cifras de
movimientos se reinician) y se contabiliza en la cuenta pertinente por medio de
una contabilizacin normal. Solo puede realizarse con una clase de documento que
permita explcitamente las contabilizaciones negativas.

Cuentas de mayor especial

Las cuentas de mayor especiales (CME) son cuentas asociadas alternativas. Las
operaciones en cuenta de mayor especiales son aquellas operaciones efectuadas en la
contabilidad de deudores y acreedores que se visualizan por separado en el libro mayor y

132

en los libros auxiliares. Puede que esto sea necesario por razones de orden interno, o bien
para determinados informes.

Por ejemplo puede que los anticipos no figuren en el balance junto con deudores y
acreedores por suministros y servicios.

Las operaciones de los libros auxiliares estn enlazadas al libro mayor mediante la cuenta
asociada definida en el registro maestro del libro auxiliar. Si las imputaciones del libro
auxiliar se efectan mediante un indicador CME, las contabilizaciones se realizarn en
cuentas asociadas alternativas (cuentas de mayor especiales) para que estas operaciones
puedan visualizarse por separado.

133

SEGUNDA UNIDAD
Mdulo Financiero


134

EJERCICIO 1: Transferir fondos a una cuenta de banco

Este ejercicio permitir crear un comprobante contable que transfiera fondos de una
cuenta a otra.

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Contabilizacin Registrar
Documento cuenta de mayor

135

En el texto de cabecera de documento ingrese TRANSFER OF FOUNDS

En la primera lnea de detalle, ingrese la cuenta 101###(Banco), elija Dbito (Debe), e
ingrese 5000 como importe moneda documento.

En la segunda lnea ingrese la cuenta 101000 (Cuenta de banco), elija Crdito (Haber) y
5000 como importe moneda documento.
Presione Enter.

Use el botn para ver si la contabilizacin est correcta.

136

Regrese a la pantalla de ingreso con Luego . Con esto el documento quedar
contabilizado y el sistema le entregar el nmero de documento.

137

EJERCICIO 2: Visualizar documento en cuenta de mayor

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Documentos Visualizar

138

Seleccione lista de documentos.
Agregue el ejercicio, la fecha y marque el flag, slo documentos propios.

139

Presione ejecutar

Al estar en esta pantalla, haga doble click sobre el documento que desea ver. En este caso
el 100001748, el sistema mostrar la siguiente pantalla con los datos antes ingresados.

140

Qu son las Claves de Contabilizacin (CT) 40 y 50?

40_____________________________________________________________

50_____________________________________________________________

Haga click en el botn para ver la cabecera del documento.
Quien cre el documento y cuando?

____________________________________________________________________

141

Presione ENTER para volver a ver el documento:
Visualizar documento: Vista de entrada

EJERCICIO 3: Contabilizar compra de suministros de oficina.

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Contabilizacin Registrar
Documento Cuenta de mayor

142

En el campo Fecha Documento, pulse F4 para seleccionar la fecha de hoy y ponga USD
como moneda actual. Como referencia ### su nmero de grupo y como comentario en el
campo Txt.cab.doc ingreso Compra artculos de oficina.

En la primera lnea de detalle ingrese la cuenta seleccionada (700###), elija DEBITO como
D/C y 80 como monto.

Mueva la pantalla hacia la derecha hasta encontrar el campo Centro de Costo, ingrese el
cdigo de CC ### (creado anteriormente). Presione ENTER.

En la segunda lnea, ingrese la cuenta 101### (Banco), elija CREDITO (Haber) como D/C y
80 como monto.

143

Ahora presione ENTER

Presione el botn para ver si la contabilizacin es correcta.

144

Click en para grabar el documento, el sistema generar el siguiente mensaje:

Click en y elija SI para volver el men SAP Easy

EJERCICIO 4: Visualizar los saldos de una cuenta de mayor

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Cuentas Visualizar Saldos (Nuevo)

145

Ingrese 101### como nmero de cuenta, #### como cdigo de sociedad, y el ao actual
como ao fiscal.

Click en

146

Haga doble click en el saldo del mes actual. El sistema mostrar todos los documentos
creados.

Click en para volver al men inicial SAP Easy

147

EJERCICIO 5: Modificar un documento en la Gestin Financiera

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Documento Modificar

Doble click en modificar

En la pantalla siguiente seleccionar Lista Documentos

148

En la pantalla: Lista de Documentos
Ingrese #### como cdigo de sociedad
El ao actual como ao de ejercicio

149

En Fecha de contabilizacin
Marque el flag slo documentos propios
Presione ENTER, y aparecer la siguiente pantalla:

Haga doble click sobre el nmero del documento que desea modificar.

150

Haga click en para ver la cabecera del documento

Modificar el campo Txt.Cab.doc. : donde dice Transfer of found, cambiar por
Transferencia de fondos

151

Click en para aceptar la modificacin.
Click en para grabar el documento modificado
Click en para volver al men inicial de SAP Easy

EJERCICIO 6: Visualizar modificaciones a un documento de Gestin
Financiera

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Documentos Visualizar
Modificaciones

152

Al hacer esta operacin los datos del documento modificado aparecen por defecto.
Presionar ENTER

Hacer Click en

153

En esta pantalla se muestran los campos modificados al documento.
Presionar ENTER y hacer click en para volver al menu inicial de SAP Easy.

154

SEGUNDA UNIDAD
Mdulo Financiero


155

EJERCICIO 1: Contabilizar una factura de acreedor

Finanzas Gestin Financiera Acreedores Contabilizacin Factura

NOTA: En los documentos de factura la cabecera del documento tambin contiene la
posicin ( acreedora o deudora), por lo que en la pantalla de posiciones slo ingresamos
la contrapartida correspondiente.

156

En la parte de arriba ingresamos:

Acreedor: ( use alguno de los creados por usted)
Fecha de la factura: Fecha de hoy
Moneda si fuese necesario: ( el sistema propone la moneda local )
Condicin de pago si fuese necesario: ( el sistema propone la que tiene el
acreedor en su dato maestro y en la carpeta se puede
visualizar y modificar.)
Importe de la factura: USD 100
Posicin 1: Cuenta 700### (GASTOS DE OFICINA)
Importe : 100
Centro de Costo: CC###

NOTA: Para efectos de este curso no utilizaremos gestin de impuestos, ya que cada
pas considera esto dentro de la localizacin. El instructor le explicar como funciona.

157

Ahora que ya ingresamos los datos de la factura, podemos revisar con el botn

158

Cules son las claves de contabilizacin utilizadas por el sistema? _________________

Cul es la clase de documento utilizada por el sistema? __________________________

Si el documento esta de acuerdo a lo que queremos ingresar, podemos grabar
(contabilizar) con el botn
y el sistema entregar un mensaje con el nmero del documento y la
sociedad donde fue contabilizado.

159

.

EJERCICIO 2: Contabilizar una factura de deudor

Finanzas Gestin Financiera Deudores Contabilizacin Factura

160

NOTA: En los documentos de factura la cabecera del documento tambin contiene la
posicin ( acreedora o deudora), por lo que en la pantalla de posiciones slo ingresamos
la contrapartida correspondiente.

En la parte de arriba ingresamos:

Deudor: ( use alguno de los creados por usted)
Fecha de la factura: Fecha de hoy
Moneda si fuese necesario: ( el sistema propone la moneda local )
Condicin de pago si fuese necesario: ( el sistema propone la que tiene el
acreedor en su dato maestro y en la carpeta se puede
visualizar y modificar.)
Importe de la factura: USD 100
Posicin 1: Cuenta 600000
Importe : 100

NOTA: Para efectos de este curso no utilizaremos gestin de impuestos, ya que cada
pas considera esto dentro de la localizacin. El instructor le explicar como funciona.

161

Ahora que ya ingresamos los datos de la factura, podemos revisar con el botn

162

Cules son las claves de contabilizacin utilizadas por el sistema? _________________

Cul es la clase de documento utilizada por el sistema? __________________________

Si el documento esta de acuerdo a lo que queremos ingresar, podemos grabar
(contabilizar) con el botn
y el sistema entregar un mensaje con el nmero del documento y la
sociedad donde fue contabilizado.

163

.

EJERCICIO 3: Contabilizar un pago a acreedores

Finanzas Gestin Financiera Acreedores Contabilizacin Salida de pagos
Contabilizar

164

NOTA: El documento de salida de pagos tiene 3 secciones iniciales:

Primero la cabecera del documento donde ingresamos la fecha del documento, la clase de
documento (viene propuesta), la Sociedad (viene propuesta) y adicionalmente podemos
ingresar un texto y referencia como en cualquier documento Contable.

Segundo la posicin del banco, donde ingresamos la cuenta de Banco y el monto.

Tercera la posicin acreedora, donde ingresamos el cdigo de la cuenta acreedora que
estamos pagando. Luego damos ENTER o presionamos el botn y
seleccionamos las partidas a pagar. El sistema en base a esta informacin genera en forma
automtica el documento contable.

Para el ejercicio usaremos la cuenta Banco 101### y pagaremos la factura de
nuestro Acreedor, utilizamos el de ejemplo anterior.

165

NOTA: Puede que las partidas estn activas (seleccionadas) o no. Eso depende del
control de opciones de tratamiento que usted tenga definido. El instructor le mostrar
como dejarlas activas o inactivas inicialmente. En caso que estn inactivas, debe
seleccionarlas slo con doble click.

166

167

Verifique en la parte baja de la pantalla que el saldo sin asignar sea 0.
NOTA: Una vez que verifica el saldo 0, puede utilizar la funcin Resumen de
documento, para ver cmo se formar el documento Contable. Luego simular con:

168

Y el sistema le mostrar cmo queda el documento de pago.

Finalmente podemos Grabar .

169

Y el sistema entregar el mensaje con el nmero de documento contabilizado.

Ahora podemos verificar la Cuenta Corriente de nuestro acreedor.

Finanzas Gestin Financiera Acreedores Cuenta Visualizar saldos

170

Ingresamos los datos del Acreedor y la Sociedad y seleccionamos el tipo de partidas que
queremos ver:

Presione ejecutar...La cuenta corriente muestra las partidas y el status de estas.

171

EJERCICIO 4: Anular un documento en la Gestin Financiera

Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Documento Anular Anulacin
individual

Al ingresar a la pantalla de anulacin, el sistema nos pide:

El nmero del documento a anular (si no lo sabe lo puede buscar con Lista de
Documentos).

172

La sociedad y el ao y finalmente el motivo de anulacin. Estos son parametrizables. Para
efectos de esta anulacin usaremos el motivo = 01

Luego presionamos Grabar .

173

El sistema nos indica el nmero de documento ingresado a la contabilidad.

Para completar el ejercicio vaya a visualizar el documento creado y vaya a la cabecera del
documento. Le debera aparacer informacin extra de anulacin, como sigue:

174

Y en la cabecera del documento anulado debera aparecer esto:

175

EJERCICIO 5: Contabilizar un alta de activos fijos y visualizar Asset Explorer
en el dato maestro

Finanzas Gestin Financiera Activos Fijos Contabilizacin Alta Compra
Contra Acreedor

Al Ingresar es exactamente igual a la contabilizacin de una factura de acreedor donde la
contrapartida en vez de ser un gasto es un activo.

176

Luego dar ENTER para pasar a la segunda posicin:

177

Elija para su contabilizacin cualquiera de los Activos Fijos dados de alta en los ejercicios
de Datos Maestros.

La clave de Contabilizacin es 70 y la clase de Movimiento 100

178

Ingrese el importe de contrapartida y seleccione para ver el resumen del documento
ingresado. Luego presione Grabar

179

Ahora podemos acceder al Asset Explorer y revisar todos los efectos que tiene la
contabilizacin de un Alta.

180

Finanzas Gestin Financiera Activos Fijos Asset Explorer

En el Asset Explorer podr encontrar diversa informacin sobre el AF. Slo debe ingresar
el nmero de cuenta de AF que quiere visualizar.

181

Podr cambiar de
ao
Cambiar rea
Datos Maestros
Relacionados
Movimiento
Contable

182

En el dato Maestro puedes observar que se actualizan los siguientes datos:

183

Informacin de Origen

Informacin de Valoracin, Fecha de inicio de las amortizaciones.

Con el Botn puede volver al Asset Explorer.

184

SEGUNDA UNIDAD
Mdulo Financiero


185

EJERCICIO 1: Ejecutar un reporte de finanzas

libro mayor (nuevo) Balance/PyG/Flujo de Caja General Comparaciones
real/real Balance/ PyG

Ingresar los datos como aparecen en la pantalla siguiente y luego presionar el botn

186

187

EJERCICIO 2: Crear una variante para el balance

libro mayor (nuevo) Balance/PyG/Flujo de Caja General Comparaciones
real/real Balance/ PyG

Ingresar los datos como aparece en la imagen siguiente:

188

Luego ir a Pasar a Variantes Grabar como variante

189

Luego ingrese un nombre y una descripcin para su variante y pulse grabar

190

Salga hasta el men SAP Easy y vuelva a ingresar al reporte y llame a su Variante

Seleccione su variante VAR###

191

Haga doble click sobre su variante y el sistema llevar todos los parmetros almacenados
en su variante al reporte. Luego Ejecute el reporte con

192

EJERCICIO 3: Ejecutar un reporte de centros de costo

Este reponte permite analizar los costos cargados a un centro o a un grupo de centros de
costo.

Finanzas Controlling Contabilidad de Centros de Costo Sistema Info Informes
de la Contabilidad CeCo Comparaciones Plan/Real Centros coste: Real/Plan/
Desviacin

Ingrese los datos que muestra la imagen.

193

Presione Ejecutar El resultado debe ser algo similar a esto, dependiendo de lo que
usted haya contabilizado para su CeCo.

194

Para analizar algn dato especfico posicione el cursor sobre el dato y presione el botn

Seleccione el primer reporte Partidas Individuales Reales

195

Para llegar hasta el detalle del documento debe posicionarse sobre la partida deseada y
presionar el botn . Para volver al reporte siempre con la flecha verde
.

196

EJERCICIO 4: Ejercitando SAP LIST VIEWER

Finanzas Gestin Financiera Acreedores Cuenta Visualizar/Modificar partidas

Ingrese los datos de su acreedor ACRE### Sociedad US00 y seleccione Todas las partidas y
presione Ejecutar

197

Aparecer una vista similar a :

198

Podemos cambiar la salida de la lista con Opciones Cambiar Lista

199

Y su visualizacin quedar as:

Puede trabajar con la prefiera, para volver a la antigua siga el mismo camino.

Usted ya conoce las herramientas principales de ALV.

Utilice los clasificadores para ordenar las partidas por Importe de mayor a
menor.

Utilice el filtro para seleccionar slo partidas vencidas.

Utilice un Layout que contenga informacin sobre las condiciones de pago.

200

Modifique el Layout agregando algn campo de su inters. Y grabelo

Subtotalice por fecha de pago

EJERCICIO 5: Ejecutar un reporte de patrimonio de activos fijos

Finanzas Gestin Financiera Activos Fijos Sistema de Informacin Informes
contabilidad Activos Fijos Patrimonio de Activos Fijos Listas patrimonio AF
..por clase de activos fijos

Ingrese los datos como muestra la imagen siguiente y de ejecutar.

201

Visualice el reporte y luego vuelva a ejecutar cambiando slo la opcin a o slo totales
de grupo

Vuelva a ejecutar y vea los cambios.

Ahora vuelva a ejecutar con la Variante de Clasificacin 0014.

202

EJERCICIO 6: Ejecutar un cuadro de activos fijos

Finanzas Gestin Financiera Activos Fijos Sistema de Informacin Informes
contabilidad Activos Fijos Explicaciones sobre Balance Internacional Cuadro de
activos fijos

Luego ingrese los valores como muestra la imagen y presione ejecutar

203

204

Cambie la versin del cuadro a 0004 y ejecute nuevamente.

Manual Del Alumno Sap - Unidad de Aprendizaje II

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