SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA

DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN SUPERIOR

UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA

ELABORACIN DEL INVENTARIO GENERAL DEL ARCHIVO DE

TRMITE DEL CENTRO DE ENSEANZA
TCNICA INDUSTRIAL

INFORME DE ESTANCIA PROFESIONAL

QUE PARA OBTENER EL TITULO DE

PROFESIONAL ASOCIADO

PRESENTA:
EDITH SUSANA LOERA GONZLEZ

ASESOR: Lic. Teresa Gabriela Trujillo Olivares

GUDALAJARA, JALISCO.

2013

Tabla de Contenido
Introduccin ............................................................................................................. II
Captulo 1 El Centro de Enseanza Tcnica Industrial (CETI) ................................ 1
1.1

Antecedentes ............................................................................................. 1

1.2 Misin y visin del CETI................................................................................. 6

1.3 Estructura Orgnica del CETI ........................................................................ 6
1.4 Archivos del CETI .......................................................................................... 9
1.5 Normatividad en materia de Organizacin de Archivos ............................... 11
Captulo 2 Archivo de trmite y sus instrumentos ................................................. 14
2.1

Concepto de Archivo ................................................................................ 14

2.2 Ciclo vital del documento ............................................................................. 15

2.3

Concepto de archivo de trmite ............................................................... 17

2.3.1

Importancia y objetivo ........................................................................ 18

2.3.2 Funciones .............................................................................................. 19

2.5

Instrumentos ............................................................................................ 21

2.5.1 Concepto de inventario ......................................................................... 23

2.5 2

Importancia del inventario .................................................................. 24

2.5.3 Tipos y elementos. ................................................................................ 24

Captulo 3 Elaboracin del inventario general del Centro de Enseanza Tcnica
Industrial. ............................................................................................................... 29
3.1 Anlisis de la documentacin del CETI........................................................ 29
3.2 Diseo de formatos ...................................................................................... 33
3.3 Realizacin del inventario de archivo trmite de la documentacin activa del
CETI, con base en el Cuadro de Clasificacin Archivstica y el Catlogo de
Disposicin Documental .................................................................................... 34
3.4 Llenado de inventario................................................................................... 35
Conclusiones ......................................................................................................... 40
Bibliografa ............................................................................................................ 42
Anexos .................................................................................................................. 45

Introduccin
Como Organismo Pblico Descentralizado del Gobierno Federal, el Centro de
Enseanza Tcnica Industrial, en adelante CETI, est obligado a cumplir con la
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.
Desde su publicacin, esta Ley y los Lineamientos Generales para la Organizacin
y Conservacin de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la
Administracin Pblica Gubernamental, revolucionaron los criterios en materia de
clasificacin y conservacin de los documentos administrativos, as como la
organizacin de los archivos de las dependencias de la Administracin Pblica
Gubernamental.

Sin embargo esto ha planteado diversos retos para las dependencias y entidades,
puesto que al ser publicada la ley, no tenan el personal capacitado para llevar a
cabo todas las obligaciones que se establecieron, esto provoc un incumplimiento
y la brecha para subsanarlo se fue haciendo ms grande.

Con la publicacin de la Ley Federal de Archivos, el 23 de enero de 2012, las

obligaciones en esta materia se vuelven ms explcitas, concretas y obligatorias;
puesto que en la normatividad anteriormente mencionada, quedaban grandes
lagunas y ambigedades, por lo que las dependencias necesitan trabajar en todas
las deficiencias que desde 2005, se estaban acarreando.
Es por ello que este trabajo representa el esfuerzo conjunto para trabajar en la
organizacin de los archivos en el CETI.

Este trabajo est constituido de 3 captulos. El primer captulo se refiere a los

antecedentes del CETI, su misin y visin, su estructura orgnica, los archivos que
en el CETI se generan, se resguardan y su tratamiento, dando nfasis al archivo
de trmite; asimismo, se enumera la normatividad que en materia de organizacin
de archivos le es aplicable al centro.

II

En el captulo dos, se abordan los conceptos bsicos de los archivos as como su

importancia, de igual forma, se abordan los conceptos bsicos de los instrumentos
de descripcin, enfocando al inventario como el instrumento principal en este
trabajo.
En el captulo tres, se describen las actividades que se realizaron para la
elaboracin del inventario general del CETI, la problemtica a la que tuvo que dar
solucin y los resultados obtenidos.
Por ltimo, pero no menos importante, estn las conclusiones donde se da
muestra de lo aprendido durante este proceso, en la estancia profesional.

III

Captulo 1 El Centro de Enseanza Tcnica Industrial (CETI)

1.1 Antecedentes
El 23 de febrero de 1961, el Fondo Especial de las Naciones Unidas y el
Gobierno mexicano, firmaron el acuerdo para la realizacin del proyecto que dio
origen al Centro Nacional de Enseanza Tcnica Industrial (CENETI), en la
ciudad de Mxico, D.F. y que consista tanto en apoyo econmico como tcnico.
Este proyecto tuvo su origen en el Plan de Operacin suscrito el 14 de marzo de
1963, (modificado en el mes de marzo de 1966). Las partes contratantes fueron el
gobierno de Mxico, el Fondo Especial, as como la Organizacin de las Naciones
Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura, (UNESCO) en el que se
estableci el compromiso de realizar el proyecto del Centro de Formacin. Este
centro tuvo carcter de Organismo de Servicio Pblico Descentralizado dedicado a
la capacitacin de profesores para las instituciones de enseanza tcnica media
superior y especializada1.

En 1965, con el apoyo del Dr. Vctor Bravo Ahuja, Subsecretario de Enseanza
Tcnica y Superior y el Dr. Miguel Albornoz, Representante en Mxico del Fondo
Especial de las Naciones Unidas, se plantea la conveniencia de crear un Centro
Regional de Enseanza Tcnica Industrial en Guadalajara, Jalisco, y en 1966, se
firma el primer convenio para la creacin del CERETI, por el Secretario de
Educacin Pblica, Lic. Agustn Yez y el Gobernador de Jalisco, Lic. Francisco
Medina Ascencio; lo que permiti el inicio de la construccin en el ao 1967,
apoyada con fondos federales, para as, en septiembre de 1969, iniciar
operaciones en las instalaciones del plantel Colomos, a cargo del Ing. Jorge
Matute Remus, como Director de la Institucin y del Ing. Hans Beckmann como
Coordinador del Proyecto.

CENTRO NACIONAL DE ENSEANZA TCNICA INDUSTRIAL .Veinte aos de accin. Centro Nacional de
Enseanza Tcnica Industrial. Mxico: Copihue, 15-17p.

El CERETI inicia ofreciendo 4 carreras tecnolgicas: Electrnica, Electrotecnia,

Construccin y Mecnica con 2 especialidades; que para entonces, contaba con
20 aulas, 16 laboratorios, un gran taller, biblioteca, oficinas administrativas y el
auditorio Elas Sourasky, con una inversin superior a los 60 millones de pesos.

En 1970, se lleva a cabo la inauguracin oficial del CERETI, por el Titular de la

Secretara de Educacin Pblica, Lic. Agustn Yez el representante de la ONU
en Mxico, Dr. Flores Zorrilla, y el Gobernador Constitucional del Estado de
Jalisco, Lic. Francisco Medina Ascencio, con una poblacin estudiantil que apenas
alcanzaba los 165 alumnos. En ese mismo ao, es nombrado como Director, el
Ing. Jaime Arau Granda, y en su gestin de 1970 a 1975, destacan entre otros
acontecimientos, la visita de distinguidas autoridades a nivel nacional e
internacional, como el Secretario de Educacin y representantes de la ONU en
Mxico; se implementa el plan reticular con base en crditos, que dio inicio en
agosto de 1972; la Graduacin de la Primera Generacin de Tecnlogos, con la
asistencia del Dr. Enrique Len Lpez en representacin del Presidente de la
Repblica; el Inicio de la carrera de Tecnlogo en Control Automtico e
Instrumentacin, y se da a conocer el primer logotipo del CERETI, diseado por el
alumno Alfredo Leonardo Hurtado Melgoza.
En 1976, la Direccin del CERETI es ocupada en forma breve y consecutiva por
dos titulares: el Ing. Juan Francisco Torres Ornelas y el Ing. Hugo Carretero
Gonzlez, destacando que la generacin de tecnlogos que egresaba ese ao,
fue apadrinada por el artista mexicano, Mario Moreno Cantinflas.
Es a finales de 1976, cuando el Ing. Manuel Zorrilla Carcao, toma posesin del
cargo, y se normaliza la operacin acadmica que haba sufrido alternaciones
desde 1974; logrando nuevamente una cohesin entre el sistema CENETICERETI.

En 1977, asume el cargo como Director, el Ing. Adalberto Salvador Ojeda

Delgado, dando inicio al Nivel Licenciatura con Ingeniera Industrial, con

especialidad en Pulpa y Papel, Mecnica e Instrumentacin y Control de

Procesos. Pone en marcha las Semanas Nacionales de Ingeniera as como la
remodelacin de la Biblioteca Manuel Sandoval Vallarta.

En 1981, es nombrado Director del CERETI, el Ing. Rubn Mndez Escalante.

Durante ese periodo, por decreto Presidencial, desaparece el sistema CENETICERETI, con excepcin del Plantel Guadalajara, el cual se transform en el actual
Centro

de

Enseanza

Tcnica

Industrial

como

un

Organismo

Pblico

Descentralizado con personalidad jurdica y patrimonio propios.

Por su parte, se destaca la publicacin de las primeras condiciones generales de

trabajo y la estructura administrativa de departamentos a divisiones acadmicas,
la creacin de las carreras de Tecnlogo en Frmacos y en Alimentos en enero de
1984 e Ingeniera Electrnica en Computacin. Asimismo, comienza a operar la
Unidad Perifrica de Tlaquepaque en agosto del 86.

En 1989, comienza su gestin como Director General del CETI, el Ing. Armando
Javier Medina Palomera, quien en presencia del Presidente Municipal, Lic. Vidal
Maestro Murgua, pone la Primera Piedra que da inicio a la construccin del
Plantel Tonal, proyecto que representara una nueva alternativa de educacin
media superior y que en agosto de 1992, inicia operaciones con tres carreras:
Informtica y Computacin, Qumico Industrial y Calidad Total y Productividad.
Durante su gestin se obtiene el reconocimiento definitivo del Nivel Tecnlogo
ante la Direccin General de Profesiones.

En el ao de 1992, es nombrado Director General, el Ing. Jos Elas Isaac Muoz.

En su trnsito por la institucin, se destaca la firma del convenio para la creacin
de la Unidad de Capacitacin Tcnica Avanzada (UCTEA), inaugurada por el
Secretario de Educacin Pblica, Miguel Limn Rojas y el Gobernador del Estado
de Jalisco, Lic. Carlos Rivera Aceves.

En 1994, se realiza por primera ocasin la Feria Inge-Tec y, en el plantel Colomos,

da inicio la carrera de Tecnlogo en Informtica y Computacin.
De igual forma, la Institucin logra ingresar como miembro de la ANUIES, al contar
con una matrcula de ms de 1,000 alumnos en Ingeniera.

El Ing. Romn Lamas Robles, es nombrado Director General en 1998 y en su

administracin iniciaron operaciones en plantel Colomos, las carreras de
Ingeniera en Mecatrnica y Electrnica en Manufactura, y se realiz la ampliacin
del edificio G con dos niveles ms, en donde se ubic a partir de febrero 2001, la
divisin de Control Automtico e Instrumentacin de Procesos.
Por su parte, durante su periodo, es inaugurado de manera oficial el plantel
Tonal, por el Presidente de la Repblica, Dr. Ernesto Zedillo Ponce de Len, en
compaa del Gobernador de Jalisco.

A finales del 2001, el Ing. Juan Andrs Olmos Soria ocupa la Direccin General
por un periodo breve. En su gestin, se implementa una nueva estructura
orgnica, que se caracteriza por la descentralizacin de los planteles, buscando
darles su propia autonoma; asimismo, se lleva a cabo la ampliacin a un segundo
nivel del edifico H en el plantel Colomos, en donde se ubican las actuales
direcciones del rea central, as como la construccin de nuestro simblico acceso
principal

En el 2002, asume el cargo como Titular del CETI, la Maestra Mercedes

Guadalupe Limn Snchez, primera mujer en ocupar la Direccin General en toda
su historia. En su administracin, se da inicio a importantes proyectos que se
consolidaran ms tarde, entre los que se mencionan, la acreditacin de los
programas acadmicos, la certificacin en la Norma ISO 9001:2000 y la reforma
curricular de ambos niveles educativos. En relacin a la oferta educativa, se cre
la carrera de Tecnlogo en Manufactura de Plsticos.
En 2006, inicia su gestin como Director General, el Dr. Carlos Alfonso Garca
Ibarra, quien logra concluir los proyectos de acreditacin y certificacin que daran
4

garanta de la calidad de los planes y programas acadmicos y procesos

institucionales.

As tambin, en ese periodo se fortalece la infraestructura

de la institucin,

invirtiendo ms 60 millones de pesos en equipamiento y obra pblica, logrndose

la construccin de un nuevo edificio en cada uno de nuestros planteles.

Se implementa el programa de arte, cultura y deporte para la atencin de

estudiantes y en febrero de 2007 se ofrece la carrera de Tecnlogo en Desarrollo
Electrnico en el Plantel Tonal.

Para el ao 2008, el CETI contaba con una matrcula de casi 5,000 estudiantes,
misma que se incrementa a ms de 6,900 estudiantes, siendo en ese entonces el
Titular de la Institucin, el Ing. Juan Antonio Gonzlez Archiga Ramrez Wiella.
En 2010, se recibe la visita del Secretario de Educacin Pblica, Mtro. Alonso
Lujambio Irazbal, quien inaugura el edificio L de Ingenieras, con una inversin
de 20 millones de pesos; acompaado por el Lic. Miguel ngel Martnez Espinosa,
Subsecretario de Educacin Media Superior.

Ese mismo ao, la Fundacin Flextronics, otorga apoyos educativos al ser

seleccionado el CETI, como una Institucin Educativa de Excelencia.
En octubre de 2011, es nombrado como el actual Director General del Centro de
Enseanza Tcnica Industrial, el Ing. Celso Gabriel Espinosa Corona. Entre lo
ms relevante de su gestin, se menciona, la apertura de 2 nuevas carreras de
Educacin Superior: Ingeniera en Desarrollo de Software e Ingeniera en Diseo
Electrnico y Sistemas Inteligentes, adems de haberse logrado la Certificacin en
la Norma de Igualdad Laboral entre Hombres y Mujeres y la Certificacin del
Laboratorio de Metrologa en Mediciones en Mquina de Coordenadas CMM y
Comparador ptico ante la Entidad Mexicana de Acreditacin.

A lo largo de 45 aos, el CETI ha abierto sus puertas a jvenes con deseos de

superacin, que buscan formarse en el mbito tecnolgico y ha sido en sta
Institucin, donde encuentran campo frtil para crecer y desarrollarse, logrando
destacar en los mbitos acadmico, industrial, empresarial y en la sociedad;
consiguiendo reconocimientos de nivel nacional e internacional.
1.2 Misin y visin del CETI
Con base en su Decreto de Creacin2, se establecieron la misin y la visin del
CETI:
Misin: Formar Profesionales en el rea tecnolgica a travs de la oferta de
servicios educativos, para la generacin y aplicacin de conocimientos cientficos
y tecnolgicos, que contribuyan al desarrollo regional y nacional.
Visin: Ser una institucin de vanguardia y excelencia en educacin tecnolgica,
que ofrece formacin integral y pertinente con reconocimiento nacional e
internacional y que promueve el desarrollo de los miembros de su comunidad.3

La misin y visin del CETI, se encuentran difundidos a toda su comunidad

acadmica; y tienen conocimiento de cmo contribuyen a las mismas. Es
importante mencionar que el CETI se encuentra certificado bajo la norma ISO
9001:2008, y por lo tanto estn registradas en el sistema control de documentos.4
1.3 Estructura Orgnica del CETI
La Institucin tiene declarada su estructura orgnica autorizada tanto por la
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, como por la Secretara de la Funcin

MXICO. Decreto de creacin del Centro de Enseanza Tcnica Industrial, Diario Oficial de la Federacin, 8
de abril de 1993, nm. 28, p.20-22.
3
Programa de Desarrollo Institucional 2007-2012. Centro de Enseanza Tcnica Industrial 2007-2012.
Guadalajara: Direccin General del CETI, 2008. 99p.
4
Misin, CETI,
[en lnea], 2006, [citado 2013-11-25]. Disponible en Internet:
http://calidad.ceti.mx/out/out.ViewDocument.php?documentid=1407
Visin,
CETI,
[en
lnea],
2006,
[citado
2013-11-25].
Disponible
en
Internet:
http://calidad.ceti.mx/out/out.ViewDocument.php?documentid=1406

Pblica, en el Estatuto Orgnico del CETI5. En este documento se describen las

funciones de los Mandos Medios y Superiores, que comprenden los siguientes
puestos:
Direcciones:
Direccin General del CETI
Direccin Administrativa (equivalente al Oficial Mayor)
Direccin Acadmica
Direccin de Desarrollo Institucional
Direccin del CETI plantel Colomos
Direccin del CETI plantel Tonal

Subdirecciones:
Subdireccin Administrativa
Subdireccin de Finanzas
Subdireccin de Docencia
Subdireccin de Investigacin y Extensin
Subdireccin de Planeacin y Evaluacin Institucional
Subdireccin de Programacin y Presupuestacin
Subdireccin de Operacin Acadmica Colomos
Subdireccin de Servicios Colomos
Subdireccin de Operacin Acadmica Tonal
Subdireccin de Servicios Tonal
Jefaturas de Departamento:
Jefatura de Recursos Humanos
Jefatura de Recursos Materiales
Jefatura de Contabilidad
Jefatura de Control Presupuestal
Jefatura de Evaluacin y Certificacin del Aprendizaje
Jefatura de Diseo y Desarrollo Curricular

CETI, Estatuto Orgnico del Centro de Enseanza Tcnica Industrial. CETI, [en lnea], 2013. [citado 2013-1124]. Disponible en Internet: http://calidad.ceti.mx/out/out.ViewDocument.php?documentid=2652

Jefatura de Vinculacin
Jefatura de Normalizacin y Fomento a la Investigacin
Jefatura de Estudios de Nivel Tecnlogo Colomos
Jefatura de Estudios de Nivel Ingeniera Colomos
Jefatura de Servicios de Apoyo Acadmico Colomos
Jefatura de Servicios de Apoyo Administrativo Colomos
Jefatura de Estudios de Nivel Tecnlogo Tonal
Jefatura de Estudios de Nivel Ingeniera Tonal
Jefatura de Servicios de Apoyo Acadmico Tonal
Jefatura de Servicios de Apoyo Administrativo Tonal

Es importante mencionar, que el CETI tambin cuenta con una plantilla de

personal docente y de apoyo a la docencia, que est autorizada por las dos
secretaras de estado antes mencionadas; as puede ofrecer un servicio educativo
con docentes calificados tanto en el rea tecnolgica como en el rea de tronco
comn, para Educacin Media Superior como Superior.
El Organigrama por Direcciones se muestra en la Figura 1.
Figura. 1

Direccin General
del CETI

Direccin
Acadmica

Direccin
Admisnitrativa

Direccin de
plantel Colomos

Direccin de
plantel Tonal

DIreccin de
Desarrollo
Institucional

Fuente: Organigrama del Centro de Enseanza Tcnica Industrial, DI-VA-100-04-05 REV.B

Es en la Direccin de Desarrollo, donde se realizan funciones tanto de control de

documentos como de coordinacin de archivos, es por ello que la estancia
profesional se realiza en esta Direccin.

Direccin de Desarrollo Institucional

Direccin de
Desarrollo Institucional

Subdireccin de
Planeacin y
Evaluacin
Institucional

Subdireccin de
Programacin y
Presupuestacin

Figura.2

1.4 Archivos del CETI

La organizacin archivstica del Centro de Enseanza Tcnica Industrial, se deriva
de su estructura orgnica, lo cual se refleja en el Cuadro General de Clasificacin
Archivstica, que ha elaborado el centro.
Para dar cumplimiento a la normatividad de archivos, que como institucin federal
debe cumplir, el CETI considera un Archivo de Trmite en cada Unidad
Administrativa, as como de un Archivo de Concentracin (que es un servicio
externo, ajeno a las instalaciones del CETI) y que atiende a todas las Unidades
Administrativas. En cumplimiento a la Ley Federal de Archivos, el CETI, cuenta
con una Coordinacin de Archivos, responsable de coordinacin de las acciones
relacionadas con la organizacin y funcionamiento de sus archivos a la que se
encuentra adscrito el Archivo de Concentracin.
La institucin no cuenta con un rea de oficiala de partes, sin embargo, esta
funcin la cumple de forma gradual el mdulo de informacin de cada plantel; la
persona encargada del mismo, lleva un listado donde se anotan: la fecha, el
emisor, el nombre destinatario y su firma, as como la fecha en la que el
destinatario recibe su correspondencia.

Sin embargo este control slo lo realiza la unidad de enlace, y no las unidades
responsables (Direcciones, Subdirecciones, Jefaturas de Departamento). Lo
anterior provoca que no se lleven adecuadamente los procesos en materia de
inventarios de archivos de trmite de cada rea.
9

Como la secretaria de cada rea, tiene a su cargo el archivo de trmite, no se

puede garantizar que estn realizando correctamente las funciones del archivo,
ya que aunque se ha brindado capacitacin en este tema, el personal tiene
rotacin, y el de reciente ingreso no ha sido capacitado o no conoce el rea en
cuestin.
An y cuando lo ideal sera que el archivo de trmite estuviera asignado en un
solo lugar, en el caso del CETI, est conformado por todas las oficinas, y esto no
debera ser un problema, sin embargo como no se llevan los mismos criterios
tcnicos en todas las reas, lo anterior s representa una oportunidad de mejora,
para cumplir con la normatividad en materia de archivos que al centro le aplica.
En lo referente a las fechas extremas del archivo de trmite, generalmente estn
establecidas 2 aos a partir de que el documento haya perdido su utilidad
inmediata y como medida precautoria, por si llegar a necesitarse. Es decir, en el
Archivo de trmite de la direccin de desarrollo institucional, los expedientes
tienen fecha desde 2010 hasta 2013.
Los servicios con los que cuenta este archivo, son principalmente de bsqueda de
informacin para los usuarios que requieren documentos, pertenecientes al rea
del archivo y de la institucin, y en ocasiones se proporciona documentacin
solicitada por los ciudadanos por medio del mdulo de informacin, que como
institucin perteneciente a la Administracin Pblica Federal, est obligada a
prestar este servicio, establecido en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a
la Informacin Pblica Gubernamental.
La direccin en la que se desarroll la estancia, genera documentos que dan fe de
su quehacer diario, como oficios y memorndums, sin embargo, tambin forman
parte del Archivo de Trmite, documentos generados por otras instancias que
contienen informacin trascendente para la realizacin de sus actividades, como
oficios, acuerdos y comunicados de instancias como la Secretara de Educacin
Pblica, la Coordinadora de Sector (Direccin General de Recursos Financieros,
SEP), la Secretara de Hacienda y Crdito Pbico y la Coordinacin de rganos
Desconcentrados de la SEP, as como de las dems direcciones del CETI.

10

1.5 Normatividad en materia de Organizacin de Archivos

Como se ha mencionado, el CETI es una institucin descentralizada del gobierno
federal, y por ende, lo rige la misma normatividad que rige a las dependencias
pertenecientes a la Administracin Pblica Federal (APF). Es por ello que se
menciona en el anexo a este trabajo, la normatividad ms importante que debe
atender la institucin.
Sin embargo, es importante mencionar que en el trabajo realizado en la estancia
profesional, la normatividad que le aplica directamente, se enuncia a continuacin

De los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los

archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal.

Captulo I, Disposiciones Generales:

Segundo. Para los efectos de los presentes Lineamientos, adems de las

definiciones contenidas en los artculos 3 de la Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental y 2 de su Reglamento, se
entender por:
XIX. Inventarios documentales: instrumentos de consulta que describen las
series y expedientes de un archivo y que permiten su localizacin (inventario
general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental
(inventario de baja documental).

Seccin II, de los archivos de Trmite

Dcimo. Encada unidad administrativa de las dependencias y entidades

existir un archivo de trmite.
Los responsables de los archivos de trmite, sern nombrados por el titular de
cada unidad administrativa, quien definir su nivel jerrquico y tendrn las
siguientes funciones:
III. Coadyuvar con el rea coordinadora de archivos o, en su caso, con el
archivo de concentracin, en la elaboracin del cuadro general de clasificacin,
el catlogo de disposicin documental y el inventario general;

Seccin V, de los instrumentos de consulta y de control archivstico

11

Dcimo tercero. Los titulares de las dependencias y entidades deber

asegurarse de que se elaboren los instrumentos de consulta y control que
propicien la organizacin, conservacin y localizacin expedita de sus
archivos administrativos, por lo que debern contar al menos con los
siguientes:
III. Los inventarios documentales:
a. General
b. De transferencia
c. De baja
El archivo General de la Nacin proporcionar la asesora tcnica para la
elaboracin de los instrumentos de consulta y de control archivstico.

Transitorios
Octavo. El inventario general a que se refiere la fraccin III inciso a) del
Lineamiento decimotercero, deber estar concluido a ms tardar el 31 de
diciembre de 2004 e incluir nicamente las series documentales respecto
de

la

informacin

generada,

obtenida,

adquirida,

transformada

conservada por cualquier ttulo con anterioridad al 12 de junio de 2003.

El 1 de enero de 2005, se incluir la elaboracin del inventario general por
expedientes, respecto de la informacin generada, obtenida, adquirida,
transformada o conservada por cualquier ttulo a partir del 12 de junio de
2003.

De la Ley Federal de Archivos:

I.

Artculo 6. Son objetivos de esta Ley:

Promover el uso, mtodos y tcnicas que garanticen la localizacin y
disposicin expedita de documentos a travs de sistemas modernos de
organizacin y conservacin de los archivos, que contribuyan a la
eficiencia gubernamental, la correcta gestin gubernamental y el avance
institucional.

12

Artculo 14: En cada unidad administrativa de los sujetos obligados existir

un archivo de trmite, en el que se conservarn los documentos de uso
cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades
administrativas.
Los responsables de los archivos de trmite sern nombrados por el titular
de cada unidad administrativa, quien deber ser debidamente capacitado
para cumplir con las funciones inherentes a sus funciones, las cuales son
las siguientes:

I.

Integrar los expedientes de archivo;

II.

Conservar la documentacin que se encuentre activa y aqulla que ha

sido clasificada como reservada de acuerdo con la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental,
mientras conserve tal carcter;

III.

Coadyuvar con el rea coordinadora de archivos en la elaboracin del

cuadro general de clasificacin archivstica, el catlogo de disposicin
documental y el inventario general;

IV.

Asegurar la integridad y debida conservacin de los archivos que

contengan documentacin clasificada; y

V.

Las dems que seale el Reglamento, los lineamientos y dems

disposiciones aplicables.

Artculo 19. Los sujetos obligados debern elaborar los instrumentos de

control y consulta archivstica que propicien la organizacin, administracin,
conservacin y localizacin expedita de sus archivos, por lo que debern
contar al menos con los siguientes:

III. Los inventarios documentales;

a) General,
b) De transferencia; y
c) De baja

13

Captulo 2 Archivo de trmite y sus instrumentos

2.1 Concepto de Archivo

Para poder definir el concepto de archivo, es necesario conocer primero el
concepto de documento.
Etimolgicamente, documento, proviene de documentum, derivado del latn
docere, que significa ensear.
Para la autora Aracely Alday, se le llama documento a cualquier registro de
informacin, independientemente del soporte fsico. Los documentos de archivo
pueden ser definidos como la informacin contenida en cualquier soporte y tipo
documental, producida, recibida y conservada por cualquier organizacin (pblica
o privada) o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su
actividad.6
Alberto Tamayo, en su obra Archivstica, Diplomtica y Sigliografa, define al
documento como cualquier cosa que nos d algo que haya sucedido en el pasado
prximo o ms distante. Vale entonces por documento un pliego escrito, una
piedra tallada, una grabacin, una pelcula de cine, etctera. En ese sentido
amplio, el concepto de documento puede identificarse con el concepto de fuente
de conocimiento e informacin.7
Para la Doctora Antonia Heredia, el archivo es uno o ms conjuntos de
documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el transcurso
de su gestin, conservados respetando aquel orden, para servir como testimonio e
informacin para la persona e institucin que los produce, para los ciudadanos o
para servir de fuentes de historia.8

ALDAY GARCA, Araceli. Introduccin a la Operacin de Archivos en Dependencias y Entidades [en lnea].
Mxico. AGN, 2007. 17p. [citado 2013-10-11] Disponible en Internet:
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/operacion_de_archivos.pdf
7
TAMAYO, Alberto, Archivstica, Diplomtica y Sigilografa, Espaa: Editorial Ctedra, 1996. 56 p
8
SCHELLENBERG,,

14

Schellenberg, define a los archivos como aquellos registros de cualquiera

institucin pblica o privada que hayan ameritado su preservacin permanente con
fines de investigacin o para referencia y que han sido depositados o escogidos
en una institucin archivstica.9
Por lo anterior, puede decirse que los documentos son cualquier tipo de
informacin, contenido en un soporte independientemente de su tipo, a diferencia
de un documento de archivo, que contiene informacin que genera o recibe
cualquier persona y que desarrolla una actividad y que con ello, da fe de su
quehacer.
Los archivos son documentos en cualesquier soporte, generados de manera
natural por una persona (durante su gestin, el caso de instituciones u
organizaciones), conservados en orden y en procedencia.
2.2 Ciclo vital del documento
El ciclo vital del documento, tambin conocido como la teora de las tres edades,
se refiere a que el documento, desde su creacin atraviesa por tres etapas; cada
una de ellas tiene valores que pueden ser primarios y/o secundarios de acuerdo a
la etapa en la que se encuentre, como se muestra ms adelante en la Figura 3.
Fase activa (Archivo de trmite)
En esta edad o fase, los documentos tienen un uso constante e inmediato por eso
deben ser conservados cerca del usuario en un archivo administrativo o de
trmite; los documentos tienen valores primarios que son:
o Valor administrativo: condicin de los documentos producidos o
recibidos, para realizar funciones y actividades comunes.
o Valor jurdico o legal: condicin de los documentos que permita
certificar derechos u obligaciones de la administracin pblica o de
los ciudadanos.

SCHELLENBERG, Theodore R, Tcnicas descriptivas de archivo. Argentina .Universidad Nacional de

Crdoba. 1961. pg. 95

15

o Valor fiscal o contable: atributo de los documentos para comprobar

el origen, distribucin y uso de los recursos financieros de una
institucin.

Fase semi activa y (Archivo de concentracin)

En esta fase, el documento tiene un uso y conserva sus valores primarios, sin
embargo su uso es ocasional y se conservar por un periodo precaucional, en un
archivo de concentracin.

Fase histrica (Archivo histrico)

En esta edad el documento

ha perdido sus valores primarios, sin embargo

conservan valores secundarios que son:

o Valor evidencial: se refiere a la utilidad permanente de los
documentos con relacin a los derechos imprescriptibles de las
personas fsicas y morales.
o Valor testimonial: es la utilidad permanente de los documentos que
refleja la evolucin del organismo administrativo que los cre.
o Valor informativo: se refiere a la utilidad permanente de los
documentos para aportar datos nicos para la investigacin y el
estudio de cualquier campo del saber.

Al finalizar su etapa semi activa los documentos pierden sus valores primarios, sin
embargo pueden no presentarse valores secundarios, por lo que pueden ser
eliminados, de acuerdo con la normatividad aplicable.

16

Figura.3
Ciclo vital de los Documentos.
Creacin de un Documento

Fase Activa

Valor Primario

Valor Administrativo
Valor Juridico o Legal
Valor Fiscal o Contable

Se conserva cerca
del Usuario o
creador del
Documento

Valor Administrativo
Valor Juridico o Legal
Valor Fiscal o Contable

Se conserva en el
Archivo de
Concentracin,
durante un plazo
precaucional

Archivo en Trmite

Fase Semiactiva
Se conserva el
Valor Primario
Archivo de Concentracin

Fase Inactiva o
Histrica

Valor
Secundario

Valor Evidencial
Valor Testimonial
Valor Informativo

Su conservacin
es en el Archivo
Histrico

Archivo Histrico

Fuente: creado por la estudiante Edith Susana Loera Gonzlez

2.3
Concepto de archivo de trmite
Se le llama Archivo de Trmite, a aquel que resguarda la documentacin en etapa
activa. Es tambin conocido como archivo de oficina o de gestin.
La Ley Federal de Archivo lo define como la Unidad responsable de la
administracin de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las
atribuciones de una unidad administrativa.10
Con base al ciclo vital de los documentos, es la fase activa de los documentos,
que comienza con la recepcin o generacin del documento y puede tener valores
primarios, (Administrativo, legal o jurdico, contable o fiscal), su uso institucional es
frecuente o de consulta frecuente.
El archivo de trmite est conformado con documentos generados por la propia
unidad y por aquellos que le son enviados en aras de su quehacer,
10

Mxico. Ley Federal de Archivos. Diario Oficial de la Federacin, 23 de enero de 2012, nm. 18, p.2

17

permaneciendo en este status en tanto tengan vigencia administrativa, o bien sean

poco utilizados.11
En otras palabras, el archivo de trmite se concibe como la unidad de resguardo
documental, constituida por expedientes de asuntos que se encuentran en
constante uso y cuya conservacin es necesaria hasta la culminacin del trmite.
En el archivo de trmite inicia el trabajo archivstico. Es el lugar donde se mantiene
debidamente organizada la documentacin que es generada por las diferentes
reas administrativas y al mismo tiempo es enviada y consultada por estas. Por lo
tanto, toda institucin genera, maneja y utiliza documentacin; para ello, el archivo
de trmite debe ser la unidad responsable del resguardo, organizacin y control de
la misma.12
Por lo anterior, se puede decir que el archivo de trmite es aquel que resguarda la
documentacin en etapa activa. Es tambin conocido como archivo de oficina o de
gestin. Todas las instituciones y organizaciones producen, utilizan y resguardan,
documentacin, en el ejercicio de sus actividades. En las unidades del Archivo de
Trmite se resguarda de forma organizada la documentacin que se genera en
cada una de las unidades administrativas, y adems es consultada por stas. Por
lo tanto, el Archivo de Trmite, adems de organizar y resguardar la informacin,
debe tener controles sobre la documentacin, que permita a los usuarios del
archivo, tener acceso eficiente y eficaz a la informacin contenida en los
documentos, a fin de poder realizar las actividades y funciones.

2.3.1 Importancia y objetivo

Como parte esencial de los sistemas de archivo, el archivo de trmite
permite a las instituciones dar evidencia de su quehacer diario, por medio
de los documentos que genera y recibe. Su importancia est en los
servicios que presta al usuario; es la piedra angular para el funcionamiento
de las instituciones.
11

SALABARRA, B; ANDILN, M; FRADES, L; et all; Conciencia y cultura archivstica. Archivo Histrico

Universitario. Benemrita Universidad Autnoma de Puebla. Serie Formacin Archivstica. [en lnea].2002,
tomo I, [citado 2013-10- 11]. Disponible en Internet: http://www.segen.buap.mx/au/forma_arch/m2.pdf
12
TERCERO Y VEGA, Hortensia. Archivo de Trmite, Gua de Autoaprendizaje, ENBA, 2001, p.12

18

El objetivo principal del archivo de trmite, de acuerdo a Alday Garca es:

Administrar los expedientes activos de la unidad administrativa de adscripcin,
mediante el establecimiento de un mecanismo de control gil y eficiente,
prestando el soporte administrativo necesario para el correcto y oportuno
desempeo de la unidad, a travs del adecuado seguimiento, recuperacin,
organizacin y conservacin de los documentos del archivo. (ALDAY 2011).

2.3.2 Funciones
De acuerdo con Jos Ramrez Delen, en su obra: Metodologa para la
Organizacin de Sistemas Institucionales de Archivos enumera las disposiciones
que deben cumplir de acuerdo a la normatividad los archivos de trmite:
Funciones de los archivos de trmite
Disposiciones

Lineamientos Generales para la

Organizacin y Conservacin de los
archivos de las Dependencias y entidades de
la Administracin Pblica Federal

Integrar los expedientes de archivo

10, inciso I

Conservar la documentacin que se encuentra activa y la

que ha sido clasificada como reservada o confidencial,
conforme al catlogo de disposicin documental.

10, inciso II

Coadyuvar con el rea coordinadora de archivos, o en su

caso, con el archivo de concentracin, en la elaboracin del
cuadro general de clasificacin, el catlogo de disposicin
documental y el inventario general.

10, inciso II

Elaborar los inventarios de transferencia primaria.

10, inciso IV

Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las

series documentales con el objeto de realizar las
transferencias primarias al archivo de concentracin,
conforme al catlogo de disposicin documental a que se
refiere lineamiento dcimo sptimo.

10, inciso V

Fuente: RAMREZ DELEN, Jos. Cuadernos de la serie Gestin de Documentos y Admisnitracin de Archivos,
Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de descripcin. Mxico:Instituto Federal de Acceso a la
Informacin y Proteccin de Datos, 2011, vol 4, 80 p.

19

De forma grfica el proceso de las funciones se describe en las siguientes

Figuras:

Descripcin de las funciones del archivo en trmite

Actividades secuenciales por responsable

Fuente: Araceli Alday Garca. Gua Ilustrada. Manual administrativo de aplicacin general en las
materias de transferencia y de archivos. Mxico.AGN, 2011. Pg.25-26

Fuente: ALDAY GARCA, Araceli Gua Ilustrada. Manual administrativo de aplicacin general en las
materias de transferencia y de archivos. Mxico.AGN, 2011. Pg.25-26

20

Fuente: Araceli Alday Garca. Gua Ilustrada. Manual administrativo de aplicacin general en las
materias de transferencia y de archivos. Mxico.AGN, 2011. Pg.25-26

2.5

Instrumentos

Fuente: Alday Garca, Araceli. Gua Ilustrada. Manual administrativo de aplicacin general en las
materias de transferencia y de archivos. Mxico.AGN, 2011. Pg.25-26

2.5
Instrumentos
Los instrumentos de descripcin, son de suma importancia para el archivista, ya
que le permiten cumplir una de sus funciones principales, que es la de

21

proporcionar documentacin que se encuentra bajo su resguardo, a quien lo

requiera.
La descripcin no se limita a los nombres de los documentos ni a datos
superficiales de los mismos, sino que va ms all, permitiendo la localizacin de
los documentos, y son utilizados como instrumentos de control.
Michael Duchein afirmaba, sin una descripcin adecuada, los archivos son como
una ciudad desconocida sin plano o como el cofre del tesoro sin llave. An peor: lo
mismo que un viajero con mapa inexacto corre el riesgo de extraviarse, as un
instrumento de descripcin errneo o imperfecto que puede engaar gravemente
el investigador, sea por omisin de los datos que le interesan, sea por falta de
interpretacin de otros datos, sea por falta de informacin, referente al origen y a
la historia de los documentos.13
Es por lo anterior que las guas, los inventarios, los catlogos y otros instrumentos
auxiliares como los ndices, permiten tener la informacin disponible y accesible
para dar atencin al usuario.
Las guas dan un panorama general de los fondos de archivo, as como su
organizacin y antecedentes histricos.
Los inventarios detallan slo las series documentales, que hay en las secciones, y
en el caso de los catlogos proporcionan ms informacin sobre las unidades
documentales.
Todos los instrumentos son diferentes y sus usos estn determinados por las
necesidades del archivo, ninguno sustituye otro; de hecho pueden utilizarse juntos
para tener una descripcin ms detallada del archivo.
Para los fines de este trabajo, se abundar en el inventario, que es el instrumento
que es el instrumento utilizado durante la estancia profesional.

13

DUCHEIN, Michael en: ISLAS PREZ, Mara Estela. La archivstica en Mxico. Archivo Histrico
Universitario. Benemrita Universidad Autnoma de Puebla. Serie Formacin Archivstica. [en lnea] 2003,
tomo
III,
[citado
2013-1011].
Disponible
en
Internet:
http://www.archivohistorico.buap.mx/tiempo/sfa3.htm. pg. 75

22

2.5.1 Concepto de inventario

Los instrumentos de descripcin ms utilizados en los archivos son: las
guas, los inventarios y los catlogos.
Los inventarios no son tan generales como las guas, pero tampoco tan
exhaustivos como el catlogo. Permiten obtener informacin suficiente
sobre la documentacin conservada, pero al mismo tiempo brinda una
descripcin uniforme de cada serie documental, su tipologa es muy variada
dependiendo de cada pas.
En Francia, por ejemplo, se habla del repertorio numrico y el numrico
detallado, adems del inventario sumario y el analtico; en Italia: inventario
sumario y analtico. En Espaa, se presenta mayor variedad:
A. Mantilla enuncia el inventario esquemtico, el sumario, el analtico y el
analtico de resmenes; M.C. Pescador hace referencia al inventario
somero, descriptivo, analtico y mixto; Antonia Heredia habla simplemente
de inventario.14
Para Cruz Mundet, existen dos tipos que resumen las caractersticas de
todos los anteriores: el inventario somero y el inventario analtico.
Antonia Heredia, expone que los instrumentos descriptivos, la nica nota
que tienen en comn, es un finalidad que no es otra que la descripcin,
pero ya su objeto los diferencia esencialmente. Si el inventario describe a
las series documentales, el catlogo es en s objeto de dicha descripcin a
las piezas documentales.15
Para Elio Lodolini, El inventario es el instrumento compuesto; el nico
medio que permite realizar la bsqueda en un archivo. Del todo intil sera,
por el contrario, un catlogo de documentos, entre otras cosas carente de

14

ISLAS PREZ, Mara Estela. La archivstica en Mxico. Archivo Histrico Universitario. Benemrita
Universidad Autnoma de Puebla. Serie Formacin Archivstica. [en lnea] 2003, tomo III, [citado 2013-1011]. Disponible en Internet: http://www.archivohistorico.buap.mx/tiempo/sfa3.htm
15
HEREDIA HERRERA, Antonia, Archivstica, inventarios y catlogos, Boletn de la ANABAD, vol. XXX, nm. 2,
1980, p.240.

23

sentido sin poner de relieve el aspecto fundamental, archivstico, de los

documentos mismos, es decir, su interdependencia.16
En conclusin, el inventario es un instrumento que describe las series
documentales, permitiendo conocer su ubicacin y el estatus dentro del
archivo; adems, este instrumento, permite conocer la cantidad de
documentacin que se encuentra en el Archivo de Trmite, as como el
control de la misma, propiciando que la informacin se encuentre disponible
para los encargados del archivo, a fin de poder proporcionarla a los
usuarios del archivo.

2.5 2 Importancia del inventario

La importancia de los inventarios radica en que describen las series
documentales, partiendo de la descripcin de los expedientes que
pertenecen a la serie. Asimismo, ofrecen un panorama de la documentacin
sin mucho detalle, permitiendo las bsquedas rpidas.
Es por ello que el inventario es el instrumento ms utilizado tanto en el
archivo de trmite como en el de concentracin, ya que permite tener un
control de la documentacin y facilitar el acceso a la informacin de los
archivos. Es importante recordar que la ley federal de Transparencia y
Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, requiere que las
instituciones den respuesta a solicitudes de informacin de ciudadanos, de
documentos que se encuentran tanto en el archivo de trmite como en el
archivo de concentracin, y por ello la bsqueda de la informacin y el
control de la misma se vuelve una necesidad apremiante.

2.5.3 Tipos y elementos.

Los inventarios, por su contenido se dividen en:

16

Inventario somero, que describe las series documentales

LODOLINI, Elio, Archivstica. Principios y Problemas, Madrid, Boletn de la ANABAD, 1993, pp.207-214.

24

Inventario analtico, este describe las unidades archivistas

(expedientes).

Por su utilidad se dividen en:

Inventario General, cuya principal utilidad es la localizacin

de las piezas documentales.

Inventario General por expedientes, este sirve para

relacionar cada expediente del acervo documental.

Inventario de transferencia, el cual es utilizado para las

transferencias primarias o secundarias.

Instrumento de baja, el cual sirve para realizar las bajas

documentales17

Inventario somero.
Este tipo de inventario contiene los elementos mnimos. Su utilidad es de
uso interno y de control de los documentos; sin embargo ofrece a los
usuarios informacin genrica y apenas orienta acerca de la informacin
que pueden encontrar. Para Cruz Mundet, el inventario somero:
comprende los elementos mnimos, los del rea de mencin de
identidad[] Su utilidad es ante todo de uso interno como procedimiento de
control sobre las existencias, pero el inters para los usuarios es mnimo
pues les ofrece una informacin excesivamente genrica y apenas si les
orienta acerca de la documentacin que pueden encontrar. A pesar de las
carencias y junto a su funcin controlador, es un primer procedimiento
vlido para la descripcin de grandes volmenes documentales, debera
incluir nicamente al rea de entidad con las etiquetas de asignatura, ttulo,
fechas, nivel de descripcin y volumen.18
Inventario analtico
17

HERNNDEZ GUZMN, Doroteo Salomn. Sistema Red de Archivos e Indicadores de Gestin, para
Archivos, en el Estado de Nuevo Len. [en lnea] 2009. [citado el 2013-11-25]. Disponible en Internet:
http://www.ctainl.org.mx/revista13/complementos/editoriales/sistemaRedArchivos_editorial1.pdf
18
CRUZ MUNDET en: ISLAS PREZ, Mara Estela. La archivstica en Mxico. Archivo Histrico Universitario.
Benemrita Universidad Autnoma de Puebla. Serie Formacin Archivstica. [en lnea] 2003, tomo III, [citado
2013-10- 11]. Disponible en Internet: http://www.archivohistorico.buap.mx/tiempo/sfa3.htm

25

Describe a los fondos ampliamente, hasta los expedientes; es decir que su

descripcin va ms all del ttulo, fechas, nivel de descripcin y volumen.
Para Cruz Mundet, El inventario analtico, adems de esta rea [ttulo,
fechas, nivel de descripcin y volumen] debera incorporarse del rea de
contenido y de estructura, un resumen de alcance y contenido. Como
elementos optativos del rea anterior, se debera proporcionar informacin
sobre valoracin, seleccin, eliminacin y sistema de organizacin; del rea
de condiciones de acceso y utilizacin; condiciones de acceso a
instrumentos de descripcin; y del rea de materiales relacionados: las
unidades de descripcin relacionadas.
La Dra. Heredia no est de acuerdo con lo anterior, ya que un inventario no
es una simple lista, un inventario archivstico tiene caractersticas
especficas como sumariedad y brevedad y responder a una finalidad doble
que es servir como instrumento de control y como uso administrativo para la
investigacin.19
Son dos los tipos de inventario bsicos que se pueden elaborar en los
archivos de trmite, previamente salvadas las consideraciones hechas en
este aspecto: en primer trmino, el inventario de la documentacin activa
la que se encuentre en uso vigente en las oficinas gestoras el cual, por la
movilidad

de

la

documentacin,

deber

tenerse

permanentemente

actualizado; en segundo trmino, el inventario de transferencia primaria,

que, siendo un instrumento asociado a la valoracin documental, es
tambin un instrumento de descripcin con carcter y propsito distintos:
facilitar el control de la transferencia de los documentos entre los archivos
de trmite y el archivo de concentracin.20

19

HEREDIA HERRERA, Antonia en: ISLAS PREZ, Mara Estela. La archivstica en Mxico. Archivo Histrico
Universitario. Benemrita Universidad Autnoma de Puebla. Serie Formacin Archivstica. [en lnea] 2003,
tomo III, [citado 2013-10- 11]. Disponible en Internet:
http://www.archivohistorico.buap.mx/tiempo/sfa3.htm
20
RAMREZ DELEN, Jos. Cuadernos de la serie Gestin de Documentos y Administracin de Archivos,
Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de descripcin.Mxico: Instituto Federal de Acceso a la
Informacin y Proteccin de Datos, 2011, vol 4, 80 p.

26

Para concluir este punto, puede decirse que cuando se utiliza el inventario
analtico es porque se requiere describir los fondos del archivo,
detalladamente, ya que puede proporcionar informacin sobre la valoracin
documental, el sistema de organizacin, etctera; a diferencia del inventario
somero, que slo proporciona informacin genrica de los archivos al
usuario, sin embargo, no por ello se puede minimizar su utilidad como
instrumento de control. Sin embargo, para las transferencias del archivo de
trmite al de concentracin, resultar mejor instrumento de descripcin y de
control el inventario analtico.

Inventario General por expediente

El Inventario General por Expediente, permite a la institucin tener un
control de los expedientes desde que se generan: as se puede conocer en
qu parte del archivo de trmite se encuentra, y su ubicacin una vez que
se realiza la transferencia primaria al archivo de concentracin.
Es un poco ms explcito que el inventario general, ya que ofrece una
relacin del expediente con relacin al acervo.

En conclusin, aunque son parecidos, lo que hace diferentes a los

inventarios, es utilidad y su contenido; en cuanto al contenido el somero
describe las series documentales y el analtico los expedientes.
En cuanto a su utilidad, la diferencia radica en el nivel de descripcin de
cada inventario.
La utilizacin y la eleccin del inventario para una organizacin, se
determina con base las necesidades de la misma y el tipo de
documentacin que se maneje en sus archivos.
Los elementos de este inventario, por lo menos, debern ser:
1. Signatura/cdigo de referencia/ Nmero
2. Ttulo/ Nombre del Expediente
3. Fechas extremas
4. Nivel de descripcin
27

5. Valor documental
6. Vigencia documental
7. Volumen y soporte
8. Nombre del productor
9. Observaciones
10. Ubicacin (opcional) 21

21

HERNNDEZ GUZMN, Doroteo Salomn. Sistema Red de Archivos e Indicadores de Gestin, para
Archivos, en el Estado de Nuevo Len. [en lnea] 2009. [citado el 2013-11-25]. Disponible en Internet:
http://www.ctainl.org.mx/revista13/complementos/editoriales/sistemaRedArchivos_editorial1.pdf

28

Captulo 3 Elaboracin del inventario general del Centro de Enseanza

Tcnica Industrial.

3.1 Anlisis de la documentacin del CETI

Al iniciar la estancia en el Centro Enseanza Tcnica Industrial, se revis la
documentacin que se genera y que se mantienen en el archivo de trmite de la
institucin.
Lo primero que se detect, es que existen diferentes mtodos de ordenacin de
los documentos, y que no se tiene un rea de oficiala de partes; por lo que el
control de los documentos depende exclusivamente del criterio que tenga la
persona encargada del archivo en trmite; cabe mencionar que los responsables
de este archivo, son las secretarias de cada unidad administrativa, quienes no
tienen la capacitacin necesaria en materia de archivo.
La coordinacin de archivos opera de manera incipiente en la institucin, por lo
que todava no se tiene un manual de procedimiento o una instruccin de trabajo,
para determinar criterios de ordenacin y clasificacin; an y cuando la institucin
debe apegarse la normatividad, que como parte de la Administracin Pblica
Federal le aplica, los criterios bsicos no estn bien definidos.
En las reas denominadas de rea central, la documentacin es muy variada,
basta ver el organigrama presentado en el captulo uno de este trabajo. Es por ello
que se procedi a la identificacin y clasificacin de la documentacin. Esta fue
clasificada por funciones debido a que orgnicamente tanto personal como el rea
de puede desaparecer, pero las funciones no.
Para tal efecto se analiz la informacin desde dos puntos de vista:

Las atribuciones y funciones comunes de las direcciones y reas

Las atribuciones y funciones especficas de cada una de las reas.

Esta informacin fue obtenida tanto del estatuto orgnico del CETI, como del
personal a cargo del archivo de trmite.
29

Otro punto de partida para este trabajo fue identificar que la tipologa documental
que se puede encontrar en cada una de las direcciones A continuacin se
presenta un listado de la tipologa documental que se encuentra en cada direccin,
misma que se enlista a continuacin.
Direccin General:
En esta direccin los documentos que tienen de valor administrativo, entre ellos
estn:
a) Oficios
b) Memorandos
c) Acuerdos
d) Convenios
e) entre otros.

Direccin administrativa:
En esta direccin se detectaron documentos de distinta ndole y diferentes valores.
Los valores administrativo, contable y legal, estn en esta direccin, tales como:
a) Nmina,
b) Expediente nico de personal, (que contiene documentos probatorios de
estudios, cursos y diplomados etc.)
c) Actas de comit es (adquisiciones y obra pblica)
d) Minutas de reunin
e) Contratos
f) Seguros
g) Licitaciones
h) Pagos a proveedores
i) Juicios y laudos
j)

Evaluaciones y promociones del personal

k) Plizas de ingresos y de egresos,

l) Plizas de diario
m) Estados financieros
30

n) Transferencias de presupuesto
o) Arrendamientos
p) Disposiciones de activo fijo
q) Distribucin de bienes muebles, entre otros.

Direccin acadmica:
En esta direccin los documentos que se generan son de valor administrativo,
entre ellos se pueden citar:
a) Planes y programas de estudio
b) Actas de examen recepcional
c) Ttulos
d) Acuerdos
e) Minutas
f) Memorandos
g) Oficios

Direccin de desarrollo institucional

Un segmento es que se utilizan y se ganaron en esta direccin son de tipo
administrativo, entre ellos se observan las siguientes:
a) Procedimientos, manuales, reglamentos, instrucciones de trabajo y
formatos, en el sistema informtico de control de documentos
b) Programas operativos anuales.
c) Anteproyecto de Presupuesto
d) Oficios
e) Memorndums
f) Acuerdos
g) Actas de comit
h) Informes al rgano gobierno

31

Direcciones de plantel Colomos y Tonal

En las direcciones de plantel se identifican documentos con Valor administrativo
en el archivo de trmite, a continuacin se presenta un ejemplo de los documentos
encontrados:
a) Dictmenes de becas
b) Actas de comit de consejo y consultivo
c) Expedientes de alumnos
d) Constancias estudio
e) Justificaciones
f) Estadsticas
g) Certificados
h) Expediente de tutora
i) Horarios de profesores de alumnos
j) Carpeta acadmica
k) Expedientes de curso Propedutico
l) Expedientes de curso de nivelacin
m) Expediente del gabinete de orientacin educativa
n) Calificaciones

Es importante mencionar que el Cuadro General de Clasificacin Archivstica y el

Catlogo de Disposicin Documental (CADIDO), fueron modificados en 2012, ya
que los anteriores instrumentos fueron realizados de forma emprica e
interpretando las disposiciones del Archivo General de la Nacin y la Ley Federal
de Transparencia, para dar cumplimiento a los requerimientos de stas, y no
haban sido aprobados por el AGN ni presentados al Comit de Informacin.
Tomado como base la estructura orgnica del CETI, las funciones que se realizan
en cada rea y las funciones afines a la Administracin Pblica Federal, se
disearon los nuevo instrumentos; es por ello que no se tienen inventarios que
estn estandarizados en todas las reas ni que cumplan con todos los requisitos
que establece el Archivo General de la Nacin.

32

Continuando con el desarrollo de la estancia, el siguiente paso trabajar con el

personal del archivo de trmite de cada una de las direcciones para desarrollar el
formato del inventario de archivo de trmite. Los resultados obtenidos se
presentan en el siguiente apartado.

3.2 Diseo de formatos

Se determin que el inventario, deber contener los siguientes elementos:
1) Logotipo de la institucin
2) Nombre completo de la institucin
3) rea de adscripcin
4) Ttulo (Inventario Documental de Archivo de Trmite)
5) rea generadora
6) Clasificacin (seccin, serie)
7) Lugar de almacenamiento (contenedor y nmero de carpetas)
8) Nmero de expediente
9) Nombre (del expediente)
10) Periodo
11) Valor documental (Administrativo, Legal, Contable)
12) Carcter de expediente (Pblico, Reservado, Confidencial)
13) Tcnicas

de

seleccin

(conservacin

eliminacin/muestreo,

la

eliminacin total)

Al respecto de las tcnicas de seleccin, se revis la normatividad aplicable al

respecto y con base al CADIDO, una vez clasificado el documento, el instrumento
indica si el archivo se conserva, se elimina por muestreo o se elimina por
completo. (Las tcnicas de seleccin plasmadas en el CADIDO, fueron elaboradas
por el asesor de la Institucin que realiz la actualizacin de los instrumentos de
archivo).

33

3.3 Realizacin del inventario de archivo trmite de la documentacin activa

del CETI, con base en el Cuadro de Clasificacin Archivstica y el Catlogo
de Disposicin Documental

Con base en los criterios anteriores, se realiz la siguiente propuesta y para el

formato del inventario documental de archivo de trmite. La ventaja que se ofrece,
es que el formato est realizado en una hoja de datos de Excel, por lo que se
puede capturar en un computador y tener en el archivo electrnico la posibilidad
de ir agregando expedientes. De acuerdo a la siguiente figura.

(Figura 4)

34

3.4 Llenado de inventario

Se procedi, a la ordenacin de los expedientes, sin embargo la mayor dificultad

fue, que el personal registra documentos que son instrumentos de trabajo de
consulta, como leyes, o copias de copias de documentos; todas las reas tienen la
misma prctica.
Se procede a trabajar con los encargados que integran en el archivo en trmite de
la direccin de Desarrollo Institucional, Direccin General, Direccin
Administrativa, Direccin Acadmica, y de la Direccin de los planteles.
Como se estableci en este trabajo, el instrumento descripcin archivstica con el
que se trabajar ser un inventario general por expediente, que se capturar en
un formato de hoja de clculo de Excel.
Se ha capacitado al personal del archivo en trmite para llevar a cabo el llenado
del formato propuesto; el personal del archivo de trmite emiti sus comentarios
llevando as un proceso de retroalimentacin, lo que permiti realizar pequeas
modificaciones al formato de acuerdo a las necesidades de la institucin. Una vez
clasificados los documentos, se procedi a llenar el formato de inventario del
archivo de trmite con ayuda del personal.
Como parte de los procedimientos de control de documentos de la institucin, el
formato debe de darse de alta en el Sistema de Control de Documentos del
Sistema de Gestin de Calidad del CETI, para que est a disposicin de todos los
usuarios. (Figura 5)

35

Figura 5

36

37

38

39

Conclusiones
Para este trabajo, se revisaron las disposiciones normativas del mbito federal
relacionadas

con

las

herramientas

de

control

consulta

archivstica,

principalmente del inventario.

Para ello, se llevaron a cabo sesiones de trabajo con los responsables del archivo
de trmite, para conocer la metodologa que utilizaban a fin de cumplir con las
actividades del archivo.
A partir de los resultados descritos con anterioridad, en cuanto al uso y aplicacin
de formatos de control y de consulta archivstica (inventarios), se hicieron
propuestas para el formato de inventario del archivo de trmite, cuidando que
cumplieran con los requisitos para este formato.
Por otra parte, algunos de los factores que se detectaron como reas oportunidad
de la institucin fueron:

Personal con escasos conocimientos en archivstica

Rotacin de personal encargado del archivo de trmite

Falta de una instruccin de trabajo que pueda orientar al personal en su

quehacer

Falta de conocimiento de la normatividad vigente con respecto a los

archivos

Falta de uniformidad en la metodologa empleada para clasificar los

expedientes

Los expedientes carecen de clave clasificadora que permitan su rpida

identificacin

Los expedientes no tienen cartula, por lo que no existe estandarizacin en

la portada o guarda exterior del expediente

Tambin se pudo observar que el encargado de la coordinacin de archivos, no es

un profesional del archivstica, y realiza este encargo adicional a las funciones que
tienen establecidas; es decir, no es una persona que se haya destinado
precisamente para la coordinacin de archivos, sino que es una funcin que se
asigna inherente al puesto; lo que hace ms difcil que se pueden llevar a cabo
40

todas las funciones que debe de cumplir el archivo de trmite, ya sea por
desconocimiento o por falta de personal.
En el transcurso de este trabajo, tambin se pudo observar la buena disposicin
del personal para cumplir con las actividades el archivo de trmite, an y cuando
el archivo se encuentra dividido en las diferentes reas de la institucin; esta parte
hace especialmente complicada la uniformidad de criterios y mtodos de trabajo,
sin embargo, la disposicin del personal ha permitido que se avance en el formato
del inventario del archivo de trmite, mismo que est a la espera de su registro en
control de documentos para poderlo utilizar en la institucin y la difusin a todo el
personal encargado del archivo de trmite de dicho formato.
As pues, se espera que este trabajo auxilie a las tareas de organizacin del
archivo, permitiendo el registro, control, y localizacin tanto de la documentacin
como de la informacin que contiene el archivo de trmite.

41

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en Internet: http://www.archivohistorico.buap.mx/

Anexos
Anexo 1
Listado de normatividad aplicable al archivo de trmite.
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.
Leyes

Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicas, Artsticos e

Histricos. (D.O.F. del 06 de mayo de 1972 y su ltima reforma del 13 de
enero de 1986)

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica

Gubernamental. (D.O.F. del 11 de junio de 2002)

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos. (D.O.F. del 31

de diciembre de 1982 y su ltima reforma 13 de junio de 2003)

Ley General de Bienes Nacionales (D.O.F. del 20 de mayo de 2004)

Ley de Fiscalizacin Superior de la Federacin. (D.O.F. del 29 de diciembre

de 2000 y su ltima reforma 04 de abril de 2005)

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. (D.O.F.

del 4 de enero de 2000 y su ltima reforma 07 de julio de 2005)

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores pblicos.

(D.O.F. del 13 de marzo de 2002 y su ltima reforma 26 de diciembre de
2005)

Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. (D.O.F. del 29 de

diciembre de 1976 y su ltima reforma de 02 junio de 2006)

Ley Federal de Archivos. (DOF. 23 Enero 2012)

Acuerdos

45

Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nacin sea la

entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los
archivos administrativos e histricos de la Administracin Pblica Federal.
(D.O.F. 31 Agosto 1988)

Acuerdo Presidencial por el que se establecen los LINEAMIENTOS a que

se sujetar la guarda, custodia y plazo de conservacin del Archivo
Contable Gubernamental. (D.O.F. 25 Agosto 1998)

Acuerdo por el que se dispone que el conjunto de la documentacin

contable, consistente en libros de contabilidad, registros contables y
documentacin comprobatoria o justificadora del ingreso y del gasto
pblico de las dependencias y entidades de la administracin pblica
federal, constituyen el archivo contable gubernamental que deber
guardarse, conservarse y custodiarse. (D.O.F. 25 Agosto 1998)

Acuerdo para la Difusin y Transparencia del Marco Normativo Interno de

la Gestin Gubernamental. (D.O.F. 6 Diciembre 2002)

Acuerdo para la Rendicin de Cuentas de la Administracin Pblica

Federal 2000-2006, expedido por el Titular del Ejecutivo Federal. (D.O.F.
14 de Septiembre 2005)

Acuerdo que establece las disposiciones que debern observar los

servidores pblicos al separarse de su empleo, cargo, o comisin, para la
Rendicin del Informe de los Asuntos a su cargo y realizar la entregarecepcin de los recursos asignados, expedido por el Titular de la
Secretara de la Funcin Pblica. (D.O.F.13 Octubre de 2005)

Acuerdo por el que se emiten las disposiciones generales para la

transparencia y los archivos de la administracin pblica federal y el
manual administrativo de aplicacin general en las materias de
transparencia y de archivos. (DOF. 12 Julio2010. ltima reforma: 27 Julio
2011)

46

Lineamientos

Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la

Administracin Pblica Federal en la recepcin, procesamiento y trmite de
las solicitudes de acceso a la informacin gubernamental que formulen los
particulares, as como en su resolucin y notificacin, y la entrega de la
informacin en su caso, con exclusin de las solicitudes de acceso a datos
personales y su correccin. (D.O.F. 12 Junio 2003)

Lineamientos Generales para la Clasificacin y Desclasificacin de la

Informacin de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica
Federal. (D.O.F. 18 Agosto 2003)

Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la

Administracin Pblica Federal en la recepcin, procesamiento, trmite,
resolucin y notificacin de las solicitudes de acceso a datos personales
que formulen los particulares, con exclusin de las solicitudes de
correccin de dichos datos. (D.O.F. 25 Agosto 2003)

Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de las

Administracin Pblica Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso
a la Informacin Pblica los ndices de expedientes reservados. (D.O.F. 9
Diciembre 2003)

Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los

archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica
Federal. (D.O.F. 20 de febrero de 2004)

Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la

Administracin Pblica Federal en la recepcin, procedimientos, trmite,
resolucin y notificacin de las solicitudes de correccin de datos
personales que formulen los particulares. (D.O.F. 6 Abril 2004)

Lineamientos en materia de clasificacin y desclasificacin de informacin

relativa a operaciones fiduciarias y bancarias, as como al cumplimiento de
las obligaciones fiscales relacionadas con recursos pblicos federales por

47

las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal. (D.O.F.

22 Diciembre 2004)

Lineamientos de Proteccin de Datos Personales, (D.O.F. 30 de

septiembre de 2005)

Lineamientos para la elaboracin de versiones pblicas, por parte de las

Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal.(D O F.13
Abril 2006)

Lineamientos que debern de observar las dependencias y entidades de la

Administracin Pblica Federal para la publicacin de las obligaciones de
transparencia sealadas en el artculo 7 de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. (D.O.F. 01 Noviembre
2006)

Lineamientos que debern de observar las dependencias y entidades de la

Administracin Pblica Federal en el envo, recepcin y trmite de las
consultas, informes, resoluciones, criterios, notificaciones y cualquier otra
comunicacin que establezcan con el Instituto Federal de Acceso a la
Informacin Pblica. (D.O.F. 29 Junio 2007)

Decretos
Decreto por el cual se crea la seccin de archivos presidenciales del
Archivo General de la Nacin. (D.O.F. 26 Septiembre 1988)
Decreto para realizar la entrega-recepcin del Informe de los asuntos a
cargo de los servidores pblicos y de los recursos que tengan asignados
al momento de separarse de su empleo, cargo o comisin, expedido por
el Titular del Ejecutivo Federal. (D.O.F. 14 Septiembre 2005)
Decreto por el que las Dependencias y Entidades de la Administracin
Pblica Federal, la Procuradura General de la Repblica, las Unidades
Administrativas de la Presidencia de la Repblica y los rganos
desconcentrados donarn a ttulo gratuito a la Comisin Nacional de
Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartn a su servicio
cuando ya no les sean tiles. (D.O.F. 21 Febrero 2006)

48

 Decreto por el que se reforma el Artculo 6 de la Ley Federal de

Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental. (D.O.F.
6 de Junio 2006)
Otros
Recomendaciones para la organizacin y conservacin de correos
electrnicos institucionales de las Dependencias y Entidades de la
Administracin Pblica Federal. (D.O.F. 10 Febrero 2009)
Oficio

Instituto

Federal

de

Acceso

Gubernamental/SA-DGCV/0658/09,

la

Informacin

Recomendaciones

Pblica

para

la

organizacin y conservacin de correos electrnicos institucionales de las

Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, del 12
de agosto de 2009.
Norma

General

de

Informacin

Financiera

Gubernamental

004.

Disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental, est

disponible para su consulta.
http://www.shcp.gob.mx/MarcoJuridico/ContabilidadGubernamental/SCG2
010/SCYSP/ngifg/ngifg004.pdf
Instructivo para el trmite y control de bajas de documentacin del
Gobierno federal
http://www.dif.gob.mx/cenddif/media/instructivobajas.pdf.
Instructivo para la elaboracin del Catlogo de disposicin documental.
http://www.transparenciasonora.org.mx/docs_infopub_basica/infopub_basi
ca09/apartado%20de%20archivo/Instructivo_catalogo_de_disposicion(AG
N).pdf
Instructivo para elaborar el Cuadro General de Clasificacin Archivstica.
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivo_cuadro_
de_clasificacion_abril06.pdf
Instructivo para la elaboracin de la Gua Simple de Archivos AGN.

49

http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivo_guia%20
simple_abril06.pdf
Recomendaciones sobre medidas de seguridad, aplicables a los Sistemas
de Datos Personales, emitidos por el Instituto Federal de Acceso a la
Informacin Pblica.
http://www.Instituto

Federal de

Acceso a

la

Informacin

Pblica

Gubernamental.org.mx
http://compilacion.ordenjuridico.gob.mx/listDependencia.php?idDep=216&i
dPoder=1&idGrupo=9&idDepUp=0

50