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EJERC.

2 DE EXCEL
FRANCO OCHOA

FRMULAS, FUNCIONES Y RANGOS


FRMULAS
En un libro nuevo de Excel crea, en la Hoja1, la siguiente tabla: En las celdas que
aparecen en blanco debers introducir las frmulas necesarias para obtener los
resultados solicitados:

Bolgrafos
Cuadernos
Tinta Pluma
Plumas
TOTAL

Cantidad
1500
450
625
100

Precio
0,3
0,9
0,5
14

Importe

Guarda el ejercicio en el disquet con el nombre Frmulas y funciones


PROCEDIMIENTOS:
Formato: para que las cantidades aparezcan seguidas del smbolo monetario basta con
seleccionar las celdas correspondientes y pulsar el botn
de la barra de
herramientas Formato. Esto se puede hacer antes o despus de introducir las cifras.
Introduccin de Frmulas:
Para realizar los clculos requeridos por este ejercicio slo ser necesario
introducir dos frmulas:

En D2, una frmula que multiplique la cantidad de unidades vendidas por el


precio unitario.
Ve, por tanto, a la celda D2 y escribe: =B2*C2.
Recuerda que, en lugar de escribir las direcciones de celda (D2, B2, etc.)
manualmente puedes obtener el mismo resultado seleccionando las celdas
correspondientes con el ratn. Los operadores (=, +, -, *, /...), en cambio,
siempre se han de teclear (al menos, en esta versin del Excel)

En B6, una frmula que sume las cantidades vendidas de los diferentes artculos.
Ve a la celda B6 y escribe =B2+B3+B5+B5. (Ms adelante veremos una forma
ms rpida de efectuar esta operacin, por medio de la funcin SUMA.)

EJERC. 2 DE EXCEL
FRANCO OCHOA
Copiado de frmulas:
Una vez introducidas las frmulas anteriores, bastar copiarlas a las celdas
correspondientes:

La frmula de la celda D2 en las celdas D3 a D5 (es decir, en el rango de celdas


D3:D5). Para ello, sita el cursor encima de la esquina inferior derecha de la
celda D2 hasta que el cursor adopte la forma de una cruz negra; en ese momento,
haz clic con el botn izquierdo y arrastra el ratn hasta la celda D5; una vez ah,
suelta el botn. Observa cmo aparecen los resultados correspondientes.
La frmula de la celda B6, en la celda D6. Para ello selecciona la celda B6,
pulsa el botn Copiar (o ve a Edicin, Copiar), selecciona la celda D6 y pulsa el
botn Pegar (o Edicin, Pegar): finalmente, pulsa la tecla Esc para que el borde
intermitente de la celda B6 desaparezca..
Otra forma de hacerlo es apuntar con el cursor hacia el borde externo de la
celda y, cuando el cursor adopte la forma de una flecha, pulsar la tecla Ctrl y, sin
dejar de pulsar, arrastrar el ratn hasta la celda D6 y soltarlo ah.

Parece lgico pensar que si copiamos, por ejemplo, la frmula de la celda D2 en la


celda D3, el resultado que aparecer en D3 ser el mismo que el de D2. Sin embargo, no
es as. Por qu?
La razn es que Excel interpreta las direcciones de celdas introducidas en las
frmulas en trminos relativos.
En otras palabras, cuando hemos introducido en D2 la frmula =B2*C2, el
programa ha interpretado la frmula como: multiplica la celda que hay en esta misma
fila, dos columnas a la izquierda, por la celda que hay en esta misma fila, una columna a
la izquierda.
Al copiar dicha frmula a D3, la misma instruccin hace que el programa
multiplique no B2 por C2 sino B3 por C3; y lo mismo ocurre al copiar la frmula a B4 y
B5.
En el caso de la frmula introducida en B6, la instruccin en que se traduce la
frmula es Suma las cuatro celdas que hay inmediatamente encima de sta. Al copiar
la frmula a D6, las cuatro celdas que hay inmediatamente encima de sta ya no son B2,
B3, B4 y B5 sino D2, D3, D4 y D5.
Referencias relativas y absolutas en frmulas
Modifica el ejercicio anterior hasta que tenga el siguiente aspecto:
IVA aplicable

7%

Bolgrafos
Cuadernos
Tinta Pluma
Plumas

Cantidad
1500
450
625
100

Precio
0,3
0,9
0,5
14

Importe

IVA repercutido

EJERC. 2 DE EXCEL
FRANCO OCHOA
TOTAL
A continuacin, introduce en E4 una frmula que calcule el IVA repercutido sobre
el importe de la venta y copia dicha frmula en el rango de celdas E5:E7.
Copia, asimismo, la frmula de B8 y D8 en E8.
PROCEDIMIENTOS:
Formato de celdas: para dar a una celda el formato Porcentaje (por ejemplo, a la
celda B1, en este ejercicio), selecciona la celda y pulsa el botn
de la barra de
herramientas Formato. Conviene realizar esta operacin antes de introducir ninguna
cifra en la celda. De aqu en adelante, a cualquier cifra que se introduzca se le aadir el
smbolo de porcentaje.
Insercin de filas nuevas: para bajar la tabla dos filas no es necesario
seleccionarla, cortarla y copiarla dos filas ms abajo. Basta con insertar dos filas nuevas.
Para insertar una fila es necesario seleccionar la fila que queremos que quede
inmediatamente por debajo de la fila nueva. Una fila se selecciona haciendo clic con el
ratn sobre su nmero identificativo en el encabezado de filas.
Una vez seleccionada la fila, ve a la opcin Insertar del men principal y
selecciona Filas. Tambin puedes hacer clic con el botn derecho del ratn sobre la fila
seleccionada y elegir la opcin Insertar del men desplegable.
Dado que en este caso necesitas insertar dos filas: selecciona las filas 1 y 2 y
luego elige Insertar, Filas. El resultado es el mismo que el de mover el contenido de la
hoja dos filas hacia abajo.
La insercin de columnas funciona exactamente igual que las de filas, salvo que,
obviamente, habremos de seleccionar columnas y no filas (haciendo clic sobre la letra
identificativa de la columna).
Referencias relativas y absolutas de celda: en la 1 actividad de este ejercicio se
explicaba que Excel interpreta las direcciones de celdas introducidas en las frmulas en
trminos relativos (en relacin a la celda donde se introduce la frmula). Esto permite
que, al copiar la frmula a otras celdas el resultado sea, a pesar de todo, el correcto.
Una referencia relativa de celda se referir a una celda o a otra en funcin de la
celda donde se introduzca la frmula.
A veces, sin embargo, conviene que, aunque copiemos la frmula a otras celdas, la
direccin o referencia utilizada en la frmula siga aludiendo a la misma celda.
P.ej., cuando introducimos un valor determinado en una celda y hemos de operar
con ese valor en varias celdas diferentes, tendremos que hacer referencia siempre a la
celda donde hemos introducido ese valor y no a otra. As ocurre en el ejercicio presente,
en el que dicho valor es el tipo de IVA aplicable (el 7%).
Por defecto, Excel considera las referencias de celda introducidas en las frmulas
como referencias relativas. Para decirle al programa que opere siempre con la misma
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EJERC. 2 DE EXCEL
FRANCO OCHOA
celda es necesario escribir el signo $ antes de la letra de la columna y del nmero de la
fila.
En nuestro caso, en la celda E4 introducirs la siguiente frmula: =D4*$B$1. A
continuacin, copia la frmula al rango de celdas E5:E7.
Selecciona la celda E5 y observa (en la barra de frmulas) cmo la primera celda
de la frmula ya no es D4 sino D5; en cambio, la segunda celda sigue siendo $B$1.
Si no escribiramos la referencia a B1 como referencia absoluta, en E5 la frmula
pasara a ser =D5*B2. Como en B2 no hay nada, el resultado sera 0.
Para acabar la actividad, introduce (o copia) en la celda E8 la frmula que
corresponda.
Referencias mixtas
En algunos casos puede ser necesario que la referencia a una celda en una frmula
sea absoluta en cuanto a la columna y relativa en cuanto a la fila o relativa en cuanto a
la columna y absoluta en cuanto a la fila. En tales casos se habla de referencias mixtas.
(p.ej., $A1 o A$1).
EJEMPLO:
Queremos calcular el IVA repercutido por la venta de tres productos sujetos a
diferentes tipos de IVA a lo largo del primer trimestre de este ao, teniendo en cuenta
que los importes de las ventas de dichos productos en los tres primeros meses del ao
son los siguientes:
Producto 1 Producto 2 Producto 3
Enero
1200
2400
6000
Febrero
1500
2100
6600
Marzo
1800
2700
5400
Los tipos de IVA aplicables son los siguientes:
Producto 1: 16%
Producto 2: 7%
Producto 3: 4%
ACTIVIDAD A REALIZAR:
En la Hoja 2 del Libro Frmulas y funciones copia la tabla anterior en el rango de
celdas A1:D41. A continuacin:
1

Sugerencias: para escribir los meses y los nombres de los productos (Producto 1, 2 y 3) puedes
utilizar el sistema de rellenado de series visto en el primer ejercicio (Temperaturas)
Puedes dar formato rpidamente a una tabla seleccionando alguno de los modelos que encontrars
en Formato, Autoformato.

EJERC. 2 DE EXCEL
FRANCO OCHOA
1.- En la celda A6 escribe IVA aplicable. En B6: 16%. En C6: 7%. En D6: 4%
2.- Copia la tabla del rango A1:D4 al rango A8:D11
3.- En la celda B9 escribiremos la frmula.
En el ejercicio Mat. oficina2, al hacer referencia a la celda donde apareca el tipo
de IVA aplicable utilizbamos una referencia absoluta: queramos que Excel operase
siempre con una celda concreta.
En este caso, en cambio, nos interesa que Excel opere siempre con la misma fila
(la fila en la que estn incluidos los tipos de IVA) pero no con la misma columna (ya
que los tipos de IVA son diferentes en cada columna)
Comprubalo: en B9 escribe la siguiente frmula: =B2*$B$6. Luego, copia esta
frmula en C9 y D9. Lo que consigues con esto es que en las tres columnas el
porcentaje de IVA aplicado sea el mismo: el 16%
Vuelve a la celda B9 y escribe la siguiente frmula: =B2*B$6. Copia esta frmula
en las celdas C9 y D9. Ahora los resultados son los correctos.
Con el rango B9:D9 seleccionado, copia su contenido (por el procedimiento de
arrastre) al rango B11:D11. Con una sola frmula has conseguido obtener todos los
resultados deseados.
Las referencias mixtas pueden ser necesarias si se cumplen dos requisitos:

Que los valores a los que queremos hacer referencia sean dos o ms y
estn en la misma columna, en diferentes filas, o en la misma fila, en
diferentes columnas.

Que la frmula deba copiarse a otras filas y a otras columnas.

En tales casos es posible que haga falta una referencia mixta (har falta o no
segn cmo hayamos dispuesto las celdas). En todos los dems casos podemos operar
tranquilamente slo con referencias relativas y absolutas.

Funciones y rangos
Hasta ahora hemos visto cmo se utilizan las frmulas para resolver problemas en
Excel. No obstante, en ocasiones, las frmulas a utilizar son demasiado complejas o
largas para introducirlas de la forma normal.
P.ej, para sumar dos valores situados en las celdas A1 y A2 podemos utilizar la
frmula =A1+A2. Si los valores a sumar, en cambio, ocupan de la celda A1 hasta la
A100, la tarea de introducir la frmula correspondiente se hace enormemente larga y
tediosa.

EJERC. 2 DE EXCEL
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Con el fin de resumir frmulas complejas y/o muy largas, Excel (y cualquier
programa de Hoja de clculo) ofrece una serie de funciones predefinidas. Las funciones
son, por tanto, frmulas expresadas en un formato ms resumido.
La principal ventaja de las funciones es que, a diferencia de las frmulas,
permiten operar con rangos de celdas y no slo con celdas individuales.
En este ejercicio vamos a ver dos funciones: SUMA (la ms sencilla y utilizada) y
PROMEDIO.
EJEMPLO
Disponemos de los siguientes datos relativos a las horas extra realizadas en el
primer trimestre de este ao por los trabajadores de dos establecimientos de la empresa
COMPRAMS.
Establecimiento 1
Mara
Aguado
Carolina
Lpez
Santiago
Torres

Enero
5

Febrero
10

Marzo
0

Abril
3

Mayo
1

Junio
2

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

10

12

TOTAL

Establecimiento 2
Carlos
Santos
Pedro
Alcal
Beatriz
Molina

TOTAL

Deseamos conocer los siguientes datos:

Horas extras totales realizadas por cada trabajador.

Total de horas extras realizadas por todos los trabajadores de


COMPRAMS

Promedio de horas extras realizadas por todos los trabajadores de


COMPRAMS.

Pasos a seguir:
1. En la Hoja 3 del Libro Frmulas y funciones, introduce los datos correspondientes
al Establecimiento 1 en el rango A2:H5 y los correspondientes al Establecimiento 2
en el rango A10:H13
2. En los rangos H3:H5 y H11:H13 ha de aparecer la suma de las horas extras
realizadas por cada trabajador. En lugar de introducir una frmula que sume las

EJERC. 2 DE EXCEL
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cuatro celdas, utilizaremos la funcin SUMA. Para sumar celdas contiguas existe un
botn (Autosuma) en la barra de herramientas Estndar de Excel:

Sitate en la celda H3; pulsa dicho botn y pulsa INTRO a continuacin. En la


celda H3 aparecer el resultado de la suma. Selecciona la celda y observa cmo la
estructura de la funcin SUMA consta de tres partes:
El signo igual delante de la funcin (al igual que en las frmulas)
El nombre de la funcin (SUMA) en mayscula
Entre parntesis, el rango de celdas sumadas
Esta estructura se repite en la mayora de las funciones. Lo que aparece entre
parntesis son los llamados argumentos de la funcin (son, generalmente, los
elementos sobre los que opera la funcin). Pueden ser argumentos de una funcin:

Una celda o un rango de celdas (o ms de un rango)

Una frmula, o incluso otra funcin

Un texto o una cifra introducidas por medio del teclado.

Copia esta funcin en las dems celdas en las que deba aparecer (H4:H5 y
H11;H13)
En la celda G6 escribe PROMEDIO. Para utilizar esta funcin, recurriremos al
Asistente para funciones de Excel:

Sitate en la celda H6 y pulsa el botn

En el cuadro de dilogo Asistente para funciones elige, dentro de Categora


de la funcin la de Estadsticas. En el cuadro de lista Nombre de la funcin,
busca la funcin PROMEDIO, seleccinala y pulsa Aceptar.
En el cuadro de dilogo siguiente se explica brevemente (en la parte
superior) la utilidad de la funcin. En los cuadros de texto hemos de
introducir los argumentos de la funcin: en este caso, haz clic en el primer
cuadro de texto (Nmero1) y selecciona con el ratn el rango H2:H5 (el
rango aparecer en el cuadro Nmero1). Finalmente, pulsa Aceptar. El
resultado aparecer en la celda H62

3. Copia la funcin recin creada en la celda H14.


2

La funcin PROMEDIO suma en primer lugar todas las celdas seleccionadas y luego las divide por el
nmero de celdas seleccionadas. Esto podra hacerse tambin con una frmula (=(H2+H3+H4)/3) pero requerira,
como es lgico ms trabajo.

EJERC. 2 DE EXCEL
FRANCO OCHOA
4. Finalmente, en la celda A16 introduce el rtulo HORAS EXTRAS TOTALES, y en
A17, PROMEDIO GLOBAL.
En B16 hemos de sumar dos rangos de celdas: H2:H5 y H11:H13
Para ello, usaremos una vez ms el Asistente para funciones de Excel (el
proceso, como se ver, es muy similar al seguido con la funcin PROMEDIO):

Sitate en la celda B16 y pulsa el botn

En el cuadro de dilogo Asistente para funciones elige, dentro de Categora


de la funcin la de Matemticas y trigonomtricas. En el cuadro de lista
Nombre de la funcin, busca la funcin SUMA, seleccinala y pulsa
Siguiente
En el cuadro de dilogo siguiente, en los cuadros de texto hemos de
introducir los argumentos de la funcin: en este caso, los rangos de celdas
H2:H5 y H11:H13. Haz clic en el primer cuadro de texto (Nmero1) y
selecciona con el ratn el rango H2:H5 (el rango aparecer en el cuadro
Nmero1). Haz clic en el cuadro Nmero2 y selecciona el rango H11:H13
Finalmente, pulsa Aceptar. El resultado aparecer en la celda B16

En B17 hemos de extraer el promedio de horas extras realizadas por todos


los trabajadores. Para ello podemos utilizar la funcin PROMEDIO (de los
valores que aparecen en las celdas H6 y H14) o recurrir directamente a una
frmula que incluya el resultado de la celda B16.

5. Para acabar, recuerda guardar los cambios realizados en el Libro Frmulas y


funciones.