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UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NCLEO DE NUEVA ESPARTA


ESCUELA DE HOTELERA Y TURISMO
PROGRAMA DE LIC. CONTADURA PBLICA
CTEDRA: AUDITORIA II (091-4483)

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO A APLICARSE EN LA


EMPRESA LA MAR MOTORS C.A. Y ESTUDIOS DE LOS ASPECTOS
GENERALES, LEGALES Y FISCALES.

Presentado por:
Profesor: Pedro Pablo Prez

Gonzlez, Helen C.I. 20. 903.171


Guilarte, Mariana C.I. 20.536.260
Len, Daniela C.I. 20.534.619
Maz, Luis C.I. 20.903.848
Mendoza, Maurys C.I. 20.535.163
Monsanto, Scarlette C.I. 20.534.051
Seccin: 1125

Guatamare, 12 de diciembre 2012

Contenido
ALCANCE DEL INFORME......................................................................... 6
1. CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO ...................................................... 7
1.1.INFORMACIN EMPRESARIAL ...................................................... 7
1.1.1.Resea Histrica ........................................................................... 7
1.1.2.Informacin General de la empresa............................................... 8
1.1.2.1.Accionistas ................................................................................. 8
1.1.2.2.Administradores ......................................................................... 8
1.1.2.3.Asesor Legal .............................................................................. 8
1.1.2.4.Bancos ....................................................................................... 8
1.1.3.MISIN ...................................................... 8
1.1.4.VISIN.. .................................................... 9
1.1.5.OBJETIVOS DE LA EMPRESA ........................................................ 9
1.1.6.VALORES DE LA MAR MOTORS, C.A .......................................... 9
1.1.7.SITUACIN LEGAL.......................................................... 10
1.1.8.ASPECTOS TRIBUTARIOS ........................................................... 12
1.1.9.ESTRUCTURA ORGANIZATIVA .................................................... 14
1.1.10.ESTRUCTURA FUNCIONAL ........................................................ 14
2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA A APLICARSE EN LA EMPRESA LA
MAR MOTORS ..14
3.EQUIPO DE AUDITORIA .. ........................................................ 20
4.MTODOS A UTILIZAR PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL
INTERNO APLICABLE A LA MAR MOTORS C.A. .................................. 21

CUESTIONARIOS: ....................................................................... 22

FLUJOGRAMA .............................................................................. 32

Tabla de Ilustraciones

Ilustracin 1: Resultado Cuestionario # 1 ................................................ 60


Ilustracin 2 Resultado Cuestionario # 2 ................................................. 61
Ilustracin 3 Resultado Cuestionario # 3 ................................................. 62
Ilustracin 4 Resultado Cuestionario #4 .................................................. 63
Ilustracin 5 Resultado cuestionario # 5 .................................................. 64
Ilustracin 6 Resultado cuestionario # 6 .................................................. 65
Ilustracin 7 Resultado cuestionario # 7 .................................................. 66
Ilustracin 8 Resultado cuestionario # 8 .................................................. 66
Ilustracin 9 Resultado cuestionario # 9 .................................................. 66

Tabla de Cuadros

Tabla 1 Accionistas .................................................................................... 8


Tabla 2 Administradores ............................................................................ 8
Tabla 3 Auditores responsables............................................................... 20

ALCANCE DEL INFORME

El presente informe tiene como objeto informar sobre el proceso de


evaluacin de control interno que comprende las actividades realizadas
desde el 29 de octubre hasta el 12 de diciembre 2012, que actualmente
se encuentra en desarrollo en la empresa LA MAR MOTORS, C.A. La
fuente de informacin proviene de los datos suministrados por la Licda.
Mayauri Orta, Coordinadora de Administracin.
Esta auditora tiene el propsito de informar a la empresa LA MAR
MOTORS, C.A, cmo se han desarrollado las actividades de control para
el efectivo cumplimiento de las operaciones de la empresa, con el objetivo
de expresar una opinin sobre los controles internos de la empresa, de
acuerdo con Normas de Auditora de Aceptacin General vigentes en
Venezuela.
El alcance de la auditoria comprender el estudio de:

Aspectos Generales

Situacin Legal

Situacin Tributaria

Cuentas por Cobrar

Efectivo

Inventario

Gastos

Ingresos

Costos

1. CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO


1.1. INFORMACIN EMPRESARIAL
1.1.1. Resea Histrica
Esta empresa se inicia cuando el seor Maximiliano Giunta
Crescente y su madre la seora Vicenza Crescete de Giunta deciden
constituir un negocio el cual conciben dedicado a la compra, venta
permuta, arrendamiento, distribucin y consignacin de toda clase de
vehculo automotor y a la comercializacin de repuestos automotrices, lo
cual cumplen cuando la empresa queda registrada en el registro mercantil
bajo el nombre comercial de LA MAR MOTORS, C.A. domiciliada en la
Avenida Bolvar, Porlamar, Estado Nueva Esparta.
Es una empresa familiar que inicio operaciones hace 7 aos, pero
sus miembros cuentan con varios aos de experiencia en el negocio
automotriz y un gran conocimiento en los tipos de vehculos con los que
actualmente se trabaja.
El negocio fue desarrollndose y es as que alcanza una
representatividad en el mercado, lo que le permite constituirse como una
compaa representada legalmente por el gerente general Efran Castillo.
Esta compaa es un ente mercantil con fines de lucro que se
encuentra relacionada con la compra y venta de vehculos. Adems de
autopartes y accesorios de casas ensambladoras; prestacin de servicios
mecnicos y tcnicos. En general, lleva a cabo cualquier actividad afn o
conexa que la Asamblea de Accionista por decisin unnime considere
conveniente y que sea de lcito comercio.

1.1.2. Informacin General de la empresa


1.1.2.1.

Accionistas
% DE

ACCIONISTAS

N DE ACCIONES

Maximiliano Giunta Crescente

399

99%

Vicenza Crescente de Giunta

1%

PARTICIPACIN

Tabla 1 Accionistas

1.1.2.2.

Administradores

Presidente

Maximiliano Giunta Crescente

Contador General

Eduardo Ros

Gerente General

Efran Castillo

Tabla 2 Administradores

1.1.2.3.

Asesor Legal

Abogado Mara Luisa Finol Snchez.


1.1.2.4.

Bancos

La Mar Motors, C.A. maneja cuentas en las siguientes instituciones


bancarias:
Banco de Venezuela, Banco Provincial, Banesco y B.O.D.

1.1.3. MISIN
En LA MAR MOTORS, C.A, nos dedicamos a la comercializacin de
vehculos, servicios y repuestos, enfocados a satisfacer las necesidades de
nuestros clientes con productos y servicios que excedan sus expectativas de
calidad, comprometidos a alcanzar los objetivos a travs de la participacin
activa de todo el personal, haciendo un uso efectivo y transparente de los
recursos, motivando al desarrollo del talento humano, haciendo uso de la

tecnologa de vanguardia, contribuyendo con acciones sociales, respetando


el medio ambiente, las leyes y a nuestros asociados comerciales.

1.1.4. VISIN
Ser la empresa lder a nivel nacional en la comercializacin de
vehculos, servicios y repuestos, a travs de la satisfaccin del cliente,
basados en el respeto, la participacin y el compromiso de sus empleados,
fundamentados en la innovacin del personal, trabajo en equipo, la mejora
continua y en un talento humano competitivo, a fin de garantizar el
crecimiento y niveles ptimos de rentabilidad en la organizacin.

1.1.5. OBJETIVOS DE LA EMPRESA


Tendr

por

objeto

lo

siguiente:

Compra,

venta,

permuta,

arrendamiento, distribucin y consignacin de toda clase de vehculos


automotores; compra, venta, permuta, distribucin y consignacin de
repuesto, autopartes y accesorios de casas ensambladoras o fabricantes de
vehculos y la prestacin de servicios mecnicos y tcnicos.
1.1.6. VALORES DE LA MAR MOTORS, C.A
RESPETO:
Los clientes de esta empresa cuentan con un trato amable y
personalizado, asimismo, un equipo humano que estn formados para
entablar relaciones comerciales cordiales y amistosas.

CREDIBILIDAD:
Esta da respuesta siempre a las necesidades y expectativas de los
clientes con la integridad y cumplimiento de promesas en las relaciones entre
clientes proveedores generando lealtad hacia la empresa.

10

SINERGIA:
Aborda los retos trabajando en equipo basados en el principio GanarGanar sobre la base de una visin compartida, cuyo resultado son superiores
a los esfuerzos individuales aprendiendo de las experiencias positivas y
negativas, asegurando que el conocimiento sea compartido.

TICA:
El comportamiento se fundamenta sobre los principios de lealtad,
responsabilidad, honestidad y perseverancia conformando as la cultura
organizacional, como un modo de vida integrado de lo que quiere lograr la
empresa.

RESPONSABILIDAD SOCIAL:
Reconoce la importancia de operar negocios para crear valor
econmico y social para los colaboradores y para las comunidades en donde
se operan, as como la de preservar el planeta para futuras generaciones.

1.1.7. SITUACIN LEGAL


La empresa La Mar Motors, C.A., cumple en primer lugar con la
solicitud de la asesora de un abogado, para seleccionar la forma de
organizacin mercantil ms conveniente, segn lo establecido en el Cdigo
de Comercio, el Cdigo Civil y la Ley del Mercado de Capitales.
Asimismo, de acuerdo a lo especificado en el cdigo de comercio en la
seccin II de las obligaciones de los comerciantes, esta fue reconocida en el
registro mercantil junto con los documentos exigidos, realizando asientos
respectivos, as como la formulacin del expediente de la compaa,
archivando la original junto con el ejemplar de los estatutos y dems

11

recaudos. Ahora bien, La Mar Motors, C.A., se inscribe en el registro de


comercio bajo el N 12, tomo 34-A.
De igual manera, dicha empresa lleva los libros establecidos en el
cdigo de comercio, es decir, el libro diario, libro mayor y libro de inventarios,
adems, de los libros auxiliares que crean necesarios para las operaciones
de la misma, estos se encuentran actualizados por efectos de la inflacin,
cumpliendo con la ley de Impuesto sobre la Renta, especficamente los
activos y pasivos no monetarios, evitando as las sanciones previstas en el
cdigo orgnicos tributario, en la seccin 1era de los ilcitos formales.
Por otro lado, esta se ajusta a lo sealado en el Cdigo orgnico
tributario, puesto que efectan las prestaciones tributarias, cuando se
cumplen con los supuestos de hecho que dan nacimiento a la obligacin
(hecho imponible), esto se estipula en el artculo 22.
Igualmente, se efectu la inscripcin en el Registro de Informacin
Fiscal

(RIF),

bajo

el

nmero

J-31369939-0.

Adems,

permite

las

fiscalizaciones y presenta declaraciones fiscales, cumpliendo con las


disposiciones del Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y
Tributaria (SENIAT), adscrito al Ministerio del Poder Popular para las
Finanzas.
Toda empresa que quiera iniciar su funcionamiento en la Repblica
Bolivariana de Venezuela, se ver obligado a cumplir con una serie de
trmites y disposiciones legales, la empresa LA MAR MOTORS C.A, para
ello, cuenta con un capital social comprendido por Bs. 400.000.000,00
dividido en cuatrocientas (400) acciones comunes con un valor nominal
bolvares un milln exactos (Bs. 1.000.000,00) cada una suscritas y pagadas
de la siguiente manera: Maximiliano Giunta Crescente 399 acciones

12

comunes y Vicenza Crescente de Giunta 1 accin, la responsabilidad de los


mismos se limita al monto de sus aportaciones.
De igual modo, la empresa posee una estructura legal amplia, cumple
con notificar a sus respectivos socios sobre las asambleas ordinarias y
extraordinarias a travs de un comunicado interno de las fechas respectivas
de su celebracin, establecidas en el cdigo de comercio.
Al mismo tiempo, la empresa lleva a cabo todas las normas oficiales
correspondientes, as como las leyes especiales y reglamentos relacionados
con la actividad a la que se dedica, el cual se encuentra respaldada por
abogados, quienes se encargan de los requerimientos legales que sean
necesarios dentro de la organizacin.
Es de suma importancia resaltar que la empresa LA MAR MOTORS,
C.A cumple con las disposiciones legales aplicables al Seguro Social
Obligatorio, as como con las dems disposiciones previstas por la Ley
Orgnica de los trabajadores y las trabajadoras. Adicionalmente, existen
otras disposiciones generales en materia de seguridad e higiene industrial
que fijan una gran variedad de obligaciones a cargo de los empresarios, con
el propsito de acentuar la seguridad, higiene y adecuado medio ambiente
en el centro de trabajo, cumpliendo con lo establecido en la Ley Orgnica de
Prevencin, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT).

1.1.8. ASPECTOS TRIBUTARIOS


El Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y
Tributaria (SENIAT), cre la categora de sujetos pasivos especiales,
mediante la Providencia numero 0296, publicada en la Gaceta Oficial numero
37.970 del 30 de junio de 2004 y vigente a partir del 1 de julio de 2004.

13

La empresa LA MAR MOTORS, C.A, es un contribuyente especial, los


contribuyentes calificados como especiales estn conformados por aquellos
sujetos que han sido expresamente calificados y notificados por el servicio en
este caso el SENIAT, atendiendo al nivel de ingresos brutos anuales.
Asimismo, la empresa LA MAR MOTORS, C.A. es considerada contribuyente
especial puesto que obtiene ingresos brutos iguales o superiores a 30.000
UT, y efectan ventas o prestaciones de servicios por montos iguales o
superiores a 2.500 UT mensuales.
Conforme lo establece el artculo 133 de la Constitucin Todos tienen
el deber de contribuir con los gastos pblicos mediante el pago de
impuestos, tasas y contribuciones que establezca la ley. La empresa LA
MAR MOTORS, cumple adecuadamente con este articulo, mediante la
cancelacin de todos los tributos que esta obligado a cancelar.
Esta empresa de acuerdo al SENIAT, es designada responsable del
pago del IVA en calidad de agentes de retencin por su calificacin de
contribuyente especial, y de acuerdo al estudio realizado esta cumple con la
cancelacin de este tributo. Adems, a causa de que esta empresa se dedica
a la venta de vehculos automotores, tiene como condicin ser un
contribuyente ordinario del IVA, este requiere la retencin del 75% del
impuesto causado, salvo que incurra en los supuestos establecidos para la
retencin del 100%.
Asimismo, segn lo establecido en la ley de I.S.L.R. dicha empresa
efecta la declaracin y pago de este impuesto, puesto que obtiene ingresos
anuales superiores a 1000 UT, es importante mencionar que todos los pagos
son realizados en el plazo correspondiente, desde el 1 ro de enero hasta el 31
de marzo De igual manera, es significativo que esta empresa mantenga este
grado de responsabilidad porque de lo contrario se incurrirn en ilcitos tales
como: declaraciones incompletas, fuera del tiempo especfico, declarar ms

14

de una vez de forma sustitutiva (correccin de la definitiva); y por esto


debern cancelar multas de 5 UT hasta 25 UT. Por otro lado, en el caso de
no declarar, debern cancelar de 10 a 50 UT. Las penas restrictivas de
libertad en el caso de defraudacin fiscal van de 6 meses a 7 aos de prisin
y en el caso de falta de enteramiento de 2 a 4 aos de prisin. La pena se
extingue si en un lapso menor a 25 das se paga la deuda.

1.1.9. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Gerencia
General

Dpto. de
Administracion

Dpto. de
Ventas

Dpto. de
Repuestos

Dpto. de
Servicios

Dpto. de
Garantia

Dpto de
Sistemas

Fuente: La Mar Motors, C.A.

1.1.10. ESTRUCTURA FUNCIONAL


La organizacin posee una estructura que permite informarle a todos
los miembros de la misma, el cargo que tiene dentro de la compaa dando a
conocer debidamente la segregacin de funciones que le competen.
Implantando las actividades que cada departamento debe efectuar para el
adecuado cumplimiento de los objetivos de la empresa, tales como:
Departamento de ventas:

Vigilar y realizar inventarios peridicos al almacn.

Establecer relacin con los distribuidores para satisfacer la demanda


del mercado.

15

Recibir y distribuir los diversos bienes obtenidos por la institucin.

Incentivar las ventas.

Comunicar semanalmente los efectos de las operaciones realizadas.

Departamento de administracin:

Comprar los materiales e insumos para los planes buscados.

Indagar y dar solucin a las dificultades relativas a la falta de


informacin para el registro contable.

Identificar y examinar los ingresos, egresos y gastos de la operacin


de la empresa y participar peridicamente al gerente general.

Mantener el correcto funcionamiento de los sistemas y procedimientos


contables de la empresa.

Departamento de repuesto:

Verificar el cumplimiento de la hora de entrega del vehculo por parte


del taller.

Entregar las piezas antes de que el vehculo entre al rea de


reparacin.

Fijar una cita de servicio para reservar los repuestos que se


necesitaran para la revisin o reparacin del vehculo.

Departamento de Servicio:

Provee comodidad, seguridad y tranquilidad a los clientes y a sus


acompaantes cuando visiten al taller de servicios o cuando intenten
comunicarse con cualquier departamento del concesionario.

Asegura el cumplimiento a la hora de la entrega del vehculo por parte


del taller.

Asignar las tareas y reparaciones a los tcnicos o mecnicos de los


vehculos recibidos.

16

Implementar una cartelera que muestre por da las tareas o


reparaciones ejecutar cada mecnico o tcnico.

Departamento de Garanta:

Realiza inspeccin peridica, el mantenimiento adecuado ayudar a


garantizar el mximo rendimiento, mayor confiabilidad y durabilidad
para el vehculo.

Disponer de equipamiento completo y adecuado para intervenir los


vehculos.

Departamento de sistema:

Manejar todo lo referente a los procesos administrativos, contables, de


facturacin e inventario de la empresa, divididos en los siguientes
mdulos: caja, contabilidad, cuentas por pagar, cuentas por cobrar,
conciliacin, repuestos, servicio y ventas.

Solventar las necesidades de la empresa en cuanto a facturacin,


inventario, cuentas por cobrar, asientos contables, y cuentas por
pagar.

Establecer citas de servicio, planificacin de taller y reserva de


repuestos, en el sistema.

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA A APLICARSE EN LA EMPRESA LA


MAR MOTORS C.A.
Efectivo

Verificar si se establecen montos lmites en caja de la empresa.

Observar si existe riesgo de fraude sobre este rubro.

Determinar las polticas que tienen los empleados al manejar una


transaccin de efectivo y sus responsabilidades a realizar este.

17

Establecer si existe segregacin de funciones o si solo una persona se


encarga de llevar a cabo esta actividad.

Cuentas por cobrar

Examinar los riesgos inherentes entre ellos los de fraude.

Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de


las cuentas por cobrar.

Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de las cuentas


por cobrar.

Comprobar la segregacin de funciones en cuanto a las cuentas por


cobrar.

Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por


cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.

Inventario

Conocer los mtodos de evaluacin de inventario aplicados por la


empresa La Mar Motors, C.A.

Verificar si los mtodos llevados a cabo, son apropiados a dicha


empresa.

Estudiar con qu frecuencia realiza la toma fsica del inventario.

Determinar si existen segregacin de funciones en cuanto a la


valuacin de inventario.

Examinar el riesgo inherente.

Ingresos

Examinar las polticas que se ejecutan al realizar una compra.

Estudiar si la empresa emite orden de venta.

Comprobar la antigedad de las transacciones de los ingresos.

18

Verificar la veracidad administrativa de los registros y cedulas de


soporte de los ingresos.

Gastos

Inspeccionar el riesgo inherente.

Determinar que el principio de valuacin del gasto guarde plena


concordancia con los principios de contabilidad generalmente
aceptados.

Indagar si los gastos son mayores a los presupuestados.

Establecer el grado de integridad de la auditoria del gasto.

Costos

Examinar el riesgo inherente.

Inspeccionar el control interno del costo de los productos.

Determinar si el costo de los productos vendidos se obtuvo con


mtodos apropiados.

Conocer

si

los

costos

generales

se

aplican

usando

tarifas

preestablecidas, y si se ajustan a los costos reales al terminar el


periodo.

Existencia de segregacin de funciones en dicho rubro.

19

PLANIFICACIN
DEFINITIVA

20

3. EQUIPO DE AUDITORIA
SEGREGACIN DE FUNCIONES
Guilarte, Mariana

Auditor Senior

Gonzlez, Helen

Auditoria del Efectivo y Cuentas por Cobrar

Len, Daniela

Auditoria de inventarios

Maz, Luis

Auditoria de Ingresos

Mendoza, Maurys

Auditoria de Gastos

Monsanto, Scarlette

Auditoria de costos

Tabla 3 Auditores responsables

Guilarte & Asociados, C.A


1. AUDITOR SENIOR: Mariana Guilarte, esta responsabilidad se le
asigno debido a su capacidad y competencia para desarrollar las
actividades y delegar las funciones de cada auditor Junior.

2. AUDITORES JUNIOR:

Gonzlez, Helen (EVALUACIN DEL EFECTIVO Y CUENTAS


POR COBRAR). Debido a conocimientos adquiridos, se le asigno
la evaluacin del efectivo en vista de su dominio para la
elaboracin de conciliaciones y arqueos de caja.

Len, Daniela (EVALUACIN DE INVENTARIOS). Se le delego


esta funcin puesto que conoce y maneja las entradas y salidas
de la mercanca del inventario, a parte de los mtodos de
valuacin utilizados.

Maz, Luis (EVALUACIN DE INGRESOS). Se le asigno esta


funcin, por su capacidad de conocimiento en el rubro de las
ventas.

21

Mendoza, Maurys (EVALUACIN DE GASTO). Por su alto


rendimiento y dominio de este rubro se le ordeno evaluar todo lo
referente al estudio de las erogaciones realizadas en la empresa.

Monsanto, Scarlette (EVALUACIN DEL COSTO). Esta funcin


se le fue delegada ya que posee un alto conocimiento en materia
de costo, en cuanto al manejo de las operaciones.

4. MTODOS A UTILIZAR PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL

INTERNO APLICABLE A LA MAR MOTORS C.A.


El control interno comprende el plan de toda organizacin, los
mtodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio para proteger
sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus activos. Adems,
incluye polticas y procedimientos afiliados por los directores y gerentes de
las empresas para dirigir las operaciones y promover el cumplimiento de los
compromisos establecidos para el logro de los objetivos deseados.
Este contribuye la seguridad del sistema contable que se utiliza en la
empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y
financieros, detectando las irregularidades y errores y propugna por la
solucin factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administracin
del personal, los mtodos y sistemas contables para que as el auditor pueda
dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales.
Segn lo establecido en el boletn 3050, emitido por la Comisin de
Normas y Procedimientos de Auditoria, el control interno tiene como objeto
Definir los elementos de la estructura del control interno y establecer los
pronunciamientos normativos aplicables a su estudio y evaluacin, como un
aspecto fundamental al establecer la estrategia de auditora, as como
sealar los lineamientos que deben seguirse al informar sobre debilidades o
desviaciones al control interno.

22

A continuacin se mostrarn las herramientas que sern empleadas


en la empresa LA MAR MOTORS C.A., para poder estudiar su estructura
de control interno que nos permitan tomar decisiones y aportar sugerencias a
la gerencia general sobre la administracin de algunos rubros de importancia
dentro de su estructura organizativa.

CUESTIONARIOS:
Al momento de ser aplicado este componente, la evaluacin se

realizar con base a las respuestas que fueron proporcionadas por los
directivos y el personal de la empresa; se tomar en cuenta la necesidad de
confirmar durante el curso de la evaluacin del control interno la autenticidad
de las respuestas dadas, sin confiar completamente en las obtenidas, por lo
tanto, la aplicacin correcta del cuestionario se fundamentar principalmente
en una combinacin de entrevistas y observaciones.
El cuestionario es formulado de tal manera que las respuestas
afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control,
mientras que las respuestas negativas sealan una falla o debilidad en el
sistema establecido; teniendo estos resultados, se aplicar un porcentaje a
cada tem de la siguiente manera: 1-18% (Bajo), 19-59% (Medio), 60-100%
(Alto), permitiendo determinar el nivel de riesgo de control interno presente
en la empresa al momento de realizar la auditoria.
Seguidamente se muestra el modelo de cuestionario que ser
empleado:

23

Fecha de Control: __/__/___

Nombre de la Empresa o Cliente:

ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA


N
1
2
3

Pregunta de verificacin
Se

tiene

claro

cules

son

los

Si

No

Observacin

objetivos

empresariales?
Posee la empresa organigramas generales?
De poseer organigramas, estos se encuentran
actualizados?
Los organigramas cuentan con evidencia de
publicacin y difusin?
Posee la empresa manuales de procedimientos
administrativos y contables, estn actualizados?
Existe un sistema administrativo y contable
dentro de la empresa?
Posee

los

libros

obligatorios

registros

contables legalizados?
Riesgo de control interno es: ALTO ( )

MODERADO ( )

BAJO ( )

24

Fecha de Control: __/__/___

Nombre de la Empresa o Cliente:

ASPECTOS LEGALES DE LA EMPRESA


N
1

Pregunta de verificacin

Si

No

Observacin

Cuenta la empresa con abogados internos o


Externos?
Posee archivos temporales de las transacciones
de la relacin compra- venta?
La empresa realiza Asambleas Ordinarias y
Extraordinarias?
Existe un control de las personas con poderes
vigentes de la sociedad?

Riesgo de control interno es: ALTO ( )

MODERADO ( )

BAJO ( )

25

Fecha de Control: __/__/___

Nombre de la Empresa o Cliente:

ASPECTOS TRIBUTARIOS DE LA EMPRESA


N
1
2

Pregunta de verificacin

Si

No

Observacin

La empresa es un contribuyente especial


Se encuentran al da los libros contables al tiempo
permitido por las normas tributarias
Existe una persona que:

- Determine los impuestos que deben causarse


- Autorice la presentacin de declaraciones
- Vigile el cumplimiento de obligaciones fiscales
Las declaraciones de impuestos son:

- Conciliadas contra registros contable


- Preparadas con los datos de la contabilidad
- Presentadas oportunamente

La

empresa

ha

retenido

las

contribuciones

sociales de los trabajadores en forma oportuna


Se han declarado y pagado en forma oportuna las
retenciones efectuadas
Riesgo de control interno es: ALTO ( )

MODERADO ( )

BAJO ( )

26

Fecha de Control: __/__/___

Nombre de la Empresa o Cliente:

RUBRO DE INVENTARIO
N

Pregunta de verificacin

Si

No

Observacin

Todas las compras se realizan por medio de


1

rdenes de compra, previamente enumeradas y


debidamente autorizadas?
Las facturas son verificadas con las rdenes de

compra y con los informes de recepcin en cuanto


a precio, condiciones y calidad?
Las entradas y salidas se hacen solamente por

informes

de

requisiciones

entradas
u

al

rdenes

almacn
de

por

embarque

previamente autorizadas?
4

Se ajustan los registros contables de acuerdo


con los resultados de los inventarios fsicos?
Existen inventarios excesivos, obsoletos o de
lento movimiento?
Riesgo de control interno es: ALTO ( )

MODERADO ( )

BAJO ( )

27

Fecha de Control: __/__/___

Nombre de la Empresa o Cliente:

RUBRO DE EFECTIVO
N

Pregunta de verificacin

Si

No

Observacin

Existe un control adecuado sobre las entradas


1

de

efectivo

mediante

recibos

enumerados,

relaciones de cobranza, entre otros?


2
3

Las cobranzas diarias son depositadas en el


banco, intactas y sin demora?
Est prohibida la firma de cheques en blanco?
Las

cuentas

mensualmente

de
y

cheques

se

investigan

se

concilian

registran

oportunamente los ajustes que de ellas se derivan


con oportunidad?

Se cancelan los documentos (comprobantes)


con un sello fechador de pagado?
Se hacen arqueos sorpresivos: periodicidad,
resultados o diferencias?
Las funciones de los responsables del manejo

de

efectivo

son

independientes de

los de

preparacin y manejo de libros?

Riesgo de control interno es: ALTO ( )

MODERADO ( )

BAJO ( )

28

Fecha de Control: __/__/___

Nombre de la Empresa o Cliente:

RUBRO DE CUENTAS POR COBRAR


N
1

Pregunta de verificacin

Si

No

Observacin

Existe una vigilancia constante y efectiva sobre


vencimientos y cobranza?
Se cuenta con programa de cmputo adecuado
para el control colectivo de cuentas?
Se tienen listas o catlogos de clientes con
direcciones, telfono, RFC, otros datos?
Se cuenta con procedimientos para el registro de

estimaciones de cuentas difciles o dudosas de


recuperacin y, en su caso tienen creada alguna
reserva?

Se preparan mensualmente informes de cuentas


por cobrar por antigedad de saldos?
Tiene la Junta de Directores un plan de pago de
las obligaciones pendientes de pago?

Riesgo de control interno es: ALTO ( )

MODERADO ( )

BAJO ( )

29

Fecha de Control: __/__/___

Nombre de la Empresa o Cliente:

RUBRO DE GASTOS
N
1

Pregunta de verificacin

Si

No

Observacin

Existe un catalogo de cuenta para reclasificar


adecuadamente los gastos?
Se realiza una revisin sistemtica de las

operaciones que afecten las cuentas de gastos,


tales como egresos, cuentas por pagar, nominas,
inventarios u otros?

Se verifica que los comprobantes de egresos


renan requisitos fiscales?
Se verifica que se efecte retenciones y se

elabore la constancia en caso de pagos de los


conceptos anteriores que correspondan?
Existe un sistema eficiente para el clculo de los

gastos

referentes

al

personal

(sueldos,

prestaciones, bonificaciones, otros)?

Riesgo de control interno es: ALTO ( )

MODERADO ( )

BAJO ( )

30

Fecha de Control: __/__/___

Nombre de la Empresa o Cliente:

RUBRO DE COSTOS
N
1

2
3
4

Pregunta de verificacin

Si

No

Observacin

Existe un sistema de valuacin de inventario


adecuado?
Son registradas adecuadamente las entradas en
el inventario?
Existe control sobre los sistemas de costos?
Contienen solo artculos o materiales en buenas
condiciones, de consumo y de venta?
Se identifican aquellos artculos o materiales en
mal estado, obsoletos o de lento movimiento?
Riesgo de control interno es: ALTO ( )

MODERADO ( )

BAJO ( )

31

Fecha de Control: __/__/___

Nombre de la Empresa o Cliente:

RUBRO DE INGRESOS
N
1

Pregunta de verificacin

Si

No

Observacin

Los ingresos son registrados cuando se han


ganado?
Son registrados apropiadamente en las cuentas
correspondientes del balance de situaciones?
Se han recibido y registrados todos los ingresos
que el negocio tiene derecho?
Los procedimientos para su control son los

adecuados para tener la seguridad de que se


registraran e informaran apropiadamente?
Los

controles

sobre

ingreso-produccin

operativos son los adecuados para prevenir


prdidas por errores, fraudes o falta de atencin, y
para que se siga los procedimientos de control?
Riesgo de control interno es: ALTO ( )

MODERADO ( )

BAJO ( )

32

FLUJOGRAMA
Segn Chiavenato Idalberto (1993); es una grfica que representa

el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la


secuencia del proceso en cuestin, las unidades involucradas y los
responsables de su ejecucin.
Los

flujogramas

son

importantes

en

toda

organizacin

departamento, ya que este permite la visualizacin de las actividades


innecesarias y verifica si la distribucin del trabajo est equilibrada, o sea,
bien distribuida en las personas, sin sobrecargo.
El lenguaje grfico de los flujogramas est compuesto de smbolos,
cada uno de ellos tiene un significado diferente, lo que garantiza que tanto
la interpretacin como el anlisis del diagrama se realicen de forma clara
y precisa. Asimismo, para asegurar la interpretacin uniforme del
diagrama de flujo resulta necesario el diseo y escogencia de
determinados smbolos a los que se les confiera convencionalmente un
significado preciso, as como definir reglas claras con respecto a la
aplicacin de estos.
Los smbolos a utilizar son los siguientes:
Inicio/ Final

Representa el comienzo y
final de un proceso.

Proceso o Actividad

Describe el procedimiento
y quien lo realiza.

Documento

Decisin

Refleja
el
papel
o
documento
que
es
utilizado en el proceso.
Indica operaciones lgicas,
teniendo como respuesta
SI o NO

33

Lneas de Flujo

Archivo

Conector a otra
pgina

Procesamiento

Salida Externa
Conector interno

T
P

Conecta
los
smbolos
sealando el orden en que
se deben realizar las
distintas operaciones.
Seala
cuando
un
documento es archivado
de forma temporal o
permanente.
Entrelazar
el
mismo
flujograma de una pgina
con otra.
Proceso que se efectan
con
un
computador,
manejo de informacin
electrnica.
Entrada o salida de
informacin de la empresa.
Enlaza
dos
partes
cualquiera de un diagrama
a travs de un conector.

34

Cronograma de Auditoria
a seguir en el Proceso de
Evaluacin del Control
Interno de La Empresa LA
MAR MOTORS, CA

35
Meses

Actividades

Semanas
-Reunin del equipo auditor para definir la empresa a
evaluar.

-Visita a la empresa La Mar Motors, C.A, y entrega de


corresponda para la aprobacin de la solicitud.

-Bsqueda de material con respecto a la misin, visin,


valores y actas constitutivas

correspondiente a dicha

empresa
-Bsqueda de los manuales de la empresa.

-Discusin de la informacin obtenida por parte de los


miembros del equipo auditor.

-Segregacin de funciones en cuanto a los rubros a estudiar,


de acuerdo al dominio de cada integrante.

-Estudio, anlisis y evaluacin de los rubros a tratar:


Efectivo, cuentas por cobrar, inventario, ingresos, costos y
gastos.

2y3

-Redaccin de los resultados obtenidos; y evaluacin de los


mismos.
-Traspaso

de

la

informacin

procesador de texto.
-Entrega del trabajo final.

claramente

definida

al

4y1
2

Octubre
1

Noviembre
4

Diciembre
4

36

Resultados del Proceso


de Evaluacin del Control
Interno de La Empresa LA
MAR MOTORS CA
(CORRESPONDENCIA, INFORME DE AUDITORIA)

37

38

Seores
12/12/2012
Junta Directiva
LA MAR MOTORS C.A.

Como parte de nuestras funciones como auditores de la empresa


LA MAR MOTORS C.A, efectuamos pruebas al sistema de control interno
segn lo requerido por las normas de auditora generalmente aceptadas.
Este examen se realiz bajo la modalidad de reas operativas, de
acuerdo la Declaracin de Normas de Auditora Nro. 4., el propsito de
dicha evaluacin es establecer la confianza en el control interno adoptado
para lograr la consecucin de los objetivos de la empresa.
Este estudio no presentara precisamente todas las debilidades
existentes en la empresa, sin embargo, se estima que este control se
fortifique de acuerdo a las recomendaciones expuestas.
A continuacin se presentarn las debilidades y fortalezas
encontradas con sus respectivas recomendaciones a juicio propio.

REAS ADMINISTRATIVAS:
I/ La evaluacin que se efectu al rea administrativa arrojo que esta
empresa posee manuales de procedimientos solo en ciertas reas, no en
su totalidad.
La inexistencia de estos genera que no se llevan a cabo las
funciones de forma adecuada, presentndose un gran inconveniente,
puesto que no se dividen las obligaciones ni se limitan las funciones por
cada miembro de la empresa, adems, esto repercute en las operaciones
de la misma, afectando los resultados que se podran obtener si existiese
segregacin de funciones, esto se debe al manejo inadecuado de la
comunicacin de la informacin que sostiene que se debe identificar,

39

recopilar y comunicar informacin pertinente en forma y plazo que


permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades.
R1/ Inicialmente, es conveniente que la empresa establezca
manuales de procedimientos administrativos de todos los rubros
integrantes de la misma.
R2/ Fijar de forma clara y especifica la informacin de las
funciones,

procedimientos,

pautas,

polticas,

es

decir,

establecer

directrices que condicionen y orienten el comportamiento de los


empleados dentro de las instalaciones.
R3/ Los manuales deben presentar los procedimientos de forma
grafica; es decir, a travs de flujogramas y otros instrumentos, para hacer
ms fcil la comprensin por parte de los empleados.
I/ Seguidamente, mediante la tcnica de observacin, se pudo percibir
que esta empresa cuenta con organigramas verticales definidos, pero sin
la debida publicacin dentro de las instalaciones de la misma.
Se evidencia que no se est cumpliendo con la comunicacin de la
informacin apropiada, lo cual trae como consecuencia que ocurran
confusiones o desviaciones de mandos. Aunado a esto, los organigramas
contribuyen a que no ocurra la invasin de funciones entre el recurso
humano, favoreciendo directamente el ambiente de control de la misma.
R1/ Se debe colocar una cartelera informativa en un lugar visible de
la organizacin, en donde, se presente el organigrama claro y definido de
la empresa, para que exista un mejor desempeo organizacional. Toda
empresa debe presentar organigramas que son imprescindibles para un
proceso idneo de planeacin. Se considera de relevancia considerar que
una empresa que no goce de organigramas bien concretos presentara
altas dificultadas para el cumplimiento de las metas y objetivos
planteados.

40

R2/ Los organigramas deben ser actualizados de acuerdo a los


cambios de personal, de cargo o creacin de un nuevo departamento y
realizar su debida publicacin al momento.
R3/ Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que
no contengan un nmero excesivo de cuadros y cargos; adems, los
organigramas deben contener los nombres de las funciones y no de las
personas; cuando se desea que estos ltimos figuren, conviene colocar
dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con
letra menor el nombre de la persona que lo ocupe.
I/ De igual manera, mediante la tcnica de observacin se percibe
que los organigramas elaborados por la empresa LA MAR MOTORS,
C.A., no presentan de manera adecuada las operacin llevadas a cabo
dentro de la misma, mediante la simbologa ms adecuada, obviando
algunos de estos procesos sin la colocacin de los mismos, entre ellos se
puede mencionar el dficit de toma de decisiones, supervisin y archivo
de la documentacin, es decir, en algunos casos, se da por entendido que
el proceso tendr que ser exitoso porque de lo contrario no muestra otras
alternativas.
La omisin de estos elementos, repercute en la informacin que se
transmite en los flujogramas, no teniendo claros y definidos que
procedimientos son llevados a cabo para conseguir los objetivos de la
empresa.
R1/ La elaboracin de los flujogramas por parte de la empresa LA
MAR MOTORS, C.A., debe representar todos los elementos que
intervienen para poder cumplir con alguna operacin dentro de la
empresa, esto permitir, obtener una informacin veraz mediante la
observacin de estos, ayudando a la empresa a que los miembros que
pertenecen a ella, tengan definido que actividades se llevan a cabo y
como son desarrolladas.

41

R2/ Para la elaboracin de los flujogramas se deben usar


solamente lneas de flujo horizontales y/o verticales, adems, de evitar el
cruce de lneas utilizando los conectores.
R3/ Se recomienda trazar los smbolos de manera que se puedan
leer de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha, tambin, todo texto
escrito dentro de un smbolo deber ser escrito claramente, evitando el
uso de muchas palabras.
REA CONTABLE:
Rubro de Efectivo (Caja)
Durante la revisin del efectivo se determin que este no presenta
dificultades, a pesar, de que este activo es muy propenso a convertirse en
blanco de los empleados deshonestos dentro de la organizacin
ocasionando que se cometan numerosos fraudes en la empresa.
En la empresa LA MAR MOTORS, C.A, se observ en el proceso
de evaluacin, que dicha empresa slo cuenta con una caja principal, la
cual depender de su buen manejo y control para que el ingreso ganado
por las actividades comerciales alcance su objetivo final.
F/ Por otro lado, a travs de la ejecucin de tcnicas de auditora,
se observ que los arqueos de caja se realizan de manera sorpresiva,
representando as una fortaleza importante puesto que representa una
posibilidad de que la persona encargada no incurra en actos fraudulentos
que atenten contra la empresa.
F/ Existe una muy buena segregacin de funciones, puesto que el
desempeo de los responsables del manejo de efectivo es independiente
de los que preparan y manejan los libros.
F/ Se pudo determinar que en la empresa La Mar Motors, C.A.,
existe un control adecuado sobre las entradas de efectivo mediante
recibos enumerados y relaciones de cobranza.

42

R/ Como poltica para seguir manteniendo un buen control interno


del efectivo, es necesario que se conserven los niveles de supervisin
que hasta ahora se ha venido ejecutado para asegurar el cumplimiento de
las funciones, es decir, se debe efectuar monitoreo constantes y
peridicos con el fin de determinar que controles estn operando de
acuerdo con lo planeado e implementar cursos de capacitacin al cajero
que le permita mantenerse actualizado en lo que se refiere al manejo del
sistema de

caja,

garantizando

que disminuyan

los

errores por

desconocimiento de las operaciones del sistema que se encuentra


implementado dentro de la empresa.
R/ De igual manera, se debe seguir realizando arqueos de caja de
manera sorpresiva en fechas no previstas por el cajero, con el objeto de
comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido, y por tanto que
el saldo que arroje esta cuenta corresponda con lo que se encuentra
fsicamente de dinero en efectivo en caja, lo que trae como resultado
mantener una observacin firme de los procedimientos de tan significativo
rubro de la empresa.
R/ Del mismo modo, se debe crear guas que fomenten una
conducta honesta y tica al personal que labora en la misma, donde la
autoridad superior del organismo debe procurar suscitar, difundir,
internalizar y vigilar la observancia de los valores ticos aceptados que
constituyan un slido fundamento moral para su condicin y operacin.
Tales valores deben enmarcar la conducta de funcionarios y empleados,
orientando su integridad y compromiso personal.
Rubro cuentas por cobrar
Siguiendo con el examen realizado a esta rea operativa, se
evaluaron las cuentas por cobrar, el cual constituye el activo de mayor
disponibilidad despus del efectivo en caja y bancos porque, a diferencia
del inventario, estas ya no deben pasar por procesos de manufactura,
almacenaje, traslado y colocacin con los clientes. Es necesario recalcar

43

que las cuentas por cobrar son activos adquiridos por la empresa a travs
de letras, pagars u otros documentos por cobrar proveniente o no de las
operaciones comerciales de ventas.
Este activo presenta el derecho que tiene la entidad de exigir a los
suscriptores de los ttulos de crdito el pago de su adeudo derivado de
venta de conceptos diferentes de las mercancas o la prestacin de
servicios a crdito. Por ello, es de suma importancia controlar las cuentas
por cobrar puesto que, esto determinar si la organizacin, registra de
manera adecuada todos los movimientos referidos a estos documentos,
pero sobretodo se debe controlar que este activo no pierda su formalidad
para convertirse en dinero.
Ahora bien, en el estudio efectuado a la mencionada cuenta, se
analizaron las diferentes polticas de cobranza, el control que la empresa
lleva sobre vencimientos y su cobro, la responsabilidad de las diferentes
instancias y la medicin del endeudamiento.
I/ La empresa no cuenta con procedimientos para el registro de
estimaciones de cuentas difciles o dudosas de recuperacin y, en este
caso no tienen creada ninguna reserva.
R1/ Debe estimarse la probabilidad que existe de recuperar los
montos de todas las cuentas por cobrar. Como consecuencia de esta
estimacin, resultar la cantidad de dinero que se asignara como prdida
causada por no haber recuperado el valor en cuentas, probablemente,
imposibles de cobrar.
R2/ Es conveniente llevar un considerado seguimiento a la
cobranza de los mismos; en vista de que en la mayora de los casos la
capacidad de la empresa para generar el efectivo necesario que le
permita desarrollar cabalmente sus operaciones diarias depende en gran
medida del valor, de la recuperabilidad y fechas de vencimiento de sus
cuentas por cobrar.

44

R3/ La empresa elaborar sus planificaciones de ventas o servicios,


ya que en primera instancia originan las cuentas por cobrar cuentas por
Cobrar. Teniendo cuidado en el tratamiento contable para as reflejar la
situacin financiera real de la empresa y, no incurrir en algn tipo de
responsabilidad administrativa, civil o penal, por inducir a engao,
voluntaria o involuntariamente, a los usuarios de los Estados Financieros,
principalmente al gobierno en la figura de las oficinas de recaudacin
fiscal.
I/ No tiene creada una reserva lo que le traera como resultado que
no podr cubrir las prdidas que se deriven de la incobrabilidad de las
cuentas. Esta provisin se deduce del monto de las cuentas por cobrar en
el balance general. Asimismo, debe ser calculada en una cantidad
suficiente como para cubrir las prdidas de las cuentas.
R1/ Recomendamos el establecimiento y cumplimiento de controles
que aseguren una adecuada administracin de las cuentas por cobrar, de
manera que la organizacin pueda disponer de la liquidez necesaria para
cumplir sus compromisos a corto plazo sin que se vea afectada la
solvencia y capacidad de pago; soportndose en una eficiente y oportuna
gestin de crdito y cobranza.
R2/ La empresa deber investigar cada cuenta de los clientes para
saber el tiempo que tienen de vencidas as como los antecedentes de los
clientes.
R3/ Elaborar una tabla para aplicar porcentajes de prdidas, por el
grado de riesgo y el tiempo
Rubro de inventarios
F/ A travs del anlisis y el estudio de esta cuenta se pudo
determinar que la empresa posee un buen control del inventario con
respecto a que se le permite el acceso al inventario solamente al personal
que no tiene acceso a los registros contables.

45

F/ Las compras se realizan por medio de rdenes de compra,


previamente enumeradas y debidamente autorizadas, al igual que se
realizan conteos fsicos de los inventarios por lo menos 2 veces al ao
con el objeto de verificar que lo que se tiene corresponde a lo mismo que
se encuentra en almacn.
F/ Las facturas son verificadas con las rdenes de compra y con
los informes de recepcin en cuanto a precio, condiciones y calidad.
Todas estas fortalezas mencionadas la posee la empresa, lo que
trae como resultado aspectos positivos porque, por el excelente manejo
del inventario proceden las utilidades de la entidad. Con l la empresa
puede realizar sus tareas de produccin y de compra economizando
recursos, y tambin atender a sus clientes con ms rapidez, optimizando
todas las actividades de la empresa.
R/ Para seguir efectuando un buen control de inventarios se debe
mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en trminos
cuantitativos como cualitativos, de donde es lgico pensar que el control
empieza a ejercerse con antelacin a las operaciones mismas, debido a
que si compra sin ningn criterio, nunca se podr controlar el nivel de los
inventarios. A este control pre-operativo se le conoce como Control
Preventivo, este se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita,
evitando acumulacin excesiva.
Hay que mencionar, que la auditoria, el anlisis de inventario y
control contable, permiten conocer la eficiencia del control preventivo y
seala puntos dbiles que merecen una accin correctiva. No hay que
olvidar que los registros y la tcnica del control contable se utilizan como
herramientas valiosas en el control preventivo.
Rubro de Costos
El siguiente punto representa el costo de produccin o adquisicin
de los bienes vendidos en un determinado ejercicio; no debiendo

46

considerarse los gastos incurridos en su comercializacin aspecto que


distorsiona la correcta interpretacin de la actividad productiva de la
empresa. Tambin, se puede afirmar desde un punto de vista general,
que el costo de ventas pretende representar las erogaciones que ha
efectuado la empresa para conseguir que los productos que comercializa
queden en condiciones aceptables por los compradores de los mismos,
respetando las condiciones de competitividad de mercado en que se
desenvuelve la empresa.
Se debe agregar que conocer los costos de la empresa es un
elemento clave de la correcta gestin empresarial, para que el esfuerzo y
la energa que se invierte en la empresa den los frutos esperados. Por
otra parte, no existen decisiones empresariales que de alguna forma no
influyan en los costos de una empresa. Es por eso que las decisiones a
tomarse

tengan

la

suficiente

calidad,

para

garantizar

el

buen

desenvolvimiento de las mismas.


Realizado el anlisis de la informacin obtenida a travs de los
cuestionarios, observacin e indagacin se pudo conocer que dicha
empresa lleva un adecuado sistema de valuacin de inventarios, en el
cual LA MAR MOTORS, C.A., utiliza el promedio mvil, este es el mtodo
ms utilizado por las empresas y consiste en calcular el costo promedio
unitario de los artculos.
F/ Llevan un buen registro de las entradas del inventario y existe un
control sobre los sistemas de costos. En este rubro no se encontr
debilidades importantes debido a que emplean mecanismos de control
adecuado que disminuyan irregularidades.
En relacin al anlisis de los costos empresariales es sumamente
importante, principalmente desde el punto de vista prctico, puesto que su
desconocimiento puede acarrear riesgos para la empresa e incluso, como
ha sucedido en muchos casos, llevarla a su desaparicin. Conocer no
slo que pas, sino tambin dnde, cundo, en qu medida (cunto),

47

cmo y porqu pas, permite corregir los desvos del pasado y preparar
una mejor administracin del futuro.
R/ Para conservar que el control interno aplicado a este rubro siga
siendo eficiente, se debe seguir empleando polticas que aseguren un
procedimiento adecuado para el clculo del costo.
R/ La empresa debe continuar teniendo personal capacitado, para
que lleve un buen registro de las compras, conjuntamente con su
comprobante.
Rubro de Ingreso
F/ Poseen una buena poltica referente a que ste registra los
ingresos cuando son ganados cumpliendo as con las normas contables.
F/ Los procedimientos para el control de los ingresos son los
apropiados para tener la seguridad de que se registran e informan
apropiadamente.
F/ Los controles sobre ingreso-produccin operativos son los
adecuados para prevenir prdidas por errores, fraudes o falta de atencin,
y para que se siga los procedimientos de control de manera eficiente y
eficaz.
R/ Se recomienda seguir teniendo un buen control interno en
relacin al ingreso este debe seguir implementando polticas y
mecanismos apropiados para el logro de la eficiencia como es depositar
en forma intacta los ingresos diariamente, encomendar el fondo a una
sola persona, esto hace nfasis a que debe existir una segregacin de
funciones donde una persona debe encargarse de una actividad y a su
vez que sea supervisado peridicamente.
R/ En procesos de ventas a crdito debe continuar elaborando una
lista de cobranza y archivar una copia de la lista con el propsito de
compararla con las fichas de depsito y las plizas de ingreso.

48

R/ Continuar con la elaboracin de laborar mensual de estados


financieros comparativos, para determinar variaciones significativas en
cualquier categora de ingresos, todo esto apegado a un buen ambiente
de control donde el personal se sienta parte de la empresa con sentido de
pertenencia, lo que traer como resultado que los trabajadores se sientas
en confianza de dar sus opiniones y esto disminuir el fraude
enormemente.
En la empresa donde se realizo el control interno se llego a la
conclusin de que la misma no posee debilidades con respecto al rubro
de ingreso.
Rubro de ingresos
Por ltimo, se analizo el rubro de gastos el cual se refiere a los
decrementos en los beneficios econmicos, producidos a lo largo del
periodo sobre el que se informa, en forma de salidas o disminucin de
valor de los activos, o bien como aumentos de los pasivos, que dan como
resultado disminucin del patrimonio.
F/ Se realiza revisiones sistemtica de las operaciones que afectan
las cuentas de gastos, tales como egresos, cuentas por pagar, nominas,
inventarios u otros.
F/ La Mar Motors, C.A, lleva un control en donde se verifica que los
comprobantes de egresos renan los requisitos fiscales. Adems, la
empresa cuenta con un sistema eficiente para el clculo de los gastos
referentes al personal (sueldos, prestaciones, bonificaciones, entre otros)
que trae como beneficio el ahorro de tiempo al momento de calcular todos
estos gastos.
F/ De igual manera esta empresa comprueba diariamente que los
gastos, estn respaldados con su debida factura o comprobante.
Conforme a sus fortalezas, los gerentes deben mirar la planificacin y el
control de gastos como acciones necesarias para mantener niveles

49

50

Cuestionarios y Anlisis
de los Procedimientos que
han sido evaluados a LA
MAR MOTORS, C.A.

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

Anlisis: Cuestionario # 1
Negativas
1%

0%

Afirmativas

Afirmativas
99%

Negativas

Ilustracin 1: Resultado Cuestionario # 1


Fuente: Grupo auditor Guilarte & Asociados

Se comprob en la aplicacin del cuestionario N 1 Aspectos


Generales de la Empresa que LA MAR MOTORS C.A, en cuanto a las
preguntas cerradas, las respuestas afirmativas representan el 99%, en
cambio el resultado obtenidos en las repuestas negativas asciende a tan
solo un 1%, revelando as que la empresa posee un control interno
razonable, con un riesgo de control bajo.
Como anlisis se pudo verificar, a travs de la entrevista con la
Coordinadora de Administracin Mayauri Orta, que en LA MAR MOTORS
C.A, no se cuenta con los organigramas publicados y difundidos pero
estn prximos a la publicacin ya que la empresa se encuentra en una
nueva sede.

61

Anlisis: Cuestionario # 2
0%

Afirmativas
Negativas

Afirmativas
100%

Ilustracin 2 Resultado Cuestionario # 2


Fuente: Grupo auditor Guilarte & Asociados

Como parte de la evaluacin realizada a la empresa LA MAR


MOTORS C.A, se evidencia mediante el grfico, que el porcentaje
reflejado por este fue de forma positiva para la empresa, representado en
un 100%, el cual muestra que esta organizacin abarca todos los
aspectos legales que se examinaron en esta auditora, lo que constituye
un elevado control interno en materia legal.

62

Anlisis: Cuestionario # 3
0%

Afirmativas
Negativas

Afirmativas
100%

Ilustracin 3 Resultado Cuestionario # 3


Fuente: Grupo auditor Guilarte & Asociados

El grupo auditor GUILARTE & ASOCIADOS C.A, a travs de la


aplicacin de cuestionarios a la empresa LA MAR MOTORS, C.A. Puede
evaluar que los resultados obtenidos en la compaa presentan un 100%
de resultados positivos en cuanto se refiere al aspecto tributario, puesto
que cumplen con todas las normas, decretos y leyes implantados por la
Administracin tributaria (SENIAT).

63

Anlisis: Cuestionario # 4
0%

Afirmativas
Negativas

Afirmativas
100%

Ilustracin 4 Resultado Cuestionario #4


Fuente: Grupo auditor Guilarte & Asociados

En el presente grfico se evidencia el buen control en el rubro de


inventarios que tiene la empresa LA MAR MOTORS C.A, debido que sus
respuestas positivas representan un 100%, indicando que la empresa
realiza proyecciones previas a la entrada de mercanca, como tambin
cuentan con un sistema que permite visualizar la entrada y salidas del
almacn, y a su vez realizan los inventarios fsicos de manera frecuente.

64

Anlisis: Cuestionario # 5
0%

Afirmativas
Negativas

Afirmativas
100%

Ilustracin 5 Resultado cuestionario # 5


Fuente: Grupo auditor Guilarte & Asociados

Luego de utilizar cuestionarios de control interno a la entidad. Se


puede observar en los resultados obtenidos que dicha compaa presenta
un alto ndice positivo en cuanto se refiere al control interno de dicho
rubro, dado que en las afirmaciones porcentualmente constituye un 100%,
verificando que la empresa LA MAR MOTORS C.A, conserva en el mbito
general de dicho rubro ptimas medidas de control interno, revelando un
eficiente desempeo de los responsables del manejo del efectivo.

65

Anlisis: Cuestionario # 6
Negativas
1%

Afirmativas

Afirmativas
99%

Negativas

Ilustracin 6 Resultado cuestionario # 6


Fuente: Grupo auditor Guilarte & Asociados

Luego de que el grupo auditor aplicara los cuestionarios de control


interno, se evidencio que los resultados obtenidos en dicha compaa
presenta un alto ndice positivo en cuanto refiere al control interno de
cuentas por cobrar, dado que en los resultados porcentuales constituye
un 99%, mientras que la ponderacin de respuestas negativas en todos
los aspectos evaluados por este grupo auditor asciende a tan solo en 1%,
verificando que la empresa LA MAR MOTORS, C.A., tiene eficientes
medidas de control interno.

66

Anlisis: Cuestionario # 7
0%

Afirmativas
Negativas

Afirmativas
100%

Ilustracin 7 Resultado cuestionario # 7


Fuente: Grupo auditor Guilarte & Asociados

En el presente grfico se refleja el buen control en el rubro de


gastos que tiene la empresa LA MAR MOTORS, C.A, ubicada en la
Avenida Bolvar, sus respuestas positivas representan un 100%,
indicando que la empresa realiza planificaciones previas a la hora de
tener un egreso que represente el valor de los recursos que se erogan en
la realizacin de actividades de la empresa, este no se identifica
directamente con un ingreso, aunque contribuye a la generacin del
mismo.

67

Anlisis: Cuestionario # 8
0%

Afirmativas
Negativas

Afirmativas
100%
Ilustracin 8 Resultado cuestionario # 8
Fuente: Grupo auditor Guilarte & Asociados

El grupo auditor Guilarte & ASOCIADOS C.A, a travs de la


aplicacin de cuestionarios a la empresa LA MAR MATORS, C.A. Puede
estimar que los resultados obtenidos en la compaa presentan un 100%
de revelaciones positivas en cuanto se refiere al rubro de ingresos, por
contratar personal especializado y experimentado en materia contable.

68

Anlisis: Cuestionario # 9
0%

Afirmativas
Negativas

Afirmativas
100%

Ilustracin 9 Resultado cuestionario # 9


Fuente: Grupo auditor Guilarte & Asociados
Ilustracin 9 Resultado cuestionario # 9

El grupo auditor luego de emplear cuestionarios de control interno a


la entidad empresarial, puede considerar en los resultados obtenidos que
dicha compaa presenta un alto ndice positivos en cuanto refiere al
control interno de dicho rubro, dado que el porcentaje constituye un 100%,
este rubro tiene alta eficacia en su control interno obteniendo un eficiente
desempeo de los responsables del manejo del costo en la empresa LA
MAR MOTORS, C.A.

69

Variaciones Presentes
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%

Afirmacin

30%

Negacin

20%
10%
0%

Se conocen tres tipos de riesgo: Inherente, de Control y de


Deteccin.
Riesgo inherente es la susceptibilidad de los estados financieros a
la existencia de errores o irregularidades significativos, antes de
considerar la efectividad de los sistemas de control. es decir, es la
posibilidad de que existan errores significativos en la informacin
auditada, al margen de la efectividad del control interno relacionado; son
errores que no se pueden prever. Adems, est totalmente fuera de
control por parte del auditor. Difcilmente se puedan tomar acciones que
tiendan a eliminarlo, porque es propia de la operatoria del ente.
El riesgo de control es el riesgo de que los sistemas de control
estn incapacitados para detectar o evitar errores o irregularidades
significativos en forma oportuna. Aqu influye de manera muy importante
los sistemas de control interno que estn implementados en la empresa y

70

que en circunstancias lleguen a ser insuficientes o inadecuados para la


aplicacin y deteccin oportuna de irregularidades. Es por esto la
necesidad y relevancia de que una administracin tenga en constante
revisin, verificacin y ajustes los procesos de control interno.
El riesgo de deteccin est directamente relacionado con los
procedimientos de auditora por lo que se trata de la no deteccin de la
existencia de erros en el proceso realizado.
La

Responsabilidad

de

llevar

cabo una

auditoria

con

procedimientos adecuados es total responsabilidad del grupo auditor, es


tan importante este riesgo que bien trabajado contribuye a debilitar el
riesgo de control y el riesgo inherente de la compaa.
Grado de Materialidad para el riesgo inherente.

1% - 18%

Riesgo Bajo

19% - 59%

Riesgo Medio

60% - 100%

Riesgo Alto.

Estos valores se establecen de acuerdo a los siguientes criterios:


Riesgo bajo (1% - 18%): se aplicara si:

La empresa La Mar Motors C.A, cumple con todas las leyes


vigentes,

postulados,

principios,

decretos

dems

normativas establecidas en el Estado.

Se supervisa y controla cada una de las operaciones


llevadas a cabo por la empresa en todos sus rubros entre
ellos, el efectivo, cuentas por cobrar, inventario, ingresos,
costos y gastos.

Posee manuales y procedimiento donde quedan plasmados


las actividades o responsabilidades de cada miembro de la
empresa.

71

Posee un control interno eficiente y eficaz, mediante el


empleo adecuado de cada uno de los componentes en
cuanto a las ambiente de control, supervisin, monitoreo,
informacin y comunicacin, y riesgo de control.

Otorga los beneficios idneos a la fuerza laboral, en cuanto


a las situaciones y relaciones jurdicas derivadas del trabajo
de derecho social.

Establece un consejo de administracin o comit de


auditoria.

Llevar actualizados los libros diarios, inventarios, mayor y


todos los que la empresa considere necesario para el
desarrollo de las operaciones.

La empresa solicita auditoria externa al menos una vez al


ao.

Disponen de flujogramas y organigramas publicados, as


como de fcil acceso para cada uno de los empleados
dentro de la empresa.

Riesgo medio (19% - 59%): se aplicara si:

No se apegan a las leyes existentes ni dems normativas


establecidas.

Posee carga excesiva de fuerza laboral, por ende no se


satisface sus necesidades a totalidad.

Existe manuales de procedimientos solo para los rubros de


procura, ventas de repuestos, inventarios de repuestos,
gestin de caja principal, es decir, no poseen los manuales
de procedimientos de todas operaciones de la empresa.

72

No realizan la actualizacin debida de ajustes por inflacin


en los registros contables y por ende no se mantiene los
libros al da.

Los flujogramas y organigramas no estn publicados dentro


de las instalaciones de la empresa.

No consideran relevantes el establecimiento de un comit de


auditoria dentro de la empresa, as como la realizacin de
una auditoria externa por lo menos una vez al ao.

Riesgo alto (60% - 100%): se aplicara si:

Las pautas, procedimientos y polticas son establecidas


pretendiendo que se cumplirn a cabalidad, sin darle mayor
importancia a la supervisin y monitoreo.

La

empresa

no

poseen

polticas,

manuales

ni

procedimientos establecidos.

No cuentan con organigramas ni flujogramas, tanto creados


como publicados en la empresa.

Los libros manejados por la empresa no estn actualizados

No existen niveles de supervisin e informacin entre los


empleados de la empresa.

Hay inexistencia de las actividades que realiza cada rol


dentro de la empresa.

73

En la siguiente tabla se muestran los riegos de auditora de manera


cualitativa.
RIESGO INHERENTE

ALTO

RIESGO CONTROL

MEDIO

BAJO

RIESGO DE DETECCIN

ALTO

MAS BAJO

BAJO

MEDIO

MEDIO

BAJO

MEDIO

ALTO

BAJO

MEDIO

ALTO

MAS ALTO

A continuacin, se muestran el riesgo de Auditora que se presenta


en el estudio y evaluacin del control Interno en la empresa LA MAR
MOTORS, C.A.
Clculo de Riesgo Inherente presente en LA MAR MOTORS, C.A
Riesgo Inherente = 1/33*100= 3,03 (BAJO)

Clculo de Riesgo Control presente en LA MAR MOTORS, C.A


Riesgo de Control = 1/33*100= 3,03 (BAJO)
Clculo de Riesgo Deteccin presente en LA MAR MOTORS, C.A
De forma cualitativa, luego de las deducciones que se muestran
sobre los riesgos inherentes y de control, se puede evidenciar que los
mismos revelan un porcentaje bajo, trayendo como resultado que nuestro
examen de control interno mostrar un riesgo de deteccin Ms Alto,
logrando establecer un porcentaje considerable del 70% a nuestro juicio
acorde, puesto que, el tiempo estimulado para nuestra evaluacin no
permiti que se efectuaran mayores pruebas donde pudieran quedar en
evidencia cualquier otra falla o debilidad, que presenta LA MAR MOTORS
C.A, actualmente.

74

RIESGO GENERAL DE AUDITORIA EN LA MAR MOTORS, C.A.


RI= 3, 03%

RC= 3, 03%

RD=70%

RA= RI*RC*RD
RA=0,0303*0,0303*0,70
RA= 0, 000642
Por ello, nuestra auditora afrontar un riesgo de auditora del
0,06% de manera general, es decir, que la ejecucin de las tcnicas no
darn la conviccin, de que los errores materiales que se encuentren
presentes dentro de la empresa LA MAR MOTORS C.A, sean revelados
con la realizacin de nuestro trabajo.

75

Flujogramas de los
Procedimientos Aplicados
por LA MAR MOTORS,
C.A., y sus respectivos
anlisis

76

Facturacin del bien o servicio

Fuente: La Mar Motors, C.A.

77

La facturacin proporciona la forma para la entrada al sistema de


los pedidos de los clientes. A la hora de realizar la facturacin, el cliente
debe cancelar la provisin del bien o la prestacin del servicio. El
vendedor debe generar un documento junto a la fecha de devengo,
adems de indicar la cantidad a pagar como contraprestacin. En la
misma se encuentran los datos del facturador y del destinatario, el detalle
de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los
precios totales, los descuentos y los impuestos. Una vez generado el
documento el cliente debe dirigirse a caja para entregarlo, el cajero debe
verificar que los datos suministrados coincidan con lo facturado en el
sistema, si todo concuerda se procede a informarle al cliente el monto que
debe

pagar,

este

puede

efectuar

su

pago

mediante

cheques

conformados, efectivo, con debito o crdito. La transaccin se realiza


segn la forma de pago, se procede a imprimir y sellar la factura y se le
entrega al cliente y el cajero archiva una copia.
En la empresa LA MAR MOTORS C.A, se evidencio que los
procedimientos cuando se emite una factura estn establecidos
eficientemente, puesto que cada funcionario dentro de la empresa sabe
que tareas realizar y qu funcin tiene dentro de la misma. Adems, est
en capacidad de tomar decisiones cuando se presente alguna
eventualidad, como en el caso cuando la factura no coincide con los datos
suministrados en el sistema, el cajero le informa al vendedor y este
procese a efectuar las modificaciones correspondientes. El sistema de
facturacin implantado en la empresa rene todos los requisitos exigidos
por las normas tributarias como la utilizacin de series y poseer una
numeracin consecutiva y nica. Por otro lado, la empresa utiliza un solo
medio de facturacin y tiene sealamiento de pago. Se observo que para
realizar este proceso no reflejan el documento que es utilizado en el
mismo.

78

Devolucin de Factura

Fuente: La Mar Motors, C.A.

La devolucin de facturas debe ser una prctica justificada. En la


devolucin la empresa La Mar Motors C.A, cuenta con procedimientos

79

definidos eficientemente, el cajero emite la factura al vendedor en el que


este solicita al analista contable la devolucin de factura a travs del
sistema, donde verifica que tipo de devolucin es, si es parcial se realiza
una nota de crdito y se archiva una copia en el libro de ventas, la
devolucin debe realizarse a travs del sistema.
En La Mar Motors C.A, la segregacin de funciones es primordial
por ello el funcionamiento de este proceso se hace de manera ordenada,
en la organizacin ningn empleado puede llevar a cabo todas las fases
de esta operacin/transaccin desde su autorizacin. Por ello, deben
conocen

el

papel que

les

corresponde

desempear

(funciones,

responsabilidades), adems, cuentan con informacin peridica y


oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en conformidad
con los dems, hacia el mejor logro de los objetivos. Por consiguiente, se
observo

que no se realiza una

motivo es una debilidad.

supervisin en este proceso, por tal

80

Cierre de diario de caja

Fuente: La Mar Motors, C.A.

Al finalizar la actividad diaria de la empresa, realiza un cierre diario


de caja, esto permite al cajero cuadrar las cuentas, esta opcin
presentar detalladamente las actividades diarias; se ingresa la fecha al
cierre, el cajero debe revisar los cobros del da, ventas del da, y los
cheques; luego se imprime un reporte a travs del sistema y se procede a
verificar contra el ingreso a caja, si existen depsitos realizados se le
entrega al motorizado del concesionario y este procede a llevarlo al
banco, una vez depositado el motorizado le entrega al cajero el depsito y
se ingresa al sistema.
LA MAR MOTORS, C.A, cuenta con un personal capacitado para
controlar todo el departamento de Caja. Adems, el cajero tiene
especificado su funcin dentro de la empresa, como vigilar el dinero,
reponer la caja cuando se agote. Lo ms importante es que al final del

81

turno se hace la contabilidad de lo que haya en caja, para que todo


cuadre. De igual forma, se determino que en este proceso no existe una
supervisin constante en el cierre de la caja, no basta que solo el cajero
sea quien vigile el dinero, lo que trae como consecuencias posibles
desfalcos.

82

Apertura y verificacin de documentos

Fuente: La Mar Motors, C.A.

83

Este proceso se inicia cuando el cliente desea comprar repuestos,


luego este se dirige al coordinador de ventas y este a su vez le entrega al
cliente una planilla de solicitud de crdito y solicita recaudos.
Posteriormente, el cliente debe conseguir la totalidad de los documentos
solicitados para el crdito. Luego, el Coordinador de Ventas debe verificar
los documentos consignados por el comprador. Por consiguiente, el
coordinador le enva al Asistente de Presupuesto una estructura del
expediente del cliente mediante un formato de Check list (F-GVE-RE-02).
Es por ello que el asistente comprueba la estructura del expediente y llena
el Check list de verificacin. Asimismo, verifica la planilla de solicitud de
crdito y consecutivamente la firma.
El siguiente paso, se remite el expediente del usuario a Contralora
para que evalu los documentos del mismo. Por otra parte, existen dos
condiciones, si el cliente no posee cuentas en la organizacin se asigna
directamente el lmite del crdito. Si por el contrario tiene cuentas en La
Mar Motors, C.A el analista de cuentas por cobrar verifica las cuentas del
cliente. Consecutivamente, el contralor le asigna el lmite del crdito y a
continuacin el analista revisa las referencias consignadas por el cliente y
la carga en el sistema de datos de ese cliente. En seguida, el contralor
firma el formato de solicitud de crdito y anota las respectivas
observaciones si es necesario. Despus, el analista le enva al Gerente
de Repuestos el expediente del comprador. Por ltimo, este se comunica
con el usuario para solicitar la firma del compromiso del crdito.
Este proceso que lleva la organizacin es adecuada y cuenta con
diversas verificaciones y comprobaciones antes de otorgarle el crdito
para que proceda a comprar repuestos en La Mar Motor C.A. Para
resumir, este flujograma tiene la ventaja de indicar la secuencia
del proceso en cuestin, las unidades involucradas y los responsables de
su ejecucin; en pocas palabras es la representacin simblica o pictrica
de un procedimiento administrativo de la mencionada empresa.

84

De igual modo, en el flujograma no se observa la divisin de las


operacin con la simbologa adecuada, igualmente no se percibe la
existencia del archivo de la informacin, esto trae como consecuencia
que no se respalden los documentos dentro de la empresa, y por lo tanto
dificulte la bsqueda de los mismos.

85

Venta del repuesto

Fuente: La Mar Motors, C.A.

86

En primer lugar, el cliente enva por fax o correo electrnico la


orden de compra donde especifica los repuestos con sus caractersticas
particulares a requerir, seguidamente el vendedor encargado del rea de
repuestos verifica en el almacn la disponibilidad o existencia de lo
solicitado por el cliente, ahora bien si no existe la disponibilidad, este
procede a realizar la solicitud de pedido de la mercanca a la planta, el
gerente de repuestos recibe la solicitud con la orden de compra adjunta,
luego verifica y aprueba la compra, esta es enviada al vendedor de
repuestos, este procede a recibir la mercanca de la planta y se carga el
pedido con los montos exactos establecidos, si estos no son seguros se
notifica al cliente el monto de la cotizacin, se enva al cliente para que
confirme la compra, posteriormente el vendedor factura con el monto que
presenta la orden de compra, el jefe de almacn recibe facturas y
despacha mercancas al cliente para que sea firmado por este, luego el
vendedor prepara la factura para la cobranza, la enva al asistente de
repuesto quien archiva la factura hasta la fecha de cobro.
Ahora bien, si existe disponibilidad en el almacn, se carga el
pedido con el monto exacto que presenta la orden de compra, y si a su
vez son seguros, se realiza directamente la factura con el monto de la
orden, el jefe de almacn recibe la factura y despacha mercancas al
cliente, este recibe la mercanca, firma la factura, y posteriormente el
vendedor elabora la factura para la cobranza y la enva al asistente de
repuesto para archivarla hasta la fecha de cobro.
Es importante resaltar, que la venta eficiente de estos repuestos,
depender del desempeo de cada uno de los integrantes de esta
manera existir mayor rapidez en el logro de los objetivos planteados,
adems de que el cliente se sienta satisfecho en cuanto al servicio
prestado.

87

De igual modo, durante este proceso solo se observa las distintas


actividades que se llevan a cabo, a pesar de que existe toma de
decisiones este carece de supervisin y archivo de la documentacin
relevante para la empresa, estos son factores que merman el control
interno en cuanto al monitoreo se refiere.

88

Inventario de repuesto

Fuente: La Mar Motors, C.A.

89

La toma de inventario consiste en verificar fsicamente los bienes, a


una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real y permite
contrastar los resultados obtenidos con los registros contables, a fin de
establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran
existir, y proceder a realizar los ajustes necesarios, segn sea el caso.
Esta deber considerar la comprobacin de la presencia fsica, estado de
conservacin y condiciones de utilizacin y de seguridad.
Se pudo observar que la empresa realiza un buen procedimiento
de toma de inventario ya que el auditor interno, conjuntamente con el
gerente de repuestos, realiza la planificacin correspondiente tomando en
consideracin los puntos discutidos con los participantes, se informa al
contralor, gerente general, gerente de repuestos y gerente de servicios la
fecha y actividades a cumplir. El gerente de repuestos identifica la
mercanca ubicada en el almacn con etiquetas que describan el serial de
cada

pieza,

se

verifica

la

correcta

identificacin

ubicacin.

Posteriormente, se establece una reunin para presentar la disponibilidad


del personal que ejecutara la toma fsica de inventario y se le notifica a
cada persona seleccionada cual ser su rol en la actividad.
Se efecta la verificacin de inventario en el sistema, y realiza los
ajustes (si son necesarios) a nivel administrativo. El gerente general y el
gerente de repuestos adecuan el rea para la mesa de control y asigna el
puesto de cada uno de los integrantes notificndoles va email y mediante
una reunin que ser detenida la recepcin, facturacin y despacho de
repuestos, se le solicita al jefe de almacn que coordine con los
almacenistas una zona especifica para la ubicacin de la mercanca
facturada y no entregada. La coordinacin administrativa realiza un corte
de sistema y administrativamente suspende las operaciones de
repuestos,

informa

al

gerente

de

repuestos

la

culminacin

de

congelamientos de documentos para dar inicio a la toma fsica de


inventario.

90

Por otro lado, al igual que en el flujograma anterior, se evidencio


que solo estn plasmados las operaciones que se realizan en cada fase
del proceso y no los documentos o niveles de archivos utilizados,
ocasionando as una debilidad dentro de la empresa La Mar Motors, C.A.

91

Requisicin y entrada de mercanca

Fuente: La Mar Motors, C.A.

La requisicin y entrada de mercanca se inicia con la necesidad de


un bien o servicio, necesarios para la operacin de la empresa, y culmina
con la adquisicin o pago de estos. Es por ello que el anterior diagrama
de flujo de datos abarca desde el momento que se requiere la compra de
un bien o servicio, hasta que se paga al proveedor.

92

Este proceso se inicia cuando el requisitor emite una solicitud de


requisicin de materiales, la cual es enviada al comprador, en este caso al
gerente de compras y/o coordinador de comprar, por medio de un correo
electrnico. Una vez que la solicitud es recibida por el gerente de compras
y/o coordinador de compras, este procede a revisar la especificacin de
los materiales solicitados para activar el proceso de compra, as como
tambin de realizar la planificacin de la compra del bien o servicio que se
esta requiriendo, verificar que presupuestos se ajustan a las necesidades
de la empresa en cuanto a precio, calidad, y tiempo de entrega. Entre
otras de las funciones que les corresponde, se encuentra que estos
deben emitir la orden de compra (por medio del sistema SAP) el cual
posee informacin acerca de la descripcin de los bienes o servicios,
cantidad de los mismos, costo unitario y total, fecha de solicitud y
disposicin de los bienes y servicios y por ultimo las autorizaciones
necesarias. Al finalizar este proceso, se procede a enviar la orden de
compra al proveedor.
El siguiente paso en el proceso de requisicin y entrada de
mercancas, es la recepcin del bien o servicio. En este paso se le solicita
al requisitor la verificacin de la misma, si se comprueba que existe
alguna diferencia entre lo recibido y lo requerido, ya sea algn reclamo
por faltantes o defectos en el producto, se le informa al gerente de
compras y/o coordinador de compras para que se ponga en contacto con
el proveedor. Si en dado caso que la mercanca requerida y la mercanca
recibida no poseen alguna diferencia, el gerente de compras da entrada al
inventario de la mercanca recibida y verificada a travs del sistema SAP.
Al momento de evaluar los manuales y procedimientos de la
empresa LA MAR MOTORS, C.A, en este caso la normativa de gestin de
procura, se pudo comprobar los diagramas de flujos de datos y las
normativas establecidas son apropiadas, ya que estas representan de
manera adecuada cada una de las responsabilidades, distribucin, reglas,

93

cada uno de los roles y actividades dentro de la empresa, para que de


esta manera no haya confusin a la hora de realizar ciertas operaciones.
Tambin, se percibe la inexistencia de archivos temporales o
permanentes dentro de la empresa.

Recepcin de Factura

Fuente: La Mar Motors, C.A.

En la Empresa LA MAR MOTORS, C.A, la factura es un documento


de suma importancia y debe ser emitida con la mayor precisin, claridad y
exactitud, en dicha factura est incluido todos los datos que obligan la
legislacin y asimismo los que solicita el cliente. En la empresa el sistema
recepcin de facturacin es conveniente, puesto que el gerente de
compra recibe la factura y la enva al analista de cuentas por pagar con
todos los documentos generados en el proceso; se procede a suministrar
en el sistema la factura recibida, el siguiente paso es activar el pago a los
proveedores.
Por otro lado en la MAR MOTORS, C.A, estn establecidos los
lineamientos y polticas de las operaciones para que se pueda realizar de
la mejor manera este proceso. Adems este procedimiento cuenta con
personal competente y especializado en cada una de sus funciones.
De igual modo, durante el procedimiento de recepcin de factura
no se evidencia los niveles de archivos y tomas de decisiones, al igual
que el dficit existente de monitoreo, estos son procesos importantes para
que se entienda de forma idnea cada una de las operaciones
desarrolladas por la empresa.