UNIVERSIDAD DE SAN JOSE

DIVISION DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

ANALISIS ADMINISTRATIVO

ANALISIS ADMINISTRATIVO DE LA
MICRO EMPRESA: DISTRIBUIDORA
HEIMAR, S.A.
Integrantes:
Jerlyn Villegas Herrera?
Fernanda Jimnez Gamboa

Noviembre de 2013

Tabla de Contenido

Indice de Tablas, Figuras, Graficos

Imagen 1. Organigrama
Figura 1. Organigrama de Distribuidora Heimar S,A.

Resumen Gerencial

Un Anlisis Administrativo, se define

como el anlisis mediante el cual se

pueden realizar mejorar los diferentes sistemas administrativos de una

empresa.
Este anlisis tiene como objetivo implementar mejoras en la eficiencia y
eficacia operacional o administrativa a nivel de la organizacin y de los
mtodos de trabajo.

En el Anlisis Administrativo que se desarrolla en este trabajo buscamos

determinar cul es la metodologa de la empresa y sus tcnicas para
desarrollar las mejorar necesarias.

En el presente trabajo, se busca realizar un Anlisis Administrativo a una micro

empresa con la finalidad de encontrar en qu puntos se est fallando, y como
se puede reestructurar la empresa, para beneficio de la misma.
La micro empresa en gestin, se trata de una Distribuidora de artculos para el
hogar, llamada HEIMAR, S.A. la cual comercializa productos de diferentes
marcas reconocidas en diferentes rutas de la Zona Norte.
Se pretende analizar toda la estructura de la empresa, como se trata de una
empresa comercial, se busca analizar sus reas ms importantes tales como la
financiera, proveedura, ventas, contabilidad, gerencia
Nuestro objetivo es obtener a travs del anlisis realizado, los puntos dbiles
para as poder brindar recomendaciones y soluciones a los problemas de la
empresa.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
1- Realizar un Anlisis Administrativo a la empresa Distribuidora HEIMAR,
S.A.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
1- Analizar el funcionamiento general de la empresa Distribuidora HEIMAR,
S.A.
2- Realizar un estudio de las reas consideradas importantes de la
empresa Distribuidora HEIMAR, S.A.
3- Determinar cules son las principales fallas de la empresa Distribuidora
HEIMAR, S.A.
4- Encontrar posibles soluciones a las fallas encontradas en la empresa
Distribuidora HEIMAR, S.A.
5- Brindar recomendaciones a la empresa Distribuidora HEIMAR, S.A.

Introduccin

Metodologa

El Anlisis Administrativo de una empresa, es siempre un trabajo de

investigacin; que conlleva a actividades de observacin, anlisis y estudios
elaborados.
Bsicamente, realizamos un trabajo tipo Monologa, en el cual investigamos
diferentes conceptos relacionados con el Anlisis Administrativo, y que nos
ayudaron a brindar una mejor comprensin de la investigacin realizada. En el
Marco Terico, nuestro trabajo fue el de definir conceptos necesarios.
La segunda parte del trabajo, el desarrollo del mismo tuvo una metodologa de
Investigacin, investigamos la situacin de la empresa. Es decir la metodologa
fue principalmente investigativa.

Limitaciones

En un trabajo de investigacin, siempre habr limitaciones que se interpondrn

en la realizacin de la investigacin.
Como se trata de la investigacin de una empresa, muchas veces existe
resistencia de parte de los colaboradores a brindar informacin o hasta de los
administradores de la misma.
Muchas situaciones no se conocen completamente debido a esos factores y a
otros relacionados.
A continuacin, nombraremos ciertas limitaciones que nos dificultaron el
anlisis de la empresa:

No se pudo observar el trabajo de los vendedores en todas las rutas, ya

que no contamos con el tiempo necesario; por lo que nos limitamos a
visitar solo dos rutas.

Debido a que la Contabilidad de la empresa, es una lnea de Staff, no

pudimos investigar la misma, y por lo tanto verificar el estado de este
departamento en la empresa.

La posicin de cambio de los administradores muchas veces es

inflexible, y no se logra cambiar la mentalidad de los mismos fcilmente.

Marco Terico
El Marco Terico de un trabajo de investigacin, es siempre la base que nos
ayuda a comprender el desarrollo del trabajo, la parte de investigacin. Es
importante definir y ejemplificar temas y conceptos relacionados con el Analisis
Administrativo que nos ayudaran a desarrollar mejor el trabajo. Dentro de los
conceptos importantes, el de Anlisis Administrativo es fundamental:
Podemos definir el Anlisis Administrativo como el examen total de los planos
organizativo, dinmico, funcional, estructural y de comportamiento

en una

empresa u organizacin para detectar situaciones anormales y proponer las

soluciones que sean necesarias. Este anlisis est conformado por un grupo
el mismo que se encuentra a nivel funcional, estructural, organizativo y
comportamental.

El plano Organizativo Dinmico

En una organizacin debe haber ciertos principios administrativos, los mismos
que son la: Planeacin, organizacin, staff o dotacin de personal, asesora,
direccin, control, reporte y presupuesto. En el momento en que realizamos
una investigativa especfica de lo que corresponde al plano organizativo
dinmico, se enfoca al cumplimiento eficiente y eficaz de cada una de las
actividades a desempearse en la empresa.
El Plano Funcional
En este plano se investiga cmo y de qu forma realiza la organizacin sus
actividades productivas, para lo cual el analista se puede valer de herramientas
tales como los cuadros de distribucin de trabajo, diagramas de flujo, cuadros
estadsticos, entre otros.
Uno de los fines ms importantes de la investigacin de este plano, es el
determinar cmo poder

mejorar y hacer ms efectivos los procesos

productivos de la organizacin.

El Plano Estructural
Las estructuras organizacionales deben investigarse con el fin de mejorarlas
cada vez, y as brindar al cliente un servicio que llene sus expectativas.
El Plano Comportamental
Las empresas actuales, conscientes de la importancia del recurso humano, han
implementado programas de desarrollo organizacional con el fin de preparar
para el cambio a sus apreciados colaboradores, conjuntamente con una
efectiva capacitacin tcnica.
El anlisis administrativo, a su vez, se puede practicar en dos niveles segn su
profundidad: Microanlisis y Macroanlisis.
En el Microanlisis administrativo se estudia en forma detallada una parte de
un rgano superior, desde sus aspectos ms generales hasta los ms
especficos. El Macroanlisis administrativo realiza el examen en forma ms
global, es decir, el conjunto de rganos que forman parte de un sistema
superior.
Conceptos Clave Desarrollados
Anlisis F.O.D.A.
En el proceso de planificacin estratgica, se utilizan diversas herramientas de
anlisis para obtener informacin que permita tomar decisiones acertadas al
trazar la trayectoria futura de las organizaciones. Una de las herramientas ms
utilizadas, por su sencillez y gran utilidad, es el anlisis FODA.
El resultado inmediato del anlisis FODA (SWOT en ingls; DOFA, FOCA,
DAFO, etc. en espaol, segn la traduccin y el orden de los elementos que le
componen) es un diagnstico bastante preciso de la situacin actual del
entorno interno y externo de la organizacin. Es de gran ayuda para los
gerentes a la hora de tomar decisiones estratgicas y tcticas.

FODA es una sigla que resume cuatro conceptos: fortalezas, oportunidades,

debilidades y amenazas. Los criterios para ubicar un dato o hecho en una de
estas cuatro categoras son bsicamente dos:
1. Si son internos o externos a la organizacin
2. Si son convenientes o inconvenientes para la organizacin

Las oportunidades y las amenazas son elementos externos a la organizacin

que esta no puede controlar ni modificar pero s aprovechar o manejar. Las
fortalezas y las debilidades son factores internos que la organizacin s
controla, que dependen de esta.
Es fcil derivar que las oportunidades y las fortalezas son factores favorables
para la organizacin y las debilidades y las amenazas son desfavorables.
Dado lo anterior, se pueden plantear las siguientes definiciones:

Fortalezas: Son las caractersticas y capacidades internas de la organizacin

que le han permitido llegar al nivel actual de xito y lo que le distingue de la
competencia (ventaja competitiva). La organizacin tiene control sobre ellas y
son relevantes. Algunos ejemplos son el posicionamiento en el mercado, la
porcin de mercado, exclusividad de un producto de punta, recursos humanos
leales y motivados, salarios competitivos, estilo gerencial exitoso, proceso muy
eficiente de produccin, capital de trabajo adecuado y otros.

Debilidades: Son las caractersticas y capacidades internas de la organizacin

que no estn en el punto que debieran para contribuir al xito y ms bien
provocan situaciones desfavorables.
Al igual que las fortalezas, la organizacin tiene control sobre ellas y son
relevantes. Las fortalezas pueden convertirse en debilidades, por ejemplo, si
cambia la estructura salarial y deja de ser competitiva, si ocurre algo que
provoque desmotivacin importante en los empleados, si se pierde la
exclusividad de un producto de punta, si se reduce sustancialmente el
posicionamiento en el mercado y as sucesivamente.

Oportunidades: son aquellos factores externos a la organizacin que esta

puede aprovechar para obtener ventajas competitivas. La organizacin no los
controla y no dependen de esta, pero puede obtener ventajas de tales hechos
relevantes. Algunos ejemplos son una ley que est por aprobarse, un nuevo
esquema tributario, la cada del competidor principal, la produccin de
empleados calificados en las universidades, el crecimiento acelerado del cliente
principal, la apertura de un mercado, etc.

Amenazas: son aquellas situaciones que presenta el entorno externo a la

organizacin,

que

no

puede

controlar

pero

le

pueden

afectar

desfavorablemente y en forma relevante. Los mismos ejemplos citados como

oportunidades pueden convertirse en amenazas si su efecto es negativo: una
ley puede perjudicar; un mercado importante puede cerrarse; el principal cliente
puede elegir otro proveedor competidor; las universidades pueden dejar de
producir el recurso humano que la organizacin necesita y as sucesivamente.

La utilidad del FODA radica en disear las estrategias para utilizar las
fortalezas

en

forma

tal

que

la

organizacin

pueda

aprovechar

las

oportunidades, enfrentar las amenazas y superar las debilidades. De un buen

anlisis FODA surge toda una gama de planes de accin estratgicos y
proyectos para lograr el xito.
La clave, por supuesto, est en empezar por hacer un buen anlisis FODA. Se
recomienda seguir algunos consejos para garantizar un buen proceso:
1. Destinar el tiempo suficiente para realizar un anlisis a profundidad.
2. Tener a mano los datos e informacin necesarios, por ejemplo, anlisis de la
industria, estados financieros de la empresa, resultados de encuestas de clima
o satisfaccin del cliente, estudios de mercado, informacin experta en diversos
campos, etc.
3. Escoger cuidadosamente el equipo que realizar el anlisis:
a. Multidisciplinario, con conocimiento profundo tanto del funcionamiento
interno como del entorno externo
b. Con capacidad de analizar los asuntos con objetividad
c. Con capacidad de separar lo relevante de lo que no es significativo

d. Con capacidad de distinguir entre lo importante y lo urgente

e. Con capacidad de distinguir entre lo que es favorable y lo desfavorable
4. Priorizar los 4-8 elementos en cada categora (fortalezas, debilidades,
oportunidades, amenazas) que ms impacto pueden tener en la organizacin
5. Seguir el proceso de planificacin estratgica con estos elementos
priorizados, sin olvidar los dems que pueden introducirse en algn momento
posterior, sobre todo si adquieren nueva importancia.

Conceptos: Organigrama
Un organigrama es un esquema de la organizacin de una empresa, entidad o
de una actividad. El trmino tambin se utiliza para nombrar a la representacin
grfica de las operaciones que se realizan en el marco de un proceso industrial
o informtico.
Un organigrama permite analizar la estructura de la organizacin representada
y cumple con un rol informativo, al ofrecer datos sobre las caractersticas
generales de la organizacin.
Los organigramas pueden incluir los nombres de las personas que dirigen cada
departamento o divisin de la entidad, para explicitar las relaciones jerrquicas
y competencias vigentes.
De esta manera, los organigramas deben representar de forma grfica o
esquemtica los distintos niveles de jerarqua y la relacin existente entre ellos.
No tienen que abundar en detalles, sino que su misin es ofrecer informacin
fcil de comprender y sencilla de utilizar.
Pueden mencionarse tres tipos de organigrama. Los organigramas generales
son aquellos que ofrecen una visin simplificada de la organizacin, ya que
slo exhiben la informacin ms importante. Los organigramas analticos, en
cambio, muestran datos ms detallados y son ms especficos. Por ltimo, los
organigramas suplementarios son un complemento de los analticos.

No obstante, aunque esta es una clasificacin generalizada de los tipos de

organigramas existentes en base a lo que son las funciones que se realizan en
cada rea, no podemos pasar por alto tampoco el hecho de que existe otra
tipologa que gira en torno a lo que es la estructura de aquellos. Partiendo de
esta premisa nos encontramos con los siguientes tipos:
Organigrama horizontal. Se caracteriza por el hecho de que en l lo que son las
jerarquas se muestran de izquierda a derecha.
Organigrama vertical. En su caso, las citadas jerarquas se presentan en forma
de pirmide, es decir, arriba estar la autoridad ms importante y abajo el
trabajador con menos poder de decisin.
Organigrama circular. El centro del mismo es la autoridad ms importante
dentro de la entidad o compaa y partiendo de l se van formando los crculos
que van representando al resto de miembros de aquella en base a su poder y
cargo.
Organigrama mixto. Este tipo se caracteriza por ser una mezcla de los dos
primeros tipos citados.
Organigrama escalar. La principal sea de identidad que identifica a esta clase
de organigrama es que la autoridad se asocia a las sangras de tal manera que
mientras ms sangra tenga una persona dentro de aquel menor poder tendr
dentro de la compaa.

Adems de todo lo expuesto podemos decir que cualquier empresa, entidad o

institucin cuenta con su propio organigrama. As, existe el mismo tanto en
cualquier ayuntamiento como en cualquier compaa privada o en los diversos
ministerios gubernamentales.

Es importante tener en cuenta que ningn organigrama puede ser fijo o

invariable. Es decir, un organigrama es una especie de fotografa de la
estructura de una organizacin en un momento determinado. Con el paso del
tiempo, toda la estructura y las relaciones existentes experimentan cambios,
que deben ser reflejados con actualizaciones del organigrama o, incluso, con el
diseo y desarrollo de un organigrama completamente nuevo que deje sin valor
el anterior.

Imagen 1. Organigrama

Conceptos: Micro Empresa

Una micro empresa o microempresa es una empresa de tamao pequeo. Su
definicin vara de acuerdo a cada pas aunque, en general, puede decirse que
una microempresa cuenta con un mximo de diez empleados y una facturacin
acotada. Por otra parte, el dueo de la microempresa suele trabajar en la
misma.
La creacin de una micro empresa puede ser el primer paso de un
emprendedor a la hora de organizar un proyecto y llevarlo adelante.

Al formalizar su actividad a travs de una empresa, el emprendedor cuenta con

la posibilidad de acceder al crdito contar con aportes jubilatorios y disponer
de una obra social, por ejemplo.
Es importante resaltar el hecho de que dentro del sector de la micro empresa
nos encontramos con lo que se da en llamar micro emprendimiento que no es
ms que la puesta en marcha de un negocio de aquella tipologa donde el
propio emprendedor es el dueo y administrador del mismo y en el que,
adems de haber llevado a cabo una baja inversin, no tiene empleados. El
propietario e incluso sus familiares son los que ponen en pie y desarrollan
aquella empresa.
En este sentido, bajo dicha denominacin se encontraran a su vez tres tipos
diferentes de micro emprendimiento: el de expansin, el de transformacin y el
de supervivencia.
La micro empresa puede enmarcarse dentro de las pequeas y medianas
(pymes) Se trata de compaas que no tienen una incidencia significativa en el
mercado (no vende en grandes volmenes) y cuyas actividades no requieren
de grandes sumas de capital (en cambio, predomina la mano de obra).
A la hora de poder determinar las principales ventajas que tiene una micro
empresa, sin duda alguna, habra que resaltar su flexibilidad. Y es que esta
permite no slo que no cuente con una estructura rgida que impida el
acometer decisiones y acciones rpidamente sino tambin que se adapte
perfectamente al mercado y a las tendencias del mismo.
No obstante, tambin aquella tiene sus inconvenientes. En concreto, entre los
ms destacables se encuentran el hecho de que est limitada a un mercado
muy reducido ya que no cuenta con los recursos, humanos ni materiales, para
poder llevar a cabo una gran produccin. De la misma forma, tambin hay que
subrayar que la falta de financiacin es otra de sus desventajas lo que trae
consigo que no pueda invertir demasiado en tecnologa ni en desarrollarse
ampliamente para poder llegar a unos objetivos mucho ms altos.

Ms all de que la caracterstica principal de las micro empresas es su tamao

acotado, este tipo de empresas tiene una gran importancia en la vida
econmica de un pas, en especial para los sectores ms vulnerables desde el
punto de vista econmico.
Esto ocurre ya que la microempresa puede ser una salida laboral para un
desempleado o un ama de casa. La elaboracin de artesanas, la gastronoma
a pequea escala y la consultora profesional son algunos de los campos ms
usuales en el desarrollo de micro empresas. Con el tiempo, una micro empresa
exitosa puede convertirse en una pyme de mayor envergadura.

Desarrollo del Proyecto

Despus de haber desarrollado diferentes conceptos y temas en el Marco
Terico, en esta parte del trabajo nos dispondremos a exponer el desarrollo de
nuestro proyecto de investigacin, y lo que descubrimos en el mismo.
Para empezar, es necesario que quede claro a qu se dedica y como se define
la empresa que se investig, por lo que lo primero que expondremos es la
resea histrica de la misma:
Resea Histrica de HEIMAR, S.A.
HEIMAR, S.A. es una micro empresa que se dedica a la venta ambulante de
artculos para el hogar hace mas de 15 aos. Como toda empresa familiar,
nace de la idea de un comerciante de ofrecer en diferentes rutas de la Zona
Norte la venta ambulante de todo tipo de productos para el hogar, as como
lnea blanca, ropa de cama, cortinas y dems a un precio accesible y en
cmodos pagos.
Durante un tiempo, HEIMAR, S.A. tambin abri un almacn en el centro de
Ciudad Quesada, donde sus clientes podan encontrar todos los productos que
se vendan tambin de manera ambulante.
Entre los ms de 100 artculos que se venden, se encuentra todo tipo de
electrodomsticos: ollas arroceras, cafeteras, sartenes elctricos, licuadoras,
lavadoras, refrigeradoras tambin artculos para el hogar tales como:
televisores, pantallas, reproductores de video, grabadoras, ventiladores y
otros artculos como sabanas, cobertores, ropa de cama, toldos, paos, etc.
Entre los productos tambin se venden muebles de madera y metal, para bao,
cocina, televisor, roperos, etc.
Todos los productos que comercializa la empresa, son de marcas reconocidas
por la gente y que se busca sean de buena calidad y con buena garanta.
HEIMAR, S.A. es una pequea empresa familiar con pocos empleados, que
busca vender sus productos en lugares donde los grandes almacenes no son
una opcin para la gente que all vive por la lejana. El mercado meta de la

empresa son las familias de clase media baja de rutas alejadas a los centros
urbanos de la Zona Norte.
Entre las rutas que trabaja la empresa se encuentran La Fortuna, Cope Vega,
Tillarn, Los Chiles, Frontera Norte, San Marcos, Cao Negro, Zona Fluca
entre otras, que diferentes cobradores visitan semanalmente, para cobrar y a la
vez vender los artculos que ofrece la empresa.

Descripcin General de la Empresa

Nombre de la Empresa
Distribuidora Heimar S.A.
Actividad que Realiza
Venta ambulante a crdito de artculos varios para el hogar.
Tamao de la Empresa
Micro empresa.
Tipo de Empresa
Familiar.
Forma Legal
Sociedad Annima.
Administracin Tributaria
Rgimen Simplificado.
Nmero de Empleados
Cinco colaboradores, de los cuales 2 son Administrativos y 3 Operativos.
Situacin Actual, Estabilidad y Crecimiento

Para determinar la situacin actual de Distribuidora Heimar, S.A. tanto

internamente como externamente frente a la competencia, se realiza un
anlisis F.O.D.A, en el cual se revelan las fortalezas, debilidades,
oportunidades y amenazas.

Fortalezas
Precios competitivos
Lnea de Crdito con proveedores
Contar con buena variedad de productos de acuerdo a las exigencias del
cliente
Buena Infraestructura ( Bodega y Estacionamiento de Vehculos )
Vehculos en buen estado

Debilidades
Altos costos de mantenimiento de vehculos
Fluctuaciones en los gastos de combustible
Centralizacin del mando en la Gerencia
Mal estado de las carreteras de las rutas

Oportunidades
Aprovechar el posible ingreso de nuevas rutas
Estabilidad y solidez
Poca competencia directa
Conocidos por los clientes

Amenazas
Competencia Indirecta
Aumento en los precios de los proveedores
Situaciones de crisis econmica en las rutas

Podemos mencionar que esta empresa, a pesar de ser pequea proyecta

solidez y estabilidad; adems sus objetivos giran en torno a la liquidez y
eficiencia. Con respecto al crecimiento, podemos darnos cuenta que alcanzo
un tamao importante con ms de siete rutas en la Zona Norte, y que se
mantiene fuerte y con amplia cobertura en todas sus rutas.

Anlisis del funcionamiento General de la empresa

Durante una semana, nos dedicamos a analizar cmo funcionaba la empresa, y
como se manejaba la misma.
Distribuidora HEIMAR, S.A. como ya hemos mencionado es una empresa
pequea familiar que cuenta con 5 empleados, entre ellos el dueo y gerente.
Para una visualizacin ms clara de la empresa podramos mostrar un
pequeo organigrama.

Gerencia

Contabilidad

Ventas

Financiero
Administrativo

Figura 1. Organigrama de Distribuidora Heimar S,A.

Descripcin de puestos segn el Organigrama

Gerente: El gerente general, que es tambin el dueo de la empresa, se
encarga de la administracin de la empresa, y es el CEO de la misma.
Coordina las compras de la empresa, es el encargado de las cuentas por pagar
a proveedores, el encargado de todos los pagos relacionados con la empresa,
depsitos, y dems. Es la mxima jerarqua de la empresa, tiene el trabajo de
gerente general y as mismo de gerente de compras y proveedura, entre otros

cargos que se desarrollan con la diaria administracin as como los Recursos

Humanos y ms.
Staff de Contabilidad: La empresa tiene un Staff de contabilidad, un contador
privado que se encarga de llevar al da y en regla todos los papeles y la
contabilidad de la empresa. Este se encarga de preparar las declaraciones de
impuestos y presentarlas para que sean canceladas por la empresa.
Departamento de Ventas: El departamento de ventas

cuenta con tres

colaboradores, que son los que se encargan de vender los productos de la

empresa en las diferentes rutas mencionadas, tambin son los encargados de
cobrar. Como las ventas de la empresa generalmente son a crdito, los mismos
vendedores se encargan de cobrar las tarjetas.
Departamento Financiero Administrativo: La encargada de la parte de
secretaria, es una colaboradora de confianza, con ms de 10 aos de trabajar y
conocer la empresa, es la mano derecha del gerente. Esta se encarga de
supervisar todos los cobros realizados en las rutas, y de ingresarlos en el
sistema. El sistema de software de la empresa se maneja por rutas, y cdigos.
La secretaria se encarga de ingresar todos los nuevos clientes y todos los
pagos semanales, quincenales o mensuales que se realicen en cada ruta.

Observacin y Anlisis por reas de la empresa

Posterior al anlisis del funcionamiento general de la empresa, nos propusimos
observar el trabajo rea por rea, y descubrir as las fallas que pudieran tener
las mismas. A continuacin, detallaremos los hallazgos que obtuvimos con la
observacin de las reas.
rea de Gerencia: En la gerencia, pudimos ver cmo trabaja el gerente con sus
colaboradores, cules son sus principales tareas y como las desarrolla. El
gerente de las compras de inventarios, del mantenimiento de la bodega, de
revisar el estado de los artculos en bodega, de las cuentas por pagar y del
control.

Entre las actividades de control pudimos observar y conocer que el gerente

revisa las rutas con los vendedores, es decir sale con el vendedor por lo menos
una vez al mes a revisar que los saldos de las tarjetas de la empresa y del
cliente concuerden, que se estn cobrando correctamente todas las tarjetas,
revisa los lugares donde se vende y revisa si existen recargos en las tarjetas de
la ruta.
rea de Ventas: Con los vendedores, establecimos un da en el cual se les
acompao a realizar un cobro normal de una ruta; ese da observamos como
cobraban tarjeta por tarjeta a todos los clientes de la determinada ruta, y como
se vende de igual manera. Todos los vendedores conocen las diferentes rutas
y se rotan para cobrarlas. Todos los das los vendedores entre sus labores,
deben llenar un Reporte Diario en el que llenan diferente informacin como el
kilometraje recorrido, el nombre de la ruta del da, el efectivo que se cobro, las
ventas que se hicieren, si se hicieron devoluciones; entre otros.
rea Financiera Administrativa: La secretaria o encargada del rea financiera
administrativa, nos dejo observar su trabajo y sus diferentes labores. Ella es la
encargada del sistema de cmputo de la empresa, en el cual se registran
semanalmente todos los pagos que se hacen, as como los nuevos clientes de
la empresa. Tambin es la encargada de verificar la informacin que llenan los
vendedores en los Reportes Diarios, especialmente revisar que el efectivo
concuerde con el reportado.

Puntos dbiles y fallas encontradas en la empresa

Despus de analizar toda la empresa, departamento por departamento,
observar a todos sus colaboradores y entender su funcionamiento. Llegamos a
ciertas conclusiones de que cosas estn fallando en la empresa que podran
mejorarse. Citaremos las ms importantes:
A) En el rea de Ventas, pudimos determinar que los cobradores no tienen
bien establecido el plazo del cobro de los diferentes clientes. En la
empresa se manejan tres plazos de cobros, semanal, mensual o
quincenal. Es importante que se establezca desde el principio como se

va cobrar al cliente para tener un mejor sistema de cobro y que no hayan

inconvenientes. Llegamos a la conclusin que algunas veces los
vendedores juegan con los mencionados plazos de cobro para disimular
morosidades o recargos en los clientes.
B) Encontramos que la empresa no cuenta con un sistema bien establecido
de inventario, de los artculos que se cargan diariamente en los carros y
de los artculos que se devuelven a la bodega. Esta es una gran
desventaja, ya que aunque la empresa es familiar y se tiene
colaboradores de confianza, el inventario es parte fundamental del
control de una empresa y es una falla importante de la misma que no
posea alguno.
C) Tambin en el rea de ventas, los artculos que se cargan diariamente
en los vehculos sufren daos, en las cajas y en los productos; es
importante que se busque la manera de solucionar esto.
D) Encontramos a nivel general, que la empresa no se ha reinventado ni
expandido en sus artculos que ofrece. Pensamos que con el mercado
meta de la empresa podran expandirse a otras lneas de productos y
tendra xito.

Conforme a las fallas encontradas, se presentaran las conclusiones y

recomendaciones.

Creacin e Implementacin del Inventario

Debido a la falta de un Inventario conciso en la empresa, se recomend a la
Gerencia la creacin de un sistema. Se nos dio la oportunidad de realizar uno;
y lo realizamos mejorando el actual Reporte Diario que llenan los vendedores
todos los das.
Al actual reporte donde se llenaban ventas y devoluciones; se le agrego una
lista con todos los productos que ofrece la empresa, y diferentes campos donde
deben llevar que se carga en el carro todos los das.

Y al final del da rebajar los artculos que se vendieron, y que se devolvieron.

Estos datos al final de la semana son ingresados en un sistema de
computacin de inventarios que instalamos en la empresa, y de esa manera se
comprueba que concuerden los datos del inventario en la computadora y los
saldos que presentan los vendedores.
Para implementar el sistema del software, se realizo un conteo fsico de todos
los productos de la bodega, para poder tener la base para empezar a
implementar el inventario.
Como ltima recomendacin, mensualmente se revisaran los datos del
software con el inventario fsico de la bodega.

Conclusiones y Recomendaciones

1) En el rea de Ventas, concluimos que una falla la falta de

establecimiento formal de los plazos de cobro. Se recomend a la
empresa que desde el momento de la venta se establezca bien si ser
mensual, quincenal o semanal.
2) Respecto al Inventario, encontramos que la empresa no contaba con
uno establecido. Se recomend realizar uno, el gerente nos dio la
oportunidad de hacerlo y se implemento el nuevo sistema.
3) Se concluye que los artculos que se cargan diariamente, sufren daos
fsicos de sus cajas y muchas veces daos en el mismo artculo. Esto
representa una prdida significativa para la empresa, por lo que
recomendamos que se incentive a los vendedores con algn tipo de
beneficio monetario o de otro tipo, para que estos cuiden la mercadera y
la mantengan en buen estado.
4) Como ltima conclusin, pudimos observar que los artculos que ofrece
la empresa son relativamente los mismos, aunque existe variedad y se
implementan nuevos modelos, redundan en la misma lnea de productos
para el Hogar. Como recomendacin, podra funcionar que se
implementaran productos de diferentes lneas, que tambin atraigan al
consumidor

meta

de

la

empresa.

El

gerente

apoyo

nuestra

recomendacin, y contacto un proveedor de pantalones de mezclilla

para hombres y mujeres. Implemento los mismos dentro de su
inventario, y los clientes resultaron satisfechos con el nuevo producto y
las ventas del mismo han sido positivas.

Bibliografa

Anexos

Anexo 1. Uniforme de la empresa.

Anexo 2. Encargada del rea Financiera Administrativa.

Anexo 3. Vehiculo de la Empresa

Anexo 4. Productos implementados (Pantalones)

Anexo 5. Logo de la Empresa en los vehiculos de la misma.

Anexo 6. Mercaderia en la Bodega de la Empresa.

Anexo 7. Tarjeta de cobro del Cliente.