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e-mail: s10@s10peru.com
Software producido por el GRUPO S10
S10
Contenido
Introduccin. 4
Generalidades 4
Entorno de trabajo del S10........ 5
Acceso al mdulo de Gerencia de proyectos . 6
Planificacin ........ 6
Registro de un nuevo proyecto....... 6
Asignar presupuestos al proyecto 9
Calendario . 10
Registro de das no laborables . 10
Horario de trabajo 11
Calcular horas y das laborables para los perodos .. 11
Botones . 12
Actividades 12
Generalidades .. 12
Datos que proporciona este escenario . 12
Cuando se cambia el presupuesto 12
Subactividades 13
Caso a) Asignacin automtica (ver en Valorizaciones) ..
13
Caso b) Asignacin manual . 13
Para el Meta .
13
Estructura de divisin del trabajo ..
13
Registro de las fases (WBS) ..
14
Preparando las partidas antes de asignar a las fases
16
Consolidar partidas ..
16
Hacer asignable
17
Asignar partidas a las fases
19
Subfases
20
Botones ..
21
Partidas de control ..
23
Acceso al escenario
24
Registro de las partidas de control ..
24
Verificar estructura . 24
Registro
25
Asignacin de actividades a las partidas de control
26
Botones ..
26
Perodos .
27
Generalidades
27
Acceso al escenario ..
27
Hacer visible los perodos .
27
Crear perodos personalizados ..
28
Botones ..
32
Cronograma por perodos .
33
Acceso al escenario ..
33
Tomar datos del presupuesto ......
33
Exportar al MS Project
34
Informacin exportada al MS Project
34
Mostrar barras
34
Para insertar la columna Cuadrilla 35
Verificando la duracin de las actividades .
35
Vincule las actividades ..
36
Importar los datos del MS Project al S10 ..
38
Resultados de la planificacin .
40
Exportar el cronograma de avances a Excel
40
Imprimir reporte del cronograma de avances desde el S10 ..
41
Actividades y recursos ..
45
Exportar el plan de utilizacin de recursos a Excel .
45
Botones
46
Registro de informacin previa a la ejecucin .. 47
Personal disponible 47
Registro de obreros en el catlogo de identificadores ..
47
Eleccin del personal disponible ..
50
S10 Gerencia de proyectos
S10
Acceso al escenario .
Propiedades de los obreros
Copiar propiedades de los obreros
Equipo disponible ..
Registro de activos en el catlogo de recursos ..
Acceso al catlogo de recursos ..
Seleccin de activos disponibles ..
Acceso al escenario .
Propiedades del equipo ..
Grupo de trabajo
Acceso al escenario .
Asignar obreros a los grupos de trabajo
Registro de subcontratos .
Acceso al escenario .
Actividades por grupos .
Acceso al escenario .
Ejecucin ..
Orden de trabajo
Generar orden de trabajo
Exportar la orden de trabajo a Excel .
Importar la orden de trabajo de Excel
Para conocer la cantidad de materiales que utilizar
Tareos manuales .
Exportar el tareo a Excel .
Elija la partida de control ..
Elija el tipo de hora .
Importar tareo .
Proceso del tareo
Resultados de la mano de obra por semana .
Uso del mdulo Almacenes
Registro de usuarios en el sistema .
Registro de usuarios en el proyecto
Movimientos ..
Ingresos
Ingreso por compra .
Egresos ..
Egreso a partida de control ..
Stock .
Informes .
Registro de avances
Valorizacin de subcontratos .. .
Partes de equipo
Control .. ..
Requisito ..
Resultados operativos
Resultados operativos acumulados ..
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Introduccin
Este es un programa que sirve para planificar, ejecutar y controlar proyectos a partir de presupuestos
asignados al proyecto. Todas las labores que se realizan en el proyecto es dentro del costo previsto, por
consiguiente no existe el problema de recursos sobre asignados y trabaja hasta con 3 tipos de
presupuestos del mismo proyecto.
El conjunto de programas que se describe en esta gua, ha sido desarrollado dentro de los nuevos
conceptos de la Gerencia de proyectos, como es el WBS y un cronograma grfico de Gantt para la parte
de planificacin para lo que utilizaremos el MS Project 2003.
Este programa tambin est preparado para el manejo de los recursos de mano de obra, materiales,
equipos y subcontratos.
El mdulo de Almacenes es utilizado para el manejo de los recursos tipo material.
Durante la ejecucin, el sistema se integra con Excel, para el acopio de informacin del campo.
Para el control se usa los conceptos del valor ganado y los resultados que esperamos con la gestin del
proyecto son los Resultados Operativos para cuantificar el avance en cuanto a costo y metrado.
Slo un control peridico de preferencia semanal, permite tener bajo control el proyecto y tomar las
medidas correctivas justo a tiempo.
Generalidades
Se utilizarn los mdulos:
Presupuestos
Gerencia de proyectos
Almacenes
Resultados operativos.
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S10
1 Planificacin
1.1 Registro de un nuevo proyecto
1.1.2 Datos del proyecto
Para que el usuario pueda realizar un seguimiento, se registrar el proyecto:
Proyecto: Puente en carretera
Propietario: Ministerio de transportes y Comunicaciones
Lugar: Urubamba
Fecha Inicio: 04/07/2005
Plazo: 180 das
Tipo de moneda: Nuevos Soles.
Calendario: Base
1.1.3 Registro del proyecto
El proyecto y sus datos complementarios se registran en el escenario de datos generales.
Acceso al escenario de Datos generales,
En el rbol de este catlogo registre el tipo de proyecto, en este caso OBRAS VIALES.
S10
Nota: En el rbol de este catlogo se registran los grupos de proyectos, Ej.: edificaciones, obras viales,
centros comerciales; o los proyectos que se realizan en el departamento de Arequipa, Lima, etc.
El sistema muestra la ventana de registro del proyecto: Ingrese los datos solicitados:
S10
Llamada a: Propietario, como el elaborar el presupuesto se registr el nombre del propietario, ahora
digite el nombre para llamarlo.
Llamada b: Ingrese el mismo lugar del presupuesto.
Llamada c: Ingrese la fecha de inicio del proyecto, este dato es importante, ya que a partir de este el
sistema genera perodos semanales y mensuales.
Llamada d: Fecha fin, no ingrese este dato, el sistema lo calcula automticamente.
Llamada e: Plazo, es el lapso de tiempo en das calendario que est previsto dure la ejecucin del
proyecto, es un dato tentativo inicial y sirve para generar los perodos a partir de la fecha de
inicio.
Llamada f: La semana comienza el, hay muchas empresas que inician la semana (para efectos del pago
de planillas el da lunes, otros el mircoles, etc.).
Llamada g: Moneda, elija el mismo tipo de moneda utilizado en el presupuesto.
Llamada h: Moneda Secundaria Almacenes, elija el tipo de moneda alterno (ejemplo, Dlares
Americanos.)
Llamada i: Empresa, ingrese el nombre de su empresa.
Llamada j: Sucursal, este dato es informativo.
Llamada k: Direccin, este dato es informativo.
Llamada l: Telfono, este dato es informativo.
Llamada m: Fax, este dato es informativo.
Llamada n: Adicionar, despus de registrar todos los datos use este botn para grabarlos y cerrar la
ventana y el proyecto ser mostrado en el catlogo de proyectos.
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S10
Luego el sistema muestra, el presupuesto asignado; es el mismo proceso para asignar los dems
presupuestos,
Comentario: El sistema permite asignar uno o varios presupuestos a cada uno las ramas. A medida que
se elaboren ms presupuestos para el proyecto, estos deben ser asignados donde
corresponda, cuando en el proyecto existan ampliacin de metas u obras adicionales,
elabore otro presupuesto y asigne.
1.2 Calendario
El proyecto usa calendarios para definir los das hbiles y feriados dentro del lapso de ejecucin del
proyecto, incluye los horarios de trabajo hasta de 3 turnos. De manera predeterminada, al registrar un
proyecto en el escenario de datos generales tambin le asigna un calendario base por defecto que es
utilizada por todas las actividades y subactividades del proyecto. Los das laborables y no laborables
definida en el calendario base son los das laborables y no laborables predeterminados de cada recurso,
no es necesario asignar calendarios a los recursos. El usuario debe registrar un horario (desde el men
Herramientas) y tambin puede asumir el Calendario Base, que es mostrado en el escenario de
Calendario. Este calendario y horario es asignado al proyecto por defecto al momento de su registro para
luego adecuarlo. El usuario tambin puede registrar un nuevo calendario y horario para el proyecto.
1.2.1 Uso del calendario
El calendario se usa para asignar al proyecto. A una actividad (una barra del diagrama de Gantt.);
cuando una barra (actividad) en el diagrama de Gantt es dividida varias subactividades a cada una de
estas se le puede asignar un calendario diferente.
1.2.2 Acceso al escenario
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Una vez que ingrese el horario del da lunes, marque un bloque solo de la lnea del da lunes haciendo
un clic sobre el botn
luego haga clic derecho sobre el bloque y el sistema muestra un men de
donde debe elegir copiar. Marque un bloque de los das martes, mircoles, jueves y viernes, luego haga
clic derecho sobre el bloque y del men que muestre elija pegar. Tambin modifique el horario del da
sbado.
1.2.5 Calcular horas y das laborables para los perodos
1.2.6 Botones
Inicializar Calendario: Toma los datos del horario original, definido desde el men herramientas.
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1.3 Actividades
1.3.0 Generalidades
El conjunto del proyecto debe ser descompuesto en segmentos ms pequeos y manejables con
suficiente detalle, organizando el proyecto de acuerdo al proceso constructivo, con participacin de todas
las partidas de los presupuestos asignados. Este proceso tambin es conocido como faseado o
Estructura de Divisin del Trabajo (EDT) o (WBS siglas en ingls), en las que se agrupan partes del
presupuesto (partidas) con los metrados que corresponde a cada una de estas y que pasan a formar
actividades que son las que se programan.
Actividad es una porcin de partida asignada a una fase o WBS, el conjunto de actividades pasan al
escenario del diagrama de Gantt para que sean programadas. Resumiendo el concepto se trata de
adecuar los presupuestos al proceso constructivo.
El proceso que se describe debe efectuarse para los presupuestos:
Venta.
Meta.
1.3.1 Datos que proporciona este escenario
Proporciona el faseado o el WBS con las actividades que sern programadas en el escenario del
diagrama de Gantt.
1.3.2 Cuando se cambia el presupuesto
Vaya a S10 Presupuestos y procese el presupuesto. Luego use el botn
actividades y luego en el diagrama de Gantt use el botn
.
en el escenario de
1.3.4 Subactividades
Al ubicar el cursor en Venta en el rbol, toma los datos del presupuesto asignado, mostrando las partidas
y subpartidas en una sola hoja con la finalidad de que puedan ser utilizadas en la planificacin. Esta
labor se realizar slo la primera vez que se ingresa a este escenario o cuando se asigne mas
presupuestos al proyecto. En caso de que el proyecto tenga asignado varios presupuestos, para
visualizar otro presupuesto,
Caso a) Asignacin automtica (Ver en Valorizaciones)
Caso b) Asignacin manual
Esta opcin es la recomendada para el Meta y Venta descompuesto, permite definir la estructura de
registro de las fases, luego registrar manualmente las fases o WBS y luego asignar las partidas a cada
una de las fases, con los metrados que le corresponde.
1.3.4.2 Para el Meta
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Luego en un organigrama se describe las partes del puente en forma detallada, tal como ser construida.
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El organigrama, tambin se utiliza para asignar responsables a cada segmento del proyecto, adems
este es ingresado al sistema como WBS. Al diagrama de Gantt pasan las actividades ordenadas de
acuerdo a lo mostrado en el organigrama.
1.3.4.2.2 Registro de las fases (WBS)
Previamente defina la estructura de registro.
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Consolide:
Agregado fino para concreto
Agregado grueso para concreto
Piedra grande.
b) Hacer asignable: Tiene la finalidad de agrupar las subpartidas a la partida principal, con la finalidad
de asignar una sola partida de concreto a la fase o WBS.
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Previo a la asignacin de las partidas a las fases, visualice slo los campos que son necesarios,
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1.3.4.2.5 Subfases
Las actividades que forman parte de una fase se encuentran juntas, en lo que respecta a encofrado,
concreto y acero. Con la finalidad de que al escenario del diagrama de Gantt pasen estos datos en forma
ordenada y de acuerdo al proceso constructivo; se forman las subfases.
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Asigne todas las actividades a las fases. Para verificar que todas las partidas hayan sido asignadas a las
fases use el botn
Despus de concluir con la asignacin de partidas a las fases o efectuar cambios use el botn
numerar en forma correlativa las actividades asignadas.
1.3.4.3
para
Botones
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1.4.3 Registro
Importante: Despus de que una partida de control tenga movimientos, no modifique la estructura
de registro de las partidas de control.
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, luego el botn
Expandir todos, muestra todas las actividades de la rama elegida, sea esta del venta, venta
descompuesto, meta o lnea base.
Contraer todos, muestra las actividades slo al primer nivel
Ubicar una partida, cuando el puntero del ratn lo ubica sobre una partida, el sistema muestra
una ventana donde indica al presupuesto al que pertenece as como el tem dentro de la hoja del
presupuesto.
Verificar asignacin, toma los datos del presupuesto. Utilice esta opcin todas las veces que
cambie datos en el presupuesto.
Asignacin automtica, genera automticamente una estructura en las partidas de control y
asigna las actividades (previamente agrupadas en el escenario de Actividades).
S10 Gerencia de proyectos
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Use esta opcin siempre y cuando no tenga registrado las partidas de control, ya que al
efectuar una asignacin automtica los niveles de Definir estructura sern modificados.
Ubicar sin asignacin, verifica que todas las actividades estn asignadas a las partidas de
control. Para efectuar esta verificacin el contenido de la ventana superior tiene que estar
expandida.
1.5 Periodos
1.5.1 Generalidades
Los periodos son lapsos de tiempo en los cuales se planifica la ejecucin de las actividades y el sistema
los genera en forma automtica de acuerdo a la fecha de inicio del proyecto y el plazo, estos datos
fueron definidos en el escenario de datos generales al momento de registrar el proyecto. Los perodos
definidos son para todo el proyecto.
Labores que se efectan en este escenario
Hacer visibles o esconder periodos, para los escenarios donde sean requeridos.
Crear periodos personalizados.
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A continuacin elija todos los periodos semanales que formarn parte de la valorizacin 1, para visualizar
slo los periodos semanales,
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1.5.5 Botones
Eliminar perodos excedentes.
Actualiza los datos del proyecto.
Refrescar, toma los nuevos datos de inicio y fin del proyecto.
IMPORTANTE: S crea perodos personalizados, estos necesariamente deben tener como
perodos componentes, semanas o meses.
Los perodos tambin pueden tener perodos equivalentes, que deben ser
semanas o meses.
No elimine los perodos bsicos (das).
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1 cuadrilla
4 cuadrillas (en cada uno de los estribos)
5 cuadrillas
2 cuadrillas
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Llamada d12: mano de obra; imprime slo los recursos tipo mano de obra.
Llamada d13: Materiales; imprime slo los recursos tipo material.
Llamada d14: Equipos; imprime slo los recursos tipo equipo.
Llamada d15: Subcontratos; imprime slo los recursos tipo subcontrato.
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para sumar los datos verticalmente, luego para visualizar el plan de utilizacin de
Luego debe elegir una carpeta donde grabar el archivo a exportar, el archivo exportado se muestra a
continuacin.
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1.6.11 Botones
Depurar cronograma: Elimina datos que ya no sern utilizados.
Sumar actividades: Debido a que las partidas del presupuesto han sido agrupadas en fases, este
botn calcula los parciales y suma hacia los ttulos. Use esta opcin cuando modifique la
asignacin de partidas a las fases en el escenario de Actividades.
Especificaciones: Es un filtro que permite mostrar las actividades de acuerdo a las opciones
mostradas en la ventana.
Ubicar partida: Esta opcin es informativa, permite ubicar una partida o una actividad asignada a
una fase, indica al proyecto y presupuesto de donde proviene.
Mostrar leyenda: Este botn muestra o esconde la leyenda que permite jugar con el nmero de
cuadrillas, para obtener la cantidad de das que es necesario para ejecutarla.
Visualizar: Todas las opciones que muestra el men, es para la parte inferior del escenario.
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Obreros
Peones
o Registre 18 peones para concreto.
Oficiales
o Registre 2 oficiales para concreto.
o Registre 8 oficiales para encofrado.
Operarios
o Registre 4 operarios para encofrado.
Adems:
1 operario que se encargar de controlar la preparacin de agregados
1 operario que se encargar de controlar la colocacin del acero
1.7.1 Registro de obreros en el catlogo de identificadores
Como ejemplo se toma el registro del obrero: Vicente Gmez, se desempear como Oficial de
Concreto.
Acceso al catlogo de identificadores
En el catlogo de identificadores,
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El sistema muestra el catlogo de recursos, (donde previamente se tienen registrados) todos los activos
propios y de terceros que se usar en la construccin del proyecto,
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A cada uno los activos que participan en la ejecucin del proyecto, se relacionar con el equipo
presupuestado, adems se le ingresar los datos de precios, equivalencias, de similar forma como se
hizo para la mano de obra.
Para ingresar las propiedades a los equipos:
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Requisitos: Tener registrado el personal en el escenario de personal disponible, con sus propiedades.
1.10.1 Acceso al escenario:
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Los recursos elegidos son mostrados en la ventana de registro de subcontratos, para asignarles partida
de control.
Luego el sistema muestra el catlogo de las partidas de control, con la finalidad de asignar a cada uno
de los recursos tipo subcontrato,
Una vez que tenga todos los datos del subcontrato use el botn Adicionar, para grabarlos y cerrar la
ventana.
A continuacin se muestra el subcontrato registrado:
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Con lo que termina el registro del subcontrato, el siguiente paso es valorizar, que lo haremos luego.
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A cada una de las actividades se le asigna una cuadrilla o grupo de trabajo que se encargar de su
ejecucin, esto es un requisito previo para generar ordenes de trabajo.
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A cada uno de los grupos de trabajo se le asigna las actividades que ejecutar.
2 Ejecucin
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Tener registrado las fases o WBS, y haber asignado partidas a las fases.
Tener registrado en el escenario de personal disponible a todo el personal obrero, que participar en
la ejecucin del proyecto.
En el escenario de grupos de trabajos, con el personal disponible haber formado los grupos de
trabajo o cuadrillas.
Tener registrado en el escenario de activos disponibles a todo el equipo propio y de terceros que
participar en la ejecucin del proyecto.
En el escenario de grupos de equipos, con el activo disponible haber formado los grupos de trabajo
o cuadrillas.
Los grupos de trabajo deben estar asignadas a las actividades.
A la empresa que ejecuta el proyecto se le debe asignar el formato en Excel de la Orden de trabajo por
grupo.
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Estas son las actividades programas para el sbado 23 de julio del 2005,
Antes de exportar la orden de trabajo a Excel, en su PC cree una carpeta donde sern almacenadas
todas las rdenes de trabajo generadas para este proyecto.
2.1.2 Exportar la orden de trabajo a Excel
Nota: La orden de trabajo Impresa se entrega al tareador, maestro de obra y capataz del grupo.
El ejemplo que se acaba de realizar es para actividades programadas en el diagrama de Gantt.
A continuacin se muestra una orden de trabajo exportada al Excel.
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Una vez que registre los datos en la orden de trabajo en Excel, guarde el contenido de la hoja Excel y
cierre.
2.1.3 Importar la orden de trabajo de Excel
La hoja Excel que contiene la orden de trabajo tiene que estar cerrada.
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Los avances registrados en la OT son visualizados en el escenario del Cronograma por perodos.
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Estos son los datos exportados a Excel, y puede enviar al almacn un e-mail para que efecte el egreso.
Otra forma de conocer la cantidad de materiales que se utilizar es ingresar al escenario de Cronograma
por perodos, para luego usar el botn
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Registre el tareo para cada uno de los obreros, s un obrero realiza ms de una actividad durante el da,
utilice una nueva rotacin para cada partida de control.
Despus de registrar los tareos use el botn
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Llamada a:
Llamada b: Cuando cambia el precio de la mano de obra en el semana 33, slo por nica vez procese
el tareo poniendo check en Actuales, para la semana 34 y siguientes retorne el check a
Histricos.
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Detalle tareo partida, muestra una ventana con el tareo detallado de la semana elegida.
Llamada b:
Resumen tareo obrero, muestra en una ventana las semanas en las que trabajo en obrero
en el proyecto, al elegir una semana muestra el detalle de los das.
Llamada c:
Llamada d:
Propiedades, muestra la ventana Identificador, donde se puede editar cada uno de sus
datos.
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Con lo que concluye el proceso de registro de usuarios. Cierre o salga del mdulo de almacenes.
Luego ingrese al mdulo de almacenes como el usuario Andrs.
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A.1.3 Movimientos
A.1.3.1 Ingresos
Todo recurso sebe ser ingresado al almacn antes de ser egresado y debe estar respaldado por un
documento en el que figure la fecha, cantidad, precio unitario, unidad.
A.1.3.1.1 Ingreso por compra
Este movimiento se efecta cuando los recursos que ingresarn al almacn vienen respaldados por una
factura, boleta de venta o ticket y cuya adquisicin ha sido realizada sin un trmite previo como una Nota
de Compra u Orden de Compra.
Datos que sern utilizados para el ingreso por compra
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Los recursos elegidos son mostrados en el formulario de ingreso, para el ingreso de cantidades y
precios,
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A.1.3.2 Egresos
A.1.3.2.1 Egreso a Partida de Control
Este tipo de egreso es el ms usado durante la ejecucin, es cuando el residente o maestro de obra
envan un pedido al almacn y el almacenero efecta un movimiento de egreso.
Es requisito tener en el stock del almacn los recursos que sern egresados.
Estos son los datos que se utilizarn en el ejemplo,
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Nota: Cuando tenga varios recursos en el formulario de egreso, marque un bloque, luego haga clic
derecho sobre el bloque y del men que muestre elija Asignar partida de control.
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Reporte
Efecte los egresos para los das 25, 26 y 27 de julio del 2005.
Estos son los egresos efectuados,
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A.1.4
Stock
Los reportes del escenario de Stock estn orientados a proporcionar informacin del tipo de recurso, a
una fecha determinada, este puede ser valorizado o fsico (cantidades). Tambin permite
Use el botn
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A.1.5
Informes
Este escenario permite obtener resultados valorizados en un determinado rango de fechas para
diferentes destinos los cuales dependen del tipo de almacn donde este ubicado.
Si se ubica en un almacn tipo:
Material:
Se basa en las guas de egreso a Partida de Control
Activo:
Se basa en las guas de egreso a Persona
Repuestos: Se basa en las guas de egreso a Activo
Economato: Se basa en las guas de egreso a Unidad Operativa
Para nuestro ejemplo lo haremos en un almacn tipo Material, por lo tanto trabajaremos con las guas de
egreso a Partidas de Control, involucra tambin a todas las guas de egreso con Partida de Control con
Descarga Directa.
Elija la semana,
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para sumar los datos en forma vertical y estos son los resultados,
Comentario: Existe la posibilidad de que los datos puedan ser ingresados por das para luego sumar a
semanas, o ingresar directamente los datos en los perodos semanales
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Para valorizar,
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Impresin de la valorizacin
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A la pregunta que efecte el sistema, responda eligiendo la opcin S. Cierre el Catlogo de Formatos
por Empresa
Antes de exportar los partes diarios a Excel, en su PC cree una carpeta 01 Partes de Equipo donde se
almacenar.
Estos son los datos que se registrarn:
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Use el botn
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Use el botn
3 Control
El control peridico del proyecto (de preferencia semanal), permite observar la marcha del proyecto, en
cuanto al avance y costo, de acuerdo a estos datos se toman las decisiones.
Requisito
Ingreso de avances: En el escenario del cronograma por periodos modo valorizado porcentaje o
metrado del meta.
Valorizar los subcontratos realizados en el perodo que se controla.
En almacenes procesar el stock.
Ingresar los partes de equipo y procesar.
Procesar los tareos de los perodos a controlar.
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