CICLO DE NMINAS

FUNCIONES DEL CICLO DE NMINAS.

El ciclo de nminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a
cabo para:
La contratacin y utilizacin de mano de obra
El pago de mano de obra
Clasificar, resumir e informar lo que se utilizo y pago de mano de obra
El ciclo de nominas contiene la contratacin, utilizacin y pago de servicios personales
como por ejemplo nomina de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva,
administrativa, etc.
FUNCIONES TPICAS
1. Funciones de Ejecucin:

Reclutamiento, contratacin, promocin y despido de

personal, Capacitacin y evaluacin de personal, Preparacin de informes de
asistencia, Preparacin, autorizacin, clculos, control y pago de nminas,
Autorizacin,
pago
y
recuperacin
de
anticipos
varios.
2. Funciones de registro: Contabilizacin de transacciones de nmina a pase al mayor,

Actualizar

registro

de

empleados,

Determinar

costo

de

mano

de

obra.

3. Funciones de custodia: Proteccin de fondos de nmina, Proteccin de

registros

de

nmina,

Mantener

correccin

de

cuentas

bancarias.

Asientos comunes: Nminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de

obra,

ajustes

de

nmina,

pagos

anticipados.

Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, seleccin

preliminar, exmenes fsicos, contratos de trabajo, aviso de promocin, aviso de aumento

salarial,
despido
de
personal,
liquidacin
al
personal

4.1
OBJETIVOS
DEL
CONTROL
INTERNO
DE
NOMINAS.
1.Eficiencia operativa: Autorizacin, segregacin de funciones, controles fsicos y

verificacin
interna
independiente.
2.Informacin financiera razonable y oportuna: Segregacin de funciones, registros
contables
y
procedimientos
y
verificacin
interna
independiente.
Errores Potenciales:

1.Planillas

infladas
por
de

2.Pagos
3.Apropiacin
4.Indemnizaciones
5.Contabilizacin

y/o

6.Errores

pago
en

con

personal
no
existente
trabajo
no
realizado
salarios
no
reclamados
pagadas
no
contabilizadas
indebido de salarios y/o prestaciones laborales
clculos
o
sumas

4.2 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO EN CICLO DE NMINAS.

DE AUTORIZACIN.

Tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurar que se estn
cumpliendo las polticas y criterios establecidos por la administracin, los cuales debern
ser razonables de acuerdo a las caractersticas y necesidades de cada empresa, mismas
que debern ser evaluadas por el auditor.
Los objetivos de este ciclo son:
1- El personal debe contratarse de acuerdo con las polticas establecidas por la
administracin.
2- Los tipos de retribucin y las deducciones de nmina deben autorizarse de
acuerdo
con
polticas
establecidas
por
la
administracin.
3- Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y
cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de
acuerdo
con
polticas
establecidas
por
la
administracin.
4- Todos los pagos de nminas deben efectuarse de acuerdo con polticas
establecidas
por
la
administracin.
5- Los procedimientos del ciclo de nminas deben estar de acuerdo con polticas
establecidas
por
la
administracin.

PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIN DE OPERACIONES.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para el
correcto reconocimiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones
ocurridas
en
una
empresa,
as
como
los
ajustes
de
stas.
Estos objetivos para el ciclo de nminas son:
1-Solo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilizacin de mano de obra que se

ajusten

las

polticas

establecidas

por

la

administracin.

2- La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna.

3- Los montos adeudados al personal, as como la distribucin contable de dichos
adeudos deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.
4- Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e
informarse
con
exactitud
y
en
forma
oportuna.
5- Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben
aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal.
6- Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal,
por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable.
7- Los asientos contables de la nmina deben concentrar y clasificar las
transacciones de acuerdo con polticas establecidas por la administracin.
8- La informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades
de nminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna.
OBJETIVOS DE VERIFICACIN Y EVALUACIN

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y

evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de
los
sistemas
de
procesamiento.
Estos
objetivos
para
el
ciclo
de
nminas
son:
1- Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de
cuentas
de
nminas
y,
las
transacciones
relativas.
OBJETIVOS DE SALVAGUARDA FSICA
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos,
registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.

LOS OBJETIVOS PARA ESTE CICLO SON:

1- El acceso a los registros de personal, nminas, formas, documentos importantes

y lugares de proceso debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas
establecidas
por
la
administracin.
4.3 IDENTIFICACIN DE OBJETIVOS CON EL RIESGO DE NO CUMPLIMIENTO.

Una vez identificados los objetivos especficos de control interno para el ciclo de
nminas. es necesario identificar qu tcnicas de control interno utiliza la empresa
para lograr dichos objetivos, y el riesgo que existe s dichas tcnicas no logran o
logran parcialmente estos objetivos.
Lo anterior, como se menciona en el Boletn 5030 "Metodologa para el estudio y
evaluacin de control interno", tiene como objetivo determinar la naturaleza, el
alcance y oportunidad de las pruebas de auditora que va a llevar a cabo el auditor.
El presente capitulo pretende precisamente mostrar ejemplos de tcnicas de
control interno que podra utilizar una empresa para lograr estos objetivos
especficos, as como los riesgos que existen en caso de no lograr o lograr
parcialmente los mismos, En ningn caso se pretende que los ejemplos que aqu se
proporcionan de tcnicas de control sean todos los que pueden existir en una
empresa, sino ms bien que estos ejemplos sirvan como gua al auditor para
identificar aquellas tcnicas de control que realmente estn operando en la misma.
Los ejemplos de tcnicas de control que ms adelante se mencionan incluyen en
muchos casos, tcnicas de control que pueden utilizar las empresas cuando stas
cuenten con un sistema de procesamiento electrnico de datos (PED). Estos
ejemplos se han proporcionado va que dada la importancia que tienen actualmente
los sistemas de PED, en las empresas, el auditor se ve obligado a evaluar tcnicas
de control interno especficas de los mismos, por lo que consideramos que el
proporcionar ejemplos de este tipo de tcnicas puede ser de gran ayuda en el
estudio y evaluacin del control interno en un ambiente de PED.

CONTROL INTERNO DE LA NOMINA

AUDITORIA DE LA NOMINA

El procedimiento interno para nominas difiere ampliamente entre las compaas.

Sin embargo, los requisitos mnimos para un procedimiento de nomina adecuado
incluyen las autorizacin para colocar a los empleados en la nomina, una fuente
original (las tarjeras de tiempo). El auditor deber estudiar y comprender el
procedimiento
que
cada
cliente
siga
para
la
nomina.

Deber recabarse una lista de todas las personas que durante el ejercicio, junto
con los sueldos o salarios individuales y cambios de lo mismo que se hayan
registrado
durante
el
ejercicio.
El auditor deber cerciorarse de que no permanezcan ex empleados en la noma
para beneficios de algn empleado activo-. En consecuencia, deber examinarse

los mtodos de terminacin de contratos. Deber comparase los nombres que

aparezcan en los registros autorizados de empleo con los nombres que aparezcan
en los registros peridicos de nmina.

CICLO DE NMINAS
4.1

Funciones

del

ciclo

de

nminas.

El ciclo de nminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para:
La
contratacin
y
utilizacin
de
mano
de
obra
El
pago
de
mano
de
obra
Clasificar, resumir e informar lo que se utilizo y pago de mano de obra
El ciclo de nominas contiene la contratacin, utilizacin y pago de servicios personales como por
ejemplo nomina de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.
En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepcin de los servicios del personal y el
pago de los mismos, estn relacionados como parte de este ciclo de las cuentas por pagar y
pasivos
acumulados
derivados
de
la
obtencin
de
dichos
recursos.

Funciones

Tpicas

1. Funciones

de Ejecucin: Reclutamiento, contratacin, promocin y

despido de personal, Capacitacin y evaluacin de personal, Preparacin
de informes de asistencia, Preparacin, autorizacin, clculos, control y
pago de nminas, Autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios.
2. Funciones de registro: Contabilizacin de transacciones de nmina a pase al
mayor, Actualizar registro de empleados, Determinar costo de mano de obra.
3. Funciones de custodia: Proteccin de fondos de nmina, Proteccin de

registros

de

nmina,

Mantener

correccin

de

cuentas

bancarias.

Asientos

comunes: Nminas pagadas, beneficios de empleados,

distribuciones de mano de obra, ajustes de nmina, pagos anticipados.
Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo, entrevista y pruebas,
seleccin preliminar, exmenes fsicos, contratos de trabajo, aviso de promocin,
aviso de aumento salarial, despido de personal, liquidacin al personal

4.2

objetivos

del

control

interno

en

ciclo

de

nminas.

a) De autorizacin.
Los objetivos de autorizacin tratan de todos aquellos controles que deben
establecerse para asegurar que se estn cumpliendo las polticas y criterios
establecidos por la administracin, los cuales debern ser razonables de acuerdo
a las caractersticas y necesidades de cada empresa, mismas que debern ser

evaluadas
por
Los objetivos de este ciclo son:

el

auditor.

El personal debe contratarse de acuerdo con las polticas establecidas por la

administracin.
Los tipos de retribucin y las deducciones de nmina deben autorizarse de
acuerdo
con
polticas
establecidas
por
la
administracin.
Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y
cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse
de
acuerdo
con
polticas
establecidas
por
la
administracin.
Todos los pagos de nminas deben efectuarse de acuerdo con polticas
establecidas por la administracin.
Los procedimientos del ciclo de nminas deben estar de acuerdo con polticas
establecidas por la administracin.
Objetivos de procesamiento y clasificacin de operaciones.
a) Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para
el correcto reconocimiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones
ocurridas en una empresa, as como los ajustes de stas. Estos objetivos para el
ciclo
de
nminas
son:
Solo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilizacin de mano de obra que se
ajusten
a
las
polticas
establecidas
por
la
administracin.
La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna.
Los montos adeudados al personal, as como la distribucin contable de dichos
adeudos deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.
Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse
con
exactitud
y
en
forma
oportuna.
Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben
aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal.
Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal,
por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable.
Los asientos contables de la nmina deben concentrar y clasificar las
transacciones de acuerdo con polticas establecidas por la administracin.
La informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de
nminas
debe
producirse
con
exactitud
y
en
forma
oportuna.
Objetivos de verificacin y evaluacin
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y
evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de
los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de nminas son:
- Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de
cuentas
de
nminas
y,
las
transacciones
relativas.
Objetivos de salvaguarda fsica
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos,

registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.

Los objetivos para este ciclo son:
- El acceso a los registros de personal, nminas, formas, documentos importantes
y lugares de proceso debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas
establecidas por la administracin.

4.3 Identificacin de objetivos con el riesgo de no cumplimiento.

Una vez identificados los objetivos especficos de control interno para el ciclo de
nminas. es necesario identificar qu tcnicas de control interno utiliza la empresa
para lograr dichos objetivos, y el riesgo que existe s dichas tcnicas no logran o
logran parcialmente estos objetivos.
Lo anterior, como se menciona en el Boletn 5030 "Metodologa para el estudio y
evaluacin de control interno", tiene como objetivo determinar la naturaleza, el
alcance y oportunidad de las pruebas de auditora que va a llevar a cabo el
auditor.
El presente capitulo pretende precisamente mostrar ejemplos de tcnicas de
control interno que podra utilizar una empresa para lograr estos objetivos
especficos, as como los riesgos que existen en caso de no lograr o lograr
parcialmente los mismos, En ningn caso se pretende que los ejemplos que aqu
se proporcionan de tcnicas de control sean todos los que pueden existir en una
empresa, sino ms bien que estos ejemplos sirvan como gua al auditor para
identificar aquellas tcnicas de control que realmente estn operando en la misma.
Los ejemplos de tcnicas de control que ms adelante se mencionan incluyen en
muchos casos, tcnicas de control que pueden utilizar las empresas cuando stas
cuenten con un sistema de procesamiento electrnico de datos (PED). Estos
ejemplos se han proporcionado va que dada la importancia que tienen
actualmente los sistemas de PED, en las empresas, el auditor se ve obligado a
evaluar tcnicas de control interno especficas de los mismos, por lo que
consideramos que el proporcionar ejemplos de este tipo de tcnicas puede ser de
gran ayuda en el estudio y evaluacin del control interno en un ambiente de PED.
Errores potenciales:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Planillas infladas con personal no existente

Pagos por trabajos no realizados
Apropiacin de salarios no reclamados
Indemnizaciones pagadas no contabilizadas
Contabilizacin y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales
Errores en clculos o sumas

4.4 Pruebas de cumplimiento y pruebas sustantivas.

La mayora de las estructuras de control interno para las nminas est muy
estructurada y bien diseada para controlar las salidas de efectivo y minimizar las
quejas e insatisfaccin de los empleados. Es comn utilizar tcnicaselectrnicas
para el procesamiento de datos en la preparacin de todos los diarios y cheques
de
nmina.
A menudo se utilizan sistemas propios de la empresa, aunque tambin utilizan los
sistemas de centros externos de servicio. Por lo general no es fcil establecer un
buen control en el ciclo de nominas y personal. Para los empleados de fbricas u
oficinas, es frecuente que haya gran nmero de transacciones relativamente
homogneas de pequeas cantidades. Hay menos transacciones nminas de
ejecutivos, pero estas son comnmente consistentes en el momento oportuno,
contenido y cantidad. Como efecto de las preocupaciones relativamente
constantes acerca de las nominas que existen de compaa a compaa, se
encuentran
disponibles
sistemas
de
alta calidad para
computadora.
CONTROLES
INTERNOS,
PRUEBAS
DE
PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES.

CONTROLES

Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de los procedimientos de

transacciones son los medios ms importantes para verificar los saldos en la
cuenta en el ciclo de nominas y personal. El nfasis sobre estas pruebas se
origina en el hecho de que se carece de evidencia independiente proporcionada
por un tercero, como sera una confirmacin para verificar los salarios acumulados
impuestos sobre ingresos retenidas, impuestos acumulados en la nmina, y otras
cuentas de saldos. Adems, en la mayoria de las auditoras los montos en las
cuentas de saldo son pequeos y se verifican con relativa facilidad si el auditor
tiene confianza en que las transacciones de la nomina se han registrado
correctamente en la computadora y se han preparado correctamente las
declaraciones
de
los
impuestos
sobre
nminas.

4.5 evaluacin del control interno.

Relacin entre la nomina y la evaluacin del inventari: En aquellas auditoras
donde la nmina es una porcin significativa del inventario, como ocurre
frecuentemente entre las compaas manufactureras y de construccin, una
clasificacin incorrecta de cuentas de las nminas puede afectar de forma
considerable la evaluacin de activos para cuentas como produccin en proceso,
artculos terminados o construccin en proceso. Por ejemplo, los costos indirectos
cargados al inventario en la fecha del balance pueden haberse sobreestimado, si
los sueldos del personal administrativo se han cargado equivocada o
intencionalmente a los costos indirectos de fabricacin. De manera similar, la
evaluacin del inventario se ve afectada si el costo de mano de obra directo de los
empleados individuales se carga errneamente a la orden de produccin
o procesos equivocados.

MTODO DE CUESTIONARIO
1. Se cuenta con definciones claras de descripcin de puestos, requisitos de experiencia y
referencias, revisin de las solicitudes de empleo y rangos de sueldos. Se comunican estas
definiciones a los autorizados por contratar.
2. El consejo o la alta gerencia aprueba el presupuesto de requerimientos de personal, y las
autorizaciones para contratar personal nuevo se adaptan a estos requerimientos.
3. Se investigan mensualmente las desviaciones del presupuesto de requerimientos de personal.
4. Aprueban las personas autorizadas las requisiciones de personal (incluyendo rangos de
sueldos) antes de realizar propuestas de empleo.
5. Se requiere una requisicin de personal autorizada para que se incluya un nuevo empleado en
el archivo maestro de nminas.
6. Para cada empleado se mantiene un expediente personal, el cual incluye respaldo de su
contratacin, salario, avisos de cambio de sueldo y respaldo de otras deducciones del sueldo.
7. El acceso a los registros y archivos de personal est limitado a los empleados del departamento
de personal.
8. Se requiere un aviso de modificacin autorizado para cambiar el archivo maestro de
empleados.
9. Aprueba avisos de modificacin los niveles adecuados de la administracin.
10. El departamento de personal controla todos los cambios en el archivo maestro de empleados.
B. REPORTES DE TRABAJO Y PROCESAMIENTO DE NOMINAS - ASPECTOS GENERALES
1. Se utilizan tarjetas de tiempos para reportar las horas trabajadas y los cargos a departamentos
y/o proyectos. Las tarjetas son aprobadas pro el supervisor inmediato.
2. Los procedimientos actuales permiten asegurar que nminas recibe las tarjetas de tiempo
autorizadas, antes de ingresarlas al sistema de nminas en cada perodo de pago.
3. Se utiliza un control por lotes para controlar el total de horas ingresadas en el sistema de
nminas.

4. Se utiliza una firma de servicios o un banco para efectuar el pago.

5. Cada perodo de pago, antes de distribuir los cheques o sobres de sueldos, es revisado el
registro de nmina buscando posibles errores.
6. Una persona externa a la funcin de procesamiento de la nmina la revisa peridicamente
buscando partidas atpicas.
7. Se concilia en cada perodo de pago la distribucin de mano de obra contra la nmina.
8. El personal apropiado autoriza los ajustes a nminas.
9. Todos los bonos, comisiones y otros incentivos son autorizados por el personal administrativo
adecuado antes de su procesamiento.
10. Cada perodo contable, la gerencia compara los gastos reales de mano de obra contra el
presupuesto y las variaciones importantes son investigadas.
11. La distribucin (en horas) de la mano de obra directa y de otros gastos indirectos es revisada
en cuanto a correccin y exactitud por el gerente del departamento o proyecto.
12. Los asientos de diario para registrar la mano de obra son preparados oportunamente y
autorizados por los niveles adecuados.
13. Se registran al final de cada perodo los pasivos acumulados por todos los gastos incurridos
pero no pagados (vacaciones, gratificaciones, etc.).
14. El acceso a las nminas, tarjetas de tiempo, avisos de modificacin, etc. est restrigido al
personal autorizado.
C. PAGO DE NOMINAS
1. Existen niveles de autorizacin (por escrito) para emitir los cheques para pagos de nmina.
2. Los cheques de nmina son debidamente registrados en el mes en que se emiten.
3. Los cheques o sobres de sueldo no reclamados son guardados por personal autorizado y se
investigan rpidamente todos aquellos que no son reclamados dentro de un perodo razonable.

4. El acceso a los cheques en blanco, mquina firmadora o facsimil est restringido al personal
autorizado.
5. Una persona externa a la funcin de nminas concilia oportunamente la cuenta bancaria de
nminas.
D. VACACIONES
1. Se ha establecido y puesto por escrito una poltica de vacaciones, ausencias por enfermedad,
etc., que haya sido comunicada a los empleados.
2. Las variaciones y la ausencia por enfermedad de los empleados son reportadas en las tarjetas
de tiempo autorizadas.
3. Se mantiene por cada empleado un registro de vacaciones acumuladas y tomadas y ausencias
por enfermedad.
4. Se concilian cada mes los registros auxiliares de vacaciones de empleados al mayor general.
E. IMPUESTOS SOBRE SUELDOS
1. El personal apropiado revisa y aprueba las declaraciones de impuestos sobre sueldos, siendo
stas presentadas oportunamente.
2. Se enteran a tiempo los impuestos sobre sueldos.
3. Se registran al final de cada perodo contable las obligaciones acumuladas por impuesto sobre
sueldos (tanto la parte del patrn como la del empleado).

El ciclo de Nominas
El ciclo de personal y nominas involucra el empleo y pago de todos los empleados, sin importar la
clasificacin o mtodo con que se determine su compensacin. Los empleados incluyen ejecutivos
con un sueldo fijo ms bonificacin, oficinistas con sueldo mensual con tiempo extra o vendedores
a comisin, y personal de fbrica y sindicalizado a los que se les paga por ahora.

los sueldos, salarios, impuestos a los patrones, y otros costos de los mismos son el gasto
principal en todas las compaas.

la mano de obra es una consideracin tan importante en la evaluacin del inventario en

compaas industriales y d construccin, que la clasificacin y adjudicacin de mano de obra
incorrecta puede resultar en una equivocacin considerable en la utilidad neta, por ltimo las
nminas son un rea donde se desperdician grandes cantidades de recursos de empresa por
ineficiencia o se roban por medio del fraude.

la nmina tiene una clase de transacciones porque el recibo de servicios de empleados y el

pago de esas servicios a travs de la nmina ocurren en un corto periodo.
Los controles internos sobre la nmina son efectivos para casi todas las compaas, grandes
y pequeas. Las razones para los controles efectivos son las fuertes penalizaciones federales y
estatales que se imponen por errores en la retencin y pago de impuestos sobre nminas y
problemas de moral en los empleados si no se les paga o se les paga menos.
Funciones en el ciclo, documentos y registros relacionados y controles internos.
El ciclo de nminas y personal comienza con la contratacin de personal y termina con el pago
a los empleados por los servicios prestados, y al gobierno y otras instituciones, los impuestos
retenidos y acumulados en las nminas y los beneficios. Entre tanto, el ciclo involucra la
obtencin de servicio de los empleados consistentes con los objetivos de la organizacin y la
de los servicios de una manera correcta.

Personal y empleo
El departamento de personal proporciona una fuente independiente para entrevistar y
contratar al personal calificado. El departamento tambin es una fuente independiente de
registros
para
la
verificacin
interna
de
la
informacin
sobre
salarios.
Registro de personal: Registros que incluyen datos como la fecha de contratacin,
investigaciones del personal, tasas de pago, deducciones autorizados, evaluaciones del
desempeo
y
terminacin
del
empleo.
Forma de autorizacin de deduccin: Forma que autoriza las deducciones por nomina,
incluyendo el numero de exenciones para la retencin de impuesto sobre ingresos, bonos de
ahorro
de
Estados
Unidos
y
cuotas
sindicales.
Forma de autorizacin de tasa de pago: Forma que autoriza la tasa de pago. La fuente de
la informacin es un contrato laboral, autorizacin por la administracin, o en el caso de
funcionarios, la autorizacin del consejo de adminciclo de nomina stradores.
Controles internos: Desde un punto de vista de auditoria, los controles internos ms
importantes en el aspecto del personal involucran los mtodos formales de informar al
personal de la toma de tiempo y de preparacin de nminas, del ingreso de nuevos
empleados, la autorizacin de los cambios inciales y peridicos en las tasas de pago, y la
fecha de terminacin de empleados que dejan de trabajar para la compaa. Como parte de
estos controles, es sumamente importante la separacin de responsabilidades. A ninguna
persona que tiene acceso a las tarjetas de pago, registros de nminas o cheques, se les
permite el acceso los registros de personal. Un segundo control importante es la investigacin

adecuada

de

la

competencia

confiabilidad

de

los

nuevos

empleados.

La nmina
Esta funcin es de capital importancia en la auditoria de nminas, porque afecta directamente
los gastos por nomina para el periodo. Incluye la preparacin tarjetas de tiempo para los
empleados, el resumen y clculo del pago bruto, deducciones, y pago neto; la preparacin de
los cheques respectivos; y la preparacin de los registros de nmina. Deben existir controles
adecuados para evitar clculos errneos en cada una de estas actividades.
Tarea de tiempo: Documento que indica la hora en que el empleado dej de trabajar en
cada da, y el nmero de horas que trabaj. Para muchos empleados, los relojes registradores
de tiempo preparan de forma automtica la tarjeta de tiempo. Por lo general, las tarjetas de
tiempo
se
entregan
por
semana.
Tarjeta de tiempo en la obra: Document que indica las ordenes en las que un trabajador
de fbrica ha laborado durante un periodo determinado. Esta forma se utiliza slo cuando un
empleado desempea sus actividades por rdenes de produccin, en diferentes
departamentos.
Reporte resumido de nmina: Documento generado por computadora que resume en
diversas formas la nmina por un periodo. Un resumen es el total cargado a cada cuenta del
mayor por cargos por la nmina. Estos sern iguales a la nomina a bruta para el periodo. Otro
resumen comn para una organizacin manufacturera son los totales cargados a diversos
rdenes en un sistema de contabilidad de costos por ordenes de produccin.
Diario de nmina: Diario para registrar los cheques de nomina indican el pago bruto,
retenciones y pago neto. El diario de nmina se genera para cualquier periodo a partir de las
transacciones en nminas que se incluyen en los archivos del sistema de cmputo. Tambin se
incluyen los detalles de diario en el archivo maestro de nminas. Los totales del diario se
traspasan
al
mayor
general
por
la
computadora.
Archivo maestro de nmina: Archivo donde se registran todas las transacciones de nmina
para cada empleado y se mantiene el total de salarios pagados empleados durante el ao
hasta la fecha. El registro para cada empleado incluye el pago bruto por cada periodo de
nmina, las deducciones del pago bruto, el pago neto, nmero y fecha del cheque. El archivo
maestro se actualiza con la informacin de los archivos de transacciones de nminas de la
computadora. El total devengado por cada empleado en el archivo maestro, es igual al saldo
total
de
la
nmina
bruta
en
diversas
cuentas
del
mayor
general.
Controles internos: Un control adecuado del tiempo en las tarjetas de tiempo incluye el uso
de un reloj marcador u otro mtodo similar, para tener la certeza que se les paga a los
empleados el nmero de horas que laboraron. Tambin se hace el control para evitar que
alguna persona inserte las tarjetas de varios empleados o que presente una tarjeta de tiempo
ficticia.
Pago de la nmina
La firma verdadera y distribucin de los cheques se maneja de forma correcta para evitar su

robo.
Cheques de nmina: Cheque suscrito al empleado por los servidos que desempe. Se
prepara el cheque como parte de la funcin de formulacin de la nmina pero la firma
autorizada convierte al cheque en un activo. El importe del cheque es el pago bruto menos
impuestos y otras deducciones retenidas. Despus que se ha cobrado el cheque y el banco lo
regresa
a
la
empresa,
se
le
llama
cheque
cancelado.
Controles internos: Los controles sobre los cheques deben incluir limitar la responsabilidad
de la autorizacin para firmar los cheques a un empleado, que no tenga acceso a la toma de
tiempo o a la preparacin de la nmina, la disminucin de la nmina por alguien que no est
involucrado en otras funciones de la nmina, y el regreso inmediato de cheques no reclamados
para su depsito nuevamente. Si se utiliza una mquina firmadora de cheques para reemplazar
una firma manual, tambin se requieren los mismos controles; adems, se debe controlar
cuidadosamente
la
mquina
firmadora
de
cheques.
Preparacin de declaraciones de impuestos sobre la nmina y el pago de los
mismos.
La preparacin y envo oportuno por correo de las declaraciones de impuestos sobre nminas
es un requisito establecido por las leyes federales y estatales sobre nmina.
Declaraciones de impuestos sobre nminas: Formas de impuestos que se presentan a las
unidades locales, estatales y federales del gobierno para el pago de impuestos retenidas y el
impuesto del patrn. La naturaleza y fechas de vencimiento de las formas varia, dependiendo
del
tipo
de
impuestos.
Controles internos: El control ms importante en la preparacin de estas declaraciones es
una serie bien definida de polticas que indican dnde se archivan cada forma. La mayora de
los sistemas computarizados de nominas incluyen la preparacin de declaraciones de
impuestos sobre nominas utilizando la informacin en los archivos maestro y de transaccin de
nominas.

La mayora de las estructuras de control interno para las nminas est muy estructurada y
bien diseada para controlar las salidas de efectivo y minimizar las quejas e insatisfaccin de
los empleados. Es comn utilizar tcnicas electrnicas para el procesamiento de datos en la
preparacin
de
todos
los
diarios
y
cheques
de
nmina.
A menudo se utilizan sistemas propios de la empresa, aunque tambin utilizan los sistemas de
centros externos de servicio. Por lo general no es fcil establecer un buen control en el ciclo de
nominas y personal. Para los empleados de fbricas u oficinas, es frecuente que haya gran
nmero de transacciones relativamente homogneas de pequeas cantidades. Hay menos
transacciones nminas de ejecutivos, pero estas son comnmente consistentes en el momento
oportuno, contenido y cantidad. Como efecto de las preocupaciones relativamente constantes
acerca de las nominas que existen de compaia a compaa, se encuentran disponibles
sistemas
de
alta
calidad
para
computadora.
Controles internos, pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones.
Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de los procedimientos de transacciones son los
medios ms importantes para verificar los saldos en la cuenta en el ciclo de nominas y

personal. El nfasis sobre estas pruebas se origina en el hecho de que se carece de evidencia
independiente proporcionada por un tercero, como sera una confirmacin para verificar los
salarios acumulados impuestos sobre ingresos retenidas, impuestos acumulados en la nmina,
y otras cuentas de saldos. Adems, en la mayoria de las auditorias los montos en las cuentas
de saldo son pequeos y se verifican con relativa facilidad si el auditor tiene confianza en que
las transacciones de la nomina se han registrado correctamente en la computadora y se han
preparado correctamente las declaraciones de los impuestos sobre nminas