Bogot, D.C.

, 27-06-2013
Seores
HMT
Ciudad

REF:

PRORROGA
Sistema de Informacin de la Direccin de Facturacin y
Administrativa por dos aos. 01 Julio de 2011 al 29 de
Febrero de 2013

A. OBJETIVO
Implementacin de un Sistema de Informacin centralizado-multiusuario y en lnea,
para hacer seguimiento y evaluacin del ciclo de facturacin que permita conocer
oportunamente el estado de avance de las actividades o etapas del proceso logstico de
impresin, alistamiento despachos y distribucin de facturas de Colombia
Telecomunicaciones S.A. ESP, para soportar as la toma de decisiones de acuerdo con
dicha informacin.
El sistema soportar el seguimiento y control de los aspectos crticos del proceso desde
la etapa que se considere inicial, que en este caso puede ser produccin o impresin
hasta la final que en este caso es distribucin.
El sistema deber estar disponible para apoyar la labor logstica de distribucin de
facturas del rea de Facturacin y la labor logstica de distribucin de paquetes y cartas
del rea de logstica.
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Implementar una solucin para el seguimiento y control de las diferentes etapas del
proceso de distribucin de correspondencia a nivel nacional por medio de nuestros
Courrier en cada una de nuestras regionales.
Implementar mecanismos que permitan a Colombia Telecomunicaciones S.A. ESP
evaluar el desempeo de sus proveedores para este proceso y tomar decisiones de
manera oportuna y con mayores argumentos.
Presentar un esquema administrable que permitan automatizar tareas sin requerir
cambios dramticos en la infraestructura o usuarios altamente calificados en tecnologas
de Internet y base de datos.
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO

B. CONFIDENCIALIDAD

Toda la informacin que sea conocida con ocasin de la presente invitacin, sin
importar su naturaleza y sea que haya sido entregada, comunicada o divulgada por
Telefnica Movistar Colombia S.A, o conocida por el Oferente (la Informacin), es
propiedad de Colombia Telecomunicaciones S.A. ESP., y ser considerada para todos
los efectos como confidencial. La informacin contenida en este documento no ser
divulgada ni utilizada por el proponente, a excepcin de lo previamente autorizado por
Colombia Telecomunicaciones S.A. ESP
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO
C. ASPECTOS TECNICOS DEL SERVICIO
El oferente deber estar en la capacidad de ofrecer un soporte tcnico a la herramienta
(modificaciones y mantenimiento al sistema); que a continuacin se describen:
1. SOPORTE TCNICO
Soporte tcnico a la aplicacin deber ser 24 horas de los 365 das del ao
Tiempo mximo de solucin de fallas atribuibles al proveedor
o Error de procesamiento de la informacin 2 horas
o Error de los componentes de la aplicacin 4 horas
o No visualizacin de los reportes 1 hora
o Correccin de Novedades 24 horas
1. Colapso del sistema (Hardware, Infraestructura)
2. Fallas en la BD
o Cambios en la parametrizacin del sistema 8 horas.
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO
2. CONDICIONES DE SERVICIO

Asignacin de permisos de acuerdo al perfil de los usuarios que interactuaran

con el Sistema de Informacin (SI).
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO

El oferente deber contar un celular de Telefnica Movistar, disponible las 24

horas de los 365 das del ao.
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO

El oferente deber dar respuestas a cualquier solicitud y por cualquier medio

mximo en dos horas despus de solicitado, el contratante indicara la
oportunidad de la respuesta en tiempo, de acuerdo a la prioridad de la solicitud.
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO

Caractersticas Adicionales

Los registros debern tener un histrico seis (6) meses, almacenados en

el servidor del proveedor. El proveedor deber pasarle a Colombia
Telecomunicaciones S.A. ESP un disco trimestral del histrico
(imgenes y histrico de las bases de datos).
El oferente en la propuesta deber especificar ampliamente el soporte
tcnico y funcional de la herramienta as como las personas contacto que
van a prestar soporte al sistema.
El oferente deber disear un esquema de trabajo, donde especifique el
tiempo que se demoraran instalando el sistema y un documento
detallado de cmo se va a realizar la implementacin de esta
herramienta.
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO

3. DESCRIPCIN DE LOS MDULOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN

El oferente deber tener en cuenta los siguientes aspectos para el desarrollo de la
herramienta:
1. Mdulo de Seguridad

Este mdulo administrar el ingreso de usuarios al sistema, le asignar

permisos a los mismos para controlar la navegacin de stos por la
herramienta.
Se podrn trabajar diferentes perfiles de usuarios de acuerdo con las
necesidades de Telefnica
Este mdulo podr ser administrado por el o los usuarios que para tal fin
designe Colombia Telecomunicaciones S.A. ESP o en su defecto ser
administrado por el proveedor del SI de acuerdo con los lineamientos
que para tal fin defina Telefnica.
Las funcionalidades mnimas de este mdulo son:
Consulta de usuarios por proveedor, tipo, nivel
Modificacin y consulta de los permisos tanto de las
funcionalidades como de las opciones del manual.
Creacin de usuarios por proveedor.
Administracin de contraseas.
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO
2. Mdulo de Creacin y Edicin de Procesos

Este mdulo administrar la creacin, configuracin y edicin de

procesos que soportarn cada uno de los cortes de facturacin de
Telefnica.
COMPRENDIDO Y ACEPTADO. LOS PROCESOS SE
REVISARAN EN CONJUNTO CON EL PERSONAL DE
TELEFONICA,
SE
LEVANTARA
LA
INFORMACION
REQUERIDA PARA CADA PROCESO Y SE IMPLEMENTARA
POR PARTE DE E-SOLUTIONS PARA QUE EL PROCESO
QUEDE DISPONIBLE PARA LOS USUARIOS PREVIAMENTE
DEFINIDOS.

SE DEBEN DEFINIR CUALES SON AQUELLAS VARIABLES

PARAMETRIZABLES DE TAL FORMA QUE TELEFONICA O
SUS
PROVEEDORES
PUEDAN
MODIFICARLAS
Y
DEPENDERA DE LA DEFINICION DE PERFILES Y SU
ALCANCE. DE ESTA FORMA LOS USUARIOS DEL SISTEMA
DE
INFORMACION
PODRAN
MODIFICAR
ESTOS
PARAMETROS PERMITIDOS. ESTAS DEFINICIONES SE
DEBEN REALIZAR AL MOMENTO DE HACER EL
LEVANTAMIENTO DE INFORMACION DE CADA PROCESO Y
DEBEN ESTAR CONTEMPLADOS EN LA ETAPA DE DISENO.
PARA CADA PROCESO SE DEBE SEGUIR LA SIGUIENTE
METODOLOGIA:

Diseo
o Definicin de Perfiles
o Definicin de Fases y/o etapas
o Definicin de estados
o Recursos asociados a cada proceso
Implementacin
Operacin
Soporte
Mantenimiento

Luego de implementar el proceso se realizaran las

respectivas pruebas y se hace el lanzamiento. Es
necesario hacer un levantamiento de informacin para
conocer en detalle los procesos actuales o proyectados
para poder realizar la implementacin.

Por cada proceso se deber poder configurar una serie de etapas que
permitan hacer el seguimiento de la logstica del proceso de distribucin
de facturas.
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO. Esta
configuracin se debe definir en la etapa de diseo en
cada proceso.

Para cada etapa se deber poder configurar:

a) Tiempo de inicio y final de la misma
b) Proveedores de servicios para cada etapa:
- Impresores
- Alistadores
- Distribuidores
c) Para cada proveedor se deber poder configurar:
- Tiempo de inicio y final de la prestacin del servicio en
dicha etapa.
- Informacin o Base de Datos que le deber llegar para
que pueda soportar su labor.

- Fecha de envo de dicha Base de Datos.

Cada proceso o corte se podr editar para cambiar los aspectos que sean
necesarios para una correcta configuracin del mismo:
a) Fechas individual o en grupo.
b) Proveedores
c) Bases de Datos asignadas
d) Reasignacin de bases de datos
e) Forzar el envo de las bases de datos de acuerdo al nmero de
guas faltantes.
f) Desbloqueo de procesos.
g) Fechas de cierre de un proceso.
h) Reasignacin de guas.
i) Fecha mxima de distribucin-fecha de cierre de procesos
Deber existir una posibilidad de eliminacin de cada corte o proceso.
Deber existir una posibilidad de clonacin de cortes que agilicen la
configuracin de los mismos de forma automtica y manual.
Deber existir la posibilidad de actualizar las acepciones que se hayan
encontrado en el cargue de los proceso.
Deber existir una posibilidad donde se evale la integridad de los
procesos.
Debe existir una posibilidad para cambiar las fechas del cronograma de
distribucin que ser presentado al personal de los call center.
Para el caso del SI de la Gerencia cadena de abastecimiento, el proceso
debe ser creado automticamente a partir de la etapa de consolidacin.
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO. Esta configuracin se debe
definir en la etapa de diseo en cada proceso. Sobre estos puntos nos
permitimos realizar las siguientes preguntas:

A qu se refieren con la asignacin o reasignacin de una base de datos en

la etapa del proceso? Esto quiere decir que la informacin origen para un
proveedor puede cambiar y direccionarse a otra fuente como otra base de
datos, u otro tipo de archivo en Excel ?. Si es asi solicitamos que nos
informen que tipos de origen de datos pueden ser los que alimenten esta
informacin, por ejemplo acceso directo a Bases de Datos, Web Services,
XML, archivos en texto plano, etc.
Cundo se bloquea un proceso, Que sucede con la funcionalidad del sistema
y los datos que han sido alimentados? Entendemos que se deben evitar
realizar nuevas transacciones y quisiramos saber cules son los estados
siguientes al bloqueo, es decir, se congela en el tiempo y posteriormente se
reactiva o queda bloqueado indefinidamente.
Si se elimina un corte o proceso que pasa con la funcionalidad del sistema?
Y con la informacin ya procesada? Al igual que el punto anterior esto es un
corte temporal o definitivo y solicitamos conocer cules son los estados
siguientes.

3. Mdulo de consolidacin y asignacin de Informacin

Este mdulo le permite al usuario hacer la asignacin de envos a los

distribuidores y est disponible nicamente para la Gerencia Cadena de
abastecimiento, las funcionalidades mnimas son:
o Asignar proveedor, tipo de servicio, fecha de entrega y salida,
tipo de envo y observaciones a los registros cargados por las
reas.
o Permitir que usuarios de diferentes regionales ingresen al mismo
tiempo al modulo. Cada usuario puede acceder solo a la
informacin de su regional.
o Para evitar doble consolidacin e inconsistencias, se bloquea el
ingreso al modulo a usuarios de una misma regional cuando se
esta realizando una consolidacin con los datos de sta. El
sistema permite nuevamente el ingreso al modulo, cuando se
haya finalizado la asignacin de campos.
o Permite descargar la BD con los registros que se estn asignando.
o Permite asignar el estado Pendiente (PEND) a los registros que se
van enviar, pero el fsico no se encuentra en la central de envo.
o Permite asignar el estado No Fsico (NFIS) a los registros que no
se van a enviar o que el fsico nunca fue entregado en la Central
de envo.
o Permite Asignar cobertura a los proveedores, se puede asignar el
destino a uno o ms proveedores, adems de seleccionar los
servicios y el tipo de trayecto que el proveedor prestar en este
municipio.
o El modulo permite asignar automticamente, los registros que en
el campo direccin contenga palabras como Kilmetro, Vereda,
Finca, al proveedor que tenga esta cobertura.
o El modulo permite corregir los destinos que fueron cargados mal
por las reas. Si se desea los campos que fueron cargados como
Departamento Municipio, se puede almacenar en el SI, para que
la prxima vez que se carguen sean corregidos por el sistema y
no por el usuario encargado de la consolidacin.
o El modulo permite la creacin de nuevos municipios,
asignndolos al departamento suministrado por el rea (si existe)
o el seleccionado por el usuario. El nuevo destino es asignado a
la cobertura de uno o ms proveedores, por el usuario, en el
momento de su creacin.
o Se pueden crear o corregir los destinos Internacionales y
agregarlos a la cobertura de los proveedores que tengan
disponible este servicio.
o Permite la asignacin de los registros con estado PEND del da
anterior.
Para facilitar el proceso de asignacin de proveedores el SI deber:
o El modulo permite filtrar la informacin de un rea, realizando la
combinacin de hasta cuatro campos. Esto permite trabajar solo
sobre los campos que resulten de realizar el filtro.
o Al realizar la asignacin de campos proveedor y tipo de servicio,
el sistema solo muestra los servicios que le correspondes al
proveedor.

o Antes de aplicar los cambios, el sistema muestra la informacin

ingresada por el usuario para su confirmacin. Si existe algn
registro con un municipio que no tenga cobertura con el
proveedor seleccionado, el modulo suministra otras opciones de
proveedor y tipo de servicio. Esto permite asignar todos los
registros sobre los que se esta trabajando.
o Si existen errores en las fechas de entrega y salida, el sistema
suministrar la informacin de los registros, en los que no es
valida la asignacin.
o Cada vez que se finalice el trabajo sobre un grupo de registros o
se desee asignar ms, el usuario debe iniciar una nueva
asignacin, para reestablecer la informacin del formulario.
o Una vez finalizada la asignacin, se debe revisar que toda la
informacin suministrada sea correcta y que todos los registros se
encuentren asignados. Si hay errores, se mostraran los registros y
los campos en los cuales hay problemas, de lo contrario se
habilitar el botn enviar.
o Con los campos para filtrar la informacin, tambin se puede
revisar que los envos estn asignados correctamente.
o Al enviar la informacin, el sistema arma la BD con los registros
existentes de la regional y les asigna No de orden. Esta BD final,
es enviada a HALCON para ser procesada. La Bd contiene la
informacin suministrada por las reas, y los campos asignados
por el centro logstico. Se genera un nmero de orden por da, por
cada rea que realice una consolidacin.
o
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO. Esta configuracin se debe
definir en la etapa de diseo en cada proceso. Sobre estos puntos nos
permitimos realizar las siguientes preguntas:
Sobre el punto de evitar inconsistencias, se puede definir que al momento de
iniciar la consolidacin sean desconectados los usuarios de la regional
correspondiente y solo permita el ingreso de uno de ellos y bloqueo de los
dems. Luego de terminado el proceso si se permite el ingreso a los dems
usuarios. De esta forma se cumple el requerimiento?
Se manejar alguna poltica para la expiracin de la contrasea?
Cundo se habla de corregir los destinos, Por qu se habla de cargar la
informacin en el SI para que ste lo corrija la prxima vez que el usuario
haga una consolidacin?, No se debera corregir la informacin de
inmediato?
Cmo se define la cobertura de un proveedor? y de qu forma se realizaran
las actualizaciones quienes nos suministraran esta informacin y bajo que
formato ? . Es necesario crear un modulo de administracin para la
cobertura ?
Cmo sera la integracin con el sistema HALCON? Mediante que
mecanismo nos debemos comunicar con ellos y que especificaciones
debemos tener en cuenta ? Qu informacin obtendramos de dicho

sistema? Es solo informativo del SI hacia HALCON o es en doble via la

integracin, y se debe esperar confirmacin o recepcin de datos para
continuar con el proceso ?

4. Mdulo de Procesamiento de informacin fuente

Este mdulo debe funcionar automticamente a partir del cargue de datos

por parte de telefnica.

Para este caso en especial el mdulo de cargue de datos deber evaluar

previamente el contenido de los archivos fuente para detectar posibles
errores para garantizar la integridad de los datos cargados.

Este mdulo deber detectar los posibles errores que vengan en el

nombre del archivo y en el contenido del mismo.

En este mdulo se encargar de procesar los archivos fuente generados

por Colombia Telecomunicaciones S.A. ESP. y que contienen los
registros del spool de impresin. Con esta informacin se iniciar el
proceso uno (1) creando la Base Maestra del corte, generando una orden
de servicio con la cual se deber procesar y consultar posteriormente el
corte y/o producto (factura cclica, venta inicial, baja, y otros objetos
postales). El cargue se har automticamente y generar los informes
necesarios para que Colombia Telecomunicaciones S.A. ESP determine
si el cargue ha sido exitoso, estos informes son:

Balanceo de produccin agrupado por regional, proveedor,

ciclos y mercados, donde se especificar la cantidad cargada de
cada uno.
Balanceo de alistamiento agrupado de la misma manera.
Informe de municipios no asignados.
Informe de acepciones nuevas.
Informe de integridad de guas.

Una vez generada la Base Maestra, se asignaran las guas y el campo de

cdigo de proveedor asignado. De all se obtendrn el segundo reporte
que corresponde al Balanceo entre las bases de datos de Colombia
Telecomunicaciones S.A. ESP y las bases de Alistamiento, este
balanceo no ser igual en todos los casos ya que para esta etapa no se
deben tener en cuenta los registros que van a ser enviados
electrnicamente.

El sistema deber estar en la capacidad de agrupar automticamente la

Base Maestra en los mercados y distritos que parametrice Colombia
Telecomunicaciones S.A. ESP en el mdulo de procesos, de acuerdo al
cubrimiento de los Couriers y deber contar con la herramienta de
administracin de correo, la cul permitir enviar la base de datos
personalizada a cada uno de los proveedores a las ciudades.

Para el caso de la Gerencia Cadena de abastecimiento el sistema debe

procesar la informacin a partir de la consolidacin manual y mantener
la integridad a partir de una revisin posterior a la asignacin.

COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO. Esta configuracin se debe

definir en la etapa de diseo en las fuentes de informacin del SI.
Sobre estos puntos nos permitimos realizar las siguientes preguntas:
En que formato se realizar el cargue? Archivos planos, Documentos en
Excel, acceso directo a la BD? Es posible que cambie el formato
definido y si es asi cada cuanto cambia?

5. Mdulo de Generacin de nmeros de guas (No aplica para registros

electrnicos)

Este mdulo debe funcionar automticamente de acuerdo con las etapas

del proceso que se est generando.
Este mdulo se encargar de generar los nmeros de guas de acuerdo
con los requerimientos que para tal fin defina Colombia
Telecomunicaciones S.A. ESP.
El Mdulo debe garantizar que cada registro sea asignado (siempre y
cuando est dentro del conjunto parametrizado por Colombia
Telecomunicaciones S.A. ESP en la configuracin de cada proceso) y
que no existan nmeros de guas repetidas, as mismo la composicin se
deber ajustar a los requerimientos que exige Telefnica para tal evento.
En caso en que el ciclo no se cargue en una sola oportunidad sino que
venga fragmentado o sea necesario repetir el cargue, el sistema no podr
reasignar nmeros de guas sino que continuar asignando desde el
ltimo registro.
Para el caso de la Gerencia Cadena de abastecimiento el sistema
alimentar el nmero de gua del que le proporcione el Courrier en su
primer cargue de avance y no deber modificarlo una vez se haya
cargado.

COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO. Esta configuracin se debe

definir en la etapa de diseo en cada proceso. Sobre estos puntos nos
permitimos realizar las siguientes preguntas:
Qu criterios deber tener en cuenta el SI para generar dichos nmero
gua? Tienen alguna sintaxis definida? Debe generarse automticamente
con base a algunos parmetros de entrada?

6. Mdulo de Reportes de Operacin de los Procesos o Cortes

Este mdulo proveer la informacin necesaria para hacer el seguimiento

de los cortes y para soportar la toma de decisiones. Los informes
principales que debern poderse visualizar en el SI son:
a) Estado General de los procesos:

o Avance da a da del reporte de informacin al sistema de

acuerdo con unos estados predefinidos para cada etapa y
detallado por cada proveedor de servicios para evaluar
constantemente el avance de cada proveedor y del proceso de
facturacin en si. Este informe deber ser representado en el
tiempo e indicar cundo los reportes se encuentran fuera de
los tiempos pactados para tal entrega, as mismo se podr
generar para uno o varios proveedores y de acuerdo a la zona
geogrfica tambin. Con la presentacin de este informe se
podrn tener como mnimo las siguientes funcionalidades:
Detalle por proveedor y por municipio.
Descarga de los registros que estn como NENT.
Descarga de los Registros que hacen falta por reportar.
Reasignacin de cantidades.
Detalle de las entregas de acuerdo al origen del reporte.
Avance Da a Da de los registros entregados por tipo de
ciudad, clasificndolos en oportunos y no oportunos.
o Balanceo de informacin entre etapas detallado por corte,
ciclo y mercado que permita verificar el volumen manejado en
cada etapa.
o El resumen de control del estado del proceso se debe presentar
en la parte superior del informe.
b) Recepcin de correos electrnicos y cargue de informacin va
WEB para consultar los registros de un correo especfico, o
consultar todos los correos, que hallan cargado informacin en el
periodo determinado por el usuario:
o Informe detallado de cargue de informacin por parte de los
proveedores que permita:
Revisar cundo fue cargado el archivo, y cul fue el
resultado del cargue. (Se obtiene informacin del archivo,
la etapa, el cdigo de proveedor, la cantidad de registros
del archivo, y la cantidad de registros actualizados. En
caso de error, se da una breve descripcin del error de los
archivos a cargar)
Tener una vista de los archivos que se estn cargando en
el SI para identificar posibles problemas de cargue.
c) Informe de desempeo de Proveedores:
o Balanceo de Transmisin de Guas por proceso: Informe que
reporta la cantidad asignada vs las entregas reportadas vs las
guas transmitidas vs las que falta por transmitir.
o Devoluciones finales por proceso: Informe que reporta las
Devoluciones Iniciales vs las Trabajadas en Telemercadeo Vs
las Actuales Vs las devoluciones ya entregadas.
o Devoluciones Recurrentes: Informe detallado de devoluciones
recurrentes por proveedor.

6.1. Balanceos

Las diferencias encontradas en los dos( 2) Balanceos realizados debern

ser administradas siguiendo los siguientes canales:

Balanceo 1 Diferencias entre Impresin vs Asignacin de Guas: En este

proceso deber reportarse los registros relacionados hasta la impresin y
a los cuales el sistema de generacin de guas no les asigno el nmero
consecutivo correspondiente. Es de aclarar que previ a la asignacin de
las guas deber ejecutarse un proceso de clasificacin de mercados de
acuerdo a los parmetros exigidos por Telefnica.

Balanceo 2 Diferencia entre facturas despachadas y facturas distribuidas.

En el proceso de distribucin los couriers debern garantizar que las
facturas entregadas o devueltas sean iguales a las facturas que se
despacharon (5) despachos.

COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO. Esta configuracin se debe

definir en la etapa de diseo en cada proceso. Sobre estos puntos nos
permitimos realizar las siguientes preguntas:
Cules son los criterios para la clasificcacion de mercados y en que
consiste dicha marcacin?
El estado de impresin es identificado solamente por el cambio de
estado y obtenido a partir de un clic en un botn de impresin? O de
qu manera se puede definir que un documento haya sido impreso?
Por favor definir si el sistema debe generar e-mails a los usuarios y si
es asi que cantidad de correos por dia? Por hora? Y que numero de
destinos de e-mail se manejan?
Tambin solicitamos saber si es necesario identificar si el correo llego
al destinatario o si solamente con el manejo de un cambio de estado
se puede validar. El sistema de correo podra identificar si un correo
reboto o no fue aceptado, pero no visualizamos en este momento una
forma de deteccin si el usuario ley o no el correo.

7. Mdulo de Informes Gerenciales

-

El Sistema de Informacin deber estar en la capacidad de avisar a

Telefnica por medio de alarmas los estados de los procesos (impresin,
alistamiento; impresin de guas, sobres, despachos y distribucin) de
acuerdo a los productos manejados (cclica, baja y venta inicial).
Se debern generar los siguientes informes:
a) Un informe grfico y textual del estado actual de cada proceso de
acuerdo con los indicadores que para tal fin definir Telefnica:

 Evolucin de cada Corte de acuerdo al porcentaje de

avance de cada etapa involucrada en el mismo (Impresin,
Alistamiento, Distribucin)
Evolucin de cada etapa.
Evolucin diaria de cada proveedor por etapa y corte de
acuerdo a los estados que cada proveedor reporte y al
porcentaje de avance que para ese da se haya
configurado.
Para este caso el porcentaje de avance se deber poder configurar de
acuerdo al da del corte, al los estados de la etapa (ENT, DEV,
FALTA) y a las zonas geogrficas de cada proveedor (URBANA,
RURAL, POBLACIONES LEJANAS), tambin deber representar
fechas crticas como la fecha lmite de entrega.
b) Indicadores del Top Ten
Informe de la gestin de los proveedores por corte.
El informe lo debe poder solicitar el usuario en el sistema, con los
proveedores y cortes que se requieran.
El informe consta de los siguientes indicadores por proceso:
Total de facturas Asignadas a cada proveedor.
Total de facturas reportadas como entrega por el
proveedor.
Total de facturas entregas dentro de los tiempos
establecidos.
Total de facturas entregadas por fuera de los tiempos
establecidos.
Total de entregas reportadas con guas.
Total de entregas reportadas con archivos de texto.
Total de devoluciones reportadas por el proveedor.
Total de devoluciones actualizadas en la labor de
telemercadeo.
Total de devoluciones reportadas como localizadas en la
labor de telemercadeo.
Total de devoluciones sin informacin
Total de devoluciones retiradas del modulo de
telemercadeo.
Total de devoluciones no trabajadas en el modulo de
telemercadeo.
Total de devoluciones reportadas de las facturas cuyo
celular se encuentra con el estado BAA.
Total de entregas realizadas de los registros que fueron
actualizados en la labor de telemercadeo.
Total de registros reportados como entrega que fueron
registrados como ilocalizados en la labor de telemercadeo.
Total de registros reportados como entrega que no
generaron informacin durante la labor de telemercadeo.
Total de registros actualizados en la labor de telemercadeo
que no fueron reportados como entregas por el proveedor.

c) Total Facturado por periodo

Informe de los totales asignados a cada mercado dentro de un periodo
de tiempo definido por el usuario.
d) Control de Costos:
Informe detallado por corte, etapa y proveedor del costo de la
operacin, de acuerdo con los costos y zonas geogrficas para
las que presta un servicio especfico cada proveedor. (p ej. El
costos de la distribucin de las facturas de LA MESA
CUNDINAMARCA). Este informe tiene por objeto controlar la
ejecucin del costo de la operacin por cada proveedor
aplicando una formula sencilla de precio por cantidad (G = p *
q) no se requiere detallar valores deducibles por concepto de
impuestos simplemente realizar una agrupacin para obtener
valores por mes, productos (venta inicial, baja, cclica u otro
que se determine) y
procesos (impresin, alistamiento;
impresin de guas, sobres, despachos y distribucin).
e) Informes para la Gerencia Cadena de abastecimiento:
o Informe de consulta de planillas.
Muestra informacin de las etapas, como el da de reporte
de los avances, el estado del registro en la etapa, el
proveedor, e indica si las fechas de los reportes estn
dentro de los tiempos establecidos.
Se pueden realizar una consulta especifica de los
registros, filtrando la informacin por criterios como el
nombre del destinatario, el numero de radicado, la fecha
en la que se realizo el avance, el estado en la etapa de
distribucin, el numero de cuenta, el nmero de gua, el
contenido, el cdigo de proveedor.
Los registros se obtienen agrupados por Planilla, el rea a
la que pertenecen, el proveedor encargado de la etapa, y
los estados de los registros en la etapa. Se obtiene un
conteo de la cantidad de registros por reas, detallando la
cantidad de registros en cada estado.
Se pueden ver los nmeros de guas cargados por los
proveedores
o Costos totales por periodo.
Se muestra la informacin de los costos totales de los
envos realizados por cada rea, agrupndolos por
proveedor y tipo de servicio.
Se puede saber el numero de entregas que se realizaron en
las fechas establecidas, el numer de entregas que se
hicieron fuera de tiempos y el nmero de devoluciones.
Se puede obtener informacin adicional del costo de
envos que se realizaron a cada municipio por proveedor
y tipo de servicio.
El modulo solo suministra la informacin de las ares que
tiene permitidas el usuario que esta realizando la consulta.

o Informe General de Avance.

Se puede seleccionar el periodo de tiempo que se desea
consultar.
El SI permite consultar le avance de uno o varios
proveedores.
El SI permite consultar la informacin de los avances de
los proveedores, en los centros de costo seleccionados
por el usuario. El usuario puede seccionar uno o varios
centros de costos.
El SI solo deja seleccionar los centros de costo que el
usuario tiene asignados.
El informe muestra el nmero de entregas que se hicieron
dentro de las fechas pactadas con el proveedor, el numero
de entregas que se encuentran por fueras de las fechas
establecidas y el nmero de devoluciones que realiz el
proveedor.
El informe est agrupado por planilla, centro de costo,
tipo de servicio y proveedor.
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO.
8. Mdulo de auditora

Este mdulo tiene por objeto permitir que el equipo de auditora pueda, a
travs de la informacin proporcionada por el SI, contactar a los clientes
que hayan sido reportados como entregados para corroborar si realmente
han recibido su factura.

El mdulo contar con las siguientes funcionalidades:

o Generacin de informacin para el personal de auditora:
Interfase que le permita al personal de auditora visualizar los
datos bsicos de los clientes reportados como entregas.
De acuerdo con la gestin de la persona que hace la
llamada, el registro se deber poder clasificar de acuerdo
con los siguientes estados:
FACTOK: La factura fue entregada a tiempo.
FACTOKT: La factura llega pero no a tiempo.
NFDOK: La factura no llega y la direccin est
correcta
NFDNOK: La factura no llega y la direccin no
est correcta.
ILO: No se pudo localizar el cliente.
Dependiendo del estado tambin se deben poder manejar
los siguientes estados asociados:
INTER: La Factura llega de forma intermitente.
DMES: La Factura no llega hace dos meses.
TMES: La Factura no llega hace tres meses.

o El Mdulo generar automticamente los registros una vez se

cumpla un mnimo de entregas reportadas por ciclo.
o El Mdulo generar una cantidad especfica de registros por cada
municipio.
o El Mdulo generar los siguientes informes:
Informe consolidado por ciclo: Donde se especifican las
cantidades gestionadas por cada estado.
Informe consolidado por ciclo detallado por ciudad:
Donde se especifican las cantidades gestionadas por cada
estado asociado a cada ciudad:
Informe diario de gestin de auditora: Donde se
especifican los registros trabajados por el personal de
auditora durante un da.
Informe por ciclo de gestin de auditora: Donde se
especifican todos los registros del ciclo y su estado.
Informe de desempeo por persona: Cada usuario podr
revisar qu ha hecho desde el comienzo del da y hasta el
momento de la consulta.
Pantalla de consulta de actualizaciones: donde el usuario
podr revisar el detalle de lo que se ha hecho y editar los
registros para corregir algn campo.

El sistema debe contar con la generacin automtica de la base de datos

y debe estar disponible para la descarga por parte de los usuarios.
La base de datos se debe generar de acuerdo a las cantidades
suministradas, para lo cual el usuario debe tener la posibilidad de
ingresar el nmero de registros que se deben tomar en cada ciclo y por
cada municipio.

COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO.

9. Mdulo de Telemercadeo

Este mdulo tiene por objeto permitir que el equipo de telemercadeo

pueda, a travs de la informacin proporcionada por el SI, contactar a los
clientes que hayan sido reportados como no entregados por alguna causal
de devolucin y aplica para las dos reas (Facturacin y Logstica).
El mdulo contar con las siguientes funcionalidades:
a) Generacin de informacin para el personal de telemercadeo:
Interfase que le permita al personal de telemercadeo visualizar los
datos bsicos de los clientes reportados con alguna causal de
devolucin.
o De acuerdo con la gestin, el in-house deber poder notificar el
estado final del registro que present la devolucin
especificando:
Actualizacin: Cuando el contacto de cmo resultado la
modificacin de datos del clientes a nivel de direccin,
telfonos fijo nombre de usuario.
Falsa Devolucin: Cuando el contacto de cmo resultado
una confirmacin de los datos registrados en la factura

b)
c)

d)

e)

devuelta sin que haya ninguna novedad, en este casos se

deber asumir como una falla del courier.
Ilocalizados: Cuando no haya contacto efectivo no se
realice ningn tipo de contacto se deber registrar como
Ilocalizado para lo cual deber existir una clasificacin
adicional en la se permita detallar el estado de la lnea
celular (BAA, STA, AAA),saldo de la cuenta y plan
tarifario.
Esta informacin deber ser generada automticamente por el sistema
de la bolsa general de devoluciones que haya en la BD del SI
El administrador de este modulo podr asignar las llamadas al
personal de telemercadeo asocindolo al cdigo del courrier que vaya
a atender. p ej. El Usuario de Telemercadeo 1 Atender las llamadas
del courrier 3580
El mdulo generar los siguientes informes:
Informe de desempeo por persona: Cada usuario podr
revisar qu ha hecho desde el comienzo del da y hasta el
momento de la consulta
Informe general de desempeo por persona: Se podr
generar un informe donde se especifique por persona el
desempeo por Estado y por llamadas y rellamadas del
grupo de Telemercadeo para una fecha especfica
Informe general de desempeo por persona agrupado por
corte: contiene la misma informacin del informe anterior
pero agrupado por corte, con la opcin de revisar la carga
de llamadas por cada courrier.
Pantalla de consulta de actualizaciones: donde el usuario
podr revisar el detalle de lo que se ha hecho y editar los
registros para corregir algn campo.
Informe de actividades realizadas por el usuario de
telemercadeo: Se podr obtener los como los campos que
modifico durante la gestin, momento en el cual
abandono la sesin y control de salida del modulo.
Consulta de servicio al cliente: Consulta del estado actual
de un cliente especfico con un historial de trazabilidad de
4 meses. El usuario estar en capacidad de ver la
informacin bsica de un cliente y su comportamiento en
los ltimos cuatro meses, teniendo en cuenta el
comportamiento del courrier y el de telemercadeo, as
mismo podr ver la imagen de la prueba de entrega si la
tiene y el ltimo cronograma de distribucin. Para el caso
de auditorias y revisiones con el courrier se podr
descargar el archivo original que ste envo al sistema.
Reenvo de actualizaciones de Telemercadeo: El SI deber,
automticamente, enviar la informacin de la labor de actualizacin
telemercadeo nuevamente a los courriers para su re distribucin. El
sistema deber notificar dos (2) veces al da a travs de e-mail la
gestin realizada en el proceso de contacto realizado por los
funcionarios in house de tal forma que permita re- enviar las facturas

con las novedades reportadas retomado el proceso de distribucin de

facturas a partir de la notificacin de descarga al mensajero.
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO.
10. Mdulo de Televerificacin de PQR para la gerencia de cadena de
abastecimiento
Este mdulo tiene por objeto permitir que el equipo de telemercadeo
pueda, a travs de la informacin proporcionada por el SI, contactar a los
clientes a quienes se les va a enviar la respuesta a una PQR que haya
radicado en la compaa.
El mdulo contar con las siguientes funcionalidades:
o Generacin de informacin para el personal de telemercadeo:
Interfase que le permita al personal de telemercadeo visualizar los
datos bsicos de los clientes a quienes se les va a contactar para
informarles sobre el envo de la respuesta de PQR.
De acuerdo con la gestin de la persona que hace la
llamada, el registro se deber poder clasificar de acuerdo
con los siguientes estados:
ACT: La direccin del registro fue modificada.
ILO: El Remitente no puedo ser contactado.
DIROK: El remitente confirma la direccin.
El Mdulo clasifica la informacin y genera un archivo
que ser revisado por el personal del rea de logstica y
servir para realimentar los envos
o El SI enva un correo al usuario y publica una Bd con los
registros cuya direccin fue modificada durante el telemercadeo
(ACT). La BD contiene la antigua y la nueva direccin del
registro. Este informe es generado dos veces en el da.
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO.
11. Mdulo de cargue de Informacin

El SI deber contar con un mdulo de cargue de informacin para que

los proveedores puedan subir por la pgina de la herramienta sus
informes de avance.
o Para el caso de cargue de informacin de produccin, el mdulo
deber evaluar previamente el contenido de los archivos fuente
para detectar posibles errores para garantizar la integridad de los
datos cargados, se evaluara el nombre de los archivos, la vigencia
de los mismos y el contenido.
o Para el caso de los dems avances, el modulo muestra un mensaje
de error se ocurri algn problema durante el cargue del archivo,
informando el tipo de problema que se presento, de lo contrario
muestra un aviso de cargue correcto de informacin.

o Para el caso de los cdigos de mensajeros, el sistema deber

permitir cargar desde un archivo plano o manualmente los
cdigos de cada proveedor.
Con este mdulo tambin se podrn cargar los nmeros de telfonos para
la gestin de telemercadeo
Tambin deber estar disponible la posibilidad de recibir los avances va
correo electrnico, para tal fin se deber contar con una herramienta de
administracin de correo que permita recibir dichos archivos y
organizarlos para subirlos automticamente.
Debe tener la opcin de cargar reportes de distribucin simulando fechas
de cargue. Estos reportes deben quedar debidamente registrados en el
sistema con la fecha de simulacin y el usuario que realiz el cargu,
adems debe indicar que este reporte se realizo a travs de la pgina
simulando otra fecha.
Para el caso de la Gerencia Cadena de abastecimiento, la informacin se
deber carga teniendo en cuenta una serie de validaciones para asegurar
la integridad de la informacin, en caso en que esta informacin est
errada, el SI mostrar en la pantalla de cargue un informe con los errores
identificados y cancelar el cargue de la planilla. Las validaciones
mnimas son:
o La central de envo es un campo obligatorio y debe venir
diligenciado con el nombre de la central de envi a la que
pertenece el usuario, adems de coincidir con la tabla referencial
del SI.
o La fecha de radicacin y fecha pactada, deben venir con el
formato predefinido.
o El campo tipo documental es obligatorio y la informacin de este
campo debe coincidir con la tabla referencial del SI.
o El campo nombre es obligatorio.
o El campo Direccin es obligatorio.
o Los Campos Municipio Departamento no son obligatorios para
las reas, pero en caso de estar diligenciados deben coincidir con
las tablas de cobertura de los proveedores, adems no se carga el
archivo si hay mas de cinco registros sin destino o mal
diligenciados.
o El campo Cdigo Centro de Costo es obligatorio y debe ser
diligenciado con el cdigo del centro de costo al que pertenece el
registro. El usuario puede cargar registros de centros de costo
que tenga asignados.
o El campo Esto del Envi, es obligatorio y la informacin debe
coincidir con la tabla referencial del SI.
o El SI devuelve un correo informando si el cargue de la BD fue
exitoso o no. En caso de presentarse algn error se adjunta un
archivo con los errores por los cuales no se cargo el archivo,
adems en el modulo se pueden consultar las lneas que tiene
campos mal diligenciados.

COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO. Este modulo y sus archivos

de origen y formatos se deben definir en la etapa de diseo en cada

proceso. Sobre estos puntos nos permitimos realizar las siguientes

preguntas:
Sobre el proceso de simular las fechas de cargue se quiere dar una
herramienta al proveedor para validar como le daran sus mtricas si hiciera
el cargue en un da simulado (What If). Quisiramos que nos indicaran los
resultados esperados de la simulacin o si hay algunos reportes predefinidos
para tenerlos en cuenta en la simulacin.

Por favor informar que numero de correos se esperan manejar por

dia? Por hora? Y que numero de destinos se manejan por e-mail
enviado. solo uno ?

12. Mdulo de descargue de Informacin

El SI deber contar con un mdulo de cargue de informacin para que

los proveedores puedan bajar por la pgina de la herramienta sus bases
de datos. Cada proveedor podr ver nicamente la informacin que le
corresponde para conservar la confidencialidad de cada uno de ellos.
Tambin deber estar disponible la posibilidad de enviar las BD va
correo electrnico, para tal fin se deber contar con una herramienta de
administracin de correo que permita enviar de manera personalizada
dichos archivos.
Adicionalmente en este mdulo estarn disponibles los siguientes
informes para ser descargados por el personal de Telefnica:
o Archivo con guas no cargadas: un informe con las guas que
no se han podido cargar al sistema por alguna razn.
o Base de datos de auditoria: Base de datos con los registros a
auditar en caso en que el mdulo de auditora no est
disponible.
o Base de datos de Faltantes: Dos veces al da el sistema debe
generar la informacin de los registros reportados como
faltantes.
o Base de datos de faltantes de envo de guas: Una vez al da el
sistema debe generar el informe por proveedor y consolidado
de las guas que hacen falta por reportar.
o Consultas a Medida: Aqu se deben dejar todas las consultas a
medida que solicite la Telefnica Movistar Colombia s.a. .
o Correos de Factura Electrnica: El sistema generar un
informe con los correos que se hayan registrado a travs de la
gestin de telemercadeo.
o Devolucin sin cambio de direccin: El sistema generar un
informe con los registros que fueron reportados como entrega
el ciclo o corte inmediatamente anterior y que actualmente se
encuentra como devolucin para apoyar la gestin del
courrier.
o Informe de registros sin telfono: Informe con los registros
que no tienen un nmero de telfono asociado.

o Informe diario de Auditoria: Informe con los registros que se

trabajaron en un da especfico.
o Informe Diario del sistema: Informe diario con todos los
registros que sufrieron alguna modificacin durante el da.
o Informe diario de primer contacto: Informe diario con la
gestin del *611, tanto general como por courrier.
o Informe de Auditoria por proceso: Informe detallado de la
labor de auditoria por cada proceso.
o Reenvos: Informe de los registros que han sido reenviados
una vez han sido actualizados en telemercadeo, por proveedor
y consolidado.
o Para el caso de los cdigos de mensajeros, el sistema deber
permitir descargar a un archivo plano los cdigos de cada
proveedor.
o Informe de No Oportunos: Una vez a la semana el sistema
debe generar un informe con las entregas que fueron
reportadas fuera de los tiempos. El informe debe contener el
detalle de cada cliente.
o Top Ten: el sistema debe permitir la descarga del top ten al
siguiente da que el usuario lo solicite.
o Estado de Transmisin de Guas: En este informe se debe
presentar la siguiente informacin:
Agrupado por ciclo el proveedor que hizo el cargue, la
fecha en que se hizo, el nmero de guas cargadas que no
han sido reportadas como entregas, el nmero de guas
que ya han sido cargadas y el nmero de guas que han
sido realmente cargadas por primera vez.
Informacin acerca de la cola de cargue de guas y la
posibilidad de tener una muestra del archivo que se est
cargando donde se especifique el nombre de la imagen y
su peso.
o En esta pantalla tambin se deben poder buscar dentro de un
rango de fechas especfica lo siguiente:
Bsqueda por Cdigo de Proveedor, Nombre de
Proveedor, o fecha de carga.
Se debe visualizar la siguiente informacin por archivo
cargado:
Ciclo o Corte
Proveedor
Mercado
Si se puede cargar o cul es el error que presentan
La Fecha de envo
El nmero de guas del archivo correspondientes a
este ciclo
El nmero de guas eliminadas por algn error
especfico
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO. Este modulo y sus archivos
de descarga con su formato se deben definir en la etapa de diseo en
cada proceso.

13. Mdulo de generacin de Consultas

El SI deber contar con un generador de consultas varias, para que el

personal de Telefnica pueda hacer consultas adicionales a las definidas
en los reportes enunciados anteriormente. Aplica para las dos reas.
El generador de consultas podr generar consultas por pantalla o
descargarlas a un archivo plano.
Este generador se deber tener acceso a la informacin histrica de un
ao.
Con este generador el usuario podr componer las consultas requeridas
sin necesidad de tener ningn tipo de conocimiento en SQL u otro tipo
de lenguaje de manejo de bases de datos, es decir, deber presentar una
interfase de usuario final donde pueda seleccionar la base de datos, los
campos y las operaciones sobre los campos que requiera para obtener
una informacin especfica, deber estar disponible tanto para la
Gerencia de Facturacin como para la gerencia de cadena de
abastecimiento.
El generador de consultas deber tener su propio sistema de seguridad
disponible para el personal de Telefnica.
Con el generador se debe poder realizar consultas de las cuentas
suministradas por el usuario.
Las funcionalidades mnimas sern:
Creacin, Edicin y Eliminacin de usuarios y asignacin
de BD especficas.
Creacin, Edicin y Eliminacin de consultas.
Consulta y Descarga de informacin.

COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO. LOS REPORTES SE

REVISARAN EN CONJUNTO CON EL PERSONAL DE TELEFONICA, SE
LEVANTARA LA INFORMACION REQUERIDA PARA CADA REPORTE Y
SE IMPLEMENTARA POR PARTE DE E-SOLUTIONS PARA QUE EL
REPORTE QUEDE DISPONIBLE PARA LOS USUARIOS PREVIAMENTE
DEFINIDOS.
SE
DEBEN
DEFINIR
CUALES
SON
AQUELLAS
VARIABLES
PARAMETRIZABLES DE TAL FORMA QUE TELEFONICA O SUS
PROVEEDORES PUEDAN MODIFICARLAS Y DEPENDERA DE LA
DEFINICION DE PERFILES Y SU ALCANCE. DE ESTA FORMA LOS
USUARIOS DEL SISTEMA DE INFORMACION PODRAN MODIFICAR
ESTOS PARAMETROS PERMITIDOS. ESTAS DEFINICIONES SE DEBEN
REALIZAR AL MOMENTO DE HACER EL LEVANTAMIENTO DE
INFORMACION DE CADA REPORTE Y DEBEN ESTAR CONTEMPLADOS
EN LA ETAPA DE DISENO.

14. Mdulo de Cargue de Imgenes de Comprobantes de Entrega (Guas)

El SI deber permitir la consulta de las guas o comprobantes de entrega
de cada una de las facturas entregadas.

El SI de informacin deber contar con un mdulo o solucin para que

los proveedores puedan cargar a travs de la pgina del SI o va ftp las
guas, es necesario anotar que el conocimiento tecnolgico de algunos
courriers es mnimo, por eso se debe garantizar una solucin fcil de
implementar y manejar.
Se debe tener un historial disponible de dos meses para consulta
inmediata y un historial para consulta no inmediata de tres meses. Este
almacenamientos no deben afectar los tiempos de las consultas que se
hagan. El proveedor deber pasarle a Colombia Telecomunicaciones
S.A. ESP un CD trimestral del histrico (imgenes y histrico de las
bases de datos).
A este mdulo de consulta lo podrn visitar simultneamente un nmero
ilimitado de usuarios, y deber estar disponible para el personal del call
center del *611 de Telefnica Movistar
Los courriers podrn cargar la informacin al sistema va internet(por la
pgina del SI) o va ftp segn la conveniencia del courrier.
El administrador del SI deber proponer una solucin de cargue de datos
que le permita a los courriers pequeos subir sus imgenes sin mayores
conocimientos tcnicos de la operacin de envo va internet.
El courrier se encargar de generar las imgenes de las guas con el
menor tamao posible, este tamao ser un estndar a nivel nacional y
ser definido por Telefnica Movistar

COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO

15. Mdulo de registro de soporte tcnico
El SI deber permitir el registro de las consultas de soporte tcnico con el
fin de clasificarlas y documentarlas para as poderlas utilizar en eventos
similares posteriormente.
Las funcionalidades mnimas son:
Registro de una solicitud.
Registro de la solucin a la solicitud.
Consulta del estado del soporte tcnico.
Se debe por lo menos registrar la siguiente informacin:
Cdigo de la solicitud, Tipo de Solicitud, Modulo, Fecha,
Cliente, Usuario, Descripcin de la Solucin, Tiempo
Requerido para resolver la Solicitud, Fecha de Respuesta,
Estado del servicio.
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO. Este modulo de solicitudes
se debe definir en la etapa de diseo en cada proceso.

16. Mdulo para atencin al cliente

El SI contar con un mdulo de consulta del estado del cliente adecuado
especficamente para el personal de atencin, las funcionalidades
mnimas son:
Navegacin cerrada: No debe existir la posibilidad que el
usuario pueda navegar a otras pginas a partir de sta.

 Consulta del estado del usuario con un histrico de 6

meses y la posibilidad de visualizar las imgenes de las
pruebas de entrega de los mismos.
Visualizacin de la imagen de la prueba de entrega.
Visualizacin del cronograma de distribucin.
Envo del archivo PDF a travs de correo electrnico.
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO
17. Envo Electrnico de la Factura a los Clientes
El SI deber poder enviar un archivo PDF con la primera pgina de la
factura a los clientes que lo soliciten en los contactos que se hagan en las
lneas de atencin al cliente, para esto el usuario deber estar en
capacidad de capturar en el sistema la direccin de correo electrnico
del cliente para hacer el envo. Para que esta opcin est disponible, el
SI de informacin se deber poder integrar con el sistema de Factura
Electrnica DoX.
El SI debe poder procesar los registros generados a partir del
comportamiento del envio de correos electronicos para incluirlos dentro de
todos los informes del SI, donde aplique, interpretndose como un proveedor
mas.

Los registros de envio electronico deben poder comportarse como cualquier

otro registro de manera que se pueda monitorear su comportamiento tanto
individual como grupalmente, es de anotar que no tiene el manejo inical
como la generacin de numero de gua, ni genera bases, como la gua
escaneada.

El cargue de los archivos fuente tiene un tratamiento especial, el

CONTRATANTE se debe conectar al ftp de telefonica para jalarlos de
acuerdo con la ruta y nombre del archivo que reporta el CONTRATANTE
en un archivo plano preliminar.
Para el caso del producto movil estos se suben en dos fases, el primero es el
de los enviados y despues se reportan los avances en la estructura del SI en
el caso de los envios de factura fija se hace el reporte a traves de tres
archivos de manera que se carguen los enviados, los reportados y los rebotes.
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO
Cmo sera la integracin con el sistema DoX? Mediante que mecanismo
nos debemos comunicar con ellos y que especificaciones debemos tener en
cuenta ? Qu informacin obtendramos de dicho sistema? Es solo
informativo del SI hacia HALCON o es en doble via la integracin, y se debe
esperar confirmacin o recepcin de datos para continuar con el proceso ?
Qu cantidad de correos se manejan por hora, por da??

18. Mdulo de informacin de proveedores

El SI contar con una agenda de proveedores donde se pueda consignar
la informacin de los mismos con el fin de administrar la informacin de

envo de correos, nombres, direcciones, etc, esta informacin se debe

poder registrar, editar y eliminar para mantener al da la misma.
Tambin se le deben poder asignar los servicios que provee y los
municipios a donde provee estos servicios as como las tarifas para
trabajar los temas de ubicacin geogrfica y costos.

COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO

19. Manual de Usuario del SI
EL SI debe contar con un manual del usuario en lnea que permita
consultar los pasos y observaciones que se tienen para realizar una
funcin especfica.
El manual debe estar agrupado por mdulos y funcionalidades y debe ser
editable para enriquecerlo proactivamente con el fin de ajustarlo a las
necesidades y lenguaje del usuario final.
Los mdulos que aparecen para cada usuario debern estar asociados a
los permisos que el usuario tenga.
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO. Este modulo de manuales
se debe definir en la etapa de diseo en cada proceso para validar
permisos de lectura y escritura de acuerdo al perfil dado.

20. Edicin cronograma de Distribucin

Se debe permitir la creacin del cronograma de distribucin de clientes y
distribucin proveedores.
El sistema debe permitir la edicin del los cronogramas de distribucin
una vez se generen.
La edicin del cronograma de distribucin de proveedores se debe hacer
por cada proveedor en el proceso seleccionado.
El sistema debe permitir la visualizacin de los cronogramas.
Se deben poder modificar los parmetros que utiliza el sistema para la
generacin automtica del cronograma una vez se realice el cargue del
ciclo.
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO. Este modulo de cronograma
se debe definir en la etapa de diseo en cada proceso.

21. Tareas que se debern realizar automticamente

Recepcin y organizacin de informacin:

o Evaluacin de integridad de lo reportado.
Estructura del archivo.
Formato y pertinencia de los datos.
Validez de la fecha real de entrega.
Validez del cdigo del mensajero.
Validez del cdigo del proceso, del cdigo de etapa y el
cdigo de proveedor reportado.
Revisin de devoluciones.
Revisin de inconsistencias de estado.

o Envo de correo electrnico indicando que el archivo cargo bien o en

su defecto indicando cules han sido lo errores de cargue.
o Envo de correo electrnico que indique qu registros ya han sido
cargados previamente al sistema con otro estado.
o Registro de estados, fechas y cantidades reportadas por cada
proveedor y de cada corte
o Generacin de reportes de error en el cargue de informacin para
informar a cada proveedor acerca de su cargue de datos.
o Generacin de la BD para Telemercadeo para atender los reclamos
o Consolidacin de informacin para generar indicadores.
o Recepcin, Evaluacin y Cargue de imgenes de guas.
o Generacin de registros para auditoria.
o Retirar del modulo de telemercadeo los registros que son
devoluciones y fueron reportados como entregas por los proveedores,
sin haber realizado la labor de telemercadeo.

Envo de BD por proveedor:

o Generacin de bases de datos de acuerdo a lo asignado por el
administrador del sistema.
o Generacin de BD trabajadas y actualizadas por telemercadeo
(reenvos).
o Envi de BD a cada proveedor.
o Publicacin de bases de datos para cada proveedor.

Medicin de cada proceso:

o Generar los indicadores de gestin de cada proceso
o Generar alarmas de acuerdo al estado de cada proceso
o Generar el mapa general y detallado del proceso
o Consolidar informacin para reportes varios

Asignacin de registros para telemercadeo:

o Asignar a cada usuario y de acuerdo con sus prioridades de atencin,
registros para hacerles labor de telemercadeo

Generacin de BD y procesos especficos:

o Generacin de BD totales
o Correos confirmando la entrega de la factura a cada cliente

Generacin de Indicadores y avance de los cortes por correo

electrnico y mensajes de texto:
o Enviar correo electrnico y mensajes de texto el da de corte +10
das informando el estado del proceso de distribucin a una lista de
correo previamente definida.
o Notificar las entregas a determinado No de clientes por medio de
mensajes de texto.

COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO. Estas tareas se deben

definir en la etapa de diseo en cada proceso.

22. El SI de Informacin deber garantizar la integridad del proceso a travs del

cumplimiento de los siguientes lineamientos.

Etapa y Estado de los clientes: Identificar el estado y la etapa en que se

encuentra cada cliente dentro del proceso de facturacin.
Integridad de la informacin: Verificar que entre etapa y etapa se
mantenga el mismo volumen de informacin.
Integridad de la informacin: Verificar que la informacin que reporta
cada proveedor es consistente y pertinente de acuerdo al proceso o corte
que est reportando y a las cantidades que se le hayan asignado.
Oportunidad de la informacin: Verificar que los proveedores de
informacin (Impresor, Alistador, Distribuidor) estn reportndola
oportunamente para dar continuidad y fluidez al proceso de facturacin.
Pertinencia de la informacin: Asegurar que a cada proveedor le est
llegando la informacin que le corresponde y sobre la que se le va a
hacer el seguimiento.
Disponibilidad de la informacin: Proveer canales de comunicacin
efectivos que le permitan a cada proveedor acceder a la informacin en el
momento en que sea oportuno, en este momento los canales son el correo
electrnico y la consulta de la pgina WEB.
Disponibilidad de la informacin: Conocer de primera mano y en
diferentes niveles de detalle, el estado de avance de cada uno de los
proveedores e incluso de los clientes de cada proveedor.
Gestin de los proveedores: Evaluar constantemente el avance de cada
proveedor y del proceso de facturacin en si, para tomar decisiones
apoyados por la informacin que el sistema provee. Estos indicadores se
calculan en tiempo real, ya que la informacin se mantiene en lnea.

COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO. Este modulo de integridad

se debe definir en la etapa de diseo en cada proceso.
23. UNIDAD PARA ALMACENAMIENTO DE GUIAS Y BASES.
El PC, servidor o la unidad de almacenamiento deber contener
suficiente espacio para las guas o pruebas de entrega, ya que
actualmente los archivo son muy pesados.
Por los doce ciclos y no ciclo que se generan durante el periodo mensual,
se almacena un promedio de 17GB en imgenes y al ao 204 GB; estos
archivo deben ser comprimido en WinRAR para ahorrar espacios.
En la unidad tambin se almacenar la base total de Distribucin
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO.
En el inicio del documento se indica que se requiere almacenamiento
por 6 meses. Aqu no se indica el tiempo a ser almacenada la
informacin histrica. Si es de 204GB por ao, podran indicarnos cul
es el requerimiento de datos histricos mnimos que se requiere y si el
valor de 204GB al ao se mantiene o tiene un crecimiento conocido
por ao?

Pre-condicin:

Esta herramienta o unidad de almacenamiento deber guardar todos

los historiales ya que a la fecha hay clientes que solicitan consultas
de guas o pruebas de entrega de aos atrs.

Los permisos a esta herramienta o unidad de almacenamiento deben

ser de control total para el usuario encargado del proceso.

Si en algn momento se diera por terminado el contrato, el

proveedor deber entregar toda la informacin de los historiales en
el formato almacenado y acordara con el contratante para la entrega
de la informacin, este servicio deber estar incluido dentro de la
tarifa general negociada

COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO. Si el sistema debe

mantener el historial total, se asume que es durante la prestacin del
servicio. Cul es el tiempo mnimo de contratacin para el SI? 12
Meses, 24 Meses, etc. Al pasar el tiempo se envan en DVD los datos
de cada proceso. Luego de entregar esto por ms de 6 meses, el
sistema debe mantener almacenada la informacin o se puede
eliminar teniendo en cuenta que ya se entregaron los datos a
Telefnica.

1. APLICATIVO O HERRAMIENTA DE CONSULTA

En la herramienta de consulta deben existir dos parmetros, consulta de
Imgenes de guas o pruebas de entrega y consulta de informacin en la
base de distribucin.
Consulta de imgenes
Pre-condicin:

La llave primaria de consulta para imgenes debe ser el nmero de

Cta., Tipo de Documento, mes y ao.
Tipo de Documento hace referencia:
SCL=CICLO
VIN=Venta inicial
SAP=CARTAS SAP
OCRT= CARTAS VARIAS
ATIS = Ciclo
DAVOX

El resultado de la consulta debe estar en una carpeta comprimida que

contenga todas las imgenes solicitadas.(La imgenes dentro de la
carpeta no deben estar comprimidas solo la carpeta).

Que las consultas se puedan realizar por unidad o masivamente.

Consulta de informacin de la base de Distribucin

Pre-condicin:
Se solicita el almacenamiento de las bases Ciclo y No ciclo ya que actualmente son
importantes para visualizar el Historial de Distribucin de los clientes especficos y
para consultas de indicadores entres otras cosas como Backup e historial de las bases.

Todos los campos

que se pueda descargar la base del un mes especifico y ao

ciclo o no ciclo

que se pueda descargar la base de una Os especifica ciclo o

no ciclo

que se pueda consultar la informacin de un cliente por

Numero de cta., mes y ao indicador la Os pero esta no es
obligatoria.

COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO. LAS CONSULTAS SE

REVISARAN EN CONJUNTO CON EL PERSONAL DE TELEFONICA, SE
LEVANTARA LA INFORMACION REQUERIDA PARA CADA CONSULTA Y
SE IMPLEMENTARA POR PARTE DE E-SOLUTIONS PARA QUE LA
CONSULTA QUEDE DISPONIBLE PARA LOS USUARIOS PREVIAMENTE
DEFINIDOS.
SE
DEBEN
DEFINIR
CUALES
SON
AQUELLAS
VARIABLES
PARAMETRIZABLES DE TAL FORMA QUE TELEFONICA O SUS
PROVEEDORES PUEDAN MODIFICARLAS Y DEPENDERA DE LA
DEFINICION DE PERFILES Y SU ALCANCE. DE ESTA FORMA LOS
USUARIOS DEL SISTEMA DE INFORMACION PODRAN MODIFICAR
ESTOS PARAMETROS PERMITIDOS. ESTAS DEFINICIONES SE DEBEN
REALIZAR AL MOMENTO DE HACER EL LEVANTAMIENTO DE
INFORMACION DE CADA CONSULTA Y DEBEN ESTAR CONTEMPLADOS
EN LA ETAPA DE DISENO.

D. GARANTAS DE CALIDAD
El oferente deber garantizar a Telefnica Movistar Colombia S.A. el procesamiento de
los siguientes reportes:

Reporte de cargue de las bases de datos

Reporte de llegada del fsico a los couriers.
Reporte de inicio de la operacin
Reporte diario del proceso de distribucin de entregas y devoluciones.
Reporte de telemercadeo
Reporte de Costos
Reporte del fin del proceso

Todos los reportes debern estar incluidos dentro del costo unitario de la propuesta,
Telefnica Movistar no reconocer costos adicionales por ningn concepto.
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO.
E. METRICAS DE DESEMPEO
Telefnica Movistar evaluar el nivel de calidad de los Servicios suministrados por el
CONTRATISTA, bajo las condiciones previstas en el presente contrato, y teniendo en
cuenta las siguientes mtricas:

COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO.

F. ASPECTOS FINANCIEROS Y ADMINISTRATIVOS
Se solicita incluir en la cotizacin respuesta o comentarios a cada uno de los siguientes
aspectos, con los requisitos y condiciones que enseguida se sealan.
1. CONDICIONES DE LOS PRECIOS.
El oferente presentar propuesta del sistema de informacin
outsourcing.

bajo el esquema de

Es decir que en la propuesta el oferente deber tener en cuenta el recurso humano que
va necesitar para el soporte de la aplicacin:
La propuesta deber detallar los siguientes aspectos:

Costo por Registro:

RANGO
0
200.000
200.001
400.000
400.001
600.000
600.001
800.000
800.001
1.000.000
1.000.001
1.400.000
1.400.001
1.800.000
1.800.001
2.200.000
2.200.001
2.600.000
2.600.001
3.000.000
3.000.001 En adelante

VALOR
REGISTRO
MENSUAL
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$

Costo por Registro electronico:

RANGO
0
200.000
200.001
400.000
400.001
600.000
600.001
800.000
800.001
1.000.000
1.000.001
1.400.000
1.400.001
1.800.000
1.800.001
2.200.000
2.200.001
2.600.000
2.600.001
3.000.000
3.000.001 En adelante

VALOR
REGISTRO
MENSUAL
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$

Colombia Telecomunicaciones S.A. ESP no aceptar propuestas con esquemas de

precios diferentes al anterior, de igual manera requiere que los precios sean fijos durante
todo el tiempo de ejecucin del contrato.
COMPRENDIDO, ACEPTADO Y CUMPLIDO. Se solicita que Telefnica
nos indique el tiempo por el cual se realizara la contratacin del SI.

Tiempo de implementacin
30 das despus de adjudicado el contrato.
COMPRENDIDO. SIN EMBARGO SE INDICA QUE EL TIEMPO DE
IMPLEMENTACION ES DE 5 MESES. DISTRIBUIDOS ASI:

MES 1: Levantamiento de informacin en detalle de los procesos

del SI, incluye los perfiles, recursos, privilegios y conocimiento en
detalle de cada uno de las condiciones que aplican cada proceso
MES 2-4: Desarrollo de la solucin de Implementacion minima
MES 5: Procesos y ajustes
MES 6 en adelante: Ajuste y mejoramiento continuo de la solucin
de SI

Penalizaciones y descuentos
1. No inicio oportuno del contrato
a. 10% del valor del contrato
2. Disponibilidad de la herramienta
a. Por fuera de servicio del sistema debido a fallas inherentes al proveedor,
superiores a dos horas.
i. Se penalizara con el valor de un da del contrato al mes donde se
presento la falla. Ejemplo: valor facturado mes 18000.000/30
=600.000
3. Incumplimiento a los tiempos de desarrollos.
a. Por cada da de atraso Se penalizara con el valor de un da del contrato al
mes donde se presento el incumplimiento. Ejemplo: valor facturado mes
18000.000/30 =600.000
COMPRENDIDO DE ACUERDO A LOS TIEMPOS DE IMPLEMENTACION
OFERTADOS. LOS DESARROLLOS SOLICITADOS SERAN INCLUIDOS EN
EL SERVICIO Y SE DARA PRIORIDAD EN CONJUNTO CON TELEFONICA
PARA REALIZAR Y ENCOLAR LOS REQUERIMIENTOS DE ACUERDO A
LA PRIORIDAD ACORDADA.