Hay Group Descripcion de Puestos

Taller de Descripcin de Puestos
CENTRO DE INVESTIGACIONES BIOLGICAS DEL

NORESTE
Septiembre
p
, 2010
Contenido
Apartado
Objetivo del Taller
[1]
Definicin de Anlisis y Descripcin de Puesto
[2]
Metodologa HAY Descripcin del Puesto y Perfil
[3]
Desarrolla la Descripcin de tu Puesto
[4]
2009 Hay Group. All Rights Reserved
Objetivo del Taller
Objetivo del Taller
Desarrollar durante el Taller la

Descripcin y el Perfil del Puesto que
desempeas actualmente en el
CENTRO DE INVESTIGACIONES
BIOLGICAS
DEL NORESTE
de acuerdo a la Metodologa HAY
Definicin de Anlisis y Descripcin

de Puesto
Anlisis y Descripcin de Puesto

Lo primero que debemos entender es Qu es un Puesto?
Puesto.
Es un conjunto de funciones que dentro de una estructura organizacional
aporta resultados que han de contribuir al fin de la Institucin.
Proceso de Descripcin de Puesto.
Es el proceso para identificar los principales elementos de un puesto,
puesto
mismos que se registran en un documento claro y uniforme que nos
permite comprender su contenido y alcance en la Institucin.

El primer paso para realizar un anlisis y descripcin de puesto es
ENTENDER EL PUESTO (no a la persona) Y LAS PRINCIPALES
FUNCIONES O ACTIVIDADES QUE DESARROLLA
Recibe
instrucciones
Aporta
Resultados
Realiza un
TRATAMIENTO
Desde el punto de vista de la Metodologa Hay, es importante conocer y entender la

posibilidad que tienen los puestos de responder por sus acciones y consecuencias
organizacionales.

Para describir un puesto es necesario tomar en cuenta algunas
consideraciones:
Lo que queremos es obtener la fotografa del puesto que desempeas
Reflejar el contenido real y actual del puesto, no las caractersticas de la
persona
Ser claros, concretos y precisos : Escribir para alguien que no conoce el
P esto
Puesto
Desarrollar la descripcin del puesto con base en la Metodologa HAY
que se va a explicar
q
p
Llenar los cuadros correspondientes a cada apartado de la descripcin
en caso de realizarla en forma electrnica. Utilizar letra de molde y
legible en caso de que la descripcin vaya a ser desarrollada en forma
legible,
manual y no por medio electrnico.
Utilizar lpiz
p p
para p
permitir borrar los contenidos no adecuados ((manual))
Metodologa HAY
Descripcin del Puesto y Perfil -
Elementos de la Descripcin de Puesto

METODOLOGA HAY
Descripcin del Puesto
Perfil del Puesto
Datos de Identificacin
Caractersticas Personales
Revisiones y Aprobaciones
Escolaridad
Responsabilidades Principales
rea de Especialidad
Misin del Puesto
R l i
Relaciones
IInternas
t
yE
Externas
t
Habilidades Tcnicas y
Administrativas
Dimensiones
Idiomas
Problemas
Experiencia Laboral
Decisiones
Estructura Organizacional
10
Identificacin del Puesto /

Responsabilidades
Misin del Puesto
Relaciones Internas y Externas
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Perfil del Puesto
11

IDENTIFICACIN DEL PUESTO: Es el conjunto de datos que permiten
situar al puesto dentro de la organizacin en el momento actual:
Ttulo del Puesto:
Reporta a:
Di
Direccin
i F
Funcional
i
l:
Subdireccin de rea:
Departamento:
Ubicacin Fsica:
REVISIONES Y APROBACIONES:
APROBACIONES registrar
i t
l
los
nombres,
b
fi
firmas
y
fechas de las personas que revisaron, validaron y aprobaron la
descripcin del puesto:
Ocupante o Titular del Puesto
Jefe Inmediato
Recursos Humanos
12

Responsabilidades
Misin del Puesto
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Perfil del Puesto
13
Responsabilidades del Puesto

Se debern registrar en el formato, las principales responsabilidades,
funciones o actividades del puesto en trminos de resultados,
aportados de forma permanente a la organizacin
Se consideran un mximo de 8 responsabilidades en la descripcin de los

puestos de acuerdo a nuestra metodologa (Implica una labor de anlisis y
sntesis)
t i )
Slo se debern incluir aquellas responsabilidades que se realizan permanente

o constantemente, no las eventuales
Se deben redactar de la siguiente manera:
Accin
Objeto
Qu hace?
Sobre qu lo hace?
Para qu lo hace?
Verbo
V b en Infinitivo
I fi iti
Complemento
dell
C
l
t d
verbo
Resultado Final
Definir q
qu hace el
puesto
Indica dnde acta o

afecta el puesto
Resultado
Producto final obtenido

por el puesto, resultado
de la accin
14

La ACCIN es lo que hace el puesto y se deber redactar a travs de
la utilizacin de 2 verbos en infinitivo acordes a la responsabilidad
Puestos
Directivos
Mandos
M
d
Medios
Puestos de
Soporte
Dirigir
g
Administrar
Planear
Programar
g
Coordinar
Supervisar
Elaborar
Realizar
Recabar
Se debe evitar la duplicidad del uso de verbos entre el puesto del jefe y el del
colaborador ya que de acuerdo a los niveles organizacionales,
colaborador,
organizacionales desempean
diferentes funciones y responsabilidades.
15

- VERBOS ACTIVOS SUGERIDOS DIRIGIR
ADMINISTRAR
AUTORIZAR
ESTABLECER
COORDINAR
DETERMINAR
EVALUAR
ASEGURAR
CONTROLAR
PLANEAR
ASIGNAR
AUDITAR
DISTRIBUIR
SUPERVISAR
APROBAR
ASESORAR
AUTORIZAR
DISEAR
ESTANDARIZAR
INSTALAR
PLANEAR
PROGRAMAR
PROPORCIONAR
RECOMENDAR
REPRESENTAR
ACUMULAR
ALMACENAR
ANALIZAR
CALCULAR
CALIFICAR
COMPILAR
Estratgico
E-Medio
E-M
E-M
E-M
E-M
E-M
E-M-Soporte
E-M-S
E-M-S
M
M
M
M
MS
M-S
M-S
M-S
M-S
M-S
M-S
M
S
M-S
M-S
M-S
M-S
M-S
S
S
S
S
S
S

COMPROBAR
COMUNICAR
CONSOLIDAR
DESARROLLAR
EJECUTAR
ENTREVISTAR
ENVIAR
ESPECIFICAR
ESTIMAR
ESTUDIAR
EXAMINAR
EXPEDIR
FACILITAR
FIRMAR
FORMULAR
GIRAR
INFORMAR
INICIAR
INSPECCIONAR
INTERPRETAR
INVENTARIAR
OBTENER
OPERAR
PRESENTAR
PRESUPUESTAR
PRODUCIR
REALIZAR
RECABAR
REGISTRAR
REVISAR
SEGUIR
VERIFICAR
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
16

El OBJETO es donde recae el verbo, es decir, el complemento de la
accin o acciones que efecta el puesto, por ejemplo:
Accin: Analizar y revisar
Objeto: (Qu analiza y revisa ?) La informacin estadstica
2 Verbos
Accin (verbo)
Objeto (en qu recae el verbo)
Programar e
impartir
los cursos de capacitacin para el personal
Recibir y entregar
la documentacin y paquetera de la
Institucin
Analizar y registrar
los asientos contables de ingresos y

egresos
Dar
Dar secuencia
secuencia
17

El RESULTADO FINAL indica la responsabilidad que directamente
asume el puesto frente a la organizacin
Es la aportacin final que realiza el puesto a la institucin
Debe ser de naturaleza permanente
Accin
(verbo)
Objeto
(en qu recae el verbo)
Programar e
impartir
los cursos de capacitacin

para el personal
con el fomentar su desarrollo y la mejora en

su desempeo
Recibir y
entregar
la documentacin y
paquetera de la Institucin
con el fin de contribuir a lograr la

comunicacin entre las diversas reas y
contribuir
t ib i all desarrollo
d
ll de
d las
l operaciones
i
de
d
la Institucin.
Analizar y
registrar
los asientos contables de

ingresos y egresos
a fin de generar la informacin para los

cierres contables y la toma de decisiones
Resultado
(la finalidad de la accin)
18

En varios puestos es comn que existan una serie de actividades
rutinarias o de soporte, ms que el concepto de responsabilidades o
funciones antes descrito
Actividad
Actividad
Responsabilidades
Actividad
Responsabilidades
Actividad
19

De esta forma, es como logramos describir
responsabilidades o actividades de los puestos.
las
principales
DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS

ACTIVIDADES
Recibir la solicitud de vacantes a cubrir
Revisar cartera de candidatos
Revisar las solicitudes de empleo
p
Identificar las p
principales
responsabilidades del puesto
RESPONSABILIDADES (Funciones)
Reclutamiento y Seleccin de Personal
Capacitacin y Desarrollo de Personal
Relaciones Laborales
Compensaciones y Organizacin
Administracin de Personal
Desarrollo Organizacional
Seguridad e Higiene Industrial
Servicios al Personal
20

Director de Recursos Humanos, ejemplo de Responsabilidades:
Accin
Objeto
Resultado
Qu hace?
Sobre qu lo hace?
Para qu lo hace?
Verbos en infinitivo
Complemento del Verbo
Resultado final
Di i i y controlar
t l
Dirigir
la funcin de reclutamiento y
seleccin de personal
con el fin de dotar de los

recursos humanos idneos
acordes a la Misin y Visin de la
Organizacin
Disear e implementar
las estrategias de compensacin

para el personal de la Institucin
para asegurar la equidad interna y

competitividad externa frente al
mercado salarial.
Dar secuencia
Dar secuencia
21

Responsabilidades
Misin del Puesto
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Perfil del Puesto
22
Misin del Puesto

Es la razn de ser del puesto dentro de la organizacin en el sentido
s g
global
oba y responde
espo de a la
ap
pregunta
egu ta
Para
a a qu e
existe
ste tu puesto e
en e
el
ms
Organismo?
Se redacta con el siguiente esquema:
A i
Accin
Obj t
Objeto
G
Gua
R
Resultado
lt d
Qu?
Mximo
2 verbos
M i
b
Complemento
de
d lla accin
i
De acuerdo
con qu
?
Para qu lo
hace?
h
?
En el sentido
ms
global
l b l
23
Misin del Puesto

La Misin del Puesto agrupa en forma integral las 8 principales
responsabilidades de los puestos
A ti id d
Actividad
Actividad
Actividad
Actividad
Responsabilidades
Responsabilidades
Responsabilidades
Responsabilidades
Responsabilidades
Responsabilidades
Responsabilidades
Responsabilidades
Misin del
P
Puesto
t
A ti id d
Actividad
Actividad
24
Misin del Puesto

Gua del Puesto: es el conjunto de orientaciones y normatividad que
debe seguir el puesto al momento de efectuar sus acciones
Estrategias / Leyes / Polticas

Directrices / Reglamentos
Manuales / Normas /
Procedimientos
Instrucciones
Rutinas
25
Misin del Puesto

Director de Recursos Humanos, ejemplo de su Misin:
Accin
Objeto
Gua
Resultado
Verbo en
infinitivo
Complemento del verbo
Marco de Referencia
Resultado Final
Qu hace?
Sobre qu lo hace?
De acuerdo con qu
lo hace?
Para qu lo hace?
con base en las

estrategias y polticas
alineadas a la Misin y
Visin del Organismo
a fin de propiciar el clima y

la cultura laboral que
promuevan el alto
desempeo as como la
atraccin, retencin y
desarrollo del personal
Dirigir y
administrar
la funcin de Recursos
Humanos del CIBNOR
Dar secuencia
Dar secuencia
26
Misin del Puesto

Al redactar la Misin o responsabilidades del puesto, se debern cuidar
ciertos errores frecuentes en la redaccin:
1.- Uso de verbos vagos e imprecisos
- Apoyar a la Direccin en las juntas generales de la Junta Directiva
2.- Redaccin ambigua, invertida, confusa

- Responsable del control de las solicitudes de pago a proveedores para programar los
pagos de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Organismo
3.- Uso de adjetivos calificativos y adverbios

- Lograr muy bien el presupuesto
- Atender correctamente a la gente que pide asesora
- Revisar y registrar de manera eficiente los movimientos contables, con el fin de
eficientar el flujo de informacin para tener los reportes contables oportunamente
27
Misin del Puesto

4.- Funciones y Propsito General del Puesto incompletos
- Responsable de las operaciones contables
- Hacer reportes para la Direccin
5.- Utilizar ms de dos verbos en las Responsabilidades y Misin del

Puesto:
-
- Dirigir, controlar, disear, implementar y comunicar el desarrollo de los proyectos de

sistemas de informacin con la finalidad de satisfacer las necesidades de los usuarios
de cada rea
6.- Redaccin del resultado final de forma ambigua

g e imprecisa
p
- Redactar en todas las Responsabilidades la misma frase: para lograr los objetivos
institucionales
28

Responsabilidades
Misin del Puesto
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Perfil del Puesto
29
Relaciones Internas del Puesto

Las relaciones internas son los principales contactos internos (mximo 5)
que debe mantener el titular del puesto para lograr sus objetivos

Excluir el superior y los subordinados.

Especificar
p
el motivo de la relacin.
Puesto o rea
Con los contadores

regionales
i
l del
d l
Organismo
Para qu?
para solicitarles la informacin

contable derivada de sus
operaciones
30
Relaciones Externas del Puesto

Las relaciones externas son los principales contactos fuera del organismo
en el que trabaja (mximo 5) que debe mantener el titular del puesto para
lograr sus objetivos

Se debe especificar
p
el motivo de la relacin de la manera ms g
global p
pero
completa y precisa.
Organizacin, rea,
Puesto
Con los proveedores
Para qu?
para negociar las condiciones de

precio, cantidad, calidad y fechas
de entrega de los productos y
servicios
31

Responsabilidades
Misin del Puesto
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Perfil del Puesto
32
Dimensiones
Mencionar las principales dimensiones anuales en las influye ms
claramente o es responsable el puesto : son los recursos sobre los cuales el
puesto tiene influencia directa. Algunos puestos no manejan dimensiones
Recursos monetarios: Son las cifras ms importantes para el ao en curso expresadas

en pesos anuales
Presupuesto autorizado
Volumen de compras
Inversiones
Importe de la nmina
Presupuesto de capacitacin etc.
Recursos no monetarios: Son las cantidades de recursos que maneja el puesto y que
no estn expresadas en dinero
Nmero de personal subordinado : Directos, Indirectos, Total
Nmero de proveedores
Nmero de usuarios etc.
33

Responsabilidades
Misin del Puesto
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Perfil del Puesto
34
Problemas del Puesto

Describir los 2 problemas ms complejos o desafiantes que resuelve el
titular del puesto en el desempeo de sus responsabilidades actuales
Ejemplo:
La cantidad de regulaciones y
normas que existen, demandan
que los trabajos se realicen
con un alto g
grado de detalle y
una mayor cantidad de tiempo
35

Responsabilidades
Misin del Puesto
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Perfil del Puesto
36
Toma de Decisiones del Puesto

Describa las principales decisiones que toma el titular del puesto en forma
autnoma y recurrente sin tener que consultar con su superior inmediato
Por un lado explicar si las decisiones que toma son rutinarias,

rutinarias importantes o
trascendentales
Por otro lado explicar si las decisiones que toma son eventuales o frecuentes
Ejemplo:
Negociar con los proveedores
las mejores condiciones de
compra y suministro de productos
y servicios Es una decisin que
realizo frecuentemente -.
37

Responsabilidades
Misin del Puesto
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Perfil del Puesto
38
Registrar los ttulos de puesto de la estructura de organizacin vigente
autorizada - No anote los nombres de los titulares de los puestos(1)
(2)
(4)
(4)
(4)
(4)
(1)
Nombre del puesto inmediato de mi jefe :

Jefe de mi Jefe
(2)
Nombre del puesto del que dependo jerrquica y

directamente:
Mi Jefe
(3)
Nombre del puesto analizado:

Mi Puesto
(4)
Nombre de los puestos que reportan al mismo jefe

inmediato que yo :
Mi Pares
Mis
P
(5)
Nombre de los puestos que me reportan:

Mis Colaboradores
(3)
(5)
(5)
(5)
39

Responsabilidades
Misin del Puesto
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Perfil del Puesto
40
Perfil del Puesto

Es el documento que nos permite conocer las
caractersticas
profesionales y personales que debern tener las personas para cubrir el
puesto
9
Generales : Edad, Sexo, Estado Civil, Viajes

de Trabajo - Frecuencia
Escolaridad : Grado de Estudios MNIMO

NECESARIO
rea o Especialidad : adecuada al puesto
Habilidades Tcnicas y Administrativas
Idiomas
E
Experiencia
i
i Laboral
L b
l : en qu
reas o puestos
t
Al seleccionar personas con las caractersticas, conocimientos y experiencias

adecuadas, se asegurar el desempeo exitoso del ocupante del puesto
Ll
Llenar
ell fformato
t evitando
it d ell auto
t reflejarse
fl j
41
Desarrolla la Descripcin y el Perfil de tu

Puesto.
P
t
T
T puedes, cuentas con nuesto apoyo

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Objetivo del Taller

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Metodologa HAY Descripcin del Puesto y Perfil

Desarrolla la Descripcin de tu Puesto

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Anlisis y Descripcin de Puesto

Desde el punto de vista de la Metodologa Hay, es importante conocer y entender la

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Anlisis y Descripcin de Puesto

Elementos de la Descripcin de Puesto

Descripcin del Puesto

Perfil del Puesto

Misin del Puesto

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Elementos de la Descripcin de Puesto

Identificacin del Puesto /

2009 Hay Group. All Rights Reserved

Identificacin del Puesto /

Ttulo del Puesto:

Ocupante o Titular del Puesto

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Elementos de la Descripcin de Puesto

Identificacin del Puesto /

2009 Hay Group. All Rights Reserved

Responsabilidades del Puesto

Se consideran un mximo de 8 responsabilidades en la descripcin de los

Slo se debern incluir aquellas responsabilidades que se realizan permanente

Se deben redactar de la siguiente manera:

Indica dnde acta o

Producto final obtenido

Responsabilidades del Puesto

Responsabilidades del Puesto

2009 Hay Group. All Rights Reserved

Responsabilidades del Puesto

Objeto (en qu recae el verbo)

los cursos de capacitacin para el personal

los asientos contables de ingresos y

2009 Hay Group. All Rights Reserved

Responsabilidades del Puesto

Es la aportacin final que realiza el puesto a la institucin

Debe ser de naturaleza permanente

los cursos de capacitacin

con el fomentar su desarrollo y la mejora en

con el fin de contribuir a lograr la

los asientos contables de

a fin de generar la informacin para los

2009 Hay Group. All Rights Reserved

Responsabilidades del Puesto

2009 Hay Group. All Rights Reserved

Responsabilidades del Puesto

DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS

Recibir la solicitud de vacantes a cubrir

Revisar cartera de candidatos

Revisar las solicitudes de empleo

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