MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDINIENTOS

LUZ JINETH ROCHA RAMIREZ

ING. LUIS ALBERTO ROJAS FARFAN

INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR ITFIP

ECONOMIA, ADMINISTRACION Y CONTADURIA
GESTION EMPRESARIAL VI
GESTION POR COMPETENCIAS
ESPINAL-TOLIMA
2014

INTRODUCCION

Toda empresa tiene que tener un manual y mapa de funciones seguido de un manual de
procedimientos, sobre todo aquellas que son de grandes extensiones, ya que as se lleva una
vigilancia sobre las funciones y procedimientos a seguir dichas actividades que tiene el
personal que conforma la compaa. Es un elemento eficaz de ayuda para el desarrollo de la
estrategia de una empresa, ya que determina y delimita los campos de actuacin de cada rea
de trabajo, as como de cada puesto de trabajo puesto que adems de orientar a cada
empleado acerca de sus funciones les ayuda organizar las actividades y saber si la deben
redireccionar o ellos la pueden atender.
Esta herramienta le permite verificar a cada trabajador, lo que debe hacer, segn el nivel
salarial y el nivel escalonado en que se encuentra ubicado dentro de la organizacin.

El presente trabajo tiene por finalidad presentar un manual de funciones y procedimientos de

un trabajador de la empresa gracias a cada una de las funciones generales y especficas
asignadas a cada uno de los cargos. Para las organizaciones es muy importante determinar
las actividades que cada cargo debe cumplir ya que de esta manera se aplicara una adecuada
divisin de tareas y se evitara que los empleados realicen funciones y procesos que no
pertenecen a su cargo.

OBJETIVO GENERAL
Elaborar un manual de funciones, mapa funcional y manual de procedimientos segn los
conocimientos adquiridos impartidos en clases.
Logrando identificar y aplicar los campos en gestin por competencias.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Delimitar actividades para un cargo especfico.

Establecer mediante los criterios de gestin por competencias las funciones

principales del cargo seleccionado y sus actividades segn el diagrama

Resaltar la importancia de la divisin de tareas o actividades en la organizacin.

MISION

CREDIDESCUENTOS es una comercializadora de muebles, colchones y electrodomsticos

que busca brindar en cada uno de sus productos la mejor calidad logrando nuevos clientes y
fidelizando aquellos que ya lo son basando su estrategia e inmejorables condiciones de
financiacin a crdito y excelentes precios de contado teniendo un excelente servicio postventa y un asesoramiento personalizado para garantizar una empresa acertada

VISION

CREDIDESCUENTOS

se posicionara como la marca lder en las regiones

que hace

presencia en la distribucin de muebles colchones y electrodomsticos con planes d

financiacin nicos y accesibles

precios de contado ayudados

por la constancia

capacitacin de su personal en las diferentes reas en pro de un excelente servicio venta y

post-venta adems de una atencin especializada hacia el consumidor final que nos permitir
entender la necesidades del mismo para el desarrollo de futuros productos contribuyendo en
el progreso socio-econmico del pas

MANUAL DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACION

DENOMINACION DEL CARGO: Coordinador de ventas

ESTUDIO Y/O NIVEL ACADEMICO: Tecnlogo en reas

administrativas, Tcnico en mercadeo y ventas

DEPENDENCIA: reas de ventas

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente de ventas

II. PROPOSITO PRINCIPAL

Gestionar el desarrollo y evolucin de las ventas de mercancas as como su adecuada

rotacin, teniendo en cuenta los criterios establecidos para la empresa.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESCENCIALES

1. Convocar, seleccionar, capacitar y vincular los asesores vendedores en la cantidad que la

empresa le instruya y con el perfil definido y los requisitos exigidos.

2. Disear estrategias y planes comerciales en pro del crecimiento de la empresa.

3. Desarrollo y control de las estrategias comerciales del departamento de ventas.

4. Apoyar las actividades comerciales de la empresa

5. Gestionar los inconvenientes que se presenten en el departamento.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

1.1 Coordinar con los proveedores y la oficina principal las capacitaciones sobre el
conocimiento del producto para el buen desempeo de los asesores.

1.2 apoyar los procesos de seleccin y reclutamiento del personal de ventas

1.3 Realizar la entrevista y el debido proceso de vinculacin a la empresa.

2.1 Disear estrategias para los diferentes puntos de ventas

2.2 Promocionar los productos en diferentes puntos de ventas.

2.3 Implementar exhibiciones estando a la vanguardia en la tecnologa y nuevas productos

generando el inters en el cliente para la adquisicin de los mismos.

3.1 Desarrollar actividades tales como carpas en los barrios, centros comerciales e industrias.

3.2 Gestionar las entregas de revistas y plegables.

3.3 Coordinar los horarios de tele mercadeo para los asesores en frio o en caliente.

4.1

Trasmitir de forma inmediata y clara toda la informacin de listas, promociones,

concursos y ofertas que saquen la empresa.

4.2 Gestionar de manera directa la marcacin de cambios de precio que cambie la empresa
sobre la mercanca en la planta.

4.3 Estar siempre presto a los cambios que genere la empresa o en su lugar el rea de ventas

5.1 Resolver de manera directa y personal las situaciones de las remisiones pendientes de
los vendedores retirados

5.2 Reubicar de manera directa con la oficina principal y /o los almacenes los productos que
se necesitan para las entregas.

5.3 Coordinar con el jefe de bodega del almacn y la bodega principal el suministro oportuno
y suficiente de la mercanca disponible para la exhibicin.

V. CRITERIOS DE DESEMPEO

1.1.1 la seleccin de personal se desarrolla los parmetros establecidos para ocupar el puesto.
1.1.2 La capacitacin impartida por los proveedores est siendo utilizada para el buen desarrollo
De las ventas

1.2.1 lleva una estructura adecuada para hacer la entrevista.

1.2.2 organiza la adecuada seleccin de la vacante

1.3.1 cumple con las capacitaciones para la actualizacin de informacin hacia los asesores.
1.3.2 regula el tiempo de entrevista para cada aspirante

2.1.1 Sonadecuados los diseos.

2.1.2 clarifica las estrategias

2.2.1 hace el debido proceso de promocin en los puntos.

2.2.2 tiene buena frecuencia en los puntos de promocin

2.3.1 gestiona la rotacin de la mercanca para su adecuada exhibicin.

2.3.2 gestiona el buen manejo del producto

3.1.1 coordina los das de carpas en los diferentes barrios centros comerciales e industrias
3.1.2 organiza a los asesores para los das de carpa

3.2.1 Tiene un criterio para hacer el debido proceso de entregas de revistas

3.21 reparte de forma equitativa la publicidad

3.3.1logr un horario para el tele mercado que no altere el desarrollo de las dems actividades
del almacn.
3.3.2 son efectivos los tele-mercadeos para las ventas

4.1.1 supervisa la impresin de listas de precios promociones y todo lo incurra para una venta
en el tiempo que es sin ninguna alteracin.
4.1.2 gestiona la entrega de listas a todos los asesores para las ventas futuras

4.2.1 gestiona los cambios de precios para que los clientes sepan el precio real y no surja
publicidad falsa
4.2.2 involucra a todos los asesores de los cambios de precios

4.3.1 la coordinadora tiene buena comunicacin con la dependencia y en su lugar con su jefe
inmediato as da lugar a una informacin verdica
4.3.2 informa lo que es pertinente y los cambios que hace el rea de ventas a los asesores y en
general

5.1.1 Est pendiente que los negocios que estn por facturar se agilicen de manera adecuada
ya que el asesor no es parte de la empresa.

5.1.2 liquida todo lo pendiente sin ningn inconveniente para el debido informe.

5.2.1 en caso de venta de mercanca la coordinadora esta presta de ubicarla en otra sucursal si
no la hay en el almacn.
5.2.1 gestiona los traslados necesarios de mercanca.

5.3.1 hay buena exhibicin, rotacin y ubicacin estratgica de la mercanca en la planta.

5.3.2 supervisa el buen manejo de planta.

VI. CONOCIMIENTOS BASCOS

Ofimtica.

Excel.

Word.

Manejo de kardex.

Manejo de planillas.

VII. EVIDENCIA DE DESEMPEO

Rotacin de inventarios.

prueba o test de conocimiento.

plan de ventas.

revisin del cuadro semanal de entregas.

RANGO O APLICACIN

Coordinacin de ventas en la sucursal del espinal con capacidad de gestionar la ubicacin de

mercanca que se necesite para realizar la venta.

FIRMAS:

Daro Botero Gmez

Presidente

Gerardo A Patio M
Gerente de Ventas

Ciudad: ________________
Almacn: _______________Fecha: _________________

Coordinador de Ventas

MAPA FUNCIONAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO PARA
ATENCION AL CLIENTE

15 D E NOV 2014
PAG 1- 3

OBJETIVO
Determinar el proceso para la atencin oportuna del cliente dando as una fluidez
ALCANCE
Comprende desde la atencin oportuna de la recepcionista y solucin de la solicitud por el
Cliente

DIAGRAMA

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDA

SALUDO DE BIENVENIDA A EL
CLIENTE

SOLICITUD QUEJA U
INCONVENIENTE

En el momento en que cliente llega a el almacn

O llama nos identificamos como almacn
credidescuentos

Se procede a escuchar al cliente para asi

brindarle una solucin oportuna (cliente solicita
prorroga en meses atrasados)

Se solicita a clientes datos como cedula o

nombre completo para as poder mirar estado de
cuenta y hacer el debido proceso
CONFIRMAION DE DATOS

NO

se dirige al cliente con jefe de cartera pasndole

los datos a el jefe para que as pueda ayudar a el
cliente en su problema

JEFE DE
CARTERA

Jefe da la solucin al cliente y procede a dar

informacin a recepcin para que en el sistema
tome compromiso de pago
SOLUCION Y CIERRE DE SOLICITUD

Elaborado

Luz Jineth Rocha

Ramrez

Revisado Ruth Marino

Auxiliar
Administrativo

PROCEDIMIENTO PARA LA
ELABORACION DE
RECAUDO DIARIO

Autorizado

Jefe Operativo

Juan Manuel
Galeano
Jefe de rea

15 DE NOV 2014
PAG 2-3

OBJETIVO
Analizar el recaudo del da anterior determinando asi lo que le entro a la zona de cobrador 22
zona 01 y la zona general estableciendo un dato para saber cuanto falta para realizar la labor
del debido cobrar
ALCANCE
Comprende desde la secretaria hasta los interesados que son cobradores supervisor jefe de
cartera.

DIAGRAMA

DECRIPCION DE ACTIVIDAD

SI

DIGITACION

REALIZAR
RECONSTRUCTORES y
ANALISIS

ORGANIZAR

GUARDAR

Elaborado

Luz Jineth Rocha

Ramrez

Auxiliar
Administrativo

PROCEDIMIENTO PARA
LA DIGITACIN DE
CRDITOS APROBADOS

Este proceso lo puede realizar la secretaria

encargada sin pasar a otra dependencia

Se procede por digitar todos los recibos

manuales (recibos de cartera ) del da anterior
ya que el informe se saca a primera hora
Ya digitado todo se procede por hacer los tres
reconstructores (facturas, clientes, saldos)
luego se genera el anlisis que arroja un
cuadro de Excel

Ya teniendo el cuadro de Excel se procede a

organizar en eliminar 1 fila me aro en c
inserto columna me paro en b datos texto
columna- siguiente espacio siguientefinalizar
Terminada la organizacin se procede a
guardar en archivo- guardar como libro de
Excel- dropbox- espinal 13- recaudos 2014
se selecciona la carpeta del mes se abre se
seleccin prueba control sale la opcin desea
reemplazar se da si y ya quedo generado el
recaudo diario.

Revisado Ruth Marino

Jefe Operativo

15 NOV 2014
PAG 3 - 3

Autorizado

Juan Manuel
Galeano
Jefe de rea

OBJETIVO
Tiene como finalidad dar fluidez a todos los negocios aprobados para que a la hora de
facturar no se congestione.
ALCANCE
Comprende desde la secretaria encargada y jefe de cartera.

DIAGRAMA

DESCRIPCION DE ACTIVIDAD

Todo el proceso lo realiza la misma persona

sin trasferir a ninguna dependencia
SI

RADICACION

INSPECCION

CARPETA DE
NEGOCIO

APROBACION Y
DIGITACION

Los vendedores depositan los crditos ya

entregados para radicar en el libro y
verificar que todo los precios firmar pagares
estn en orden

Por lo general solo inspeccionan al cliente a

los negocios que faltan inspeccin por
codeudores o ambos se le entregan al
cobrador ya que es quien hace las
inspecciones faltantes
Cuando ya todo el negocio est completo con
inspecciones y datos correctos se procede a
pasarlos en la carpeta de negocios a la jefe de
cartera

Cuando la jefe de cartera aprueba los

negocios se los entrega a la secretaria
encargada ella procede hacer la digitacin de
datos que son los datos esenciales de cliente
y codeudor.

Elaborado

Luz Jineth Rocha

Ramrez

Auxiliar
Administrativo

Revisado Ruth Marino

Autorizado

Juan Manuel
Galeano

Jefe Operativo

Jefe de rea

CONCLUCIONES

Con el siguiente trabajo elaborado se puede identificar claramente los pasos para elaborar un
manual y mapa de funciones.
Con los criterios impartidos y enseados por el docente de gestin por competencias

Puesto que sabemos cul es la misin de cada empleado en cada cargo sus funciones
esenciales, que puede aportar el empleado para cada funcin y el posible criterio que dara su
jefe inmediato tambin identificamos sus conocimientos bsicos el alcance de su desempeo
en la organizacin.

Todo esto con el fin de tener claro que cada empleado o colaborador tiene un papel
importante en la empresa.
Tambin conocer sus habilidades y llevar un mejor control.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Credidescuentos y/o Daro Botero Gmez rea de ventas

Credidescuentos y/o Daro Botero Gmez rea de crditos y cobranzas
Wiki peda
http://luisrojasvision.wix.com/materialdeapoyo
google