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Programa de Capacitacin de la Superintendencia de Seguros de la Nacin

CURSO DE INDUCCIN INFORMTICA

Unidad 1
Sistema Operativos

Parte 3
Administracin de la Informacin

Unidad 1 Parte 3 - 1

Unidad 1 Parte 3

1. Administracin de la informacin

1.1. Organizacin en Carpetas y Directorios Cmo organizar, guardar y acceder a la informacin de la PC?
Cmo cambio el nombre de un archivo?

Pg. 4

1.2. Control de acceso a la informacin Como borro un archivo? Cmo recupero archivos borrados?
Cmo busco un archivo si desconozco su ubicacin y dnde est guardado?

Pg. 12

1.3. Gestin del espacio de almacenamiento de la informacin Cmo conozco la capacidad de cada unidad y el espacio ocupado con informacin?

Pg. 17

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1. Administracin de la informacin

Todas las tareas que podemos realizar con la PC seran caticas si no contramos con un
sistema de administracin de la informacin eficiente y amigable que nos permitiera guardar
informacin, organizarla para que est ordenada y poder encontrarla cuando la necesitemos,
adems, un sistema que nos permita ejercer el control sobre la informacin, regular su
acceso, su peso, su ubicacin y su existencia.
Imagnese si cada vez que procesramos un recurso (crear un texto, escribir una nota, armar
el presupuesto de las vacaciones en una planilla de clculo, bajar una imagen de la cmara,
etc.) perdiramos el control para guardarlo en el lugar deseado, con el tipo de formato
deseado, borrarlo o cambiarlo de lugar dentro de la PC.
Veremos en este apartado tareas fundamentales que debe conocer y tener disponibles todo/a
usuario/a de PC. Estas tareas son:
1. Cmo organizar, guardar y acceder a la informacin de la PC?
2. Cmo cambio el nombre de un archivo?
3. Como borro un archivo?
4. Cmo recupero archivos borrados?
5. Cmo busco un archivo si desconozco su ubicacin y dnde est guardado?
6. Cmo conozco la capacidad de cada unidad y el espacio ocupado con informacin?
7. Cmo puedo guardar archivos y que ocupen poco espacio en el disco?

Dada la importancia de cada una de estas tareas las explicaremos individualmente en forma
detallada y rigurosa haciendo de cada pregunta un contenido particular.

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1.1. Organizacin en Carpetas y Directorios - Cmo organizar, guardar y acceder a


la informacin de la PC? Cmo cambio el nombre de un archivo?
En el disco duro la informacin se organiza en directorios o
carpetas. Cada carpeta puede contener a su vez una o varias
carpetas y estas nuevas carpetas o archivos con datos o
programas ejecutables.
Esta estructura de la informacin facilita su organizacin y
prctica ubicacin por el/la usuario/a.
Si usted ingresa a la informacin a travs de Mi PC, encontrar
esta distribucin estructural de informacin en todos sus
dispositivos.
Mostrar las unidades con que cuenta la PC y tambin los
directorios y archivos que contenga la mquina en sus
diferentes dispositivos.
Aqu

podemos

observar

los

distintos

dispositivos

de

almacenamiento de la informacin que componen la mquina:


Unidad C Disco Duro

Las carpetas o
directorios son zonas
reservadas (lgicas)
que sirven para
almacenar informacin.
Como ya fue explicado,
sirve como material
organizativo para el
usuario. En cada
carpeta o directorio
el/la usuario/a coloca
sus archivos y/o
programas y los
organiza para poder
encontrarlos y acceder
a ellos fcil y
rpidamente. Tanto
carpetas como archivos
aparecen ordenados
alfabticamente.

Unidad D lectora de CD o DVD


Unidad E a G corresponden a lectoras de tarjetas y puertos USB

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En algunas mquinas es usual encontrar que el disco duro principal (generalmente unidad C)
se haya particionado en discos lgicos formales. Aparecern como si fueran discos duros
diferentes o unidades separadas.
En Windows varias carpetas vienen creadas y orientan la organizacin de informacin
especfica. Por ejemplo las carpetas que encontramos en Documentos Compartidos y nos
inducen a guardar Imgenes o la Msica donde corresponde. Pero habr un sinfn de
informacin procesada por usted que demandar de su parte la decisin sobre la ubicacin de
la misma y para ello, deber crear carpetas o directorios.
Crear carpetas o directorios es muy sencillo.
1. Acceda a la unidad en la que desee crear una carpeta haciendo doble clic
2. Abra el men contextual con el botn derecho y seleccione Nuevo / Carpeta

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3. Nombre la carpeta como desee


4. Presione Enter para fijar el nombre de la nueva carpeta. Si desea renombrar una
carpeta o archivo deber hacer un clic con el botn derecho sobre el elemento y
seleccionar la opcin Cambiar nombre.

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Dentro de una carpeta puede crear varias carpetas, tantas veces como quiera.
Para guardar archivos ya creados dentro de una carpeta deber moverlos desde donde
estn - tal como hara por ejemplo, con un libro que est sobre su mesa de luz y desea
guardar en un estante de la biblioteca.
Para mover los archivos tambin puede mover carpetas usted tiene dos opciones:
- Puede arrastrarlos hasta la carpeta deseada manteniendo presionado el botn izquierdo

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Utilizar las funciones cortar y pegar del men contextual

Ahora que ya tiene todo organizado tal vez quiera saber como puede acceder a la
informacin guardada en la PC.

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Para acceder o ver el contenido de una unidad solo tendremos que hacer doble clic en ella y
podremos ver las carpetas y los archivos que contenga.
Otra forma de acceder a la informacin guardada en la PC es a travs del Explorador de
Windows. Puede entrar al explorador a travs del botn de Inicio haciendo clic con el botn
derecho y seleccionando Explorar o presionando la tecla de la ventana de Windows + E. Se
abrir esta ventana:

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El explorador de Windows permite pasear entre la informacin guardada en cada


dispositivo. Si queremos analizar el contenido de una carpeta tenemos hay que posicionar el
mouse en la misma y hacer doble clic. La carpeta se abrir y mostrar su contenido.
En la parte superior aparece una barra definida como Direccion. Ella notifica la sucesin
lgica de capetas y subcarpetas abiertas hasta llegar al archivo buscado.

El Explorador de Windows ofrece distintas Vistas que seleccionaremos en funcin


de nuestra necesidad o bsqueda.
La vista Detalles nos brinda informacin sobre los diferentes tipos de archivos
posibles: Excel, Word, Power Point, Bmp, Scr, Zip, Mp3, Jpg, Avi, Mpg, html, Flash.
Significado de este reconocimiento: cada tipo de archivo se distingue por su
extensin, es decir, el conjunto de 3 caracteres que siguen al nombre del archivo y
separados por un . Algunas extensiones son:
.doc se refiere a archivos generados por Word 97 - 2003
.xls se refiere a archivos generados por Excel
.mp3 se refiere a archivos de msica Mp3
.avi se refiere a archivos de video
.gif se refiere a archivos de imgen

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1.2. Control de acceso a la informacin - Como borro un archivo? Cmo recupero


archivos borrados? Cmo busco un archivo si desconozco su ubicacin y dnde est
guardado?

Borrar, recuperar y buscar son tareas frecuentes para quienes administracin informacin
digitalizada. Borrar cuando contamos con un documento que ya est desactualizado y que
necesitamos eliminarlo para no confundirnos; recuperar cuando lo eliminamos por error

necesitamos otra oportunidad para acceder a la informacin y buscar sin saber muy bien qu
buscamos cuando nos falla la organizacin de la informacin o un elemento fue movido por
error.

Comencemos entonces por el primer planteo que nos muestra el alcance de nuestro control
de la informacin procesada y guardada en la mquina: Como borro un archivo?

El procedimiento es muy sencillo:


1. Desde el Explorador o Mi PC, haga clic con el botn derecho en el elemento que desea
Borrar (se resaltar de un color azul)
2. En el men contextual aparecer la opcin Eliminar
3. Al presionarla aparecer un mensaje de confirmacin.
4. Usted deber confirmar la eliminacin apretando Si o cancelarla, seleccionando No.

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Se equivoc?! Elimin un elemento por error. No se preocupe, durante una cantidad


determinada de das podr recuperarlo Cmo recupero archivos borrados?
La Papelera de Reciclaje es una parte del disco en donde se alojan los archivos que
borrardos. El sistema ofrece la oportunidad de rescatarlos, por si hubo alguna equivocacin.
Los pasos a seguir son:
1. Doble Clic en papelera de reciclaje
2. Seleccionar el archivo que desea recuperar haciendo clic con el botn derecho
3. Seleccionar restaurar
El archivo volver al lugar de donde fue eliminado.

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Otro momento crtico en la administracin de informacin es la bsqueda de elementos sin


conocer su paradero. Afortunadamente, en esta oportunidad tambin, el sistema nos provee
una herramienta esencial que permite responder a nuestra problemtica: Cmo busco un
archivo si desconozco su ubicacin y dnde est guardado?

La solucin est al alcance de la mano:


La tarea consiste ahora en buscar el elemento en las unidades que suponemos o no, podran
guardarlo (disco rgido, disquete, pen drive, etc.).
Para explicar su funcionamiento, le proponemos una situacin posible. Supongamos no tener
conocimiento de la ubicacin de un archivo y tampoco de su nombre.

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Activamos la herramienta de bsqueda y, como sabemos que es un archivo, seleccionamos


Buscar archivos o carpetas.
Aparecer el siguiente formulario:

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Le explicaremos cmo completarlo.


Todo o parte del nombre del archivo: escribimos el nombre o parte del nombre del archivo
si es que lo recuerda. Planteamos en esta situacin que no lo conocemos entonces
pondremos un asterisco * (el asterisco representa cualquier nombre de archivo). Tal
vez sepamos que es un documento de Word, en ese caso escribiremos *.doc si
tampoco conocemos la extensin, completaremos el campo de esta manera *.*
(significa cualquier nombre con cualquier extensin).
Otra posibilidad es que sepamos que el archivo tiene dos palabras

en su

denominacin y la primera es plan pero no recordamos la siguiente. Podemos escribir


entonces plan*.* La funcin buscar todos los archivos cuyo nombre comience con
plan sin conocer el resto.

Una palabra o frase en el archivo: esta es una funcionalidad muy poderosa y se refiere al
contenido. Podemos incluir en la bsqueda el nombre de una palabra que sabemos
con seguridad est presente en el archivo.
Al escribir esta palabra o frase la bsqueda se ajustar a hallar los archivos que
contienen dichas palabras. Seguramente la bsqueda mostrar muchos archivos con
esos atributos entre los cuales el usuario deber elegir el que estaba buscando.
Por supuesto, ambas caractersticas de bsqueda nombre de archivo y palabra o
frase -se pueden combinar en una misma bsqueda.

Buscar: Finalmente esta opcin permite buscar en un entorno reducido: se podr especificar el
rea a buscar, sea todo el disco C, una determinada carpeta con sus subcarpetas,
etc.

Es probable que usted cuente con ms informacin para precisar la bsqueda como la fecha
de la ltima modificacin, el tamao o datos referidos al tipo de archivo, la ubicacin

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aproximada Todos los datos que pueda aportar agilizarn la bsqueda y con ella, el hallazgo
del elemento extraviado.
Cuando finalice el ingreso de datos, seleccione Bsqueda para iniciar el proceso que puede
durar varios minutos segn la cantidad de informacin que haya en su PC, las especificaciones
de bsqueda, el tipo de archivo, etc.
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1.3. Gestin del espacio de almacenamiento de la informacin Cmo conozco la capacidad de cada unidad y el espacio ocupado con informacin?

La gran cantidad de informacin digital que circula en la actualidad hace del espacio de
almacenamiento un tema importante. Por ello, conocer las herramientas para gestionar los
espacios a travs del acceso a la informacin del espacio ocupado y del libre, o a travs de la
modificacin de los archivos para que ocupen menos lugar es una competencia necesaria y
til que evita prdida de informacin y/o mal rendimiento de la mquina.
Conocer el estado de ocupacin de las unidades en las que almacenamos informacin es
necesario para poder anticiparnos a la escasez de espacio y con l, a la prdida de
informacin. Si usted se pregunta, entonces, Cmo conozco la capacidad de cada
unidad y el espacio ocupado con informacin? le damos la respuesta inmediata:

Tabla de conversiones:
1 GigaByte (GB) = 1.073.741.824 bytes (b)= 1024 MegaBytes (MB)
Escriba el contenido de la barra lateral. Una barra lateral es un complemento independiente del documento
principal. Suele estar alineada a la izquierda o a la derecha de la pgina o situada en la parte superior o inferior
de la misma. Utilice la ficha Herramientas de cuadro de texto para cambiar el formato del cuadro de texto de la
barra lateral.]

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Desde mi PC, seleccione la unidad cuya capacidad desea conocer haciendo un clic con
el botn derecho. La unidad seleccionada se sombrear de color azul y aparecer el
men contextual.

Haga clic en propiedades

All aparecer su capacidad medida en dos unidades de medida equivalentes: en bytes


y en GB (Biga Bytes)

Tambin al seleccionar la unidad tendr la misma informacin disponible en la columna


de la izquierda.

Considerando el aspecto crtico de la capacidad de almacenamiento, debemos considerar la


posibilidad de guardar los documentos de modo que ocupen el menor espacio posible. Para
lograrlo existen mtodos de compactacin que reducen el peso de los archivos. Adems de
este uso, otra

razn que incentiva el desarrollo de estos mtodos es la necesidad de

transmitir archivos de datos o programas ejecutables a travs de los servicios de mail que
provee Internet.
La velocidad de transmisin es dependiente del volumen de informacin a enviar. Por lo tanto,
si determinada informacin pueden enviarse en forma comprimida - tal que ocupe menos
espacio que en su estado natural -, las comunicaciones sern ms rpidas.
Entonces, veamos Cmo puedo guardar archivos y que ocupen poco espacio en
el disco?
WinRAR es uno de los mejores compresores de ficheros. Con l se pueden comprimir y
descomprimir archivos en los formatos ms populares como ZIP y RAR. Tambin es capaz de
descomprimir archivos con otros formatos.
Cada formato (extensin del nombre de archivo, depender del programa con el que se
comprimi,

puede

ser

WinRAR,

WinZIP,

etc.

las

extensiones

sern

.rar

.zip

respectivamente).
WinRAR se integra perfectamente en el Explorador de Windows y tambin es capaz de
ejecutar archivos ubicados dentro de una compresin.

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Vemos ahora cmo usar WinRAR para comprimir archivos o carpetas. Tenemos tres mtodos
para comprimir:
Mtodo 1
Desde Mi PC o desde el Explorador, seleccionamos con el mouse los elementos (archivo/s o
carpeta/s) que deseamos comprimir y presionamos el botn derecho del ratn.

En el men contextual que aparece nos desplazamos hasta WinRAR y seleccionamos alguna
de las dos primeras opciones:
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Opcin 1: Aadir al archivo...

Lleva a un men como el de la figura anterior donde se ingresa el nombre del archivo
comprimido que se crear en el mismo lugar donde est el archivo origen.
Lo ms importante a saber de ese men es:

1. Tipo de extensin: RAR o ZIP


2. Partir en volmenes: tenemos para seleccionar 4 tamaos mximos que ocupar cada
divisin del archivo comprimido
3. Crear un archivo SFX: crea un archivo comprimido con extensin .EXE que se
descomprime solo al ejecutarlo.

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Es posible iniciar la compresin sin realizar las tres especificaciones nombradas.

Con solo

ingresar el nombre ya podemos presionar en Aceptar para crear el archivo comprimido con la
configuracin ms popular que contendr toda la informacin seleccionada.

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Opcin 2: Aadir al archivo nombre_del_archivo.RAR

Crear directamente en la misma carpeta un archivo con el nombre indicado con todas las
opciones clsicas. De hecho este es el mtodo ms utilizado por todos para crear un archivo
comprimido rpidamente.

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Mtodo 2
Ejecutamos WinRAR desde la opcin Ejecutar en el botn Inicio.

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Abrimos el asistente que est en el men superior y seguimos sus instrucciones.

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Mtodo 3
Abrimos WinRAR siguiendo el Mtodo 2.
Seleccionamos Aadir en la barra de herramientas y aparece el mismo men de
la Opcin 1 del Mtodo 1.
Procedemos siguiendo las mismas indicaciones descritas con anterioridad sin
olvidar que en la pestaa ficheros debemos seleccionar los archivos a comprimir.

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Si deseamos aadir archivos a una compresin ya existente debemos proceder de esta


manera:
Hacemos doble clic sobre el archivo comprimido, con esto se abre el WinRAR y all pinchamos
sobre el icono de aadir del men superior para indicar en el cuadro de dialogo que archivos
agregar a la compresin actual.
Una vez comprimidos los archivos es necesario conocer el procedimiento de descompresin.
Vemoslo ahora:
En el lugar donde tenga el archivo .rar haga doble clic sobre el para descomprimirlo.
Se abrir el contenido del mismo, mostrando carpetas, archivos, etc.
Haga clic en Extraer en
Se abrir una nueva ventana con el Explorador de Windows. Elija dnde desea guardar
los archivos.
En el caso de que solo quiera descomprimir algunas carpetas o archivos, deber
seleccionarlos y luego hacer clic en Extraer en para seguir los mismos pasos.

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