Lecturas

Semana5

PolitcnicoGrancolombianoenalianzaconWhitneyInternationalUniversitySystem

LECTURA N 1

5.AJUSTESCONTABLES
OBJETIVOS ESPECFICOS

Aplicar e identificar el principio de contabilidad de causacin y los diferentes tipos

de ajustes.
Clasificar los ajustes que deben realizarse al finalizar un periodo contable.

COMPETENCIAS
El estudiante estar en capacidad de identificar, clasificar y elaborar los ajustes que
deben realizarse al cierre del periodo contable.

DESARROLLO TEMTICO DE LA UNIDAD

INTRODUCCIN
En la contabilidad los ajustes son
necesarios
porque
depuran
la
contabilidad al finalizar el periodo
contable, lo que permite realizar
algunas correcciones a las cuentas,
causar los gastos y registrar algunas
omisiones que se hayan presentado
durante el periodo contable.
Existen costos y gastos en que incurren
las empresas para producir sus
ingresos. Algunos de ellos son ms fciles de asociar, como arriendos, gastos de personal,
etc., pero hay otros un poco ms difciles de establecer, como las depreciaciones, as
amortizaciones de diferidos, etc. Es por esta razn que las empresas requieren elaborar los
ajustes correspondientes una vez finalice cada periodo contable.

5.1 CONTABILIDAD DE CAJA Y DE CAUSACIN

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Se entiende como contabilidad

de caja, cuando solo se
considera como ingreso del
periodo las ventas y los servicios
prestados al contado, y como
gastos
y
costos,
los
desembolsos
efectuados
solamente en el periodo. En
Colombia,
esta
clase
de
contabilidad no se acepta por
las normas que aqu se han
establecido.
La contabilidad de causacin, tambin llamada por acumulacin, establece que los hechos
econmicos deben reconocerse en el periodo en el cual se realizan y no solo cuando se
reciba o se pague en efectivo -o su equivalente-.
Para que un hecho econmico sea reconocido se requiere que sea medible, pertinente y
que pueda representarse de manera confiable. En Colombia este es el sistema aceptado.

5.2 CLASES DE AJUSTES

Un ajuste es un registro que se efecta al finalizar cada periodo contable, con el propsito
de ajustar los saldos de las cuentas a su valor real.

Se pueden clasificar as:

Ajustes por ingresos y gastos acumulados o causados:

Ingresos realizados pendientes de cobro
Gastos acumulados causados por pagar

Ajustes por ingresos y gastos diferidos:

Ingresos diferidos
Gastos diferidos

Ajuste por depreciacin y amortizacin.

Ajuste por correcciones de errores y omisiones.

5.2.1 ACUMULADOS DIFERIDOS, AMORTIZACIONES, CAUSACIONES

INGRESOS ACUMULADOS
Estos ajustes ocurren cuando el ente econmico presta un
servicio durante el periodo contable, que al finalizar no ha
sido facturado, o no ha sido elaborada la cuenta de cobro,
pero el importe del servicio debe reconocerse con ingresos
operacionales del mismo periodo contable.
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Microsoft Office 2007 Image

Por ejemplo supngase que distribuidora XYZ, prest servicios de asesora de empaque en
el mes de febrero por 3.000 u.m., pero al finalizar el mes no se factur ni se envi la
cuenta de cobro. La compaa debe reconocer el ingreso en mismo mes de febrero, porque
la contabilidad es por causacin, el asiento contable sera:
Cuenta
Deudores- clientes
Ingresos operacionales- venta servicios

Dbito
3.000 u.m

Crdito
3.000 u.m

En el periodo siguiente, una vez sea facturado y recaudado el ingreso, el asiento contable
se presentara as:
Cuenta
Caja
Deudores- clientes

Dbito
3.000 u.m

Crdito
3.000 u.m

Ntese que en el siguiente periodo, ya no se maneja en la cuenta de ingresos

operacionales, porque fue reconocido en el periodo anterior como un ingreso.

GASTOS ACUMULADOS
Son aquellos gastos causados durante el periodo pero que no han sido reconocidos, esto
puede suceder por falta del respectivo soporte contable (factura) o por cualquier otro
motivo. Por tal motivo estos gastos incurridos deben reconocerse como gastos del periodo,
independientemente de su fecha de pago.
Por ejemplo podemos suponer que distribuidora XYZ, tiene en arriendo un local donde
funcionan sus oficinas, con un canon mensual de arrendamiento de 1.000 u.m. y al
finalizar el mes de febrero aun no lo ha cancelado.
Cuenta
Gastos operacionales- arrendamientos
Costos y gastos por pagar-arriendo

Dbito
1.000 u.m

Crdito
1.000 u.m


Observe que con este asiento la empresa reconoce el gasto de arriendo de mes de febrero,
que a la fecha est pendiente de pago. En caso que la compaa no hubiera reconocido el
gasto, la utilidad del mes febrero quedara sobrevalorada.
Cuando las empresas excluyen estos ajustes en su contabilidad, los resultados operativos
se presentan disminuidos en el caso de los ingresos y aumentados en el caso de los
gastos.

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DIFERIDOS
Los diferidos se ocasionan cuando los entes econmicos reciben o pagan en forma
anticipada un servicio o una venta, que deber prestarse en el futuro. Tiene como
caracterstica que deben amortizarse peridicamente y en sumas iguales.
Se dan diferidos por ingresos y diferidos por gastos.

INGRESOS DIFERIDOS
Estos ajustes se realizan cuando
las
empresas
reciben
determinada cantidad de dinero
por servicios por prestar en un
futuro. Se deben ir amortizando a
medida que la empresa presta el
servicio.
Estos
anticipos
representan pasivos para la
empresa que los recibe y deben
llevarse
en
una
cuenta
denominada ingresos recibidos
por anticipados.
Por ejemplo la distribuidora XYZ,
recibi por anticipado 6.000 u.m. por concepto de seis meses de arriendo, de la empresa
Comercial pato.
El registro del hecho econmico y los ajustes al final de cada uno de los seis meses del
contrato se presentan as:
Al momento de recibir el anticipo de arriendo para crear la cuenta del diferido:
Cuenta
Caja
Ingresos recibidos por anticipado

Dbito
6.000 u.m
-arriendo.

Crdito
6.000 u.m

Al finalizar cada mes de los seis meses de anticipo por concepto de arriendo, Distribuidora
XYZ, debe reconocer el ingreso generado por la prestacin del servicio de arriendo y
disminuir el pasivo creado al momento de recibir el dinero.
En consecuencia cada registro al finalizar cada mes quedara as:
Cuenta
Ingresos recibidos por anticipados

Dbito
1.000 u.m

Crdito


Ingresos no operacionales arriendos

1.000 u.m

GASTOS DIFERIDOS
Son gastos pagados en forma anticipada por el ente econmico, los cuales se llevan en
una cuenta denominada gastos pagados por anticipados del activo. De estos gastos la
empresa espera obtener en un futuro cercano un beneficio econmico, por lo que deben
amortizarse a medida que se utilicen en la generacin de ingresos.

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La amortizacin realizada al final de cada periodo contable, debe hacerse mediante un

asiento de ajuste, lo que los convierte en gastos del respectivo periodo.
Por ejemplo la distribuidora XYZ Ltda., cancel en da de hoy la suma 3.000 u.m.
correspondiente a seis meses anticipados de arriendo a la inmobiliaria Pepita. El asiento
para registrar el hecho econmico es el siguiente:
Cuenta
Gastos pagados por anticipado-arriendo
Bancos

Dbito
3.000 u.m

Crdito
3.000 u.m

Al finalizar cada mes Distribuidora XYZ debe reconocer el gasto correspondiente a

arrendamientos, considerndose un gasto operacional, por lo tanto, el asiento contable en
cada uno de los seis meses siguientes es:
El gasto mensual se calcula 3000/6 = 500 u.m. / mes.
Cuenta
Gastos operacionales- arriendo
Gastos pagados por anticipado arriendos

Dbito
500 u.m

Crdito
500 u.m

Observe que el anterior asiento va ajustando el valor de arriendo en la medida que la

empresa va haciendo uso del inmueble. Por lo tanto se amortiza en seis meses continuos.

LECTURA N 2
5.3 DEPRECIACIONES, PROVISIONES DE CARTERA

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Este ajuste se hace a algunos activos como propiedad, planta y equipo, para distribuir su
costo de adquisicin como gasto a travs de su vida til, esto en virtud del desgaste por el
uso que de ellos se hace o tambin por obsolescencia de tales activos. Se reconoce al final
de cada periodo contable como gasto depreciacin.
Este gasto se acumula en una cuenta llamada depreciacin acumulada, el cual se resta del
costo histrico del activo, para dar como resultado el costo residual o el valor en libros.
El costo histrico incluye todos los cargos necesarios para colocar el bien en condiciones
de utilizacin, tales como, montaje, transporte, aranceles, estudios de ingeniera, etc. Por
vida til se entiende el lapso de tiempo en el cual se espera que la propiedad, planta y
equipo contribuyan a la generacin de ingresos.
La propiedad, planta y equipo se suelen dividir en tres categoras: no depreciables,
depreciables y agotables. Los no depreciables son aquellos activos que tienen una vida til
ilimitada o los que a la fecha de presentacin de los estados financieros se encuentran en
construccin o montaje, como terrenos, construcciones en curso, equipo en trnsito y en
montaje.
Los depreciables son todos aquellos bienes que por su uso u obsolescencia pierden valor,
por ejemplo, construcciones y edificaciones, equipos de oficina, telecomunicaciones y
transporte.
Las propiedades agotables hacen referencia a los activos por recursos naturales, cuya
cantidad y valor disminuye por extraccin o remocin del producto. Su costo histrico se
conforma por su valor de adquisicin, ms los cargos incurridos en su explotacin y
desarrollo.
Segn la legislacin tributaria en Colombia el tiempo de vida til y porcentaje de desgaste
de los bienes de propiedad, planta y equipo depreciables son:

Activo depreciable
Vida til
Flota y equipo de transporte.
5 aos
Equipo de cmputo comunicacin. 5 aos
Maquinaria y equipo.
10 aos
Equipo de oficina.
10 aos
Construcciones y edificaciones.
20 aos

% depreciacin anual
20%
20%
10%
10%
5%


Para el clculo de la depreciacin existen varios mtodos de reconocido valor tcnico,
entre ellos tenemos:

Mtodo de lnea recta

Mtodo de suma de dgitos
Mtodo de saldos decrecientes
Mtodos de unidades de produccin.
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Por efectos metodolgicos solamente se explicar el mtodo de lnea recta que es el de

mayor uso por los entes econmicos.
El mtodo de lnea recta consiste en aplicar la misma cuota constante durante cada uno
de los aos de vida til del bien depreciable y se obtiene, as:
Depreciacin = (costo histrico valor de salvamento)/ vida til.
Pero dependiendo de la informacin que se requiera, la depreciacin se puede calcular
para periodos ms cortos, como meses y da. As:
Depreciacin mensual = (costo histrico*No meses)/ (vida til * 12 meses)
Depreciacin diaria = (costo histrico * No. Das)/ (vida til * 360 das)
Por ejemplo la Distribuidora XYZ Ltda. Adquiere un vehculo con un costo histrico de 4.200
u.m. la depreciacin de calcula as:
D. Anual = 4.200/5 = 840 u.m.
D. Mensual = 4.200 / (5*12) = 70 u.m.
D. Diaria = 4.200 / (5*360) = 2.34 u.m.
Ahora se puede visualizar en forma gradual como va acumulndose la depreciacin.
Aos
0
1
2
3
4
5

Depreciacin anual

Depreciacin acumulada

840
840
840
840
840

840
1.680
2.520
3.360
4.200

Valor en libros
4.200
3.360
2.520
1.680
840
0

Obsrvese en el anterior recuadro cmo se acumula la depreciacin a travs de los aos

de vida til del bien, tambin se determina el valor en libro para cada ao.


En consecuencia el ajuste por la depreciacin para el primer ao, se da de la siguiente
forma:
Cuenta
Gasto depreciacin vehculos.
Depreciacin acumulada vehculos.

Dbito
840

Crdito
840

As mismo se puede utilizar la ecuacin contable para realizar el ajuste.

Gasto deprecacin.
D. acumulada.

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activos = pasivos + patrimonio + (ingresos costos gasto)

Cuenta

840
840

Dependiendo de la funcionalidad donde se encuentre el bien en la organizacin, la

depreciacin puede ser un gasto o un costo.

PROVISIONES DE CARTERA
Cuando hacemos mencin a cartera nos referimos a las deudas que los clientes tienen con
el ente econmico, es decir por las ventas realizadas a crdito.
Deben llevarse en la cuenta deudores clientes del activo, esta cuenta registra todos los
valores a favor de la empresa y a cargo de clientes nacionales y extranjeros de cualquier
naturaleza, por concepto de ventas de mercancas, productos terminados, servicios y
contratos.
Con el fin de minimizar prdidas futuras, la empresa debe tener un control interno donde
se pueda:

Elaborar mensualmente un estado de cartera por edades de vencimiento

Enviar peridicamente un extracto del estado de cartera a cada cliente.
Soportar todo pago de los clientes con un recibo de caja
Producir una nota crdito cada vez que el cliente realice una devolucin.
Realizar visitas espordicas a los clientes para verificar su pago.

Debido a situaciones implcitas en los negocios, las empresas se ven abocadas a

eventualidades de no pago de su cartera por parte de los clientes, por razones como
muerte del deudor, insolvencia, declaracin expresa de no pago, etc. Estas prdidas deben
ser asumidas por la empresa.
Cuando sucede lo anterior y agotadas las gestiones de cobro, los entes econmicos deben
efectuar una reclasificacin con el fin de mostrar los estados financieros con el verdadero
valor de la cartera. Para tal fin, existen dos mtodos para contabilizar las cuentas
incobrables:


Mtodo de anulacin directa
Mtodo de provisin para
cuentas incobrables
El mtodo de anulacin directa consiste en revertir el registro original de la venta a crdito,
es decir, acreditar la cuenta clientes por el valor de la cuenta incobrable y debitar la cuenta
gastos operacionales provisiones. Con este registro desaparece la cuenta incobrable.
Ejemplo supngase que Distribuidora XYZ, vendi a crdito 1.000 u.m. a la
comercializadora pepita, hace un ao y aun no ha cancelado.
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El registro en el momento de la venta es:

Cuenta

Dbito

Deudores clientes
Ingresos operacionales ventas

1.000 u.m

Crdito

1.000 u.m

Para eliminar la cuenta incobrable del saldo de cartera, el asiento es el siguiente:

Cuenta

Dbito

Gasto operacionales-provisiones
Deudores clientes

1.000 u.m

Crdito

1.000 u.m

El mtodo de provisin para cuentas malas consiste en estimar la porcin de cartera que
se perder en un periodo determinado, mediante un anlisis de cartera por edades,
teniendo en cuenta las normas legales existentes de cada pas. Se asigna un porcentaje
de acuerdo la antigedad de la cartera, es decir, a mayor antigedad mayor porcentaje de
provisin, a menor antigedad menor porcentaje de provisin.
Una vez establecido el clculo, debe realizarse el ajuste contable, debitando la cuenta
nominal de gastos operacionales provisiones y acreditando la cuenta del activo deudores
provisiones.
Por lo general son aceptadas las siguientes tasas porcentuales para realizar las
provisiones de cartera vencida. As:
De 0 a 3 meses
De ms de 3 meses a 6 meses
De ms de 6 meses a 12 meses
De ms de 1 aos en adelante

0%
5%
10%
15%

Para observar este mtodo veamos un ejemplo, supongamos que Distribuidora XYZ, posee
una cartera de 10.000 u.m. se elabora un anlisis de cartera por vencimientos de la
siguiente forma:


Cliente
A
B
C
D
E
Total

Cartera
2.000
1.800
3.150
1.180
1.870
10.000

0 - 90
800
200
1500
180

91 -180
1.200
500
400

2.680

2.100

181 - 360

+ 360

600
750
600

1000
400

1.950

1870
3.270

Cartera entre 181 a 360 das tenemos:

Provisin = 1.950 * 10% = 195 u.m.
Cartera a ms de 360 das, tenemos:
Provisin = 3.270 * 15% = 491 u.m.
Para el ajuste al final del periodo contable la provisin sera:
Provisin = 105+195+491 = 791 u.m.
La contabilizacin del ajuste al final del periodo contable, quedara:
Cuenta

Dbito

Gastos operacionales provisiones.

Deudores provisiones

791

Crdito

791

En el balance general las provisiones disminuyen el saldo de clientes y se presenta as:

Deudores clientes
Menos: provisiones
Deudores clientes netos.

10.000
791
9.209

Para reconocer una cuenta incobrable se afecta la respectiva provisin as se reduce

progresivamente el saldo
, el asiento se presenta as:
Cuenta

Dbito

Deudores provisiones

100

Crdito

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Provisin = 2.100 * 5% = 105 u.m.

Ahora realizamos los clculos de provisin para hacer el ajuste de cartera.

La cartera de 0 a 90 das se cataloga como cartera corriente es decir est dentro del rango
de cobranza, por lo tanto no se aplica porcentaje de provisin.
Para la cartera de 91 a 180 das, le aplicamos el 5%. Entonces:

10


Deudores clientes

100

Cuando se ha reconocido una cuenta incobrable, pero sta posteriormente es pagada por
el deudor, se procede de la siguiente forma:

Se restablece el deudor cliente por el valor pagado, y se incrementa la provisin

deudora por el mismo importe.
Se Registra el ingreso por el pago del deudor cliente

Dbito

Deudores clientes
Deudores provisiones

25

Crdito

25

Para el registro del ingreso se procede as:

Cuenta

Dbito

Caja
Deudores clientes

25

crdito

25

RESUMEN DE LA UNIDAD
Los ajustes contables son registros que se generan normalmente al final de cada mes y
que corresponden al reconocimiento de hechos contables que aunque no tienen un
documento fsico se deben contabilizar, tales como el desgaste de los activos fijos, la
probabilidad de prdida en la recuperacin de cartera, entre otros.

Los ajustes contables ms frecuentes son:

Ajustes por conciliaciones bancarias
Ajustes por prdidas de inventarios
Ajustes por provisiones de cartera
Registro de depreciaciones
Amortizacin de diferidos
Consolidacin de prestaciones sociales anuales
Provisiones para impuestos
Los Diferidos son prepagos que realiza o recibe una empresa por conceptos tales como los
servicios, intereses, seguros y arriendos entre otros.
Los diferidos pueden ser de dos naturalezas: activo pasivo.
Los diferidos activos se subdividen en: Gastos Pagados por Anticipado y los Cargos
Diferidos

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Cuenta

Supngase que de los 100 u.m. de cuentas incobrables, cancelaron 25 u.m.

11

Los Cargos Diferidos son aquellos que representan bienes o servicios recibidos de los
cuales se espera obtener beneficios econmicos en otros periodos. Se deben registrar
como cargos diferidos los costos incurridos durante las etapas de de organizacin,
construccin, instalacin, montaje y puesta en marcha.

A la propiedad, Planta y Equipo se le llama los bienes adquiridos o construidos, o en

proceso de construccin, con la intencin de emplearlos en forma permanente, para la
produccin o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la
administracin del ente econmico, que no estn destinados para la venta en el curso
normal de los negocios y cuya vida til excede de un ao.
Las compras de bienes realizadas por la empresa se pueden catalogar en diferentes
grupos de los estados financieros; pueden ser inventarios, gastos o activos fijos, por tal
razn se tienen en cuenta tres criterios para determinar si la compra es propiedad planta y
equipo, a saber:

a. El bien debe ser usado en las operaciones de la empresa

b. El bien debe tener vida til duradera
c. El bien no debe estar destinado para la venta.
Los activos fijos se clasifican en depreciables y no depreciables y as mismo en renovables
y no renovables o agotables. Nos ocuparemos de los primeros.
Se le llama costo histrico a todo el desembolso realizado por la empresa en la adquisicin
de un bien hasta colocarlo en condiciones de utilizacin o venta.
El costo histrico no es una cuenta contable, es el concepto que reflejan las cuentas de los
activos.
Vida til, es el tiempo estimado en que un bien prestar servicios en condiciones
adecuadas.
Depreciacin, es reconocer contablemente el desgaste que sufre un activo fijo por su uso,
desgaste natural u obsolescencia.
Depreciacin por lnea recta: es depreciar valores iguales en tiempos iguales
La formula de depreciacin por lnea recta es:

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Este grupo de activos no corrientes del Balance General representan la inversin realizada
por la empresa en los comnmente llamados activos fijos.

Por su parte los gastos pagados por anticipado corresponden al prepago de la compra de
servicios que se recibirn posteriormente.
Los diferidos de naturaleza pasiva se denominan Ingresos Recibidos por Anticipado y se
generan como homlogos de los gastos pagados por anticipado.

12


Depreciacin = Costo Histrico / Vida til
La cartera en una empresa hace referencia a todas las cuentas por cobrar que tienen a
una determinada fecha. Las cuentas por cobrar no son solamente las derivadas de las
ventas a crdito sino tambin aquellas como cuentas por cobrar a socios, prstamos a
empleados entre otros.

Para efectos fiscales el Estado colombiano reconoce dos mtodos para el clculo de las
provisiones de cartera, el mtodo general y el individual, de los cuales la empresa puede
escoger el ms conveniente para la composicin de su cuadro de anlisis de edades de
cartera.
El mtodo general establece que se aplican los siguientes porcentajes a las facturas que
se encuentran en mora, as: Facturas vencidas con ms de 90 y hasta 180 das de
vencidas el 5%, para las vencidas entre 181 y 360 el 10% y para las vencidas con ms de
360 das el 15%.
El mtodo individual aplica el 33% para las facturas vencidas con ms de 360 das.

GLOSARIO
Gastos acum ulados. Gastos causados pero no reconocidos al finalizar el periodo
contable.
Gastos pagados por anticipados. Erogaciones realizadas por el ente econmico,
antes de hacer uso de un servicio o bien.
Ingresos acum ulados. Servicios prestados por las empresas que al final del periodo
contable no se ha recibido el pago.
Ingresos recibidos por anticipados. Dinero recibido por la empresa antes de prestar
un servicio.
Soportes. Documentos de origen interno y externo, debidamente fechado y autorizado,
que sirven de respaldo a los hechos econmicos.
Costos. Desembolsos y cargos asociados a la compra y produccin de bienes y servicios
de los cuales se obtienen ingresos.
Gastos. Disminuciones patrimoniales, originadas en la administracin, comercializacin y
financiacin del ente econmico.
Deudas malas. Cuentas que por diversas razones no pueden cobrarse y deben ser
eliminadas del saldo de cuenta de deudores.

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Para el caso de la cartera la provisin es registrar una contingencia por el hecho de no

pago de un cliente.

Cuando un cliente incumple el pago en la fecha programada de la factura, se considera

que la factura est vencida, es decir en mora.
Como resultado de lo anterior la empresa puede estimar que la cobrabilidad de la factura
se encuentra en riesgo y por lo tanto registra una provisin.
En un sentido amplio de provisin, se podra afirmar que tal evento es efectuar un gasto
para cubrir una contingencia.

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BIBLIOGRAFIA UTILIZADA

CORAL, Lucy del Carmen, GUDIO, Emma Lucia, Contabilidad universitaria. Editorial Mc
Graw Hill, quinta Edicin, Bogot, 2004.
DAZ, Hernando, Contabilidad General, Editorial Pearson,
Segunda Edicin, Bogot,
2006.
DE ROJAS, CARRILLO, Gladys. Contabilidad para la gestin empresarial. Editorial thomson,
primera edicin, Bogot, 2004.

CRDITOS
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BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTARIA

SINESTERRA, Gonzalo, POLANCO, Luis, HENAO, Harvey. Contabilidad sistema de

informacin para las organizaciones, Editorial Mc Graw Hill, Cuarta Edicin, Bogot, 2003.
HARGADON, Bernard. Principios de contabilidad. Editorial norma, tercera edicin, Bogot,
1996.
MEIGS, Robert, MEIGS, Walter. Contabilidad la base para las decisiones gerenciales.
Editorial Mc Graw Hill, decima edicin, Mxico, 2000.
MONTAO, Edilberto. Contabilidad control, valuacin y revelaciones. Editorial Universidad
del valle, primera edicin, Cali, 2002.

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