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TABLA DE CONTENIDOS
FUNDAMENTOS DE EXCEL 2010 .............................................................. 5
INTRODUCCIN ........................................................................................................... 6
Novedades Excel 2010 ....................................................................................... 7
Cinta de opciones mejorada ............................................................................ 7
Vista backstage de Microsoft Office ................................................................ 7
Recuperar versiones anteriores ...................................................................... 8
Vista Protegida ................................................................................................ 8
Realizar comparaciones rpidas y eficaces de listas de datos ........................ 8
Caractersticas actualizadas de formato condicional ....................................... 8
Tablas dinmicas y Grficos dinmicos mejorados ......................................... 8
Entorno Excel 2010 ............................................................................................. 9
Iniciar Excel 2010 ............................................................................................ 9
Salir de Excel 2010 ....................................................................................... 10
Pantalla inicial Excel 2010 ............................................................................. 11
UTILIZACIN DE LA HOJA DE CLCULO ............................................................................ 11
Edicin o modificacin del contenido de celdas ................................................ 11
Ingreso de Datos ........................................................................................... 11
Modificar Datos ............................................................................................. 14
Formato de Celda .......................................................................................... 15
Copiar, Cortar y Pegar ...................................................................................... 17
Copiar ............................................................................................................ 18
Cortar ............................................................................................................ 18
Pegar ............................................................................................................. 18
Opciones de Pegado ..................................................................................... 18
Borrar (Contenido, Formato, Comentario o Todo) ............................................ 20
Relleno y autorrelleno ....................................................................................... 21
Gestin de Hojas de Calculo............................................................................. 21
Insertar Hojas ................................................................................................ 21
Eliminar Hoja ................................................................................................. 22
Cambiar Nombre ........................................................................................... 23
Aplicar color a las etiquetas ........................................................................... 24
FRMULAS ............................................................................................................... 25
Conceptos fundamentales para la creacin de frmulas .................................. 25
Operadores Matemticos .................................................................................. 25
Jerarqua ....................................................................................................... 25
Crear frmulas .................................................................................................. 26
Utilizar Referencias ....................................................................................... 26
Utilizar Nombres ............................................................................................ 26
Errores tpicos en la creacin de frmulas .................................................... 27
Desplazamiento en las Hojas ............................................................................ 28
Seleccionar varias Hojas ............................................................................... 28
Desplazarse por las Hojas ............................................................................. 28
Insertar Hojas ................................................................................................ 29
Eliminar Hojas ............................................................................................... 29
Cambiar nombre de Hojas ............................................................................. 29
Mover o Copiar Hojas ................................................................................... 30
Sesin
1
Fundamentos de Excel 2010
En esta sesin trataremos:
Introduccin
Utilizacin de la hoja de clculo
Formulas
Funciones Bsicas
Excel 2010
Introduccin
Microsoft Office Excel 2010 es una herramienta eficaz que puede usar para crear y aplicar
formato a hojas de clculo, y para analizar y compartir informacin para tomar decisiones
mejor fundadas. La interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent, la visualizacin de datos
enriquecida y las vistas de tabla dinmica permiten crear, de un modo ms sencillo, grficos
de aspecto profesional y fcil uso. Office Excel 2010, en combinacin
combinacin con Excel Services (una
nueva tecnologa incluida en Microsoft Office SharePoint Server 2010), ofrece mejoras
significativas para compartir datos con ms seguridad. Pueden compartir informacin
confidencial de la empresa de un modo ms amplio y seguro con sus compaeros de trabajo,
clientes y socios empresariales
empresariales.
Al compartir una hoja de clculo con Office Excel 2010 y Excel Services, podr explorar,
ordenar, filtrar e introducir parmetros, e interactuar con las vistas de tabla dinmica
directamente
mente en el explorador de Web. Para resumir y registrar resultados de hojas de
clculo independientes, puede consolidar datos de cada una de estas hojas en una hoja de
clculo maestra. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de clculo maestra o
en otros libros. Al consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos de modo que sea ms
fcil actualizarlos y agregarlos de una forma peridica o especfica.
Ilustracin 1
Excel 2010
Busque las herramientas que desee cuando las necesite utilizando la interfaz de
usuario de Office Fluent (introducida
(introducida en Excel 2007 por primera vez) orientada a
obtener resultados de Office Excel 2010. Segn el trabajo que deba realizar, ya
sea crear una tabla o escribir una frmula (lo que antes se inclua en complejos
menus y barras de herramientas), Office Excel 2010
2010 le muestra los comandos
necesarios cuando los necesite.
Ilustracin 2
Aunque en Excel 2007 era posible agregar comandos a una barra de herramientas
de acceso rpido, el usuario no poda agregar sus propias fichas o grupo
grupos en la
cinta de opciones.
opciones Sin embargo, en Excel 2010 el usuario puede crear sus propias
fichas y grupos, as como cambiar el nombre o el orden de las fichas y grupos
integrados.
Ilustracin 3
Excel 2010
Recuperar
erar versiones anteriores
Excel 2010 permite recuperar las versiones de los archivos que se han cerrado sin
guardar. Resulta til cuando el usuario olvida guardar manualmente el archivo,
cuando se guardan cambios que no quera guardar o cuando desea volver a una
versin anterior del libro.
Vista Protegida
Excel 2010 incluye una vista protegida para que pueda tomar decisiones fundadas
antes de exponer el equipo a posibles vulnerabilidades.
vulnerabilidades
Con la nueva interfaz de usuario de tabla dinmica, la informacin que desea ver
sobre sus datos est a su disposicin con slo hacer clic unas cuantas veces; ya no
tiene que arrastrar datos hasta zona
zonass de colocacin que no son siempre un
destino fcil. En vez de eso, simplemente puede seleccionar los campos que
desea ver en una nueva lista de campos de la tabla dinmica.
Excel 2010
Ilustracin 4
Excel 2010
Ilustracin 5
Ilustracin 6
Excel 2010
Ilustracin 7
Excel 2010
Mtodo
Insercin
directa
Accin
Digite directamente en la celda seleccionada o en la barra de
frmulas y pulse ENTER.
Puede ingresar nmeros, fechas, texto, valores lgicos, frmulas y
funciones.
Autorrellenar
Rellenar serie
Autocompletar
Ingreso de datos
Excel permite introducir textos o valores en cualquier celda. Para ello solo tiene que
escribir el dato en la celda y Presionar la tecla Enter o las teclas direccionales.
Nota: Los nmeros, fechas, horas y frmulas son considerados por Excel como valores.
Por defecto, Excel alinea los datos de tip
tipo
o texto hacia la izquierda de la celda, mientras
que los valores los alinea hacia la derecha.
Excel 2010
Tipos de datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros, fechas, horas
o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern:
Texto
Digitar el texto deseado, Presionar Enter o flecha
flechass de direccin para ingresar el dato en la
celda. La barra de frmulas mostrar el contenido. Si el texto ingresado se ve mutilado,
esto se debe a que la celda es muy angosta.
Nmeros
Digitar los valores tal como deban mostrarse, Presionar Enter o flechas de direccin para
ingresar el valor. No digitar los separadores de miles (coma o punto). La barra de
frmulas mostrar el nmero ingresado. Para valores decimales, utilice el punto del
teclado numrico. Para que un nmero se considere texto, utilice un apstrofe como
primer carcter.
Excel 2010
Fechas y Horas
Cualquier fecha y hora se puede introducir directamente en la celda. Por ejemplo: 27
27-22009 o 18 Enero 1958 ser considerado como fecha y 10:34 o 4:15 PM ser considerado
como horas, Las fechas son una serie numrica que comienza el 01/01/1900 que
equivale a 1, por ello son consideradas dentro del tipo nmero.
Las fechas y horas son tratados como los nmeros por lo tanto se podrn sumar, restar o
aadir a otras.
Logicos
Si digitamos Verdadero o falso nos devuelve un dato logico que se va a centrar en la
celda correspondiente donde se ingresa el dato; tambien puede ser una respuesta de
una funcion logica
Ilustracin 8
Modificar Datos
Excel 2010
Al ingresar datos podemos cometer errores. Se pueden modificar al mismo tiempo que
se est escribiendo o despus de haber ingresado el dato.
a) En la misma celda a modificar, haciendo clic en ella y presionando a continuacin
la tecla F2.
b) Haciendo clic en la celda a modificar y luego haciendo clic en la Barra de
frmulas.
Ilustracin 9
Formato de Celda
Ilustracin 10
Excel 2010
Ilustracin 11
Aplique bordes personalizados, modifique el estilo, color y grosor a sus lneas, tal
como la figura:
Ilustracin 12
Adems de aplicar Bordes a sus celdas, podemos tambin elegir Relleno, Estilos
de lnea y Color de las mismas. Para disear bordes:
1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar el formato
2. Elija la opcin Formato de Celdas... del Grupo Celdas, coman
comando Formato
3. En la ficha Bordes o Relleno, modifique las opciones que necesite
Excel 2010
Ilustracin 13
Ilustracin 14
Para copiar o cortar celdas, grficos e imgenes, use el portapapeles de Office, hasta
con 24 objetos que pueda coleccionar.
Ilustracin 15
Excel 2010
Copiar
1. Seleccione un rango de celdas
2. Use el botn Copiar de la seccin Portapapeles en la ficha Inicio
3. o pulse CTRL + C
Cortar
1. Seleccione un rango de celdas
2. Use el botn Cortar de la seccin Portapapeles en la ficha Inicio
3. o pulse CTRL + X
Pegar
1. Haga clic en la celda donde desea pegar
2. Use el botn Pegar de la seccin Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL + V.
Cuando pulse sobre el botn Pegar, hgalo en la imagen del portapapeles tal
como se muestra en la siguiente imagen
Opciones de Pegado
Ilustracin 16
Excel 2010
Ilustracin 17
Copiar Formato
Puede usar Copiar formato para copiar el formato (como rellenos o bordes) de
objetos texto o celdas de una hoja de clculo.
Ilustracin 18
Pegado especial
1. En una hoja nueva ingrese los siguientes datos y luego sele
seleccinelos.
Ilustracin 19
Excel 2010
Ilustracin 20
Ilustracin 21
Use esta herramienta para borrar los formatos de celda, comentario, hipervinculo o
todo su contenido, es decir: formato de fuentes, alineacin, bordes, sombreados,
tramas, etc.
Ilustracin 22
Excel 2010
Relleno y autorrelleno
Ilustracin 23
Ilustracin 24
Ilustracin 25
Excel 2010
Para insertar una Hoja de clculo puede hacer clic en la pestaa Insertar hoja de
clculo ubicada al final
final derecho de las pestaas de las hojas existentes o tambin
presionar la combinacin de teclas Mayusc+F11.
Ilustracin 26
Eliminar Hoja
Al eliminar una hoja se pierde permanentemente el contenido de la misma, as como
las referencias hacia ella.
Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse sobre la pestaa de
la hoja y elegir del men emergente la opcin Eliminar.
Ilustracin 27
Excel 2010
Ilustracin 28
Cambiar Nombre
Por defecto Excel asigna a sus hojas nmeros correlativos Hoja1, Hoja2, etc. Usted
puede definir un nombre diferente. El nombre puede ser largo tener espacios en
blanco, aunque es recomendable usar nombres ms cortos y sin espacios.
Ilustracin 29
Ilustracin 30
O tambin puede usar el men Contextual haciendo clic con el botn secundario
del mouse sobre la pestaa de la hoja y eligiendo la opcin Cambiar nombre.
Ilustracin 31
Excel 2010
Haga clic con el botn secundario del mouse sobre la etiqueta de la hoja y elija
del men emergente la opcin Color de etiqueta, el cual le mostrar
inmediatamente una lista de colores del tema y colores estndar,
estndar, elija de ellos el
color que requiera.
Ilustracin 32
Excel 2010
Frmulas
Conceptos fundamentales para la creacin de frmulas
Una frmula es una operacin, referencia o interpretacin de las celdas de una hoja. Para el
ingreso de una frmula se debe tener en cuenta lo siguiente:
Una frmula se ingresa en la misma forma en que se ingresa cualquier otro tipo de
informacin en una celda.
Operadores Matemticos
Estos operadores ejecutan las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o
multiplicacin; combinan nmeros y generan resultados numricos.
Jerarqua
Microsoftt Excel calcula una frmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo
igual (=). El orden en que se ejecutan las operaciones depende de la jerarqua o de la
manera en que se agrupan a travs de parntesis.
Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Microsoft Excel ejecutar las
operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuacin.
OPERADOR ARITMTICO
SIGNIFICA QUE
EJEMPLO
^ (acento circunflejo)
Exponente
% (porcentaje)
Porcentaje
20%
* (asterisco)
Multiplicacin
3*3
/ (barra oblicua)
Divisin
3/3
+ (signo ms)
Suma
3+3
- (signo menos)
Resta
31
Excel 2010
Cuando hay varios operadores con la misma jerarqua en una frmula se resuelve de
izquierda a derecha.
Pueden realizarse frmulas utilizando valores literales como los nmeros: 1, 2, 3, etc.
o celdas tales como: B1, C5, D2, etc., o incluso una mezcla de ellos.
Crear frmulas
Para introducir una frmula en una celda, se debe entrar como primer carcter el signo igual
igu
(El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una frmula).
Una formula sencilla puede constar de solo constantes y operadores, por ejemplo:
=345 + 250
=8 - 3
=4 * 3
=5 ^ 2
Utilizar Referencias
Utilizar Nombres
Excel 2010
Ilustracin 33
Ilustracin 34
Descripcin o causa
###################
#VALOR!
Por ejemplo al sumar una celda que contenga texto, con otra que contenga
un nmero.
Se produce cuando se escriben valores numricos no vlidos en una
frmula o una funcin.
#NUM!
Un ejemplo se observa al realizar una operacin que da un resultado muy
grande, como la siguiente frmula =9999^9999.
Excel 2010
#DIV/0!
#NOMBRE?
#N/A
#REF!
#NULO!
Excel 2010
Teclado:
Shift + F11
Eliminar Hojas
Para eliminar hojas de un libro utilice uno de los siguientes mtodos:
Excel 2010
Otra forma de cambiar el nombre de una hoja, es dar un doble clic sobre la etiqueta de la
hoja que aparece en la parte inferior
infer de la pantalla.
Utilizando el Mouse:
Posicionar el puntero en el centro de la celda inicial
Celdas:
B4:D9
Excel 2010
Columnas: B y C
Filas: 4 a 9
Funciones bsicas
Conceptos bsicos sobre funciones
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores
especficos o argumentos.
Financieras
Fecha y hora
Matemticas y trigonomtricas
Excel 2010
4. Estadsticas
5. Bsqueda y referencia
6. Base de datos
7. Texto
8. Lgicas
9. Informacin
10. Ingeniera
11. Cubo
12. Compatibilidad
mpatibilidad
Formato
En esta sesin vamos a ver como mejorar el aspecto de una hoja de trabajo, lo cual no solo
hace ms agradable la lectura, sino que adems permite resaltar algunos resultados para
llamar la atencin sobre ellos. Adems, se mostrar la forma de crear frmulas para realizar
diversos tipos de clculos con los datos almacenados en la hoja.
Formato del Texto
Para mejorar el aspecto del texto, realizar las siguientes acciones:
1. Seleccionar las celdas cuyo aspecto se va a modificar
2. En la Fichaa Inicio, Grupo Fuente y Alineacin hacer uso de los botones
apropiados.
Formato de Nmeros
Excel 2010
Los Nmeros contenidos en las celdas pueden ser mostrados de diferentes maneras. Para
cambiar el aspecto, realizar las siguientes acciones:
1. Seleccionar las celdas que contienen los
nmeros
2. En la Ficha Inicio, Grupo Nmero hacer uso de
los botones apropiados
Formatos Personalizados
Nmeros con "texto"
Excel 2010
Excel 2010
Copiar Formato
Si desea que un grupo de celdas o una tabla tenga la misma forma que otra ya existente,
puede
de utilizar la orden Copiar Formato, de la siguiente manera:
1. Seleccionar las celdas que contienen el formato deseado
Insertar Comentarios
Semejantes a notas escritas que se adhieren en el escritorio, en la pared o en alguna parte
de la oficina a manera de recordatorios, los comentarios nos permitirn documentar el libro
de trabajo, por ejemplo
lo podemos indicar de dnde procede el dato, qu frmula se ha
aplicado, etc., tal como lo apreciamos en la imgen.
Excel 2010
3. Digitar el contenido (puede aplicar formatos), para terminar seleccione otra celda
(La esquina superior derecha de la celda, mostrar un marcador de color rojo).
Formato Condicional
En los casos anteriores, se han aplicado atributos de manera "directa", sin interesar el
contenido de la celda o su procedencia.
procedencia. En el formato condicional, los atributos debern
aplicarse de manera automtica, dependiendo del contenido de la celda. Por ejemplo, se
tiene el siguiente caso:
Excel 2010
Referencia de Celdas
Cuando se crea una frmula es necesario indicar la celda o celdas que se van a utilizar en la
operacin, segn su localizacin en la hoja de clculo. Esta localizacin puede ser una
referencia relativa, absoluta o mixta.
Referencia Relativa:
Excel 2010
Significa que los valores empleados en una frmula cambian respecto a la celda activa. Es
decir, si se copia una frmula en una fila o columna diferente, los parmetros de la frmula
cambian de forma automtica. Observe las frmulas en el grafico de arriba (=B8+C8)
Referencia Absoluta:
Se utilizan para evitar que las direciones de celda cambien, cuando se copia una frmula en
otra celda. La forma de indicar esto es colocando el smbolo de dlar ($) delante de la letra
de la columna y del nmero de fila. Observe las frmulas en el grafico de arriba (=D8*$F$5)
Referencia Mixta:
Se utiliza cuando solo se desea que permanezca fijo la direccin de una columna ( $F5) o solo
la direccin de la fila (F$5)
Cuando escriba una
na frmula es importante asegurarse del tipo de referencia de celda que va
a introducir, para evitar que pueda cambiar de forma incorrecta al ser copiada en otra celda.
Puede usar la tecla F4 al momento de escribir o sealar la celda, para cambiar la refer
referencia
entre relativa (F5), absoluta ($F$5) o mixta ($F5 o F$5).
Por ejemplo, si deseamos sumar todos lo nmeros que se encuentran entre las celdas A1 y
D5 y colocar el resultado en la celda C7, seguir los siguientes pasos:
Excel 2010
El siguiente ejemplo nos muestra como obtener la suma horizontal y vertical de un conjunto
de nmeros en una forma ms rpida
rp y en un solo paso.
1. Seleccionar todos los nmeros a sumar e incluir las celdas donde se mostrarn los
totales, es decir de B2:F8
2. Presionar el botn Autosuma
Excel 2010
FUNCIONES
Las funciones, son frmulas simplificadas de las operaciones que se realizan comnmente,
como una sumatoria, un promedio, etc. Adems Excel 2007 cuenta con funciones diversas,
tales como: estadsticas, financieras, matemticas, etc., que resuelven las nece
necesidades ms
frecuentes de distintas disciplinas profesionales.
Nmeros
Texto
Valores lgicos
Referencias
Matrices
Cuando una funcin posee ms de un argumento, stos deben ser separados por un punto y
coma (;) o coma (,).
Ejm =SUMA(A1;A5;A10)
=SUMA(C1:C5;B10:B20)
ASISTENTE DE FUNCIONES
En ocasiones, se desconoce el modo de ingresar los parmetros que conforman una funcin,
para ello, podemos acudir al asistente de funciones, el cual va solicitando los componentes
correctos.
Las funciones se comportan como frmulas, se pueden agrupar con parntesis, se pueden
hacer las combinaciones que ms convengan.
Para invocar el asistente, proceder de la siguiente manera:
1.
2.
Excel 2010
3.
Seleccione una
Sintaxis de la funcin
4.
5.
Excel 2010
FUNCIONES ESTADSTICAS
FUNCIN SUMA
Calcula la suma de los valores especificados.
Sintaxis: =SUMA(nmero1, nmero2,.)
nmero1, nmero2 son de 1 a 255 argumentos cuyo suma desea obtener.
Ejemplo:
Hallar la suma de las cuotas de la siguiente
tabla.
1.
Ubicar el puntero en la celda donde
desee obtener la suma (B10).
2.
Escribir la Funcin: =suma(
3.
Seleccionar los valores a sumar (B2:B8)
4.
Dar Enter
El resultado obtenido es igual a 90 ya que las
celdas vacas se consideran con un valor igual a 0.
FUNCIN PROMEDIO
Permite calcular el promedio de los valores especificados
Sintaxis: =PROMEDIO(nmero1, nmero2,.)
nmero1, nmero2 pueden ser valores o expresiones numricas o referencias a celdas o
rangos numricos.
Ejemplo: Hallar el promedio de cada alumno.
Excel 2010
FUNCIN CONTAR
Cuenta la cantidad de valores numricos que hay en un rango especificado.
Sintaxis: =CONTAR(rango1, rango2,.)
rango1, rango2 son rangos de una o mas celdas. La funcin admite hasta 255 argumentos y
no cuenta las celdas vacas o que contengan textos.
Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos que tienen notas.
no
FUNCIN CONTARA
Cuenta las celdas no vacas que hay en un rango especificado.
Sintaxis: =CONTARA(rango1, rango2,.)
rango1, rango2 son rangos de una o mas celdas. La funcin admite hasta 255 argumentos.
Los rangos pueden ser de cualquier tipo.
Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos.
Excel 2010
FUNCIN CONTAR.BLANCO
Cuenta el nmero de celdas en blanco que hay en un rango especificado.
Sintaxis: =CONTAR.BLANCO(rango)
Rango : es el rango donde se desea contar el nmero de celdas en blanco.
Ejemplo:
emplo: Contar la cantidad de alumnos que no tienen la nota 2
FUNCIN CONTAR.SI
Cuenta las celdas que cumplan un criterio determinado.
Sintaxis: =CONTAR.SI(rango,criterio)
Rango : es el rango donde estan las celdas que sern contadas.
Criterio: es la condicin que debe cumplirse.
Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos aprobados en cada examen.
Excel 2010
FUNCIN MAX
Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.
Sintaxis: =MAX(numero1,numero2,)
nmero1, nmero2 son de 1 a 255 argumentos donde se desea encontrar el valor mximo.
Ejemplo: Hallar la mxima nota de cada examen tomado.
FUNCIN MIN
Devuelve el mnimo valor de un conjunto de valores.
Sintaxis: =MIN(numero1,numero2,)
nmero1, nmero2 son de 1 a 255 argumentos donde se desea
desea encontrar el valor mnimo.
Ejemplo: Hallar la mnima nota de cada examen tomado.
Excel 2010
FUNCIONES MATEMTICAS
FUNCIN ENTERO
Devuelve la parte entera del nmero que se especifica.
Sintaxis: =ENTERO(valor)
Valor es el nmero o una expresin numrica cualquiera
Ejemplo:
La suma de los valores obtenidos mediante la funcin Entero es $12 ya que no suma ningn
decimal. La suma de los valores obtenidos mediante el formato de celdas es $14 ya que
suma los decimales existentes ocultos.
FUNCIN REDONDEAR
Redondea un nmero a una cantidad determinada de decimales.
Sintaxis: =REDONDEAR(numero,decimales)
Numero y decimales son nmeros o expresiones numricas cualesquiera
Ejemplo:
Excel 2010
FUNCIN POTENCIA
Eleva un nmero a una potencia especificada.
Sintaxis: =POTENCIA(numero,potencia)
numero :es el nmero base. Puede ser cualquier nmero real.
potencia : es el exponente al que se desea elevar el nmero base.
Ejemplo: Hallar el volumen de un cubo
La funcin Potencia tambin permite calcular races. Por ejemplo, para calcular una raz
cbica, se indica como exponente: 1/3.
FUNCIN RCUAD
Calcula la raiz cuadrada del nmero especificado
Sintaxis: =RCUAD(numero)
numero : Puede ser cualquier nmero real positivo.
Ejemplo: Hallar la raiz cuadrada del nmero 144
=RCUAD(B1)
Excel 2010
FUNCIN SUMAR.SI
Calcula la suma de un rango considerando solamente aquellas celdas que satisfagan un
criterio especificado.
Sintaxis: =SUMAR.SI(rango de criterio,criterio,rango a sumar)
rango de criterio :es el rango que contiene
c
los valores a evaluar.
criterio : es la condicin que deben de cumplir los valores.
rango a sumar : es el rango que se sumar.
Ejemplo: Calcular los totales por Editorial
Excel 2010
AO
MES
DIA
DIASEM
HOY
AHORA
Excel 2010
FUNCIONES DE TEXTO
En el siguiente ejemplo se muestra el uso de las Funciones de Texto
MAYUSC
MINUSC
NOMPROPIO Nompropio convierte el texto que cada palabra comience con mayscula
Sintaxis: = NOMPROPIO(Texto)
LARGO
DERECHA
IZQUIERDA
MED
Sesin
2
Funciones Lgicas y Bsqueda
En esta sesin trataremos:
Funciones lgicas
Rangos
Funcin de Bsqueda
Funciones lgicas
Funcin SUMAR.SI
FUNCIN
DESCRIPCIN
Suma las celdas que cumplan con una condicin. Se evala el primer rango y se suman
las celdas coincidentes en RangoSuma
Sintaxis
SUMAR.SI(Rango;Condicin;RangoSuma)
Ejemplo: =SUMAR.SI(A2:A10;>200;B2:B10)
=SUMAR.SI(C4:C8; <=300;E4:E8)
SUMAR.SI
Ilustracin 35
Valores lgicos
Una de las principales tareas que podr
podr desarrollar con una hoja de clculo es el
anlisis de la informacin a travs de expresiones que devuelvan un resultado de
verdadero o falso. Es por eso que utilizaremos funciones que analicen expresiones
de devuelvan valores lgicos.
Funcin SI
SI(prueba_lgica;val
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Ilustracin 36
Calcular el Monto
El Monto se determina de acuerdo al Tipo. Si el trabajador es Estable tendr
un Monto fijo de 190 mientras que Destajo se pagar 0.5 por unidad
producida.
Solucin:
Puede construir la funcin a travs del Asistente o digitando directamente en
la celda la frmula.
Ilustracin 37
Argumentos
Valores
Prueba_lgica
Tipo = Estable
Valor_si_verdadero (expr1)
190
Valor_si_Falso (expr2)
D5 * 0.5
Rangos
Direcciones de celda
La direccin de una celda est constituida por el nombre de la pgina a la cual pertenece,
seguida de la letra de la columna y el nmero de la fila en la cual se encuentra. Por ejemplo:
Hoja1!F4
Celda que se encuentra en la columna F, fila 4 de la hoja de clculo Hoja1.
Enero!G16
Celda que se encuentra en la columna G, fila 16 de la hoja de clculo Enero.
A9
Celda que se encuentra en la columna A, fila 9 de la hoja de clculo actual.
Para hacer referencia a celdas que estn en la misma hoja de clculo, no es necesario
escribir el nombre de la hoja, pues esto sera redundante.
B8:B12
A7:A7
Operadores de Referencia
Microsoft Excel usa dos puntos (B12:C36)
(B12:C36) para designar un rango. Se pueden usar comas
para seleccionar rangos mltiples (B12:C36,F14:H26) en muchas funciones.
Ilustracin 38
Cuadro
de
nombres
Ilustracin 39
Clic en la celda F9
Ilustracin 40
Ilustracin 41
Ilustracin 42
Funcin de bsqueda
Si es necesario buscar valores en listas o tablas o si se necesita buscar la referencia de una
celda, pueden utilizarse las funciones de consulta y referencia. Por ejemplo, para buscar un
valor en una tabla que coincida con un valor en la primera columna de otra tabla, utilice la
funcin CONSULTAV.
Funcin ConsultaV
=CONSULTAV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Busca un valor especfico en la columna ms a izquierda de una matriz y
devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla.
Argumentos
Valor_buscado
Es el valor que se busca en la primera columna de la matriz.
Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en
Es una tabla donde se buscan los datos, la cual debe estar ordenado en
forma ascendente.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto,
nmeros o valores lgicos.
Indicador_columnas
Es el nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe
devolverse el valor coincidente.
Si el argumento indicador_columnas es igual a 2, la funcin devuelve el
valor de la segunda columna de la matriz_buscar_en; si el argumento
indicador_columnas es igual a 3, devuelve el valor de la tercera columna
de matriz_buscar_en y as sucesivamente.
Si indicador_columnas es menor que 1, CONSULTAV
CONSULTAV devuelve el valor de
error #VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el nmero de
columnas de matriz_de_comparacin, CONSULTAV devuelve el valor de
error #REF!
Ordenado
Es un valor lgico que indica si desea que la funcin CONSULTAV busque
un valor igual o aproximado al valor especificado.
Si el argumento es VERDADERO la funcin devuelve el valor
inmediatamente menor que valor_buscado.
Si ordenado es FALSO, CONSULTAV devuelve el valor buscado. Si no
encuentra ningn valor, devuelve el valor de error
error #N/A.
Si CONSULTAV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO,
devuelve el valor de error #N/A.
Ilustracin 43
Ilustracin 44
Sesin
3
Grficos e Impresin
En esta sesin trataremos:
Impresin
Grficos
Impresin y Grficos
El proceso de impresin
Para imprimir no es necesario indicar el rango de celdas a imprimir, ya que Excel las detecta
automticamente. Adems, usted podr modificar las caractersticas de su hoja (tamao,
orientacin, mrgenes, etc.) antes de enviar el trabajo a la impresora.
Para
ra imprimir Excel manipula 3 vistas: La NORMAL, la VISTA DISEO DE PAGINA y la VISTA
PREVIA DE SALTO DE PGINA. Estas vistas le ayudaran en el proceso de imprimir.
Las herramientas de vistas y diseo de pgina se encuentran en la seccin VISTAS DE LIBRO
de la ficha VISTA.
Ilustracin 45
Es importante anotar que para probar estas caractersticas debe tener alguna impresora
instalada, local o de Red.
Use el Panel de Control Hardare
Ha
y sonidoImpresora y configure una imp
impresora.
Impresin y Grficos
Ilustracin 46
Diseo de pgina
Por defecto Excel usa una pgina predeterminada para imprimir su tabla: tamao de
papel (A4), encabezados y pies, etc.
Puede controlar la apariencia, o diseo, de las hojas de clculo impresas utilizando la
ficha DISEO DE PGINA y las opciones contenidas en ella.
Las hojas de clculo pueden imprimirse en orientacin vertical u horizontal; tambin
pueden usarse diferentes tamaos de papel.
Impresin y Grficos
Ilustracin 47
Orientacin
Esta opcin le permitir elegir entre la pgina vertical y horizontal.
Ilustracin 48
Ilustracin 49
Impresin y Grficos
Ajustar a, usted podr reducir una tabla que ocupa 4 pginas a slo 2 o
una tabla que ocupa 2 pginas a slo 1.
Ilustracin 50
Calidad de Impresin
Si se utiliza una resolucin alta de puntos por pulgada (ppp) para la impresin se
obtienen resultados de impresin de calidad, pero imprimir puede llevar ms
tiempo.
Puede cambiar la configuracin de la resolucin a un valor ppp inferior, en funcin
del tipo de impresora que use. Si la impresora que utiliza admite la impresin de
Impresin y Grficos
Ilustracin 51
Opciones de impresora
En el cuadro Impresora del cuadro de dialogo IMPRIMIR Especifique la impresora a
usar.
Incluso puede modificar las propiedades de la impresora seleccionada como:
Orientacin
Calidad de Impresin
Pero muchas de estas opciones dependern del tipo de impresora que tenga
instalado.
Impresin y Grficos
Ilustracin 52
Mrgenes
En la opcin mrgenes encontrar configuraciones de mrgenes predeterminados
Ilustracin 53
Impresin y Grficos
Ilustracin 54
Ilustracin 55
Impresin y Grficos
Ilustracin 56
Ilustracin 57
Impresin y Grficos
Al igual que en Word, Excel posee botones que permiten manejar los objetos de su
encabezado y Pie. En la siguiente
siguiente tabla observe los botones y la utilidad de c/u de
ellos.
BOTN
UTILIDAD
Insertar Imagen
Use este botn para seleccionar la imagen que se debe mostrar en el
encabezado de pgina
Formato de la imagen
Para modificar el tamao de la imagen, recortarla o modificar los
formatos establecidos de la misma.
Impresin y Grficos
Hoja
rea de impresin
Es uno o varios rangos de celdas que se designan para imprimirlos cuando no
se desea imprimir la hoja de clculo completa. Si una hoja de clculo incluye
un rea de impresin, slo se imprime dicha rea.
Si imprime una seleccin especfica de la hoja de clculo con frecuencia,
puedee definir un rea de impresin que incluya slo esa seleccin. Cuando
imprima la hoja de clculo despus de haber definido un rea de impresin,
slo se imprimir esta rea. Puede agregar celdas para ampliar el rea de
impresin segn sea necesario y puede borrar el rea de impresin para
volver a imprimir la hoja de clculo completa.
Saltos de Pgina
Los saltos de pgina marcan la hoja de clculo indicando cada una de las
pginas a imprimir. Estos saltos se insertan de acuerdo a las especificaciones
de laa configuracin de pgina: tamao de papel, escala, mrgenes, etc.
Insertar y Retirar
Los saltos de pgina pueden ser horizontales y verticales y se muestran en su
hoja de clculo como lneas punteadas.
Configurar la Impresin
Si usted configuro su pgina se imprimir con las opciones elegidas.
Ilustracin 58
Impresin y Grficos
Si desea configurar las opciones para imprimir, dirjase al botn de office y elija la
opcin Imprimir y luego nuevamente Imprimir en la parte derecha de la ventana:
Excel muestra la siguiente caja de dialogo Imprimir que presenta caractersticas
similares al de cualquier programa (tal como MS Word), pero adicionalmente
muestra opciones especiales como los de la seccin Imprimir:
Objetos a imprimir
En el cuadro Imprimir
Seleccione la opcin Hojas Activas para imprimir su rea de impresin o las hojas
seleccionadas.
Si desea imprimir todas las hojas de su libro elija la opcin Todo el Libro.
Si elija la opcin Seleccin, Excel ignora el rea de impresin e imprime el rango de
celdas seleccionados.
El cuadro Intercalar
Organiza las pginas numeradas al imprimir varias copias de un documento.
Si la casilla esta prendida, se imprimir una copia completa del primer documento
antes de que se imprima la primera pgina de la siguiente copia.
Si la casilla est apagada, y usted quiere 5 copias, se imprimir primero 5 copias de la
pgina 1, luego 5 copias de la pgina 2, etc.
Impresin y Grficos
Grficos
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su
interpretacin.
Vamos a ver cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo.
La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A
menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y
columnas.
Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las
hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.
Crear grficos
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin
Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.
Ilustracin 59
Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en
el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el
grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que
solicita.
Ilustracin 60
Impresin y Grficos
Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos
seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se
despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.
dispo
En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte
inferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico.
Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico que
se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos.
Ilustracin 61
Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para
empezar a crearlo.
Adems, vers que aparece en la barra de mens una seccin nueva, Herramientas de
grficos, con tres pestaas: Diseo, Presentacin y Formato.
Ilustracin 62
Ilustracin 63
Impresin y Grficos
Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro
de dilogo:
En el campo Rango de datos del grfico debemos indicar el rango de celdas que se tomarn
en cuenta para crear el grfico. En el caso de la imagen,
imagen, hemos englobado de la celda C7 a
la E8 (6 celdas). Para escoger los datos puedes escribir el rango o bien, pulsar el botn y
seleccionar las celdas en la hoja.
Ilustracin 64
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje horizontal
(categoras) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay grficos que necesitan
ms de dos series para poder crearse (por ejemplo los grficos de superficie), y otros en
cambio, (como
o el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.
Utiliza el botn Editar para modificar el literal que se mostrar en la leyenda de series del
grfico, o el rango de celdas de las series o categoras.
Ilustracin 65
Impresin y Grficos
El botn Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categoras y
viceversa. Este botn acta del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de
opciones Cambiar entre filas y columnas que hemos visto antes en la pestaa Diseo.
Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en un grfico.
Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botn Aceptar.
Ilustracin 66
En ambos casos dispondrs de dos opciones: las lneas o ejes verticales y los horizontales. Y
para cada uno de ellos podrs escoger entre distintas opciones: cuntas lneas mostrar, si
los ejes tendrn o no etiquetas descriptivas, o qu escala de valores manejarn, entre otras.
Te recomendamos que explores estas opciones, inclusive la ltima opcin "Ms opciones
de...".
Ilustracin 67
Impresin y Grficos
Ilustracin 68
Ilustracin 69
Ilustracin 70
Impresin y Grficos
Ilustracin 71
Ilustracin 72
Impresin y Grficos
Ilustracin 73
Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y
arrstralos para modificar sus dimensiones.
Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrs modificar su tamao mantiendo
el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrs escalar el objeto y hacerlo ms
grande o pequeo.
Ilustracin 74
Tambin puedes mover los componentes del grfico. Para ello, coloca el cursor sobre
cualquier objeto seleccionado, podrs hacer clic y arrastrarlo a la posicin deseada.
Impresin y Grficos
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Ilustracin 76
Eligiendo Objeto
jeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya existente. Si
utilizas este mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la
posicin y con el tamao que t eligas. sta es la forma en que se inserta por
defecto, cuando se genera un nuevo grfico.
Adems, tambin puedes mover el grfico arrastrndolo dentro de la misma hoja o bien a
otra.
Los minigrficos
Ahora que ya sabes cmo utilizar grficos, vamos a hablar de los minigrficos. Se trata de
una novedad de Excel 2010 que permite insertar un pequeo grfico representantivo en
una nica celda que representar a una nica serie de datos. De esta forma podrs ver de
una ojeada la tendencia que representan unos determinados valores.
El grupo Minigrficos se encuentra tambin en la pestaa
pestaa Insertar de la cinta de opciones.
Disponemos de tres posibles tipos de grfico: de lnea, de columna y de ganancia o prdida.
Impresin y Grficos
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