GESTIN DE INFORMACION EMPRESARIAL

Sistemas de Informacin: Perspectivas e incongruencias

desde la Gestin de Informacin Organizacional
Por: Carlos Alberto Zapata.
RESUMEN
En la perspectiva de aportar a la comprensin del impacto que los sistemas de informacin han tenido en la
empresas modernas, el autor intenta explicar como se ha transformado el concepto de gestin de informacin
en una organizacin basada en nuevas tecnologas, los problemas derivados de una inadecuada planeacin de
los sistemas de informacin, as como de la inexistencia de una poltica de gestin y manejo de la
informacin en la organizaciones, la cual se ve reflejada en la prdida de informacin, los sobre-costos en su
tratamiento, la demora en la recuperacin de la informacin necesaria para la toma de decisiones y en
particular la desarticulacin entre los diferentes agentes que intervienen en la produccin, distribucin,
acceso, conservacin y utilizacin de la informacin as como de los efectos que tiene la desarticulacin
entre los diferentes ambientes de informacin en una organizacin.
PALABRAS CLAVE
GESTION DE INFORMACION - GESTION DE ARCHIVOS SISTEMAS DE INFORMACION
GESTION DOCUMENTAL PROCESOS DOCUMENTALES SUMMARY
This article is about the information system impact over the business administration on the lately five years;
the author tries to explain how has changed the meaning of information management based on information
technologies (IT) and what are the main problems that come from the inappropriate way of planning the
record and information management; on the other side, the article shows the relation between the information
management trends and the failure of the information systems and its incidence on the future of many
companies when they arent able to visualise their effects over the information environments in any
organisation.
KEY WORDS
INFORMATION MANAGEMENT RECORD MANAGEMENT INFORMATION ARQUITECTURE
REDESIGN DOCUMENT PROCESS ARCHIVES MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS
MANAGEMENT.

Biblioteclogo y Archivista Universidad de La Salle con Master en Docencia de la misma Universidad y

Master en Documentacin Digital de la Universidad Pompeu Fabra (Barcelona)l. Ha sido profesor en el rea
de informacin en la Pontificia Universidad Javeriana, en pregrado y postgrado y en la Facultad de Sistemas

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Introduccin

Cuando se habla de sistemas de informacin se suelen identificar dos corrientes; una en

la cual se identifica este trmino con los sistemas que soportan los procesos crticos de la
empresa a travs del componente informtico y otra en la cual se considera a los SI como
a aquellas unidades de informacin capaces de proporcionar informacin, tales como las
bibliotecas, los archivos, los centros de documentacin, etc.; los cuales han funcionado
independientemente unos de
otros, aunque en la prctica actan de manera
complementaria. Sin embargo, desde cuando se comenz a analizar el tema de la gestin
de informacin organizacional, un nuevo modelo de SI, desde una perspectiva
integradora, comenz a consolidarse hasta llegar a definir a la empresa como un suprasistema de informacin1 capaz de recopilar, elaborar, procesar, distribuir, transformar y
diseminar la informacin necesaria para soportar el manejo y control de las operaciones
del negocio y facilitar la toma de las decisiones de la organizacin.
Convergencia Tecnolgica en la Gestin de Informacin

En esta perspectiva holista, en lugar de varios sistemas de informacin existe un sistema

integral de informacin: la empresa, cuyo diseo, estructura, funcionamiento, etc., se ve
condicionado por factores del entorno externo, del entorno organizacional o interno y del
entorno de la informacin.
Dentro del entorno externo, factores como el mercado, las regulaciones, la poltica, etc.,
afectan el desarrollo de cualquier SI; en cuanto al entorno interno, factores como la cultura
corporativa, las polticas, los modelos administrativos, la tecnologa, etc., inciden en el
diseo de los SI; y desde el punto de vista del entorno de la informacin, aspectos como
los modelos de informacin, las tecnologas de la informacin (TI), las clases y tipos de
informacin, los usuarios y sus necesidades, son algunos de los factores determinantes
para el funcionamiento de los SI.
De forma similar, de acuerdo con Davenport2, la mayor parte de las compaas de hoy
han aplicado la tecnologa a los problemas de informacin, intentando darle sentido a los
datos que albergan los sistemas de informacin, a partir de una concepcin ecolgica,
ms integradora y amplia que la concepcin fraccionada de la informacin que imper en
las organizaciones durante las ultimas tres dcadas del siglo XX.

de Informacin y Documentacin de la Universidad de la Salle. Actualmente es el Coordinador del rea de

Tecnologa de la Informacin de dicha Facultad.
1
CHAIN NAVARRO. Celia. Gestin de informacin en las organizaciones. Murcia: Universidad de Murcia,
ICE. 2000.
2
DAVENPORT. Thomas. Ecologa de la Informacin: Porque la tecnologa no es suficiente para lograr el
xito en la era de la informacin. Mxico: Oxford University Press, 1999. p. 35.

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SISTEMA A

SISTEMA B
SISTEMA C

Entorno
Externo

ARQUITECTURA DE LA INFORMACION

Entorno
Interno

SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION

Entorno de la
Informacin

ARQUITECTURA DE LA INFORMACION

SISTEMA D
SISTEMA E

SISTEMA F

Figura 1. Modelo Holstico de Informacin

La formacin de este nuevo enfoque de los sistemas de informacin, en el cual debera

existir una especia de centro neurlgico responsable por las diferentes operaciones de la
informacin, conlleva implcitamente:

Contar con sistemas de informacin interna que consideren los datos ms

significativos para la planeacin de la informacin (esfuerzo de la organizacin).
Integrar sistemas de informacin con el sector en el que se encuentra la organizacin
y sobre el mercado al que atienden (esfuerzo entre organizaciones).
Integrar sistemas de informacin socioeconmica que permitan tomar decisiones
(esfuerzo gobierno - organizaciones)
Desarrollar sistemas de informacin sobre tendencias cientficas, tecnolgicas,
socioculturales, educacionales, etc. (oportunidades de mercado)

De igual forma, siguiendo el proceso de transformacin de la informacin en las

organizaciones, es posible relacionar el concepto de GIO con los diferentes tipos de
sistemas de informacin (estratgico, tctico y operativo). En efecto, durante el desarrollo
de las actividades administrativas de las organizaciones, se produce una gran variedad de
entidades de informacin (desde datos, pasando por los registros de informacin y los

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documentos, hasta repositorios con grandes volmenes de informacin en estado inerte),

las cuales al interactuar, producen conjuntos de informacin que representan o reflejan las
diferentes actividades resultantes de la gestin administrativa, y que se pueden agrupar
en tres (modelo top-down):

La informacin como coproducto: la cual se ubica en los niveles ms altos de la

gestin (alta gerencia)
La informacin como subproducto: que se encuentra en los niveles intermedios
(gerencia media) de la organizacin y,
La informacin como producto auxiliar: que se ubica en los niveles operativos de la
administracin.

Estas categoras de informacin se relacionan con los sistemas de informacin

estratgico, tctico y operativo, pero a su vez, producen un efecto de engrosamiento de
los contenidos de la informacin, y un ciclo de produccin - reproduccin de informacin
dentro de cada una de las unidades administrativas que componen la arquitectura de la
empresa, haciendo ms pesada la circulacin de informacin dentro de los canales
institucionales y dificultando el flujo de la misma.

ABC
AB

AB

AA

ABB

A
AA

AA

AAA
BA

BCA

Figura N 2. Cadena Gentica de la Informacin Empresarial

Al planteamiento anterior se suma la arquitectura tradicional de manejo de informacin en
las empresas, en donde los diferentes elementos que estn relacionados con los
procesos de informacin se encuentran totalmente desarticulados uno de otros; en la
actualidad, no son pocas las empresas que realizan un trabajo desarticulado en cuanto al
manejo de la informacin se refiere, caracterizado por la conjuncin de variadas
estructuras de informacin (aplicaciones corporativas, aplicaciones de documento
electrnico, contenidos web, bases de datos departamentales
y
aplicaciones
documentales), en donde los sistemas de informacin son considerados el eje central de
la GI, sin preocuparse por la integracin de los contenidos de informacin en los
diferentes niveles, los cuales funcionan con sus propias reglas, en plataformas

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computacionales diferentes (casi siempre incompatibles) y con escasa posibilidad de

comunicacin entre ellas.
Desde la ptica de los sistemas de GIO se pretende resolver el problema de
desarticulacin entre los diferentes ncleos de informacin, aportando elementos que
permitan redisear la arquitectura de informacin de la organizacin, configurando
sistemas de informacin que operen armnicamente, lo cual se entiende desde la
perspectiva ecolgica que plantea Davenport3 cuando sostiene que las estructuras y
proceso organizacionales empleados para manejar la informacin estructurada en las
computadoras se estn convirtiendo en integradoras de facto; sin embargo, esto no sera
posible si antes no se ha rediseado estructuralmente el modelo de gestin de
informacin de una organizacin, a partir de una transformacin de los ambientes de
informacin que interactan desde el exterior y haca el interior de las empresas, lo cual
esta sustentado en el cambio evolutivo que debe caracterizar cualquier arquitectura de
informacin. En este nuevo ambiente organizacional, la informacin se caracteriza por
estar conectada dentro de los circuitos organizacionales e interactuar de manera
consistente en cada uno de estos ambientes, sin importar el tipo de entidad de
informacin que se integre a este modelo ecolgico.
La estrategia, por supuesto supone unir las islas de informacin que hay en la
organizacin, mediante tres componentes:
Un componente sistmico en el cual, el todo, es decir la organizacin entendida
como un todo compuesto por informacin es, de acuerdo con los planteamientos de
BERTAHLANFFY, la suma de las partes, en donde cada elemento o subsistema esta
vinculado con los dems; esto significa que la solucin de los problemas de
informacin en una organizacin debe partir de una comprensin holstica de sistemas
y no de una desagregacin de las partes de manera arbitraria o fuera de contexto.
Un componente tecnolgico, en el cual la arquitectura de informacin de la empresa
parte del diseo, concepcin y configuracin de sus sistemas de informacin as como
de la interrelacin, mediante procesos de transformacin de informacin (como por
ejemplo la transferencia de datos entre sistemas), de cada uno de ellos.
Un componente de poltica de informacin, que garantice que las decisiones
relacionadas con la informacin, sean consideradas al mismo nivel que las decisiones
financieras o comerciales; una organizacin que no tengan definidas de manera clara
y explcita las polticas de informacin del negocio, ser ver irremediablemente
abocada a cometer errores en la gestin del negocio.

Ibd. P. 37
El trmino ecolgico se usa para determinar la relacin que existe entre los diferentes elementos que
conforman el ecosistema de informacin organizacional, y cmo al interactuar entre s, responden a estmulos
del entorno que condicionan una respuesta.

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Lo anteriormente expuesto significa que los ejecutivos deben abandonar la creencia de

que las TI son capaces por s mismas de resolver los problemas de informacin de una
organizacin; al contrario, la aplicacin de las tecnologas de la informacin sin el anlisis
del efecto que estas tienen sobre las operaciones y las estrategias4 distintivas de la
empresa, puede tener consecuencias desastrosas para una organizacin, acrecentando
los riesgos de prdida del negocio, pues los ejecutivos no podrn contar con informacin
que les permita entender los principios de la competitividad en una economa en red, cuya
caracterstica fundamental es la de centrar el desarrollo del negocio al rededor de la
informacin, en donde a su vez la TI permiten disear un sistema estratgico sostenible a
largo plazo.
Finalmente, para que una organizacin pueda mejorar en los diferentes aspectos
relacionados con la gestin de informacin empresarial debe comenzar por realizar un
diagnstico de las tecnologas de informacin disponibles, la forma como estn
tecnologas interactan con los diferentes procesos organizacionales, el tipo de
informacin y el soporte resultante del desarrollo de dichos procesos, as como una
evaluacin de la calidad de la informacin obtenidas desde los sistemas de informacin,
aplicaciones, bases de datos etc.

Aplicaciones
Corporativas

Estructura
Global de la
Empresa

Aplicaciones
de
Datos

Aplicaciones
Documentales

SGIO

Aplicaciones de
Documento
Electrnico

Informacin
Externa

Estrategia
del Negocio

Aplicaciones
Web

Figura N 3. Modelo Ecolgico de la AI5

APPLEGATE. Linda M. Estrategia y Gestin de la Informacin Corporativa: Los retos de gestin en una
economa en red. Madrid: McGraw Hill, 2004. p 43.
5
El modelo indicado, esta basado en los componentes de la Ecologa de la Informacin de Thomas
Davenport.

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De otro lado, este anlisis debe ser realizado un equipo interdisciplinario en el que deben
participar profesionales de la informacin (biblioteclogos y archivistas), ingenieros de
sistemas, arquitectos de informacin, expertos en evaluacin de procesos, usuarios,
especialitas en calidad y especialistas en sistemas de informacin, con el fin de garantizar
que el estudio abordar de manera integral la problemtica de la informacin en la
organizacin. A partir de aqu viene el diseo una nueva arquitectura de la informacin
que pueda integrar todos los ambientes de informacin de la organizacin, cuyo centro
deber estar en las reas de informacin que respaldan el negocio de la empresa y
desde all cubrir a toda la organizacin.
Desafos de la Gerencia de Informacin en el prximo Lustro
Los conceptos emergentes relacionados con la gestin de la informacin empresarial se
estn convirtiendo en un verdadero dolor de cabeza para la direccin; las tecnologas
estn presionado cambios no solo radicales sino vertiginosos en la forma como se maneja
la informacin de la empresa y estn modificando la fisonoma de los negocios; a
conceptos ya tradicionales como el comercio electrnico, la tele educacin y el tele
trabajo, se han agregado en los ltimos cinco aos otros como la gestin del conocimiento
(KM), la gestin de contenidos (CM), la inteligencia empresarial (BI), la gestin de
documentos e informacin (RIM) por citar algunos.
De igual forma, podemos afirmar que el imperio de Internet, no ha venido solo: a l se ha
sumado un elemento que aunque tradicional, hoy por hoy ha superado todo pronstico
pasado: las redes de informacin. Este nuevo escenario tecnolgico, marcada por el
excesivo nfasis que se da en las organizaciones modernas a la tecnologa, esta
afectando seriamente lo que podramos denominar la sabia de toda organizacin: su
informacin. Debido al uso masivo de las nuevas tecnologas de la informacin y la
documentacin o NTIC como suelen denominarse, las empresas se han olvidado que
como todo activo estratgico, la informacin debe ser adecuadamente gestionada y
gerenciada; muchas empresas confan su informacin a los sistemas de informacin y
basan el xito de su negocio en sofisticadas plataformas tecnolgicas sin darse cuenta
que antes que la arquitectura es el contenido, es decir la informacin; son muy pocas las
organizaciones que han advertido que este activo corporativo debe ponerse en manso de
expertos.
Para cientos de empresas de hoy resulta habitual generar miles de documentos en
formatos ya no tradicionales como el papel, sino electrnicos o digitales; los datos, la voz,
la imagen, etc., son cada vez con mayor frecuencia gestionados a travs de redes y
sistemas de informacin; en el desarrollo (tramitacin) de innumerables asuntos
administrativos se producen de manera simultnea documentos en papel, audio video
digital, formas y formularios electrnicos, documentos en HTML, SGML o XML (intranets o
paginas Web con contenidos empresariales), imgenes escaneadas, faxes, mensajes
instantneos y correos electrnicos. Cada vez es ms comn encontrar informacin
registrada en diferentes tipos y formatos documentales; estamos viviendo entonces una
etapa de transicin en la produccin, transformacin, distribucin, uso, conservacin y
disposicin de la informacin, que podramos denominar hbrida; nos aproximamos a
organizaciones hipertuextuales, en las cuales para poder recuperar una informacin

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tendremos que saltar de un ncleo de informacin a otro, de un documento a otro, de una

base de datos a otra, sin que siquiera conozcamos en que lugar esta depositada la
informacin.
Sin embargo, todo lo anterior encierra un riesgo que compromete incluso la continuidad
del negocio: el riesgo de prdida de la informacin, y con ello, la prdida de la memoria de
la organizacin. Pero qu hace esto altamente probable? Por un lado la desarticulacin
existente entre los diferentes sistemas y tecnologas de una organizacin; de otra lado la
ausencia de una poltica de informacin y finalmente, la carencia de metodologas
basadas en los principios de la bibliotecologa y la archivstica moderna para la creacin,
distribucin, conservacin, uso y almacenamiento de la informacin as como para su
tratamiento; las empresas poco se preocupan por la forma como gestionar sus
documentos y hacen prcticamente muy poco por la preservacin de la informacin y la
gestin de los datos asociados tanto a los documentos como al negocio (metadatos).
Algunas Estrategias
Lo primero que hay que decir es que no hay una solucin mgica a la problemtica
planteada; lo que existen son estrategias o diferentes caminos a seguir para dar orden a
esta cultura anrquica de gestin de informacin, en la cual no es posible saber con
certeza donde esta localizada la informacin, quien la tiene, que valor posee, cual es su
estado, o simplemente como resultado de que funcin se gener y cual es la utilidad
futura tanto como memoria corporativa como activo estratgico, capaz de generar retorno
(tangible) para la organizacin.
Algunas de las estrategias sugeridas son:
Poner la tecnologa despus que la informacin. Una organizacin con una
arquitectura tecnolgica moderna, pero sin contenidos que gestionar, esta condenada
a fracasar. Lo anterior supone disear un modelo de informacin apoyado en tres
conceptos:

Gestin Documental
(RM)
Gestin de Informacin
(RIM)

Gestin del Conocimiento

(KM)
Figura # 4 Modelo Escalable de Informacin

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Definir una arquitectura de informacin que vaya de la base hacia la cspide, es decir,
que primero resuelva los problemas operativos de la informacin para luego
concentrarse en los temas estratgicos de la informacin. Esta arquitectura, que debe
ser flexible y escalable, estar conformada por la integracin de diferentes
tecnologas, la cuales deben operar de manera interdependiente.
El modelo de informacin propuesto se debe apoyar a su vez en la definicin de los
siguientes elementos:6

Polticas de Informacin

Estrategias de Informacin

Cultura de Informacin

Figura # 5. Elementos de la Ecologa de la Informacin de Davenport

Y finalmente, para que las organizaciones puedan disear un modelo como el descrito
deben contar con profesionales de informacin capaces de estructurar redes de
informacin que interacten entre si, y cuya principal caracterstica sea la
estandarizacin de los diferentes procesos de informacin: creacin, distribucin, uso
y acceso, conservacin y almacenamiento.
BIBLIOGRAFIA
ABDALA BARCENAS, Adalgisa. Objetivos de un proyecto de administracin de y gestin de
documentos y archivos electrnicos. Bogot: Archivo General de la Nacin; Comit de Gestin de
Documentos, 2000. 15 p.
ANDREU, Rafael; RICARD, Joan. Estrategia y sistemas de informacin. Madrid: McGraw Hill,
1996.
6

Davenport. Op. Cit. p. 57.

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APPLEGATE. Linda M. Estrategia y Gestin de la Informacin Corporativa: Los retos de gestin

en una economa en red. Madrid: McGraw Hill, 2004..
BECERRA, Martn. Sociedad de la informacin: proyecto, convergencia y
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divergencia.

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Bogot: Universidad de los Andes, 1993.
ORTEGA MARTINEZ. Jos Antonio. Sistemas de informacin y ventaja competitiva: Como
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SHAPIRO, Carl. El dominio de la informacin: una gua estratgica para la
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economa

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La universidad, 2002.