Control y Auditora de Proyectos de TIC

Origen de los Fracasos

M.Sc. Xiomar Delgado Rojas

CPA, CISA, CRISC
Julio 2012

El origen del problema

El desarrollo de proyectos
informticos es una disciplina
joven, con menos de 50 aos y
como tal, est buscando distintas
formas para perfeccionarse
[Baskerville, 2005]

Cul es el ndice internacional de

xito de los proyectos informticos?

Menor al

20%

Algunos ejemplos:
Distribuidora farmacetica FoxMeyer (1995) Una de
las ms importantes distribuidoras de farmacos en
los Estados Unidos, realiz una inversin de ms de
US$100 millones sobre 3 aos en sistemas ERP y
WMS que eventualmente condujeron a la
bancarrota de la empresa.
Hershey Foods Corp. (1999) Despus de ejecutar un
plan de implantacin de 30 meses y una inversin
de US$ 112 millones en un sistema ERP, el gigante
americano de chocolates experiment problemas
para despachar sus productos previo a la
temporada navidea.

 AT&T Wireless (2004) La actualizacin de su sistema CRM

provoc US$ 100 millones en prdidas de ingresos
provocando que su centro de atencin de clientes no pueda
crear nuevas cuentas o modificar cuentas existentes por un
perodo de 3 meses. Debido a la complejidad de la
actualizacin, no se estim dejar un sistema paralelo que
permita un rollback hacia la versin anterior.
HP (2004) El fabricante de computadores HP anunci una
disminucin del 5% sobre sus ingresos en la divisin de
Servidores y Sistemas de Almacenamiento como
consecuencia de la migracin hacia un sistema ERP
centralizado. El impacto financiero fue de US$ 160 millones
en prdidas de ingresos y rdenes retrasadas, 5 veces el
costo de implementar el ERP.

 National Australia Bank (2004) El Banco

Nacional de Australia asume en sus libros
contables una prdida de aprox. US$ 178
millones debido a la cancelacin de su
proyecto ISI cuya estrategia era la
implantacin de un sistema ERP centralizado.
University of Wisconsin (2005) Despus de
US$ 25 milliones y 5 aos de implantacin, el
nuevo sistema de nmina de la Universidad de
Wisconsin puede que nunca se materialize.
Los lderes del proyecto explicaban que es
posible que el costo total sea de US$ 47
millones.

 Camino Hospital (2006) Hospital de Mountain View, CA

con 2,292 empleados enfrent quejas de pacientes y
una investigacin del estado referente a errores
causados en recetas mdicas despus de poner en
marcha un sistema desarrollado internamente bajo una
inversin de US$ 8 millones. Para resolver esta situacin
se necesitaron US$ 2 millones adicionales para efectuar
las actualizaciones necesarias.
Los Angeles School District (2007) Despus de una
inversin de US$ 132 millones, 35% ms de lo
presupuestado, el nuevo sistema ERP con mdulos para
recursos humanos y nmina deja a miles de empleados
en cerca de 700 colegios con errores en el pago de sus
salarios. En Junio 2007, treinta mil cheques fueron
reportados con errores. En Septiembre del 2007, cerca
de cuatro mil profesores reportaron errores

Algunos Casos Nacionales

Poder judicial
CCSS
INCOP
Banco Popular

Juan Carlos Collado, experto

75% de los sistemas grandes tienen fallas de
operacin, o no funcionan como se esperaba o no
se usan.
El 50% de los proyectos de desarrollo de software
sobrepasan su calendario en ms de la mitad del
tiempo.
El 52.7% de los proyectos sobrepasan su costo
inicial estimado en 189%.
EL 31.1% de los proyectos son cancelados antes
de que sean terminados.

Causas ms comunes de fracaso

en proyectos

Razones del fracaso de

proyectos de TI
1) Escasa participacin de los usuarios finales (12,8%)

El usuario es quien finalmente evaluar y aprobar o

desaprobar el proyecto terminado. Se deben
establecer canales y vas de comunicacin constante
con el usuario para poder brindarle la mayor
informacin posible del avance del proyecto, para
que ste pueda valorarlo y dar su feedback, que es la
base para hacer ajustes si algo no estuviese del todo
bien.

Razones del fracaso de

proyectos de TI
2) Requerimientos y especificaciones incompletas (12,3%)
La ingeniera de requerimientos cumple un papel primordial en el
proceso de produccin de software, ya que enfoca un rea
fundamental: la definicin de lo que se desea producir. Su
principal tarea consiste en la generacin de especificaciones
correctas que describan con claridad, sin ambigedades, en
forma consistente y compacta, el comportamiento del sistema;
de esta manera, se pretende minimizar los problemas
relacionados al desarrollo de sistemas.
La ambigedad ayuda a generar falsas expectativas y provoca
enormes prdidas de tiempo cuando lo que se implementa es
la solucin equivocada.

Razones del fracaso de

proyectos de TI
3) Cambios frecuentes en los requerimientos y
especificaciones (11,8%)
Durante el proceso de construccin de un sistema de
informacin es comn encontrarse con usuarios vidos
en aadirles nuevas funcionalidades o caractersticas al
mismo. Esto se constituye en un factor peligroso ya
que el equipo de desarrollo podra perder das,
semanas y hasta meses valiosos haciendo algo que al
usuario inicialmente no especific. Los requerimientos
de los usuarios tienen contienen generalmente muchas
ambigedades, malos entendidos, inconsistencias y
omisiones.

Razones del fracaso de

proyectos de TI
4) Falta de soporte ejecutivo (7,5%)
Todo proceso de cambio tecnolgico genera
cierto grado de oposicin en las
organizaciones. En este sentido los
funcionarios de mayor rango deben estar
comprometidos con este proceso y este
compromiso debe ser transmitido a los dems
miembros de la organizacin.

Razones del fracaso de

proyectos de TI
5) Incompetencia tecnolgica (7,0%)
La incompetencia tecnolgica proviene de la
resistencia, psicolgica o cultural, de los
usuarios para modernizar sus procedimientos
de trabajo, roles y obligaciones
organizacionales.

Razones del fracaso de proyectos de TI

6) Falta o recorte de recursos (6,4%)
La asignacin de recursos humanos y materiales suele ser uno de los
aspectos que mas complicaciones produce. La definicin y
asignacin de recursos implica de hecho prever tres elementos:
Qu tipo de recursos se van a usar
En qu cantidad
Durante cuanto tiempo
Muchos proyectos grandes que fracasan lo hacen porque se reducen
sutilmente los recursos necesarios para llevarlos a cabo. En
informtica, es normal contratar un profesional de 3 aos en
experiencia en el puesto de uno de 5. No importa convertir 9
meses en 8 o US$100.000 del presupuesto en US$90.000. Se van
metiendo pequeos recortes por todas partes, un poco de cada
lado hasta que se arruina cualquier posibilidad de xito

Razones del fracaso de proyectos de TI

7) Expectativas no realistas (5,9%)
Es necesarios compartir toda la informacin
posible con sus clientes, evitando el uso de la
jerga tcnica, y ayudar a los clientes en la
descripcin de sus necesidades.
Deben aclararse las percepciones de los clientes
y explicitar las limitaciones de manera frontal
y honesta.

Razones del fracaso de proyectos de TI

8) Objetivos poco claros (5,3%)
Un principio bsico en la gestin de proyectos es
que los objetivos estn definidos a priori y con un
grado de suficiente de claridad y precisin. Los
objetivos generalmente son: el resultado ,
el costo y el plazo del proyecto. Estos tres
objetivos son inseparables y forman un sistema
en el que cada modificacin de cada una de las
partes afecta a las restantes. Dado que la
maximizacin individual de los tres criterios
bsicos no es posible, es necesario maximizar
una cierta combinacin entre ellos.

Razones del fracaso de proyectos de TI

9) Cronogramas irreales (4,3%)
Se deben estimar plazos realistas para
cada una de las etapas del proyecto
teniendo en cuenta los recursos
disponibles. Es frecuente que los
plazos se definan sin criterios
tcnicos

Razones del fracaso de proyectos de TI

10) Nuevas tecnologas (3,7%)
Observemos que de los diez factores mencionados,
siete estn referidos a factores humanos (1 a 4 y 7 a
9). Si bien algunas de las metodologas cubren
temas de comunicacin, manejo de conflictos y
negociacin, en su abordaje se pone mucho ms
nfasis en los elementos hard (duros) que en los
suaves (soft). As, muchas metodologas cometen el
error de prestigiar el contenido procedimental por
encima del conceptual. Es decir, se apunta ms al
COMO que al QUE.

Se requiere comunicacin, acuerdo

y preparacin del recurso humano

Fases en todo proyecto

Optimismo General

Iniciamos con la esperanza de algo nuevo y con buenos

augurios

Desorientacin
Inicial

No sabemos por donde empezar, tenemos muchas ganas e

iniciamos con lo que consideramos ms urgente, pero
postergamos lo importante.

Perodo de
Desorden
Incontrolado

La ejecucin est en su mximo, contratamos a los

diferentes proveedores y no todos cumplen como dijeron. El
alcance sigue sin definirse y cambia frecuentemente.

Alarma y Caos, el
Tiempo No es
Aliado

No cumplimos las fechas de entrega, seguimos recibiendo

cobros por trabajos no considerados y el presupuesto y el
presupuesto se agoto cuando an no hemos logrado ni el
70% de avance. Adems, hay problemas con la calidad de
los trabajos efectuados.

Fases en todo proyecto

Slvese Quien
Pueda

Amenazas, agresiones, intrigas, acusaciones y desesperacin.

Castigo Ejemplar a
los Inocentes

Despedimos a los proveedores e integrantes que menos culpa

tienen.

Recuperacin del
Optimismo Perdido

Ahora s, ya eliminamos a los supuestos malos y encontramos

el segundo aliento.

Terminacin del
Proyecto a como d
lugar

Trabajos forzados, unos encima de otros, noches, tiempo

extra, sbados y domingos, desgaste, presin, promesas y
ms presin.

Condecoracin y
Premios a los No
Participantes

El equipo ejecutor est muy cansado y terminando los ltimos

pendientes, y los no participantes, frescos para adjudicarse el
mrito, levantarse el cuello y recibir los elogios.

Porqu fracasan los proyectos?

Alcance de trabajo
El alcance no es claro y se presta a ambigedades.
No representa la solucin tcnica de las necesidades del
cliente sino las preferencias del encargado del proyecto.
No est completo y/o validado por el cliente antes de
iniciar la ejecucin del proyecto.
No tiene la aprobacin formal de la persona con la
responsabilidad y autoridad requerida por el proyecto.
No incluye la estructura del equipo de trabajo.
No se le da seguimiento, los cambios no son aprobados
formalmente por las partes antes de procederse a
ejecutarlos.

Porqu fracasan los proyectos?

El manejo del tiempo
No es realista y responde a deseos ms que a juicio y
datos.
Las actividades no tienen tamaos adecuados para
darle seguimiento (ni tan pequeas que incluyan tareas
no relevantes ni tan grandes que no puedan estimarse
adecuadamente).
No se establece formalmente un cronograma base que
se antes de la ejecucin del proyecto.
No se acuerdan cambios en el cronograma base entre
el cliente y los ejecutores.

Porqu fracasan los proyectos?

El manejo de los costos
No se definen los costos basados en el alcance del trabajo.
No se definen los costos basados en el diseo del trabajo.
Se inician trabajos sin tener asegurado el contenido
presupuestario para terminar la fase o el proyecto.
El presupuesto no es aprobado antes de iniciar por la
autoridad competente.
No se les da seguimiento en la etapa de ejecucin a travs
de indicadores de rendimiento y otros que se acuerden.

Porqu fracasan los proyectos?

El manejo de lo calidad
No existe un procedimiento de aseguramiento de la calidad.
No se mide la calidad continuamente sino slo al inicio y al
final del proyecto.
Los trminos de definicin de la calidad son subjetivos y no se
pueden medir.
Se acepta la terminacin de fases, entrega de productos o
subproductos y an del proyecto sin completar la verificacin
de la calidad. No se definen perodos de prueba en el alcance
del proyecto.

Porqu fracasan los proyectos?

La gestin de la comunicacin
No se planea ni se documenta la estructura formal de
comunicacin entre las diferentes grupos participantes en
el proyecto.
No se da como un proceso continuo de inicio a fin.
No se define la frecuencia de la reuniones y los resultados
de las mismas no se documentan.
No se comunican a todas las partes involucradas los
cambios al alcance, al cronograma o al presupuesto.

Porqu fracasan los proyectos?

La gestin de los recursos humanos
No se conforma un equipo de proyecto de acuerdo con las
necesidades del trabajo a realizar y las capacidades de los
integrantes.
No se asignan formalmente los roles y responsabilidades de
cada miembro del equipo del proyecto.
No se establece una estructura formal jerrquica que
prevea los conflictos entre las estructuras funcionales de la
organizacin y los requerimientos del gerente del proyecto.

Porqu fracasan los proyectos?

La gestin de los abastecimientos

No se planean las adquisiciones de bienes y servicios con suficiente tiempo de

antelacin.

No se vinculan las adquisiciones con los entregables del proyecto, con los flujos de caja
ni el cronograma del proyecto.

No se estudia y se decide qu se va a hacer por el equipo y qu se va a contratar.

No se establecen documentos apropiados, de acuerdo a los requerimientos y alcance

establecido para el proyecto, para solicitar ofertas ni se establecen criterios de
seleccin objetivos y formales.

No se realizan procesos de cierre de contrato contra verificacin del alcance y calidad

de los entregables.

Porqu fracasan los proyectos?

La gestin de los riesgos
No se estiman las oportunidades y amenazas del proyecto en
los procesos de planificacin.
No se planean las medidas de mitigacin, transferencia,
asuncin y evitacin de riesgos (planeacin de contingencias).
No se le da seguimiento a los factores de riesgo en la
ejecucin del proyecto.

Porqu fracasan los proyectos?

La gestin de la integracin del proyecto
No se administran los cambios antes de que se ejecuten.
No se documentan o comunican los cambios de alcance,
calidad, costo y tiempo a los involucrados en el proyecto
No se lleva cuenta de lecciones aprendidas en el proyecto, los
cuales representan valiosos activos organizacionales si se
registran y se ponen a disposicin de los dems miembros de
la organizacin.

Procesos y reas de conocimiento

Iniciacin
Integracin

Planificacin

Ejecucin

Control

Cierre

Identificar, definicin, combinacin, unin y coordinacin de los procesos del

proyecto

Alcance

Asegurar que se incluya todo el trabajo requerido y solo el requerido para

completar el proyecto satisfactoriamente

Tiempo

Asegurar la terminacin oportuna del proyecto

Presupuesto
Calidad
Gente
Comunicacin
Riesgo
Adquisiciones
-XSC-

Asegurar la terminacin del proyecto dentro del presupuesto aprobado

Asegurar que el proyecto satisfaga las objetivos por los cuales fue emprendido
Direccin y organizacin de los equipos del proyecto
Asegurar la generacin, recoleccin, distribucin, almacenamiento y destino
final de la informacin del proyecto en tiempo y forma
Identificacin, anlisis, respuesta, seguimiento y control de los riesgos del
proyecto.
Gerencia de
Proyectos
49
Procesos requeridos
para
la adquisicin de bienes y servicios para el proyecto

Procesos y reas de conocimiento

Iniciacin
Integracin

Planificacin

Ejecucin

Control

Cierre

Identificar, definicin, combinacin, unin y coordinacin de los procesos del

proyecto

Alcance

Asegurar que se incluya todo el trabajo requerido y solo el requerido para

completar el proyecto satisfactoriamente

Tiempo

Asegurar la terminacin oportuna del proyecto

Presupuesto
Calidad
Gente
Comunicacin
Riesgo
Adquisiciones
-XSC-

Asegurar la terminacin del proyecto dentro del presupuesto aprobado

Asegurar que el proyecto satisfaga las objetivos por los cuales fue emprendido
Direccin y organizacin de los equipos del proyecto
Asegurar la generacin, recoleccin, distribucin, almacenamiento y destino
final de la informacin del proyecto en tiempo y forma
Identificacin, anlisis, respuesta, seguimiento y control de los riesgos del
proyecto.
Gerencia de
Proyectos
50
Procesos requeridos
para
la adquisicin de bienes y servicios para el proyecto

Ciclo PHVA
Concepto subyacente a la interaccin de los procesos

planificar hacer
Sheward/
Demming

procesos de
monitoreo y control

actuar revisar

procesos
iniciacin
Como se trata de un proceso
finito: los procesos de
iniciacin inician el ciclo y los
de cierre lo terminan.

procesos de
planificacin
procesos
de cierre
procesos de
ejecucin

Lmina de M. Senz, citando PMBOK.

Lmina de M. Senz.

reas por considerar en la Administracin

de Proyectos
Alcance:

Lo que incluye y lo que no incluye el

proyecto.
Tiempo: Programacin, calendario, entregas
parciales y totales.
Costo:
Estimaciones, presupuestos, flujos de
gastos y recuperaciones.
Calidad:
Definicin del producto o servicio,
estndares, modo de cumplimiento y
requerimientos.
Recursos humanos:
Equipo de proyecto, roles y
funciones.

reas por considerar en la

Administracin de Proyectos
Comunicacin:

Riesgo:
Abastecimiento:

Integracin:

Informacin requerida para diversos

involucrados, reportes quien escribe, quien
revisa, frecuencia de entrega, reuniones,
medios de distribucin.
Amenazas y oportunidades. Planes de
contingencia y mitigacin.
Estrategias de contratacin, concursos,
cotizaciones, administracin de
contratos.
Administracin de cambios, lecciones
aprendidas, adecuada integracin de
reas.

Lmina de M. Senz.

Muchas gracias

M. Sc. Xiomar Delgado Rojas

CPA, CISA, CRISC
xiomar@ice.co.cr
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