MARCO TEORICO

4.1 CONCEPTOS Y FUNCIONES BSICAS DEL ALMACN.

La creciente demanda masiva de artculos para su consumidor cada vez es mas
exigente en la calidad de lo que compra, ha hecho que exista un avance acelerado
en los negocios de hoy en da, con respecto a sus tcnicas de ventas, produccin
y administracin.
En el estudio y la aplicacin de la administracin moderna, el almacn es un
medio para lograr economas potenciales y para aumentar las utilidades de la
empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacn es un mal necesario
cuya funcin principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se
piensa de una manera cientfica al integrar sus funciones a las ventas, compras,
control de inventarios, produccin y distribucin.
Tambin se le da al almacn la importancia que debe tener dentro de la
organizacin en la seleccin de su personal: desde el puesto ejecutivo de jefe del
almacn o de control de inventarios, hasta el ltimo puesto de mozo o cargador.
Se estudia cientficamente su almacenamiento y manejo de productos y
materiales, los diseos y prcticas administrativas que han de normar su
funcionamiento econmico y eficiente. Todo esto debe partir de la definicin y
establecimiento de objetivos y polticas.
El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una
empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
La manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de
varios factores, tales como el tamao y plan de organizacin de la compaa, el
grado de centralizacin deseada la variedad de productos fabricados, la
flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la
programacin de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio
eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes

Recepcin de materiales en el almacn.

Registro de entradas y salidas de almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y del almacn
.despacho de materiales.

Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios

y de contabilidad.

4.2 TIPOS DE ALMACEN.

Los tipos de almacn que pueden existir son los siguientes.

Materias primas y partes componentes.

Materiales auxiliares.
Productos en proceso.
Productos terminados.
Herramientas y equipo.
Refacciones.
Material y desperdicio.
Materiales absoletos.
Devoluciones.

El negocio puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, almacenadora o

una tienda de productos de consumo.

Almacn de materias primas y partes componentes:

En este almacn tiene como funcin principal el abastecimiento oportuno de
materia primas o partes componentes, a los departamentos de produccin,
Normalmente requiere tener tres secciones.
Recepcin.
Almacenamiento.
Entrega.

Las reas de recepcin y entrega pueden estar dentro del almacn o bien fuera de
el. Un almacn central de materias primas pueden tener uno o varios
subalmacenes en una planta, o bien, localizados en varias plantas de un mismo
negocio.

Almacn de materiales auxiliares:

Los materiales auxiliares, o tambin llamados indirectos, son todos aquellos que
no son componentes de un producto pero que se requieren para fabricarlo
envasarlo o empacarlo. Por ejemplo la fabricacin de una mercanca se emplea:

Lubricantes.
Grasa.
Combustible.
Estopa, etc.

Y para envasarlo:

Etiquetas.
Frascos.
Envases de cartn.
Papel.
Material de empaque. Etc.

Este almacn puede ser una seccin del almacn de materias primas cuando las
necesidades de la organizacin no requieran una instalacin aparte.

Almacn de materiales en proceso:

Si los materiales en proceso o artculos semiterminados son guardados bajo
custodia y control, intencionalmente previstos por la programacin, se puede decir
que estn en un almacn de materiales en proceso. Puede haber uno o varios de
estos almacenes segn las necesidades de fabricacin.
Almacn de productos terminados:
El almacn de productos terminados presta servicio al departamento de ventas
guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los
pedidos de los clientes.

Almacn de herramientas y equipo:

Este almacn ofrece ventajas, muy especialmente para el control de esas
herramientas y equipo que prestan a los distintos departamentos y operarios de
produccin o de mantenimiento, Este cuarto de herramientas guarda y controla
tambin las herramientas no durables como brocas, machuelos, piezas de
esmeril, etc.
Almacn de refacciones.
Cuando el departamento de mantenimiento se encuentra fuera del rea de
manufactura, se ha encontrado conveniente el que tenga su propio almacn de
refacciones y herramientas con un control tan estricto como el de los dems
almacenes.
Almacn de material de desperdicio:
Los productos, partes o materiales rechazados por el departamento de control de
calidad y que no tienen salvamento o reparacin, deben tener un control por
separado; este queda, por lo general, bajo el cuidado del departamento de control
de calidad. Siendo el rengln de rechazos y material de desperdicio un elemento
que afecta directamente los costos de fabricacin, debe destinrsele un almacn
de control
Almacn de materiales absoletos:
Los materiales absoletos son lo que han sido descontinuados en la programacin
de la produccin por falta de ventas, por deterioro, por descomposicin o por
haberse vencido el plazo de la caducidad. La razn de tener este otro almacn
por separado del de materias primas es que los materiales absoletos no deben
ocupar los espacios disponibles para lo que si s de consumo actual.
Almacn de devoluciones:
Aqu llegan devoluciones de clientes. En el separan y clasifican los productos para
reproceso y desperdicio y entrada al almacn.

4.3 MANEJO FISICO DE LOS INVENTARIOS.

Como se dijo anteriormente, normalmente una planta manufacturera o un negocio
de compra y venta, debe tener tres reas en el almacn como base de su
planeacin:

Recepcin.
Organizacin (almacenamiento).
Despacho.

El tamao y distribucin de estas tres reas depende del volumen de operaciones

y de la organizacin de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar
completamente separadas e independientes unas de otras, o bien dentro de un
solo local cerrado. Cuando se presenta este ltimo caso, basta con sealar as
reas en el piso o levantar divisiones.
4.3.1 rea de recepcin
El flujo rpido del material que entra para que est libre de toda congestin o
demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima
utilizacin. Las siguientes condiciones impiden el flujo rpido.
1. Espacio de maniobras restringido o inadecuado. El espacio necesario para
el rea de recepcin depende del volumen mximo de mercanca que se
descarga y del tiempo de su permanencia en ella.
2. Medios de manejo de materiales, deficiente. Deben estudiarse los medios
que sean ms prcticos para facilitar y acelerar las maniobras pueden
realizarse en un andn elevado a la altura aproximada de las plataformas
de los vehculos, o bien al ras del piso del almacn, en este caso se puede
usar la plataforma telescpica para levantar la mercanca
3. Demoras en la inspeccin y documentacin de entrada. El flujo rpido de
los materiales que se reciben, requiere de un espacio ptimo para descarga
y almacenamiento provisional, para revisin y cotejo con la remisin del
proveedor, debe ser pesada y elaborarse la documentacin de entrada.
4.3.2 rea de almacenamiento.
La planeacin del rea de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo
de materiales o mercancas con caractersticas similares, requiere un
conocimiento pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo,
proteccin y manejo. Se recomienda tomar en cuenta lo siguiente:

Aminorar el riesgo de incendio.

Evitar la corrosin y el enmohecimiento.
Evitar que los productos se estropeen.
Evitar el deterioro.

4.3.3 rea de entrega.

La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea
de entrega debe:
1. Ser trasladada con el medio mecnico ms adecuado.
2. Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin, una
factura, o una factura de remisin.
3. Ser revisada en cantidad y calidad; mediante el cotejo de la mercanca con
el documento de salida.
4. Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del
almacn de material auxiliar, con suficiente anticipacin y cantidad.
5. Las mesas, la bscula, y las herramientas de fleje, de engomado, y tiles
necesarios debern tener un rea ordenada que facilite las maniobras de
manejo de los productos y de empaque.
4.4 MANTENIMIENTO DE REGISTROS
El sistema de llevar datos de las existencias en los almacenes, en una tarjeta, fue
introducido por, C.E. Woods (Nueva york, 1908). Desde entonces, en una gran
mayora de empresas se ha empleado el mismo diseo de tarjeta, con pocas
modificaciones pero que proporciona los mismos datos.
A continuacin se describe el diseo de dos modelos de tarjetas que son
empleadas en un gran nmero de empresas en Estados Unidos, Mxico y en toda
Latinoamrica.
a) Tarjeta para control de existencias de materiales.
Propsitos:

Poder promediar el consumo mensual para los clculos de mnimo, punto

de reorden y lote econmico de compra.
Tener siempre a la vista la mercanca reservada que debe salir del almacn
para el departamento de produccin, debido a un programa de produccin o
en espera de completar un requerimiento.
Estar al corriente de lo que est por llegar al almacn, por pedidos en
trnsito de compras.
Saber en cada instante la existencia fsica en el almacn.
Conocer en cualquier momento la existencia real, o sea la fsica, ms lo que
est por llegar, menos lo que est reservado por salir.

Encabezados: En el espacio correspondiente se anota:

Descripcin: El nombre del material, conocido por la empresa y el proveedor.
Numero: El numero clave de la empresa.
Unidad: Metros, kilogramos, litros, etc.
Mximo: La cantidad mxima que ha de comprarse.
Mnimo: La cantidad mnima, que es el punto para reabastecer o colocar un
pedido.
Lote econmico: la cantidad calculada como lote econmico de compra.
Consumo: El registro mensual de consumos de enero a diciembre.

Columnas: en ellas se anota lo siguiente:

Fecha: da del movimiento.
Referencia: Alguna de las causas de movimiento como nmero de:
1.
2.
3.
4.

Orden de fabricacin.
Requisitos o de la salida.
Pedido de compra.
Nota de entrada al almacn o de remisin del proveedor.

Reservado: Esta columna tiene tres encabezados:

1. Aumento; Aqu se anota la cantidad que pide produccin segn su
programa y que est pendiente de entrega.
2. Disminucin: Se escribe la cantidad de unidades reservadas que se
entregan a produccin.
3. Acumulado: Se apuntan los saldos cada vez que se aumentan o
disminuyen las cantidades por reservado o disminuido.
En trnsito de compras: Esta columna consta de tres encabezados:
1. Cantidad; Se anota cada cantidad de pedido hecho al proveedor.
2. Acumulado: Se suman las cantidades pendientes de recibirse.
3. Fecha de entrada: Se anota la fecha en que se espera recibir cada pedido.
Existencias: Esta columna est dividida en cuatro partes:
1. Entrada: se registra la cantidad que llega al almacn.
2. Salida: Se anota la cantidad entregada a produccin.
3. Saldo: Se apunta la existencia que resulta de sumarle al saldo fsico la
cantidad que llega al almacn y restarle lo que sale de l.

4. Existencia real: Se anota la cantidad que, despus de cada movimiento,

resulta ser el saldo de existencia ms lo que est en trnsito de compras y
menos lo que est por entregarse a produccin.

b) Tarjeta de requisicin viajera.

Encabezados. En los espacios correspondientes, se anotan los datos
requeridos (obvios).
Columnas: En las columnas y renglones se anota lo siguiente:
Fecha: Da del requerimiento.
Existencia real: El encargado de las tarjetas anota la cantidad de existencia
real, tomada de la tarjeta para control de existencias.
Proveedor: La letra del rengln del proveedor seleccionado.
Pedido numero: El nmero de folio del pedido de compra.
Fecha esperada: Fecha prometida por el proveedor para entrar el pedido.
Cantidad comprada: La cantidad en especie requerida.
Precio: El precio unitario cotizado por el proveedor.
Valor compra: La multiplicacin de la cantidad de compra por el precio
unitario.
Fecha recibido: Fecha de la entrada del material al almacn.
Cantidad recibida: La cantidad del material recibido.
Saldo pendiente: La cantidad que resulte de la diferencia entre la cantidad
de compra y la cantidad recibida. Este saldo debe aparecer pendiente en la
columna de acumulado de la seccin de transito de compras de la tarjeta
para control de existencias.
Otros documentos para el control de existencias son:
Requisicin del almacn de materiales y refacciones.
Requisicin de compras.
Salida del almacn de productos terminados.
Entrada del almacn.
4.5 LOCALIZACION Y DISTRIBUCION DEL ALMACENES.
Segn las necesidades y el espacio disponible, una empresa puede tener uno o
varios almacenes. Estos pueden ser centralizados o descentralizados.

Ventajas del almacn centralizado:

1. Mejor inspeccin, con el fin de obtener un funcionamiento ms eficiente.
2. Requiere menos personas para custodiar, despachar o controlar los
materiales.
3. Todo el personal del almacn se familiarizara con todos los materiales
almacenados. La ausencia temporal de un empleado supone menos
trastornos que cuando ocurre en un almacn descentralizado.
4. El servicio del almacn es ms eficiente por lo general; ya que el trabajo
distribuye mejor entre el personal y hay menos retrasos en las entregas a
los departamentos.
5. Se tiene una mejor disposicin de los espacios de almacenamiento y
utilizacin ms eficiente de casilleros y estanteras.
6. Menos espacio total ocupado, no hay superficies empleadas para el mismo
servicio, por ejemplo mesas y despachos.
7. Ms fcil comprobacin peridica de inventarios.
8. Todos los registros del almacn estn en el mismo sitio y funciona bajo el
control directo del jefe de almacn.
9. Se reducen los costos administrativos del almacenamiento.
Ventajas del almacn descentralizado:
Un almacn de materias primas puede descentralizarse mediante subalmacenes
contiguos a los departamentos de produccin de manera que todos los suministros
estn situados cerca de ellos. Esto puede tener las siguientes ventajas:
a) Rapidez en el surtido de materiales a las lneas de produccin.
b) Eliminacin de retrasos debidos a la falta de materiales en las lneas.
c) Los materiales estarn siempre a la mano de quienes lo utilizan, sin
tener demoras a causa de las requisiciones y bsqueda de autorizacin.
d) Los subalmacenes podrn suministrar los materiales durante el segundo
y tercer turno por lo que el almacn central permanecer cerrado al
terminar el primero.
e) El subalmacen reduce los costos del manejo de materiales ya que es
establecido una sola vez para el periodo corto de produccin, como
turnos, das o semanas, y elimina los constantes y frecuentes viajes al
almacn durante cada turno para alimentar las lneas de produccin.
f) En el departamento de contabilidad se hace un traspaso de al macen
central o subalmacen de materiales en proceso y se reducen mltiples
asientos por cada pequea salida de almacn que se requiere para
alimentar las lneas.

Para determinar la distribucin y dependencia de almacenes no puede

haber un patrn, pues cada empresa en particular debe tener su
organizacin de acuerdo con sus necesidades.

4.6 SELECCION DE MOBILIARIO DE ALMACEN.

Algunas consideraciones para seleccionar el mobiliario y equipo de almacn son:

Anlisis del artculo: tamao, peso, nmero de unidades, que habr de

almacenarse, riesgos especiales del producto, etc.
Disposicin del rea de almacenamiento.

Pasos para la planeacin del rea de almacenamiento:

1. Hgase un plano del piso considerando el ancho y largo de las columnas y
la distancia entre una y otra, as como el ancho de las puertas y el espacio
que ocupan las escaleras, elevadores y oficinas.
2. Disese la estantera de acuerdo con el nmero y dimensiones de las
tarimas, envases o artculos. Seleccinese el tipo de estantera entre los
fabricantes locales; no hay que conformarse con una estantera
convencional, sino con la que se apegue al diseo, solidez y tamao que se
requiere de acuerdo con los estudios sobre los productos, como por
ejemplo: estantera compacta y deslizable por gravedad, estantera
cantilver o puente volante, estantera con varios niveles de entrepisos o
estantera movible.
3. Disese las tarimas en funcin de los artculos o sus envases. Las mas
comunes, las estndar son de 1.20 X 1.20 m.
4. Disese las divisiones, cajas metlicas y cajones para partes pequeas, y
defnase su colocacin en la estantera.
5. Estdiese y seleccinense los medios de transporte como son:
montacargas elctrico (de gasolina o disel), carretilla neumtico, carretilla
manual, tarimas de madera, contenedores, carros especiales y
transportadores de rodillos.
6. Seleccinense el mobiliario y equipo de empaque adecuados, como son:
mesas, la bscula y las herramientas de fleje, de engomado y tiles
necesarios para facilitar las maniobras de manejo de los productos y
empaque.

4.6 SISTEMA DE ADMINISTRACION DE INVENTARIOS.

El inventario consiste en una lista detallada de los bienes de la compaa; esta
lista se clasifica contablemente en fijo circulante. El inventario activo fijo de la
compaa, comprende los bienes que no se consumen en la prctica diario de
las operaciones de la oficina o de produccin, como muebles, equipo y
maquinas, el inventario del activo circulante, comprende los bienes que se
gastan o consumen de las operaciones de oficina o de produccin; como la
papelera, lo tiles de trabajo de la oficina o los materiales que entran en
produccin o se usan para el mantenimiento del equipo y maquinaria.
Objetivos:
Dar a conocer a los departamentos de contabilidad y finanzas el valor
real de todas las existencias,
Facilitar la auditoria externa y fiscal.
Proporcionar a los departamentos de ventas, programacin, produccin
y compras el estado de existencias.
El momento ideal para la toma de inventario es aquel en que la produccin es
menor, de manera que la planta pueda cerrarse mientras se toman los datos y los
empleados puedan disfrutar de sus vacaciones anuales durante ese tiempo. El
inventario debe ser tomado en la misma fecha todos los aos.

4.7.1 Sistemas manuales de administracin

Pasos para la preparacin y toma fsica de los inventarios.
Oficina:
1- Seleccin del personal para la toma del inventario (con aptitudes de tiempo
disponible)
2- Adiestramiento del personal asignado a la toma de inventarios.
3- Preparacin de las tarjetas para inventario en la oficina (sistema de doble
conteo)
4- Corte y resguardo de parte de las tarjetas diferenciada con las leyendas
para uso exclusivo de contabilidad.
5- Entrega de tarjetas y lista al supervisor, jefes de grupo o parejas asignadas
a la toma del inventario (para el primer conteo)

Almacn:
1- Numeracin de pasillos y espacios.
2- Clasificacin y numeracin de todos los artculos.
3- Colocacin de los artculos en espacios asignados y por orden de su
clasificacin de reas y numeracin.
4- Preparacin de la lista por colocacin en el almacn.
5- Entrega de la lista por colocacin a la oficina para la elaboracin de tarjetas.
6- Recepcin de la lista por colocacin y de las tarjetas para inventario
preparadas por la oficina.
7- Colocacin de las tarjetas en estantes o espacios destinados a cada
material y producto.
8- Cotejo de la lista por colocacin con la colocacin de tarjetas.
9- Distribucin del trabajo por parejas bajo jefes de grupo.
10- Recepcin de la lista por colocacin y entrega a cada pareja, la(s) lista(s)
que les corresponde segn su tarea.
11- Primer conteo simultaneo por parejas.
12- Corte y entrega a la oficina de contabilidad de la parte de la tarjeta llamada
primer conteo.
13- Cruce de parejas asignadas para cada segundo conteo.
14- Segundo conteo segn las hojas de reas diferentes nuevamente
asignadas.
15- Corte y entrega a la oficina de contabilidad de la parte de la tarjeta llamada
segundo conteo.
16- Rectificacin de discrepancias entre el primer y segundo conteos.
Procesamiento de las tarjetas en la oficina de contabilidad.
1- Recepcin de parte de las tarjetas del primero y segundo conteos que
provienen del supervisor o de los jefes de grupo.
2- Cotejo de los talones del primero y segundo conteos para notificar
discrepancia y pedir una tercera rectificacin al supervisor del inventario y al
jefe del almacn.
3- Elaboracin del inventario final
4.7.2 Sistemas informticos de administracin de inventarios.

Actualmente, los industriales y comerciantes buscan mtodos de manejo de

materiales y productos que los hagan competitivos, esta necesidad ha hecho
evolucionar los sistemas de informacin de control de sus inventarios en toda
clase de almacenes. Los sistemas de informacin son revolucionarios en el

sentido que automatizan electrnicamente los medios de comunicacin y de

recabacin y procesamientos de datos en computadora.
El cdigo del producto estndar (EAN) que administra la asociacin Mexicana del
cdigo del producto, A.C (AMECOP), ha tenido un gran impacto en las empresas
mexicanas. Por ejemplo, el cdigo de barras de los productos que se venden en el
autoservicio o su uso en el sector industrial es relativamente familiar al
consumidor. La codificacin internacional de productos permite que le producto no
se confunda con otro en cualquier con otro en cualquier parte del mundo. Es un
sistema abierto, pues cualquier compaa puede utilizar el cdigo de producto
para identificar sus artculos, ya que no es especfico para algn tipo de sector. El
cdigo EAN se basa en dos principios:
1- El cdigo debe identificar no clasificar.
2- El cdigo se asigna a un producto por el proveedor, normalmente por
fabricante.
Un sistema de cdigo de barras que usa terminales de radiofrecuencia (RF) puede
reducir significativamente el nmero de errores tpicos en el sistema manual
convencional reduce un considerable nmero de horas de entrada manual de
datos y de correccin de errores. Una vez que se han establecido los niveles de
existencia, estos se pueden controlar desde la recepcin hasta el embarque. Con
el uso del cdigo de barras y terminales de radio frecuencia se emplea el siguiente
equipo:
a) Cdigo de barras: Es una serie de barras y espacios de varios anchos. El
cdigo de AMECPO es el EAN de 13 dgitos (cdigo de barras), que sirven
para conocer el producto; 3 dgitos identifican al pas, 5 al fabricante, 4
corresponden al producto y 1 es para el digito verificador. El num.750
corresponde a Mxico como Pas.
b) Lector de barras (Scanner) Para toma un inventario basta recorrer el lector
por mercanca etiquetada con barras desde la distancia mxima de 1.80 m.
c) Terminales de radiofrecuencia (RF): El uso de terminales porttiles permite
al almacenista trasladarse a las secciones de recepcin. Almacn y
embarque, sin sacrificar la integridad de los datos. El dispositivo terminal es
movible y no requiere cables, puesto que estas terminales se comunican
por ondas de radio con la computadora. Se emplean para:
1.
2.
3.
4.

Indicar al almacenista donde colocar o sacar los artculos.

Recibir datos de la computadora.
Transmitir datos a la computadora de aplicacin.
Verificar la precisin de los datos recolectados.

5. Proveer informacin nueva o actualizada al usuario.

La terminal porttil de datos, es un pequeo aparato electrnico que puede
llevarse a cualquier parte, dentro de la bolsa de un saco de un portafolio. Cuando
el agente de ventas termina su ronda en varios negocios, se comunica por
telfono con su compaa y conecta el aparato a la bocina, el mensaje guardado
con la memoria del aparato pasa instantneamente a la computadora; esta emite
la orden del pedido al almacn y registra la salida de su archivo correspondiente.
De la misma manera el almacenista toma inventario de su mercanca y conecta el
aparato directamente a la computadora.

d) Identificadores y marcadores de precio: Los sistema de marcado de

producto y gracias a las computadoras de alta velocidad, toda la
informacin puede procesarse en forma ms rpida, eficiente y exacta con
el antiguo mtodo de escritura y calculo manual.