TROPIGAS DE GUATEMALA,

S.A.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA CONTROL DE
LAS OPERACIONES DE GAS EN
LAS PLANTAS ENVASADORAS

ajm

INTRODUCCION:

El presente manual de procedimientos contiene los controles

que deben cumplirse en todas las operaciones en el envasado
de gas propano, que se realiza en las plantas envasadoras de
TROPIGAS DE GUATEMALA, S.A.
Contiene la forma cmo debe operarse desde el Ingreso del
Producto hasta los despachos tanto en envasado como en
Granel, todo pasando por el proceso de Envasado en las
distintas presentaciones de Cilindros y las cargas en Pipas
que despachan a Granel.

OBJETIVOS:
El objetivo principal de los procedimientos contenidos en este
manual de Procedimientos es, para
operaciones

de

Gas

el control de las

Propano-Butano

en

las

plantas

envasadoras, y el cual lo deben ACATAR, OBSERVAR Y

CUMPLIR

los

trabajadores

siguientes:

GERENTES

GENERALES , GERENTES REGIONALES, GERENTES

DE PLANTAS, JEFES DE PLANTAS, ENCARGADOS DE
PLATAFORMA

DE

LLENADO

DE

CILINDROS,

CONTADORES DE CILINDROS, y todos aquellos empleados

que tengan que ver con las operaciones de la planta.

PROCEDIMIENTOS.
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1- RECEPCION DE GANDOLAS.
Para recibir una gandola, el jefe de planta y el encargado de la planta debe
cumplir con los requisitos indispensables, tomando en cuenta la seguridad,
el volumen del contenido y el tiempo disponible para la descarga.
a- Verificar que la gandola se encuentre bien estacionada
b- Verificar que se encuentre en el lugar adecuado para su respectiva
descarga
c- Verificar que la gandola tenga conectado el cable a tierra.
d- Verificar

que la gandola se encuentre marchamada

e- Verificar que el cabezal de la misma se encuentre completamente

apagado su motor.
El jefe de planta responsable de la descarga debe estar seguro que todo lo
anterior se encuentre preparado, ya preparado se procede al control interno
del producto y su respectiva descarga, tomando en cuenta lo siguiente.
a- Verificar que el nmero de marchamo sea el mismo que viene
anotado en la remisin (Documento que el conductor del cabezal
tiene en su poder como constancia del volumen de producto que
transporta. Del cual es responsable el conductor hasta estacionar en
la planta)
b- Tomar lecturas de gandola ( medidas de los porcentajes) las cuales
deben ser igual a las medidas enviadas por la terminal que constan
en la respectiva remisin, as mismo chequear la capacidad de la
gandola, numero de gandola placas del cabezal, y nombre del
conductor del cabezal.
c- Verificado lo anterior y no habiendo ninguna diferencia se procede a
cortar el marchamo respectivo y a conectar mangueras para su
respectiva descarga.

d- Si en caso hubieran diferencias en los porcentajes se debe dar aviso

de inmediato al Gerente de la planta, elaborando un acta haciendo
constar la misma firmada por el Jefe de la planta, el encargado de la
descarga y el conductor de la gandola, Si hay diferencia no debe
descargarse la gandola, nicamente con autorizacin por escrito del
Gerente General y el Jefe del Departamento de Inventarios. .
e- Todo preparado se abren llaves y se procede la descarga respectiva.
f- Al terminar el liquido debe de sacar la presin dejando la gandola
con 50 libras, no est autorizado dejar ni ms ni menos de 50 libras,
Salvo casos emergentes, pero para ste caso ser el departamento de
inventarios quien autorizar dicha operacin.
g- Terminada la Descarga se proceder inmediatamente a dar el ingreso
correspondiente con el documento respectivo ( forma B ) firmando
de recibido el jefe de planta y/ el Gerente de la planta, as como
firmando de entregado el piloto, adjuntando a dicho ingreso la
remisin nota de envo de la terminal.
h- Todo firmado se procede a dar salida a la gandola de la planta.
i- En Garita debe de estacionarse la gandola y el de seguridad debe
verificar que la gandola salga a cero por ciento, tomando la presin
de la misma y stas lecturas deben de quedar escritas en un libro en
garita, anotando hora de salida, nombre de piloto, nmero de
ingreso, numero de gandola, placa del cabezal el numero de remisin
y/ ingreso que porta el conductor como constancia que fue
entregado el producto.
j- Todo listo se procede abrir la puerta para que la gandola salga de la
planta.

REGISTRO DEL INGRESO DEL PRODUCTO.

Para registrar el producto tericamente en las plantas de envasado se
realiza de la forma siguiente.
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a. Se registra en un reporte diario de ingresos, de acuerdo a las

cantidades consignadas en las boletas de envi y/o remisin de
despacho que emite el proveedor por cada gandola. el cual debe
estar respaldado por las facturas correspondientes que emite el
proveedor.
b- Por ningn motivo se debe registrar otra cantidad de galones que no
sea la registrada en la correspondiente remisin o boleta de envi.
ENVASADO:
Para el envasado de glp, es necesario tomar en cuenta algunos aspectos
como son:
a- Verificar que las basculas se encuentren en buen estado y bien
calibradas
b-

Verificar que los automticos de llenado se encuentren en buen

estado para que el corte en el producto sea exacto.

c- Verificar que no falten puntas de llenado de las diferentes marcas.

(Digas, Tropigas; Puntas Pool)
d- Comprobar que en las basculas se hayan calibrado con el master
correspondiente.
f- Al Iniciar el llenado de cilindros confirmar el peso de los mismos
que vayan exactos de acuerdo a la capacidad de cada cilindro, esto
se hace llenando un cilindro en cada bscula y repesandola en la
bascula maestra. As como pesando un cilindro lleno en todas las
basculas, en donde por lgica debe tener el mismo peso, segn su
capacidad.

DESPACHOS A CLIENTES PARTICULARES.

Se refiere a todos los clientes que por alguna u otra razn llegan a llenar
a las plantas, as como a las personas individuales que llegan a llenar
su cilindro.
Para sta operacin debe cumplirse con los controles que a continuacin
se detalla.
a- INGRESO DE VEHICULOS A LAS PLANTAS.

El vehculo debe ingresar a la planta, tomando en cuenta que debe

cumplir con los controles de operacin que la misma ha implementado
y consiste en lo siguiente:
a-1 El vehculo debe estacionarse por primera vez en garita para que el
conductor sea identificado por las personas de seguridad y stas anoten
en el libro de control de entradas y salidas todos los datos que sean
necesarios tanto del piloto como del vehculo ( Nombre de la Persona,
No. De Cdula, De donde llega, Etc. Y los datos principales del
vehculo, Placa, Clase y color del vehculo)
a-2 El Encargado o Contador de cilindros, debe contar los cilindros
que van en el vehculo por sus diferentes representaciones (capacidades)
y anotarlos en un la forma control de vehculos en donde se identifica
las cantidades de los cilindros.
Este formato es firmado por el contador de cilindros , una copia de ste
documento queda en garita y la original es trasladada inmediatamente
al jefe de la planta y/ Gerente.
a-3 Posteriormente el vehculo ingresa a la planta con sus cilindros y
se pega a la plataforma de llenado, inmediatamente se bajan los
cilindros del camin, por el personal de plataforma, el encargado de la
plataforma contar los cilindros que el vehculo lleva a llenar, sta
boleta ( control de Cilindros en Plataforma) es firmada por el jefe de la
planta, terminado el conteo se da la orden de llenado e inmediatamente
una copia es entregada al jefe de planta para que sea cruzada la
informacin de las 2 boletas de garita y plataforma, habiendo alguna
diferencia entre las 2 el jefe de planta proceder a contar los cilindros.
As mismo al terminar el conteo se le entrega una copia de la boleta al
piloto del vehculo para que pase a caja a cancelar.
Posteriormente el piloto con su factura se presenta a plataforma a
recoger sus cilindros, presentando su factura la cual es su constancia
7

para poder salir de la planta. El jefe de la planta comprobar que todo

est facturado.
Todo preparado el jefe de plataforma dar la orden de retiro de
plataforma y se dirige hacia la salida estacionndose nuevamente en
garita en donde nuevamente presentar la factura y ser nuevamente
contados los cilindros por el contador de Cilindros y comparado con las
cantidades facturadas.
No habiendo diferencia se le da la orden de salida definitiva al vehculo.
A-4 El anterior procedimiento tambin se debe cumplir con las personas
que llevan a llenar un cilindro, El procedimiento es exactamente el
mismo.
Aclarando que cuando se trate de una persona, sta en garita debe
identificarse con su cdula ( por medida de seguridad) y dejarla en garita
para ser entregada al salir.

CONTROL DE CAMIONES REPARTIDORES DE LA PLANTA.

Se refiere a camiones de la empresa que reparten a tiendas y algunos

distribuidores, los cuales tienen su procedimiento similar nicamente con
algunas variaciones en el control.
1- Al piloto se le hace entrega bajo una acta firmada de recibido una
cantidad de cilindros de diferentes presentaciones (capacidades) los
cuales tiene que custodiar el piloto. Durante el tiempo que sea
necesario.
2- Luego de poseer el envase se inicia el proceso de control del
producto.
3- Inicialmente sta cantidad de cilindros es llenado de glp, y para ello
es el inventario inicial
4- Luego se elabora o se llena una boleta de recuento de cilindros con la
cantidad de cilindro llenos que lleva, los cuales sern para la venta.
5- Cuando el camin cuente con su totalidad de cilindros llenos, el jefe
de planta firma la boleta y da la orden de salida.
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6- El camin se encamina a garita en donde se estaciona y el personal

de seguridad contar el total de cilindros cargados en el camin, lo
cuales tienen que estar completamente llenos, y tiene que ser igual a
la cantidad que est anotada en la boleta que queda en garita.
7- Contados los cilindros se da orden definitiva de salida del camin.
8- El camin sale a vender y tiene que facturar todo lo que despache.
9- Despus de terminar la venta, el camin regresa a la planta .
10Al ingresar a la planta el camin tiene que estacionarse en
garita, para que el Encargado o contador de Cilindros y personal de
Seguridad cuente el total de cilindros ( utilizar la boleta Control de
Entrada de vehculos) vacos y llenos.
11Esta boleta es trasladada inmediatamente al jefe Y/o gerente de
la planta.
12-

Luego el camin ingresa a plataforma para su descarga.

13El jefe de la planta ordena su descarga y cuenta el total de

cilindros llenos y vacos.
14Mientras se cuentan los cilindros el piloto del camin debe
estar liquidando en caja.
15El jefe de planta al contar los cilindros vacios y llenos en
plataforma, compara o cruza las cantidades con: la boleta de garita,
liquidacin de Caja y su propio conteo. ( El jefe de planta debe
utilizar el formato para el resultado de inventarios ( CICU) Control
Interno de Cilindros en Unidades.
16No habiendo ninguna diferencia el jefe de planta da la orden
de llenado.
17Liquidada su venta, su inventario fsico y el camin
nuevamente lleno en su totalidad, se procede a la misma operacin
de salida, tomando en cuenta que lleva a la venta el total de cilindros
llenos en el camin

18Nuevamente elaborada la boleta de recuento de cilindros se

procede a dar la orden de salida del camin. Y se sigue la misma
operacin.
19Se estaciona en garita, el Encargado o Contador de Cilindros
recuenta los cilindros, da la orden de salida. Y luego el camin sale a
vender y luego regresa y se realiza la misma operacin para liquidar
su carga.
20El jefe de planta controlar al camin de acuerdo al siguiente
procedimiento:
21INVENTARIO INICIAL. Ser el total de cilindros que el
camin tiene llenos cuando sale de la planta, o sea el inventario
fsico total del camin.
22CARGAS:
Ser los cilindros vacos que se llenan en
determinado momento, puede ser 1 2.
23TOTAL DISPONIBLE PARA LA VENTA: Ser la sumatoria
de el inventario inicial ms las cargas .
24VENTAS:
facturado)

Ser el total de venta del camin. ( todo lo

25INVENTARIO TEORICO: Es el resultado de inventario

inicial ms cargas, menos ventas.
26INVENTARIO FISICO: Es el total de cilindros que se
encuentran llenos en el camin, cuando se hace la liquidacin. Este
dato tiene que ser exactamente igual al inventario terico, de lo
contrario habr diferencia ya sea a favor (positiva) en contra
(Negativa), si es positiva, se ingresa al inventario, si es negativa se
procede a facturar a nombre del piloto.

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CONTROL
DE
(GRANELERA)

CAMIONES

DE

GRANEL.

Las graneleras son los tanques repartidores de glp a granel, generalmente

se reparte a las industrias, cafeteras,. Se despacha a tanques estacionarios
de diferentes capacidades en la industria
Las ventas de dichas graneleras debe ser registradas con un metro el cual
est instalado en la parte de atrs del tanque sobre la plataforma del
camin.
1. El tanque de la granelera debe ingresar a la planta y estacionarse por
primera vez en garita, para que los encargados de seguridad tomen
nota del porcentaje con que la granelera ingresa a la planta.
2. Luego la granelera ingresa a la planta e inmediatamente debe pasar a
caja a liquidar sus ventas, entregando facturas,
y el efectivo
correspondiente.
3. El jefe de planta el encargado de granel da la autorizacin para que
se traslade la misma a la isla de carga, en donde ser medida por la
persona encargada de granel, tomando los datos necesarios,
porcentajes del tanque, para determinar el total de galones que
contiene el tanque de la granelera.
4. Posteriormente entregar el reporte de ventas ( forma J -2 ) al
encargado de granel el cual le servir para poder cuadrar la carga
que se ha vendido.
5. El encargado de granel tendr en su poder lista de facturas
entregadas por caja, el reporte y detalle de facturas en forma j-2 , las
lecturas de la granelera, y por lo tanto se determinar las diferencia
positiva que la misma debe dar como resultado final del mismo

INVENTARIOS FISICOS.

Los inventarios fsicos son el total de glp que se encuentran a una

determinada hora en todos los almacenes (tanques Estacionarios)
cilindros, Etc.
En las plantas envasadoras debe tomarse inventarios fsicos a diario, y
debe de realizarse como mnimo 15 minutos despus de apagar las
bombas o sea despus de terminar la operacin del da.

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La forma de elaborar los inventarios son:

1- Tomar las lecturas de los tanque, es decir los porcentajes que marca

el medidor del tanque

2- Multiplicar el porcentaje por la capacidad del tanque para obtener el

total de galones.
3- Contar el total de cilindros llenos que se encuentren en la planta,
camiones, plataforma, bodega,
4- Tomar lecturas de los tanques de graneleras. Porcentajes de los

medidores por la capacidad del tanque para obtener el total de

galones. ste inventario se har despus de haber liquidado la
granelera

CONTROL EN TIENDAS
Para el efecto se tendr una persona especficamente para las tiendas, en
donde se harn los inventarios fsicos, (Cabe Aclarar que sta
supervisin ya se esta realizando) y se estar facturando los cilindros
vacos que se encuentren, tomando en cuenta su inventario fijo de
cilindros segn actas firmadas de recibidas.
Se realizar de acuerdo a las polticas del grupo es decir que al momento
de llegar a la tienda se har de la siguiente manera.
1- Se cuentan todos los cilindros para verificar envase
2- Se cuentan por separado los cilindros vacos y los cilindros llenos
3- Sobre los cilindros vacios tiene que estar la factura
4- En caso no haya factura por los cilindros vacos se proceder a
facturar.

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5- Se velara que el camin recoja cilindros vacos con sus respectivas

facturas y efectivo. De lo contrario se proceder a facturar al
encargado de la tienda.
6- Estas revisiones tienen que ser constantes y las debe realizar con ms

frecuencia el supervisor de tiendas en vista que tambin l es el

responsable del buen funcionamiento de la tienda, en los casos que no
haya supervisor deber ser el gerente de la planta quien velar por
realizar stas revisiones.

Guatemala, septiembre 2004.

AJM/Actualizado Enero 2011

LIC. FEDERICO GODOY

Director General Guatemala
Tropigas de Guatemala S.A.

ANDRES JIMENEZ MORALES

Fiscalizador de Inventarios GLP
Tropigas de Guatemala, S.A.

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