Projeto: Um Programa de Gesto Documental para o Estado de So Paulo

Data de realizao: 1999-2002

Coordenao: Ieda Pimenta Bernardes (SAESP)
Financiamento: FAPESP
Obs.: O projeto concorreu ao Prmio Mrio Covas no ano de 2005

Problema enfrentado ou oportunidade percebida

As informaes, produzidas recebidas e acumuladas pelos rgos e entidades da Administrao
Pblica Estadual no exerccio de suas funes e atividades so registradas nos documentos
pblicos, que, por sua vez, so preservados nos arquivos pblicos, instrumentos essenciais para a
tomada de decises, para a comprovao de direitos e para a o registro da memria coletiva.
Torna-se cada vez mais estratgico para o Estado Moderno o amplo acesso s informaes de
governo, considerando-se o fortalecimento da democracia e o pleno exerccio da cidadania, bem
como o avano das tecnologias da informao, que vem permitindo crescente racionalizao de
procedimentos, operaes e rotinas de trabalho.
Entretanto, diagnstico sobre a situao dos arquivos da administrao paulista realizado por
tcnicos do Arquivo Pblico do Estado, responsveis pela implementao do Sistema de Arquivos
do Estado de So Paulo SAESP, revelou uma pluralidade, heterogeneidade e, por vezes,
ausncia de normas, mtodos e procedimentos de trabalho nos servios de protocolo e arquivo
dos rgos da administrao estadual, que vm dificultando o acesso s informaes, bem como
provocando o acmulo desordenado de documentos, transformando os arquivos em meros
depsitos empoeirados de papis.
Diante desse cenrio, o Arquivo Pblico do Estado, no exerccio de suas atribuies legais, na
condio de rgo coordenador do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo-SAESP, criado
pelo Decreto n 22.789, de 19 de outubro de 1984, elaborou o Programa de Gesto Documental.
Soluo adotada
Objetivo Geral:
O projeto se props realizao de uma ampla pesquisa e um estudo indito sobre a produo
documental da administrao estadual, a fim de identificar os tipos de documentos produzidos e
acumulados nos diversos rgos, entidades e empresas e definir quais e quando poderiam ser
eliminados sem nenhum prejuzo administrao e sociedade, e quais deveriam ser
preservados permanentemente por integrarem o patrimnio cultural do Estado.

Objetivos especficos:
1. Elaborao de um Plano de Classificao de Documentos das atividades-meio da
administrao estadual: instrumento de gesto documental que identifica os tipos
documentais e lhes atribui uma codificao numrica e uma nomenclatura padronizadas
para todo o Estado.
2. Elaborao de uma Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio da
administrao estadual: instrumento de gesto documental que define os prazos de guarda
e a destinao (se o documento pode ser eliminado ou se deve ser preservado) para cada
um dos tipos documentais identificados.
Esses dois instrumentos associados garantem a simplificao e a racionalizao dos
procedimentos de gesto documental, imprimindo maior agilidade e preciso na recuperao dos
documentos e das informaes, e autorizando a eliminao criteriosa de documentos cujos
valores j se esgotaram.
Considerando a extenso e a complexidade da administrao estadual, o projeto priorizou,
estrategicamente, o estudo do segmento mais volumoso da produo documental do Estado,
comum a todos os rgos, entidades e empresas, ou seja, os documentos gerados no exerccio
das atividades-meio: organizao administrativa, comunicao institucional, gesto de recursos
humanos, gesto de bens materiais e patrimoniais, gesto oramentria e financeira, gesto de
documentos e de informaes e gesto de atividades complementares.
Atividades desenvolvidas, dificuldades e solues:
1. Uma grave dificuldade enfrentada durante a execuo do projeto diz respeito ao conceito
corrente de arquivo como sinnimo de arquivo morto, ou seja, um amontoado de papis velhos
e empoeirados sem utilidade para a administrao. Na nossa cultura administrativa h uma
distoro recorrente quanto ao prprio entendimento do perfil institucional do arquivo, como
unidade administrativa menor, sem atribuies bem definidas a no ser guardar papis. A
posio hierrquica das unidades de protocolo e arquivo na estrutura administrativa estadual induz
ao desprestgio e desvalorizao de seus servios e falta de infra-estrutura adequada ao seu
pleno funcionamento. O problema agrava-se com a falta de qualificao tcnica dos responsveis
pelas atividades de protocolo e arquivo e com as resistncias culturais dos agentes da superior
administrao.
O descaso com os documentos pblicos passa, tambm, pelo prprio desconhecimento da
legislao sobre arquivos e documentos pblicos (Lei Federal de Arquivos n. 8.159/91, Decretos
estaduais n. 22.789/84 e 29.838/89, Resolues do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ e

outros dispositivos complementares). Diante das inmeras dificuldades em se fazer cumprir a

legislao especfica sobre arquivos e documentos pblicos, o Arquivo Pblico do Estado firmou
uma parceria com o Ministrio Pblico Estadual, que tem contribudo decisivamente para a
consolidao do conceito de arquivo enquanto parte integrante do patrimnio pblico estadual.
Essa cultura administrativa adversa foi, certamente, a maior dificuldade encontrada ao longo do
desenvolvimento do projeto. Entretanto, enfrent-la no apenas viabilizou o trabalho como
tambm definiu uma de suas principais caractersticas: a metodologia participativa.
2. Por outro lado, parecia inconteste para a administrao estadual que o pleno e rpido acesso s
informaes dependia exclusivamente da incorporao de tecnologias avanadas. No se
cogitava que o desenvolvimento de sistemas eletrnicos dependia de requisitos que apenas uma
poltica de gesto documental poderia definir. Nesse sentido, o projeto procurou demonstrar que a
informtica apresenta-se como uma ferramenta da gesto integral de documentos e que a
administrao estadual precisaria produzir e/ou consolidar um conhecimento sobre sua produo
documental, o que envolveria uma rea tambm tcnica - a arquivstica, e que esse trabalho
demandaria, assim como os trabalhos na rea de TI, um aporte de recursos humanos e
financeiros. Somente a elaborao de um conjunto de normas e procedimentos tcnicos para a
produo, tramitao, avaliao, uso e arquivamento dos documentos durante todo o seu ciclo de
vida (idade corrente, idade intermediria e idade permanente), com a definio de seus prazos de
guarda e de sua destinao final permitiria o desenvolvimento e a implementao eficaz de
sistemas eletrnicos de gesto de informaes.
3. A equipe de tcnicos disponvel para a execuo do projeto era bastante reduzida diante do
alcance, complexidade e abrangncia da proposta que pretendia mapear a produo documental
das atividades-meio da administrao direta e indireta do Estado. Como estratgia para superar
tal dificuldade, o projeto desenvolveu uma metodologia participativa e acionou um dispositivo legal
que at ento no estava sendo aplicado no Estado: o Decreto estadual n 29.838/89 que
determinava a instituio de Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo nos rgos
estaduais a fim de desenvolverem o trabalho de avaliao de documentos e elaborarem tabelas
de temporalidade.
Do ponto de vista estratgico, as 51 Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo
institudas poca exerceram um duplo papel: de um lado, foram os principais interlocutores, o elo
de ligao entre a equipe do projeto e os rgos que representavam, disseminando a orientao
tcnica recebida e o conhecimento arquivstico; de outro lado, os agentes disponibilizavam ao
projeto um saber especfico de cada uma de suas reas de atuao.

Essa parceria com as Comisses de Avaliao de Documentos conferiu credibilidade ao trabalho,

bem como legitimidade aos critrios de classificao, temporalidade e destinao que estavam
sendo propostos. Alm disso, permitiu a construo de uma relao de confiana entre os rgos
envolvidos e o Arquivo Pblico do Estado, possibilitando o intercmbio e a integrao das
diferentes reas do conhecimento necessrias construo do Plano de Classificao e da
Tabela de Temporalidade de Documentos.
Uma srie de aes pedaggicas desenvolvidas por meio de cursos, oficinas, palestras e
publicaes tcnicas permitiram esclarecer sobre as metas, o alcance e a importncia do projeto,
o que assegurou o comprometimento de cerca de 800 agentes pblicos com o trabalho. Dentre
essas aes, destacam-se 13 manuais tcnicos sobre arquivstica, dos quais 10 publicados e 3 no
prelo, e a realizao de 26 cursos de treinamento que contaram com 1.636 participantes, visando
a capacitao dos agentes envolvidos para o desenvolvimento das atividades propostas. No
decorrer do projeto, foram realizadas, ainda, 238 reunies de trabalho e visitas tcnicas.
relevante notar que, mesmo aps a concluso do projeto, as Comisses de Avaliao de
Documentos continuam sendo institudas e atuantes. At novembro de 2008, totalizam 78
Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo institudas na administrao direta e indireta.
4. Alm das contribuies das Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo, a execuo
do projeto demandava a colaborao de consultores especializados em arquivstiva e em
informtica, bem como condies elementares de trabalho, tais como mobilirio, equipamentos de
informtica e material de escritrio. A dificuldade foi contornada por meio de uma parceria com a
Faculdade de Filosofia, Letras e Cincias Humanas da Universidade de So Paulo (FFLCH/USP)
e com a busca de financiamento junto Fundao de Amparo Pesquisa do Estado de So
Paulo (FAPESP), que disponibilizou ao projeto o valor total de R$ 69.371,00.
5. Uma vez aprovado pela FAPESP dentro do Programa de Pesquisas em Polticas Pblicas, o
projeto passou a ser executado de acordo com um cronograma de atividades exigido pela
agncia financiadora. O fiel cumprimento desses prazos sempre foi muito difcil, pois o tempo da
administrao dificilmente coincidia com o tempo do projeto. No entanto, a participao efetiva
dos demais agentes pblicos de outros rgos, entidades e empresas sempre foi condio
necessria para que o projeto pudesse alcanar as suas metas. Administrar essa dificuldade
demandou a instalao de uma secretaria do projeto encarregada de realizar telefonemas
peridicos, bem como redigir e encaminhar por fax, e-mail ou correio todos os ofcios solicitando a
instituio das Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo, orientando o trabalho,
convocando para reunies, cobrando providncias ou alertando sobre os prazos.

6. A fim de minimizar as dificuldades de comunicao com todos os 800 agentes envolvidos e

disponibilizar informaes importantes para a execuo do trabalho, foi criado o stio do Sistema
de Arquivos do Estado de So Paulo-SAESP (www.saesp.sp.gov.br) e um e-mail institucional
(saesp@arquivoestado.sp.gov.br). Alm disso, foram instaladas 2 linhas telefnicas para atender
exclusivamente ao projeto. Desta forma, a execuo das atividades foi monitorada
permanentemente, ao mesmo tempo em que, periodicamente, os agentes envolvidos foram
informados do estgio de desenvolvimento do projeto e de seus avanos.
7. A dificuldade de manipulao, processamento e anlise do grande volume de dados e
informaes gerados no decorrer da execuo do projeto exigiram que a equipe do SAESP
desenvolvesse

um

sistema

eletrnico

instalasse

em

todas

as

unidades

produtoras/acumuladoras de documentos dos rgos, entidades e empresas participantes do

projeto para que cada uma identificasse e cadastrasse numa planilha eletrnica seus prprios
documentos. Um segundo sistema eletrnico, concebido a partir do MS ACCESS, da Microsoft,
teve como objetivo facilitar a sistematizao e a consolidao das informaes cadastradas pelos
rgos, entidades e empresas. A base de dados gerada possibilitou a emisso de vrios tipos de
relatrios, que foram indispensveis consolidao, anlise e consistncia de dados. Como
resultado, os cerca de 2 mil e quinhentos tipos documentais identificados pelas Comisses de
Avaliao de Documentos de Arquivo reduziram-se metade aps exaustivo trabalho de controle
de vocabulrio, sendo 50% da rea de recursos humanos, 20% de material e patrimnio, 20% de
oramento e finanas e 10% referentes a outras reas.
8. Ainda para assegurar a participao dos agentes pblicos

e a aderncia do trabalho

realidade da administrao estadual, foi publicada no Dirio Oficial do Estado do dia 12 de

dezembro de 2002, a Proposta de Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administrao
Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Meio, para cincia, anlise e manifestao das
Comisses de Avaliao de Documentos e para sugestes de todos os rgos, entidades e
empresas da administrao direta e indireta do Estado, bem como dos demais interessados. Aps
a publicao no DOE o projeto incorporou propostas e sugestes fundamentadas de 19 rgos,
entidades e empresas e obteve a manifestao favorvel da Procuradoria Geral do Estado, do
Tribunal de Contas e do Ministrio Pblico Estadual.
9. Para fazer frente complexidade e responsabilidade do trabalho de identificar os valores
administrativo, jurdico-legal, fiscal, tcnico e histrico dos documentos pblicos estaduais,
considerando as determinaes legais e as demandas da prpria administrao, foi realizada uma
exaustiva pesquisa em mais de 250 textos legais (legislao federal e estadual), bem como a
anlise criteriosa de dados e a experimentao de hipteses que permitiram uma orientao
segura para o trabalho. Por outro lado, a fim de garantir a consistncia jurdica dos critrios, as

propostas de temporalidade e de destinao dos documentos foram submetidas anlise dos

Procuradores do Estado integrantes das Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo e,
em sua verso final, Procuradoria Geral do Estado. A consistncia dos conceitos tcnicos foi
obtida por meio de um cuidadoso cotejo com a legislao, com a teoria e a literatura arquivsticas.
10. Diante da inexistncia de normas e procedimentos relativos ao tratamento tcnico de
documentos na administrao estadual, foram elaboradas Instrues Normativas referentes aos
procedimentos de recolhimento e transferncia de documentos para o Arquivo Pblico do Estado,
bem como para a avaliao e eliminao de documentos pblicos, em conformidade com a
legislao em vigor (Lei federal n 8.159/91 e Resolues do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ n 5 e 7), que passaram a orientar o trabalho de avaliao documental no Estado. As
referidas Instrues Normativas ficaram disponveis no stio do SAESP.
11. Para assegurar a efetiva aplicao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade
na administrao estadual, foram elaboradas minutas de Decreto visando definio de regras
para avaliao, eliminao e preservao de documentos pblicos, bem como a oficializao dos
referidos instrumentos de gesto documental. As minutas de Decreto foram submetidas, em suas
inmeras verses, anlise da Assessoria Tcnica do Governo e, finalmente, oficializadas pelo
Governador em 27 de agosto de 2004 (Decretos n 48.897 e n 48.898).
Caractersticas da iniciativa
a) Relevncia do trabalho
Ao definir normas e procedimentos tcnicos referentes classificao, avaliao, preservao e
eliminao de documentos pblicos, o Programa de Gesto Documental contribui decisivamente
para atender s demandas da sociedade contempornea por transparncia nas aes de governo
e acesso rpido s informaes.
O projeto vem ao encontro da orientao do Governo Paulista de simplificar os procedimentos de
gesto, imprimir maior qualidade e produtividade ao servio pblico, tal como previsto no Decreto
n 40.536/95, bem como de assegurar o direito de acesso informao pelo usurio do servio
pblico, em conformidade com as disposies da Lei n 10.294/99.
Nessa mesma direo, a gesto documental atende tambm aos objetivos mais elevados da Lei
de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar n 101/2000), quais sejam, os de assegurar
condies para o planejamento, o controle e a transparncia nas finanas pblicas.
A administrao racional dos arquivos e o processamento tcnico das informaes representam
uma significativa economia de recursos pblicos, pois permitem a reduo da massa documental

ao mnimo essencial e a otimizao dos espaos fsicos dos arquivos. Da mesma forma, a
agilidade na recuperao das informaes capaz de imprimir maior rapidez ao processo
decisrio.
Reconhecendo tais benefcios para o Estado, e considerando a metodologia e a profundidade com
que o trabalho foi realizado, bem como sua indiscutvel importncia implementao de um
sistema de protocolo nico, o Comit de Qualidade da Gesto Pblica do Governo do Estado de
So Paulo CQGP aprovou por unanimidade, no dia 9 de agosto de 2004, as minutas de Decreto
para a oficializao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade de Documentos
resultantes do projeto. (http://www.cqgp.sp.gov.br).
A oficializao desses instrumentos de gesto documental assegurou, de forma pioneira, novas
perspectivas para a implementao de uma poltica pblica de gesto documental no Estado de
So Paulo, representando um salto de qualidade nos esforos envidados at o momento nessa
mesma direo.
b) Carter inovador
O projeto desenvolvido lanou as bases para a implementao de uma poltica pblica de gesto
documental no Estado de So Paulo e, nestes termos, no tem precedentes na administrao
estadual.
O seu alcance e abrangncia exigiu que o trabalho fosse realizado de forma multidisciplinar.
Inclusive, por determinao legal, as Comisses de Avaliao de Documentos devem ser
formadas por representantes das reas de administrao geral, administrao financeira, jurdica,
arquivo e protocolo e demais reas especficas de atuao do rgo. Nessa diversidade residiu a
grande riqueza do conhecimento que foi coletivamente produzido. Nesse sentido, o projeto foi
conduzido por uma metodologia efetivamente participativa, uma vez que o trabalho tcnico foi todo
realizado a partir dos subsdios oferecidos pelos agentes pblicos, reconhecidamente
especializados em suas respectivas reas de atuao, e a eles submetido em suas inmeras
verses para anlise e aperfeioamentos.
A metodologia participativa assegurou, tambm, a criao de mecanismos de controle de
qualidade dos produtos do projeto que, em suas diversas fases, foram sendo depurados ao serem
amplamente divulgados, inclusive pelo DOE, e passarem sucessivamente por inmeras instncias
de anlise e apreciao.
Em verdade, o projeto venceu seu maior desafio que era manter a coeso e o comprometimento
de cerca de 800 agentes pblicos durante trs anos ininterruptos de trabalho at a construo
coletiva de um conhecimento indito sobre a produo documental do governo estadual, que no

constavam dos manuais de normas e procedimentos nem da literatura sobre administrao

pblica.
Do ponto de vista tcnico, o projeto inovou ao adotar o critrio funcional de classificao,
associando os documentos s funes, subfunes e atividades que os geraram (ao invs de
associ-los a departamento/diviso/setor) de modo que os cdigos utilizados pudessem resistir s
constantes mudanas da estrutura administrativa e serem universalizados

para toda

administrao estadual.
Ainda, o projeto ampliou os conceitos de arquivo e de documento pblico no mbito da
administrao estadual atravs das disposies do Decreto n 48.897/2004 que alcana todos os
rgos, entidades e empresas da administrao estadual.
Em respeito diversidade cultural do Estado, o projeto inovou, tambm, ao elaborar um ndice,
instrumento complementar do Plano de Classificao, que permite a transio segura para as
formas normalizadas de denominao dos documentos, estabelecendo uma ponte (tabela de
equivalncia) com as inmeras expresses correntes na administrao.
Por outro lado, o trabalho promoveu uma inovao conceitual ao demonstrar a posio estratgica
dos arquivos na administrao e a importncia dos documentos pblicos para a anlise
retrospectiva, o planejamento estratgico, bem como, a eficincia e eficcia dos atos
administrativos.
c) Efetividade de resultados
1. Instituio de 78 Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo nos rgos,
entidades e empresas da administrao estadual (1997-2008).
2. Elaborao de um Plano de Classificao de Documentos que identifica 800 tipos
documentais produzidos pela administrao estadual no exerccio de suas atividades-meio
e atribui-lhes um cdigo numrico associando-os s funes, subfunes e atividades que
determinaram a sua produo, bem como padroniza a sua denominao.
3. Elaborao de uma Tabela de Temporalidade de Documentos que autoriza a eliminao,
aps o cumprimento de prazos, de 640 dos 800 tipos documentais identificados no Plano
de Classificao, e determina a preservao de 160, ou seja, de 20% do total da produo
documental.
4. Decreto 48.897, de 27 de agosto de 2004, que dispe sobre os Arquivos Pblicos, os
documentos de arquivo e sua gesto, os Planos de Classificao e as Tabela de
Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo, define

normas para a avaliao, guarda e eliminao de documentos de arquivo e d

providncias correlatas.
5. Decreto 48.898, de 27 de agosto de 2004, que aprova o Plano de Classificao e a Tabela
de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo:
Atividades-Meio e d providncias correlatas.
6. Avaliao e eliminao da massa documental acumulada. Grandes volumes de
documentos acumulados no Arquivo Intermedirio do Estado e nos arquivos das
Secretarias, entidades e empresas da administrao estadual foram avaliados e
eliminados em conformidade com os procedimentos tcnicos e as determinaes legais.
Para dar ampla publicidade eliminao, foram publicados no Dirio Oficial do Estado 198
Editais de Cincia de Eliminao de Documentos. De 1998 at 2007 j foram eliminadas
625,56 toneladas de documentos, o equivalente a 12.510,23 metros-lineares.
7. Formao gradual de uma massa crtica composta por funcionrios de carreira e dirigentes
dos rgos, entidades e empresas estaduais para garantir a continuidade e efetividade do
Programa de Gesto Documental.
d) Possibilidade de multiplicao
O projeto definiu uma metodologia para a elaborao do Plano de Classificao e Tabela de
Temporalidade de Documentos das atividades-meio, oficializada pelo Decreto n 48.897/2004, que
vem orientando a elaborao dos Planos de Classificao e Tabelas de Temporalidade de
Documentos das atividades-fim dos rgos, entidades e empresas da administrao estadual.
Os critrios de classificao e avaliao de documentos adotados no projeto so considerados,
atualmente, requisitos indispensveis ao desenvolvimento de sistemas eletrnicos de gesto de
documentos e de informaes.
O trabalho demonstrou a necessidade de integrao dos protocolos com os arquivos para o
controle pleno dos documentos, desde a sua produo at a sua destinao final. Essa integrao
permitir que os documentos sejam rapidamente localizados no apenas durante sua tramitao,
mas tambm durante o perodo em que aguardam o cumprimento de seus prazos nos arquivos
administrativos, ou, at mesmo, quando integrarem acervos permanentes de arquivos pblicos.
Inmeras atividades complementares consolidao de uma poltica de gesto documental
tornaram-se necessrias a partir da oficializao dos produtos do projeto, tais como:

Instituio de Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo nas entidades que ainda

no o fizeram (12);

padronizao da linguagem e dos conceitos que sero utilizados nas atividades de protocolo e
arquivo da administrao estadual;

definio de normas para a gesto arquivstica de documentos eletrnicos;

reestruturao das unidades que desempenham as funes de arquivo na administrao

estadual;

capacitao dos recursos humanos e profissionalizao do trabalho tcnico de protocolo e

arquivo;

definio dos nveis de acesso e categorias de sigilo para os documentos pblicos;

elaborao de normas de descrio dos documentos pblicos;

estudo e padronizao do trmite dos documentos;

padronizao da forma de produo de documentos pblicos; e

publicao de manuais tcnicos da rea arquivstica.

e) Desenvolvimento de parcerias com outras entidades do setor pblico, social ou privado

Para viabilizar a execuo do projeto, o Arquivo Pblico do Estado buscou as seguintes parcerias:

Com os agentes pblicos das Secretarias de Estado (20), Fundaes (8), Autarquias (13),
Empresas (8), Procuradoria Geral do Estado e Ministrio Pblico Estadual, por meio das 51
Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo e demais grupos de colaboradores,
totalizando cerca de 800 participantes. Essa parceria foi efetivada acionando-se os dispositivos
do Decreto estadual n 29.838/89.

Com a Faculdade de Filosofia, Letras e Cincias Humanas da Universidade de So Paulo

(FFLCH/USP), por intermdio da Prof Dr Ana Maria de Almeida Camargo, que coresponsabilizou-se pelo projeto perante a Fundao de Amparo Pesquisa do Estado de So
Paulo (FAPESP).

Com a Fundao de Amparo Pesquisa do Estado de So Paulo (FAPESP) que qualificou o

projeto no Programa de Pesquisas em Polticas Pblicas (Fase I), de novembro de 1.999 a
abril de 2.000, e aprovou a sua execuo (Fase II) no perodo de maio de 2.001 a dezembro de
2.002.

parceria

foi

formalizada

pelo

Processo

FAPESP

n.

1998/14129-3.

(http://www.fapesp.br/materia.php?data[id_materia]=809). A implementao dos resultados do

projeto (Fase III), que j no mais contou com os recursos da agncia financiadora, foi
efetuada nos anos de 2003 e 2004.

Com a Procuradoria Geral do Estado, por intermdio das Procuradoras do Estado, Dr Maria
Lcia Pereira Moili e Dr Maria Lcia de Almeida Leite, designadas para representar a
Procuradoria Geral do Estado junto ao Arquivo Pblico do Estado pelo Senhor Procurador
Geral do Estado, por meio do Ofcio GPG n. 2860/2002, de 1 de outubro de 2002, em
atendimento solicitao formulada pelo Arquivo Pblico do Estado no Ofcio DT/DAE n
187/2002, de 19 de setembro de 2002.

Com o Ministrio Pblico Estadual por meio de um Termo de Cooperao Tcnica publicado
no Dirio Oficial do Estado em 1. de setembro de 2000. Pelo ajuste, o Arquivo Pblico do
Estado passou a atuar como rgo consultivo do Ministrio Pblico na rea de arquivos,
inclusive atendendo a eventuais requisies de percias tcnicas, e o Ministrio Pblico passou
a zelar especialmente pelo cumprimento da legislao federal e estadual sobre arquivos e
documentos pblicos, inclusive recebendo notcias de desrespeito a suas normas, para as
providncias cabveis.

f)

Relao custo-benefcio

O projeto foi executado praticamente sem custos para a administrao estadual uma vez que os
recursos financeiros, ainda que modestos, foram captados junto Fundao de Amparo
Pesquisa do Estado de So Paulo (FAPESP) e os recursos humanos que atuaram no projeto
foram os prprios agentes pblicos, sem nenhuma remunerao adicional e sem prejuzo das
atribuies prprias de seus cargos ou funes.
Diante da escassez de recursos, o projeto tornou-se vivel pelo esforo envidado para se dar
eficcia aos dispositivos legais vigentes (Decreto que instituiu o Sistema de Arquivos do Estado de
So Paulo - SAESP e Decreto que determinou a instituio das Comisses de Avaliao de
Documentos na administrao estadual) e pela utilizao criativa de mecanismos institucionais
disponveis, tais como as parcerias com a Procuradoria Geral do Estado e com o Ministrio
Pblico Estadual.
de se registrar que o entusiasmo, a determinao e o trabalho incansvel da equipe tcnica do
projeto exerceram papel preponderante no amplo movimento de sensibilizao dos dirigentes e
mobilizao dos 800 agentes pblicos e demais grupos de colaboradores.
Por outro lado, previsvel, porm, de difcil mensurao a economia de recursos pblicos que a
gesto de documentos proporcionar administrao estadual ao possibilitar acesso rpido s
informaes, localizao imediata de documentos para constituir prova em defesa dos interesses
do Estado, gerao de dados consistentes e confiveis para realizar planejamento, transparncia
e controle das finanas pblicas, agilidade no processo decisrio e no atendimento ao cidado,

reduo da massa documental acumulada e otimizao dos espaos fsicos dos arquivos... Tudo
isso, sem mencionar que incalculvel o valor do patrimnio documental constitudo pelos
documentos histricos que faculta sociedade o acesso memria e lhe concede a possibilidade
de construir e fortalecer a sua prpria identidade.
Lies aprendidas
O projeto, para alm de seus objetivos especficos, realizou uma misso pedaggica, uma vez
que se acreditava que somente o conhecimento seria capaz de mudar conceitos e alterar
comportamentos j consolidados por certa tradio administrativa, to adversa aos arquivos e aos
documentos pblicos.
Um dos pontos crticos do projeto, que, primeira vista, parecia dificultar a adeso dos agentes
pblicos, foi o fato de que, por determinao legal, o trabalho das Comisses de Avaliao de
Documentos de Arquivo no pode ser remunerado e deve ser prestado sem prejuzo das
atribuies prprias dos cargos ou funes.
No entanto, o entusiasmo da equipe tcnica e o contato estreito com todos os colaboradores
foram decisivos para a renovao contnua do compromisso com os objetivos e resultados do
projeto, bem como o respeito e a valorizao do saber e da contribuio de cada um foram fatores
estratgicos de motivao e coeso da equipe.
Para possibilitar a convivncia pacfica com profissionais to diferentes, a equipe tcnica procurou
compreender e respeitar as culturas administrativas locais, ao mesmo tempo em que negociava o
cumprimento de prazos, avaliava o desempenho das Comisses de Avaliao de Documentos de
Arquivo, analisava a qualidade dos resultados apresentados e esclarecia incansavelmente sobre
as metas do projeto.
Por fim, o bom andamento do servio pblico exige a formalizao de todas as aes
administrativas e a oficializao de todas as comunicaes institucionais. Por isso, indispensvel
que, na implementao de projetos de polticas pblicas, todo o processo de trabalho seja
fartamente documentado nas correspondncias oficiais, nos relatrios peridicos de atividades,
nas atas de reunies e, eventualmente, nas publicaes realizadas no Dirio Oficial do Estado.

Resumo do trabalho
O Projeto realizou uma ampla pesquisa e um estudo indito sobre a produo documental das
atividades-meio da administrao estadual, identificando os tipos documentais e definindo aqueles
que poderiam ser eliminados sem prejuzo administrao e sociedade, e aqueles que deveriam
ser preservados permanentemente por integrarem o patrimnio cultural do Estado. Executado com

a colaborao de 800 agentes e consultoria especializada, resultou em instrumentos essenciais

poltica de gesto documental: Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade de
Documentos, oficializados pelo Decreto n 48.898/2004.