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SENAC - CAMPUS

SANTO AMARO

Implantando Escritrio de
Processo no Servio
Pblico.
Volume 2, edio 1

23/05/2014

Interesses:
Gesto de Processos

Implantando Escritrio de Processos no Servio Publico.

Escritrio de Processos

Implantar um escritrio de processos um ato inovador do ponto de vista da Gesto de Processo e Procedimentos.
Justamente porque que est diretamente relacionado a
mudana de cultura das organizaes.
O principal objetivo de um escritrio de processo a
melhoria. Normalmente encontramos um escritrio de
processos, sob a superviso da rea de qualidade de
uma empresa.
Quando entramos no mrito da qualidade de servios
pblicos brasileiro, no vemos com clareza , desde os
mais altos nveis e diretorias, uma politica de qualidade
e gesto de processos. Embora existam cases de sucesso como o da Policia militar do estado de so Paulo em
contrato ponto o STF, no totalmente informatizado.

Morosidade STF
Qualidade de Servios
Pblicos

Nessa Edio
Casos de Sucesso:
2
Escritrio de Processos Policia Federal.
Casos de Sucesso:
Portal de Processos
de Gois

Desafios para Esta- 3


belecer um Escritrio de Processos no
Concluso

Bibliografia

Abstract.
Start a office process is act inovation, below viewpoint
Figura1. Pilha de Processos
of management of processes and procedure.
fonte: www.tjma.jus.br
Justly why that is directly related the cultural change
organizations.
The principal goal of office process is implrovement, Normally find us below
supervisor of qualitys departamento.
When merit input of quality in public serivies brazilians, not insigtful, since
the high-level and head, the politic of quality and management of process. Although be sucess cases, how the Police State Sao Paulo, in opposition the
STF, not is entirely computerized.
STF (Supremo Tribunal Federal Brasileiro)
Segundo reportagem do Jornal O Globo o STF leva, em mdia, cinco anos para julgar aes que
ferem a Constituio. Para o ex-ministro do STF Ayres Britto a informatizao, que precisa avanar, mas que caminha. Um exemplo a Ao Penal 470 (o mensalo): com mais de 50 mil pginas, foi
toda digitalizada para facilitar a anlise. Desde 2010, todos os processos que chegam ao STF, com
exceo dos habeas corpus, so digitalizados.

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Implantando Escritrio de Processo no Servio Pblico.

Casos de Sucesso: Escritrio de Processos Policia Federal

Figura 2. Braso PF fonte: dpf.gov.br

A Policia federal Brasileira,


implemento a gesto por
Processos em suas atividades, essa gesto por processos, mais conhecida como
BPM A partir da necessidade de modernizao da
gesto de processo, foram
institucionalizados escritrios de processo em 2010.
Desde ento, os esforos da
Administrao da PF tem
aumentado para
melhorar sua capacidade
gerencial dos processo.
Essa institucionalizao foi
obtida a traves de esforos
conjuntos, por meio do estabelecimento das seguintes
macro diretrizes:

PRIMEIRA DIRETRIZ: Gerir por Processos , simplesmente, uma melhor


forma para promover melhorias e inovaes nas
rotinas de trabalho da Polcia Federal;
SEGUNDA DIRETRIZ: A
Gesto de Processos aumenta a
capacidade da
Polcia Federal em prestar
melhores servios para a
sociedade;
TERCEIRA DITRETRIZ: A
Gesto por Processos deve
ser traduzida em uma
abordagem simples, acessvel, e empolgante para os
servidores da Polcia Federal.

Em concluso a PF acredita
que Gesto por Processos
deve disponibilizar mtodos e mobilizar pessoas
para promover melhorias e
inovaes que de fato otimizem os servios prestados sociedade. Gerir por
Processos criar uma forte
cultura para inspirar e treinar todos os servidores
para conceber e perseguir
novas ideias que transformem
a Polcia Federal e aumentem o valor gerado para a
sociedade.

Casos de Sucesso: Portal de Processos de Gois


Processo um
conjunto de
recursos e
atividades interrelacionadas ou
interativas que
transformam
insumos (entradas)
em servios/
produtos (sadas).
Os processos so
geralmente
planejados e
realizados para
agregar valor.

Ttulo do artigo interno

Em junho de 2013 a SEGPLAN


disponibilizou em seu site, o Portal
de Processos Pblicos de Gois, que
se prope subsidiar aos servidores
pblicos, o desenvolvimento de suas
atividades, disponibilizando um repositrio de informaes com o
objetivo de orientar e padronizar as
rotinas de trabalho.
O portal um ambiente que compartilha informaes relativas aos
Figura 3. Escritrio de Processos - fonte SEGPLAN
processos finalsticos e corporativos
do Estado, abrangendo toda documentao ligada a sua execuo, tais como: fluxogramas, procedimentos, legislaes, bem como indicadores que demonstram o resultado
dos mesmos.
Segundo o Governo de Gois A "Otimizao de Processos" foi institucionalizada como
um Projeto Estruturante do Plano Estratgico 2011-2014, vinculado ao Eixo Estratgico
"Estruturao de uma nova administrao pblica" e ao Macro Objetivo "Governo dinmico e transparente com um Estado a Servio da Sociedade".
Um dos trabalhos do Escritrio de Processo, adquiriu um sistema para automao de
seus processos de negcio do DETRAN de GO, Esta uma iniciativa da Gerncia de
Tecnologia da Informao do DETRAN em parceria com a STI da SEGPLAN.
Alm da ferramenta e da institucionalizao do escritrio de projetos e automao de
processo do Detran, o Governo do estado de Gois, est promovendo treinamentos e
cursos de Modelagem de Processos de Negcio. Outro exemplo em destaque recentemente a o sistema de Concesso de frias na SEGPLAN.
BPM - Bussines Process Management (Gerenciamento de Processos de Negcios).
SEGPLAN - Secretaria de Planejamento do Estado de Gois.

Volume 2, edio 1

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Desafios para Estabelecer um Escritrio de Processos no Servio Pblico


[...] Todas as organizaes desejam otimizar seus servios, eliminar perdas, reduzir o tempo de ciclo, melhorar
qualidade, aumentar produtividade, reduzir custos, evitar
retrabalho, prospectar oportunidades e eliminar custos
desnecessrios. Elas querem fazer isso de um modo que
seja sustentvel e que promova um retorno sobre o investimento em anlise e implantao de melhorias. Transferir um problema de uma rea outra no o objetivo.
preciso haver uma abordagem coerente que identifique
problemas e oportunidades, suas causas e dependncias,
e ento derive solues (TI, RH e outras) que otimizem
resultados a partir da viso de processos. [...]
Algumas organizaes tanto publicas como privadas, a
principio encontram dificuldade em iniciar e dar continuidade a seus projetos de anlise, melhoria e gerenciamento de processos. Sem direcionamento efetivo, suporte,
recursos e uma expectativa positiva, unidades de negcio
ficam relutantes em se comprometer com mudanas crticas de processos. Alm do no de garantirem coerncia
na entrega e na sustentabilidade da melhoria e gerenciamento de processos pela organizao.
Todas organizaes entregam valor a clientes e stakeholders. E essa entrega de valor deve ser clara em sua estratgia, suas atividades devem ser coordenadas e utilizam seus elementos e suas funcionalidades
Otimizar os processos entregues aos clientes a melhoria do processo, quando essas aes so coordenadas
com desempenho chamamos de gesto de processo.
Fazer a gesto de processos permite que as organizaes
foquem em processos que os tornam diferenciados no
mercado, isso faz parte de uma estratgia;
No possvel otimizar um processo, sem um conhecimento profundo desses processo que entregam valor.
Quando falamos de empresas pblicas, no existe um
fator que obrigue um diferencial estratgico, pois no
existem concorrentes aos servios Pblicos.
Como citamos na introduo o STF, campeo em morosidade de processos Jurdicos, por falta de instrumenta-

o de informtica e gesto de processos.


O processo do mesalo foi julgado rapidamente devido
digitalizao das mais de 5mil paginas de processo, podemos dizer ento que o fator que motivou o diferencial na
conduo do processo foi presso politica e social.
Cabe ento a populao e aos governos cobrar e fiscalizar a
qualidade dos servios prestados, de forma que os organismos e braos dos servios pblicos realmente entendam
que so prestadores de servios do povo, e que estes so
seus principais stakeholders.
Os governos por sua vez devem fiscalizar e regulamentar o
funcionamento de Escritrios de processos em todas as
esferas estaduais, federais e municipais.
No caso do Governo de Goias foi
dessa forma, foi institudo um
Escritrio de processo centralizado, onde as ferramentas foram
disponibilizadas, os funcionrios
treinados, e de uma forma indireta, induzidos a melhorar os seus
processos. Infelizmente a melhoria dos processos no Brasil, s
alcanada quando existe uma imposio das lideranas com foco
em Governana.
Temos que enxergar um servio
publico diferente da falcia de
Gabriela Carvo e Canela.

Quando
falamos de
empresas
pblicas, no
existe um fator
que obrigue um
diferencial
estratgico,
pois no
existem
concorrentes
aos servios
Pblicos.

O servio publico nasceu assim


deficitrio, porm deve ser prioridade dos seus lideres e do governo a institucionalizao de
processos.
Existem hoje diversos organismos dentro do governo federal que podem prestar o servio de apoio as menores esferas. Um exemplo bem claro a ENAP4 , que deveria atuar
no somente na esfera federal, mas tambm nos pequenos
municpios e estados do nosso pais, com intuito de promover e disseminar Escritrios de Processo para Servios Pblicos.

TREGEAR , ROGER. Estabelecendo Escritrio de Processos, Publicao Elogroup, ISBN 978-85-64316-003 pag. 30;
Steakeholders- Parte interessada, (dono, gestor, clientes, comunidade, qualquer pessoa que se beneficia do processo);
Gabriela Cravo e Canela, personagem de Obra de Jorge amando, na qual sua temtica era Eu nasci assim, eu cresci assim, Eu sou
mesmo assim, Vou ser sempre assim
4 ENAP - A Fundao Escola Nacional da Administrao Pblica (ENAP) uma escola de governo, do Poder Executivo federal, que
oferece formao e aperfeioamento em Administrao Pblica a servidores pblicos federais.

Concluso

Escritrio de
Processos

A implantao de um Escritrio de Processos uma tarefa rdua, pois


mudar processos implica em mudana de cultura de organizaes.
No mbito de servios pblicos, o bem comum subvertido falcia
de polticos que esto interessados na melhoria dos processos.
Os servios prestados geralmente no possuem indicadores, portanto
no podem ser medidos, controlados e melhorados.
Os cases apresentados demonstram a rapidez que os escritrios de
processos podem afetar a qualidade dos servios prestados.

Hebert de Oliveira Silva

Tecnlogo em Gesto de Redes de


Computadores pela Universidade
Paulista de So Paulo.
Analista de infraestrutura de TI no
SENAI.
Gestor de Projetos, Implantao e
Reestruturao de Redes de
Dados e Voz. Gestor de contratos
de TI e sourcing estratgico.

Ao analisarmos o caso do STF, percebemos que um processo quando


no possui presso politica e social, como o mensalo, pode levar at
20 anos. As ferramentas de TI utilizadas para conduzir o processo do
mensalo, demonstram que a TI o caminho para gerenciamento estruturar a melhoria dos processos. Porm software por s mesmo no
resolvem todos os problemas, a efetividade est ligada a metodologia
adotada para fazer com que as ferramentas funcionem e alcancem o
seu propsito.
Especulando sobre a institucionalizao de Escritrios de processos
nas esferas de governos, acredito que poderiam redefinir a qualidade
dos servios prestados aos cidados. Desde que a institucionalizao
seja acompanhada de autonomia para a melhoria continua desses processos.

Bibliografia
Oliveira, Moises do Socorro de, Artigo O poder judicirio - Morosidade,
Causas e Solues , Publicado em 10/2003. Elaborado em 04/2003.
Site Jornal O Globo, disponvel em http://oglobo.globo.com/pais/lentidaosuprema-stf-leva-em-media-cinco-anos-para-julgar-acoes-que-feremconstituicao-12525704#ixzz32Y2tFMm2 acesso em 23/05/2014
Site SEGPLAN, disponvel em: http://www.segplan.go.gov.br/post/
ver/116140/escritorio-de-processos_, acesso em 23/05/2014
TREGEAR , ROGER. Estabelecendo Escritrio de Processos, Publicao
Elogroup, ISBN 978-85-64316-003