AUDITORA DEL REA DE PERSONAL: CMO SUPERARLA CON XITO

El Asesor Gubernamental, en su objetivo de contribuir al mejor desempeo de los administradores y

operadores de los Sistemas Administrativos Gubernamentales, brinda a sus lectores la informacin sobre la
auditora en el rea de personal, una de las acciones de control ms importantes y trascendentes que se
ejecutan en este mbito, y las recomendaciones para superarlas con xito.
INTRODUCCIN
Expresamos a continuacin algunas de nuestras muy personales apreciaciones que tenemos sobre este tema,
producto de nuestra larga experiencia en la administracin pblica, con la doble finalidad de advertir al
administrador y operador del sistema de Personal sobre los imprevisibles riesgos a los que pueden estar
expuestos como resultado de una accin de control, y coadyuvar en algo a que el sistema de control
contribuya efectivamente a la buena marcha de las entidades del estado.
En primer lugar, una importante recomendacin para los servidores y funcionarios pblicos a cargo de la
direccin y operacin del sistema de personal institucional: ejerza una permanente supervisin y control de
los procesos, acciones y actividades del rea, asegurando, adems, la implantacin y funcionamiento de
mecanismos de control interno previo y concurrente. Nunca se puede estar seguro de que todo est
marchando correctamente, en trminos de eficiencia, eficacia y legalidad. Los resultados de las auditoras
pueden sealar observaciones que escapan a la ms prolija previsin, pues podemos estar seguros de haber
cumplido con todas las normas y procedimientos en una determinada operacin, pero el auditor encargado de
la accin de control puede tener un criterio diferente no exento de elementos subjetivos.
Los hallazgos encontrados en los procesos de auditora son comunicados al rgano responsable para el
descargo correspondiente. An cuando el descargo que se efecte se realice con la sustentacin suficiente
que acredite la correccin de la operacin materia del hallazgo, la auditora, con criterios subjetivos que las
normas no evitan, puede considerar insuficiente el descargo efectuado e imputar la observacin
correspondiente con slo esta mencin en el informe final: En nuestra opinin este descargo no desvirta la
observacin. Y formula la observacin, sealando al o los responsables.
En no pocas oportunidades hemos sido testigos de casos como ste en la administracin pblica
Hasta antes de la promulgacin de la Ley N 29622 (se public el 10 de Diciembre de 2010), los informes de
auditora concluan recomendando Tomar las medidas correctivas. Y nada ms. Y como no existan otras
instancias a las cuales recurrir en este proceso y los informes de auditora constituyen pruebas
preconstituidas, se configuraba una falta en el o los responsables que la auditora haba sealado y se
aplicaban las sanciones, inclusive la destitucin, muchas veces injustamente.
Mediante la Ley N 29622, se han conferido facultades a la Contralora General de la Repblica para sancionar
a los empleados pblicos a quienes los rganos del Sistema de Control hayan encontrado responsabilidad
administrativa funcional, con lo cual ya no son las autoridades institucionales quienes imponen las sanciones,
sino la Contralora General de la Repblica, hecho con el que hemos estado en desacuerdo, segn nuestro
Comentario del 13 de Diciembre de 2010.
Los informes de acciones de control ejecutadas por los rganos de Control Institucionales o Auditoras
Externas, son remitidos a la Contralora General de la Repblica, y no conocemos de medidas correctivas que
haya tomado ese Organismo como resultado de la revisin y anlisis que debe efectuar sobre los informes
que recibe.
Sucede esto pese a que existen normas sobre los procesos de auditora y sobre la conducta y desempeo de
los auditores, que podran evitar, o por lo menos disminuir, la incidencia de actos arbitrarios en las acciones
de control, pero lamentablemente, ni los auditados para hacer valer sus derechos, ni los auditores para
cumplir con sus obligaciones, las observan cabalmente.
PRINCIPALES NORMAS LEGALES DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL QUE SE DEBEN TENER EN
CUENTA
Terminado el ejercicio presupuestal, para el caso de las Auditoras a los Estados Financieros, o en cualquier
poca del ao para el caso de Exmenes Especiales, corresponde que el rgano encargado del Sistema de
Personal y dems rganos responsables de la gestin institucional, sean sometidos al examen de rigor
mediante una auditora.
Con el objetivo de que la Dependencia encargada del Sistema de Personal supere con xito el examen,
desarrollamos a continuacin un conjunto de orientaciones para ayuda del administrador y operador de dicho
sistema, empezando con el marco legal en el que se encuadra una auditora, lo que permitir que los
auditados se posicionen debidamente en este proceso.

En ese sentido, recomendamos al administrador y operador del sistema de Personal, tomar conocimiento
suficiente de las siguientes normas del Sistema Nacional de Control
- Ley N 27785 Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica.
- Ley N 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General.
- Ley N 29622 - Ley que modifica la Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la
Contralora General de la Repblica, y ampla las facultades en el proceso para sancionar en materia de
responsabilidad administrativa funcional.
- Ley N 28716 Ley de Control Interno de las entidades del Estado.
- Decreto Supremo N 023-2011-PCM - Reglamento de infracciones y sanciones para la responsabilidad
administrativa funcional derivada de los informes emitidos por los rganos del Sistema Nacional de Control.
- Normas de Auditora Gubernamental NAGU, aprobadas por Resoluciones de Contralora N 162-95-CG, N
141-99-CG, N 259-2000-CG, N 012-2002-CG y 309-2011-CG
- Resolucin de Contralora N 320-2006-CG - Normas de Control Interno.
- Acuerdo de Directorio N 001-2006/028-FONAFE - Cdigo Marco de Control Interno de las Empresas del
Estado.
ACCIONES PREVIAS A LA AUDITORA
En aplicacin de la definicin de Control Previo y Simultneo establecida en la Ley N 27785, corresponde a la
dependencia encargada del Sistema de Personal, realizar las acciones de verificacin y control sobre todas las
operaciones y acciones que se desarrollan en su rea, en forma sistemtica y permanente, antes y
simultneamente a su realizacin, como mecanismos de control interno previo y simultneo de
responsabilidad de la entidad.
Esta labor se realiza permanentemente, sin embargo, previamente a la fecha de inicio de la auditora, la
dependencia debe proceder a una exhaustiva y detallada verificacin y, de ser necesario, subsanacin, de las
acciones realizadas y de su documentacin sustentatoria.
a) Verificacin Previa
Al trmino del ejercicio presupuestal y antes del inicio del proceso de auditora, la dependencia encargada del
Sistema de Personal debe efectuar una revisin de las acciones y operaciones realizadas, as como de sus
aspectos organizativos, normativos y de funcionamiento, con la finalidad de verificar el debido cumplimiento
de las normas legales, tcnicas y de organizacin que le son exigibles.
La verificacin previa comprende todas las acciones y operaciones realizadas durante el ao al que
corresponde la accin de control, principalmente los siguientes aspectos, adems de otros particulares para
cada entidad:
- Planilla nica de Remuneraciones y de Pensiones
Tiene por objeto verificar si los conceptos y montos considerados en ella, tienen el debido sustento
documentario. En otras palabras, compararlos con las resoluciones por medio de las cuales se asignaron las
remuneraciones, bonificaciones y dems asignaciones que figuran en la Planilla, as como las licencias y
vacaciones concedidas y las pensiones. Puede realizarse selectivamente, revisando las planillas en las que se
muestren diferencias sustanciales con las anteriores o posteriores. Tambin debe revisarse los nombres y
apellidos de los trabajadores, su nivel salarial, cargo y dems informacin que contenga.
- Descuentos efectuados
Tiene por objeto verificar si los descuentos efectuados por faltas, tardanzas, pensiones, impuestos y dems
contribuciones a cargo del trabajador, han sido correctamente aplicados, ejecutados y trasladados sus
montos a los organismos correspondientes, llmense SUNAT, AFP, CAFAE u otro.
- Ingreso de Personal

Tiene por objeto verificar si para el ingreso de personal en el periodo, se han observado las normas,
procedimientos y requisitos, de acuerdo al rgimen laboral que corresponda, incluido el rgimen especial de
Contratacin Administrativa de Servicios.
- Sistema de control de asistencia y permanencia del personal
Tiene por objeto verificar si el sistema implantado en la entidad, sea manual o mecanizado ofrece la garanta
necesaria para asegurar el cumplimiento de los dispositivos legales sobre la materia, y se efectan los
clculos correctos que permitan aplicar debidamente los descuentos y sanciones que se puedan derivar de
este control.
- Presupuesto Analtico de Personal PAP
En este aspecto se debe verificar si las partidas presupuestales consideradas en el Presupuesto Analtico de
Personal, se han comprometido correctamente a nivel de Grupo Genrico del Gasto y Especfica del Gasto.
Puede suceder que a nivel de Grupo Genrico los compromisos hayan sido efectuados dentro del marco
presupuestal, pero que se hayan presentado mayores y menores ejecuciones a nivel de partidas especficas,
en cuyo caso se debe coordinar con la oficina de presupuesto o la que haga sus veces en la entidad, a efectos
de que se realicen las modificaciones correspondientes mediante crditos y anulaciones en las partidas
correspondientes.
- Cuadro de Asignacin de Personal
El Cuadro de Asignacin de Personal considera todos las plazas con que cuenta la entidad y para la
contratacin de personal es requisito que la plaza por cubrir se encuentre considerada en el CAP.
La verificacin de este documento de gestin debe estar orientada a sustentar las razones por las que existen
plazas vacantes. Estas razones pueden ser: por prohibicin expresa sealadas en las medidas de austeridad
vigentes, o por insuficiencia de la asignacin presupuestal correspondiente, o por poltica y decisin
institucional, en razn de que no es imprescindible para la entidad la cobertura de las plazas que se
encuentran vacantes.
Estas razones deben encontrarse suficientemente documentadas, con los dispositivos legales o internos, o
con la documentacin presupuestal o administrativa que corresponda.
- Contratos de trabajo sujetos a modalidad
de Prcticas Profesionales y de Aprendizaje.

y convenios

de

Formacin

Laboral

Juvenil,

En este aspecto deben verificarse los contratos de trabajo sujetos a modalidad regulados en el Ttulo II del
TUO de l Decreto Legislativo N 728 - Ley de Productividad y Competitividad Laboral aprobado por Decreto
Supremo N 003-97-TR, en los convenios de Formacin Laboral Juvenil y de Prcticas Pre profesionales, y en
los Contratos de Aprendizaje, establecidos en la Ley N 28518 - Ley sobre Modalidades Formativas
Laborales; que hayan sido celebrados por la entidad.
Esta verificacin debe estar orientada a establecer si se han cumplido con todas las regulaciones establecidas
por los dispositivos legales que son de aplicacin, en lo referente a: requisitos para su otorgamiento o
contratacin, celebracin de convenios y contratos de acuerdo a las formalidades, tiempo de duracin,
proporcin mxima permitida por ley, obligaciones de la empresa, y otros.
- Contratos con Empresas de Servicios y Cooperativas de Trabajadores
Esta verificacin permite determinar si los contratos de intermediacin laboral que hubieran sido suscritos por
la entidad, estn siendo ejecutados conforme a las regulaciones establecidas en la Ley N 27626 Ley que
regula la actividad de las empresas especiales de servicios y de las cooperativas de trabajadores, y su
Reglamento aprobado por Decreto Supremo N 003-2002-TR, especialmente en lo referente a derechos,
obligaciones, montos pagados, plazo de duracin y relaciones entre la entidad usuaria y los trabajadores o
socios destacados a ella.
- Convenios con Empresas Administradoras y Proveedoras de Alimentos
Tiene por objeto verificar si los convenios suscritos con empresas administradoras o proveedoras de
alimentos, en el marco de lo establecido en la Ley N 28051 Ley de prestaciones alimentarias y su
Reglamento aprobado por Decreto Supremo N 013-2003-TR, principalmente en lo referente a la aplicacin
del porcentaje del beneficio, infracciones y relaciones entre trabajador y empleador y entre las empresas
administradoras y proveedoras de alimentos con la empresa cliente, segn los artculos 6, 14 y 15 del
Reglamento de la Ley y Ttulos III y IV del mismo dispositivo legal.

- Personal laborando sin contrato

En este aspecto se debe poner especial nfasis en los contratos de intermediacin personal, contratos sujetos
a modalidad, convenios de prcticas pre profesionales de formacin laboral juvenil y contratos de locacin de
servicios, verificando las fechas de vencimiento de los mismos.
Se debe tener presente que la prestacin de servicios personales sin el respectivo contrato por haberse
vencido o no haber sido suscrito es una causa para considerar la existencia de un contrato a plazo
indeterminado.
- Legajos Personales
Es necesario verificar que todos los trabajadores cuenten con sus respectivos legajos personales, que stos se
encuentren completos y actualizados, as como convenientemente preservados y resguardados.
- Archivos documentarios
Los archivos documentarios son muy importantes en un proceso de auditora, porque contienen el sustento
de todas las acciones y operaciones realizadas por el rea de personal; el slo hecho de encontrarse
incompletos o desordenados, puede ser motivo de observaciones de la auditora.
Los archivos documentarios deben contener las resoluciones de aprobacin de las distintas acciones de
personal realizadas, comunicaciones, informes, normas legales y otros relacionados con las funciones del
rea de personal; y mantenerse debidamente ordenados y clasificados de tal manera que se pueda tener un
fcil acceso a cualquier documento especfico que se requiera.
- Boletas de Pago
Corresponde verificar los archivos de las boletas de pago, cuyas copias se mantienen en el rea de personal
como evidencia del pago efectuado, por lo que se debe constatar que todas estn firmadas por los
trabajadores. Deben mantenerse suficientemente preservadas contra su deterioro o prdida, pues son
documentos de constante uso y de prolongada vida til
- Cumplimiento de Medidas de Austeridad, Racionalizacin y Disciplina en el gasto
En este aspecto se debe verificar, una a una, el cumplimiento de las medidas de austeridad, racionalizacin y
disciplina en el gasto que, sobre el mbito de personal, hayan sido establecidas por dispositivos legales del
Gobierno o por directivas internas de la entidad.
Cada entidad aplicar las medidas que le corresponda, segn se trate de entidades del Gobierno Nacional,
Gobierno Regional, Gobierno Local, de Tratamiento Empresarial o de empresas bajo el mbito de FONAFE.
- Reglamento de Organizacin y Funciones ROF
Sobre el Reglamento de Organizacin y Funciones, corresponde al rea de personal, verificar el cumplimiento
de las funciones generales que corresponden a ese rgano sealadas en el ROF y su difusin y conocimiento
por parte de su personal.
- Manual de Organizacin y Funciones MOF
Debe constatarse que todo el personal conozca y tenga a su inmediato alcance, las funciones propias del
cargo que ejercen as como del rgano al cual pertenecen.
An cuando su formulacin y actualizacin no es responsabilidad del rea de personal, es recomendable que
sta mantenga una constante atencin sobre el MOF, a fin de solicitar su actualizacin al rgano de
racionalizacin cuado sea necesaria, sobre todo en los casos de modificacin del Cuadro de Asignacin de
Personal - CAP
- Reglamento Interno de Trabajo
El Reglamento Interno de Trabajo es un documento de gran importancia y permanente consulta y revisin,
porque regula, internamente y en base a los dispositivos legales aplicables, las relaciones entre la entidad y
sus trabajadores, estableciendo para estos sus obligaciones especficas para con la entidad.
La verificacin del Reglamento Interno de Trabajo comprende la constatacin documentaria de que ha sido
entregado oportunamente a la Autoridad de Trabajo respectiva, de haber sido suficientemente difundido a

todos los trabajadores de la entidad, y su actualizacin de acuerdo a nuevas normas legales que se puedan
haber emitido, cambios organizacionales u otro factor que haga necesaria dicha actualizacin.
- Observaciones pendientes de Auditoras anteriores
Uno de los aspectos que toda auditora tiene la obligacin de revisar, es el referente al avance en la
superacin de observaciones sealadas en los informes de auditora que se hayan realizado anteriormente en
la entidad.
En este aspecto es conveniente mantener un archivo documentario de todas las acciones y medidas
correctivas realizadas por la entidad para superar las observaciones contenidas en cada uno de los informes
anteriores de auditoras realizadas n la entidad, llmense internas o externas, financieras, de gestin o
exmenes especiales.
Es aconsejable tambin mantener una base de datos computarizada para registrar toda la informacin sobre
estos informes de auditora, la que debe ser revisada y actualizada permanentemente.
b) Criterios que se deben tener presente en las acciones previas a una auditora
La verificacin previa a una auditora debe enmarcarse dentro de los criterios que operan en las acciones de
control, de modo que permitan prever elementos imprevistos en la determinacin de hallazgos y/u
observaciones, propios de la percepcin profesional y tcnica del auditor.
Algunos de estos criterios, formados de la experiencia en estas acciones de control, son los siguientes:
- Todas las acciones del rea deben tener el sustento suficiente
Al respecto, se debe tener en cuenta que, segn la NAGU 3.40 el auditor debe obtener evidencia suficiente,
competente y relevante para formular razonablemente sus juicios y conclusiones, y que estas evidencias
pueden ser fsicas (observacin directa), documentales (cartas contratos, registros de contabilidad, facturas y
documentos de la administracin relacionados con su desempeo), testimoniales (obtenidas de otras
personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas) analticas (clculos,
comparaciones, razonamiento y separacin de la informacin en sus componentes, cuyas bases debe ser
sustentadas documentadamente, en caso necesario).
En ese sentido, al rea responsable le corresponde mantener el sustento suficiente de las acciones que
realiza, de manera tal que le permita justificarlas de modo cierto y objetivo en el descargo de los hallazgos
que la auditora pudiera comunicarle.
- Las observaciones y hallazgos pueden referirse a aspectos que no se encuentran explcitamente
regulados
Las acciones del rea pueden ser objeto de observacin por accin u omisin en aspectos que no
transgreden expresamente ningn dispositivo legal o norma interna ni tampoco las normas tcnicas de
control.
El auditor, al hacer uso de su criterio profesional y tcnico, puede considerar como deficiencias aspectos que
para el rea ni para la entidad lo son.
En estos casos el descargo respectivo debe ser preciso y fundamentado, mostrando las razones de gestin u
organizacionales, e inclusive prohibiciones legales (que el auditor pueda no haber tomado en cuenta) que
hacen innecesarias o ilegales estas acciones.
- El orden y la disciplina administrativa son aspectos que forman opinin en el auditor
Desde el momento en que el auditor inicia la accin de control, ya se forma una opinin general del
funcionamiento del rea: si encuentra desorden en el mobiliario y archivos, deficiencias de limpieza en los
ambientes, si los documentos que solicita no son ubicados rpidamente y sin vacilaciones, si no encuentra
cuidado y esmero en la conservacin de los archivos y situaciones similares, el auditor, involuntariamente o
no, asume un prejuicio respecto al funcionamiento general del rea de personal. Negativa en las situaciones
sealadas y positiva en las situaciones contrarias.
- Puede proporcionarse
observaciones

informacin

distorsionada

equivocada

al

auditor

que

origina

El auditor, en su tarea de obtener la informacin necesaria, puede solicitarla a personal del rea que no est
bien informado del asunto sobre el cual se requiere informacin y proporcionarla en forma distorsionada o
equivocada, sin conocimiento del responsable del rea o del tcnico o especialista en dicho asunto.
Para prevenir esta situacin, es recomendable que el responsable del rea, instruya a su personal, en forma
previa al inicio de la auditora, sobre los encargados de brindar la informacin que solicite la auditora, segn
el tema de que se trate.
- Una actitud defensiva o exculpatoria puede formar opinin en el auditor
Sucede algunas veces que los auditados, al ser requeridos por los auditores, adoptan una actitud defensiva
sin razn aparente, actitud que tambin suele expresarse en trminos exculpatorios y, por ende, con el riesgo
de incriminaciones a otros trabajadores. Estas actitudes pueden hacer presumir al auditor que detrs de ellas
subyace alguna deficiencia o irregularidad que debe investigar, complicndose injustificada e
innecesariamente la accin de control.
INICIO Y DESARROLLO DE LA AUDITORA
a) Obligaciones del rea de personal en el desarrollo de la auditora
Se da inicio a la auditora, proceso en el cual, el rea tiene dos obligaciones importantes con respecto a la
auditora designada para tal accin de control:
- Proporcionar toda la informacin que se le requiera, en forma completa y oportuna.
- Efectuar, dentro de los plazos establecidos en la Comunicacin de Hallazgos que le hace llegar la auditora,
la respuesta con los descargos y aclaraciones que correspondan sobre los hechos y operaciones materia de
observaciones.
b) Comunicacin de Hallazgos
Segn la NAGU 3.60, durante la ejecucin de la accin de control, la Comisin Auditora debe comunicar
oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos a fin que, en un plazo fijado,
presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su debida evaluacin y
consideracin pertinente en el Informe correspondiente.
Una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple con hacerlas de conocimiento de
las personas comprendidas en los mismos, estn o no prestando servicios en la entidad examinada, con el
objeto de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados
y facilitar, en su caso, la adopcin oportuna de acciones correctivas.
Los hallazgos se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la
aplicacin de los procedimientos de control gubernamental empleados y revelarn necesariamente la
situacin o hecho detectado (condicin); la norma, disposicin o parmetro de medicin transgredido
(criterio); el resultado adverso o riesgo potencial identificado (efecto); as como la razn que motiv el hecho
o incumplimiento establecido (causa), cuando sta ltima haya podido ser determinada a la fecha de la
comunicacin.
La comunicacin se efecta por escrito y su entrega al destinatario es directa y reservada, debiendo
acreditarse la recepcin correspondiente. De no encontrarse la persona, se le dejar una notificacin para que
se apersone a recabar los hallazgos en un plazo de dos (2) das hbiles. En caso de no apersonarse o de no
ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia de comunicacin, sern citados para
recabarlos dentro de igual plazo, mediante publicacin, por una sola vez, en el Diario Oficial El Peruano u otro
de mayor circulacin en la localidad donde se halle la entidad auditada. Los hallazgos podrn ser recabados
personalmente o a travs de representante debidamente acreditado mediante carta poder con firma
legalizada. Vencido el plazo otorgado para recabar los hallazgos, se tendr por agotado el procedimiento de
comunicacin de los mismos.
En el documento que se curse para comunicar los hallazgos, se sealar el plazo perentorio para la recepcin
de las aclaraciones o comentarios que debern formular individualmente las personas comprendidas, el cual
ser establecido por la Comisin Auditora teniendo en cuenta la naturaleza del hallazgo, el alcance de la
accin de control y si la persona labora o no en la entidad auditada, no debiendo ser menor de dos (2) ni
mayor de cinco (5) das hbiles, ms el trmino de la distancia; precisndose que a su vencimiento sin
recibirse respuesta o ser sta extempornea, tal situacin constar en el Informe respectivo, conjuntamente
con los hechos que sean materia de observacin, no siendo obligatoria, en su caso, la evaluacin e
incorporacin de los comentarios presentados extemporneamente al plazo otorgado. Excepcionalmente, el
citado plazo podr prorrogarse por nica vez y hasta por tres (3) das hbiles adicionales en casos
debidamente justificados por el solicitante; en estos casos, se entender que el pedido ha sido aceptado a su
recepcin, salvo denegacin expresa.

El inicio del proceso de comunicacin de hallazgos ser puesto oportunamente en conocimiento del Titular de
la entidad auditada, con el propsito que ste disponga que por las reas correspondientes, se presten las
facilidades pertinentes que pudieran requerir las personas comunicadas para fines de la presentacin de sus
aclaraciones o comentarios documentados. Para tal efecto, la comunicacin cursada por la Comisin Auditora
servir como acreditacin.
nicamente, bajo responsabilidad de la Comisin Auditora y previa autorizacin del nivel gerencial
competente, podr exceptuarse la comunicacin de hallazgos, en los casos que, por existir absoluta certeza
en cuanto a su comisin, tipicidad, sustento e identificacin de los presuntos responsables, la citada
comunicacin resulte irrelevante, debindose en dichos casos emitirse con inmediatez el correspondiente
Informe Especial para su remisin a las autoridades competentes.
c) Comentarios y/o aclaraciones del personal comprendido en las observaciones Carta de
Descargo
Recibida la Comunicacin de Hallazgos y en el plazo establecido en ella, el responsable del rea y/o personal
comprendido en las observaciones, formular su respuesta sobre las presuntas deficiencias o irregularidades
que se sealan en dicha Carta. .
Segn la NAGU 4.40, los comentarios y/o aclaraciones contenidos en la respuesta a la carta de comunicacin
de hallazgos, por parte del personal comprendido en las observaciones, en lo esencial y sucintamente deben
ser expuestas con la propiedad debida; indicndose, en su caso, si se acompa la documentacin
sustentatoria pertinente.
La Comisin Auditora evaluar los comentarios y/o aclaraciones, sustentando los argumentos invocados y
consignando la opinin resultante.
Tanto las observaciones y/o aclaraciones como la evaluacin y opinin resultante de su anlisis, sern
considerados en el contenido del Informe Final de la auditora.
Las respuestas del personal comprendido en las observaciones son determinantes para determinar si han
existido deficiencias o irregularidades en la gestin de personal e incorporarlas como observaciones en el
informe final, razn por la cual se deben realizar con la mxima exactitud, objetividad y sustento que sean
posibles, desechando los comentarios o juicios no esenciales y que puedan disminuir los argumentos y
razones de fondo.
Para ello, es recomendable que el contenido de las respuestas sea analizado en grupo de trabajo del personal
del rea y, en los casos en que las presuntas observaciones estn relacionadas con las funciones de otros
rganos, someterlas tambin a consideracin y opinin de los mismos.
Cualquier previsin que se tome en relacin con la exactitud y objetividad de las respuestas, no son
innecesarias.
En caso de que efectivamente se haya producido la deficiencia o irregularidad, es conveniente sealar los
factores de orden legal, administrativo u organizacional que han contribuido a su ocurrencia.
Debe tenerse presente que de no haberse dado respuesta a la comunicacin de hallazgos o de haber sido
sta extempornea, se referenciar tal circunstancia y la observacin se mantendr en el informe final de
auditora.
d) Evidencia Suficiente, Competente y Relevante
Las irregularidades o deficiencias planteadas como observaciones por la comisin de auditora en su informe
final, deben estar sustentados en evidencias suficientes, competentes y relevantes. Este criterio debe ser
tenido en cuenta tambin por el personal del rea al momento de formular sus comentarios y/o aclaraciones
a los hallazgos comunicados por la auditora
El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicacin de pruebas de
control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones
que formule respecto al organismo, programa, actividad o funcin que sea objeto de auditora.
La evidencia deber someterse a revisin para asegurarse que cumpla con los requisitos bsicos de
suficiencia, competencia y relevancia. Los papeles de trabajo debern mostrar los detalles de la evidencia y
revelar la forma en que se obtuvo.
- Suficiencia

Es suficiente la evidencia objetiva y convincente que basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones expresadas en el Informe. La evidencia ser suficiente cuando por los resultados de la
aplicacin de procedimientos de auditora se comprueban razonablemente los hechos revelados. Para
determinar si la evidencia es suficiente se requiere aplicar el criterio profesional. Cuando sea conveniente, se
podrn emplear mtodos estadsticos con ese propsito.
- Competencia
Para que sea competente, la evidencia debe ser vlida y confiable. A fin de evaluar la competencia de la
evidencia, se deber considerar cuidadosamente si existen razones para dudar de su validez o de su
integridad. De ser as, deber obtener evidencia adicional o revelar esa situacin en su informe.
Los siguientes supuestos constituyen algunos criterios tiles para juzgar si la evidencia es competente:
La evidencia que se obtiene de fuentes independientes es ms confiable que la obtenida del propio
organismo auditado.
La evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno apropiado es ms
confiable que aquella que se obtiene cuando el sistema de control interno es deficiente, no es satisfactorio o
no se ha establecido.
Los documentos originales son ms confiables que sus Copias.
La evidencia testimonial que se obtiene en circunstancias que permite a los informantes expresarse
libremente merece ms crdito que aquella que se obtiene en circunstancias comprometedoras (por ejemplo,
cuando los informantes pueden sentirse intimidados).
- Relevancia
Se refiere a la relacin que existe entre la evidencia y su uso; la informacin que se utilice para demostrar o
refutar un hecho ser relevante si guarda relacin lgica y patente con ese hecho. Si no lo hace, ser
irrelevante y, por consiguiente, no podr incluirse como evidencia.
Cuando se estime conveniente, el auditor deber obtener de los funcionarios de la entidad auditada
declaraciones por escrito respecto a la relevancia y competencia de la evidencia que haya obtenido.