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Funcionamiento de la Cartera de Proyectos TI

Introduccin
Desde el ao 2011 la UPCT est inmersa en un proyecto de mejora del Gobierno de las Tecnologas de
la Informacin; dentro de las buenas prcticas recomendadas en este proyecto de arranque, se
encontraba la puesta en marcha de una Cartera de Proyectos TI. Se pretende con ello confeccionar una
cartera que incluya todos los proyectos TI que se van a llevar a cabo en la UPCT durante el prximo
ao. Este proceso nos permitir conocer las necesidades globales de la Universidad en cuanto a
Tecnologas de la Informacin y planificar sus soluciones con la suficiente antelacin.
La de este ao ser la segunda convocatoria y se han introducido algunas pequeas variaciones y
mejoras sobre la experiencia del ao pasado.

Pasos para confeccionar la Cartera de Proyectos TI

A la hora de confeccionar la Cartera de Proyectos TI se van a llevar a cabo las siguientes acciones:
Establecer los criterios para evaluar los Proyectos TI. El Equipo de Gobierno elaborar un
conjunto de criterios a tener en cuenta a la hora de evaluar las propuestas de proyectos TI. Dichos
criterios deben reflejar cuales son las principales lneas estratgicas que quiere reforzar el Equipo
de Gobierno a travs de la puesta en marcha de los proyectos TI. Estos criterios se enumeran en el
anexo a este documento.
Apertura de un periodo de presentacin de propuestas. El Rector mandar una carta a los
principales responsables universitarios anuncindoles el inicio de un periodo para presentacin de
propuestas de Proyectos TI. En la carta tambin se informar sobre los criterios establecidos para
evaluar las propuestas recibidas.
Presentacin de propuestas de proyectos de TI. Los responsables universitarios dispondrn de un
plazo de, como mnimo, dos meses para recabar el apoyo de un Vicerrector o del Gerente a modo
de promotor del proyecto y elaborar sus propuestas. Se aconseja que durante este periodo el
promotor contacte con la Vicerrector TIC para informarle sobre la intencin de presentar el
proyecto y para solicitarle la ayuda del rea TI, si fuera necesario, para completar aquellos
aspectos de la solicitud ms tcnicos. A tales efectos, el Vicerrector TIC nombrar a un equipo de
personas como encargados de dar apoyo tcnico en el proceso de elaboracin de las solicitudes.
Establecer la disponibilidad de recursos humanos TI. Para poder disear y ejecutar los proyectos
TI se requiere disponer del personal necesario (sobre todo del especfico del rea de TI). Por ello, la
Unidad de Informtica deber estimar cuantas horas podrn dedicar los tcnicos del rea de TI a
ejecutar los proyectos que integren la cartera durante el prximo ao.

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Dotar a la Cartera de Proyectos TI de financiacin. El Equipo de Gobierno debe determinar cul es

el apoyo econmico con el que va a financiar la cartera, y lo har teniendo en cuenta los
presupuestos de aos anteriores, la situacin econmica actual, la promocin que quiera llevar a
cabo de algunas iniciativas estratgicas, etc.
Elaboracin de una propuesta de Cartera de Proyectos TI. Una vez recibidas todas las propuestas,
el Vicerrector TIC revisar su contenido, solicitar enmiendas o que se complete informacin si
fuera necesario y despus, en base a los criterios establecidos, elaborar una propuesta de Cartera
de Proyectos TI que incluir un listado priorizado de proyectos. Esta propuesta ser enviada al
Equipo de Gobierno.
Aprobacin de la Cartera de Proyectos TI. Una vez recibida la propuesta del Vicerrector TIC el
Equipo de Gobierno, en sesin presencial, analizar con detalle la propuesta, determinar si el
orden establecido es satisfactorio y, si as lo estima, modificar el orden propuesto. Finalmente,
aprobar, a ser posible de manera consensuada, la Cartera de Proyectos TI constituida por los
proyectos que se van a ejecutar el prximo ao y tambin establecer cuales se quedan fuera de
dicha cartera y por tanto no se ejecutarn de manera inminente.
Publicacin de la Cartera de Proyectos TI. Una vez aprobada la Cartera de Proyectos TI se enviar
a cada promotor una carta anuncindole la aprobacin de su proyecto e indicndole la cuanta
concedida para llevarlo a cabo. La Cartera de Proyectos tambin ser publicada en la pgina web
de la universidad para conocimiento de toda la comunidad universitaria.
Reclamaciones. Dado que los promotores de los proyectos deben estar presentes durante la
reunin del Equipo de Gobierno donde se apruebe la cartera, no se contempla la posibilidad de
llevar a cabo ningn tipo de reclamacin una vez publicada.

Agentes implicados
En el proceso de confeccin de la Cartera de Proyectos TI intervendrn distintos agentes:
Promotor. Es la persona que propone el proyecto y tiene el cometido de defender la necesidad o
conveniencia de su ejecucin ante el Equipo de Gobierno. Debe ser necesariamente un
Vicerrector, el Gerente o algn otro miembro del Equipo de Gobierno, pues tiene que tener la
mxima capacidad de decisin.
Director de proyecto. Es la persona asignada por el Promotor del proyecto para la direccin y
ejecucin posterior del mismo y tendr la responsabilidad de conseguir los objetivos propuestos.
Se recomienda que el Director conozca perfectamente el mbito en el que se va a implantar el
proyecto TI, por ello debe ser un coordinador, o jefe de unidad o servicio, aunque no
necesariamente con dependencia funcional del Promotor.
Apoyo tcnico. en la Unidad de Informtica se designarn una o varias personas que podrn
asesorar (en los aspectos tcnicos) al Promotor y al Director del proyecto en la elaboracin de la
propuesta.

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Vicerrector TIC (CIO). Responsable de aclarar a los promotores cualquier duda relacionada con la
Cartera de Proyectos, recibir todas las solicitudes, las evaluar y elevar una propuesta de
priorizacin al Equipo de Gobierno.
Equipo de Gobierno. En un principio, ser el encargado de establecer la financiacin asignada a la
Cartera de Proyectos para el prximo ao, as como de los criterios que se van a seguir para
establecer la prioridad de los proyectos. Una vez recibidas las propuestas, analizar las solicitudes,
determinar su prioridad en base a los criterios establecidos, confeccionar la cartera de proyectos
final, que servir para elaborar el presupuesto TI del siguiente ao y la pondr en conocimiento del
resto de la comunidad universitaria.

Evaluacin de las propuestas

Los criterios para la evaluacin de las propuestas de proyectos TI sern las establecidos por el Equipo
de Gobierno (aparecen reflejadas en el Anexo a este documento).
El Vicerrector TIC, con el asesoramiento que estime conveniente, estudiar todas las propuestas y las
evaluar teniendo en cuenta los criterios establecidos. Durante este proceso de evaluacin podr
reunirse con los promotores para clarificar y completar los aspectos oportunos de cada propuesta.
El Vicerrector TIC elaborar un informe, a modo de propuesta, que incluir la priorizacin o
planificacin de los proyectos a desarrollar durante el prximo ao, as como un resumen global de
costes. A dicho informe se adjuntarn las solicitudes presentadas por los promotores. Esta propuesta
se remitir al Equipo de Gobierno antes del 20 de octubre para que sea revisada en una prxima
reunin de Equipo de Gobierno.
Se convocar una reunin del Equipo de Gobierno cuyo nico punto del da sea discutir esta propuesta
y consensuar los cambios pertinentes. De esta reunin saldr la Cartera de Proyectos TI definitiva para
el siguiente ao.

Cambios en la Cartera de Proyectos

Se establece el compromiso por parte de todos los miembros del Equipo de Gobierno de que esta
Cartera de Proyectos no ser modificada salvo casos excepcionales, debidamente justificados y
aprobados por el propio Equipo de Gobierno. Estos cambios implicarn que, o bien alguno/s de los
proyectos planificados no se puedan ejecutar y se supriman de la cartera, o bien que se asignen ms
recursos (humanos y econmicos) para poder hacerles frente.

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Anexo: Criterios de evaluacin de proyectos

Los criterios aqu expuestos se alinean con la estrategia y poltica global de la Universidad. Para el
prximo ao (2013) los objetivos estratgicos prioritarios sern:
1. Modernizacin e internacionalizacin
2. Impulso de la Administracin Electrnica hacia una Administracin sin papeles.
3. Incorporacin de nuevas tecnologas y optimizacin de procesos.
4. Polticas de austeridad que supongan ahorro de costes por implantacin del proyecto.
5. Estrategias de visibilidad de la UPCT hacia el exterior.
Para la valoracin de los proyectos se tendrn en cuenta los siguientes aspectos:
1. Necesidad y solucin propuesta: 30%
El proyecto trata de resolver una necesidad crtica/importante/media/leve para la
universidad?
Cmo de urgente es la necesidad que se trata de cubrir?
La solucin propuesta es suficientemente clara?

2. Impacto y alineamiento con los objetivos estratgicos de la universidad para el ao 2013: 30%
Cumple la solucin con los objetivos enumerados?
Cmo de importantes son los beneficios que aporta o los riesgos si no se llegara a
desarrollar?
A cuntos (personas, colectivos) aporta beneficio?
Es un proyecto en colaboracin con otras reas/centros?
Tendr esta solucin un impacto positivo en otros servicios o proyectos de la
universidad?

3. Plan de trabajo y solucin propuesta: 10%

El plan de trabajo es completo y realista?

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Se hace un anlisis y gestin de riesgos (no slo tcnico)?

Probabilidades de xito.

4. Modelo de financiacin y asignacin de recursos: 20%

Cuntas personas se dedican por parte del rea funcional?
Es cofinanciado? Con qu porcentaje?
Estn recogidos y especificados en la propuesta todos los costes?

5. Evaluacin e indicadores de xito: 10%

Se han establecido indicadores claros y medibles?
Medirn estos indicadores el xito de la solucin?

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