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GESTIN ENERGTICA S.A. ESP - GENSA S.A ESP.

SOLICITUD PBLICA DE OFERTAS


SPO-0036-GENSA-14

PRE - PLIEGO DE CONDICIONES

SUMINISTRO DE CARBN TRMICO PARA LA OPERACIN DE LAS


UNIDADES I, II, III Y IV DE LA CENTRAL TERMOLCTRICA DE PAIPA
PERIODO 1 DE DICIEMBRE 2014 A 31 DE JULIO 2018

Manizales, Septiembre 10 de 2014

SPO-0036-GENSA-14
CRONOGRAMA SOLICITUD PBLICA DE OFERTAS
SPO-0036-GENSA-14
PERIODO 1 DE DICIEMBRE 2014 31 DE JULIO 2018
Publicacin pre-pliegos

10 de septiembre de 2014

Presentacin de pliegos SPO 2014

16 de Septiembre de 2014

Apertura y Publicacin de Pliegos en pgina Web


GENSA S. A. E.S.P. y Aviso de Prensa
Inicio de inscripcin registro de potenciales proveedores

18 de septiembre de 2014

Recepcin de Consultas

19 al 22 de septiembre de 2014

Cierre SPO 2014


Fin de inscripcin de registro de potenciales proveedores

30 de septiembre de 2014

Publicacin Informe Preliminar de Evaluacin.

6 de Octubre de 2014

Plazo para Presentar Observaciones al


Informe Preliminar

6, 7 y 8 de Octubre de 2014

Publicacin Informe de Evaluacin Definitivo

10 de Octubre de 2014

Proceso suscripcin de Contratos

Del 14 al 21 de Octubre de 2014

SPO-0036-GENSA-14
INTRODUCCIN
NATURALEZA JURIDICA Y REGIMEN LEGAL APLICABLE GENSA S.A. ESP
NATURALEZA JURIDICA
GESTION ENERGETICA S.A. ESP es una empresa de servicios pblicos mixta, de
nacionalidad colombiana, constituida como sociedad por acciones, del tipo de las annimas,
sometida al rgimen general de los servicios pblicos domiciliarios, cuyos actos y contratos
estn sometidos al derecho privado.
GENSA S.A. ESP, es una empresa de servicios pblicos, porque su objeto social consiste
principalmente en la prestacin de uno o ms de los servicios pblicos domiciliarios de que trata
el artculo 1 de la Ley 142 de 1994 o la realizacin de una o varias actividades que la ley
considera como complementarias, a una y otra actividad.
Concretamente, GENSA S.A. ESP en materia de servicios pblicos, desarrolla actividades de
generacin y comercializacin de energa, en los trminos de lo dispuesto por el artculo 14 de
la ley 142 de 1994, numeral 14.25 que a la letra dice: 14.25 Servicio Pblico Domiciliario de
Energa Elctrica: Es el transporte de energa elctrica desde las redes regionales de
transmisin hasta el domicilio del usuario final, incluida su conexin y medicin. Tambin se
aplicar esta ley a las actividades complementarias de generacin, de comercializacin,
de transformacin, interconexin y transmisin
GENSA S.A. ESP es una empresa de servicios pblicos mixta porque posee adems de
aportes de particulares, aportes de la Nacin, de entidades territoriales y de entidades
descentralizadas superiores al 50%. (Artculo 14.6 Ley 142/94). Sus aportes pblicos en cabeza
de la Nacin Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, corresponden a un porcentaje del
93.19% del capital social.
GENSA S.A. ESP. est constituida como una sociedad por acciones, bajo la forma de una
sociedad annima a la cual le son aplicables adems de las normas previstas en el artculo 19
de la Ley 142 de 1994, las del Cdigo de Comercio en materia de sociedades annimas.
Las empresas de servicios pblicos en las cuales haya cualquier porcentaje de capital pblico
en concurrencia con cualquier porcentaje de capital privado no deben ser consideradas como
sociedades de economa mixta, toda vez que de conformidad con lo dispuesto por el artculo
365 de la Constitucin Nacional la naturaleza jurdica y el rgimen legal aplicable a las
Empresas de Servicios Pblicos sera definido por el Legislador de manera especial y concreta,
de tal suerte que el mismo est consagrado en la Ley 142 de 1994.
En efecto la Corte Constitucional, ha estimado que la naturaleza y el rgimen jurdico especial
de la prestacin de los servicios pblicos dispuesto por el constituyente en el artculo
mencionado, impiden considerar que las empresas de servicios pblicos constituidas bajo la
forma de sociedades por acciones, en las cuales concurran en cualquier proporcin el capital
pblico y el privado, sean sociedades de economa mixta.
A juicio de la Corte Constitucional, y por lo dicho anteriormente, se trata de entidades de
tipologa especial expresamente definida por el legislador en desarrollo de las normas
superiores antes mencionadas, que sealan las particularidades de esta actividad.

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REGIMEN CONTRACTUAL DE GENSA S.A. ESP.
Por disposicin expresa del artculo 365 de la Constitucin Nacional, el rgimen general de los
servicios pblicos, es el definido por el legislador, en consecuencia, en el ao 1994 se expidi la
ley 142 que contiene el rgimen general de los servicios pblicos en Colombia.
Por lo anterior, los contratos que celebra GENSA S.A. ESP. estn sometidos al rgimen del
derecho privado.
Los contratos que celebre GENSA S.A. ESP, no estn sometidos a las disposiciones del
Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica (Artculo 3 Ley 689 de 2001).
Los actos y los contratos, salvo los que se refieren a contratos de emprstito, celebrados
por las sociedades por acciones en las cuales las entidades oficiales tengan participacin en su
capital social, sin atencin a la cuanta que dicha participacin represente, se regirn por las
normas del derecho privado.(Artculo 76 de la Ley 143 de 1994).
En igual sentido, se pronuncia el Articulo 32 de la Ley 142 de 1994, al disponer que la
constitucin y los actos de todas las empresas de servicios pblicos, se rigen por el derecho
privado.
Con el fin de establecer las normas o requisitos mnimos a los que se sujeta GENSA S.A. ESP
al momento de adelantar la contratacin de bienes y servicios, la Junta Directiva de la
Sociedad, mediante Acuerdo No. 014 de octubre de 2006, expidi el Reglamento Interno de
Contratacin de la Sociedad.
El citado Acuerdo, ha sido modificado mediante los siguientes acuerdos de Junta Directiva:
Acuerdos No. 59 de enero de 2008.
Acuerdo No.113 del 9 de enero de 2009.
Acuerdo No. 156 del 6 de septiembre de 2011.
Acuerdo No. 173 del 2 de agosto de 2012.
Acuerdo No. 183 del 31 de Julio de 2013.
El Acuerdo No. 014 de 2006, con las modificaciones aludidas, contiene las normas mnimas a
las que se debe sujetar GENSA S.A. ESP para la adquisicin de bienes y servicios.
JUSTIFICACION DEL POR QU UNA SOLICITUD PBLICA DE OFERTAS.
El citado Acuerdo, en materia de combustible para la operacin de las centrales de generacin
de energa, en su Artculo Dcimo, numeral primero, literal k) dispone que la adquisicin del
combustible que se requiera para operar una central de generacin de electricidad, entre estos
el carbn, se efecta mediante una solicitud nica de ofertas, sin importar la cuanta de la
misma. Igualmente dispone la norma aludida, que GENSA S.A. ESP puede considerar la
conveniencia de adelantar para la adquisicin del combustible que requiera una solicitud pblica
de ofertas, en virtud a garantizar la pluralidad de oferentes, para evitar concentraciones en unos
pocos proveedores, para darle mayor transparencia al proceso de compra de carbn y para
tratar de evitar exclusiones de productores primarios, con el consecuente impacto social que lo
anterior podra acarrear.
Conforme a lo expuesto, y no obstante que en la compra de carbn, la regla general es la
adquisicin del mismo, a travs de solicitudes nicas de oferta, mediante el presente proceso
de Solicitud Pblica de Ofertas, GENSA S.A. ESP GENSA S.A. ESP. aspira a recibir ofertas,

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que le permitan contratar el suministro de carbn trmico para la operacin de las unidades I, II,
III y IV de la Central Termoelctrica de Paipa, para el perodo diciembre de 2014-julio 2018.
CAPITULO 1
1.

CONDICIONES GENERALES.

1.1

RECOMENDACIONES IMPORTANTES PARA LOS PROPONENTES

Antes de preparar la oferta, lea cuidadosamente el pliego de condiciones. Esto evitar errores
u omisiones que impidan tener en cuenta su oferta para aceptacin.
Los proponentes deben estudiar minuciosamente toda la informacin contenida en el pliego de
condiciones y analizar las circunstancias que inciden en el cumplimiento de obligaciones, costos
y el plazo de ejecucin.
De manera general, se recomienda al proponente tener en cuenta toda la informacin
suministrada y las condiciones de ejecucin para la elaboracin de la oferta; observar todos los
requerimientos, jurdicos, tcnicos y econmicos sealados en este documento.
Antes de entregar la oferta, verifique que se haya incluido la totalidad de los documentos
exigidos. Revise si estn debidamente firmados, actualizados. Presntelos siguiendo el orden
sealado en el pliego de condiciones.
Los proponentes deben elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en este pliego de
condiciones y anexar la documentacin exigida.
1.2 OBJETO
GENSA S.A. ESP. esta interesada en contratar el suministro de carbn trmico para la
operacin de las unidades I, II, III y IV de la Central Termoelctrica de Paipa, durante el periodo
comprendido entre el 1 de Diciembre de 2014 al 31 de Julio 2018, mediante las siguientes
modalidades de contratos:
1.
PAGUE LO CONTRATADO: Entrega fsica de las cantidades de carbn asignadas
mediante esta modalidad y en las condiciones sealadas en el presente pliego de condiciones.
2.
OPCIONES: Instrumento por medio del cual GENSA a travs del pago de una prima,
adquiere el derecho, pero no la obligacin, de comprar determinadas cantidades de carbn
asignadas mediante esta modalidad y entregarlas, en caso de que se ejerza la opcin, de
conformidad con lo dispuesto en el presente pliego de condiciones.
1.3 ALCANCE
La cantidad de carbn a suministrar para el periodo comprendido entre el 1 de Diciembre de
2014 al 31 de Julio 2018, el cual se suministrar efectivamente a la Central, segn
programacin establecida por GENSA S.A. E.S.P. o por quien ste designe y de conformidad
con el numeral 3.1.5 Sitio de entrega ser de:
a) por la modalidad de Contrato Pague lo Contratado, una cantidad de 2.884.600 toneladas
de carbn trmico, a un precio que oscile entre un mnimo de 98.600 $/ton y un mximo de
101.600 $/ton, en pesos corrientes de 2014, referenciado a un mineral de 6.300 Kcal/Kg; y

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b) en la modalidad de contrato Opciones, por una cantidad de 731.000 toneladas de carbn
trmico, a un precio de prima que oscile entre un mnimo de 1.000$/ton y un mximo de
2.000.$/ton; de conformidad con lo definido en el numeral 1.2 Objeto - Opciones; para una
cantidad total de 3.615.600 toneladas de carbn trmico.
Los oferentes interesados en presentar propuesta, debern hacerlo para ambas modalidades y
en ningn caso se aceptaran ofertas para una sola modalidad. En caso de solicitarse carbn por
Opciones, ste ser pagado al precio ofertado para el carbn modalidad Pague lo
Contratado.
La programacin de las cantidades de carbn trmico establecidas por GENSA S.A. ESP. Para
el periodo objeto del presente Pliego de Condiciones en cada anualidad, se muestran en el
siguiente cuadro:
PROGRAMACION SUMINISTROS SPO CARBON GENSA Dic. 2014 a Julio 2018 - En Toneladas
MODALIDAD
PAGUE
LO
CONTRATADO
OPCIONES
SUBTOTAL

PERIODO y CANTIDAD A CONTRATAR


AO 2014

AO 2015

3.600,00
-

3.600,00

AO 2016

AO 2017

AO 2018

TOTAL POR
MODALIDAD

804.000,00

804.000,00

804.000,00

469.000,00

204.000,00

204.000,00

204.000,00

119.000,00

2.884.600,00
731.000,00

1.008.000,00

1.008.000,00

1.008.000,00

588.000,00

3.615.600,00

El suministro se realizar durante el periodo comprendido entre el 1 de Diciembre de 2014 al


31 de Julio de 2018, en entregas mensuales de acuerdo con las cantidades solicitadas por
GENSA S.A. ESP. En caso de ser necesario, GENSA S.A. ESP. dependiendo de las
condiciones reales de Generacin de Termopaipa, podr adelantar o aplazar total o
parcialmente las entregas mensuales de carbn.
Por efectos de disponibilidad presupuestal, durante el mes de Diciembre de 2014 solo se
asignarn del total a contratar, 3.600 toneladas en pague lo contratado.
Para todos los efectos, el suministro comprender todas las actividades tendientes a la
produccin, transporte, (admisin recepcin) y entrega del carbn en la Central
Termoelctrica de Paipa y/o la Compaa Elctrica de Sochagota, a satisfaccin de GENSA
S.A. ESP. Dichas actividades debern enmarcarse dentro de la legalidad e idoneidad del ttulo
minero y su respectiva autorizacin ambiental, entendindose idoneidad como toda la gestin
administrativa y jurdica que hace posible mantenerlo vigente, as como la obligatoriedad de que
la produccin de carbn y las labores de exploracin, explotacin y beneficio efectuadas dentro
del rea titulada se realicen en consonancia con el PTO (Plan de Trabajos y Obras) L.A.
(Licencia Ambiental) PMA (Plan de Manejo Ambiental), los cuales intervienen en la
legitimacin de su capacidad productiva real en el tiempo, y su idoneidad operativa.
En lo relativo a la actividad del transporte del mineral (Decreto 173/2001), se entiende que esta
corresponder a la logstica asignada para el almacenamiento en bocamina, vas de
comunicacin disponibles, influencia de las condiciones climticas en el estado de las vas, tipo
de vehculos utilizados, condiciones mnimas de manejo y embalaje (no se permitir el ingreso a
las plantas, de vehculos mal carpados o con la carpa inadecuada, con exceso de carga
morros-, o que los volcos permitan la fuga de mineral de alguna manera a las vas externas e
internas a las plantas, (ver Nota 1); procedencia licita (certificacin de origen segn Articulo 30
Ley 685 de 2001 y Ley 1450 de 2012); que hacen parte de los componentes del proceso de
traslado del carbn desde el sitio de produccin primaria (Mina) hasta la Central Termoelctrica
de Paipa y/o la Compaa Elctrica de Sochagota - CES (ver Nota 2).

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Nota 1: El proveedor deber manifestar explcitamente en el oficio en el cual registra el o los
vehculos, y/o los conductores por primera vez durante la vida del contrato, que l o sus
vehculos cumplen con las exigencias establecidas por GENSA S.A. ESP en lo relativo a
carpado e integridad del volc, sin perjuicio de las dems obligaciones en esta materia.
Nota 2. En atencin al decreto 2637 de 2012, los proponentes, debern presentar y mantener la
correspondiente certificacin de inscripcin al Registro nico de Comercializadores de
Minerales RUCOM, durante la vigencia del periodo de suministro de carbn trmico, objeto
del presente Pliego de Condiciones. El no cumplimiento de esta disposicin ser causal de
rechazo de la propuesta o terminacin anticipada del contrato, en caso de resultar favorecido en
la presente Solicitud Pblica de Ofertas. GENSA S.A. ESP podr en cualquier momento
consultar la plataforma del RUCOM, verificar el estatus de cada proveedor y realizar los
requerimientos que al respecto sean pertinentes.
La admisin recepcin del mineral a suministrar durante la vigencia del contrato derivado del
presente pliego de condiciones, estar sujeta a la verificacin de la calidad por parte de GENSA
S.A. ESP o Compaa Elctrica de Sochagota - CES, el cual deber cumplir a cabalidad con
todas las exigencias establecidas, de lo contrario el carbn ingresado y rechazado por
mala calidad, no ser devuelto, ni pagado. El suministro del carbn, deber someterse a las
condiciones establecidas para el efecto por GENSA S.A. ESP y la responsabilidad del
contratista ser hasta su disposicin final en los patios de GENSA S.A. ESP o COMPAA
ELCTRICA DE SOCHAGOTA S.A. ESP.
Todas estas actividades sern por cuenta y riesgo del proveedor; excepto los anlisis para
verificacin de calidad, los cuales son de exclusiva responsabilidad de GENSA S.A. ESP o la
COMPAA ELCTRICA DE SOCHAGOTA S.A. ESP.
1.4 PROCESO DE SELECCIN
GENSA S.A. ESP realizar la evaluacin de las propuestas mediante una comisin evaluadora
designada por la Presidencia de la empresa para tal fin.
1.5 VALOR ESTIMADO DE LA CONTRATACIN Y DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
GENSA S.A. ESP cuenta para la realizacin de la presente Solicitud Pblica de Ofertas, con
recursos que ascienden a la suma de TRESCIENTOS VEINTISEIS MIL QUINIENTOS
NOVENTA Y CUATRO MILLONES SETECIENTOS UN MIL DOSCIENTOS CUARENTA Y
SEIS PESOS ($326.594.701.246.-), segn Certificado de disponibilidad presupuestal ao 2014
y certificado de Viabilidad Presupuestal de Vigencia Futura para el periodo 2015 - 2018, el cual
considera, aparte de los ingresos de carbn en las modalidades Pague lo Contratado y
Opciones, el efecto del incremento del precio del carbn de una vigencia a otra, segn
clculos internos. Dicho documento es expedido por la Lder de la Unidad de Presupuestos de
GENSA S.A. ESP
1.6 REQUISITOS Y RESTRICCIONES PARA PARTICIPAR EN LA SOLICITUD DE OFERTAS.
1.6.1 QUIENES PUEDEN PARTICIPAR

Podrn participar titulares mineros de forma directa que estn debidamente inscritos en
el Registro Minero Nacional, y relacionados en el listado oficial de ttulos con licenciamiento
minero en fase de explotacin y que cuenten con licenciamiento ambiental o Plan de Manejo
Ambiental, expedido por la Autoridad competente.

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En los casos que el proponente se encuentre tramitando su titularidad, deber presentar


las certificaciones pertinentes (aplica para los casos de subrogacin y cesin de derechos
mineros).

Podrn participar de forma directa y personal los explotadores o grupos de minera


tradicional, que realicen la actividad en minas de propiedad estatal sin ttulo inscrito en el
Registro Minero Nacional y que adelanten procesos de legalizacin en los trminos de la Ley
685 de 2001 (Artculo 165) y del Decreto 933 de 2013 respectivamente, siempre y cuando,
mediante certificacin expedida por la Agencia Nacional de Minera se demuestre que su
solicitud se encuentra en rea libre y no excluida para realizar la actividad de minera.

Podrn participar de forma directa y personal los explotadores que hagan parte de
reas de Reserva Especial Declaradas para Carbn, que presenten certificacin de la Agencia
Nacional de Minera en la que conste que la unidad o unidades de explotacin, se encuentran
en el inventario de las explotaciones que son objeto del rea de Reserva Especial enunciada.

Podrn participar cooperativas de productores de carbn, cuando stas no sean


titulares de derechos mineros, pero sus integrantes si lo sean y dispongan presentar propuesta
unificada a travs de stas y con expresa e irrevocable autorizacin.

Podrn presentar propuesta el operador minero en conjunto con el titular del derecho
minero, mediante documento escrito que contenga autorizacin expresa e irrevocable,
indicando la forma de representacin que optara cada uno de ellos frente al contrato, que en el
caso de ser favorecido, firmara con GENSA S.A. ESP.

Podrn presentar propuesta el subcontratista minero que se encuentre autorizado


dentro de un proceso de formalizacin minera, de conformidad y en estricto cumplimiento a lo
ordenado en el Decreto 480 del 6 de marzo de 2014.
1.6.2 QUIENES NO PUEDEN PARTICIPAR

Proponentes que acten a travs de poderes, excepto en el caso de cooperativas.

Proponentes cuyos ttulos no estn en fase de explotacin.

Proponentes cuyos ttulos no dispongan de Licencia Ambiental.

Mineros tradicionales que no estn en proceso de legalizacin (formalizacin), de


conformidad con la normatividad vigente.

Proponentes que sustenten su oferta con ttulos mineros cuyas reas se localicen
totalmente por fuera de la jurisdiccin territorial del Departamento de Boyac. Lo anterior en
atencin a los costos de transporte como factor importante dentro de la composicin de costos
de produccin y propendiendo por un comercio legal del mineral.

Consorcios o uniones temporales.

Quienes estn en las circunstancias de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la


ley, el cdigo de Buen Gobierno de GENSA S.A ESP y el reglamento de contratacin de la
empresa. Estos documentos estn disponibles en la pgina web de GENSA
www.gensa.com.co o podrn ser consultados directamente en la Central Termoelctrica de
Paipa, ubicada en el Km 3 va Paipa Tunja.
1.6.3 QUEDA PROHIBIDA LA PARTICIPACIN

De proponentes que soporten sus ofertas mediante poderes otorgados por titulares
mineros, excepto en el caso de ofertas presentadas por cooperativas de productores.

De proponentes que presenten ms de una oferta a su nombre o por interpuesta


persona.

De proponentes que presenten oferta solamente para la modalidad PAGUE LO


CONTRATADO u OPCIONES. Todo proponente deber presentar oferta en las dos
modalidades obligatoriamente.

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1.6.4 RESTRICCIONES A LA PARTICIPACIN

Para aquellos casos en los cuales un oferente figure con derechos en varios ttulos
mineros siempre que cumplan la condicin del numeral 1.6.1 y quiera participar con ellos,
deber hacerlo a travs de la presentacin de una nica oferta, donde los incluya como
soporte; es decir, no podr presentar oferta por cada ttulo minero. Los proponentes que
incumplan esta condicin, sus propuestas sern rechazadas.

Para aquellos casos en los cuales los proponentes interesados en participar en la SPO
tengan contratos vigentes con GENSA y/u otros, debern hacer su oferta en concordancia con
su capacidad disponible de produccin; es decir, restando de su capacidad de produccin real,
los compromisos de entrega futuros durante el periodo de vigencia del proceso. GENSA podr
verificar por los medios que considere pertinentes la veracidad de esta informacin y realizar los
ajustes a que haya lugar durante el proceso de asignacin, procurando con ello que un
productor no se convierta en comercializador de carbones diferentes a los obtenidos en rea de
su o sus ttulos mineros.

El titular minero solo podr presentar una oferta en asocio con el operador minero,
siempre que cumpla con los requisitos del numeral 1.6.1 y en caso que opte ofertar por esta va;
lo anterior le prohibir presentarse solo o con otro operador que tenga dentro del mismo ttulo.

Quien presente propuesta a travs de cooperativas que agrupen productores, no podr


presentar oferta separadamente, haciendo valer su titularidad minera en uno o varios de sus
derechos mineros, es decir, de optar por esta va, deber presentarla en su totalidad a traves de
este tipo de asociaciones.

Los oferentes no podrn presentar ofertas que estn por encima o por debajo de los
valores piso y techo establecidos por GENSA para este proceso de Solicitud Pblica de Ofertas.
Las ofertas que estn por fuera del rango de precios sern rechazadas.

Los oferentes debern presentar su oferta de conformidad con la capacidad disponible


de produccin, es decir debern descontar de su capacidad real de produccin, los
compromisos de suministro de carbn haca futuro con GENSA y/o con otros consumidores,
durante el mismo periodo objeto de esta SPO. Se entender para todos los efectos del pliego
de condiciones que la Capacidad Disponible de Produccin, es aquella que resulta de
restarle a la capacidad de produccin real, los compromisos de suministro futuros durante el
periodo de vigencia de la Solicitud Pblica de Ofertas. As mismo, se entender que la
Capacidad Real de Produccin ser aquella corroborada con base en la informacin de la
Interventora Externa y contrastada contra las planillas de pago de seguridad social de ser
posible, durante el primer semestre de 2014. Para ello se tendr en cuenta la auto-declaracin
de ventas a otros consumidores por parte del proponente, reservndose GENSA el derecho de
verificar por los medios que considere pertinentes la veracidad de esta informacin.
1.7 NATURALEZA JURDICA DE LA PRESENTE SOLICITUD PBLICA DE OFERTAS
En coherencia con lo sealado en la introduccin del presente Pliego de Condiciones, los
interesados debern tener en cuenta que:
De conformidad con las orientaciones contenidas en el Reglamento Interno de Contratacin y
en coherencia con las normas del derecho privado, el presente pliego de condiciones,
constituye una invitacin a negociar que hace GENSA S.A. ESP a todos aquellos que cumplan
con los requisitos para participar y que opten por presentar propuestas.
En consecuencia y por tratarse de una invitacin a negociar, al presente proceso de Solicitud
Pblica de Ofertas, no les son aplicables las disposiciones contenidas en el Cdigo de
Comercio, en sus artculos 845 a 859 y de conformidad con lo dispuesto por el artculo 864 del
mismo Cdigo, la relacin contractual respectiva, nicamente se entender celebrada cuando
GENSA S.A. ESP informe mediante publicacin en la pgina web de GENSA S.A. E.S.P. o por

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cualquier otro medio de comunicacin masivo, la aceptacin de las propuestas que resulten
ganadoras.
As las cosas y teniendo en cuenta que la presente Solicitud Pblica de Ofertas, constituye una
invitacin a negociar, los interesados debern tener en cuenta que sta y los documentos que
se produzcan en desarrollo de la misma, no implican la realizacin de un compromiso
contractual por parte de GENSA S.A. ESP, ni la obligacin de suscribir contrato alguno.
1.8 LEGISLACIN
El marco legal de la presente Solicitud Pblica de Ofertas y de los contratos que se deriven de
sta, ser el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142 y 143 de 1994, adems se
aplicar lo dispuesto por la Ley 689 de 2001. Los contratos a celebrar son de suministro y por
tanto de naturaleza comercial.
El proponente debe conocer y aceptar, al momento de la presentacin de la propuesta, el
Reglamento Interno de Contratacin, el Cdigo de Buen Gobierno, el documento D-032,
CONTROLES OPERATIVOS EN S&SO PARA CONTRATISTAS y las Polticas Ambiental y de
Responsabilidad Social Empresarial de GENSA S.A. ESP, documentos que se encuentran
publicados en la pgina web www.gensa.com.co.
De igual manera el proponente acepta que a travs de la Interventora o quien GENSA S.A.
ESP delegue, se pueda verificar que el desarrollo de las actividades mineras que ste realice,
protejan los derechos humanos y laborales de los trabajadores que desempean actividades
bajo tierra, buscando prevenir la practica de horarios abusivos con los trabajadores en
la explotacin del carbn.
El contratista prestar toda la colaboracin que requiera la interventora externa, para todas las
verificaciones pertinentes y necesarias durante la ejecucin del contrato. As mismo se
compromete a facilitar su participacin en los proyectos de Responsabilidad Social Empresarial
- RSE que emprenda GENSA S.A. ESP., aclarando que los mismos no le generarn ningn
costo. Dichos programas van encaminados a fortalecer las buenas prcticas mineras en sus
Unidades Operativas y se enmarcan dentro de los proyectos de Fidelizacin y Fortalecimiento
de proveedores estratgicos de carbn que ha emprendido GENSA S.A. ESP. dentro de su
programa de RSE.
1.9 IDIOMA DE LA OFERTA
La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran debern estar escritos en
idioma espaol.
1.10 PROCESO DE LA SOLICITUD PBLICA DE OFERTAS
1.10.1 PUBLICACIN PRE PLIEGO DE CONDICIONES
El Pre-pliego de condiciones, se publicar en la pgina web de GENSA S.A. ESP.
www.gensa.com.co desde el da 10 de septiembre de 2014, en el vnculo convocatorias, con el
fin de recibir las consultas con relacin al mismo.
1.10.2 APERTURA DE LA SOLICITUD PBLICA DE OFERTAS
El pliego de condiciones definitivo, se publicar en la pgina web de GENSA S.A. ESP.
www.gensa.com.co desde el 18 de septiembre de 2014, en el vnculo convocatorias.

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1.10.3 RECEPCIN DE CONSULTAS
Cualquier inquietud con respecto a la presente Solicitud Pblica de Ofertas, deber ser dirigida
por escrito, desde el da 19 al 22 de septiembre de 2014, al correo generacion@gensa.com.co
Todas las respuestas a las preguntas efectuadas por los posibles proponentes, sern
publicadas en la pgina web de GENSA S.A. ESP. www.gensa.com.co en el vnculo de
convocatorias.
Ni las consultas ni las respuestas a stas producirn efectos suspensivos en la presentacin de
las mismas.
1.10.4 MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LOS DOCUMENTOS DE LA SOLICITUD
DE OFERTAS
GENSA S.A. ESP podr hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias
hasta la fecha de cierre de la solicitud pblica de ofertas y apertura de las mismas.
Toda modificacin se har mediante ADENDAS numeradas, las cuales sern publicadas en la
pgina web de GENSA S.A ESP., en la direccin www.gensa.com.co vinculo convocatorias, y
entregadas en la Central Termoelctrica de Paipa y formarn parte integral del pliego de
condiciones.
1.11 ELABORACION Y PRESENTACION DE LA OFERTA
El proponente deber elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en el pliego de
condiciones, sus anexos y adendas, en caso que las hubiere, y enviar la totalidad de los
documentos exigidos.
La oferta y los documentos de la misma, debern ser entregados en la Central termoelctrica de
Paipa, antes de la fecha y hora fijada como cierre de la Solicitud Pblica de Ofertas.
1.11.1 CIERRE DE LA SOLICITUD PBLICA DE OFERTAS Y APERTURA DE LAS MISMAS
El cierre de la Solicitud Pblica de Ofertas y la apertura de las ofertas presentadas, tendrn
lugar el da 30 Septiembre de 2014 en reunin de apertura de ofertas que se realizar en la
Central Termoelctrica de Paipa, ubicada en el Km 3 va Paipa Tunja, telfonos 0()8 7850050
o 0()8 7850018, a las 14:00 horas marcadas en el reloj de dicha dependencia.
En la apertura podrn estar presentes los proponentes o sus delegados.
Las ofertas deben entregarse en sobre cerrado antes de la fecha y hora fijadas como cierre, en
original y una (1) copia y todos los documentos de la oferta deben estar debidamente foliados,
en caso contrario, sern foliadas en el momento del cierre, por el proponente o su representante
o el empleado de GENSA S.A. ESP designado para realizar el cierre de la solicitud.
En caso de presentarse discrepancias entre el contenido del original y la copia, prevalecer el
original.
Las ofertas se abrirn en el lugar determinado en acto pblico.

12

SPO-0036-GENSA-14
Los sobres sern abiertos una vez se cumpla la hora para el cierre y recepcin de las mismas,
en el acto de apertura ser verificada la presentacin de lo siguiente:

Carta de presentacin de la Oferta Anexo No.1

Nmero de folios

Original y copia de la Oferta

Formulario de cantidades y precios, Anexo No 2.

Auto-declaracin de ventas de carbn a otros consumidores, durante el periodo de la


vigencia de la presente Solicitud Pblica de Ofertas, Anexo 3.
Nota. Con relacin a los Anexos No. 1 y No. 3, se verificar nicamente su presentacin, no su
contenido.
La citada informacin se incluir en el acta de apertura de ofertas y ser conocida y firmada por
los asistentes al acto.
GENSA S.A. ESP una vez cumplida la fecha y hora estipulada para el cierre de la Solicitud
Pblica de Ofertas, no recibir ninguna oferta.
No se aceptarn ofertas enviadas va fax o correo electrnico o por correo fsico, siendo
responsabilidad de los proponentes entregar las ofertas en el lugar de recepcin mencionado en
el presente numeral. Se recomienda entregar las mismas con la debida anticipacin.
1.12 MONEDA Y PRECIOS DE LA OFERTA
La oferta se debe realizar en pesos colombianos corrientes del 2014, teniendo en cuenta el piso
y el techo establecido, entendindose que para efectos de calcular el precio de referencia para
el ao 2015, se tomar el precio aplicado en el ao anterior (2014) y se incrementar en el
mayor valor porcentual establecido entre el IPC Certificado por el DANE para el ao 2014 y el
incremento del salario mnimo legal decretado para el ao 2015; esta metodologa se aplicar
para los aos subsiguientes del periodo establecido en la presente Solicitud Pblica de Ofertas.
El proponente deber incluir en el clculo de sus precios todos los costos y gastos, asociados al
cumplimiento del objeto y alcance del presente pliego de condiciones.
En caso de presentarse incrementos del precio del combustible que originen alzas en el
componente del transporte, por encima del valor de incremento empleado a partir del ao 2015
(mayor valor porcentual entre el IPC Certificado por el DANE para el ao 2014 y el incremento
del salario mnimo legal decretado para el ao 2015), GENSA S.A. ESP har los ajustes del
caso para el componente de transporte, tomando como referente los datos oficiales de DANE.
Para el caso de regalas, stas siempre se reconocern plenas.
1.13 COSTO DE LA ELABORACION DE LA OFERTA
Estarn a cargo del proponente todos los costos asociados a la preparacin, elaboracin y
presentacin de su oferta.
1.14 DOCUMENTOS DE LA OFERTA
El proponente deber elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en el presente pliego de
condiciones, anexando la documentacin exigida. Solamente sern admisibles las propuestas
que renan y correspondan en forma inequvoca a los requerimientos de GENSA S.A ESP que
se incluyen en el presente pliego.

13

SPO-0036-GENSA-14
Para facilitar la correcta integracin de la propuesta por parte del proponente y su anlisis y
evaluacin por parte de GENSA S.A ESP el proponente deber presentar los documentos
exigidos en el mismo orden en el que se relacionan a continuacin.
Se aclara que el trmino SUBSANABLE se define como Reparar un defecto de forma en los
documentos presentados por el proponente.
1.14.1 DOCUMENTOS JURIDICOS DEL PROPONENTE

DOCUMENTO
Anexo No. 1 Carta de la
Presentacin de la Oferta

Certificado de Existencia y
Representacin Legal

Certificado
Representante
Revisor Fiscal

de
Legal o

Certificado
de
Antecedentes Fiscales de
la Contralora General de
la Repblica

Certificado
de
Antecedentes
Disciplinarios
de
la
Procuradura General de la
Nacin

DOCUMENTOS SUBSANABLES
DETALLE
Suscrita
por
el proponente
o
el
Representante Legal en el caso de
personas jurdicas o por quien acredite
estar legalmente autorizado para ello.
Para el caso de Personas Jurdicas, en
original emitido por la Cmara de Comercio
del domicilio social, con la matrcula
mercantil vigente, expedido con fecha no
mayor a un (1) mes anterior a la fecha de
cierre de esta Solicitud Pblica de Ofertas.
Donde indique que la persona jurdica
(Sociedad o Cooperativa) se encuentra a
Paz y Salvo por concepto de aportes
parafiscales y seguridad social. Si la
persona jurdica tiene Revisor Fiscal dicho
documento debe ser firmado por este.
Los proponentes titulares mineros, de
conformidad con lo consagrado en el
Artculo 60 de la Ley 610 de 2000, debern
presentar Certificado de Antecedentes
Fiscales vigente a la fecha de cierre del
presente proceso de contratacin, emitido
por la Contralora General de la Repblica,
en el que conste que no se encuentra
reportado en el ltimo boletn de
responsables fiscales.
En caso que el Proponente aparezca
reportado en el boletn de responsables
fiscales de la Contralora, su propuesta ser
rechazada.
Los proponentes titulares mineros, debern
presentar Certificado de Antecedentes
Disciplinarios vigente a la fecha de cierre de
este proceso contractual, emitido por la
Procuradura General de la Nacin, de
acuerdo con lo consagrado en el Artculo 13
de la Ley 1150 de 2007.
En caso de que en el Certificado de
Antecedentes Disciplinarios conste que el
proponente
presente
antecedentes

POR QU?
En
cuanto
falencias
en
contenido

a
el

Siempre y cuando
sea presentado

En
cuanto
a
falencias
en
el
contenido y a la
presentacin
del
documento

En cuanto a la no
presentacin.

En cuanto a la no
presentacin.

14

SPO-0036-GENSA-14
disciplinarios vigentes que impliquen
inhabilidad para contratar con GENSA S.A.
ESP, su oferta ser rechazada.
NOTA. En cuanto a requisitos subsanables debern ser presentados en el trmino que
GENSA S.A ESP le seale al proponente, so pena del rechazo de la propuesta.
DOCUMENTOS NO SUBSANABLES
DOCUMENTO
DETALLE
Para el caso de Personas Jurdicas, en
original emitido por la Cmara de Comercio
del domicilio social, con la matrcula
mercantil vigente, expedido con fecha no
mayor a un (1) mes anterior a la fecha de
cierre de esta Solicitud Pblica de Ofertas y
donde se establezca.
a)
La persona jurdica ha sido
constituida con una fecha no inferior a seis
(6) meses, contado a partir de la fecha de
cierre de la presente Solicitud Pblica de
Certificado de Existencia y Ofertas.
Representacin Legal
b)
La duracin de la persona jurdica
que presenta la oferta, sea como mnimo
igual o mayor a la duracin del contrato.
c)
Cuando el Representante Legal de
la persona jurdica tenga restricciones para
contraer obligaciones a nombre de la
misma, deber adjuntar un documento de
autorizacin expresa del rgano social
competente, en el cual conste que est
facultado para presentar la oferta y para
firmar el contrato hasta por el valor de la
Oferta.

POR QU?

En
cuanto
a
cumplimiento de los
requisitos en los
literales a), b) y c).

1.14.2 DOCUMENTOS TCNICOS Y ECONMICOS DE LA OFERTA

DOCUMENTO

DOCUMENTOS SUBSANABLES
DETALLE

Copia legible del Contrato


Minero

Fotocopia del Registro nico


Tributario (RUT)

Fotocopia ampliada al 150%


de la cdula de ciudadana
del proponente

Vigente a la firma del contrato.

POR QU?
Siempre y cuando
sea presentado, por
ser ilegible partes de
su contenido.
Siempre y cuando
sea presentado, por
ser ilegible partes de
su contenido o estar
desactualizado.
Siempre y cuando
sea presentado, por
ser ilegible partes de
su contenido y no
ser
del
tamao
solicitado.

15

SPO-0036-GENSA-14
Planillas de afiliacin y pago a la seguridad
social, correspondientes al primer semestre
Planillas
de
Seguridad del ao 2014, donde se indique la calidad de
Social
acreditando
la la afiliacin como personal minero, con sus
Siempre y cuando
afiliacin a las actividades factores de riesgo profesional cubierto y
sea presentado, por
de alto riesgo, como es el cotizacin pensional de alto riesgo. La
ser ilegible partes de
caso de la minera segn lo informacin que se tendr en cuenta, ser
su contenido.
establecido en el Decreto aquella
correspondiente
al
personal
2090 de 2003
permanente que se encontr afiliado en la
actividad de alto riesgo, durante el primer
semestre del ao 2014.
NOTA. En cuanto a requisitos subsanables debern ser presentados en el trmino que
GENSA S.A ESP le seale al proponente, so pena del rechazo de la propuesta.
DOCUMENTOS NO SUBSANABLES
DOCUMENTO
DETALLE
Debe estar vigente para etapa de explotacin,
con una fecha de expedicin no mayor a tres
(3) meses calendario, respecto de la fecha de
apertura de esta Solicitud Pblica de Ofertas.
En caso de no tenerlo en las condiciones
establecidas en el presente Pliego, se aceptara
copia del certificado de registro y recibo de
pago de su solicitud ante la autoridad el RMN;
Original del certificado de dando la espera prudente para allegar el
Registro Minero Nacional original.
del
ttulo(s)
minero(s)
presentado(s)
como El ttulo deber aparecer relacionado en el
soporte de la oferta.
listado expedido por la autoridad minera de que
trata el artculo 112 de la Ley 1450 de 2011,
sobre ttulos en etapa de explotacin y con
viabilidad ambiental, o el que lo reemplace,
modifique o actualice, de lo contrario ser
rechazado. Si en la evaluacin de la
propuesta se comprueba que no hace parte
de este listado, ello ser causal de rechazo
de la oferta.
Documento donde conste que se encuentra
Documento que acredite la
inscrito o en proceso de inscripcin ante el
inscripcin
ante
el
Registro nico de Comercializadores de
RUCOM.
Minerales RUCOM
Contrato de Operacin Minera Documento
entre
cotitulares
para
autorizar
la
presentacin de la propuesta Inscripcin
ante
el
RMN
del
Subcontrato
de
Documentos
que
Formalizacin Minera.
demuestren conexidad con
Documento firmado entre el titular minero y la
el concesionario minero u
cooperativa de productores o el operador
otros de sus cotitulares
minero; donde se especifique la calidad como
actuar frente a la posible suscripcin del
contrato de suministro con GENSA S.A. ESP
Certificado
de
Subcontrato
de

POR QU?

Debe cumplir
estrictamente
estos
requisitos.

Debe
cumplir
estrictamente
este requisito.

Debe
cumplir
estrictamente
estos
requisitos.
Exigible si es el
caso

16

SPO-0036-GENSA-14

Certificados
que
demuestran
titularidad
minera en tramite

Formalizacin Minera

Original del Certificado de Registro


Minero Nacional donde conste que se tiene
autorizacin y aprobacin de la suscripcin del
Subcontrato de Formalizacin Minera, de
conformidad con los artculos 7 y 8, del Decreto
480 de 2014. Dicho certificado debe demostrar
que el rea subcontratada se encuentra en
fase de explotacin.

Certificacin para realizar actividades


de comercializacin de minerales como lo
establece el artculo 112 de la ley 1450 de
2011 reglamentado por el decreto 2637 de
2012 o el que lo modifique, adicione o
sustituya.

Copia
del
Subcontrato
de
Formalizacin Minera, donde se pueda
evidenciar que su vigencia coincida con el
termino de duracin previsto para los contratos
que se deriven de la presente solicitud pblica
de ofertas. En caso contrario la propuesta se
considera inhabilitada.
Certificado de estado de sub-rogacin. En el
caso de Ttulos mineros cuyo titular o algunos
de sus titulares haya fallecido, el proponente
deber presentar certificacin expedida por la
Autoridad Minera, en la que se indique la
iniciacin del proceso de Subrogacin a favor
del o los herederos que estn presentando las
ofertas, de conformidad con el artculo 111 de
la Ley 685 de 2001.
Certificado de estado trmite cesin. En el
caso de existir una cesin de derechos
mineros, tramitado de conformidad con el
artculo 22 de la Ley 685/2001, y el proponente
no aparezca como titular, deber acompaar al
certificado de registro minero una certificacin
de la autoridad minera donde se especifique el
estado de dicho trmite y su titularidad.
Acta de compromiso. En este caso como
soporte complementario, tanto el cedente como
el cesionario debern suscribir un documento
donde se comprometen a determinar que la
certificacin de origen del mineral a suministrar
proviene del ttulo minero objeto de cesin y
que las partes acuerdan no comprometerlo en
otra negociacin de compraventa de carbn.
Certificado estado trmite prrroga. Para el
caso de ttulos mineros que se encuentren en
situacin de prrroga de sus contratos
originales, estos debern aportar certificacin
de estado de trmite expedido por la ANM con

Exigible si es el
caso

Exigibles si es
el caso

Exigible si es el
caso

17

SPO-0036-GENSA-14
fecha no anterior a dos meses a la de la
apertura de esta solicitud pblica de oferta y
fotocopia del radicado de la solicitud de
prrroga presentada dentro de los trminos
establecidos en el contrato minero; de salir
beneficiado el proponente, deber presentar
cada dos meses, el estado de trmite de la
prrroga. De conformidad con lo establecido el
artculo 77 de la Ley 685 de 2001
Certificado de estado de trmite de
legalizacin

Para el caso de legalizacin de


explotadores o grupos de minera tradicional
sin ttulo inscrito en el RMN, de conformidad
con la Ley 685 de 2001 (Artculo 165) y el
Decreto 933 de 2013 debern presentar
certificacin sobre el estado del trmite
expedido por la Agencia Nacional de Minera
ANM -, especificando la fase en que se
encuentre el trmite, declarando expresamente
que el rea objeto de solicitud est certificada
como rea libre no excluida para realizar la
actividad minera, susceptible de contratar y
cuenta con capacidad legal para explotar y
comercializar su produccin de carbn. Dicha
certificacin no podr tener una fecha de
expedicin mayor a dos meses al momento de
cierre de esta solicitud pblica de oferta y
deber haber sido solicitada directamente por
el titular.
Copia
legible
de
la
resolucin
de
licenciamiento ambiental o
resolucin de imposicin
de
plan
de
manejo
ambiental
Anexo 2. Formulario de
Cantidades
y
Precios,
debidamente diligenciado
Anexo 3. Auto-declaracin
de ventas de carbn a
otros consumidores

Debe ser expedida por la Corporacin


Autnoma con jurisdiccin sobre el territorio
donde se encuentre ubicada la mina.

Exigible si es el
caso

Debe
cumplir
estrictamente
este requisito

Debe
cumplir
estrictamente.
Relacin de ventas a otros consumidores en
caso de existir o diligenciar en cero en caso de
no tenerlas.

Debe
cumplir
estrictamente.

CAPITULO 2
2. EVALUACION DE LAS OFERTAS
2.1 TERMINOS PARA EL ANLISIS DE LAS PROPUESTAS Y ACLARACIN DE LAS
MISMAS
Una vez entregadas las propuestas por los proponentes, GENSA S.A. ESP realizar el anlisis
jurdico, tcnico y econmico de las propuestas, en un trmino prudencial que le permita

18

SPO-0036-GENSA-14
razonablemente surtir las dems etapas del proceso y suscribir los contratos respectivos, los
cuales debern estar legalizados a ms tardar el 21 de octubre de 2014.
Durante la realizacin de los anlisis de las propuestas, GENSA S.A. ESP., podr solicitar por
escrito aclaraciones o informacin adicional. Esta solicitud de aclaraciones o explicaciones al
Proponente no podr ser motivo para modificar su propuesta.
2.2. EVALUACIN DE LAS OFERTAS Y COMISIN EVALUADORA
GENSA S.A. ESP realizar la evaluacin de las propuestas mediante una Comisin Evaluadora
designada por la Presidencia de GENSA S.A. ESP para tal fin.
EVALUACIN DE OFERTAS, RESULTADOS PARCIALES Y ASIGNACIN
INSUMO
ETAPA
DETALLE
VALORACION
OBTENIDO
La misma no tendr
una
Consiste en el estudio y ponderacin alguna, ya Produce
anlisis jurdico de las que se trata del estudio relacin de los
que
propuestas recibidas por documental,
para oferentes
1. 1.Revisin
parte de GENSA S.A. ESP determinar si las ofertas cumplen y estn
Jurdica
para
con el fin de definir la se
ajustan
a
los habilitados
continuar en el
capacidad legal de los requerimientos
proponentes.
sealados en el pliego proceso.
de condiciones.
Consiste en la revisin del El mismo no tendr
una
estado legal actual de los ponderacin alguna, ya Produce
expedientes del ttulo o de que se trata de un relacin de los
mineros
los
ttulos
mineros estudio
documental ttulos
2.Estudio
que
presentados; directamente complementario,
para soportes
Documental
sobre los expedientes en la determinar si las ofertas cumplen y que
Minero
Agencia
Nacional
de se
ajustan
a
los estn habilitados
para continuar en
Minera, para confirmar la requerimientos
situacin actual de los sealados en el pliego el proceso.
mismos.
de condiciones
Consiste en realizar el
estudio (documental y de
campo), de los ttulos
mineros presentados junto
con la propuesta, con el fin
de verificar las capacidades
reales y disponibles de
Surge de all una
produccin
para
dar
El mismo no tendr
relacin
que
cumplimiento
a
lo
3.Anlisis
ponderacin alguna, ya
determina
la
propuesto en cuanto a
Tcnico
que se trata de un
capacidad
de
cantidad;
invocando
la
estudio
documental
produccin
real
base histrica recopilada
complementario,
para
por ttulo minero
sobre aforo de la estructura
determinar la capacidad
soporte
y
en
productiva de los agentes
efectiva de produccin
consecuencia por
de la cadena del carbn de
por
proponente
proponente.
que se dispone y en casos
habilitado hasta esta
Siendo
esta
la
de no poseerla o estar
etapa del proceso.
base para asignar
desactualizada,
sobre
cantidades
visitas de campo a Minas

19

SPO-0036-GENSA-14
mensuales
totales.

del proponente.

4.Evaluacin
Econmica

Se efectuar por mrito


econmico,
organizando
las ofertas que quedaron
habilitadas en una escala
ascendente de menor a
mayor precio por tonelada
ofertada, tanto para la
modalidad
pague
lo
contratado, como para la
modalidad de opciones,
hasta copar las cantidades
requeridas por GENSA,
teniendo en cuenta de
manera adicional el criterio
de capacidad disponible de
produccin.
En los casos en que se
presenten
grupos
de
oferentes
seleccionados
con igual precio de oferta,
se iniciar la asignacin de
cantidades, dando prioridad
a aquellos que tengan la
menor
capacidad
disponible de produccin y
as
sucesivamente,
avanzando haca los de
mayor capacidad, hasta
copar las cantidades de
carbn trmico requeridas
por GENSA.

Este
listado
as
establecido, ser el
factor de orden o
ponderacin
de
asignacin principal

5.Asignacin
proponentes
habilitados

Aplicacin
de
procedimiento establecido
en el numeral 2.3 de este
pliego de condiciones

Aplicacin
de
procedimiento
establecido
en
el
numeral 2.3 de este
pliego de condiciones

Surge de all una


relacin
que
determina el orden
de
propuesta
econmica, desde
la ms baja hasta
la ms alta.

Listado
asignacin

de

2.3 PROCEDIMIENTO PARA LA ADJUDICACION DE LOS PROPONENTES HABILITADOS.

Se construir un listado por oferta econmica, organizado desde el menor precio hasta
el mayor precio ofertado, para cada modalidad, teniendo presente que la primera asignacin
ser para las cantidades ofertadas en Pague lo contratado.

Del listado anterior se reagruparan proponentes con oferta econmica de igual precio,
considerando dentro de cada grupo un orden ligado a la capacidad disponible de produccin,
iniciando desde la menor hasta la mayor.

Con los listados as ordenados, se confrontar la cantidad ofertada por cada proponente
habilitado.

20

SPO-0036-GENSA-14

El proceso de asignacin se har sin sobrepasar la capacidad disponible de produccin


de cada oferente o atendiendo lo ofertado, para el caso en que sea menor.

Para el proceso de asignacin mensual, se inicia con el oferente o grupo de oferentes


que presenten la menor oferta econmica, ajustando sus asignaciones a la capacidad
disponible de produccin de cada uno o considerando la cantidad ofertada, en caso que sea
menor. Las cantidades correspondientes a la oferta econmica ms baja y al proponente con la
menor capacidad disponible de produccin u oferta, en caso que sea menor, se asignan
parcialmente a todos los integrantes del grupo. Este proceso se repetir con cada uno de los
grupos que siguen en mrito econmico, verificando mes a mes lo asignado, de tal forma que
no supere la cantidad objeto de compra en la SPO. En el evento en que un grupo de
proponentes presente idntica oferta econmica, se proceder as: en primer trmino, se
priorizar a los oferentes con menor capacidad de produccin dentro del respectivo grupo,
asignndoseles la totalidad de sus cantidades ofertadas. Si la cantidad remanente no alcanza
para cubrir a todos los integrantes del grupo con igual oferta econmica, el remanente ser
asignado a los subsiguientes oferentes en turno, en una cantidad que ser igual al promedio
resultante de dividir la cantidad faltante entre los proponentes habilitados integrantes del grupo,
de la misma oferta econmica; lo anterior operar solo en estos casos.
Nota 1: Si en cada grupo el proponente que ocupe el primer lugar en orden de precio ofertado y
menor capacidad disponible de produccin, oferta la cantidad de toneladas por debajo de su
capacidad disponible de produccin, el grupo ser asignado inicialmente por la oferta de
toneladas que ste realice.
Nota 2: En el caso que despus de iniciada el procedimiento de asignacin, un proponente
habilitado oferta por debajo de la capacidad disponible de produccin se le adjudicara su oferta
y esta no incidir en lo parcialmente asignado a los que le siguen en orden dentro de cada
grupo.
Nota 3: Por efectos de disponibilidad presupuestal, durante el mes de Diciembre de 2014 solo
se asignarn del total a contratar, 3.600 toneladas en modalidad Pague lo Contratado.
Para la asignacin de los aos subsiguientes y tal como se estableci, primero se proceder
con la adjudicacin para la modalidad Pague lo Contratado y en segundo lugar para la
modalidad Opciones.
2.4 ADMISIN O RECHAZO DE LAS OFERTAS
Una oferta ser admisible cuando haya sido presentada oportunamente y est ajustada al
pliego de condiciones. Se considera ajustada al pliego de condiciones, la oferta que cumpla con
todos y cada uno de los requisitos establecidos y no se encuentre comprendida en uno de los
siguientes casos:
1.
Cuando la oferta sea presentada por personas jurdicamente incapaces para obligarse o
que no cumplan todas las calidades y condiciones de participacin indicadas dentro de este
Pliego de condiciones.
2.
Cuando no se suscriba la Carta de Presentacin de la Oferta por el Representante
Legal o el proponente, en las condiciones establecidas en el presente Pliego de Condiciones.
3.
Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo proponente para esta misma
solicitud de ofertas.
4.
Cuando un mismo oferente o por interpuesta persona presente varias ofertas
soportadas en el mismo ttulo minero para esta solicitud pblica de ofertas.

21

SPO-0036-GENSA-14
5.
Cuando la propuesta est incompleta por no incluir alguno de los documentos
solicitados en el pliego de condiciones, o cuando contengan defectos insubsanables, o cuando
siendo subsanables no fueron presentados dentro del trmino sealado por GENSA S.A. ESP.
6.
Cuando se compruebe inexactitud en la informacin suministrada por el proponente o
en la contenida en los documentos certificados anexos a la oferta y que sean objeto de
evaluacin.
7.
Cuando la oferta no cumpla con el objeto y los alcances de la presente solicitud de
ofertas.
8.
Cuando el valor de la oferta sea superior al precio techo o inferior al precio piso
establecidos en estos pliegos de condiciones.
9.
Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurdica ostenten
igual condicin en otra u otras firmas diferentes, que tambin estn participando en la presente
Solicitud Pblica de Ofertas.
10.
Cuando el proponente haya tratado de interferir, influenciar o informarse indebidamente
sobre el anlisis de las ofertas.
11.
Cuando se incluyan dentro de la propuesta textos cuyo contenido contradiga o
modifique el pliego de condiciones, no obstante su carcter de referencia.
12.
Cuando el proponente presente oferta nicamente en la modalidad PAGUE LO
CONTRATADO u OPCIONES.
13.
Cuando el proponente soporte su propuesta con ttulos mineros por fuera de la
jurisdiccin del Departamento de Boyac.
14.
Cuando la propuesta se reciba con posterioridad a la fecha y hora fijada para el cierre
del proceso.
15.
Cuando la propuesta este soportada por un Subcontrato de Formalizacin Minera,
cuya duracin sea inferior al plazo establecido para los contratos que se deriven de la presente
solicitud pblica de ofertas.
2.5 CAUSALES PARA DECLARAR DESIERTA LA SOLICITUD PBLICA DE OFERTAS
La declaratoria de desierta de la solicitud de ofertas nicamente proceder por motivos o
causas que impidan la escogencia objetiva y se informar mediante carta en la que se sealar
en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisin.
GENSA S.A. ESP podr declarar desierta la Solicitud Pblica de Ofertas cuando:

Existan motivos o causas que impidan la escogencia objetiva de la oferta ms favorable


para la entidad.

En la fecha y hora de cierre de solicitud de ofertas y apertura de las propuestas no se


presente ninguna propuesta.

Ninguna de las propuestas presentadas se cia a los intereses de GENSA S.A. ESP.

Se hubiere violado la reserva de las propuestas en forma ostensible antes del cierre de
la solicitud de ofertas.

Ninguna de las propuestas se ajuste a las condiciones requeridas para la realizacin del
contrato, es decir, ninguna propuesta obtuvo habilitacin en la evaluacin tcnica y documental
de las propuestas.
GENSA S.A. ESP. no reconocer ningn tipo de reclamacin sobre gastos ocasionados por los
proponentes en la presentacin de sus ofertas.
2.6 INFORME PRELIMINAR DE EVALUACIN
El informe de evaluacin preliminar se pondr a disposicin de los oferentes que presentaron
ofertas en la pgina web www.gensa.com.co vnculo convocatorias, en la fecha establecida en

22

SPO-0036-GENSA-14
el cronograma de la presente solicitud pblica de ofertas y por un trmino de tres (3) das
hbiles, contados a partir del mismo da de publicacin, periodo dentro del cual se podrn
presentar observaciones al informe preliminar.
En el evento de que al informe preliminar se le realicen observaciones dentro del plazo
anteriormente mencionado, GENSA S.A. ESP las responder y si resulta pertinente, realizar
las modificaciones a que haya lugar para producir el Informe de evaluacin final.
Por el hecho de presentacin de las propuestas, los oferentes autorizan a GENSA S.A.
ESP, para que sus propuestas puedan ser consultadas por los dems proponentes.
El informe de evaluacin final, ser publicado en la pgina de web www.gensa.com.co vnculo
de convocatorias, en la fecha estipulada en el cronograma de la solicitud pblica de ofertas. De
manera adicional estar disponible para consulta en la Secretara General de GENSA S.A. ESP
ubicada en Manizales carrera 23 No. 64B-33 edificio Centro de Negocios Siglo XXI torre
GENSA Piso 9 y en la Central Termoelctrica de Paipa, ubicada en el Km 3 va Paipa Tunja.
En ningn caso se entregar a los proponentes fotocopias de documentos; as mismo, en
ejercicio de esta facultad, los proponentes no podrn completar, adicionar, mejorar o modificar
las propuestas.
GENSA S.A. ESP entender que los oferentes que no hagan uso del trmino concedido para
revisar y contradecir el informe de evaluacin preliminar, en las condiciones consagradas en el
presente numeral, han renunciado al ejercicio del derecho que les asiste y en consecuencia no
aceptar, ni revisar documentos, correos, o cualquier otra manifestacin relacionada con el
informe y las propuestas, que se presenten por fuera del trmino ya establecido.
El informe de evaluacin final se presentar a la Presidencia de GENSA S.A. ESP. indicando
claramente el procedimiento seguido para la evaluacin, cindose a los requerimientos de
GENSA S.A. ESP. y a los criterios establecidos en el pliego de condiciones.
Este informe establecer el orden de elegibilidad de las ofertas.
Este informe de asignacin se presentar ante el Comit de Anlisis de requerimientos y
adquisicin de Carbn; posteriormente con el acta respectiva, se entregar a la Presidencia de
GENSA S.A. ESP para el trmite pertinente.
2.7 INFORME DE EVALUACIN FINAL
Una vez surtido el trmite dispuesto en el numeral 2.6 del presente pliego de condiciones,
GENSA S.A. ESP publicar en la pgina web www.gensa.com.co vnculo de contratacin y en
la cartelera de la portera de la Central Termoelctrica de Paipa, el informe de evaluacin final
en la fecha determinada en el cronograma del presente pliego de condiciones.
2.8 CLUSULA DE RESERVA
En virtud de que GENSA S.A. ESP. es una empresa de servicios pblicos mixta y de que por
expresa disposicin del artculo 32 de la Ley 142 de 1994, los actos y contratos que celebren
las empresas de servicios pblicos, se rigen por las normas del derecho privado, GENSA S.A.
ESP en ejercicio del principio de la autonoma de la voluntad, se reserva el derecho de aceptar
o no, alguna oferta, o de aceptarla total o parcialmente; as mismo y en cualquier momento,
podr suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas, sin que por ello se
genere ningn tipo de responsabilidad o indemnizacin a favor de los oferentes.

23

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Adems, si se presentare una nica oferta, GENSA S.A. ESP podr aceptarla, siempre y cuando
rena todos y cada uno de los requisitos establecidos en esta solicitud pblica y se ajuste a los
intereses de la empresa.
CAPITULO 3
3. CONDICIONES DEL CONTRATO
3.1

CANTIDADES DE CARBON A OFRECER, PISO Y TECHO DEL PRECIO, OTROS

3.1.1 Modalidad Contrato Pague lo Contratado y Opciones


Mediante esta modalidad el proponente podr ofertar cantidades fijas de carbn, mximo hasta
su capacidad disponible de produccin.
Bajo la modalidad pague lo contratado GENSA S.A ESP contratar DOS MILLONES
OCHOCIENTAS OCHENTA Y CUATRO MIL SEISCIENTAS (2.884.600) Toneladas de carbn
trmico, para el periodo comprendido entre el 1 de diciembre 2014 hasta el 31 de julio de 2018,
las cuales sern entregadas por los oferentes favorecidos, en cantidades mensuales, de
acuerdo a la programacin establecida por GENSA S.A. E.S.P.
Bajo la modalidad de opciones, GENSA S.A ESP contratar SETECIENTAS TREINTA Y UN
MIL (731.000) Toneladas de carbn trmico, para el periodo comprendido entre el 1 de Enero
de 2015 hasta el 31 de julio de 2018.
GENSA S.A ESP dependiendo de las condiciones reales de Generacin de Termopaipa, podr
adelantar o aplazar total o parcialmente las entregas mensuales de carbn bajo esta modalidad.
Nota: Por efectos de disponibilidad presupuestal, durante el mes de Diciembre de 2014 solo se
asignarn del total a contratar, 3.600 toneladas en modalidad Pague lo Contratado.
3.1.2 Piso y Techo del Precio
GENSA S.A ESP para efectos de evaluacin econmica de las ofertas presentadas, ha
establecido un precio mximo (techo) de 101.600 $/Ton y un precio mnimo (piso) de 98,600
$/Ton, para la modalidad PAGUE LO CONTRATADO, cifras expresadas en pesos
colombianos corrientes del ao 2014, por encima o por debajo de los cuales no sern tenidas
en cuenta las ofertas. Para la modalidad OPCIONES, se estableci como precio mximo (techo)
$2.000 por tonelada y como precio mnimo (piso) $1.000 por tonelada.
Los anteriores valores se establecen para un carbn de
Kilocaloras/Kilogramo expresada como PODER CALORFICO NETO.

referencia

de

6.300

La oferta se debe realizar en pesos colombianos corrientes del 2014, teniendo en cuenta el piso
y el techo establecidos, entendindose que para efectos de calcular el precio para el ao 2015,
se tomar el precio aplicada en el ao 2014 y se incrementara de conformidad con lo
establecido en el numeral 1.12 Moneda y Precios de la Oferta, del presente pliego de
condiciones.
El proponente deber incluir en el clculo de sus precios todos los costos y gastos, asociados al
cumplimiento del objeto y alcance del presente pliego de condiciones.
3.1.3 Plazo de Ejecucin del Contrato

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El plazo para la ejecucin del contrato ser inicialmente de 44 meses, contados a partir del 1 de
Diciembre de 2014; sin embargo y tal como se ha establecido en los presentes pliegos de
condiciones, en caso de ser necesario, GENSA S.A. ESP., dependiendo de las condiciones
reales de Generacin de Termopaipa, podr adelantar o aplazar total o parcialmente las
entregas mensuales de carbn bajo las modalidades consideradas.
3.1.4 Forma de Pago
GENSA S.A. ESP, pagar el carbn al CONTRATISTA, de la siguiente manera:
A.
Para la Modalidad Pague lo Contratado: De acuerdo al procedimiento que se describe a
continuacin:
El carbn realmente suministrado se liquidar de manera quincenal (dos liquidaciones por mes).
El proveedor deber entregar copia de la planilla de seguridad social pagada al momento de
radicar su factura en las oficinas de la Central Termoelctrica de Paipa, como condicin para
darle trmite contable para efectos de pago del carbn suministrado.
Las facturas se pagarn dentro de los quince (15) das calendario siguiente a su presentacin.
GENSA S.A. ESP acepta una desviacin por exceso de hasta un 5% y por defecto de hasta un
5% de la cantidad de carbn del suministro pactado.

Cantidad Final a pagar por el suministro del carbn. Al carbn se har una
correccin en el peso de acuerdo a la siguiente frmula:

K= Kg*

Donde,
K=
Kg=
HUM=
CEN =
X=

(1 +

[22 - (HUM + CEN )] *x )


100

Kilogramos a pagar
Peso de ingreso en bscula
Porcentaje de humedad total calculada
Porcentaje de ceniza medido
0.5 si (HUM+CEN) > = 22 y X = 0.18181 si (HUM + CEN) < 22

La correccin sobre el peso arriba citada, corresponder a:


Una bonificacin en peso
Un castigo en peso

Si la suma de ceniza y humedad


Si la suma de ceniza y humedad

Es menor a 22
Es mayor o igual a 22

El anlisis de humedad y cenizas ser efectuado como se recibe cada viaje y/o cada 500
toneladas (muestra compuesta). El poder calorfico pagado ser el neto, no el bruto.
El proceso definido anteriormente aplica para cualquier entrega
independientemente de la modalidad en que se haya suministrado.

fsica

de

carbn

Determinacin del poder calorfico. Para determinar el poder calorfico ingresado,


GENSA S.A. E.S.P efectuar ensayo a cada quinientas (500) toneladas o fraccin. El poder
calorfico inferior (neto) se calcular de acuerdo a la norma DIN, ISO y ASTM correspondiente.
El proceso definido anteriormente aplica para cualquier entrega fsica de carbn.

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Determinacin del valor final a pagar. Los precios de los carbones ingresados en
cada periodo de liquidacin se cancelarn segn la siguiente frmula:

VFP = K (Pcal * Vpcal)


Donde:
VFP= Valor final a pagar
Pcal= Poder calorfico neto segn norma en Kilocaloras/kilogramo.
Vpcal= Valor de la kilocalora

Valor de la Kilocalora.

El valor de la kilocalora se calcular de la siguiente forma:


Vpcal =

Pton
6300

En donde,
6300 Kilocaloras/Kilogramo= es el poder calorfico neto del carbn de referencia.
Pton=
Es el precio por tonelada de la oferta presentado por el proponente en el presente
Pliego de Condiciones.
B.

Para la Modalidad Opciones:

Para la remuneracin por prima, sta se cancelar mensualmente previa presentacin de la


factura y tendr en cuenta para su liquidacin el valor ofertado y la cantidad mensual de carbn
adjudicada en dicha modalidad. Las facturas se pagarn dentro de los 15 das calendario
siguientes a la presentacin de las mismas. En caso que GENSA S.A. E.S.P. ejerza la opcin,
notificar con 30 das de antelacin al proponente para que efecte la entrega fsica del mineral
y su liquidacin se har de conformidad con lo expuesto en el literal A para la modalidad Pague
lo Contratado.
Nota: Aquel proveedor que haya incumplido al menos con una de las entregas mensuales de
carbn solicitadas bajo la modalidad de opciones, cuando GENSA S.A. E.S.P. las ejerza,
perder el derecho a la remuneracin de la prima por lo que reste de la vigencia del contrato.
Los procesos A y B definidos anteriormente aplican para cualquier entrega fsica de carbn que
se efecte como resultado de la presente Solicitud Pblica de Ofertas.
3.1.5 Sitio de Entrega
El carbn a suministrar ser entregado en los patios de carbn de las unidades I, II y III de la
Central Termoelctrica de Paipa de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 12 m y de 1 p.m. a 04:30
p.m. y sbados de 7:00 a.m. a 12:00 p.m. y/o en el patio de carbn de la Compaa Elctrica
de Sochagota (Termopaipa IV), de lunes a jueves de 7:15 a.m. a 4:30 p.m., viernes de 7:15 a.m.
3:30 p.m. y sbados de 7:15 a.m. a 12:00 m. Estos horarios podrn modificarse durante la
ejecucin del contrato, segn requerimientos de GENSA S.A. E.S.P.
3.2 DOCUMENTOS DEL CONTRATO

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Una vez efectuada la adjudicacin, el proponente favorecido deber adjuntar en el plazo
indicado por GENSA S.A. ESP, copia de los documentos que a continuacin se detallan,
requeridos para la suscripcin del contrato:
1) El contrato minero, certificado de registro minero, resolucin de licenciamiento ambiental,
EXCLUSIVAMENTE del o de los ttulos mineros que hayan sido validados en el anlisis de la
solicitud de oferta.
2) Formulario diligenciado F-36 de vinculacin de cliente, el cual se recomienda ser diligenciado
durante el periodo comprendido entre la apertura y cierre de la Solicitud Pblica de Ofertas, a
efectos de evitar retrasos en la suscripcin de los contratos. Se aclara que este formulario, no
forma parte de los documentos requeridos para la presentacin de las propuestas, pero ser
requisito previo e indispensable para la suscripcin del contrato respectivo, por parte de los
oferentes que resulten adjudicatarios de la presente Solicitud Pblica de Ofertas.
3) Fotocopia del Registro nico Tributario: (R.U.T.), con las ltimas disposiciones tributarias
vigentes.
3.3 GARANTAS DEL CONTRATO
EL CONTRATISTA presentar garantas entre particulares a favor de GENSA S.A. ESP., que
cubran el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato.
Las garantas deben ser expedidas por una Compaa de Seguros de reconocido prestigio,
debidamente vigilada por la Superintendencia Financiera, legalmente establecida en Colombia.
A travs de la constitucin de estas garantas se busca respaldar el cumplimiento de las
obligaciones asumidas por EL CONTRATISTA, en razn de la celebracin, ejecucin y
liquidacin del contrato a celebrar. Estas garantas sern las siguientes:
1- De cumplimiento:
A) Por un valor equivalente al 10% del valor del contrato por venta de toneladas bajo la
modalidad Pague lo Contratado por lo tanto el valor a asegurar, ser igual al 10% del valor
que resulte de multiplicar las toneladas indicadas en la tabla para el ao asegurado por el precio
por tonelada, considerando un carbn de referencia de 6.300 Kc/Kg. A partir del ao 2015 dicho
valor deber estar debidamente indexado conforme a lo estipulado en el contrato. Su vigencia
ser desde el 01 de diciembre de 2014 hasta el 31 de enero de 2016, una vez cumplido este
plazo EL CONTRATISTA deber prorrogar la garanta o suscribir una nueva pliza desde el 01
de febrero de 2016 hasta el 31 de enero de 2017 y as sucesivamente para cada ao de
vigencia del contrato de suministro de carbn. Si EL CONTRATISTA no prorroga o suscribe la
pliza para cada ao, no podr suministrar carbn hasta tanto no presente la respectiva pliza.
B) Por un valor equivalente al 10% del valor de las toneladas bajo la modalidad de Opciones
por lo tanto el valor a asegurar, ser igual al 10% del valor que resulte de multiplicar las
toneladas indicadas en la tabla para el ao asegurado por el precio por tonelada, para un
carbn de referencia de 6.300 kc/kg. A partir del ao 2015 dicho valor deber estar
debidamente indexado conforme a lo estipulado en el contrato. Su vigencia ser desde el 01 de
diciembre de 2014 hasta el 31 de enero de 2016, una vez cumplido este plazo EL
CONTRATISTA deber prorrogar la garanta o suscribir una nueva pliza desde el 01 de
febrero de 2016 hasta el 31 de enero de 2017 y as sucesivamente para cada ao de vigencia
del contrato de suministro de carbn, si EL CONTRATISTA no prorroga o suscribe la pliza

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para cada ao, no podr suministrar carbn hasta tanto no presente la respectiva pliza, ni
recibir la prima por Opciones correspondiente al mes no garantizado.
EL CONTRATISTA deber presentar estas garantas antes del inicio del suministro del carbn
contratado.
Corresponde al CONTRATISTA el pago relativo al otorgamiento de las garantas exigidas para
el respectivo contrato y a sus prorrogas causadas por demoras, omisiones y otros motivos no
imputables a GENSA S.A. ESP.
Nota: GENSA S.A. E.S.P. podr a su arbitrio acordar con todos los oferentes que resulten
favorecidos dentro del presente proceso de Solicitud Pblica de Ofertas, el otorgamiento de
cualquier otra garanta personal o real.
3.4 IMPUESTOS, DEDUCCIONES, CONTRIBUCIONES, REGALAS, GASTOS Y VALOR DEL
CONTRATO
El proponente deber tener en cuenta que todos los impuestos, tasas, contribuciones, regalas y
en general todos los gastos y gravmenes que se causen por razn del perfeccionamiento y
ejecucin del contrato, son de cargo exclusivo de EL CONTRATISTA.
El proponente debe tener en cuenta que, mediante la Ordenanza No. 074 de 2004 la Asamblea
de Boyac, ordena el pago de la contribucin estampilla procultura, cuya tarifa es el 1% del
valor de los contratos que se celebren con empresas de Servicios Pblicos Domiciliarios y que
debe ser pagada por el contratista. Igualmente se deducir a quien aplique en los trminos del
Decreto 862 de 2013, el impuesto sobre la renta para la equidad, CREE.
En materia de impuestos no se aceptarn salvedades de naturaleza alguna.
El valor del contrato a suscribir para los efectos legales, fiscales y de suscripcin de plizas es
el resultado de multiplicar las toneladas ofrecidas mediante la modalidad Pague lo contratado,
por el valor por tonelada ofrecido. Y para el caso de la modalidad Opciones el resultado de
multiplicar el valor de la prima oferta por tonelada, por las toneladas ofertadas.
3.5 CESIN DEL CONTRATO
La cesin del contrato por parte del CONTRATISTA, deber ser previamente autorizada por
GENSA S.A. ESP; as las cosas por regla general GENSA S.A. ESP se abstendr de autorizar
la cesin, a menos que la solicitud se sustente en circunstancias de fuerza mayor, que impidan
la cabal y oportuna ejecucin del contrato.
Para lo relacionado con los contratos de suministro de carbn que se deriven de la presente
solicitud pblica de ofertas, sern circunstancias de fuerza mayor nicamente las siguientes:
- La imposibilidad de realizar la explotacin de los ttulos mineros que sustenten o respalden el
respectivo contrato, por la ocurrencia de hechos o eventos de la naturaleza tales como
inundaciones, avalanchas, deslizamientos y terremotos.
- La imposibilidad de realizar la explotacin de los ttulos mineros que respalden el respectivo
contrato, por disposicin de autoridad competente. En este evento la orden de autoridad
competente, deber constar por escrito.

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En todo caso, GENSA S.A. ESP se reserva el derecho de comprobar directamente o a travs
de la interventora externa de los contratos de carbn, la existencia de las causales de fuerza
mayor en los trminos anteriormente sealados.
Esta autorizacin deber solicitarse por escrito, con la indicacin del cesionario, en todo caso el
cesionario deber cumplir con la totalidad de los requisitos que sirvieron de base para la
adjudicacin del contrato que se cede y estar a cargo del cedente la entrega oportuna de la
informacin necesaria para la revisin de la pertinencia de la cesin.
3.6 ESTIPULACIONES CONTRACTUALES
GENSA S.A. E.S.P. se reserva el derecho de estipular en los contratos que se deriven de la
presente Solicitud Pblica de Ofertas, las condiciones que considere necesarias para regular la
respectiva relacin contractual.
3.7 PERSONAL, SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES, SEGURIDAD SOCIAL Y
SEGURIDAD INDUSTRIAL
El Contratista se compromete a cumplir las disposiciones normativas laborales durante la
ejecucin del contrato, a celebrar los contratos con arreglo a la ley, as como a cancelar los
salarios, prestaciones, realizar los aportes al sistema de seguridad social integral, pago de
parafiscales y dems derechos laborales.
3.8 INTERVENTORIA EXTERNA DEL CONTRATO
GENSA S.A ESP contratar la interventora externa que se encargar de realizar el seguimiento
a la ejecucin de los contratos de suministro de carbn, incluyendo, entre otras, las actividades
que le permiten verificar legalidad y vigencia del ttulo minero; aplicacin de procesos de
produccin primaria racionales; el manejo y almacenamiento en bocamina; el transporte de la
mina a la Central Termoelctrica de Paipa; la recepcin y entrega; el cumplimiento de las
cantidades y calidades de carbn a suministrar.
3.9 SUSPENSION O PARALIZACION TEMPORAL DEL CONTRATO
El Contrato podr estar sujeto a suspensin o paralizacin temporal en los siguientes casos:
a)

Por acuerdo entre las partes.

b)
Por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, tales como derrumbes o
inundaciones de las minas, entre otras.
En los eventos anteriores el contratista con la aceptacin de GENSA S.A. ESP. podr optar por
la siguiente solucin:
En el caso de la ocurrencia de un hecho que genere la suspensin o paralizacin temporal de la
extraccin en la mina asignada para el suministro, el contratista podr cumplir durante el tiempo
que dure el hecho generador de la suspensin con las cantidades asignadas para el suministro,
con otra mina en la que figure el mismo contratista como titular del Registro Minero, previo el
cumplimiento de los siguientes requisitos:
1.
Informar a la Interventora sobre la ocurrencia del hecho que genere la suspensin o
paralizacin, para que esta proceda a verificarlo.

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2.
Presentacin del Registro Minero vigente para etapa de explotacin de la mina con la
cual se cumplir el suministro.
3.
Presentacin de la Licencia ambiental vigente (Expedida por la Corporacin Autnoma
con jurisdiccin donde se encuentre ubicada la mina) con la cual se cumplir el suministro.
4.
Presentacin de los estudios de reservas que sustenten la garanta de entrega del
carbn de la mina con la cual se cumplir el suministro.
5.
Presentacin del plan de trabajos y obras y/o plan de trabajos e inversiones expedido
por la autoridad minera correspondiente o su equivalente de la mina con la cual se cumplir el
suministro.
6.
Estudios de capacidad de produccin que sustenten la garanta de entrega del carbn
de la mina con la cual se cumplir el suministro.
Una vez cumplidos los requisitos anteriores la Interventora expedir la autorizacin
correspondiente.
Finalizada la contingencia presentada, el contratista deber informar a la Interventora la
normalizacin de sus actividades originales y el cambio de origen del carbn que va a
suministrar.
Nota: GENSA S.A. ESP. ante incumplimientos parciales originados en causas de fuerza mayor,
a su criterio evaluar la pertinencia y necesidad de realizar un otros al contrato, disminuyendo
las cantidades mensuales programadas no ingresadas por parte del CONTRATISTA o
redistribuyndolas a su conveniencia.
3.10 TERMINACIN ANTICIPADA DEL CONTRATO
El contrato podr darse por terminado anticipadamente en cualquiera de los siguientes casos:
1) Por mutuo acuerdo entre las partes y especficamente en los casos establecidos en el
presente pliego de condiciones.
2) En caso de incumplimiento parcial o total de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA.
3) En cualquier momento, en caso de que EL CONTRATISTA no tenga vigente el registro
minero y la licencia ambiental correspondiente a las minas relacionadas en la propuesta y su
correspondiente inscripcin en el RUCOM
4) En cualquier momento, en caso de que EL CONTRATISTA acumule un atraso del 100% del
cupo pactado de un mes, sin justa causa.
5) Si se comprueba la utilizacin en la explotacin de carbn de menores de edad y la
persistencia del hecho.
6) Si se comprueba que reiteradamente EL CONTRATISTA obstruye las labores de la
Interventora del contrato.
7) Si EL CONTRATISTA en ms de cuatro (4) oportunidades dentro de un mismo periodo de
liquidacin, entrega carbn por debajo de las especificaciones establecidas contractualmente.
8) Si los soportes (ttulos mineros) presentados por el CONTRATISTA han perdido vigencia y
no son aptos para comercializar minerales de conformidad con la legislacin Colombiana.

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9) En cualquier momento cuando, por cualquier medio se llegare a comprobar que el proveedor
est ingresando carbn procedente de un rea diferente a la del o los ttulos presentados en su
oferta.
10) En cualquier momento cuando el ttulo minero o la autorizacin ambiental presentados en la
oferta hubiesen sido caducados o revocados, segn sea el caso.
11) En caso de detectarse cualquier residuo ajeno al carbn, que pueda representar una
amenaza a la integridad de las unidades de generacin, o un riesgo para el cumplimiento de las
metas ambientales y de rendimiento de la planta, GENSA S.A ESP podr terminar por
anticipado el contrato de suministro. De especial inters, ms no de forma exclusiva, son los
fragmentos metlicos, residuos de procesos metalrgicos de cualquier naturaleza y los residuos
de plantas lavadoras, cuya deteccin en la carga, por mnima que sea, podrn causar la
terminacin anticipada del contrato sin perjuicio de posibles acciones penales en contra del
proveedor.
3.11 ACTA DE INICIACIN
Para que el contratista pueda iniciar la ejecucin del contrato, GENSA S.A. ESP. expedir el
acta de iniciacin F-025, en donde fijar la fecha de iniciacin del mismo, a partir de la cual se
contar el plazo de ejecucin del Contrato.
GENSA S.A. ESP. suscribir dicha acta una vez se constituyan las Garantas, y estas sean
aprobadas por GENSA S.A ESP.
3.12 ADMINISTRACIN
GENSA S.A. ESP. designar un empleado que ejercer las funciones de administrador del
contrato y ser el interlocutor del CONTRATISTA para todos los aspectos relacionados con su
ejecucin .
3.13 CLUSULA PENAL
En caso de configurarse retardo en el cumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA, o
de ocurrir cualquier incumplimiento contractual imputable al mismo; GENSA S.A. ESP podr
hacer efectiva una Clusula Penal equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del
contrato, que se considerar como pago parcial de los perjuicios causados a GENSA S.A. ESP.,
suma que ser deducida de cualquier pago que esta adeude al CONTRATISTA, de este u otros
contratos. La ejecucin de la presente clusula penal por parte de GENSA S.A. ESP. no
extingue la obligacin principal a cargo del CONTRATISTA. EL CONTRATISTA renuncia
expresamente a la constitucin en mora.
3.14 COMPENSACIN
EL CONTRATISTA autoriza a GENSA S.A. ESP. para que compense cualquier valor que
adeude en virtud de la ejecucin del presente contrato o en cualquier otro contrato, con las
sumas de dinero que existan a favor de EL CONTRATISTA por cualquier concepto, entre los
cuales se encuentra, la clusula penal pactada en el presente contrato, todo lo cual no obsta
para que GENSA S.A. ESP pueda reclamar los valores que EL CONTRATISTA quede
adeudando una vez realizada la compensacin.
3.15 EXCLUSIN DE LA RELACIN LABORAL

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Queda claramente establecido que no habr relacin laboral alguna entre GENSA S.A. ESP. y
EL CONTRATISTA o el personal que ste utilice en la ejecucin de las obras objeto del
contrato que se suscribir.
3.16 INDEMNIDAD
EL CONTRATISTA mantendr indemne a GENSA S.A. ESP. de cualquier reclamacin,
demanda o accin legal, que surjan, con ocasin de daos o perjuicios resultantes, de la
ejecucin del contrato que se suscribir, o por la terminacin del mismo en cualquier evento.
3.17 RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL
EL CONTRATISTA ser civilmente responsable, hasta la fecha de expedicin del certificado de
recepcin, de todos los daos causados por su culpa o negligencia o la de sus subcontratistas a
cualquier persona o propiedad y por toda clase de procesos, demandas, reclamos, costos,
cargos y gastos directos que puedan surgir a causa de ellos.
3.18 LIQUIDACIN DEL CONTRATO
El Contrato se liquidar mediante acta de terminacin y/o liquidacin F-022, suscrita entre las
partes, en la cual se declarar el informe general de la ejecucin del contrato, liquidando los
valores correspondientes y su respectivo reembolso a GENSA S.A. ESP, en caso de quedar
remanentes presupuestales. La fecha de elaboracin del acta ser mximo aquella en que se
efecte la ltima liquidacin del carbn ingresado.
CAPITULO 4
4. ESPECIFICACIONES TCNICAS PARA EL SUMINISTRO DE CARBON
4.1 OBJETO DEL CAPITULO
El objeto de este captulo es definir las caractersticas que debe cumplir el carbn trmico que
se suministre a GENSA para ser utilizado en las unidades I, II, III y IV de Termopaipa.
4.2 CALIDAD DEL CARBN
4.2.1 Calidad en compuestas. La calidad del carbn a suministrar objeto del presente pliego
de condiciones, tiene que cumplir al momento de su anlisis con los siguientes lmites por cada
carga de 500 toneladas o fraccin, segn la cantidad pactada para cada periodo de ingresos:

Humedad Total
Cenizas
Materias Voltiles
Poder Calorfico
Azufre
HGI
Temperatura Mxima
ndice de Hinchamiento

Medida
%
%
%
Kcal/Kg
%
H

Mnimo
0
0
30
4.800
30

Mximo
12
22
45
7.600
1,5
60
45C
3.5

GENSA S.A. ESP puede dentro de los treinta (30) das hbiles siguientes a cada entrega de
carbn, rechazar el carbn que no cumpla con las especificaciones requeridas en el presente
pliego de condiciones.

32

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Nota 1: En caso de existir diferencias en los anlisis de calidad de carbn, el proveedor podr
solicitar que a su cargo se realice una contramuestra de las toneladas en controversia, para
que sea analizada en un laboratorio externo. Para ello se establece como laboratorio externo
principal, el de la Compaa Elctrica de Sochagota CES; como segunda opcin se podr
recurrir al laboratorio de SGS Colombia, en la ciudad de Barranquilla.
Nota: GENSA S.A ESP, no har la devolucin del carbn de las compuestas que resulten
anuladas por cualquier causa establecida en este pliego de condiciones, ni tampoco cancelar
al contratista su valor. Dicha anulacin no exime al contratista del pago de las regalas que se
generen por la carga que haya quedado inmersa en la pila general del patio. Con la
presentacin de la propuesta y la suscripcin del contrato, se entiende que el proponente y
posterior contratista, acepta la presente condicin y en consecuencia exonera a GENSA S.A.
ESP de cualquier responsabilidad y renuncia a cualquier reclamacin.
4.2.2 Calidad en condiciones individuales. Los camiones individuales utilizados para el
suministro del carbn, a efectos de muestreos para control por parte de GENSA S.A. ESP o por
presentar aspecto de dudosa calidad, se descargarn en una parte separada del playn
carbonero y se les muestrear en forma intensiva. Si el anlisis de estas muestras registra
cantidades que excedan uno de los siguientes valores, tal como se recibieron: a) Ceniza
%>=23. b) Poder calorfico <4.800 Kcal / Kg, >7.600 Kcal / Kg c) HGI <30 >60 d)
temperatura 45, se calificar como carbn que no cumple las especificaciones de calidad
requeridas por GENSA S.A. ESP. para cargas individuales y en consecuencia se devolver, no
se pagar y se dejar una anotacin en el historial del proveedor. Si EL CONTRATISTA en ms
de cuatro (4) oportunidades dentro de un mismo periodo de liquidacin, entrega carbn por
debajo de estas especificaciones, GENSA S.A. ESP, en observancia a la representatividad de
este nmero de viajes frente al volumen de carbn suministrado en el periodo, podr considerar
este hecho como causal de terminacin anticipada del contrato. La eventual cancelacin del
contrato de carbn dejar un registro negativo en el historial del proveedor y ser tomada como
insumo decisorio en futuras contrataciones.
4.2.3 Anlisis opcionales: GENSA S.A. ESP en cualquier caso y sobre material suministrado,
podr realizar los siguientes anlisis:

Anlisis Granulomtrico: GENSA S.A. ESP podr realizar este anlisis si lo considera
necesario; el mismo corresponde a una valoracin del tamao de las partculas y su distribucin
porcentual por tamaos. Para el caso del mineral carbonfero suministrado, este no podr
contener un 25% que sobrepase la malla 6 serie Tyler. Dado este caso, el material carbonfero
ser objeto de rechazo y no pagado, concurrente con la advertencia plasmada en este pliego.
Este criterio podr hacerse ms laxo segn el comportamiento del mercado.

Contenido de Azufre: De conformidad con la legislacin vigente en el momento de


suscripcin del contrato, el promedio de azufre contenido en todo el carbn suministrado est
limitado a un mximo de 1.5%, de acuerdo a las cantidades recibidas y siempre de conformidad
con las normas ambientales vigentes o la norma que le remplace.

Presencia de material ajeno al carbn: En caso de detectarse cualquier residuo ajeno


al carbn, que pueda representar una amenaza a la integridad de las unidades de generacin,
o un riesgo para el cumplimiento de las metas ambientales y de rendimiento de la planta,
GENSA S.A ESP podr dar por terminado y por anticipado el contrato de suministro. De
especial inters, ms no de forma exclusiva, son los fragmentos metlicos y los residuos de
plantas lavadoras, cuya deteccin en la carga, por mnima que sea, podrn causar la

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SPO-0036-GENSA-14
terminacin anticipada del contrato, sin perjuicio de posibles acciones penales en contra del
proveedor

Carbn Coquizable. En consideracin a que el objeto de la presente solicitud nica de


oferta es el suministro por parte del CONTRATISTA de CARBN TRMICO, se verificar si el
ndice de hinchamiento del carbn suministrado supera el mximo establecido (3.5). Si EL
CONTRATISTA en ms de una (1) oportunidad y en condicin de calidad de compuestas,
entrega carbn con FSI por encima del valor mximo establecido, GENSA S.A. ESP. no pagar,
ni devolver el carbn y podr considerar este hecho como causal de terminacin anticipada del
contrato, por su naturaleza potencialmente nociva para la integridad de las unidades de
generacin. La deteccin de carbn con FSI>3,5 dejar un registro negativo en el historial del
proveedor y ser tomada como insumo decisorio en futuras contrataciones.

Temperatura. En caso de detectarse un viaje de carbn con una temperatura mayor o


igual a 45C (Grados Centgrados) en el momento de su recepcin, el CONTRATISTA tendr
que retirar el carbn de la pila de descargue de forma inmediata.
4.3 TRANSPORTE
El CONTRATISTA incluir en su oferta el traslado del carbn desde las minas hasta los patios
de carbn de las unidades I, II, III y IV de Termopaipa y CES respectivamente.
El CONTRATISTA ser responsable de cualquier accidente e imprevisto o dao que pueda
ocurrir en cualquier carretera, autopista, puente y a terceros, ya sean materiales o a personas,
inclusive dentro de las instalaciones de Termopaipa cuando se este descargando el mineral.
Adicionalmente ser su responsabilidad obtener todos los permisos de circulacin ante los
Organismos Competentes.
Cordialmente,

(ORIGINAL FIRMADO)
ORLANDO MICOLTA GONZALEZ
Presidente GENSA S.A. ESP.

Revis SEG:

Luz Mara Pelez Villegas


Luisa Fernanda Escobar Garca

Prepar y/o Revis va correo electrnico (rea Solicitante):

Ing. Albeiro Ros Caas


Ing. Gonzalo Araque Pinzn.
Interventora Externa.

ANEXO No. 1.- CARTA DE PRESENTACIN DE LA OFERTA


ANEXO No. 2.- FORMULARIO DE CANTIDADES Y PRECIOS (Diciembre 2014 Julio 2018)
ANEXO No. 3.- AUTODECLARACION DE VENTAS DE CARBON A OTROS CONSUMIDORES

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ANEXO No. 1 - CARTA DE PRESENTACIN DE LA OFERTA
(Ciudad y fecha)
Seores
GESTION ENERGETICA S. A. E S P.
La Ciudad
REFERENCIA: Solicitud de ofertas para el suministro de carbn
Apreciados Seores:
De acuerdo con lo establecido en el Pliego de Condiciones de la Solicitud Pblica de Ofertas 2014,
presento oferta para suministrar _______ toneladas de carbn trmico en las modalidades Pague
lo Contratado y Opciones, para la operacin de las unidades I, II, III y IV de la Central
Termoelctrica de Paipa, y en el caso de que sea aceptada la oferta por GENSA S.A. ESP. en los
trminos consignados en el Anexo No.2 FORMULARIO DE CANTIDADES Y PRECIOS del pliego
de condiciones.
Declaro as mismo:

Que acepto todas las condiciones y obligaciones planteadas en el pliego de condiciones.

Que la oferta slo compromete a los firmantes de esta carta.

Que toda la informacin y documentacin suministrada es veraz.

Que conocemos la informacin general, especificaciones y dems documentos del pliego


de condiciones y aceptamos los requisitos en ellos contenidos.

Que renunciamos a cualquier reclamacin por desconocimiento de las condiciones o de


errnea interpretacin del Pliego de condiciones.

Que en caso de ser favorecido(s) en la presente seleccin nos comprometemos a pagar


los impuestos, regalas, estampilla procultura y dems que resulten a que haya lugar y a expedir
las garantas requeridas de acuerdo con el contrato que se derive.

Que ninguna entidad o persona distinta del firmante tiene inters comercial en esta
oferta ni en el contrato probable que de ella se derive.

Que manifiesto expresamente haber ledo y conocer la solicitud requerida, as como las
modificaciones expedidas por GENSA S.A. ESP (Si las hay) y en consecuencia, me someto a
las condiciones en ellas establecidas.

Que nos comprometemos a ejecutar el contrato en el plazo establecido en el pliego de


condiciones, contados a partir de la firma del acta de iniciacin, previo cumplimiento de los
requisitos para el inicio del contrato.

Que acepta conocer el Reglamento Interno de Contratacin, el Cdigo de Buen


Gobierno, el documento D-032, CONTROLES OPERATIVOS EN S&SO PARA
CONTRATISTAS y las Polticas Ambiental y de Responsabilidad Social Empresarial de GENSA
S.A. ESP, documentos que se encuentran publicados en la pgina web www.gensa.com.co.

El recibo de esta solicitud pblica no establece ningn compromiso contractual sino la


aceptacin de condiciones para acceder a un proceso de seleccin.

Bajo la gravedad del juramento manifiesto que, ni el proponente, ni los socios o accionistas
de la persona jurdica, o sus representantes legales, de ser el caso, nos encontramos incursos
dentro de las inhabilidades e incompatibilidades para contratar contempladas en las normas legales
vigentes.

Autorizamos a GENSA S.A ESP para que en el caso de ser necesario de a conocer
nuestra oferta a los dems oferentes, de conformidad con las directivas internas que rigen este
aspecto en GENSA S.A. ESP.

Declaramos expresamente que la presente oferta, S ____ No ____ tiene informacin


reservada. La informacin que tiene dicho carcter es la siguiente: _________________.

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Atentamente,
Nombre proponente o razn social firma: _________________________
Direccin comercial del proponente: ____________________________
Ciudad y Departamento: ____________________________
Telfonos: ________________________________
Fax: ____________________________

Firma del representante legal


C. C. ________________________ de ____________

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ANEXO No. 2 FORMULARIO DE CANTIDADES Y PRECIOS

GESTION ENERGETICA S.A. E.S.P.


COMPRA DE CARBON DICIEMBRE DE 2014 - JULIO DE 2018

NOMBRE
DEL
___________________________________________________

OFERTA DE CANTIDADES Y PRECIOS


MODALIDAD PAGUE LO CONTRATADO / OPCIONES
OFERTA
MENSUAL PRECIO/TON
(TONELADAS)
Pague lo Contratado

Firma del Proponente


C. C. ________________________ de ____________

PROPONENTE:

PRIMA/TON
Opciones

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ANEXO No. 3
CONSUMIDORES
(Ciudad y fecha)

AUTODECLARACION

DE

VENTAS

DE

CARBON

OTROS

Seores
GESTION ENERGETICA S. A. E S P.
La Ciudad
REFERENCIA: Auto declaracin de ventas de carbn a otros consumidores
Apreciados Seores:
De acuerdo con lo establecido en el Pliego de Condiciones de la Solicitud Pblica de Ofertas,
presento relacin de las ventas en toneladas de carbn trmico pactadas con otros consumidores y
que se entregaran durante el periodo Diciembre de 2014 hasta Julio de 2018, informacin que
consigno en el siguiente cuadro.
Relacin de Ventas de Carbn Diciembre 2014 Julio 2018 otros Consumidores
Consumidor
Nit.
Cantidad Mensual Contratada

Nota. En caso de no realizar ventas a otros, llenar cada espacio con ceros.
En caso de no diligenciar la relacin anterior, declaro no tener contratos de suministro con otros
consumidores.
Declaro y autorizo as mismo:

Que la informacin aqu reportado puede ser verificada por GENSA S. A. ESP
Que toda la informacin reportada es veraz.

Atentamente,
Nombre proponente o razn social firma: _________________________
Direccin comercial del proponente: ____________________________
Ciudad y Departamento: ____________________________
Telfonos: ________________________________
Fax: ____________________________
Firma del representante legal
C. C. ________________________ de ____________