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Taller de Descripcin de Puestos

CENTRO DE INVESTIGACIONES BIOLGICAS DEL


NORESTE
Septiembre
p
, 2010

Contenido

Apartado

Objetivo del Taller

[1]

Definicin de Anlisis y Descripcin de Puesto

[2]

Metodologa HAY Descripcin del Puesto y Perfil

[3]

Desarrolla la Descripcin de tu Puesto

[4]

2009 Hay Group. All Rights Reserved

Objetivo del Taller

Objetivo del Taller

Desarrollar durante el Taller la


Descripcin y el Perfil del Puesto que
desempeas actualmente en el
CENTRO DE INVESTIGACIONES

BIOLGICAS
DEL NORESTE
de acuerdo a la Metodologa HAY

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Definicin de Anlisis y Descripcin


de Puesto

Anlisis y Descripcin de Puesto


Lo primero que debemos entender es Qu es un Puesto?

Puesto.
Es un conjunto de funciones que dentro de una estructura organizacional
aporta resultados que han de contribuir al fin de la Institucin.
Proceso de Descripcin de Puesto.
Es el proceso para identificar los principales elementos de un puesto,
puesto
mismos que se registran en un documento claro y uniforme que nos
permite comprender su contenido y alcance en la Institucin.

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Anlisis y Descripcin de Puesto


El primer paso para realizar un anlisis y descripcin de puesto es
ENTENDER EL PUESTO (no a la persona) Y LAS PRINCIPALES
FUNCIONES O ACTIVIDADES QUE DESARROLLA

Recibe
instrucciones

Aporta
Resultados
Realiza un
TRATAMIENTO

Desde el punto de vista de la Metodologa Hay, es importante conocer y entender la


posibilidad que tienen los puestos de responder por sus acciones y consecuencias
organizacionales.

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Anlisis y Descripcin de Puesto


Para describir un puesto es necesario tomar en cuenta algunas
consideraciones:
Lo que queremos es obtener la fotografa del puesto que desempeas
Reflejar el contenido real y actual del puesto, no las caractersticas de la
persona
Ser claros, concretos y precisos : Escribir para alguien que no conoce el
P esto
Puesto
Desarrollar la descripcin del puesto con base en la Metodologa HAY
que se va a explicar
q
p
Llenar los cuadros correspondientes a cada apartado de la descripcin
en caso de realizarla en forma electrnica. Utilizar letra de molde y
legible en caso de que la descripcin vaya a ser desarrollada en forma
legible,
manual y no por medio electrnico.
Utilizar lpiz
p p
para p
permitir borrar los contenidos no adecuados ((manual))
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Metodologa HAY
Descripcin del Puesto y Perfil -

Elementos de la Descripcin de Puesto


METODOLOGA HAY

Descripcin del Puesto

Perfil del Puesto

Datos de Identificacin

Caractersticas Personales

Revisiones y Aprobaciones

Escolaridad

Responsabilidades Principales

rea de Especialidad

Misin del Puesto

R l i
Relaciones
IInternas
t
yE
Externas
t

Habilidades Tcnicas y
Administrativas

Dimensiones

Idiomas

Problemas

Experiencia Laboral

Decisiones

Estructura Organizacional

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Elementos de la Descripcin de Puesto

Identificacin del Puesto /


Revisiones y Aprobaciones
Responsabilidades
Misin del Puesto
Relaciones Internas y Externas
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Estructura Organizacional
Perfil del Puesto

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Identificacin del Puesto /


Revisiones y Aprobaciones
IDENTIFICACIN DEL PUESTO: Es el conjunto de datos que permiten
situar al puesto dentro de la organizacin en el momento actual:

Ttulo del Puesto:

Reporta a:

Di
Direccin
i F
Funcional
i
l:

Subdireccin de rea:

Departamento:

Ubicacin Fsica:

REVISIONES Y APROBACIONES:
APROBACIONES registrar
i t
l
los
nombres,
b
fi
firmas
y
fechas de las personas que revisaron, validaron y aprobaron la
descripcin del puesto:

Ocupante o Titular del Puesto

Jefe Inmediato

Recursos Humanos

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Elementos de la Descripcin de Puesto

Identificacin del Puesto /


Revisiones y Aprobaciones
Responsabilidades
Misin del Puesto
Relaciones Internas y Externas
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Estructura Organizacional
Perfil del Puesto

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Responsabilidades del Puesto


Se debern registrar en el formato, las principales responsabilidades,
funciones o actividades del puesto en trminos de resultados,
aportados de forma permanente a la organizacin

Se consideran un mximo de 8 responsabilidades en la descripcin de los


puestos de acuerdo a nuestra metodologa (Implica una labor de anlisis y
sntesis)
t i )

Slo se debern incluir aquellas responsabilidades que se realizan permanente


o constantemente, no las eventuales

Se deben redactar de la siguiente manera:

Accin

Objeto

Qu hace?

Sobre qu lo hace?

Para qu lo hace?

Verbo
V b en Infinitivo
I fi iti

Complemento
dell
C
l
t d
verbo

Resultado Final

Definir q
qu hace el
puesto
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Indica dnde acta o


afecta el puesto

Resultado

Producto final obtenido


por el puesto, resultado
de la accin
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Responsabilidades del Puesto


La ACCIN es lo que hace el puesto y se deber redactar a travs de
la utilizacin de 2 verbos en infinitivo acordes a la responsabilidad

Puestos
Directivos

Mandos
M
d
Medios

Puestos de
Soporte

Dirigir
g
Administrar
Planear

Programar
g
Coordinar
Supervisar

Elaborar
Realizar
Recabar

Se debe evitar la duplicidad del uso de verbos entre el puesto del jefe y el del
colaborador ya que de acuerdo a los niveles organizacionales,
colaborador,
organizacionales desempean
diferentes funciones y responsabilidades.
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Responsabilidades del Puesto


- VERBOS ACTIVOS SUGERIDOS DIRIGIR
ADMINISTRAR
AUTORIZAR
ESTABLECER
COORDINAR
DETERMINAR
EVALUAR
ASEGURAR
CONTROLAR
PLANEAR
ASIGNAR
AUDITAR
DISTRIBUIR
SUPERVISAR
APROBAR
ASESORAR
AUTORIZAR
DISEAR
ESTANDARIZAR
INSTALAR
PLANEAR
PROGRAMAR
PROPORCIONAR
RECOMENDAR
REPRESENTAR
ACUMULAR
ALMACENAR
ANALIZAR
CALCULAR
CALIFICAR
COMPILAR

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Estratgico
E-Medio
E-M
E-M
E-M
E-M
E-M
E-M-Soporte
E-M-S
E-M-S
M
M
M
M
MS
M-S
M-S
M-S
M-S
M-S
M-S
M
S
M-S
M-S
M-S
M-S
M-S
S
S
S
S
S
S


































COMPROBAR
COMUNICAR
CONSOLIDAR
DESARROLLAR
EJECUTAR
ENTREVISTAR
ENVIAR
ESPECIFICAR
ESTIMAR
ESTUDIAR
EXAMINAR
EXPEDIR
FACILITAR
FIRMAR
FORMULAR
GIRAR
INFORMAR
INICIAR
INSPECCIONAR
INTERPRETAR
INVENTARIAR
OBTENER
OPERAR
PRESENTAR
PRESUPUESTAR
PRODUCIR
REALIZAR
RECABAR
REGISTRAR
REVISAR
SEGUIR
VERIFICAR

S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S

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Responsabilidades del Puesto


El OBJETO es donde recae el verbo, es decir, el complemento de la
accin o acciones que efecta el puesto, por ejemplo:
Accin: Analizar y revisar
Objeto: (Qu analiza y revisa ?) La informacin estadstica
2 Verbos
Accin (verbo)

Objeto (en qu recae el verbo)

Programar e
impartir

los cursos de capacitacin para el personal

Recibir y entregar

la documentacin y paquetera de la
Institucin

Analizar y registrar

los asientos contables de ingresos y


egresos
Dar
Dar secuencia
secuencia

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Responsabilidades del Puesto


El RESULTADO FINAL indica la responsabilidad que directamente
asume el puesto frente a la organizacin

Es la aportacin final que realiza el puesto a la institucin

Debe ser de naturaleza permanente

Accin
(verbo)

Objeto
(en qu recae el verbo)

Programar e
impartir

los cursos de capacitacin


para el personal

con el fomentar su desarrollo y la mejora en


su desempeo

Recibir y
entregar

la documentacin y
paquetera de la Institucin

con el fin de contribuir a lograr la


comunicacin entre las diversas reas y
contribuir
t ib i all desarrollo
d
ll de
d las
l operaciones
i
de
d
la Institucin.

Analizar y
registrar

los asientos contables de


ingresos y egresos

a fin de generar la informacin para los


cierres contables y la toma de decisiones

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Resultado
(la finalidad de la accin)

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Responsabilidades del Puesto


En varios puestos es comn que existan una serie de actividades
rutinarias o de soporte, ms que el concepto de responsabilidades o
funciones antes descrito

Actividad
Actividad

Responsabilidades

Actividad

Responsabilidades

Actividad

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Responsabilidades del Puesto


De esta forma, es como logramos describir
responsabilidades o actividades de los puestos.

las

principales

DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS


ACTIVIDADES

Recibir la solicitud de vacantes a cubrir

Revisar cartera de candidatos

Revisar las solicitudes de empleo

p
Identificar las p
principales
responsabilidades del puesto

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RESPONSABILIDADES (Funciones)

Reclutamiento y Seleccin de Personal

Capacitacin y Desarrollo de Personal

Relaciones Laborales

Compensaciones y Organizacin

Administracin de Personal

Desarrollo Organizacional

Seguridad e Higiene Industrial

Servicios al Personal
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Responsabilidades del Puesto


Director de Recursos Humanos, ejemplo de Responsabilidades:
Accin

Objeto

Resultado

Qu hace?

Sobre qu lo hace?

Para qu lo hace?

Verbos en infinitivo

Complemento del Verbo

Resultado final

Di i i y controlar
t l
Dirigir

la funcin de reclutamiento y
seleccin de personal

con el fin de dotar de los


recursos humanos idneos
acordes a la Misin y Visin de la
Organizacin

Disear e implementar

las estrategias de compensacin


para el personal de la Institucin

para asegurar la equidad interna y


competitividad externa frente al
mercado salarial.

Dar secuencia

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Dar secuencia

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Elementos de la Descripcin de Puesto

Identificacin del Puesto /


Revisiones y Aprobaciones
Responsabilidades
Misin del Puesto
Relaciones Internas y Externas
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Estructura Organizacional
Perfil del Puesto

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Misin del Puesto


Es la razn de ser del puesto dentro de la organizacin en el sentido
s g
global
oba y responde
espo de a la
ap
pregunta
egu ta
Para
a a qu e
existe
ste tu puesto e
en e
el
ms
Organismo?
Se redacta con el siguiente esquema:
A i
Accin

Obj t
Objeto

G
Gua

R
Resultado
lt d

Qu?
Mximo
2 verbos
M i
b

Complemento
de
d lla accin
i

De acuerdo
con qu
?

Para qu lo
hace?
h
?

En el sentido
ms
global
l b l
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Misin del Puesto


La Misin del Puesto agrupa en forma integral las 8 principales
responsabilidades de los puestos

A ti id d
Actividad
Actividad
Actividad
Actividad

Responsabilidades
Responsabilidades
Responsabilidades
Responsabilidades
Responsabilidades
Responsabilidades
Responsabilidades
Responsabilidades

Misin del
P
Puesto
t

A ti id d
Actividad
Actividad
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Misin del Puesto


Gua del Puesto: es el conjunto de orientaciones y normatividad que
debe seguir el puesto al momento de efectuar sus acciones

Estrategias / Leyes / Polticas


Directrices / Reglamentos
Manuales / Normas /
Procedimientos
Instrucciones
Rutinas

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Misin del Puesto


Director de Recursos Humanos, ejemplo de su Misin:

Accin

Objeto

Gua

Resultado

Verbo en
infinitivo

Complemento del verbo

Marco de Referencia

Resultado Final

Qu hace?

Sobre qu lo hace?

De acuerdo con qu
lo hace?

Para qu lo hace?

con base en las


estrategias y polticas
alineadas a la Misin y
Visin del Organismo

a fin de propiciar el clima y


la cultura laboral que
promuevan el alto
desempeo as como la
atraccin, retencin y
desarrollo del personal

Dirigir y
administrar

la funcin de Recursos
Humanos del CIBNOR

Dar secuencia
Dar secuencia

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Misin del Puesto


Al redactar la Misin o responsabilidades del puesto, se debern cuidar
ciertos errores frecuentes en la redaccin:
1.- Uso de verbos vagos e imprecisos
- Apoyar a la Direccin en las juntas generales de la Junta Directiva

2.- Redaccin ambigua, invertida, confusa


- Responsable del control de las solicitudes de pago a proveedores para programar los
pagos de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Organismo

3.- Uso de adjetivos calificativos y adverbios


- Lograr muy bien el presupuesto
- Atender correctamente a la gente que pide asesora
- Revisar y registrar de manera eficiente los movimientos contables, con el fin de
eficientar el flujo de informacin para tener los reportes contables oportunamente

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Misin del Puesto


4.- Funciones y Propsito General del Puesto incompletos
- Responsable de las operaciones contables
- Hacer reportes para la Direccin

5.- Utilizar ms de dos verbos en las Responsabilidades y Misin del


Puesto:
-

- Dirigir, controlar, disear, implementar y comunicar el desarrollo de los proyectos de


sistemas de informacin con la finalidad de satisfacer las necesidades de los usuarios
de cada rea

6.- Redaccin del resultado final de forma ambigua


g e imprecisa
p
- Redactar en todas las Responsabilidades la misma frase: para lograr los objetivos
institucionales

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Elementos de la Descripcin de Puesto

Identificacin del Puesto /


Revisiones y Aprobaciones
Responsabilidades
Misin del Puesto
Relaciones Internas y Externas
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Estructura Organizacional
Perfil del Puesto

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Relaciones Internas del Puesto


Las relaciones internas son los principales contactos internos (mximo 5)
que debe mantener el titular del puesto para lograr sus objetivos



Excluir el superior y los subordinados.


Especificar
p
el motivo de la relacin.

Puesto o rea

Con los contadores


regionales
i
l del
d l
Organismo

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Para qu?

para solicitarles la informacin


contable derivada de sus
operaciones

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Relaciones Externas del Puesto


Las relaciones externas son los principales contactos fuera del organismo
en el que trabaja (mximo 5) que debe mantener el titular del puesto para
lograr sus objetivos


Se debe especificar
p
el motivo de la relacin de la manera ms g
global p
pero
completa y precisa.

Organizacin, rea,
Puesto

Con los proveedores

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Para qu?

para negociar las condiciones de


precio, cantidad, calidad y fechas
de entrega de los productos y
servicios

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Elementos de la Descripcin de Puesto

Identificacin del Puesto /


Revisiones y Aprobaciones
Responsabilidades
Misin del Puesto
Relaciones Internas y Externas
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Estructura Organizacional
Perfil del Puesto

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Dimensiones
Mencionar las principales dimensiones anuales en las influye ms
claramente o es responsable el puesto : son los recursos sobre los cuales el
puesto tiene influencia directa. Algunos puestos no manejan dimensiones

Recursos monetarios: Son las cifras ms importantes para el ao en curso expresadas


en pesos anuales

Presupuesto autorizado

Volumen de compras

Inversiones

Importe de la nmina

Presupuesto de capacitacin etc.

Recursos no monetarios: Son las cantidades de recursos que maneja el puesto y que
no estn expresadas en dinero

Nmero de personal subordinado : Directos, Indirectos, Total

Nmero de proveedores

Nmero de usuarios etc.

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Elementos de la Descripcin de Puesto

Identificacin del Puesto /


Revisiones y Aprobaciones
Responsabilidades
Misin del Puesto
Relaciones Internas y Externas
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Estructura Organizacional
Perfil del Puesto

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Problemas del Puesto


Describir los 2 problemas ms complejos o desafiantes que resuelve el
titular del puesto en el desempeo de sus responsabilidades actuales

Ejemplo:
La cantidad de regulaciones y
normas que existen, demandan
que los trabajos se realicen
con un alto g
grado de detalle y
una mayor cantidad de tiempo

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Elementos de la Descripcin de Puesto

Identificacin del Puesto /


Revisiones y Aprobaciones
Responsabilidades
Misin del Puesto
Relaciones Internas y Externas
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Estructura Organizacional
Perfil del Puesto

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Toma de Decisiones del Puesto


Describa las principales decisiones que toma el titular del puesto en forma
autnoma y recurrente sin tener que consultar con su superior inmediato

Por un lado explicar si las decisiones que toma son rutinarias,


rutinarias importantes o
trascendentales

Por otro lado explicar si las decisiones que toma son eventuales o frecuentes
Ejemplo:
Negociar con los proveedores
las mejores condiciones de
compra y suministro de productos
y servicios Es una decisin que
realizo frecuentemente -.

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Elementos de la Descripcin de Puesto

Identificacin del Puesto /


Revisiones y Aprobaciones
Responsabilidades
Misin del Puesto
Relaciones Internas y Externas
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Estructura Organizacional
Perfil del Puesto

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Estructura Organizacional
Registrar los ttulos de puesto de la estructura de organizacin vigente
autorizada - No anote los nombres de los titulares de los puestos(1)
(2)

(4)
(4)
(4)
(4)
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(1)

Nombre del puesto inmediato de mi jefe :


Jefe de mi Jefe

(2)

Nombre del puesto del que dependo jerrquica y


directamente:
Mi Jefe

(3)

Nombre del puesto analizado:


Mi Puesto

(4)

Nombre de los puestos que reportan al mismo jefe


inmediato que yo :
Mi Pares
Mis
P

(5)

Nombre de los puestos que me reportan:


Mis Colaboradores

(3)
(5)
(5)
(5)

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Elementos de la Descripcin de Puesto

Identificacin del Puesto /


Revisiones y Aprobaciones
Responsabilidades
Misin del Puesto
Relaciones Internas y Externas
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Estructura Organizacional
Perfil del Puesto

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Perfil del Puesto


Es el documento que nos permite conocer las
caractersticas
profesionales y personales que debern tener las personas para cubrir el
puesto
9

Generales : Edad, Sexo, Estado Civil, Viajes


de Trabajo - Frecuencia

Escolaridad : Grado de Estudios MNIMO


NECESARIO

rea o Especialidad : adecuada al puesto

Habilidades Tcnicas y Administrativas

Idiomas

E
Experiencia
i
i Laboral
L b
l : en qu

reas o puestos
t

Al seleccionar personas con las caractersticas, conocimientos y experiencias


adecuadas, se asegurar el desempeo exitoso del ocupante del puesto

Ll
Llenar
ell fformato
t evitando
it d ell auto
t reflejarse
fl j

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41

Desarrolla la Descripcin y el Perfil de tu


Puesto.
P
t
T
T puedes, cuentas con nuesto apoyo