L ib erta

y O rd e n

L ib ert

y O rd e n

Participan iniciativas que promuevan

experiencias exitosas de la Administracin Pblica Colombiana

Bogot, D.C., Junio de 2014

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

Direccin de Control Interno y Racionalizacin de Trmites
Cra. 6 No. 12 - 62 piso 6, Bogot, D.C., Colombia
2437105 - 3360686 - 334 4080 Ext: 114 - 126 - 135
banexitos@dafp.gov.co | www.dafp.gov.co

Elizabeth Rodrguez Taylor

Directora

Mara Teresa Russell Garca

Subdirectora

Sylvia Puente lvarez-Correa

Secretaria General

Mara del Pilar Garca Gonzlez

Directora de Control Interno y
Racionalizacin de Trmites

INSTRUCTIVO PARA LA POSTULACION

DE EXPERIENCIAS
El PREMIO NACIONAL DE ALTA GERENCIA es el
incentivo, por excelencia, al buen desempeo institucional, a travs del cual el Gobierno Nacional
reconoce anualmente a los organismos y entidades que se destaquen por presentar experiencias
exitosas en aquellos aspectos que se consideren
prioritarios para la consolidacin del modelo de
gestin pblica colombiano.

Se entiende por Experiencia Exitosa toda prctica

documentada de gestin pblica que agrega valor al
cumplimiento de las obligaciones legales y misionales que tienen las entidades, contribuye a la generacin de los resultados de las polticas pblicas y es
susceptible de replicarse en cualquier contexto de
la Administracin Pblica Colombiana.

En este instructivo usted encontrar la informacin necesaria para documentar y postular

la experiencia.

POSTULACION
Grfica de procesos
CONVOCATORIA
POSTULACIN
CLASIFICACIN
Y VERIFICACIN
EVALUACIN
INFORME ACTA

OTORGAMIENTO PREMIO

DIFUSIN
REGISTRO GANADORES
EN BANCO DE EXITOS

PARTICIPANTES
Cualquier entidad u organismo de la Administracin Pblica del orden nacional y territorial,
entidad autnoma o sujeta a rgimen especial
en virtud de mandato constitucional. En forma
individual o asociada.
No existe lmite en el nmero de experiencias
a postularse por entidad.

CATEGORIAS
Nivel Nacional: todas las entidades que tengan
circunscripcin nacional.
Nivel Departamental: entidades cuyo mbito de
competencia son los departamentos, distritos
y ciudades capitales.
Nivel Municipal: alcaldas y entidades cuyo mbito de competencia son los municipios.

Requisitos
Diligenciar todos y cada uno de los numerales de la
FORMULARIO DE POSTULACION, cuya extensin no
podr superar las 5 hojas por ambas caras.
La ficha deber remitirse en fsico (1) impreso en papel
por ambas caras y 3 copias en medio magntico (CD
USB, debidamente marcada).
La entidad debe anexar las evidencias que sustentan los
numerales 1, 2, 3 y 4 de la FORMULARIO DE POSTULACION, en un mximo de 10 hojas por ambas caras. Podrn
adjuntarse resultados de indicadores, cuadros, grficos,
tablas, fotos, etc.
La ficha y los anexos debern venir en un solo archivo,
en fuente Arial 12, interlineado sencillo, numeracin
de las pginas, tamao del papel: Carta (220x297mm).
Se

permite tamaos inferiores de letra para grficos

e ilustraciones siempre y cuando stos sean legibles.

Antes del cierre de la convocatoria, las entidades deben

remitir la experiencia postulada al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - Cra. 6 No. 12-62,
Bogot, D.C., mediante carta suscrita por el Representante Legal de la entidad.

CRITERIOS
El Comit de manera autnoma evaluar la
experiencia, teniendo en cuenta los puntajes
establecidos para cada criterio de evaluacin.

CRITERIOS
Innovacin, creacin o adaptacin de tecnologa administrativa
Resultados e impacto
Potencial de rplica y
transferencia a otras entidades

Sustentabilidad en el tiempo

PuNTAJE

Formulario

I. INFORMACIN GENERAL DE LA ENTIDAD.

nombre de la entidad:
Representante legal:
telfono y correo electrnico del Representante legal:

lder de la experiencia:
telfono y correo electrnico del lder de la postulacin:

direccin de la entidad:

ciudad:

categora en la cual se ubica la entidad:

nacional

departamental

Municipal

NOTA: Por las caractersticas de las ciudades capitales se ubicarn dichas experiencias en el
nivel Departamental.

10

II. CONTEXTO DE LA EXPERIENCIA

NOMBRE DE lA ExPERIENCIA:

A) EN quE CONSISTE lA ExPERIENCIA

describa en forma clara y concreta el qu y para qu de la experiencia
B) RAZONES quE MOTIvARON El DESARROllO DE lA ExPERIENCIA
(cul es el problema que se est solucionando)
(mximo dos hojas)

III. CRITERIOS A DESARROLLAR Y QUE OTORGAN

PUNTAJE EN EL PROCESO DE EVALUACIN.
los criterios estn orientados a destacar cMo se desarroll la experiencia.

BENEFICIOS O RESULTADOS DE IMPACTO

(mximo dos hojas)

Establezca las evidencias ms claras de que la experiencia ha sido exitosa en el cumplimiento de los objetivos que persigue. incluya cifras o informacin que evidencie el mejoramiento, comparando la situacin
anterior con la actual en las variables que hayan sido intervenidas con la experiencia.
describa las etapas del proyecto, actividades adelantadas, indicadores, cifras, costos, obstculos presentados
y forma de superarlos.
Este criterio se evala de 1 a 50 puntos

11

INNOVACION

(mximo dos hojas)

Describa las nuevas p ropuestas de herramientas, mtodos, procedimientos, tcnicas, acciones que la
experiencia desarrolla y/o las nuevas o m ejores f ormas de o rganizar el t rabajo, d e desempear las
funciones o de prestar los servicios.
Si la experiencia corresponde a una accin derivada de la implementacin de una poltica, favor
mencione el nombre de esta (poltica de racionalizacin de trmites, poltica de calidad, etc.) y explique
lo que diferencia esta experiencia de los lineamientos de la citada poltica, que permitan ver el valor
agregado y los factores de innovacin implementados.
Si la experiencia se desarroll con base en otro modelo ya implementado en una institucin pblica o
privada o en referentes tericos, indique cules.
Este criterio se evala de 1 a 20 puntos

POSIBILIDAD DE REPLICA

(mximo dos hojas)

describa la posibilidad que tiene la experiencia de adaptarse o implementarse en otras entidades, tenien costos, obstculos y aprendizajes obtenidos a partir de la
do en cuenta las condiciones de
implementacin.
describir las etapas del proyecto, actividades adelantadas, indicadores, cifras, costos, obstculos presentados y forma de superarlos
Este criterio se evala de 1 a 20 puntos

SUSTENTABILIDAD EN EL TIEMPO (mximo dos hojas)

Explicar las condiciones tcnicas, econmicas y sociales que sustentan la experiencia y le permiten
mantenerse en el tiempo.
Este criterio se evala de 1 a 10 puntos

12

nfasis temtico en el cual se postula la experiencia

Transparencia, Participacin y Servicio al Ciudadano
Gestin del Talento Humano

Gestin financiera

Nota: una experiencia puede inscribirse en varias lneas temticas

(ver descripcin en el punto c de lineamientos generales).

Descargue el formulario

ENFASIS TEMATICO
Se pueden postular iniciativas que promuevan
experiencias exitosas de gestin de la Administracin Pblica colombiana, en especial que
reflejen las siguientes Polticas de Desarrollo
Administrativo definidas en el Modelo Integrado
de Planeacin y Gestin, as:

13

Transparencia, Participacin y
Servicio al ciudadano:
Poltica orientada a acercar el Estado al ciudadano y hacer visible la gestin pblica. Permite la
participacin activa de la ciudadana en la toma
de decisiones y su acceso a la informacin, a los
trmites y servicios, para una atencin oportuna
y efectiva.
Las entidades pueden postular experiencias exitosas y buenas prcticas de transparencia y acceso a
la informacin pblica; participacin ciudadana;
plan anticorrupcin y de atencin al ciudadano y
rendicin de cuentas; para prevenir corrupcin en
la contratacin pblica y en procesos de gestin
administrativa; para promover la cultura de la legalidad y la integridad en los funcionarios pblicos
y en mecanismos o herramientas que faciliten la
denuncia de posibles hechos de corrupcin.

Gestin del Talento Humano:

La Poltica de Gestin de Talento Humano est
orientada al desarrollo y cualificacin de los
servidores pblicos buscando la observancia del
principio de mrito para la provisin de los empleos, el desarrollo de competencias, vocacin
del servicio, la aplicacin de estmulos y una
gerencia pblica enfocada a la consecucin de
resultados.

14

Se requiere postular experiencias

innovadoras en bienestar e incentivos,
capacitacin, plan anual de vacantes; plan estratgico de recursos
humanos.
As mismo, programas que demuestren en el
desarrollo de sentido de pertenencia, aplicacin de los valores de la entidad, relaciones
interpersonales, vocacin de servicio y que en
general demuestren un impacto directo en el
clima laboral.

Eficiencia Administrativa:
Poltica dirigida a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trmites, procesos, procedimientos y servicios, as como optimizar el uso de
recursos, con el propsito de contar con organizaciones modernas, innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, con capacidad de transformarse,
adaptarse y responder en forma gil y oportuna
a las demandas y necesidades de la comunidad,
para el logro de los objetivos del Estado.
Hacen parte de esta poltica experiencias en el
desarrollo de la Gestin de la Calidad, la Modernizacin Institucional, las Tecnologas de Informacin, la Racionalizacin de trmites, la Gestin Documental y las prcticas de Cero Papel y
eficiencia administrativa.

15

Gestin Financiera:
Poltica orientada a programar, controlar y
registrar las operaciones financieras, de acuerdo con los recursos disponibles de la entidad.
Integra las actividades relacionadas con la
adquisicin de bienes y servicios, la gestin
de proyectos de inversin y la programacin y
ejecucin del presupuesto.

Se podrn postular buenas prcticas en programacin y ejecucin presupuestal, plan anual

mensualizado de caja, proyectos de inversin y
plan de compras.

LINEAMIENTOS
GENERALES
Proceso de Clasificacin y
Verificacin de Requisitos
El Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica como responsable de la Poltica de

16

Incentivos a la Gestin Pblica, realiza una

clasificacin de las experiencias postuladas
de tal forma que se pueda confrontar si se ha
cumplido con los atributos establecidos anteriormente, tanto de forma como de contenido,
con los criterios de evaluacin y con la idoneidad
y consistencia de la informacin.

Proceso de Evaluacin
El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica mediante resolucin conforma
y designa un Comit Evaluador, el cual tiene
carcter autnomo e independiente y est
integrado por personas de reconocida idoneidad, especializadas en las temticas a evaluar, representantes del Cuerpo Diplomtico,
la Academia y el sector empresarial.
El Comit es la instancia encargada de calificar y seleccionar las experiencias exitosas en
cada una de las categoras y de recomendar al
Gobierno Nacional el registro de experiencias
en el Banco de xitos y el otorgamiento del
Premio Nacional de Alta Gerencia.
Esta decisin se fundamenta en el cumplimiento de los criterios de evaluacin y dems
requisitos exigidos.

17


El comit seleccionar las experiencias que se
registrarn en el Banco de xitos de la Administracin Pblica; y dentro de las registradas,
aquellas que obtengan la mayor puntuacin,
se harn merecedoras del Premio Nacional
de Alta Gerencia.

Si el Comit Evaluador lo considera pertinente, se programarn visitas de verificacin a las
entidades postulantes. Estas visitas permitirn
conocer las actuaciones de la organizacin en
su propio medio y allegar informacin complementaria que proporcione ms elementos de
juicio para la evaluacin.

Informe del Comit Evaluador

El Comit Evaluador mediante acta debidamente soportada y firmada por cada uno de sus
miembros, presenta su Informe de Resultados
en el cual expresa su decisin de registro de
experiencias y otorgamiento del Premio.

De acuerdo con el Decreto 921 de 2000, el Comit Evaluador puede declarar desierto el registro de
entidades en el Banco de xitos, cuando:

18

Ninguno de los casos presentados cumpla con

los requisitos de que trata el artculo 5 de
dicho Decreto.
Los resultados de la evaluacin y la visita de
verificacin no concuerden con la realidad de
la entidad que lo presenta.
Los casos evaluados no obtengan el puntaje mnimo de calificacin establecido en el Manual
del Banco de xitos.

Otorgamiento del Premio

Nacional de Alta Gerencia
El Gobierno Nacional a travs del Presidente de la
Repblica y del Director del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, en ceremonia especial otorga el Premio Nacional de Alta Gerencia
a aquellas entidades recomendadas por el Comit
Evaluador como merecedoras de tal distincin.

Beneficios y Responsabilidades
de los Ganadores
Recibir el Premio Nacional de Alta Gerencia, aporta diversos beneficios a las entidades que fueron galardonadas:

19

 Reconocimiento estatal y social por su esfuerzo

y contribucin al mejoramiento de la gestin pblica.
Contribuir a la difusin y desarrollo de la
calidad y de mejores prcticas de gestin
en el tejido institucional de la Administracin Pblica Colombiana.
Servir de incentivo a los servidores pblicos al
obtener el reconocimiento por su trabajo.
Participar como entidad ganadora del
premio en los programas de difusin a travs del Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica.
Registro de la experiencia en el Banco de xitos
de la Administracin Pblica.
Permitir a las entidades ganadoras la
oportunidad de utilizar los smbolos del
Premio en todas sus comunicaciones y soportes, evidenciando un reconocimiento a
la gestin a nivel nacional.

Obligaciones de quien
recibe el premio:

1.

Difundir la experiencia exitosa.

2.

Recibir la visita de entidades interesadas en conocer la experiencia implementada.

20

3.

Garantizar la continuidad de la experiencia.

4.

Informar al Departamento Administrativo de la

Funcin Pblica cuando los casos registrados en
el Banco de xitos dejen de ser sustentables en
el tiempo.

Derechos de los postulantes :1

1.

Confidencialidad de las presentaciones y de la

informacin que se genere durante el proceso
de evaluacin.

2.

Ser evaluados en un todo de acuerdo con la

reglamentacin establecida en las Bases del
Premio.

Registro de Experiencias
en el Banco de xitos
Con base en el Informe presentado por el Comit Evaluador, el Departamento Administrativo
de la Funcin Pblica, registra en el Banco de
xitos las experiencias exitosas.stas se clasifican y documentan para ser incorporadas a un

1 Las experiencias de la convocatoria del Premio Nacional de Alta Gerencia

una vez que son postuladas y registradas no sern propiedad exclusiva del
cliente, toda vez que stas podrn ser susceptibles de ser replicas o adaptadas por cualquier entidad.

21

sistema de informacin con el fin de facilitar

su rplica y difusin. Las entidades cuyas experiencias se registren en el Banco de xitos se
hacen merecedoras a una Mencin de Honor
otorgada por el Gobierno Nacional en ceremonia
oficial convocada para tal fin.

Para consultar una ficha tcnica de cada experiencia registrada en el Banco de Exitos, puede
acceder a travs de nuestra pgina Web:

www.dafp.gov.co
link: Men principal, Banco de xitos, a travs de los siguientes criterios de bsqueda:
nombre de la entidad, nombre del caso, ao,
orden categora.

Si desea ampliar dicha informacin,

podr solicitarla en el correo electrnico: banexitos@dafp.gov.co, en
los telfonos: 2437105, 3360686.

22

Exclusin de Casos exitosos del

Banco de xitos

De acuerdo con el artculo 16

del Decreto 921 de 2000
mediante el cual se reglamenta la organizacin
del Banco de Exitos de la Administracin Pblica
y el otorgamiento del Premio Nacional de Alta
Gerencia, el Departamento Administrativo de
la Funcin Pblica recomendar al Gobierno
Nacional la exclusin de experiencias del Banco
de xitos cuando estas dejen de ser sustentables en el tiempo o cuando las entidades que
los presentaron no cumplan las responsabilidades
establecidas en el artculo 7o. del mencionado
decreto.

23