Universidad de La Frontera

Facultad de Ingeniera Ciencias y Administracin

Departamento de ingeniera de Sistemas

Estado de avance
Proyecto BIP Temuco.

Asignatura

: Logstica y distribucin
IIS-506

Integrantes

: Luciano Castel Carrasco.

Juan Carrasco Alcaide.
Nattacha Cerda Urrea.
Isidora Gmez Cartes.
Carlos Neira Vidal.
Felipe Parodi Peters.
Sebastian Parodi Peters.

Fecha

: 04 de Mayo de 2009

Resumen

El proyecto que se presenta, consiste en un anlisis de la situacin actual de la

sucursal ubicada en Andrs Bello 844.
Los objetivos de este trabajo se relacionan con la poltica de inventario, un
pequeo anlisis del transporte y de la gestin eficiente de estos.
Para la realizacin del proyecto es fundamental la recoleccin de datos, los
cuales obtuvimos mediante el software Sphinx, implementado en la empresa en Junio
de 2008, que facilita la entrega de informacin de inventario, movimiento de productos,
etc. mediante reportes en tablas Excel, adems de la informacin proporcionada por los
trabajadores de la sucursal.
Bip Computers trabaja con un stock de seguridad que se mantiene mediante
pedidos semanales (realizados en base a pronsticos) que son solicitados a la casa
matriz la cual se encarga de enviar y aprovisionar; En funcin a eso nuestro anlisis se
basa en los productos que poseen una mayor rotacin, con la condicin de que son
nuevos en el mercado y tambin los que ya llevan un tiempo en venta (para considerar
el factor tecnologa), es decir, que son ms cotizados por los cliente y necesitan ser
monitoreados para el anlisis de este trabajo.
Debido a que la demanda posee gran variabilidad en los productos analizados es
necesario realizar anlisis de los datos de ventas y hacer una estimacin de las ventas,
para periodos futuros.

Introduccin.
Bip Computers es una empresa dedicada a la venta de artculos y accesorios
informticos tales como:

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Audio.
Cables.
Cmaras.
Memorias.
Monitores.
Notebook.
Tarjetas madres, etc.
La empresa tiene su casa matriz en Santiago donde distribuye a sus sucursales
dispuestos en algunas regiones de nuestro pas; Temuco, Puerto Montt y Concepcin.
La modalidad de compra puede ser mediante su pgina online www.bip.cl o bien
directamente en una de sus sucursales.
Debido a que Bip Computers trabaja con un sistema de logstica y distribucin
eficaz ha logrado una gran cantidad de clientes ya que su forma de servicio es eficaz y
confiable ha hecho que los consumidores tengan una mayor cercana a sus productos y
tambin se consolidado con la venta online en su pgina web.
El trabajo de nuestro grupo ser analizar el sistema de almacenamiento en la
sucursal de Temuco, la cual est ubicado en la Calle Andrs bello 844, conocer el modo
de trabajo y el mtodo de gestin del inventario para poder llegar a proponer una
posible mejora a el proceso, as como tambin su layout, plazos de entrega, la
implementacin de software de apoyo a su empresa y en general como es su nivel de
servicio actualmente.

Objetivos.
Objetivos Generales.

Analizar el Sistema de Inventario en la sucursal Bip Temuco.

Objetivos Especficos.

Analizar el costo de envo de producto en situaciones de emergencia

Anlisis del inventario en la Bodega (Cunto, Cuanto pedir, Demanda)

Analizar el Nivel de servicio de la sucursal.

Analizar el costo de las prdidas de las ventas en la sucursal.

Caracterizacin del sistema de trabajo de BIP Computers.

El sistema de inventario que utiliza es un software conectado en lnea con las dems
sucursales con el fin de administrar un inventario completo de la empresa y las distintas
reas que comprende la venta de insumos y productos. En cada mdulo se puede ver la
informacin en tiempo real, con ello se obtiene un mayor control y seguimiento de cada
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actividad realizada por las sucursales y as procurar una mejor gestin desde la casa
matriz. En nuestras visitas a la sucursal de Temuco hemos podido recolectar
informacin acerca de su inventario actual y sus ventas.
El valor de los costos de transporte es desconocida o no exacta No sabemos si
lograremos obtener informacin con respecto a los costes de transporte de inventario,
por lo que debemos estimar, dependiendo de la cantidad de pedidos que se generen por
semana, sus volmenes, y su lugar de procedencia, siendo estos cada una de sus
sucursales, esto debido a que la empresa maneja una poltica de stock de seguridad,
respaldado por un sistema de administracin en lnea de cada una de las sucursales, por
lo que de todas maneras, los volmenes del pedido son condicionados por el nivel de
inventario que posean ellos o bien se coordinan pedidos entre las sucursales.
Hemos podido detectar que la sucursal utiliza un control de inventario peridico para
demanda aleatoria y esto es un gran problema ya que de compaa debe tener
claramente cuales son los productos que ms se venden y con que frecuencia. Debido a
esto, el encargado de bodega debe revisar su stock de productos en inventario, la
demanda estimada para una semana normal e ingresar todos estos datos dentro del
software para que en Santiago un encargado de stocks los analice y concuerde con los
requerimientos del conjunto de las sucursales para las ventas del siguiente periodo.
Para esto debemos analizar los productos por separados para analizar su
comportamiento individual adems analizaremos el comportamiento de los productos
cuando se hacen pedidos por lote, ya que en el primer enfoque no se asemeja a la
situacin actual de la sucursal, ya que el control de inventario en la bodega no es
independiente de los otros, pero a su vez nos ayudar a visualizar cual es la cantidad por
producto que hay que solicitar. Por otra parte el enfoque de los pedidos conjuntos, nos
ayudara a determinar la cantidad exacta de distintos productos en cada pedido. Esto nos
ayudar a visualizar la situacin de manejo actual en la que se encuentra la tienda.
Para poder realizar estos anlisis debemos tener datos que respalden lo dicho
anteriormente para ello debemos tener:
T* = Periodo de revisin.
I = Corresponde al porcentaje del costo de mantencin en bodega del costo del
producto.
Q* = Cantidad de lote econmico.
S = Costo de orden individual.
S_d = Desviacin estndar considerando variabilidad en la demanda.
M = cantidad mxima de productos.
O = costo comn de procurar un pedido
Dicho esto, los productos que analizaremos de la tienda sern por una parte los nuevos,
es decir aquellos que no hay registros de demanda, por lo que dificulta la estimacin de
sta. Por otra parte tambin analizaremos los productos con venta normal, es decir los
que s se posee registro de ventas dentro del software, por lo que podremos realizar
estimaciones de venta mediante pronsticos.
La poltica eficiente de gestin de inventario es fundamental ya que al administrar
cuidadosamente los niveles de inventario disminuira los costos de mantenerlos
almacenados, esto hace que tenga un buen sentido econmico en su manejo.

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La decisin de tener un control de inventario dentro una empresa es para poder manejar
y mejorar su nivel de servicio al cliente, donde la empresa trata de satisfacer altas
expectativas del cliente por la disponibilidad del producto, esto hace mantener un nivel
de ventas y en el mejor caso, mejorarlas. Otro punto a favor y uno de los ms
importantes es la reduccin de costo, ya que hace reducir indirectamente los costos de
operacin de otras actividades de la cadena de suministro, donde se pueden compensar
los costos de manejo de inventario.
Tambin se puede realizar pronsticos de demanda para periodos de demanda alta, as
como en fechas de navidad, da del padre, etc. para as poder anticiparse y tomar
decisiones para afrontar esta situacin y poder evitar problemas de inexistencia de
productos.
Ahora mostraremos los datos de demandas de 5 productos que estn ya establecidos en
las ventas de Bip Computers en Temuco, donde se podr apreciar las diferencias entre
distintos periodos.
Para poder realizar un anlisis del control de inventario acotaremos nuestro tamao de
productos de solo 5 productos, ya que Bip Computers trabajan con ms de 100
productos donde se dificultara la comprensin del problema y del anlisis.
Tabla de demandas de productos de venta cotidiana

Tabla de demandas de productos nuevos

Estimacin de demandas de productos nuevos adquiridos por Bip

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Estos datos son adquiridos por proyecciones de la sucursal Bip Computers para meses
futuras, ya que se basan en productos con caractersticas similares y adems ven las
mejoras realizadas para el nuevo producto.
Los datos analizados anteriormente nos entregaran una informacin muy importante ya
que con estos datos de demanda en meses anteriores, podremos controlar el inventario
para cada artculo con precisin y despus mas adelante poder entregar un control de la
suma de todos los niveles de artculos que se encuentran en el inventario, ya que se
podr estimar con mucha mas claridad las demandas de periodos futuros y poder evitar
clculos errneos.
Primero analizaremos los productos por separado, para poder ver que cantidad debe ser
solicitada por producto, pero esto no nos entregara una solucin factible al problema de
control de inventario.
Como mencionamos anteriormente debemos ocupar un control de inventario por
demanda Pull donde este sistema nos entrega un bajo nivel de inventario en los puntos
de abastecimiento como en el caso de la sucursal Bip Temuco, donde adems existen
pedidos 2 veces a la semana donde se conoce como pedidos repetitivos, para ello
debemos ocupar un modelo de revisin peridica con demanda incierta para el
control de un artculo:

Modelo de revisin peridica con demanda incierta

Q

2 DS
IC

Q
D

Sd Sd T TE

M d (TE T ) Z ( sd )
TC

ICQ
D
D
S
ICr kS* * E ( z )
Q
2
Q

Donde:
Q* = Cantidad de lote econmico.
S = Costo de orden individual.
I = Corresponde al porcentaje del costo de mantencin en bodega del costo del
producto.
C = Valor del artculo.
Sd = Error estndar de pronstico
M = Punto de nivel maximo
Revisin peridica con demanda incierta para productos de venta normal

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Esto nos quiere decir por ejemplo que para un disco duro de 160 Gb se debe revisar el
inventario cada 2 das y hacer un pedido de 6 menos la cantidad disponible en bodega.
Revisin peridica con demanda incierta para productos nuevos

Tambin con los datos anteriores podemos calcular el nivel promedio de inventario y
nivel de servicio: para poder ver la disponibilidad de cada artculo en la sucursal Bip
Computers y la cantidad promedio de cada producto en inventario.

AIL

dT
Z * Sd
2

SL 1

Sd * E ( z )
Q

Nivel promedio de inventario y nivel de servicio de artculos de venta normal

Nivel promedio de inventario y nivel de servicio de artculos nuevos

La razn de poder analizarlos por separados es tratar que cantidad se debe pedir para
cada pedido y adems analizar la disponibilidad del producto para cuando un cliente
quiera realmente adquirirlo este en bodega y sea comprado rpidamente y as no poder
tener posibles perdidas de clientes ya que en Temuco existen otros competidores.

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Pedidos conjuntos.
En este modelo es mas realista que el anterior ya que los pedidos se hacen con distintas
cantidades de productos, por lo tanto esto incurre en un costo de transporte mucho mas
barato que por producto separado, y adems los tiempo de revisin peridica son muy
irrelevantes en el modelo anterior ya que cada T son diferentes y esto hace un mayor
gasto de tiempo para el encargado de bodega, donde lo mas lgico seria revisar el
inventario en determinados periodos o das antes en que el camin tenga que traer los
productos. Pero en el enfoque anterior podemos ver claramente la cantidad ptima o
necesaria para poder hacer un pedido conjunto.
Para ello se debe ocupar:

TC

2(O Si

Mi di * (T TE ) Zi * (Sd)i

I iCiDi

O Si
i

TI CiDi
i

I CiZi * Sdi
i

1
* Ki * ( Sd )i * E ( z )i
T I

Tiempo comn de revisin para los 5 productos

Esto nos quiere decir que cada una semana o 7 das se debe revisar el inventario
Cantidad mxima de pedido para cada producto de venta normal

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Tiempo comn de revisin para los 5 productos nuevos

Cantidad mxima de pedido para cada producto nuevo

Por ltimo podemos ver y comparar los costos totales que incurren en cada uno de los
modelos que se pueden utilizar en el control de inventario en Bip Computers.

Falta colocar los costos totales para

cada mtodo.

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Ventajas y desventajas de Bip Computers.

En nuestras visitas a la sucursal de Bip Computers hemos podidos detectar algunas
falencias que creemos que puede disminuir un poco en nivel de servicio para los clientes
y un posible aumento de los costos tanto en mantencin del inventario, gastos de
transporte innecesarios:

El sistema de estimacin de demanda en periodos futuros, lo realiza un

encargado de bodega quien por su experiencia estima el pedido, donde debe
hacerlo cada tres das, ya que el camin entrega dos veces a la semana el
inventario solicitado, esto hace que en ciertos periodos o das ciertos productos
se agoten con anticipacin o que se acumulen por la falta de demanda.

La empresa Bip posee un sistema de control de inventario llamado Sphinx donde

puede comunicarse por medio de esto con otras sucursales so la casa matriz, lo
que hace posible un mayor traspaso de informacin y de pedidos a solicitar.

No se implementan tcnicas de estimacin de ventas.

Una gran ventaja que posee la sucursal Bip es una bodega pequea esto hace que
los pedidos en la gran mayora se realicen por medio de Internet o pedidos, esto
hace disminuir el costo de almacenamiento y de poseer una bodega de
dimensiones ms pequea, esto es mas conocido como inventario virtual.

Sistema de transporte.
Bip Computers tiene una casa matriz ubicada en santiago, adems posee sucursales en
las ciudades de Concepcin, Temuco y Puerto Montt, para poder tener una entrega
inmediata de acuerdo al control de inventario se debe tener un servicio de transporte en
optimas condiciones, donde Bip Computers tiene contratada una empresa externa
llamada Premium, el sistema acordado de transporte segn tarifa es por m3 donde solo
depende del volumen que deba ocupar el producto o los productos a transportar, adems
el servicio de transporte es recorrer desde santiago hasta puerto monto y pasando por
todas las sucursales, en el caso de Temuco el camin debe pasar segn contrato ya
establecido por ambas empresas, dos veces por semana esto comprende los das
mircoles y viernes.
Por otra parte si existen pedidos de emergencia por causa de compra de algn producto
por ejemplo; Computador, Notebook, Netbook o productos que se agoten en algunos
das, donde no sean los das ya establecidos por Premium. Esto tiene un precio
adicional.
Supuestos para anlisis:
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1. Los camiones de transporte recorren los trayectos de Santiago a Puerto Montt

todos los das, ya que adems de ofrecer servicios a Bip tienen otros clientes.
2. Cuando existe un pedido de emergencia esto tiene un precio adicional, en donde
solo se contabiliza desde el trayecto normal hasta la llegada e ida de la sucursal.
3. Se debe contabilizar los costos de bencina, costo de personal (chofer), costo de
transporte entre otros.

Mostrar tarifas por m3 de los productos

y colocar trayecto adicional a pagar.
Santiago

Temuco

Puerto
Montt
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Para analizar el sistema de transporte solo

nos interesaremos en el costo que incurre el
camin desde la carretera o ruta principal
hasta la ciudad de Temuco, los das lunes,
martes y jueves, donde no figura en el
contrato de distribucin de artculos, esto lo
llamaremos entregas de emergencia.
Producido por compras en donde la sucursal
presenta falta de existencia.

Adems podemos analizar que Bip Computers pueda tener su propio sistema de
transporte, de forma lgica podemos apreciar que no es tan rentable tener este sistema
propio ya que:

Se debe incurrir en la compra de camiones de transporte.

Contratar personal por ejemplo chferes y cargadores.
Existe un costo de mantencin.
Cada chofer debe tener un sueldo.
El personal necesita capacitacin y licencia especial para poder conducir los
camiones.
Existen gastos en la bencina, adems el precio de los combustibles en
nuestro pas son muy elevados y variables.
Los camiones se deprecian y se deterioran.

Por estas razones encontramos que Bip Computers a considerado la posibilidad y la

solucin mas factible en contratar a un empresa que se dedica al tema de transporte de
suministros.
Ventajas:

Mayor conocimiento en el tema de trasporte, cuidado y mantencin de los

productos a transportar.
Descuento por cantidad o por volumen.
Menores tarifas.
No existen gastos, esto se refiere a los gastos de mantencin de los vehculos,
personal etc.
La empresa de transporte se hace responsable de la mercadera. Esto nos da
entender que Bip ya no tendra que preocuparse de daos en el momento de
transporte o posibles robos.

Empresa Premium S.A.

PREMIUM PLUS CARGO EXPRESS S.A. entrega un servicio global de distribucin
fsica, bodegaje y gestin logstica integral, con su red de agencias en todo Chile.
Las caractersticas del servicio que ofrece Premium S.A.

Servicio Puerta a Puerta: Se efecta retiros de encomiendas y carga en

general, en forma regular y eficiente, en los puntos donde el cliente indique,
donde posteriormente se entrega la carga al destinatario final.

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Cobertura: El servicio de PREMIUM PLUS CARGO EXPRESS S.A. cubre las

principales ciudades del territorio nacional; Santiago, Arica, Iquique,
Concepcin, Temuco Puerto Montt, entre otros.

Para poder realizar un pedido de transporte se debe indicar algunos datos necesarios
para el transporte.

Donde se debe especificar la carga, peso, ancho alto y largo todos estos en cm, para
posteriormente realizar el presupuesto y el costo por esa carga, ya que las tarifas se
componen por volumen, tipo e producto, riesgo y calidad de servicio entre otros
criterios.
Adems hay que ingresar los detalles de envo donde hay que especificar los
destinatarios y las ciudades con sus respectivas cargas, esto es valido ya que el camin
de la empresa Premium pasara por las sucursales de concepcin, Temuco y Puerto
Montt y debe tener claro las cantidades a descargar.

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Anlisis de prdidas de ventas de la sucursal Bip.

La sucursal en Temuco depende de factores para no perder ventas o clientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

El servicio de transporte y carga Premium.

El sistema de control de bodega.
Competencia en la Ciudad de Temuco por los clientes.
Perdidas de producto o incertidumbre.
Mal servicio de atencin o servicio al cliente.
Productos de calidad.
Atractividad del producto.
Sustituibilidad.
Precio de Venta (fijacin de precios, sencilla o uniforme).

Todos los factores nombrados anteriormente hace que la sucursal pierda ventas o
clientes, la empresa de transporte y carga Premium juega un rol muy importante ya que
es el encargado de distribuir en un tiempo mnimo de 2 a 3 das los artculos solicitados
por el encargado de bodega, es por esto que determinar el tiempo de espera para el
cliente, ya que como en la ciudad existen empresas similares a la venta de productos
tecnolgicos, hace que exista mas oferta y por lo tanto el cliente no sea muy tolerante a
la espera de un producto en especial. Adems para que el sistema de transporte sea
adecuado debe estar coordinado con las sucursales y la casa matriz, y poder tener un
claro registro de los productos a entregar en cada una de las ciudades.
Existe otra razn por perdidas de ventas que hemos podidos detectar, el sistema o
software Sphinx se encuentra todo lo que debe estar en stock y lo que debera
encontrarse en inventario, hemos podidos detectar una pequea cifra de perdidas de
productos, esto es comn en casi todas las empresas y es llamado incertidumbre de
inventario, este digito es de por lo menos un 2%, esto nos quiere decir que este
porcentaje no es posible ser vendido ya que puede estar perdido o no se sabe con certeza
donde esta.
Ahora podemos encontrar una relacin de prdidas de ventas por tiempo de espera por
parte de los clientes, llamada funcin de prdida:
Genichi Tabucchi (funcin de prdida)

Donde:
L= Perdida en pesos por unidad.
y= Valor de la variable de calidad.
m= Valor objetivo de la variable de calidad.
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L k * ( y m) 2

k= Constante que depende de la importancia financiera de la variable de calidad.

Perdidas de ventas por tiempo.

En esta tabla se muestra que para El cliente A con el producto 1 solicitado, donde Bip
promete la distribucin en 2 das, pero realmente llegar en tan solo tres das, esto nos
da entender que ser 1 da de retraso lo que produce un costo de perdida e insatisfaccin
por parte del cliente que compra el producto. Adems el costo por vender el producto es
de 2000, esto nos da como resultado que por cada da existe una perdida de 2000 pesos.
Por otra parte podemos adicionar el precio de venta del producto y que no se pudo
vender ya que el cliente no adquiri el artculo por la demora en la entrega estimada,
podemos observar la sensibilidad del cliente ante el tiempo de retraso y por ltimo la
presin de las otras competencias de la ciudad.
Los costos por vender el producto estn estipulados en los factores administrativos,
papeleo, costos de transporte entre otros.
Dependiendo de la calidad de distribucin del producto solicitado por el cliente se pude
observar que mientras mayor es el tiempo de retraso segn lo acordado mayores son los
costos de perdida.
Ahora podemos hacer mas realista la situacin, ya que la empresa trabaja con gran
cantidad de clientes, no podemos analizar cliente por cliente, para ello debemos
promediar los das de entrega ideal y el tiempo de entrega observado o real. Y por
ltimo como los productos llegan en un camino se debe hacer un costo promedio de
venta por todo el conjunto de productos a vender.

Podemos ver claramente que en esta situacin Bip promete a los clientes que el
producto llegar en 1.82 das desde el momento de la compra pero realmente solo puede
entregarlo en 3.36 das, adems los costo de venta son de 2980 por el lote completo de
artculos del ejemplo anterior, por lo tanto obtenemos una perdida de 7119 pesos por
cada da de retraso adicionando los costos por producto que no se vendieron.
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Podemos ver que esta tcnica nos ayuda a determinar como el factor de calidad en algn
producto o servicio puede ser afectado por alguna variable, lo cual nos lleva a perder
determinado costo e insatisfaccin del cliente.

Nivel de servicio.
Colocar esquema de bodega.

Conclusiones y trabajo pendiente

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La sucursal estudiada posee pequeos problemas de abastecimiento los cuales

pueden ser abordados con mtodos de pronsticos.

Queda pendiente:
Una mayor recoleccin de datos de productos de mayor rotacin y su posterior
anlisis.
Anlisis de layout de bodega.
Grado de incertidumbre de inventario del ultimo mes.
Anexos
Imgenes de la bodega de la sucursal

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