GOBIERNO AUTONMO DESCENTRALIZADO

MUNICIPAL DEL CANTN BALSAS

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA

UAI-001-GADMCB-2013

GOBIERNO AUTONMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTN

BALSAS

INFORME GENERAL

Informe de EXAMEN ESPECIAL al: proceso de recaudacin de las Cuentas por Cobrar
del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Balsas por el ejercicio
econmico comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2012

GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTN BALSAS

Informe de EXAMEN ESPECIAL al: proceso de recaudacin de las Cuentas por Cobrar
del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Balsas por el ejercicio
econmico comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2012.

DEPARTAMENTO DE AUDITORA INTERNA

Balsas - Ecuador

NDICE
CONTENIDO
Carta de presentacin
CAPTULO I .................................................................................................................................... 2
INFORMACIN INTRODUCTORIA .............................................................................................. 2
Motivo del examen ............................................................................................................... 2
Objetivos del examen ............................................................................................................ 2
Alcance del examen............................................................................................................... 2
Limitacin al alcance ............................................................................................................. 2
Base legal............................................................................................................................... 3
Estructura orgnica ............................................................................................................... 4
Objetivos de la entidad ......................................................................................................... 5
Monto de recursos examinados ............................................................................................ 6
Servidores relacionados ........................................................................................................ 6
CAPTULO II ................................................................................................................................... 7
RESULTADOS DEL EXAMEN ....................................................................................................... 7
Documentacin de respaldo y archivo .................................................................................. 7
Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo realizados por personas no pertinentes. ... 8
Conciliacin y constatacin ................................................................................................. 10
Control en las recaudaciones .............................................................................................. 11
Medidas de proteccin de las recaudaciones ..................................................................... 12
Saldos depositados no son reales a los recaudados ........................................................... 13
Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo realizados por personas no pertinentes. . 15

SIGLAS Y ABREVIATURAS
GADMCB: Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Balsas
OT: Orden de Trabajo
CPA: Contador Pblico Autorizado
CR: Comunicacin de Resultado
OE: Oficios Entregados
CIAC: Comunicacin de Inicio de Accin de Control
No.: Nmero
NCI: Normas de Control Interno
R.O.: Registro Oficial
USD.: Dlares de los Estados Unidos de Norteamrica

Seor
Maldonado Zosoranga Silverio Zoilo
Alcalde
Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Balsas
El Oro
De mi consideracin:
La Contralora General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y
legales, efecto el Exmen Especial al proceso de recaudacin de las Cuentas por
Cobrar, del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Balsas, por el
perodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2012.

Nuestra accin de control se efectu de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de

Auditora Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas
normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza
razonable de que la informacin y la documentacin examinada no contienen
exposiciones errneas de carcter significativo, igualmente que las operaciones a las
cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones
legales y reglamentarias vigentes, polticas y dems normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la accin de control efectuada, los resultados se encuentran
expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el
presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artculo 92 de la Ley Orgnica de la Contralora
General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y
con el carcter de obligatorio.
Atentamente,
Dios, Patria y Libertad
___________________________________
Cpa. Csar Santos Franco
Auditor de Unidad de Auditora Interna
Contralora General de Estado
3

CAPTULO I
INFORMACIN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial al Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn
Balsas se realizar en cumplimiento a la orden de trabajo 001-OT-GADMCB-2013, de
2013-10-12, con cargo al Plan Anual de Control para el ao 2012 de la Unidad de
Auditora Interna del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn
Balsas.

Objetivos del examen

El objetivo del examen es:

Verificar la veracidad y legalidad de las operaciones correspondiente al perodo

examinado.

Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias

aplicables a la entidad.

Alcance del examen

El examen especial al proceso de recaudacin de las Cuentas por cobrar cubrir el
perodo del 1 de enero de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2012.

Limitacin al alcance
Se sealarn limitaciones nicamente en los casos en que exista imposibilidad
prctica de aplicar un procedimiento de auditora por restricciones o impedimentos
impuestos por la administracin de la entidad o terceros relacionados.

dos

Base legal
El Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Balsas fue creado como
Ilustre Municipalidad del Cantn Balsas, mediante Ley 99, aprobada por el Congreso
Nacional el 5 de Febrero de 1987, publicada en Registro Oficial 631 del 23 de febrero
de 1987.

Segn Registro Oficial 631 del 23 de febrero de 1987 consta el cambio de

denominacin a Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Balsas.

Las disposiciones legales que rigen a la institucin entre otras, tenemos las siguientes:

Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador

Ley Orgnica de la Contralora General del Estado

Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa, Unificacin y

Homologacin de las Remuneraciones del Sector Pblico, y su Reglamento

Ley de Contratacin Pblica y su Reglamento

Cdigo Orgnico de Organizacin Territorial, Autonoma y Descentralizacin,

COOTAD

Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas.

Normas de Control Interno

tres

Estructura orgnica
Segn establece la Ordenanza que pone en vigencia el Orgnico Funcional y
Organigrama Estructural, el Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn
Balsas est integrado por los siguientes niveles administrativos:

Concejo Municipal

Nivel Ejecutivo

Alcalda

Asesora Jurdica
Auditora Interna
Patronato de Amparo Social Municipal

Nivel
Asesor

Nivel Directivo

Nivel Operativo

Direccin de Administracin y Secretara General

Secretara General
Recursos Humanos
Biblioteca y Ludoteca
Promocin Cultural y Social
Proyecto y Programas Sociales

Comisara Municipal
Direccin Financiera

Contabilidad
Tesorera
Avalos y Catastros
Sistemas
Proveedura y Bodega
Direccin de Obras Pblicas

Planificacin
Fiscalizacin
Agua Potable
Camal Municipal
Higiene Ambiental
Fuente: Orgnico Funcional y Organigrama Estructural del Gobierno Autnomo
Descentralizado Municipal del Cantn Balsas.

cuatro

Objetivos de la entidad
De conformidad con el artculo 11 de la Ley Orgnica de Rgimen Municipal, a la
municipalidad le corresponde, cumpliendo con los fines que le son esenciales,
satisfacer las necesidades colectivas del vecindario, especialmente las derivadas de la
convivencia urbana cuya atencin no competa a otros organismos gubernativos.
Los fines esenciales del municipio son los siguientes:
a) Procurar el bienestar de la colectividad y contribuir al fomento y proteccin de
intereses locales;
b) Planificar e impulsar el desarrollo fsico del cantn y de sus reas urbanas y
rurales.
c) Acrecentar el espritu de nacionalidad, el civismo y la confraternidad de los
asociados para lograr el creciente progreso y la indisoluble unidad de la nacin.
d) Coordinar con otras entidades, el desarrollo y mejoramiento, de la cultura, la
educacin y la asistencia social.
e) Investigar, analizar y recomendar las soluciones ms adecuadas a los
problemas que enfrenta la institucin con arreglo a las condiciones cambiantes,
en lo social, poltico y econmico.
f)

Estudiar la temtica municipal y recomendar la adopcin de tcnicas de gestin

racionalizada y empresarial con procedimientos de trabajo uniformes y flexibles
tendientes a profesionalizar y especializar la gestin del gobierno local.

g) Auspiciar y promover la realizacin de reuniones permanentes para discutir los

problemas municipales, mediante el uso de mesas redondas, seminarios,
talleres, conferencias, simposios, cursos y otras actividades de integracin y
trabajo.
h) Auspiciar la capacitacin de los recursos humanos que apunte a la
profesionalizacin de la gestin municipal.
i)

Mejorar y ampliar la cobertura de servicios de manera paralela al mejoramiento

de la administracin con el aporte de la comunidad.

cinco

Monto de recursos examinados

Durante el perodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2012 se
va a recaudar como metas de los ingresos 10.000 dlares americanos.

Servidores relacionados
Perodo de Gestin
Nombres y Apellidos Completos

Cargo
Desempeado

Maldonado Zosoranga Silverio Zoilo

Alcalde

Solano Maza Sandra Consuelo

Directora Financiera

Pearreta Gallardo Rupty Mara

Contadora General

Asanza Galarza Elsa Enedina

Recaudadora

Bravo Rueda Mara Elizabeth

Tesorera

Galarza Asanza Hctor Ulbio

Concejal

Romero Ivn Lender

Concejal

Gallardo Alvarado Xiomara

Concejal

Castillo Romero Rodrigo

Concejal

Herrera Apolo Jairo

Concejal

Zambrano Cabrera Fernando

Concejal

* Contina.- Hasta la fecha de corte del examen: 2013-10-12

seis

Desde

Hasta

01-10-2009

* Contina

01-10-2009

* Contina

01-10-2009

* Contina

01-10-2009

* Contina

01-10-2009

* Contina

01-10-2009

* Contina

01-10-2009

* Contina

01-10-2009

* Contina

01-10-2009

* Contina

01-10-2009

* Contina

01-10-2009

* Contina

CAPTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Documentacin de respaldo y archivo
La entidad no dispone de documentacin suficiente y pertinente de sus operaciones
de una forma ordenada, se pudo evidenciar que los archivos de la institucin se
encuentran desordenados y algunos comprobantes estn en mal estado, tambin se
pudo evidenciar que algunos documentos se han extraviados. La institucin cuenta
con polticas y procedimientos para la conservacin y mantenimiento de archivos
fsicos y magnticos, pero la contadora no ha aplicado el sistema de archivo
implementado en la institucin.
La contadora ha inobservado el Art. 77 nmero 3 letra a, d) de la Ley Orgnica de la
Contralora General del Estado, el Art. 17 letra q, s) del Reglamento Orgnico
Funcional del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Balsas y La
Norma de Control Interno 405-04 Documentacin de respaldo y archivo que en su
parte pertinente expresa
Los documentos de carcter administrativo estarn organizados de
conformidad al sistema de archivo adoptado por la entidad, el que debe
responder a la realidad y a las necesidades institucionales...
Se comunic los resultados provisionales de acuerdo con el artculo 90 de la Ley
Orgnica de la Contralora General del Estado, a la Directora Financiera, a la
Contadora, mediante oficio No. 001-CR-GADMCB-2013 y No. 002-CR-GADMCB-2013
del 28 de octubre de 2013 respectivamente, obteniendo la respuesta de la Contadora,
que mediante oficio No. 003-OE-GADMCB-2013, expresa:
Pongo a su conocimiento que los archivos de las recaudaciones realizadas
se encuentra en una bodega provisional debido a que en el piso donde
funciona el departamento est en proceso de reconstruccin es por ello que
dichos documentos se encuentran desordenados y algunos extraviados
Lo expresado por la Contadora no vara el criterio de auditoria.
Situacin que no permiti al equipo de auditoria contar con documentacin suficiente y
pertinente en el proceso de la accin de control.
Conclusin
La documentacin del departamento de Contabilidad que sustenta los hechos
administrativos financieros no se encuentra debidamente ordenada y salvaguardada lo

siete

que ha ocasionado que determinados comprobantes se han deteriorado y otros se han

extraviados.
Recomendacin
A la Directora Financiera
1. Disponga y vigile que la contadora aplique las polticas y procedimientos de
archivo para la conservacin y mantenimiento de archivos fsicos y magnticos
implementadas por la administracin.
A la Contadora General
2. Aplique las polticas y procedimientos de archivo para la conservacin y
mantenimiento de archivos fsicos y magnticos y realice un levantamiento de
informacin de la documentacin extraviada.

Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo realizados por personas no

pertinentes.
La entidad no delega a las personas independientes y competentes para que realicen
las funciones de registro, autorizacin y custodia de fondos en los procesos de
arqueos sorpresivos. Se pudo constatar que los arqueos no fueron realizados por las
personas delegadas por la Administracin Financiera y adems de esto fue la misma
recaudadora quien se auto verific sus registros. La Administracin Financiera de la
institucin cuenta con funciones que permite la participacin o delegacin de personal
para que velen por el cumplimiento de las recaudaciones de ingresos, sin embargo la
recaudadora no ha implementado las funciones expuesto por la mxima autoridad.
La recaudadora ha incumplido el Art. 77 nmero 1 letra a, c) de la Ley Orgnica de la
Contralora General del Estado, el Art. 17 letra f, k) del Reglamento Orgnico
Funcional del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Balsas y La
Norma de Control Interno 405-09 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo que
en su parte pertinente expresa
Estos arqueos sern efectuados por la Unidad de Auditora Interna o por
personas delegadas por la Unidad de Administracin Financiera, que sean
independientes de las funciones de registro, autorizacin y custodia de fondos.

ocho

Si durante el arqueo de fondos o valores se detectaren irregularidades, se

comunicar inmediatamente este particular a la autoridad competente y a la
Unidad de Auditora Interna, para que adopten las medidas correctivas
necesarias...
Se comunic los resultados provisionales de acuerdo con el artculo 90 de la Ley
Orgnica de la Contralora General del Estado, a la Directora Financiera, a la
Recaudadora, mediante oficio No. 001-CR-GADMCB-2013 y No. 003-CR-GADMCB2013 del 28 de octubre de 2013 respectivamente, obteniendo la respuesta de la
Recaudadora, que mediante oficio No. 004-OE-GADMCB-2013, expresa:
Pongo a su conocimiento que los arqueos de caja chica fueron realizados
por m, con autorizacin del Contador, debido a que la Administradora
Financiera no se encontraba en las horas de los arqueos ya que se encontraba
en reuniones pertinentes a sus funciones
Lo expresado por la Recaudadora no vara el criterio de auditoria.
Debido a esta situacin el equipo de auditoria no pudo acceder a la verificacin y
constatacin de los valores recaudados en el proceso de la accin de control.

Conclusin
Los registros efectuados en el departamento de Tesorera-Recaudacin no se
encuentran verificados por una persona competente e independiente lo cual puede
causar que los saldos en las cajas recaudadoras puedan ser maquillados.

Recomendacin
A la Directora Financiera
3. Delegue y autorice personal competente e independiente para la ejecucin de
Arqueos sorpresivos en la institucin.
A la Recaudadora
4. Limitarse y procurar realizar sus funciones en las recaudaciones y permitir la
respectiva constatacin de dinero en efectivo.

nueve

Conciliacin y constatacin
La entidad no efecta las constataciones fsicas sorpresivas de los valores a cobrar en
las fechas estipuladas. Se pudo evidenciar que el GAD Municipal del Cantn Balsas
solo efecta las verificaciones de los saldos de los auxiliares con las los saldos de las
cuentas del mayor general cada cinco meses. La Administracin Financiera dispone
de funciones para la constatacin de valores pero la persona designada para la
constatacin desconoce los procedimientos conciliacin y constatacin.
La Tesorera ha vulnerado el Art. 77 nmero 3 letra c y nmero 4 letra d) de la Ley
Orgnica de la Contralora General del Estado, el Art. 17 letra k, q) del Reglamento
Orgnico Funcional del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn
Balsas y La Norma de Control Interno 405-11 Conciliacin y constatacin que en su
parte pertinente expresa
Se efectuarn constataciones fsicas sorpresivas de los valores a cobrar por
lo menos trimestralmente y al finalizar cada ejercicio, por servidoras y
servidores independientes del control, registro o manejo de efectivo,
comprobando la legalidad de los documentos de respaldo, que garanticen la
integridad y existencia fsica...
Se comunic los resultados provisionales de acuerdo con el artculo 90 de la Ley
Orgnica de la Contralora General del Estado, a la Directora Financiera, a la
Tesorera, mediante oficio No. 003-CR-GADMCB-2013 y No. 004-CR-GADMCB-2013
del 28 de octubre de 2013 respectivamente, sin recibir respuesta.
En consecuencia a esta situacin el equipo de auditoria no puedo verificar y validar los
valores existentes en auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general en el
proceso de la accin de control.
Conclusin
Los saldos presentados en el departamento de Tesorera - Recaudacin no se
encuentran verificados y validados en los perodos comprendidos en la ley, lo cual ha
causado que los saldos en las cajas recaudadoras puedan no puedan ser los reales.
Recomendacin
A la Directora Financiera
5. Delegue y autorice ejecutar la verificacin y validacin de saldos en los perodos
establecidos en la norma de control interno es decir cada trimestre y al finalizar

diez

10

cada ejercicio.
A la Tesorera
6. Aplique las polticas y procedimientos de la Conciliacin y Constatacin de saldos
y verifique que los resultados anteriores sean los reales.

Control en las recaudaciones

El GAD Municipal del Cantn Balsas no verifica que las recaudaciones de los ingresos
efectuados diariamente sean depositadas en forma completa e intacta en las cuentas
rotativas autorizadas. Se puedo comprobar que en varios casos las recaudaciones no
son depositadas diariamente, sino que se los realizan una o dos veces a la semana.
La institucin cuenta con los correspondientes procedimientos para que las
recaudaciones sean depositadas en las cuentas respectivas sin embargo la encargada
de las recaudaciones ha obviado esto.
La recaudadora ha desobedecido el Art. 77 nmero 3 letra a, c) de la Ley Orgnica de
la Contralora General del Estado, el Art. 18 letra b) del Reglamento Orgnico
Funcional del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Balsas y La
Norma de Control Interno 403-01 Determinacin y recaudacin de los ingresos y la
norma 403-04 que en sus partes pertinente expresan:
Los ingresos obtenidos a travs de las cajas recaudadoras, en efectivo,
cheque certificado o cheque cruzado a nombre de la entidad sern revisados,
depositados en forma completa e intacta y registrados en las cuentas rotativas
de ingresos autorizadas, durante el curso del da de recaudacin o mximo el
da hbil siguiente...
Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarn una
verificacin diaria, con la finalidad de comprobar que los depsitos realizados
en el banco corresponsal sean iguales a los valores recibidos, a fin de controlar
que stos sean transferidos al depositario oficial...
Se comunic los resultados provisionales de acuerdo con el artculo 90 de la Ley
Orgnica de la Contralora General del Estado, a la Directora Financiera, a la
Recaudadora, mediante oficio No. 001-CR-GADMCB-2013 y No. 003-CR-GADMCB2013 del 28 de octubre de 2013 respectivamente, sin recibir respuesta.
Como consecuencia a esta situacin el equipo de auditora no pudo revisar que los
ingresos hayan sido depositados en las cuentas rotativas de forma completa e intacta
en el proceso de la accin de control.

once

11

Conclusin
Las recaudaciones de los ingresos en efectivos, cheque certificado o cheque cruzado
a nombre de la entidad no son depositados de manera oportuna y diaria, impidiendo
contar con los recursos financieros oportunamente..
Recomendacin
A la Directora Financiera
7. Disponer a la Tesorera que las recaudaciones que se efecten, deben ser
depositadas dentro de las 24 horas de haber sido realizada la recaudacin o al da
hbil siguiente, de igual manera confirmar que los ingresos sean depositados en
forma completa e intacta.
A la Recaudadora
8. Aplique las polticas y procedimientos de Determinacin y recaudacin de los
ingresos, implementado por la mxima autoridad.
Medidas de proteccin de las recaudaciones
La entidad pblica no dispone de medidas de seguridad necesaria para resguardar los
fondos que se recauden. Se pudo evidenciar que en el departamento de recaudacin
no existen medidas necesarias para el resguardo de las recaudaciones que se
efectan diariamente, mientras permanezcan en el poder de la recaudadora. La
institucin no cuenta con un manual de medidas de seguridad.
El GAD Municipal del Cantn Balsas ha inobservado el Art. 77 nmero 1 letra a) de la
Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y La Norma de Control Interno 40305 Medidas de proteccin de las recaudaciones que en su parte pertinente expresa
La mxima autoridad de cada entidad pblica y el servidor encargado de la
administracin de los recursos, adoptarn las medidas para resguardar los
fondos que se recauden directamente, mientras permanezcan en poder de la
entidad y en trnsito para depsito en los bancos corresponsales....
Se comunic los resultados provisionales de acuerdo con el artculo 90 de la Ley
Orgnica de la Contralora General del Estado, a la Directora Financiera, mediante
oficio No. 003-CR-GADMCB-2013 del 28 de Octubre de 2013 respectivamente, sin
obtener respuesta.

doce

12

Debido a esta situacin el equipo de auditora manifiesta que la entidad puede ser
vctima de robos ya que personas no identificadas entran y salen de las reas que
estn solo autorizadas al personal de recaudacin.
Conclusin
Las recaudaciones de los ingresos en efectivos, cheque certificado o cheque cruzado
a nombre de la entidad no disponen de medidas de seguridad pertinente y necesaria
para la salvaguarda de los mismos.
Recomendacin
A la Directora Financiera
9. Implementar sistemas que permitan resguardar los fondos que se recauden
diariamente o los que permanezcan en poder de la entidad para que estos puedan
ser depositados o mantenidos en la institucin sin tener que afrontar riesgos de
posibles robos.
Saldos depositados no son reales a los recaudados
La institucin no verifica que las recaudaciones de los ingresos efectuados
diariamente sean depositadas en forma completa e intacta en las cuentas rotativas
autorizadas. Se puedo comprobar que valores recaudados no han sido depositados
debido a que la recaudadora ha tomado prestado los valores correspondientes a los
comprobantes No. 0221 y No. 0223 por un valor total de $ 1 000 USD. La institucin
cuenta con los correspondientes procedimientos para que las recaudaciones sean
depositadas en las cuentas respectivas sin embargo la encargada de las
recaudaciones ha obviado esto.
La recaudadora ha desobedecido el Art. 77 nmero 3 letra a, c) de la Ley Orgnica de
la Contralora General del Estado, el Art. 18 letra b) del Reglamento Orgnico
Funcional del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Balsas y La
Norma de Control Interno 403-01 Determinacin y recaudacin de los ingresos y la
norma 403-04 que en sus partes pertinente expresan:
Los ingresos obtenidos a travs de las cajas recaudadoras, en efectivo,
cheque certificado o cheque cruzado a nombre de la entidad sern revisados,
depositados en forma completa e intacta y registrados en las cuentas rotativas
de ingresos autorizadas, durante el curso del da de recaudacin o mximo el
da hbil siguiente...

trece

13

Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarn una

verificacin diaria, con la finalidad de comprobar que los depsitos realizados
en el banco corresponsal sean iguales a los valores recibidos, a fin de controlar
que stos sean transferidos al depositario oficial...
Se comunic los resultados provisionales de acuerdo con el artculo 90 de la Ley
Orgnica de la Contralora General del Estado, a la Directora Financiera, a la
Recaudadora, mediante oficio No. 001-CR-GADMCB-2013 y No. 003-CR-GADMCB2013 del 28 de octubre de 2013 respectivamente, obteniendo la respuesta de la
Recaudadora, que mediante oficio No. 005-OE-GADMCB-2013, expresa:
Pongo a su conocimiento que los valores correspondientes a los comprobantes de
ingresos No. 0221 y No. 0223 fueron tomados prestados por mi persona, debido a
que una de mis hijas se encontraba delicada de salud y no tuve ms opcin que tomar
estos valores. Cabe recalcar que estos valores iban a ser devueltos lo ms pronto
posible.
Lo expresado por la Recaudadora no vara el criterio de auditoria.
Como consecuencia a esta situacin el equipo de auditora no pudo obtener un saldo
real de los ingresos donde constaban dichos comprobantes, adems de esto la
recaudadora se ve involucrada en inconvenientes ya que se autoriz prstamos sin
contar con una debida supervisin previa de sus superiores.
Conclusin
Las recaudaciones de los ingresos en efectivos, cheque certificado o cheque cruzado
a nombre de la entidad no son depositados de manera oportuna y diaria, impidiendo
contar con los recursos financieros oportunamente, y adems de estos no
ocasionando una prdida econmica a la Institucin.
Recomendacin
A la Directora Financiera
10. Vigilar que la Tesorera deposite las recaudaciones efectuadas de forma completa
e intacta y que estas se den de manera oportuna.
A la Recaudadora
11. Aplique las polticas y procedimientos de Determinacin y recaudacin de los
ingresos, implementado por la mxima autoridad y no tomar atribuciones no
competentes a sus funciones de trabajo.

catorce

14

Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo realizados por personas no

pertinentes.

La entidad no delega a las personas independientes y competentes para que realicen

las funciones de registro, autorizacin y custodia de fondos en los procesos de
arqueos sorpresivos. Se pudo constatar que los arqueos del mes de enero fueron
realizados por una persona delegada por la Administracin Financiera que no
perteneca a la institucin, dicha persona cuadr el arqueo ya que la cajera era su
amiga asumiendo que los registros estaban correctos cuando en realidad faltaban $
800 USD. La Administracin Financiera de la institucin cuenta con funciones que
permite la participacin o delegacin de personal para que velen por el cumplimiento
de las recaudaciones de ingresos, sin embargo la Administradora no ha implementado
las funciones expuesto por la mxima autoridad.
Administradora ha incumplido el Art. 77 nmero 1 letra a, c) de la Ley Orgnica de la
Contralora General del Estado, el Art. 17 letra f, k) del Reglamento Orgnico
Funcional del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Balsas y La
Norma de Control Interno 405-09 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo que
en su parte pertinente expresa
Estos arqueos sern efectuados por la Unidad de Auditora Interna o por
personas delegadas por la Unidad de Administracin Financiera, que sean
independientes de las funciones de registro, autorizacin y custodia de fondos.
Si durante el arqueo de fondos o valores se detectaren irregularidades, se
comunicar inmediatamente este particular a la autoridad competente y a la
Unidad de Auditora Interna, para que adopten las medidas correctivas
necesarias...
Se comunic los resultados provisionales de acuerdo con el artculo 90 de la Ley
Orgnica de la Contralora General del Estado, a la Directora Financiera, a la
Recaudadora, mediante oficio No. 001-CR-GADMCB-2013 y No. 003-CR-GADMCB2013 del 28 de octubre de 2013 respectivamente, obteniendo la respuesta de la
Directora Financiera, que mediante oficio No. 006-OE-GADMCB-2013, expresa:
Pongo a su conocimiento que para la verificacin de los Arqueos
Sorpresivos fue designada una persona a quien conozco desde hace muchos
aos, adems ya que en la institucin no se encontraba funcionarios del
GAD.
Lo expresado por la Directora Financiera no vara el criterio de auditoria.

quince

15

Debido a esta situacin el equipo de auditoria no pudo acceder a la verificacin y

constatacin de los valores recaudados en el proceso de la accin de control.
Conclusin
Los registros efectuados en el departamento de Tesorera-Recaudacin no se
encuentran verificados por una persona competente e independiente lo cual puede
causar que los saldos en las cajas recaudadoras puedan ser maquillados o que estos
no sean presentados con veracidad.

Recomendacin
A la Directora Financiera
12. Delegue y autorice personal competente e independiente para la ejecucin de
Arqueos sorpresivos en la institucin.

diecisis

16

ANEXO 1. NMINA DE SERVIDORES RELACIONADO

Nombres
completos

Cargo
desempeado

Maldonado
Zosoranga Silverio

Alcalde

Solano Maza
Sandra Consuelo

Directora
Financiera

Cdula de
ciudadana

Direccin
domiciliaria

Telfono

01-10-2009

l Oro, Barrio Valencia

Av. 2 calle 25

2517315

GAD MUNICIPAL
CANTON BALSAS

01-10-2009

l Oro, Barrio Valencia

Av. 5 calle 2

2525890

GAD MUNICIPAL
CANTON BALSAS

l Oro, Barrio Cardenas

Av. 5 calle 5

2556729

GAD MUNICIPAL DEL

CANTON BALSAS

2513424

GAD MUNICIPAL DEL

CANTON BALSAS

2556342

GAD MUNICIPAL DEL

CANTON BALSAS

071522342-0

071632456-1

Lugar habitual de trabajo

Entidad
Direccin

Perodo de
gestin

Pearreta Gallardo
Rupty Mara

Contadora General

071237862-9

01-10-2009

Asanza Galarza
Elsa Enedina

Recaudadora

073456739-2

01-10-2009

Bravo Rueda Mara

Elizabeth

Tesorera

073542689-3

01-10-2009

l Oro, Barrio Valdivia

Av. 9na calle 19
l Oro, Barrio
Rocafuerte Av. 8va
calle 10

Galarza Asanza
Hector Ulbio

Concejal

072467458-4

01-10-2009

l Oro, Barrio Valdivia

Av. 10ma calle 14

2514239

GAD MUNICIPAL DEL

CANTON BALSAS

Romero Ivan
Lender

Concejal

071928371-7

01-10-2009

l Oro, Barrio Valdivia

Av. 24a calle 11

2576980

GAD MUNICIPAL DEL

CANTON BALSAS

Gallardo Alvarado
Xiomara

Concejal

072453620-0

01-10-2009

l Oro, Barrio Cardenas

Av. 5 calle 5

2543219

GAD MUNICIPAL DEL

CANTON BALSAS

Castllo Romero
Rodrigo

Concejal

075634823-1

01-10-2009

l Oro, Barrio Valdivia

Av. 9na calle 19

2587963

GAD MUNICIPAL DEL

CANTON BALSAS

Herrera Apolo Jairo

Concejal

074676832-2

01-10-2009

l Oro, Barrio Valdivia

Av. 9na calle 19

2517896

GAD MUNICIPAL DEL

CANTON BALSAS

Zambrano Cabrera
Fernando

Concejal

073347638-6

01-10-2009

l Oro, Barrio
Rocafuerte Av. 8va

2567453

GAD MUNICIPAL DEL

CANTON BALSAS

diecisiete

17

Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro
Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro
Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro
Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro
Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro
Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro
Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro
Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro
Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro
Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro
Calle sucre y 24
de Mayo, El Oro

ANEXO 2. CRONOGRAMA DE RECOMENDACIONES

GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTN BALSAS

CRONOGRAMA DE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES
2013
No

CARGOS /RECOMENDACIONES

ENE FEB MAR

FIRMAS DE LOS SERVIDORES

RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO

A LA DIRECTORA FINANCIERA

Disponga y vigile que la contadora aplique las polticas y procedimientos de archivo para la conservacin y
mantenimiento de archivos fsicos y magnticos implementadas por la administracin.

Delegue y autorice personal competente e independiente para la ejecucin de Arqueos sorpresivos en la

institucin.

Delegue y autorice ejecutar la verificacin y validacin de saldos en los perodos establecidos en la norma de
control interno es decir cada trimestre y al finalizar cada ejercicio.

Disponer a la Tesorera que las recaudaciones que se efecten, deben ser depositadas dentro de las 24 horas de
haber sido realizada la recaudacin o al da hbil siguiente, de igual manera confirmar que los ingresos sean
depositados en forma completa e intacta.

Implementar sistemas que permitan resguardar los fondos que se recauden diariamente o los que permanezcan en
poder de la entidad para que estos puedan ser depositados o mantenidos en la institucin sin tener que afrontar
riesgos de posibles robos.

10

Vigilar que la Tesorera deposite las recaudaciones efectuadas de forma completa e intacta y que estas se den de
manera oportuna.

12

Delegue y autorice personal competente e independiente para la ejecucin de Arqueos sorpresivos en la

institucin.
A LA CONTADORA

Implementar sistemas que permitan resguardar los fondos que se recauden diariamente o los que permanezcan en
poder de la entidad para que estos puedan ser depositados o mantenidos en la institucin sin tener que afrontar
riesgos de posibles robos.
A LA RECAUDADORA

Limitarse y procurar realizar sus funciones en las recaudaciones y permitir la respectiva constatacin de dinero en
efectivo.

Aplique las polticas y procedimientos de Determinacin y recaudacin de los ingresos, implementado por la
mxima autoridad.

11

Aplique las polticas y procedimientos de Determinacin y recaudacin de los ingresos, implementado por la
mxima autoridad y no tomar atribuciones no competentes a sus funciones de trabajo.
A LA TESORERA

Aplique las polticas y procedimientos de la Conciliacin y Constatacin de saldos y verifique que los resultados
anteriores sean los reales.

Nota: las recomendaciones que constan en el borrador del informe y que son puestas en conocimiento de los servidores responsables de su aplicacin en la entidad examinada, se encuentran
sujetas a cambios durante el proceso de revisin hasta el tramite de la aprobacin final del informe.

dieciocho

Elaborado por:

Revisado por

Cpa. Csar Santos Franco

Jefe de Auditora Interna

Ing. German Mosquera Soriano

Delegado Provincial

18

Cpa. Csar Santos Franco

__________________________
f) Servidor a cargo de la unidad administrativa de control que emite el informe

diecinueve

19