IdeaInvoice

Manual de Configuracin
Agosto de 2010
IdeaSys
Departamento de Documentacin

Tabla de contenido
INSTALACION DE IdeaInvoice ............................................................................................................ 3
REQUISITOS DE SISTEMAS ............................................................................................................... 3
Descarga de Archivo de Instalacin ................................................................................................ 3
Instalacin del Sistema IdeaInvoice .............................................................................................. 4
INFORMACION IMPORTANTE: ............................................................................................................ 7
REGISTRO DEL SISTEMA IdeaInvoice ................................................................................................. 8
CONFIGURACION DE LA INSTALACIN DEL SISTEMA IdeaInvoice .................................................... 9
CONFIGURACION DEL ODBC ............................................................................................................. 10
CONFIGURACION DEL SISTEMA IdeaInvoice ................................................................................... 11
Opcin Empresa del Men Sistema .............................................................................................. 11

INSTALACION DE IdeaInvoice
REQUISITOS DE SISTEMAS
Tener instalados el sistema AdminPaq
Asegrese de haber ingresado a Windows con la cuenta de administrador.
Tener una conexin a Internet y mantenerse conectado a la misma en el proceso de
instalacin y configuracin del sistema.

Descarga de Archivo de Instalacin

Los archivos de instalacin de IdeaInvoice se encuentra en el sitio web siguiente:
http://actualizaciones.ideainvoice.ideasys.com.mx
Una vez que ingresa al sitio ubique la seccin de
Instaladores, es en este apartado donde se coloca la
versin ms actualizada del sistema IdeaInvoice,
puede distinguir el archivo porque siempre comienza
con la palabra SetupIdeaInvoice y tiene extensin .zip
Ubicado el archivo de un click encima del nombre para
descargarlo en su computadora. En la ventana de
Descargar, indique la carpeta donde se guardar el
archivo de instalacin. Puede crear una carpeta en el escritorio de Windows, la carpeta del
escritorio est predeterminada, solo cree una carpeta nueva nmbrela temporal entre en esa
carpeta y presione el botn de guardar. Ya que termine la descarga de este archivo, cierre todos
los programas y aplicaciones que estn abiertos y abra la carpeta de temporal recin creada, ah
encontrar el archivo bralo dando doble click encima del nombre y encontrar un archivo con el
mismo nombre pero con extensin .exe. de doble click a este y comenzar el proceso de
instalacin.

Instalacin del Sistema IdeaInvoice

1. Inmediatamente comienza a ejecutarse el proceso de instalacin observar una pantalla como
la siguiente:

La cual solo le da la bienvenida al

proceso de Instalacin presione el
botn Siguiente para continuar.
El proceso de instalacin y
configuracin requiere de algunos
minutos si no est seguro de
comenzar por esta u otra razn
presione el botn de Cancelar.

2. El paso siguiente es leer el contrato de licencia

Una vez terminada la lectura, si est

de acuerdo con los trminos active
la opcin:
Acepto los trminos del contrato de licencia.

De lo contrario, la opcin:
No acepto.los trminos del contrato de
licencia.

Y contine presionando el botn

siguiente

3. Lo siguiente en el proceso de instalacin es indicar la ruta donde se guardarn los archivos que
conforman al sistema IdeaInvoice.

De forma predeterminada
recomienda la ruta

se

C:\Archivos de programa\IdeaSys\IdeaInvoice\

Si prefiere que se guarden en alguna

otra ruta presione el botn de
Cambiar e indique la misma.
Para continuar presione el botn
Siguiente

4. A continuacin deber indicar el tipo de instalacin que necesite:

Se recomienda la instalacin Tpica,
graba todos los componentes y su
configuracin
para
el
mejor
rendimiento del programa.
Utilice la opcin mnima si no cuenta
con el espacio suficiente en el disco
de su computadora para almacenar
la base de datos del seguimiento.
Opcin Seguimiento, del Men Reportes del
sistema

La opcin Personalizada permite

decidir que componentes se instalan
o no y en que ruta.

5. La siguiente ventana muestra el detalle de los datos previamente capturados para una revisin

En caso que tenga que realizar algn

cambio utilice el botn de Atrs para
rectificar o si est seguro presione el
botn de Instalar.
Recuerde
que
en
cualquier
momento puede cancelar la
instalacin presionando el botn
Cancelar.

6. Mientras el proceso instala los archivos se muestra el avance en la siguiente pantalla

7. Una vez que termine el proceso se mostrar la ventana de Finalizar

Termine el proceso presionando el

botn de Finalizar

Se recomienda borrar la carpeta de

temporal guardada en el escritorio
de Windows cuando inici el proceso
de instalacin.

Para abrir IdeaInvoice encontrar el acceso directo en el escritorio de Windows o ubquelo en el

men principal de Windows. Para consultar el uso de IdeaInvoice acuda al Manual del Usuario.

INFORMACION IMPORTANTE:
El

proceso

de

instalacin crea 2
programa\IdeaSys\IdeaInvoice: Datos y Reportes.

importantes

directorios

dentro

de

C:\Archivos

de

Si cambi la ruta en el paso 3 de la instalacin encontrar estos directorios en dicha ruta.

Directorio de IdeaInvoice: Guarda los componentes, archivos y libreras propias del sistema.
Directorio de Datos: Aqu se encuentra la base de datos de IdeaInvoice. Cuando est realizando
el registro de IdeaInvoice solicitar la ruta de este directorio (Ver seccin Registro del sistema
IdeaInvoice). En caso de ser el servidor ser necesario compartir este directorio ya que aqu se
almacena la informacin de configuracin del sistema.
Directorio de Reportes: Se recomienda guardar en esta carpeta los formatos .rtm generados por
el diseador de IdeaInvoice. Indique esta ruta en el campo formato .rtm de la opcin Empresas
del men sistema en el apartado de documentos. (ver apartado configuracin del Sistema
IdeaInvoice). En caso de ser el servidor ser necesario compartir este directorio ya que aqu se
almacenan los formatos de impresin.

REGISTRO DEL SISTEMA IdeaInvoice

Una vez instalado IdeaInvoice se deben realizar algunos pasos para registrar el sistema ante la
empresa IdeaSys.
El sistema de licenciamiento de IdeaSys para IdeaInvoice opera de la siguiente manera: al
comprar el software usted adquiere una licencia de uso, la cual deber almacenar en el servidor de
su empresa y cada vez que realice una instalacin del software en otras computadoras podr
tomar de ste la serie de activacin. En caso que instale el sistema IdeaInvoice en una sola
computadora (terminal) su servidor de licencia ser Mono Usuario.
Para el registro del sistema IdeaInvoice realice lo siguiente:
1. Ingrese al sistema desde el acceso directo del escritorio, se mostrar la siguiente ventana:
Si es la primera vez que instala el software deber proporcionar algunos datos para crear el
registro de la licencia en su Servidor o Estacin Mono-Usuario:
Tipo de Registro: Seleccione la opcin Servidor si va
a realizar ms de una instalacin en otras
computadoras (Estacin). Mono Usuario si solo se
instalar en una Estacin.
Serie: Teclee la llave de activacin que viene en el
certificado de compra de software.
Serie AdminPaq: Nmero de serie de activacin del
programa AdminPaq
Nombre de empresa
Contacto: nombre del representante de la empresa
que registra.
Telfono del contacto.
e-mail de la persona de contacto
Presione el botn de Registrar.

REGISTRO DE LICENCIA DE UNA ESTACIN:

Si ya instal el servidor de licencia y va a requerir de una instalacin de IdeaInvoice en otra
computadora realice las mismas acciones mencionadas de instalacin y cuando valla a ingresar al
sistema dando doble click al icono de acceso directo en esta misma pantalla:
Solo indique la informacin de estos datos:
Tipo de registro: seleccione la opcin Estacin.
Serie: Teclee el nmero de licencia asignado a esta
estacin.
IP/Nombre Servidor de Licencia: Indique la direccin
IP del servidor de licencias previamente instalado.
Tambin puede colocar el nombre si as lo prefiere.
Presione el botn de Registrar.
Recuerde que los dems datos fueron guardados
cuando se instal el servidor de licencias.

Una vez registrado el software realice los siguientes pasos de configuracin del sistema.

CONFIGURACION DE LA INSTALACIN DEL SISTEMA IdeaInvoice

En la pantalla que se muestra despus que termin el proceso de registro:

Indique la ruta de donde se encuentra el directorio de

Datos. Recuerde que esta carpeta se cre en la
instalacin y se explica en la INFORMACION
IMPORTANTE.

Indique la ruta donde se guard el archivo

Transformation.xtr, el cual es requerido por
IdeaInvoice para que se realice el proceso de Generar y
Todo del men Documentos de IdeaInvoice.
Este archivo se guard en la instalacin, en la ruta que
se muestra predeterminada.

Para ambos casos En caso de ser una instalacin Monousuario es recomendable poner una ruta
como la siguiente. c:\Archivos de programas\IdeaSys\IdeaInvoice\Datos. En Caso de ser una
instalacin cliente servidor como la siguiente: \\Servidor\DatosIdeaInvoice.

CONFIGURACION DEL ODBC

Ingrese a la siguiente ruta de opciones del sistema operativo Windows Panel de
Control/Herramientas Administrativas/Orgenes de Datos ODBC.
En esta opcin ingrese a la pestaa DSN Sistema

Presione el botn de Agregar.

Seleccione la opcin Microsoft

FoxPro VFP Driver (*.dbf)

Presione el botn de finalizar y

despus Aceptar.

A continuacin se debern indicar los parmetros de conexin a la base de datos de adminpaq

como se muestra en la siguiente ventana
Data Source Name: es el nombre que
permitir identificar la base de datos
de Adminpaq la cual permite la
conexin con IdeaInvoice.
Description: es la descripcin de la
base de datos de AdminPaq indicada
en el punto anterior.
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Database type: El tipo de base de datos requerida para la conexin es Free Table directory,
asegurese de seleccionar esta opcin.
Path: Indique la ruta del directorio donde se encuentra la base de datos requerida. Si no conoce la
ruta utilice el botn de Browse para ir indicar dicha ruta.
Para finalizar Presione el botn de Ok. Regresar a la ventana de DNS de sistema ya en esta
ventana presione el botn de Aceptar. Con esto ya queda configurada la conexin de AdminPaq
con IdeaInvoice.
La configuracin del ODBC es requerida tanto en servidor como en cada una de las terminales. Y
realizar una configuracin del ODBC por cada empresa que valla a ingresar en el sistema
IdeaInvoce.

CONFIGURACION DEL SISTEMA IdeaInvoice

Opcin Empresa del Men Sistema
Realice la captura de las empresas y sus documentos que estn almacenadas en AdminPaq y de
las cuales se van a generar los documentos digitales. As como las siguientes configuraciones:

Su empresa: teclee el nombre, razn

social o comercial de la empresa de la cual se
generaran los documentos digitales.
Conexin ODBC a AdminPaq: coloque
el nombre de la base de datos donde se
almacena la informacin de los documentos de
la empresa en el sistema AdminPaq.
Direccin de Correo Electrnico: teclee
el correo electrnico asignado para el envo de
los documentos digitales a su destinatario.
Nombre de usuario: indique la clave de acceso para la direccin de correo electrnico
indicada en el apartado anterior.
Contrasea: escriba la contrasea de acceso correspondiente para la direccin de correo
electrnico indicada.
Servidor de correo saliente (SMTP): coloque el servidor SMPT correspondiente para el
dominio de la cuenta de correo electrnico.
Puerto del servidor de salida (SMTP): coloque el puerto correspondiente para el servidor
SMTP de la cuenta de correo electrnico.
Se precisa una conexin cifrada (SSL): active la palomita si necesita autentificacin el
dominio de la cuenta de correo electrnico.

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CC: en caso que se necesite enviar copia del correo a otro destinatario escriba el correo
electrnico. Puede escribir cuantas cuentas de correo electrnico necesite solo seprelas
con una coma (,).
Almacn Digital: Indique la ruta del directorio donde se guardarn los archivos .pdf,
creados en la opcin Generar del men Documentos, y los archivos .xml asociados a stos.
Enviar a la impresora por omisin: active esta opcin si desea que al ejecutarse el proceso
de generar y todos del men documentos se imprima una copia del archivo .pdf.
Enviar por correo electrnico: active esta opcin si desea que al ejecutarse el proceso de
generar y todos del men documentos se enve una copia del archivo .pdf y .xml (en caso
de ser DOCUMENTO FISCAL DIGITAL) al destinatario siendo ste la cuenta de correo
electrnico que tenga asociada la empresa en el sistema AdminPaq.
Enviar a sitio IdeaSys: active esta opcin si desea que al ejecutarse el proceso de Generar
y Todos del men Documentos se enve una copia de respaldo del archivo .pdf y .xml (si es
DOCUMENTO FISCAL DIGITAL) al sitio externo IdeaWeb.
Ruta WEB Services IdeaSys: Servicio de IdeaSys para registrar los archivos generados por
IdeaInvoice en IdeaWeb.
Dejar la ruta que aparece predeterminada:
http://www.ideasys.com.mx/servicios/ws.asmx

Hasta este punto son parmetros de la empresa.

Ahora deber capturar los documentos a generar de dicha empresa.
Para ello en la parte inferior de la pantalla se muestra una barra de herramientas presione el
botn con el signo de +, para abrir la seccin de captura de documentos y configure las siguientes
opciones:

Tipo de documento de Adminpaq: Indique

el cdigo del catlogo de conceptos de AdminPaq
que corresponda al documento que captura.
Descripcin del documento: Indique el
nombre que identifique al documento que captura.
Es documento Fiscal Digital: si la
clasificacin indicada anteriormente corresponde a
un Documento Fiscal Digital active esta casilla de lo
contrario asegrese de desactivarla. en caso de
encontrarse desactivada el sistema determinar que es un documento de AdminPAq y
solicitar serie y folio a emitir. ejemplo: Prefijo archivo XML: letra que se antepone al
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nombre de los archivos .xml creados porAdminpaq, generalmente es la letra F.ejemplo si

tenemos el siguiente archivo FA0000000016.XML nuestro prefijo ser FA generalmente
es la letra F mas el Prefijo proporcionado por hacienda.
Formato .rtm: Indique la ruta donde se almacenaron los archivos que contienen el
formato de imagen corporativa asignado a la empresa que captura y documento, siendo
stos los archivos con extensin .rtm. Recuerde si trabaja en una instalacin monousuario
(terminal) la ruta es local ejemplo C:\Archivos de programas\IdeaSys\IdeaInvoice\Datos.
Si es el servidor una ruta de red (Cliente servidor) ejemplo \\Servidor\DatosIdeaInvoice
Prefijo archivo XML: letra que se antepone al nombre de los archivos .xml creados por
Adminpaq, generalmente es la letra F.
Directorio Origen XML: Indique la ruta donde se encuentran los archivos .xml generados
por AdminPaq para la factura electrnica asociados a la empresa que captura.
Mensaje Email: Escriba lo que se incluir en el contenido del correo electrnico que se
enva cuando se ejecuta el proceso de Generar o Todo del men Documentos.

Repita estas acciones cuantos documentos necesite la empresa que captura. Y una vez terminada
la captura de documentos repita el proceso de capturar empresa cuantas veces sea necesario para
ello presione el botn de + de la barra de herramientas colocada en la parte central de la pantalla.

Si requiere de eliminar una empresa o documento solo presione el botn con el signo de de la
barra de herramientas que corresponda.

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