SISTEMAS DE INFORMACION

INTRODUCCIN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

No existe un acuerdo general, para la terminologa Sistema de Informacin, pero si se
encuentra un consenso con respecto a los siguientes puntos de vista:
1-Los sistemas de informacin tratan solamente aquellas partes de la informacin
relacionadas con la direccin de la empresa o la toma de decisiones.
2-Los sistemas de informacin manejan las transacciones del sistema
3-Pueden combinar, la toma de decisiones con el manejo de las transacciones
4-Puede utilizarse tambin como sinnimo el trmino, Gestin de recursos de
Informacin
Es muy importante, el buen funcionamiento de los sistemas de informacin, para las
decisiones que se tomen
ORCHIDIS us sistemas de informacin para lograr una ventaja de mercado temporal
sobre sus competidores, ofreci sus productos a un precio mas bajo y proporcion un
alto nivel de servicio. Los sistemas de informacin deben estar diseados, no solo para
lograr una ventaja competitiva, sino tambin para conservarla.
Los administradores de las empresas deben superar los siguientes retos:
1-Integracin: La integracin de los sistemas es muy importante para poder llevar a
cabo la planificacin de los recursos de la empresa (ERP Planificacin Recursos de la
Empresa), porque en el caso de no estar integrados, brindan solamente informacin
parcial de los distintos sectores de la empresa, por ese motivo, los administradores
deben determinar el nivel de integracin que requieren los sistemas y cul ser el costo
en trminos monetarios.
2-Mantenimiento de la ventaja competitiva: Las ventajas competitivas que los
sistemas de informacin pueden brindarnos, no van a durar el tiempo suficiente como
para asegurar utilidades a muy largo plazo, hay un axioma en el marketing que dice
que si alguien tiene una ventaja competitiva en algn momento la va a perder, porque
esa ventaja puede ser copiada por la competencia, las condiciones del mercado
pueden cambiar, el entorno de los negocios o econmico puede ser modificado.
Las empresas que utilizaron algunos sistemas de informacin estratgicos, como por
ejemplo el de reserva de pasajes, o el de los cajeros automticos, obtuvieron grandes
beneficios por ser los primeros en aparecer en el mercado, luego otras empresas
utilizaron otros sistemas similares y qued demostrado que los sistemas de informacin
por si solos no garantizan que las ventajas comparativas permanezcan durante mucho
tiempo.

APLICACIONES DE SISTEMAS CLAVE EN LA ORGANIZACIN

Dado que en las organizaciones hay diferentes intereses, especialidades y niveles,
tambin hay distintos tipos de sistemas. No existe un nico sistema que pueda proveer
a la empresa toda la informacin necesaria, ya que la misma puede dividirse en
distintos niveles, estos son los siguientes:
a) Estratgico
b) De administracin
c) De conocimientos
d) Nivel operativo.
Cada uno de estos niveles puede subdividirse en distintas reas funcionales como
pueden ser: Ventas, Marketing, Produccin, Finanzas, Contabilidad y Recursos
Humanos. Por estas divisiones deben crearse distintos sistemas que puedan atender

Clase de SISTEMA DE
INFORMACIN
NIVEL ESTRATGICO
NIVEL DE
ADMINISTRACIN
NIVEL DE
CONOCIMIENTOS
NIVEL OPERATIVO

VENTAS
MARKETING
FINANZAS
PRODUCCIN
CONTABILIDAD
RECURSOS HUMANOS

los distintos intereses que presentan los integrantes de cada organizacin.

GRUPOS A LOS QUE
SIRVE
Administradores de Nivel
Superior
Administradores de Nivel
Medio
Trabajadores de Datos y
Conocimientos
Administradores Operativos

Diferentes Clases de Sistemas de Informacin

Los sistemas de informacin pueden dividirse en distintos niveles, estos pueden ser
Estratgicos, de administracin, de conocimientos y operativo. Y a su vez pueden
subdividirse en distintas reas funcionales que son: Ventas, Marketing, Produccin,
Finanzas, Contabilidad y Recursos Humanos.
Los Sistemas de Informacin deben estar diseados para poder servir a cada uno de
estos niveles y adems adecuarse a las funciones que en ellos se cumplen.
Por ejemplo la funcin de ventas tiene distintos sistemas, uno para cada nivel, y
dependiendo del nivel que se trate los mismos cumplirn funciones especficas como
por ejemplo, si se trata del nivel operativo, utilizar un sistema que le permita registrar
las cifras diarias de las ventas y procesar los distintos pedidos, el sistema que utilizar
el nivel de conocimientos, podr ser utilizado para el diseo de las distintas
promociones que puedan realizarse, ya sea el diseo del producto como as mismo los
envases, el sistema que utilizar el nivel de administracin deber verificar las cifras
de las ventas mensuales por zona o regin de ventas y seala las zonas o regiones
que exceden o que estn muy por debajo de los niveles esperados, y si nos referimos
al nivel estratgico, este utilizar un sistema para pronosticar la tendencia de las
ventas en un perodo determinado, dos, tres, cuatro o mas aos
Los Sistemas en el nivel estratgico, deben ayudar a los administradores de nivel
superior a preparar las planificaciones estratgicas y tendencias a largo plazo,
contemplando no solo los aspectos que puedan involucrar a la compaa sino tambin
el entorno de la misma, considerando aspectos tales como los niveles de empleo que
puede llegara a haber en los prximos aos, la tendencia de los costos de produccin y
que productos podrn quedar fuera del mercado.
Los sistemas de informacin tambin pueden diferenciarse por su especialidad
funcional, porque existen sistemas orientados a las distintas funciones que deben
cumplirse en las organizaciones, como pueden ser Ventas, Marketing, Produccin,
Finanzas, Contabilidad y Recursos Humanos. En grandes organizaciones, como de
estas funciones existen subfunciones, stas tambin deben tener sus propios sistemas
de informacin.
Por ejemplo el rea de Produccin podra tener sistemas de control de produccin,
cantidad de mercaderas en inventario, Control de los procesos productivos, etc.
Los Sistemas en el nivel de administracin ayudan a los administradores de nivel
medio a llevar a cabo acciones de seguimiento para poder controlar y tomar decisiones
en el nivel en el que se encuentran

La pregunta que deben responder los sistemas que se utilizan en este nivel es Estn
funcionando bien las cosas?. Para obtener respuesta a esta pregunta, es que estos
sistemas brindan informes peridicos, en lugar de obtener informacin instantnea
sobre las operaciones realizadas .
Estos sistemas por lo general contestan preguntas del tipo Qu sucedera si?, Qu
sucedera si se duplica la produccin de un artculo en un mes determinado?,
Podramos llevar a cabo nuestros programas de inversin si se retrasan la produccin
y la venta de los artculos de acuerdo a la planificacin realizada?. Las respuestas a
estas preguntas por lo general pueden necesitar el ingreso de datos externos a la
organizacin.
Como ejemplos podemos citar el clculo de los costos de produccin de determinados
artculos, armar cuadros comparativos de ventas planificadas con las que se estn
realizando.
Los sistemas en el nivel de los conocimientos deben servir como medios de apoyo
para los trabajadores de conocimientos y datos para poder conseguir disear distintos
productos, distribuir la informacin y poder manejar el papeleo que le corresponda.
El propsito fundamental de estos sistemas es el de ayudar a la empresa a descubrir,
integrar y organizar los conocimientos nuevos al negocio y ayudar a la organizacin a
controlar el flujo de la informacin que viaja en forma de documentos. Los sistemas en
este nivel son los que estn teniendo un mayor crecimiento, porque son los que con
mayor frecuencia van cambiando.
Los sistemas en el nivel operativo, ayudan a los administradores operativos a
mantenerse al tanto de las actividades cotidianas de la compaa, porque estn
monitoreando permanentemente las actividades y las transacciones elementales de la
organizacin, como pueden ser las ventas, registrar los recibos, efectuar los distintos
depsitos, confeccin de los sueldos, decisiones de a quin se le otorga crdito y a
.quin no, etc.
El propsito principal de estos sistemas es el de contestar a preguntas generalmente
rutinarias (Por ejemplo saldo de un cliente, cantidad de Unidades en Stock, Etc.) y a
rastrear el flujo de la informacin a travs de la organizacin (El pedido de crdito que
ingres hace 10 das como marcha?). Los programas que se utilizan en este nivel
deben ser de fcil comprensin, permitir un rpido acceso a la informacin y esta debe
estar actualizada y ser fundamentalmente exacta.
Como ejemplos de estos sistemas se pueden citar alguno que mantenga la cantidad de
horas trabajadas por los empleados de la fbrica, separados por centro de costos, o
sino un sistema que mantenga actualizado el importe por fecha de los cheques de
fecha diferida.
Al no ser todas las organizaciones exactamente iguales, por no tener los mismos
objetivos, estructuras o intereses, no todas utilizan los mismos sistemas de
informacin, para los mismos niveles y reas funcionales. Los sistemas de informacin
deberan crearse a la medida de las necesidades de cada una

TIPOS DE SISTEMAS
E. E. S.: Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (EXCECUTIVE SUPPORT SYSTEMS), son
sistemas de informacin en el nivel estratgico de una organizacin, y estn diseados
para apoyar la toma de decisiones no estructuradas, mediante grficos y
comunicaciones avanzadas.
M. I. S.: Sistemas de Informacin Gerencial (MANAGEMENT INFORMATION
SYSTEMS), sirven para poder llevar a cabo las funciones de planificacin, control y
toma de decisiones, proporcionando informes rutinarios, resumidos y tambin
resmenes con las excepciones que pueda llegar a haber.
D. S. S.: Sistemas de Apoyo a las Decisiones (DECISION SUPPORT SYSTEMS),
permite combinar datos con modelos analticos avanzados o sino tambin pueden
utilizar herramientas de anlisis de datos, para poder apoyar la toma de decisiones
semiestructuradas y no estructuradas.
K. W. S.: Sistemas de Trabajo del Conocimiento (KNOWLEDGE WORK SYSTEMS),
son sistemas que ayudan a los trabajadores del conocimiento, para la creacin e
integracin de nuevos conocimientos en y para la organizacin.
O. A. S.: Sistemas de Automatizacin de Oficinas (OFFICE AUTOMATION
SYSTEMS), dentro de estos podemos mencionar a los procesadores de textos,
programas para poder utilizar el correo electrnico, llevar calendarios de actividades
actualizados y otro programas diseados para aumentar la productividad de los
trabajadores de los datos en la oficina.
T. P. S.: Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TRANSACTION
PROCESSING SYSTEMS), son sistemas computarizados que efectan y registran las
transacciones diarias rutinarias, necesarias para la marcha de la organizacin, estos
sistemas de negocios bsicos sirven al nivel operativo de la organizacin, efectuando y
registrando las transacciones diarias rutinarias necesarias para la marcha del negocio,
como ejemplos pueden citarse la captura de los datos de los pedidos, el sistema de
reserva de habitaciones en un hotel o en una lnea area, la liquidacin de los sueldos,
la emisin de remitos y / o facturas, etc.
En este nivel, las tareas, los recursos y las metas estn predefinidas y muy
estructuradas. La posibilidad de asignar un crdito a un cliente, puede ser tomada por
un supervisor de este nivel, en base a los criterios fijados por la empresa, lo nico que
debe determinar el supervisor es si el cliente posee o no los requisitos establecidos
previamente.
Si tomamos por ejemplo el sistema de liquidacin de sueldos, adems de salir los
recibos y los listados que legalmente sean necesarios, podemos obtener resmenes de
horas por centros de costos o por las secciones en las que trabajan los empleados u
operarios de la empresa, que pueden servir a un nivel superior

TIPOS DE
SISTEMAS EN EL NIVEL ESTRATGICO
SISTEMA
S
EES
Pronsticos
Plan
Pronstico de Planificacin Planificacin
de tendencias operativo a 5 presupuesto a de Utilidades de Personal
de ventas a 5 aos
5 aos
aos

SISTEMAS EN EL NIVEL DE ADMINISTRACIN

MIS

Administraci
n de Ventas

DSS

Anlisis de
regiones de
ventas

Control de
Inventarios

Presupuestos Anlisis de
anuales
Inversiones
de Capital
Programaci Anlisis de
Anlisis de
n de la
Costos
Precios /
Produccin
Rentabilidad

Anlisis de
Reubicacin
Anlisis de
Costos de
Contrato

SISTEMAS EN EL NIVEL DE CONOCIMIENTO

KWS
OAS

Estaciones de
Trabajo de
Ingeniera
Procesamient
o de Datos

Estaciones de
Trabajo
Grfico
Imgenes de
Documentos

Estaciones de
Trabajo
Gerencial
Agendas
Electrnicas

SISTEMAS EN EL NIVEL OPERATIVO

TPS

Procesamient Control de
o de Pedidos Mquinas
Rastreo de
Pedidos

Ventas y
Marketing

Compra /
Sueldos
Compensacin
Venta de
Valores
Planificacin Administraci Cuentas por Capacitacin y
de Plantas
n del efectivo pagar
Desarrollo
Control de
Cuentas por Expedientes
Movimiento
cobrar
de Empleados
de Materiales
Produccin Finanzas
Contabilida Recursos
d
Humanos

CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS QUE PROCESAN

INFORMACIN
TIPO DE
Entradas de
SISTEMA
Informacin
E. S. S.
Datos
acumulados,
externos e
internos
D. S. S.
Datos de bajo
volumen o bases
de datos
optimizadas para
anlisis de
datos, modelos
analticos
M. I. S.
Datos de
transacciones
resumidos, datos
de alto volumen
o modelos
simples
K. W. S.
Especificaciones
de diseo, base
de
conocimientos
O. A. S.
Documentos,
Programas
T. P. S.

Transacciones y
sucesos

Procesamiento
Grficos,
simulaciones
(Interactivo)

Salidas de
Informacin
Proyecciones,
respuestas a
consultas

Usuarios
Administradores
de nivel superior

Simulaciones o
anlisis de los
datos (Interactivo)

Informes
especiales,
anlisis de
decisiones,
respuestas a
consultas

Profesionales,
administradores y
adjuntos.

Informes
rutinarios,
modelos simples,
anlisis de bajo
nivel

Informes
sinpticos y de
excepciones

Administradores
de nivel medio

Modelado,
simulaciones

Modelos y
grficos

Profesionales,
personal tcnico

Administracin de
documentos,
comunicacin
Clasificacin,
Listado,
Compaginacin y
actualizacin

Documentos,
correo,
programas
Informes
detallados,
listas,
resmenes

Oficinistas
Personal de
operaciones,
supervisores

CONCLUSIONES:
Los sistemas de informacin organizacionales han evolucionado a partir de su
utilizacin como medio para automatizar los procesos operativos hacia fuentes de
informacin que sirven de base para el proceso de toma de decisiones como apoyo a
los niveles medio y alto, para finalmente, convertirse en herramientas para obtener
ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso apoyando al mximo nivel de la
organizacin.
Cada da se utiliza en mayor grado la tecnologa de informacin para apoyar y
automatizar las actividades de una empresa. Es importante contar con un plan
adecuado para lograr las mayores ventajas del uso de la tecnologa.