Manual 2014-I 04 Software para Los Negocios

Software
para los
Negocios
CARRERAS PROFESIONALES
CIBERTEC
SOFTWARE PARA LO S NE GOCIOS
Pgina
NDICE
Presentacin
Red de contenidos
Manejo de Formularios con Excel

1.1 Tema 1
Repaso de Bases de datos
1.1.1.
Concepto y procesos con Base de Datos
1.1.2.
Uso de Funciones Lgicas y de Bsqueda
1.2 Tema 2
9
16
Formularios
1.2.1.
Controles de formularios
20
1.2.2.
Diseo de formularios
21
1.2.3.
Uso de controles de formularios
23
1.3 Tema 3
Macros
1.3.1.
Grabacin de macros
33
1.3.2.
Aadir botn de comando
37
Administrador de Base de Datos

2.1 Tema 4
Introduccin a Microsoft Access
2.1.1.
Por qu necesitamos una Base de Datos?
42
2.1.2.
Por qu usar Access y no Excel?
43
2.1.3.
Los elementos del entorno MS Access: objetos
46
2.1.4.
Crear una Base de Datos con Access
49
2.2 Tema 5
Tablas y Relaciones
2.2.1.
Diseo de una Base de Datos: TABLAS
52
2.2.2.
Crear una Tabla y Definir propiedades de
55
campos
2.2.3.
CIBERTEC
Procesos con Tablas: Ordenamiento y Filtros
63
2.2.4.
Establecer relaciones entre tablas
68
2.2.5.
Crear Integridad referencial
71
2.3 Tema 6
Consultas
2.3.1.
Diseo de una base de datos: CONSULTAS
76
2.3.2.
Crear consultas de seleccin
79
2.3.3.
Crear consultas de accin
85
2.3.4.
Diseo de subconsultas con diversos criterios
89
2.4. Tema 7
Formularios
2.4.1.
Diseo de una base de datos: FORMULARIOS
2.4.2.
Tipos de Formularios: Entrada y de control
113
2.4.3.
Cuadros de dilogos personalizados
116
2.4.4.
Diseo de subformularios
117
2.5. Tema 8
96
Informes
2.5.1.
Diseo de una base de datos: INFORMES
129
2.5.2.
Tipos de Informes: Pantalla e impresos
136
2.5.3.
Procesos: Agrupar y Ordenar, Clculos
137
2.5.4.
Diseo de subinformes
142
2.6. Tema 9
Macros
2.6.1.
Crear Macros, trabajar con condiciones
147
2.6.2.
Macros con formularios e informes
152
2.6.3.
Diseo de macros
154
Integracin entre Access Excel

3.1 Tema 10
3.1.1.
Datos Externos
Conexin con fuentes externas de datos e
163
importacin de datos a Excel

3.1.2.
Consultas de Base de Datos externas
167
3.1.3.
Toma de decisiones con la herramienta de
172
anlisis Solver
CIBERTEC
CIBERTEC
P RESENTACIN
Software para los Negocios es un curso que pertenece a la lnea de
software de aplicaciones y se dicta en las carreras que ofrece la Institucin. El
curso brinda a los alumnos la herramienta de software como Microsoft Excel y
Microsoft Access para la creacin de aplicaciones informticas ms utilizadas en
el medio laboral.
El manual para el curso ha sido diseado bajo la modalidad de unidades de

aprendizaje, las que se desarrollan durante semanas determinadas. En cada una
de ellas, hallar los logros que debe alcanzar al final de la unidad; el tema
tratado, el cual ser ampliamente desarrollado; y los contenidos, que debe tratar,
es decir, los subtemas. Por ltimo, encontrar actividades que deber desarrollar
en cada sesin, que le permitirn reforzar lo aprendido en la clase.
El curso es eminentemente prctico. Se inicia con la creacin y uso de controles

en la elaboracin de formularios con la hoja de clculo Microsoft Excel y
automatizacin de procesos a travs de macros. Luego contina con
proporcionar al alumno habilidades en el manejo del administrador de base de
datos Microsoft Access. Finalmente, se busca la integracin de los dos
programas mediante la importacin de datos para la toma de decisiones
empresariales mediante la herramienta de anlisis de Excel Solver.
CIBERTEC
R ED DE CONTENIDOS
Repaso de manejo de Base de Datos
Funciones Lgicas y Bsuqeda

Formularios y Macros
con Excel
Controles de Formularios
Software para los Negocios
Grabacin de Macros
Entorno de MS Access
Tablas y Relaciones
Consultas
Administrar Base de
Datos con Access
Formularios
Informes
Macros
Conexin con fuentes externas

Integracin Access Excel
Consultas con Base de Datos externas
Toma de decisiones con Solver
CIBERTEC
UNIDAD DE
APRENDIZAJE
Formularios y
Macros con Excel
LOGRO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE
Al trmino de la unidad, el alumno aplica y disea formularios insertando

controles de estos como cuadro combinado, cuadro de lista, cuadro de
opciones, botn de nmero, casillas de verificacin y botn de comandos
usando macros.
TEMARIO
Concepto y procesos con Base de Datos
Uso de funciones lgicas y de bsqueda
Creacin de controles de formularios
Diseo de formularios
Uso de controles de formularios
Grabacin de macros
Aadir botn de comandos con macros
ACTIVIDADES PROPUESTAS
Los alumnos aplican ordenacin de registros, resuelven consultas utilizando

filtros automticos y avanzados, aplican subtotales en una base de datos.
Los alumnos aplican funciones lgicas y de bsqueda en una base de datos
Los alumnos disean formularios para utilizarse en el ingreso de datos.
Los alumnos graban macros para automatizar tareas repetitivas. Asimismo,
asignan macros a botones de formularios para facilitar su ejecucin.
CIBERTEC
1.1 REPASO DE BASE DE DATOS

1.1.1. Conceptos y Procesos con Base de Datos
Cuando se crea una tabla (antes denominada lista) o base
de datos en una hoja de clculo de Microsoft Office Excel,
los
datos
se
pueden
administrar
y
analizar
independientemente de la informacin que haya fuera de la
tabla. Por ejemplo, puede filtrar las columnas de la tabla,
agregar una fila para totales, aplicar un formato a la tabla y
publicar la tabla en un servidor que ejecute Microsoft
Windows SharePoint Services.
a) Ordenar datos
Ordenar los datos es una parte esencial del anlisis de
datos. Puede que desee poner una lista de nombres en
orden alfabtico, compilar una lista de niveles de
inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas
por colores o por conos. Ordenar los datos ayuda a
verlos y a comprenderlos mejor, as como a organizarlos y
encontrarlos ms fcilmente y a tomar decisiones ms
eficaces.
Ejemplo Ordenar la lista por la Especialidad y luego por el Apellido, se

sigue el procedimiento:
Escriba la siguiente tabla:
CIBERTEC
10
1) Ubique el puntero de celda dentro de la base de datos.

2) Haga clic en el botn Ordenar, del grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Datos
3) Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
4) En la opcin Ordenar por, elija el campo Especialidad
5) Haga clic en el botn Agregar nivel y elija el segundo campo Apellido
6) Haga clic en el botn Aceptar. Luego, observe el resultado.
CIBERTEC
11
b) Filtrar datos
Los filtros permiten obtener un subconjunto de registros que
cumplen una determinada condicin o criterio, es decir,
seleccionan aquellos registros que satisfacen los criterios o
condiciones fijados.
Excel ofrece dos formas de filtrar una lista:
Filtros automticos o autofiltros, utilizados para

criterios simples
Filtros avanzados utilizados para condiciones o

criterios ms complejos
Ejemplo 01:
Elija a los alumnos del sexo Femenino.
1) Haga clic en el men desplegable del campo Sexo.

2) Haga clic en la casilla Seleccionar todo y luego active
F (femenino). Luego haga clic en el botn Aceptar.
3) Observe el siguiente resultado:
CIBERTEC
12
Ejemplo 02. Liste a los empleados del rea de Contabilidad que no registran
inasistencias y a los del rea de Sistemas que no salieron de vacaciones.
4) Por ejemplo, escriba lo siguiente a partir de la celda L3. Asegrese de escribir,

correctamente, los nombres de los campos y los datos a evaluar.
rea
Contabilidad
Sistemas
Inasistencias
0
Vacaciones
0
5) Ubique el puntero de celda dentro de la lista de datos.

6) Haga clic en la ficha Datos y luego, en el comando Avanzadas.
7) Verifique que el rango de la lista es el correcto. En este caso, $A$1:$I$26.

Seleccione el rango de criterios desde L3 hasta N5, es decir $L$3:$N$5.
8) Haga clic en Copiar a y seleccione la celda L8.
CIBERTEC
13
Observe el resultado en la posicin indicada.
c) Subtotales
Microsoft Excel puede calcular valores de subtotales y
de totales generales en una lista cuando se aplican
subtotales automticos.
Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar
y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos
subtotales se desea calcular. Despus, pueden calcularse los subtotales de
cualquier columna que contenga nmeros.
Ejemplo: Calcule el monto de pedido total atendido por cada uno de los
empleados.
Escriba la siguiente informacin en una hoja nueva:
CIBERTEC
14
1) Ordene por el campo por el que se desea obtener los subtotales; en este caso,
por Empleado.
2) Seleccione en la ficha Datos, el grupo
Subtotal.
Esquema. Luego, elija la opcin
3) En la lista Para cada cambio en, coloque el

campo por el cual ha ordenado; en Usar
funcin, coloque la funcin Suma; y en
Agregar subtotal a, active el campo al cual
quiere aplicar la funcin.
CIBERTEC
15
4) El resultado ser el siguiente:
CIBERTEC
16
1.1.2. Funciones Lgicas y de Bsqueda

a) Funcin Lgica Si
Devuelve un valor si la condicin especificada es
VERDADERO, y otro valor, si dicho argumento es FALSO.
Sintaxis:
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y
frmulas.
Ejemplo: Escriba la informacin en la Hoja2:
1) Seleccione la celda C5.

2) Haga clic en el botn
de la barra de frmulas.
3) Seleccione la categora Lgicas y la funcin Si. Luego, haga clic en el botn

Aceptar.
4) En el argumento Prueba_lgica, escriba B5>=13; en el Valor_si_verdadero,
escriba Aprob Curso y en Valor_si_falso, escriba Desaprob Curso.
Luego, haga clic en el botn Aceptar.
CIBERTEC
17
5) Autollene las celdas siguientes y observe el resultado.
Cuadro de Notas
CODIGO
NOTA
A120
A121
A122
A123
14
12
10
8
COMENTARIO
Aprob el curso
Desaprob el curso
Desaprob el curso
Desaprob el curso
b) Funciones de Bsqueda
Las funciones de bsqueda tienen tanto uso como las funciones lgicas. Esto se
debe a que permiten localizar informacin asociada a una fila o columna y, con
ello, es posible preparar reportes sencillos.
Ejemplo: Para desarrollar el siguiente ejemplo, escriba la informacin
Seleccione el rango A6:E11 y dele el nombre de ARTICULOS.

Seleccione el rango B15:F17 y dele el nombre de MARCAS.
Seleccione el rango A21:B24 y dele el nombre de MENSAJES.
CIBERTEC
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Escriba la siguiente informacin:
Utilizando la funcin CONSULTAV o BUSCARV, se escribir el nombre del

artculo asociado al cdigo ingresado. Para ello:
1) Seleccione la celda B4.
2) Haga clic en el botn
de la barra de frmulas.
3) Seleccione la categora Bsqueda y Referencia y la funcin CONSULTAV.

4) Escriba, en cada argumento, la informacin tal como se muestra:
5) Luego, haga clic en el botn Aceptar y observe que el resultado ser

Cuaderno 100h.
Utilizando la funcin CONSULTAH o BUSCARH, complete la informacin del regalo
que est asociado a la marca.
CIBERTEC
19
1.2 FORMULARIOS
Un formulario, ya sea impreso o en lnea, es un documento diseado
con formato y estructura estndar que facilita la captura, la
organizacin y la edicin de la informacin.
Si necesita un formulario de introduccin de datos complejo o
especial, puede crear una hoja de clculo o una plantilla para
utilizarlos como formulario y, despus, personalizar el formulario de la
hoja de clculo segn sus necesidades.
Para crear un formulario en Microsoft Excel 2010, antes de poder insertar
controles, deberemos mostrar la ficha Programador que por defecto no es visible.
Para ello, tenemos que hacer clic en la ficha Archivo y seleccionar Opciones; a
continuacin, en el cuadro de dilogo seleccionamos Personalizar cinta de opciones
y, en la parte derecha, marcamos la casilla Programador; finalmente hacemos clic en
Aceptar.
Haciendo clic en la ficha Programador, veremos:
Para insertar un control, hemos de hacer clic en el comando Insertar de la ficha

Programador y seleccionar el deseado; para despus hacer clic en la Hoja de
clculo. Para usar los controles ActiveX, son necesarios conocimientos de
programacin en Visual Basic for Applications (VBA):
CIBERTEC
20
1.2.1 Controles de formulario

Dentro de una Hoja de Excel 2010, podemos usar controles de formulario que nos
permitan una gestin ms sencilla y organizada de nuestros datos.
1) Seleccione la ficha Programador y el grupo Controles.
2) Haga clic en el botn Insertar para visualizar los controles de formulario.
En el cuadro, se aprecian los controles de

formulario y los controles Active X disponibles
en la versin de Excel 2010.
En los controles de formulario estn
desactivados los tres ltimos controles en la
presente versin.
Los controles de formulario observados son los siguientes:
Botn, ejecuta una macro cuando se hace clic en l.

Cuadro combinado, es un cuadro de lista desplegable. El elemento que
se seleccione en el cuadro de lista aparecer en el cuadro de texto.
Casilla de verificacin, activa o desactiva una opcin. Puede activarse
ms de una casilla de verificacin a la vez en una hoja o en un grupo.
CIBERTEC
21
Control de nmero, facilita el incremento o disminucin de un valor, por

ejemplo, el incremento numrico de una hora o fecha.
Cuadro de lista, muestra una lista de elementos.
Botn de opcin: Selecciona una de las opciones de un grupo contenido
en un cuadro de grupo. Utilice los botones de opcin para permitir slo
una de varias posibilidades.
Cuadro de grupo, agrupa los controles relacionados, como los botones de
opcin o las casillas de verificacin.
Etiqueta, contiene texto que identifica el propsito de una celda o un
cuadro de texto o muestra texto descriptivo, por ejemplo: ttulos, leyendas
o instrucciones breves.
Barra de desplazamiento, sirve para desplazarse a travs de un rango de
valores cuando se hace clic en las flechas de desplazamiento o cuando se
arrastra un cuadro de desplazamiento.
1.2.2 Diseo de formularios

Excel permite la inclusin de controles como botones de opcin y listas desplegables
en las hojas de clculo. Los controles son objetos de interfaz grfica que permite al
usuario controlar acciones. Normalmente son utilizados en macros (Vba, Visual Basic
for Applications) pero tambin se los puede usar en una hoja, sin que medie ninguna
programacin.
Microsoft Excel proporciona varios controles para las hojas de dilogo. Puede utilizar
estos controles en hojas de clculo para ayudar a seleccionar los datos. Por ejemplo,
los cuadros desplegables, cuadros de lista, controles de nmero y barras de
desplazamiento son tiles para seleccionar los elementos de una lista.
CIBERTEC
22
Si agrega un control a una hoja de clculo y lo vincula a una celda, puede devolver un
valor numrico para la posicin actual del control. Puede utilizar ese valor numrico
junto con las funciones de bsqueda para seleccionar elementos diferentes de la lista.
Para utilizar los controles de formularios en Microsoft Office Excel 2010, debe habilitar
la ficha Programador. Para ello, siga estos pasos:
1) Haga clic en la ficha Archivo y, a continuacin, haga clic en Opciones, aparecer
el cuadro de dilogo Opciones de Excel.
2) En el cuadro de dilogo seleccione de la lista de la izquierda Personalizar la Cinta
de Opciones y en la lista Fichas Principales de la derecha proceda a activar la
casilla Programador para activarla y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
CIBERTEC
23
1.2.3 Uso de Controles de Formularios

En un archivo nuevo, escriba la siguiente informacin en la Hoja1:
Escriba la siguiente informacin en la Hoja2, ya que se utilizarn para llenar la

informacin del formulario. Luego, defina el rango A4:D13 con el nombre de Datos.
Tambin, defina el rango B4:B13 con el nombre Producto.
a) Insertar Cuadro combinado

Antes de crear el cuadro combinado, seleccione la Hoja1.
3) Haga clic en el control Cuadro combinado
CIBERTEC
24
4) Dibuje un rectngulo sobre la celda B5.

5) Cuando termine de hacer el rectngulo, aparecer en la ventana el siguiente
control:
6) Haga clic derecho sobre el cuadro combinado.
7) En la ventana Formato de control, escriba la siguiente informacin exactamente

igual a la que se muestra en el modelo. Luego, haga clic en el botn Aceptar.
8) Seleccione cualquier celda. Luego, haga clic sobre el cuadro combinado y observe.
9) Seleccione el producto Windows Vista.
CIBERTEC
25
En las celdas indicadas, ingrese las siguientes frmulas:

B7
=BUSCARV(B5;Datos;3;0)
B8
=BUSCARV(B5;Datos;4;0)
B10
=B8*B9
B13
=B10+B11
La secuencia aplicada para crear un cuadro
combinado es la misma para insertar un
cuadro de lista.
b) Insertar control de nmero

1) Haga clic en el control de nmero
2) Dibuje un pequeo rectngulo sobre la celda C9. Observe el modelo siguiente:
3) Haga clic derecho sobre el cuadro combinado y elija Formato de Control.

4) En la ventana Formato de Control, escriba la siguiente informacin como se
muestra en el modelo. Luego, haga clic en el botn Aceptar.
CIBERTEC
26
5) Seleccione cualquier celda y haga clic sobre el control de nmero para aumentar o
disminuir la cantidad.
c) Insertar casilla de verificacin
1) Haga clic en la casilla de verificacin

2) Dibuje un pequeo rectngulo sobre la celda D11. Observe el modelo siguiente:
3) Cambie el nombre de la casilla por Con IGV.

4) Haga clic derecho sobre la casilla de verificacin y elija Formato de Control.
5) En la ventana Formato de Control, escriba la siguiente informacin, exactamente,
como se muestra en el modelo. Luego, haga clic en el botn Aceptar.
CIBERTEC
27
6) Observe que de inmediato, se escribe en la celda E11 el contenido

VERDADERO.
d) Insertar cuadro de grupo
1) Haga clic en el botn Cuadro de grupo

2) Dibuje un rectngulo en la misma posicin segn el
siguiente modelo y luego escriba Total en Soles.
e) Insertar botn de opcin

1) Haga clic en el botn de opcin
2) Dibuje 2 rectngulos dentro del cuadro de grupo y luego,
escriba los nombres S y No.
3) Haga clic derecho sobre el botn S y elija Formato de control.

4) En la ventana Formato de control, escriba la siguiente informacin, exactamente,
como se muestra en el modelo. Luego, haga clic en el botn Aceptar.
CIBERTEC
28
5) Observe que de inmediato, en la celda D16 se escribe el valor de 1.

Para que los controles puedan afectar los resultados faltantes, escriba las
siguientes frmulas:
B11
=SI(E11;B10*18%;0)
B15
=SI(D16=1;B13*E7;0)
A las celdas D16 y E11, cambie el color de fuente por blanco para que no se
visualicen los valores.
Observe el resultado final.
Guarde el archivo como Formularios.
CIBERTEC
29
ACTIVIDADES 01
En un nuevo archivo, resuelva los siguientes ejercicios, luego, grbelo como
ACTIVIDAD1
Ejercicio 1
1. En la Hoja1, escriba la siguiente lista de datos:
2. En la hoja 2 y utilizando la informacin de la hoja anterior, cree el siguiente

formulario:
El cuadro combinado mostrar los cdigos de los empleados.

Al elegir un cdigo de empleado, deber mostrar los campos asociados.
Al activar el botn de opcin AFP o SNP, deber calcular el Sueldo a Pagar S/.
teniendo en cuenta
respectivamente.
los
porcentajes
de
descuento
11,8%
9.8%
Ejercicio 2
1. En la hoja3, disee una factura utilizando los controles de la barra de formularios.
Tome en cuenta que deber crear la base de datos con la informacin de la
factura.
CIBERTEC
30
2. Si en el diseo, ha utilizado alguno de los siguientes controles de formulario, llene

la siguiente tabla:
Elemento de formulario
Dato
Cuadro combinado
Cuadro de lista
Cuadro de grupo
Casilla de verificacin
Botn de opcin
Botn de comando
3. Si en el formulario ha realizado algn clculo, llene el siguiente cuadro:

Elemento calculado
Frmulas utilizadas
Ejercicio 3
1. En la hoja 04, disee y cree un formulario para el recibo de luz. Tome en cuenta
que deber crear la base de datos con la informacin del recibo.
CIBERTEC
31
1.3 MACROS
Cuando las tareas con las hojas de clculo se vuelven
repetitivas o se recurren a los mismos comandos, entonces lo
conveniente es automatizar estas tareas bajo una sola accin.
Esta se denomina Macro. Excel proporciona las macros que
son herramientas sencillas, pero en suma, efectivas para
reducir el tiempo y el esfuerzo.
Por lo tanto, una macro en Excel es un conjunto de expresiones o instrucciones

escritas en un lenguaje de programacin llamado Visual Basic. Una vez creadas
puede asignarlas a botones de comando de las barras de herramientas, de esa forma
su ejecucin es mucho ms directa.
El propsito de una macro es automatizar tareas de uso

frecuente. Aunque algunas macros son, simplemente, la
grabacin de las pulsaciones de tecla o los clic del mouse,
los programadores escriben macros de VBA (Visual Basic
para Aplicaciones) ms eficaces que utilizan cdigo que
puede ejecutar muchos comandos en el equipo.
Por esta razn, las macros de VBA suponen un riesgo para
la seguridad. Un pirata informtico puede pasar una macro
malintencionada en un documento que, si se abre, permite
que se ejecute la macro y puede propagar un virus en el
equipo.
a) Configuracin de seguridad de macros y sus efectos

En Microsoft Excel, se puede cambiar la configuracin de seguridad de las macros
para especificar qu macros se ejecutarn, y en qu circunstancias, al abrir un libro.
Por ejemplo, se puede permitir la ejecucin de macros si estn firmadas digitalmente
por un desarrollador de confianza (una persona que escribe cdigo de programacin).
En la siguiente lista, se resumen las distintas configuraciones de seguridad de macros.
En todas las configuraciones, si hay instalado un software antivirus que funciona con
CIBERTEC
32
2010 Microsoft Office System y si el libro contiene macros, el libro se examina para
detectar virus conocidos antes de abrirlo.
Las opciones son las siguientes:
Deshabilitar todas las macros sin notificacin.

Haga clic en esta opcin si no confa en las macros. Se deshabilitan todas las
macros de los documentos y todas las alertas de seguridad que informan de que las
macros estn deshabilitadas.
Deshabilitar todas las macros con notificacin.

Esta es la configuracin predeterminada. Haga clic en esta opcin si desea
deshabilitar las macros, pero desea recibir alertas de seguridad si existen macros.
De esta manera, puede elegir cundo habilitar las macros caso por caso.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas de forma digital.

Esta configuracin es la misma que la de la opcin Deshabilitar todas las macros
con notificacin, con la excepcin de que, si la macro est firmada digitalmente, por
un editor de confianza, podr ejecutarse. Si el editor no es de confianza, se le
notifica este hecho para que pueda elegir si desea habilitar las macros firmadas o
confiar en el editor. Todas las macros no firmadas digitalmente se deshabilitan sin
ninguna notificacin.
Habilitar todas las macros

Haga clic en esta opcin para permitir la ejecucin de todas las macros. No se
recomienda usar esta opcin, ya que con esta configuracin el equipo es vulnerable
a cdigo, posiblemente, malintencionado.
Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA.

Esta configuracin est dirigida a los programadores y se usa para bloquear
deliberadamente o permitir el acceso mediante programacin al modelo de objetos
de VBA de cualquier cliente de automatizacin. Es decir, ofrece una opcin de
seguridad para el cdigo escrito para automatizar un programa de Office y
manipular mediante programacin el entorno y el modelo de objetos de Microsoft
Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
CIBERTEC
33
b) Cambiar la configuracin de seguridad de macros

La configuracin de seguridad de macros se puede cambiar en el Centro de confianza
a menos que un administrador del sistema de la organizacin haya cambiado la
configuracin predeterminada para impedir que se modifique la configuracin.
1) En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Seguridad de
macros.
Se sugiere que si la ficha Programador no se

muestra, haga clic en la ficha Archivo y elija
Opciones de Excel. A continuacin, en el
cuadro de dilogo Personalizar Cinta
Opciones, haga clic en la casilla
Programador en Fichas Principales.
2) En la categora Configuracin de macros, haga clic en la opcin que desee. En

este ejemplo, active Deshabilitar todas las macros con notificacin. Luego,
haga clic en el botn Aceptar.
Tome en cuenta que cualquier cambio que realice en la categora Configuracin de
macros en Excel, slo se aplica a Excel y no afecta a los dems programas de
Microsoft Office.
1.3.1 Grabacin de macros

Cuando graba una macro, la grabadora de macros graba todos
los pasos necesarios para completar las acciones que desea que
realice la macro. En los pasos grabados, no se incluye el
desplazamiento por la cinta de opciones.
Ejemplo. Grabe una macro llamada Formato que permita aplicar el estilo de celda
Neutral, negrita, tamao 14, color azul y borde grueso. Antes de empezar, abra un
archivo nuevo. Guarde el archivo con el nombre de Macros
CIBERTEC
34
1) Haga clic en ficha Programador, en el

grupo Cdigo. Luego, haga clic Grabar
nueva macro.
2) Escriba el nombre de la macro Formato y verifique que la macro se estar

guardando en Este libro. Si desea, en el cuadro de Descripcin, escriba su
nombre. Luego, haga clic en el botn Aceptar.
ES importante saber que el nombre de la

macro no debe contener espacios en blanco ni
caracteres especiales como -, *.entre otros.
Al elegir donde guardar la macro, podr
seleccionar la opcin Este libro o la opcin
Libro de Macros Personal. Esta ltima
opcin le permitir tener disponible la macro
en cualquier archivo de Excel.
En este momento, todo comando que ejecute en Excel se grabar en la macro; por
ello, debe tener mucho cuidado con los comandos que utilice.
3) Aplique el estilo de celda Neutral, negrita, tamao 14, color azul y borde grueso.
4) Haga clic en el botn Detener de la barra de estado.
En el momento de guardar, Excel notificar

sobre la existencia de macros en el archivo.
Para guardar cualquier inconveniente
seleccione en el cuadro Guardar como tipo de
Libro de Excel habilitado para macros.
CIBERTEC
35
a) Abrir un archivo con macros

Al abrir un archivo que contiene macros, Excel las deshabilitar, automticamente,
permitindole poder activar dichas macros. Para ello, haga clic en el botn Opciones.
Luego, active la opcin Habilitar este contenido.
b) Grabar macros personales

Este tipo de macro estar disponible para cualquier archivo Excel guardado en un libro
especial llamado Personal (Libro de Macros Personales).
Caractersticas del libro Personal:
Tiene el nombre de Personal.xlsx.
Contiene cdigo VBA para las macros, funciones etc.
Se carga de manera automtica al iniciar Excel.
Tiene el atributo Hidden (escondido).
Ejercicio 1. Grabe una macro que permita crear el siguiente cuadro en cualquier hoja
de clculo y en cualquier posicin:
CIBERTEC
36
Para resolver este caso, debe grabarse la macro activando la opcin Referencia
relativa, porque lo que se necesita es que el cuadro se pueda escribir a partir de la
celda que elija el usuario en el momento de la ejecucin de la macro.
Si no se activara esta opcin, la macro escribir el cuadro siempre a partir de la celda
A1.
1) Seleccione la Hoja2 del archivo Macro. Luego, haga clic en la celda A1.
2) Haga clic en ficha Programador, en el grupo Cdigo. Luego, haga clic Grabar
nueva macro.
3) Escriba el nombre de la macro NotaPedido y guarde la macro en el Libro de
macros personal. Si desea, en el cuadro de Descripcin escriba su nombre.
4) Active la opcin Usar referencias relativas.
5) Escriba el cuadro de la nota de pedido considerando los formatos mostrados.

6) Haga clic en el botn Detener.
CIBERTEC
37
c) Ejecutar macros
El nico modo de comprobar si una macro fue grabada de manera exitosa, es
ejecutndola. Vase el siguiente ejemplo:
1) Seleccione la Hoja2 del archivo Macros.
2) Haga clic en ficha Programador, en el grupo Cdigo. Luego, haga clic en el
comando Macros.
3) Seleccione la macro Formato y

luego, haga clic en el botn Ejecutar.
4) Guarde y cierre el archivo Macros.
1.3.2 Aadir botn de comando

Un botn de comando se usa en un formulario para iniciar una
accin o un conjunto de acciones. Para que un botn de
comando realice una accin, se escribe una macro o un
procedimiento de evento que se asocia a la propiedad.
Asimismo, se puede incrustar una macro directamente en la
propiedad. Adems de ejecutar una macro con el botn Macros,
tambin puede utilizar botones de formulario para tal fin.
Ejercicio. Seleccione la Hoja3 del archivo Macros.

1) Escriba la siguiente informacin en la celda B2:
CIBERTEC
38
2) Haga clic en el botn de formulario

3) Dibuje un pequeo rectngulo segn la siguiente
muestra.
4) Seleccione la macro Formato y luego, haga clic en el botn Aceptar.
5) Cambie el nombre del botn por Formato y luego, haga clic en cualquier celda de
la hoja.
6) Para ejecutar la macro, simplemente, haga clic en el botn Formato; por ejemplo,
seleccione la celda B2.
7) Haga clic en el botn Formato y observe el resultado:
CIBERTEC
39
ACTIVIDADES 2
En un nuevo archivo, resuelva los siguientes ejercicios, luego grbelo como
ACTIVIDAD 2
Ejercicio 1
Cree una macro en el libro Personal que escriba la siguiente informacin:
Guarde la macro con el nombre de Factura.

Ejercicio 2
Grabe una macro en el libro de macros personal llamada Eliminacin que permita
borrar el contenido y el formato de un rango de celdas.
Ejercicio 3
Cree una macro en el libro Personal que escriba la siguiente informacin:
Guarde la macro con el nombre de Fondo_Ahorro.
CIBERTEC
40
R ESUMEN
Los filtros automticos pueden utilizar como mximo dos criterios o condiciones.
El comodn permite reemplazar un solo carcter al personalizar el criterio o
condicin del autofiltro o filtro automticos. Por otro lado, el comodn permite
reemplazar cualquier nmero de caracteres en el criterio o condicin.
http://www.youtube.com/watch?v=1-5eIqYncis&feature=related
Los filtros avanzados requieren que, previamente, escriba los criterios o

condiciones de la consulta.
http://www.youtube.com/watch?v=tXBcsLia2T4
Para aplicar el comando subtotales, es preciso que ordene la lista utilizando el
campo que desea para totalizar. Puede obtener informacin y ms ejercicios en
los siguientes vnculos:
http://www.youtube.com/watch?v=-WNvS3D7ips&feature=related
Los formularios son utilizados para facilitar el ingreso de datos a una hoja de
clculo. Puede obtener informacin y ms ejercicios en el siguiente vnculo:
http://www.aprender-informatica.com/excel-2010/microsoft-excel-2010formularios.php
http://office.microsoft.com/es-hn/excel-help/CH010369012.aspx
http://www.youtube.com/watch?v=x2-Rb-2dkPM
Las macros son, extremadamente, poderosas cuando se trata de automatizar
tareas repetitivas. Evale de forma conveniente en dnde debe guardar la macro,
ya que de eso depende la amplitud de su ejecucin. Puede obtener informacin y
ms ejercicios en el siguiente vnculo:
http://office.microsoft.com/es-hn/excel-help/ejecutar-una-macroHP010342865.aspx
http://www.aulaclic.es/excel2010/t_18_2.htm
CIBERTEC
41
UNIDAD DE
APRENDIZAJE
Administrador de
Base de Datos
LOGROS DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE
Al trmino de la unidad, el alumno maneja y conoce Microsoft Access,

orientndose a las tareas administrativas de sistemas informticos habituales
de oficinas y empresa, siendo capaz de realizar trabajos con eficiencia y con
nivel de destreza que requiere el manejo de grandes bases de datos.
TEMARIO
Entorno de MS Access
Diseo de base de datos
Crear Tablas y establecer relaciones entre ellas
Crear Consultas y subconsultas con diversos criterios
Disear Formularios y subformularios
Disear Informes y subinformes
Crear macros con formularios e informes
Los alumnos crean una base de datos a travs del programa MS Access.
Los alumnos crean las tablas necesarias y las relacionan en funcin a un
campo.
Los alumnos generan consultas, formularios e informes a partir de los datos que
se tienen almacenados en las tablas que componen la Base de Datos.
Los alumnos automatizan algunos procesos en el manejo de formularios o
informes a travs de macros.
CIBERTEC
42
2.1 INTRODUCCIN A MS ACCESS

2.1.1. Por qu necesitamos una Base de Datos?
Una base de datos es una recopilacin de informacin
relacionada a un asunto o propsito particular, como el
seguimiento de pedidos de clientes, el control de boletos
vendidos en un cine o el mantenimiento de una coleccin
de msica. Si la base de datos no est almacenada en un
equipo, o slo estn instaladas partes de la misma, puede
que deba hacer un seguimiento de informacin procedente
de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base
de datos.
Supongamos, por ejemplo, que un dueo de una pastelera tiene los datos de sus
Pedidos, Precios, Ingredientes y Ventas, los cuales estn almacenados en varios
lugares:
En un archivo de tarjetas que contiene los nmeros de telfono de los clientes
que le hacen pedidos
En archivos de informacin de precios e ingredientes en un armario
En una hoja de clculo que contiene informacin de los ingresos por ventas.
Si cambia el precio de uno de sus productos, tendra que actualizar la informacin en
los cuatro lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario modificar la
informacin en un solo lugar; el precio de uno de los productos se actualiza
automticamente en todos los lugares de la base de datos donde se utilice.
A menudo se confunde la idea de una base de datos con la idea de tabla. Una tabla es
una estructura de filas y columnas que alberga informacin o datos de una
CIBERTEC
43
determinada naturaleza, como por ejemplo una tabla con los datos (cdigo, nombre,
direccin, actividad...) de los 555 clientes, por ejemplo, de una empresa; sera en este
caso la tabla de clientes. En cada fila tendramos todos los datos de cada cliente,
tendramos lo que en trminos de bases de datos se denomina un registro; antes se
llamaba ficha. En cada columna tendramos todos los datos referidos a un elemento de
dicha tabla (todos los nombres, todas las actividades...) a esto se le llama Campo, y en
cada campo de cada registro se alberga un dato.
Sin embargo, una base de datos (toda la informacin y elementos de gestin de esa
informacin referida a un mismo tema) puede contener varias tablas (clientes,
proveedores, artculos, familias, descuentos) as como otros elementos que permiten
trabajar cmodamente con dichos datos de las tablas. En Access, a esos otros
elementos se les denomina consultas, formularios, informes, mdulos, macros... Por lo
tanto, dentro de una base de datos, pueden existir elementos de diferentes
naturalezas.
2.1.2. Por qu usar Access y no Excel?

Si una base de datos est compuesta por listas y tablas, similares a las que se hacen
en Excel, Por qu no usar Excel para crear bases de datos? Bueno, existen un par
de diferencias importantes.
La primera diferencia consiste en que Access es
mucho mejor analizando y organizando datos no
numricos, como nombres o descripciones, algo en
lo que Excel se ha especializado, pero con los
nmeros.
Sin embargo, lo que realmente separa a estos dos
programas es la capacidad de relacionar los datos
almacenados en ellos.
CIBERTEC
44
La capacidad de relacionar bases de datos consiste en entender cmo los elementos

registrados en las listas se conectan unos con los otros. Para comprender mucho
mejor este concepto, volvamos al ejemplo de la pequea pastelera con la lista de
clientes y la de tortas. Imagina que decides crear una tercera lista en la que aparezca
el tipo de torta que prefiere cada cliente (de esta forma no te equivocars con los
pedidos).
Viste cmo la lista de "Pedidos" contiene elementos de las dos listas anteriores? Una
base de datos es capaz de entender que las palabras "Karla" y "Nueces", de la lista de
pedidos, corresponden a la misma "Karla" de la lista de clientes y a la misma torta de
"Nueces" en la lista de productos. Una relacin fcil de comprender para nosotros,
pero no para un libro de Excel.
En Excel tendras que escribir la misma palabra o registro una y otra vez cuando la
necesites, mientras que con Access puedes analizar la misma palabra en diferentes
relaciones o tablas sin necesidad de volver a ingresarla.
A la hora de decidir qu programa es mejor para almacenar los datos, pregntese a s
mismo lo siguiente: los datos son relacionales o no? Si puede almacenar los datos
en una nica tabla u hoja de clculo, debera hacerlo as. Los datos incluidos en una
nica hoja o pgina se denominan datos simples o no relacionales. El ejemplo de
pedidos de pasteles descrito arriba es un caso de este tipo. No se almacenara el
nombre de un cliente en una tabla que no fuera la que almacena los nombres de los
productos.
Por el contrario, si la tabla u hoja de clculo de personal contiene una serie de
columnas con nombres parecidos, como Equipo1, Equipo2 y Equipo3, es seal de que
los datos son relacionales y deben ser almacenados en ms de una tabla. Para ello,
necesita un programa de bases de datos relacionales como Access. En una base de
datos relacional, cada tabla contiene bsicamente informacin sobre un tipo de datos
(por ejemplo, empleados, equipos, eventos, productos o pedidos). Si necesita una
base de datos relacional, ha identificado una relacin uno a varios (relacin uno a
varios: asociacin entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada
registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos
coincidentes de varios registros de la tabla relacionada) en los datos.
CIBERTEC
45
Por ejemplo, si utiliza una base de datos de pedidos de clientes, una tabla contendr
los nombres de los clientes y otra los pedidos de esos clientes. Tenga en cuenta que
un nico cliente puede haber realizado varios pedidos. Adems, es posible que desee
utilizar otra tabla para los detalles de los pedidos, ya que cada pedido puede tener
varios elementos. Los datos relacionales, al necesitar varias tablas relacionadas, se
almacenan mejor en Access.
Existe una correlacin directa entre el tamao de los datos y la dificultad de
organizarlos de una forma eficaz. Cuantos ms datos tenga, ms beneficioso le
resultar almacenarlos en varias tablas de Access. Para ayudar a administrar los datos
y mantener su precisin, tanto Access como Excel, proporcionan identificadores
nicos.
En Access, una clave principal (clave principal: uno o ms campos (columnas) cuyos
valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal
no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un ndice exclusivo. Una clave
principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.)
(representada por un cono con forma de llave que se puede ver en la vista Diseo de
la tabla) identifica de forma nica a cada registro. En Excel, las filas estn numeradas
y cada columna tiene una letra, as que cada celda o intervalo de celdas tiene una
referencia nica, como B5. Los identificadores nicos ayudan a mantener la integridad
de los datos y garantizan que nunca haya dos filas (o registros) con los mismos datos.
Tambin, ofrecen el modo ms rpido de recuperar los datos al buscar u ordenar.
CIBERTEC
46
2.1.3 Los Elementos del Entorno MS Access

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde un nico
archivo de base de datos.
Dentro del archivo, puede utilizar:
Tablas para almacenar los datos.
Consultas para buscar y recuperar nicamente los datos que necesita.
Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico.
El entorno de MS Access es muy similar a los otros entornos de los programas que
componen la familia Microsoft Office (Word, PowerPoint y Excel), elementos que han
sido estudiados y manejados con amplitud en los cursos de Informtica y Ofimtica.
CIBERTEC
47
a) Tablas y relaciones
Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de informacin de la que hace
el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario o
informe, defina relaciones entre las tablas.
La informacin de clientes que antes se

guardaba en una lista de correo ahora reside en la
tabla Clientes.
La informacin de pedidos que antes se
guardaba en una hoja de clculo ahora reside en la
tabla Pedidos.
Un ID (identificador) exclusivo, como un ID
de cliente, permite distinguir los registros de una
tabla. Si se agrega el campo de ID exclusivo de
una tabla a otra tabla y despus se define una
relacin, Microsoft Access puede cotejar los
registros relacionados de ambas tablas de manera
que se puedan combinar en una consulta, un
informe o un formulario.
b) Consultas
Para buscar y recuperar tan solo los datos que cumplen las condiciones especificadas,
incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta, la cual, puede tambin actualizar
o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar clculos predefinidos o
personalizados en los datos.
Esta consulta tiene acceso a tablas

distintas para recuperar la informacin del
Id. de pedido, fecha de entrega, nombre de
compaa y ciudad para los clientes de
Londres cuyos pedidos se entregaron en el
mes de abril.
CIBERTEC
48
d) Formularios
Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree
un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o ms
tablas, y los muestra en la pantalla con el diseo elegido en el Asistente para
formularios, o con un diseo que haya creado en la vista Diseo.
Una tabla muestra muchos registros al mismo

tiempo, pero puede que sea necesario desplazarse
para ver todos los datos de un solo registro. Por
otra parte, cuando se visualiza una tabla, no se
pueden actualizar los datos de ms de una tabla
al mismo tiempo.
Un formulario sita el enfoque en un registro
cada vez, pero puede mostrar los campos de ms
de una tabla. Tambin puede mostrar imgenes y
otros objetos.
Un formulario puede incluir un botn que
imprima o abra otros objetos, o puede realizar
otras tareas automticamente.
e) Reportes o Informes
Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe.
Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro
informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.
Utilice un informe para crear

etiquetas postales.
Utilice un informe para mostrar
totales en un grfico.
Utilice un informe para calcular
totales.
CIBERTEC
49
2.1.4 Crear una Base de Datos con Access

a) Planificar la Base de Datos
El primer paso al disear una nueva base de datos es tomar nota de cul es su
finalidad. Por ejemplo, debe especificar y administrar los datos de activos de su
compaa. Pero no se detenga all. Pregntese quin usar la base de datos y cmo
va a ser usada. Por ejemplo, el tcnico que repara un equipo defectuoso tiene
necesidades de informacin diferentes de las del contador que realiza el seguimiento
de los costos. Asegrese de que el enunciado de finalidad tenga en cuenta todas las
necesidades y todos los usos diferentes.
Tenga a mano su enunciado de finalidad y consltelo a medida que disea las tablas.
No intente hacer un enunciado perfecto, siempre puede cambiarlo y seguramente lo
har. Un buen diseo de base de datos le ayuda a evitar que se dupliquen los datos.
Tambin sirve para asegurarse de que los datos estn completos y, lo que es an ms
importante, que sean exactos. Para alcanzar esos objetivos:
Comience por hacer una lista de los datos que desea capturar. Puede comenzar
con los datos existentes; en este caso, la hoja de clculo. O bien, si usa libros
mayores o formularios en papel, rena ejemplos de stos. No dude en preguntar a
sus compaeros de trabajo qu necesitan.
Otra manera de identificar la informacin que necesita almacenar es crear un

diagrama de flujo de las tareas asociadas con los datos. Por ejemplo, quin escribir
los datos y cmo se escribirn? Qu tipos de formularios necesitarn? Y, ya que est
en ello, piense en los informes o en el correo que desea producir a partir de la base de
datos. Por ejemplo, desea saber cundo es necesario reemplazar los escritorios o las
sillas? Quin necesita esa informacin? Observar los datos que necesita escribir y
consumir puede ayudarle a decidir qu datos almacenar.
El paso siguiente en su diseo es crear una lista de los campos para cada tabla.
En una tabla de Access, las columnas se denominan campos y los registros
individuales filas. Como regla, cada campo en una tabla est relacionado con los
dems campos. Por ejemplo, en una tabla de datos de contactos de negocios,
normalmente tendr campos para nombre, apellidos, compaa, nmeros de
telfono, etc. Cada campo debe estar relacionado con los dems y cada campo
solo debe ser aplicable a contactos de negocios. Ese conjunto de campos
CIBERTEC
50
relacionados se denomina relacin y de all deriva el nombre de base de datos

relacional.
Para disear los campos, decida qu informacin especfica debe capturar cada
uno de los grupos. Una vez ms, puede remitirse a los datos existentes: la hoja de
clculo, un libro mayor o incluso su archivo de tarjetas. Tambin puede abrir una
base de datos existente, por ejemplo una de las plantillas de base de datos de
Access, y ver qu campos utiliza.
Una vez que crea una lista de los campos en cada tabla, debe elegir un tipo de
datos para cada campo. Un tipo de datos es una propiedad que controla qu se
puede y qu no se puede escribir en un campo. Por ejemplo, si desea almacenar
datos textuales como nombres y direcciones, debe establecer los campos en el
tipo de datos Texto. Si desea almacenar fechas y horas, debe establecer el campo
en el tipo de datos Fecha/Hora.
b) Crear la Base de Datos en Blanco:

1. Inicie Access.
2. En la ficha Archivo seleccione la opcin Nuevo para establecer con qu

procedimiento desea crear la base de datos.
3. En la parte central tiene disponible un conjunto de plantillas para crear una
base de datos a partir de una estructura base, pero si su base de datos no
se ajusta a lo desea seleccionar Base de Datos en Blanco.
4. En el lado derecho del cuadro proceda a establecer el nombre del archivo
que va a contener la base de datos. Para cambiar la ubicacin del archivo,
CIBERTEC
51
haga clic en
, situado junto al cuadro Nombre de archivo, busque la
nueva ubicacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en Crear. Access crea la base de datos y, a continuacin, abre
una tabla vaca (denominada Tabla1) en la Vista Hoja de Datos.
6. Access sita el cursor en la primera celda vaca de la columna Agregar
nuevo campo.
CIBERTEC
52
2.2 TABLAS Y RELACIONES

2.2.1 Diseo de una Base de Datos: TABLAS
Un buen diseo de base de datos garantiza su
fcil mantenimiento. Los datos se almacenan en
tablas y cada tabla contiene datos acerca de un
tema, por ejemplo, clientes de una empresa. Por
tanto, cuando se actualiza una parte de los datos
concreta, como una direccin o un email, se hace
en un solo lugar, pero ese cambio aparece
automticamente en toda la base de datos.
Una base de datos estructurada correctamente suele contener distintos tipos de
consultas que muestran la informacin necesaria. Una consulta puede mostrar un
subconjunto de datos, como todos los clientes de Londres, o combinaciones de datos
de tablas diferentes, como la informacin de pedidos combinada con la informacin de
clientes.
Esta consulta recupera la

informacin de las Tablas Clientes y
Pedidos: Id de pedido, nombre de la
organizacin, ciudad y fecha de entrega
para los clientes de Londres cuyos
pedidos se entregaron en el mes de
abril.
Los resultados que se desea obtener de una base de datos, es decir, los formularios
para el ingreso de datos y los informes que se desea imprimir, no siempre ofrecen una
pista acerca de la estructura de las tablas de la base de datos, ya que normalmente
los formularios y los informes se basan en consultas en lugar de basarse en tablas.
Antes de utilizar Microsoft Access para crear tablas, consultas, formularios y otros
objetos definitivos, se recomienda realizar un esquema en papel y trabajar el diseo
primero. Siga estos pasos bsicos a la hora de disear su base de datos.
a) Determinar la finalidad de la base de datos.

El primer paso para disear una base de datos es determinar su finalidad y cmo se
va a utilizar.
Hable con los dems usuarios que utilizarn la base de datos. Analice
detenidamente en las respuestas o resultados que desean obtener de la base
de datos.
Realice bocetos de los informes que desea que genere la base de datos.
CIBERTEC
53
Rena los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos.
En cuanto determine la finalidad de su base de datos, comenzarn a surgir

ideas acerca de la informacin que desea obtener de ella. En este punto, se
pueden determinar los elementos de informacin que se necesitan almacenar y
a qu entidad corresponde cada elemento. Estos elementos de informacin se
corresponden con los campos (columnas) y las entidades con las tablas de la
base de datos.
b) Determinar los campos necesarios en la base de datos

Cada campo es un elemento de informacin acerca de una entidad determinada. Por
ejemplo, puede que sea necesario almacenar los elementos de informacin acerca de
los clientes: nombre de la organizacin, direccin, ciudad, estado o provincia, y
nmero de telfono.
Para ello, deber crear un campo independiente para cada uno de estos elementos de
informacin. A la hora de determinar qu campos son necesarios, tenga presentes
estos principios de diseo:
Incluya toda la informacin que necesite.
Almacene informacin en partes lgicas que sean lo ms pequeas posibles.

Por ejemplo, los nombres de los empleados suelen repartirse en dos campos,
Nombre y Apellidos, para que sea ms fcil ordenar los datos por Apellidos.
No cree campos para datos que estn formados por listas de mltiples
elementos. Por ejemplo, si en una tabla Proveedores se crea un campo
Productos que contenga una lista con los productos que se reciben del
proveedor separados mediante una coma, despus ser ms difcil encontrar
los proveedores que suministren un producto determinado.
No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una

expresin). Por ejemplo, si tiene un campo Precio Unitario y un campo
Cantidad, no cree otro campo que multiplique los valores de ambos.
No cree campos que sean similares entre s. Por ejemplo, si en una tabla
Proveedores crea los campos Producto1, Producto2 y Producto3, ser ms
difcil encontrar todos los proveedores que suministran un producto
determinado. Asimismo, ser necesario cambiar el diseo de la base de datos
si un proveedor suministra ms de tres productos. Slo necesitar un campo
para los productos si coloca dicho campo en una tabla Productos en lugar de
en una tabla Proveedores.
c) Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.

Cada tabla es una entidad que debe contener informacin sobre un determinado
asunto. Su lista de campos le dar pistas acerca de las tablas que necesita. Por
ejemplo, si tiene un campo Fecha-Contratacin, su asunto es un empleado y, por
tanto, pertenece a la tabla Empleados. Puede tener una tabla para Clientes, una
tabla para Productos y una tabla para Pedidos.
d) Determinar a qu tabla pertenece cada campo

A la hora de decidir a qu tabla pertenece cada campo, tenga presentes estos
principios de diseo:
CIBERTEC
54
Agregue el campo a una sola tabla.
No agregue el campo a una tabla si, como resultado, la misma informacin va a

aparecer en varios registros de esa tabla. Si determina que el campo de una
tabla va a contener mucha informacin duplicada, seguramente ese campo se
encuentra en una tabla que no le corresponde.
Por ejemplo, si coloca el campo que contiene la direccin de un cliente en la

tabla Pedidos, probablemente esa informacin se va a repetir en ms de un
registro, porque seguramente el cliente va a realizar ms de un pedido. Sin
embargo, si coloca el campo de direccin en la tabla Clientes, aparecer una
sola vez.
Cuando cada elemento de informacin se almacena una sola vez, se actualiza

en un solo lugar. Esto resulta ms eficiente y elimina la posibilidad de que
existan entradas duplicadas que contengan informacin diferente.
e) Identificar el campo o los campos con valores nicos en

cada registro
Para que Microsoft Access conecte informacin almacenada en tablas distintas (por
ejemplo, para conectar un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la
base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de
forma exclusiva cada registro de la tabla. Este campo o conjunto de campos se
denomina clave principal.
f) Determinar las relaciones entre las tablas.

Ahora que ha dividido la informacin en tablas y que ha identificado los campos de
clave principal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cmo volver a reunir
toda la informacin relacionada de un modo significativo. Para ello se definen
relaciones entre las tablas.
g) Perfeccionar el diseo
Una vez diseadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el
momento de estudiar el diseo y detectar los posibles fallos. Es ms sencillo cambiar
el diseo de la base de datos ahora en vez de hacerlo luego que haya rellenado las
tablas con datos.
Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e
introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseo.
Para probar las relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas
para obtener las respuestas que desea. Cree bocetos de los formularios e informes, y
compruebe si muestran los datos esperados. Busque duplicaciones de datos
innecesarias y elimnelas.
h) Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos

Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseo
descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a
las tablas. Despus, puede crear otros objetos de base de datos (consultas,
formularios, informes, macros y mdulos).
CIBERTEC
55
i) Utilizar las herramientas de anlisis de Microsoft Access

Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a perfeccionar el
diseo de una base de datos de Microsoft Access.
El Analizador de tablas puede analizar el diseo de una tabla, proponer nuevas

estructuras y relaciones de tablas, si es conveniente, y dividir una tabla en
nuevas tablas relacionadas, si es necesario.
El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y

realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla.
El documentador de base de datos permite crear un informe y obtener la

informacin de la estructura y propiedades de los objetos de la base de datos.
2.2.2 Crear una Tabla, definir Propiedades de Campo

Una tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como productos o
proveedores. Al usar una tabla independiente para cada tema, los datos se almacenan
solo una vez. Esto tiene como resultado una base de datos ms eficaz y menos
errores de entrada de datos.
a) Cmo se organizan los datos en tablas

Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas
registros).
Por ejemplo, cada campo de una tabla

Alumnos, contiene el mismo tipo de
informacin para cada alumno, por
ejemplo Apellido Paterno. Cada uno
de los registros de esa tabla contiene
toda la informacin acerca de un
alumno, fecha de nacimiento, gnero,
DNI, etc.
b) Vista Diseo de la tabla

En la vista Diseo de la tabla, puede crear una tabla entera desde el principio, o
agregar, eliminar o personalizar los campos en una tabla existente.
CIBERTEC
56
Para completar otros datos de una tabla,

agregue ms campos. Puede cambiar el nombre
de un campo existente si es necesario.
2
La configuracin del tipo de datos de un
campo define el tipo de valores que puede escribir
en el mismo. Por ejemplo, para almacenar
valores numricos que puede utilizar el tipo de
datos Nmero o Moneda.
3
Se utiliza una etiqueta nica, denominada
Clave Principal para identificar los registros de
la tabla. La clave principal de una tabla se
utiliza para referirse a registros relacionados de
otras tablas.
4
Las propiedades de los campos son un
conjunto de caractersticas que proporcionan
control adicional sobre cmo se almacenan,
escriben o muestran los datos de un campo. Las
propiedades disponibles dependen del tipo de
datos de un campo
1
c) Cmo relacionar dos tablas

Un campo comn relaciona dos tablas de manera que Microsoft Access puede
combinar los datos de las dos tablas para ver, modificar o imprimir. En una tabla, el
campo es una clave principal que se establece en la vista Diseo de la tabla. Ese
mismo campo tambin existe en la tabla relacionada como una clave externa, llamada
tambin clave fornea o clave secundaria.
En la tabla Distritos, incluir el Id.

de distrito, nombre del distrito, etc. para
cada distrito. disID es la clave
principal que se establece en la vista
Diseo de la tabla.
2
En la tabla Alumnos, incluir el
campo disID, de manera que cuando
inserte un nuevo alumno pueda identificar
su distrito insertando el Id nico de ese
distrito. disID es la clave externa en la
tabla Alumnos.
1
CIBERTEC
57
d) Vista Hoja de datos de la tabla

En una tabla o una consulta, la vista Hoja de datos proporciona las opciones
necesarias para trabajar con los datos.
1) Las principales opciones en la vista Hoja de datos de una tabla

La ficha Inicio, contiene los grupos Ordenar y filtrar, Registros y Buscar, los
cuales, proporcionan comandos necesarios para realizar operaciones con los registros
de la tabla.
La ficha Campos, contiene los grupos Agregar y eliminar, Propiedades, Formato y

Validacin de campo, los cuales proporcionan comandos necesarios para cambiar la
estructura y formato de los campos de la tabla.
2) Trabajar con columnas, filas y hojas secundarias de datos

Puede encontrar herramientas para trabajar con columnas, filas y hojas secundarias
de datos en la propia hoja de datos, o haciendo doble clic en un selector de columna.
Utilizar el selector de columna para

mover u ocultar una columna, o cambiar
su nombre.
2 Cambiar el tamao del ancho de las
columnas.
3
Utilizar hojas secundarias de datos
para ver datos relacionados
1
CIBERTEC
58
3) Desplazarse por los registros

Puede utilizar la barra de herramientas de exploracin para desplazarse por los
registros en una hoja de datos.
Ir al primer registro.
Ir al registro anterior.
3
Indicador de registro / Permite
escribir un nmero y desplazarse a dicho
registro.
4
Ir al registro siguiente.
5
Ir al ltimo registro.
6
Nuevo registro (vaco).
1
e) Crear una tabla

Para crear una tabla, realice el siguiente procedimiento:
Ficha Crear / Grupo Tablas / Opcin Tabla.
En el modo Vista Hoja de Datos, se pueden agregar los nombres de los campos.
Puede cambiar a otro modo, para ello haga clic en el botn Vista Diseo, ubicado en la
ficha Inicio / Grupo Vistas.
CIBERTEC
59
Escriba un nombre para la nueva tabla y luego presione el botn Aceptar.
Defina la estructura de la tabla:
1) Haga clic en la columna Nombre de campo y escriba un nombre exclusivo

para cada campo.
2) En la columna Tipo de datos, conserve el valor predeterminado (Texto) o bien
haga clic en la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha y seleccione el
tipo de datos que desee.
3) En la columna Descripcin, escriba una descripcin de la informacin que
contendr este campo. La descripcin se muestra en la barra de estado
cuando se agregan datos al campo y se incluye en la Definicin del objeto de la
tabla. La descripcin es opcional.
4) Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave principal y
luego presione el botn Clave principal de la ficha Diseo / Grupo
Herramientas.
Nota: Si desea que el orden de los campos de una clave principal compuesto por
varios campos sea diferente del orden de esos campos en la tabla, haga clic en
ndices
de la ficha Diseo / Grupo, Mostrar u ocultar, para abrir el cuadro
ndices, a continuacin, cambie el orden de los nombres de campo para el
ndice denominado PrimaryKey.
No es necesario definir una clave

principal, pero por lo general es
conveniente hacerlo. Al terminar
con la estructura de la tabla,
guarde los cambios.
CIBERTEC
60
f) Claves principales
La potencia de un sistema de base de datos relacional como Microsoft Access reside
en su capacidad para encontrar y reunir rpidamente informacin almacenadas en
tablas independientes mediante consultas, formularios e informes. Para ello, cada
tabla debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifican exclusivamente
cada registro almacenado en la tabla. Esta informacin se denomina clave principal de
la tabla. Una vez designada una clave principal para una tabla, Access impedir que
se incluyan valores duplicados o nulos en los campos de la clave principal.
Existen tres clases de clave principal que pueden definirse en Microsoft Access:
1) Claves principales de Autonumeracin

Un campo Autonumeracin, puede establecerse para que inserte automticamente un
nmero secuencial a medida que se agregan registros a la tabla. Designar un campo
de este tipo como clave principal de una tabla es la forma ms sencilla de crear una
clave principal.
2) Claves principales de Campo simple

Si tiene un campo que contiene valores exclusivos, como nmeros de identificacin
como un DNI o nmero de matrcula, puede designar ese campo como la clave
principal. Se puede especificar una clave principal para un campo que ya contiene
datos siempre y cuando ese campo no contenga valores duplicados o nulos.
3) Claves principales de Campos Mltiples

En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo,
puede designar dos o ms campos como clave principal. La situacin ms comn en
la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en
una relacin varios a varios. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos puede
establecer una relacin entre las tablas Pedidos y Productos. Su clave principal est
formada por dos campos: Id. de pedido e Id. de producto. La tabla Detalles de
pedidos puede mostrar varios productos y varios pedidos, pero cada producto solo
puede aparecer una vez en cada pedido, de modo que la combinacin de los campos
Id. de pedido e Id. de producto produce una clave principal apropiada.
Cada producto slo se puede enumerar

una vez por pedido. Otro ejemplo puede ser
una base de datos de inventario que utiliza
un campo de nmero de pieza o dos o ms
campos (pieza y subpieza).
Si no est seguro de poder seleccionar una combinacin de campos apropiada para

una clave principal de campos mltiples, probablemente resultar ms conveniente
agregar un campo Autonumeracin y designarlo como clave principal. Por ejemplo, la
combinacin de los campos Nombre y Apellidos para crear una clave principal no es
conveniente, ya que pueden llegar a producirse duplicados al combinar estos dos
campos.
CIBERTEC
61
En una clave principal de campos mltiples, el orden de los campos puede tener
importancia. Los campos de una clave principal de campos mltiples se ordenan
segn el orden definido en la vista Diseo de la tabla. El orden de los campos de la
clave principal se puede cambiar en la ventana ndices.
g) Propiedades de campos
1) Definir el formato de visualizacin de los datos para un campo en una
tabla
Abra una tabla en la vista Diseo.

En la parte superior de la ventana, seleccione el campo cuyo formato desea
definir.
En la parte inferior de la ventana, siga uno de estos procedimientos:
1. Haga clic en la flecha situada junto al cuadro de la propiedad Formato
(Format) y, a continuacin, haga clic en uno de los formatos predefinidos.
2. Especifique un formato personalizado en el cuadro de la propiedad Formato
(Format) para cualquier tipo de datos de campo que no sea Objeto OLE. Haga
clic en el cuadro de la propiedad Formato (Format) y presione F1 para obtener
ms informacin acerca de los formatos personalizados.
2) Crear mscaras de entrada para controlar cmo se insertan datos en

un campo o control

En la parte superior de la ventana, seleccione el campo para el cual desea
definir una mscara de entrada.
En la parte inferior de la ventana, realice uno de estos procedimientos:
1. Haga clic en el botn Generar , situado junto al cuadro de la propiedad

Mscara de entrada (InputMask), para iniciar el Asistente para mscaras de
entrada. Despus, siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del
asistente.
2. Escriba la definicin de la mscara de entrada. Para obtener ms informacin
acerca de cmo definir la mscara de entrada, haga clic en el cuadro de la
propiedad Mscara de entrada (InputMask) y presione la tecla F1. Para los
campos Numrico y Moneda, es necesario escribir la definicin de la mscara
de entrada manualmente.
3) Reglas de validacin de datos
Las reglas de validacin permiten definir una regla que limite lo que ha de
aceptarse. Estas reglas se imponen cada vez que se agregan o modifican
datos, ya sea a travs de la vista Hoja de datos de la tabla, un formulario
dependiente de la tabla, una consulta de datos anexados, una consulta de
actualizacin, cdigo de Visual Basic para aplicaciones o la importacin de
datos de otra tabla. Se pueden definir dos clases de reglas de validacin:
reglas de validacin de campo y reglas de validacin de registro.
Una regla de validacin de campo se utiliza para comprobar el valor insertado
en un campo, cuando el usuario sale del mismo. Por ejemplo, puede definir
">=10 And <=100" como regla de validacin de un campo Numrico para
permitir nicamente la inclusin de valores comprendidos entre 10 y 100.
Una regla de validacin de registro controla cundo se puede guardar un
registro completo. Al contrario de las reglas de validacin de campo, las reglas
de validacin de registro pueden hacer referencia a otros campos de una
misma tabla. Esto resulta til cuando se desean comparar valores de
CIBERTEC
62
diferentes
campos.
Por
ejemplo,
puede
definir
"[FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30" como regla de validacin para una
tabla Pedidos. Esta regla asegurar que la fecha especificada en el campo
FechaObligatoria est en los 30 das siguientes a la fecha indicada en el
campo FechaPedido.
Cuando se rompe una regla de validacin de campo o de registro, Access
muestra un mensaje donde informa al usuario de los datos que puede
introducir. A continuacin, se muestran algunos ejemplos:
Valor de Regla de validacin

(ValidationRule)
<>0
Valor de Texto de validacin

(ValidationText)
Introduzca un valor distinto de cero.
0 >100
El valor debe ser 0 o mayor que 100.
<#1/1/2000#
La fecha debe ser anterior a 2000.
>=#1/1/2000# y <#1/1/2001#
StrComp(UCase([Apellidos]),
[Apellidos],0) = 0
La fecha debe pertenecer al ao 2000.

Los datos del campo Apellidos deben
escribirse en maysculas.
Tambin puede utilizar caracteres comodines en una regla de validacin de

campo. El tipo de caracteres comodn que utilice depende del modo de consulta
ANSI SQL de la base de datos de Microsoft Access.
El siguiente ejemplo funciona en una base de datos de Access que utiliza la
sintaxis de Microsoft Jet SQL.
Valor de Regla de validacin
(ValidationRule)
Como "K???"
Valor de Texto de validacin

(ValidationText)
El valor debe constar de cuatro caracteres
y comenzar por la letra K.
4) Definir el valor predeterminado de un campo o control

En una base de datos de Microsoft Access puede definir un valor predeterminado
en la vista Diseo de la tabla y en un campo S/No puede establecer un valor
predeterminado para uso internacional. En un archivo de Microsoft Access puede
definir un valor predeterminado para un control de un formulario en la vista
Diseo. Para establecer un valor predeterminado para un campo en una tabla,
realice los siguientes procedimientos:
En la parte superior de la ventana, seleccione el campo para el cual desea
definir un valor predeterminado.
En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad Valor
Predeterminado(DefaultValue) y, a continuacin, escriba el valor
predeterminado, como por ejemplo Nueva York o una expresin como Fecha().
CIBERTEC
63
2.2.3 Procesos con Tablas: Ordenamiento y Filtros

Una vez definido las propiedades de los campos de la tabla, procedemos a ingresar o
registrar informacin en ella. Conforme se llenan los datos, la cantidad de registros
aumenta de forma considerable, por lo que es necesario conocer y aplicar el
ordenamiento y el filtrado de la informacin de una tabla.
a) Ordenamiento
El ordenamiento de una tabla se puede realizar de forma simple por medio de un
campo o de forma avanzada con varios campos.
1) Ordenamiento por un campo

Al abrir una tabla en modo Vista Hoja de Datos, podemos hacer uso de las
opciones Ascendente y Descendente del grupo Ordenar y filtrar de la ficha
Inicio. Para ello debe elegir un campo o posicionarse en el registro del campo que
desea ordenar y dar un clic en la opcin que necesita. Por ejemplo, de la actividad
anterior, se tiene los registros de la tabla Alumnos:
Luego de seleccionar o ubicarse en un registro del campo Apellido Paterno y

presionar el botn Ascendente, se obtendr:
CIBERTEC
64
Otra manera de ordenar, es presionando en la opcin junto al nombre del campo y

luego elegir el orden necesario, por ejemplo para ordenar por fecha de nacimiento
de forma descendente, realizamos:
NOTA, para quitar el orden definido, utilice la opcin

Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.
Quitar orden del grupo
2) Ordenamiento avanzado
Con esta opcin, podemos ordenar por medio de varios campos ya sea de forma
ascendente o descendente, segn sea necesario. Al abrir una tabla en modo Vista
Hoja de Datos, entramos a la opcin Avanzadas y luego elegimos Filtro
avanzado/Ordenar, dentro del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio. Por ejemplo,
de la actividad anterior, quitamos el orden y luego para ordenar por gnero de
forma descendente y luego por apellido paterno de forma ascendente, realizamos:
En la Columna 1, fila Campo,

seleccione el campo del Gnero y en la
fila Orden elija Descendente.
2
seleccione el campo del Apellido Paterno
y en la fila Orden elija Ascendente.
3
En un rea libre, presione el botn
secundario del mouse y elija Aplicar
filtro u ordenar.
1
CIBERTEC
65
Con el procedimiento anterior obtendremos el siguiente resultado:
NOTA, para quitar el orden definido, utilice la opcin

Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.
Quitar orden del grupo
b) Filtros
Para obtener una parte de la informacin que cumpla con ciertos criterios o
condiciones, aplicamos filtros, los cuales se pueden aplicar a un campo por
seleccin o a varios campos de forma avanzada. Por ejemplo en una tabla de
clientes solo necesitamos aquellos que viven en un determinado distrito o que
hayan sido registrado en un mes especfico.
1) Filtro a un campo por seleccin

Al abrir una tabla en modo Vista Hoja de Datos, podemos hacer uso de la opcin
Seleccin del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio. Para ello debe
posicionarse en el registro del campo que desea filtrar y dar un clic en la opcin
que necesita, que puede ser: Igual a, No es igual a, Contiene o No contiene. Por
ejemplo, de la actividad anterior, quitamos el orden y luego para filtrar los alumnos
cuyo gnero sea M, realizamos:
Ubquese en el cualquier
registro del campo gnero que
tenga el valor M.
2
En la opcin Seleccin elija
Igual a M.
1
CIBERTEC
66
NOTA: Utilice la opcin Alternar Filtro, del grupo Ordenar y filtrar de la ficha
Inicio, para activar o desactivar el filtro. Si desea eliminar el filtro utilice la
opcin
Avanzadas y luego elegimos
Borrar todos los filtros.
2) Filtro avanzado
Con esta opcin, podemos filtrar por medio de varios campos, utilizar comodines,
rangos de nmeros y/o fechas o usar las funciones integradas de MS Access,
segn sea necesario. Al abrir una tabla en modo Vista Hoja de Datos, entramos a
la opcin Avanzadas y luego elegimos Filtro avanzado/Ordenar, dentro del
grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio. Por ejemplo, de la actividad anterior,
borramos todos los filtros y luego para filtrar a los alumnos cuyo gnero sea M y su
apellido inicie con la letra A o C, realizamos:

seleccione el campo del Gnero y en la
fila Criterios escriba el valor M, MS
Access completar M.
2
seleccione el campo del Apellido Paterno
y en la fila Criterios escriba A* o C*,
MS Access completar Como A* o
Como C*.
3
filtro u ordenar.
1
CIBERTEC
67
Otro ejemplo, de la actividad anterior, es borrar todos los filtros y luego para
filtrar a los alumnos cuya fecha de nacimiento sea a partir del ao 1990,
realizamos:

seleccione el campo de la Fecha de
nacimiento y en la fila Criterios escriba
>=#01/01/1990#.
2
filtro u ordenar.
1
CIBERTEC
68
2.2.4 Establecer Relaciones entre Tablas

Una vez creadas las diferentes tablas para cada tema de la base de datos, se necesita
una forma de indicarle a Microsoft Access cmo debe volver a combinar esa
informacin. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una
vez realizada esta operacin, puede crear consultas, formularios e informes para
mostrar informacin de varias tablas a la vez. Por ejemplo, este formulario incluye la
informacin de tres tablas:
2
3
Tabla Alumnos.
Tabla Notas.
Tabla Cursos.
a) Cmo funcionan las relaciones

Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las tres tablas deben coordinarse de
modo que muestren informacin acerca del mismo alumno. Esta coordinacin se lleva
a cabo mediante las relaciones entre las tablas. Una relacin hace coincidir los datos
de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas).
En la mayora de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una
tabla, que proporciona un identificador nico para cada registro, y una clave externa de
la otra tabla. Por ejemplo, los alumnos pueden asociarse a las notas que se registran
para cada curso mediante la creacin de una relacin entre los campos ID Alumno.
ID Alumno aparece en ambas

tablas, como clave principal.
2
y como clave externa.
1
CIBERTEC
69
b) Relacin uno a varios

La relacin uno a varios es el tipo de relacin ms comn. En este tipo de relacin, un
registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero
un registro de la Tabla B solo tiene un registro coincidente en la Tabla A.
En un distrito
puede vivir ms de un
alumno.
3
pero cada alumno slo
vive en un nico distrito.
1
c) Relacin varios a varios

En una relacin varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros
coincidentes en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relacin solo es posible si se
define una tercera tabla (denominada tabla de unin) cuya clave principal consta de
dos campos: las claves externas de las Tablas A y B. Una relacin de varios a varios
no es sino dos relaciones de uno a varios con una tercera tabla. Por ejemplo, la tabla
Alumnos y la tabla Cursos tienen una relacin de varios a varios que se define
mediante la creacin de dos relaciones de uno a varios con la tabla Notas. Un alumno
puede tener varias notas, y cada nota pertenece a diferentes cursos.
Clave principal de la tabla

Alumnos.
2
Clave principal de la tabla
Cursos.
3
Un alumno puede tener varias
notas...
4
y cada nota pertenece a
diferentes cursos.
1
CIBERTEC
70
d) Relacin uno a uno

En una relacin de uno a uno, cada registro de la Tabla A solo puede tener un registro
coincidente en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relacin no es normal, porque la
mayora de la informacin que se relaciona de esta forma estara en una tabla. Puede
utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar
parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que solo se
aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que
registre los alumnos donantes de rganos. Cada alumno de la tabla Donantes tiene
un registro coincidente en la tabla Alumnos.
Cada alumno donante tiene

un registro coincidente en la tabla
Alumnos.
1
Este conjunto de datos es un

subconjunto del campo ID
Alumno y de la tabla Alumnos.
2
e) Definicin de Relaciones
El tipo de relacin que crea Microsoft Access depende de cmo estn definidos los
campos relacionados.
Una relacin de uno a varios se crea si solo uno de los campos relacionados es una
clave principal o tiene un ndice nico.
Se crea una relacin uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales
o tienen ndices nicos.
Una relacin de varios a varios es, en realidad, dos relaciones de uno a varios con una
tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las
otras dos tablas.
Tambin se puede crear una relacin entre una tabla y los elementos que contiene.
Esto es til en situaciones en que deba realizar una bsqueda dentro de la misma
tabla. Por ejemplo, en la tabla Empleados se puede definir una relacin entre los
campos Id. de empleado y Jefe, por lo que el campo Jefe puede mostrar datos de
empleado que procedan de un Id. de empleado coincidente.
Nota: Si arrastra un campo que no es una clave principal y no tiene un ndice nico
hasta otro campo que tampoco es una clave principal ni tiene un ndice nico, se crea
una relacin indeterminada. En las consultas que contienen tablas con una relacin
indeterminada, Microsoft Access muestra una lnea de combinacin predeterminada
entre las tablas, pero no se exige la integridad referencial y no hay garantas de que
los registros sean nicos en ninguna tabla.
CIBERTEC
71
2.2.5 Crear Integridad Referencial

La Integridad Referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para
garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son vlidas y
que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados. Puede establecer
la integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:
El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un ndice

nico.
Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Hay dos excepciones. Un
campo Autonumeracin puede estar relacionado con un campo Nmero con la
propiedad Tamao del Campo (FieldSize) establecida en Entero Largo, y un
campo Autonumeracin con la propiedad Tamao del Campo (FieldSize)
establecida en Id. de rplica puede estar relacionado con un campo Nmero con la
propiedad Tamao del Campo (FieldSize) establecida en Id. de rplica.
Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access. Si las

tablas son tablas vinculadas, deben ser tablas en el formato de Microsoft Access y
debe abrir la base de datos en la que estn almacenadas para poder establecer la
integridad referencial. La integridad referencial no puede exigirse para tablas
vinculadas procedentes de bases de datos en otros formatos.
Cuando se utiliza la integridad referencial, se aplican las reglas siguientes:
No puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada

que no exista en la clave principal de la tabla principal. No obstante, puede
introducir un valor Nulo en la clave externa, especificando que los registros no
estn relacionados. Por ejemplo, no puede tener un pedido asignado a un cliente
que no existe, pero puede tener un pedido asignado a nadie mediante la
introduccin de un valor Nulo en el campo Id. de cliente.
No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros

coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no puede eliminar un registro
de empleados de la tabla Empleados si existen pedidos asignados al empleado en
la tabla Pedidos.
No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro

tiene registros relacionados. Por ejemplo, no puede cambiar el Id. de un empleado
en la tabla Empleados si existen pedidos asignados a ese empleado en la tabla
Pedidos.
a) Actualizaciones y eliminaciones en cascada

Para las relaciones en las que se exige la integridad referencial, puede especificar si
desea que Microsoft Access actualice en cascada y elimine en cascada
automticamente los registros relacionados.
Si activa la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados al
definir una relacin, siempre que cambie la clave principal de un registro de la tabla
principal, Microsoft Access actualizar automticamente la clave principal con el nuevo
valor en todos los registros relacionados. Por ejemplo, si cambia un Id. de alumno en
la tabla Alumnos, el campo Id. de alumno de la tabla Notas se actualizar
automticamente en cada uno de los registros de ese alumno, de modo que la relacin
no se rompa. Microsoft Access actualiza en cascada sin mostrar ningn mensaje.
Si selecciona la casilla de verificacin Eliminar en cascada los registros relacionados al
definir una relacin, siempre que elimine registros de la tabla principal, Microsoft
Access eliminar automticamente los registros relacionados de la tabla relacionada.
CIBERTEC
72
Por ejemplo, si elimina el registro de un alumno de la tabla Alumnos, todas las notas
del alumno se eliminarn automticamente de la tabla Notas. Al eliminar registros de
un formulario u hoja de datos con la casilla de verificacin Eliminar en cascada los
registros relacionados activada, Microsoft Access le avisa que es posible que tambin
se eliminen los registros relacionados. No obstante, al eliminar registros mediante una
consulta de eliminacin, Microsoft Access elimina automticamente los registros de las
tablas relacionadas sin mostrar un aviso.
b) Definir Relaciones entre Tablas

Cuando se crea una relacin entre tablas, no es necesario que los campos
relacionados tengan el mismo nombre. Sin embargo, los campos relacionados deben
tener el mismo tipo de datos a menos que el campo de la clave principal sea un campo
Autonumeracin.
Se puede relacionar un campo Autonumeracin con un campo Nmero solo si la
propiedad Tamao del Campo (FieldSize) de los dos campos relacionados es la
misma. Por ejemplo, se puede relacionar un campo Autonumeracin y un campo
Nmero si la propiedad Tamao del Campo (FieldSize) de ambos campos es Entero
largo. Incluso cuando los dos campos relacionados son campos Nmero, deben tener
el mismo valor para la propiedad Tamao del Campo (FieldSize).
1) Definir una relacin de uno a varios y de uno a uno
Cierre todas las tablas abiertas. No es posible crear ni modificar relaciones

entre tablas abiertas.
Haga clic en la opcin
Relaciones del grupo ,Relaciones de la ficha
,Herramientas de base de datos.
Si no se han definido relaciones en la base de datos, se mostrar
automticamente el cuadro de dilogo Mostrar tabla.
Si necesita agregar las tablas que desea relacionar y no aparece el cuadro de
dilogo Mostrar tabla, haga clic en la opcin
Mostrar tabla del grupo,
Relaciones de la ficha Diseo.
Haga doble clic en los nombres de las tablas que desea relacionar y, a
continuacin, cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Para crear una
relacin entre una tabla y ella misma, agregue dos veces dicha tabla.
Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla al campo relacionado de
la otra tabla.
CIBERTEC
73
En la mayora de los casos, se arrastra el campo de clave principal (campo

acompaado del icono de una llave) de una tabla a un campo similar
(normalmente con el mismo nombre) denominado la clave externa o fornea
en la otra tabla.
Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. Compruebe los
nombres de los campos mostrados en las dos columnas para asegurarse de
que son correctos. Puede cambiarlos si es necesario.
Si es preciso, puede cambiar el Tipo de combinacin.
Haga clic en el botn Crear para crear la relacin.
Repita los pasos anteriores para cada pareja de tablas que desee relacionar.
Al cerrar el rea de Relaciones, Microsoft Access pregunta si desea guardar el
diseo. Independientemente de si lo guarda o no, las relaciones creadas se
guardan en la base de datos.
2) Definir una relacin de varios a varios
Cree las dos tablas que tendrn una relacin varios a varios.
Cree una tercera tabla, denominada tabla de unin, y agregue a esta, nuevos
campos con las mismas definiciones que los campos de clave principal de
cada una de las otras dos tablas. En la tabla de unin, los campos de clave
principal funcionan como claves externas. Puede agregar otros campos a la
tabla de unin, tal como lo hara con cualquier otra tabla.
En la tabla de unin, establezca la clave principal para que incluya los campos
de clave principal de las otras dos tablas.
Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave principal.
Haga clic en
Clave principal del grupo Herramientas de la ficha Diseo.
Defina una relacin de uno a varios entre cada una de las dos tablas
principales y la tabla de unin.
CIBERTEC
74
Actividades 3
Imagine que desea disear una Base de Datos que realice el Control de la
Informacin de una institucin educativa, cree la base llamada Cibertec.
Al crear los nombres de tablas y campos no use acentos ni caracteres especiales
como la letra .
Ejercicio 1
Las tablas que debe crear son las siguientes: Alumnos, Distritos y Ocupacin. Los
campos para cada tabla se detallan a continuacin:
Tabla
Campo
Alumnos
Distritos
Ocupacin
Tipo
Tamao / Formato
ID
Autonumeracin
Entero largo
Nombre
Texto
30
ApellidoPat
Texto
30
ApellidoMat
Texto
30
FechaNac
Fecha/Hora
Genero
Texto
DisID
Nmero
Entero largo
OcpID
Nmero
Entero largo
ID
Autonumeracin
Entero largo
Nombre
Texto
ID
Autonumeracin
Descripcin
Texto
Fecha corta
1
50
Entero largo
30
Ejercicio 2
En la tabla Alumnos, realice un breve anlisis y agregue otros campos con sus
respectivos tipos y tamaos, que sean coherentes con la informacin a almacenar.
En la base de datos Cibertec, realice un breve anlisis y agregue otras 02 tablas con
sus respectivos campos, tipos y tamaos, que sean coherentes con la informacin a
almacenar.
Ejercicio 3
En la tabla Alumnos, establezca las siguientes propiedades:
Campo
Formato
Ttulo
ID
AL-000
ID Alumno
Nombre
>
Nombre del Alumno
ApellidoPat
>
Apellido Paterno
ApellidoMat
>
Apellido Materno
FechaNac
Genero
Fecha de Nacimiento
>
Gnero del Alumno
DisID
Distrito
OcpID
Ocupacin
CIBERTEC
75
Ejercicio 4
Adicionalmente en la tabla Alumnos, establezca las siguientes propiedades:
Campo
FechaNac
Campo
Genero
Mscara de entrada
Requerido
Fecha corta
Regla de validacin
Texto de validacin
M o F
Slo debe ingresar M o F
Ejercicio 5
En las dems tablas, establezca las propiedades de los campos ms adecuadas,
segn sea el caso.
Ejercicio 6
Defina todas las relaciones posibles en la base de datos.
CIBERTEC
76
2.3 CONSULTAS
2.3.1 Diseo de una Base de Datos: CONSULTAS
Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes.
Tambin pueden utilizarse como el origen de registros para formularios e informes.
Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access.
a) Consultas de seleccin
Una consulta de seleccin es el tipo de consulta ms habitual. Este tipo de consulta
obtiene los datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una hoja de datos
en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). Tambin puede
utilizar una consulta de seleccin para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas,
promedios y otros tipos de totales.
b) Consultas de parmetros
Una consulta de parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un
cuadro de dilogo propio que solicita informacin, por ejemplo, criterios para recuperar
registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede disear la consulta para
que solicite ms de un dato, por ejemplo, puede disearla para que solicite dos fechas.
Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas
dos fechas.
Las consultas de parmetros tambin son tiles cuando se emplean como base para
formularios e informes. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales
basado sobre una consulta de parmetros. Al imprimir el informe, Access muestra un
cuadro de dilogo que solicita el mes para el que se desea obtener el informe. Cuando
se especifica un mes, Access imprime el informe correspondiente.
c) Consultas de tabla de referencias cruzadas

Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de
manera que su anlisis sea ms sencillo. Las consultas de referencias cruzadas
calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se
agrupan en dos tipos de informacin: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja
de datos, y otro a lo largo de la parte superior.
d) Consultas de accin
Una consulta de accin es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de
muchos registros en una sola operacin. Hay cuatro tipos de consultas de accin:
Consulta Crear tabla: crea una tabla nueva a partir de la totalidad o

una parte de los datos de una o ms tablas. Las consultas de
creacin de tabla son tiles para crear una tabla que se desee
exportar a otra base de datos de Microsoft Access o una tabla
histrica que contenga registros antiguos.
CIBERTEC
77
Consulta Anexar: agrega un grupo de registros de una o ms

tablas al final de una o ms tablas. Por ejemplo, supongamos que
consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una
tabla con informacin acerca de estos clientes. Para evitar tener que
escribir toda esta informacin en la base de datos, desea anexarla a
la tabla Clientes.
Consulta Actualizar: realiza cambios globales en un grupo de
registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede aumentar los
precios un 10 por ciento para todos los productos lcteos o bien
puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una
determinada categora. Con una consulta de actualizacin, puede
cambiar los datos de las tablas existentes.
Consulta Eliminar: elimina un grupo de registros de una o ms
tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminacin para
quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos.
Con las consultas de eliminacin, siempre se eliminan registros
enteros, no slo campos seleccionados dentro de los registros.
e) Consultas SQL
Una consulta SQL es una consulta creada con una instruccin SQL. Puede utilizar el
Lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query Language) para consultar,
actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access.
Cuando se crea una consulta en la vista Diseo de la consulta, Access construye en
segundo plano las instrucciones SQL equivalentes. De hecho, la mayora de las
propiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vista Diseo de la consulta
tienen clusulas y opciones equivalentes a las que estn disponibles en la vista SQL.
Si lo desea, puede ver o editar la instruccin SQL en la vista SQL. Sin embargo,
despus de hacer cambios en una consulta en la vista SQL, puede que su aspecto no
sea el que tena en la vista Diseo.
Algunas consultas SQL, denominadas consultas especficas de SQL, no se pueden
crear en la cuadrcula de diseo. En el caso de las consultas de paso a travs,
consultas de definicin de datos y consultas de unin, debe crear las instrucciones
SQL directamente en la vista SQL. En el caso de las subconsultas, la instruccin SQL
se escribe en la fila Campo o en la fila Criterios de la cuadrcula de diseo de la
consulta.
f) Abrir Consultas
En el Panel de navegacin, haga clic en el grupo Consultas.

Haga clic en la consulta que desea abrir.
Siga uno de estos procedimientos:
1. Haga doble clic en la consulta, para abrirla en vista Hoja de datos y ver su
contenido
2. Haga clic secundario en la consulta y elija vista Diseo, para abrirla en vista
Diseo y ver sus elementos.
NOTA: cuando abre una consulta de seleccin o de referencias cruzadas en vista
Hoja de datos, en realidad est ejecutando la consulta.
CIBERTEC
78
g) Ejecutar una Consulta

1) Ejecutar una consulta de seleccin o de referencias cruzadas
Cuando se abre una consulta de seleccin o una consulta de referencias
cruzadas, Microsoft Access ejecuta la consulta automticamente y muestra los
resultados en la vista Hoja de datos.
2) Ejecutar una consulta de accin

A diferencia de lo que sucede con una consulta de seleccin o una consulta de
referencias cruzadas, no se pueden ver los resultados de una consulta de
accin al abrirla en la vista Hoja de datos. No obstante, en la vista Hoja de
datos puede obtener una vista previa de los datos que se vern afectados por
la ejecucin de la consulta de accin.
Precaucin: se recomienda hacer una copia de los datos que cambia o mueve
en una consulta de accin por si necesita restablecerlos a su estado original
despus de ejecutarla.
Abra la consulta de accin en la vista Diseo.

Para obtener una vista previa de los registros que se vern afectados, elija
Vista Hoja de datos de la opcin Ver del grupo Resultados de la ficha
Diseo y compruebe los registros. Ver lo siguiente para cada consulta de
accin:
Para esta consulta
La hoja de datos muestra
Actualizacin
Los campos que se actualizarn.
Eliminar
Los registros que se eliminarn.
Creacin de tabla
Los campos que se incluirn en la nueva tabla.
Datos anexados
Los registros que se agregarn a otra tabla.
Para regresar a la vista Diseo de la consulta, elija

Vista Diseo de la
opcin Ver del grupo Vistas de la ficha Inicio. Realice los cambios que
desee en la vista Diseo.
Haga clic en
Ejecutar del grupo Resultados de la ficha Diseo para
ejecutar la consulta.
h) Propiedades de Consultas
Abra una consulta en la vista Diseo.
Haga clic en
Hoja de propiedades del grupo Mostrar u ocultar de la ficha
Diseo.
Para establecer las propiedades de un campo de consulta, haga clic en la
celda de la fila Campo y, a continuacin, cambie la propiedad que desee
establecer y despus siga uno de estos procedimientos:
1. Si aparece una flecha en el cuadro de la propiedad, haga clic en ella y
seleccione un valor de la lista.
2. Escriba una configuracin o expresin en el cuadro de propiedades.
3. Si aparece un botn
Generar junto al cuadro de propiedad, haga clic en
l para mostrar un generador o una lista de generadores.
CIBERTEC
79
2.3.2 Crear Consultas de Seleccin

Una consulta de seleccin es el tipo de consulta ms habitual. Se utiliza para:
Recuperar los datos de una o ms tablas con los criterios especificados y despus
mostrar los datos en el orden que se desee.
Actualizar registros en la hoja de datos de una consulta de seleccin (con algunas
restricciones).
Agrupar registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.
Reunir datos de varias tablas y

ordenarlos de una forma concreta.
2
Realizar clculos en grupos de
registros.
1
a) La Vista Diseo: Agregar tablas y campos

Para crear una consulta, debe agregar una o ms tablas u otras consultas, segn los
datos que necesita. Despus de agregar las tablas o consultas, puede agregar a la
cuadrcula de diseo los campos con los que desea trabajar, o quitarlos si decide que
ya no los necesita.
Despus de agregar las tablas

o consultas, puede escribir los
nombres de los campos o crear un
campo calculado que una dos o ms
campos.
2 Tambin puede arrastrar hacia
la cuadricula el campo desde la
tabla o consulta.
3
Puede incluir criterios para
delimitar los resultados.
4
Puede mostrar o no los valores
de un campo.
1
CIBERTEC
80
b) Totales: Agrupar y realizar clculos matemticos

Para agrupar y/o realizar clculos matemticos como la suma de los valores de un
campo u otros clculos, active la opcin de Totales del grupo Mostrar u ocultar de
la ficha Diseo.
Puede agrupar los datos de los

campos que se repiten. En el
ejemplo se agruparan y solo se
mostrar un Id y el nombre de un
alumno repetido en la consulta.
2 Para cada grupo se calcula el
promedio de los valores del campo
Promedio de la tabla Notas.
1
c) Criterios: Limitar los resultados de la consulta

Mediante los criterios se pueden limitar o definir los registros que se vern en los
resultados de la consulta o los registros incluidos en un clculo.
Para limitar los registros en los

resultados de la consulta, escriba
criterios en uno o ms campos.
2
Utilice la fila O para tener
criterios alternativos en un mismo
campo.
3
Escriba criterios para distintos
campos. Por ejemplo, fecha de
nacimiento a partir del 1/1/1992
4
Cuyo apellido paterno inicie
con la letra C.
1
CIBERTEC
81
d) Orden: Establecer uno o ms campos de ordenamiento

Se pueden ordenar los resultados de la consulta especificando una ordenacin en la
cuadrcula de diseo.
Si se especifica un orden para

ms de un campo, Microsoft
Access ordena primero el campo
que est situado ms a la
izquierda. Por tanto, es necesario
disponer los campos que se desea
ordenar de izquierda a derecha en
la cuadrcula de diseo.
2 Clasificar en orden ascendente o
descendente, o quitar un modo de
ordenacin (sin ordenar).
1
e) Comodines: Utilizar el asterisco en la cuadrcula

Para incluir todos los campos de una tabla en una consulta, se puede seleccionar cada
campo individualmente o utilizar el asterisco (*) como carcter comodn. El uso del
asterisco tiene una ventaja frente a la seleccin de todos los campos: cuando se utiliza
el asterisco, los resultados de la consulta incluyen automticamente los campos
agregados a la tabla o consulta base despus de crear la consulta, y excluyen de
forma automtica los campos que se hayan eliminado.
Cuando se utiliza el asterisco, es necesario agregar campos en la cuadrcula de
diseo, para poder ordenar los registros o especificar criterios para esos campos.
Cuando arrastra ms de un campo a la vez, Microsoft Access coloca cada campo en
una columna separada. Si arrastra el asterisco a la cuadrcula, Microsoft Access
coloca el nombre de la tabla o consulta en una columna y adjunta un punto y un
asterisco al nombre (por ejemplo, Alumnos.*).
Si introduce un asterisco en vez de arrastrarlo, debe introducir tambin el nombre de la
tabla. Por ejemplo, escriba Distritos.* en la fila Campo.
CIBERTEC
82
f) Consultas de Referencias Cruzadas

Las consultas de tabla de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar
datos de manera que su anlisis sea ms sencillo. Las consultas de tabla de
referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales
de datos, y se agrupan en dos tipos de informacin: uno hacia abajo, en el lado
izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior. Su estructura es
similar a la de las Tablas dinmicas de Excel.
Esta consulta de seleccin agrupa

los totales verticalmente, por
distrito y ocupacin. El resultado
es el nmero de registros para cada
fila y columna, lo que hace que la
comparacin entre los totales de los
distintos alumnos sea menos
complicada.
Una consulta de tabla de referencias cruzadas se crea con un asistente o, desde cero,
en la vista Diseo de la consulta. En la cuadrcula de diseo, se especifican qu
valores de campo se van a convertir en encabezados de columna, qu valores de
campo se van a convertir en encabezados de fila y con qu valores de campo se va a
realizar una suma, un promedio, un recuento u otro tipo de clculo.
La configuracin de estas
filas determina cmo se muestran
los datos.
2
Esta configuracin muestra
los valores del campo como
encabezados de fila.
3
Esta configuracin muestra
los valores del campo como
encabezados de columna.
4
Esta configuracin muestra el
orden de los totales (Cuenta).
1
Para crear una tabla de referencias cruzadas, haga lo siguiente:

1) Haga clic en
Asistente para consultas del grupo Consultas de la ficha
Crear.
CIBERTEC
83
2) En el cuadro de dilogo Nueva consulta, elija la opcin Asist. consultas de

tablas ref. cruzadas y luego haga clic en el botn Aceptar.
3) En el cuadro de dilogo Asistente para consultas de referencias cruzadas,
elija en Ver la tabla o consulta con cuyos datos desea trabajar y luego haga
clic en el botn Siguiente.
4) Haga doble clic en el nombre del campo que desea utilizar como ttulo de fila y
luego haga clic en el botn Siguiente.
5) Haga clic en el nombre del campo que desea utilizar como encabezado de
columna y luego haga clic en el botn Siguiente.
6) Elija un campo y una funcin de resumen: Cuenta, Mx., Mn., Promedio, etc.
que se calcular para cada interseccin de columna y fila y luego haga clic en
el botn Siguiente.
7) Puede cambiar el nombre sugerido para la tabla de referencia cruzada,
adems de elegir si desea ver la consulta o modificar el diseo de la misma,
luego haga clic en el botn Finalizar.
NOTA: de forma predeterminada, los encabezados de columnas se presentan en
orden alfabtico o numrico. Si desea que aparezcan en un orden diferente o si
desea limitar los encabezados de columna que desea mostrar, ingrese a la vista
Diseo y realice los cambios que crea conveniente.
g) Consultas con Parmetros

Una consulta con parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un
cuadro de dilogo propio donde se solicita informacin, como criterios para recuperar
registros o un valor que se desea insertar en un campo. Puede disear la consulta
para que solicite ms de un dato. Por ejemplo, puede disearla para que solicite dos
fechas, Microsoft Access puede entonces recuperar todos los registros que se
encuentren entre esas dos fechas.
Las consultas con parmetros tambin son tiles cuando se emplean como base para
los formularios e informes. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos
mensuales basado sobre una consulta de parmetros. Al imprimir el informe, Microsoft
Access muestra un cuadro de dilogo que solicita el mes para el que se desea obtener
el informe. Cuando se especifica un mes, Microsoft Access imprime el informe
correspondiente.
Adems, tambin se puede:
Crear un formulario o un cuadro de dilogo personalizado que solicite los

parmetros de una consulta, en lugar de utilizar el cuadro de dilogo de la
consulta con parmetros, y despus mostrar los resultados en una hoja de
datos. Por ejemplo, se pueden agregar botones y otros controles a un cuadro
de dilogo personalizado.
Imprimir los criterios especificados en una consulta con parmetros para un
informe en el encabezado de informe de manera que se pueda determinar a
partir del informe los valores utilizados para crearlo.
Como alternativa a una consulta con parmetros, puede utilizar un formulario
para especificar los criterios del informe y despus mostrar los resultados en un
informe.
Para crear una consulta con parmetros, haga lo siguiente:

1. Cree una consulta de seleccin o una consulta de referencias cruzadas.
CIBERTEC
84
2. En la vista Diseo de la consulta, siga uno o varios de estos procedimientos:
Utilizar un parmetro
En la fila Criterios, del campo que desea utilizar como parmetro, escriba una
expresin con una peticin entre corchetes: [expresin_a_usar]. Por ejemplo,
en un campo que solicite el nombre del distrito donde viven los alumnos:
[Ingrese nombre de Distrito a consultar]
Utilizar dos o ms parmetros

En la fila Criterios, de cada campo que desee utilizar como parmetro, escriba
una expresin con una peticin entre corchetes [expresin_a_usar]. Por
ejemplo, en un campo que muestre fechas, puede incluir las peticiones "Fecha
inicial" y "Fecha final" para especificar un intervalo de valores:
Entre [Fecha inicial] Y [Fecha final]
Utilizar parmetros con comodines

En la fila Criterios, de cada campo que desee utilizar como parmetro, escriba
una expresin con una peticin entre corchetes [expresin_a_usar], para
solicitar al usuario uno o varios caracteres que permitan buscar registros que
comiencen o contengan los caracteres especificados por el usuario, cree una
consulta con parmetros que utilice el operador Como y el smbolo comodn de
asterisco (*). Por ejemplo, la siguiente instruccin busca palabras que
comiencen por la letra especificada:
Como [Ingrese letra inicial] & "*"

La siguiente instruccin busca palabras que contienen la letra especificada:
Como "*" & [Ingrese letra] & "*"

3. Para ver los resultados, haga clic en Ejecutar del grupo Resultados de la
ficha Diseo y escriba el valor del parmetro.
CIBERTEC
85
2.3.2 Crear Consultas de Accin

Una Consulta de Accin es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de
muchos registros en una sola operacin. Existen cuatro tipos de consultas de accin:
de creacin de tabla, de datos anexados, de actualizacin y de eliminacin.
a) Consulta de creacin de tabla

1) Cree una consulta, para lo cual deber seleccionar las tablas o consultas que
contienen los registros que desea incluir en la nueva tabla.
2) Arrastre desde la lista de campos hasta la cuadrcula de diseo de la consulta
los campos que desea incluir en la tabla nueva.
3) En la fila Criterios de los campos arrastrados a la cuadrcula, escriba los
criterios segn sea el caso.
4) Active la opcin
Crear tabla del grupo Tipo de consulta de la ficha Diseo,
luego en el cuadro de dilogo Crear tabla, escriba el nombre de la tabla que
desea crear o reemplazar.
5) Puede elegir la opcin Base de datos activa, si la tabla a crear pertenece a la
base de datos actual, caso contrario, puede elegir la opcin Otra base de
datos y, a continuacin, escriba la ruta de acceso a la base de datos en la que
desee incluir la nueva tabla o haga clic en Examinar para buscar la base de
datos.
6) Haga clic en Aceptar.
7) Para obtener una vista previa de la tabla nueva antes de crearla, elija
Vista
Hoja de datos de la opcin Ver del grupo Resultados de la ficha Diseo.
Para volver a la vista Diseo y realizar cambios o ejecutar la consulta, haga
clic en
Vista Diseo de la opcin Ver del grupo Vistas de la ficha Inicio.
8) Para ejecutar la consulta y crear la tabla nueva, haga clic en
Ejecutar del
grupo Resultados de la ficha Diseo.
NOTA: los datos de la tabla que acaba de crear no heredan las propiedades de
los campos ni la configuracin de la clave principal de la tabla original.
b) Consulta de datos anexados

1) Cree una consulta que contenga la tabla cuyos registros desea anexar a otra
tabla.
2) Arrastre desde la lista de campos hasta la cuadrcula de diseo de la consulta
los campos que desee anexar y cualquier campo que desee utilizar para
establecer criterios. Si todos los campos de ambas tablas tienen los mismos
nombres, simplemente arrastre el asterisco (*) a la cuadrcula de diseo de la
consulta. No obstante, si est trabajando con una rplica de base de datos,
necesitar agregar todos los campos en lugar de arrastrar el asterisco.
3) En la fila Criterios de los campos arrastrados a la cuadrcula, escriba el criterio
segn el cual deben realizarse las anexiones.
4) Active la opcin
Anexar del grupo Tipo de consulta de la ficha Diseo,
luego en el cuadro de dilogo Anexar, elija el nombre de la tabla en donde se
anexarn los registros.
5) Puede elegir la opcin Base de datos activa, si la tabla a anexar pertenece a
la base de datos actual, caso contrario, puede elegir la opcin Otra base de
datos y, a continuacin, escriba la ruta de acceso a la base de datos en la que
desee incluir la nueva tabla o haga clic en Examinar para buscar la base de
datos.
6) Haga clic en Aceptar.
CIBERTEC
86
7) Si los campos seleccionados tienen el mismo nombre en ambas tablas,

Microsoft Access rellena automticamente el nombre coincidente en la fila
Anexar a. Si los campos de las dos tablas no tienen el mismo nombre, en la
fila Anexar a escriba los nombres de los campos de la tabla a la que est
anexando.
8) Para obtener una vista previa de los registros que anexar la consulta, elija
Vista Hoja de datos de la opcin Ver del grupo Resultados de la ficha
Diseo. Para volver a la vista Diseo y realizar cambios o ejecutar la consulta,
haga clic en
Vista Diseo de la opcin Ver del grupo Vistas de la ficha
Inicio.
9) Para ejecutar la consulta y anexar los registros, haga clic en
Ejecutar del
c) Consulta de actualizacin
1) Cree una consulta que contenga la tabla cuyos registros desea anexar a otra
tabla.
2) Arrastre los campos que desea actualizar o para los que desea especificar
criterios desde la lista de campos hasta la cuadrcula de diseo de la consulta.
3) En la fila Criterios, especifique los criterios si es necesario.
4) Active la opcin
Actualizar del grupo Tipo de consulta de la ficha Diseo.
5) En la fila Actualizar a de los campos que desea actualizar, escriba la
expresin o el valor que desea utilizar para cambiar los campos, como muestra
la siguiente ilustracin:
En el ejemplo, la consulta
actualiza el campo del
Promedio, aumentando un
punto a la nota del
promedio
actual
cuyo
CurID sea 3.
6) Para obtener una vista previa de los registros que se actualizarn en la

consulta, elija
Vista Hoja de datos de la opcin Ver del grupo Resultados
de la ficha Diseo. Para volver a la vista Diseo y realizar cambios o ejecutar
la consulta, haga clic en
Vista Diseo de la opcin Ver del grupo Vistas de
la ficha Inicio.
7) Para ejecutar la consulta y actualizar los registros, haga clic en Ejecutar del
d) Consulta de eliminacin
Una vez que se eliminen registros mediante una consulta de eliminacin, no se
puede deshacer la operacin. Por tanto, debe abrir una vista previa de los datos
que la consulta ha seleccionado para su eliminacin antes de ejecutar la consulta.
Para ello, elija
Vista Hoja de datos de la opcin Ver del grupo Resultados de
la ficha Diseo.
Debe realizar constantemente copias de seguridad de los datos. De esta forma, si
elimina registros incorrectos, podr recuperarlos a partir de las copias de
CIBERTEC
87
seguridad.
En algunos casos, al ejecutar una consulta de eliminacin, pueden eliminarse
registros de las tablas relacionadas, aunque no estn incluidas en la consulta. Esto
puede suceder cuando la consulta solo contiene la tabla que est en el lado "uno"
de una relacin uno a varios y se ha activado la eliminacin en cascada para esa
relacin. Al eliminar registros de la tabla "uno", tambin se eliminan registros de la
tabla "varios".
Cuando una consulta de eliminacin contiene ms de una tabla, por ejemplo, una
consulta que elimine registros duplicados de una de las tablas, la propiedad
Registros nicos (UniqueRecords) de la consulta se debe establecer en S.
1) Eliminar registros mediante una consulta que incluya solo la tabla

"uno" de una relacin uno a varios
1. Cree una consulta nueva que contenga la tabla "uno" de la cual desea
eliminar los registros.
2. Active la opcin
Eliminar del grupo Tipo de consulta de la ficha Diseo.
3. Arrastre el asterisco (*) desde la lista de campos de la tabla hasta la
cuadrcula de diseo de la consulta, aparecer el valor Desde en la fila
Eliminar.
4. Si desea especificar criterios para eliminar registros, arrastre a la cuadrcula
de diseo el o los campos en los que desea establecer los criterios,
aparecer el valor Dnde en la fila Eliminar, como muestra la siguiente
ilustracin:
eliminar los registros de la tabla
Alumnos cuyo gnero sea M.
5. En la fila Criterios de los campos arrastrados a la cuadrcula, escriba los

criterios.
6. Para obtener una vista previa de los registros que se eliminarn en la
consulta, elija
Vista Hoja de datos de la opcin Ver del grupo
Resultados de la ficha Diseo. Para volver a la vista Diseo y realizar
cambios o ejecutar la consulta, haga clic en
Vista Diseo de la opcin
Ver del grupo Vistas de la ficha Inicio.
7. Para ejecutar la consulta y eliminar los registros, haga clic en
Ejecutar
del grupo Resultados de la ficha Diseo.
2) Eliminar registros mediante una consulta que incluya ambas tablas

de una relacin uno a varios
1. Cree una consulta nueva que contenga las tablas de las cuales desea
eliminar los registros.
2. Active la opcin
Eliminar del grupo Tipo de consulta de la ficha Diseo.
CIBERTEC
88
3. En la tabla con registros relacionados (en el lado "varios" de la relacin uno

a varios), arrastre el asterisco (*) desde la lista de campos hasta la
cuadrcula de diseo de la consulta, aparecer el valor Desde en la fila
Eliminar.
4. Si desea especificar criterios para eliminar registros, arrastre los campos en
los que va a establecer criterios desde la tabla principal (en el lado "uno" de
la relacin uno a varios) hasta la cuadrcula de diseo, aparecer el valor
Dnde en la fila Eliminar, como muestra la siguiente ilustracin:
eliminar los registros de la tabla
Notas cuyo ID de la tabla
Alumnos sea 3.
5. En la fila Criterios de los campos arrastrados a la cuadrcula, escriba los

criterios.
6. Para obtener una vista previa de los registros que se eliminarn en la
consulta, elija
Vista Hoja de datos de la opcin Ver del grupo
Resultados de la ficha Diseo. Para volver a la vista Diseo y realizar
cambios o ejecutar la consulta, haga clic en
Vista Diseo de la opcin
Ver del grupo Vistas de la ficha Inicio.
7. Para ejecutar la consulta y eliminar los registros de la tabla del lado varios,
haga clic en Ejecutar del grupo Resultados de la ficha Diseo.
8. Seleccione la lista de campos para cada tabla del lado "varios" y presione
SUPR para quitarla de la consulta.
9. Cuando solo quede la tabla principal en la consulta y el campo en el que
desea establecer criterios en la cuadrcula de diseo, haga clic de nuevo en
Ejecutar del grupo Resultados de la ficha Diseo, con ello Microsoft
Access eliminar los registros especificados de la tabla "uno".
CIBERTEC
89
2.3.2 Diseo de Subconsultas con diversos criterios

Una subconsulta es una instruccin SELECT de SQL dentro de otra consulta de
seleccin o de accin. Para crear una subconsulta, realice el siguiente procedimiento:
1. Cree una nueva consulta.
2. En la vista Diseo de la consulta, agregue los campos a la cuadrcula de diseo,
incluidos los campos para los que se desea utilizar la subconsulta.
3. Si est utilizando una subconsulta para definir los criterios de un campo, escriba
una instruccin SELECT entre parntesis en la fila Criterios del campo para el que
desea establecer criterios.
principal obtiene los registros de
la tabla Alumnos cuyo disID
tiene como criterio consulta SQL
que obtiene el ID de la tabla
Distritos cuyo nombre es Callao.
4. Si est utilizando una subconsulta para definir una fila de campo, escriba una
instruccin SELECT encerrada entre parntesis en una fila de campo. Cuando
salga de la fila, Microsoft Access insertar automticamente la expresin "Expr1:",
"Expr2:", etc., delante de la instruccin SELECT.
En el ejemplo, se escribe como

fila de campo una consulta SQL
que obtiene el nombre del distrito
de la tabla Distritos cuyo ID de
distrito de la tabla Alumnos sea
igual al ID de distrito de la
tabla Distritos.
5. Para cambiar el nombre del campo, sustituya "Expr1:" por un nombre de campo,
por ejemplo, "Distrito".
Nota: para disponer de ms espacio donde escribir la instruccin SELECT en una
fila Campo o Criterios, presione SHIFT + F2 y escriba la instruccin en el cuadro
Zoom.
CIBERTEC
90
6. Para obtener una vista previa de los registros a mostrar en la consulta, elija
Vista Hoja de datos de la opcin Ver del grupo Resultados de la ficha Diseo. Para
volver a la vista Diseo y realizar cambios o ejecutar la consulta, haga clic en
Vista Diseo de la opcin Ver del grupo Vistas de la ficha Inicio.
7. Para ejecutar la consulta, haga clic en
Ejecutar del grupo Resultados de la
ficha Diseo.
NOTA:
No se puede utilizar un campo que se define con una subconsulta para agrupar
registros.
La instruccin SELECT de una subconsulta no puede definir una consulta de
combinacin o una consulta de tabla de referencias cruzadas.
CIBERTEC
91
Actividades 04
Ejercicio 01
En el siguiente cuadro se presentan ejemplos de criterios de consultas de seleccin,
para valores de texto, parte de un valor de campo, fechas, etc. Usaremos la base de
datos creada en el grupo de actividades del tema anterior llamada Cibertec, para ello
deber tener una considerable cantidad de registros en las tablas.
VALORES DE TEXTO
Expresin
Resultado
"Brea"
Para un campo Distrito.

Alumnos que viven en Brea.
"Brea" O "San Miguel"
Para un campo Distrito.

Alumnos que viven en Brea o San Miguel.
>="M"
Para un campo Apellido paterno.

Alumnos cuyo apellido inicia por las letras de la M a la Z.
Der([DNI],2)="58"
Para un campo DNI.

Alumnos cuyo nmero DNI termina en 58.
Longitud([Nombre])>Val(8)
Para un campo Nombre.

Alumnos cuyo nombre tiene ms de 8 caracteres.
PARTE DE UN VALOR DE CAMPO

Expresin
Resultado
Como "S*"

Alumnos cuyo apellido inicia por la letra S (ANSI-89)
Como "S%"

Alumnos cuyo apellido inicia por la letra S (ANSI-92)
Como "*San Juan"
Para un campo Direccin.

Alumnos cuya direccin finaliza en "San Juan" (ANSI-89)
Como "%San Juan"

Alumnos cuya direccin finaliza en "San Juan" (ANSI-92)
Como "[A-D]*"

Alumnos cuyo apellido inicia por las letras de la A a la D (ANSI-89)
Como "[A-D]%"

Alumnos cuyo apellido inicia por las letras de la A a la D (ANSI-92)
Como "*er*"

Alumnos cuya direccin contiene las letras "er" (ANSI-89)
Como "%er%"

Alumnos cuya direccin contiene las letras "er" (ANSI-92)
Como "?e*"
Como "_e%"
CIBERTEC

Alumnos cuya primera letra se desconoce, la segunda letra es "e" y
el resto de letras se desconocen (ANSI-89)
Alumnos cuya primera letra se desconoce, la segunda letra es "e" y
el resto de letras se desconocen (ANSI-92)
92
FECHAS
Expresin
Resultado
Fecha()
Para un campo Fecha de registro.

Alumnos cuya fecha de registro fue hoy.
Entre Fecha() Y
AgregFecha("m",3,Fecha())
< Fecha() - 30
Para un campo Fecha de reserva.

Alumnos cuya fecha de reserva se encuentra entre hoy y tres
meses a partir de hoy.
Alumnos cuya fecha de registro tenga antigedad de ms de 30
das.
Ao([FechaNac])=1990
Para un campo Fecha de nacimiento.

Alumnos en cuya fecha de nacimiento es el ao 1990.
ParcFecha("t",[FechaRegistro])=2

Alumnos cuya fecha de registro fue el segundo trimestre del
calendario
Ao([FechaRegistro])=Ao(Ahora())
Y
Mes([FechaRegistro])=Mes(Ahora())

Alumnos en cuya fecha de registro el ao y el mes son actuales.
UN VALOR DE CAMPO VACO (NULO O CADENA DE LONGITUD CERO)

Expresin
Resultado
Es Nulo
Para un campo DNI.

Alumnos cuyo valor en el DNI sea Nulo (vaco).
No es Nulo
Para un campo DNI.

Alumnos cuyo valor en el DNI no sea Nulo o contenga un dato.
RESULTADO DE UNA FUNCIN DE AGREGADO DE DOMINIO

Expresin
Resultado
<DesvEst([Promedio])
Para un campo Promedio.

Promedios cuyo valor sea inferior a la desviacin estndar de sus
valores (Aplicado en una consulta con Totales).
>DProm("[Promedio]","Notas")

Promedios cuyo valor sea superior a la media de sus valores.
RESULTADO DE UNA SUBCONSULTA COMO CRITERIO

Expresin
Resultado
(SELECT [ID] FROM [Distritos]

WHERE [Nombre]="Callao")
Para un campo ID de distrito.

Alumnos cuyo ID de distrito sea igual al valor que devuelve el
criterio nombre de distrito igual a Callao.
>(SELECT AVG([Promedio])
FROM [Notas])

Promedios cuyo valor sea superior a la media de sus valores.
In (SELECT [ID] FROM [Distritos]

WHERE ([Nombre] LIKE "C*") OR
([Nombre] LIKE "L*"))
Para un campo ID de distrito.

Alumnos cuyo ID de distrito sea igual a los valores que devuelve
el criterio nombre de distrito que inicia con C o L.
CIBERTEC
93
EXPRESIONES UTILIZADAS EN LOS CAMPOS CALCULADOS

Expresin
Resultado
Alumno: [Nombre] & " " &

[ApellidoPat]
Muestra el valor de los campos Nombre y Apellido Paterno,

separados por un espacio, en el campo Alumno.
Direccin2: [Direccion] & " - " &

[CodigoPostal]
Muestra el valor de los campos Direccin y Cdigo Postal,

separados por un guion, en el campo Direccin2.
LetraInicial: Izq([ApellidoPat],1)
Muestra la primera letra del valor del campo Apellido Paterno, en

el campo Letra Inicial.
Final: Der([Direccion],2)
Muestra las dos ltimas letras del valor del campo Direccin, en
el campo Final.
Especial: Medio([ApellidoPat],2,1)
Muestra la segunda letra del valor del campo Apellido Paterno, en

el campo Especial.
Ejercicio 02
Ahora crearemos las siguientes consultas de accin:
5
Consulta de creacin de tabla: Se crear una tabla con la informacin de los

alumnos cuya fecha de nacimiento sea del ao 1990. La nueva tabla se llamar
Alumnos de 1990.
Arrastre el asterisco que se encuentra en la tabla Alumnos y lo suelta en la primera

columna de la fila Campo.
2
En la segunda columna, elija Fecha de nacimiento en la fila Campo, escriba el
criterio en la fila Criterios y desactive la casilla de la fila Mostrar.
3
Active la opcin Crear tabla.
4
Escriba el nombre de tabla a crear y presione Aceptar.
5
Ejecute la consulta y confirme la accin a realizar.
Guarde la consulta con el nombre Alumnos1990.
1
CIBERTEC
94
Consulta de datos anexos: Se anexar la informacin de los alumnos cuya fecha

de nacimiento sea del ao 1992 hacia la tabla creada en la actividad anterior
llamada Alumnos de 1990.
Arrastre el asterisco que se encuentra en la tabla Alumnos y lo suelta en la primera

columna de la fila Campo.
2 En la segunda columna, escriba la expresin que obtenga el ao de la Fecha de
nacimiento en la fila Campo y escriba el valor del criterio en la fila Criterios.
3 Active la opcin Anexar.
4 Seleccione el nombre de tabla a anexar y presione Aceptar.
5 Ejecute la consulta y confirme la accin a realizar.
5 Guarde la consulta con el nombre Alumnos1992.
1
Consulta de actualizacin: Se actualizar la informacin de los promedios

incrementando en una unidad las notas del alumno cuyo ID es 3.
CIBERTEC
95
Active la opcin Actualizar.

En la primera columna, elija Promedio en la fila Campo y escriba la expresin que
aumente en uno el promedio actual en la fila Actualizar a.
3 En la segunda columna, elija ID de alumno en la fila Campo y escriba el valor del
criterio en la fila Criterios.
5
Guarde la consulta con el nombre NotasPromedio.
1
Consulta de eliminacin: Se eliminar la informacin de los alumnos cuya fecha

de nacimiento sea el ao 1992 en la tabla Alumnos de 1990 creado en la
actividad 1.
Active la opcin Eliminar.

En la primera columna, elija Fecha de nacimiento en la fila Campo y escriba el valor
del criterio en la fila Criterios.
Guarde la consulta con el nombre EliminarAlumnos1992.
1
CIBERTEC
96
2.4 FORMULARIOS
2.4.1 Diseo de una Base de Datos: FORMULARIOS
Un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente
para introducir o mostrar datos en una base de datos. Tambin puede utilizar un
formulario como un panel de control que abre otros formularios e informes de la base
de datos, o como un cuadro de dilogo personalizado que acepta las entradas del
usuario y realiza una accin basada en las entradas.
Formulario de entrada de
datos.
2
Formulario Panel de control.
3
Cuadro
de
dialogo
personalizado.
1
La mayora de los formularios estn enlazados a una o varias tablas y consultas de la

base de datos. El origen de registros de un formulario hace referencia a los campos de
las tablas y consultas base. No es necesario que un formulario contenga todos los
campos de cada una de las tablas o consultas en las que est basado.
Un formulario dependiente almacena o recupera los datos del origen de registros base.
Otra informacin acerca del formulario, como el ttulo, la fecha y el nmero de pgina,
se almacena en el diseo del formulario .
Los elementos como etiquetas e

imgenes, se almacenan en el diseo
del formulario.
2
Los datos proceden de los campos
del origen de registros base.
3
Un clculo procede de una
expresin almacenada en el diseo del
formulario.
4
Los elementos como textos
descriptivos y cuadros se almacenan
en el diseo del formulario.
1
CIBERTEC
97
El vnculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante los objetos

grficos denominados controles. El tipo de control ms comnmente utilizado para
mostrar y escribir datos es un cuadro de texto.
a) Creacin de formularios
Un formulario puede crearse de tres formas:
Con Autoformulario, basndose en una sola tabla o consulta.
Con un asistente, basndose en una o varias tablas o consultas.
En la vista Diseo, de manera personalizada.
Veremos solo la ltima forma para poder entender cmo est compuesto un formulario
en su interior.
En este caso, se crea un formulario bsico y se personaliza en la vista Diseo para
ajustarlo a las necesidades.
1. Haga clic en la opcin
Diseo del Formulario del grupo Formularios de la
ficha Crear.
2. Se muestra la siguiente pantalla:
3. En la seccin Detalle, podr agregar los controles que necesite.
b) Secciones de un formulario
La informacin de un formulario se puede dividir en secciones. Adems de una
seccin de detalle, los formularios tambin pueden incluir un encabezado del
formulario, un encabezado de pgina, un pie de pgina y un pie del formulario. Cada
seccin tiene una finalidad especfica y se imprime en un orden predecible en el
formulario.
En la vista Diseo, las secciones se representan como bandas, y cada seccin del
formulario se representa una vez. En un formulario impreso, el encabezado y pie de
pgina se pueden repetir una vez por pgina. Para determinar dnde aparece la
informacin en cada seccin se insertan controles como etiquetas, cuadros de texto,
etc.
La siguiente figura muestra las diferentes secciones de un formulario en la vista
Diseo.
CIBERTEC
98
Seccin Encabezado del formulario: muestra informacin que se mantiene

invariable para todos los registros, por ejemplo, el ttulo del formulario. Un encabezado
del formulario aparece en la parte superior de la pantalla en la vista Formulario y en la
parte superior de la primera pgina cuando se imprime.
Seccin Encabezado de pgina: muestra informacin tal como un ttulo o
encabezados de columna en la parte superior de cada pgina impresa. Los
encabezados de pgina aparecen solo en los formularios impresos.
Seccin Detalle: muestra registros. Se puede mostrar un solo registro en la pantalla
o en la pgina, o mostrar todos los que alcancen mostrar.
Seccin Pie de pgina: muestra informacin tal como la fecha o el nmero de
pgina en la parte inferior de cada pgina impresa. Los pies de pgina aparecen slo
en los formularios impresos.
Seccin Pie del formulario: muestra informacin que se mantiene invariable para
todos los registros, como botones de comando o instrucciones de uso del formulario.
Un pie del formulario aparece en la parte inferior de la pantalla en la vista Formulario
o cuando se imprime, despus de la ltima seccin de detalle de la ltima pgina.
Esta figura muestra un formulario en la vista Formulario:
El encabezado de formulario
muestra un ttulo.
2
La seccin de detalle
muestra los datos del origen de
registros.
1
CIBERTEC
99
Un subformulario tambin puede tener secciones. Por ejemplo, este subformulario

tiene un encabezado y un pie de formulario, adems de la seccin de detalle.
Encabezado del formulario,

perteneciente al subformulario.
2
Pie de formulario, perteneciente al
subformulario.
3
Detalle perteneciente
al
subformulario.
4
Subformulario perteneciente al
detalle del formulario principal.
1
Puede ocultar una seccin o cambiar su tamao, agregarle una imagen o establecer
su color de fondo. Tambin se puede establecer propiedades de seccin para
personalizar la forma en que se imprimir el contenido de una seccin.
c) Propiedades
En Microsoft Access se utilizan propiedades para determinar las caractersticas de las
tablas, consultas, campos, formularios e informes. Cada seccin y control de un
formulario o informe tiene tambin propiedades. Las propiedades del control
determinan su estructura, aspecto y comportamiento, as como las caractersticas del
texto o los datos que contiene.
Las propiedades se establecen mediante la hoja de propiedades. Por ejemplo, la
siguiente ilustracin muestra la hoja de propiedades de un Cuadro de texto. La
propiedad Formato (Format) de este control tiene el valor Moneda.
En la parte inicial se muestra el

tipo y el nombre del objeto
seleccionado.
2
Cada ficha muestra las
propiedades de una categora
especfica.
3
Por ejemplo, se puede cambiar el
valor de la propiedad Formato a
Moneda, as el contenido se ver con
un smbolo monetario.
1
CIBERTEC
100
1) Establecer una propiedad en la vista Diseo

1. Abra un formulario en la vista Diseo.
2. Abra la Hoja de propiedades siguiendo uno de estos procedimientos:
3. En un formulario, haga doble clic en el 1 Selector de formulario.
En el caso de una seccin en un formulario, haga doble clic en el

Selector de seccin.
Para establecer las propiedades de un control, haga clic en el control, luego

haga clic en
Hoja de propiedades del grupo herramientas de la ficha
Diseo.
4. En la Hoja de propiedades, haga clic en la propiedad que desee establecer y

despus siga uno de estos procedimientos:
Si aparece una flecha en el cuadro de la propiedad, haga clic en ella y

Escriba una configuracin o expresin en el cuadro de propiedades.
Si aparece un botn
Generar junto al cuadro de propiedad, haga clic en
d) Controles
Los controles son objetos de un formulario o informe que muestran datos, realizan
acciones o se utilizan como decoracin. Por ejemplo, puede utilizar un cuadro de texto
en un formulario o informe para mostrar datos, un botn de comando en un formulario
para abrir otro formulario o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar
controles con el fin de hacerlos ms legibles.
Toda la informacin de un formulario o informe est contenida en los controles.
Microsoft Access incluye diferentes tipos de controles, a los cuales se puede tener
acceso a travs del grupo de Controles de la ficha Diseo cuando se encuentra en la
vista Diseo de un formulario o informe, entre ellos tenemos: Cuadro de texto,
Etiqueta, Botn, Control de pestaa, Hipervnculo, Control de explorador Web, Control
de navegacin, Grupo de opciones, Insertar salto de pgina, Cuadro combinado,
Grfico, Lnea, Botn de alternar, Cuadro de lista, Rectngulo, Casilla de verificacin,
Marco de objeto independiente, Datos adjuntos, Botn de opcin,
Subformulario/Subinforme, Marco de objeto dependiente e Imagen as mismo se tiene
la opcin de usar Controles ActiveX (objetos externos de otra aplicacin instalada en el
equipo).
1) Cuadros de texto
Los cuadros de texto se utilizan en un formulario o informe para presentar los datos de
un origen de registros. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto
CIBERTEC
101
dependiente porque depende de los datos de un campo. Los cuadros de texto tambin
pueden ser independientes. Por ejemplo, puede crear un cuadro de texto
independiente para presentar los resultados de un clculo o para aceptar la entrada de
datos de un usuario. Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en
ningn sitio.
1
Estos cuadros de texto
dependientes, muestran los
datos de los campos Nombre,
Apellido Paterno y Fecha de
Nacimiento de la tabla
Alumnos.
2
Este cuadro de texto
independiente muestra el
resultado de un clculo.
2) Etiquetas o Rtulos
El usuario utiliza etiquetas en un formulario o informe para presentar texto de tipo
descriptivo, como ttulos, rtulos o breves instrucciones. Las etiquetas no presentan
valores de campos o expresiones, siempre son independientes y no cambian cuando
cambia de un registro a otro.
Se puede agregar una etiqueta a otro control. Por ejemplo, cuando se crea un cuadro
de texto, este tendr una etiqueta adjunta que muestra un ttulo para ese cuadro de
texto. Esta etiqueta aparece como un encabezado de columna en la vista Hoja de
datos de un formulario. Cuando se crea una etiqueta utilizando la herramienta
Etiqueta, no estar adjunta a ningn otro control. Las etiquetas individuales se utilizan
para informacin, como el ttulo de un formulario o informe. Las etiquetas individuales
no aparecen en la vista Hoja de datos.
Etiqueta independiente.
Etiquetas adjuntas a
cuadros de texto.
3) Cuadro combinado y Cuadro de lista

En muchos casos, es ms rpido y fcil seleccionar un valor de una lista que recordar
un valor para escribirlo. Una lista de posibilidades ayuda tambin a asegurar que el
valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si dispone de suficiente espacio
en el formulario para mostrar la lista en todo momento, podr utilizar un cuadro de
lista. Cuando desee crear un control que muestre una lista pero requiera menos
espacio, utilice un cuadro combinado si trabaja en un formulario.
Cuadro combinado: es similar a un cuadro de texto, pero con la opcin de
CIBERTEC
102
poder elegir un valor, por eso se denomina cuadro combinado. La lista en un

cuadro combinado consta de filas de datos. Las filas pueden tener una o ms
columnas.
Escriba texto directamente en un

cuadro combinado...
2
...o haga clic en la flecha...
3
...para ver una lista de valores
entre los que puede elegir una
alternativa.
1
Cuando introduce texto o selecciona un valor en un cuadro combinado dependiente, el

valor introducido o seleccionado se inserta en el campo del que depende el cuadro
combinado. Si un cuadro combinado de varias columnas es dependiente, Access
guardar solo el valor de la columna dependiente. Puede utilizar un cuadro combinado
independiente para guardar un valor que puede utilizar con otro control. Por ejemplo,
podra utilizar un cuadro combinado independiente para limitar los valores en otro
cuadro combinado o en un cuadro de dilogo personalizado. Tambin podra utilizar
un cuadro combinado independiente para encontrar un registro basado en el valor que
seleccione en el cuadro combinado.
Cuadros de lista: la lista consta de filas de datos. En un formulario, un cuadro

de lista puede tener una o ms columnas, que pueden aparecer con o sin
encabezados. Si un cuadro de lista de varias columnas es dependiente, Access
almacenar los valores de una de las columnas.
Cuando haga clic en un valor de un

cuadro de lista...
2
...si el cuadro de lista es dependiente,
Access insertar el valor seleccionado en el
campo del que dependa el cuadro de lista.
Si la columna dependiente es distinta de la
columna mostrada en la lista, Access
insertar el valor de la columna dependiente
en lugar del valor en el que haya hecho clic.
3
ste es el origen de registros base del que
depende el formulario.
1
Puede utilizar un cuadro de lista independiente para guardar un valor que puede
utilizar con otro control. Por ejemplo, se podra utilizar un cuadro de lista independiente
para limitar los valores contenidos en otro cuadro de lista o en un cuadro de dilogo
personalizado. Tambin se podra utilizar un cuadro de lista independiente para buscar
un registro basndose en el valor seleccionado en el cuadro de lista.
CIBERTEC
103
4) Botn
Los botones de comando permiten ejecutar acciones con un simple clic. Al hacer clic
en el botn, no slo se ejecuta la accin correspondiente, sino que tambin parece
que se presionase y se soltase.
Un botn de comando se utiliza en un formulario para iniciar una accin o un conjunto
de acciones. Por ejemplo, puede crear un botn de comando que abra otro formulario.
Para hacer que un botn de comando haga algo en un formulario, se escribe una
macro o procedimiento de evento y se adjunta a la propiedad AlHacerClic (OnClick)
del botn. En un formulario, un botn de comando puede mostrar texto.
Un botn de comando se puede crear manualmente o lo puede crear Microsoft Access
mediante un asistente. Un asistente aligera el proceso de crear un botn de comando
porque lleva a cabo todo el trabajo de tipo bsico a realizar por el usuario. Cuando se
utiliza un asistente, Access pide informacin y, a continuacin, crea un botn de
comando basndose en las respuestas obtenidas. Con el asistente se pueden crear
distintos botones de comando. Se puede crear botones de comando para:
Buscar o imprimir registro.
Actualizar datos del formulario.
Aplicar filtro de formulario o cerrar formulario.
Enviar o imprimir informe.
Salir de la aplicacin.
Ejecutar consulta o macro.

Tambin es una buena idea utilizar el Asistente para botones de comando si
desea aprender cmo escribir procedimientos de eventos. Cuando Access crea un
botn de comando en un formulario con un asistente, crea un procedimiento
evento y lo adjunta al botn. Puede abrir el procedimiento de evento para ver
cmo funciona y modificarlo para que se ajuste a sus necesidades.
5) Casilla de verificacin
Puede utilizar una casilla de verificacin en un formulario o informe como un control
individual para mostrar un valor S/No de una tabla, consulta o instruccin SQL. Por
ejemplo, la casilla de verificacin en la siguiente ilustracin es dependiente del campo
Activo de la tabla Alumnos. El tipo de dato del campo Activo es S/No. Si el cuadro
tiene una marca de verificacin, el valor ser S, si no est marcado, el valor ser No.
Esta casilla de verificacin

individual depende del campo
Activo de la tabla Alumnos. El
valor del campo es S.
Al activar o desactivar una casilla de verificacin que depende de un campo del tipo
S/No en una base de datos, Microsoft Access muestra el valor en la tabla base de
acuerdo con la propiedad Formato del campo (S/No, Verdadero/Falso o
Activado/Desactivado).
CIBERTEC
104
Puede utilizar casillas de verificacin en un grupo de opciones para mostrar los valores
que se pueden elegir.
6) Botn de opcin
Puede utilizar un botn de opcin en un formulario o informe como un control individual
para mostrar un valor S/No de un origen de registros base. Por ejemplo, el botn de
opcin en la siguiente ilustracin es dependiente del campo Activo de la tabla
Alumnos. El tipo de dato del campo Activo es S/No. Si est seleccionado el botn de
opcin, el valor ser S, de lo contrario, el valor ser No.
Este botn de opcin individual
depende del campo Activo de la
tabla Alumnos. El valor del
campo es No.
Cuando selecciona o anula la seleccin de un botn de opcin dependiente de un

campo S/No en una base de datos de Microsoft Access, el valor de la tabla base se
muestra segn la propiedad Formato del campo (S/No, Verdadero/Falso o
Activado/Desactivado). Tambin se pueden utilizar los botones de opcin en un grupo
de opciones para mostrar los valores que se pueden elegir.
7) Botn de alternar
Puede utilizar un botn de alternar en un formulario como un control individual para
presentar un valor S/No de un origen de registros base. Por ejemplo, el botn de
alternar en la siguiente ilustracin es dependiente del campo Activo de la tabla
Alumnos. El tipo de dato del campo Activo es S/No. Al presionar el botn, el valor de
la tabla Alumnos ser S, cuando el botn no est presionado, el valor ser No.
Este botn de alternar individual

depende del campo Activo de la
tabla Alumnos. El valor del
campo es S.
Cuando hace clic en un botn de alternar dependiente de un campo S/No en una

base de datos de Microsoft Access, el valor de la tabla base se muestra segn la
propiedad Formato del campo (S/No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado).
Los botones de alternar son muy tiles cuando se utilizan en un grupo de opciones con
otros botones. En un grupo de opciones, puede ver fcilmente si un botn est
presionado. Asimismo, puede utilizar imgenes en los botones de alternar en vez de
un texto.
CIBERTEC
105
8) Grupo de opciones
Puede utilizar un grupo de opciones en un formulario o informe para presentar un
conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fcil seleccionar un valor,
ya que slo tiene que hacer clic en el valor que desee. Solo se puede seleccionar una
opcin del grupo a la vez. Si desea presentar un nmero mayor de opciones, utilice
mejor un cuadro de lista o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones.
En un formulario o informe, un grupo de opciones consta de un marco de grupo donde
se podrn colocar un conjunto de casillas de verificacin, botones de opcin o botones
de alternar.
Ttulo del grupo de opciones.

El grupo de opciones es el marco que rodea
a los controles que contiene.
3
Se tienen tres botones de opcin donde slo
se puede seleccionar una opcin a la vez.
1
Si un grupo de opciones es dependiente de un campo, solo es dependiente el propio

marco del grupo, no las casillas de verificacin, los botones de alternar o los botones
de opcin dentro del marco. Como la propiedad Origen del control del marco de grupo
est establecida en el campo del que depende el grupo de opciones, no establezca la
propiedad Origen del control para cada control del grupo de opciones. En lugar de
ello, establezca la propiedad Valor de la opcin de cada casilla de verificacin, botn
de alternar o botn de opcin. En un formulario o informe, establezca la propiedad del
control a un nmero que tenga algn significado para el campo del que depende el
marco del grupo. Al seleccionar una opcin en un grupo de opciones, Access
establece el valor del campo del que depende el grupo de opciones en el valor de la
propiedad Valor de la opcin seleccionada.
La propiedad Valor de la opcin est

establecida en 1, al hacer clic en este botn,
Access establece el valor del grupo de
opciones en 1 y almacena este nmero en la
tabla base.
2
establecida en 2.
3
establecida en 3.
1
NOTAS
La propiedad Valor de la opcin se establece a un nmero porque el valor de
un grupo de opciones solo puede ser un nmero, no texto. Access guarda este
CIBERTEC
106
nmero en la tabla base. En este ejemplo, si desea presentar el nombre del

colegio en vez de un nmero en la tabla Alumnos, puede crear una tabla
independiente llamada Colegios que guarde los nombres de los colegios y
entonces hacer que el campo Colegio de la tabla Alumnos sea un campo de
Bsqueda que busca los datos de la tabla Colegios.
En un formulario o informe, un grupo de opciones tambin puede ser
establecido como una expresin.
9) Control de pestaa
Puede utilizar un control de pestaa para presentar varias pginas de informacin
como un solo conjunto de informacin. Esta posibilidad resulta especialmente til
cuando se trabaja con muchos controles que pueden ordenarse en dos o ms
categoras. Por ejemplo, podr utilizar un control de pestaa en un formulario
Alumnos para separar la informacin personal y la informacin de sus notas.
En esta pgina aparece la

informacin personal del alumno.
2
En esta pgina aparece la
informacin del record de notas del
alumno.
1
e) Insertar controles
Se pueden insertar: Controles dependientes, independientes y calculados.
1) Control dependiente
Est unido a un campo de una tabla o consulta base. Los controles
dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de los
campos de la base de datos.
2) Control independiente
No tiene un origen de datos. Puede utilizar los controles independientes para
mostrar informacin, lneas, rectngulos e imgenes.
3) Control calculado
Utiliza una expresin como origen de los datos. Una expresin puede utilizar
datos de un campo de una tabla o consulta base de un formulario o informe o
bien datos de otro control del formulario o informe.
CIBERTEC
107
Los controles independientes, como

esta etiqueta, no tiene origen de datos.
2
Estos controles dependientes obtienen
los datos de los campos Nombre,
Apellido paterno y Fecha de nacimiento
de la tabla Alumnos.
3
Este control calculado utiliza la
siguiente
expresin:
=Ao([FechaNac]), como origen de
datos, la cual debe especificarse en la
propiedad Origen del control.
1
f) Mtodos para crear controles

Se puede crear un control arrastrando un campo de la lista de campos de un
formulario o un informe basado sobre un origen de registros. Microsoft Access crea
el control apropiado para el campo y establece determinadas propiedades basadas
sobre el tipo de datos del campo.
Para especificar el tipo de control deseado, cree el control haciendo clic en el control
deseado del grupo Controles de la ficha Diseo. A continuacin, especifique las
propiedades del control, o bien, utilice el asistente para crearlo.
En los formularios e informes, puede utilizar asistentes para crear botones de
comando, cuadros de lista, subformularios, cuadros combinados y grupos de opciones.
g) Expresiones
Las expresiones son un componente fundamental de numerosas operaciones en
Microsoft Access. Una expresin es una combinacin de smbolos (identificadores,
operadores y valores) que genera un resultado. Por ejemplo, puede utilizar la
expresin siguiente en un control de un formulario o de un informe para mostrar la
suma de los valores de los controles Precio e IGV:
= [Precio] + [IGV]
Las expresiones se utilizan:
Para establecer una propiedad que defina un control calculado, que establezca
una regla de validacin o que establezca un valor predeterminado de campo.
Para insertar una expresin de criterios, crear un campo calculado o actualizar
registros en una consulta o un filtro.
Para establecer una condicin cuyo objeto sea ejecutar una accin o una serie
de acciones en una macro, o para especificar argumentos para varias
acciones.
Para especificar argumentos para varias funciones, instrucciones y mtodos en
procedimientos de Microsoft Visual Basic para aplicaciones (VBA).
Para editar una consulta SQL en la vista SQL en una Consulta o para utilizar
una instruccin SQL en el valor o argumento de una propiedad.
CIBERTEC
108
Puede especificar un valor en una expresin utilizando un valor literal, una

constante, una funcin o un identificador.
1) Valores literales
Un valor literal representa un valor, por ejemplo, una cadena, un nmero o una
fecha, que Microsoft Access evala exactamente como se ha escrito. "Callao",
100 y #12-04-2005# ('1-Jan-01' en ANSI-92) son ejemplos de valores literales.
2) Valores de fecha y hora

Si se rodea un elemento de una expresin con el smbolo # (o con comillas
simples (') en ANSI-92), significa que el elemento es un valor de fecha u hora.
Microsoft Access evala automticamente los valores indicados entre smbolos
# (o comillas simples) como valores de fecha/hora y permite escribir el valor en
cualquier formato comn de fecha y hora.
No es necesario que escriba signos de nmero (o signos de comilla tipogrfica)
que incluyen los valores de fecha/hora en las expresiones de validacin o de
criterio basadas en campos cuyo tipo de datos sea Fecha/Hora. Puede escribir
el valor en cualquier formato comn de fecha u hora y Microsoft Access
insertar automticamente estos smbolos correctamente. Recuerde que
Access 2002 y las versiones posteriores son compatibles con ANSI-92.
Microsoft Access muestra el valor de acuerdo con la configuracin regional
especificada en el Panel de control de Microsoft Windows. Puede cambiar el
formato de resultados de una fecha mediante la propiedad Formato.
3) Cadenas de texto
Si un elemento de una expresin va incluido entre comillas dobles (") significa
que el elemento es texto. Al escribir texto en una expresin de validacin o de
criterios, puede omitir las comillas dobles, ya que Microsoft Access las
insertar automticamente.
Por ejemplo, si escribe la expresin Per, Microsoft Access la mostrar como
sigue: "Per"
Si desea que una expresin genere una cadena entre comillas dobles, puede
incluir la cadena anidada entre comillas simples (') o tres pares de comillas
dobles ("). Por ejemplo, las expresiones siguientes son equivalentes:
[Formularios]![Alumnos]![Distrito].DefaultValue = ' "Lima" '
[Formularios]![Alumnos]![Distrito].DefaultValue = " " "Lima" " "
4) Constantes
Una constante representa un valor que no cambia. Verdadero, Falso y Nulo
son ejemplos de constantes que Microsoft Access define automticamente.
Tambin puede definir sus propias constantes en Microsoft Visual Basic para
aplicaciones (VBA) y utilizarlas en los procedimientos de Visual Basic.
NOTA: No puede utilizar constantes de Visual Basic en las funciones que
utiliza en sus expresiones. Por ejemplo, Visual Basic tiene constantes para los
das de la semana que se pueden utilizar en una funcin como vbSunday para
representar el domingo, vbMonday para representar el lunes y as
sucesivamente. Cada constante tiene asignado un valor numrico, por
ejemplo, el valor numrico de vbSunday es 1 y el valor numrico de vbMonday
es 2. Si utiliza una funcin en una expresin, debe incluir los valores numricos
que representan los das de la semana.
CIBERTEC
109
5) Funciones
Una funcin devuelve un valor basado sobre el resultado de un clculo u otra
operacin. Microsoft Access cuenta con numerosas funciones incorporadas,
como por ejemplo las siguientes:
La funcin Fecha () devuelve la fecha actual.

La funcin Suma () devuelve la suma de un conjunto de valores de
campos.
La funcin DBsq () devuelve el valor de un campo especfico.
6) Identificadores de campo, control y propiedad

Un identificador hace referencia al valor de un campo, de un control o de una
propiedad. Por ejemplo, el siguiente identificador hace referencia a la
propiedad Valor predeterminado del control Fecha de nacimiento del
formulario Alumnos:
=[Formularios]![Alumnos]![FechaNac].[ValorPredeterminado]
h) Generador de expresiones
Puede crear una expresin combinando identificadores, operadores y valores para
obtener un resultado. Puede crear la expresin por su cuenta o utilizar el Generador
de expresiones como ayuda para crear la expresin.
1) Crear una expresin directamente

En el control en el que desee obtener el resultado, escriba una combinacin de
identificadores, operadores y valores. Por ejemplo, la expresin siguiente
incrementa en un 10 por ciento el valor mostrado en el control Costo del
formulario Productos:
= [Formularios]![Productos]![Costo] * 1,1
2) Escribir nombres de objetos

Los corchetes ([ ]) en torno a un campo, control o propiedad en un identificador
indican que el elemento es el nombre de una tabla, consulta, formulario,
informe, campo o control. Al escribir el nombre de un objeto en un identificador,
debe hacerlo entre corchetes cuando contenga un espacio o un carcter
especial, como el subrayado (_). Si el nombre no contiene espacios ni
caracteres especiales, puede escribirlo sin corchetes. Microsoft Access inserta
los corchetes automticamente (con las dos excepciones indicadas ms abajo).
Por ejemplo, puede escribir la expresin siguiente como valor de la propiedad
Origen del control para calcular la suma de los valores de los campos Precio e
IGV:
= Precio + IGV
Microsoft Access mostrar la expresin de la siguiente manera:
= [Precio] + [IGV]
CIBERTEC
110
NOTA. En el valor de una propiedad Regla de validacin o en la fila Criterios

de la cuadrcula de diseo de la consulta, Microsoft Access no siempre inserta
automticamente corchetes alrededor de los nombres. Si especifica el nombre
de un objeto, asegrese de incluir los corchetes. En caso contrario, Microsoft
Access puede suponer que se trata de texto e insertar comillas dobles.
Puede utilizar los operadores: ! (admiracin cerrado) y . (punto) en un
identificador para indicar el tipo de elemento que va inmediatamente a
continuacin.
3) El operador ! (admiracin cerrado)

El operador ! (admiracin cerrado) indica que el elemento siguiente ha sido
definido por el usuario (un elemento de una coleccin). Por ejemplo, puede usar
el operador ! para hacer referencia a un formulario abierto, a un informe abierto
o a un control de un formulario o informe abierto.
Identificador
Hace referencia a
[Formularios]![Alumnos]
El formulario abierto Alumnos.
[Formularios]![Alumnos]![Nombre]
El control Nombre del formulario Alumnos.
4) El operador . (punto)
El operador . (punto) indica normalmente que el elemento siguiente ha sido
definido por Microsoft Access. Por ejemplo, puede utilizar el operador . (punto)
para hacer referencia a una propiedad de un formulario, informe o control.
Tambin puede utilizar el operador . (punto) para hacer referencia al valor de
un campo de una instruccin SQL, un mtodo de Microsoft Visual Basic para
aplicaciones (VBA) o un conjunto.
Identificador
Hace referencia a
[Formularios]![Alumnos]![Nombre].Visible
La propiedad Visible del control Nombre

en el formulario Alumnos.
SELECT Alumnos .Nombre, Distritos .Nombre

FROM Alumnos INNER JOIN Distritos ON
Alumnos .disID = Distritos.ID
El campo Nombre de la tabla Alumnos y el

campo Nombre de la tabla Distritos.
DoCmd.Close
El mtodo Close de Microsoft Visual Basic.
[Formularios]![Alumnos].Properties.Refresh
El mtodo Refresh del conjunto

Properties del formulario Alumnos.
5) Combinar valores de campos, controles o propiedades

Puede combinar el valor de un campo, control o propiedad con una cadena
literal utilizando el operador de concatenacin & (Y comercial o Ampersand).
Por ejemplo, la siguiente expresin combina la cadena literal "[ID] = " con el
valor del control disID del formulario Alumnos:
"[IdCategora] = " & [Formularios]![Alumnos]![disID]
CIBERTEC
111
En algunas circunstancias, por ejemplo, en una funcin de agregado de

dominio como DLookup, el valor del campo, control o propiedad debe incluirse
entre comillas simples (') o dobles ("). La forma ms sencilla de hacerlo es
agregar una comilla simple a la cadena literal y luego combinar la expresin con
otra cadena literal formada por una comilla sencilla tras el valor del campo,
control o propiedad, de la siguiente manera:
"[ID] = ' " & [Formularios]![Alumnos]![disID] & " ' "
6) Utilizar el Generador de expresiones.

El Generador de expresiones tiene las siguientes secciones siguientes:
Cuadro de expresiones: en esta seccin del generador, se encuentra un cuadro en

el que se genera la expresin. Utilice los elementos de la seccin inferior para
insertarlos en el cuadro. Tambin puede escribir componentes de la expresin
directamente en este cuadro.
1
Elementos de expresin: contiene los objetos del formulario actual, funciones

integradas y definidas por el usuario, objetos de la base de datos como tabla, consulta,
formulario e informe, las constantes, los operadores y las expresiones comunes.
2
3 Categoras de expresin: muestra los elementos especficos o las categoras de

elementos que corresponden al elemento seleccionado (cuadro de la izquierda). Por
ejemplo, al hacer clic en Funciones / Funciones incorporadas en el cuadro de la
izquierda, en el cuadro intermedio aparecen las categoras de funciones de Microsoft
Access.
Valores de expresin: aparecen los valores que corresponden a los elementos

seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio. Por ejemplo, al hacer clic en
Funciones / Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda y una categora de
funciones en el cuadro intermedio, en el cuadro de la derecha aparecern todas las
funciones incorporadas de la categora seleccionada.
4
NOTA: Al insertar un identificador en una expresin, el Generador de expresiones solo

pega las partes del identificador que sean necesarias en el contexto actual. Por
ejemplo, si inicia el Generador de expresiones desde la hoja de propiedades del
CIBERTEC
112
formulario Alumnos e inserta en la expresin un identificador de la propiedad Visible

del formulario, el Generador de expresiones solo pegar el nombre de la propiedad:
Visible. Si utiliza esta expresin fuera del contexto del formulario, deber incluir el
identificador completo: [Formularios]![Alumnos].Visible.
CIBERTEC
113
2.4.2 Tipo de Formularios

a) Entrada
Son aquellos formularios que se disean para la entrada de datos que luego se
almacenan en una tabla o tablas de la base de datos. Para disearlos aplicamos todo
lo visto anteriormente.
b) Panel de Control
Un formulario de Panel de control se utiliza para abrir otros formularios y/o informes ya
creados.
1) Agregar la opcin Administrador del panel de control a la Cinta de

opciones
1. Elija ficha Archivo / Opciones / Personalizar cinta de opciones.
2. Presione el botn Nueva ficha, seleccione el nombre Nueva ficha
(personalizada), presione el botn Cambiar nombre, escriba un nombre
para la ficha, por ejemplo: Panel de control y presione el botn Aceptar.
3. Seleccione el nombre Nuevo grupo (personalizada), presione el botn Cambiar
nombre, escriba un nombre para el grupo, por ejemplo: Panel de control y
presione el botn Aceptar.
4. En Comandos disponibles, elija Todas las fichas.
5. En el grupo Fichas principales, despliegue Herramientas de base de datos,
luego Administrar, elija Administrador del panel de control del lado izquierdo
y en el lado derecho elija el grupo que agreg y presione el botn Agregar >>.
6. Para finalizar presione el botn Aceptar.
CIBERTEC
114
2) Administrador del panel de control

1. Haga clic en
Administrador del panel de control del grupo Panel de
control de la ficha Panel de control.
2. Si Microsoft Access pregunta si desea crear un panel de control, elija S.
3. Haga clic en Nueva.
4. Escriba el nombre del nuevo panel de control y a continuacin presione el
botn Aceptar.
5. Microsoft Access agrega el panel de control al cuadro Pginas del panel de
control.
6. Haga clic en el nuevo panel de control y a continuacin presione el botn
Modificar.
7. Haga clic en Nuevo.
8. Escriba el texto para el primer elemento del panel de control en el cuadro
Texto y a continuacin elija un comando del cuadro Comando. Por ejemplo,
escriba Ver alumnos y a continuacin elija Abrir formulario en modo edicin
en el cuadro Comando.
NOTA: Para crear un panel de control que se ramifique en otros paneles de
control, haga clic en el comando Ir al panel del cuadro Comando y a
continuacin especifique el panel de control al que desee ir.
9. Dependiendo del comando elegido, Microsoft Access muestra otro cuadro bajo
el cuadro Comando. Seleccione un elemento de este cuadro, si es necesario.
Por ejemplo, si ha elegido Abrir formulario en modo edicin en el paso 8,
seleccione el nombre del formulario que desea abrir en el cuadro Formulario,
como por ejemplo Alumnos y presione el botn Aceptar.
10. Repita los pasos 7, 8 y 9 hasta que haya agregado todos los elementos al
panel de control.
11. Cuando haya terminado de crear el panel de control presione el botn Cerrar.
NOTAS
Para que un panel de control se abra al abrir la base de datos, haga clic en
el nombre del panel de control en el cuadro de dilogo Administrador del
panel de control y a continuacin presione el botn Predeterminado.
Al crear un panel de control con el Administrador del panel de control,
Microsoft Access crea una tabla con los elementos del panel de control
(llamada Switchboard Items) que describe qu muestran y qu acciones
realizan los botones del formulario.
3) Personalizar un panel de control

1. Haga clic en
Administrador del panel de control del grupo Panel de control
de la ficha Panel de control.
2. En el cuadro de dilogo Administrador del panel de control, seleccione el
panel de control que desee modificar y a continuacin presione el botn
Modificar.
3. Haga clic en el elemento del panel de control que desea cambiar y a
continuacin, siga uno de estos procedimientos:
Para cambiar el texto del elemento, el comando ejecutado por el elemento o

el objeto que se abre o se ejecuta al hacer clic en el elemento y presione el
botn Modificar.
CIBERTEC
115
Para agregar un elemento, haga clic en Nueva, escriba el texto del

elemento y a continuacin elija un comando en el cuadro Comando.
Dependiendo del comando elegido, Microsoft Access muestra otro cuadro
bajo el cuadro Comando. Seleccione un elemento de este cuadro, si es
necesario. Por ejemplo, si hace clic en uno de los comandos de formulario
del cuadro Comando, seleccione el nombre del formulario que desea abrir.
Para eliminar un elemento, seleccinelo y presione el botn Eliminar.
Para mover un elemento, seleccinelo y presione el botn en Mover arriba
o Mover abajo.
4. Al finalizar los cambios, presione el botn Cerrar de todos los cuadros de

dialogo abiertos.
4) Eliminar un panel de control

1. Haga clic en
2. En el cuadro de dilogo Administrador del panel de control, seleccione el
panel de control que desee eliminar y a continuacin presione el botn
Eliminar.
3. Haga clic en Cerrar.
5) Especificar el panel de control predeterminado

1. Haga clic en
2. Seleccione el Panel de Control que desea utilizar como panel de control
predeterminado.
3. Presione el botn Predeterminado.
4. La prxima vez que abra la base de datos, Microsoft Access mostrar
automticamente el panel de control especificado.
CIBERTEC
116
2.4.3 Cuadro de Dialogo Personalizado

a) Crear un cuadro de dilogo personalizado
Cree un formulario y luego realice el siguiente procedimiento:
1) Abra el formulario en vista Diseo.
2) Haga doble clic en el selector de formularios para abrir la Hoja de
propiedades.
3) En la propiedad Emergente, cambie el valor a S.
4) Si desea tener la posibilidad de solo maximizar o restaurar el tamao del
formulario, en la propiedad Estilo de los bordes, cambie el valor a Fino.
5) Cree una macro o un procedimiento de eventos para abrir el formulario o
informe emergente.
6) Adjunte la macro o un procedimiento de eventos a un formulario. Para ello,
debe especificar el nombre de la macro o del procedimiento de eventos como
el valor de la propiedad del evento correspondiente. Por ejemplo, escriba el
nombre de la macro o el procedimiento de evento en el cuadro de la propiedad
Al Hacer Clic de un botn de comando.
7) Para colocar un formulario emergente en la pantalla, bralo en la vista Diseo,
maximice la ventana de Microsoft Access, site la ventana en el lugar que
desee y, a continuacin, guarde el formulario o informe. La ventana emergente
aparecer en este lugar al abrir el formulario o informe, siempre y cuando la
propiedad Centrado automtico se haya establecido en No y no se haya
especificado su posicin en el procedimiento de eventos que abre el objeto
emergente.
b) Crear un cuadro de dilogo personalizado que solicite los

criterios de la consulta de parmetros
Cree un formulario de cuadro de dilogo personalizado.
1) Cree o abra la consulta de parmetros que tomar los valores de sus criterios
del cuadro de dilogo.
2) Agregue a la cuadrcula de diseo de la consulta los campos asociados a cada
uno de los controles del cuadro de dilogo donde introducir los valores de los
criterios.
3) Para cada uno de estos campos, escriba, en la fila Criterios, una expresin
que indique a Microsoft Access que consulte los valores de los criterios en el
control del cuadro de dilogo.
4) Agregue a la cuadrcula de diseo de la consulta los campos cuyos valores
desea que se devuelvan.
CIBERTEC
117
2.4.4 SubFormularios
Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se
denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina
subformulario. Una combinacin formulario/subformulario se llama a menudo
formulario jerrquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario.
Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o
consultas con una relacin uno a varios.
Por ejemplo, puede crear un formulario con un subformulario para mostrar los datos de
una tabla Distritos y de una tabla Alumnos. Los datos de la tabla Distritos es el lado
"uno" de la relacin, mientras que los datos de la tabla Alumnos constituyen el lado
"varios" de la relacin, ya que en cada distrito vive ms de un alumno.
El formulario principal muestra

los datos de la parte "uno" de la
relacin.
2
El subformulario muestra los
datos de la parte "varios" de la
relacin.
1
El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados

para que el subformulario presente solo los registros que estn relacionados con el
registro actual del formulario principal. Por ejemplo, cuando el formulario principal
presenta el distrito Carmen de la Legua, el subformulario muestra solo los alumnos
que viven en el distrito Carmen de la Legua.
Un formulario principal puede tener cualquier nmero de subformularios si coloca cada
subformulario en el formulario principal. Puede anidar hasta siete niveles de
subformularios. Esto significa que puede tener un subformulario dentro de un
formulario principal y que puede tener otro subformulario dentro de ese subformulario,
y as sucesivamente. Por ejemplo, podra tener un formulario principal que muestre
los Alumnos, un subformulario que presentara los Cursos y otro subformulario ms
que muestre los profesores de cada curso. Sin embargo, un formulario no mostrar los
subformularios en la vista Tabla dinmica o Grfico dinmico.
a) Crear un subformulario
Si el subformulario se va a vincular al formulario principal, asegrese de que los
orgenes de registros base estn relacionados antes de utilizar este procedimiento.
No se puede agregar un subformulario a un formulario cuando aparece en la vista
Tabla dinmica o Grfico dinmico.
CIBERTEC
118
1) Crear un formulario y subformulario al mismo tiempo

Asistente para formularios del grupo
Formularios de la ficha Crear.
2. En el cuadro de dilogo Asistente para formularios, seleccione de la lista
una tabla o una consulta. Por ejemplo, para crear un formulario Distritos
que presente los Alumnos que viven en cada distrito en un subformulario,
seleccione la tabla Distritos (la parte "uno" de la relacin uno a varios).
NOTA: No importa qu tabla o consulta elija primero.
3. Haga doble clic en los campos que desee incluir de esta tabla o consulta.
4. Ahora seleccione otra tabla o consulta de la lista. Utilizando el mismo
ejemplo, seleccione la tabla Alumnos (la parte "varios" de la relacin uno a
varios).
Presione el botn Siguiente.
6. Si ha configurado correctamente las relaciones antes de iniciar el asistente,
este preguntar qu tabla o consulta desea ver. Utilizando el mismo
ejemplo, que para crear el formulario Distritos, seleccione por Distritos.
7. En el mismo cuadro de dilogo, seleccione la opcin Formulario con
subformularios. Presione el botn Siguiente.
8. Elija la distribucin para el subformulario, puede ser Tabular y Hoja de
datos. Presione el botn Siguiente.
9. Escriba los ttulos para el Formulario y Subformulario o puede dejar los
valores por defecto. Adems puede elegir si desea abrir o modificar el
formulario.
10. Al presionar el botn Finalizar, Microsoft Access crea dos formularios, uno
para el formulario principal y el control de subformulario y otro para el
subformulario.
2) Crear un subformulario y agregarlo a otro formulario

1. Abra el formulario que desee agregar al subformulario en la vista Diseo.
2. Compruebe que la opcin
Utilizar Asistentes para controles en el
cuadro de controles est presionada.
3. Haga clic en
Subformulario/Subinforme en el cuadro de controles.
4. En el formulario, haga clic en el lugar donde desee colocar el subformulario.
5. Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente.
6. Cuando haga clic en Finalizar, Microsoft Access agregar un control de
subformulario al formulario. Tambin crear un formulario independiente
para el subformulario.
3) Crear un formulario con dos subformularios

El formulario principal tiene una relacin uno a varios con el primer subformulario, y
ste tiene una relacin uno a varios con el segundo subformulario, y el formulario
principal contiene ambos controles de subformulario.
Asistente para formularios del grupo
Formularios de la ficha Crear.
2. En el cuadro de dilogo Asistente para formularios, seleccione de la lista
una tabla o una consulta. Por ejemplo, para crear un formulario Distritos que
tenga dos subformularios, un subformulario Alumnos y otro Notas.
Seleccione la tabla Distritos (la parte "uno" de la primera relacin uno a
varios).
CIBERTEC
119
Nota No importa qu tabla o consulta elija primero.

4. Ahora seleccione la tabla o la consulta para el primer subformulario.
Utilizando el mismo ejemplo, seleccione la tabla Alumnos (la parte "varios"
de la primera relacin uno a varios), luego haga doble clic en los campos
que desee incluir de esta tabla o consulta.
5. Luego seleccione la tabla o consulta para el segundo subformulario.
Utilizando el mismo ejemplo, seleccione la tabla Notas (la parte "varios" de
la segunda relacin uno a varios), luego haga doble clic en los campos que
desee incluir de esta tabla o consulta. Presione el botn Siguiente.
6. Si ha configurado correctamente las relaciones antes de iniciar el asistente,
este preguntar qu tabla o consulta desea ver. Utilizando el mismo
ejemplo, para crear el formulario Distritos, seleccione Por Distritos.
7. En el mismo cuadro de dilogo, seleccione la opcin Formulario con
subformularios. Presione el botn Siguiente.
9. Cuando haga clic en Finalizar, Microsoft Access crear un formulario
principal con dos controles de subformulario. Tambin crear otros dos
formularios, uno para cada subformulario.
NOTA: Cuando utilice el asistente para crear un formulario con dos
subformularios, Microsoft Access sincroniza los dos subformularios
adjuntando un procedimiento de evento a la propiedad AlActivarRegistro del
primer subformulario. Puede copiar y modificar este procedimiento de
evento si desea sincronizar ms subformularios en el mismo formulario.
Para ver este procedimiento de eventos, abra el primer subformulario en la
vista Diseo, haga doble clic en el selector de formulario y, a continuacin,
haga clic en el botn Generar situado junto a la propiedad
AlActivarRegistro.
4) Sincronizar un formulario y un subformulario

Cuando crea un subformulario basado en tablas que tienen una relacin uno a varios,
el formulario principal muestra la parte "uno" de la relacin y el subformulario muestra
la parte "varios" de la relacin. El formulario principal est sincronizado con el
subformulario para que el subformulario muestre solo los registros relacionados con el
registro del formulario principal.
Si utiliza un asistente para crear un subformulario o si arrastra un formulario, una tabla
o una consulta desde el Panel de navegacin a otro formulario para crear un
subformulario, Microsoft Access sincroniza automticamente el formulario principal con
el subformulario, siempre y cuando se cumpla alguna de las siguientes condiciones.
CIBERTEC
Se han definido relaciones para las tablas seleccionadas o para las tablas
base de las consultas seleccionadas.
El formulario principal est basado en una tabla con una clave principal y el
subformulario est basado en una tabla que contiene un campo con el
mismo nombre que la clave principal y con el mismo tipo de datos y tamao
de campo, u otro compatible. Por ejemplo, en una base de datos de
Microsoft Access, si la clave principal de la tabla base del formulario
principal es un campo Autonumrico y tiene establecida su propiedad
Tamao del campo en Entero largo, el campo correspondiente de la tabla
base del subformulario deber ser un campo Numrico con su propiedad
Tamao del campo establecida en Entero largo. Si selecciona una o
120
varias consultas, las tablas base para la consulta o consultas deben cumplir
estas condiciones.
Actividad 5
Ejercicio 01
Se crear el siguiente formulario con la informacin de la tabla Alumnos:

Diseo del Formulario del grupo Formularios de la
ficha Crear.
2. Active el encabezado y pie de formulario, presione el botn secundario del
Mouse (botn derecho) y elija la opcin Encabezado o pie de formulario.
CIBERTEC
121
3. En la seccin Encabezado del formulario, agregue los controles: Imagen y

Etiqueta, elija el logo de Cibertec, escriba el texto y aplique los formatos, como
se muestra en la figura:
4. Active la Hoja de propiedades desde el Indicador del formulario y cambie las

propiedades: Origen del registro, elija la tabla de alumnos y Ttulo, escriba un
texto adecuado, como se muestra en la figura:
5. En la seccin Detalle, agregue el Control de pestaa, elija cada pgina y cambie

la propiedad Ttulo con un texto adecuado, como se muestra en la figura:
CIBERTEC
122
6. Active la opcin
Agregar campos existentes del grupo Herramientas de la
ficha Diseo, se muestra la lista de campos de la tabla Alumnos.
7. En la ficha Datos personales, arrastre los campos, ordnelos y cambie el

formato, como se muestra en la figura:
8. En la ficha Datos adicionales, arrastre los campos restantes que crea

conveniente.
9. Guarde el formulario con el nombre InfoAlumnos.
Ejercicio 02
Se crear un cuadro de dilogo que solicite un rango de notas para presentar la
informacin de una consulta con parmetros.
1. Creamos la consulta con dos campos: Alumno (Nombre & & ApellidoPat &
& ApellidoMat) y Promedio. Guardamos la consulta con el nombre
ConsultaNotas y lo cerramos.
CIBERTEC
123
2. Creamos el siguiente formulario, para los Cuadros de texto, cambiar el valor de

la propiedad nombre a rango Inicial y rango Final a cada uno respectivamente.
3. Para el botn Abrir Consulta, cierre el Asistente para botones de comando, luego
en el evento Al hacer clic, presione el botn , elija Generador de macros y
presione el botn Aceptar.
CIBERTEC
124
4. En la lista de acciones elija AbrirConsulta.
5. Elija el nombre de la consulta creada en el punto 1, ConsultaNotas, luego

presione el botn Guardar y Cerrar del grupo Cerrar de la ficha Diseo.
6. Para el botn Cerrar, utilice el Asistente para botones de comando, elija

Operaciones con formularios / Cerrar formulario, cambie las opciones que crea
conveniente.
7. Guarde el formulario con el nombre ConsultaNotasPorRango.

8. Abra en vista Diseo la consulta ConsultaNotas y en la fila Criterios del campo
Promedio escriba:
Entre [Formularios]![frmConsultaNotasPorRango]![rangoInicial] Y
[Formularios]![frmConsultaNotasPorRango]![rangoFinal]
CIBERTEC
125
9. Cierre la consulta y ejecute el formulario ConsultaNotasPorRango, se obtendr:
CIBERTEC
126
Ejercicio 03
Se crear un formulario con dos subformularios, en el formulario principal se muestran
los Distritos, en el primer subformulario se muestran los Alumnos que viven en dicho
distrito y luego se muestran las notas del alumno elegido, como se muestra en la
figura:

Asistente para formularios del grupo Formularios de la
ficha Crear.
2. En el cuadro de dilogo Asistente para formularios, seleccione la tabla Distritos
(ser parte del formulario principal) y agregue el campo Nombre de distrito.
CIBERTEC
127
3. Seleccione la tabla Alumnos (ser parte del primer subformulario) y agregue los
campos Nombre, Apellido paterno y Apellido materno.
4. Seleccione la tabla Notas (ser parte del segundo subformulario) y agregue el

campo Promedio. Presione el botn Siguiente.
5. En la siguiente pantalla, elija Por Distritos, active Formulario con subformularios.

Presione el botn Siguiente.
CIBERTEC
128
6. Elija la distribucin para cada subformulario. Presione el botn Siguiente.
7. Opcionalmente puede cambiar los nombres predeterminados, luego elija

Modificar el diseo del formulario y presione el botn Finalizar.
8. En la vista Diseo del formulario, realice los cambios que crea conveniente y
guarde las modificaciones del formulario.
CIBERTEC
129
2.5 INFORMES
2.5.1 Diseo de una Base de Datos: INFORMES
Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir datos.
Los informes proporcionan una manera de distribuir o archivar instantneas de los
datos, ya sea mediante su impresin, su conversin a archivos PDF o XPS, o su
exportacin a otros formatos de archivo.
Un informe es un mtodo eficaz de presentar los datos en formato impreso. Ya que

puede controlar el tamao y aspecto de todos los elementos de un informe, puede
mostrar la informacin como desee verla. Por ejemplo:
Crear etiquetas postales.

Mostrar totales en un
grfico.
3
Agrupar registros en
categoras
4
Calcular totales.
1
CIBERTEC
130
Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros individuales, resmenes de

varios registros o ambos. Tambin se pueden usar los informes de Access para crear
etiquetas para correo u otros fines.
La mayora de los informes estn enlazados a una ms de tablas y consultas de la
base de datos. El origen de registros de un informe hace referencia a los campos de
las tablas y consultas base. No es necesario que un informe contenga todos los
campos de cada una de las tablas o consultas en las que est basado.
Un informe dependiente obtiene los datos del origen de registros base. Otra
informacin acerca del formulario, como el ttulo, la fecha y el nmero de pgina, se
almacena en el diseo del informe.
El ttulo y los encabezados de

columna de informe se almacenan en el
diseo del informe.
2
La fecha procede de una expresin
almacenada en el diseo del informe.
3
Los datos proceden de campos de la
tabla, consulta o instrucciones SQL base.
4
Los totales proceden de expresiones
almacenadas en el diseo del informe.
1
El vnculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante objetos

grficos denominados controles. Los controles pueden ser cuadros de edicin que
muestren nombres y nmeros, etiquetas que muestren ttulos, o lneas decorativas que
organicen los datos grficamente y mejoren la presentacin del informe.
Las lneas son decorativas.

Las etiquetas muestran texto
descriptivo.
3
Los cuadros de edicin muestran los
datos de la consulta Ventas por fecha.
4
Un cuadro de texto utiliza una
expresin para calcular un total.
1
CIBERTEC
131
a) Crear un Informe
Los informes que se crean mediante estas herramientas no son compatibles con la
caracterstica Publicar en Servicios de Access. La adicin de informes de cliente a una
base de datos web no impedir que se publique la base de datos, pero los informes de
cliente no estarn disponibles en el explorador. Sin embargo, se puede usar un
informe de cliente cuando se abre la base de datos en Access.
BOTN
HERRAMIENTA
Informe
Diseo de
informe
Informe en
blanco
Asistente para
informes
Etiquetas
DESCRIPCIN
Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el

origen de registros seleccionado en el panel de navegacin.
Abre un informe en blanco en vista Diseo, en el que se pueden agregar

solo los campos y controles deseados.
Abre un informe en blanco en la vista Presentacin y muestra el panel de

tareas Lista de campos. Al arrastrar campos de la Lista de campos al
informe, Access crea una consulta incrustada y la almacena en la
propiedad Origen de registros del informe.
Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar campos,
niveles de ordenacin y agrupacin, as como opciones de diseo. El
asistente crea un informe en funcin de las selecciones realizadas.
Muestra un asistente que permite seleccionar tamaos de etiquetas
personalizadas o estndar, as como los campos que se van a mostrar y la
forma en que se van a almacenar. El asistente crea una etiqueta en funcin
de las selecciones realizadas.
1) Con Informe, basndose sobre una sola tabla o consulta.

Informe crea un informe que presenta todos los campos y registros de la tabla o
consulta seleccionada.
1. En la ventana Base de datos, haga clic en Tabla o Consulta, bajo Objetos.
2. Haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar
su informe.
3. Seleccione la ficha Crear y en el grupo Informes, haga clic en el comando
Informe
4. Haga clic en Guardar y
en el cuadro de
dialogo, asignar un
nombre
y
pulsar
Aceptar.
CIBERTEC
132
2) Con un asistente, basndose sobre una o ms tablas o consultas.

El asistente le formula preguntas detalladas acerca de los orgenes de registros,
campos, diseo y formato que desee y crea un informe basado sobre sus
respuestas.
1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes, bajo Objetos.
2. Haga clic en el botn Asistente para Informes en la ficha crear y en el grupo
Informes.
3. En el cuadro de dilogo Asistente para Informe, se proceda a seleccionar las
acciones apropiadas para crear el informe.
4. Elija la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su
informe.
5. Siga las instrucciones del asistente. Si el informe creado no tiene el aspecto
deseado, puede cambiarlo en la vista Diseo.
6. Haga clic en Guardar y en el cuadro de dilogo, asignar un nombre y pulsar
Aceptar.
Nota : Si desea incluir campos de varias
tablas y consultas en el informe, no haga
clic en Siguiente o Finalizar despus de
seleccionar los campos de la primera tabla
o consulta en el Asistente para informes.
Repita los pasos para seleccionar una tabla
o consulta, y elija los campos que desea
incluir en el informe hasta que los haya
seleccionado todos.
3) En la vista Diseo, de manera personalizada.

En este caso, se crea un informe bsico y se personaliza en la vista Diseo para
ajustarlo a sus necesidades.
1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes, bajo Objetos.
2. Haga clic en el botn Diseo de Informes en la ficha crear y en el grupo
Informes.
3. Elija la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su
informe. (Si desea un informe independiente, no seleccione nada de esta lista).
4. Proceda a utilizar las herramientas necesarias para disear el informe con el
aspecto deseado.
5. Haga clic en Guardar y en el
cuadro de dilogo, asignar un
nombre y pulsar Aceptar.
CIBERTEC
133
b) Vistas de un Informe
1) Vista Diseo
Para crear un informe, se utiliza la vista Diseo. La visualizacin de un informe
en la vista Diseo es equivalente a trabajar en un taller rodeado de herramientas
tiles.
Haga clic en el botn Ver para cambiar a la vista

Diseo o a otra vista.
2 Utilice la ficha Formato para cambiar la fuente o los
tamaos de fuente, alinear texto, cambiar anchos de borde
o lnea o aplicar colores o efectos especiales.
3
Coloque controles en la seccin de detalle o en otra de
las secciones del informe.
4
Utilice el cuadro de herramientas para agregar
controles, como etiquetas y cuadros de texto.
1
2) Vista preliminar
Una vez creado un informe en
vista Diseo, puede obtener una vista previa en la Vista preliminar.
la
.
En la Vista preliminar puede
ver el aspecto de un informe
cuando se imprima.
2
Utilice los botones de ficha
Vista Preliminar para ver el
informe con diferentes aumentos.
1
CIBERTEC
134
c) Propiedades
En Microsoft Access se utilizan propiedades para determinar las caractersticas de las
tablas, consultas, campos, formularios, informes y pginas de acceso a datos.
Cada seccin y control de un formulario, informe o pgina de acceso a datos tiene
tambin propiedades. Las propiedades del control determinan su estructura, aspecto y
comportamiento, as como las caractersticas del texto o los datos que contiene.
Las propiedades se establecen mediante la hoja de propiedades.
La barra de ttulo muestra el

tipo y el nombre del objeto
seleccionado.
2
Cada ficha muestra las
propiedades de una categora
especfica.
3
Los valores que se muestra en
el control Precio tendrn formato
meneda.
1
1) Establecer una propiedad en la vista Diseo
i.
ii.
Abra un informe en la vista Diseo.

Para establecer las propiedades de un control, haga clic en el control y, a
iii.
continuacin, haga clic en Propiedades

de la ficha diseo.
En la hoja de propiedades, haga clic en la propiedad que desee establecer y
despus siga uno de estos procedimientos:
CIBERTEC
135
a. Si aparece una flecha en el cuadro de la propiedad, haga clic en ella y

b. Escriba una configuracin o expresin en el cuadro de propiedades.
c. Si aparece un botn Generar
junto al cuadro de propiedad, haga clic en
d) Crear Controles
1) Controles dependientes, independientes y calculados
Un control dependiente est unido a un campo de una tabla o consulta base. En un
proyecto de Microsoft Access, un control puede estar unido a un campo de una vista o
de un procedimiento almacenado. Si el proyecto de Access est conectado a una base
de datos de Microsoft SQL Server, es posible tambin unir un control a un campo de
una funcin. Los controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizar
valores de los campos de la base de datos.
Un control independiente no tiene un origen de los datos. Puede utilizar los controles
independientes para mostrar informacin, lneas, rectngulos e imgenes.
Un control calculado utiliza una expresin como origen de los datos. Una expresin
puede utilizar datos de un campo de una tabla o consulta base de un formulario o
informe o bien datos de otro control del formulario o informe.
Estos controles dependientes

obtienen los datos de los campos
Cod_Cliente y Nom_Cliente.
2 Los controles independientes,
como este rectngulo y esta
etiqueta independiente, no tienen
origen de datos.
3
Este control calculado utiliza
una expresin como origen de
datos, se especifica en el cuadro
de propiedades.
1
CIBERTEC
136
2) Mtodos para crear controles

Se puede crear un control arrastrando un campo de la lista de campos de un
formulario o un informe basado en un origen de registros, o bien de una pgina de
acceso a datos conectada a una base de datos. Microsoft Access crea el control
apropiado para el campo y establece determinadas propiedades basadas en el tipo de
datos del campo.
Para especificar el tipo de control deseado, cree el control haciendo clic en la
herramienta de control correspondiente del cuadro de herramientas. A continuacin,
especifique las propiedades del control, o bien, utilice un asistente para crearlo.
En los formularios e informes, puede utilizar asistentes para crear botones de
comando, cuadros de lista, subformularios, cuadros combinados y grupos de
opcin. En las pginas de acceso a datos, puede utilizar asistentes para crear
cuadros de lista y cuadros de lista desplegable.
2.5.2 Tipos de Informes

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente
para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que
aparecen con el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se puede modificar) y
en los informes se puede agrupar ms fcilmente la informacin y sacar totales por
grupos.
La vista previa al informe puede servir como paso preliminar a la impresin del
documento o como punto de ajuste del mismo. Al mostrar el informe una serie de
comandos destinados a cambiar la orientacin de las pginas, mrgenes o zoom.
CIBERTEC
137
2.5.3 Procesos: Agrupar, Ordenar y Clculos

a) Agrupar y Ordenar registros
Una de las caractersticas que diferencian a los informes de los formularios es que
podemos agrupar la informacin visualizada en los informes utilizando el comando
Agrupar y Ordenar. Pulse el comando Agrupar y Ordenar en la ficha Diseo de las
herramientas de informes, y se inserta una ventana de trabajo en la parte inferior para
definir campos y expresiones que sern utilizados para formar los grupos de informes.
CIBERTEC
138
1) Agrupar registros
Puede agrupar registros en un informe basado sobre los valores de uno o ms
campos. Por ejemplo, para ver los pedidos enviados en una fecha determinada, puede
agrupar registros segn los valores del campo Fecha-Envo y ordenar segn los
valores de los campos Pas y Compaa.
Se inicia un nuevo grupo para cada

fecha, de modo que el informe puede hojearse
para localizar rpidamente los registros de
una fecha determinada.
2 Tambin pueden calcularse totales y otros
valores para cada grupo. Este informe
imprime el nmero de pedidos que se han
enviado cada da.
1
2) Establecer propiedades de grupo

Los grupos se crean estableciendo propiedades en el cuadro de dilogo Ordenar
y agrupar. Las propiedades pueden establecerse para que muestren un
encabezado y un pie de pgina para el grupo.
CIBERTEC
139
Este smbolo indica que los registros se agrupan por

Vendedor.
2 Un grupo se crea estableciendo EncabezadoDelGrupo o
PieDelGrupo o ambos en S..
3
Coloque un cuadro de texto que identifica el grupo en el
nuevo encabezado de grupo.
4
Coloque un cuadro de texto que calcula un total para el
grupo en la seccin de pie de grupo.
1
3) Agrupar niveles
En un informe se pueden
agrupar hasta 10 campos o
expresiones. Al agrupar uno o ms campos o expresiones, Microsoft Access anida
los grupos segn su nivel de grupo. Este primer campo o expresin que utiliza
para realizar la agrupacin es el primer y ms importante nivel de grupo; el
segundo campo o expresin que utiliza para la agrupacin constituye el siguiente
nivel de grupo y as sucesivamente.
Un encabezado de un nivel de grupo.

se empareja con un pie de pgina del
mismo nivel.
1
Para agrupar por niveles, realice el siguiente procedimiento:

1. Abra el informe en la vista Diseo.
CIBERTEC
140
2. Haga clic en Ordenar y agrupar

en la barra de herramientas para mostrar
el cuadro Ordenar y agrupar.
3. En la primera fila de la columna Campo/Expresin, seleccione el campo o
escriba la expresin dentro de la cual desee agrupar los registros.
El campo o expresin de la primera fila es el primer nivel de agrupacin (el

conjunto mayor).
La segunda fila es el segundo nivel de agrupacin y as sucesivamente.
4. Establezca
EncabezadoDelGrupo
(GroupHeader)
o
(GroupFooter) o ambos en S para crear el nivel de grupo.
5. Establezca una o ms de las propiedades de grupo siguientes:
PieDelGrupo
AgruparEn (GroupOn). Especifica cmo se desean agrupar los valores.

Las opciones que se ven dependen del tipo de datos del campo por el que
se est agrupando. Si se agrupa por una expresin, ver todas las
opciones para todos los tipos de datos.
IntervaloDelGrupo (GroupInterval). Especifica cualquier intervalo que sea
vlido para los valores en el campo o expresin por el que est agrupando.
MantenerJuntos (KeepTogether). Especifica si Microsoft Access debe
imprimir todo o solo parte de un grupo en la misma pgina.
Nota: El informe Ventas de empleado por pas de la base de datos del ejemplo
Neptuno tiene dos niveles de grupo. Para ver este informe, seale la opcin Bases
de datos de ejemplo en el men Ayuda, haga clic en Base de datos de ejemplo
Neptuno o en Proyecto de ejemplo Neptuno de Access y, a continuacin, abra el
informe Ventas de empleado por pas en la vista Diseo.
b) Calcular Totales
1) Calcular un total o un promedio en un formulario o informe
1. Abra un informe en la vista Diseo.
2. Haga clic en la herramienta Cuadro de edicin
del cuadro de
herramientas.
3. Siga uno de estos procedimientos:
4. Para calcular un total o promedio de un grupo de registros, agregue el cuadro
de texto al encabezado del grupo o al pie de pgina del grupo.
5. Para calcular el total general o promedio de todos los registros en un informe,
agregue el cuadro de texto al encabezado o al pie de pgina del informe.
6. Seleccione el cuadro de texto y, a continuacin, haga clic en Propiedades
en la barra de herramientas.
7. En el cuadro de la propiedad OrigenDelControl (ControlSource), escriba una
expresin que utilice la funcin Suma (Sum) para calcular un total o la funcin
Promedio (Avg) para calcular un promedio.
En una base de datos de Microsoft Access (.mdbx), tambin puede hacer clic en el
botn Generar
expresin.
a fin de utilizar el Generador de expresiones para crear la
CIBERTEC
141
Ejemplo
Este control calcula el total de

ventas para cada pedido,
2
Este control calcula el total de
ventas para todos los pedidos del
informe.
1
Notas
El informe Ventas de empleado por pas de la base de datos de ejemplo

Neptuno tiene un ejemplo de totales de grupo y de total general. Para ver este
informe, seale la opcin Bases de datos de ejemplo en el men Ayuda,
haga clic en Base de datos de ejemplo Neptuno o en Proyecto de ejemplo
Neptuno de Access y, a continuacin, abra el informe Ventas de empleado
por pas en la vista Diseo.
Cuando calcule un total de un formulario o informe con una funcin de
agregado como Suma (Sum) o una funcin de agregado de dominio como
Dsuma (DSum), no puede utilizar el nombre de un control calculado en la
funcin Suma (Sum). Debe repetir la expresin del control calculado. Por
ejemplo:
=Sum([Quantity] * [UnitPrice])
Sin embargo, si tiene un campo calculado en una consulta base, por ejemplo:
=PrecioExtendido: [Cantidad] * [PrecioUnitario]
Puede utilizar el nombre de ese campo en la funcin Suma (Sum), como se
muestra aqu:
=Suma([PrecioExtendido])
2) Calcular el valor de un porcentaje en un informe

1. Abra un informe en la vista Diseo.
2. Haga clic en la herramienta Cuadro de edicin
del cuadro de
herramientas.
3. Siga uno o ambos procedimientos:
a. Si el informe no calcula totales de grupos, haga clic en el pie de grupo
para agregar un cuadro de texto con el fin de mostrar los totales de
grupos.
b. Si el informe no calcula un total general, agregue un cuadro de texto al
pie de informe para mostrar el total general.
4. Elija una o ambas opciones:
a) Para calcular qu porcentaje supone cada elemento en un total de grupo o
de total general, agregue un cuadro de texto a la seccin de detalle.
CIBERTEC
142
b) Para calcular qu porcentaje supone cada grupo de elementos en el total

general, agregue un cuadro de texto al encabezado del grupo o al pie de
pgina del grupo.
Nota: Si su informe incluye niveles de grupo mltiples, coloque el cuadro de texto en el
encabezado o pie de pgina del nivel para el que desea que Microsoft Access le
calcule un porcentaje.
5. Seleccione el cuadro de texto y, a continuacin, haga clic en Propiedades
6. En el cuadro de la propiedad OrigenDelControl (ControlSource), escriba una
expresin que divida el total menor por el total mayor del cual el total menor es
una parte.
Ejemplo
El porcentaje del total general se

calcula mediante la divisin del valor
del control TotalDiario en la seccin de
pie de pgina FechaEnvo
2
por el valor del control
TotalGeneral en la carpeta informe.
1
7. Establezca la propiedad Formato (Format) del cuadro de texto al valor

Porcentaje.
Nota : El informe Ventas de empleado por pas de la base de datos de ejemplo
Neptuno tiene un ejemplo de porcentajes. Para ver este informe, seale la opcin
Bases de datos de ejemplo en el men Ayuda, haga clic en Base de datos de ejemplo
Neptuno o en Proyecto de ejemplo Neptuno de Access y, a continuacin, abra el
informe Ventas de empleado por pas en la vista Diseo.
2.5.4 Diseo de SubInformes

Un subinforme es un informe que se inserta en otro informe. Al combinar informes, uno
de ellos debe servir como informe principal. Un informe principal es dependiente o
independiente, es decir, se basa o no se basa sobre una tabla, una consulta o una
instruccin SQL.
a) Ejemplo de un informe principal independiente con dos

subinformes no relacionados
Un informe principal independiente puede servir como contenedor para subinformes no
CIBERTEC
143
relacionados que desea combinar.
El informe principal independiente contiene

dos subinformes.
2
Un subinforme resume las ventas por
empleado.
3
El otro subinforme resume las ventas por
categora..
1
b) Ejemplo de un informe principal y un

dependientes del mismo origen de registros
subinforme
Puede utilizar el informe principal para mostrar registros detallados, como todas las
ventas de un ao, y utilizar un subinforme para mostrar informacin de resumen, como
las ventas totales de cada trimestre.
El subinforme resume las ventas anuales

por trimestre.
2
El informe principal muestra las ventas
diarias.
3
El otro subinforme resume las ventas por
categora..
1
c) Ejemplo de un informe principal y un subinforme

dependientes de orgenes de registros relacionados
Un informe principal puede contener datos comunes a dos o ms subinformes
paralelos. En este caso, el subinforme contiene datos relacionados con los datos del
informe principal.
CIBERTEC
144
El informe principal muestra el nombre y

la ciudad de cada feria
2 El subinforme muestra los representantes
que asistirn a cada feria.
1
d) Subformularios en un informe
Un informe principal puede incluir tantos subformularios y subinformes como se desee.
Adems, un informe principal puede contener hasta dos niveles de subformularios y
subinformes. Por ejemplo, un informe puede contener un subinforme, y ese subinforme
puede contener un subformulario o un subinforme. La tabla siguiente muestra las
posibles combinaciones de subformularios y subinformes en un informe principal.
Nivel 1
Nivel 2
Subinforme 1
Subinforme 2
Subinforme 1
Subformulario 1
Subformulario 1
Subformulario 2
e) Sincronizar un informe y un subinforme

Cuando se inserta un subinforme que contiene informacin relacionada con datos del
informe principal, el control del subinforme debe estar vinculado al informe principal. El
vnculo garantiza que los registros impresos en el subinforme corresponden
correctamente con los registros impresos en el informe principal.
Cuando, para crear un subinforme, se utiliza un asistente o se arrastra un informe o
una hoja de datos desde la ventana Base de datos hasta otro informe, Microsoft
Access sincroniza automticamente el informe principal y el subinforme si:
Se han definido relaciones para las tablas seleccionadas o para las tablas base de
las consultas seleccionadas.
El informe principal est basado sobre una tabla con una clave principal y el
subinforme est basado sobre una tabla que contiene un campo con el mismo
nombre que la clave principal y con el mismo tipo de datos, u otro compatible. Por
ejemplo, si la clave principal de la tabla base del formulario principal es un campo
Autonumrico y tiene establecida su propiedad Tamao del campo a Entero
largo, el campo correspondiente debera ser un campo Numrico con su propiedad
Tamao del campo establecida a Entero largo. Si selecciona una o varias
consultas, las tablas base para la consulta o consultas deben cumplir las mismas
condiciones.
Nota: Los informes Ventas por categora y Ventas por ao de la base de datos de
ejemplo Neptuno utilizan subinformes. Para ver estos informes, abra la base de datos
Neptuno en la subcarpeta Ejemplos de la carpeta de programa Microsoft Office y, a
continuacin, abra el informe en la vista Diseo.
CIBERTEC
145
f) Crear un subinforme
Si el subinforme se va a vincular al informe principal, compruebe que los orgenes del
registro base estn relacionados antes de utilizar este procedimiento.
1) Crear un subinforme en un informe existente

1. Abra el informe que desea utilizar como informe principal en la vista Diseo.
2. Compruebe que est seleccionada la herramienta Asistentes para
controles
del cuadro de herramientas.
3. Haga clic en Subformulario/Subinforme

en el cuadro de herramientas.
4. En el informe, haga clic donde desee situar el subinforme.
Al hacer clic en el botn Terminar, Microsoft Access agrega un control de
subinforme a su informe. Tambin crear otro informe que se mostrar como
subinforme.
2) Agregar un informe existente a otro informe como subinforme

1. Abra el informe que desea utilizar como informe principal en la vista
Diseo.
2. Presione F11 para pasar a la ventana Base de datos.
3. Arrastre un informe o una hoja de datos desde la ventana Base de datos a
la seccin del informe principal donde desea que aparezca el subinforme.
4. Microsoft Access agrega un control de subinforme al informe.
g) Crear un informe con varias columnas

1.
2.
3.
4.
Cree un informe y bralo en la vista Diseo.

En el men Archivo, haga clic en Configurar pgina.
En el cuadro de dilogo Configurar pgina, haga clic en la ficha Columnas.
En Configuracin de cuadrcula, en el cuadro Nmero de columnas, escriba
el nmero de columnas que desea en cada pgina.
5. En el cuadro Espacio entre filas, escriba la cantidad de espacio vertical que
desea entre cada registro de la seccin de detalles.
Nota: Si ha dejado espacio entre el ltimo control de la seccin de detalles y el
borde inferior de esta seccin, podr dejar Espacio entre filas en 0.
6. En el cuadro Espacio entre columnas, escriba la cantidad de espacio que
desea entre las columnas.
7. En Tamao de columna, escriba el ancho que desea que tenga una columna
en el cuadro Ancho. Para establecer el alto de la seccin de detalles puede
escribir un nmero en el cuadro Alto o ajustar el alto de la seccin en la vista
Diseo.
8. En Diseo de columna, haga clic en Hacia abajo y despus a lo ancho o A lo
ancho y despus hacia abajo.
9. Haga clic en la ficha Pgina.
10. En Orientacin, haga clic en Vertical u Horizontal.
CIBERTEC
146
Notas
Cuando se imprime un informe de varias columnas, el encabezado y el pie

del informe, y el encabezado y el pie de la pgina ocupan todo el ancho del
informe, pero el encabezado y el pie de grupo y la seccin de detalle de un
informe de varias columnas ocupan el ancho de una columna.
El informe Productos por categora de la base de datos de ejemplo
Neptuno muestra los datos en varias columnas. Para ver este informe, abra
la base de datos Neptuno en la subcarpeta EJEMPLOS de la carpeta
OFFICE y abra el informe Productos por categora en la vista Diseo.
Actividad 06
Cree un informe de tabla de referencias cruzadas.
1. Cree una consulta de tabla de referencias cruzadas.
a. En la ventana Base de datos, haga clic en Consultas , bajo Objetos, y, a
continuacin, haga clic en Nuevo en la barra de herramientas de la ventana
Base de datos.
b. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para
consultas de referencias cruzadas y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
c. Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente. En el ltimo
cuadro de dilogo, puede seleccionar si desea ejecutar la consulta o ver la
estructura de la consulta en la vista Diseo.
Nota: Si la consulta resultante no es exactamente como desea, puede volver a
ejecutar el asistente o cambiar la consulta en la vista Diseo.
2. Abra la consulta en la vista Diseo.
3. Muestre la hoja de propiedades de la consulta haciendo doble clic en cualquier
punto fuera de la cuadrcula de diseo y fuera de las listas de campos.
4. En el cuadro de la propiedad TtulosDeColumna (ColumnHeadings), escriba los
encabezados de columnas que desea que aparezcan en el informe, separando
cada una con un punto y coma. Si un ttulo de columna contiene espacios,
escrbalo entre comillas dobles (").
Por ejemplo, en una consulta que muestra ventas por trimestre,

escribira:
"Trimestre 1";" Trimestre 2";" Trimestre 3";" Trimestre 4"
5. Cree un informe en blanco que dependa de una consulta de tabla de referencias
cruzadas.
a. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes,
bajo Objetos.
b. Haga clic en el botn Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de
datos.
c. En el cuadro de dilogo Nuevo Informe, haga clic en Vista diseo.
d. Seleccione la consulta de referencias cruzadas y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.
CIBERTEC
147
6. Agregue los controles para los campos que desea que aparezcan en el informe.
7. Site etiquetas para los ttulos de fila y columna en el encabezado de pgina.
8. Site cuadros de texto para los ttulos de fila y los valores de columna en la
seccin de detalle.
2.6 MACROS
2.6.1 Diseo de una Base de Datos: MACROS
Una macro es un conjunto de una o ms acciones que realiza una operacin
determinada, como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden
ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que
imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botn de comando.
Cuando se crea una macro, las acciones que

se desea realizar se escriben en esta parte de la
ventana Macro.
2
En esta parte de la ventana se puede
especificar los argumentos de una accin.
1
Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones, o puede
ser un grupo de macros. Tambin se puede usar una expresin condicional para
determinar si se llevar a cabo una accin en algunos casos cuando se ejecute la
macro. La siguiente macro est compuesta de una serie de acciones. Microsoft Access
lleva a cabo estas acciones cada vez que se ejecuta la macro. Para ejecutar esta
macro se hace referencia al nombre de la macro Revisar Productos.
a) Qu es un grupo de macros?
Cuando se tienen muchas macros, el reunir las que estn relacionadas en grupos de
macros puede simplificar la administracin de la base de datos.
Por ejemplo, el siguiente grupo de macros, denominado
Botones, se compone de tres macros relacionadas:
CIBERTEC
148
Empleados, Productos y Representantes. Cada macro realiza la accin

AbrirFormulario y, adems, la macro Productos realiza la accin DesplazarTamao.
El nombre en la columna Nombre de macro identifica a cada macro. Cuando se
ejecuta una macro en un grupo de macros, Microsoft Access lleva a cabo la accin de
la columna Accin y cualquier otra accin que siga inmediatamente con una columna
Nombre de macro en blanco.
Para ejecutar una macro de un grupo de macros en un evento o procedimiento de
evento, escriba el nombre del grupo de macros seguido de un punto y del nombre de
la macro. En el ejemplo anterior, para hacer referencia a la macro Empleados en el
grupo de macros Botones, escribira Botones.Empleados.
b) Crear una macro

1. En la ventana Base de datos, haga clic en Macros,
bajo Objetos.
2. Haga clic en el botn Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base
de datos.
3. Agregue una accin a una macro.
a. En la ventana Macros, haga clic en la primera fila en blanco de la columna
Accin. Si desea insertar una accin entre dos filas de acciones, haga clic
en el selector de la fila de accin que se encuentra justo debajo de la fila
donde desea insertar la nueva accin y, a continuacin, haga clic en
Insertar fila
b. En la columna Accin, haga clic en la flecha para presentar la lista de
acciones.
c. Haga clic en la accin que desee utilizar.
d. En la parte inferior de la ventana, especifique los argumentos de la accin,
si es que se requiere alguno. Si se trata de argumentos de accin cuyos
valores son el nombre de un objeto de base de datos, para establecer el
argumento puede arrastrar el objeto desde la ventana Base de datos hasta
el cuadro del argumento Nombre de objeto de la accin.
e. Introduzca un comentario para la accin. Los comentarios son opcionales.
4. Para agregar ms acciones a la macro, muvase a otra fila de accin y repita el
paso 3. Microsoft Access lleva a cabo las acciones en el orden en que se
enumeren.
c) Crear un grupo de macros

Si desea agrupar varias macros relacionadas para no tener que hacer el seguimiento
de cada una de ellas, puede organizarlas como un grupo de macros.
1. En la ventana Base de datos, haga clic en Macros,
bajo Objetos.
de datos.
3. Haga clic en Nombres de macros
en la barra de herramientas, si no est
ya en bajo relieve.
4. En la columna Nombre de macro, introduzca un nombre para la primera
macro del grupo de macros.
5. Agregue las acciones que desea que realice la macro.
CIBERTEC
149
a. En la ventana Macros, haga clic en la primera fila en blanco de la columna

en el selector de la fila de accin que se encuentra justo debajo de la fila
donde desea insertar la nueva accin y, a continuacin, haga clic en
Insertar fila
b. En la columna Accin, haga clic en la flecha para presentar la lista de
acciones.
c. Haga clic en la accin que desee utilizar.
d. En la parte inferior de la ventana, especifique los argumentos de la accin,
si es que se requiere alguno. Si se trata de argumentos de accin cuyos
valores son el nombre de un objeto de base de datos, para establecer el
argumento puede arrastrar el objeto desde la ventana Base de datos hasta
el cuadro del argumento Nombre de objeto de la accin.
e. Introduzca un comentario para la accin. Los comentarios son opcionales.
6. Repita los pasos 4 y 5 para cada una de las macros que desee incluir en el
grupo de macros.
Notas
Cuando se ejecuta un grupo de macros, Microsoft Access las ejecuta una a una,
comenzando por la primera, hasta que encuentra una accin DetenerMacro, el
nombre de otro grupo de macros o ninguna otra accin.
Cuando guarde el grupo de macros, el nombre que especifique ser el nombre del
grupo de macros. Este nombre se muestra en la lista de macros y de los grupos de
macros en la ventana Base de datos. Cuando haga referencia a una macro en un
grupo de macro, utilice esta sintaxis:
nombregrupomacros.nombremacro
Por ejemplo, Botones.Productos se refiere a la macro Productos en el grupo de
macros Botones. En una lista de macros, tal como la lista de argumentos Nombre
de Macros de la accin EjecutarMacro, Microsoft Access presenta la macro
Productos como Botones.Productos.
d) Acciones condicionales
En algunos casos, puede desear llevar a cabo una accin o serie de acciones en una
macro solamente si se cumple una condicin concreta. Por ejemplo, si est utilizando
una macro para validar los datos de un formulario, puede desear presentar un mensaje
en respuesta a un conjunto de valores introducidos en un registro y otro mensaje en
respuesta a otro conjunto diferente de valores. En casos como estos, puede utilizar las
condiciones para controlar el flujo de la macro.
Una condicin es una expresin lgica que se evala como Verdadero/Falso o S/No.
La macro sigue trayectorias diferentes dependiendo de si la condicin es verdadera o
falsa.
Cuando ejecuta la macro, Microsoft Access evala la primera expresin condicional. Si
la condicin es verdadera, Microsoft Access lleva a cabo la accin en esa fila y
cualquiera de las acciones inmediatamente posteriores que vayan precedidas por
puntos suspensivos (...) en la columna Condicin.
Microsoft Access ejecuta entonces cualquier accin adicional en la macro que tenga
una columna de Condicin en blanco, hasta que alcance otra expresin, un nombre
CIBERTEC
150
de macro o el final de la macro.

Si la condicin es falsa, Microsoft Access omite la accin y cualquier otra accin
inmediatamente posterior que vaya precedida por puntos suspensivos en la columna
Condicin. Despus, se desplaza a la siguiente fila de accin que contenga otra
condicin o una columna Condicin en blanco.
La siguiente macro ejecuta las acciones CuadroMsj y DetenerMacro solo cuando la
expresin en la columna Condicin sea verdadera (cuando hay un valor Nulo en el
campo IdProveedor).
e) Argumentos de accin
Los argumentos de accin son datos adicionales necesarios para algunas acciones de
macro, por ejemplo, el objeto que se ver afectado por la accin o las condiciones
especiales en las que la accin se ejecuta. Despus de agregar una accin a una
macro se establecen los argumentos de la accin en la parte inferior de la ventana
Macro. Estos argumentos dan a Microsoft Access informacin adicional sobre cmo
llevar a cabo la accin.
Sugerencias para establecer argumentos de accin:
En general, es una buena idea establecer los argumentos de la accin en el

orden en el que estn listados, porque las opciones de un argumento pueden
determinar las opciones de los argumentos que le siguen.
Si para agregar una accin a una macro se arrastra un objeto de base de datos
desde la ventana Base de datos, Microsoft Access establece automticamente
los argumentos correspondientes para esa accin.
Si una accin tiene un argumento que requiere el nombre de un objeto de la
base de datos, puede establecer de forma automtica el argumento y el tipo de
objeto correspondiente arrastrando el objeto desde la ventana Base de datos al
cuadro del argumento.
Puede usar una expresin precedida de un signo igual (=) para establecer
muchos argumentos de accin.
f) Definir una Macro Condicional

En la ventana Macros, haga clic en Condiciones
1. En la columna Condicin, escriba una expresin condicional en la fila donde

desee establecer la condicin. No puede utilizar una expresin SQL en la columna
Condicin de una macro.
2. En la columna Accin, introduzca la accin que desee que Microsoft Access lleve
a cabo cuando la condicin sea verdadera.
Puede utilizar cualquier expresin que se evale como Verdadero/Falso o S/No en
CIBERTEC
151
una condicin de macro. La macro se ejecutar si la condicin se evala como

Verdadero (o S).
Para hacer que Microsoft Access omita temporalmente una accin, especifique Falso
como condicin. Ignorar temporalmente una accin puede ser de utilidad cuando est
tratando de encontrar problemas en una macro.
Utilice esta expresin
[Ciudad]=" Paris"
DCont("[IdPedido]", "Pedidos")>35
DCont("*", "Detalles de pedido",
"[IdPedido]=Forms![Pedidos]![IdPedi
do]")>3
[FechaEnvo] Between #2-Feb2001# And #2-Mar-2001#
Forms![Productos]![UnidadesEnStoc
k]<5
EsNulo([Nombre])
[Pas]="UK" And
Forms![TotalVentas]![TotalPedidos]>
100
[Pas]In ("Francia", "Italia",

"Espaa") And
Len([CdigoPostal])<>5
CuadroMsj(" Confirmar cambios?"
,1)=1
CIBERTEC
Para llevar a cabo la accin si

Paris es el valor de Ciudad en el campo
en el formulario desde el cual se ejecut
la macro.
Hay ms de 35 entradas en el campo
IdPedido de la tabla Pedidos.
Hay ms de tres entradas en la tabla
Detalles de pedidos para los cuales el
campo IdPedido de la tabla coincide con
el campo IdPedido del formulario Pedidos.
El valor del campo FechaEnvo del
formulario desde el cual se ejecuta la
macro no es anterior a 2-Feb-2001 y no
es posterior a 2-Mar-2001.
El valor del campo UnidadesEnStock del
formulario Productos es menor que cinco.
El valor Nombre del formulario desde el
que se ejecuta la macro es Nulo (no tiene
valor). Esta expresin es equivalente a
[Nombre] Es Nulo.
El valor en el campo Pas del formulario
desde el que se ejecuta la macro es UK, y
el valor del campo TotalPedidos del
formulario Ventas Totales es mayor que
100.
El valor en el campo Pas del formulario
desde el cual se ejecuta la macro es
Francia, Italia, o Espaa, y el cdigo
postal no es de 5 caracteres de longitud.
Se hace clic en Aceptar en un cuadro de
dilogo donde la funcin CuadroMsj
muestra "Confirmar cambios?". Si hace
clic en Cancelar en el cuadro de dilogo,
Microsoft Access ignora la accin.
152
2.6.2 Macros con Formularios e Informes

A menudo puede resultar conveniente examinar al mismo tiempo registros
relacionados en dos formularios. Por ejemplo, mientras examina el registro de un
cliente de un formulario Clientes, puede desear abrir un formulario Pedidos que
muestre los pedidos del cliente.
Al desplazarse por los registros de un formulario, es posible que tambin desee ver los
registros relacionados en un segundo formulario. Por ejemplo, cuando se desplaza por
los registros de proveedor de un formulario Proveedores, puede desear ver los
productos de cada proveedor en un formulario Productos.
Para sincronizar los registros de dos formularios puede crear un botn de comando
que abra y sincronice un segundo formulario, o utilizar el evento Current para mostrar
los registros relacionados en el segundo formulario cuando se desplace por los
registros del primero.
Tambin puede usar el Asistente para formularios para crear, partiendo de cero, dos
formularios relacionados.
a) Sincronizar dos formularios utilizando el Asistente para

formularios
Puede utilizar el Asistente para formularios para crear, partiendo de cero, dos
formularios relacionados.
1. En la ventana Base de datos, haga clic en Formularios,
bajo Objetos.
2. Haga clic en el botn Nuevo de la barra de herramientas de la ventana Base
de datos.
3. En el cuadro de dilogo Nuevo formulario, haga clic en Asistente para
formularios.
No es necesario especificar aqu el origen del registro para los formularios. Podr
hacerlo en el asistente.
4. Haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en el nombre de la primera tabla u origen de registro que incluya los
datos en los que desee basar el primer formulario. Seleccione los campos que
desea incluir en el formulario.
6. Una vez seleccionados los campos de la primera tabla u origen de registro en
el Asistente para formularios, repita el paso 5 para seleccionar otra tabla u otro
origen de registro y, a continuacin, seleccione los campos que desea incluir
en el segundo formulario.
7. Cuando haya seleccionado todos los campos necesarios, haga clic en
Siguiente.
8. En la segunda pantalla del asistente, haga clic en Formularios vinculados y,
a continuacin, haga clic en Siguiente.
9. Siga las instrucciones del asistente. El asistente crea los dos formularios
relacionados, cada uno de los cuales contiene campos de uno de los orgenes
de registros. Uno de los formularios tambin tiene un botn de comando que
abre el otro formulario y sincroniza los registros entre los formularios.
Si los formularios obtenidos no tienen el aspecto deseado, puede cambiarlos en la
vista Diseo.
CIBERTEC
153
b) Desplazarse por controles,

formularios mediante cdigo
registros
pginas
de
Puede desplazarse automticamente a un control, un registro o una pgina de

formulario en respuesta a un evento que se produzca en un formulario ejecutando las
acciones IrAControl, IrARegistro o IrAPgina en una macro o un procedimiento de
evento.
1. Para crear una macro, haga clic en Macros , bajo Objetos, y, a
continuacin, haga clic en el botn Nuevo en la barra de herramientas de la
ventana Base de datos.
2. Siga uno de estos procedimientos:
Para desplazar el enfoque a un control especfico o a un campo en el

registro actual, haga clic en IrAControl en la lista de acciones de una fila
de acciones en blanco y, a continuacin, establezca el argumento Nombre
del control en el nombre del control al que desea desplazarse.
Para hacer que un registro especfico sea el registro actual, haga clic en
IrARegistro en la lista de acciones de una fila de acciones en blanco y, a
continuacin, establezca los argumentos.
Para desplazar el enfoque en el formulario activo desde el primer control en
una pgina de formulario especfica, haga clic en IrAPgina en la lista de
acciones de una fila de acciones en blanco y, a continuacin, establezca los
argumentos.
3. Haga clic en Guardar
4. Para hacer una prueba, ejecute la macro haciendo clic en Ejecutar

en la
barra de herramientas.
5. Abra el formulario en la vista Diseo.
6. Abra la hoja de propiedades del formulario, seleccione la propiedad de evento
que desea utilizar como desencadenador y establzcalo en el nombre de la
macro.
Por ejemplo, si una macro que contiene la accin IrAControl se sita en el evento
OnCurrent del formulario, al desplazarse de un registro a otro, se mover el
enfoque al control.
CIBERTEC
154
2.6.3 Diseo de Macros

a) Validar Macros
Se puede comprobar que los datos se escriben correctamente en un control de un
formulario o en un campo de una tabla mediante el establecimiento de una propiedad
para el control o mediante el establecimiento de reglas de validacin de registros o
campos en la tabla base. Las macros y los procedimientos de evento proporcionan
una mayor capacidad y flexibilidad para conseguir una validacin ms compleja.
Use una macro o un procedimiento de evento para validacin de datos si:
La regla de validacin tiene condiciones para ms de un valor del formulario. Por

ejemplo, podra comprobar si dos de tres campos estn llenos antes de guardar un
registro.
Desea mostrar distintos mensajes de error para distintos tipos de errores en el
campo. Por ejemplo, si el valor introducido es mayor que el rango aceptable, puede
mostrar un mensaje y si es menor que el rango aceptable, puede mostrar otro
mensaje.
Desea que el usuario pueda ignorar las reglas de validacin. En este caso, puede
mostrar un mensaje de advertencia pidiendo al usuario que confirme los datos.
La validacin contiene referencias a controles de otros formularios o contiene una
funcin.
Tiene una regla de validacin que puede emplear para ms de un formulario, y
desea definir la regla una vez y, a continuacin, hacer referencia a ella en cada
formulario.
1) Con una macro

1. Para crear una macro, haga clic en Macros
en Objetos.
de datos.
3. Agregue una accin a la macro.
a. En la ventana Macro, haga clic en la primera fila en blanco de la columna
en el selector de la fila de accin justo debajo de la fila donde desea insertar
b.
c.
d.
e.
la nueva accin y, a continuacin, haga clic en Insertar fila

en la barra
de herramientas.
En la columna Accin, haga clic en la flecha para mostrar la lista de
acciones.
Haga clic en la accin que desee utilizar.
En la parte inferior de la ventana, especifique los argumentos de la accin, si
es que se requiere alguno. Para los argumentos de accin cuya
configuracin sea un nombre de objeto de base de datos, puede establecer
el argumento arrastrando el objeto desde la ventana Base de datos hasta el
cuadro del argumento Nombre del objeto de la accin.
Introduzca un comentario para la accin. Los comentarios son opcionales.
4. En la ventana Macro, asegrese de que se presiona Condiciones

en la
5. En la columna Condicin de una fila de acciones en blanco, especifique una
condicin de validacin.
CIBERTEC
155
6. En la columna Accin, haga clic en la accin de la lista de acciones que desea

ejecutar si la condicin de validacin es verdadera.
7. Para cualquier accin adicional que desee ejecutar si la condicin de validacin
es verdadera, introduzca puntos suspensivos (...) en la columna Condicin
seguida de una accin en la columna Accin. Por ejemplo, es conveniente
ejecutar una accin CancelarEvento para cada condicin de validacin
despus de ejecutar las dems acciones.
8. Haga clic en Guardar
para guardar la macro.
10. Establezca la propiedad de evento del evento que desea que desencadene la
validacin en el nombre de la macro. Por ejemplo, para desencadenar la
validacin cuando se actualiza un control con datos modificados, establezca la
propiedad del evento AntesDeActualizar (BeforeUpdate) del control al nombre
de la macro.
Nota: Para validar los datos antes de actualizar un registro completo, adjunte
la macro de validacin al evento BeforeUpdate del formulario en lugar de al
evento BeforeUpdate del control.
2) Con un procedimiento de evento

2. Abra la hoja de propiedades del formulario y, a continuacin, haga clic en la
ficha Evento.
3. Haga clic en la propiedad de evento del evento que desea que active el
procedimiento.
Por ejemplo, para desencadenar la regla de validacin cuando se actualiza un
control con datos modificados, cree el procedimiento de evento para el evento
BeforeUpdate del control.
4. Haga clic en Generar
junto al cuadro de la propiedad para mostrar el
cuadro de dilogo Elegir generador.
5. Haga doble clic en Generador de cdigo para mostrar la ventana del
procedimiento de evento.
6. Agregue cdigo de Microsoft Visual Basic para aplicaciones al
procedimiento de evento, especificando la condicin de validacin y las
operaciones que se van a realizar cuando se cumplan esas condiciones.
Notas
Suele ser conveniente cancelar el evento que desencadena la validacin

cuando se han llevado a cabo las operaciones. Puede cancelar muchos
eventos estableciendo el argumento Cancelar del procedimiento de evento
en Verdadero.
Para validar datos antes de que se actualice el registro completo, agregue
cdigo al procedimiento de evento BeforeUpdate para el formulario, mejor
que para el control.
b) Modificar una Macro

Una vez creada una macro, puede modificarla para adaptarla mejor a sus
necesidades.
CIBERTEC
156
1) Agregar una accin a una macro

1. En la ventana Macros, haga clic en la primera fila en blanco de la columna
Accin. Si desea insertar una accin entre dos filas de acciones, haga clic en
el selector de la fila de accin que se encuentra justo debajo de la fila donde
2.
3.
4.
5.
desea insertar la nueva accin y, a continuacin, haga clic en Insertar fila

En la columna Accin, haga clic en la flecha para presentar la lista de
acciones.
Haga clic en la accin que desee utilizar.
En la parte inferior de la ventana, especifique los argumentos de la accin, si
es que se requiere alguno. Si se trata de argumentos de accin cuyos valores
son el nombre de un objeto de base de datos, para establecer el argumento
puede arrastrar el objeto desde la ventana Base de datos hasta el cuadro del
argumento Nombre de objeto de la accin.
Introduzca un comentario para la accin. Los comentarios son opcionales.
2) Mover una accin de una macro

1. En la ventana Macros, haga clic en el selector de la fila de accin.
2. Haga clic de nuevo en el selector y arrastre la fila a una nueva posicin.
3) Mostrar u ocultar nombres y condiciones de macros

Para mostrar u ocultar la columna Nombre de macro, haga clic en Nombres de
macro
Para mostrar u ocultar la columna Condicin, haga clic en Condiciones

en la
4) Definir una macro para que se ejecute bajo ciertas condiciones

1. En la ventana Macros, haga clic en Condiciones
en la barra de
herramientas.
2. En la columna Condicin, escriba una expresin condicional en la fila donde
desee establecer la condicin. No puede utilizar una expresin SQL en la
columna Condicin de una macro.
3. En la columna Accin, introduzca la accin que desee que Microsoft Access
lleve a cabo cuando la condicin sea verdadera.
5) Insertar una expresin en el argumento de una accin de macro

Escriba un signo de igual (=) seguido de la expresin.
Por ejemplo, la siguiente expresin establece el argumento de accin en el valor del
control ListaDeSeleccinDeCompaas:
=[ListaDeSeleccinDeCompaas]
Existen dos casos en los que no se utiliza un signo igual: en el argumento Expresin
de la accin EstablecerValor y en el argumento Expresin de repeticin de la accin
EjecutarMacro. Si precede una expresin en estos argumentos con el signo de igual,
Microsoft Access evala la expresin dos veces, lo que puede producir resultados
inesperados.
CIBERTEC
157
c) Ejecutar una Macro

Puede ejecutar una macro directamente, en un grupo de macros, desde otra macro o
un procedimiento de eventos, o como respuesta a un evento que se produce en un
formulario, un informe, o un control en un formulario o un informe.
1) Ejecutar una macro

Ejecute directamente una macro, haciendo lo siguiente:
Para ejecutar directamente una macro desde la ventana Macro, haga clic en
Ejecutar
Para ejecutar una macro desde la ventana Base de datos, haga clic en Macros
y despus haga doble clic en el nombre de la macro.

En el men Herramientas, site el puntero sobre Macro, haga clic en Ejecutar
macro y seleccione la macro de la lista Nombre de macro.
Ejecute una macro desde un procedimiento de Microsoft Visual Basic mediante
el mtodo RunMacro del objeto DoCmd.
2) Ejecutar una macro que pertenece a un grupo de macros

Para ejecutar una macro que est en un grupo de macros, realice una de las
siguientes operaciones:
Especifique la macro como valor propiedad de evento en un formulario o

informe o como argumento de Nombre de macro de la accin EjecutarMacro.
Refirase a la macro utilizando esta sintaxis.
nombregrupomacros.nombremacro
Por ejemplo, el valor de propiedades de evento siguiente ejecuta una macro
llamada Categoras en un grupo de macros llamado Botones del Panel de
control del formulario:
Botones del Panel de control del formulario.Categoras
En el men Herramientas, site el puntero sobre Macro, haga clic en Ejecutar

macro y seleccione la macro de la lista Nombre de macro. Cuando los
nombres de las macros aparecen en una lista, Microsoft Access incluye una
entrada por cada macro de cada grupo de macros, en el formato
nombregrupomacro.nombremacro.
Para ejecutar una macro que est en un grupo de macros desde un
procedimiento de Microsoft Visual Basic, utilice el mtodo RunMacro del
objeto DoCmd, con la sintaxis mostrada previamente para hacer referencia a
la macro.
3) Ejecutar una macro desde otra macro o desde un procedimiento de

Microsoft Visual Basic
Agregue la accin EjecutarMacro a la macro o al procedimiento.
CIBERTEC
158
Para agregar la accin EjecutarMacro a una macro, haga clic en

EjecutarMacro en la lista de acciones en una fila de accin que est libre, y
coloque en el argumento de Nombre de la macro el nombre de la macro que
desea ejecutar.
Para agregar la accin EjecutarMacro a un procedimiento de Visual Basic,
agregue el mtodo RunMacro del objeto DoCmd al procedimiento, y
especifique el nombre de la macro que desea ejecutar; por ejemplo, el
siguiente mtodo RunMacro ejecuta la macro Mi Macro:
DoCmd.RunMacro "My Macro"
4) Ejecutar una macro o un procedimiento de eventos como respuesta a

un evento en un formulario, un informe o un control
Microsoft Access responde a muchos tipos de eventos en formularios, informes y
controles, incluidos clics del mouse (ratn), cambios de datos, as como aperturas o
cierres de formularios o informes.
1. Abra el formulario o informe en la vista Diseo.
2. Establezca la propiedad de evento correspondiente del formulario, informe o
control en el nombre de la macro, o en [Procedimiento de evento] si est
utilizando un procedimiento de evento.
Por ejemplo, para utilizar una macro que muestre un mensaje cuando se hace
clic en un botn de comando, establezca la propiedad AlHacerClic (OnClick)
del botn de comando al nombre de la macro que muestra el mensaje. Para
utilizar un procedimiento de evento, cree un procedimiento de evento Clic para
el botn de comando, y establezca AlHacerClic (OnClick) a [Procedimiento
de evento].
CIBERTEC
159
Actividades 07
Ejercicio 01
En algunas circunstancias, podra resultar conveniente utilizar reglas de validacin que
dependan de condiciones complejas y, a continuacin, realizar distintas acciones
segn esas condiciones. Por ejemplo, puesto que cada pas tiene sus propias reglas
para los cdigos postales, una base de datos que almacena cdigos postales de
muchos pases no puede utilizar una sola regla de validacin para asegurar que el
cdigo postal se introduce correctamente.
Sin embargo, puede crear una macro que compruebe qu pas o regin se introduce
en el control Pas y, a continuacin, comprobar que el valor introducido en el control
CdPostal tiene las caractersticas correctas para ese pas o regin.
En primer lugar, cree una macro que muestre distintos mensajes segn el valor del
control Pas y la longitud de la entrada en el control CdPostal.
Si el pas es Francia y el cdigo postal no
tiene una longitud de cinco caracteres ...
... la macro muestra este mensaje.
Despus, abra el formulario que contiene los controles en vista Diseo y establezca la
propiedad de evento AntesDeActualizar (BeforeUpdate) del formulario al nombre de
la macro. Utilice la propiedad del formulario en lugar de la propiedad del control, ya
que en la validacin intervienen dos controles distintos del formulario.
Cuando utilice el formulario para agregar un nuevo proveedor, Microsoft Access
ejecutar la macro de validacin cuando termine de introducir el nuevo registro, pero
antes de guardar el registro en la tabla Proveedores. Si no se cumple una de las
condiciones, Access muestra el mensaje correspondiente y no guarda el registro en la
tabla Proveedores.
Ejercicio 02
Se puede crear un procedimiento de evento que compruebe qu pas o regin se
escribe en el control Pas y, a continuacin, que compruebe si el valor escrito en el
control CdPostal tiene las caractersticas correctas para ese pas o regin.
En primer lugar, abra el formulario que contiene los controles en la vista Diseo. A
continuacin, agregue el cdigo de Visual Basic siguiente al procedimiento de evento
BeforeUpdate del formulario para mostrar distintos mensajes segn el valor del control
Pas y la longitud de la entrada en el control CdPostal.
Nota: Agregue el cdigo de Visual Basic al procedimiento de evento BeforeUpdate
para el formulario, no para el control, ya que en la validacin intervienen dos controles
distintos en el formulario.
Private Sub Form_BeforeUpdate(Cancel As Integer)
Select Case Me![Country]
Case "France"
If Len(Me![PostalCode]) <> 5 Then
MsgBox "PostalCode must be 5 characters."
CIBERTEC
160
Cancel = True
End If
Case "Japan"
If Len(Me![PostalCode]) <> 3 Then
MsgBox "PostalCode must be 3 characters."
Cancel = True
End If
End Select
End Sub
Cuando utilice el formulario para agregar un nuevo proveedor, Microsoft Access

ejecutar el procedimiento de validacin cuando termine de introducir el nuevo
registro, pero antes de guardarlo en la tabla Proveedores. Si no se cumple alguna
condicin del procedimiento, Access mostrar el mensaje correspondiente y no
guardar el registro en la tabla Proveedores.
CIBERTEC
161
UNIDAD DE
APRENDIZAJE
Integracin entre
Access y Excel
LOGROS DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE
Al trmino de la unidad, el alumno accede a bases de datos externas (en Access)

para realizar consultas y generar informacin para la toma de decisiones
mediante la herramienta de anlisis Solver.
TEMARIO
Conexin con fuentes externas de datos e importacin de datos a Excel

Consultas de base de datos externas
Toma de decisiones con la herramienta de anlisis Solver
Los alumnos insertan funciones de las diferentes categoras, de tal modo que se
utilicen para crear cuadros, reportes, estadsticas con informacin confiable.
Los alumnos insertan frmulas con funciones anidadas.
CIBERTEC
162
3.1 DATOS EXTERNOS

Alguna vez puede necesitar tener en Excel datos de una base de datos que se crearon
con otros programas especiales como Access, DBase, etc. Para poder acceder a
estos datos externos, se requiere de la aplicacin especial llamada Microsoft Query.
Microsoft Query
Puede utilizar Microsoft Query para recuperar datos
de orgenes externos. Si utiliza esta herramienta para
recuperar datos de las bases de datos y de los
archivos corporativos, no es necesario que vuelva a
escribir los datos que desea analizar en Excel.
Tambin, puede actualizar los informes y resmenes
de Excel automticamente de la base de datos de
origen inicial siempre que la base de datos se
actualice con informacin nueva.
Con Microsoft Query, puede conectar con orgenes de datos externos, seleccionar
datos de esos orgenes externos, importar datos a la hoja de clculo y actualizar los
datos segn sea necesario para mantener los datos de la hoja de clculo
sincronizados con los datos de los orgenes externos.
Es posible recuperar datos de varios tipos de bases de datos, incluidos Microsoft
Office Access, Microsoft SQL Server y los servicios OLAP de Microsoft SQL Server.
Tambin puede recuperar datos de libros de Excel y de archivos de texto.
Microsoft Office facilita controladores que pueden utilizarse para recuperar datos de
los siguientes orgenes de datos:
Microsoft SQL Server Analysis Services (proveedor OLAP)

Microsoft Office Access
dBASE
Microsoft FoxPro
Microsoft Office Excel
Oracle
Paradox
Bases de datos de archivos de texto
Para importar datos externos en Excel con Microsoft Query, siga estos pasos
bsicos:
Conectar con un origen de datos
Utilizar el Asistente para consultas para definir una consulta
Trabajar con los datos en Excel
CIBERTEC
163
3.1.1. Conexin con fuentes externas de datos e

importacin a Excel
Qu es un origen de datos? Un origen de datos es un
conjunto de informacin que permite que Excel y Microsoft
Query se conecten con una base de datos externa.
Cuando utilice Microsoft Query para establecer un origen de datos, asigne un nombre
al origen de datos y, a continuacin, proporcione el nombre y la ubicacin de la base
de datos, el tipo de base de datos y la informacin de inicio de sesin y la contrasea.
En esta informacin, tambin, se incluye el nombre de un controlador OBDC o un
controlador del origen de datos, que es un programa que realiza conexiones con un
tipo de base de datos determinado.
Para el siguiente ejemplo, se utilizar la base de datos en Access llamada Neptuno:
1) Abra un nuevo libro.
2) Haga clic en el comando De otras fuentes, en el grupo Obtener datos externos de la
ficha Datos.
3) Se presenta una lista de alternativas, elija Desde Microsoft Query.
CIBERTEC
164
4) Elija la opcin Nuevo origen de datos y, luego, haga clic en el botn Aceptar.
El paso 04 se omitir por ser opcional.

Adems, no se desea selecciona una tabla
predeterminada para el origen de datos, es
decir, no se desea predeterminar tabla alguna
de la base de datos Neptuno.
5) Escriba el nombre de la nueva consulta; por ejemplo, Acceso a Neptuno.
6) En el paso 2, seleccione el controlador Microsoft Access Driver (*.mdb).
CIBERTEC
165
7) Haga clic en Conectar.
8) Luego, haga clic en el botn Seleccionar y elija la ruta del archivo
CIBERTEC
166
9) Haga clic en el botn Aceptar.
10) Nuevamente, haga clic Aceptar.
Observe los resultados:
CIBERTEC
167
3.1.2 Consultas de bases de datos

El Asistente para consultas permite seleccionar y reunir,
fcilmente, datos de diferentes tablas y campos en la base de
datos. Mediante el asistente pueden seleccionarse las tablas
y los campos que se desee incluir. Una combinacin interna
se crea en forma automtica cuando el asistente reconoce un
campo de clave principal en una tabla y un campo con el
mismo nombre en la otra tabla.
Cuando ya se ha hecho la conexin a la base de datos externa, es bastante sencillo
crear una nueva consulta de datos.
Ejemplo1. Obtenga en Excel un listado con todos los datos de la tabla Clientes que
est contenida en la base de datos Neptuno.
1) Haga clic en el men Datos / Obtener datos externos / Nueva consulta de base
de datos.
2) Elija la opcin Acceso a Neptuno (que es el acceso que se acaba de crear) y,
luego, haga clic en el botn Aceptar.
3) Seleccione la tabla Clientes.
4) Transfiera todos los campos de la tabla Clientes haciendo clic en el botn >.
Luego, haga clic en el botn Siguiente.
CIBERTEC
168
5) Haga clic en el botn Siguiente, ya que, en este primer ejemplo, no se realizar

ningn filtro especial.
6) Elija el campo NombreCompaa para ordenar la lista de datos. Luego, haga clic
en el botn Siguiente.
7) Active la opcin Devolver datos a Microsoft Office Excel. Luego, haga clic en el
botn Finalizar.
CIBERTEC
169
8) Elija la opcin Tabla y seleccione la celda A1 para ubicar la lista de Clientes y,

Si solicita la opcin Informe de

Tabla Dinmica, puede crear una
tabla con los campos que ha
seleccionado.
Excel se tomar unos segundos para procesar y luego, mostrar un resultado similar
al siguiente:
Ejemplo2. Obtenga de la base de datos Neptuno un listado de Proveedores con los

campos IdProveedor, NombreCompaa, NombreContacto, Ciudad y Pas. Tome en
cuenta que los proveedores debern pertenecer a los pases de Canad y Estados
Unidos.
1) Seleccione la Hoja2 y la celda A1.
2) Haga clic en ficha Datos, elija comando Obtener datos externos, la opcin De
otras fuentes, Microsoft Query.
3) Elija la opcin Acceso a Neptuno (que es el acceso que se acaba de crear) y,
CIBERTEC
170
4) Haga doble clic en la tabla Proveedor.
5) Haga doble clic en los campos siguientes: IdProveedor, NombreCompaa,

NombreContacto, Ciudad y Pas. Luego, haga clic en el botn Siguiente.
Para transferir un campo, tambin

puede seleccionar el campo y hacer
clic en el botn >.
6) En el cuadro Columnas para filtrar, seleccione el campo Pas. Luego, en el cuadro

Incluir solo columnas donde elija Pas es igual a y seleccione Canad, de modo
similar seleccione es igual a y elija Estados Unidos.
CIBERTEC
171
Observe que de manera automtica

Excel selecciona el operador lgico O
para unir ambos pases.
7) Elija el campo Pas para ordenar la lista de datos. Luego, haga clic en el botn
Siguiente.
8) Devuelva los datos a Excel. Luego, haga clic en el botn Finalizar.

9) Seleccione la celda A1 para ubicar la lista de Proveedores y, luego, haga clic en el
botn Aceptar.
CIBERTEC
172
El resultado ser similar al siguiente:
Es posible modificar una consulta ubicando

el puntero de celda en cualquier celda de la
lista de datos. Luego, ingrese al men Datos
/ Obtener datos externos / Modificar
consultas, inmediatamente aparecer el
Asistente para consultas que ya se ha
utilizado anteriormente y all puede hacer la
modificacin que desee.
3.1.3. Solver
Con Solver, puede buscarse el valor ptimo para una frmula,

trabaja con el grupo de celdas que estn relacionadas, directa o
indirectamente, con la frmula de la celda objetivo. Pueden
aplicarse restricciones, condiciones o limitaciones aplicadas a un
problema.
Solver forma parte de una serie de comandos denominados herramientas de anlisis.
CIBERTEC
173
Solver ajusta los valores de las celdas variables que se especifiquen, denominadas
celdas cambiantes, para obtener el resultado especificado en la frmula de la celda
objetivo.
Si no tiene acceso a esta herramienta, deber cargar el

complemento Solver. Para ello, realice el siguiente
procedimiento:
1. Seleccione la ficha Archivo, haga clic en Opciones de
Excel y, a continuacin, haga clic en la categora
Complementos.
2. En el cuadro Administrar, haga clic en
Complementos de Excel y, a continuacin, en Ir.
3. En el cuadro Complementos disponibles, active la
casilla de verificacin Complemento Solver y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
Ejemplo. Aada los datos faltantes tal como se muestra.
Complete las celdas B8 y B9 con las

siguientes formulas respectivamente:
=B4*1.18
=B4 *(B5+1)*1.18
CIBERTEC
174
Los resultados sern los siguientes:
A continuacin, se utilizar la herramienta Solver con la informacin del cuadro

anterior para responder la siguiente pregunta.
Cul ser el costo del producto, si se desea que el valor de venta (incluido IGV)
sea 2000 y el porcentaje utilidad sea cmo mnimo 20%?
2) En el grupo Anlisis de la ficha Datos, haga clic en el
comando Solver.
3) En el cuadro Celda objetivo, seleccione la celda B9 y luego escriba 2000 como

valor de la celda objetivo.
En el cuadro Celda Objetivo, escriba

una referencia de celda o un nombre para
la celda objetivo. La celda objetivo debe
contener una formula.
Si desea que la celda objetivo tenga un
valor determinado, haga clic en Valor de
y, a continuacin, escriba el valor en el
cuadro.
Si desea que el valor de la celda objetivo
sea el valor mximo posible haga clic en
Mx.
Si desea que el valor de la celda objetivo
sea el valor mnimo posible, haga clic en
Min.
CIBERTEC
175
4) Seleccione la celda B4 porque segn el enunciado se desea obtener el nuevo

costo del producto.
En el cuadro Cambiando Celdas, escriba un

nombre o referencia para cada celda ajustable.
Separe con comas las referencias no adyacentes.
Las celdas ajustables deben estar directa o
indirectamente relacionadas con las celdas
objetivos. Pueden especificarse 200 celdas
ajustables como mximo.
5) En
el
cuadro
Sujeto
a
restricciones, haga clic en el botn
Agregar y escriba la siguiente informacin. Luego haga clic en el botn Aceptar.
En el cuadro Sujeto a las restricciones, especifique

todas las restricciones o condiciones que desee aplicar.
Los tipos de restricciones son <=, =, >=, Int o Bin.
Si hace clic en Int en el cuadro Restricciones aparecer
Entero. Si hace clic en Bin, en el cuadro Restricciones
aparecer Binario.
Solo puede aplicarse las relaciones Int y Bin en las
restricciones den celdas cambiantes..
6) Al aceptar, la ventana de parmetros de Solver, se ver de la siguiente manera.

Luego, haga clic en Resolver.
CIBERTEC
176
7) Finalmente, haga clic en Aceptar y observe que la herramienta encontr una

solucin para el enunciado propuesto.
Puede guardar los valores trabajando bajo el

nombre de un escenario, tal como lo vimos en
el tema anterior.
CIBERTEC
177
Observe los resultados obtenidos.
Ejemplo2. Cunto ser el % de utilidad, si se desea que el valor de venta (incluido

IGV) sea el mnimo y el porcentaje utilidad sea como mnimo 35%?
Antes de realizar el siguiente procedimiento, escriba el valor de 1500 en la celda B4
para restaurar los valores originales.
2) En el grupo Anlisis de la ficha Datos, haga clic en el comando Solver.
3) En el cuadro Celda objetivo, seleccione la celda B9 y, luego, en el grupo Valor de
la celda objetivo, active Mnimo.
4) Seleccione la celda B5 porque segn el enunciado se desea obtener el nuevo %
de utilidad.
5) En el cuadro Sujeto a restricciones, haga clic en el botn Agregar y escriba la
siguiente informacin. Luego, haga clic en el botn Aceptar.
6) Al aceptar, la ventana de parmetros de solver, se ver de la siguiente manera.

Luego, haga clic en Resolver.
CIBERTEC
178
7) Finalmente, haga clic en Aceptar y observe que la herramienta encontr una

solucin para el enunciado propuesto.
Observe los resultados obtenidos.
Ejercicio 3
Escriba la siguiente informacin de notas del curso de Software para los Negocios
CIBERTEC
179
1. Calcule el promedio final teniendo en cuenta la frmula de evaluacin del curso en el

ciclo actual.
2. Qu nota deber obtener el alumno en el examen final para poder aprobar el curso
con la nota mnima de 13?
Respuesta.- ___________.
3. Si se desea obtener un promedio final de 15, cul ser la nota del examen final
teniendo en cuenta que debe ser superior a 14?
Respuesta.- ___________.
CIBERTEC
180
ACTIVIDAD 08:
Utilice la base de datos Neptuno para resolver los siguientes ejercicios en un archivo
nuevo:
1. Abrir un libro nuevo y asigne como nombre al archivo por ACTIVIDAD08
2. En la Hoja1, obtenga la informacin de la tabla Productos cuyo precio est entre
80 y 120. Ordene la lista por el campo precio en forma ascendente.
3. En la Hoja2, obtenga toda la informacin de la tabla Clientes cuyo pas sea
cualquiera de los tres siguientes: Alemania, Blgica, Francia y Austria.
4. En la Hoja3, utilizando la informacin de las tablas Categoras, Pedidos, Detalle de
Pedido y Producto, muestre un listado de productos que pertenezcan a la
categora Bebidas. nicamente, liste los siguientes campos: IdPedido,
NombreProducto, PrecioUnidad y NombreCategora.
5. En la Hoja4, cree la siguiente tabla dinmica utilizando los datos de la tabla
Pedidos.
6. En la Hoja5, cree la siguiente tabla dinmica utilizando los datos de la tabla

Productos, Proveedor y Categora.
CIBERTEC
181
R ESUMEN
En Excel, una base de datos es un listado de datos relacionados entre s donde
las columnas reciben el nombre de campos y las filas registros.
El trabajo con las bases de datos de Excel se simplifica si se define un nombre
para el rango de la lista. Recuerde que para definir un nombre debe seleccionar el
rango de celdas y escribir el nombre del rango en el cuadro de nombres. No olvide
presionar la tecla ENTER, porque de lo contrario el nombre del rango no se
definir.
La validacin de los datos a ingresar en una base de datos requieren que,
previamente, se escriba una lista de datos o que se establezcan condiciones de
validacin.
Utilice la tecla de funcin F3 para elegir el nombre del rango que se necesite y la
tecla F9 para actualizar los datos en la ventana.
http://office.microsoft.com/es-hn/excel-help/video-crear-una-lista-desplegableVA101850355.aspx
La consolidacin de datos permite resumir informacin proveniente de diferentes

cuadros de datos que pueden estar en el mismo archivo o en otros. Puede
obtener informacin y ms ejercicios en el siguiente vnculo:
http://www.youtube.com/watch?v=m-kmncvnLVQ
Uno de los mtodos ms eficaces para obtener datos externos es realizar una
conexin con la base de datos. Otro tambin efectivo es importar los datos a
Excel. Puede obtener informacin y ms ejercicios en el siguiente vnculo:
http://www.aulaclic.es/excel2010/t_15_1.htm
CIBERTEC

Manual 2014-I 04 Software para Los Negocios

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1.1 REPASO DE BASE DE DATOS

Ejemplo Ordenar la lista por la Especialidad y luego por el Apellido, se

1) Ubique el puntero de celda dentro de la base de datos.

3) Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

4) En la opcin Ordenar por, elija el campo Especialidad

5) Haga clic en el botn Agregar nivel y elija el segundo campo Apellido

6) Haga clic en el botn Aceptar. Luego, observe el resultado.

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Elija a los alumnos del sexo Femenino.